คู่มือปฏิบัติงาน_การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการของบุคลากร โดยมัลลิกา ปัญญาเทพ

86

1. รถยนตส์ ว่ นบคุ คล กโิ ลเมตรละ 4 บาท

2. รถจักรยานยนตส์ ่วนบุคคล กิโลเมตรละ 2 บาท

ทงั้ นี้ การใช้พาหนะส่วนตัวเดินทางไปราชการให้เบิกเงินชดเชยค่าพาหนะในลักษณะเหมาจ่ายแก่ผู้มี

สิทธิเบิกได้ โดยให้คานวณระยะทางเพื่อเบิกเงินชดเชยตามเส้นทางของกรมทางหลวงในระยะทางที่

ส้ันและตรงที่สุด อ้างอิงระยะทางระหว่างจังหวัดหรืออ้างอิงระยะทางจาก เว็บไซค์

http://dohgis.doh.go.th/dohtotravel ภายใต้เงื่อนไขระยะทางสั้นที่สุด ซ่ึงสามารถเดินทางได้

สะดวกและปลอดภัย พร้อมทงั้ ให้นาใบเสรจ็ รบั เงิน (บางส่วนหรือท้ังหมด )ของสถานีบริการเช้ือเพลิง

ทอี่ ยูบ่ นเสน้ ทางไปราชการเทา่ นนั้ และระบุวนั ทใ่ี นชว่ งระยะทางการเดนิทางไปราชการ

เอกสารการอ้างอิงระยะทางระหว่างจังหวัดของกรมทางหลวงที่ผู้รายงานได้แนบมา

เพ่ือเปน็ หลกั ฐานประกอบการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการดังกล่าว จะต้องลงลายมือช่ือ

รับรองเอกสารของผู้รายงานหรือเจ้าของรถยนต์ด้วย ตามตัวอย่างเอกสารแนะนาเส้นทางโดย กรม

ทางหลวง กระทรงคมนาคม จากต้นทางถึงปลายทาง ภาพท่ี 4.63-4.64 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.63 ตวั อยา่ งเอกสารแนะนาเส้นทางโดย กรมทางหลวง กระทรงคมนาคม หน้าท่ี 1

87

ภาพที่ 4.64 ตัวอยา่ งเอกสารแนะนาเสน้ ทางโดย กรมทางหลวง กระทรงคมนาคม หนา้ ท่ี 2
ตามตัวอย่างเอกสารแนะนาเส้นทางโดยกรมทางหลวง กระทรงคมนาคม จากมหาวิทยาลัยราชภัฏ
กาแพงเพชร แม่สอด ถึง มหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชร อาเภอเมือง จังหวัดกาแพงเพชร มี
จานวนระยะทาง 156.30 กิโลเมตร นนั่ คือ การเดนิ ทางไปราชการโดยใชร้ ถยนต์สว่ นตัวจะสามารถ
เบิกค่าใช้จ่ายน้ามันเช้ือเพลิงตอนไปและกลับ คานวณเงินได้ดังน้ี 156.30 x 4 x 2 = 1,250.40
บาท เป็นต้น ซ่ึงเป็นจานวนเงินค่าน้ามันเช้ือเพลิงที่ผู้ขอไปราชการนาไปใส่ในใบขออนุญาตไป
ราชการในระบบ e-Personal โดยจานวนเงินต้องไม่เกินจานวน 1,250.40 บาท ข้ึนอยู่กับ
งบประมาณทมี่ ดี ้วย

2.8 การตรวจสอบใบสญั ญาการยืมเงนิ
ใบสัญญาการยืมเงิน คือ เอกสารที่แสดงให้เห็นว่าผู้เดินทางไปราชการได้ขอยืมเงินทดรอง
ราชการเพื่อให้เป็นเงินสารองสาหรับค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ เม่ือเดินทางกลับมาแล้ว
ดาเนินการเขียนรายงานการเดินทางไปราชการเพื่อเบิกค่าใช้จ่ายต่างๆ น้ัน ผู้รายงานจะต้องนาใบ
สัญญาการยืมเงินทไ่ี ดย้ ืมเงินสารองไปมาแนบเป็นเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายการ
เดินทางไปราชการดว้ ย
เพอ่ื ให้เจ้าหนา้ ทีท่ ด่ี าเนินการเบกิ จา่ ยคา่ ใชจ้ ่ายการเดินทางไปราชการไดท้ ราบและดาเนินการ
หักล้างเงินยืมสาหรับเอกสารชุดการเบิกจ่ายนั้นให้กับผู้รายงาน โดยมีจุดท่ีต้องตรวจสอบคือ เลขท่ี
สัญญายืมเงิน รายการที่ยืมและจานวนเงิน พร้อมช่ือ นามสกุลผู้ยืมและผู้รับเงินยืม วันที่รับเงิน
รวมถึงลามมอื ชือ่ ของผตู้ รวจสอบ ผู้อนุมัติ และหัวหนา้ งานการเงินและบัญชี เป็นต้น

88

ตามตัวอย่างเอกสารใบสัญญาการยืมเงิน ภาพที่ 4.65 ดังน้ี

ภาพที่ 4.65 ตวั อย่างเอกสารใบสญั ญาการยืมเงิน

89
2.9 การตรวจสอบแบบสรปุ รายงานการเดินทางไปราชการ
แบบสรุปรายงานการเดินทางไปราชการ (อบรม/ประชุม/สัมมนา/ศึกษาดูงาน /นาเสนอ
ผลงานทางวชิ าการ/นาเสนอผลงานวจิ ยั ) เปน็ เอกสารที่มหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชรออกแบบมา
เพื่อใช้สาหรับเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสรุปเนื้อหา ผลท่ีคาดว่าจะนาไปใช้ประโยชน์ การสอดคล้องกับ
ค่านิยมหลักจากการอบรม/ประชุม/สัมมนา/ศึกษาดูงาน /นาเสนอผลงานทางวิชาการ/นาเสนอ
ผลงานวิจัยของบุคลากรในหน่วยงานเพ่ือรวบรวมเป็นข้อมูลด้าน กพร. ของมหาวิทยาลัยราชภัฏ
กาแพงเพชรในภาพรวม ดังนั้นผู้เดินทางไปราชการไม่ว่าจะเป็นการอบรม/ประชุม/สัมมนา/ศึกษาดู
งาน /นาเสนอผลงานทางวิชาการ/นาเสนอผลงานวิจัย ต้องกรอกรายละเอียดข้อมูลต่างๆ อย่าง
ครบถ้วน และผ่านหัวหน้าหน่วยงานรับทราบด้วย ตามตัวอย่างเอกสารสรุปรายงานการเดินทางไป
ราชการ ด้านหน้า-ดา้ นหลัง ภาพที่ 4.66-4.67 ดังตอ่ ไปน้ี

ภาพที่ 4.66 ตัวอยา่ งเอกสารสรุปรายงานการเดนิ ทางไปราชการ ด้านหน้า

90
ภาพที่ 4.67 ตวั อย่างเอกสารสรุปรายงานการเดินทางไปราชการ ด้านหลัง

91
ปัญหา ผูร้ ายงานการเดินทางแนบเอกสารหลกั ฐานประกอบการเบิกจา่ ยไม่ครบถ้วน
แนวทางการแกไ้ ขปัญหา เพิ่มเติมช่องตารางเอกสารประกอบการเบิกจ่าย (เรียงตามลาดับ)
ในแบบฟอร์มรายงานผลการเดินทางไปอบรม ประชุม สัมมนา และศึกษาดูงานของมหาวิทยาลัยราช
ภัฏกาแพงเพชร แม่สอด (สาหรับงานกองการเจ้าหน้าท่ีท่ีใช้เก็บข้อมูลด้านการพัฒนาตนเองของ
บุคลากร) มาปะหน้าแบบฟอร์มการเขียนรายงานการเดินทางในใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไป
ราชการของบุคลากร ดังภาพแบบฟอร์มรายงานผลการเดินทางไปอบรม ประชุม สัมมนา และ
ศึกษาดงู าน ท่ี 4.68 ดังนี้

ภาพที่ 4.68 แบบฟอรม์ รายงานผลการเดนิ ทางไปอบรม ประชุม สัมมนา และศึกษาดงู าน
ขอ้ เสนอแนะ แจ้งผู้บริหารและบุคลากรทราบเพ่ือถือปฏิบัติและเป็นผลดีของการจัดเก็บ

ข้อมูลการพัฒนาตนเองของบุคลากรและทาให้บุคลากรสามารถแนบเอกสารหลักฐานประกอบการ
เบิกจ่ายค่าใชจ้ า่ ยการเดินทางไปราชการไดอ้ ยา่ งครบถว้ นถูกต้อง

92

ข้นั ตอนที่ 3 การบนั ทกึ ในทะเบียนคมุ การเบกิ ค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ

เมื่อดาเนินการตรวจสอบเอกสารการเขียนรายงานการเดินทางในใบเบิกค่าใช้จ่ายการ
เดินทางไปราชการและตรวจสอบเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ
เรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าท่ีที่ดาเนินการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการจะบันทึกรายละเอียด
การขอเบิกจ่ายทง้ั หมดลงในทะเบียนคมุ การเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการท่ีได้จัดทาเป็นรูปเล่ม
ไว้ เพื่อเป็นทะเบยี นคมุ การเบกิ จา่ ยและสามารถตรวจสอบรายละเอียดการเบิกจ่ายแต่ละครั้งได้อย่าง
ครบถ้วน ซ่งึ ทะเบยี นคมุ การเบกิ จ่ายจะประกอบไปด้วยข้อมูลหลักๆ จานวน 6 ชอ่ งหลกั คอื

1) ผูข้ ออนุมตั ิเบิกเงนิ
2) วนั ทเ่ี ดินทางไปราชการ
3) เรือ่ งที่ไป/สถานที/่ จังหวดั
4) งบประมาณ (งบท่ีใช้ รหสั งบประมาณ เลขท่ตี ัดยอดตามแบบ กง.3)
5) รายละเอยี ดคา่ ใช้จา่ ยท่ีเบกิ (คา่ เบี้ยเล้ียง ค่าที่พัก ค่ายานพาหนะ ค่าใช้จ่ายอื่น

