GARIS PANDUAN PENGURUSAN TATATERTIB EDISI 2.0

FORMAT KERTAS PENENTUAN WUJUD/ TIDAK WUJUD KES PRIMA FACIE
BUKAN DENGAN TUJUAN BUANG KERJA ATAU TURUN PANGKAT

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 51

Sambungan...
52 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

Sambungan...

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 53

FORMAT SURAT PERTUDUHAN BUKAN DENGAN TUJUAN
BUANG KERJA ATAU TURUN PANGKAT

54 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

Sambungan...

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 55

FORMAT KERTAS KEPUTUSAN TATATERTIB BUKAN DENGAN TUJUAN
BUANG KERJA ATAU TURUN PANGKAT

56 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

Sambungan...

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 57

Sambungan...
58 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

FORMAT SURAT HUKUMAN TINDAKAN TATATERTIB
BUKAN DENGAN TUJUAN BUANG KERJA ATAU TURUN PANGKAT

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 59

SURAT AKUAN PENERIMAAN

60 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

FORMAT KERTAS PENENTUAN WUJUD/ TIDAK WUJUD KES PRIMA FACIE
DENGAN TUJUAN BUANG KERJA ATAU TURUN PANGKAT

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 61

Sambungan...
62 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

KEPUTUSAN PENGERUSI LEMBAGA TATATERTIB
MENENTUKAN WUJUD KES PRIMA FACIE

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 63

KEPUTUSAN PENGERUSI LEMBAGA TATATERTIB
MENENTUKAN WUJUD KES PRIMA FACIE

64 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

Sambungan...

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 65

SURAT AKUAN PENERIMAAN

66 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

FORMAT KERTAS KEPUTUSAN TATATERTIB DENGAN TUJUAN
BUANG KERJA ATAU TURUN PANGKAT

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 67

Sambungan...
68 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

Sambungan...

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 69

FORMAT KERTAS KEPUTUSAN TATATERTIB DENGAN TUJUAN
BUANG KERJA ATAU TURUN PANGKAT

70 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

Sambungan...

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 71

FORMAT MINIT MESYUARAT LEMBAGA TATATERTIB BAGI KUMPULAN SOKONGAN
(NO.1) JABATAN PENGANGKUTAN JALAN MALAYSIA

72 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

Sambungan...

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 73

74 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 75

BAB 3.1

PROSEDUR KES
TIDAK HADIR BERTUGAS

(a) KESALAHAN TIDAK HADIR BERTUGAS

Peraturan 23 dan 24, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 [P.U(A) 395/1993] menyatakan:
(i) Peraturan 23: “tidak hadir”, berhubung dengan seseorang pegawai, termasuklah tidak hadir bagi apa-apa jua
tempoh masa pada masa dan di tempat pegawai itu dikehendaki hadir bagi pelaksanaan tugas-tugasnya.”
(ii) Peraturan 24: “Ketidakhadiran untuk bertugas oleh seseorang pegawai tanpa cuti atau tanpa terlebih dahulu
mendapat kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah boleh menyebabkan pegawai itu dikenakan
tindakan tatatertib.”

(b) KATEGORI TIDAK HADIR BERTUGAS

Pegawai-pegawai awam yang tidak hadir bertugas boleh dikategorikan seperti berikut:

01 TIDAK HADIR BERTUGAS 04

Tidak hadir 02 03 Meminda sijil
bertugas dan cuti sakit atau
dapat dikesan Tidak hadir Tidak hadir mengemukakan
bertugas 7 hari bertugas pada sijil cuti sakit
berturut-turut
dan tidak dapat masa yang palsu
ditetapkan
dikesan (ponteng kerja)

76 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

(c) CARTA ALIR TINDAKAN KETUA JABATAN/PENYELIA BAGI KES TIDAK HADIR BERTUGAS DAN
DAPAT DIKESAN

Hadir Bertugas Hubungi melalui telefon/e-mel THB Hari Pertama

Hadir Bertugas Hubungi pegawai/keluarga THB Hari Kedua
/rakan-rakan

Hadir Bertugas Lawatan ke rumah pegawai THB Hari Ketiga

Surat tunjuk THB berterusan hingga hari ke-7
sebab
Surat Arahan Kembali Masih THB
Surat teguran secara Bertugas
bertulis/rujuk kaunselor
Arahan Pemotongan
(jika perlu) Emolumen

