JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK BAHAGIAN & TAJUK MUKASURAT BAB 1 : PENGENALAN DAN LATAR BELAKANG KUMPULAN 1.1 Penubuhan dan Latar Belakang Kumpulan 1 - 3 BAB 2 : PEMILIHAN ISU / MASALAH YANG HENDAK DISELESAIKAN 2.1 Kesesuaian Dasar 2.2 Sasaran dan Pelan Tindakan 4 - 5 6 - 7 BAB 3 : PENGENALPASTIAN STATUS SEMASA DAN ANALISIS 3.1 Keadaan Fakta dan Data 3.2 Analisis Sebab dan Akibat 3.3 Kesesuaian Alat dan Teknik 8 - 13 14 - 18 19 - 23 BAB 4 : RUMUSAN SOLUSI & PENGHASILAN PROJEK 4.1 Teknik Penjanaan Idea (Prototaip) 4.2 Tahap Kualiti Serta Verifikasi 4.3 Pelaksanaan Solusi 24 - 30 31 - 32 33 BAB 5 : PENGESAHAN KEBERKESANAN & KEBERHASILAN 5.1 Keberhasilan (Outcome) Berdasarkan Fakta / Data 5.2 Testimoni 34 - 36 37 - 38 BAB 6 : KELESTARIAN / PENYERAGAMAN & REPLIKASI 6.1 Langkah Kawalan dan Perlindungan Harta Intelek 6.2 Penyeragaman dan Replikasi 39 40 BAB 7 : PEMERKASAAN BUDAYA INOVASI JABATAN 7.1 Pengukuhan Budaya Inovasi 7.2 Pembangunan Kompetensi 7.3 Persembahan Pengurusan 41 42 – 45 46
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK i Pengenalan Dokumentasi Gaji merupakan salah satu “core business” bagi Jabatan Akauntan Negara Malaysia. Dalam menyediakan dokumentasi ini, pegawai di Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah menyediakan dua (2) dokumentasi gaji yang berbeza iaitu Borang Perubahan Gaji (SG20) dan Penyata Perubahan Gaji (Kew.8). SG20 dan Kew.8 merupakan satu dokumentasi gaji yang wajib disediakan setiap kali berlakunya perubahan pada gaji setiap penjawat awam di Malaysia. Kelemahan dalam menyediakan dokumentasi ini boleh memberi impak yang sangat besar kepada aliran kewangan Negara. Analisis Analisis yang dilakukan oleh Kumpulan MY-13 2.0 mendapati penyediaan kedua-dua dokumentasi ini mengambil masa yang panjang. Proses kerja yang kurang komprehensif dan tiada mekanisme penyediaan dan pemantauan yang efektif merupakan punca permasalahan yang terjadi di peringkat PTJ. Selain itu, proses kerja yang kurang sistematik serta tiada satu platform yang seragam juga menyumbang kepada permasalahan yang dihadapi oleh pihak PTJ dalam menyediakan dokumentasi ini. Kajian Data Berdasarkan kajian yang dilakukan terhadap Satu (1) Pejabat Perakaunan Negeri dan tujuh (7) Pejabat Perakauanan Cawangan serta 41 responden dari pelbagai Jabatan / Agensi mendapati 48.8% mengambil masa lebih dari 10 minit dalam menyediakan Penyata Perubahan Gaji (Kew.8) dan 51.2% responden menyatakan bahawa tempoh bagi menyediakan Borang Perubahan Gaji (SG20) mengambil masa 10 minit. Secara keseluruhan, kedua-dua dokumen ini memerlukan masa 20 minit untuk disediakan bagi setiap pegawai. Inovasi Berpandukan kepada objektif dalam mempertingkatkan sistem pengurusan perakaunan dan kewangan agensi kerajaan serta mempercepatkan proses penyediaan dokumentasi ini, MY13 2.0 telah menghasilkan inovasi penambahbaikan proses kerja dan membangunkan sistem yang dikenali sebagai SISTEM EZKEW. Sistem EZKEW merupakan satu sistem yang memudahkan PTJ dalam menyediakan SG20 dan Kew.8 secara automatik serta menjadi satu platform yang khusus untuk penyediaan dokumentasi gaji ini. Implikasi dan Outcome Sekiranya Sistem EZKEW ini tidak dibangunkan, ia akan memberi impak yang sangat besar kepada Pegawai Awam sebagai penerima emolumen dan juga penyedia kepada dokumentasi ini. Selain itu, tanpa pengurusan emolumen yang baik akan menjejaskan nama baik Jabatan sebagai satu agensi yang memberi khidmat nasihat dalam pengurusan dokumentasi gaji. Tanpa pengurusan yang telus, kelemahan menyediakan pengiraan gaji akan memberi impak kepada aliran tunai kewangan Negara. Maka, dengan adanya Sistem EZKEW ini, ianya memberi outcome yang ketara pada penjimatan kos, pengurangan masa, proses, peningkatan produktiviti dan kualiti penyampaian.
