20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 49 Décima sexta depuración Agroindustriales Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de junio de 2016 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2015, hasta el 30 de noviembre de 2016. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 4 de diciembre 2016 2016 426 Décima séptima depuración Mineras Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de septiembre de 2016 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2016, hasta el 28 de febrero de 2017. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 9 de marzo de 2017 2017 715 Décima octava depuración Comercio y servicios Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de diciembre de 2016 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2016, hasta el 31 de mayo de 2017. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 11 de junio de 2017 2017 29.704 Décima novena depuración Industriales Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 31 de marzo de 2017 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2016, hasta el 31 de agosto de 2017. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 10 de septiembre de 2017 2017 6.613 Vigésima depuración Agroindustriales Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de junio de 2017 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2016, hasta el 30 de noviembre de 2017. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 10 de diciembre de 2017 2017 346
50 Vigésima primera depuración Mineras Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de septiembre de 2017 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2017, hasta el 28 de febrero de 2018. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 4 de marzo de 2018 2017 685 Vigésima segunda depuración Comercio y servicios Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 31 de diciembre de 2017 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2017, hasta el 1 de junio de 2018. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 10 de junio de 2018 2018 28.816 Vigésima tercera depuración Industriales Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 31 de marzo de 2018 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2017, hasta el 31 de agosto de 2018. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 9 de septiembre de 2018 2018 7.144 Vigésima cuarta depuración Agroindustriales Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de junio de 2018 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2017, hasta el 30 de noviembre de 2018. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 9 de diciembre de 2018 2018 409 Vigésima quinta depuración Mineras Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de septiembre de 2018 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2018, hasta el 28 de febrero de 2019. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 10 de marzo de 2019 2019 1.073
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 51 Vigésima sexta depuración Comercio y servicios Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 31 de diciembre de 2018 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2018, hasta el 31 de mayo de 2019. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 9 de junio de 2019 2019 25.497 Vigésima séptima depuración Industriales Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 31 de marzo de 2019 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2018, hasta el 31 de agosto de 2019. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 8 de septiembre de 2019 2019 6.331 Vigésima octava depuración Agroindustriales Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de junio de 2019 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2018, hasta el 30 de noviembre de 2019. Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete 8 de diciembre de 2019 2019 440 Vigésima novena depuración Mineras Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de septiembre de 2019 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2019, hasta el 29 de febrero de 2020 Resolución Ministerial Nro. 48 de 27 de marzo de 2013 Página Siete Arte a color 8 de marzo de 2020 2020 1.245
