MYPORTFOLIO KP 2021

myPortfolio

KETUA PUSTAKAWAN
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN

PENGURUSAN ILMU UMK

BAHAGIAN : PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN
ALAMAT ILMU
: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN
NO.TELEFON : ILMU,
NO.FAKS : : UNIVERISITI MALAYSIA KELANTAN
LAMAN SESAWANG 16300 BACHOK
09-
09-7717182
http://perpustakaan.umk.edu.my

Nama MAKLUMAT PEGAWAI
Gelaran Jawatan : AZMAN BIN HASHIM
Gred Hakiki Jawatan : KETUA PUSTAKAWAN
Tarikh Penempatan : S52
: 2007

Nama DILULUSKAN OLEH
Gelaran Jawatan
Gred Jawatan : NOOR AZIZI BIN ISMAIL
Tarikh : NAIB CANSELOR
:
:

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
1. 1/1/2021 Penyediaan myPortfolio PENYELIA

t.t

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan
dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

KANDUNGAN MUKA SURAT

PERKARA

Carta Organisasi
• UMK
• PTJ
• SEKSYEN

Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Bagi Aktiviti 1

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Bagi Aktiviti 2
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Bagi Aktiviti 3
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Bagi Aktiviti 4
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Bagi Aktiviti 5
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Bagi Aktiviti 6
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Bagi Aktiviti 7

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Bagi Aktiviti 8
Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa
Senarai Borang

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai



1. CARTA ORGANISASI
1.1 CARTA ORGANISASI UMK

1.2 PTJ



2. CARTA FUNGSI

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Memperkasakan, memperkayakan, memulihara dan membudayakan khazanah ilmu dan
maklumat (Custodian of Institutional Knowledge) serta menyebarkan kepada warga
Universiti, komuniti dan masyarakat

2. Memperkasa Pengurusan rekod, pentadbiran arkib dan muzium di Universiti secara
efisien dan efektif demi kepentingan masyarakat dan negara.

3. Merancang dan memantau sistem pemusakaan ilmu (knowledge management &
corporate memory) dan harta intelek universiti bagi melindungi khazanah universiti.

4. Merancang, menerbitkan dan memasarkan penerbitan ilmiah Universiti yang
bersesuaian dengan bidang keilmuan dan penyelidikan Universiti.

5. Merancang peluang kolaborasi dengan pihak Jabatan/ Institusi dalam dan luar negara
bagi mewujudkan pembelajaran secara professional.

6. Merancang dan memantau perkhidmatan perpustakaan digital (digital library) dan
penggunaan e-learning untuk meningkat kemudahcapaian (accessability) sumber
maklumat akademik.

7. Merancang infrastruktur dan infostruktur perpustakaan mengikut perkembangan
teknologi ICT terkini selari dengan keperluan pengguna.

8. Memastikan tahap perkhidmatan perpustakaan mencapai % kepuasan pengguna yang
ditetapkan pengurusan universiti.

9. Merancang pembangunan kompetensi sumber manusia perpustakaan agar sentiasa
kompeten dan produktif.

10. Merancang dan mengawal perbelanjaan kewangan perpustakaan mengikut
perancangan tahunan bagi melancarkan fungsi yang ditetapkan.

4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN KETUA KETUA
PUSTAKAWAN PERKHIDMATAN
RINGKASAN GELARAN
JAWATAN KEDUDUKAN DI S52
KP WARAN
GRED JAWATAN PENGURUSAN
PERJAWATAN DAN
PROFESIONAL
S52 BIDANG UTAMA

GRED JD S52 SUB-BIDANG

STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN AZMAN BIN
HIRARKI 1(BAHAGIAN) OLEH HASHIM
PERPUSTAKAAN
HIRARKI 2 AKADEMIK DISEMAK OLEH 1 JANUARI 2021
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) UNIVERSITI
SKIM PERKHIDMATAN AWAM DILULUSKAN
OLEH
PEJABAT
PERPUSTAKAAN TARIKH
DAN DOKUMEN
PENGURUSAN
ILMU

PERKHIDMATAN
DAN SOKONGAN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Mengetuai, memimpin dan menentukan dasar dan hala tuju organisasi perpustakaan
(knowledge centre) serta perkhidmatan maklumat dan pengurusan ilmu yang selari dengan
dasar pembelajaran & pengajaran, penyelidikan dan perundingan Universiti.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Memperkasakan, memperkayakan, memulihara i. Memperoleh dan menyenggara
dan membudayakan khazanah ilmu dan maklumat koleksi sumber maklumat yang
(Custodian of Institutional Knowledge) serta lengkap dan mencerminkan warisan
menyebarkan kepada warga Universiti, komuniti intelektual, kesusasteraan dan
dan masyarakat. kebudayaan negara serta suatu
koleksi representatif di peringkat
kebangsaan/antarabangsa yang
mencerminkan pengetahuan dan
kebijaksanaan manusia yang
terkumpul;

ii. Membangun, menyenggara dan
memulihara repositori institusi dan
arkib Universiti.

iii. Memantapkan penyelidikan,

pengurusan koleksi, konservasi,

pameran dan pendidikan

2. Memperkasa Pengurusan rekod, pentadbiran i. Menguruskan pewujudan,
arkib dan muzium di Universiti secara efisien dan
efektif demi kepentingan masyarakat dan negara pemerolehan, penyimpanan dan

memelihara rekod dan

menyediakan kemudahan bagi

rujukan dan penyelidikan.

ii. Meningkatkan pemerolehan bahan
arkib yang bernilai kekal disimpan
dan dipelihara sebagai bahan
rujukan dan warisan.

iii. Merancang program penyelidikan
dan pendokumentasian bagi tujuan
memperlengkapkan maklumat
sejarah Universiti/Institusi.

iv. Menyebarkan ilmu dan maklumat

bernilai sejarah melalui aktiviti

pameran, program-program

pendidikan dan pengembangan

muzium.

