ข้อมูลวิชา-การจัดการสำนักงาน. (1)

เอกสารประกอบการสอน

วิชา การจดั การสํานกั งาน 30203-2105

เรยี บเรียงโดย

ครูปรยี า ปนั ธยิ ะ
สาขาวิชาการจัดการสาํ นกั งาน

วิทยาลยั อาชวี ศกึ ษาลาํ ปาง
สงั กัดสํานักงานคณะกรรมการการอาชีวศกึ ษา

กระทรวงศึกษาธกิ าร

วชิ า การจัดการสํานักงาน รหสั 3203 – 2005 การจัดการสาํ นกั งาน
ช้ัน สบล. 63.1 ภาคเรียนท่ี 1 ปกี ารศกึ ษา 2563

จุดประสงคร์ ายวิชา
1. มีความเขา้ ใจกระบวนการจัดการสํานักงาน
2. สามารถปฏิบัติการจดั สาํ นักงานจําลอง
3. นาํ วธิ กี ารจัดการสํานักงานไปประยุกต์ใชใ้ หเ้ หมาะสมกบั สถานการณจ์ รงิ
4. ตระหนกั ถึงความสาํ คญั ของการจัดการสํานักงาน

มาตรฐานรายวิชา
1. เข้าใจกระบวนการจัดสาํ นักงาน
2. ปฏิบตั งิ านเอกสารถูกต้องตามรูปแบบของสํานักงาน
3. บรหิ ารจัดการงานสํานกั งานตามมาตรฐานกาํ หนด

คําอธิบายรายวชิ า
ศึกษาและปฏิบัตเิ ก่ียวกับการจดั การสาํ นกั งาน แนวความคิด ปรชั ญาและวิธกี ารปฏิบัตงิ าน การจัดและ

ปรบั ปรุงระบบสาํ นกั งาน บทบาทและหนา้ ท่งี านสาํ นักงานทั้งในภาครัฐและเอกชน กระบวนการบริหารจัดการ
สํานักงาน การจดั ผังสาํ นักงาน สายการดําเนนิ งานการบริหารงานเอกสาร ระบบการจดั เก็บเอกสารและเครื่องใช้
สํานักงาน การใช้โปรแกรมคอมพวิ เตอร์ในการบรหิ ารงานเอกสาร การจัดสาํ นกั งานจาํ ลอง ฝกึ ปฏบิ ัติงานสํานกั งาน
เพ่อื ใหเ้ กิดทักษะในการปฏิบัติงาน

หนว่ ยที่ 1
ความหมาย ความสําคัญของงานสํานักงาน

บทนํา
การปฏิบัตงิ านในสํานกั งาน นบั วา่ เป็นงานท่ีมีความสาํ คญั อีกอย่างท่ีองค์การธุรกิจประเภทต่าง ๆ ไม่สามารถ

หลีกเลี่ยงได้ ไม่วา่ จะเปน็ ธรุ กิจประเภทผลิตสนิ ค้า ขายสนิ ค้า หรือธุรกิจให้บริการ งานสํานักงานมักเข้ามาเกี่ยวข้อง
อยดู่ ้วยในทกุ ๆ หนา้ ท่ี เพือ่ ช่วยสง่ เสริมสนับสนุนการทํางานให้เกิดความคล่องตัวมากย่ิงข้ึน งานสํานักงานเป็นงาน
ท่ีเป็นศูนย์รวมของการให้บริการอํานวยความสะดวก เพื่อให้กิจกรรมหลักขององค์การธุรกิจให้ดําเนินไปได้ด้วยดี
เปรยี บเสมอื นงานแม่บ้าน ที่จะต้องดูแลความเรียบร้อยในเร่ืองต่าง ๆ และงานท่ีคอยให้บริการอํานวยความสะดวก
แก่บคุ คลภายในและภายนอกหนว่ ยงานทกุ ระดับ
ความหมายของงานสํานกั งาน

ความหมาย ของงานสํานักงาน การปฏิบัติงานในสํานักงานนับว่าเป็นงานท่ีมีความสําคัญท่ีองค์การธุรกิจ
ประเภทต่าง ๆ ไม่สามารถหลีกเล่ียงได้ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทผลิตสินค้า ขายสินค้า หรือธุรกิจให้บริการ
งานสาํ นักงานมกั เข้ามาเกี่ยวขอ้ งอยดู่ ว้ ยในทกุ ๆ หน้าที่ เพ่ือช่วยส่งเสริมสนับสนุนการทํางานให้เกิดความคล่องตัว
มากยิ่งขึ้น งานสํานักงานเป็นงานท่ีเป็นศูนย์รวมของการให้บริการอํานวยความสะดวก เพ่ือให้กิจการหลักของ
องค์การธุรกิจดําเนินไปได้ด้วยดี ซึ่งเปรียบเสมือนงานแม่บ้านท่ีจะต้องดุแลความเรียบร้อยในเรื่องต่าง ๆ และงาน
ให้บริการอาํ นวยความสะดวกแก่บุคคลภายใน และภายนอกหน่วยงานทุกระดับ

สํานักงาน คือ สถานที่ที่ใช้สําหรับปฏิบัติงานในด้านเอกสาร หนังสือหรือข้อมูลข่าวสาร สํานักงานถือเป็น
เสมือนหัวใจและมันสมองของการบริหารงานทั่ว ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ สํานักงานเป็นศูนย์
รวมของการบริหารงานดา้ นต่าง ๆ เช่น งานสารบรรณ งานบญั ชี บทบาทหนา้ ทีห่ ลักของงานสํานกั งานคือ การ
ใหบ้ ริการ แกห่ นว่ ยงานอนื่ ทุกองค์การมคี วามจาํ เป็น ทจ่ี ะตอ้ งมสี าํ นกั งานเพ่ืออํานวยความสะดวกในด้าน ต่าง ๆ
แก่บุคคลภายในและบคุ คลภายนอกองคก์ าร

Lewis Kelling ให้ความหมายของคําว่าสํานักงาน (Office) ไว้ว่า หมายถึง สถานท่ีท่ีมีการโต้ตอบ
จดหมาย การจัดเตรียมเอกสาร รายงาน การจัดเกบ็ เอกสาร และการบรหิ ารงานเอกสาร

George R. Terry อธิบายถึงลักษณะของสํานักงานไว้ว่า งานสํานักงานหมายถึงการดําเนินงานกับข้อมูล
ใหบ้ รรลุวตั ถปุ ระสงค์ท่ีกาํ หนด โดยอาศัยปัจจัยตา่ ง ๆ ได้แก่ บคุ ลากร อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ วัสดุอุปกรณ์
งบประมาณและระบบตา่ ง ๆ เข้าด้วยกันโดยอาศัยหลักการจัดการ คือ การวางแผน การจัดองค์การ การบริหาร
งานบุคคล การอํานวยการและการส่ังการ การประสานงานและการควบคุมงาน เพื่อให้ได้ตามวัตถุประสงค์ของ
องค์การนน้ั

J.C. Denyer ได้ให้ความหมาย ของงานสํานักงานไว้ว่า เป็นการจัดองค์การ ภายในสํานักงานให้บรรลุ
จุดมุ่งหมาย จดั แบ่งหนา้ ทโี่ ดยใชบ้ ุคลากร อปุ กรณ์และวิธีปฏบิ ัตใิ ห้เหมาะสม รวมถงึ การจัดสภาพแวดล้อมทีด่ ี

Zone K. Quible ได้ให้ความหมายของสํานักงานไว้ว่า เป็นศูนย์กลางของข้อมูลโดยได้มีการรวบรวมจาก
หน่วยงานต่าง ๆ ทีไ่ ดด้ าํ เนินการนํามาจัดระบบอยา่ งเหมาะสม

George R. Terry ไดอ้ ธิบายลักษณะของงานสํานกั งานไวว้ ่า สํานกั งานมลี ักษณะดงั น้ี
1. ลักษณะงานส่วนใหญ่ของสํานักงาน จะประกอบไปด้วยงานพิมพ์ งานโต้ตอบจดหมาย งาน

คาํ นวณ งานออกแบบและวางแผนมีลักษณะเป็นงานเอกสาร ( paper work) ซึ่งมีกระจายอยู่ท่ัวไปในเรื่องทุก ๆ
เร่อื งท่ีเก่ยี วกบั งานภายในหน่วยงาน และเร่ืองทีม่ าจากภายนอก

2. หน้าท่ีให้ความสะดวก (Facilitating Function) คือ งานสํานักงานเป็นงานอํานวยความสะดวก
หรือสนับสนุนผลงานของหน่วยงานอื่น ๆ ในสํานักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การปรับปรุงงานสํานักงาน
ให้รวดเร็วขึ้น การจัดระบบการทํางานให้ง่ายข้ึน การใช้อุปกรณ์เคร่ืองมือเคร่ืองใช้สํานักงานให้มีประสิทธิภาพ
การติดตามผลงาน การช่วยให้พนักงานภายในหน่วยงานเกิดความคล่องตัวในการดําเนินงานในเร่ืองต่าง ๆ และ
ช่วยให้บุคคลผ้มู าติดต่อไดร้ ับ ความสะดวกรวดเร็วในเรื่องราวท่ีมาติดต่อ

3. งานให้บริการ (A Service Work) งานสํานักงานเป็นงานท่ีช่วยให้บริการ หรือเสริมงานหลักอ่ืน ๆ
ของสํานักงาน เช่น งานประชาสัมพันธ์ งานติดต่อต้อนรับ การประสานกับหน่วยงานอื่น ๆ เป็นงานให้บริการ
ช่วยเหลือในเรอื่ งตา่ ง ๆ แกบ่ คุ คลทั่วไปทั้งภายในและภายนอกองค์การ

4. ปริมาณงานสํานักงานขึ้นอยู่กับองค์ประกอบภายนอกสํานักงาน ไม่สามารถควบคุมได้ เช่น
จาํ นวนลูกคา้ จํานวนจดหมายโต้ตอบตดิ ต่อท่ีมีมายังหน่วยงาน จํานวนผู้ที่เก่ียวข้องกับหน่วยงาน จํานวนการซ้ือ
ขายสินค้า ปริมาณการให้บริการแก่ลูกค้า

5. งานสํานักงาน มีส่วนก่อให้เกิดผลกําไรแก่ธุรกิจในทางอ้อม เพราะงานสํานักงานเป็นงานท่ีให้การ
ให้บริการแกห่ นว่ ยงานอื่น สามารถสรา้ งความประทบั ใจ อํานวยความสะดวกรวดเรว็ ได้ จงึ ถือว่ามสี ว่ นร่วมในการ
สร้างกําไรในทางอ้อมแก่ธุรกิจ เช่น การจดบันทึกเก่ียวกับสินค้าบริการ การจัดทําบันทึกทะเบียนประวัติลูกค้า
การตดิ ต่อลูกคา้ รายใหม่

6. งานสํานักงาน เป็นงานที่ต้องอาศัยคุณสมบัติ หรือคุณภาพส่วนบุคคลในการปฏิบัติ เช่น มีการ
ทาํ งานความประณตี ความสะอาดเรยี บรอ้ ย ความสวยงามถูกต้อง นอกจากน้ี ยังควรเป็นผู้มีมนุษยสัมพันธ์อันดี
ยิ้มแย้มแจ่มใส แต่เดิมมักนิยมสุภาพสตรีปฏิบัติงานในสํานักงาน เพราะมีความสะอาดประณีต นุ่มนวล อ่อนโยน
แต่ปัจจุบนั สุภาพบุรษุ กม็ ีคณุ สมบตั ดิ งั กลา่ วสามารถปฏบิ ตั งิ านในสํานกั งานได้
ความสําคัญและขอบเขตของงานสํานกั งาน

งานสํานักงาน เป็นงานที่มีความสําคัญที่ทุกหน่วยงาน ไม่ว่ากิจการจะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จะต้องจัด
ให้มีส่วนท่ีเป็นสํานักงานเพ่ือทําหน้าท่ีอํานวยความสะดวก มีการรับเรื่องราว เอกสาร การติดต่อต่าง ๆ แต่งาน
สํานักงาน มิได้มีหน้าที่เพียงแต่รับส่งเอกสารเท่านั้น แต่ยังมีหน้าที่อ่ืน ๆ อีกมากมาย เช่น การดูแลความสะอาด
เรียบร้อยของอาคารสถานท่ีทั้งภายในและภายนอกสํานักงาน การประชาสัมพันธ์ งานพัสดุ งานบุคลากร งาน
จัดซื้อ งานขาย งานการเงิน งานเหล่าน้ีจะมีงานสํานักงานเข้าไปแทรกอยู่ในกระบวนการปฏิบัติ เพื่อให้ การ

ดําเนินงานเป็นไปอย่างสะดวกราบร่ืนบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การและช่วยเสริมสร้างความเข้าใจอันดีทั้งภายใน
ภายนอกหน่วยงาน การเสริมสร้างภาพพจน์ให้แก่หน่วยงาน รวมถึงงานเบ็ดเตล็ดอ่ืน ๆ อีกมากมาย ซ่ึงสามารถ
สรปุ ไดว้ ่างานสํานกั งานมขี อบเขตดงั น้ี

1. เพอ่ื สนบั สนุนการทํางานของสายงานหลัก ซึ่งเป็นหน่วยงานท่ีสร้างรายได้ ผลกําไลให้แก่ องค์การ
เชน่ งานการตลาด การจัดซือ้ การบริการ การประชาสัมพนั ธ์ งานกฎหมาย งานการเงินและบญั ชี

2. สํานักงานเป็นส่วนสนับสนุนให้องค์การได้รับการยอมรับความเช่ือถือในการดําเนินกิจกรรมของ
หนว่ ยงาน มีความสัมพนั ธก์ ับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ

3. สํานักงานเป็นศูนย์กลางของการดําเนินงานแยกต่างหากจากศูนย์กลางการผลิต เช่น โรง
อตุ สาหกรรมต่าง ๆ ตอ้ งมสี ่วนซ่ึงเปน็ สาํ นักงานกลางต้ังอยูใ่ นทําเลทสี่ ะดวก ง่ายแก่การตดิ ต่อ โดย
ท่ีโรงงานผลติ ออกไปตั้งในสถานที่ทีห่ ่างไกลออกไป สํานักงานก็เป็นศูนย์กลางในการรับส่งข้อมูล ดําเนินการในเรื่อง
ตา่ งในเกดิ ความสะดวก

4. สํานักงานจัดตั้งขึ้นเพื่อประโยชน์ในการแข่งขันทางธุรกิจ เพื่อให้อยู่ในฐานะที่สามารถได้เปรียบคู่
แข่งขันในด้านการต้อนรับ การบริการ การติดต่อท่ีดีกว่าคู่แข่งได้ ประสิทธิภาพในการบริหารสํานักงานก็จะส่งผล
สะท้อนต่อเปาู หมายขององค์การด้วย

หากหน่วยงานใดไมใ่ หค้ วามสาํ คญั ในการบรหิ ารงานในสาํ นกั งาน ทําให้เกิดขอ้ บกพรอ่ งท่ีอาจมองเห็นได้ดังนี้
1. สํานกั งานหรือองค์การนน้ั อยใู่ นสภาพที่ขาดระเบียบ สกปก ไม่ได้รบั การดแู ลรักษาให้อยใู่ นสภาพทด่ี ี
2. การดําเนินงานมีความล่าช้า ดีรับคําตําหนิข้อผิดพลาด คําร้องเรียนบ่อย ๆ งานไม่สําเสร็จทันตาม
กาํ หนดเวลา
3. คุณภาพงานไมไ่ ด้มาตรฐานทค่ี วรเปน็ ไม่สามารถเทยี บกบั สํานักงานอนื่ ๆ ไดม้ ีขอ้ บกพร่อง
4. จํานวนของผูม้ าขอใช้บริการหรอื รับบริการน้อยลง และไม่ประทบั ใจในการติดต่องานในแต่ละครั้ง
5. พนักงานในสํานักงานไม่พึงพอใจในงาน เบ่ือหน่าย ไม่ยิ้มแย้มแจ่มใสหรือสนุกกับงานอาจเนื่องมาจาก
ระบบงานไม่ดี หรือระบบการบริหารงานไม่ถกู ต้อง สภาพแวดล้อมไมเ่ อ้อื อํานวยเครอ่ื งมือเครื่องใช้ไม่เพียงพอ ชํารุด
เสียหายใชก้ ารไม่ได้
6. เกิดการส้ินเปลือง สูญเสียทรัพยากรมากเกนิ ความจาํ เป็น มีข้อผดิ พลาดสูงทาํ ใหค้ ่าใช้จา่ ยสูงตามไปด้วย
7. อัตราการเข้า ออกจากงานของพนักงาน (Tumover) สูง อาจเป็นเพราะสภาพแวดล้อมของสถานที่
ทํางาน หรือระบบการบริหารท่ีขาดประสิทธิภาพ หรือเกิดความไม่เป็นธรรม ไม่มีการจูงใจพนักงานงานสํานักงาน
ของหน่วยงานแต่ละแห่งแตกต่างกันไป ตามลักษณะและขนาดของธุรกิจแต่ละประเภท สํานักงานบางแห่งอาจมี
สถานทถ่ี าวร บางแห่งอาจเช่า หรือจัดต้ังขึ้นช่ัวคราว มีจํานวนพนักงานไม่เท่ากัน ข้ึนอยู่กับลักษณะงาน สํานักงาน
โดยท่ัวไปควรประกอบดว้ ยขอบเขตหน้าท่ี ดังนี้
1. งานเอกสาร หมายถึง งานโต้ตอบ ติดต่อ การบริหารงานเอกสาร งานธุรการ งานสารบรรณ การบันทึก
การรายงาน การจดั เอกสาร งานประชุม

2. งานเลขานุการ ถือเสมือนเป็นภาพพจน์ขององค์กรนั้น ได้แก่ การให้บริการงานเลขานุการให้แก่
สํานักงานนัน้ เช่น เลขานุการผู้บริหาร การจดบันทึกรายงานการประชุมตา่ ง ๆ การนัดหมายงานติดต่อต้อนรับ การ
ประสานงานในเรือ่ งตา่ ง ๆ งานเกยี่ วกบั การปฏิบตั ิงานขอ้ มูลเอกสาร

3. งานการเงินและการบัญชี หมายถึง การรับ-จ่ายเงินประเภทต่าง ๆ การเบิกจ่ายเงินเพ่ือใช้ในการ
ดําเนินงาน การเก็บรักษาเงนิ การบนั ทึกตรวจสอบหลักฐานการเบกิ จา่ ย การควบคมุ ค่าใชจ้ า่ ย
รักษาระเบียบการรับ – จ่ายเงิน การจัดให้มีสภาพคล่อง (Cash Flow) มีปริมาณเงินสดในมือให้เพียงพอ มีการ
ควบคมุ การให้สนิ เช่ือ การตดิ ตาม หนีส้ นิ การจัดทาํ งบการเงนิ ตา่ ง ๆ เชน่ งบดลุ งบกําไลขาดทนุ ฯลฯ

4. งานจัดทําแผนงาน หมายถึง การกําหนดแผนงานหลัก แผนงานระยะสั้น แผนงานระยะยาว แผนการ
ดําเนินงาน แผนปฏิบัติงาน การดําเนินงานและการจัดทํา แผนงานต่าง ๆ ให้สามารถปฏิบัติได้ตามกําหนด
ระยะเวลาอยา่ งราบรืน่ เปน็ ไปตามแผนทกี่ ําหนดไว้

5. งานภาษีอากร หมายถึง การจัดวางแผนการชําระภาษี การบริหารงานภาษีอากร ภาษีเงินได้นิติบุคคล
การจ่ายเงินภาษีและการขอคืนภาษีอากร การศึกษาและติดตามการเปลี่ยนแปลง กฎหมายระเบียบบังคับเก่ียวกับ
ภาษี (งานดา้ นนี้สาํ นกั งานบางแหง่ อาจรวมอยู่ในงานการเงนิ และบญั ชี)

6. งานพัสดุ หมายถึง การจดั หา จดั ซ้อื พัสดุอปุ กรณ์ครุภัณฑ์ เครอ่ื งมอื เคร่ืองใชใ้ นสาํ นกั งาน
เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ตู้ เคร่ืองมือต่าง ๆ เพื่อใช้ในการทํางานของฝุาต่าง ๆ รวมถึงการซ่อมบํารุง การต้ังงบประมาณ
จัดซือ้ การตรวจรบั สง่ิ ของ การตรวจสอบพัสดคุ งเหลอื ฯลฯ

7. งานอาคารสถานท่ี หมายถึง การจัดอาคารสถานท่ี บํารุงรักษาให้สวยงาม น่าอยู่ ซ่อมแซมส่วนที่ชํารุด
เสียหาย ตกแต่งให้สะอาดเรียบร้อย เช่น การดูแลห้องประชุม ห้องผู้บริหาร ห้องอาหาร ห้องนํ้า อาคารสํานักงาน
รวม หารจอดรถ ระบบไฟฟาู ประปา สาธารณปู โภค

