Laporan AKPAS AKMAL 2021 FINAL

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

sebutharga berkaitan. Pegawai aset akan membuat syor melalui

sistem.

2.5.5.3 Kelulusan permohonan Penyelenggaraan

AKMAL Melaka telah menetapkan Ketua Jabatan / Pendaftar
akan meluluskan permohonan.

2.5.5.4 Kelulusan Peruntukan Kewangan

AKMAL Melaka telah menetapkan Pegawai Kewangan AKMAL
akan memberi kelulusan peruntukan kewangan.

2.5.5.5 Kelulusan Perolehan

AKMAL Melaka telah menetapkan Pegawai Perolehan AKMAL
akan membuat kelulusan perolehan.

2.5.5.6 Pengemaskinian maklumat penyelenggaraan

AKMAL Melaka telah menetapkan urusetia unit kenderaan akan
akan mengemaskini maklumat penyelenggaran dan akan
disemak oleh Pegawai Kenderaan dan Pegawai Aset.

82

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

2.6 AM 2.6 – Pelupusan

Aset alih yang telah rosak atau tidak ekonomik untuk dibaiki juga perlu diuruskan
secara pelupusan. Pelupusan juga dilakukan mengikut tatacara Pekeliling
Perbendaharaan AM2.6: Pelupusan

2.6.1 Perancangan Pelupusan Tahun 2020

Perancangan pelupusan tahun 2020 dilaksanakan berdasarkan hasil
pemeriksaan aset pada tahun 2019 di mana pemeriksa aset mencadangkan
agar aset tersebut dilupuskan kerana rosak, usang atau tidak ekonomik
untuk dibaiki seperti di Lampiran 39.

Lampiran 48:

Ringkasan pemeriksaan Tahun 2019

83

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Berikut merupakan senarai aset yang dicadang untuk dilupuskan di AKMAL

AKMAL Melaka dan AKMAL Cawangan Timur dan Selatan bagi tahun 2020:

a. 6 unit peralatan elektronik
b. 19 unit peralatan elektrik dan perabot
c. 1 unit simulator menembak

2.6.2 Permohonan Pelupusan

Permohonan pelupusan diterima daripada Ketua Jabatan atau AKMAL
Cawangan kepada Jabatan Pendaftar (Lampiran 49). Permohonan
pelupusan dari AKMAL Cawangan Timur No. rujukan
KE.HXD(80)648/02(14) bertarikh 3 Feb 2019 adalah disertakan dengan
senarai aset yang hendak dilupus.

Lampiran 49: 84

Permohonan pelupusan AKMAL Cawangan

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

2.6.3 Perakuan Pelupusan

Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-19 diperlukan untuk aset mekanikal,
teknikal, elektrik dan elektronik yang nilai perolehan asal melebihi
RM5,000.00 dan perkakasan computer yang nilai perolehan asalnya melebihi
dari RM1,000.00. Pada tahun semasa AKMAL sedang dalam proses
melupuskan senjata simulator setelah mendapat permohonan pelupusan dari
Jabatan Pengajian Teknikal (JTEK). Permohonan PEP telah diperolehi dari
pihak JKR Ibu Pejabat di Kuala Lumpur seperti di Lampiran 50.

Lampiran 50:
Perakuan Pelupusan JKR (Simulator)

2.6.4 Lantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan
Proses pelupusan melibatkan permohonan, pemeriksaan oleh Lembaga
Pemeriksa dan kelulusan oleh Kuasa Melulus. Perlantikan Lembaga

85

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Pemeriksaan Pelupusan Aset Alih Kerajaan dengan nombor rujukan

KE.HG(125)648/02-2(13) bertarikh 24 Disember 2018. (Lampiran 51)

Lampiran 51:

Surat Lantikan Lembaga Pemeriksaan Pelupusan

Di peringkat AKMAL Melaka, terdapat enam (6) kumpulan Lembaga
Pemeriksa yang dilantik bagi menjalankan pemeriksaan terhadap aset-aset
yang dicadang lupus.

2.6.5 Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan
Pegawai Aset akan menyediakan dokumen untuk Lembaga Pemeriksa
Pelupusan menjalankan pemeriksaan dan menyediakan laporan. Dokumen-
dokumen yang diserahkan adalah:

a. Salinan Surat Permohonan Pelupusan
b. Dokumen Pendaftaran KEW.PA 3 / KEW.PA 4

86

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

c. Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-19

d. Borang Pemeriksaan Pelupusan Aset Alih KEW.PA-21

Pegawai Pemeriksaan akan melaksanakan pemeriksaan fizikal aset bagi
mengesahkan maklumat permohonan dan kondisi aset serta mengisi
KEW.PA-21 dengan menyatakan syor kaedah pelupusan yang bersesuaian
beserta justifikasi.