(Peraturan 14A)

Laporan kepada
Urus Setia Tatatertib

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 77

(d) SENARAI SEMAK TINDAKAN KETUA JABATAN/PENYELIA BAGI KES TIDAK HADIR BERTUGAS DAN
DAPAT DIKESAN

Mengikut Peraturan 24, P.U(A) 395/1993, ketidakhadiran untuk bertugas oleh seseorang pegawai tanpa cuti atau tanpa terlebih
dahulu mendapat kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah boleh menyebabkan pegawai itu dikenakan tindakan tatatertib.
Sekiranya pegawai tidak hadir bertugas sekurang-kurangnya satu (1) hari bekerja atau lebih secara berturut-turut atau berselang
seli, Ketua Jabatan/Penyelia hendaklah bertindak dan menyediakan dokumen berkaitan seperti berikut:

1. Merekodkan semua tindakan awal dengan terperinci di dalam fail pegawai

2. Mendapatkan penjelasan secara bertulis/lisan daripada pegawai

3. Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh pegawai

4. Mengarahkan pegawai memohon cuti rehat jika penjelasannya disokong
oleh keterangannya kecuali jika pegawai mempunyai Sijil Cuti Sakit

5. Melaporkan kepada Ketua Jabatan mengenai ketidakhadiran pegawai
jika penjelasan pegawai ditolak

6. Membuat laporan kepada Bahagian Kewangan untuk pemotongan

emolumen di bawah Peraturan 14A, Bab C kerana tidak hadir bertugas
dan memberikan teguran secara bertulis

7. Melaporkan kepada Lembaga Tatatertib (LTT)

78 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

(e) FORMAT SURAT PENTADBIRAN BAGI KES TIDAK HADIR BERTUGAS

(i) Format Surat Arahan Kembali Bertugas Serta Merta Atas Kesalahan Ketidakhadiran
Bertugas Dan Dapat Dikesan Yang Dibuat Secara “Pos Berdaftar Akuan Terima”

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 79

(ii) Format Surat Tunjuk Sebab Kepada Pegawai Atas Kesalahan Ketidakhadiran Bertugas
Dan Dapat Dikesan

80 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

(iii) Format Surat Arahan Pemotongan Gaji Dan Pemberhentian Bayaran Gaji Secara Payroll
Atas Kesalahan Ketidakhadiran Bertugas

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 81

(iv) Format Surat Teguran Secara Bertulis Oleh Penyelia Kepada Pegawai

82 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

(v) Format Memo Melaporkan Ketidakhadiran Bertugas Dan Dapat Dikesan Oleh Penyelia
Kepada Ketua Jabatan

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 83

(f) TIDAK HADIR BERTUGAS TUJUH (7) HARI BERTURUT-TURUT DAN TIDAK DAPAT DIKESAN

(i) Pegawai tidak hadir bertugas tujuh (7) hari berturut-turut dan usaha-usaha sewajarnya untuk
mencari serta mengesan pegawai dilakukan

(g) CARTA ALIR URUSAN TINDAKAN PENTADBIRAN BAGI KESALAHAN TIDAK HADIR BERTUGAS
TUJUH (7) HARI BERTURUT-TURUT DAN TIDAK DAPAT DIKESAN

Pegawai tidak hadir Tindakan mengesan Status akaun Surat terserah -Laporan
bertugas oleh Ketua Jabatan penerimaan surat kepada Lembaga
(Surat Arahan Kembali
Bertugas secara Pos arahan kembali Tatatertib (Selain buang
berdaftar akuan terima/ bertugas kerja/turun pangkat)

serahan tangan

Hadir Bertugas Penyiaran Surat tidak terserah –
Laporan kepada Lembaga Tatatertib notis akhbar Laporan ke Lembaga
(selain buang kerja/turun pangkat) Tatatertib (Buang Kerja/

Tidak hadir Turun Pangkat)
Pewartaan buang kerja

Ketidakhadiran Pegawai Tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/Tanpa Sebab Yang
Munasabah Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak

Dari Cuti Rehat Pegawai

84 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

(h) TINDAKAN MENGESAN PEGAWAI


Hubungi pegawai melalui telefon/ e-mel atau
media sosial seperti aplikasi Facebook atau
aplikasi/medium platform lain