8. การติดต่อสื่อสาร หมายถึง การจัดส่ิงอํานวยความสะดวกในการติดต่อ ส่ือสาร เช่น การโทรศัพท์ทุก
ประเภท โทรสาร การรับ-ส่ง E-mail อินเตอร์เน็ต การส่องเอกสารทางไปรษณีย์ การรับ-ส่งพัสดุและเอกสารด่วน
ระหวา่ ง การจัดหา ซ่อมบํารุงยานพาหนะ (งานนี้สํานกั งานบางแหง่ อาจแยกไว้ตา่ งหาก)

9. การจัดให้มยี านพาหนะสาํ หรับการเดินทางไปติดต่อในสถานทตี่ ่าง ๆ การบํารุงรักษายานพาหนะให้อยู่ใน
สภาพดีพร้อมใชง้ านไดท้ ้ังใกลแ้ ละไกล

10. การสํารวจความคิดเห็นของพนักงาน ความต้องการของพนักงาน การจัดกิจกรรมนิทรรศการต่าง ๆ
การใหบ้ ริการด้านประชาสัมพันธแ์ ก่บคุ คลภายในและภายนอกหนว่ ยงาน

11. งานพิธกี รรมและกิจกรรมต่าง ๆ งานนี้อาจจัดเป็นงานกิจกรรมพิเศษก็ได้ หมายถึง งานพิธีต่าง ๆ ที่จัด
ใหม้ ขี ้ึนในแตล่ ่ะปี กจิ กรรมของสงั คม กจิ กรรมของพนักงาน เชน่ การจัดนิทรรศการประจําปี การเปิดตัวสินค้า และ
เปิดโชว์รูมใหม่ การตอ้ นรับคณะผู้เดินทางมาเย่ียมชมกิจการ งานเฉลิมฉลองในโอกาศต่าง ๆ งานต้อนรับ ผู้บริหาร
ใหม่ งานครบรอบวันก่อต้ังบริษัทฯ วันครบรอบวันสําคัญต่าง ๆ งานสังสรรค์ ประจําปี งานต้อนรับบุคคลสําคัญ
ฯลฯ

ภารกิจเหล่านี้ เป็นงานท่ีอยู่ในความดูแลรับผิดชอบของสํานักงาน ผู้บริหารสํานักงานมีหน้าท่ีควบคุมดูแล
งานเหลา่ น้ใี ห้ครบถ้วนสมบรู ณ์ เพราะหากเกิดข้อบกพรอ่ ง จะทาํ ให้เกิดความเสียหายแก่สํานักงานได้รับคําตําหนิได้
เพราะเปน็ งานทีห่ าผู้รับผิดชอบโดยตรงไม่ได้ จงึ เปน็ หน้าทขี่ องผูบ้ รหิ ารสํานกั งานที่จะต้องเข้าไปดูแลรับผิดชอบงาน
เหล่านี้ แต่งานบางอย่างอาจมีผู้รับผิดชอบเฉพาะโดยตรง เช่น งานบุคลากร งานบัญชี อาจแยกออกไปงาน
สํานักงาน ทั้งน้ีข้ึนอยู่กับ ขนาด ลักษณะองค์การนั้น หน่วยงานบางแห่งอาจมีบุคลากรเพียง 2-3 คน ทําหน้าท่ี
เหลา่ นี้ สาํ นักงานบางแหง่ อาจมีพนักงานนับสบิ นับรอ้ ยก็ได้ ข้ึนอยู่กับความจําเป็น ความเหมาะสม ขนาด ลักษณะ
ของหน่วยงานนั้น ๆ

กจิ กรรมในสาํ นกั งาน
ในสํานักงานทุกแห่งทั่วไปมีกิจกรรมต่าง ๆ ท่ีจะต้องปฏิบัติมากมาย ซึ่งสามารถจัดแบ่งกิจกรรมต่าง ๆ ออก

ได้เปน็ ดงั น้ี
1. จัดองคก์ ารสํานักงานให้มีประสิทธภิ าพ ไดแ้ กง่ าน
1.1 กาํ หนดวา่ มงี านอะไรบา้ งทจี่ ะทาํ (กําหนดภาระหน้าทีห่ ลักของหน่วยงาน)
1.2 กําหนดความสัมพนั ธร์ ะหว่างงานต่าง ๆ ไว้อย่างชัดเจน ไมใ่ หเ้ กดิ ความซํ้าซ้อนกัน
1.3 มอบหมายอํานาจหน้าท่ีและความรบั ผดิ ชอบแก่บุคคลตา่ ง ๆ ตามตําแหนง่
1.4 กําหนดความรบั ผิดชอบของพนักงานแต่ละตาํ แหนง่ ไวอ้ ย่างชดั เจน
2. จัดใหม้ ีสงิ่ อาํ นวยความสะดวกทางกายภาพในสํานกั งานให้พอเพยี ง ได้แก่
2.1 จัดแผนสาํ นักงาน จดั วางเครอ่ื งใช้สํานักงานและเคร่ืองมอื ต่าง ๆ
2.5 การรักษาความปลอดภยั ภายในสาํ นกั งาน
3. กําหนดรายละเอียดประกอบการจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้ และวัสดุสํานักงานเพ่ือกําหนดสมบัติของ

เครือ่ งมอื เครือ่ งใช้สาํ นกั งานให้เกดิ ความสะดวกในการจัดซ้ือ
4. จัดให้มีเครื่องมือเคร่ืองใช้ติดต่อส่ือสารและการให้บริการอย่างเพียงพอ ได้แก่ เคร่ืองมือเครื่องใช้ในงาน

ดังน้ี
4.1 งานตอบโตจ้ ดหมาย งานพมิ พ์ งานอัดสําเนา เช่น เคร่ืองคอมพิวเตอร์ เคร่ืองพิมพ์ดีดไฟฟูา เคร่ีองโร

เนยี วอัดสําเนา
4.2 งานเก็บเอกสาร เชน่ ตู้เกบ็ เอกสาร แฟูมเอกสาร
4.3 งานรับ-ส่งหนังสือ และไปรษณยี ภัณฑ์ เช่น เครื่องจ่าหนา้ ซองจดหมาย
4.4 งานให้บรกิ ารโทรเลข โทรศัพท์ โทรสาร (Facaimile) เช่น เคร่ือง โทรศพั ทช์ นิดพเิ ศษ

ระบบชมุ สายโทรศัพท์ ISDN, การให้บรกิ ารพิเศษของการสือ่ สารแห่งประเทศไทย
4.5 งานประชาสัมพันธ์ ได้แก่ เครื่องมือส่ือสารต่าง ๆ ที่มีความทันสมัยการใช้ส่ือประชาสัมพันธ์ ท่ี

เหมาะสม
4.6 งานให้บรกิ ารส่งหนังสอื และข่าวสารภายใน เช่น บอร์ดติดประกาศ

5. รักษาสมั พนั ธภาพอันดรี ะหว่างนายจา้ งและลกู จ้าง ได้แก่
5.1 จดั ใหม้ กี ารควบคมุ งานอยา่ งเหมาะสมและเพียงพอ
5.2 วเิ คราะหง์ านและประเมินคา่ งาน
5.3 พจิ ารณากาํ หนดระดับเงนิ เดอื น คา่ ตอบแทนทีเ่ ป็นธรรม
5.4 คัดเลอื กบุคคลเขา้ ทํางานโดยพจิ ารณาจากความสามารถ ประสบการณ์รวมทง้ั ความรบั ผิดชอบ

6. วเิ คราะหง์ านปรับปรุงวิธีปฏบิ ตั งิ านในสาํ นักงาน ไดแ้ ก่
6.1 ศึกษาเกยี่ วกับการเคลอื่ นไหวในการทาํ งานและหาวิธีทาํ งานใหง้ ่ายเขา้

6.2 กําหนดเวลามาตรฐานของงานแต่ละชนดิ
6.3 กาํ หนดวธิ ีปฏบิ ตั งิ านอยา่ งมีประสิทธิภาพ
6.4 ศกึ ษาเทคนิคปรบั ปรุงงาน และทําการปรับปรงุ งานทเ่ี ปน็ ปญั หา

7. การคุมงานในสาํ นักงาน
7.1 การควบคมุ คุณภาพสํานกั งาน
7.2 การประเมินผลการปฏิบตั ิงาน
7.3 กําหนดเวลาการทํางาน
7.4 จดั ทาํ คมู่ อื การปฏิบัติงาน
7.5 จดั ทาํ การประเมนิ และเกบ็ บนั ทกึ ค่าใช่จ่ายในการปฏบิ ตั ิงาน
7.6 การรบั ฟังข้อเสนอแนะข้อตาํ หนติ เิ ตียนจากบุคคลอ่ืน ๆ

คณุ สมบตั ขิ องผบู้ รหิ ารสํานกั งาน
ผูบ้ รหิ ารงานสาํ นักงาน นบั ไดว้ ่าเป็นผู้ท่ีเกยี่ วขอ้ งกบั บุคคลจาํ นวนมากหลาย ๆ ระดับ จึงต้องมีความสามารถ

ในดา้ นต่าง ๆ ดังน้ี
1. มพี ้นื ฐานความรู้ในธรุ กิจดา้ นตา่ ง ๆ เช่น ด้านการบัญชี ด้านการตลาด การเงนิ การบริหาร
2. มีความรู้เฉพาะด้านในสาขาวิชากรบริหารสํานักงานเป็นอย่างดี เช่น ความรู้ในเร่ืองงานธุรการ งาน

สารบรรณ การใช้เคร่ืองใชส้ ํานกั งาน และเรยี นรู้เทคโนโลยใี หม่ ๆ อยู่เสมอ
3. มีความสามารถในการบริหารจัดการ เพ่ือนําความรู้ทางด้านการบริหารมาใช้ในสํานักงานได้อย่าง

ถูกต้อง เชน่ หลกั การจดั การ การวางแผน การจัดองค์กร เป็นตน้
4. มีประสบการณ์ในการทํางาน มีความรอบรู้ในงานสํานักงานเป็นอย่างดี รู้ปัญหาและหาทางแก้ไข

ปรับปรุงใหด้ ขี ึน้
5. มคี ณุ สมบตั ิอ่นื ๆ ไดแ้ ก่
- มคี วามเป็นผนู้ าํ (Leadership) ผจู้ ดั การสาํ นักงานต้องเปน็ ผมู้ ีศลิ ปะในการเป็นผูน้ าํ ทดี่ ี
- มีไหวพริบ (Intelligence) ผู้จัดการสํานักงานต้องเป็นผู้มีไหวพริบดี เพื่อจะได้ดําเนินงานให้มี

ประสิทธภิ าพ สามารแก้ไขปัญหาต่าง ๆ สามารถติดต่อส่ือสารกบั พนักงานโดยท่วั ไปได้
- มีความมั่นคง (Stability)ผู้จัดการสํานักงานต้องเป็นบุคคลท่ีมีจิตใจมั่นคง เพ่ือที่จะพยายามหันเห

พฤติกรรมของผรู้ ว่ มงานให้ร่วมมอื รว่ มใจปฏบิ ัติงาน
- เป็นนักการทูต (Liaison Capacity) มีความสามารถในการติดต่อสัมพันธ์กับบุคคลทุกระดับ

และจะตอ้ งเข้าใจในงานฝาุ ยอ่ืน ๆ และพรอ้ มที่จะให้ความร่วมมอื กบั ผู้บริหารฝาุ ยต่าง ๆ ด้วย

- ความสามารถในการมอบหมายงานให้ผู้อ่ืนทํา (Ability to delegate) เป็นท่ีทราบกันแล้วว่า
ผู้บริหาร คือผู้ที่ทํางานสําเร็จได้โดยผู้อื่น บุคคลโดยท่ัวไปมักจะเห็นว่าการลงมือทํางานเองน้ัน จะได้ผลดีกว่าท่ี
จะมอบหมายให้ผู้อื่นทําแทน แต่ผู้บริหารท่ีดีน้ันไม่ควรลงมือปฏิบัติงานเอง ควรมอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทํา
โดยตนเองเปน็ ผใู้ หค้ ําแนะนําและควบคุมบังคบั บัญชาเทา่ น้นั

- เปน็ ผมู้ องการณ์ไกล (Vision) หมายถงึ ควรสนใจในการวางแผนงานสาํ หรับอนาคต
- มีความเข้าใจในการจัดองค์การเป็นอย่างดี (Understanding Organization) เพ่ือท่ีจะได้คิด
แกไ้ ขปรับปรุงองค์การและระบบงาน
- เป็นผู้มีความสามารในการบริหารและนโยบาย (Administrative ability) ท้ังนี้เพราะการ
บริหารสํา นักงานเป็นเรื่องยุ่งยากซับซ้อนผู้จัดการสํานักงานไม่ควรยุ่งอยู่กับงานประจําวันจนไม่มีเวลา พอท่ีจะคิด
ปรับปรุงวิธี ปฏิบตั ิใหม้ ปี ระสิทธิภาพเพื่อผลิตข้อมลู และรายงานที่มีประโยชน์และง่ายต่อการใช้
- การศึกษา (Education) ผู้จัดการสํานักงานควรได้รับการศึกษาฝึกอบรมอย่างพอเพียงสนใจแสวงหา
ความรู้ใหม่ ๆ เพิ่มเติมอยู่เสมอ ทั้งนี้เพราะว่าปัจจุบันน้ีได้มีการนําเทคนิคใหม่ ๆ และเคร่ืองมือเครื่องใช้ต่างๆ
ซง่ึ มลี ักษณะย่งุ ยากซับซอ้ นเขา้ มาใช้ในสาํ นกั งาน
- อารมณ์ขัน (Humor) ผู้จัดการสํานักงานควรเป็นผู้มีอารมณ์ขัน เพราะจะช่วยผ่อนคลายความตึง
เครียดในสถานการณ์ตา่ ง ๆ ได้ ทาํ ให้ผ้รู ว่ มงานมีความสุขในการทํางาน
- มีความซื่อสัตย์สุจริต คือเป็นผู้รักษาความลับต่าง ๆ ได้ดี สามารถควบคุม รักษาข้อมูลต่าง ๆ ไม่ให้
รั่วไหลเปน็ อยา่ งดี
- ความสามารถในการวิเคราะห์ (Analytical ability) เนื่องจากกิจกรรมต่าง ๆ เพิ่มมากขึ้นต้องใช้
ความ สามารถ ความชํานาญมากยง่ิ ขน้ึ จึงจาํ เปน็ ต้องมกี ารวิเคราะหร์ ายงานและสถานการณ์ตา่ ง ๆ
- ความสามารถทางการจัดการ (Management ability) ในการปฏิบัติงานสํานักงานนั้น ผู้จัดการ
สํานักงานต้องมีความสามารถติดต่อสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาทุกระดับได้เป็นอย่างดี คือจะต้องเป็นผู้สามารถ
ประสานงานเพ่อื ใหง้ านดาํ เนินไปอยา่ งมปี ระสิทธภิ าพรวดเรว็
- ความสามารถในการขายความคิด (Selling ability) เน่ืองจากต้นทุนในการดําเนินงานมักจะมี
แนวโน้ม เพิ่มมากขึ้น ผู้จัดการสํานักงานจําเป็นต้องสามารถติดต่อสื่อสารกับผู้บริหารระดับสูงเพื่อชี้แจงให้ผู้
บริหารระดับสูง เห็นคล้อยตามด้วยกับเหตุผลต่าง ๆ เช่น การต้องการพื้นที่สํานักงาน บุคลากร หรือเคร่ืองมือ
เครือ่ งใชส้ าํ นกั งานเพม่ิ ขึน้
- คุณสมบัติอื่น ๆ ผู้จัดการสํานักงานควรมีความสามารถในการปฏิบัติงานต่าง ๆ เช่นเดียวกับ
พนักงาน แม้วา่ ผจู้ ัดการสาํ นักงานไมจ่ าํ เปน็ ตอ้ งลงมือปฏบิ ตั งิ านเองกต็ าม เชน่ เรามักกล่าวว่าผู้จัดการฝุายขายไม่
จาํ เปน็ ตอ้ งเป็นพนักงานขายท่ีดีแต่ถ้าเป็นไปได้ก็ไม่เสียหายอะไรแต่กลับจะช่วยทําให้พนักงานเกิด ความประทับใจ
ต่อผบู้ งั คับบัญชาของเขาเสยี อีก
แนวโน้มบทบาทของผูบ้ รหิ ารสํานกั งาน

C.L. Littlefield ได้กาํ หนดบทบาทแนวโน้มของผบู้ ริหารสาํ นักงานในลกั ษณะของผู้บริหาร (Administrator)
ไว้ดงั นี้

1. ผบู้ รหิ ารจะเกีย่ วขอ้ งกบั การตัดสนิ ใจด้านนโยบาย
2. ผู้บริหารสํานกั งานมีความรใู้ นด้านเทคโนโลยีต่าง ๆ
3. ผู้บรหิ ารรู้จักควบคุมต้นทุนคา่ ใช้จ่ายในการปฏบิ ตั งิ านสาํ นักงานได้อย่างประหยัดทส่ี ุด
4. การใช้ความรู้ความสามารถเฉพาะด้านของพนักงาน เพื่อให้ได้ผลงานท่ีมีคุณภาพ ถูกต้อง รวดเร็ว และ
ประหยัดจากแนวคิดดังกล่าว เป็นการแสดงให้เห็นว่า บทบาทของผู้บริหารสํานักงานเปล่ียนแปลงไปในทางท่ี
เกี่ยวข้องกับนโยบาย การตัดสินใจ บทบาทของผู้บริหารสํานักงานจึงเปล่ียนไปเป็นผู้บริหารการจัดการสํานักงาน
(Administrator Office Management)
หน้าทคี่ วามรบั ผิดชอบของผู้บรหิ ารสาํ นกั งาน
ผู้บริหารสํานักงานโดยท่ัวไป ทําหน้าที่เสมือนเป็นแม่บ้านของสํานักงาน มีหน้าท่ีดูแลรับผิดชอบกิจกรรม
หลาย ๆ อย่าง ดังนี้
1. ผู้รบั ผดิ ชอบต่ออาคารสํานักงาน ได้แก่ การออกแบบสํานักงาน การวางแผน และการจัดวางผังสํานักงาน
การจัดแสงสวา่ งภายในสํานักงาน ฯลฯ
2. รับผิดชอบต่อเฟอร์นิเจอร์และเครื่องใช้สํานักงาน ได้แก่ การเลือกแลสรรหาอุปกรณ์ต่าง ๆ การกําหนด
มาตรฐานของอุปกรณ์ตา่ ง ๆ ฯลฯ
3. รับผดิ ชอบต่อการจดั องคก์ าร ได้แก่ การจดั แบง่ งานเปน็ แผนกต่าง ๆ ได้อยา่ งเหมาะสม ไม่ซํ้าซ้อนกัน การ
กาํ หนดหนา้ ท่คี วามรบั ผิดชอบท่ชี ัดเจน
4. รับผิดชอบตอ่ การควบคุมภายในสํานักงาน หมายถึง การควบคุมการใช้วัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น กระดาษ
ไมใ่ ห้สิ้นเปลอื ง ใช้อุปกรณอ์ ย่างมปี ระสิทธภิ าพมากทีส่ ุด
5. รบั ผดิ ชอบต่อการตดิ ต่อสื่อสาร คือรับผิดชอบในการรับ-ส่ง เอกสารให้ถึงมือผู้รับผิดชอบต่อความเข้าใจที่
ถกู ตอ้ งหรือผดิ พลาดของข้อความท่ีส่อื สาร
6. รับผดิ ชอบต่อการบริหารงานบุคคลในสํานักงาน ได้แก่ รับผิดชอบในการผลิตเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร
การจดั ทําสําเนาเอกสาร การปูองกันความปลอดภัยแกเ่ อกสารสาํ คญั เอกสารลับมใิ ห้รัว่ ไหลออกไปภายนอก
7. รับผิดชอบต่อการบริหารงานบุคคลในสํานักงาน ได้แก่ รับผิดชอบในการมอบหมายอํานาจหน้าที่แก่
เจ้าหนา้ ที่แต่ละคนไดเ้ หมาะสม มีการกําหนดค่าตอบแทนทเ่ี ป็นธรรม ฯลฯ
8. รับผิดชอบต่อการจัดระบบและวิธีปฏิบัติ ได้แก่ การปรับปรุงวิธีการปฏิบัติและกระบวนการปฏิบัติ
ได้อย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ รวดเรว็ และถกู ตอ้ ง จดั ทาํ มาตรฐานการทํางาน การหาวิธีการทาํ งานใหง้ า่ ยข้นึ การปรับปรุงงาน
การประเมนิ ความสาํ เรจ็ ของสํานักงาน
เคร่ืองมอื ทจ่ี ะใชว้ ดั ความมีประสิทธิภาพของสํานักงาน สังเกตได้จากสิ่งที่มองเห็นได้ชัดเจนและง่ายที่สุด คือ
ความพงึ พอใจของผรู้ บั บริการ ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือบุคคลภายนอกสํานักงานและพนักงานในสํานักงานว่ามีความ

พึงพอใจในสิ่งท่ีต้องการหรือไม่ สํานักงานสามารถให้บริการท่ีดีน่าประทับใจ เรียกว่า “CS” (Customer
Satisfaction) หมายถงึ ความพงึ พอใจของลกู ค้า