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK
1.1 PENGENALAN KUMPULAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 1 Ahli Kumpulan Mohd Reduan Bin Aini (Ketua Kumpulan) Penolong Akauntan W29 Erica Barnabas (Penolong Ketua Kumpulan) Penolong Akauntan W29 Precellia Mojiun Akauntan WA44 Daniel Ding Penolong Akauntan W29 Walter Anak Benjamin Penolong Pegawai Teknologi Maklumat FA29 Nurhaya Bt Edin Pen.Akauntan W29 Norazelin Bt Zaidi Pembantu Akauntan W26 Norfariza Bt Aslan Pembantu Akauntan W19 NAMA KUMPULAN [MY-13] NAMA AGENSI JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK TARIKH PENUBUHAN 17.01.2017 TARIKH LANTIKAN BAHARU 11.08.2022 PENCAPAIAN KUMPULAN 2017 2018 2021 2022 Peringkat Ibupejabat i-Nazir (Saguhati) i-Nazir Peringkat Ibupejabat Rubrik Pemarkahan EKSA DIY (Saguhati) Peringkat Kerajaan Persekutuan Templat Pemarkahan EKSA DIY (Top 5) SCSICA SCSICA
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 2 NAMA AHLI KEMAJUAN KEGIATAN AHLI SEBELUM Precillia Binti Mojiun (Ketua Pegawai Dokumentasi) Akauntan WA44 Erica Barnabas (Penolong Ketua Kumpulan) Penolong Akauntan W29 Daniel Ding (Pegawai Data) Penolong Akauntan W29 Walter Anak Benjamin (Ketua Pegawai ICT) Penolong Pegawai Teknologi Maklumat F29 Siti Nurhaya Binti Edin (Pegawai ICT) Penolong Akauntan W29 Norazelin Binti Zaidi (Pegawai Dokumentasi) Pembantu Akauntan W26 Norfariza Binti Aslan (Pegawai ICT) Pembantu Akauntan W19 Ska;a : 1 - 2 Sangat Lemah 3 – 4 : Lemah 5 – 6 : Sederhana 7 – 8 : Baik 9-10 : Sangat Baik Mohd. Reduan Bin Aini (Ketua Kumpulan) Penolong Akauntan W29
1.2 PENGENALAN JABATAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 3 VISI Sebagai Peneraju Terbilang dalam Perakaunan Kewangan dan Perakaunan Pengurusan Sektor Awam MISI Mengukuhkan Pengurusan Kewangan Sektor Awam secara berhemat dengan dasar yang progresif dan sistem perakaunan yang efisien menerusi kakitangan profesional dan kolaborasi strategik. OBJEKTIF JABATAN 1. Mempertingkatkan akauntabiliti dan ketelusan pengurusan perakaunan dan kewangan Kerajaan Persekutuan. 2. Mempertingkatkan sistem pengurusan perakaunan dan kewangan agensi kerajaan. 3. Membantu kerajaan dalam membuat keputusan yang berkesan. 4. Membangun dan melaksanakan sistem pengurusan sumber manusia bagi perkhidmatan perakaunan. 5. Mempertingkatkan penguatkuasaan Akta Wang Tak Dituntut 1965. 1.3 SOKONGAN PENGURUSAN TERTINGGI Kumpulan MY13 telah mendapat kelulusan daripada pihak pengurusan tertinggi JANM Negeri Sarawak untuk melaksanakan projek yang telah dipilih. Surat Kelulusan Penyertaan KIK (Lampiran A1) Pn. Gloria Angela James Noah Pengarah Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri Sarawak Nota : GAJI merupakan satu ”Core” utama Jabatan. Bagi menyokong Misi dan Objektif Jabatan iaitu dengan mempertingkatkan akauntabiliti dan ketelusan pengurusan kewangan serta menyediakan satu sistem perakaunan yang lebih efisen maka satu Platform EZKEW ini dibangunkan oleh Ahli Kumpulan MY-13.
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK
2.1.1 SEJAJAR DENGAN AGENDA DAN MATLAMAT JABATAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 4 Rajah 1 : Perutusan Akauntan Negara Malaysia, Pelan Strategik JANM 2019 - 2023 JANM komited dalam menyediakan penyampaian perkhidmatan yang terbaik serta tepat melalui pelaksanaan strategi dan program yang telah dikenal pasti. Usaha berterusan sentiasa dibuat dalam menambah baik prestasi dan mutu kerja serta pencapaian petunjuk prestasi utama (KPI) yang telah ditetapkan dalam Pelan Strategik JANM 2019-2023 Petikan Perutusan Akauntan Negara Malaysia. 2.1 KESESUAIAN DENGAN DASAR KERAJAAN DAN PEMEGANG TARUH 2.1.2 SEJAJAR DENGAN AGENDA DAN MATLAMAT KERAJAAN NEGERI (PDCS 2030) Perancangan Kerajaan Negeri Sarawak 2030 : Improve work effiency, enhance productivity via Digital Innovations Premier Sarawak YAB Datuk Patinggi Tan Sri (Dr) Abang Haji Abdul Rahman Zohari Bin Tun Datuk Abang Haji Openg
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 5 2.1.3 SEJAJAR DENGAN AGENDA DAN MATLAMAT NASIONAL Rajah 3 : Dasar Revolusi Industri 4.0 Rajah 2 : Enam Tonggak Dasar Pembangunan Madani 4 Teras Dasar Revolusi Perindustrian 4R 1. Melengkapkan rakyat dengan pengetahuan dan set kemahiran berkaitan 4R 2. Membentuk Negara yang mempunyai kesalinghubung an melalui pembangunan infrastruktur digital 3. Menyediakan peraturan yang sesuai dengan keperluan masa hadapan supaya fleksibel terhadap perubahan teknologi 4. Mempercepat inovasi dan penerimagunaa n teknologi 4R Daya Cipta Mengandungi beberapa konotasi antaranya pembaharuan, reka cipta dan reka baru.
