Laporan AKPAS AKMAL 2021 FINAL

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

4.1.2 Cadangan penyelesaian terhadap permasalahan yang dihadapi

Unit Pengurusan Aset AKMAL dengan kerjasama Kumpulan KIK

AKMAL telah mewujudkan sistem A-LOC yang berfungsi memaparkan

maklumat dan penempatan aset melalui label aset kod-QR yang di

imbas di smartphone. Cara A-LOC berfungsi adalah seperti berikut:

No Langkah Gambarajah

1. Unit Pengurusan Aset akan menyediakan

pelekat label pendaftaran aset yang

menggunakan kod-QR unik

menggantikan barcode label sedia ada

pada aset di lokasi

2. Pengguna akan membuka aplikasi
pembaca kod-QR yang sedia ada dalam
telefon pintar dan mengimbas label
pendaftaran kod-QR pada aset

3. Satu paparan menu untuk mendaftar
masuk akan keluar. Pengguna akan
mendaftar masuk mengikut pendaftaran
masuk seperti di dalam sistem SPPA.

(Pendaftaran masuk hanya sekali sahaja
sepanjang tempoh yang dibenarkan
sebelum perlu mendaftar semula)

4. Setelah mendaftar masuk, paparan
maklumat aset akan tertera di skrin.
Butiran maklumat yang dijana adalah
seperti berikut:

● Keterangan dan jenis aset
● No Pendaftaran aset
● Jenama aset
● Harga perolehan aset
● Lokasi aset
● Sejarah penempatan aset

132

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

4.1.3 Tempoh pelaksanaan terhadap Inovasi yang telah dibangunkan

Projek bermula pada bulan Mac 2021 sehinga Ogos 2021 melibatkan

semua aset yang berada di satu lokasi di dalam AKMAL.

4.1.4 Tahap pelaksanaan terhadap Inovasi yang telah dibangunkan
Projek ini telah bermula pada bulan Mac 2021 di Rumah Tamu sebagai
lokasi untuk uji cuba projek ini. Tahap pelaksanaan adalah peringkat
ujicuba untuk keseluruhan AKMAL Melaka. Pegawai Penyelaras aset
bahagian dan Pemeriksa Aset terlibat dalam ujicuba ini.

4.1.5 Tahap keberkesanan kepada pengurusan permasalahan (cth:
penjimatan masa, tenaga, kos, dan lain-lain)

Akses maklumat dan data penempatan aset dijangka lebih berkualiti
ekoran pengesanan aset secara terus di lokasi. Tidak perlu lagi
membawa beban peralatan pengujian atau pengesanan aset kerana
pegawai tidak lagi perlu membawa laptop dan tools ke lokasi aset
ditempatkan yang mana terdapat batasan dari segi capaian internet dan
mobiliti. Tempoh masa pemeriksaan juga dapat dipendekkan kerana
semua melalui sistem.

Inovasi penambahbaikan ini juga merupakan antara usaha
memperkukuhkan budaya paperless di dalam dasar perlaksanaan
latihan AKMAL. Melalui penciptaan inovasi A-LOC ini, pihak
pengurusan dan pentadbiran AKMAL dapat menjimatkan kos bahan
percetakan kertas pemeriksaan dan penempatan aset.

133

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

4.1.6 Impak Inovasi kepada Jabatan

A-LOC juga berpotensi menjadi pilot project dan dikomersialkan.
Malah juga dapat direplikasi penggunaannya melalui pengembangan
idea ke semua agensi, jabatan dan kementerian di seluruh negara.

Projek ini secara langsung memberi akses maklumat dan data
penempatan aset kepada pegawai bagi membuat pengesanan aset
secara terus di lokasi

Projek ini juga merupakan usaha menambah baik dan meluaskan
bacaan label kod QR aset yang sedia ada yang terhad menggunakan
perkakas yang dibekalkan oleh pembekal (bar code scanner). Dengan
pengenalan Kod-QR, kaedah pengesanan aset dapat diperluaskan ke
telefon pintar.

Pengesanan aset melalui Kod-QR di telefon pintar juga dapat
memudahkan pegawai dimana tidak lagi perlu membawa laptop ke
lokasi bagi membuat pengesanan aset dimana terdapat batasan dari
segi capaian internet dan mobiliti.

A-LOC berupaya untuk diintegrasi dengan mana-mana data sistem lain
contohnya maklumat data sistem iGFMAS. A-LOC boleh menjadi pusat
maklumat setempat untuk pelbagai maklumat aset dari pelbagai sistem.