KEW.PA-21 tersebut akan dimajukan kepada Pengarah AKMAL selaku
Kuasa Melulus (berdasarkan kelayakan) untuk kelulusan berpandukan syor
kaedah pelupusan yang diberikan oleh Lembaga Pemeriksa.

Lampiran 52:

Laporan Lembaga Pemeriksaan Pelupusan

Diperingkat AKMAL Melaka, Pegawai Aset bertindak sebagai penyelaras
bagi permohonan pelupusan aset di peringkat AKMAL Cawangan. Contoh
kelulusan adalah seperti di Lampiran 52 di atas.

87

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

2.6.6 Kuasa Melulus Pelupusan

Kuasa melulus pelupusan adalah tertakluk kepada Akta Perwakilan Kuasa
1956 di bawah Seksyen 5 berdasarkan nilai had mengikut Peringkat
Kementerian, Peringkat Jabatan dan Peringkat Negeri.

Peringkat Kementerian

Kementerian Tidak lebih daripada RM 400,000 bagi tiap-tiap satu

barang dan tidak lebih RM 4,000,000 bagi nilai

agregatnya untuk semua kaedah pelupusan.

Bahagian Tidak lebih daripada RM 200,000 bagi tiap-tiap satu

barang dan tidak lebih RM 2,000,000 bagi nilai

agregatnya untuk semua kaedah pelupusan.

Peringkat Jabatan

Ibu Pejabat Tidak lebih daripada RM 300,000 bagi tiap-tiap satu

barang dan tidak lebih RM 3,000,000 bagi nilai

agregatnya untuk semua kaedah pelupusan.

Bahagian Tidak lebih daripada RM 1,000,000 bagi tiap-tiap satu

barang dan tidak lebih RM 1,000,000 bagi nilai

agregatnya untuk semua kaedah pelupusan.

Negeri Tidak lebih daripada RM 50,000 bagi tiap-tiap satu

barang dan tidak lebih RM 500,000 bagi nilai agregatnya

untuk semua kaedah pelupusan.

Jadual 14:
Kuasa Melulus Pelupusan

88

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

2.6.7 Tindakan semasa dan selepas pelupusan

Proses Aliran Kerja Pelupusan Aset di AKMAL direkodkan berdasarkan
elemen berikut:
i) Rujukan Fail / Kelulusan
ii) Maklumat Aset
iii) Kuantiti Aset
iv) Kuasa Melulus
v) Kaedah Pelupusan – dipohon dan dilulus
vi) Nilai Aset (RM)
vii) Hasil Pelupusan (RM)
Bagi menyaksikan pelupusan dilaksanakan pegawai penyaksi dari Jabatan
lain (yang bukan unit aset) akan dipanggil untuk menyaksikan pelupusan
tersebut. Selesai pelupusan dilakukan Sijil Penyaksian Pelupusan Aset Alih
dikeluarkan (KEW.PA-22) dan ditandatangani oleh Aset.

a. Pelupusan 26 unit aset perabot, elektrik dan elektronik asrama
AKMAL Cawangan Timur.

Gambar 15: 89

Pelupusan Peralatan Asrama

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Gambar 16:

Pelupusan Aircond

Lampiran 53: Lampiran 54:

Sijil Pelupusan Aset Alih Resit pelupusan secara ewaste dan
sisa 2019

90

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

b. Pelupusan 1 unit senjata simulator

Gambar 17: Lampiran 55:

Pelupusan Senjata Simulator Pelupusan secara e-waste

Tindakan kemaskini pelupusan aset simulator dan peralatan asrama AKMAL
Cawangan timur di SPPA telah dilaksanakan pada 3 Mac 2021 dan 24
Februari 2021.

Gambar 18:

Kemaskini Pelupusan di SPPA Asrama

Gambar 19:

Kemaskini Pelupusan di SPPA
Asrama

91

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

2.6.8 Perancangan Pelupusan Tahun 2021

Perancangan Pelupusan Tahun 2021

BIL AKTIVITI JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEP OKT NOV DEC

1 Mengemaskini senarai aset yang
ingin dilupuskan

2 Pelupusan 1 unit simulator Lupus Kemas
Lupus Kemas

3 Pelupusan Perabot dan Peralatan Lantik Lulus Lupus
Asrama
Mohon

4 Pelupusan Perabot dan Peralatan Lantik
Pejabat
Mohon

5 Pelupusan Alat Pemadam Api Lantik Lulus Lupus Kemas

Mohon

6 Pelupusan Peralatan ICT PEP Lantik Lulus Lupus

Mohon

7 Pelupusan Kenderaan PEP Lantik Lulus Lupus

Mohon PEP

Perancangan Mohon Terima Permohonan Lulus Mohon Kelulusan
Pelaksanaan
PEP Perakuan Pelupusan KEW.PA19 Lupus Laksana Lupus