52 Trigésima depuración Comercio y servicios Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de septiembre de 2019 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2019, hasta el 29 de febrero de 2020 Resolución Ministerial MDPyEP Nro. 072/2020 de 13 de abril de 2020 y Resolución Ministerial MDPyEP Nro. 116/2020 de 18 de junio de 2020 que derogó la Resolución Ministerial Nro. 048/2013 de 27 de marzo de 2013. Sin publicación por normativa 8 de marzo de 2020 2020 29.293 Trigésima primera depuración Industriales Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de septiembre de 2019 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2019, hasta el 29 de febrero de 2020 Resolución Ministerial MDPyEP Nro. 072/2020 de 13 de abril de 2020 y Resolución Ministerial MDPyEP Nro. 116.2020 de 18 de junio de 2020. En la cual se derogó la Resolución Ministerial Nro. 048/2013 de 27 de marzo de 2013. Sin publicación por normativa 8 de marzo de 2020 2020 5.760
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 53 Trigésima segunda depuración Agroindustriales Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de septiembre de 2019 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2019, hasta el 29 de febrero de 2020 Resolución Ministerial MDPyEP Nro. 072.2020 de 13 de abril de 2020 y Resolución Ministerial MDPyEP Nro. 116/2020 de 18 de junio de 2020. En la cual se derogó la Resolución Ministerial Nro. 048/2013 de 27 de marzo de 2013. Sin publicación por normativa 8 de marzo de 2020 2020 484 Trigésima tercera depuración Mineras Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de septiembre de 2019 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2019, hasta el 29 de febrero de 2020 Resolución Ministerial MDPyEP Nro. 072/2020 de 13 de abril de 2020 y Resolución Ministerial MDPyEP Nro. 116/2020 de 18 de junio de 2020. En la cual se derogó la Resolución Ministerial Nro. 048/2013 de 27 de marzo de 2013. Sin publicación por normativa 8 de marzo de 2020 2021 1.105
54 Trigésima cuarta depuración Comercio y servicios Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 31 de diciembre de 2010 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2020, hasta el 28 de febrero de 2021 Resolución Ministerial Nro. 50 de 31 de marzo de 2021 Portal web miempresa. gob.bo 9 de julio 2021 2021 22.842 Trigésima quinta primera depuración Industriales Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 31 de marzo de 2020 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2020, hasta el 31 de agosto de 2021 Resolución Ministerial Nro. 50 de 31 de marzo de 2021 Portal web miempresa. gob.bo 8 de septiembre de 2021 2021 6.816 Trigésima sexta segunda depuración Agroindustriales Listado de empresas depuradas del Registro de Comercio de Bolivia con cierre fiscal al 30 de junio de 2020 y que no actualizaron su Matrícula de Comercio correspondiente a la gestión 2020, hasta el 31 de noviembre de 2021 Resolución Ministerial Nro. 50 de 31 de marzo de 2021 Portal web miempresa. gob.bo 8 de diciembre de 2021 2021 410 TOTAL 471.477 Empresas depuradas (2013 a 2021) CIERRE DE GESTIÓN FISCAL 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 TOTAL Todas las actividades económicas 83.791 - - - - - - - - 83.791 Mineras - 1.415 643 616 715 685 1.073 1.245 1.105 7.497 Comerciales 18.996 31.308 73.275 58.780 29.704 28.816 25.497 29.293 22.842 318.511 Industriales 4.258 6.207 7.308 7.246 6.613 7.144 6.331 5.760 6.816 57.683 Agroindustriales 348 544 588 426 346 409 440 484 410 3.995 TOTAL DEPURADAS 107.393 39.474 81.814 67.068 37.378 37.054 33.341 36.782 31.173 471.477
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 55 Empresas depuradas (2013 a 2021)
FUNDEMPRESA EXPERTA EN LA GESTIÓN DE REGISTROS PÚBLICOS ORGANIZA SISTEMAS EFICIENTES Y CON BUENOS RESULTADOS
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 57 Descripción de los primeros pasos Los primeros pasos: ordenar, sanear y planificar Formularios sencillos en vez de burocráticos memoriales Sistema informático funcional a nivel nacional
58 El tránsito de una etapa discrecional del Registro de Comercio, con un régimen centralizado, un servicio burocrático y con un paupérrimo uso de tecnología, hacia una etapa formal con información ordenada, sistematizada y actualizada marcó la agenda de la primera etapa de la Concesión. Para ello, FUNDEMPRESA trabajó en cuatro etapas importantes: a) Etapa de Transición, de junio 2002 a octubre 2003. Se recibió el archivo físico del Senarec con información no confiable y desordenada. Adicionalmente, la Fundación realizó acciones de impacto inmediato para mejorar el servicio, como se lee a continuación: a. Oficinas en cada capital de departamento FUNDEMPRESA en la gestión 2002, habilitó oficinas en cada capital de departamento; en estos puntos trabajaba personal calificado y existía infraestructura adecuada para brindar un servicio eficiente. En la gestión 2004, dos nuevas ciudades intermedias se suman a la cobertura de FUNDEMPRESA en el país: Montero y El Alto. Montero, en virtud de una alianza estratégica con la