รวมเงินทขี่ อเบกิ ทัง้ หมด)
6) รับเงินวันท่ี / ลา้ งเงินยืมเลขท่ี
ตามตวั อย่างเอกสารทะเบยี นคมุ การเบิกคา่ ใชจ้ า่ ยเดนิ ทางไปราชการ ภาพที่ 4.69 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.69 ตัวอย่างเอกสารทะเบยี นคุมการเบิกค่าใชจ้ า่ ยเดนิ ทางไปราชการ

93
โดยในการเขียนข้อมูลลงทะเบียนคุมการเบิกค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ มาจากเอกสาร
หลกั ฐานประกอบการเบกิ จ่าย ดังน้ี

1) ผู้ขออนุมัติเบิก วันที่เดินทางไปราชการ เร่ืองท่ีไป/สถานท่ี/จังหวัด เลขท่ี
สัญญายืมเงิน รายละเอียดค่าใช้จ่ายเป็นค่าเบ้ียเล้ียง ค่าที่พัก ค่ายานพานะ
ค่าใช้จ่ายอ่ืนๆ จาก แบบฟอร์มรายงานการเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไป
ราชการ หน้าที่ 1

2) งบประมาณ แหล่งงบเป็นเงินรายได้/แผ่นดิน รหัสกิจกรรมท่ีเบิกจ่าย จาก
ใบขออนุญาตไปราชการ หน้าที่ 1

ตามตัวอย่างการเขียนข้อมูลลงทะเบียนคุมการเบิกค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ และข้อมูลจาก
เอกสารตา่ งๆ ดงั ภาพที่ 4.70 ดังน้ี

ภาพที่ 4.70 ตวั อยา่ งการเขียนขอ้ มูลลงทะเบยี นคุมการเบกิ ค่าใชจ้ า่ ยเดนิ ทางไปราชการ และข้อมูล
จากเอกสาร

ปัญหา -
แนวทางการแก้ไขปญั หา -
ขอ้ เสนอแนะ -

94

ขนั้ ตอนท่ี 4 การเข้าระบบบญั ชี 3 มิติ (ระบบ 3D GF KPRU)

การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการของบุคลากร ประจามหาวิทยาลัยราชภัฏ
กาแพงเพชร แมส่ อด จะใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูปช่ือว่า “ระบบบัญชี 3 มิติ (ระบบ 3D GF KPRU)”
ทเี่ ปน็ ระบบบญั ชีงบประมาณออนไลน์ที่ใช้ในการเบกิ และตดั จ่ายเงินงบประมาณของมหาวิทยาลัยราช
ภัฏกาแพงเพชรท่ีได้รับจัดสรรทั้งหมด ท่ีสามารถตรวจสอบจานวนเงินงบประมาณในระดับกิจกรรม
ระดับโครงการ จนถงึ ภาพรวมระดับหนว่ ยงานและของมหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชรได้ทันที โดย
จะมขี ัน้ ตอนการบนั ทกึ ขอ้ มลู การเบกิ จา่ ยเงนิ ของแต่ละประเภทไว้ให้กับเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติการเบิกจ่าย
ของหนว่ ยงานปฏิบตั ิตามอย่างครบถ้วน และที่สาคัญคือต้องมีการลงโปรแกรมสาเร็จรูปไว้ในไดร์ฟ C
ของเคร่อื งคอมพวิ เตอร์สาหรบั ใชใ้ นการตัดจ่ายงบประมาณกอ่ น

เมอ่ื ตรวจสอบเอกสารการเขียนรายงานการเดินทางในใบเบิกคา่ ใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ
และตรวจสอบเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการเรียบร้อยแล้ว
เจ้าหน้าที่ท่ีดาเนินการตัดจ่ายงบประมาณผ่านระบบบัญชี 3 มิติ (ระบบ 3D GF KPRU) โดยจะมี
ข้ันตอนการเปิดโปรแกรมบัญชี 3 มติ ิ (ระบบ 3D GF KPRU) ดังต่อไปนี้

4.1 การเข้าโปรแกรมบัญชี 3 มิติ จากเคร่ืองคอมพิวเตอร์ โดยเปิดไปท่ี Drive C และ
ดับเบิ้ลคลิ๊กท่ีโฟลเดอร์ GFMIS ที่ได้ลงโปรแกรมไว้ ตามภาพการเข้าโปรแกรมบัญชี 3 มิติจาก
เครื่องคอมพิวเตอร์ Drive C ท่ี 4.71 ดงั นี้

ภาพที่ 4.71 การเขา้ โปรแกรมบัญชี 3 มติ ิจากเครื่องคอมพิวเตอร์ Drive C

95
จากน้ันดับเบ้ิลคลิ๊กท่ีโฟลเดอร์ GFMIS ที่ได้ลงโปรแกรมไว้ จะปรากฏหน้าต่างดังภาพหน้าจอเม่ือ
ดบั เบล้ิ คลก๊ิ ทโ่ี ฟลเดอร์ GFMIS แลว้ ท่ี 4.72 ดงั น้ี

ภาพท่ี 4.72 ภาพหน้าจอเม่ือดบั เบ้ลิ คลิ๊กท่โี ฟลเดอร์ GFMIS แลว้
4.2 การ Update ข้อมูลของระบบบัญชี 3 มิติ เม่ือดับเบ้ิลคลิ๊กโฟลเดอร์ GFMIS ได้
หน้าจอตามภาพที่ 4.72 แล้วน้นั ให้เลอื่ นลงหาไฟล์ UGFMIS01 ตามภาพคน้ หาไฟล์ UGFMIS01
เพ่ืออัฟเดทขอ้ มลู ใหเ้ ป็นปัจจบุ นั ที่ 4.73 ดังนี้

ภาพท่ี 4.73 คน้ หาไฟล์ UGFMIS01 เพื่ออัฟเดทข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน

96
จากน้ันเลือกดับเบิ้ลคล๊ิกที่ไฟล์ UGFMIS01 ตามภาพที่ 4.73 เพื่อดาเนินการ Update ข้อมูลของ
ระบบบัญชี 3 มิติให้มีข้อมูลท่ีเป็นปัจจุบัน จะปรากฏหน้าต่างของจอคอมพิวเตอร์ ดังภาพที่ 4.74
ดงั นี้

ภาพท่ี 4.74 ภาพหน้าจอเม่ือดับเบ้ลิ คล๊กิ ทไี่ ฟล์ UGFMIS01
จากนัน้ ให้กดเลือกปุ่ม Update เพื่อดาเนินการ Update ข้อมูลของระบบบัญชี 3 มิติ ให้มีข้อมูลท่ี
เป็นปัจจุบัน และรอสักครู่จนเสร็จจะปรากฏหน้าต่างว่า “ติดต้ังโปรแกรมเสร็จเรียบร้อย” จะ
ปรากฏหน้าจอคอมพวิ เตอร์ ดังภาพท่ี 4.75 ดงั น้ี

ภาพที่ 4.75 ภาพหนา้ จอเม่ือคล๊ิกท่ี ปุ่ม Update

97
4.3 การ Login เข้าระบบบัญชี 3 มิติ เมื่อดาเนินการ Update ข้อมูลเรียบร้อยและ
ปรากฏหนา้ จอตามภาพที่ 4.75 แล้วน้ัน ให้เลือกปุ่ม Finish จะปรากฏหน้าต่างให้ Login Form
to 3D-GF ตามภาพท่ี 4.76 ดังนี้

ภาพที่ 4.76 ภาพหนา้ จอการให้ Login เข้าระบบบัญชี 3 มิติ
จากน้ันให้ใส่รหัสผู้ใช้และรหัสผ่าน จานวน 4 ตัวอักษรตามที่มหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชร
กาหนดของเจ้าหนา้ ที่ทปี่ ฏบิ ัติงานเบกิ จา่ ยของหน่วยงาน หลังจากน้ันให้เลือกกดปุ่ม OK จะปรากฏ
หน้าจอคอมพิวเตอร์ ตามภาพที่ 4.77 ดังน้ี

ภาพที่ 4.77 ภาพหนา้ จอเม่ือ Login เขา้ ระบบบญั ชี 3 มิตแิ ลว้
จากภาพท่ี 4.77 เมอ่ื Login เข้าระบบบญั ชี 3 มติ แิ ล้ว จะปรากฏหน้าจอการ Login ยินดีต้อนรับ
ชื่อ-สกลุ ของเจ้าหนา้ ท่ที ่ีปฏิบตั กิ ารเบกิ จ่าย จากน้นั ให้เลอื กป่มุ OK อีกครั้ง จะปรากฏหนา้ ต่าง

98

“เปิดให้ใชง้ บประมาณปี 2562 แล้วนะครบั ” บนจอคอมพิวเตอร์ ดงั ภาพที่ 4.78 ดงั น้ี

ภาพท่ี 4.78 ภาพหนา้ จอเมื่อกดปุ่ม OK สาหรับ Login เข้าระบบบัญชี 3 มิตแิ ล้ว
เมอ่ื ปรากฏหน้าจอการแจ้งใหท้ ราบถึง “เปิดให้ใชง้ บประมาณปี 2562 แลว้ นะครับ” จากนั้นให้เลือก
ปุ่ม OK อีกครั้ง จะปรากฏหน้าจอคอมพิวเตอร์เป็น “โปรแกรมการบันทึกซ้ือจ้างระบบ 3D-GF
Login by ตามด้วยชอื่ -สกลุ ” ของเจ้าหน้าท่ีท่ีปฏบิ ตั ิงานเบิกจ่าย ดังภาพท่ี 4.79 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.79 หนา้ จอโปรแกรมการบนั ทึกซอ้ื จ้างระบบ 3D-GF Login by ตามดว้ ยชอ่ื -สกลุ เจา้ หน้าที่
ปญั หา บางคร้ังไม่สามารถเขา้ ระบบบญั ชี 3 มิตไิ ด้ เนื่องจากอินเตอร์เน็ตขัดข้อง
แนวทางการแก้ไขปญั หา แจง้ ฝา่ ยเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ทันทีเพ่ือตรวจสอบสัญญาณ