Lantik Lantikan Lembaga Pemeriksa Kemas Kemaskini SPPA

Jadual 15:

Perancangan Pelupusan

AKMAL Mempunyai beberapa kumpulan aset yang dicadang untuk dilupuskan bagi
sepanjang tahun 2020 antara nya:

a. Komputer Workstation pegawai yang berusia lebih 8 tahun yang telah diganti
dengan komputer penyewaan yang baru;

b. perabot asrama meliputi almari kayu;
c. alat penghawa dingin yang telah diganti yang baru di asrama Abid 4 dan 5;
d. 2 unit Kenderaan jenis van coaster dan MPV.

92

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

2.7 PENGURUSAN ASET ALAT BANTUAN OPERASI

AKMAL mempunyai aset yang dikategorikan sebagai aset Alat Bantuan
Operasi (ABO). Antara aset yang dimiliki adalah 15 unit Government Integrated
Radio Network (GIRN) dan Penghadang Jalan SJR. Aset ini digunakan semasa
aktiviti luar dan kegunaan peserta kursus teknikal

Gambar 20:

GIRN AKMAL

2.7.1 Pelantikan Pegawai ABO
Aset ini diuruskan oleh Pegawai ABO yang dilantik dari Jabatan
Pengajian Teknikal. Memo pelantikan adalah seperti di Lampiran 56

Lampiran 56:

Lantikan Pegawai ABO

93

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

2.7.2 Penerimaan, Pendaftaran, Penempatan dan Pergerakan/Pindahan

Aset ABO

Aset ABO ini telah didaftarkan dan ditempatkan di Bilik Kebal AKMAL
sebagai langkah keselamatan.

Lampiran 57: Gambar 21:

KEWPA-7 GIRN Bilik Kebal AKMAL
Timur

Sebarang pergerakan keluar dari bilik kebal pengguna akan diwajibkan

Untuk mengisi borang pergerakan/pinjaman aset alih KEW.PA-9

2.7.3 Penyelenggaraan Aset ABO

Aset ABO khususnya GIRN perlu diselenggara secara berkala oleh
vendor yang dilantik dan diuruskan oleh Pegawai ABO.

Gambar 13: 94

Penyelenggaraan GIRN
AKMAL Timur

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

95

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

PENGURUSAN STOR KERAJAAN

3.1. Perlantikan Pegawai-pegawai khusus menjalankan

tugas pengurusan Stor Utama.

AKMAL Melaka telah melantik seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian dan
Operasi), gred N19 sebagai Pegawai Stor Utama yang bertanggungjawab
mengendalikan tugas - tugas dan urusan berkaitan dengan pengendalian stor
bekalan dan alat tulis. Ini sejajar dengan 1PP (Tatacara Pengurusan Stor ) AM
6.1.
Pegawai Stor yang dilantik oleh AKMAL adalah menerusi surat perlantikan No.
Ruj. KE.HX(80)347/05-1(06) bertarikh 01 Julai 2019 berkuatkuasa pada 01
Julai 2019. (Surat lantikan seperti di Lampiran 58)

Lampiran 58:

Surat Lantikan Pegawai Stor

96

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.2. Perancangan Bekalan Tahunan Aksesori Pakaian

Seragam

Sebagai perancangan bekalan tahunan aksesori pakaian seragam kepada

pegawai AKMAL, beberapa aktiviti telah dibuat bagi mendapatkan data ukuran

dan saiz aksesori pegawai AKMAL.

i) Aktiviti Ukur Kasut

Satu sesi mengukur kasut telah
dilaksanakan ke atas semua
pegawai AKMAL pada 9-10
November 2020 bagi mengemaskini
data saiz kasut dan pengenalan
jenis kasut baru bagi pegawai Gred
19 hingga 26

Lampiran 59:

Memo Ukur Kasut

ii) Aktiviti Rokal

Lampiran 60: Pemeriksaan uniform diwujudkan
Memo Pemeriksaan Pakaian Seragam bagi memastikan pegawai memakai
uniform lengkap dan terkini. Unit stor
ditempatkan semasa pemeriksaan
untuk mengumpul data pegawai
yang tidak mempunyai aksesori
lengkap dan memerlukan aksesori

97

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

iii) Aktiviti Borang Kaji Selidik

Kaji selidik ini diwujudkan bagi
mendapatkan saiz peak cap, bowler
songkok, beret pegawai serta
keperluan aksesori lain.

Lampiran 61:
Memo Borang Kaji Selidik

Setelah maklumat dikumpul, Pegawai Stor telah membuat permohonan stok
kepada stor pusat mengikut data saiz yang diterima dan kelayakan pegawai.