Alcaldía de Montero, FUNDEMPRESA y CAINCO – Norte, institución en cuyas instalaciones funcionaba la oficina de registro. El Alto, a través de una alianza entre la Cámara de Industria y la Cámara de Comercio de La Paz que facilitó la apertura de una oficina de registro al inaugurar el Centro de Promoción para el Desarrollo de El Alto. b. Formularios de solicitud reemplazan a los memoriales Con un nuevo servicio de registro el 2002 fue posible simplificar algunos procesos, en la medida en que la legislación comercial lo permitió. Un cambio radical e importante fue el de reemplazar los memoriales o escritos, redactados por juristas, por formularios de solicitud y las resoluciones administrativas por certificados. c. Sistema tecnológico Basado en la experiencia colombiana, FUNDEMPRESA decidió habilitar un sistema robusto y con experiencia reconocida que garantice el funcionamiento correcto del servicio. Para cumplir con esta meta, interconectó, en línea, el servicio en todo el país, con el Sistema integrado de registros públicos - SIREP, con este, los empresarios pueden realizar cualquier trámite en cualquier oficina del país, sin importar en qué localidad está asentado el negocio. d. Plazos razonables de tramitación FUNDEMPRESA redujo el tiempo de realización de trámites. Antes de la concesión, los trámites se realizaban con plazos discrecionales. FUNDEMPRESA el 2002 estableció plazos de hasta siete días hábiles. La mejora de procedimientos administrativos y técnicos favoreció la fluidez de las operaciones internas de FUNDEMPRESA, esto resultó en una mejor calidad de atención a los clientes o usuarios, y una más veloz y efectiva gestión de los archivos conservados en los recintos de la Fundación. Los primeros pasos fueron los más importantes, pero también los más difíciles
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 59 b) Etapa de ordenamiento, de octubre de 2003 a enero de 2004, contemplando las siguientes actividades: a. Ordenamiento y saneamiento de las carpetas comerciales ‐ Ordenamiento de cada carpeta comercial por orden cronológico. ‐ Revisión de cada acto registrado conforme a normativa vigente. ‐ Elaboración de informes legales de cada acto observado en cada carpeta. FUNDEMPRESA llevó adelante un proceso de recuperación, acondicionamiento y descentralización del patrimonio documental de las empresas que consistía en organizar más de 50.000 matrículas de comercio que a su vez comprendían más de 75.000 volúmenes de carpetas comerciales que fueron cedidas por el Estado. Con el apoyo de un grupo de profesionales abogados, contratados por la Fundación, ordenaron cada una de las carpetas comerciales por orden cronológico de los actos; se efectuó un control de legalidad de cada acto registrado enmarcado en el Código de Comercio y se elaboró un informe jurídico para cada carpeta comercial. b. Dotación de infraestructura para los archivos Se descentralizaron los archivos en las ciudades de La Paz y Santa Cruz. c. Implementación de software especial para la administración del archivo Toda la información del Registro de Comercio ha sido capturada en datos y en imágenes para contar con un archivo digital. Los procesos de digitación y digitalización a través de los cuales fueron integrados en el sistema, permiten disponer instantáneamente de los datos y los documentos originales. c) Etapa de saneamiento del Registro de Comercio, entre febrero a diciembre de 2004 se diseñó el saneamiento de la documentación, con las siguientes actividades: a. Elaboración del marco legal para la amnistía y saneamiento en trabajo conjunto con la entonces Superintendencia de Empresas. Concluyendo con la aprobación del Decreto Nro. 27757 para la Amnistía del Registro de Comercio. Producto de las gestiones de promoción directa e indirecta realizadas por FUNDEMPRESA se logró conformar un universo de alrededor de 20.000 empresas. De estas, un 59% son empresas unipersonales; 35%, sociedades de responsabilidad limitada; 5%, sociedades anónimas; y el restante, 1%, restante se encontraba conformado por los otros tipos de organización jurídica que figuran en el Código de Comercio. De este universo, más de 5.000 empresas se acogieron a la amnistía del Registro de Comercio. Desde el 28 de septiembre 2004 hasta el 29 de abril 2005 entró en vigencia la Amnistía del Registro de Comercio, con el objetivo de otorgar una oportunidad a las empresas para regularizar su situación ante el Registro de Comercio. El programa logró que 11.004 empresas inscribieran su empresa, 3.243 actualizaron su Matrícula de Comercio, y 659 actualizaron su información con el trámite de cambios operativos.