อินเตอรเ์ น็ตเพือ่ หาสาเหตุและดาเนินการแก้ไข
ขอ้ เสนอแนะ -

99

ข้ันตอนท่ี 5 การบนั ทกึ ขอ้ มลู ใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใชส้ อยการไปราชการ แบบ กง.3

การบันทึกข้อมูลใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการ แบบ กง.3 จะดาเนินการ
บันทึกข้อมูลการเบิกจ่ายงบประมาณในระบบบัญชี 3 มิติ (ระบบ 3D GF KPRU) ได้ก็ต่อเม่ือได้
ตรวจสอบเอกสารการเขียนรายงานการเดินทางตามแบบฟอร์มการเบิกค่าใช้จ่ายไปราชการและ
เอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายได้ถูกต้องและครบถ้วนแล้ว โดยเมื่อเข้าสู่โปรแกรมบันทึกการ
ซ้ือจ้างระบบ 3D-GF ได้เรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่ท่ีปฏิบัติการจะดาเนินการบันทึกใบขออนุมัติเบิก
เงินคา่ ใช้สอยการไปราชการ แบบ กง.3 ตามข้ันตอนดงั ต่อไปน้ี

5.1 การเลือกหวั ขอ้ บันทึกใบขอเบิก การเลือกหวั ข้อใบขอเบกิ หน้าโปรแกรมจะดาเนินการ
ดงั นี้

1) คล๊ิกเลือกหัวข้อท่ี 3 “บันทึกใบขอเบิก” จะปรากฏช่องหน้าจอให้เลือก
ดาเนนิ การจานวน 8 รายการ

2) คลกิ เลอื กหัวข้อ “ใบ กง.3 (เบกิ คา่ ใชจ้ ่ายไปราชการ)
ตามหน้าจอโปรแกรมบันทกึ การซ้ือจ้างระบบ 3D-GF ดงั ภาพท่ี 4.80 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.80 หน้าจอโปรแกรมบันทกึ การซ้ือจ้างระบบ 3D-GF
เมื่อดาเนินการคล๊กิ เลอื กหัวข้อ “ใบ กง.3 (เบิกค่าใช้จ่ายไปราชการ) จะปรากฏหน้าจอ “การบันทึก
ใบขอเบิกเงิน แบบ กง.3” ดังภาพที่ 4.81 ดงั น้ี

100

ภาพท่ี 4.81 หน้าจอการบันทึก ใบขอเบิกเงนิ แบบ กง.3
5.2 การบันทึกใบขอเบิกเงิน แบบ กง.3 เป็นการบันทึกรายละเอียดข้อมูลการเบิก
ค่าใช้จ่ายไปราชการ โดยการระบุรหัสกิจกรรม ผู้ขออนุมัติเบิก เร่ือง สถานท่ี วันท่ีท่ีเดินทางไป
ราชการ และระบุจานวนเงินค่าใช้จ่ายค่าเบี้ยเล้ียง ค่าเช่าท่ีพัก ค่าพาหนะ และค่าใช้จ่ายอ่ืนๆ ท่ี
ตอ้ งการเบกิ ดังข้นั ตอนการบันทกึ ตอ่ ไปนี้

1) ระบุรหัสกิจกรรมและค้นหาเพื่อบันทกึ ข้อมูลการเบิกจ่าย ดงั น้ี
 ระบุรหสั กจิ กรรมของงบประมาณ 13 หลกั ทต่ี ้องการเบิกจา่ ย
 กดเคร่ืองหมาย ? เพอ่ื คน้ หาขอ้ มลู งบประมาณของรหัสที่ต้องการเบกิ

ตามภาพหน้าจอการบันทึกใบขอเบิกเงนิ แบบ กง.3 ระบุรหัสกจิ กรรม ดังภาพท่ี 4.82 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.82 หน้าจอการบันทึกใบขอเบิกเงนิ แบบ กง.3 ระบรุ หัสกิจกรรม

101
เมื่อกดเครื่องหมาย ? แล้วจะปรากฏข้อมูลงบประมาณโครงการตามยุทธศาสตร์ ชื่อโครงการ ชื่อ
กิจกรรม และจานวนเงนิ ยอดยกมาทีม่ จี านวนเงินพร้อมให้สาหรับเบิกจ่าย ตามหน้าจอการบันทึกใบ
ขอเบิกเงนิ แบบ กง.3 ทมี่ ยี อดงบประมาณพรอ้ มเบิก ดังภาพที่ 4.83 ดงั น้ี

ภาพท่ี 4.83 หนา้ จอการบันทึกใบขอเบิกเงินแบบ กง.3 ที่มียอดงบประมาณพร้อมเบิก
เม่ือปรากฏหน้าจอตามภาพท่ี 4.83 แล้ว จะดาเนินการเพ่ิมข้อมูลรายละเอียดการเบิกจ่ายตามใบ
เบกิ คา่ ใช้สอยการไปราชการ (หนา้ ท่ี 1) ดังนี้

2) ลบชื่อเจ้าหน้าท่ีพัสดุที่มีอยู่เดิมออกและพิมพ์ชื่อ-สกุล ผู้ท่ีขอรับเงินแทน
เช่น นายภัคพล รน่ื กลิ่น

3) พิมพ์ขอ้ ความ เร่อื งทไี่ ดเ้ ดนิ ทางไปราชการ
4) พิมพ์ข้อความ สถานท่ีที่ได้เดินทางไปราชการโดยระบุเป็น สถานที่

จังหวดั
5) พิมพ์วันท่ีเดินทางไปราชการ ระหว่างวันท่ี ถึงวันที่ โดยระบุเป็น วันที่/

เดือน/ปีพทุ ธศักราช เช่น วันท่ี 28 เมษายน 2562 เปน็ 28/04/2562
6) ระบุจานวนเงินค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าเช่าท่ีพัก ค่าพาหนะ (ค่าน้ามันเชื้อเพลิง)

คา่ ใช้จ่ายอ่นื โดยระบุจานวนตัวเลขไมต่ อ้ งมีเครอื่ งหมาย ( , ) แต่อย่างใด
7) กดปมุ่ บันทกึ พมิ พ์
ตามหนา้ จอการบันทึกใบขอเบกิ เงนิ แบบ กง.3 ทีเ่ พิม่ เติมขอ้ มลู การเบิกจ่ายแลว้ ดงั ภาพท่ี 4.84 ดงั นี้

102

ภาพที่ 4.84 หนา้ จอการบนั ทกึ ใบขอเบิกเงินแบบ กง.3 ท่ีเพมิ่ เติมข้อมลู การเบิกจ่ายแลว้
8) เม่ือระบุข้อมูลรายละเอียดของการเบิกค่าใช้สอยการไปราชการของผู้ขอรับ

เงิน พร้อมค่าใช้จา่ ยครบถว้ นแล้ว ให้กดเลือก “บันทึกพิมพ์” จะปรากฏหน้าต่างการยืนยันการทางาน
เพ่อื ให้แน่ใจวา่ ไดต้ รวจสอบข้อมูลถกู ต้องทั้งหมดแล้ว ก่อนทาการบันทึก ดังภาพที่ 4.85 ดังน้ี

ภาพท่ี 4.85 หนา้ จอการยืนยนั เพอ่ื ให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบขอ้ มลู ถกู ต้องท้ังหมดแล้ว ก่อนบันทึก
9) เม่ือแน่ใจว่าได้ตรวจสอบข้อมูลถูกต้องท้ังหมดว่าถูกต้องครบถ้วนแล้ว

จึงคลิ๊กเลือกปุ่ม “OK” จะปรากฏเลขท่ีตัดยอดตรงมุมบนด้านขวาขึ้น เช่น 62007796 และ
หน้าต่างว่าได้ทาการบันทกึ เรียบร้อยแลว้ ดังภาพท่ี 4.86 ดงั น้ี

103

ภาพท่ี 4.86 หน้าจอทาการบนั ทกึ เรยี บร้อยแล้ว
10) จากน้ันให้เลือกกดปุ่ม “OK” อีกครั้ง เพ่ือให้การบันทึกเสร็จ
สมบูรณ์ จากนั้นเคร่ืองคอมพิวเตอร์จะประมวลผล ปรากฏเป็นหน้าต่างเอกสาร Microsoft word
ตามแบบฟอร์ม “ใบขออนุมัติเบิกเงนิ คา่ ใชส้ อยการไปราชการ” แบบ กง.3 ขึน้ ดงั ภาพที่ 4.87 ดงั น้ี

ภาพที่ 4.87 หนา้ ต่างเอกสารตามแบบฟอรม์ “ใบขออนุมัตเิ บกิ เงนิ ค่าใช้สอยการไปราชการ”
ตามภาพเอกสารใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการ ด้านหน้า-ด้านหลัง ดังภาพท่ี 4.88-
4.89 ดงั ต่อไปนี้

104
ภาพท่ี 4.88 ใบขออนุมัตเิ บิกเงินคา่ ใชส้ อยการไปราชการ แบบ กง.3 ดา้ นหนา้

105

ภาพที่ 4.89 ใบขออนุมัติเบิกเงนิ ค่าใชส้ อยการไปราชการ แบบ กง.3 ด้านหลงั
ปญั หา เจ้าหน้าทท่ี ีบ่ ันทึกข้อมูลไม่ได้ทบทวนกอ่ นการบนั ทึก ทาใหข้ อ้ มลู ท่บี นั ทึกผดิ พลาด
แนวทางการแก้ไขปัญหา ควรตรวจสอบข้อมูลการบันทึกแต่ละหัวข้ออย่างละเอียดจาก
เอกสารหลักฐานอกี ครง้ั เพอื่ ความแน่ใจแลว้ จึงพิมพ์และบนั ทึกข้อมลู
ขอ้ เสนอแนะ -