1. ความกล้าทีจ่ ะเสี่ยง (Risk Taking) หมายถึง การทาํ งานโดยต้องลงทุนในค่าใช้จ่ายท่ีจําเป็นถือเป็นต้นทุน
คงที่

2. การให้บริการด้วยอัธยาศัยไมตรีอันดี ย้ิมแย้มแจ่มใส (Enjoy Your Work) หมายถึง การมีอารมณ์และ
จิตใจท่ีดีในการให้บริการแก่บุคคลอื่น มีจิตใจพร้อมท่ีจะให้บริการท่ีดีที่สุด (Service Mind) สนุกกับการทํางาน
มิใช่ทาํ งานตามทไี่ ดร้ บั คาํ สง่ั มาใหท้ าํ แต่ควรทําด้วยความเตม็ ใจ

3. มีความรับผิดชอบ (Establish Responsibility) หมายถงึ ความกลา้ ท่จี ะรบั ผิดชอบในผลที่จะเกิดข้ึนจาก
การกระทําของตนเอง และพรอ้ มทจี่ ะแก้ไขปรับปรุงใหด้ ีขน้ึ

4. พยายามไม่ทําให้เกิดคําตําหนิ (Avoid Blame) หมายถึง การตรวจสอบความถูกต้องของงานก่อนการ
พยายามคิดหรือวางแผนไว้ล่วงหน้าถงึ ผลในทางลบทจี่ ะเกิดขึน้

5. การวางแผนงานล่วงหน้า (Plan Ahead) หมายถึง การจัดตารางการทํางานไว้ล่วงหน้าว่าในแต่ละปีหรื
แต่ละเดีอน มีงานอะไรบ้างท่ีจะต้องทํา มีงานประจําอะไรบ้าง มีงานอะไรบ้างท่ีจะเกิดข้ึนในอนาคต เพ่ือจะได้
เตรียมการในด้านต่าง ๆ ให้พร้อมที่จะรับงาน

6. การขายความคิด (Sell Your Idea) หมายถึง การเสนอความคิดในเร่ืองต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในสํานักงาน
อาจเกดิ จากความคดิ ของตนเอง

7. สนับสนุนแนวความคิดใหม่ ๆ (Encourage Creativity) หมายถึง การสนับสนุนความคิดเห็นของ
พนักงานผู้ปฏิบัติ

8. สร้างสมดุลระหว่างการส่ังการและการให้อิสระในการตัดสินใจเอง (Balance Direction and
Autonomy Set Goal) หมายถึง การเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถรับผดิ ชอบในการตัดสินใจของตนเอง

9. การสร้างทีมงาน (Team Building) หมายถึง การทํางานโดยการสร้างทีมงานร่วมรับผิดชอบในแต่ละ
ด้านตามความถนดั ของแตล่ ะคน

10. การมอบหมายงาน (Delegation) หมายถึง การกําหนดความรับผิดชอบและอํานาจหน้าที่ให้แก่
ผูใ้ ต้บังคับบัญชาตามความรู้ความสามารถ และความเหมาะสมกับลกั ษณะงาน

11. การจูงใจ (Motivate Effectively) หมายถงึ การเสรมิ สร้างกาํ ลงั ใจให้เกดิ ขนึ้ ในหมู่พนักงานทุกฝุาย ทุก
ระดับของสํานักงาน ให้มีกําลงใจในการปฏิบัติงานอย่างเต็มความสามารถ พร้อมที่จะให้บริการและอํานวยความ
สะดวกแกผ่ มู้ าติดต่อด้วยสภาพจิตใจที่ดี

12. สนับสนุนความก้าวหน้าของผู้อ่ืน (Support The Growth Of Others) หมายถึง การที่ผู้บริหาร
สํานักงาน มีความยินดีท่ีจะสนับสนุนให้พนักงานผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนได้แสดงความสามารถได้ทํางานท่ีท้าทาย
ความสามารถ

13. ความผิดพลาดคือบทเรียน (Learn From Mistakes) หมายถึง การทํางานในสํานักงานย่อมมีความ
ผดิ พลาดบกพร่องเกิดข้ึนได้เสมอ เพราะเป็นงานท่ีละเอียดอ่อนที่รายละเอียดปลีกย่อยมากกมาย และเก่ียวข้องกับ
บุคคลหลายฝุาย

14. ทําสํานักงานให้น่าอภิรมย์ (Create A Pleasant Workplace) หมายถึง การดูแลจัดหาและจัดการ
เกย่ี วกับสภาพแวดล้อมของสถานท่ีทาํ งาน

15. ทราบผลการปฏิบัติงาน (Feedback) หมายถึง การช้ีแจงให้พนักงานในสํานักงานทุกคนได้ทราบว่า
ผลงานของแต่ละบุคคลเป็นทีน่ า่ พอใจเพยี งใด มิสง่ ใดควรปรับปรงุ

16. ยึดหลกั จรรยาบรรณ (Behave Ethically) หมายถึง การยึดถือจรรยาบรรณของวิชาชีพตามหน้าท่ีงาน
ของแตล่ ะฝาุ ยในสาํ นักงาน

17. การนิเทศงาน (Manage By Example) หมายถึง การสอนงานให้พนักงานเกิดการเรียนรู้ และปฏิบัติ
อย่างถูกตอ้ งตามขัน้ ตอน การปฏิบตั ใิ ห้ดเู ป็นตัวอยา่ ง การสอนงานอยา่ งเปิดเผย

18. การชื่นชมในความเสียสละและทุ่มเทงาน (Recognize the Contributions of Other) หมายถึง
การใหพ้ นกั งานตระหนกั ในสง่ิ ทพี่ วกเขาได้กระทาํ วา่ มีความสําคญั

สรปุ
เน้ือหาในบทเรียนน้ีได้ให้คําจํากัดความของการจัดการสํานักงานจากนานาทัศนะของนักวิชาการแต่ละท่าน
และทุกทา่ นยังไดใ้ หค้ วามสาํ คญั กบั งานสาํ นกั งานเพราะเปน็ งานดา้ นการบริหารและอาํ นวยความสะดวกและจะช่วย
เสริมภาพพจน์ท่ีดีแก่หน่วยงานและสร้างกําไรทางอ้อมแก่หน่วยงาน ดั้งน้ันผู้ปฏิบัติงานสํานักงานในทุกระดับควร
เหน็ คณุ ค่าความสาํ คัญของงานสํานักงานและปฏิบตั ิงานอยา่ งเต็มประสิทธิภาพ

งานในสํานักงานดูเหมือนเป็นงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่มีความสําคัญเท่าใดนัก และไม่มีบทบาทที่โดดเด่น
ไม่จําเป็นต้องอาศัยบุคคลผู้มีความรู้สูงคอยดูแลก็ได้ แต่ในความเป็นจริงแล้วงานในสํานักงานเป็นงานท่ีมี
ความสําคญั อยา่ งย่งิ จะขาดเสียมไิ ด้ เพราะเกี่ยวข้องกับบุคคลหลายฝุาย ท้ังภายในและภายนอกสํานักงานเกี่ยวข้อง
กับสภาพแวดลอ้ มความเป็นอย่ขู องพนกั งานในหนว่ ยงาน เกี่ยวกบั การตดิ ต่อธรุ กิจต่าง ๆ เก่ียวข้องกับภาพพจน์ของ
หน่วยงาน บุคคลท่ีทําหน้าท่ีเป็นผู้จัดการสํานักงาน ควรเป็นผู้ที่มีประสบการณ์ และมีความรู้ในเรื่องเก่ียวกับ
สํานักงานอย่างดีด้วย มีความรอบรู้ปละใส่ใจในเร่ืองต่าง ๆ ท่ีเกิดขึ้นในสํานักงาน งานสํานักงานต้องได้รับการ
จัดการในสงิ่ สําคัญ 3 ประการ คือ เร่ืองบุคลากร เรื่องสายทางเดินของงาน เร่ืองสถานท่ีทํางานและสภาพแวดล้อม
ในสํานกั งาน ทั้ง 3 ส่วนนจ้ี ะควบคกู่ นั ไปพรอ้ ม ๆ กนั ส่งผลถึงประสทิ ธภิ าพและภาพพจน์ขององค์การ

แหลง่ อ้างอิง
เวบ็ ไซต์อ้างอิง
http://bitzaa55.blogspot.com/2015/11/lewis-kelling-office-george-r.html
https://mutcharin.wordpress.com/
http://www.apdi2002.com/index.php?lay=boardshow&ac=webboard_

หนว่ ยที่ 2
การวางแผน

บทนํา
การวางแผน (Planning) เป็นหน้าท่ีแรกของการจัดการในหน่วยต่าง ๆ ต้องอาศัยความรู้ในการวางแผน
ซ่งึ เป็นเรื่องเก่ยี วกบั การวเิ คราะห์ และคาดคะเนลว่ งหน้าถึงอนาคต โดยอาศัยข้อมูลเป็นเคร่ืองช่วยในการวิเคราะห์
ในด้านการปฏิบัติงานภายในสํานักงาน ซ่ึงเป็นงานประจําและงานอื่น ๆ โดยการจัดทําตารางทีมีการปฏิบัติงาน
ประจาํ ปใี นแต่ละปี เพื่อวางแผนการดําเนินงานล่วงหน้า การจัดวางแผนงานอื่น ๆ ท่ีนอกเหนือจากงานประจําเพื่อ
จดั หาบุคลากร วสั ดอุ ปุ กรณ์ งบประมาณ เพอ่ื การดําเนินงานนัน้ ใหส้ าํ เรจ็ ลุล่วงไปไดด้ ้วยดี
ความหมายของการวางแผน
การวางแผนสํานักงาน งานสํานักงานก็จะเหมือนกับงานทุกชนิด คือ ต้องมีการเตรียมงานหรือวางแผนงาน
ทง้ั หมดไวล้ ่วงหน้า ในตอนแรกจะศึกษาความหมายของการวางแผนก่อน การวางแผนมคี วามหมายดังนี้
1. การวางแผน (Planning) คือ เป็นหน้าท่ีหน่ึงของการบริหาร โดยวิเคราะห์ข้อมูลท่ีเกี่ยวข้องในอดีต
ปัจจุบนั และคาดคะเนเหตุการณใ์ นอนาคต การวางแผนเป็นส่วนท่ที ําใหอ้ งคก์ ารบรรลุจุดมงุ่ หมาย
2. การวางแผน เป็นหน้าที่สําคัญในกระบวนการ ของการจัดการซึ่งเกี่ยวข้อง กับการตัดสินใจกําหนด
วัตถุประสงค์และแนวทางในการปฏิบัติล่วงหน้า โดยการวิเคราะห์จากสภาวะแวดล้อม ของโอกาสและข้อจํากัด
ต่าง ๆ ที่องค์การมีอยู่ เป็นการวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ทั้งในอดีตและปัจจุบัน พร้อมทั้งประเมินสภาวะแวดล้อมใน
อนาคต เพ่อื กาํ หนดแนวปฏิบัติท่จี ะนําไปสคู่ วามสําเรจ็ ตามวัตถุประสงค์ที่กาํ หนดไว้
ในส่วนของการวางแผนและการแกป้ ญั หาตา่ ง ๆ สาํ หรบั งานสํานกั งาน มีดังน้ี
1. หน้าที่ในการวางแผน ขน้ั ตอนของการวางแผน ประเภทของแผนงานสํานกั งาน
2. การวิเคราะห์ระบบและวิธีปฏิบัติงาน
3. การศกึ ษาหาวธิ ีการทาํ งานให้ง่ายขึน้
หนา้ ท่ใี นการวางแผน
หนา้ ท่ใี นการวางแผนงานสาํ นักงาน จะต้องเกี่ยวข้องกบั การตอบคําถามต่อไปน้ี
1. มีงานสํานักงานอะไรบ้างที่จะต้องทํา เป็นการวางแผนเกี่ยวกับงานสํานักงานว่ามีงานอะไรบ้าง และ
กําหนดความสัมพันธ์ระหว่างงานนัน้ โดยท่ัวไปงานสาํ นกั งานประกอบด้วยงานบริการกระบวนการข้อมูล
2. จะมีวิธีทํางานอย่างไร การวางแผนเกี่ยวกับวิธีการทํางานที่เหมาะสมจะต้องมีการวิเคราะห์ระบบ วิธี
ปฏบิ ตั ิงาน กาํ หนดค่มู อื การปฏบิ ตั ิงาน การกําหนดมาตรฐานในการปฏิบตั ิงานสาํ นกั งานด้านเวลา คุณภาพ ปริมาณ
และคา่ ใชจ้ า่ ย
3. จะทํางานเมื่อไร องค์การควรจะกําหนดตารางเวลาในการปฏิบัติงาน ท้ังในระยะส้ัน และระยะยาว
โดยกําหนดประสมประสานความพยายามของบุคลากรทุกคน เคร่ืองจักร และขอ้ มูลต่าง ๆ ใหเ้ หมาะสม

4. จะทํางานทไ่ี หน เป็นการวางแผนเกี่ยวกับที่ตั้งของฝุายต่าง ๆ การวางแผนด้านพ้ืนท่ี และการวางแผน
จดั แผนผงั สาํ นักงานและวางแผนเก่ียวกับส่งิ แวดลอ้ ม

5. จะทํางานรวดเร็วได้อย่างไร การศึกษาหาวิธีการทํางานให้ง่ายขึ้น การศึกษาเวลาและการเคล่ือนไหว
ในการทํางานแตล่ ะอย่างให้รวดเร็วขน้ึ

คมู่ อื งานสาํ นกั งาน (Work Manual)
ภายในองค์การส่ิงสําคัญบางประการ ก็คือ ผู้จัดการและบุคลากรนั้นต้องทราบว่าจะต้องทําอะไร ทําเมื่อไร

ทาํ อย่างไร และใครเป็นคนทาํ ค่มู อื งานสํานักงานจะชว่ ยตอบคาํ ถามตา่ ง ๆ เหลา่ นไ้ี ดเ้ ปน็ อย่างดี คู่มืองานสํานักงาน
ถอื เปน็ มาตรฐานในการทาํ งาน ซึ่งใชเ้ ปน็ เครื่องมอื ในการควบคมุ โดยใชเ้ ป็นหลกั เกณฑใ์ นการทํางานแต่ละประเภท

คู่มือปฏิบัติงานคืออะไร
1. แผนท่บี อกเส้นทางการทํางานที่มีจดุ เริม่ ต้นและจดุ ส้นิ สดุ ของกระบวนการ
2. ระบถุ ึงขั้นตอนและรายละเอยี ดต่าง ๆ ของกระบวนการ มกั จัดทําขน้ึ สําหรบั งานทม่ี ีความซับซ้อน

มหี ลายข้ันตอนและเก่ยี วข้องกบั หลายคน
3. สามารถปรบั ปรุงเปล่ยี นแปลงเมอ่ื มีการเปลยี่ นแปลงการปฏบิ ัติงาน
4. เพ่อื ให้ผู้ปฏบิ ัตงิ านไว้ใช้อา้ งองิ ไมใ่ หเ้ กดิ ความผิดพลาดในการปฏิบตั ิงาน

ประโยชนก์ ารจัดทาํ คู่มือการปฏบิ ตั ิงาน (Work Manual)
- ใช้ฝกึ อบรมบุคลากรใหม่ (การจดั การความร)ู้
- ประหยดั งบประมาณในการฝกึ อบรม เน่ืองจากหวั หนา้ งานใช้เปน็ คู่มอื ในการสอนงาน
- ทาํ ใหก้ ารกาํ หนดหน้าท่ีการงานชัดเจนไม่ซ้าํ ซอ้ น
- ใช้ในการควบคมุ งานและการตดิ ตามผลการปฏบิ ตั ิงานให้มีความผิดพลาดในการทํางานลดน้อยลง
- เป็นคูม่ อื ในการประเมนิ ผลการปฏบิ ัติงาน (Performance Review) ของบุคลากร
- ชว่ ยในการปรับปรงุ งานและออกแบบกระบวนงานใหม่
- ใชเ้ ป็นฐานในการประกาศเวลามาตรฐานการใหบ้ รกิ าร
- ไดร้ ับทราบภาระหน้าท่ขี องตนเองชัดเจนยิ่งขึ้น
- ได้เรียนรูง้ านเรว็ ขนึ้ ทั้งตอนท่เี ขา้ มาทาํ งานใหม่ / หรอื ตอนทจี่ ะยา้ ยงานใหม่
- มขี น้ั ตอนในการทาํ งานท่แี น่นอน ทาํ ใหก้ ารทาํ งานได้งา่ ยข้ึน
- รู้จักวางแผนการทํางานเพอ่ื ให้ผลงานออกมาตามเปูาหมาย
- สามารถใช้เป็นแนวทางเพื่อการวเิ คราะหง์ านใหท้ ันสมัยอย่ตู ลอดเวลา
- สามารถทาํ งานได้อยา่ งมปี ระสิทธภิ าพมากยิง่ ข้ึน เพราะมีสง่ิ ทอ่ี า้ งองิ
- สร้างความเปน็ มอื อาชีพในการปฏบิ ตั งิ าน

ลกั ษณะทดี่ ีของค่มู ือการปฏบิ ัติงาน
- กระชบั ชดั เจน เข้าใจไดง้ า่ ย
- เปน็ ประโยชน์สาํ หรบั การทํางานและฝึกอบรม
- เหมาะสมกับองคก์ รและผ้ใู ช้งานแตล่ ะกลุ่ม
- มีความนา่ สนใจ น่าตดิ ตาม
- มีความเป็นปัจจุบนั (Update) ไมล่ า้ สมัย
- แสดงหนว่ ยงานที่จดั ทํา วนั ท่ีบังคับใช้
- มีตัวอยา่ งประกอบ

ประโยชนข์ องการจดั ทําค่มู ือการใชง้ าน
1. เพอ่ื ให้การปฏิบตั งิ านเปน็ มาตรฐานเดียวกนั
2. ผู้ปฏบิ ัติงานทราบและเข้าใจวา่ ควรทําอะไรก่อนหลงั
3. เพ่อื ให้ผู้ปฏบิ ัติงานทราบวา่ ควรปฏิบตั อิ ย่างไร เมื่อใด กบั ใคร
4. เป็นเครือ่ งมือในการฝกึ อบรม
5. ใช้เปน็ เอกสารอา้ งอิงในการทาํ งาน
6. ผู้ปฏิบตั งิ านไม่เกดิ ความสบั สน
7. ลดขอ้ ผิดพลาดจากการทาํ งานทไ่ี ม่เป็นระบบ
8. ช่วยเสริมสร้างความมั่นใจในการทํางาน
9. ชว่ ยลดความขัดแย้งทอ่ี าจเกดิ ขน้ึ ในการทํางาน
10. ช่วยลดเวลาการสอนงาน
11. ชว่ ยให้การทํางานเปน็ มอื อาชพี
12. ชว่ ยในการออกแบบระบบงานใหมแ่ ละปรับปรุงงาน
13. ผปู้ ฏิบัติงานทราบรายละเอียดและทาํ งานได้อย่างถูกตอ้ ง
14. ทราบถึงเทคนคิ ในการทํางาน

ข้นั ตอนของการวางแผน
ในการวางแผนการทํางานอยา่ งใดอยา่ งหนงึ่ จะมีขนั้ ตอนดังน้ี

1. การพยากรณ์สภาวะแวดล้อม การรวบรวมสภาวะแวดล้อมทั้งภายใน และภายนอกองค์การ เช่น
ทรัพยากรของบริษัท นโยบายของบริษัท สภาพเศรษฐกิจ การเมือง สังคม เทคโนโลยี แนวโน้มของประชากร
คู่แข่งขนั

2. การกําหนดวัตถุประสงค์และเปูาหมาย การทํางานทุกชนิดจะต้องมีการกําหนดวัตถุประสงค์ และ
เปูาหมายในการทํางานน้ัน ตัวอย่าง วัตถุประสงค์ในการจัดการงานสํานักงานได้แก่ การให้บริการแก่ฝุายต่าง ๆ
และลูกค้าด้วยความรวดเร็วและสร้างมนุษยสัมพันธ์อันดีให้เกิดขึ้น การรักษาการปฏิบัติงานด้านปริมาณ และ
คณุ ภาพ การพฒั นาระบบ กระบวนการปฏิบัติและวิธีปฏิบตั ิงานเพ่อื เพิ่มกําไรให้แก่องคก์ าร

3. การพัฒนากลยุทธ์ เป็นการค้นหาวิธีที่ดีท่ีสุดในการทํางาน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ
ตัวอย่าง การพัฒนากลยุทธ์สําหรับงานสํานักงาน ได้แก่ การพัฒนาระบบกระบวนการปฏิบัติและวิธีปฏิบัติ งาน
บริหารข้อมูล การจัดเก็บเอกสาร การใช้เครื่องมือ การรายงาน แบบฟอร์ม การติดต่อส่ือสาร การจัดส่ิงแวดล้อม
ฯลฯ