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 6 2.2 PELAN PELAKSANAAN (PDCA) • Penubuhan Kumpulan • Mengenalpasti Projek • Pelan Tindakan Pembahagian Tugas • Penjelasan dan Penetapan Sasaran • Pengumpulan Data dan Analisa • Cadangan Penyelesaian • Pembangunan Prototaip • Pelan Tindakan Ujicuba 1 • Penambahbaikan Prototaip • Penambahbaikan Prototaip • Pelan Tindakan Ujicuba 2 • Prototaip Akhir • Perlaksanaan Ujicuba 3 • Kumpul Data • Penilaian dan Analisa • Pemantauan Projek • Tindakan Penyeragaman • Tindakan Susulan • Impak Kajian PLAN DO CHECK ACT
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 7 2.2.1 CARTA PERBATUAN Jadual 1 : Pelan Pelaksanaan (PDCA) Kumpulan Inovasi dan Kreatif seperti pada Lampiran A2
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK
PROSES PENYEDIAAN DOKUMENTASI GAJI YANG KURANG EFISYEN Kuantan: Dua penolong akauntan di pejabat Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM) Raub didakwa di Mahkamah Sesyen di sini, hari ini atas tuduhan melakukan pecah amanah membabitkan RM74,000. Bagaimanapun, tertuduh, Tengku Asraf Shah Tengku Yahya dan Zuraini Abdul Rahim @ Abdul Rahman, masing-masing berumur 39 tahun mengaku tidak bersalah terhadap pertuduhan itu yang dibacakan di hadapan Hakim Datuk Ahmad Zamzani Mohd Zain. Mengikut pertuduhan utama, mereka didakwa secara bersama sebagai penjawat awam yang diamanahkan dengan penguasaan harta iaitu wang dalam akaun pejabat JKM Raub, telah dengan niat melakukan pecah amanah berkaitan harta tersebut berjumlah RM74,000. Perbuatan dilakukan di pejabat JKM Raub antara 22 Jun 2020 hingga 18 Februari 2021, yang jadi kesalahan mengikut Seksyen 409 Kanun Keseksaan dan dibaca bersama Seksyen 34 kanun sama yang membawa hukuman penjara selama tempoh tidak kurang dua tahun dan tidak lebih 20 tahun, serta dengan sebatan dan denda, jika sabit bersalah. Kedua-dua tertuduh turut ditawar pertuduhan pilihan mengikut Seksyen 403 Kanun Keseksaan dan dibaca bersama Seksyen 34 kanun sama, yang sabit kesalahan boleh dipenjara tidak kurang enam bulan dan tidak lebih lima tahun dan dengan sebat dan denda. Sumber: Metro Harian bertarikh 12 Januari 2022 (https://www.hmetro.com.my/mutakhir/2022/01/799541/penolong-akauntan-jkm-didakwapecah-amanah-metrotv) JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 8 3.1 PERNYATAAN MASALAH YANG DIPILIH
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 9 3.1.1 KEADAAN FAKTA DAN DATA Rajah 4 : Data dan maklumat daripada Pejabat Perakaunan di seluruh Negeri Sarawak Satu kajian telah dilakukan terhadap Pengurusan Emolumen (Gaji) yang dilakukan di Pejabat Pusat Tanggungjawab (PTJ) dibawah seliaan Pejabat Perakaunan Negeri serta 7 cawangan yang berada di Sarawak. Maklumat diperolehi melalui sesi temubual semasa Kursus Pengurusan Emolumen di JANM Negeri Sarawak serta penjanaan data dari Sistem SAP. Kajian ini merangkumi Proses Pengiraan Gaji, Jumlah Penjawat Awam aktif, jumlah pembayaran emolumen, jumlah pergerakkan gaji tahunan serta bilangan MyStep yang terdapat di Negeri Sarawak. 8 Pejabat Perakaunan di Negeri Sarawak: Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Negeri Sarawak Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Cawangan ~ Sri Aman ~ Sarikei ~ Sibu ~ Kapit ~ Bintulu ~ Miri ~ Limbang
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 10 3.1.2 JUMLAH PENJAWAT AWAM AKTIF EMOLUMEN SELURUH NEGERI SARAWAK JANMC Bilangan Penjawat Awam Aktif Di Emolumen Jumlah Emolumen (RM) JANM Negeri Sarawak 43,028 203,061,635.23 JANM Sri Aman 8,697 50,862,023.30 JANM Sarikei 6,508 28,735,070.17 JANM Sibu 14,480 65,819,061.68 JANM Kapit 3,318 13,403,578.74 JANM Bintulu 6,485 27,428,693.94 JANM Miri 11,096 55,389,872.16 JANM Limbang 3,915 20,865,735.07 BULANAN 97,527 Orang 465,565,670.29 SETAHUN - 5,586,788,043.48 Jadual 2 : Data Jumlah Penjawat Awam Aktif Emolumen Seluruh Negeri Sarawak Data ini diperlukan bagi tujuan analisis terhadap jumlah Kew.8 dan SG20 yang dikeluarkan sepanjang tahun 2023. Dengan jumlah Emolumen melebihi RM5,586,788,043.48 bagi Penjawat Awam Tetap Persekutuan di Sarawak. Kelemahan dalam mentadbir urus emolumen ini akan memberi impak yang sangat besar kepada aliran tunai kewangan Negara.