106

ขั้นตอนที่ 6 การบนั ทกึ และพมิ พใ์ บขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการ

หลังจากได้ดาเนินการบันทึกข้อมูลการขอเบิกเงิน แบบ กง.3 ตรวจสอบและยืนยันการ
บันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว และเม่ือคอมพิวเตอร์ได้ประมวลผลออกมาเป็นไฟล์เอกสาร “ใบขอ
อนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการ” แบบ กง.3 ตามภาพท่ี 4.87 แล้วนั้น จะต้องทาการ
บันทึกไฟล์เอกสารไว้เพื่อจัดเก็บและเป็นไฟล์สารองการเบิกจ่ายค่าเดินทางไปราชการ และพิมพ์
เอกสารใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการเพื่อให้ผู้ขออนุมัติเบิกเงินลงนามการขอเบิกเงิน
และใหผ้ ู้อานวยการหนว่ ยงานพจิ ารณาการอนมุ ัติเบื้องตน้

6.1 การบันทึกเอกสารใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการ แบบ กง.3 เมื่อ
ปรากฏ File เอกสารตามภาพที่ 4.86 ให้เลือกคลิ๊กที่เมนู File ตรงมุมบนซ้ายสุดของเอกสารและ
จะมีหน้าต่างปรากฏขึ้นจากนั้นให้เลือกปุ่ม “Save As” ตามการบันทึก File เอกสาร “ใบขออนุมัติ
เบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการ”ภาพท่ี 4.90 ตอ่ ไปน้ี

ภาพท่ี 4.90 หน้าจอการบนั ทกึ File เอกสารใบขออนุมตั ิเบกิ เงนิ ค่าใช้สอยการไปราชการ
จากนนั้ จะปรากฏหนา้ ตา่ งของ Save As ข้นึ ใหด้ าเนินการดังนี้

 เลือกบันทึกเอกสารไว้ใน Drive D และตามด้วยโฟลเดอร์เอกสารท่ีได้สร้างไว้
สาหรับการจัดเก็บข้อมูลการเบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการท่ีได้จากระบบ
(ระบบ 3D GF KPRU) เช่น Drive D >Account_2562 > GFMIS > ค่า
เดนิ ทางไปราชการ เปน็ ต้น

107
 ต้งั ช่ือ File เอกสารเป็นเลขท่ีตัดยอดตามด้วยจานวนเงินและเลขท่ีใบสัญญายืม

เงนิ เชน่ 62007796-57280-บย.1181 เปน็ ตน้
 จากน้นั กดเลอื กปุ่ม Save
ตามหน้าจอการบันทึก Save As File เอกสารใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการ ภาพท่ี
4.91 ดงั นี้

ภาพที่ 4.91 หนา้ จอบนั ทึก Save As File เอกสารใบขออนมุ ัตเิ บิกเงินค่าใชส้ อยการไปราชการ
6.2 การพิมพ์เอกสารใบขออนุมัตเิ บกิ เงินคา่ ใช้สอยการไปราชการ แบบ กง.3 การพิมพ์

เอกสารใบขออนุมัตเิ บกิ เงนิ คา่ ใช้สอยการไปราชการ แบบ กง.3 เพ่อื ใหผ้ ขู้ ออนุมัติเบิกเงินลงนามการ
ขอเบิกเงิน และผ่านผู้อานวยการหน่วยงานพิจารณาอนุมัติเบ้ืองต้นน้ัน ต้องพิมพ์เอกสารเป็นหน้า-
หลงั จานวน 1 แผ่นเทา่ นัน้ ซ่ึงมีขั้นตอนการจัดการพิมพ์ เอกสารใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการ
ไปราชการ ดังนี้

1) เลือกคลกิ๊ ทเ่ี มนู File ตรงมมุ บนซา้ ยสดุ ของเอกสาร
2) เลือกปมุ่ “Print”
3) เลอื กการจัดการ Page > Print on Both Slides เพื่อให้พิมพ์หน้า-หลัง
4) กดปุม่ Print
ตามหน้าจอการส่ังพิมพ์เอกสารใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการ หน้า-หลัง ภาพที่ 4.92
ดงั นี้

108

ภาพท่ี 4.92 หน้าจอการพมิ พ์เอกสารใบขออนมุ ัตเิ บิกเงนิ คา่ ใชส้ อยการไปราชการ หนา้ -หลัง
ปัญหา ผู้พิมพ์เอกสารสั่งพิมพ์เอกสารโดยที่ไม่ได้ตรวจสอบหน้าเอกสารพร้อมกับจัด

หนา้ กระดาษใหเ้ รยี บรอ้ ยก่อนส่ัง จึงทาให้เสียทรัพยากรกระดาษและหมึกได้
แนวทางการแก้ไขปัญหา ผู้พิมพ์ควรจัดหน้ากระดาษให้อยู่ในเอกสารท่ีพอดีกับ

หน้ากระดาษ และควรตรวจสอบหน้ากระดาษ แหล่งเครื่องพิมพ์ท่ีต้องการพิมพ์ให้เรียบร้อยก่อนสั่ง
พมิ พเ์ พ่อื ลดขอ้ ผิดพลาดการส่ังพิมพ์

ขอ้ เสนอแนะ -

ขัน้ ตอนท่ี 7 การบนั ทกึ ใบงบหนา้ ใบสาคัญเบกิ เงิน

การบันทึกข้อมูลใบงบหน้าใบสาคัญเบิกเงินของการเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ
เป็นการบันทึกข้อมูลรายละเอียดการเบิกจ่ายแต่ละรายการ ตามเอกสารหลักฐานประกอบของการ
เบิกจ่าย เป็นข้อมูลร้านค้า เล่มท่ี เลขท่ี วันที่ จานวนเงิน รวมถึงการบันทึกการเบิกจ่ายเป็น
ประเภทสารองจ่ายหรือว่าล้างเงินยืมตามใบสัญญายืมเงิน เพ่ือเป็นใบเอกสารประกอบการเบิกจ่าย
และเป็นข้อมูลการเบิกจ่ายเงินตามใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการ แบบ กง.3 โดยมี
ขัน้ ตอนการบันทึกข้อมูลใบงบหน้าใบสาคัญเบิกเงิน ดังนี้

109
7.1 การเลือกหัวข้อบันทึกใบขอเบิก ในการเลือกหัวข้อใบขอเบิกหน้าโปรแกรมจะ
ดาเนนิ การดงั ต่อไปนี้

1) คลกิ๊ เลอื กหัวข้อที่ 3 “บนั ทึกใบขอเบิก”
2) จะปรากฏช่องหนา้ จอใหเ้ ลอื กดาเนินการจานวน 8 รายการ
3) คลิกเลอื กหัวข้อ “ใบ งบหน้าใบสาคัญเบิกเงนิ ”
ตามหน้าจอโปรแกรมบนั ทกึ การซอ้ื จา้ งระบบ 3D-GF ดงั ภาพที่ 4.93 ดงั น้ี

ภาพที่ 4.93 หน้าจอโปรแกรมบันทกึ การซื้อจ้างระบบ 3D-GF
เม่ือดาเนินการคล๊ิกเลือกหัวข้อ “ใบ งบหน้าใบสาคัญเบิกเงิน” แล้วจะปรากฏหน้าจอ “การบันทึก
ใบ งบหนา้ ใบสาคญั เบกิ เงนิ ” ดงั ภาพที่ 4.94 ดังน้ี

ภาพท่ี 4.94 หนา้ จอการบันทกึ ใบ งบหน้าใบสาคัญเบิกเงิน

110
7.2 การสร้างใบงบหน้าใบสาคัญเบิกเงินใหม่ จากภาพที่ 4.94 แสดงหน้าจอการบันทึก
ใบ งบหน้าใบสาคญั เบิกเงนิ จะดาเนนิ การเพิม่ รายละเอียดขอ้ มลู แตล่ ะช่องได้ดังน้ี

1) คล๊กิ ปมุ่ “สรา้ งใหม่”
2) พมิ พช์ ือ่ นามสกุล ของผู้ขอเบิกเงินตามใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการ

ไปราชการ” แบบ กง.3
3) พมิ พต์ าแหนง่ ของผขู้ อเบกิ เงนิ
4) คลก๊ิ ปมุ่ “เพ่มิ รายการ”
ตามหน้าจอการบนั ทึกใบงบหน้าใบสาคญั เบิกเงนิ ที่เพมิ่ เติมขอ้ มูลเบือ้ งตน้ แล้ว ภาพที่ 4.95 ดังนี้

ภาพท่ี 4.95 หน้าจอการบนั ทึกใบงบหน้าใบสาคัญเบิกเงิน ทเ่ี พิม่ เติมข้อมลู เบื้องต้นแลว้
เมื่อคล๊ิกเลือกหัวข้อ “เพ่ิมรายการ” ของหน้าต่างการบันทึกใบ งบหน้าใบสาคัญเบิกเงินตามภาพที่
4.95 แลว้ จะปรากฏหน้าตา่ งใหม่เป็นหน้าจอการ “บนั ทกึ รายการขอเบิก” ดงั ภาพที่ 4.96 ดงั นี้

ภาพที่ 4.96 หน้าจอการบนั ทกึ รายการขอเบกิ ของการบันทกึ ใบงบหน้าใบสาคัญเบกิ เงนิ

111
7.3 การเพ่ิมรายการในบันทึกรายการขอเบิก ในข้ันตอนนี้จะดาเนินการค้นหาเลขที่ตัด
ยอดเงินงบประมาณตามใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการ” โดยจากภาพท่ี 4.96 แสดง
หนา้ จอการบันทกึ รายการขอเบิกของการบันทึกใบงบหน้าใบสาคัญเบิกเงินนน้ั จะมขี ้ันตอนดังน้ี

