BUKU PANDUAN & POLISI PEKERJA EDISI PERTAMA | 2023
ISI KANDUNGAN PENTADBIRAN & SUMBER MANUSIA 1.0 Pengenalan 2.0 Lantikan Kakitangan 3.0 Pengesahan / Penyambungan Jawatan 4.0 Waktu Bekerja 5.0 Kehadiran Kakitangan 6.0 Penilaian Prestasi 7.0 Cuti Kakitangan 8.0 Kemudahan Perubatan 9.0 Etika Pemakaian 10.0 Pertukaran Kakitangan 1.1 Visi & Misi 1.2 Carta Organisasi 2.1 Pengambilan 2.2 Temuduga 2.3 Lapor Diri 2.4 Latihan 3.1 Pengesahan / Lanjutan 3.2 Penamatan 3.3 Kenaikan Pangkat 4.1 Hari Bekerja 4.2 Jadual Penggiliran Sabtu 5.1 Kad Perakam Waktu 5.2 Tuntutan Kerja Lebih Masa 7.1 Pengurusan Cuti & Baki Cuti 7.2 Permohonan Cuti 7.3 Kategori Cuti 7.3.1 Cuti Tahunan 7.3.2 Cuti Sakit 7.3.3 Cuti Kahwin 7.3.4 Cuti Ihsan 7.3.5 Cuti Bersalin 7.3.6 Cuti Paterniti 7.3.1 Cuti Masuk Wad di Hospital 8.1 Klinik Panel 8.2 Penggunaan Buku Klinik Panel 9.1 Pemakaian Baju Korporat 9.2 Pemakaian Baju Uniform
ISI KANDUNGAN 11.0 Perletakan Jawatan & Pemberhentian Kerja 12.0 Kebajikan Kakitangan 13.0 Pembayaran & Tuntutan Elaun-Elaun 14.0 Aktiviti & Program Syarikat 15.0 Disiplin Kakitangan 16.0 Gaji Kakitangan 1.0 12.1 Jadual Sumbangan 12.2 Pendaftaran & Penamatan Insuran 13.1 Elaun Kedatangan 13.2 Elaun makan 13.3 Elaun Petrol, Tol & Bayaran Meletak Kenderaan 13.4 Elaun Sewa Hotel & Elaun Lojing 14.1 Tuntutan Kos Aktiviti Syarikat 15.1 Disiplin Diri 15.2 Langkah-Langkah Peraturan Disiplin 15.3 Kod Kesalahan Tindakan Disiplin 15.3.1 Salah Laku Kecil (Minor) 15.3.2 Salah Laku Besar (Major) 16.1 Kenaikan Gaji 16.2 Bonus Pembantu Penguatkuasa - Pengurusan Tempat Letak Kereta 1.1 Gerak Kerja Harian 1.2 Bancian Kenderaan (Kupon/MBJBSPOT/Pas Bulanan/ Pas Khas) 1.3 Pengambilan / Pemulangan Handheld / Printer 1.4 Tatacara Melaporkan Hujan OPERASI
PENGENALAN Menjadi Syarikat parkir bertaraf dunia melalui perkhidmatan berfokus pelanggan. Menekankan perkhidmatan parkir berinovasi melalui integrasi teknologi terkini dengan kerjasama team kakitangan yang berwibawa tinggi. VISI Buku Panduan & Polisi Pekerja ini adalah panduan untuk semua pekerja PRESGO GATEWAYS SDN BHD mengenai polisi, prosedur dan peraturan yang menjadi sebahagian daripada syarat-syarat dan terma-terma Syarikat. MISI
EDISI PERTAMA | 2023 PENTADBIRAN & SUMBER MANUSIA POLISI & PROSEDUR 1.
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 1 1.0 TUJUAN Polisi ini dikeluarkan bagi memaklumkan garis panduan permohonan sumbangan oleh kakitangan sekiranya berlaku kejadian atau perkara-perkara sepertimana jadual kategori sumbangan di bawah. 2.0 TARIKH KUATKUASA Polisi ini berkuatkuasa pada serta-merta. 3.0 DEFINISI SUMBANGAN Bantuan sokongan / hadiah yang diberikan dalam bentuk pemberian wang tunai kepada kakitangan yang ditimpa masalah / anugerah, bagi memupuk muhibah (goodwill) dalam organisasi. 4.0 KELAYAKAN 4.1 Kakitangan bertaraf tetap atau kontrak; 4.2 Suami / Isteri / Anak / Ibu / Bapa; dan 4.3 Ibu / Bapa mertua / Adik-beradik (mengikut kepada kategori sumbangan) 5.0 JADUAL CADANGAN SUMBANGAN Setiap permohonan sumbangan perlu disertakan borang dan dokumen sokongan (rujuk Lampiran A). Jadual sumbangan ini tidak tetap dan boleh diubah dari semasa ke semasa dengan kelulusan Lembaga Pengarah Syarikat. BIL KATEGORI BUTIRAN CADANGAN SUMBANGAN (RM) 1 KHAIRAT KEMATIAN KAKITANGAN 500.00 SUAMI/ISTERI/ANAK/IBU/BAPA 300.00 IBU/BAPA MERTUA/ADIK-BERADIK 200.00 a) Kelayakan pada suami / isteri yang sah. b) Hanya layak bagi anak, ibu bapa dan adik beradik kandung sahaja. c) Sekiranya berlaku kematian yang menyebabkan kehilangan lebih daripada seorang bilangan ahli keluarga terutamanya bilangan anak, pemberian sumbangan akan dipertimbangkan atas budi bicara pihak Pengurusan. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PERMOHONAN SUMBANGAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 1/4
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 2 BIL KATEGORI BUTIRAN CADANGAN SUMBANGAN (RM) 2 PERKAHWINAN KAKITANGAN 200.00 a) Sumbangan diberikan dalam bentuk barangan/tunai yang bernilai tidak lebih RM200.00 dan layak bagi perkahwinan pertama sahaja. 3 KELAHIRAN KAKITANGAN 100.00 a) Sumbangan diberikan dalam bentuk barangan bayi bernilai tidak lebih RM100.00 dan berdasarkan bilangan anak (sekiranya anak kembar). 4 HOSPITAL KATEGORI WAD BIASA ICU PERKERANIAN / PENGUATKUASA 100.00 200.00 PEGAWAI / EKSEKUTIF / PPUU 100.00 300.00 PENGURUS DAN KE ATAS 100.00 500.00 PENGURUS ATASAN 1000.00 ‘TBD’ a) Sumbangan diberikan dalam bentuk wang tunai kepada kakitangan ketika melawat pesakit di Hospital. b) Sekiranya kakitangan dimasukkan ke wad biasa kemudian dipindahkan ke ICU, kakitangan akan layak menerima sumbangan ICU sahaja. (Tertakluk kepada keputusan BOD) 5 IHSAN BENCANA ALAM / KEBAKARAN / KECURIAN / KEMALANGAN SEMASA BEKERJA 100.00 – 300.00 a) Sumbangan diberikan atas pengesahan dan budi bicara pihak Pengurusan Syarikat. b) Perlu ada surat sokongan daripada Ketua Kampung / Polis atau lain-lain dokumen yang berkaitan. (Berdasarkan kepada keseriusan) POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PERMOHONAN SUMBANGAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 2/4
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 3 BIL KATEGORI BUTIRAN CADANGAN SUMBANGAN (RM) 6 KECEMERLANGAN AKADEMIK ANAK SPM – 8A KE ATAS 150.00 PT3 – 7A KE ATAS 100.00 a) UPSR telah dimansuhkan. b) Sumbangan diberikan dalam bentuk wang tunai kepada anak kakitangan bagi mendorong kecemerlangan akademik anak. 6.0 PROSES PERMOHONAN SUMBANGAN 6.1 Pemohon mengisi Borang Permohonan Sumbangan (rujuk Lampiran A) beserta lampiran sokongan mengikut kategori sumbangan, sepertimana berikut : 6.1.1 Salinan sijil pernikahan / kad jemputan 6.1.2 Salinan slip keputusan peperiksaan 6.1.3 Salinan sijil kelahiran anak 6.1.4 Surat kemasukan wad 6.1.5 Surat akuan polis / ketua kampung dan bukti gambar 6.1.6 Salinan sijil daftar kematian 6.2 Ketua Bahagian (KB) menerima dan mengesahkan borang permohonan sumbangan tersebut. 6.3 Bahagian Pentadbiran menyemak dan mengesahkan borang serta lampiran sokongan. Sekiranya dokumen telah lengkap, proses dilanjutkan dengan pengesahan daripada Bahagian Akaun. Dokumen yang tidak lengkap pula akan dipulangkan semula kepada KB. 6.4 Bahagian Akaun mengesahkan dan menyerahkan sumbangan wang tunai / barangan kepada Bahagian Pentadbiran. 6.5 Bahagian Pentadbiran membuat penyerahan sumbangan kepada penerima dalam bentuk wang tunai / barangan beserta surat pengesahan kepada penerima. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PERMOHONAN SUMBANGAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 3/4