3. Merancang dan memantau sistem pemusakaan i. Merancang dan menilai semula
ilmu (knowledge management & corporate
memory) dan harta intelek universiti bagi kekayaan kandungan repositori
melindungi khazanah universiti.
institusi (IR) meliputi datasets

penyelidikan, penerbitan

kakitangan akademik, tesis,

penerbitan universiti, laporan

penyelidikan dan lain-lain

berdasarkan keperluan pemegang

taruh dan pendidikan tinggi negara.

ii. Menilai status pencapaian
iii. penarafan webometric dan
penarafan metric repositori
peringkat kebangsaan dan
serantau 2 kali setahun.

Menilai status pencapaian program
penarafan universiti di peringkat
kebangsaan dan antarabangsa
dalam aspek pengurusan sitasi,
pencapaian MYRA, pencapaian
SETARA dan badan akreditasi

akademik lain sekurang-kurangnya
setahun sekali.

iv. Memantau prestasi pasukan kerja
melalui mesyuarat setiap suku
tahunan.

4. Merancang, menerbitkan dan memasarkan i. Memastikan penerbitan ilmiah
penerbitan ilmiah Universiti yang bersesuaian ii. universiti mengikut spesifikasi yang
dengan bidang keilmuan dan penyelidikan telah ditetapkan dan berkualiti.
Universiti Memasarkan buku-buku yang telah
diterbitkan oleh universiti
iii. Menasihat dan memudahcara para
penyelidik untuk menyebarluas
iv. dan mendiminasikan hasil
penyelidikan untuk meningkatkan
v. impak penyelidikan melalui
vi. penerbitan
Mengkoordinasi dalam penyediaan
laporan penyelidikan melalui
penerbitan jurnal impak, rekod
sitasi, h-indeks dan laporan suku
tahun
Melaksanakan bengkel untuk
memperkasakan penyelidikan dan
pencarian maklumat
Melaksanakan bengkel dan latihan
berkaitan Penerbitan Penyelidikan
dan Penerbitan Berimpak Tinggi

5. Merancang peluang kolaborasi dengan pihak i. Merancang pelan tindakan/gerak

Jabatan/ Institusi dalam dan luar negara bagi kerja bagi memastikan jalinan

mewujudkan pembelajaran secara kerjasama strategik dengan pihak

professional. Jabatan/Institusi memberikan

impak yang tinggi kepada

perpustakaan dan Universiti.

ii. Bekerjasama dengan agensi
berkaitan untuk menggalakkan dan
meningkatkan amalan membaca;

iii. Menggalakkan dan memudahkan
kerjasama kebangsaan dan
antarabangsa berkaitan dengan
perkongsian sumber di antara
Perpustakaan;

v. Mengusahakan dan memudahkan
penyelidikan mengenai bidang
perkara yang ditentukan universiti;

vi. Bekerjasama dengan badan iktisas
dan badan lain di peringkat
kebangsaan dan antarabangsa
bagi perkembangan Perpustakaan

6. Merancang dan memantau perkhidmatan i. Merancang dan membangunkan
perpustakaan digital (digital library) dan
penggunaan e-learning untuk meningkat komponen perpustakaan digital
kemudahcapaian (accessability) sumber
maklumat akademik. universiti sebagai nilai tambah

kepada perkhidmatan

perpustakaan

ii. Merancang pembangunan

kandungan digital tempatan.

iii. Melaporkan perkembangan dan

kemajuan perkhidmatan

perpustakaan digital kepada

Jawatankuasa Perpustakaan

sekurang-kurangnya 2 kali

setahun.

7. Merancang infrastruktur dan infostruktur i. Merancang dan membangunkan

perpustakaan mengikut perkembangan pelan tindakan untuk memastikan

teknologi ICT terkini selari dengan keperluan infrastruktur dan infostruktur
pengguna. perpustakaan tercapai.

ii. Merancang, membangun dan
menyenggara bangunan, ruang,
kemudahan, persekitaran dan
infrastruktur teknologi yang sesuai
untuk menjalankan operasi dan
perkhidmatan perpustakaan;

iii. Mempengerusikan mesyuarat bagi
memaklumkan, memantau dan
menilai pelan tindakan tercapai
sebanyak 4 kali setahun.

iv. Menilai semula mengikut
keperluan dan perkembangan
teknologi ICT semasa sebanyak 2
kali setahun.

v. Melaporkan kemajuan pencapaian

pelan tindakan kepada pengurusan

tertinggi universiti dalam

mesyuarat Jawatankuasa

Perpustakaan sebanyak 2 kali

setahun.

8. Memastikan tahap perkhidmatan perpustakaan

mencapai 80% kepuasan pengguna yang i. Merancang dan menetapkan
ditetapkan pengurusan universiti
strategi pelan tindakan supaya

memenuhi kehendak utama

pelanggan perpustakaan.

ii. Menilai semula tahap

perkhidmatan perpustakaan dalam

mesyuarat Jawatankuasa

Perpustakaan sebanyak 2 kali

setahun.

iii. Memuktamadkan perancangan
program pendidikan pengguna
untuk menyokong pembelajaran
sepanjang hayat.

iv. Mengkoordinasi dalam penyediaan
laporan penyelidikan melalui
penerbitan jurnal impak, rekod
sitasi, h-indeks dan laporan
mengikut suku tahunan.

v. Merancang, melaksana dan

9. Merancang pembangunan kompetensi i. menguruskan perkhidmatan
sumber manusia perpustakaan agar
sentiasa kompeten dan produktif. perpustakaan, perkhidmatan

maklumat bibliometrik dan lain-lain

perkhidmatan maklumat.