Lampiran 62:

KEW.PS-7 Stor

Bekalan yang diterima diagihkan kepada pegawai yang layak mengikut kadar

bekalan tahunan yang berkuat kuasa. Pegawai AKMAL telah menerima dua

pasang kasut, inner tudung, stokin dan tongkat pada tahun 2020. Bagi tahun

2021 pegawai akan menerima peak cap, bowler, songkok, beret dan tas

tangan.

98

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.3. AM 6.2 – Penerimaan

3.3.1 Pelantikan Pegawai Penerima Stok
AKMAL Melaka telah melantik Pegawai Penerima Stok bagi memudahkan
proses penerimaan sebarang pembelian bekalan untuk Stor Utama. Hanya
pegawai yang dilantik sahaja yang dibenarkan menerima bekalan dan
menandatangani invois D/O pembelian.

3.3.2 Pengurusan Dokumen Perolehan dan Terimaan
a. Sebutharga:
Pegawai Stor Utama akan membuat senarai untuk pembelian dan
dihantar ke Unit Perolehan untuk tujuan pembelian. Urusan untuk
mendapatkan sebutharga akan dikendalikan oleh Unit Perolehan.
Pegawai Perolehan akan mendapatkan sekurang – kurangnya 3
sebutharga bagi membuat pembandingan harga sebelum mendapat
kelulusan pembelian. (Lampiran 63)

Lampiran 63: 99

Pelawaan sebutharga di Sistem e-Perolehan

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

b. Borang 284 (Kawalan Dalaman):

Selepas mendapat kelulusan, Pegawai Perolehan mengemukakan

Borang Pesanan Pembelian berserta sebutharga yang telah diluluskan.

(Lampiran 64)

Lampiran 64: Lampiran 65:

Borang 284 Pembelian Stok Borang Pesanan Kerajaan

c. Pesanan Kerajaan (L/O)
Bahagian Kewangan AKMAL Melaka akan mengeluarkan Borang
Pesanan Kerajaan (L/O) bagi pembekal menghantar bekalan mengikut
tempoh yang telah ditetapkan.(Lampiran 65)

d. Pesanan Penghantaran (D/O)
Bekalan dihantar berserta Pesanan Penghantaran (D/O) bagi
memastikan barangan yang diterima adalah sepertimana yang dipohon
dan mutu barangan adalah dalam keadaan baik dan memuaskan. Stok
yang diterima perlu dikira dan diperiksa secara fizikal bagi memastikan

100

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

bekalan yang diterima adalah mengikut kelulusan. Pesanan

Penghantaran (D/O) akan dicop ‘Diterima Dengan Syarat Ianya Disahkan

Kemudian Secara Diperiksa, Dikira, Diukur, Ditimbang atau Diuji’.

(Lampiran 66)

Lampiran 66: Lampiran 67:

Pesanan Penghantaran Stok Invois Pembelian Stok

e. Invois
Inbois akan disertakan bersama Pesanan Penghantaran (D/O) (lampiran
38) untuk ditandatangan oleh Pegawai Penerima Stok. Pembekal akan
memasukkan maklumat ini ke dalam Sistem E-Perolehan bagi tujuan
pengesahan penghantaran. InVois E –Perolehan akan dicetak untuk
simpanan (Lampiran 67)

101

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.3.3 Penggunaan Borang Terimaan Barang-Barang

a. penerimaan stok bekalan dari pembekal :

Setelah proses pembelian selesai, Pegawai Stor Utama Bekalan Alat Tulis

akan memasukkan maklumat bekalan yang diterima ke dalam Sistem

Pengurusan Stor (SPS) bagi mengisi Borang Terimaan Barang ( KEW.PS-

1). (Lampiran 68)

Lampiran 68:

Borang Terimaan Barang

b. Penerimaan stok bekalan dari Stor Pusat :
Setelah permohonan KEW.PS-7 diterima dan diluluskan oleh Stor Pusat,
Borang KEW.PS-1 dikemaskini dalam Sistem Pengurusan Stor (SPS)
sebagai bukti penerimaan. Stok yang diterima perlu dikira dan diperiksa
secara fizikal bagi memastikan bekalan yang diterima adalah tepat.