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 4 6.6 Bahagian Akaun menyimpan salinan borang permohonan dan surat pengesahan untuk tujuan rekod. Bahagian Pentadbiran pula menyimpan salinan borang permohonan ke dalam fail peribadi kakitangan dan fail pentadbiran & sumber manusia. 6.7 Proses pemberian sumbangan hendaklah dalam tempoh tidak lebih daripada 1 bulan setelah pihak Pentadbiran menerima permohonan daripada Ketua Bahagian sehingga ke penerima. TARIKH : KELULUSAN LEMBAGA PENGARAH YBM Tunku Mahmood Shah Mr Lee Wai Leong Tn Hj Sharum bin Tahir Tn Shaik Omar bin Hassan Dr Raja Imran Shah POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PERMOHONAN SUMBANGAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 4/4
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 5 LAMPIRAN A
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 1 1.0 TUJUAN Polisi ini bertujuan menetapkan perkhidmatan dan kemudahan perubatan klinik panel kepada semua kakitangan dan tanggungan mereka dengan pembiayaan yang ditentukan oleh PRESGO GATEWAYS SDN. BHD. 2.0 TARIKH KUATKUASA Polisi ini berkuatkuasa serta-merta. 3.0 KELAYAKAN 3.1 Kakitangan; 3.2 Suami / Isteri yang sah; 3.3 Anak-anak, anak tiri dan anak angkat yang diambil mengikut undang-undang akan ditanggung sepenuhnya dan berumur di bawah 18 tahun atau sekiranya masih menuntut di Pusat Pengajian Tinggi di bawah 21 tahun; dan 3.4 Anak kurang upaya (kecacatan mental dan fizikal). 4.0 PERKHIDMATAN RAWATAN 4.1 Syarikat menyediakan kemudahan rawatan perubatan kepada semua kakitangan termasuk Pembantu Penguatkuasa dan Penolong Pegawai Undang-Undang Majlis mengikut ketetapan kadar sepertimana pekeliling Kerajaan (rujuk Lampiran A). 4.2 Kos rawatan ini adalah bagi setahun dan mana-mana kakitangan yang kurang (1 tahun) berkhidmat adalah mengikut pro-rata tahun perkhidmatan. 4.3 Bagi kategori kakitangan yang telah berkahwin, tanggungan yang mendapat kemudahan rawatan mestilah yang telah disahkan oleh pihak Syarikat dan sekiranya terdapat penambahan tanggungan, kakitangan perlu melaporkan terlebih dahulu ke Bahagian Sumber Manusia. (Perlu kemukakan kad pengenalan atau sijil kelahiran) 4.4 Sekiranya kakitangan telah menggunakan caj rawatan panel klinik melebihi daripada yang telah ditetapkan walaupun belum cukup tempoh setahun, caj rawatan seterusnya adalah atas tanggungan kakitangan sendiri. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENGGUNAAN BUKU RAWATAN KLINIK PANEL Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 1/3
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 2 4.5 Perkhidmatan rawatan yang TIDAK ditanggung oleh Syarikat :- 4.5.1 Imunisasi/Pelalian 4.5.2 Rawatan gigi palsu dan mencuci gigi 4.5.3 Pemeriksaan antenatal, ibu mengandung, dan keguguran 4.5.4 Rawatan klinik pakar 4.5.5 Rawatan lanjur/susulan 4.5.6 Ujian darah/air kencing/X-ray/Ultrasound/ECG dan lain-lain 4.5.7 Pembelian ubat dan vitamin 5.0 BUKU RAWATAN KLINIK PANEL 5.1 Setiap kakitangan akan diberikan buku rawatan klinik panel dan perlu dibawa setiap kali mendapatkan rawatan di klinik panel. Sekiranya kakitangan tidak membawa buku rawatan tersebut, caj rawatan akan ditanggung sendiri oleh kakitangan kecuali bagi kes kemalangan. 5.2 Setiap kakitangan boleh mendapatkan rawatan di klinik panel yang telah ditetapkan oleh pihak Syarikat (rujuk Lampiran B) atau klinik kerajaan SAHAJA. 5.3 Pegawai perubatan di klinik panel mesti mencatatkan dan mengisi ruangan caj yang dikenakan setiap kali kakitangan mendapatkan rawatan. 5.4 Buku rawatan perubatan ini tidak boleh dipindah milik dan perlu dipulangkan kepada Bahagian Sumber Manusia pada tarikh akhir perkhidmatan. 6.0 KAWALAN PROSEDUR OLEH PENTADBIRAN SEKIRANYA KAKITANGAN KEHILANGAN BUKU PANEL 6.1 Bagi kakitangan yang telah menghilangkan/merosakkan buku rawatan, hendaklah melaporkan secara bertulis kepada Bahagian Pentadbiran beserta Borang Permohonan Penggantian Buku Rawatan (rujuk Lampiran C). 6.2 Kakitangan yang kehilangan buku rawatan akan dikenakan caj bayaran penolakkan daripada gaji sebanyak RM 5.00 bagi menggantikan buku rawatan yang baru. 6.3 Proses penyerahan buku rawatan baru hendaklah tidak lewat daripada 1 bulan. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENGGUNAAN BUKU RAWATAN KLINIK PANEL Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 2/3
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 3 6.4 Bahagian Pentadbiran akan memberikan bukti penolakkan semasa pemberian payroll pada akhir bulan. 6.5 Bahagian Pentadbiran akan membuat cross-checking buku rawatan sebanyak 2 kali 1 bulan bagi mengelakkan sebarang kesalahan maklumat. TARIKH : KELULUSAN LEMBAGA PENGARAH YBM Tunku Mahmood Shah Mr Lee Wai Leong Tn Hj Sharum bin Tahir Tn Shaik Omar bin Hassan Dr Raja Imran Shah POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENGGUNAAN BUKU RAWATAN KLINIK PANEL Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 3/3
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 4 LAMPIRAN A I. Pembantu Penguatkuasa dan Penolongan Pegawai Undang-Undang (mengikut sepertimana kadar baru di MBJB) BIL KATEGORI HAD PERBELANJAAN SETAHUN 1 Bujang (Individu) RM 400.00 2 Berkahwin (Individu & Keluarga) RM 1000.00 II. Kakitangan Syarikat BIL KATEGORI HAD PERBELANJAAN SETAHUN 1 Bujang (Individu) RM 300.00 2 Berkahwin (Individu & Keluarga) RM 600.00
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 5 LAMPIRAN B BIL NAMA KLINIK ALAMAT NOMBOR TELEFON 1 KUMPULAN PERUBATAN PENAWAR HQ No.23-29 Jalan Sena 1, Taman Rinting 81750 Masai, Johor No. Tel : 07-3877891 No. Fax : 07-3877507 1) Poliklinik Penawar Taman Dahlia No 24, Jalan Dahlia 20, Taman Dahlia (Dewan Jaya), 81200, Tampoi, Johor 07-2381850 2) Poliklinik Penawar Taman Sri Pulai No 4, Jalan Meranti 2, Taman Sri Pulai, 81110, Johor Bahru 07-5204595 3) Poliklinik Penawar Kota Masai No 15, Jalan Betik 1, Taman Kota Masai, 81700, Pasir Gudang 07-2521891/ 016-7218913 4) Poliklinik Penawar Bandar Baru Uda No 31 & 33, Jalan Padi Ria, Bandar Baru Uda, 81200, Tampoi, Johor 07-2342789 5) Poliklinik Penawar Taman Rinting No 53 & 55, Jalan Sena 2, Taman Rinting, 81750 Masai, Johor. 07-3875729 6) Poliklinik Penawar Kota Tinggi No 30E, Jalan Tun Sri Lanang 81900, Kota Tinggi 07-8831944 7) Poliklinik Penawar Masai No 27, Jalan Mawar, 81750, Masai 07-2528330 8) Poliklinik Penawar Taman Istimewa Pandan No 11, Jalan Kesum, Taman Istimewa Pandan, 81100, Johor Bahru 07-3541281 9) Poliklinik Penawar Taman Universiti No 2, Jalan Kebudayaan 5, Taman Universiti, 81000, Johor Bahru 07-5214203/ 016-7218853 10) Poliklinik Penawar Taman Seri Alam No 10, Jalan Tasik 59, Bandar Seri Alam, 81750 Masai, Johor 07-2562584