Menetapkan halatuju pelan

pembangunan kompetensi

pegawai.

ii. Memperakukan dan meluluskan
pelan latihan dalaman dalam
bidang kepustakawanan (in-house
training) untuk meningkatkan
kompetensi dan kerjaya staf.

iii. Memantau pelaksanaan program
pelan latihan dalaman supaya

mencapai sasaran yang ditetapkan
pengurusan universiti.
iv. Merangka pelan penggantian
untuk kesinambungan pengurusan
perpustakaan.
v.

10. Merancang dan mengawal perbelanjaan i. Menilai keperluan kewangan
kewangan perpustakaan mengikut mencapai
perancangan tahunan bagi melancarkan perpustakaan untuk
fungsi yang ditetapkan. tindakan
objektif pelan

perpustakaan.

ii. Memohon peruntukan kewangan
agensi atau dana sumbangan
korporat berdasarkan keperluan
tahunan yang telah dirancang dan
dikenalpasti.

iii. Memastikan agihan dan

peruntukan dibelanjakan mengikut

program yang diluluskan.

iv. Menilai dan memantau prestasi
perbelanjaan setiap bulan.

v. Melaporkan pencapaian dan
kedudukan prestasi perbelanjaan
kepada pengurusan universiti.

vi. Menjana pendapatan daripada

perkhidmatan perpustakaan

berdasarkan sasaran pengurusan

universiti .

11. i. Memastikan keperluan kewangan
perpustakaan setiap tahun bagi
mengurus dan membangunkan
perpustakaan tersedia selaras
dengan kewangan universiti serta
mencapai prestasi yang baik

ii. Memastikan perpustakaan sentiasa
mengikuti perkembangan semasa
di dalam bidang ICT dan teknologi
terkini bagi memberikan
perkhidmatan yang terbaik kepada
pengguna

12. iii.

DIMENSI

1. Jumlah Keseluruhan Pelajar
2. Jumlah pelajar (Undergraduate)
3. Jumlah pelajar (Postgraduate)
4. Jumlah keseluruhan staf
5. Jumlah staf akademik
6. Jumlah staf pentadbiran
7. Jumlah staf perpustakaan
8. Bilangan KPI Perpustakaan di peringkat Universiti
9. Bilangan KPI Perpustakaan
10. Bilangan fakulti atau pusat pengajian
11. Bilangan program
12. Bilangan kunjungan pengguna (fizikal dan maya)
13. Bilangan pinjaman bahan
14. Bilangan bahan dirujuk
15. Bilangan mesyuarat/jawatankuasa
16. Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU)
17. Mesyuarat Senat Universiti
18. Jawatankuasa Perpustakaan (JKP)/ Jawatankuasa Penyelidikan dan Pengurusan Ilmu
19. Jawatankuasa Pemilih & Kenaikan Pangkat
20. Kawatankuasa Induk Universiti
21. Majlis Ketua Pustakawan
22. Persidangan Perpustakaan Universiti dan Negara (PERPUN)
23. Majlis Sumber Manusia
24. Majlis Bersama Jabatan
25. Jawatankuasa Pemandu Kualiti
26. Jawatankuasa Perancangan Strategik
27. Jawatankuasa Perlaksanaan dan Dasar Kompetensi
28. Jawatankuasa Pengurusan Perpustakaan
29. Ahli Jawatankuasa Penyelidikan Universiti
30. Ahli Jawatankuasa Penerbitan
31. Jawatankuasa Induk Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (Wakil Majikan)
32. Ahli Jawatankuasa Keselamatan ICT
33. Bilangan koleksi (judul)
34. Bilangan koleksi (naskhah)
35. Bilangan koleksi digital
36. Bilangan koleksi arkib universiti
37. Bilangan rekod dalam repositori
38. Bilangan jenis bahan dalam repositori
39. Bilangan akreditasi
40. Bilangan sumber data (komponen) perpustakaan digital
41. Bilangan kandungan digital tempatan
42. Jenis-jenis Teknologi Maklumat yang diaplikasikan (infostruktur)
43. Bilangan Pangkalan Data Maklumat

44. Bilangan pelayan komputer
45. Bilangan makmal komputer
46. Bilangan sistem aplikasi bersepadu dan dalaman
47. Indeks kepuasan pengguna mencapai 80%
48. Bilangan latihan dalaman
49. Jumlah peruntukan kewangan tahunan
50. Bilangan perpustakaan cawangan
51. Bilangan perkhidmatan sokongan penyelidikan
52. Bilangan pengurusan data penyelidikan dan penerbitan
53. Bilangan sesi dan bilangan peserta pendidikan pengguna
54. Bilangan media sosial perpustakaan

KELAYAKAN AKADEMIK

Ijazah Sarjana Muda Kepujian Sains Pengajian Maklumat (Pengurusan Perpustakaan dan
Maklumat atau Pengurusan Pusat Sumber Maklumat) yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya

KOMPETENSI

Fungsional :

Kemahiran kepimpinan dan penulisan
Kemahiran pengurusan ilmu
Kebolehan ICT

Generik :

Kemahiran tatacara perundingan
Kemahiran networking
Kemahiran pembentukan imej

PENGALAMAN
15 tahun pengalaman dalam bidang kepustakawanan dan pengurusan perpustakaan.