4. การหาทางเลอื ก กลยทุ ธ์ต่างๆ ท่ีจะนํามาใช้ในการทํางานจะมีทางเลือกหลายทาง ซ่ึงองค์การจะต้อง
พยายามคน้ หาทางเลือกตา่ ง ๆ ท่จี ะมีผลตอ่ เปูาหมายขององค์การ โดยยดึ หลักวา่ ย่อมมที างเลือกท่ีดี กว่าเดิมเสมอ

5. การประเมินผลทางเลือก โดยตรวจสอบดู ทางเลือกต่าง ๆ ในข้อ 4 แล้วนํามาเปรียบเทียบทางเลือก
ใดท่ีเสียตน้ ทุนตาํ่ กาํ ไรสงู และบรรลุวตั ถุประสงคข์ ององค์การ

6. การตดั สินใจเลอื ก ข้อมลู ทไี่ ด้จากการประเมินผลทางเลือกต่าง ๆ ในขั้นท่ี 5 ในข้ันที่ 6 นี้ จะตัดสินใจ
เลือกทางเลอื กทเ่ี หมาะสมท่ีสดุ

7. กําหนดหลกั เกณฑใ์ นการวางแผน และจัดทาํ เป็นแผนปฏบิ ัตงิ าน เช่น แผนการบรหิ ารข้อมูล แผนการ
ซื้อเครื่องมือเคร่ืองใช้ แผนการคัดเลือกบุคลากร แผนการติดต่อสื่อสาร แผนการจัดแผนผังสํานักงาน และการ
บรหิ ารพืน้ ทส่ี ํานักงาน

8. การจดั ทาํ แผนโดยงบประมาณ การวางแผนในรูปการกาํ หนดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นสําหรับงาน
สาํ นกั งานต่าง ๆ

ประเภทของการวางแผนในสํานกั งาน
การวางแผนมีความสาํ คญั ต่อการจดั การ ทําให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากร การวางแผนทําให้รู้แนว
ปฏบิ ัตงิ านในอนาคต ช่วยให้องค์กรลดความเส่ียงท่อี าจเกิดขึน้ จากการประกอบธุรกจิ ทําให้เกิดความเชื่อมั่น ในการ
ปฏิบัติงาน นอกจากนี้องค์กรยังสามารถตรวจสอบความสําเร็จของเปูาหมายได้ การวางแผนยังช่วยแบ่งเบา
ภาระหน้าทขี่ องผบู้ ริหาร และเกดิ การประสานงานท่ดี ขี ององค์กร
การวางแผนมีองค์ประกอบพื้นฐาน ดังนี้ ความเป็นมาของแผน วัตถุประสงค์ของแผน เปูาหมายของแผน
แผนงาน และโครงการ

ความเปน็ มาของแผน คอื บอกใหท้ ราบถงึ เหตุผลท่ีจดั ทาํ แผนข้ึนมาว่ามเี หตุผลหรือความเป็นมาอยา่ งไร
วัตถุประสงค์ในการจัดทําแผน ได้แก่ วัตถุประสงค์หลักคือ วัตถุประสงค์ซึ่งเป็นตัวชี้วัดความสําเร็จหรือความ
ล้มเหลวของแผนงาน นอกจากนี้แผนยังมีวัตถุประสงค์ที่หากสามารถบรรลุได้จะทําให้เกิดผลดี แต่หากไม่สามารถ
ตอบสนองก็ไม่มีต่อความสําเร็จหรือล้มเหลวขององค์กร เปูาหมายในเชิงคุณภาพ เป็นการกําหนดเปูาหมายที่
ผลสัมฤทธิ์ของการทํากิจกรรม เป็นเปูาหมายท่ีวัดและประเมินผลได้ยาก เช่น เปูาหมายในการพัฒนาทักษะทาง
ความคิดสร้างสรรค์ เป็นต้น เปูาหมายในเชิงปริมาณ เป็นการกําหนดเปูาหมายท่ีเป็นตัวเลข สามารถวัดและ
ตรวจสอบไดโ้ ดยง่าย เชน่ เปาู หมายเพื่อเพ่ิมยอดขายใหไ้ ด้ 20 %

กระบวนการในการจัดทําแผน
1. ขน้ั เตรียมการ
2. การวเิ คราะหข์ ้อมูล
3. การกาํ หนดแผน
4. การปฏิบัตติ ามแผน
5. การประเมินผล

การแบ่งประเภทของแผน แบ่งได้ 4 ประเภท ได้แก่ แผนตามระยะเวลา แผนตามสถานที่หรือภูมิศาสตร์
แผนตามสายงานและแผนตามหลักเศรษฐศาสตร์ การแบง่ แผนตามหลกั เศรษฐศาสตร์ แบง่ ออกเปน็ 2 ประเภท คอื

-แผนมหภาค เป็นแผนระดับสูง หรือแผนใหญ่ เป็นแผนท่ีมีเนื้อหาสาระครอบคลุมงานหลักๆ
ขององคก์ รท้ังหมด

-แผนจุลภาค เป็นแผนระดับปฏิบัติการ มีวิธีการทําโดยนําแผนหลักมาทําการวิเคราะห์เพื่อจัด
ทาํ แผนยอ่ ย ๆ โดยมีวัตถุประสงค์เพอื่ ทําให้แผนมหภาคบรรลุเปาู หมาย

-แผนตามสายงาน ประกอบด้วย แผนในระดับชาติ แผนระดับกระทรวง แผนระดับกรมหรือสํานักงาน
และแผนระดบั กองหรอื ระดบั ฝุาย

ถ้าเป็นผูร้ ับผิดชอบในการจัดทาํ แผน จะตอ้ งมีแนวทางในการหาขอ้ มูลเพ่อื เขียนแผนโดยศึกษานโยบายของ
องคก์ ร นโยบายของรฐั บาล ศึกษาแผนงานเดมิ และศึกษาสภาพแวดล้อมทเี่ ก่ียวขอ้ งในขณะนนั้
ประเภทของแผน จาํ แนกเปน็ 3 ประเภท

1. แผนระยะยาว เปน็ แผนที่กําหนดทศิ ทางและแนวโน้มของการปฏบิ ตั งิ านในช่วงเวลาที่กาํ หนด
อาจจะเป็น 10 ปี 15 ปี หรือ 20 ปี เช่น แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ 15 ปี แผนพัฒนาการศึกษาของ
กระทรวงศึกษาธิการ ระยะ 10 ปี

2. แผนระยะกลาง เปน็ แผนท่ีให้รายละเอียดเพ่ิมเตมิ จากแผนระยะยาว สว่ นใหญจ่ ะมรี ะยะเวลาอยรู่ ะหวา่ ง
2 -5 ปี เชน่ แผนพัฒนาการศึกษาแหง่ ชาติฉบับท่ี 10 เรามักเรยี กแผนประเภทนวี้ ่า แผนกลยุทธ์

3. แผนระยะสั้น เป็นแผนที่กําหนดไว้อย่างเฉพาะเจาะจง ซ่ึงอาศัยกรอบองแผนระยะกลางหรือแผนกลยุทธ์
เป็นแนวทางในการจัดทํารายละเอียดของแผนมีรายละเอียดครบถ้วนเกี่ยวกับงานท่ีปฏิบัติ มีระยะเวลาดําเนินงาน
มีทรัพยากร บุคลากร งบประมาณ วสั ดตุ ่าง ๆ ท่ีจะต้องใช้ เราเรยี กแผนประเภทนว้ี ่า แผนปฏิบตั กิ าร

แผนทด่ี ี ควรมลี ักษณะ
- มีการกาํ หนดนโยบายและวตั ถุประสงคข์ องแผนอยา่ งชดั เจน
- มีเหตุมผี ลสามารถปฏิบตั ิได้
- มีความสอดคล้องกบั แผนในทุกระดับ
- มคี วามครอบคลมุ เนือ้ หาสาระหรือวัตถปุ ระสงค์หลกั ขององค์กร
- มีความยืดหย่นุ
- มีการกําหนดขน้ั ตอนและบทบาทของผ้ทู เี่ กี่ยวขอ้ งอย่างชัดเจน
- มกี ารนาํ ทรพั ยากรทีอ่ งค์กรมีอยมู่ าใช้ให้เกดิ ประโยชนส์ งู สุด
- มีความต่อเนอ่ื ง

ลกั ษณะของแผนสาํ หรับการบรหิ ารสํานกั งานนน้ั อาจทําในรูปแบบต่าง ๆ ไดด้ ังนี้
1. วัตถุประสงค์หรือเปูาหมาย คือ จุดหมายปลายทางของการดําเนินงานก่อนที่จะลงมือทํางาน จะต้อง

คดิ และเลอื กวัตถุประสงคก์ ่อนว่าตอ้ งการอะไร ชนิดไหนและให้ได้ผลสําเร็จถึงขั้นไหนเมื่อการทํางานส้ินสุด การกําหนด
วัตถปุ ระสงคเ์ ปน็ กิจกรรมทต่ี ้องพยากรณ์หรือคาดการณ์ไว้ล่วงหน้า และตัดสินใจเก่ียวกับอนาคต วัตถุประสงค์ที่ว่า
น้ีมีทั้งท่ีเป็นระยะส้ันและระยะยาว ตัวอย่างวัตถุประสงค์ในการจัดการมีดังนี้ เช่น เพ่ือให้เกิด การประสานงาน
ระหว่างกิจกรรมการจดั การสํานกั งาน กับกิจกรรมของฝุายอนื่ ภายในองค์การ

2. นโยบาย หมายถึง ข้อความทั่ว ๆ ไป หรือสิ่งที่เข้าใจและเป็นท่ียอมรับ ใช้เป็นแนวทางปฏิบัติสําหรับ
การตดั สนิ ใจของผู้อยูใ่ ตบ้ ังคับบญั ชา นโยบายเปน็ วธิ ที ี่พยายามกําหนดวธิ ตี ัดสอนใจก่อนท่เี รอ่ื งต่าง ๆ จะเกิดขึ้น

3. กระบวนการปฏิบัติ ได้แก่ วิธีการทํางานท่ีเลือกไว้โดยเฉพาะว่า จะต้องทําอะไรบ้างเพื่อให้บรรลุ
วัตถุประสงคท์ ีตงั้ ไว้

4. วิธีปฏิบัติงาน หมายถึง แบบหรือท่าทีในการปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหน่ึง เช่น วิธีปฏิบัตินาในการ
พิมพ์ดีด วธิ ีปฏิบัติในการใชเ้ คร่อื งคอมพวิ เตอร์

5. มาตรฐาน ถกู กาํ หนดขึน้ เพอื่ ใช้เป็นเกณฑ์หรอื เครื่องประกอบการพิจารณาเพ่ือใช้วัดหรือเปรียบเทียบ
วา่ งานชน้ิ นนั้ ๆ ได้ผลตรงตามท่กี ําหนดหรือไม่

6. งบประมาณ เป็นแผนที่ประกอบดว้ ยข้อความคาดหมายผลทีค่ ดิ ลว่ งหนา้ และแสดงออกมาเป็นตัวเลข
ในรปู ของตัวเงิน จํานวน เวลา

7. แผนงาน หมายถึง แผนการทํางานทีไ่ ด้กาํ หนดไวล้ ่วงหนา้ ประกอบด้วย นโยบาย กระบวนการปฏิบัติ
วิธปี ฏบิ ตั ิ กฎ งานท่ไี ด้รบั มอบหมาย

8. กฎ อาจจะถือเป็นแผนงานที่ง่ายท่ีสุด เป็นแผนงานที่ต้องปฏิบัติตาม ถูกจัดข้ึนโดยพิจารณามาอย่าง
เลอื กเฟูนทส่ี ุด เพอ่ื ให้ทกุ คนอยใู่ นระเบยี บ ที่เหมอื นกนั ทาํ ให้การทาํ งานมรี ะบบ ระเบยี บมากยิง่ ข้นึ

9. กลยุทธ์ การนาํ เอาเทคโนโลยีเขา้ มาใช้ เพือ่ ให้การทาํ งานไดเ้ ปรยี บคูแ่ ข่ง
ความสําคัญของการวางแผนในงานสํานกั งาน

แผน (Plan) แผนกับการวางแผนเป็นคําท่ีแยกจากกันไม่ออก แผนคือข้อกําหนดท่ีใช้เป็นเครื่องมือหรือ
แนวทางในการปฏบิ ตั ิ ส่วนการวางแผน คือ กระบวนการคิดพิจารณาไว้ล่วงหน้าว่าจะทําอะไร อย่างไร ทําไมจึงทํา
ให้ใครทํา ทําที่ไหน เมื่อไหร่ โดยอาศัยการดําเนินงานที่เป็นระบบมีระเบียบและมีประสิทธิภาพ ผลผลิตจากการ
วางแผน ก็คือ การจัดทําแผน อันเป็นข้อกําหนดท่ีใช้เป็นเครื่องมือหรือแนวทางในการปฏิบัติ หลักสําคัญของการ
วางแผนจงึ มงุ่ ไปที่ความสําเร็จของการปฏิบัติงานและประสิทธิภาพของการดําเนินงาน และถือได้ว่างานอันดับแรก
ของการบริหารและจดั การของหนว่ ยงาน คือ การวางแผน

ความสาํ คญั
1. ชว่ ยใหก้ ารบริหารงานเป็นไปโดยประสานสอดคล้องกัน
2. ช่วยใหเ้ กดิ การประหยดั ทัง้ ด้าน คน เวลา งบประมาณ
3. ช่วยให้มีการตรวจสอบ/ควบคมุ งาน ให้มปี ระสทิ ธิภาพ
4. ชว่ ยในการขยายงานและปรบั ปรงุ วธิ กี ารดาํ เนินงานขององค์กร

ลักษณะของการวางแผนในสํานักงาน
ลักษณะของการวางแผนในสาํ นกั งาน ควรมลี กั ษณะ ดงั นี้
1. มีความยืดหยุ่น แผนท่ีดีควรจะมีการยืดหยุ่น สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของ
สถานการณ์ และปรบั เปล่ยี นไดต้ ามการดาํ เนินงานของฝุายอื่น ๆ ที่เกี่ยวขอ้ งในขณะนัน้

2. มีความถูกต้อง หมายถึง มีการวางแผนอย่างรอบคอบ คํานึงถึงความความสําคัญของการดําเนินงาน
ของฝุายต่าง ๆ ที่เก่ียวข้องกับความสําเร็จของงานน้ัน ๆ ครอบคลุมหน้าท่ีงานต่าง ๆ ในระดับต่าง ๆ เพ่ือให้บรรลุ
เปูาหมายเดียวกัน

3. มีความชัดเจน หมายถึง ลักษณะของแผนมีความชัดเจน เฉพาะเจาะจงเข้าใจง่าย ไม่สลับซับซ้อน
มีกาํ หนดเวลาชดั เจน และกําหนดวิธกี ระบวนการปฏิบตั ไิ ว้อย่างชดั เจน

4. มีความสอดคล้อง การวางแผนปฏิบัติงานในสํานักงาน ควรจัดทําให้สอดคล้องกับการดําเนินงานของ
ฝาุ ยอ่นื ๆ ทีเ่ กีย่ วขอ้ ง และสอดคลอ้ งกับการทาํ งานของบุคคลอน่ื

5. ลําดับการทํางานก่อนหลัง การวางแผนเป็นงานท่ีจะต้องกระทําอย่างต่อเน่ืองตลอดปี โดยการ
วางแผนรายสปั ดาห์ รายเดือน และแผนประจาํ ปี ตลอดถึงตอ่ เนอ่ื งในปีตอ่ ไป

การจัดทาํ ตารางเพื่อวางแผนสาํ นักงาน

การจัดทําตารางการปฏิบัติงานในรูปแบบน้ีจะช่วยให้การทํากิจกรรมนั้นมีความสะดวกราบร่ืนมองเห็น เป็น

รูปธรรมมากขน้ึ มีการกาํ หนดกิจกรรม กาํ หนดคณะทาํ งานผู้รับผดิ ชอบในส่วนต่าง ๆ อยา่ งครบถว้ น ชัดเจน ช่วยให้

ผู้รับผิดชอบโดยตามตามช่วงระยะเวลาที่กําหนดไว้ อย่างไรก็ตาม การจัดทําตารางการปฏิบัติงานนี้เป็นเพียง

แนวทางกว้าง ๆ เท่านัน้ ในทางปฏบิ ัตจิ รงิ สามารถปรับได้และยืดหยุน่ ได้ตามความเหมาะสมกับลักษณะงานน้ัน จะ

ช่วยใหก้ ารจดั กิจกรรมมีข้อบกพร่องนอ้ ยทส่ี ดุ เพราะไดร้ บั การวางแผนไว้ลว่ งหนา้ อย่างรอบคอบ

ตวั อย่างการจัดทําตารางการวางแผนการจัดกจิ กรรมของสาํ นักงาน

กจิ กรรม มกราคม กมุ ภาพันธ์

1 2 3 4 1 2 34

1. ช่วงระยะเวลาเตรียมการ ไดแ้ ก่

- การเชิญผเู้ ข้ารว่ มงาน

- การประสานงานเรอ่ื งต่าง ๆ

- การจดั เตรียมเอกสาร

2. ชว่ งระยะเวลาก่อนกิจกรรม เชน่

- การยืนยันจากผเู้ ข้ารว่ มประชุม

- การสํารองสถานที่

- การรบั ส่ง-เอกสารผู้ทีเ่ ก่ียวขอ้ ง

3. ชว่ งระยะเวลาดําเนินกิจกรรม เชน่

- การตอ้ นรับ

- การดําเนนิ การประชุม

- การจัดหาสิง่ อํานวยความสะดวก

4. ช่วงระยะเวลาภายหลงั กิจกรรมเสรจ็ ส้ินลง เช่น

- การส่งจดหมายขอบคณุ ผใู้ ห้ความช่วยเหลือ

- การประเมนิ ผลกจิ กรรม

การวิเคราะหร์ ะบบในงานสํานักงาน
การวิเคราะหร์ ะบบงาน
การวเิ คราะหง์ านเป็นกระบวนการของการกําหนดลักษณะหรือเน้ือหาของงานโดยการจัดเก็บและจัดการ

ขอ้ มูลเกยี่ วข้องกับงาน การวิเคราะห์งานท่ีสมบูรณจ์ ะมีการเกบ็ ข้อมลู ทเี่ กย่ี วขอ้ ง 5 ปัจจัย ดังน้ี
1. งานทตี อ้ งการจะทําให้บรรลุผลสาํ เร็จ
2. กจิ กรรมทจ่ี าํ เปน็ จะต้องทํา หรอื เปน็ พฤตกิ รรมของลักษณะงานนั้น ๆ