102

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.4 AM 6.3 – Merekod Stok

3.4.1 Merekod Stok

Pegawai Stor Utama AKMAL bertanggungjawab untuk merekodkan stok yang

diterima dengan menggunakan kad yang telah ditetapkan bagi tujuan:

d. Mengetahui kedudukan stok simpanan

e. Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat; dan

f. Mengawal paras stok

Semua penerimaan stok bekalan yang telah disahkan penerimaan akan
direkodkan ke KEW.PS-3 dalam Sistem Pengurusan Stor (SPS). Bekalan
yang diterima akan dicatatkan dengan dakwat merah. Rekod penerimaan
yang akan dimasukkan adalah tarikh penerimaan, nombor rujukan BTB (
Borang Terimaan Barang ), kuantiti dan harga seunit. (Lampiran 69)

Lampiran 69: 103

Kad Daftar Stok KEW.PS-3

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.4.1 Stok direkod dengan lengkap dalam sistem

Lampiran 69:

Kad Daftar Stok KEW.PS-3
Semua Kad Daftar Stok dikemaskini setiapkali transaksi dan direkodkan bagi setiap
satu item stok sahaja.

104

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.5 AM 6.4 – Penyimpanan

3.5.1 Susun atur, lokasi dan letakan stok
Barang-barang yang disimpan di Stor Utama AKMAL Melaka menggunakan
amalan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Amalan ini dilaksanakan
supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang
yang optimum. Lokasi stok diwujudkan bagi memudahkan penyimpanan,
pengeluaran dan pemeriksaan Pelan lantai bagi Stor Utama AKMAL Melaka
adalah seperti yang berikut:

Gambar 23:
Pelan Lantai Stor Utama

105

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

a. SEKSYEN A:

Peralatan alat tulis disusun mengikut petak yang disediakan selaras

dengan kad petak

Gambar 24:
Seksyen A Stok Alat Tulis

b. SEKSYEN B:
Bekalan stok bahan komputer yang bernilai tinggi seperti ink mesin
pencetak, hard disk ditempatkan di ruang tidak mudah dilihat dan
tertutup.

106

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Gambar 25:
Seksyen B Stok Komputer

c. SEKSYEN C

Stok Borang dan bahan bercetak dan borang-borang (Biru Pekat)

Gambar 26:
Seksyen C : Stok Borang &

Bahan Cetak

107

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

d. SEKSYEN D

Peralatan dan bekalan am (Biru Cair)

Gambar 27:
Seksyen D: Stok Peralatan & Bekalan Am

e. SEKSYEN E
Bekalan Uniform dan Aksesori (Kuning)

108

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Gambar 28:
Seksyen E: Bekalan Uniform dan Aksesori

109

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Susun atur barangan telah mengambil kira faktor keselamatan, kemudahan
pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor. Stor perlu mempunyai susun atur
yang sistematik dan praktik untuk membolehkan aktiviti pengurusan stor
berjalan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa

Setiap unit barang diklasifikasi mengikut kod yang telah ditetapkan oleh
system SPS. Setiap unit stok disimpan mengikut kod lokasi yang telah
dibahagikan di dalam Sistem Pengurusan Stor ( S.P.S )

3.5.2 Penggunaan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD)
Barang-barang di Stor Utama AKMAL disimpan dengan menggunakan ruang
penyimpanan secara optimum, disusun teraturagar tidak menghalang kerja-
kerja pemunggahan oleh kakitangan dan alat pengendalian barang-barang.
Barang-barang yang mempunyai tarikh luput khususnya ink dan toner serta
air mineral disusun secara MDKD bagi memudahkan kerja-kerja pengeluaran.

Gambar 29: 110
Pengeluaran Sistem MDKD

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Borang MDKD dicetak dan diletakkan pada stok bekalan. MDKD dicatatkan

tarikh terimaan dan tarikh luput bagi memudahkan proses pengeluaran stok

yang terdahulu.

Gambar 30:
Pengeluaran Sistem MDKD

Proses MDKD diguna pakai bagi mengelakkan stok bekalan baru dikeluarkan
terlebih dahulu yang menyebabkan stok bekalan lama tidak bergerak dan
menjadi rosak dan lusuh.

Gambar 31:
Pengeluaran Sistem MDKD

111

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.6 AM 6.5 – Pengeluaran

3.6.1 Pelantikan Pegawai Pelulus
Ketua Jabatan AKMAL melantik Pegawai Pelulus secara bertulis No. Ruj:
KE.HX(80)347/05-1(06) bertarikh 1 Julai 2019 untuk memastikan pengeluar
stok secara terkawal. Lantikkan juga dibuat di dalam Sistem Pengurusan
Stor (SPS).
a. Tuan Khairul Aqran Bin Abdul Kadir (Pegawai Pengesah dan Pegawai
Pelulus)
b. Puan Siti Rahayu Binti Abdul Wahab (Pegawai Stor Negeri, Pegawai
Pemesan dan Pegawai Penerima)
c. Puan Nornazuha Binti Mohd Yazid (Pegawai Pemesan dan Pegawai
Penerima)