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 6 BIL NAMA KLINIK ALAMAT NOMBOR TELEFON KUMPULAN PERUBATAN PENAWAR 11) Poliklinik Penawar Sedili No 2, Jalan Dato Usman Awang Tanjung Sedili, 81910, Kota Tinggi 07-8916700 12) Poliklinik Penawar Taman Sri Puteri No 55, Jalan Besi 1, Taman Sri Puteri, 81000, Skudai, Johor 07-5578055 13) Poliklinik Penawar Taman Ungku Tun Aminah No 22, Jalan Temenggong, Taman Ungku Tun Aminah, 81300 Skudai, Johor 07-5575495 14) Poliklinik Penawar Kg. Pasir, Tampoi No 291, Jalan Kedondong, Kampung Pasir, 81200 Johor Bahru 07-2384033 15) Poliklinik Penawar Taman Sri Bahagia, Tampoi No 9, Jalan Bahagia 5, Taman Sri Bahagia, 81200, Johor Bahru 07-2388463 16) Poliklinik Penawar Taman Perling No 539, Jalan Persiaran Perling 1, Taman Perling, 81200, Johor Bahru 07-2353273 17) Poliklinik Penawar Taman Daya No 39, Jalan Sagu 17, Taman Daya, 81100, Johor Bahru 07-3547729 18) Poliklinik Penawar Puteri Wangsa No 68, Jalan Badik 15, 81800 Ulu Tiram 07-8671013 19) Poliklinik Penawar Senai Airport, Senai No 104, Jalan Bintang, Taman Bintang, 81400 Senai Johor 07-5995415 20) Poliklinik Penawar Pasir Gudang No 5, Jalan Perjiranan 9/9, Taman Air Biru, 81700 Pasir Gudang 07-2522495
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 7 BIL NAMA KLINIK ALAMAT NOMBOR TELEFON KUMPULAN PERUBATAN PENAWAR 21) Poliklinik Penawar Jalan Tembikai Taman Kota Masai, No 16, Jalan Tembikai 8, Taman Kota Masai, 81750 Masai 07-2516545 22) Poliklinik Penawar Bandar Penawar No 16, Pusat Bandar, Bandar Penawar, 81900 Kota Tinggi 07-8222087 23) Poliklinik Penawar Pontian 894 Jalan Bakek, 82050 Pontian 07-6876608 24) Poliklinik Penawar Kulai No 51 Jalan Besar, Kulai Johor. 07-6622292 25) Poliklinik Penawar Simpang Renggam No 3 Rumah Kedai, Jalan Delima, Taman Samudera, 86200 Simpang Renggam 07-7551149 26) Poliklinik Penawar Gelang Patah No 49 Jalan Medan Nusa Perintis 6, Taman Nusa Perintis, 81560 Gelang Patah 07-5300299 2 KLINIK KOH & SURGERI No 37 Jalan Permas 10/1, Bandar Baru Permas Jaya, 81750 Masai Johor 07-3886458 3 KLINIK ADHAM HQ 859A Jalan Teratai 36/17, Taman Inderapura, 81000 Kulai Johor. No. Tel : 07-6638622 1) Senai 178 Jalan Belimbing 1, 81400 Senai Johor. 07-5995528 2) Taman Teratai 23, Jalan Enau 2, Taman Teratai, 81110 Johor Bahru. 07-5215528 3) Bandar Baru Uda 6, Jalan Padi Emas 2, Bandar Baru Uda, 81200 Johor Bahru. 07-2363473
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 8 BIL NAMA KLINIK ALAMAT NOMBOR TELEFON KLINIK ADHAM 4) Kangkar Tebrau 30, Taman Bunga Ros, Kangkar Tebrau, 81100 Johor Bahru 07-3530102 5) Kulai Jaya PTD 1334&1335, Jalan Lingkungan, 81000 Kulai Jaya 07-6638528 4 KLINIK DOKTOR GIGI ASIA 11A, Jalan Pembangunan, Taman Desa Rahmat. 07-2361541 5 KLINIK PERGIGIAN ASIA 113, Jalan Perisai, Taman Sri Tebrau. 07-3333393 6 KLINIK PERGIGIAN UDA 14-02, Uda Business Centre, Jalan Padi Emas 1/2, 81200 Bandar Baru Uda. 07-2329307/ 07-2325185
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 9 BIL NAMA KLINIK ALAMAT NOMBOR TELEFON 7 POLIKLINIK ROZIKIN 1) Poliklinik Rozikin Kampung Pasir Putih 52, Jalan Pengkalan 5, Taman Pasir Emas, 81700 Pasir Gudang, Johor. 07-2712988 2) Poliklinik Rozikin Cahaya Masai 13, Jalan Intan 13, Taman Cahaya Masai, 81700 Pasir Gudang, Johor. 07-2543313 3) Poliklinik Rozikin Air Biru 35, Jalan Perjiranan 9/17, Kawasan Perindustrian Pasir Gudang, 81700 Pasir Gudang, Johor. 07-2521389 4) Poliklinik Rozikin Betik 55, Jalan Betik 1, Taman Kota Masai, 81700 Pasir Gudang, Johor 07-2528388 5) Poliklinik Rozikin Kota Masai 2 24, Jalan Tembikai 3, Taman Kota Masai, 81750 Pasir Gudang, Johor. 07-2562909 6) Poliklinik Rozikin Seri Alam 28, Jalan Tasek 61, Bandar Baru Seri Alam, 81750 Masai, Johor. 07-2513942 7) Poliklinik Rozikin Permas Jaya 72, Jalan Permas 1/25, Bandar Baru Permas Jaya, 81750 Masai, Johor. 07-3872911 8) Poliklinik Rozikin Tebrau 36, Jalan Harmonium 21/9, Taman Desa Tebrau, 81100 Johor Bahru, Johor. 07-3595964 9) Poliklinik Rozikin Ulu Tiram 5, Jalan Johar 1, Taman Desa Cemerlang, 81800, Ulu Tiram, Johor. 07-8611389 10) Poliklinik Rozikin Taman Setia Indah 12, Jalan Setia Indah 3/1, Taman Setia Indah, 81100 Johor Bahru, Johor. 07-3581836
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 10 LAMPIRAN C
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 1 1.0 TUJUAN Polisi ini bertujuan menetapkan garis panduan kepada kakitangan dan pihak Syarikat berkenaan proses pendaftaran dan penamatan Insuran. 2.0 TARIKH KUATKUASA Polisi ini berkuatkuasa serta-merta. 3.0 KELAYAKAN Kelayakan pelan insuran tertakluk kepada polisi Syarikat. 4.0 SYARAT UMUM INSURAN 4.1 Semua kakitangan tetap atau kontrak 2 tahun dan ke atas adalah wajib didaftarkan oleh bahagian pentadbiran termasuk Lembaga pengarah. 4.2 Umur pendaftaran pertama yang didaftarkan Insuran di bawah Polisi ini hendaklah antara 16 tahun dan 65 tahun. 4.3 Insuran ini dalam apa jua keadaan tidak boleh diperbaharui apabila kakitangan telah mencapai umur 70 tahun. Sebarang pembaharuan Insuran selepas umur 70 tahun berdasarkan kes isitimewa adalah mengikut budi bicara pihak Pengurusan Atasan. 4.4 Notis kecederaan perlu diberikan secara bertulis kepada Bahagian Sumber Manusia dalam tempoh 14 hari selepas kejadian. Kemudian, Bahagian Perancangan & Perolehan (P & P) hendaklah memberikan borang tuntutan kepada kakitangan tersebut untuk memfailkan bukti tuntutan. 4.5 SEMAKAN BUTIRAN : Bahagian P & P akan membuat senarai butiran kakitangan yang dikemaskini mengikut tempoh tahunan pendaftaran insuran, seterusnya akan diberikan kepada Bahagian Pentadbiran & Sumber Manusia menyemak serta memastikan tiada kesalahan pada butiran-butiran ahli kakitangan sebelum mendapat pengesahan daripada Pengurus Besar. Laporan tahunan tersebut akan diberikan kepada pihak Insuran setelah selesai semak silang. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENDAFTARAN DAN PENAMATAN INSURAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 1/3
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 2 5.0 PROSES PENDAFTARAN, PENAMATAN DAN TUNTUTAN INSURAN 5.1 Proses Pendaftaran Insuran 5.1.1 Kakitangan baru yang melapor perlu mengisi borang rekod peribadi. 5.1.2 Pentadbiran menyediakan memo butiran kakitangan tersebut beserta salinan kad pengenalan bagi tindakan Bahagian P & P. Butirannya sepertimana berikut : I. Nama II. Jawatan III. Nombor Kad Pengenalan IV. Tarikh melapor V. Status perkahwinan 5.1.3 Pihak P & P mendaftar dengan pihak Insuran mengikut ketetapan kategori kelayakan pelan. Salinan pengesahan pendaftaran diberikan kepada Pentadbiran untuk disimpan ke dalam fail sebagai rekod. 5.1.4 Proses pendaftaran Insuran tersebut hendaklah tidak melebihi tempoh 1 bulan. 5.2 Proses Penamatan Insuran 5.2.1 Kakitangan memberi notis perletakan jawatan dalam tempoh 24 jam @ 1 bulan. 5.2.2 Pentadbiran menyediakan memo butiran kakitangan yang telah menamatkan perkhidmatan bagi tindak Bahagian P & P. 5.2.3 Pihak P & P melaksanakan proses penamatan dengan pihak Insuran. Salinan pengesahan penamatan diberikan kepada Pentadbiran untuk disimpan ke dalam fail sebagai rekod. 5.2.4 Proses penamatan Insuran tersebut hendaklah tidak melebihi tempoh 1 bulan. 5.3 Proses Tuntutan Insuran 5.3.1 Ketua Bahagian menyediakan memo bertulis beserta dokumen sokongan seperti accidental report (24 jam), medical report, atau salinan sijil daftar kematian. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENDAFTARAN DAN PENAMATAN INSURAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 2/3