3. อปุ กรณ์ เครอื่ งไม้ เคร่ืองมอื ท่ีจําเปน็ จะต้องใช้
4. ปัจจัยและสภาพแวดลอ้ มในการทํางาน
5. ลกั ษณะส่วนบคุ คลทีจ่ าํ เป็นสําหรับทํางานนั้น ๆ หรอื ความสนใจพเิ ศษทจ่ี ะต้องมี
วธิ กี ารวิเคราะหง์ าน
วธิ ีการวเิ คราะหง์ านสามารถแบ่งออกเปน็ สปี่ ระเภทข้ันพนื้ ฐาน
(1) วิธีการสงั เกต
(2) เทคนคิ การสัมภาษณ์
(3) แบบสอบถาม, รวม Checklist เกยี่ วกับงาน
วธิ กี ารสังเกต
สังเกตกิจกรรมการทํางานและพฤติกรรมของผู้ปฎิบัติงานเป็นวิธีการวิเคราะห์งานท่ีสามารถนํามาใช้ได้
อย่างอิสระหรือร่วมกับวิธีการอ่ืน ๆ ของการวิเคราะห์งานได้ ตัวอย่าง การวิเคราะห์งานตามข้อสังเกต 3 ข้อ อาทิ
การสงั เกตโดยตรง การวเิ คราะห์วิธีการทํางานร่วมกับเวลาในการทํางาน และศึกษาแนวทาง การปฏิบัติงานนั้น ๆ
เทคนิคตา่ ง ๆ เหตุการณส์ าํ คญั ๆ ทเี่ กดิ ข้นึ แมว้ า่ พวกจะถกู จา้ งดว้ ยวิธกี ารเดียวกัน แต่สิ่งท่ีแตกต่าง ในการทํางาน
ด้วยวิธีการสงั เกต และตงั้ ข้อสังเกตต่าง ๆ จะทาํ ให้เกดิ ประโยชน์ในการวิเคราะห์งาน
การสงั เกตโดยตรง
โดยใชก้ ารสงั เกตโดยตรงด้วยการวเิ คราะห์เพยี งข้อสงั เกตพนักงานในการปฎิบัติหน้าที่ และทําการบันทึก
ข้อสังเกตที่พบได้ขณะที่พวกเข้าปฎิบัติงาน ผู้สังเกตการณ์จําเป็นต้องมีการบันทึกข้อมูลท่ัวไปหรือผลงานจาก
รูปแบบทม่ี ปี ระเภทโครงสร้างสําหรับความคิดเห็น ทุกอย่างจะถูกต้ังข้อสังเกต เช่น สิ่งท่ีทําให้งานสําเร็จ อุปกรณ์
ทีถ่ กู นาํ มาใช้ สภาพแวดล้อมการทาํ งาน หรือ ปจั จยั อน่ื ๆ ที่เก่ยี วข้องกบั งาน
วิธีการสังเกตโดยตรงมีข้อจํากัด : เป็นข้อจํากัดบางอย่างท่ีเป็นธรรมชาติเกี่ยวกับการวิเคราะห์งาน คร้ัง
แรกพวกจะไม่สามารถจับภาพลักษณะของงาน เช่น กระบวนการตัดสินใจ หรือ การวางแผนต้ังแต่กระบวนการ
ตัดสนิ ใจ จะไมส่ ามารถสงั เกตเหน็ นอกจากการสงั เกตจากภายนอกจะใหข้ อ้ มลู เล็ก ๆ นอ้ ย ๆ ท่ีเก่ียวข้องกับความ
ตอ้ งการส่วนบคุ คลสําหรบั งานตา่ ง ๆ เพราะชนิดของขอ้ มูลนยี้ งั ไม่เดน่ ชัด และสังเกตได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นวิธีการ
สงั เกตจะให้ข้อมลู เลก็ ๆ นอ้ ย ๆ ท่ีไดจ้ ากการปฎิบัติงาน
วธิ กี ารวิเคราะห์งาน ด้วยการสังเกตท่ีมคี วามซบั ซอ้ นในการทาํ งานการวเิ คราะห์วิธีการใช้เพื่ออธิบาย การ
ผลิตงานด้วยตนเองซ้ํา เช่น โรงงานหรืองานชุมนุมบรรทัด วิธีการเหล่าน้ีถูกนํามาใช้โดยวิศวกรอุตสาหกรรม เพื่อ
กําหนดอตั รามาตรฐานการผลิตท่ใี ช้ในการกาํ หนดอัตราค่าจา้ ง ประเภทขอการวิเคราะห์งานด้วยวิธีการศึกษาเวลา
และการเคลื่อนไหวและการวิเคราะห์การปฎิบัติงาน ใช้การศึกษาวิธีการปฎิบัติงาน ซ่ึงวิศวกรอุตสาหกรรม จะทํา
การสังเกตและจดบันทึกกิจกรรมของคนงานแต่ละคน ด้วยการใช้นาฬิกาจับเวลา และคํานวณเวลาที่ใช้ในการ
ปฎิบัติงานแต่ละคร้ัง แต่ละกลุ่ม แต่ละแผนก ด้วยการแยกองค์ประกอบของาน และใช้กล้องถ่ายวิดีโอ ในการเก็บ
ภาพวิธีการปฎิบัติงานและเทคนิคในการทํางานแต่ละข้ันตอน ของแต่ละกลุ่มแต่ละทีมงานของกิจกรรม ต่าง ๆ ที่

จะต้องปฎบิ ัติ ภาพยนตร์ เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์เพื่อค้นหาวิธีการท่ียอมรับได้ในการทํางานและตั้งเป็น ค่า
มาตรฐานเก่ียวกับวิธีการทํางานบางอย่างได้ ข้อมูลเหล่าน้ีอาจจะเป็นประโยชน์สําหรับการพัฒนาโปรแกรม การ
ฝึกอบรมและการกาํ หนดอัตราคา่ จ้างพนักงาน

เหตกุ ารณส์ ําคัญทเ่ี กิดข้นึ
เทคนิคการวิเคราะห์เหตุการณ์สําคัญที่เกิดข้ึนเกี่ยวข้องกับการสังเกตและการบันทึกตัวอย่างของ

พฤตกิ รรมทีม่ ปี ระสิทธิภาพโดยเฉพาะอยา่ งยิ่งใช้ตรวจสอบและตรวจับลักษณะการทํางานที่ไม่ได้ผล หรือ ผิดพลาด
วิธีการของพฤติกรรมที่ใช้ในการตัดสินใจให้เป็น "ได้ผลลัพธ์" หรือ "ไม่ได้ผลลัพธ์" ในแง่ของผลผลิตจากพฤติกรรม
การปฎบิ ตั ิงาน

ข้อมูลตอ่ ไปนจ้ี ะถกู บันทกึ ไว้สําหรับแต่ละเหตุการณ์ "ในกรณีวกิ ฤต"ิ สิ่งที่นําไปสู่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น และ
สถานการณ์ที่มันเกิดขึ้น ส่ิงที่พนักงานปฎิบัติ ขณะทํากิจกรรมโดยเฉพาะอย่างยิ่งขั้นตอนการทํางานท่ี (มี
ประสทิ ธภิ าพ) และ ขัน้ ตอนการทํางานท่ี (ไม่มีประสทิ ธิภาพ) พฤติกรรมการรับรู้และการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า
ของพนกั งาน /ทมี งาน / แผนก/ กลุ่มงาน (4) การตัดสินใจที่เป็นในระดับการควบคุมการทํางานของพนักงานท่ีจะ
ทําให้งานบรรลผุ ลสําเรจ็ และความรับผดิ ชอบของพนักงานในข้นั ตอนการปฎบิ ัตงิ านต่าง ๆ

วิธีการท่ีสําคัญสําหรับเหตุการณ์ที่เกิดข้ึนมีความแตกต่างจากการสังเกตโดยตรงและการทํางานด้วย
วิธีการวิเคราะห์ข้อสังเกตว่าพฤติกรรมที่ไม่ถูกบันทึกว่าเป็นพฤติกรรมท่ียังไม่เกิดขึ้น แต่หลังจากที่พฤติกรรมท่ี
ไดร้ บั การตัดสนิ มปี ระสทิ ธิภาพโดยเฉพาะอยา่ งใดอยา่ งหนง่ึ หรอื ไม่ไดผ้ ลในแงข่ องผลผลติ ซึ่งหมายความว่าคนที่ใช้
วธิ กี ารท่สี ังเกตเหตุการณ์สําคญั ๆ ทเ่ี กิดขึ้นจะตอ้ งอธิบายพฤติกรรมในการดําเนินการย้อนหลัง หรือความเป็นจริงที่
เกิดขึ้นในการดําเนินงานกิจกรรมที่มีข้อผิดพลาดเหล่าน้ันได้อย่างถูกต้อง ด้วยข้อมูลที่มาจากการจดบันทึกของผู้
สังเกตการณ์ ซึ่งเป็นการยากมากที่จะสามารถเก็บรายละเอียดท้ังหมดด้วยการมองวิธีการปฎิบัติงาน และบันทึก
พฤตกิ รรมของพนักงาน

เทคนคิ การสมั ภาษณ์
เทคนิคการสัมภาษณ์ที่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายระหว่างนักวิเคราะห์งาน (หรือการสัมภาษณ์อื่น) และ

อาศัยผู้เช่ียวชาญเป็นผู้ออกแบบคําถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์ ข้อมูลพื้นฐานในการปฎิบัติงาน ในลักษณะ One-to-
One เรยี กว่าการสมั ภาษณ์รายบคุ คล แต่ถา้ เปน็ การสมั ภาษณ์พนักงานตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป จะเรียกว่าการสัมภาษณ์
แบบกลุ่ม การวเิ คราะห์ขอ้ มลู จากการทม่ี กี ารสัมภาษณ์งานรายบุคคลและแบบกลุ่ม มักจะเป็นการสัมภาษณ์โดย
ผู้บังคับบัญชาของพนักงานในการวิเคราะห์งาน นอกจากน้ีอาจจะเป็นการผสมระหว่างผู้บังคับบัญชาและ
ผู้เช่ียวชาญเก่ียวกับการวิเคราะห์งาน ท่ีมีความรู้ ความเข้าใจในลักษณะงานแบบนี้เป็นพิเศษ การสัมภาษณ์
ลกั ษณะนี้จะเรยี กวา่ การประชมุ เชิงวิชาการ เม่อื สิน้ สดุ การสมั ภาษณ์หรือการอภปิ รายโตต้ อบกนั ก็จะเป็นการสรุป
รายละเอยี ดของงานที่สะทอ้ นถงึ ความคดิ เห็นของผเู้ ช่ียวชาญ

การออกแบบการสัมภาษณ์ในลักษณะการประชุมเชิงวิชาการ จําเป็นอย่างมากท่ีจะต้องมีการออกแบบ
โครงการการจดั งานทีเ่ ป็นมาตรฐาน กําหนดเปูาหมาย และวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์ กําหนดหัวข้อท่ีจะใช้ใน

การสัมภาษณ์ เชิญตัวแทนพนักงานท่ีมีความรู้ความเข้าใจในงานนั้น ๆ อย่างถ่องแท้ ผู้เช่ียวชาญมีความเข้าใน
ลกั ษณะงานนน้ั ๆ เปน็ อย่างดี มีความสามารถในการวเิ คราะห์งานลกั ษณะนม้ี าก่อน เปน็ ต้น

เทคนิคการสังเกตและการสัมภาษณ์การวิเคราะห์งานมักจะใช้ในการพัฒนาวิธีการที่ซับซ้อนมากข้ึนของ
การวิเคราะห์งาน และจําเป็นจะต้องมีการเตรียมการล่วงหน้า มีการกําหนดกลุ่มพนักงานที่มีความสําคัญและเป็น
ตวั แทนของพนกั งานสว่ นใหญ่ มาเล่ารายละเอียดและตอบข้อซักถามของผู้เช่ียวชาญการวเิ คราะห์งาน

แบบสอบถาม, รวม Checklist เกีย่ วกบั งาน
การจัดทําแบบสอบถามสามารถกรอกโดยพนักงานแต่ละบุคคล หรือ โดยนักวิเคราะห์งาน สําหรับกลุ่ม

ของพนักงาน ด้วยการตอบแบบสอบถามที่มีความแตกต่างกันในแต่ระดับของการปฎิบัติงาน และโครงสร้าง
ตําแหน่งของพนักงาน แบบสอบถามที่ไม่มีโครงสร้าง ด้วยการตั้งคําถามในลักษณะเปิดกว้าง หรือ ขอคําตอบท่ี
ไม่ได้ระบรุ ายละเอยี ดท่ชี ัดเจน

ตวั อย่างแบบสอบถามปลายเปิด
อธบิ ายหนา้ ทก่ี ารทํางานของคุณ
อธิบายลกั ษณะการทาํ งานประจําวันของคุณ
คุณมที กั ษะ ความรู้ ความเข้าใจ ในลักษณะงานทคี่ ุณทาํ อยู่ หรือไม่?
รายการตรวจสอบสาํ หรับการวิเคราะหง์ านดว้ ยการแบบสอบถาม
ข้อเสนอแนะ : การออกแบบสอบถามจะต้องใช้การตรวจสอบเพื่อประเมินรูปแบบการปฎิบัติงาน

และเป็นการรวบรวมข้อมูลท่ีปฎิบัติงานอยู่ประจํา การออกแบบสอบถามควรจะมีคําถามท่ีเหมาะสม ง่ายแก่การ
เข้าใจ คําถามชัดเจน ไม่กํากวม ไม่ตีความได้หลายด้าน มีความเฉพาะเจาะจง มีเปูาหมายท่ีชัดเจนในการนํา
คําตอบไปใชง้ านดา้ นการวเิ คราะห์งานได้จรงิ

ตัวอย่างแนวคาํ ถาม
ระบุลักษณะงาน
- ชอ่ื งานทีป่ ฎิบัติ
- ทอ่ี ยหู่ รือสถานทีป่ ฎิบตั งิ าน
- จํานวนเฉลย่ี ของงานและความสําคัญของงานทป่ี ฎิบตั อิ ยู่
งานท่ดี าํ เนนิ การ
- อะไรเป็นหน้าท่ี/ความรบั ผิดชอบทด่ี ําเนนิ การอยู่
- วิธีการทพี่ นกั งานปฎบิ ตั งิ านอยู่เปน็ ประจํา
- ทาํ ไม พนักงานจะต้องปฎบิ ตั ิงานในลักษณะนี้
- ความถ่ี ของงานท่ีมคี วามเฉพาะเจาะจง หรือ เร่งด่วนในชว่ งเวลาปฎิบัตงิ าน
ทกั ษะและความรู้ ในการปฎบิ ตั งิ าน
- ระดบั วุฒิการศกึ ษา
- ประสบการณ์ในการทํางานลกั ษณะน้ี
- ระดับทกั ษะและความเชยี่ วชาญในงานท่ีปฎบิ ัติอยู่
- ปญั หาท่พี บขณะปฎิบัติงาน หรอื ขอ้ ผิดพลาทค่ี น้ พบ
- แนวทางแกไ้ ขปญั หาระหว่างการปฎบิ ัตงิ าน
ทกั ษะพเิ ศษ ทจี่ ําเปน็ ในการปฎบิ ัติงาน
- ความสามารถในการคาํ นวณคณติ ศาสตร์
- ร่างการทแ่ี ขง็ แรง ระดบั มาตรฐาน
- บคุ ลกิ ส่วนตวั ทด่ี ี ภาพลักษณ์ภายนอกทีด่ ดู ี โดดเดน่
ความตอ้ งการทางกายภาพ
- ลกั ษณะการทาํ งานแบบน้ตี อ้ งการความอดทนสงู และใช้อุปกรณ์ขนาดใหญ่
- สภาพแวดลอ้ มในการทํางาน มคี วามเสีย่ งอนั ตราย ความชน้ื สูง หรือ อากาศร้อน อากาศหนาว

กว่าปกติ
- เป็นลกั ษณะงานท่ไี มม่ ีใครพึงประสงค์
- ตอ้ งทํางานในเวลากลางคนื เปน็ ประจํา

ความรบั ผิดชอบ
- ค่าใช้จา่ ยในอุปกรณ์มรี าคาแพงจะต้องใช้ทักษะ และความรับผดิ ชอบสูง
- จาํ เปน็ จะตอ้ งเดนิ ทางและมสี ินทรัพย์มูลค่าสงู เกีย่ วเน่ืองขณะเดนิ ทาง
- งานทมี่ งี บประมาณและค่าใชจ้ า่ ยในการดาํ เนินงานที่สงู
- ต้องใช้ความสัมพนั ธท์ ี่เปน็ ลกั ษณะเครอื ขา่ ย และสร้างพนั ธมติ รใหมๆ่ อยา่ งมาก

สรปุ
การวางแผนในสํานกั งานเป็นหน้าท่ีสําคญั ประการแรกของการบรหิ าร จัดการในสาํ นักงานผ้บู รหิ ารควร
คาํ นึงถึงการวางแผนการทาํ งานไวล้ ว่ งหนา้ เพ่ือให้งานสํานักงานคลอ่ งตวั ไมต่ ิดขัดล่าชา้ หรือพิจารณาปัญหา
อปุ สรรคท่ีอาจเกิดขึน้ การจัดทําคู่มืองานสาํ นักงาน นับเป็นเอกสารที่ใช้ในการทํางานของพนักงานใหเ้ ปน็ ไปใน
รูปแบบเดียวกัน

แหลง่ อ้างองิ
เวบ็ ไซตอ์ ้างอิง
http://www.apdi2002.com/index.php?lay=boardshow&ac=webboard_
https://erp.mju.ac.th/acticleDetail.aspx?qid=749
https://sites.google.com/site/wordprocessing022555
https://sites.google.com/site/hlakkarcadkar32001003/hnwy-thi-6-kar-wangphaen
http://www.plan.msu.ac.th/kmplan/KMDetails.php?stat=read&kmid=220&group=13
http://oknation.nationtv.tv/blog/newmanagement/2012/10/27/entry-1

หนว่ ยที่ 3
การปรบั ปรุงงานในสาํ นกั งาน

บทนาํ
การปรับปรุงงาน เป็นผลสืบเนื่องมาจากการศึกษางานในอุตสาหกรรม ในการหาวิธีการทํางานให้ง่ายขึ้น

และเพ่ิมผลผลิต ได้แก่ ในยุคแรก เฟรเดอริค ดับบลิว เทเลอร์ ได้รับการยกย่องให้เป็นบิดาแห่งการจัดการในด้าน
เชิงวิทยาศาสตร์ ต่อมา กิลเบรธ ได้ศึกษาเกี่ยวกับเรื่อง การเคล่ือนไหวท่ีมีประสิทธิภาพทําให้ประหยัดเวลาและ
แรงงาน ทาํ ใหง้ านงา่ ยข้นึ และมปี ระสทิ ธิภาพมากข้นึ
ความหมายของการปรับปรุงงาน

การปรับปรุงงาน หมายถึง การเปลยี่ นแปลงแก้ไขปรับปรงุ งานทเ่ี ป็นอยูห่ รือกระทําอยู่แล้วให้มปี ระสทิ ธิภาพ
มากขึ้นกวา่ เดมิ เป็นการแก้ไขปัญหาหรือความบกพรอ่ งต่าง ๆ ที่ได้รับการร้องเรียน หรือตําหนจิ ากผู้รับบริการ
สาเหตุทต่ี ้องทาํ การปรับปรุงงาน

การปรับปรุงงานจะกระทําเม่ือเห็นว่างานนั้นเกิดข้อบกพร่อง หรือมีปัญหาในการปฏิบัติ หรือผลงานขาด
ประสิทธิภาพไม่บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ควรมีการนําเอาวิทยาการสมัยใหม่ เทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้
ภายในหน่วยงาน ค่าใช้จ่ายในหน่วยงานสูงเกินกว่าผลงานท่ีได้ ทํางานผิดพลาดมีการลักลอบกระทําผิด ยักยอก
ส่งิ ของเครื่องใชภ้ ายในสํานกั งาน ขาดการควบคมุ งานที่ดี พนกั งานทํางานไม่เต็มประสิทธิภาพ พนักงานมีงานล้นมือ
ปรมิ าณงานมากเกินกว่าจาํ นวนบุคลากร หรืองานน้อยจนกระทง่ั บุคลากรมีเวลาว่างมาก ส่ิงเหล่านี้เป็นเคร่ืองช้ีบอก
ถงึ ความจําเปน็ ที่จะต้องมีการปรับปรุงงาน

การปรับปรุงงาน เป็นการปรับปรุงส่วนต่าง ๆ ของหน่วยงาน เช่น มีการจัดระบบการบริหารงานใหม่ เช่น
เพ่ิมการกระจายอํานาจมากข้ึนเพื่อให้เกิดความคล่องตัว การเปลี่ยนแปลงอํานาจหน้าท่ีการจัดแบ่งหน้าท่ีงานใหม่
การแยกงานออกไปต้ังเป็นหน่วยงานใหม่ให้มีอิสระจากหน่วยงานเดิม หรือการรวมเอาหน่วยงานหลายหน่วยงาน
ท่ีคล้ายคลึงกันเข้าเป็นหน่วยงานเดียวกัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน สร้างความพึงพอใจให้แก่
พนักงานผู้ปฏบิ ัติและผู้รับบริการ แต่สิ่งท่ีอาจเป็นปญั หาตดิ ตามมาภายหลงั การปรบั ปรงุ เปล่ียนแปลงอาจเกิดขึ้น ได้
เช่น ความขัดแย้งระหว่างบคุ คลหรือระหวา่ งหนว่ ยงาน ซ่งึ ผู้บริหารควรหาทางปูองกันโดยการเสริมสร้างความเข้าใจ
อันดีต่อกนั
เครอ่ื งช้บี อกในการปรบั ปรุงงาน

ขอ้ สงั เกตวา่ หน่วยงานควรทําการปรับปรงุ มขี ้อชบี้ อกทส่ี ามารถสังเกตได้ ดังนี้
1. ประสิทธิภาพการทํางานลดต่ําลงเป็นระยะเวลานานพอสมควร ซ่ึงมิได้เกิดจากปัจจัยหรือตัวแปร

อยา่ งใดอย่างหน่งึ ในช่วงระยะเวลาหน่งึ
2. กระบวนการทาํ งานเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางทผี่ ดิ พลาด
3. ขวญั และกาํ ลงั ใจของพนักงานลดนอ้ ยลง