TINDAKAN Lawatan ke rumah pegawai/ keluarga
MENGESAN pegawai di alamat terakhir diketahui
PEGAWAI
Membuat semakan di agensi kerajaan yang
lain seperti di Jabatan Pendaftaran Negara,
Jabatan Imigresen, Polis Diraja Malaysia,
Jabatan Penjara dan sebagainya

Menghantar semula Surat Arahan Kembali
Bertugas ke alamat terbaharu yang diketahui
selepas semakan dengan agensi kerajaan
yang lain

Sekiranya pegawai tidak hadir bertugas tujuh (7) hari berturut-turut dan usaha-usaha sewajarnya untuk mencari serta mengesan 85
pegawai telah dilakukan tetapi masih gagal, Ketua Jabatan/Penyelia hendaklah bertindak seperti berikut:

1. Merekodkan semua tindakan awal dengan terperinci di dalam fail peribadi pegawai.

2. Menyediakan dan mengemukakan Laporan Tatakelakuan Untuk Penyiaran Notis Dalam Surat Khabar kepada LTT yang ada
kuasa buang kerja atau turun pangkat.

3. Semua dokumen sokongan dan tindakan mengesan pegawai perlu dikemukakan bersama semasa mengemukakan
laporan tatakelakuan di atas.

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

(i) PROSEDUR PENYIARAN NOTIS OLEH LEMBAGA TATATERTIB


Peraturan 26(1) dan 26(3), P.U(A) 395/1993 memperuntukkan bahawa jika seseorang pegawai tidak hadir bertugas selama tujuh
(7) hari bekerja berturut-turut dan tidak dapat dikesan, Ketua Jabatan hendaklah menghantar Surat Berdaftar A.T (Akuan Terima)
ke alamatnya yang terakhir yang diketahui serta mengarahkannya supaya melaporkan diri untuk bertugas dengan serta merta.
Jika surat tersebut dikembalikan tidak terserah, Ketua Jabatan itu hendaklah melaporkan perkara itu kepada Pihak Berkuasa
Tatatertib yang mempunyai kuasa untuk membuang kerja atau menurunkan pangkat ke atas pegawai itu.
Peraturan 26(4), P.U(A) 395/1993 juga menetapkan Pihak Berkuasa Tatatertib yang berkenaan hendaklah apabila menerima
laporan tersebut mengambil langkah untuk menyiarkan notis dalam sekurang-kurangnya satu (1) surat khabar harian yang
diterbitkan dalam bahasa kebangsaan dan mempunyai edaran di seluruh negara memberitahu bahawa pegawai itu telah tidak
hadir bertugas dan tidak dapat dikesan dan mengehendaki pegawai itu melaporkan diri untuk bertugas dalam masa tujuh (7) hari
dari tarikh penyiaran.
Peraturan 26(6) dan 26(7), P.U(A) 395/1993 pula menyatakan bahawa jika pegawai itu tidak melaporkan diri untuk bertugas
dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh penyiaran notis tersebut, pegawai itu hendaklah disifatkan telah dibuang kerja daripada
perkhidmatan berkuat kuasa mulai dari tarikh dia tidak hadir bertugas. Seterusnya pembuangan kerja pegawai ini hendaklah
diberitahukan dalam Warta.

86 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib Edisi 2021

(i) Format Laporan Kes Tidak Hadir Bertugas Dan Tidak Dapat Dikesan

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 87

(ii) Format Surat Ke Jabatan Pendaftaran Negara (Usaha-Usaha Mengesan)

88 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

(iii) Format Surat Ke Jabatan Imigresen (Usaha-Usaha Mengesan)

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 89

(iv) Contoh Pos Berdaftar Akuan Terima

90 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

(v) Kertas Pertimbangan Untuk Penyiaran Notis

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 91

Sambungan...
92 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

Sambungan...