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 3 5.3.2 Pentadbiran menyediakan memo butiran kakitangan yang menuntut insuran kemalangan / kematian bagi tindakan Bahagian P & P. 5.3.3 Bahagian P & P membuat tindakan dengan pihak Insuran bagi urusan tuntutan insuran. Salinan pengesahan pendaftaran diberikan kepada Pentadbiran bagi tujuan rekod. 5.3.4 Jumlah tuntutan pampasan insuran yang didaftarkan adalah tertakluk kepada keputusan pengurusan atasan. 5.3.5 Sekiranya kakitangan tersebut mempunyai Insuran syarikat dan Insuran peribadi ketika kemalangan berlaku, kakitangan tersebut hanya dibenarkan memilih satu Insuran sahaja. Begitu juga sekiranya kakitangan tersebut mempunyai Insuran syarikat dan SOCSO ketika kemalangan berlaku, kakitangan tersebut hanya dibenarkan memilih satu sahaja. TARIKH : KELULUSAN LEMBAGA PENGARAH YBM Tunku Mahmood Shah Mr Lee Wai Leong Tn Hj Sharum bin Tahir Tn Shaik Omar bin Hassan Dr Raja Imran Shah POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENDAFTARAN DAN PENAMATAN INSURAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 3/3
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 1 1.0 TUJUAN Polisi ini bertujuan menyediakan garis panduan bagi memastikan pengambilan dan pemilihan kakitangan baru secara tetap atau kontrak, dilaksanakan dengan berkesan serta mematuhi peraturan-peraturan dan surat-surat pekeliling kerajaan yang ditetapkan dan diterima pakai oleh Syarikat ini. 2.0 TARIKH KUATKUASA Polisi ini berkuatkuasa serta-merta. 3.0 SYARAT KELAYAKAN 3.1 Syarat-syarat kelayakan adalah tertakluk kepada jawatan, sepertimana berikut : 3.1.1 Kelayakan minimum SPM, STPM / Sijil / Diploma 3.1.2 Kemahiran interpersonal & komunikasi yang baik 3.1.3 Mempunyai tahap disiplin & etika kerja yang tinggi 3.1.4 Pengalaman tidak diperlukan 3.1.5 Mahir menggunakan Microsoft Office 4.0 DEFINISI 4.1 Pengambilan Kakitangan : Pengambilan kakitangan merupakan satu proses mengenalpasti dan menarik minat calon yang berkelayakan untuk mengisi jawatan kosong di dalam organisasi melalui aktiviti-aktiviti pengiklanan. Proses pengambilan bermula apabila seseorang pengurus membuat permohonan khas untuk memohon kakitangan. 4.2 Pemilihan Kakitangan : Pemilihan kakitangan pula adalah proses mengenalpasti dan memilih kakitangan yang terbaik untuk organisasi. Pemilihan dibuat berdasarkan kepada kumpulan pemohon yang memohon sesuatu jawatan dan memilih mereka yang paling layak untuk jawatan tersebut. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENGAMBILAN DAN PEMILIHAN KAKITANGAN BARU Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 1/5
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 2 5.0 PROSES PENGAMBILAN DAN PEMILIHAN KAKITANGAN BARU 5.1 Mengenalpasti Keperluan Pengambilan Pekerja 5.1.1 Jabatan perlu menyediakan memo permohonan kepada bahagian Pentadbiran sepertimana butiran berikut : I. Jabatan yang memohon II. Jawatan yang diwujudkan III. Bilangan jawatan IV. Tarikh pekerja diperlukan V. Justifikasi Tugas 5.1.2 Jabatan yang memohon perlu mengenalpasti tujuan pengambilan pekerja sama ada penggantian atau pertambahan jawatan. 5.1.3 Bagi tujuan pertambahan tugas, jabatan yang memohon perlu kemukakan justifikasi / alasan yang kukuh bagi menyokong permohonan tersebut. 5.1.4 Berikut adalah tujuan mengenalpasti keperluan pengambilan pekerja : a) Untuk meningkatkan jumlah pemohon berkelayakan bagi sesuatu jawatan b) Mengurangkan kos pengambilan iaitu dengan kejayaan menarik seberapa ramai calon untuk jawatan tersebut. Apabila banyak pilihan maka pemilihan pekerja yang lebih tepat akan dapat dilakukan. 5.2 Menyediakan Deskripsi Tugas 5.2.1 Deskripsi Tugas atau Job Description (JD) adalah penerangan secara bertulis mengenai senarai tugas dan tanggungjawab seorang pekerja sebaik sahaja mereka diterima untuk bekerja. 5.2.2 Fungsi JD adalah sebagai satu asas piawaian dalam syarikat menentukan prestasi kerja kakitangan, penyediaan pelan latihan, penyataan tugas pekerjaan dan jadual kerja harian. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENGAMBILAN DAN PEMILIHAN KAKITANGAN BARU Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 2/5
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 3 5.2.3 Ini merupakan satu keperluan oleh sebuah organisasi untuk apa jua bidang termasuklah tahap kemahiran, pengalaman dan juga kelayakan pendidikan. 5.2.4 Jabatan perlu bertanggungjawab menyediakan JD serta akan disemak oleh bahagian Pentadbiran bagi tujuan persediaan kertas kerja. 5.3 Pencarian Kakitangan 5.3.1 Bahagian Pentadbiran perlu membuat persiapan kertas kerja bagi memohon kelulusan iklan jawatan kosong oleh Lembaga Pengarah. 5.3.2 Setelah diluluskan Lembaga Pengarah, proses pencarian kakitangan akan dilakukan melalui beberapa kaedah. 5.3.3 Kaedah pengambilan kakitangan adalah sepertimana berikut : I. Kaedah pengambilan dalaman : Pengambilan pekerja melalui sumber dalaman mempunyai kebaikan dari segi rekod prestasi pekerja yang telah diketahui, kurangnya kos latihan dan pembangunan serta menjimatkan kos pengambilan secara keseluruhannya. II. Kaedah pengambilan luaran : Pengambilan pekerja luaran adalah pengambilan daripada luar orgnisasi yang boleh diperoleh daripada sumber-sumber seperti agensi pencarian kerja dan lain-lain. III. Kaedah pengambilan Internet : Pengambilan kakitangan melalui Internet adalah bertujuan untuk memudahkan dan mempercepatkan proses. Iklan jawatan kosong akan dihebahkan melalui laman web dan media sosial syarikat. 5.4 Saringan Calon Kelayakan 5.4.1 Langkah saringan calon kelayakan adalah sepertimana berikut : POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENGAMBILAN DAN PEMILIHAN KAKITANGAN BARU Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 3/5