4. การตดิ ตอ่ ส่อื สารผิดพลาด เกดิ ความไมเ่ ข้าใจกันระหวา่ งผ้ปู ฏบิ ตั ิ อาจก่อให้เกดิ ความขดั แยง้ ได้
5. ผปู้ ฏิบัตงิ านเกดิ ความรู้สกึ เช่ืองช้า ขาดแรงกระตุ้นในการทาํ งาน ไมเ่ หน็ ความสําคญั ของงาน
การวิเคราะหเ์ พ่อื การปรบั ปรุงงาน
การปรบั ปรงุ งานต้องอาศัยการวเิ คราะห์งานอยา่ งละเอียดจากแผนผงั ดังต่อไปนี้
1. แผนผังกระจายงาน (Work Distribution Chat) หรือ WDC หมายถึง ผังแสดงกิจกรรมทั้งหมดท่ีมี
อยู่ในสํานักงาน ประกอบด้วยรายละเอียดต่าง ๆ ของงานแต่ละกิจกรรม แสดงหน้าที่ของพนักงานแต่ละคน
ประกอบด้วย ผังรายการแสดงงานหรือกิจกรรมท่ีมีอยู่ในสํานักงาน และผังแสดงรายละเอียดของงานที่พนักงาน
แตล่ ะคนปฏบิ ัติ
2. แผนผงั แสดงสายทางเดินของงาน (Flow Process Chart) หมายถงึ แผนผังโครงสร้างทิศทาง การ
ปฏิบัติงานตามลําดับข้ันตอนของงานใดงานหน่ึง เช่น ติดต่อเรื่องใดต้องปฏิบัติอย่างไร แบ่งเป็นขั้นตอนโดยมี
รายการแสดงไว้ทุก ๆ งาน งานสํานักงานประกอบด้วยสายทางเดินของงาน 5 อย่าง คือ การปฏิบัติ การเดินทาง
การตรวจสอบ การรอคอย และการเกบ็ รักษา
3. แผนผังแสดงกระบวนการปฏิบัติงาน (Procedure Chart) หมายถึง แผนภูมิที่แสดงให้เห็นลักษณะ
กระบวนการของวธิ กี าร และรายละเอยี ดการปฏบิ ตั ิงานใดงานหน่ึงตั้งแต่เริ่มต้นจนจบกระบวนการ แผนภูมิน้ีแสดง
ถึงการเคลื่อนไหวของงานจากท่หี นง่ึ ไปยังอีกท่ีหนง่ึ ซึ่งสามารถนาํ มาวิเคราะห์ปรับปรงุ การเคลอ่ื นไหว
หลกั หรอื ข้อควรพจิ ารณาในการปรุงงานสาํ นักงาน
แนวทางในการปรับปรงุ งานสํานกั งานเพอื่ ใหบ้ รรลเุ ปูาหมายอย่างมีประสิทธภิ าพ สามารถทําได้ดงั นี้
1. การจัดแบง่ งานใหม้ คี วามชดั เจน มีความเท่าเทียมกนั ไม่มากหรอื นอ้ ยเกนิ ไปกับผูป้ ฏบิ ัติ
2. มีการจดั ลาํ ดับชน้ั ของงาน เรียงลาํ ดบั ก่อนหลังอยา่ งถกู ต้องสมเหตุสมผลจะทาํ ให้สายทางเดินของงาน
สน้ั ลงไมย่ ้อนไปยอ้ นมา ลดระยะทางในการเดนิ ทางของเอกสาร
3. การปรับปรุงงานทกุ คร้งั ควรใหพ้ นกั งานเข้าไปมสี ่วนรว่ มในการปรับปรุงงาน
4. มกี ารกาํ หนดมาตรฐานงาน มีมากนอ้ ยเพยี งใดสาํ หรับงานแตล่ ะชนิด
5. มีการมอบหมายงานอย่างถูกต้องตามหลักการมอบหมายงานท่ีดี การสื่อสารในงานชัดเจน มีการ
เสรมิ สรา้ งแรงจงู ใจให้แก่พนักงาน
6. มีการนิเทศงานหรือสอนงานแก่พนักงานใหม่ หรือพนักงานท่ีต้องประสบการณ์ ควรได้รับการดูแล
อย่างใกล้ชิดจากพนักงานพี่เลี้ยง
7. การเสริมสร้างทัศนคติที่ดีในการทํางานสํานักงานให้เกิดใจรักในงานท่ีทํา และมีความเต็มใจพร้อม
ให้บริการ
การปรบั ปรุงงานโดยอาศัยเทคนิคการปรับปรุงงาน
เทคนิคในการปรับปรุงงาน คือ การปรับปรุงงานโดยอาศัยเทคนิคเข้าช่วยเพ่ือปรับปรุงเปล่ียนแปลงสภาพ
การทํางาน กระบวนการทํางานให้เกิดความคล่องตัว ง่าย รวดเร็ว ประหยัด สะดวก ลดค่าใช้จ่าย ดังมีคํากล่าวว่า

“เทคนิคการปรับปรุงงาน คือ วิธีการท่ีมีระเบียบแบบแผนในการแก้ไขปัญหาและลดต้นทุนโดยอาศัยการวิเคราะห์
อย่างมรี ะบบ เพ่ือให้เกิดความสมั พนั ธ์อันดีระหว่าง คน งาน อุปกรณ์ เวลา ค่าใชจ้ ่ายท่มี อี ยู่

เทคนคิ การปรบั ปรุงงานประกอบด้วย
1. การปรับปรุงระบบงาน หมายถึง การศึกษาวิเคราะห์ปรับปรุงระบบการทํางานให้ดีขึ้น เก่ียวข้องกับ

ส่ิงทีจ่ ะตอ้ งคํานึงถึง
2. การปรับปรุงวิธีการทํางาน หมายถึง การปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติให้เกิดความคล่องตัว สะดวก

รวดเรว็ ลดความล่าชา้
3. การปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทํางาน หมายถึง การปรับปรุงสภาพภายใน และภายนอกสํานักงาน

ให้น่าอยู่ สะอาดเรียบร้อย สวยงามเรียบร้อย การจัดวางเครื่องมือเครื่องใช้สํานักงาน การรักษาความปลอดภัยใน
ทรพั ย์สนิ และชวี ิตของพนกั งาน
เทคนคิ การปรบั ปรุงงานดว้ ย WIP

หมายถึง การท่ีพนักงานทั้งหมดในกลุ่มทํางานร่วมกันปรับปรุงประสิทธิภาพในการทํางาน โดยการศึกษา
ระบบงานในกลุ่มงานน้ัน เพื่อวิเคราะห์ถึงข้อมูลสาเหตุของปัญหา และหาวิธีการแก้ไขปรับปรุงร่วมกันให้เหมาะสม
กบั หนา้ ทค่ี วามรับผิดชอบของหน่วยงานน้นั ๆ โดยให้ผลงานทดี่ ีขึ้นกวา่ เดิมโดยลดเวลาและค่าใช้จา่ ยลง

วัตถุประสงคข์ องเทคนคิ การปรบั ปรุงงานโดย WIP มีดงั น้ี
1. เพื่อพัฒนาจิตสาํ นกึ ของพนักงานใหต้ ระหนักในคุณภาพงาน เพ่ือปรบั ปรงุ ไปสู่เปาู หมายเดยี วกนั
2. การรวมพลงั ความสามารถของพนกั งาน การให้พนักงานเข้ามามีสว่ นร่วมในการแกไ้ ขปัญหา
3. เพื่อสนบั สนุนการบริหารงานเพือ่ การเปลย่ี นแปลงไปสสู่ ่งิ ทด่ี ีกว่าเดิม
4. เพอ่ื ให้เกิดความสามคั คเี ป็นน้าํ หนง่ึ ใจเดียวกัน
5. เพ่อื กระตนุ้ ใหผ้ ู้เกี่ยวข้องกาํ หนดทางเลอื กและทางเดินของงานได้ด้วยตนเอง ช่วยเสริมสร้างแรงจูงใจ

ในการทาํ งาน
6. เสริมสร้างบรรยากาศทีด่ ใี นการทํางาน

หลักในการปรบั ปรงุ งานด้วยเทคนคิ WIP ประกอบด้วย
1. การกําจัดงานทีไ่ ม่จาํ เป็นออก หมายถึง การตัดทอน การขจัด การลดข้ันตอนของงานที่ไม่จําเป็นออก

เสยี ให้เหลอื เฉพาะงานท่ีเก่ียวข้องและสําคัญเท่านัน้
2. การรวบรวมงานที่กระจัดกระจายออกให้อยู่ในที่เดียวกัน หมายถึง การรวบรวมงานให้เป็นกลุ่มก้อน

รวมอยู่ในท่ีเดยี วกัน เพ่อื ความคลอ่ งตวั ในการติดต่อ
3. การจัดสรรงานใหม่ หมายถึง การกํากับดูแลประสานงานต่าง ๆ ให้สอดคล้องกัน จัดบุคลากรให้

เหมาะสมกบั งานน้นั
4. การทํางานให้ง่าย หมายถึง การกําจัดข้ันตอนท่ีมีความยากล่าช้าในการปฏิบัติลงเสีย อาจําทําได้โดย

การใชเ้ ทคโนโลยีสมัยใหม่เขา้ ช่วยให้งา่ ยและรวดเรว็ ข้ึน

เทคนิคการปรบั ปรงุ งานด้วย (Work Simplification) WS
แนวทางในการปรับปรงุ งานดา้ น Work Simplification มีดังน้ี
1. การสร้างทัศนคติความเช่ือในการปรับปรุงงาน ให้เกิดทัศนคติท่ีดีต่อการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงโดยมี

วิธกี ารดังน้ี การวางแผนกําหนดวิธีการล่วงหนา้ วธิ ีการทาํ งานมหี ลายวธิ ี การทาํ งานไม่มวี ิธีใดเปน็ วิธีท่ดี ที สี่ ุด
2. การสร้างความคิดริเร่ิมในการปรับปรุงงาน ความคิดริเร่ิมเกิดจากการสังเกต จดจํา การเรียนรู้จาก

ประสบการณต์ า่ ง ๆ
หลักในการปรับปรุงงานด้วยเทคนิคWS ประกอบดว้ ย
1. เวลาท่ีใชใ้ นการทํางานแต่ละช้นิ กับงานท่ที าํ ไดม้ คี วามเหมาะสมหรอื ไม่ มีพนกั งานคนใด
2. ความสามารถของผู้ปฏิบัติงาน การมอบหมายงานควรคํานึงถึงความรู้ ความสามารถของบุคคลผู้รับ

มอบงานใหเ้ หมาะสมกัน
3. การกระจายของงาน หมายถึง สายทางเดินของงาน การจัดแบ่งงานไปยังผู้ปฏิบัติแต่ละคนให้

รบั ผดิ ชอบพอเหมาะกบั ความสามารถ
4. ความสมดุลของงานกับพนักงานผู้ปฏิบัติ หมายถึง งานในสักงานมีปริมาณพอเหมาะกับพนักงาน ผู้

ปฏิบตั ิ ไมเ่ กดิ ปัญหาคนล้นงาน
การจัดการเคลื่อนไหวอยา่ งมีประสทิ ธภิ าพ

การศกึ ษาการเคลือ่ นไหวในการทํางาน เปน็ สว่ นหน่งึ ของการทํางานง่ายข้ึน เป็นการวิเคราะห์การเคล่ือนไหว
ในการปฏิบัติงานของพนักงานให้เคล่ือนไหวตัวอย่างมีประสิทธิภาพ เม่ือศึกษาถึงการเคลื่อนไหวแล้ว จําเป็นต้อง
ศึกษาเร่ืองเวลา

การศกึ ษาการเคลอ่ื นไหวใช้แก้ปัญหาของวธิ ปี ฏบิ ตั งิ านตามหลกั การเคลื่อนไหวอย่างมีประสิทธภิ าพดังน้ี
1. ใช้มอื ทัง้ สองข้างทํางานชว่ ยกนั สองมือ เพอื่ เพิม่ ผลผลติ
2. เคลื่อนมือท้ังสองข้างในทิศทางตรงกันข้าม โดยให้การเร่ิมต้นและส้ินสุดของการเคลื่อนไหวของช่วง

แขนในเวลาเดียวกนั เช่น พนักงานพิมพ์ดีด ใช้การพิมพส์ มั ผัสเคลือ่ นไหวท้ังสองมอื
3. การเคลอื่ นมือของช่วงแขนให้อยู่ในลกั ษณะโค้ง หลกี เล่ียงการหกั มุม เพราะจะทาํ ให้สะดดุ เมื่อยล้า
4. การจดั วางสิ่งของใหว้ างตามลําดบั การเคลอ่ื นไหวตง้ั แต่เริ่มต้นจนส้ินสุดไปรอบหนึ่ง จึงกลับจุดเร่ิมต้น

ใหม่
5. ระยะห่างของการเคลือ่ นไหวใหส้ ้นั ท่สี ุดเทา่ ท่จี ะทําได้
6. ปรบั การเคล่อื นไหวของรา่ งกายให้ถูกต้องเพ่อื ลดความเม่ือยล้า
7. จัดวางงานที่จะทําใหอ้ ยู่ในรศั มีท่มี อื เอ้ือมถงึ
8. การกาํ หนดปริมาณขนาดพ้นื ทท่ี าํ งานปกติ
9. จดั วางวสั ดุ อุปกรณใ์ ห้ถูกท่ี ให้เปน็ ทเ่ี ปน็ ทาง ไมต่ ้องคน้ หาเม่ือตอ้ งการใชง้ าน
10. จัดใหง้ านทีต่ ้องทาํ เขา้ มาหาตัวผ้ทู ํา จากวงรอบนอกเขา้ หาดา้ นใด

11. การเคล่อื นไหวเปน็ ธรรมชาติ ตําแหนง่ ทนี่ ่งั ไมก่ ีดขวางทางอ่นื ไม่กา้ วกา่ ยลว่ งลา้ํ ไปในพ้นื ทอี่ นื่
12. จัดหาพ้ืนท่ีรองรับงานที่ทําสําเร็จแล้ว และงานที่ยังไม่ได้ดําเนินการ แยกออกจากกันให้เห็น อย่าง
ชดั เจน
แนวทางแก้ไขปัญหางานในสาํ นกั งาน
แนวทางการแก้ไขปัญหาการทํางานในสํานักงานโยพิจารณาจัดหาคําตอบจากคําถามต่อไปนี้ เพ่ือเป็น
แนวทางในการปรบั ปรงุ โดยแบ่งการพิจารณาเป็น 3 แนวทาง คือ
1. แนวทางในการค้นหาปัญหาและปรับปรุงทงั้ ระบบ
2. แนวทางการแก้ไขปัญหางานท่มี ีปริมาณงานนอ้ ยแตม่ ปี ญั หา
3. แนวทางการแกไ้ ขปัญหางานทมี่ ปี ริมาณงานมาก

สรปุ
การปรับปรุงงานในสํานักงาน ในการปฏิบัติงานให้ประสบความสําเร็จต้องมีการวางแผนงานที่ดีรวมถึงการ
ปรับปรงุ งานท่ีทาํ อยเู่ สมอจึงจะทําให้ประสบความสาํ เรจ็ และบรรลตุ ามเปาู หมายทีว่ างไว้ ซ่ึงทุกองค์กรต้องมีการวาง
การทํางานในแต่ละวันเพื่อปรับปรุงทํางานและกระบวนการให้มีประสิทธิภาพตลอดเวลาซ่ึงการวางแผนและการ
ปรับปรุงการทํางานมีความสําคัญเป็นอย่างมากท่ีจะต้องอาศัยความร่วมมือจากหลายๆฝุา เพ่ือให้ การวางแผนและ
ปรับปรุงการทํางานเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลรวมถึงยังจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานมีการพัฒนาตัวเอง และมี
แนวคดิ ในการพัฒนาการปฏบิ ตั งิ านแบบยงั่ ยนื ซึง่ จะทาํ ให้องค์กรมศี ักยภาพเหนือคู่แข่งขนั

แหลง่ อ้างอิง
เนตร์พณั ณา ยาวริ าช. การจดั การสํานกั งาน. กรงุ เทพมหานคร เซน็ ทรัล เอ๊กเพรส จาํ กัด, 2550.

หนว่ ยท่ี 4
การจัดองคก์ าร และโครงสร้างสํานักงาน

บทนาํ
การจัดองค์การเป็นหน้าท่ีทางการบริหารท่ีรองลงมาจากการวางแผน ภายหลังจากการวางแผนงานไว้เป็น

อย่างดี จะต้องดําเนินการตามแผนท่ีได้กําหนดไว้ โดยการจัดแบ่งกลุ่มกิจกรรมท่ีจะต้องทํา แบ่งงานให้แต่ละฝุาย
ทาํ หน้าทข่ี องตน พร้อมท้ังกําหนดอํานาจหน้าที่ เพ่ือให้มีอํานาจในการสั่งการบังคับบัญชาไปยังผู้ปฏิบัติรวมท้ังการ
กาํ หนดความสัมพันธ์ระหว่างงานหรือกิจกรรมต่าง ๆ โดยกําหนดในรูปแบบของโครงสร้างองค์การที่มีความชัดเจน
เข้าใจงา่ ย
ความหมายของการจดั องค์การ

การจัดองค์การในสํานักงาน เป็นหน้าท่ีสําคัญประการหนึ่งของหลักการจัดการ การจัดองค์การที่ดีจะช่วย
ใหก้ ารดาํ เนนิ งานเป็นไปอย่างรามรืน่ ไม่สลับซับซ้อน เพราะมีการแบ่งหน้าท่ีงานอย่างชัดเขน จะช่วยให้ทราบถึงลักษณะ
ของงานท่ีจะต้องปฏิบัติในแต่ละหน่วยงาน ช่วยให้ทราบคุณสมบัติของพนักงาน ท่ีจะมาปฏิบัติงานใน หน้าท่ีต่าง ๆ มี
การระบุขอบเขตอํานาจหน้าที่มีความรับผิดชอบของแต่ละคนไว้อย่างชัดเจน มีการกําหนดสาย ของการบังคับ
บัญชา แสดงขอบเขตในการควบคมุ งาน มีการกําหนดสายการบังคับบัญชา มีการมอบหมายอํานาจหน้าท่ี การรวม
อํานาจหรือการกระจายอํานาจในการสั่งการและตัดสินใจ ส่ิงต่าง ๆ เหล่านี้เป็นส่ิงสําคัญในการจัดองค์การเพื่อให้
การปฏิบตั ิงานบรรลตุ ามวตั ถปุ ระสงคข์ องหนว่ ยงาน

การจัดองค์การ หมายถึง การจัดระเบียบกิจกรรมให้เป็นกลุ่ม มีการกําหนดหน้าที่งานนั้นให้มีความชัดเจน
การมอบหมายงานให้บุคคลปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงค์ของงานที่ตั้งไว้ การจัดองค์การเป็นเร่ือง
เก่ียวกับการจัดระเบียบงาน เพ่ือให้บุคลากรต่างทราบว่าตนเองมีหน้าท่ีอะไร มีกิจกรรมใดที่จะต้องทํา การจัด
องค์การกระทาํ เพอ่ื ประโยชน์ ดงั ตอ่ ไปน้ี

1. การจัดกลุม่ ตา่ ง ๆ กําหนดตําแหน่งงาน
2. กําหนดความสัมพนั ธร์ ะหวา่ งผู้บงั คับบญั ชาและผูใ้ ต้บงั คับบัญชาโดยดจู ากแผนภมู ิองค์การ
3. การกาํ หนดความสมั พันธ์ระหว่างตําแหน่งตา่ ง ๆ ที่จดั แบง่ กลุ่มไว้ เพื่อให้เกดิ การประสานงาน
แผนภมู ิการจดั องค์การ
แผนภมู อิ งค์การ หรอื ผงั โครงสรา้ งองคก์ าร หมายถึง แผนผังท่ีแสดงถึงกลุ่มตําแหน่งงาน ซึ่งรวมกลุ่มเป็นสาย
การบังคับบัญชา โดยมีการแบ่งกลุ่มแบ่งระดับ โครงสร้างองค์การที่มีการจัดข้ึนอย่างถูกต้อง โดยมีการจัดตําแหน่ง
ชัดเจน มีสายการบังคับบัญชาท่ีแน่นอน และมีช่ือตําแหน่งระบุไว้ ก็จะช่วยให้ได้ข้อมูลการจัดการท่ีเป็นประโยชน์
ยิ่งขึ้น กล่าวอีกนัยหน่ึง ผังโครงสร้างองค์การเป็นเคร่ืองมือ ท่ีจะช่วยให้เข้าใจโครงสร้างขององค์การ อํานาจหน้าที่
ความรบั ผิดชอบ ตลอดจนสายการบังคบั บญั ชาในองคก์ ารนนั้ ๆ บรรจง อภิรตกิ ลุ และสรุ ินทร์ ม่วงทอง (อ้างใน
ศริ ิอร ขันธหตั ถ,์ 2536 ) ได้จัดแบง่ ประเภทของแผนภูมิองคก์ ารไว้ 2 ประการ คือ

1. แผนภูมิหลัก (Master Chart) เป็นแผนภูมิท่ีแสดงโครงสร้างขององค์การทั้งหมดขององค์การว่า มี
การแบ่งส่วนงานใหญ่ ออกเป็นมิชนิดนี้แสดงสายการบังคับบัญชาลดหลั่นตาลําดับ จึงอาจเรียกได้ว่า
"Hierarchicหน่วย ท่กี อง ก่ีแผนที่สําคญั ๆ ตลอดจนความสัมพันธ์ทต่ี อ่ เนื่องกัน เน่ืองจากแผน Chart" แบบแผนภูมิ
หลกั หรือ Master Chart นี้แบง่ ออกได้ 3 แบบคือ

แบบสายงานปิรามิด (Conventional Chart) แบบนี้เรียกได้อีกหลายอย่าง เช่น Line or Military เป็น
แบบที่จดั รปู คล้ายกองทัพหรืออาจเรียกได้อีกอย่างหน่ึงว่า แบบตามแนวดิ่ง (Vertical Chart) แผนภูมิลักษณะน้ีได้
กําหนดให้ตําแหน่งสูงสุด เช่น ตําแหน่งผู้อํานายการ หรือผู้จัดการใหญ่อยู่สูงสุด ตําแหน่งรอง ๆ ลงมาก็เขียนไว้ใน
ระดับทตี่ ่ําลงมาตามลําดับ ดงั นั้นจงึ มลี ักษณะคลา้ ยรปู ปริ ามิด ดงั น้ี