60 b. A partir del 2002 se implementó el primer plan de promotores del registro de comercio. i. Más de 20.000 empresas fueron visitadas por los promotores de FUNDEMPRESA, quienes estaban encargados de comunicar las ventajas de la inscripción y actualización del Registro de Comercio. Las visitas fueron parte de muchas otras actividades de promoción impulsadas por la Fundación. ii. Talleres, conferencias de prensa, desayunos de trabajos, seminarios y otras formas de explicación y motivación, concluyeron en la actividad: “Análisis de la relación entre informalidad, empleo y crecimiento económico”. Dicha actividad estaba dirigida, principalmente a periodistas especializados y medios de comunicación impresos, radiales y televisivos. iii. El evento se realizó en Santa Cruz, La Paz y Cochabamba con el objetivo de difundir la importancia de la formalidad y del servicio de Registro de Comercio. c. Diseño y aprobación del nuevo Manual de Procedimientos de Trámites del Registro de Comercio. El Manual de Procedimientos de Trámites del Registro de Comercio que desarrolló FUNDEMPRESA, y aprobó la Superintendencia de Empresas, fue un instrumento informativo de gran valor y permitió una mejor relación entre el Registro y los empresarios. d. Difusión del Registro de Comercio en medios de comunicación. e. A partir del 2003, se inicia el proceso de saneamiento de carpetas comerciales, regularización de información, amnistía de actos no inscritos e inscripción de empresas. d) Comienza la operación del Registro de Comercio en óptimas condiciones, desde el 2005, FUNDEMPRESA consolida el servicio con información ordenada, sistematizada y actualizada que permite operar un servicio estable a nivel nacional con información confiable, veraz y oportuna y la certificación de actos con oponibilidad, seguridad jurídica y fe pública, respaldada en un trabajo transparente, profesional y responsable. FUNDEMPRESA trabaja para convertirse en una referencia cercana e inmediata para el registro y formalización de las actividades de todos los empresarios bolivianos. El propósito es que el registro empresarial sirva para comunicar información que facilite las decisiones y actividades, mejore e impulse la competitividad en todos los rubros y tamaños de las unidades económicas.
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 61 FUNDEMPRESA en noviembre de 2002 firmó el Convenio de Cooperación Técnica no Reembolsable Nro.ATN/MT-7979-BO con el Banco Interamericano de Desarrollo – BID, para la implementación del Programa de Modernización del Servicio de Registro de Comercio, que consistió en el financiamiento de actividades orientadas a consolidar, ampliar y mejorar los servicios del Registro de Comercio y promover la simplificación de trámites empresariales para la facilitar la entrada de las micro y pequeñas a la economía formal, a partir de la reducción de tiempos, costos y exigencias documentales asociadas a trámites y requerimientos para crear empresas en Bolivia. El objetivo general fue facilitar la entrada a la economía formal de las empresas ubicadas en el país, particularmente las micro, pequeñas y medianas empresas. La estrategia fue reducir tiempo, costo y exigencias documentales asociadas a trámites y requerimientos para la formalización de empresas en Bolivia. Componentes: Componente I. Consolidación. Apoyar la consolidación física y organizacional para operar un sistema de registro comercial de administración privado, moderno y transparente, con servicios ágiles y eficientes de atención al cliente y puntos de acceso en cada capital de departamento. Componente II. Gestión de