134

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

B. INOVASI PENGURUSAN STOR
PROJEK 2: PENYELARASAN PENGURUSAN STOR UNIT AKMAL
4.1.1 Permasalahan yang dihadapi dalam menguruskan Aset Alih/ Stor

Kerajaan
AKMAL Melaka mempunyai beberapa stor kecil/unit yang diuruskan
oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Jabatan Pengajian Teknikal
antaranya Stor Kawad/Medan dan Stor Bilik Kebal. Stor ini menyimpan
peralatan gunasama untuk tujuan Latihan dan kursus.
Stor unit ini di bawah pengurusan masing-masing dan tiada tatacara
pengurusan yang sesuai digunakan untuk memastikan peralatan
disimpan dengan selamat dan rekod peralatan lengkap dan kemaskini.

4.1.2 Cadangan penyelesaian terhadap permasalahan yang dihadapi
Bagi menambah baik pengurusan stor unit, AKMAL telah mewujudkan
Garis Panduan Pengurusan Stor Unit sebagai panduan kepada
Pegawai Stor Unit yang dilantik bagi menguruskan stor unit di jabatan
dan AKMAL Cawangan masing-masing selaras dengan arahan dalam

135

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Pekeliling Perbendaharaan Malaysia, Tatacara Pengurusan Stor

Kerajaan AM 6. Panduan ini bertujuan untuk menambah baik

pengurusan stor unit di setiap jabatan bagi memastikan pengurusan

rekod stok yang tepat dan terkini.

4.1.3 Tempoh pelaksanaan terhadap Inovasi yang telah dibangunkan
Penyelarasan ini dilaksanakan bermula 14 April 2021. Satu memo
penyelarasan telah dikeluarkan kepada Jabatan Yang terlibat

Lampiran 82:

Memo Pelantikan Pegawai Stor Unit AKMAL

4.1.4 Tahap pelaksanaan terhadap Inovasi yang telah dibangunkan
Penyediaan format dokumen seperti Senarai Kad Stok dan Borang
Pinjaman Stok. Kemaskini rekod fizikal stok ke dalam Senarai Daftar
Stok KEW.PS3 dan Kad Stok KEW.PS4 seperti di bawah:

136

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Lampiran 83:

Memo Pelantikan Pegawai Stor Unit AKMAL

Taklimat dan sesi latih amal kepada Pegawai Stor Unit serta Menyusun
da melabel stok mengikut garis panduan.

Gambar 32:

Taklimat kepada Pegawai Stor
Unit

137

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Gambar 33:

Stok yang telah dilabel

4.1.5 Tahap keberkesanan kepada pengurusan permasalahan (cth:
penjimatan masa, tenaga, kos, dan lain-lain)
Pengurusan Stor unit lebih lancar dan efisien kerana rekod pergerakan
dan pinjaman yang lebih teratur. Peralatan tersebut juga diperiksa oleh
pegawai pemeriksa yang dilantik setiap tahun.

4.1.6 Impak Inovasi kepada Jabatan
Mengoptimumkan kos pengurusan perolehan barangan aset dan stok
apabila rekod peralatan sedia ada lengkap dan kemaskini
Risiko kehilangan peralatan stok dapat dikurangkan kerana pergerakan
dan pinjaman peralatan gunasama yang efisyen.

138

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

C. INOVASI PENGURUSAN ASET/STOR

PROJEK 3: SUDUT INFO PENGURUSAN ASET DAN STOR
4.1.1 Permasalahan yang dihadapi dalam menguruskan Aset Alih/ Stor

Kerajaan

Tahap kesedaran kakitangan berkaitan pengurusan aset dan

pengurusan stor adalah kerana kurang pendedahan.

4.1.2 Cadangan penyelesaian terhadap permasalahan yang dihadapi

Mewujudkan sudut info aset dan stor berkaitan pemeriksaan,

penyelenggaraan aset, dan perbekalan pakaian seragam dan uniform

di sudut kaki lima yang menjadi laluan utama

4.1.3 Tempoh pelaksanaan terhadap Inovasi yang telah dibangunkan

Dilaksanakan pada bulan November 2020

Gambar 34:

Kerja Penyediaan

4.1.4 Tahap pelaksanaan terhadap Inovasi yang telah dibangunkan

Gambar 35:

Sudut Informasi Aset & Stor

4.1.6 Impak Inovasi kepada Jabatan

Meningkatkan pengetahuan kakitangan berkaitan pengurusan aset dan

stor dan tahu memohon aksesori mengikut kelayakan.

139

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

KESINAMBUNGAN PROJEK INOVASI YANG LEPAS

Maklumat Projek Status Semasa

1 Stesen Pembungkusan Stok
Mewujudkan satu ruang kerja
khusus bagi kerja pembungkusan
stok

- Stok yang ingin diposkan ke
AKMAL Cawangan dibungkus
dahulu

2 Sistem E-Stok AKMAL
Mewujudkan satu sistem katalog
stok beserta gambar dan
pengurusan baki stok bagi
memudahkan pengguna akhir
mengenalpasti stok dan
menyemak baki stok sebelum
membuat permohonan dalam
Sistem Pengurusan Stor (SPS)

- Kemaskini gambar dan
menambah katalog barang
stok.