PROSES KERJA

Bil PROSES KERJA AKTIVITI

5.1 Memperkasakan, memperkayakan, i- Menyediakan cadangan pembelian bahan koleksi

memulihara dan membudayakan keusahawanan dan khas untuk rujukan pengguna

khazanah ilmu dan maklumat ii-Mengurus pemprosesan bahan koleksi

keusahawanan dan khas daripada fakulti/ptj dan

persendirian

5.2 Memperkasakan pengurusan rekod, i- Pengurusan Rekod dan Fail

pentadbiran arkib di universiti ii-Perolehan bahan rekod dan arkib

5.3 Merancang dan memantau sistem i- Inventory asset ilmu iaitu mengenalpasti, membuat

pemusakaan ilmu (knowledge pencarian, mendapatkan, mengumpul dan

management & corporate memory) dan menguruskan aset ilmu staf UMK dan

harta intelek universiti bagi melindungi melaksanakan proses pendigitalan,

khazanah universiti pengemaskinian, serta memuat naik dan

menyemak aset ilmu staf UMK dalam sistem

pengurusan ilmu

ii- Sejarah lisan iaitu menyelaras, merancang dn

melaksanakan proses bagi mendapatkan

pengetahuan tacit daripada tokoh atau staf UMK

melalui projek sejarah lisan

iii- Mengemaskini Data Penerbitan iaitu Meliputi

proses mengemaskini data penerbitan berindek

Scopus dan Web of Science dibawah afiliasi

Universiti Malaysia Kelantan dengan penglibatan

staf akademik yang aktif mengikut fakulti

iv- Semakan semua jenis penerbitan selain dari

penerbitan berindek iaitu menjelaskan tatacara

proses semakan semua jenis penerbitan selain dari

pernerbitan berindek di bawah afiliasi universiti

malaysia kelantan dengan penglibatan staf

akademik yang aktif mengikut fakulti

v- Penyediaan laporan semua jenis penerbitan

Universiti Malaysia Kelantan iaitu Menjelaskan

tatacara proses penyediaan laporan semua jenis

penerbitan Universiti Malaysia Kelantan di bawah

afiliasi Universiti Malaysia Kelantan dengan

penglibatan staf akademik yang aktif mengikut

fakulti. Format laporan adalah berdasarkan format

yang dikehendaki bagi setiap pihak yang

berkehendak

5.4 Merancang, menerbitkan dan i- Pemasaran bahan-bahan terbitan ilmiah iaitu

memasarkan penerbitan ilmiah universiti merancang, menerbitkan dan memasarkan

yang bersesuaian dengan bidang penerbitan ilmiah universiti yang bersesuaian

keilmuan dan penyelidikan dengan bidang keilmuan dan penyelidikan

ii- Pelaksanaan bengkel dan latihan berkaitan

Penerbitan Penyelidikan dan Penerbitan berimpak

tinggi

5.5 Merancang peluang kolaborasi dengan i - Merancang jalinan kerjasama

pihak jabatan / institusi dalam dan luar

negara bagi mewujudkan pembelajaran

profesional

5.6 Merancang dan memantau perkhidmatan i- Perolehan Pangkalan Data Atas Talian Bagi

perpustakaan digital (digital library) dan Memastikan Ianya Dapat Diakses Setiap Masa
e-learning Bagi Menyokong Proses Pembelajaran,
penggunaan untuk

meningkatkan kemudahcapaian sumber Pengajaran Dan Penyelidikan di UMK.

maklumat akademik

5.7 Merancang pembangunan kompetensi i -Menguruskan Permohonan Latihan dan Kursus

sumber manusia perpustakaan agar Staf Perpustakaan

sentiasa kompeten dan produktif

5.8 Merancang dan mengawal perbelanjaan i- Merancang Dan Mengawal Perbelanjaan

kewangan perpustakaan mengikut Kewangan Perpustakaan Mengikut Perancangan

perancangan tahunan Tahunan

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

NAMA DOKUMEN : PROSES KERJA MEMPERKASAKAN,
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN
NOMBOR RUJUKAN : MEMBUDAYAKAN ILMU
EDISI :
TARIKH KUATKUASA : UMK/PPI-01

PERTAMA

1/1/2021

DISEDIAKAN DISEMAK DILULUSKAN

Tandatangan : Tandatangan : Tandatangan :

Nama : Nama : Nama :
AZMAN BIN HASHIM Jawatan : NOOR AZIZI BIN ISMAIL
Tarikh :
Jawatan : Jawatan :
KETUA PUSTAKAWAN NAIB CANSELOR

Tarikh : Tarikh :

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

NAMA DOKUMEN : PROSES KERJA MEMPERKASAKAN, MEMPERKAYAKAN,
MEMULIHARA DAN MEMBUDAYAKAN ILMU

NOMBOR RUJUKAN : UMK/PP1-01

EDISI : PERTAMA

TARIKH KUATKUASA : 1/1/2021

DISEDIAKAN DISEMAK DILULUSKAN

Tandatangan : Tandatangan : Tandatangan :
Nama :
Nama : Nama :
AZMAN BIN HASHIM Jawatan : NOOR AZIZI BIN ISMAIL
Tarikh : Jawatan :
Jawatan : NAIB CANSELOR
Ketua Pustakawan Tarikh :
Tarikh :

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN, MUKA SURAT :
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN

MEMBUDAYAKAN ILMU
(UMK/PPI-01)

5.1.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 1 : Menyediakan cadangan pembelian bahan koleksi keusahawanan dan khas
untuk rujukan pengguna

Bil TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,PERATURAN
DAN PUNCA KUASA
HUBUNGAN/DIRUJUK

Mengesan dan membuat carian

1 PUST/S41 bahan rujukan koleksi khas

dalam pelbagai bentuk

Mengisi Borang Cadangan

Pembelian Bahan Rujukan

2 PUST/S41 Perpustakaan dengan

maklumat seperti tajuk, nama

penulis, tahun, penerbit dan

isbn.