calidad. Implantar un sistema de control, aseguramiento y de mejora continua de la calidad. Componente III. Sensibilización y difusión.Difundir el Registro de Comercio y promover el acceso a la información sobre los procedimientos y trámites de registro. Componente IV. Estrategia Integral para Simplificación de Trámites en la creación y cierre de empresas. Elaboración de un plan de acción que integre a los principales actores del sector público y privado, para la simplificación de trámites (registros, patentes y licencias) que permita el nacimiento de empresas de manera ágil, a través de una ventanilla única o sistema unificado de tramitación. En abril 2005, Fundempresa inició el diseño de la Estrategia Integral para Simplificación de Trámites Empresariales, a través de Fundes Bolivia a quién contrató como producto de un proceso de licitación internacional. Fondos remanentes En la gestión 2007 con los fondos remanentes se realizaron las siguientes consultorías: - Ley de Sociedades, propuesta de Ley de Sociedades que modernice y actualice la actual normativa vigente, - Diseño de Política Tarifaria, que incentive el registro de los agentes económicos. - Modelo de documentos mercantiles para los trámites, con el fin de contar con modelos para facilitar la tramitología en el Registro de Comercio. - Estrategia de comunicación que promueva los servicios del Registro de Comercio. - Diseño de un plan de acción para facilitar interrelación con notarias. - Modelo de atención al cliente. - Diseño del servicio del call center. La Concesión enamora a la cooperación internacional
62 El Registro de Comercio concesionado al sector privado trajo consigo un “terremoto” Los empresarios y ex directivos de FUNDEMPRESA recuerdan el primer periodo de funcionamiento de la organización, y lo califican como una época desafiante. Cuando piensan en todo el material que recibieron del Senarec; palabras como “terremoto”, “terrible”, “desorden absoluto” y otros adjetivos intentan describir la sensación de agobio que generaban los miles de archivos acumulados en empolvados estantes resguardados en los ambientes de la oficina pública. Los funcionarios y directivos de FUNDEMPRESA recibieron esos “pasivos” amarillentos y confusos e, inmediatamente, comenzaron a cumplir con el contrato de trabajo que habían firmado. La organización y depuración del material, además de su digitalización, demoró muchos meses. “Cuando yo ingresé [a los ambientes del Senarec] pude evidenciar que los documentos se encontraban en estantes metálicos, las carpetas no estaban acomodadas en orden; tenían un relativo orden de acuerdo con la gestión de apertura de la Matrícula de Comercio. Pero no guardaban un orden específico”, recordó uno de los funcionarios que tuvo frente a sus manos la misión de componer ese desconcierto de papeles, carpetas y cordones que servían para sujetar los paquetes de documentación empresarial boliviana. Este mismo funcionario añadió: “En el Senarec, a raíz del traspaso [hacia la Concesionaria] elaboraron una lista, de cada año de registro, y apilaron las carpetas, amarradas con cordeles, de acuerdo con esa lista. Sin embargo, muchas veces no aparecían algunas carpetas que habían sido incluidas en esos listados”. Esto se debía a que, probablemente, el personal técnico de la oficina pública tenía en sus escritorios el manuscrito faltante o, en el peor de los casos, este había sido perdido o estaba incompleto. Algunas de estas deficiencias fueron subsanadas por el personal encargado de la recepción y ordenamiento del material, aunque varias de esas carpetas desaparecieron irremediablemente.