แบบตามแนวนอน (Horizontal Chart) หรือแบบซ้ายไปขวา (Left to Right Chart) แบบนี้ เป็นลักษณะ
การเขียนแผนภมู ิท่แี สดงตาํ แหน่งสูงสุดไวท้ างซ้ายมอื และหนว่ ยงานระดบั รอง ๆ เลอื่ นออกไปทางขวามือตามลาํ ดบั

แบบวงกลม (Circular Chart) ลักษณะของแผนภูมิชนิดน้ีแสดงเป็นวงกลมโดยกําหนดตําแหน่งสูงสุดอยู่
ตรงกลางและตําแหนง่ รอง ๆ อยู่ในรัศมีทีห่ า่ งออก ๆ ไปตามลาํ ดับ

2. แผนภูมิเสริม (Supplementary Chart) แผนภูมิเสริม คือแผนภูมิท่ีแสดงถึงรายละเอียดของ
หน่วยงานย่อย ๆ ที่แยกจากแผนภูมิหลัก โดยแยกเป็นหน่วยงานย่อยว่ามีลักษณะหน้าท่ีและความรับผิดชอบ
อย่างไร หรือแสดงของเขตความสัมพันธ์ของงานในหน่วยหน่ึง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างไร
หรือแสดงขอบเขตความสัมพันธ์ของงานในหน่วยหนึ่ง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นภายในแผนกเดียวกัน หรือเกี่ยวโยงไปยัง
แผนกอ่ืน ๆ แผนภมู เิ สรมิ นี้ แบ่งออกเป็น ไดห้ ลายลกั ษณะ หรอื หลายแบบ เชน่

1. แผนภูมิแสดงทางเดินของสายงาน (Work Flow Chart) หมายถึงแผนภูมิท่ีแสดงสายการปฏิบัติ
ทางเดนิ ของงาน

2. แผนภูมิการจัดรูปแบบสถานที่ (The Layout Chart) เป็นแผนภูมิ ท่ีแสดงการจัดสถานท่ีทํางาน ซ่ึง
หมายถึงการจดั สถานทตี่ ําแหน่งของงาน การจัดห้องที่ทํางาน เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปโดยสะดวก และเรียบร้อย
รวดเรว็

3. แผนภูมชิ อื่ บุคคล (Roster Chart) เป็นแผนภูมิที่แสดงชื่อบุคคลที่ดํารงตําแหน่ง ท้ังน้ีเพื่อประโยชน์ใน
การติดตอ่ ประสานงานและใหบ้ รกิ าร ขน้ั ตอนและข้อเสนอแนะนําในการเขียนแผนภูมิ

1. รวบรวมหนา้ ทต่ี า่ ง ๆ ตามทก่ี ําหนดไวใ้ นการแบ่งงาน
2. จัดประเภทของงาน งานทคี่ ลา้ ยกนั ใหอ้ ยแู่ ผนกและฝาุ ยเดียวกัน
3. กําหนดตาํ แหนง่ งานโดยคาํ นึงถงึ อํานาจหนา้ ทแี่ ละความรับผดิ ชอบ และความสาํ คญั ของงาน
4. กําหนดชนดิ ของแผนภมู ิ
5. เขียนชือ่ เรอื่ งของแผนภูมิ อนั ประกอบดว้ ย

- ชอ่ื ของหนว่ ยงานหรือชอื่ องคก์ ารนั้น ๆ

- ช่ือของแผนภูมิตามกิจกรรม เช่น "แผนภูมิแสดงแบ่งส่วน ราชการ" "แผนภูมิสายทางเดิน
ของงาน" ฯลฯ

- ใช้รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า แทนหน่วยงาน หรือตําแหน่ง หรือบุคคล และควรมีขนาดเท่ากันโดย
กาํ หนดตําแหน่งสงู สดุ ใหร้ ปู ใหญ่กว่าตาํ แหน่งรอง ๆ ลงไป

- จัดรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าให้ตําแหน่งสูงต่ําลดหล่ันตามสายงานการบังคับบัญชา หน่วยงานใดที่มี
ความสําคัญมีอาํ นาจหนา้ ที่เท่ากัน ก็ให้อยู่ในระดบั เดียวกัน

- ลากเสน้ สายการบงั คบั บัญชาผ่านรูปสเี่ หลี่ยม ใช้เส้นตรงตามขวางและตามยาวขีดเช่ือมโยงแทน
สายการบังคบั บญั ชา และไม่ควรลากผา่ นทะลุรูปสเ่ี หลยี่ มแทนท่ีหน่วยงานหรือบุคคลเป็นอันขาด

- พวกท่ีทําหน้าท่ีปรึกษา (Staff) ให้เขียนไว้ต่างหากตามระดับของหน่วยงานท่ีให้คําปรึกษาถ้ามี
อย่หู นว่ ยเดยี วใหเ้ ขียนไว้ทางซา้ ยมอื

- การเขียนเส้นสายการบังคับบัญชาตามข้อ 8 ให้ใช้เส้นทึบหนา หรือเส้นหนักแทนสายการบังคับ
บญั ชาโดยตรงในหน้าทีห่ ลัก สว่ นหนว่ ยงานทปี่ รึกษาใหใ้ ชเ้ ส้นบางหรอื จุดไขป่ ลาแทน
เครอื่ งมือท่ใี ชใ้ นการจัดองคก์ าร

การจัดโครงสร้างองค์การ จะต้องอาศัยเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดองค์การมีความสมบูรณ์มากข้ึนโดยใช้สิ่ง
ต่อไปนี้

1. ผงั โครงสร้างองค์การ (Organization Chart) หรือแผนภูมิองค์การ ซ่ึงจะช่วยให้ทราบถึงสายการ
บงั คบั บญั ชา การแบ่งหน้าท่ีงานแต่ละชนิดที่มีอยู่ท้ังหมดภายในสํานักงาน และตําแหน่งของผู้รับผิดชอบงานแต่ละ
ประเภทตามลาํ ดบั ข้นั ของการบงั คบั บญั ชาและความสัมพันธร์ ะหวา่ งกัน

2. คําบรรยายลักษณะงาน (Job Description) หมายถึง คําอธิบายรายละเอียดลักษณะของงานแต่
ละชนิด เพ่ือให้ทราบถึงขอบเขตหน้าที่ของงานแต่ละชนิดว่าจะต้องปฏิบัติภารกิจใดบ้าง ปฏิบัติอย่างไร มีอํานาจ
เพียงใด งานในตาํ แหน่งนัน้ ๆ
คําบรรยายลักษณะงาน (Job Description)

คําบรรยายลกั ษณะงาน หมายถึง การกําหนดหนา้ ท่ี และความรบั ผิดชอบของงานหน่ึง ๆ ในหน่วยงาน เพื่อ
สร้างความเข้าใจอันดีระหว่างผู้บังคับบัญชา และผู้ร่วมงานโดยระบุตําแหน่งและประเภทบุคคล ที่จะปฏิบัติงานใน
ตาํ แหนง่ นั้น ๆ ไว้อยา่ งชดั เจน ตามปกติการทําคําบรรยายลักษณะงาน จะต้องทําควบคู่ไปกับการกําหนดมาตรฐาน
การเรียนรู้ ความสามารถข้ันตํ่าของผู้ปฏิบัติงานในตําแหน่งน้ัน ๆ โดยการกําหนดลักษณะงาน จะต้องเป็นรายล
เอียดท่ีแสดงว่างานช้ินน้ันจะต้องทําอะไร ทําโดยวิธีใด ขอบเขตความรับผิดชอบของงานในแต่ละหน้าที่มีอะไรบ้าง
เป็นการบรรยายลกั ษณะของงานนั้น ๆ
การจัดแผนกงานในสาํ นกั งาน (Departmentation)

การจัดแผนกงาน หมายถึง การรวมกลุ่มกิจกรรมต่าง ๆ เข้าด้วยกัน โดยมีการรวมกิจกรรมที่คล้ายกัน และ
เหมาะสมที่จะนาํ มาปฏบิ ัติ ในกลุ่มเดียวกันเขา้ ไว้ด้วยกนั เป็นกลุ่ม แผนก หรือหน่วยงาน หลักเกณฑ์พ้ืนฐาน ที่จะใช้
สาํ หรับการจดั แผนกงาน มดี ังน้ี

1. การจัดแผนกงานตามหน้าที่ (Departmentation by Function) การจัดแผนกงานตามหน้าท่ีนี้
เปน็ การจดั องคก์ ารทเ่ี ป็นท่ยี อมรบั อยา่ งกว้างขวาง และหน้าที่หลัก ส่วนใหญ่แผนกต่าง ๆ จะมีก็คือ หน้าที่ทางด้าน
การผลิต การขายและการเงิน ธงชัย สันติวงษ์ (2537) ได้กล่าวถึงข้อดีและข้อเสีย ของแต่ละแบบการจัดแผนกงาน
ไว้ตามตารางข้างลา่ ง ตอ่ ไปนี้

ขอ้ ดีการจดั แผนกงานตามหน้าที่
1. เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กในระยะเริ่มแรก
2. เปน็ การจดั ท่ีถูกตอ้ งตามเหตุผลในเรื่องของหน้าทหี่ ลงั
3. เมื่อเกิดปัญหาข้ึนระหว่างผู้บริหารในแต่ละหน้าที่ก็จะสามารถทําการประสานงานให้ทุกอย่างเป็นไป

โดยสอดคล้องกนั
4. ถกู ตอ้ งตามหลักเกณฑข์ องการแบ่งอาชีพตามความถนัด

ขอ้ เสียการจดั แผนกงานตามหน้าที่
1. ไมเ่ หมาะสมกบั ธุรกิจทม่ี กี ารขยายตัว
2 การทํางานของทกุ กลุม่ ไม่สามารถเนน้ ถงึ วัตถุประสงค์ขององค์การโดยส่วนรวมได้
3. การประสานงานตดิ ต่อระหว่างหนา้ ท่ีตา่ งๆเปน็ ไปไดย้ าก
4. ไมเ่ ปดิ โอกาสใหม้ กี ารฝกึ ฝนตวั ผู้บรหิ ารในระดบั รองลง และไม่มโี อกาสเรยี นรู้งานของส่วนต่างๆ
2. การจดั แผนกงานตามประเภทผลิตภัณฑ์ (Departmentation by Product) การจัดแผนกแบบนี้

มกั จะใชใ้ นการจดั แผนกงานขององค์การธรุ กิจขนาดใหญม่ กี ระบวนการในการปฏิบตั งิ านซับซอ้ น องค์การธุรกิจผลิต
สนิ คา้ หลายอยา่ ง ถ้าจะใชก้ ารจดั แผนกงานตามหน้าท่ีก็จะทาํ ให้แต่ละแผนกมีงานมากเกินไป การดูแลผลิตภัณฑ์แต่

ละอย่างอาจดูแลไม่ทั่วถึง การขยายงานก็จะมีปัญหาอย่างมาก ทําให้องค์การธุรกิจขาดความคล่องตัวในการ
ดาํ เนนิ งานและเสียโอกาสในการแสวงหาผลประโยชนก์ ับองค์การได้

ข้อดกี ารจดั แผนกงานตามผลิตภณั ฑ์
1. เหมาะสมกบั องค์การท่มี ขี นาดใหญ่ข้ึน
2. ชว่ ยใหผ้ บู้ ริหารสูงสุดสามารถมอบหมายอาํ นาจหน้าที่ในการทํางานตามหน้าที่ต่าง ๆ ให้กับผู้บริหาร

ของหน่วยได้
3. ช่วยใหป้ ระเภทสินคา้ ตา่ งๆได้รบั ความสนใจเตม็ ท่ี
4.ช่วยให้ผู้ทํางานในหน้าท่ีต่างๆมีโอกาสฝึกฝนความรู้ความสามารถของตน ในส่วนท่ีเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์

แตล่ ะอยา่ งไดอ้ ย่างดี
ข้อเสียการจดั แผนกงานตามผลติ ภณั ฑ์
1. เกิดปญั หาในเรือ่ งของการประสานงานในองค์การ
2. หนว่ ยตา่ ง ๆ ทีแ่ บง่ แยกตามผลติ ภณั ฑ์มอี าํ นาจมากเกินไป
3. การจัดแผนกงานตามพ้ืนที่ทางภูมิศาสตร์ (Departmentation by Territory) การจัดแผนกโดยแบ่ง

ตามพ้ืนที่ทางภูมิศาสตร์ หรืออาณาเขตน้ีโดยคํานึงถึงสภาพทางภูมิศาสตร์ หรือทําเลท่ีต้ังท่ีกิจการจะต้องเข้าไป
ดําเนินการในพ้ืนที่นั้น ๆ เป็นสําคัญ และจะถูกนํามาใช้จัดแผนกงานสําหรับองค์การธุรกิจ ท่ีอาณาเขตการขาย
กวา้ งขวางและธรุ กจิ อยใู่ นสภาวะท่ีมีการแข่งขนั สงู

ข้อดีการจัดแผนกงานตามพื้นทีภ่ ูมิศาสตร์
1. ช่วยใหป้ ระหยดั คา่ ใชจ้ ่ายในการปฏิบตั กิ าร ทงั้ ทางด้านการผลติ และการขายรวมทั้งค่าขนส่ง
2. แก้ไขปญั หาในเรอ่ื งของการติดต่อภายในของบริษทั
3. ช่วยให้มกี ารฝึกฝนและพฒั นาตัวผ้บู รหิ ารใหมๆ่ ไดเ้ ปน็ อยา่ งดี
4. ช่วยให้ทราบถงึ ความตอ้ งการของท้องถิ่นได้ดีกว่า จึงเกิดจุดแขง็ ทางการตลาดได้

ข้อเสยี การจดั แผนกงานตามพ้ืนท่ภี มู ิศาสตร์
1. ตอ้ งเสยี ค่าใช้จา่ ยเพ่มิ ขึ้นในเรือ่ งของการประสานงานและการคมนาคม
2. เกิดปญั หาเรอื่ งของการประสานงานในองค์การ
3. หน่วยตา่ ง ๆ ท่ีแบ่งแยกตามพื้นทอ่ี าจจะมอี ํานาจมากเกินไป
4. ขาดโอกาสฝึกความชาํ นาญเฉพาะด้านตามอาชพี เฉพาะอย่าง

3. การจัดแผนกงานตามกระบวนการผลติ (Departmentation by Process) การแบง่ กิจกรรมออกเป็นกล่มุ
ตามขั้นตอน กระบวนการผลติ หรอื กระแสการไหลของงาน เชน่ กจิ การหนงั สือพิมพเ์ ชียงใหม่นิวสอ์ าจจะมกี ารจดั
แผนกศลิ ป์ทําหน้าท่ีออกแบบรูปเลม่ ์ แบบหน้าโฆษณา แบบตัวอกั ษร แผนกพมิ พแผนกสต๊อก แผนกจัดสง่ สนิ ค้า ฯลฯ

ข้อดกี ารจัดแผนกงานตามกระบวนการผลิต
1. ชว่ ยให้เกดิ ผลดีจากการแบง่ งานกนั ทําตามความถนัด
2. สะดวกและงา่ ยท่ีจะนาํ มาใชใ้ นระดบั ตา่ํ ขององคก์ าร

ข้อเสียการจัดแผนกงานตามกระบวนการผลิต
1. การประสานงานระหวา่ งแผนกทาํ ได้ยาก

4. การจัดแผนกงานตามหรือลูกค้า (Departmentation by Customer) เป็นวิธีจัดแผนกงานอีกอย่างหน่ึงท่ี
องค์การธุรกิจจะให้ความสําคัญแก่กลุ่มลูกค้า เพราะสินค้าท่ีองค์การผลิตออกมาน้ันอาจตอบสนองความต้องการ
ข อ ง ผู้ บ ริ โ ภ ค แ ต ก ต่ า ง กั น เ น่ื อ ง จ า ก พ ฤ ติ ก ร ร ม ข อ ง ก ลุ่ ม ลู ก ค้ า ที่ จ ะ ซื้ อ สิ น ค้ า นั้ น แ ต ก ต่ า ง กั น

ขอ้ ดกี ารจัดแผนกงานตามลกู ค้า
1. ช่วยใหส้ ามารถสนองความต้องการของลูกคา้ กล่มุ ต่างๆไดด้ ี
2. เปน็ การพฒั นาให้มีผูเ้ ช่ยี วชาญและความชาํ นาญในการขายสินคา้ ให้กับกล่มุ ลกู ค้าแต่ละกลุ่ม

ข้อเสียการจดั แผนกงานตามลูกคา้
1. การประสานงานของแตล่ ะหนว่ ยงานจะเกดิ ขึ้นได้ยาก เพราะต่างฝาุ ยตา่ งแขง่ ขนั กัน
2. การจดั แบง่ กลมุ่ ผู้บริโภคอาจทําได้ยาก หากผูบ้ ริโภคบางรายประกอบธุรกิจหลายประเภท
3. หากมกี ารเปลยี่ นแปลงในกลมุ่ ของลกู คา้ อาจจะทาํ ใหก้ ารทํางานของบางแผนกน้อยลงไปหรือไม่มีงาน

ทาํ เลยกไ็ ด้

สรุป
การปรับปรุงงานในสํานักงาน ในการปฏิบัติงานให้ประสบความสําเร็จต้องมีการวางแผนงานท่ีดีรวมถึงการ
ปรับปรุงงานที่ทําอยู่เสมอ จึงจะทําให้ประสบความสําเร็จและบรรลุตามเปูาหมายที่วางไว้ ซ่ึงทุกองค์กรต้องมีการ
วางการทํางานในแต่ละวันเพ่ือปรับปรุงทํางาน และกระบวนการให้มีประสิทธิภาพตลอดเวลา ซึ่งการวางแผนและ
การปรับปรุงการทํางานมีความสําคัญเป็นอย่างมากที่จะต้องอาศัยความร่วมมือจากหลาย ๆ ฝุาย เพื่อให้ การการ
วางแผนและปรับปรุงการทํางาน เกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผลรวมถึงยังจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานมีการพัฒนา
ตัวเองและมีแนวคิดในการพัฒนาการ ปฏิบตั ิงานแบบยง่ั ยนื ซึ่งจะทาํ ใหอ้ งคก์ รมศี ักยภาพเหนอื คู่แขง่ ขนั

แหล่งอา้ งองิ
เนตร์พณั ณา ยาวริ าช. การจดั การสํานกั งาน. กรงุ เทพมหานคร เซ็นทรลั เอ๊กเพรส จํากัด, 2550.

https://docs.google.com/presentation/d/17SJs_F_wjIkC6_
https://www.baanjomyut.com/library_2/extension-1/organization/08.html

หน่วยท่ี 5
การบริหารงานบคุ คลในสํานกั งาน

บทนาํ
การปฏิบตั งิ านในสํานักงาน ไมว่ า่ จะเปน็ หน่วยงานธุรกจิ ภาคเอกชนหรือภาครฐั บาลต้องอาศัยบุคลากร ซ่ึง

นับเป็นทรัพยากรอันมีค่าในการดําเนินงานให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ท่ีต้องการ หากหน่วยงานใดมีบุคลากรมาก
เกินไปย่อมทําให้สูญเสียค่าใช้จ่ายในการว่าจ้างมากเกินความจําเป็น หรือหน่วยงานใดมีบุคลากรปฏิบัติหน้าที่น้อย
เกินไป ทําให้หน่วยงานน้ันเกิดปัญหาขาดแคลนบุคลากรที่จะปฏิบัติงานในหน้าที่ต่าง ๆ การขาดบุคลากรที่มี
ความสามารถในการปฏบิ ตั ิงาน พนักงานอาจต้องปฏบิ ัติงานหลายหน้าท่ีในเวลาเดียวกัน หรือบางหน่วยงานอาจจะ
มีบุคลากรท่ีมีความรู้ความสามารถไม่ตรงกับความต้องการใช้งาน ทําให้ไม่สามารถปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพได้
เพราะพนักงานขาดขวัญกาํ ลงั ใจในการทํางาน ดังนัน้ ผบู้ ริหารสาํ นกั งานจงึ มีหนา้ ท่ใี นการบรหิ ารบคุ ลากรดว้ ย
ความหมายของการบรหิ ารงานบคุ คล

การบริหารงานบุคคล Staffing หรือ Personel Administration หรือ Personel Management
หมายถึง การดําเนินงานเกี่ยวกับบุคคลในการทํางานในหน่วยงานหรือ องค์การเพื่อให้บุคคลมาปฏิบัติงานตามท่ี
ตอ้ งการ และให้บคุ คลไดป้ ฏิบัตงิ านอยา่ งมีประสิทธภิ าพ ซ่งึ มกี ระบวนการสาํ คญั ดังน้ี

การกําหนดนโยบาย กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับเก่ียวกับการบริหารงานบุคคล เพ่ือเป็นกรอบในการ
บริหาร นโยบายจะเร่ิมตั้งแต่แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ นโยบายรัฐบาล นโยบายในแผนพัฒนา
ระดบั กระทรวง มตคิ ณะรัฐมนตรี ส่วนภาคธรุ กิจเอกชน เนน้ ท่นี โยบายและระเบียบท่ีจาํ เป็นแก่การดาํ เนนิ งาน