Serah Borang Cadangan

3 PUST/S41 Pembelian Bahan Rujukan
Perpustakaan kepada Ketua

Pustakawan untuk kelulusan

Meluluskan Borang Cadangan

4 KP Pembelian Bahan Rujukan

Perpustakaan

Hantar senarai bahan yang

5 PUST/S41 dicadangkan beserta maklumat

lengkap kepada pembekal

6 PUST/S41 Terima cadangan sebutharga
dari pembekal

Hantar senarai berikut kepada

7 PUST/S41 Seksyen Perolehan Sumber
Perpustakaan

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN, MUKA SURAT :
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN

MEMBUDAYAKAN ILMU
(UMK/PPI-01)

• Borang Cadangan
Pembelian Bahan
Rujukan
Perpustakaan

• Sebutharga
• Borang Permohonan

Perolehan
• Borang Permohonan

Spesifikasi Alat
• Borang Justifikasi

Keperluan Alat dan
Perkhidmatan

Selesai

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN, MUKA SURAT :
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN

MEMBUDAYAKAN ILMU
(UMK/PPI-01)

5.1.2 CARTA ALIR

AKTIVITI 1 : i - Menyediakan cadangan pembelian bahan koleksi keusahawanan dan
khas untuk rujukan pengguna

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN, MUKA SURAT :
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN

MEMBUDAYAKAN ILMU
(UMK/PPI-01)

5.1.3 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 1 : i - Menyediakan cadangan pembelian bahan koleksi keusahawanan dan
khas untuk rujukan pengguna

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
/
Mengesan dan membuat carian bahan /

1 rujukan koleksi khas dalam pelbagai /
bentuk /

Mengisi Borang Cadangan Pembelian /

2 Bahan Rujukan Perpustakaan dengan
maklumat seperti tajuk, nama penulis,

tahun, penerbit dan isbn.

Serah Borang Cadangan Pembelian
3 Bahan Rujukan Perpustakaan kepada

Ketua Pustakawan untuk kelulusan

4 Meluluskan Borang Cadangan Pembelian
Bahan Rujukan Perpustakaan

Hantar senarai bahan yang dicadangkan
5 beserta maklumat lengkap kepada

pembekal

6 Terima cadangan sebutharga dari
pembekal

Hantar senarai berikut kepada Seksyen
Perolehan Sumber Perpustakaan

• Borang Cadangan Pembelian
7 Bahan Rujukan Perpustakaan

• Sebutharga

• Borang Permohonan Perolehan

• Borang Permohonan Spesifikasi
Alat

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN, MUKA SURAT :
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN

MEMBUDAYAKAN ILMU
(UMK/PPI-01)

• Borang Justifikasi Keperluan Alat
dan Perkhidmatan

Selesai

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN, MUKA SURAT :
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN

MEMBUDAYAKAN ILMU
(UMK/PPI-01)

5.3.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 2 : i. Mengurus pemprosesan bahan koleksi keusahawanan dan khas daripada
fakulti/ptj dan persendirian

TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,
BIL LAIN YANG PERATURAN DAN

JAWAB ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/DI

RUJUK

Terima bahan dan surat serahan dari
fakulti/ptj dan persendirian

1 PUST/S41 Nota: bahan yang diterima daripada

fakulti/ptj dan persendirian merupakan

bahan yang dikategorikan sebagai bahan

hadiah.

2 PUST/S41 Mohon kelulusan Ketua Pustakawan bagi KP
penerimaan bahan

3 KP Kelulusan penerimaan bahan diberikan

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN, MUKA SURAT :
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN

MEMBUDAYAKAN ILMU
(UMK/PPI-01)

Kategori bahan ditentukan sama ada
koleksi tesis atau koleksi UMK

3 PUST/S41
Nota: Bagi bahan berbentuk tesis, fakulti
perlu serahkan dalam bentuk hardcopy
dan cd

4 PUST/S41 Tampal tag RFID pada mana-mana
helaian muka surat dalam buku

Catatkan nombor tagging pada penjuru
5 PUST/S41 sebelah kanan dan bahagian atas muka

surat judul

Tandakan dan cop bahan

6 PUST/S41 • Cop hakmilik perpustakaan
UMK

• Cop hadiah
• Cop bekum

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN, MUKA SURAT :
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN

MEMBUDAYAKAN ILMU
(UMK/PPI-01)

Proses mengkatalog bahan (original)
dilakukan dengan memasukkan
maklumat berikut ke dalam sistem Sierra:

7 PUST/S41 • Nombor ISBN
• Nombor panggilan
• Penanggungjawab
• Judul
• Penerbit
• Deskripsi bahan

*Nota (kategori bahan)
• Tajuk perkara
• Entri utama
• Entri tambahan
• “Add item”

*Rujuk prosedur pengkatalogan bahan
8 PUST/S41 Isi Borang Pemprosesan Bahan

Masukkan bahan dalam bentuk digital ke
9 PUST/S41 dalam platform koleksi khas

• Tesis (eThesis)
• Lain-lain (resourse space)
Susun bahan di rak Koleksi Khas

10 PUST/S41

*Rujuk prosedur penyusunan bahan

Selesai

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN, MUKA SURAT :
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN

MEMBUDAYAKAN ILMU
(UMK/PPI-01)

5.1.2 CARTA ALIR

AKTIVITI 2 : i. Mengurus pemprosesan bahan koleksi keusahawanan dan khas daripada
fakulti/ptj dan persendirian

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN, MUKA SURAT :
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN

MEMBUDAYAKAN ILMU
(UMK/PPI-01)

5.1.2 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 2 : i. Mengurus pemprosesan bahan koleksi keusahawanan dan khas daripada
fakulti/ptj dan persendirian

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

Terima bahan dan surat serahan dari fakulti/ptj

1 Nota: bahan yang diterima daripada fakulti/ptj /
merupakan bahan yang dikategorikan sebagai /
bahan hadiah. /

2 Mohon kelulusan Ketua Pustakawan bagi /
penerimaan bahan
/
3 Kelulusan penerimaan bahan diberikan /

Kategori bahan ditentukan sama ada koleksi
tesis atau koleksi UMK

4

Nota: Bagi bahan berbentuk tesis, fakulti perlu
serahkan dalam bentuk hardcopy dan cd

5 Tampal tag RFID pada mana-mana helaian
muka surat dalam buku

Catatkan nombor tagging pada penjuru
6 sebelah kanan dan bahagian atas muka surat

judul

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN, MUKA SURAT :
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN

MEMBUDAYAKAN ILMU
(UMK/PPI-01)