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 4 I. Bahagian Pentadbiran menyemak dan menganalisa borang permohonan pekerjaan dan resume. II. Bahagian Pentadbiran membuat saringan dan menyenaraipendek calon yang layak untuk ditemuduga. 5.5 Temuduga Kakitangan 5.5.1 Bahagian Pentadbiran akan menghubungi calon melalui panggilan telefon atau e-mel untuk menetapkan tarikh dan waktu temuduga. 5.5.2 Terdapat tiga (3) peringkat temuduga, iaitu : I. Pra-Temuduga II. Temuduga Pekerjaan III. Pasca-Temuduga 5.5.3 Calon temuduga perlu menyediakan dokumen-dokumen yang diperlukan ketika menghadiri sesi temuduga, sepertimana berikut : I. Resume lengkap II. Salinan Kad Pengenalan III. Salinan Sijil SPM dan Sijil Akademik lain (jika ada) IV. Salinan Sijil Tamat Pengajian 5.6 Penilaian Dan Penawaran Pekerjaan 5.6.1 Setelah melalui proses temuduga, bahagian Pentadbiran akan membuat saringan terhadap calon serta membuat cadangan lantikan kepada Lembaga Pengarah. Pemeriksaan Rujukan akan dilakukan mengikut keperluan. 5.6.2 Setelah mendapat kelulusan Lembaga Pengarah, surat tawaran / perlantikan akan diberikan kepada calon yang terpilih serta memerlukan komitmen calon tersebut untuk melapor diri. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENGAMBILAN DAN PEMILIHAN KAKITANGAN BARU Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 4/5
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 5 5.7 Lapor Diri Dan Induksi 5.7.1 Bahagian Pentadbiran mengesahkan kehadiran yang melapor diri dan beri taklimat ringkas serta memastikan kakitangan baru melengkapkan borang rekod peribadi untuk simpanan Syarikat. 5.7.2 Perkenalkan kakitangan baru kepada Pengarah dan semua kakitangan di setiap bahagian. 5.7.3 Kakitangan baru perlu menjalani On-The-Job training selama 3 bulan. TARIKH : KELULUSAN LEMBAGA PENGARAH YBM Tunku Mahmood Shah Mr Lee Wai Leong Tn Hj Sharum bin Tahir Tn Shaik Omar bin Hassan Dr Raja Imran Shah POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENGAMBILAN DAN PEMILIHAN KAKITANGAN BARU Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 5/5
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 1 1.0 TUJUAN Polisi ini bertujuan menyediakan garis panduan bagi memastikan proses temuduga calon berjalan dengan lancar dan berkesan serta memilih calon yang mempunyai kelayakan yang tepat, sesuai untuk melaksanakan tanggungjawab dan tugasan demi mencapai matlamat dan objektif Syarikat. 2.0 TARIKH KUATKUASA Polisi ini berkuatkuasa serta-merta. 3.0 KELAYAKAN Calon yang telah disaring dan disenarai pendek sebagai calon layak. 4.0 DEFINISI TEMUDUGA 4.1 Satu proses komunikasi yang berlaku bertujuan untuk mencari dan mengenalpasti caloncalon yang layak untuk menjawat sesuatu jawatan, untuk kenaikan pangkat, untuk mendapat biasiswa dan sebagainya 4.2 Perbualan atau dialog terkawal antara majikan dan pemohon pekerjaan khusus untuk mencari calon terbaik mengisi kekosongan pekerjaan 5.0 PROSES TEMUDUGA CALON (rujuk Lampiran A) 5.1 Pra-Temuduga 5.1.1 Sebelum memanggil calon untuk sesi temuduga, bahagian Sumber Manusia akan menyelidik dan menganalisis resume / borang permohonan yang dikemukakan oleh calon 5.1.2 Selepas meneliti maklumat-maklumat yang terdapat di dalam resume calon, bahagian Sumber Manusia juga akan merujuk peribadi calon yang terlibat untuk mendapatkan maklumat-maklumat lain yang berkaitan 5.1.3 Bahagian Sumber Manusia akan menghubungi calon untuk hadir sesi temuduga sama ada melalui panggilan telefon ataupun melalui e-mel POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ TEMUDUGA PEMOHON PEKERJAAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 1/3
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 2 5.1.4 Manakala di pihak calon, calon perlu membuat persediaan temuduga seperti maklumat mengenai latar belakang syarikat serta dokumen-dokumen yang diperlukan 5.2 Temuduga Bersemuka 5.2.1 Dalam proses ini, panel penemuduga akan mendapatkan maklumat khusus daripada calon dengan mengemukakan soalan berkaitan maklumat diri, pengalaman calon dan soalan lain yang kurang jelas dalam resume calon 5.2.2 Calon perlu membawa beberapa dokumen penting ketika menghadiri temuduga sepertimana berikut : I. Resume lengkap II. Salinan Kad Pengenalan III. Salinan Sijil SPM dan Sijil Akademik lain (jika ada) IV. Salinan Sijil Tamat Pengajian 5.2.3 Temuduga dibahagikan kepada dua (2) bahagian mengikut klasifikasi jawatan, sepertimana berikut : I. Jawatan Perkeranian/Pentadbiran : Sumber Manusia II. Jawatan Professional : Sumber Manusia & Ketua Jabatan yang berkaitan 5.3 Pasca-Temuduga 5.3.1 Bahagian Sumber Manusia membuat penilaian terhadap setiap calon secara objektif dan meneliti setiap kelebihan calon untuk membuat pemilihan yang paling tepat dengan menggunakan skala yang tertentu. Pemeriksaan Rujukan akan dilakukan mengikut keperluan 5.3.2 Setelah memilih calon yang layak memegang jawatan tersebut, bahagian sumber manusia akan memberi maklum balas kepada calon tersebut melalui panggilan telefon atau kiriman e-mel POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ TEMUDUGA PEMOHON PEKERJAAN Tarikh : 01/02/2023 Halaman : 2/3
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 3 6.0 PANEL TEMUDUGA 6.1 Panel penemuduga terdiri daripada bahagian Sumber Manusia dan Ketua-Ketua Jabatan yang berkaitan terutamanya bahagian Teknikal / Kemahiran seperti IT dan Akaun 6.2 Ketika sesi temuduga berlangsung, panel akan membuat catitan pada borang temuduga beserta justifikasi lantikan terhadap calon yang berkelayakan 6.3 Kelulusan akan diberikan oleh pihak Sumber Manusia atau Lembaga Pengarah mengikut kategori jawatan, sepertimana berikut : 6.3.1 Kerani Am, Pegawai/Eksekutif : Sumber Manusia 6.3.2 Pengurus dan ke atas : Lembaga Pengarah TARIKH : KELULUSAN LEMBAGA PENGARAH YBM Tunku Mahmood Shah Mr Lee Wai Leong Tn Hj Sharum bin Tahir Tn Shaik Omar bin Hassan Dr Raja Imran Shah POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ TEMUDUGA PEMOHON PEKERJAAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 3/3