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 63 Logros de impacto FUNDEMPRESA la mejor alianza público – privada Registro de Comercio sólido, confiable, ágil y transparente Cero tolerancia a la corrupción
64 Indice de satisfacción del servicio Universo: el universo de investigación estuvo compuesto por las empresas registradas en el Registro de Comercio de Bolivia. Tamaño de la muestra: se realizaron 435 encuestas que sirvieron para generalizar los resultados con un 95% de confianza y un margen de error del 4,7%. Composición de la muestra: las encuestas se realizaron en varias ciudades: 100 casos en Santa Cruz; 75, en La Paz; 50, en Cochabamba; y 30, en El Alto, Potosí, Tarija, Sucre, Oruro, Trinidad y Cobija. Tipo de Muestreo: aleatorio simple de empresas que se encontraban en un listado de clientes, previamente, proporcionado por FUNDEMPRESA. Recolección de datos: encuestas personales y en persona con un formulario estructurado para que sea llenado en 20 minutos. Las encuestas se aplicaron a finales de noviembre de 2016 hasta principios de marzo de 2017. Diseño y análisis: el diseño de la investigación y el análisis de los resultados fueron desarrollados por el equipo de CAPTURA CONSULTING SRL. Índice de satisfacción del cliente Evaluación 2016
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 65 SATISFACCIÓN GENERAL Peso CIUDAD 2016 2015 Var. LPZ Alt SCZ Cba Pts Trj Scr Oru Tri Cob Acceso a la información 31% 82% 65% 89% 84% 69% 96% 82% 62% 94% 88% 84% 52% 32,2 Asesoramiento en la tramitología 23% 80% 79% 88% 77% 80% 74% 85% 74% 90% 95% 82% 65% 17,8 Aranceles de los trámites 12% 55% 45% 87% 60% 62% 77% 56% 70% 75% 76% 69% 47% 21,9 Calidad y fiabilidad de los servicios brindados 11% 79% 70% 90% 82% 78% 85% 86% 60% 84% 91% 82% 69% 12,6 Comunicación con el cliente 10% 77% 100% 73% 83% 100% 100% 100% 50% 100% 100% 84% 41% 42,1 Atención al servicio y el personal de atención 8% 82% 73% 89% 65% 72% 62% 82% 70% 91% 86% 80% 71% 9,0 Infraestructura 5% 87% 70% 92% 82% 89% 76% 70% 77% 72% 68% 82% 70% 11,3 ÍNDICE DE SATISFACCIÓN 100% 78% 71% 87% 78% 76% 84% 81% 66% 89% 89% 81% 59% 21,7 CASOS 75 30 100 50 30 30 30 30 30 30 435 778 - Nota: En rojo se observan los valores altos para cada departamento. Índice de calidad del servicio Objetivo: evaluar la atención al cliente en oficinas de Fundempresa, identificando las desviaciones en el cumplimiento de valores éticos y protocolos de atención al cliente con la finalidad de controlar, medir y mejorar su atención. Universo: se definió como universo de la investigación, las oficinas que tiene FUNDEMPRESA a nivel nacional. Tamaño de la muestra: se aplicaron 64 evaluaciones a través de clientes encubiertos en las diferentes ciudades donde Fundempresa tiene oficinas. Cobertura de la muestra: las auditorías se aplicaron en Santa Cruz(18), La Paz (13), Cochabamba(11), El Alto(7), Beni(3), Montero(1), Oruro(2), Pando(2), Potosí(2), Sucre(2), Tarija(2) y Yacuiba(1). Recolección de datos: las visitas de evaluación se realizaron los meses de diciembre del 2018 y enero del 2019. Se usaron como instrumentos de registro una boleta de evaluación con más de 40 variables y grabaciones en video. Diseño y análisis: el diseño de la investigación y el análisis de los resultados fueron desarrollados por el equipo de profesionales de CAPTURA CONSULTING SRL.