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 93

Sambungan...
94 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

(vi) Contoh Borang Untuk Penyiaran Notis Arahan Hadir Bertugas Dalam Surat Khabar

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 95

(vii) Contoh Borang Pewartaan Kerajaan Buang Kerja Bagi Kes Tidak Hadir Bertugas
Dan Tidak Dapat Dikesan

96 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

(viii) Contoh Surat Pemakluman Buang Kerja Bagi Kes Tidak Hadir Bertugas Dan Tidak Dapat Dikesan
Melalui Prosedur Pewartaan Kepada Ketua Jabatan

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 97

(j) TIDAK HADIR BERTUGAS: MEMINDA CUTI SAKIT / MENGEMUKAKAN SIJIL CUTI SAKIT PALSU


(i) Pegawai didapati memalsukan atau meminda Sijil Cuti Sakit Swasta atau Kerajaan, termasuklah pegawai yang

memperoleh Sijil Cuti Sakit secara tidak sah.

Timbul keraguan/syak Siasatan kesahihan Status kesahihan sijil TULEN
oleh Ketua Jabatan sijil cuti sakit di cuti sakit Sijil cuti sakit diterima

klinik/hospital yang dan direkodkan
berkenaan

Laporan Polis Ketua Jabatan hendaklah melaporkan kepada PALSU
(Jika terdapat unsur- Lembaga Tatatertib dan Cawangan Kewangan
unsur pemalsuan oleh untuk pemotongan gaji di bawah Perintah Am

sindiket) 14A Bab C

98 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021

(k) TIDAK HADIR BERTUGAS PADA MASA DAN TEMPAT YANG DITETAPKAN (PONTENG KERJA)


(i) Pegawai tidak hadir atau tidak berada pada masa, tempoh, tarikh dan tempat yang ditetapkan atau diarahkan

dari semasa ke semasa

Pegawai Pemantauan ke atas TULEN
ponteng kerja pegawai terlibat oleh Sijil cuti sakit diterima

Ketua Jabatan dan direkodkan

DITERIMA Pertimbangan Penyelia mendapatkan Wujud kes
penyelia penjelasan daripada
DITOLAK pegawai (Surat tunjuk
Laporan kepada
Lembaga Tatatertib sebab/sesi bersemuka)

Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021 99

BAB 3.2

KESALAHAN KETIDAKPATUHAN
PERATURAN KAD PERAKAM
WAKTU/WAKTU BEKERJA

1. Panduan menguruskan prosedur tindakan tatatertib bagi kesalahan ketidakpatuhan peraturan kad perakam waktu/waktu
bekerja bagi pegawai awam adalah merujuk kepada:

PERINTAH AM SURAT PEKELILING
PERKARA 5 BAB G AM BIL. 11 TAHUN
1981
Semua pegawai, termasuk Ketua-ketua Jabatan sendiri,
hendaklah mematuhi waktu-waktu bekerja dan hadir di Sistem Pengunaan Kad Perakam Waktu di Pejabat-Pejabat
pejabat dalam masa yang ditetapkan. Seorang pegawai Kerajaan telah menyatakan, setiap pegawai awam perlu
yang hendak meninggalkan pejabatnya di waktu bekerja mengetik kad perakam waktu sewaktu tiba di pejabat dan
hendaklah terlebih dahulu mendapat kebenaran daripada sewaktu keluar untuk pulang. Tujuannya adalah untuk
pegawai yang menjaganya sebelum berbuat demikian. menjamin supaya menjalankan tugas dengan dedikasi dan
tekun selama tidak kurang dari jumlah waktu pejabat yang
telah ditetapkan oleh Kerajaan.

2. Bagi meningkatkan disiplin dan integriti setiap pegawai dalam menerapkan budaya kerja cemerlang dalam menguruskan masa.
dan kehadiran terhadap seluruh warga kerja JPJ, pelaksanaan Sistem Pengurusan Masa dan Kehadiran (Times And Attendance
Management System –TAMS) telah diperkenalkan bagi menggantikan pemakaian Sistem Kad Perakam Waktu. Kegagalan
mematuhi peraturan-peraturan ini boleh ditafsirkan sebagai tidak bertanggungjawab dan ingkar perintah atau berkelakuan
dengan apa-apa cara yang boleh ditafsirkan dengan munasabah sebagai ingkar perintah iaitu melanggar tatakelakuan di
bawah Peraturan 4(2)(g) dan 4(2)(i), Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, [P.U(A)395/1993]
seperti berikut:

100 Garis Panduan Pengurusan Tatatertib JPJ Malaysia Edisi 2021