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 1 1.0 TUJUAN Polisi ini bertujuan menerangkan kepada anggota-anggota yang baru melapor diri mengenai tindakan yang perlu diambil meliputi penyediaan dokumen-dokumen perkhidmatan, borang-borang yang perlu dilengkapkan, peraturan-peraturan pejabat yang perlu dipatuhi dan kemudahan-kemudahan yang disediakan. 2.0 TARIKH KUATKUASA Polisi ini berkuatkuasa serta-merta. 3.0 SYARAT KELAYAKAN Calon yang telah berjaya di peringkat saringan dan temuduga Syarikat. 4.0 DEFINISI 4.1 Melapor diri : Seseorang calon yang telah ditawarkan pelantikan jawatan dan perlu melapor kepada Syarikat pada tarikh yang telah ditetapkan. 5.0 PROSES MELAPOR DIRI KAKITANGAN SYARIKAT 5.1 Kakitangan baru perlu melaporkan diri ke ibu pejabat serta mengisi borang rekod peribadi bagi tujuan penyimpanan data dan pendaftaran Insuran. 5.2 Bahagian Pentadbiran memberi taklimat kepada kakitangan baru melapor mengenai Syarikat termasuk peraturan-peraturan pejabat yang perlu dipatuhi dan kemudahankemudahan yang disediakan. Berikut adalah senarai semak yang perlu dilaksanakan oleh Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia : 5.2.1 Memperkenalkan kakitangan baru kepada ahli Syarikat 5.2.2 Memberikan buku rawatan klinik panel kepada kakitangan baru 5.2.3 Menguruskan pendaftaran Insuran kakitangan baru 5.2.4 Menguruskan pendaftaran SPKM web untuk kakitangan baru 5.2.5 Mengambil gambar untuk kad pekerja kakitangan baru 5.2.6 Menguruskan sistem rekod kehadiran kakitangan baru POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ ANGGOTA / KAKITANGAN BARU MELAPOR Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 1/3
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 2 5.3 Bahagian Pentadbiran perlu mengaturkan jadual latihan selama 3 bulan kepada kakitangan baru melapor sama ada di cawangan atau ibu pejabat. 5.3.1 Taklimat oleh setiap Jabatan akan diberikan mengikut bahagian bagi membantu kakitangan baru menyesuaikan diri. 5.4 Setelah tamat sesi latihan, kakitangan tersebut akan menerima penempatan dan pengesahan jawatan daripada Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia. 5.5 Bahagian Pentadbiran membuat semakan penilaian prestasi & disiplin pada setiap tahun bagi menilai potensi pekerja dan seterusnya menggalakkan pencapaian matlamat dan objektif Syarikat. 5.6 Penilaian Prestasi membolehkan kakitangan mendapat kenaikan pangkat sekiranya prestasi kerja memuaskan dan sekiranya tidak, kakitangan tersebut layak dipindahkan, diturunkan pangkat atau ditamatkan perkhidmatan. 6.0 PROSES MELAPOR DIRI ANGGOTA PENGUATKUASA 6.1 Pihak Majlis bertanggungjawab mengendalikan urusan pengambilan dan lantikan para anggota. 6.2 Pihak Majlis juga akan memberi taklimat secara am kepada semua anggota sebelum mendapat taklimat di Ibu Pejabat PRESGO Permas Jaya. 6.3 Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia akan mengadakan sesi perjumpaan dengan para anggota di MBJB bagi tujuan berikut : 6.3.1 Membuat ukuran badan untuk saiz baju uniform 6.3.2 Mengambil gambar untuk kad kuasa anggota 6.3.3 Membuat pemeriksaan kesihatan 6.4 Anggota Penguatkuasa perlu melaporkan diri di Ibu Pejabat PRESGO Permas Jaya untuk sesi taklimat oleh setiap bahagian seperti Pentadbiran & Sumber Manusia, Undang-Undang, Operasi, dan IT. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ ANGGOTA / KAKITANGAN BARU MELAPOR Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 2/3
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 3 6.5 Setelah selesai urusan lapor diri dan taklimat, para anggota akan memulakan tugas. TARIKH : KELULUSAN LEMBAGA PENGARAH YBM Tunku Mahmood Shah Mr Lee Wai Leong Tn Hj Sharum bin Tahir Tn Shaik Omar bin Hassan Dr Raja Imran Shah POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ ANGGOTA / KAKITANGAN BARU MELAPOR Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 3/3
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 1 1.0 TUJUAN Polisi ini bertujuan menetapkan garis panduan kepada kakitangan dan Syarikat mengenai proses penjadualan latihan yang perlu dijalankan kepada kakitangan baru bagi memberi pendedahan kepada sistem organisasi dan kemahiran kerja. 2.0 TARIKH KUATKUASA Polisi ini berkuatkuasa serta-merta. 3.0 SYARAT KELAYAKAN 3.1 Kakitangan yang baru melapor di Syarikat. 4.0 DEFINISI 4.1 Latihan Kakitangan: Program atau bimbingan yang dijalankan oleh jabatan yang berkaitan bagi menyediakan kemahiran dan keperluan kerja kepada kakitangan baru. 5.0 PROSES LATIHAN KEPADA KERANI BARU 5.1 Setiap kakitangan yang melapor perlu diberi latihan pada hari pertama bertugas. 5.2 Latihan tersebut akan dijadualkan oleh Bahagian Pentadbiran dan perlu diserahkan kepada Jabatan yang berkaitan tidak lewat daripada 3 hari bekerja. 5.3 Modul latihan perlu disediakan dan dikemaskini oleh setiap Jabatan dari semasa ke semasa bagi memastikan SOP kerja tersebut bersesuaian dengan keadaan semasa. 5.4 Sesi latihan akan dibahagikan kepada beberapa peringkat mengikut jenis latihan (rujuk Lampiran A). Berikut adalah peringkat utama bagi setiap jawatan : I. Bahagian Pentadbiran : Bertanggungjawab menyediakan Polisi dan Prosedur Syarikat kepada kakitangan baru II. Ketua Bahagian : Bertanggungjawab menyediakan SOP kerja dan tugasan POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ LATIHAN KAKITANGAN BARU MELAPOR Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 1/2
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 2 5.5 Kakitangan tersebut perlu menandatangani borang pengesahan setelah selesai sesi latihan dan perlu disimpan ke dalam fail peribadi kakitangan oleh Bahagian Pentadbiran. 5.6 Ketua Bahagian dan Bahagian Pentadbiran perlu membuat pemantauan sama ada latihan yang telah diberikan difahami dan dipraktikkan oleh kakitangan tersebut. 5.7 Sekiranya Ketua Bahagian mendapati terdapat kekurangan pada kakitangan tersebut, maka perlu dipertimbangkan semula keperluan menjalankan latihan tambahan. 5.8 Sekiranya Jabatan memerlukan latihan secara rasmi, Ketua Bahagian perlu membuat permohonan latihan kepada Bahagian Pentadbiran. 5.9 Bagi sesi latihan yang dijadualkan sendiri oleh Ketua Bahagian hendaklah memaklumkan kepada Bahagian Pentadbiran bagi mengelakkan sebarang permasalahan berlaku. TARIKH : KELULUSAN LEMBAGA PENGARAH YBM Tunku Mahmood Shah Mr Lee Wai Leong Tn Hj Sharum bin Tahir Tn Shaik Omar bin Hassan Dr Raja Imran Shah POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ LATIHAN KAKITANGAN BARU MELAPOR Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 2/2
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 3 LAMPIRAN A BAHAGIAN JENIS LATIHAN KEWANGAN JUALAN OPERASI TUGAS-TUGAS OPERASI IT URUSAN TEKNIKAL SISTEM P & P RIZAB LEGAL KOMPAUN JAWATAN BAHAGIAN YANG BERKAITAN AKAUN PTD JUALAN P & P OPERASI IT LEGAL UTK AKAUN / PENTADBIRAN / JUALAN / P & P / OPERASI / IT / LEGAL / UTK /
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 1 1.0 TUJUAN Polisi ini bertujuan menetapkan prinsip dan peraturan berkenaan penilaian prestasi kakitangan bagi menggalakkan pencapaian matlamat dan objektif Syarikat serta membantu mewujudkan budaya berprestasi tinggi. 2.0 TARIKH KUATKUASA Polisi ini berkuatkuasa serta-merta. 3.0 SYARAT KELAYAKAN 3.1 Semua kakitangan kecuali yang menyerahkan notis penamatan. 3.2 Kakitangan yang sedang dalam tempoh percubaan. 4.0 DEFINISI 4.1 Penilaian Prestasi : Suatu sistem untuk merancang, melaksana, mengurus dan menilai pencapaian prestasi anggota dan matlamat organisasi dalam tempoh satu tahun. 5.0 TUJUAN PENILAIAN PRESTASI 5.1 Perancangan sumber manusia 5.2 Pembangunan sumber manusia 5.3 Perkembangan kerjaya 5.4 Program yang berkaitan ganjaran 5.5 Perhubungan dalaman pekerja 5.6 Menilai potensi pekerja 6.0 KAEDAH PENILAIAN PRESTASI 6.1 Terdapat tiga (3) kaedah penilaian prestasi yang dipraktikkan oleh Syarikat ini, sepertimana senarai berikut beserta penerangan : POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENILAIAN PRESTASI KAKITANGAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 1/4