66 Índice de Calidad de FUNDEMPRESA ATRIBUTOS Peso CIUDAD TOTAL Scz Lpz Cbba Ealt Ben Mont Oru Pdo Pts Scr Trj Ycb Atención en ventanillas 25% 79% 78% 82% 77% 80% 78% 97% 84% 84% 90% 93% 92% 80% Requisitos 21% 88% 90% 90% 85% 96% 88% 88% 88% 94% 88% 94% 88% 89% Tiempo de espera en oficina 21% 70% 75% 83% 94% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 71% Cumplimiento de plazos 20% 100% 100% 100% 100% N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 100% Infraestructura 13% 98% 92% 79% 91% 64% 100% 100% 77% 93% 100% 100% 100% 90% ÍNDICE DE CALIDAD 100% 85% 88% 87% 89% 59% 61% 66% 60% 63% 65% 67% 65% 85% CASOS 18 13 11 7 3 1 2 2 2 2 2 1 64 Índice de calidad del servicio Evaluación 2018
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 67 El primer servicio público con certificado de calidad Desde la gestión 2003 hasta los primeros meses de 2006 se trabajó de manera ardua y permanente para conseguir el Certificado de Calidad ISO 9001:2000, que permitió el reconocimiento internacional a través de la certificación ISO 9001 del sistema del Registro de Comercio de Bolivia y la mejora continua en el servicio. FUNDEMPRESA se planteó, desde sus orígenes, el objetivo de cumplir con los estándares internacionales de calidad en la prestación de los servicios del Registro de Comercio. El trabajo se basó en satisfacer las necesidades y exigencias de los usuarios en forma transparente, eficiente y oportuna. Durante los primeros meses de 2006 se llevó a cabo la evaluación del Sistema de Gestión de Calidad, a cargo del Instituto Argentino de Normalización y Certificación – IRAM. Sistema de gestión de la calidad, camino a la mejora continua 1° 16 Desde 2006, el Registro de Comercio de Bolivia cuenta con certificación de calidad, este corresponde al primer registro público con calidad certificada, fortaleciendo la cultura de mejora continúa en sus procesos.
68 La primera auditoría de certificación se ejecutó, bajo el esquema multiusos en las sedes de Santa Cruz, Montero, Cochabamba, El Alto y La Paz con resultado positivo al verificarse el cumplimiento de todos los requisitos que exige la norma ISO 9001:2000 y no detectarse desviaciones, por lo que FUNDEMPRESA recibió la certificación del sistema de gestión de calidad, cuyo alcance es la administración y prestación de los servicios del Registro de Comercio de Bolivia, convirtiéndose de esta manera en el primer registro público del país con calidad certificada. El certificado de Calidad ISO 9001:2000 fue otorgado por el Instituto Argentino de Normalización y Certificación – IRAM, entidad que tiene aceptación mundial a través de la Red de Certificación IQNet, atestiguando el compromiso con la mejora continua, el enfoque a procesos y la satisfacción de los usuarios. El Sistema de Gestión de Calidad se basó en el Cuadro de Mando Integral soportado en políticas. La estrategia fue satisfacer los objetivos definidos en las cuatro perspectivas del cuadro de mando integral que conduce al cumplimiento de la visión institucional. El sistema de Gestión de la calidad permitió la mejora continua del servicio La certificación que obtuvo FUNDEMPRESA acredita la calidad de la “Administración y prestación de los servicios del Registro de Comercio de Bolivia”. Declaración de Política de calidad de FUNDEMPRESA FUNDEMPRESA está comprometida y orienta sus tareas en la satisfacción de las necesidades de los clientes del Registro de Comercio, la seguridad de los documentos mercantiles, la transparencia y oportunidad de sus servicios y el cumplimiento de la legislación comercial vigente, basada en la calidad y mejora continua. FECHA ORGANIZACIÓN TIPO DE AUDITORÍA RECOMENDACIONES Abril 2006 Instituto Argentino de Normalización y Certificación - IRAM Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001:2000 Otorgar la certificación del sistema de gestión de calidad. Noviembre 2007 Instituto Argentino de Normalización y Certificación - IRAM Seguimiento Nro. 1 Mantener la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Diciembre 2008 Instituto Argentino de Normalización y Certificación - IRAM Mantenimiento Nro. 2 Mantener la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Octubre 2009 Instituto Argentino de Normalización y Certificación - IRAM Etapa I Continuar con la Etapa II de certificación de FUNDEMPRESA. Noviembre 2009 Instituto Argentino de Normalización y Certificación - IRAM Etapa II Otorgar la certificación del Sistema de Gestión de Calidad. Marzo 2011 Instituto Argentino de Normalización y Certificación - IRAM Seguimiento Nro. 1 Mantener la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Diciembre 2012 Instituto Argentino de Normalización y Certificación – IRAM Recertificación Recertificar el Sistema de Gestión de la Calidad. Diciembre 2013 Instituto Argentino de Normalización y Certificación - IRAM Seguimiento Nro. 1 Mantener el Sistema de Gestión de la Calidad.