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 3.1.3 JUMLAH MYSTEP AKTIF EMOLUMEN SELURUH NEGERI SARAWAK JANM Bilangan MyStep (Kew.8 & SG20) Jumlah Emolumen MyStep (RM) JANM Negeri Sarawak 762 1,168,574.86 JANM Sri Aman 30 56,400.00 JANM Sarikei 15 23,997.54 JANM Sibu 51 87,049.37 JANM Kapit 18 31,473.00 JANM Bintulu 52 42,559.83 JANM Miri 48 94,618.65 JANM Limbang 16 13,359.05 BULANAN 992 1,518,032.30 SETAHUN 11,704 18,216,387.60 Jadual 3 : Data Jumlah MyStep Aktif Emolumen Seluruh Negeri Sarawak Hasil mendapati sebanyak 11,704 Kew.8 dan SG20 yang perlu dikeluarkan pada Tahun 2023 dengan pengurusan emolumen sebanyak RM18,216,387.60 11
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 3.1.4 JUMLAH KENAIKAN GAJI TAHUNAN SELURUH NEGERI SARAWAK JANMC Bilangan KGT Penjawat Awam JUMLAH Januari 2022 April 2022 Julai 2022 (Orang) Oktober 2022 JANM Negeri Sarawak 12,610 7,040 10,601 10,946 41,197 JANM Sri Aman 2,651 1,446 2,169 2,408 8,674 JANM Sarikei 2,097 1,068 1,580 1,746 6,491 JANM Sibu 4,592 2,502 3,555 3,794 14,443 JANM Kapit 1,040 707 747 796 3,290 JANM Bintulu 2,115 1,262 1,469 1,603 6,449 JANM Miri 3,538 2,005 2,646 2,821 11,010 JANM Limbang 1,224 742 923 1,001 3,890 JUMLAH 29,867 Orang 16,772 Orang 23,690 Orang 25,115 Orang 95,444 Jadual 4 : Data Jumlah Kenaikan Gaji Tahunan Seluruh Negeri Sarawak Data ini menunjukkan jumlah SG20 dan Kew.8 yang perlu dikeluarkan oleh PTJ mengikut pada bulan kenaikkan gaji tahunan penjawat awam iaitu pada setiap bulan Januari, April, Julai dan Oktober. Dengan jumlah sebanyak 95,444 perubahan gaji ini memberi impak yang sangat besar terhadap pengurusan emolumen sekiranya pegawai yang menyediakan serta meluluskan perubahan gaji ini kurang mahir dalam menyediakan dokumentasi ini dimana ianya akan memberi impak yang sangat besar kepada Kewangan Negara. 12
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK JANMC Bilangan Pegawai Bersara (Orang) JANM Negeri Sarawak 510 JANM Sri Aman 197 JANM Sarikei 672 JANM Sibu 830 JANM Kapit 61 JANM Bintulu 191 JANM Miri 358 JANM Limbang 102 JUMLAH 2,921 3.1.5 JUMLAH PENJAWAT AWAM BERSARA SELURUH NEGERI SARAWAK Jadual 5 : Data Jumlah Penjawat Awam Bersara Seluruh Negeri Sarawak Dengan mengambilkira maklumat pada bulan Mac 2023, terdapat 2,921 orang penjawat awam persekutuan di Negeri Sarawak bakal bersara. Oleh itu, berlakunya pertambahan dalam penyediaan dokumentasi SG20 dan Kew.8 kerana setiap persaraan akan memberi kesan kepada perubahan gaji pegawai tersebut. SG20 perlu disediakan bagi menamatkan pembayaran gaji pegawai yang bersara. 13
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 3.2.1 HASIL KAJIAN TEMPOH MASA PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN GAJI (KEW.8) DAN BORANG PERUBAHAN GAJI (SG20) Kajian telah dilakukan terhadap Pusat TanggungJawab (PTJ) seluruh Negeri Sarawak. Sebanyak 41 orang responden daripada pelbagai jabatan / agensi. Tempoh masa penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Kew.8) adalah mengambil masa 10 minit. Ini dibuktikan dengan hasil kajian yang dilakukan mendapati sebanyak 48.8% iaitu 20 PTJ menyatakan bahawa tempoh masa bagi penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Kew.8) mengambil masa selama 10 minit dan sebanyak 51.2% iaitu 21 PTJ menyatakan bahawa tempoh masa bagi penyediaan Borang Perubahan Gaji (SG20) mengambil masa selama 10 minit. Rajah 5 : Tempoh masa penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Kew.8) Rajah 6 : Tempoh masa penyediaan Borang Perubahan Gaji (SG20) 3.2 ANALISIS SEBAB DAN AKIBAT 14