Tandakan dan cop bahan /

7 • Cop hakmilik perpustakaan UMK /
• Cop hadiah
• Cop bekum /
/
Proses mengkatalog bahan (original) /
dilakukan dengan memasukkan maklumat
berikut ke dalam sistem Sierra:

• Nombor ISBN
• Nombor panggilan
• Penanggungjawab
• Judul
8 • Penerbit
• Deskripsi bahan

*Nota (kategori bahan)
• Tajuk perkara
• Entri utama
• Entri tambahan
• “Add item”

*Rujuk prosedur pengkatalogan bahan

9 Isi Borang Pemprosesan Bahan

Masukkan bahan dalam bentuk digital ke
10 dalam platform koleksi khas

• Tesis (eThesis)
• Lain-lain (resourse space)
Susun bahan di rak Koleksi Khas

11

*Rujuk prosedur penyusunan bahan

Selesai

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

NAMA DOKUMEN : PROSES KERJA MEMPERKASAKAN
PENGURUSAN REKOD, PENTADBIRAN
NOMBOR RUJUKAN : ARKIB DI UNIVERSITI
EDISI :
TARIKH KUATKUASA : UMK/PPI-02

DISEDIAKAN DISEMAK DILULUSKAN

Tandatangan : Tandatangan : Tandatangan :

Nama : Nama : Nama :
AZMAN BIN HASHIM Jawatan : NOOR AZIZI BIN ISMAIL
Tarikh :
Jawatan : Jawatan :
KETUA PUSTAKAWAN NAIB CANSELOR

Tarikh : Tarikh :



PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

NAMA DOKUMEN : PROSES KERJA MEMPERKASAKAN PENGURUSAN REKOD,
PENTADBIRAN ARKIB DI UNIVERSITI

NOMBOR RUJUKAN : UMK/PP1-02

EDISI : PERTAMA

TARIKH KUATKUASA : 1/1/2021

DISEDIAKAN DISEMAK DILULUSKAN

Tandatangan : Tandatangan : Tandatangan :
Nama :
Nama : Nama :
AZMAN BIN HASHIM Jawatan : NOOR AZIZI BIN ISMAIL
Tarikh : Jawatan :
Jawatan : NAIB CANSELOR
Ketua Pustakawan Tarikh :
Tarikh :

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 2 : MEMPERKASAKAN MUKA SURAT :
PENGURUSAN REKOD, PENTADBIRAN

ARKIB DI UNIVESITI
(UMK/PPI-02)

5.2.2.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 2 : Memperkasakan Pengurusan Rekod/ Fail , Pentadbiran Arkib Dan Muzium
Di Univesiti

i : Pengurusan Rekod dan Fail

Bil TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB
YANG ADA UNDANG,PERATURAN

HUBUNGAN/DIRUJUK DNA PUNCA KUASA

1 KP Mewujudkan arahan kerja Pegawai Arkib Garis Panduan
2 PT(PO K) Pengurusan Rekod
3 PT(PO K) Pastikan krieria memenuhi
peneutupan fail
4 PT(PO K) Cop atau tuliskan
5 PT(PO K) DITUTUP……(sila lihat
6 contoh di perenggan4
kaedah penutupan fail
Fail yang ditutup diikat
bersama fail baru selama 3
bulan
Fail yang ditutup dan tidak
digunakan lagi diasingkan
daripada Jilid baharu
Selesai

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN MUKA SURAT :
PENGURUSAN REKOD, PENTADBIRAN

ARKIB DI UNIVESITI
(UMK/PPI-02)

5.2.2.2 CARTA ALIR

AKTIVITI 2 : Memperkasakan Pengurusan Rekod/ Fail , Pentadbiran Arkib Dan Muzium
Di Univesiti

i : Pengurusan Rekod dan Fail

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PINDAAN :
PENGURUSAN ILMU
TARIKH PINDAAN :
PROSES KERJA
Aktiviti 1 : MEMPERKASAKAN, MUKA SURAT :
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN

MEMBUDAYAKAN ILMU
(UMK/PPI-01)

5.2.2.3 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 2 : Memperkasakan Pengurusan Rekod/ Fail , Pentadbiran Arkib Di Universiti
i : Pengurusan Rekod dan Fail

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1 /
2 Mewujudkan arahan kerja
3
Pastikan krieria memenuhi
4 peneutupan fail
5 Cop atau tuliskan
DITUTUP……(sila lihat contoh di
6 perenggan4 kaedah penutupan fail
Fail yang ditutup diikat bersama fail
baru selama 3 bulan
Fail yang ditutup dan tidak
digunakan lagi diasingkan daripada
Jilid baharu
Selesai

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN
PENGURUSAN ILMU

PROSES KERJA PINDAAN :
Aktiviti 2 : MEMPERKASAKAN,
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN TARIKH PINDAAN :

MEMBUDAYAKAN ILMU MUKA SURAT :
(UMK/PPI-01)

AKTIVITI 2 : Memperkasakan Pengurusan Rekod/ Fail , Pentadbiran Arkib Di Universiti

ii : Perolehan Bahan Rekod dan Arkib

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB
Rekod yang akan YANG ADA UNDANG,
dipindahkan ke Bahagian HUBUNGAN/ PERATURAN
Pengurusan Rekod dan
Arkib akan dikumpulkan. DIRUJUK DAN PUNCA
Rekod akan dikenalpasti KUASA
sama ada telah tamat
1. Pemohon tindakan dan telah ditutup.

Pemohon
2.

Pemohon Rekod akan diasingkan Staf Bahagian
3. mengikut kategori Pengurusan Rekod
4. Pemohon berdasarkan nombor siri dan Arkib
rekod tersebut.
5. Pemohon
Senarai bagi setiap rekod
Pemohon yang akan dipindahkan
6. dibuat dengan mengisi
Borang Pemindahan
Rekod.
(UMK/B04.06/05/2020
Pind.1)

Rekod disusun mengikut
nombor siri dan diikat serta
dimasukkan ke dalam
kotak

Salinan bagi Borang
Pemindahan Rekod yang
telah siap diisi akan
dikemukakan kepada

Bahagian Pengurusan

Rekod dan Arkib.