1) เลอื กปุม่ “คน้ หา” จะปรากฏหน้าจอรายการขอ้ มูลของเลขตัดยอดข้นึ
2) เลือกหาเลขตดั ยอดท่ตี อ้ งการจะบนั ทึกรายการขอเบิก
3) เลือกปมุ่ “ตกลง”
ตามหน้าจอรายการข้อมลู การบนั ทกึ รายการขอเบกิ ของใบงบหนา้ ใบสาคญั เบิกเงิน ภาพที่ 4.97 ดังนี้

ภาพที่ 4.97 หน้าจอรายการข้อมลู ของการบนั ทึกรายการขอเบิกของใบงบหน้าใบสาคญั เบิกเงิน
จากนน้ั จะปรากฏหน้าจอรายละเอียดเลขทีก่ ารตดั ยอดเบิกจ่ายข้ึน ดังภาพท่ี 4.98 ดังนี้

ภาพที่ 4.98 หน้าจอรายละเอยี ดเลขท่ีการตดั ยอดเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดนิ ทางไปราชการ

112
7.4 การบันทึกแก้ไขรายการค่าใช้จ่ายในบันทึกรายการขอเบิก ขั้นตอนนี้จะเป็นการ
เพิ่มเติมรายละเอียดของค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท เช่น ค่าเบ้ียเล้ียง ค่าเช่าท่ีพัก ค่าพานหะ
ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ของการเดินทางไปราชการ โดยเพิ่มเติมรายละเอียดตามเอกสารหลักฐาน
ใบเสร็จรับเงินที่ใช้ประกอบการเบิกว่าใช้ใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสดของท่ีใด มีเล่มที่ เลขที่ ลงวันท่ี
จานวนเงนิ เป็นต้น ตามขนั้ ตอนตอ่ ไปน้ี

7.4.1 การบันทกึ แกไ้ ขรายการคา่ เบ้ยี เลย้ี ง
เร่ิมต้นจากภาพที่ 4.98 แสดงหน้าจอรายละเอียดเลขท่ีการตัดยอดเบิกจ่าย
ค่าใช้จา่ ยในการเดนิ ทางไปราชการ จากนัน้ ทาตามข้ันตอนดังน้ี

1) เลือกแถวลาดับท่ี 1 รายการคา่ เบี้ยเล้ียง จนปรากฏเปน็ แถบสนี า้ เงินขึ้น
2) คลิ๊กท่ปี มุ่ “บันทึกแก้ไขรายการ”
ตามหนา้ จอการเลือกรายการบันทึกแก้ไขรายการคา่ เบีย้ เล้ยี ง ภาพที่ 4.99 ดังนี้

ภาพที่ 4.99 หนา้ จอการเลือกรายการบันทึกแกไ้ ขรายการค่าเบยี้ เลี้ยง
จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างการบันทึกรายการค่าเบ้ียเลี้ยงที่ขอเบิกข้ึน โดยประกอบไปด้วยเลขที่ตัด
ยอด รหัสกิจกรรม หมวดรายจ่าย รายการคาอธิบาย จานวนเงิน จานวนเงินท่ีขอเบิก เลขที่ใบยืม
เงนิ ชอ่ื ผรู้ ับเงนิ โดยในการเพ่ิมเตมิ รายละเอียดของค่าเบีย้ เลี้ยงจะไม่มีเอกสารหลักฐานประกอบการ
เบิกจา่ ยจึงไม่ต้องแกไ้ ขรายการคาอธบิ าย ตามภาพหนา้ จอการบนั ทกึ แก้ไขรายการขอเบิกค่าเบ้ียเล้ียง
ภาพท่ี 4.100 ดงั นี้

113

ภาพที่ 4.100 หน้าจอการบนั ทึกแกไ้ ขรายการขอเบิกค่าเบี้ยเล้ยี ง
3) การตรวจสอบรายละเอียดเก่ียวกับการล้างเงินยืมทดรองราชการของผู้เบิก

แทน โดยดไู ด้จากเอกสารที่ผู้ขอเบิกได้แนบมาด้วย สามารถแบ่งไดเ้ ป็น 2 กรณคี ือ
 กรณีไม่ลา้ งเงนิ ยมื ทดรองไปราชการ จะทาตามขน้ั ตอนดังน้ี
- เลือกคลิ๊ก  สารองจ่ายแล้ว ใหม้ ี  ขนึ้
- เลือกคล๊กิ ทป่ี มุ่ “ตกลง”

ตามหนา้ จอการเลือกรายการบนั ทึกแกไ้ ขรายการค่าเบยี้ เล้ียง ที่ไม่ล้างเงนิ ยมื ภาพท่ี 4.101 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.101 หนา้ จอการบันทกึ แกไ้ ขรายการขอเบิกค่าเบ้ยี เล้ียง กรณไี ม่ลา้ งเงนิ ยืม

114
 กรณลี ้างเงินยืมทดรองไปราชการ จะทาตามขนั้ ตอนดงั น้ี

- เลอื กคลิ๊ก  หกั ลา้ งเงินยืม ใหม้ ี  ขน้ึ
- พิมพ์เลขที่สัญญายืมเงินใส่ในช่องว่าง เช่น

บย.1181/62
- จากน้นั กดปุม่ ?
ตามหน้าจอการเลอื กรายการบันทกึ แก้ไขรายการค่าเบย้ี เล้ียง กรณีล้างเงินยืม ภาพที่ 4.102 ดังนี้

ภาพที่ 4.102 หน้าจอการบันทกึ แก้ไขรายการขอเบิกค่าเบ้ยี เล้ียง กรณลี า้ งเงินยืม
จากกน้นั จะปรากฏหน้าจอรายการข้อมูลเลขท่ีสญั ญายืมเงินทเี่ ลอื กไว้ ในลาดบั ต่อไปให้

- เลือกคล๊กิ เลขทีส่ ญั ญาจนปรากฏแถบสีน้าเงิน
- เลือกคล๊ิกทีป่ ุ่ม “ตกลง”
ตามหน้าจอการเลือกรายการข้อมลู เลขทส่ี ัญญายืมเงิน กรณีลา้ งเงนิ ยมื ภาพท่ี 4.103 ดังน้ี

ภาพที่ 4.103 หนา้ จอการเลือกรายการข้อมูลเลขท่ีสญั ญายมื เงิน กรณีล้างเงนิ ยมื

115
เม่ือเลือกเลขที่สัญญายืมเงินที่ต้องการล้างเรียบร้อยแล้ว หน้าจอการบันทึกแก้ไขรายการขอเบิกค่า
เบ้ียเล้ียง จะปรากฏข้อมูลการล้างเงินยืมเป็นเลขที่สัญญายืมเงิน ชื่อ นามสกุลผู้ยืม จานวนเงินที่
ต้องการล้างเงินยืม โดยสามารถระบุหรือแก้ไขจานวนเงินที่ต้องการล้างได้ตามต้องการ เม่ือใส่
รายละเอยี ดครบถ้วนแลว้ จากนนั้ ให้

4) เลือกคลิก๊ ที่ปมุ่ “ตกลง”
ดงั หน้าจอการบนั ทกึ แกไ้ ขรายการขอเบิกค่าเบี้ยเลี้ยง ที่มีขอ้ มลู สญั ญายืมเงินแลว้ ภาพที่ 4.104 ดังน้ี

ภาพที่ 4.104 หน้าจอการบนั ทึกแก้ไขรายการขอเบิกค่าเบี้ยเล้ยี ง ท่ีมีข้อมูลเลขทส่ี ญั ญายมื เงนิ แล้ว
จากน้ันจะกลับมาท่ีหน้าจอบันทึกรายการขอเบิกท่ีรายละเอียดเลขท่ีการตัดยอดเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายใน
การเดินทางไปราชการ โดยเม่ือบันทึกแก้ไขรายการเรียบร้อยแล้ว ให้สังเกตว่าในช่องหักล้างเงินยืม
จะปรากฏว่ามีขอ้ มลู เลขทีส่ ญั ญายมื เงินและชอื่ ผยู้ มื เปน็ “บย.1181/62 นายภัคพล ล่ืนกลิ่น” ตาม
หน้าจอรายการบนั ทกึ แกไ้ ขรายการคา่ เบย้ี เล้ียงท่ดี าเนนิ การเรยี บร้อยแลว้ ภาพที่ 4.105 ดงั น้ี

ภาพที่ 4.105 หนา้ จอรายการบันทึกแกไ้ ขรายการค่าเบย้ี เล้ยี งทดี่ าเนนิ การเรียบร้อยแล้ว

116
7.4.2 การบันทึกแก้ไขรายการค่าเช่าท่ีพัก เมื่อบันทึกแก้ไขรายการค่าเบี้ยเล้ียง
เรยี บรอ้ ยแล้ว ตอ่ ไปเรมิ่ ทารายการค่าเช่าทพ่ี ักตามขน้ั ตอนดงั นี้

1) เลอื กแถวลาดบั ที่ 2 รายการคา่ เชา่ ท่พี กั จนปรากฏเปน็ แถบสนี ้าเงนิ ข้ึน
2) คลิก๊ ทีป่ มุ่ “บันทึกแกไ้ ขรายการ”
ตามหน้าจอการเลือกรายการบนั ทกึ แกไ้ ขรายการค่าเชา่ ที่พัก ภาพท่ี 4.106 ดังน้ี

ภาพท่ี 4.106 หนา้ จอการเลือกรายการบันทึกแก้ไขรายการค่าเช่าท่พี ัก
จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างการบันทึกรายการค่าเช่าท่ีพักที่ขอเบิกข้ึน โดยประกอบไปด้วยเลขท่ีตัด
ยอด รหัสกิจกรรม หมวดรายจา่ ย รายการคาอธิบาย จานวนเงิน จานวนเงินท่ีขอเบิก เลขท่ีใบยืม
เงนิ ชือ่ ผ้รู บั เงนิ ตามภาพหนา้ จอการบนั ทกึ แก้ไขรายการขอเบิกคา่ เชา่ ที่พัก ภาพที่ 4.107 ดังนี้