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 3.2.2 CARTA ALIR KERJA PENGURUSAN EMOLUMEN Tanggungjawab MULA Proses Kerja Tempoh Masa TAMAT PEMBETULAN PEMBETULAN TIDAK TIDAK YA YA Penyata Perubahan Gaji (Kew.8) berserta dokumen sokongan Cop Terima Semak Ketepatan LENGKAP Sediakan Penyata Pengiraan, Borang Perubahan Gaji (SG20) dan dokumen Pegawai Penyelia semak dan sahkan LENGKAP Kunci masuk data gaji SG20 di HCP SAP Failkan Semak payroll master listing 1 – 5 hari Pembantu Tadbir Kewangan / Pembantu Akauntan Pembantu Tadbir Kewangan / Pembantu Akauntan / Penolong Akauntan Pembantu Tadbir Kewangan / Pembantu Akauntan / Penolong Akauntan Pembantu Tadbir Kewangan / Pembantu Akauntan Penolong Akauntan Kanan / Penolong Pengarah Pembantu Tadbir Kewangan / Pembantu Akauntan Pembantu Tadbir Kewangan / Pembantu Akauntan Pembantu Tadbir Kewangan / Pembantu Akauntan 15
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK Berdasarkan carta alir kerja pengurusan gaji, kedua-dua dokumentasi tersebut mengambil masa selama 20 minit bagi seorang pegawai. Secara keseluruhan sebanyak 2,247,040 Minit diperlukan dalam menyediakan dokumentasi ini bagi penjawat awam di seluruh Negeri Sarawak. 3.2.3 RAJAH ISHIKAWA 1 Punca masalah telah dianalisa menggunakan Rajah Ishikawa berdasarkan factor PERSEKITARAN, KAEDAH, PENGUKURAN, SUMBER MANUSIA, PERALATAN dan BAHAN. Hasil daripada analisa, 17 punca masalah telah dikenalpasti. BILANGAN KEW.8 & SG20 MASA JUMLAH 97,527 Orang (Pegawai Aktif) 20 Minit 1,950,540 Minit 11,904 Orang (Pegawai MyStep) 20 Minit 238,080 Minit 2,921 Orang (Pegawai Bersara) 20 Minit 58,420 Minit JUMLAH KESELURUHAN 2,247,040 MINIT 16
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 3.2.4 ANALISIS SMART NO PUNCA MASALAH S M A R T KEPUTUSAN 1 Kurang pegawai kewangan DITERIMA 2 Liputan akses internet terhad DITOLAK 3 Menggunakan platform berbeza DITERIMA 4 Penyediaan secara manual DITERIMA 5 Proses kerja berulang DITOLAK 6 Tiada SOP tetap DITOLAK 7 Tempoh masa yang lama DITERIMA 8 Pengiraan secara manual DITERIMA 9 Output kurang tepat DITOLAK 10 Pekerja tidak mahir DITERIMA 11 Pekerja kurang berpengetahuan DITERIMA 12 Pekerja tidak peka DITOLAK 13 Berkerja secara sambil lewa DITOLAK 14 Kumputer lembab DITERIMA 15 Perisian computer yang terhad DITOLAK 16 Perisian yang mahal DITERIMA 17 Pembekal adalah agensi luar DITOLAK X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / Kesemua 17 punca masalah telah dianalisa menggunakan kaedah SMART. Daripada 17 punca tersebut, 9 punca masalah telah ditolak dan 8 punca masalah telah diterima. 17
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 3.2.5 RAJAH ISHIKAWA 2 No. Punca Paling Mungkin Kekerapan Kekerapan Terkumpul Peratusan Peratusan Terkumpul 1 Tempoh masa yang lama 40 40 21.39% 21.39% 2 Pengiraan secara manual 38 78 20.32% 41.71% 3 Menggunakan platform berbeza 36 114 19.25% 60.96% 4 Penyediaan secara manual 36 150 19.25% 80.21% 5 Kurang pengetahuan 12 162 6.42% 86.63% 6 Tidak mahir 12 174 6.42% 93.05% 7 Komputer lembab 10 184 5.35% 98.40% 8 Perisian lain yang mahal 3 187 1.60% 100% JUMLAH 187 100% 3.2.5 JADUAL KEKERAPAN SEBELUM Jadual 6 : Jadual kekerapan berdasarkan 41 responden dari PTJ pada Rajah Ishikawa 2 18
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 3.3 ALAT DAN TEKNIK ANALISIS LANGKAH 1 BRAINSTORMING LANGKAH 2 FORCE RANGKING LANGKAH 3 ANALISIS SMART 19