3 ICT Workstation
Mewujudkan satu ruang kerja
khusus bagi menyelenggara
kerosakan kecil perkakas atau
perisian bagi aset jenis ICT
seperti komputer desktop dan
komputer riba bagi menjimatkan
masa dan kos penyelenggaraan

- Telah menyelenggara lebih 50
pc dan PC yang boleh
digunakan akan dilupuskan
kepada NGO

140

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

141

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

RUMUSAN / ULASAN LAPORAN

Tatacara Pengurusan Aset Kerajaan berpandukan kepada Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007, Bilangan 6 Tahun 2008 dan Bilangan 5
Tahun 2009. Pekeliling ini telah dirangkumkan di bawah 1 Pekeliling Perbandaharaan
yang berkuatkuasa 3 Julai 2019 dan kini di bawah Portal Pekeliling Perbendaharaan.
Pengurusan Aset di AKMAL Melaka sepanjang tahun 2020 sehingga Jun 2021 dapat
dirumuskan melalui rajah seperti berikut:

Rajah 4:
Rumusan Laporan AKPAS

142

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Sistem Pengurusan Aset merangkumi beberapa enam (6) Bab melibatkan

Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan,

Penyelenggaraan, Pelupusan dan Kehilangan / Hapuskira. Garis panduan yang

diberikan banyak membantu dalam melaksanakan sistem pengurusan aset dengan

lebih teratur dan cekap. Pematuhan terhadap prosedur pengurusan aset dapat

membantu AKMAL dalam memperkemaskan sistem pengurusan aset sedia ada di

samping mewujudkan jaringan komunikasi antara AKMAL dengan agensi kerajaan

yang lain seperti Jabatan Kerja Raya dan Jabatan Alam Sekitar. Jaringan komunikasi

tersebut berfungsi sebagai medium bagi memantapkan lagi sistem pengurusan latihan

di AKMAL khususnya bagi aspek kerjasama bestari. Ia juga turut mempromosi

komitmen AKMAL dalam pengurusan aset.

Pengurusan aset yang teratur dan terancang bukan sahaja mempermudahkan
malah membantu Jabatan dalam merancang anggaran belanja mengurus tahunan.
Contohnya, penyelenggaraan aset secara berkala dan terancang akan
mempermudahkan proses perolehan dan mengelakkan daripada pesanan tempatan
dikeluarkan setelah bekalan / perkhidmatan diterima. Ini akan memantapkan sistem
pengurusan kewangan Jabatan selain meningkatkan Indeks Akauntabiliti Jabatan.

Taklimat / sesi KSA yang dipraktikkan dalam Jabatan adalah medium yang
sesuai untuk memberi kesedaran kepada warga Jabatan terhadap sistem pengurusan
aset. AKMAL sentiasa berusaha untuk menyampaikan taklimat berkenaan
pengurusan aset Jabatan melalui program KSA dan hands on activity seperti KSA
Tatacara Pengurusan Aset Alih mengikut Bab dan Taklimat Permohonan Sistem
Pengurusan Stor (Permohonan Stok Atas Talian). Pelaksanaan program ini memberi
impak positif terhadap pemahaman dan kesedaran di kalangan warga AKMAL
terhadap prosedur semasa yang berkuatkuasa.

143

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Pematuhan terhadap pekeliling ini turut diperjelaskan dalam Prosedur MS ISO
9001:2015 AKMAL terutamanya dalam Prosedur Sokongan (PKS AKMAL 05 dan 06
yang masing-masing melibatkan proses perolehan dan penyelenggaraan).

Pelaporan yang dibuat secara bulanan, suku tahun dan tahunan kepada
Cawangan Logistik Ibu Pejabat merupakan mekanisma pemantauan yang mendorong
setiap PTJ untuk lebih sistematik, bersedia, kreatif dan bertanggungjawab.Komitmen
dan kesedaran akan membantu Jabatan dalam memperbaiki mutu penyampaian
perkhidmatan melalui pengurusan aset yang terancang dan telus.

144

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

145

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

PENUTUP

Penyertaan Akademi Kastam Diraja Malaysia (AKMAL) dalam Anugerah
Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Pengurusan Stor Utama JKDM (AKPAS)
pada tahun ini memberikan gambaran terhadap tahap pematuhan pelaksanaan
sistem pengurusan aset di peringkat AKMAL. Semoga dengan adanya anugerah ini
akan memberi nilai lonjakan kepada semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) untuk
melaksanakan pengurusan aset di setiap PTJ masing-masing dengan cekap, teratur
dan berkesan khususnya dalam pengurusan aset alih kerajaan sebagaimana yang
telah digariskan dalam Portal Pekeliling Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (TPA) dan Tatacara Pengurusan Stor (TPS). Pelaksanaan pengurusan
aset Jabatan tidak akan berjaya sekiranya tidak mendapat komitmen daripada warga
secara keseluruhan.

146