ภาพท่ี 4.107 หนา้ จอการบนั ทึกแก้ไขรายการขอเบิกค่าเช่าทพี่ ัก

117
3) จากน้นั ในการเพิม่ เติมรายละเอียดของค่าเช่าที่พักตามใบเสร็จรับเงินค่าเช่า
ที่พักท่ีผู้รายงานได้แนบมาเป็นเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่าย โดยเพิ่มเติมรายละเอียด
เก่ยี วกบั ช่อื สถานประกอบการ เล่มท่ี เลขท่ี วันเดือนปี จานวนเงินของใบเสร็จรับเงินทุกใบ ในช่อง
รายการคาอธิบาย เชน่
ตามใบเสร็จรับเงินของบ้านสาลินี เล่มที่ 03 เลขท่ี 14 ลงวันท่ี 14
พฤษภาคม 2562 (กรณีท่มี ีใบเสรจ็ ใบเดยี วแนบเบิกไม่ต้องระบุจานวนเงินของ
ใบเสร็จรับเงนิ )
ตามตัวอยา่ งการระบคุ าอธบิ ายคา่ เช่าท่พี กั ภาพที่ 4.108 ดงั น้ี

ภาพท่ี 4.108 ตัวอย่างการระบุคาอธิบายคา่ เชา่ ท่ีพักในการบันทกึ รายการขอเบิก
4) จากน้นั จะตรวจสอบรายละเอยี ดเกย่ี วกับการล้างเงินยืมทดรองราชการของ

ผู้เบิกแทน โดยดูได้จากเอกสารใบสัญญายืมเงินท่ีผู้ขอเบิกได้แนบมาด้วย สามารถแบ่งได้เป็น 2
กรณี (ขั้นตอนเดยี วกันกับค่าเบีย้ เลีย้ งในขน้ั ตอนข้อที่ 3 ตามภาพที่ 4.101-4.103)

5) เลอื กคลิ๊กทปี่ ุ่ม “ตกลง”
ตามหน้าจอการบันทึกแก้ไขรายการขอเบิกค่าเช่าท่ีพักท่ีมีข้อมูลเลขท่ีสัญญายืมเงินแล้ว ในภาพท่ี
4.109 ดังน้ี

118

ภาพที่ 4.109 หน้าจอการบนั ทึกแก้ไขรายการขอเบิกค่าเช่าท่พี กั ท่ีมีข้อมูลเลขท่สี ัญญายืมเงินแล้ว
จากน้ันจะกลับมาที่หน้าจอบันทึกรายการขอเบิกที่รายละเอียดเลขที่การตัดยอดเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายใน
การเดินทางไปราชการ โดยเม่ือบันทึกแก้ไขรายการเรียบร้อยแล้ว ในลาดับท่ี 2 ค่าเช่าท่ีพักจะ
ปรากฏข้อมูลเลขท่ีสัญญายืมเงินและช่ือผู้ยืม เป็น “บย.1181/62 นายภัคพล ล่ืนกล่ิน” ในช่อง
หกั ลา้ งเงนิ ยมื ตามหน้าจอรายการบนั ทกึ แก้ไขรายการค่าเช่าท่ีพักที่ดาเนินการเรียบร้อยแล้ว ภาพท่ี
4.110 ดังน้ี

ภาพท่ี 4.110 หนา้ จอรายการบันทกึ แกไ้ ขรายการค่าเช่าที่พักที่ดาเนินการเรียบร้อยแลว้

119
7.4.3 การบันทึกแก้ไขรายการค่าพาหนะ เม่ือบันทึกแก้ไขรายการค่าเบ้ียเลี้ยง
และคา่ เช่าท่พี กั เรยี บร้อยแลว้ ต่อไปเริ่มทารายการคา่ พาหนะตามข้นั ตอนดงั นี้

1) เลอื กแถวลาดับที่ 3 รายการคา่ พาหนะ จนปรากฏเป็นแถบสนี า้ เงินข้นึ
2) คลกิ๊ ที่ป่มุ “บันทกึ แก้ไขรายการ”
ตามหน้าจอการเลอื กรายการบันทึกแก้ไขรายการค่าพาหนะ ภาพที่ 4.111 ดงั นี้

ภาพที่ 4.111 หน้าจอการเลือกรายการบนั ทึกแก้ไขรายการค่าพาหนะ
จากนนั้ จะปรากฏหนา้ ตา่ งการบันทึกรายการค่าพาหนะทข่ี อเบกิ ขน้ึ โดยประกอบไปด้วยเลขที่ตัดยอด
รหัสกิจกรรม หมวดรายจ่าย รายการคาอธิบาย จานวนเงิน จานวนเงินที่ขอเบิก เลขท่ีใบยืมเงิน
ช่ือผ้รู ับเงิน ตามภาพหนา้ จอการบนั ทกึ แก้ไขรายการขอเบิกค่าพาหนะ ภาพที่ 4.112 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.112 หน้าจอการบนั ทกึ แกไ้ ขรายการขอเบิกคา่ พาหนะ

120
3) จากนั้นให้เพ่ิมเติมรายละเอียดของค่าพาหนะท่ีเบิกตามใบเสร็จรับเงินค่า
น้ามันเชื้อเพลิงที่ผู้รายงานได้แนบมาเป็นเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่าย โดยเพ่ิมเติม
รายละเอียดเก่ียวกับช่ือสถานผู้ให้บริการน้ามัน เล่มที่ เลขที่ วันเดือนปีท่ีออกใบเสร็จรับเงิน
จานวนเงินของใบเสร็จรับเงินทกุ ใบ ในช่องรายการคาอธิบาย เช่น
“ตามบลิ เงนิ สดของ หจก.สลกบาตรบรกิ าร (สาขาท่ี 2) เล่มท่ี 37 เลขท่ี 1820
ลงวันท่ี 28 เมษายน 2562 จานวนเงนิ 570 บาท,
ใบเสร็จรับเงินของบริษัท ซีเอ็มเอ็มปิโตรเลียม จากัด เล่มที่ 301 เลขท่ี 46 ลง
วันที่ 14 พฤษภาคม 2562 จานวน 110 บาท เปน็ ตน้ ”
(กรณที ่ีมใี บเสร็จใบเดียวแนบเบิกไมต่ อ้ งระบจุ านวนเงนิ ของใบเสรจ็ รบั เงิน)
ตามตวั อย่างการระบุคาอธบิ ายค่าพานหะเป็นคา่ น้ามนั เชื้อเพลงิ ภาพท่ี 4.113 ดงั น้ี

ภาพท่ี 4.113 ตัวอยา่ งการระบคุ าอธิบายค่าพานหะเป็นค่าน้ามันเช้ือเพลงิ
4) จากนัน้ จะตรวจสอบรายละเอียดเก่ียวกับการล้างเงินยืมทดรองราชการของ

ผู้เบิกแทน โดยดูได้จากเอกสารใบสัญญายืมเงินที่ผู้ขอเบิกได้แนบมาด้วย สามารถแบ่งได้เป็น 2
กรณี (ข้ันตอนเดียวกันกบั คา่ เบี้ยเลีย้ งในข้นั ตอนข้อท่ี 3 ตามภาพที่ 4.101-4.103)

5) เลือกคลก๊ิ ท่ีปมุ่ “ตกลง”
ตามหน้าจอการบันทึกแก้ไขรายการขอเบิกค่าพาหนะท่ีมีข้อมูลเลขที่สัญญายืมเงินแล้ว ภาพท่ี
4.114 ดังนี้

121

ภาพที่ 4.114 หน้าจอการบันทกึ แก้ไขรายการขอเบิกค่าพาหนะทม่ี ีข้อมลู เลขท่สี ัญญายืมเงินแลว้
จากนั้นจะกลับมาท่ีหน้าจอบันทึกรายการขอเบิกที่รายละเอียดเลขท่ีการตัดยอดเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายใน
การเดินทางไปราชการ โดยเมื่อบันทึกแก้ไขรายการเรียบร้อยแล้วครบถ้วนแล้ว ในลาดับที่ 3 ค่า
พาหนะจะปรากฏข้อมูลเลขท่ีสัญญายืมเงินและช่ือผู้ยืม เป็น “บย.1181/62 นายภัคพล ล่ืนกล่ิน”
ในชอ่ งหักลา้ งเงนิ ยืม ตามหนา้ จอการบันทึกแก้ไขรายการค่าใช้จา่ ยท่ดี าเนินการเรยี บร้อยแล้ว ภาพท่ี
4.115 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.115 หนา้ จอการบันทึกแกไ้ ขรายการคา่ ใชจ้ า่ ยที่ดาเนินการเรียบรอ้ ยแล้ว

122
7.4.4 การบันทึกรายการขอเบิก จากภาพท่ี 4.115 เมื่อได้ตรวจสอบข้อมูล
ครบถว้ นแลว้ จากน้ันใหเ้ ลอื กป่มุ “ตกลง” เพ่ือบนั ทกึ รายการรายละเอียดเลขที่การตัดยอดเบิกจ่าย
คา่ ใชจ้ ่ายในการเดินทางไปราชการ จะปรากฏหน้าต่างกลบั ไปท่ีหน้าจอการบันทึกรายการขอเบิกของ
การบันทกึ ใบงบหนา้ ใบสาคัญเบกิ เงินที่มขี อ้ มลู ค่าใชจ้ ่ายครบถ้วน ตามภาพท่ี 4.116 ดังนี้

ภาพท่ี 4.116 หน้าจอการบนั ทึกใบ งบหนา้ ใบสาคญั เบิกเงินท่ีมขี ้อมลู คา่ ใชจ้ า่ ยครบถว้ น