BIL ISU / MASALAH NAMA PENCADANG 1 E Kalendar – Permasalahan aktiviti bertindih Puan Precillia binti Mojiun 2 Jadual Naziran – secara manual Puan Precillia binti Mojiun 3 Masalah penggunaan pemandu / kenderaan jabatan – manual Cik Analiza binti Assim 4 Susah berhubung dengan PTJ – maklumat PTJ secara detail Cik Erica binti Barnabas 5 Sukar berhubung dengan Pegawai AG Cik Erica binti Barnabas 6 Masalah rekod pertanyaan dari PTJ Cik Erica binti Barnabas 7 Masalah mengetahui pekeliling atau dasar baharu Cik Erica binti Barnabas 8 STH dalam sistem igfmas bercampur aduk dengan baucar2 lain Puan Alwani Izzati binti Abdullah 9 Epoket Audit Encik Mohd.Reduan bin Aini 10 Masalah semakan asset di PTJ Encik Daniel Ding 11 Penyediaan dokumentasi gaji secara manual. Kunci masuk data dan pengiraan secara auto Encik Walter anak Benjamin 12 Masalah booking bilik mesyuarat / latihan / kenderaan / makmal Encik Walter anak Benjamin 13 Masalah mencari fail Puan Norfariza binti Aslan 14 Masalah membaca barcode aset Cik Erica binti Barnabas 15 Permasalah manual kerja gaji Cik Erica binti Barnabas 16 Sukar mengenalpasti infotype gaji / maklumat dlm SQ01 Puan Brenda Marajan 17 Sukar memaklumkan pembayaran balik hasil kepada PTJ Puan Siti nurhaya binti Edin 18 Sijil pengesahan baki Puan Siti nurhaya binti edin JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 3.3.1 BRAINSTROMING Jadual 7 : Isu dan masalah yang dikenalpasti menggunakan Kaedah Brainstorming 20
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 3.3.2 FORCE RANGKING Jadual 8 : Isu dan masalah yang disenarai pendek menggunakan Analisis Force Rangking 0 1 2 0 4 0 0 1 1 0 0 1 0 4 6 5 0 0 0 0 2 1 1 2 0 2 2 3 1 1 1 0 2 0 2 0 0 0 0 3 4 3 0 2 3 1 1 4 1 2 0 1 1 0 1 0 2 1 4 0 4 0 6 2 4 3 3 6 3 5 1 1 1 5 4 3 2 5 1 0 0 0 1 0 0 0 0 1 3 0 0 0 2 4 3 5 0 1 2 3 4 5 6 7 ISU / PERMASALAHAN E-KALENDAR : PERMASALAHAN AKTIVITI … MASALAH PENGGUNAAN PEMANDU / … KESUKARAN BERHUBUNG DENGAN … MASALAH MENGETAHUI PEKELILING ATAU … EPOKET AUDIT PENYEDIAAN DOKUMENTASI GAJI SECARA … MASALAH MENCARI FAIL PERMASALAHAN MANUAL KERJA GAJI SUKAR MEMAKLUMKAN PEMBAYARAN … PEMILIHAN ISU / PERMASALAHAN 21
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 3.3.3 ANALISIS SMART PENERIMA GAJI / PENJAWAT AWAM JABATAN NEGARA Pegiraan Kurang : Penerima emolumen akan mengalami kerugian dalam menerima emolumen yang sepatutnya. Pengiraan Terlebih : Lebihan bayaran emolumen akan memberi kesan terhadap penerimaan ganjaran semasa persaraan Bagi penyedia emolumen boleh dikenakan tindakan tatatertib sekiranya berlaku kesilapan dalam penyediaan dokumentasi gaji Memberi kesan yang negatif dan menjejaskan imej serta kredibiliti Jabatan sebagai satu Jabatan yang mengutamakan ketelusan dalam pengurusan perakaunan dan kewangan kerajaan dengan membekalkan satu sistem perakaunan yang efisien. Penyalahgunaan emolumen boleh menyebabkan Negara menanggung kerugian yang tinggi. Pengurusan kewangan yang kurang mampan boleh mencemar imej Negara di mata dunia. Dengan kurangnya keyakinan para pelabur asing terhadap pengurusan kewangan Negara akan memberi kesan terhadap ekonomi Negara keseluruhan nya. 3.4 IMPLIKASI JIKA TIDAK DI ATASI 22
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 3.3.4 RAJAH PARETO SASARAN PENGURANGAN SEBANYAK 80% IAITU 7 MASALAH PALING MUNGKIN Rajah 7 : Rajah Pareto bagi menetapkan sasaran projek PROSES PENYEDIAAN DOKUMENTASI GAJI YANG KURANG EFISIEN 23
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 4.1 DESIGN THINKING 4.1.1 EMPATI 4.1.2 TAKRIFAN Susulan daripada Kursus Pengurusan Emolumen di JANM Negeri Sarawak, terdapat aduan mengenai proses penyediaan dokumentasi gaji yang mengambil tempoh masa yang lama dan tiada platform yang memudahkan bagi proses penyediaan tersebut. Soal selidik dilakukan dan hasil soal selidik direkod serta dikunci masuk menggunakan Google Form. Rajah 8 : Data dan maklumat daripada 41 responden Pusat Tanggungjawab (PTJ) Rajah 9 : Takrif dengan menggunakan teknik 5W1H 24