Rekod yang akan

7. Pemohon dipindahkan ke Bahagian

Pengurusan Rekod dan

Arkib akan dikumpulkan.

8 Ketua Mengarahkan Ketua

Pustakawan Bahagian Pengurusan

Rekod dan arkib membuat

lawatan ke ptj

9 Pust. Kanan, Pen. Wakil dari Bahagian
Pengurusan Rekod dan

Pust., Arkib akan membuat

Pem. Pust., lawatan ke PTj/Fakulti
Pem.T. yang memohon untuk
melakukan proses

penilaian atau wakil

PTj/Fakulti yang memohon

boleh terus ke pejabat

Bahagian Pengurusan

Rekod dan Arkib.

10 Pust. Kanan, Pen. Rekod dan borang yang

Pust., Pem. Pust., akan diserahkan disemak

Pem.T. sama ada telah dipalang

dan kertas minit (AM 6)

serta Kad Pergerakan Fail

telah diisi untuk semua

bahan yang terdapat

didalam rekod tersebut.

Jika maklumat pada rekod

tersebut tidak tepat terus ke

langkah 6.8.1 dan ulangi

langkah 6.4

11 Pen. Pust., Sekiranya tiada kesalahan
maklumat pada rekod dan

Pem. Pust., borang, wakil PTj/Fakulti

Pem.T. perlu membuat

penghantaran rekod

tersebut kepada Bahagian

Pengurusan Rekod dan

Arkib di Kampus Bachok.

Pust. Kanan Pengesahan penerimaan
borang beserta rekod

dibuat oleh Bahagian

Pengurusan Rekod dan

Arkib dengan menurunkan

tandatangan di ruangan B

pada Borang Pemindahan

Rekod.

Pust. Kanan Proses pendaftaran

Pust. Kanan maklumat rekod akan
Pen. Pust.,
Pem. Pust., dimasukkan ke dalam
Pem.T
Pen. Pust., sistem Senarai
Pem. Pust.,
Pem.T Pendaftaran Penerimaan.

Maklumat yang perlu

dimasukkan adalah seperti

berikut:

• No. Siri Borang

• Nama Pemohon

• Tarikh Terima

Bahan

• Nombor

Pendaftaran

• Pewujud

• Jenis

• Lampiran

• Ruang/Format

• Kod Jabatan

• Bay

• PTj/Fakulti

• No. Staf

• Tarikh Daftar

• Nombor Bahan

• Tajuk

• Tarikh Diliputi

• Peringkat

• Baris

• Level

• Nombor Kotak

• Nombor Lokasi

Nombor Pendaftaran
Penerimaan akan ditampal
di bahagian kanan atas
rekod dan juga inner box.

Rekod akan didigitalkan
untuk dimasukkan ke
portal myRecords bagi
tujuan rujukan oleh
penyelidik.

Rekod akan dimasukkan
ke dalam inner box dan
disimpan di dalam bilik
Arkib.

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN
PENGURUSAN ILMU

PROSES KERJA PINDAAN :
Aktiviti 2 : MEMPERKASAKAN,
MEMPERKAYAKAN, MEMULIHARA DAN TARIKH PINDAAN :

MEMBUDAYAKAN ILMU MUKA SURAT :
(UMK/PPI-01)

5.2.2.3 CARTA ALIR

TA NG GU NG JA WA B CARTA ALIR PROSES KERJA SUSUR MASA

Pemo ho n MULA Kumpulkan rekod yang akan dipindahkan 1 hari
30 minit
Pemo ho n Tid ak Kenalpasti rekod sama ada telah tamat 30 minit
tep at tinda k an/ditutu p 15 minit
Pemo ho n Te pat Asingkan rekod mengikut kategori 30 minit
berdasarkan kepada no siri rekod 10 minit
Pemo ho n TAMAT
Isi Borang Pemindahan Rekod 1 Hari
Pemo ho n 30 minit
Rekod disusun mengikut no siri dan 10 minit
Pemo ho n diikat serta dimasukkan kedalam kotak
3 minit
Pustakawan Kanan, Penolong Kemukakan satu salinan Borang 1 hari
Pustakawan, Pembantu Pemindahan Rekod ke Bahagian 15 minit
Pustakawan, Pembantu Tadbir Pengurusan Rekod dan Arkib 10 minit
Pustakawan Kanan, Penolong Proses penilaian akan dibuat oleh wakil 1 Hari
Pus t ak aw an ,Pemb an tu Bahagian Pengurusan Rekod dan Arkib 1 Jam
Pustakawan, Pembantu Tadbir
Semak Borang & Rekod
Penolong Pustakawan, Borang dikembalikan kepada pemohon
Pembantu Pustakawan, untuk diisi maklumat yang tepat
Pembantu Tadbir
Penghantaran Rekod kepada Bahagian
Pustakawan Kanan Pengurusan Rekod dan Arkib
Pengesahan penerimaan dari Bahagian
Pustakawan Kanan Pengurusan Rekod dan Arkib

Pustakawan Kanan Proses pendaftaran maklumat rekod

Penolong Pustakawan, Catat nom bor pendaftaran penerimaan
Pembantu Pustakawan, pada rekod
Pembantu Tadbir
Penolong Pustakawan, Proses pendigitalan bahan
Pembantu Pustakawan,
Pembantu Tadbir Rekod dimasukkan ke dalam inner box
dan disimpan dalam bilik Arkib



PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

NAMA DOKUMEN : PROSES KERJA MERANCANG DAN MEMANTAU
SISTEM PEMUSAKAAN ILMU (KNOWLEDGE
MANAGEMENT & CORPORATE MEMORY) DAN
HARTA INTELEK UNIVERSITI BAGI MELINDUNGI
KHAZANAH UNIVERSITI