Lampiran 58:
Surat Lantikan Pegawai Stor

112

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.6.2 Pengurusan dokumen

Permohonan Stok Antara Stor

Stor Utama AKMAL Melaka mempunyai transaksi antara stor:

a. Stor Pusat bagi bekalan uniform dan aksesori serta bekalan am

b. Stor Utama Negeri/PTJ yang lain bagi bekalan stok yang diperlukan

tetapi tiada di Stor Pusat

c. Stor Utama AKMAL Cawangan melibatkan AKMAL Langkawi, AKMAL

Sarawak dan AKMAL Sabah bagi stok-stok yang di terima di AKMAL

Melaka dan perlu diedarkan kepada AKMAL Cawangan

Stor Pusat KEW.PS-7
KEW.PS-7
Stor Utama
AKMAL Melaka

Stor Utama
Negeri/PTJ

Pengurusan dokumen permohonan stok melibatkan proses berikut:
a. Pegawai Stor Utama AKMAL Melaka mengemukakan Borang

Permohonan Stok (Antara Stor) KEW.PS-7 kepada Stor Pusat untuk
kelulusan (Lampiran 56)
b. Setelah mendapat kelulusan dari Stor Pusat, pegawai Stor
Utama akan mengambil stok tersebut dan membuat agihan
dengan segera kepada pengguna akhir

113

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Pengurusan dokumen pengeluaran stok antara stor melibat proses berikut
a. Pegawai Stor Utama AKMAL Melaka menerima KEW.PS-7 dari Stor

Utama Negeri/PTJ dan AKMAL Cawangan
b. Pegawai Pelulus akan meluluskan permohonan sekiranya stok ada dan

tidak diperlukan.
c. Setelah mendapat kelulusan, Pegawai Stor akan membuat pengeluaran

dan mencetak KEW-PS-7 untuk ditandatangani oleh penerima

Lampiran 70: Borang Permohonan Stok Antara
Stor KEW.PS-7

114

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Permohonan Stok oleh Individu

Stor Utama
AKMAL Melaka

KEW.PS-8

Pegawai AKMAL
(Pengguna AKHIR)

Pengguna akhir (bekalan aksesori pakaian seragam) dan pegawai stor unit
akan memohon bekalan menggunakan KEW.PS – 8 di dalam SPS ( Sistem
Pengurusan Stor ) ke Stor Utama AKMAL. Setelah mendapat kelulusan dari
pegawai pelulus, Pegawai Stor akan membuat pengeluaran stok mengikut
jumlah yang diluluskan dan mengemaskini baki stok di Daftar Stok

Lampiran 71:

Borang Permohonan Stok Antara Individu
KEW.PS-8

115

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.7 AM 6.6 – Pemeriksaan

3.7.1 Pengiraan stok
Pengiraan stok dilaksanakan di Stor Utama AKMAL Melaka oleh Pegawai
Stor dan dibantu oleh Pembantu Pegawai Stor. Pengiraan stok telah
dilaksanakan secara 100% secara dwi- tahunan bagi memastikan:
a. Ketepatan stok fizikal dan rekod
b. Stok berlebihan, berkurangan, rosak, using dan luput tempoh diambil
tindakan selanjutnya

Memo No. Ruj: KE.HX(80)645/18.Jld.5(77) bertarikh 14 April 2021 arahan
pengiraan stok telah dikeluarkan oleh pengarah AKMAL seperti di Lampiran
72.

Lampiran 72
Memo Arahan Pengiraan Stok

Laporan pengiraan stok diserahkan kepada Pegawai Aset AKMAL untuk
tindakan selanjutnya.

116

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.7.2 Lantikan Pegawai Pemverifikasi Stor

Dua orang pegawai telah dilantik untuk membuat pemeriksaan Stor.

Pegawai yang dilantik adalah seperti ruj. JKDM.300-1/1/6(9) bertarikh

23.09.2020. (Lampiran 73)

Lampiran 73:

Lantikan Pegawai Pemverifikasi Stor

3.7.3 Laporan Verifikasi Stor
Pegawai Pemverifikasi Stor akan menjalankan pemeriksaan bermula 1
Oktober sehingga 31 Disember pada setiap tahun. Setelah pegawai

Lampiran 74: 117

Borang Penilaian Prestasi Pengurusan Stor (KEW.PS-11)

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

pemverifikasi selesai menjalankan pemeriksaan, Borang Verifikasi Stor

KEW.PS-10 akan diisi dalam Sistem Pengurusan Stor (SPS) melibatkan

organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan,

pengeluaran, pengiraan/pemeriksaan/verifikasi, keselamatan/kebersihan,

pelupusan, kehilangan/hapus kira dan Nilai stok di Borang Penilaian Prestasi

Pengurusan Stor (KEW.PS-11) di Lampiran 74

Laporan tersebut akan dimajukan ke Pengarah AKMAL untuk semakan,
pengesahan dan syor penambahbaikan beserta Sijil Verifikasi Stor:KEW.PS-
12 (Lampiran 75) dan Laporan Verifikasi Stor KEW.PS-13 (Lampiran 76)
sebelum dimajukan kepada Cawangan Logistik, Ibu Pejabat Jabatan Kastam
Diraja Malaysia.