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 4.1.3 PENJANAAN IDEA Lakaran idea bagi menghasilkan satu sistem pengiraan gaji Homepage Sistem Muka SG20 Muka KEW.8 *SG20 dikeluarkan setiap kali berlakunya *KEW.8 dikeluarkan setiap kali berlakunya perubahan pada gaji kakitangan Berikut adalah statistik data dari Laporan Tahunan Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia (SKMM) bagi Tahun 2022. Didapati 93% aduan adalah berkaitan dengan rangkaian telekomunikasi. Ini membuktikan insfratruktur telekomunikasi di Malaysia masih belum pada tahap yang stabil. Oleh itu, MY-13 memutuskan agar membangunkan satu sistem yang boleh di akses secara offline. 25
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 4.1.3 PENJANAAN IDEA 4.1.4 NBOS ERRC Rajah 10 : Konsep ERRC Strategi Lautan Biru NBOS • Produktiviti • Kualiti • Keboleh bergantungan • Sistem Pengiraan Gaji secara Automatik • Penjanaan SG20 dan KEW.8 secara automatik • Kos • Masa • Proses kerja • Kaedah Pengiraan Manual ELIMINATE REDUCE CREATE RAISE 26
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 4.1.4 PROTOTAIP Prototaip 1.0 dikeluarkan pada 23 September 2022 dengan mengambil kira penyediaan bagi Borang Perubahan Gaji (SG20) sahaja. 4.1.4.1 PROTOTAIP 1.0 Prototaip 2.0 dikeluarkan pada 28 Oktober 2022 dengan mengambil kira penyediaan bagi Penyata Perubahan Gaji (Kew.8), Borang Perubahan Gaji (SG20) dan Penyata Pengiraan yang dapat dijana secara automatik. 4.1.4.2 PROTOTAIP 2.0 Rajah 11 : Interface Prototaip 1.0 Rajah 12 : Interface Prototaip 2.0 27
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 4.1.4.2 PROTOTAIP 3.0 Prototaip 3.0 dikeluarkan pada 06 Februari 2023. Prototaip ini mempunyai ciri keselamatan iaitu mempunyai pengguna dan katalaluan untuk akses sistem tersebut. Sistem dibangunkan mengguna Visual Basic Advance (VBA) dimana ia selamat dan terkawal dari segi maklumat dan data. Ini kerana hanya Pentadbir Sistem sahaja yang boleh mewujudkan pengguna bagi sesebuah organisasi. Rajah 13 : Interface Prototaip 3.0 iaitu Sistem EZKEW Rajah 14 : Menu utama Prototaip 3.0 iaitu Sistem EZKEW Menu utama pada Sistem EZKEW terdapat beberapa sub modul iaitu manual pengguna, daftar pengguna, hubungi pentadbir sistem, penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Kew.8), penyediaan Borang Perubahan Gaji (SG20), Penyata Kiraan, kunci masuk data pegawai dan menjana laporan yang berkaitan. 28
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 4.1.4.2 PROTOTAIP 3.0 Pentadbir sistem mendaftar pengguna baharu supaya pengguna baharu dapat akses Sistem EZKEW. Ini merupakan kawalan keselamatan yang ada pada sistem ini iaitu hanya pengguna yang dilantik sahaja akan diwujudkan peranan dan dibenarkan untuk akses sistem ini. Rajah 15 : Interface sub modul Daftar Pengguna Rajah 16 : Interface sub modul daftar data pegawai Sebelum penyediaan dokumentasi gaji, pengguna harus mewujudkan data pegawai secara one off. Ini kerana penyediaan dokumentasi akan menjana maklumat pegawai secara automatik dengan menggunakan no.gaji pegawai. Ini memudahkan dan menjimatkan masa untuk kunci masuk data-data pegawai secara berulang. 29
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 4.1.4.2 PROTOTAIP 3.0 Pengguna akan menyediakan dokumentasi Penyata Perubahan Gaji (Kew.8) pada sub modul tersebut. Kolum yang dim merupakan data dijana secara automatik apabila no.gaji dikunci masuk. Rajah 17 : Interface sub modul Penyata Perubahan Gaji (Kew.8) Rajah 18 : Interface sub modul Borang Perubahan Gaji (SG20) Pengguna akan menyediakan dokumentasi Borang Perubahan Gaji (SG20) pada sub modul tersebut. Kolum yang dim merupakan data dijana secara automatik apabila no.gaji dikunci masuk. Selain itu juga, penyediaan SG20 akan intergrasi secara auto ke Penyata Kiraan dan laporan. Penyata Kiraan dan laporan akan disediakan secara auto dengan tekan butang cetak. 30