การวางแผนกําลังคน Man Power Planning เป็นกระบวนการวางแผนว่าหน่วยงานมีกําลังคนกี่คน
แต่ละคนปฏิบัติหน้าท่ีอย่างไร ความรู้ความสามารถด้านใดบ้าง เพ่ือความเหมาะสมกับงาน ซ่ึงเร่ิมตั้งแต่แผน
ความต้องการ แผนการให้ไดม้ าของกําลงั คนและแผนการใชก้ าํ ลังคน
การจดั บุคคลและการสรรหาบุคคลใหด้ ํารงตําแหน่ง Placement & Recruitment

- การสรรหาบุคลากร เป็นกระบวนการ ที่จะประชาสัมพันธ์หน่วยงานเพ่ือให้ได้บุคคลที่มีความรู้
ความสามารถเหมาะสมสาํ หรับองค์กร ใหม้ าสมัคร เพ่อื คดั เลือก Selection คนทมี่ ีความรู้ความสามารถเหมาะสม
ที่สุดเขา้ ร่วมปฏบิ ตั งิ านในองค์กร

- การจัดบุคคล Placement หมายถึงการจัดบุคคลท่ีผ่านการคัดเลือก ให้ดํารงตําแหน่งที่หน่วยงาน
วางแผนไวแ้ ลว้ เพ่อื ให้บุคคลปฏิบัตหิ น้าท่ีเกิดประโยชน์ตอ่ องค์กรสูงสุด

ความหมายของการบริหารงานบุคคล คําว่า “การบริหารงานบุคคล” มาจากภาษาอังกฤษท่ีว่า
“Personnel Administration” หรอื “Personnel Management”ซงึ่ มผี ู้ให้คาํ จาํ กัดความไว้อย่างหลากหลาย
ดังนี้

เฟอริคซ์ เอ ไนโกร (Felix A. Nigro) ได้ให้นิยมว่า “Personnel Administration is the art of
selection new employees and making use of old ones in such manner that the
maximum quality and quantity of output and service are obtained from the working
force” แปลวา่ “ศิลปะในการเลือกคนใหม่และใช้คนเก่าในลักษณะที่จะให้ได้ผลงานและบริการจากการปฏิบัติงาน
ของบคุ คลเหลา่ นั้น ทั้งดา้ นปรมิ าณและคุณภาพ”

สมพงศ์ เกษมสิน มคี วามเห็นว่า “การบริหารงานบุคคลนั้น เป็นการจัดการ เก่ียวกับบุคคลนับตั้งแต่ การสรรหา
บคุ คลเข้ามาปฏิบตั ิงาน การดูแลบํารงุ รักษา จนกระท่ังพ้นไปจากการปฏิบัตงิ าน”

ชูศักด์ิ เท่ียงตรง กล่าวว่า “การบริหารงานบุคคล คือ การบริหารทรัพยากรมนุษย์ โดยมีจุดมุ่งหมาย
เพ่ือให้ได้คนดี มีคุณวุฒิ และมีความสามารถเหมาะสมกับตําแหน่งหน้าท่ี มาทํางานด้วยความสนใจ พึงพอใจ
อยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพ และประสิทธิผล”

จะเหน็ ได้วา่ การบรหิ ารงานบุคคล มิใชเ่ พยี งการเลอื กและแต่งต้ังคนเขา้ มาทํางาน เท่าน้ันแต่เป็น การดําเนิน
กิจกรรม การบริหารคนนนั้ ตั้งแต่เริ่มต้นนับต้ังแต่ก่อนบุคคลนั้นจะเข้าสู่องค์การจนกระท่ังพ้นจากองค์การไป เพ่ือให้
สอดคลอ้ งกับการบรหิ ารองคก์ รโดยรวม
ความสําคัญของการบริหารงานบคุ คล

จากการศึกษา ความหมายของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ท่ีได้กล่าวมาข้างต้นนั้นคงจะทําให้เกิดความ
เข้าใจ และยอมรับว่าการบริหารทรัพยากรมนุษย์มีความสําคัญ และสามารถท่ีจะเอื้อประโยชน์ให้องค์การดําเนิน
ธรุ กจิ ต่าง ๆ ไปสู่เปาู หมายได้อย่างม่ันใจ จะเห็นได้ว่าทุกองค์การประสงค์ท่ีจะพัฒนาตนเองไปสู่ความสําเร็จ ซึ่งใน
ฐานะผู้นําธรุ กิจ โดยเฉพาะคุณภาพของบุคลากร นับเป็นปัจจัยสําคัญท่ีจะนําพาองค์การไปสู่เปูาหมายได้ ในฐานะ
เปน็ ผู้ปฎบิ ตั ิที่มคี ณุ ภาพท้ังน้ีเพราะงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็นงานท่ีมุ่งเลือกสรรคนดี มีความรู้และมี
ความสามารถ เขา้ มาปฎบิ ตั ิงาน และเมอ่ื เราได้คัดสรรให้บุคลากรเหล่าน้ีเข้ามาอยู่ในองค์การแล้ว จะมีงานด้านการ
บริหารทรัพยากรมนุษย์ ก็ไม่ได้หยุดอยู่เพียงเท่านี้ หน่วยงานทรัพยากรมนุษย์จะต้องดูแลฝึกอบรม และพัฒนาให้
บุคลากรได้รบั ความรู้ ความสามารถ และประสบการณท์ ี่ทันสมัยสอดคล้องกับสภาพการเปล่ียนแปลงของโลกธุรกิจ
ท่ีมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีท่ีจะเป็นพลังเสริมให้บุคลากรปฎิบัติงานได้มี
ประสิทธิภาพ และพร้อมจะปฎิบัติงานที่ท้าทายความรู้ ความสามารถ สร้างความสําเร็จให้แก่องค์การมากยิ่งข้ึน
ปจั จบุ นั การใหค้ วามสาํ คัญ การบรหิ ารทรัพยากรมนุษยจ์ งึ มสี าเหตมุ าจากปัจจัยต่าง ๆ ตอ่ ไปนี้

1. การแขง่ ขันของโลกธุรกิจยคุ ใหม่ จากการเปลี่ยนแปลงของสังคม เศรษฐกิจและการเมือง ทําให้มีการ
เปลี่ยนแปลงบทบาทของบคุ ลากร ผบู้ ริหาร และท่สี าํ คัญบคุ ลากรไมไ่ ด้อยู่ในฐานะที่จะต้องปฎิบัติงานให้องค์การ ใด
องคก์ ารหน่งึ เท่านนั้ หากแตว่ า่ มีการโยกย้ายไปปฎิบัติงานในท่ีอื่น ๆ ท่ีพอใจมากกว่า ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของค่าตอบแทน
สวสั ดกิ าร ความเปน็ อยู่ และที่สําคัญผู้บริหารไม่ได้บริหารงานโดยอาศัยอํานาจเพียงอย่างเดียวอีกต่อไป ซ่ึงแนวคิด
ใหม่ ๆ ท่ีเกิดข้ึนทําให้ไม่อาจใช้เงินอย่างเดียวเป็นส่ิงจูงใจได้ แต่จําเป็นต้องอาศัยเร่ืองเกียรติยศความม่ันคงในการ

ปฎบิ ัติงาน ประกอบด้วย โดยเฉพาะภาวการณ์ แข่งขันระหว่างธุรกิจทําให้บทบาทหรือความสําคัญของบุคลากรแต่
ละคนมีอสิ ระท่จี ะตดั สนิ ใจเลือกปฎิบตั งิ านทต่ี รงกบั ความรู้ ความสามารถของตน มากยิง่ ขึน้

2. กฎเกณฑ์และข้อกําหนดของรัฐ จากความเอารัดเอาเปรียบระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง รัฐบาลจึงได้
เข้ามาควบคุมการดําเนินงาน ตั้งแต่เริ่มก่อต้ังธุรกิจจนการเลิกธุรกิจกฎเกณฑ์และข้อกําหนดต่าง ๆ ที่บัญญัติขึ้นมา
ทําให้ระบบเศรษฐกิจปัจจุบันถือเป็นผลประโยชน์ของส่วนรวมและความเป็นธรรมในสังคมเป็นหลัก โดยเฉพาะรัฐ
เข้ามามีบทบาทในเร่ืองสวัสดิการ รายได้ สภาพการปฏิบัติงาน การจ้างแรงงานในวันหยุดและเงินทดแทนต่าง ๆ
ตามกฎหมาย แรงงาน เพ่อื ไม่ให้ผู้บริหารเอาเปรียบบุคลาการในองค์การ และเน้นกระบวรการบริหาร ทรัพยากร
มนษุ ยใ์ หไ้ ดร้ บั ความเป็นธรรมยงิ่ ขึ้น

3. ความเติบโตด้านเทคโนโลยี ปัจจบุ นั บุคลากรปฏบิ ัตงิ านโดยอาศัยเคร่อื งมือ เครอ่ื งจกั รที่มีเทคโนโลยี
เป็นเครอื่ งทนุ แรง การปฏิบตั ิงานย่อยมีความซับซ้อนมากขึ้น องค์การจําเป็นต้องจัดฝึกอบรมพัฒนาเพื่อเพิ่มพูนความรู้
ความสามารถ ให้แก่บุคลากรอย่างต่อเน่ือง รวมทั้งส่งเสริมสนับสนุนให้บุคลากรมีความก้าวหน้าในตําแหน่งหน้าที่
งาน มีรายได้เพียงพอ ดํารงชีพ มีสวัสดิการเก้ือหนุน มีเกียรติยศช่ือเสียง และมีความม่ันคงพึงพอใจกับงาน ท่ี
ปฏบิ ตั ิมากทสี่ ุด

4. ความซับซ้อนขององค์การ การดําเนินงานปัจจุบันต้องเผชิญกับความซับซ้อนของปัจจัยต่าง ๆ ไม่
วา่ จะเปน็ ปัจจยั ภายในหรอื ภายนอกองคก์ าร จาํ เปน็ จะตอ้ งปรบั และพฒั นาตนเองให้แข็งแกร่งและรองรับสภาพต่าง
ๆได้ เม่ือองค์การมีขนานใหญ่ ความต้องการเงินทุนและบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถย่อมมีมากข้ึน โครงสร้างที่
ซับซ้อนน้ีเองจําเป็นต้องกําหนดให้การดําเนินงานทุกอย่างมีระบบและแนวทางปฏิบัติท่ีแน่นอน เพ่ือสร้างในด้าน
ความสมั พนั ธ์ทด่ี รี ะหว่างบุคลากรในฝาุ ยต่าง ๆ ให้มากข้ึน โดยอาศัยบุคลากรที่มีศักยภาพ และพร้อมที่จะทําหน้าที่
ปฏิบัติงาน จึงจะทําให้ไม่เกิดปญั หาตามมา

5. การเปล่ียนบทบาทของฝุายบรหิ าร โดยเฉพาะปรชั ญาทางการบรหิ ารได้เปล่ียนแปลงไป คือจากการ
บริหารงานที่มุ่งหวังผลกําไรเพียงอย่างเดียว ยังจะต้องคํานึงถึงความรับผิดชอบต่อสังคมและประเทศ เป็นสําคัญ
ทง้ั นี้เพราะกจิ กรรมขององคก์ ารจะเป็นรูปแบบใดยอ่ มมผี ลมาจากปัจจัยทางสังคม การเมือง และวัฒนธรรมที่องค์การ
กาํ หนดไว้ เว้นแตส่ ภาพแวดลอ้ มปจั จบุ นั ไม่ไดท้ าํ ใหผ้ ้เู ปน็ เจ้าของปจั จยั การผลติ มีอิทธิพลเหนือผู้บริโภค แต่ฝุายเดียว
เหมือนแตก่ ่อน ดงั น้นั วัตถุประสงค์ใหม่ของธุรกิจจึงมุ่งสนองความต้องการของบุคลากรในองค์การ ลูกค้า และสังคม
ขณะเดียวกันกจ็ ะต้องได้รบั ผลตอบแทนในรูปของกาํ ไร

กล่าวโดยสรุป จะเหน็ ว่าการบริหารทรัพยากรมนุษย์ มีความสําคัญในแง่ของการบริหารจัดการในรูปของทุน
มนษุ ยด์ ังต่อไปนี้

1. ช่วยสร้างความเจริญเติบโตมั่นคงให้แก่องค์การ ในฐานะที่งานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะ
ทําให้ได้บุคลากรท่ีมีความรู้ ความสามารถ และมีความพร้อมเข้ามาเช่ือมโยงภารกิจต่าง ๆ ของแต่ละหน่วยงานใน
องคก์ าร

2. ช่วยสร้างขวัญ และกําลังใจในการปฏิบัติงาน เมื่อบุคลากรได้ปฏิบัติงานที่ตนเอง มีความรู้
ความสามารถ และยังจะส่งผลทําให้เกิดการทุ่มเท เสียสละ จงรักภักดีต่อองค์การมากข้ึนช่วยกระตุ้นให้บุคลากร
ต่ืนตวั ทีจ่ ะเพมิ่ ศักยภาพการปฏิบัตงิ านของตนเอง โดยอาศยั ความรู้ ความสามารถแบบหลากหลาย

3. ช่วยสรา้ งความมัน่ คงให้แกส่ งั คมและประเทศชาติ โดยเฉพาะการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ดีย่อมจะ
ช่วยเสรมิ ให้บุคลากรมีคุณภาพมีงานทํา สรา้ งผลผลติ ใหแ้ กอ่ งค์การ และเพม่ิ รายไดใ้ หแ้ กป่ ระเทศชาตไิ ด้อกี ทางหนงึ่
หน้าทีข่ องการบรหิ ารงานบคุ คล

การบริหารงานบุคคล เพื่อแก้ปัญหาเก่ียวกับบุคลากร ให้มีการใช้บุคลากรอย่างมีประสิทธิภาพมากท่ีสุด
หน้าท่ีของการบริหารงานบุคคลประกอบไปด้วย การจัดหาคนที่มีความรู้ ความสามารถตรงตามความต้องการใช้
งานของหนว่ ยงานนั้น ใหม้ ีคณุ ภาพ และปริมาณเพยี งพอ โดยการสรรหาจากแหล่งภายในหรือภายนอกหน่วยงาน
โดยผ่านการคัดเลือกและทดสอบตามกระบวนการ ด้วยระบบคุณธรรม เพื่อกลั่นกรองบุคคลากรที่มีคุณสมบัติตรง
ตามความต้องการ จึงจะทําให้การบรรลุบุคคลนั้น เป็นพนักงานของหน่วยงานเมื่อบุคลากรได้ปฏิบัติหน้าที่ไป
ระยะเวลาหนึ่ง จึงสมควรไดร้ ับการฝกึ อบรม หรือพฒั นาพนักงานใหม้ คี วามสามารถ มีความชาํ นาญในหน้าท่ี เพ่ิม
มากข้ึน ก็จะช่วยลดการสูญเสียลงได้มาก เมื่อได้ทําการพัฒนาบุคลากรให้มีคุณภาพมากขึ้น แล้วหน่วยงาน นาน
ท่ีสุด แล้วหน่วยงานจําเป็นต้องบํารุงรักษาพนักงานให้เกิดความพึงพอใจในการทํางานและอยู่ทํางานกับหน่วยงาน
นานท่สี ุด โดยสร้างแรงจงู ใจหรือเพ่ิมความพึงพอใจให้แกพ่ นักงาน

กระบวนการบริหารงานบคุ คล
การบริหารงานบุคคลในภาคธรุ กิจเน้นการใชป้ ระสิทธภิ าพของบุคลากร ให้เกิดประโยชน์สูงสุด กระบวนการ

น้ีแบ่งไดต้ ามลําดับดังน้ี
1. การจัดหาบคุ ลากร (Procurement)
2. การพัฒนาบคุ ลากร (Development)
3. การกาํ หนดคา่ ตอบแทน (Remuneration)
4. การจงู ใจ (Motivation)
5. การประเมินผลการปฏิบตั งิ าน (Performance Appraisal)

1. การจัดหาบุคลากร (Procurement) หมายถึง กระบวนการในการจัดทําขึ้นเพื่อให้ได้บุคคลเข้ามา
ทาํ งานในหน่วยงาน การจัดหาประกอบด้วย

- การวางแผนกาํ ลังคน (Manpower Planning)
- การสรรหาบุคลากร (Recruitment)
- การคัดเลอื ก (Selection)
- การทดสอบ (Employment Test)

1.1 การวางแผนกําลังคน (Manpower Planning) จุดประสงค์ของการวางแผนกําลังคน
เพ่ือเตรียมบุคลากรในการรองรับงานท่ีดําเนินอยู่และสําหรับอนาคต เพื่อทดแทนกําลังคนที่ขาดหายไป เนื่องจาก
การลาออก การเกษียณอายุ หรอื ถงึ แก่กรรม เป็นเหตุให้ไมม่ บี ุคลากรปฏบิ ตั หิ น้าทน่ี ้ัน โดยเฉพาะหาก เป็นบุคลกรท่ี
มีความชํานาญและรอบรู้งานน้ันเป็นอย่างดี จะทําให้งานนั้นประสบปัญหาและมี อุปสรรค เน่ืองจากบุคลากรใหม่
จะต้องเรียนร้งู านใหม่ ทําให้งานไม่ต่อเน่ืองและอาจหยุดชะงักลงได้ และเพ่ือประโยชน์ขององค์การสําหรับในอนาคต
ในการขยายธุรกิจต้องการบุคลากรท่ีมีคุณสมบัติและปริมาณที่เพียงพอในการรองรับงานใหม่ ๆ ท่ีอาจมีข้ึนใน
อนาคต

1.2 การสรรหาบุคลากร (Recruitment) เม่ือหน่วยงานได้ทําการวางแผนบุคลกร ไว้เป็นที่แน่
ชัดแล้วว่าต้องการบุคลากรท่ีมีคุณสมบัติอย่างไรบ้าง เพื่อมาปฏิบัติหน้าที่ในตําแหน่งใดแล้วก็จะดําเนินการใน
ขนั้ ตอนตอ่ ไป คอื การสรรหาบุคลากรตามที่ตอ้ งการ บางคร้ังหน้าทีใ่ นการสรรหาบุคลากรเป็นหน้าที่ของผู้บริหารงาน
สาํ นักงาน ซ่งึ จดั เป็นแผนกบคุ คลหรอื ฝาุ ยบคุ คลรวมอย่ภู ายในสํานักงานด้วย ดังน้ันผู้ปฏิบัติงานภายในสํานักงานจึง
ควรมีความรูใ้ นด้านการบรหิ ารงานบุคคลด้วยเพอ่ื เปน็ ประโยชนใ์ นการชว่ ยให้หนว่ ยงานหลกั ทํางานได้อย่างคล่องตัว
มากขึ้น การสรรหาบคุ ลากรมาจากภายในและภายนอก

1.3 การคัดเลือก (Selection) เม่ือได้รับสมัครบุคคลท่ีจะเข้ามาทํางานกับหน่วยงาน แล้วก็จะ
ทําการปดิ รับสมคั รแล้วทําการคัดเลอื กทด่ี ีทส่ี ดุ และเหมาะสมที่สดุ ตามขั้นตอนที่เรียกว่าการกล่ันกรองผู้สมัครขั้นต้น
ละกระบวนการคัดเลอื ก

1.4 การทดสอบ (Employment Test) การทดสอบเป็นกระบวนการข้ันหนึ่งที่จะทดสอบว่า
บุคคลนม้ี ีความรู้ ความสามารถตามที่ต้องการและเหมาะสมจริงหรือไม่ การทดสอบแบ่งออกเป็นประเภทต่าง ๆ ได้
ดังน้ี

- การทดสอบเชาว์
- การทดสอบความถนดั
- การทดสอบความสมั ฤทธิ์ผล
- การทดสอบความสนใจในงานอาชีพ
- การทดสอบบุคลกิ ภาพ
2. การพัฒนาบุคลากร (Development) การพัฒนาบุคลากร เป็นหน้าท่ีท่ีสองภายหลังจากได้บรรจุ
พนกั งานให้ดํารงตําแหนง่ อย่างถาวร ผา่ นขัน้ ตอนการทดลองงานแลว้ เปน็ พนักงานของหน่วยงาน
การพัฒนาบุคลากรคอื การเพ่ิมประสิทธิภาพด้านทักษะ ความชํานาญในการทํางาน ตลอดจนปรับเปลี่ยน
ทศั นคติของบุคลากรทุกระดับให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน การเพ่ิมประสิทธิภาพบุคลากรสามารถทําได้ด้วยวิธีการ
ฝึกอบรม ปฐมนิเทศ ส่งไปดูงานต่างประเทศ ร่วมสัมมนาทั้งในและนอกสถานท่ี ฯลฯ เพื่อบุคลากรนั้น ๆ จะ
สามารถปฏิบัตงิ านได้อย่างเตม็ ที่ และมงุ่ ไปสคู่ วามสําเรจ็ ตามเปาู หมายขององคก์ ร