7.5 การบันทึกใบ งบหน้าใบสาคัญเบิกเงิน เม่ือได้บันทึกแก้ไขรายการค่าใช้จ่ายแต่ละ
ประเภท โดยระบุรายละเอียดตามเอกสารใบเสร็จรับเงิน การล้างเงินยืมของผู้ขอเบิกตามขั้นตอนท่ี
7.4 เรียบรอ้ ยแลว้ จะปรากฏข้อมูลเกยี่ วกับงบประมาณดังน้ี

- ประเภทงบประมาณ
- หมวดเงินงบประมาณทใี่ ชเ้ บิก
- จานวนเงินรวมทัง้ สิ้น
- จานวนเงินทีข่ อเบกิ
- จานวนใบสาคญั ทม่ี ี
- รายการทข่ี อเบิก
ปรากฏข้ึนบนหน้าจอ การบันทึกใบงบหน้าใบสาคัญเบิกเงินอย่างครบถ้วนแล้ว ตามหน้าจอการ
บันทกึ ใบ งบหนา้ ใบสาคัญเบกิ เงินท่ีมีขอ้ มลู ครบถว้ นแล้ว ภาพท่ี 4.117 ดงั นี้

123

ภาพที่ 4.117 หนา้ จอการบันทึกใบ งบหนา้ ใบสาคญั เบิกเงนิ ทม่ี ขี ้อมูลครบถว้ นแล้ว
1) จากนั้นให้เลือกกดปุ่ม “บันทึกพิมพ์” ตามภาพที่ 4.117 จะปรากฏหน้าต่าง

การยืนยันการทางาน เพ่ือให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบข้อมูลถูกต้องทั้งหมดแล้ว ก่อนทาการบันทึก ดัง
ภาพที่ 4.118 ดงั นี้

ภาพที่ 4.118 หนา้ จอการยืนยนั เพอ่ื ใหแ้ น่ใจว่าได้ตรวจสอบข้อมูลถูกต้องทั้งหมดแลว้ กอ่ นบนั ทึก

124
2) จากนั้นเมื่อแน่ใจว่าได้ตรวจสอบข้อมูลถูกต้องท้ังหมดว่าถูกต้องครบถ้วนแล้ว
จึงคลิ๊กเลือกปุ่ม “OK” จะปรากฏเลขที่อ้างอิงตรงมุมบนด้านขวาข้ึน เช่น 62B07460 และ
หนา้ ต่างวา่ ได้ทาการบนั ทึกเรียบร้อยแลว้ ตามภาพที่ 4.119 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.119 หนา้ จอทาการบนั ทกึ ใบงบหน้าใบสาคญั เรียบรอ้ ยแลว้
3) จากนั้นให้เลือกกดปุ่ม “OK” อีกคร้ัง เพื่อให้การบันทึกเสร็จสมบูรณ์ โดย
เครื่องคอมพิวเตอร์จะประมวลผล ปรากฏเป็นหน้าต่างเอกสารโปรแกรม Microsoft word ตาม
แบบฟอรม์ “งบหนา้ ใบสาคญั เบิกเงนิ ” ขนึ้ ดงั ภาพท่ี 4.120 ดังนี้

ภาพท่ี 4.120 หนา้ ตา่ งเอกสารตามแบบฟอร์ม “งบหน้าใบสาคัญเบกิ เงิน”

125
โดยจะได้เอกสารใบงบหน้าใบสาคัญเบิกเงินที่เป็นไฟล์เอกสาร ตามภาพใบงบหน้าใบสาคัญรับเงิน
ภาพที่ 4.121 ดงั ตอ่ ไปนี้

ภาพที่ 4.121 ใบงบหน้าใบสาคญั เบิกเงนิ ที่ได้จากระบบ
ปัญหา

1. ในบางครั้งเพิ่มเติมรายละเอียดในรายการคาอธิบายในหมวดรายจ่ายแต่ละ
ประเภทไม่ครบถ้วน พิมพ์ขอ้ มลู ผิด

2. ไม่ได้คลก๊ิ ขอ้ มลู การหักลา้ งเงนิ ยืม หรือการสารองจา่ ยแลว้
แนวทางการแก้ไขปัญหา ควรตรวจทานรายการคาอธิบายที่ต้องการพิมพ์กับเอกสาร
ใบเสร็จรับเงินที่ใช้ประกอบการเบิกจ่ายอีกครั้ง เพ่ือลดข้อผิดพลาดและอาจส่งผลให้การส่งเบิกมี
ความลา่ ช้า
ข้อเสนอแนะ -

126

ขน้ั ตอนที่ 8 การบันทกึ และพิมพใ์ บงบหน้าใบสาคัญเบกิ เงิน

หลังจากได้ดาเนินการบันทึกข้อมูลใบงบหน้าใบสาคัญเบิกเงิน ตรวจสอบและยืนยันการ
บันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว และเมื่อคอมพิวเตอร์ได้ประมวลผลออกมาเป็นไฟล์เอกสาร “ใบงบหน้า
ใบสาคญั เบกิ เงนิ ” ตามภาพท่ี 4.120 แล้วนน้ั เพอื่ ให้เอกสารที่ส่งเบิกเงินมีความเรียบร้อย และให้
File เอกสารมคี วามสวยงาม ตรวจสอบงา่ ย ประหยดั กระดาษ ควรดาเนินการปรับแก้ไข File เอกสาร
ให้เรียบร้อยก่อน จากน้ันจะต้องทาการบันทึกไฟล์เอกสารไว้เพื่อจัดเก็บและเป็นไฟล์สารองและพิมพ์
เอกสารใบงบหน้าใบสาคัญเบิกเงินเพ่อื ให้ผขู้ ออนุมตั เิ บกิ เงนิ ลงนามการขอเบิกเงนิ โดยมีขน้ั ตอนดังนี้

8.1 การแกไ้ ขแบบเอกสารใบงบหน้าใบสาคญั เบิกเงิน เม่ือปรากฏ File เอกสารตามภาพ
ท่ี 4.121 จะสังเกตว่าใน File จะเป็นแบบฟอร์มที่ไม่เรียบร้อย ในข้ันตอนน้ีให้ปรับแก้ไขเอกสาร
ให้เอกสารอยู่ในหน้าเดียวกัน ด้วยการปรับขนาดความกว้างของตาราง ลบแถวที่ไม่ได้ใช้ เล่ือน
ขอ้ ความต่างๆ ดงั นี้

- ปรบั ขนาดช่องใหแ้ คบลง
- ลบลาดับท่ีใบสาคัญที่ใหเ้ หลือแคใ่ บสาคญั ท่ี 1 เน่อื งจากเปน็ เอกสารเพียง 1 ชดุ
- ลบแถวที่ไมไ่ ดใ้ ช้หรอื ไมจ่ าเปน็ ออก
ตามภาพ File เอกสารแบบเดิมและท่ีได้ปรบั แก้ไขแล้ว ภาพที่ 4.122-4.123 ดังน้ี

ภาพที่ 4.122 File เอกสารใบงบหนา้ ใบสาคัญเบิกเงนิ แบบเดมิ

127

ภาพที่ 4.123 File เอกสารใบงบหนา้ ใบสาคัญเบิกเงนิ แบบท่ีแก้ไขแล้ว
8.2 การบันทกึ เอกสารใบงบหน้าใบสาคัญเบิกเงิน เมื่อปรากฏ File เอกสารและแก้ไขให้
ได้รูปแบบที่มีข้อความอยู่ในหน้าเดียวกันเรียบร้อยแล้วตามภาพที่ 4.123 ให้เลือกคล๊ิกที่เมนู File
ตรงมุมบนซ้ายสุดของเอกสาร จะมีหน้าต่างปรากฏขึ้นจากนั้นให้เลือกปุ่ม “Save As” จากนั้นจะ
ปรากฏหน้าต่างของ Save As ข้ึน ตามหน้าจอการบันทึก Save As เอกสารงบหน้าใบสาคัญเบิก
เงนิ ภาพท่ี 4.124 ดงั นี้

128

ภาพที่ 4.124 หนา้ จอการบันทกึ Save As เอกสารงบหน้าใบสาคญั เบกิ เงิน
จากภาพที่ 4.124 เม่ือเลอื ก Save As ปรากฏหนา้ ตา่ งข้นึ ให้ดาเนนิ การดังน้ี

1) เลือกบันทึกเอกสารไว้ใน Drive D และตามด้วยโฟลเดอร์เอกสารที่ได้สร้างไว้
สาหรับการจัดเก็บข้อมูลการเบิกเงินค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ เช่น
Drive D >Account_2562 > 3DGF > ค่าเดินทางไปราชการ เปน็ ต้น

2) ตง้ั ช่ือ File เอกสารเป็นเลขท่ีตัดยอดตามด้วยจานวนเงินและเลขที่ใบสัญญายืม
เงนิ เช่น 62B07460-57280 บย.1811 เปน็ ต้น

3) จากน้นั กดเลอื กปุ่ม Save
ตามหนา้ จอการบนั ทกึ Save As File เอกสารงบหน้าใบสาคญั เบิกเงิน ภาพที่ 4.125 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.125 หนา้ จอบันทกึ Save As File เอกสารงบหนา้ ใบสาคัญเบิกเงิน

129
8.3 การพิมพ์เอกสารใบงบหน้าใบสาคัญเบิกเงิน การพิมพ์เอกสารงบหน้าใบสาคัญเบิก
เงนิ เพือ่ ให้ผู้ขออนุมัติเบกิ เงนิ ลงนามการขอเบิกเงิน และผ่านผู้อานวยการหน่วยงานพิจารณาอนุมัติ
เบ้ืองต้นน้ัน ต้องพิมพ์เอกสารจานวน 1 ใบ ซ่ึงมีขั้นตอนการจัดการพิมพ์ เอกสารใบงบหน้า
ใบสาคัญเบิกเงนิ ดังนี้

1) เลือกคลิ๊กทเี่ มนู แฟม้ (File) ตรงมมุ บนซ้ายสดุ ของเอกสาร
2) เลอื กปุ่ม พมิ พ์ “Print”
3) เลือกเคร่ืองพมิ พท์ ่ตี ้องการ
4) กดปุ่ม พมิ พ์ “Print”
ตามหนา้ จอการสั่งพิมพ์เอกสารใบงบหนา้ ใบสาคญั เบกิ เงิน ภาพที่ 4.126 ดังนี้