4.2 TAHAP KUALITI / VERIFIKASI SERTA UJICUBA JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK Uji Cuba 1 : Kastam Diraja Malaysia, Sarikei Uji Cuba 2 : Jabatan Insolvensi Negeri Sarawak Uji Cuba 3 : Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Negeri Sarawak Surat makluman Uji Cuba kepada PTJ Pilot Project 31
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 4.2.1 PERBANDINGAN PROTOTAIP BIL PERKARA PROTOTAIP 1.0 PROTOTAIP 2.0 SISTEM EZKEW 1 Penyediaan Borang Perubahan Gaji (SG20) 2 Penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Kew.8) 3 Penyata Kiraan secara automatik 4 Katalaluan untuk akses sistem 5 Manual pengguna di Menu Utama 6 Daftar pengguna sistem 7 Daftar data pegawai bagi menjana secara automatik maklumat pegawai menggunakan no.gaji 8 Jana laporan rekod penyediaan dokumentasi 9 Memerlukan komputer berkapasiti tinggi 10 Memerlukan capaian internet 12 Boleh digunakan oleh pelbagai versi windows 32 PROTOTAIP 1.0 PROTOTAIP 2.0 SISTEM EZKEW
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 4.3 PELAKSANAAN SOLUSI PROJEK 33
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 5.1 PENCAPAIAN (OUTCOME) DAN PEMBUKTIAN PENGURANGAN / PENINGKATAN KOS MASA PROSES PRODUKTIVITI KUALITI Perincian seperti pada Lampiran A3, Lampiran A4, Lampiran A5 , Lampiran A6, Lampiran A7 dan Lampiran A8 100% 70% 40% 70% 97% 34
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 5.1.1 FAEDAH LUAR JANGKA (SAMPINGAN) 5.1.2 PENILAIAN IMPAK DAN PEMBUKTIAN 01 03 02 04 Membantu Pusat Tanggungjawab dikawasan pedalaman yang tiada capaian internet yang stabil dalam penyediaan dokumentasi gaji Membantu meningkatkan produktiviti Pusat Tanggungjawab disebabkan pengurangan tempoh masa bagi penyediaan dokumentasi gaji Membantu dalam mengurangkan teguran kuiri audit dalam atau audit luar bagi pengurusan emolumen jabatan Membantu pegawai penyedia dan penyelia yang kurang mahir dalam membuat semakan silang antara Sistem EZKEW dengan Sistem SAP PENINGKATAN TARAF KESELAMATAN Meningkatkan tahap keselamatan dalam proses penyediaan dokumentasi gaji 01 PENINGKATAN TARAF EKONOMI Mengurangkan risiko penyelewengan gaji yang menyebabkan kerugian kepada kerajaan 02 PENINGKATAN IMEJ ORGANISASI Menjadikan agensi Pejabat Perakaunan yang mengaplikasikan IR4.0 dan meningkatkan mutu perkhidmatan awam 03 35
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 5.1.3 RAJAH ISHIKAWA 3 36
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 5.2 TESTIMONI PENCAPAIAN / PEMATUHAN AKREDITASI Pertauliahan oleh : En. Mohamad Huzaifah Bin Hamdan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat FA29 Pejabat Perbendaharaan Malaysia Sarawak 37
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 5.2 TESTIMONI PENCAPAIAN / PEMATUHAN AKREDITASI Pertauliahan oleh : Puan Dayang Fairuzrizan binti Abg Mohd Omar Penolong Pengarah / WA41 Ketua Unit Gaji Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri Sarawak 38 Sesi penerangan Sistem EZKEW kepada Cik Hazellenny Hafiza bt Hj Hazemi (Ketua Seksyen Operasi, Ketua Penolong Pengarah WA48) dan Puan Dayang Fairuzrizan binti Abg Mohd Omar (Ketua Unit Gaji, Penolong Pengarah WA41)
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 6.1 PERLINDUNGAN HARTA INTELEK (MYIPO) Surat Permohonan Untuk Patenkan Sistem EZKEW melalui MYIPO 39
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK 6.2 PENYERAGAMAN DAN REPLIKASI Permohonan penyeragaman Sistem EZKEW ke Seluruh PTJ 40
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, NEGERI SARAWAK