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 2 6.1.1 Ketua Menilai 6.1.2 Kumpulan Rakan Sekerja 6.1.3 Menilai Diri Sendiri 7.0 SYARAT-SYARAT PENENTUAN PEGAWAI PENILAI 7.1 Pegawai Penilai mestilah merupakan pegawai tertinggi atau penyelia yang terdekat kepada kakitangan tersebut dan mempunyai hubungan kerja secara langsung atau yang mengawasi kerjanya. 7.2 Penentuan Pegawai Penilai perlu mengikuti ketetapan syarat berikut : 7.2.1 Mempunyai hubungan kerja dan penyeliaan secara langsung di antara kakitangan dan Pegawai Penilai. 7.2.2 Gred/Jawatan Pegawai Penilai hendaklah lebih tinggi daripada gred/jawatan kakitangan mengikut komponen penyeliaan dan penilaian, sepertimana jadual berikut : Kategori Pegawai Penilai Kerani Am Ketua Jabatan Pertengahan Ketua Jabatan Atasan Pengurus Tertinggi 7.2.3 Tiada hubungan kekeluargaan terdekat sama ada melalui pertalian darah atau perkahwinan (suami, isteri, anak, adik-beradik, anak saudara, mertua, menantu, ipar, sepupu atau biras) di antara kakitangan dengan Pegawai Penilainya. 8.0 PROSES PENILAIAN PRESTASI 8.1 Mengenalpasti tujuan utama penilaian 8.2 Merangka sasaran atau KPI POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENILAIAN PRESTASI KAKITANGAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 2/4
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 3 8.2.1 Pegawai Penilai dikehendaki mengadakan sesi perbincangan untuk menjelaskan dan mencapai persetujuan berkenaan KPI, sasaran dan pencapaian yang perlu dicapai dalam tempoh prestasi, yang mesti dihubungkan dengan matlamat dan objektif syarikat. 8.3 Penilaian Pertengahan Tahun 8.3.1 Semasa tempoh prestasi, kakitangan dikehendaki mengadakan sesi semakan prestasi bersama Ketua Jabatan untuk membincangkan kemajuan, status sasaran dan objektif kakitangan tersebut. 8.4 Penilaian Akhir Tahun 8.4.1 Pada penghujung tahun, penilaian prestasi rasmi perlu dibuat untuk mengenalpasti tahap prestasi keseluruhan kakitangan di mana Ketua Jabatan akan menyemak dan memberikan penilaian yang adil terhadap pencapaian dan keputusan kakitangan tersebut berdasarkan sasaran dan objektif yang telah ditetapkan untuk tahun itu 8.5 Proses Kalibrasi 8.5.1 Pelaksanaan kalibrasi seluruh penilaian kakitangan akan dilaksanakan oleh Bahagian Sumber Manusia untuk memastikan penilaian prestasi dan pencapaian Syarikat tersebut. 8.5.2 Kakitangan akan dirujuk ke Pelan Peningkatan Prestasi untuk tindakan sewajarnya. 8.6 Pelan Pembaikan Pengurusan Prestasi 8.6.1 Bagi kakitangan dibawah prestasi atau mempunyai isu-isu tingkah laku yang jatuh ke tahap tidak memuaskan, program-program peningkatan prestasi akan dilaksanakan secara adil dan konsisten dengan matlamat untuk meningkatkan prestasi kakitangan baik dari sudut gerak kerja, tingkah laku dan sikap yang ditunjukkan. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENILAIAN PRESTASI KAKITANGAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 3/4
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 4 8.6.2 Sekiranya prestasi / tingkah laku kakitangan tidak berjaya dipertingkatkan selepas menjalani program peningkatan prestasi tersebut, tindakan berikut boleh diambila terhadap kakitangan mengikut polisi yang telah ditetapkan : Tindakan Penghuraian Dipindahkan Pertukaran kepada kerja lain / fungsi yang lebih sesuai dengan kemahiran dan kecekapan kakitangan. Turun Pangkat Merendahkan / diturunkan pangkat dalam organisasi, yang mungkin juga boleh menyebabkan kehilangan keistimewaan / pengurangan gaji. Ditamatkan Perkhidmatan Penamatan dari perkhidmatan. TARIKH : KELULUSAN LEMBAGA PENGARAH YBM Tunku Mahmood Shah Mr Lee Wai Leong Tn Hj Sharum bin Tahir Tn Shaik Omar bin Hassan Dr Raja Imran Shah POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ PENILAIAN PRESTASI KAKITANGAN Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 4/4
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 1 1.0 TUJUAN Polisi ini bertujuan menetapkan garis panduan serta memudahkan proses tuntutan bajet aktiviti Syarikat yang melibatkan kos di antara Jabatan. 2.0 TARIKH KUATKUASA Polisi ini berkuatkuasa serta-merta. 3.0 SYARAT-SYARAT TUNTUTAN 3.1 Tuntutan kos perbelanjaan khas seperti program, aktiviti sukan, latihan, Majlis Makan Malam, sumbangan kepada Jabatan dan lain-lain mesti mendapatkan kelulusan daripada Lembaga Pengarah. 3.2 Proses tuntutan perbelanjaan bajet aktiviti Syarikat yang melibatkan kos mestilah tidak melebihi tempoh 2 minggu. 4.0 PROSES TUNTUTAN PERBELANJAAN SYARIKAT YANG MELIBATKAN KOS 4.1 Ketua Bahagian menyediakan memo berkenaan tuntutan perbelanjaan kepada Pengurus Besar dan Bahagian Kewangan. 4.2 Ketua Bahagian atau wakil Jabatan dikehendaki melengkapkan ‘Expenses Claim Form’ dan perlu melampirkan dokumen sokongan seperti resit pembayaran, poster program dan senarai kehadiran. 4.3 Jabatan yang berkaitan perlu berikan semula resit asal perbelanjaan dan membuat rundingan daripada jumlah yang telah diambil dan diserahkan kepada Bahagian Kewangan. 4.4 Ketua Bahagian menyemak dan mengesahkan borang tuntutan beserta dokumen sokongan, sekiranya borang tersebut diisi oleh kakitangan lain. 4.5 Ketua Bahagian Kewangan menyemak dan mengesahkan tuntutan yang dibuat telah lengkap dan betul. 4.6 Borang tuntutan yang telah diluluskan akan diproses oleh Ketua Bahagian Kewangan untuk pembayaran. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ TUNTUTAN BAJET AKTIVITI SYARIKAT YANG MELIBATKAN KOS Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 1/2
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia Page 2 4.7 Tuntutan hanya akan dibuat sekiranya mengikut prosedur yang ditetapkan. 4.8 Prosedur ini bukannya satu ketetapan dan ianya boleh dipinda di masa akan datang berdasarkan keputusan muktamad Syarikat. TARIKH : KELULUSAN LEMBAGA PENGARAH YBM Tunku Mahmood Shah Mr Lee Wai Leong Tn Hj Sharum bin Tahir Tn Shaik Omar bin Hassan Dr Raja Imran Shah POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/PTD/03-23/ TUNTUTAN BAJET AKTIVITI SYARIKAT YANG MELIBATKAN KOS Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 2/2
EDISI PERTAMA | 2023 OPERASI POLISI & PROSEDUR 2.