Lampiran 75:
Sijil Verifikasi Stor:KEW.PS-12

118

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Lampiran 76:
Laporan Verifikasi Stor KEW.PS-13

3.7.4 Tindakan Selepas Verifikasi Stor
Berdasarkan laporan verifikasi stor tahun 2020. Semua stok berada dalam
keadaan baik dan boleh digunakan. Tiada tindakan pelupusan diperlukan bagi
stok yang lama dan using.
Sekiranya mendapat pengesyoran pelupusan, pegawai Stor Utama akan
menghantar surat permohonan pelupusan ke Unit Pengurusan Aset bagi
tindakan selanjutnya.

119

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.8 AM 6.7 – Keselamatan dan Kebersihan

3.8.1 Kawalan Keselamatan

Pengurusan AKMAL mengambil berat berkenaan keselamatan dan

kebersihan kawasan dan bangunan AKMAL seperti di stor Utama. Antara

langkah keselamatan yang telah dilaksanakan adalah seperti berikut:

3.8.1.1 Pengurusan Kunci

a. Stor Utama hanya dibuka pada hari tertentu mengikut jadual

pembukaan untuk pengeluaran dan pengambilan stok. Selain

itu pintu sentiasa berkunci.

b. Kunci stor di simpan di peti Kunci pejabat ketua jabatan

Pendaftar

Gambar 22:
Peti Kunci Pendaftar

3.8.1.2 Sistem Keselamatan (CCTV, Sistem Penggera)
a. Kayu penghadang yang juga berfungsi sebagai kaunter di

pasang bagi langkah keselamatan semsa stor dibuka.

120

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Gambar 23:
Pintu Masuk Stor Utama

b. Pintu masuk Utama di pasang CCTV bagi mengawas staff
dan orang awam yang keluar masuk di kawasan tersebut

Gambar 24:
CCTV di Pintu Masuk

3.8.1.3 Tanda-tanda Keselamatan
Tanda keselamatan di tampal dalam stor seperti dilarang
merokok

121

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.8.1.4 Pintu Jeriji Besi

Jeriji besi di pasang pada tingkap dan pintu kecemasan

Gambar 25:
Jeriji Besi di Stor

3.8.2 Kawalan Kebakaran
Selain daripada menyediakan kawalan keselamatan, pihak AKMAL juga
menyediakan kawalan kebakaran di Stor Utama. Antaranya kawalan
kebakaran yang dilaksanakan adalah seperti berikut:
3.8.2.1 Alat Pemadam Api
a. Menyediakan alat pemadam api yang diperiksa oleh
kontraktor yang berlesen di bawah Jabatan Bomba dan
Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa

Gambar 26:
Alat Pemadam Kebakaran

122

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.8.2.2 Sistem Penggera Kebakaran

a. Penyediaan kipas exzos yang bertujuan untuk memastikan

aliran udara dalam Stor Utama sentiasa dalam keadaan baik.

Ini juga dapat memastikan kualiti stok bekalan tidak mudah

rosak.

3.8.2.3 Mempamerkan tanda-tanda amaran
a. Mempamerkan pelan lantai yang menunjukkan arah keluar

masuk dan pemasangan tanda KELUAR “EXIT”
b. Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti ‘Dilarang

Merokok” menepati slogan AKMAL Bebas Asap Rokok

3.8.2.4 Pelan lantai Stor Utama beserta arah keluar masuk
Jawatankuasa Keselamatan AKMAL telah membangunkan
Prosedur Operasi Standard (SOP) Keselamatan Fizikal dan
Lalulintas AKMAL selaras dengan arahan daripada Majlis
Keselamatan Negara (MKN). Mengadakan latihan mengawal
kebakaran kepada Pegawai Stor dan warga AKMAL

Gambar 27:

SOP Keselamatan Fizikal
dan Lalulintas AKMAL

123

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

No SOP
1. Pengurusan Kunci Bilik / Pejabat AKMAL
2. Prosedur Kawalan Keluar Masuk
3. Pelan Tindakan Kebakaran
4. Prosedur Pelaporan Insiden
5. Prosedur Penggunaan Premis Pihak Luar
6. Prosedur Keselamatan Lalulintas