ภาพท่ี 4.126 หนา้ จอการพิมพ์เอกสารใบงบหนา้ ใบสาคัญเบกิ เงิน
ปญั หา -
แนวทางแก้ไขปญั หา -
ข้อเสนอแนะ -

130

ขั้นตอนที่ 9 การนาเอกสารให้ผ้ขู ออนมุ ัติเบิกเงนิ และผ้อู านวยการพจิ ารณาอนมุ ัติ

เม่ือได้เอกสารใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้สอยการไปราชการ แบบ กง.3 และใบงบหน้า
ใบสาคัญเบิกเงินครบเรียบร้อย ให้ตรวจสอบความถูกต้องอีกรอบเพ่ือลดความผิดพลาดและไม่ให้ใช้
เวลาในดาเนินส่งเอกสารเบิกจ่ายเงินล่าช้าเกินไป โดยนามาปะหน้าเอกสารหลักฐานประกอบการ
เบกิ จ่ายค่าใชส้ อยการเดนิ ทางไปราชการ เรียงตามลาดบั ดงั รายการตอ่ ไปน้ี

1) ใบงบหน้าใบสาคัญเบกิ เงิน จานวน 1 แผ่น
2) ใบขออนมุ ตั เิ บิกเงนิ คา่ ใชส้ อยการไปราชการ แบบ กง.3 จานวน 1 แผ่น พิมพ์

เอกสารหนา้ -หลงั
3) ใบเบกิ ค่าใช้จ่ายในการเดนิ ทางไปราชการ จานวน 2 แผ่น จานวน 3 หน้า
4) ใบเสร็จรบั เงนิ ค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ใบเสร็จคา่ เชา่ ทพ่ี กั ค่านา้ มันเชื้อเพลิง

ค่าลงทะเบียน เป็นต้น
5) สาเนาใบขออนุญาตไปราชการจากระบบ e-Personal ท่ีอนมุ ัติแลว้ จานวน

1 แผน่ พมิ พเ์ อกสารหนา้ -หลัง
6) บันทกึ ข้อความขออนุญาตใชร้ ถยนต์ส่วนตวั ฉบับจรงิ ทีไ่ ด้รบั อนุมัติจาก

อธิการบดีแล้ว
7) ใบแนะนาเส้นทางของกรมทางหลวง กระทรวงคมนาคม จาก

www.doh.go.th/dohtotravel/ ท่ีเจา้ ของรถหรือผเู้ ขียนรายงานลงลายมือ
ชือ่ รับรองเอกสารแลว้
8) สาเนาต้นเร่อื ง/บันทึกข้อความขอจดั กิจกรรม/โครงการ พรอ้ ม กาหนดการ .
9) แผนปฏิบัติงาน/โครงการ (แนวขวาง) ท่ีมีลายมือชื่อผู้เสนอโครงการและผู้
เห็นชอบโครงการเรียบร้อยแลว้
10) สาเนาสัญญายืมเงิน (กรณยี ืมเงิน)
11) แบบสรุปรายงานผลการเดนิ ทางไปราชการ (อบรม/ประชุม/สัมมนา/ศึกษาดู
งาน/นาเสนอผลงานทางวชิ าการ/นาเสนอผลงานทางวจัย) พิมพ์หน้า-หลัง

9.1 การนาเอกสารเบิกจ่ายให้ผู้ขออนุมัติลงนาม เมื่อได้เรียบเรียงเอกสารเรียบร้อยแล้ว
จากน้นั นาเอกสารเบกิ จา่ ยท้ังชดุ ส่งใหก้ ับผ้ขู ออนุมัตเิ บิกเงินลงนาม ดงั นี้

1) ในใบงบหนา้ ใบสาคญั เบิกเงิน จานวน 1 จุด
2) ในใบขออนมุ ตั เิ บกิ เงินค่าใชส้ อยการไปราชการ แบบ กง.3 เปน็ ผขู้ ออนมุ ัติ

จานวน 1 จดุ
3) โดยลงวันท่ปี ัจจบุ นั ทที่ ผ่ี ู้ขออนมุ ัติลงนาม

ตามภาพตัวอยา่ งจุดท่ผี ู้ขออนุมัตเิ บิกเงินลงนามในเอกสาร ตามภาพท่ี 4.127-4.128 ดังนี้

131
ภาพที่ 4.127 จดุ ท่ีผู้ขออนุมัตเิ บกิ เงนิ ลงนามในงบหนา้ ใบสาคญั เบิกเงิน 1 จุด

132
ภาพท่ี 4.128 จดุ ท่ผี ู้ขออนมุ ัตเิ บกิ เงนิ ลงนามในใบขออนมุ ัตเิ บกิ เงนิ ค่าใช้สอยไปราชการ 1 จุด

133
9.2 การนาเอกสารเบิกจ่ายเสนอผู้อานวยการพิจารณาอนุมัติ เมื่อผู้เดินทางไปราชการได้
ลงนามขออนุมัติเบิกเงินในใบงบหน้าใบสาคัญเบิกเงินและในใบขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้จ่ายไปราชการ
แบบ กง.3 เรยี บร้อยแล้วตามขั้นตอนที่ 9.1 จากน้ันต้องตรวจสอบลายมือชื่อท่ีผู้ขออนุมัติลงนามอีก
รอบให้ครบถ้วน แล้วนาเอกสารท้ังหมดนาเสนอผู้อานวยการเพื่อพิจารณากลั่นกรองการอนุมัติ
เบอ้ื งตน้ และพจิ ารณาความคิดเหน็ สมควรอนุมัติ จานวน 3 จดุ คอื

1) ในใบขออนุมตั เิ บิกเงินคา่ ใชส้ อยการไปราชการ แบบ กง.3 จานวน 2 จุดคอื
-เป็นผู้อนมุ ตั ใิ นตาแหนง่ ผู้อานวยการ จานวน 1 จุด
-ผ่านความเหน็ สมควรอนมุ ตั ใิ นตาแหนง่ ผอู้ านวยการ จานวน 1 จุด

ตามภาพจดุ ท่ผี ู้อานวยการลงนามพิจารณาอนมุ ัติ ภาพที่ 4.129 ดังนี้

ภาพที่ 4.129 จุดทีผ่ ู้อานวยการลงนามพจิ ารณาอนุมัตใิ บขออนุมัตเิ บกิ เงินค่าใชส้ อยไปราชการ 2 จุด

134
2) ใบแบบสรุปรายงานการเดินทางไปราชการ (อบรม/ประชุม/สัมมนา/ศึกษาดู
งาน/นาเสนอผลงานทางวิชาการ/นาเสนอผลงานทางวจัย) หน้าที่ 2 จานวน 1 จุด ในตาแหน่ง
หัวหนา้ หนว่ ยงาน ตามภาพที่ 4.130 ดังนี้

ภาพที่ 4.130 จุดท่ีผู้อานวยการลงนามเพ่ือรับทราบข้อมลู การงานผลการไปราชการ 1 จุด
ปัญหา ผขู้ ออนมุ ตั แิ ละผอู้ านวยการติดภารกิจไมส่ ามารถลงนามได้ทนั ที
แนวทางการแก้ไขปัญหา แจ้งผู้ขออนุมัติทราบทันทีที่ได้ดาเนินการบันทึกข้อมูลการ

เบกิ จ่ายเรยี บรอ้ ย เพือ่ ให้เอกสารการเบิกจ่ายดาเนนิ การไปอย่างรวดเรว็
ข้อเสนอแนะ -

135

ข้นั ตอนท่ี 10 การบันทึกขอ้ มลู ใบรบั -ส่งฎกี าใหก้ บั ฝา่ ยการเงิน

เม่อื ไดด้ าเนินการตามขัน้ ตอนต่างๆ จนได้เอกสารครบถ้วนแล้ว ให้ตรวจสอบลายมือชื่อของ
ผู้ขออนุมัติและผู้อานวยการรวมถึงรายละเอียดเอกสารต่างๆ อีกคร้ัง และเม่ือตรวจสอบเรียบร้อย
แล้วพร้อมท่ีจะนาส่งเอกสารชุดการเบิกจ่ายค่าเดินทางใช้สอยการไปราชการ จากนั้นจะต้อง
ดาเนินการบันทึกข้อมูลใบรับ-ส่งฎีกาผ่านโปรแกรมการบันทึกซ้ือจ้างระบบ 3D-GF เพื่อนาส่ง
เอกสารการเบกิ จา่ ยผา่ นระบบงบประมาณของมหาวิทยาลยั ราชภัฏกาแพงเพชร ดังขน้ั ตอนตอ่ ไปนี้

10.1 การเลือกหัวข้อบันทึกการขอส่ง ฎีกา ในการเลือกหัวข้อใบขอเบิกหน้าโปรแกรมจะ
ดาเนินการดังน้ี

1) คลิก๊ เลือกหวั ข้อท่ี 3 “บนั ทกึ ใบขอเบิก” จะปรากฏช่องหนา้ จอให้เลอื ก
ดาเนินการจานวน 8 รายการ

2) จากนนั้ คล๊ิกเลอื กหวั ข้อ “บันทกึ การขอส่ง ฎีกา”
ตามหน้าจอโปรแกรมบันทกึ การซอื้ จ้างระบบ 3D-GF ดงั ภาพท่ี 4.131 ดงั น้ี

ภาพที่ 4.131 หนา้ จอโปรแกรมบันทึกการซ้ือจา้ งระบบ 3D-GF
เมื่อดาเนินการคล๊ิกเลือกหัวข้อ “บันทึกการขอส่ง ฎีกา” แล้วจะปรากฏหน้าจอ “บันทึกการขอส่ง
ฎีกา (เพอ่ื เบกิ )” ดังภาพท่ี 4.132 ดงั นี้