Disediakan oleh : Bahagian Operasi Page 1 Tujuan : Menyediakan garis panduan perlaksanaan tugas harian dari awal pagi sehingga akhir tugas. Garis panduan ini juga boleh membantu semasa penilaian prestasi, kawalan dan tindakan penguatkuasaan yang lebih berkesan disamping mewujudkan keseragaman proses kerja. Tarikh kuatkuasa : Polisi dan prosedur ini berkuatkuasa serta- merta Gerak Kerja Harian adalah seperti berikut: 1. Anggota penguatkuasa perlu melaporkan diri di pejabat cawangan Presgo Gateways yang ditempatkan selewatnya jam 8.30 pagi. 2. Anggota penguatkuasa perlu mengambil handheld/ printer serta mengisi dan menandatangani Borang Penerimaan Handheld/ Printer yang disediakan. 3. Anggota penguatkuasa perlu bergerak ke lokasi tugas selewatnya 8.40 pagi dan memulakan bancian selewatnya 8.50 pagi/ 8.55 pagi atau 9.00 pagi mengikut jadual yang disediakan. 4. Anggota penguatkuasa perlu merekodkan semua pergerakan dari waktu mula bertugas iaitu jam 8.30 pagi hingga waktu akhir bertugas sehingga jam 5.15 petang/ 5.20 petang mengikut masa yang ditetapkan. Antara maklumat yang perlu direkodkan iaitu: i ) Taklimat pagi iv ) Rehat pagi/ tengahari/ petang ii ) Pindah sektor v ) Hujan iii) Tandas vi ) Jumpa Ketua dan lain lain 5. Anggota penguatkuasa perlu mengembalikan Handheld/ printer dan mengisi serta menandatangani Borang Pemulangan Handheld/ Printer sebelum balik meninggalkan pejabat cawangan Presgo Gateways. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/OPR/03-23/ GERAK KERJA HARIAN PEMBANTU PENGUATKUASA - PENGURUSAN TEMPAT LETAK KERETA Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 1/2
Disediakan oleh : Bahagian Operasi Page 2 6. Anggota penguatkuasa dilarang membawa pulang Peralatan handheld/ printer. Jika terjadi perkara tersebut, anggota perlu segera kembali ke pejabat cawangan Presgo Gateways untuk memulangkan Peralatan Handheld/ Printer dan boleh dikenakan tindakan tatatertib. 7. Selepas handheld dikembalikan, anggota boleh menyelesaikan keperluan lain (sekiranya ada) seperti mengisi borang cuti dan borang tuntutan perjalanan. TARIKH : KELULUSAN LEMBAGA PENGARAH YBM Tunku Mahmood Shah Mr Lee Wai Leong Tn Hj Sharum bin Tahir Tn Shaik Omar bin Hassan Dr Raja Imran Shah POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/OPR/03-23/ GERAK KERJA HARIAN PEMBANTU PENGUATKUASA - PENGURUSAN TEMPAT LETAK KERETA Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 2/2
Disediakan oleh : Bahagian Operasi Page 3 STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE GERAK KERJA HARIAN PEMBANTU PENGUATKUASA - PENGURUSAN TEMPAT LETAK KERETA MULA KP19 Lapor tugas 8.30 pagi KP19 Ambil HH/printer dan isi borang SELESAI KP19 Keluar pejabat 5.30ptg BORANG PENERIMAAN / PEMULANGAN HH/PRINTER KP19 Kembalikan HH/Printer dan isi borang pemulangan. KP19 Keluar menuju lokasi tugas selewatnya 8.40pg KP19 Mulakan bancian sebelum jam 8.50pg / 8.55pg / 9.00pg mengikut jadual kawasan disediakan KP19 Rekod semua pergerakan dalam HH dari waktu mula hingga waktu akhir tugas KP19 Henti tugas ikut masa ditetapkan 5.15ptg / 5.20ptg
Disediakan oleh : Bahagian Operasi Page 1 Tujuan: Panduan kepada anggota penguatkuasa dalam pelaksanaan penguatkuasaan dan langkah-langkah yang perlu dipatuhi apabila membuat Bancian Kenderaan di tempat letak kereta. Tarikh kuatkuasa : Polisi dan prosedur ini berkuatkuasa serta- merta Langkah- langkah untuk membuat Bancian Kenderaan (Kupon/ MBJBSPOT/ Pas Bulanan/ Pas Khas) 1. Anggota penguatkuasa perlu menyemak kenderaan di dalam petak di lokasi yang diberikan mengikut jadual yang telah disediakan. 2. Terdapat pelbagai cara pembayaran tempat letak kereta yang digunakan oleh pengguna petak letak kereta antaranya ialah: I. Kupon ⚫ Anggota penguatkuasa perlu mengimbas kod bar yang diletakkan di atas dashboard pengguna. ⚫ Memasukkan tarikh/ masa yang digores pada setiap satu kupon yang dipamerkan. ⚫ Menyimpan data kupon setelah dimasukkan ke dalam sistem handheld dan mengulangi proses yang sama pada setiap kenderaan. II. Pas Bulanan ⚫ Anggota penguatkuasa harus mengimbas kod bar/ Qr kod pada pas bulanan yang dipamerkan pada skrin depan kenderaan. ⚫ Jika pengguna tidak mempamerkan pas, anggota penguatkuasa perlu menyemak pada paparan MBJBspot. ⚫ Jika pengguna di dapati tidak menggunakan mana-mana kaedah pembayaran tempat letak kereta, anggota perlu mengeluarkan kompaun ke atas kenderaan tersebut. III. MBJBspot ⚫ Anggota penguatkuasa perlu menyemak di MBJBspot jika pengguna tempat letak kereta tidak mempamerkan kupon/ pas. POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/OPR/03-23/ BANCIAN KENDERAAN (KUPON/ MBJBSPOT/ PAS BULANAN/ PAS KHAS PEMBANTU PENGUATKUASA - PENGURUSAN TEMPAT LETAK KERETA Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 1/2
Disediakan oleh : Bahagian Operasi Page 2 ⚫ Anggota penguatkuasa perlu memasukkan nombor kenderaan pada paparan skrin handheld. Jika pengguna di dapati tidak menggunakan mana- mana kaedah pembayaran tempat letak kereta, anggota perlu mengeluarkan kompaun ke atas kenderaan tersebut. 3. Proses ini adalah untuk bancian sebuah kenderaan dan proses ini berulang dari mula kerja hingga akhir tugas jam 5.30 petang. TARIKH : KELULUSAN LEMBAGA PENGARAH YBM Tunku Mahmood Shah Mr Lee Wai Leong Tn Hj Sharum bin Tahir Tn Shaik Omar bin Hassan Dr Raja Imran Shah POLISI DAN PROSEDUR Rujukan : P&P/OPR/03-23/ BANCIAN KENDERAAN (KUPON/ MBJBSPOT/ PAS BULANAN/ PAS KHAS PEMBANTU PENGUATKUASA - PENGURUSAN TEMPAT LETAK KERETA Tarikh : 01/03/2023 Halaman : 2/2
Disediakan oleh : Bahagian Operasi Page 3 STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE BANCIAN KENDERAAN PEMBANTU PENGUATKUASA - PENGURUSAN TEMPAT LETAK KERETA KUPON Masukkan waktu yang digores. SELESAI MULA Semak kenderaan di lokasi tugas sebagaimana jadual. KUPON/ PAS BULANAN Masukkan nombor kenderaan pada paparan skrin HH dan semak produk. Sekiranya tiada kupon atau pas yang sah, perlu semak MBJBSpot. Scan QR / barcode (sekiranya pamer fizikal). ADA PAS BULANAN Ambil gambar pas dan data akan disimpan. TIADA Jika tiada MBJBSpot, kompaun dikeluarkan.