Jadual 16:
Senarai SOP Keselamatan

Fizikal

3.8.3 Kebersihan
3.8.3.1 Jadual Pembersihan
Pegawai Stor Utama akan meminta petugas pembersihan untuk
melakukan tugas membersih pada setiap minggu. Sepanjang
pembersihan dilakukan, petugas tersebut akan dipantau oleh
pegawai Stor Utama.
Bagi memastikan kebersihan, pegawai Stor Utama akan
menyusun stok bekalan dalam keadaan kemas dan teratur.
Bekalan yang berat akan diletakkan di aras bawah.
Stok bekalan yang diterima dalam keadaan tidak berbalut atau
berbungkus, pegawai Stor Utama akan mengambil tindakan
seperti membalut stok tersebut sebelum disimpan dalam rak
simpanan supaya stok bekalan tidak rosak. Selain daripada itu,
stok akan disimpan di dalam kotak simpanan bertutup supaya
stok sentiasa dalam keadaan baik dan bersih.

124

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.8.3.2 Jadual Kawalan makhluk Perosak

Perkhidmatan kawalan serangga perosak akan dipanggil

mengikut jadual yang telah diatur oleh Unit Perolehan untuk

memastikan Stor Utama sentiasa terhindar dari serangga

perosak.

Lampiran 77:
Laporan POPA sehingga 30 Jun 2021

Gambar 28:
Kerja Kawalan Makhluk Perosak

125

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Gambar 29:

Sudut Info Stor Utama

Gambar 30: 126

Persekitaran Stor Utama

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

3.9 AM 6.8 – Pelupusan

3.9.1 Pelaksanaan Pelupusan stok
Pelaksaaan pelupusan stok dibuat oleh Pegawai Lembaga Pemeriksa
Pelupusan Stok Kerajaan yang telah di lantik (Lampiran 77). Pegawai akan
mengesahkan keadaan stok dalam keadaan rosak, usang dan tidak boleh
digunakan lagi. Pegawai lembaga pemeriksa akan mengesyorkan untuk
melupuskan stok menggunakan KEW.PS-20 (Borang Pelupusan Stok).

Lampiran 78:

Lantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok

AKMAL Melaka telah melaksanakan pelupusan pakaian kawad dan Kasut
kawad di stor kawad Jabatan Hal Ehwal Pelajar (JHEP). UPA telah menerima
permohonan dari stor unit Jabatan Hal Ehwal Pelajar untuk melupuskan stok
pakaian kawad dan kasut kawad tersebut telah rosak dan usang.
Permohonan pelupusan adalah seperti di Lampiran 78

127

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Lampiran 79:

Permohonan Pelupusan Stok Gunasama Baju dan Kasut Kawad

Setelah Pemeriksa Pelupusan Stok berpuas hati dengan keadaan stok,
permohonan kelulusan pelupusan dimajukan kepada pengarah AKMAL
dengan syor di hadiahkan kepada NGO untuk kasut kawad sekolah dan
dibuang bagi baju kawad yang rosak dan usang. Kelulusan adalah seperti di
Lampiran 79.

Lampiran 80: 128

Kelulusan Pelupusan Stok Gunasama Baju dan Kasut Kawad

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

Setelah diluluskan, pegawai penyaksi yang telah dilantik akan melakukan

proses pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan. Gambar pemusnahan

diambil sebelum, semasa dan selepas sebagai bukti. Sijil penyaksian

pemusnahan stok (KEW.PS-21) seperti di Lampiran 80dikeluarkan dan

ditandatangan oleh kedua – dua pegawai penyaksi.

Gambar 31: Penyaksian Pelupusan Stok Guna Sama
Pakaian Kawad dan Kasut Kawad

Lampiran 81:

Sijil Penyaksian Pelupusan Stok

129

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

130

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA MELAKA
Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Aset Alih dan Stor Utama 2021

4.1 INOVASI PENGURUSAN ASET ALIH / STOR
KERAJAAN

A. INOVASI PENGURUSAN ASET ALIH
PROJEK 1: SISTEM PENGESANAN ASET (A-LOC)

4.1.1 Permasalahan yang dihadapi dalam menguruskan Aset Alih/ Stor
Kerajaan
• Kadar ketidaktepatan maklumat penempatan aset di lokasi
secara fizikal dan data penempatan di dalam sistem dan senarai
daftar aset KEW.PA 7 akan meningkat apabila pegawai tidak
membuat pengesanan aset di lokasi secara berkala.
• Pegawai aset dan penyelaras aset bahagian menghadapi
kesukaran untuk mengakses maklumat dan data penempatan
aset didalam sistem SPPA secara terus di lokasi.
• Tahap kesedaran pegawai sebagai pengguna aset yang perlu
memastikan aset sentiasa berada di lokasi seperti dalam data
penempatan akan menurun apabila kemudahan mengakses data
ini tidak diperkenalkan.

131