NOMBOR RUJUKAN : UMK/PPI-03

EDISI :

TARIKH KUATKUASA :

DISEDIAKAN DISEMAK DILULUSKAN

Tandatangan : Tandatangan : Tandatangan :

Nama : Nama : Nama :
AZMAN BIN HASHIM Jawatan : NOOR AZIZI BIN ISMAIL
Tarikh :
Jawatan : Jawatan :
KETUA PUSTAKAWAN NAIB CANSELOR

Tarikh : Tarikh :

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

NAMA DOKUMEN : PROSES KERJA MERANCANG DAN MEMANTAU SISTEM
PEMUSAKAAN ILMU (KNOWLEDGE MANAGEMENT &
CORPORATE MEMORY) DAN HARTA INTELEK UNIVERSITI
BAGI MELINDUNGI KHAZANAH UNIVERSITI

NOMBOR RUJUKAN : UMK/PPI-03

EDISI : PERTAMA

TARIKH KUATKUASA : 1/1/2021

DISEDIAKAN DISEMAK DILULUSKAN

Tandatangan : Tandatangan : Tandatangan :
Nama :
Nama : Nama :
AZMAN BIN HASHIM Jawatan : NOOR AZIZI BIN ISMAIL
Tarikh : Jawatan :
Jawatan : NAIB CANSELOR
Ketua Pustakawan Tarikh :
Tarikh :

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

PROSES KERJA
Aktiviti 3 : MERANCANG DAN MEMANTAU SISTEM PEMUSAKAAN
ILMU (KNOWLEDGE MANAGEMENT & CORPORATE MEMORY) DAN

HARTA INTELEK UNIVERSITI BAGI MELINDUNGI KHAZANAH
UNIVERSITI
(UMK/PPI-03)

5.2.2.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 3 : Inventory asset ilmu

i) Mengenalpasti, membuat pencarian, mendapatkan, mengumpul
dan menguruskan aset ilmu staf UMK dan melaksanakan proses
pendigitalan, pengemaskinian, serta memuat naik dan menyemak
aset ilmu staf UMK dalam sistem pengurusan ilmu

Bil TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB
YANG ADA UNDANG,PERATURAN

HUBUNGAN/DIRUJUK DNA PUNCA KUASA

1 KP Mengarahkan pegawai

2 SEMUA Hantar borang senarai aset

PEMILIK ilmu kepada pemilik

ASET ILMU,

PEN

PUST/S29

3 PEN PUST Terima softcopy dan buat

/S29 pendigitalan bagi hardcopy

asset ilmu yang diterima

4 PEN PUST Semak folder pemilik dalam
/S29 sistem pengurusan ilmu

5 PEN PUST Buat folder untuk individu,
/S29 jabatan atau fakulti yang

baharu

6 PEN PUST Simpan atau upload aset
/S29 ilmu dalam folder pemilik

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

PROSES KERJA
Aktiviti 3 : MERANCANG DAN MEMANTAU SISTEM PEMUSAKAAN
ILMU (KNOWLEDGE MANAGEMENT & CORPORATE MEMORY) DAN

HARTA INTELEK UNIVERSITI BAGI MELINDUNGI KHAZANAH
UNIVERSITI
(UMK/PPI-03)

5.2.2.2 CARTA ALIR

AKTIVITI 3 : Inventori aset ilmu

i) Mengenalpasti, membuat pencarian, mendapatkan, mengumpul dan
menguruskan aset ilmu staf UMK dan melaksanakan proses pendigitalan,
pengemaskinian, serta memuat naik dan menyemak aset ilmu staf UMK
dalam sistem pengurusan ilmu

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

PROSES KERJA
Aktiviti 3 : MERANCANG DAN MEMANTAU SISTEM PEMUSAKAAN
ILMU (KNOWLEDGE MANAGEMENT & CORPORATE MEMORY) DAN

HARTA INTELEK UNIVERSITI BAGI MELINDUNGI KHAZANAH
UNIVERSITI
(UMK/PPI-03)

5.2.2.3 SENARAI SEMAK

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1 /
2 Mengarahkan pegawai
3
Hantar borang senarai aset
4 ilmu kepada pemilik
5 Terima softcopy dan buat
pendigitalan bagi hardcopy asset
6 ilmu yang diterima
Semak folder pemilik dalam
sistem pengurusan ilmu
Buat folder untuk individu,
jabatan atau fakulti yang
baharu
Simpan atau upload aset ilmu
dalam folder pemilik

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

PROSES KERJA
Aktiviti 3 : MERANCANG DAN MEMANTAU SISTEM PEMUSAKAAN
ILMU (KNOWLEDGE MANAGEMENT & CORPORATE MEMORY) DAN

HARTA INTELEK UNIVERSITI BAGI MELINDUNGI KHAZANAH
UNIVERSITI
(UMK/PPI-03)

5.2.2.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 3 : Sejarah lisan
ii) Menyelaras, merancang dn melaksanakan proses bagi
mendapatkan pengetahuan tacit daripada tokoh atau staf UMK
melalui projek sejarah lisan

Bil TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-
JAWAB YANG ADA UNDANG,PERATURAN
Kenalpasti tokoh atau HUBUNGAN/DIRUJUK DAN PUNCA KUASA
1 KP individu yang ingin
TKP,PEN.PUST ditemubual
Hantar surat
2 PEN PUST /S29 permohonan temubual
Draf dan hantar soalan
3 PEN PUST /S29 temubual
Merakam video
4 PEN PUST /S29 temubual
Semak transkripsi
5 PEN PUST /S29 hasil temubual
Pengesahan dan
6 KP kelulusan transkripsi
Simpan atau upload
7 PEN PUST /S29 transkripsi hasil
temubual ke dalam
system