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 69 Octubre 2014 IBNORCA Seguimiento Nro. 2 Mantener el Sistema de Gestión de la Calidad. Diciembre 2015 IBNORCA Recertificación Otorgar la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Noviembre 2016 IBNORCA Seguimiento Nro. 1 Mantener la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Noviembre 2017 IBNORCA Seguimiento Nro. 2 Mantener la Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Mayo 2018 IBNORCA Recertificación Renovar la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad y la transición a la nueva norma ISO 9001:2015. Mayo 2019 IBNORCA Seguimiento Nro. 1 Mantener la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Septiembre 2020 IBNORCA Seguimiento Nro. 2 Mantener la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Junio 2021 IBNORCA Renovación Renovar la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Mapa de procesos REVISION POR LA DIRECCION (RXD) PLANIFICACION (PLN) GESTION DE LA CALIDAD (GDC) CLIENTE / USUARIO (Comerciante) PI‐CLIENTE / USUARIO PROVEEDOR CLIENTE (Estado) Requisitos: ‐ Manual de Procedimientos de Trámites ‐ Normas jurídicas Requisitos para tramites Información de consulta Documentos Comerciales Solicitud de información Información Cotizaciones Bienes y Servicios PROCESOS ESTRATEGICOS INFORMACION AL CLIENTE RECEPCION DE DOCUMENTOS REPARTO ANALISIS ENTREGA DE DOCUMENTOS ARCHIVO (ARC) PROCESOS DE INFORMACION Devolución por incumplimiento de requisitos Cartas de observación Documentos observados Certificados de inscripción Salidas No Conformes SERVICIOS DE INFORMACION (INF) Información PROCESOS DE ARCHIVO PROCESOS DE PRESTACION DEL SERVICIO (PRS) PROCESOS DE APOYO COMUNICACIÓN (COM) EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Medición, Análisis y Mejora (MAM) ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD (ADM) DISEÑO Y DESARROLLO (DYD) GESTION DE RECURSOS Gestión del Talento Humano (GTH) Adquisición de Bienes y Servicios (ABS) Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) Nivel de Satisfaccion PARTES INTERESADAS PARTES INTERESADAS Planificacion Estrategica Planificación Operativa Control de Documentos Control de Registros Auditoria Interna Acciones Correctivas Evaluación de Riesgos CONTROL DE SALIDAS NO CONFORMES (SNC)
70 Sistema de Registro de los trámites se entregan en menos de 24 horas 7,9% 99,5% 3.611.785 Comparación ejecución de trámites (2002 a 2021)
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 71 La prestación del servicio del Registro de Comercio se basa en reglas claras El Manual de procedimientos de trámites del Registro de Comercio de Bolivia fue aprobado por la Superintendencia de Empresa y posteriormente por el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural. El Manual contiene: - Concepto del trámite - Marco legal - Requisitos - Procedimiento - Documento emitido - Plazo - Arancel A continuación, se detallan las modificaciones y cambios realizados al primer Manual de procedimientos de trámites.
72 RESUMEN NORMA QUE APRUEBA DETALLE Aprueba Manual de Procedimientos para el Registro de Comercio Resolución Ministerial Nro. 126 de 7 de junio de 2002 40 trámites 9 Canastas Aprueba Manual de Procedimientos del Registro de Comercio de Bolivia RA SEMP 0205/2004 de 20 de octubre de 2004 52 trámites 9 Canastas Incorporación de trámite RM MDPyEP/DESPACHO No. 265/2009 de 10 de diciembre de 2009 53 trámites Inclusión del trámite de Inscripción de Escisión de Sociedades Incorporación de trámite RM MDPyEP/DESPACHO No. 283/2009 de 31 de diciembre de 2009 54 trámites Inclusión del Trámite de Revisión Previa a la Publicación en un órgano de prensa Incorporación de trámite RM MDPyEP/DESPACHO No. 286/2009 de fecha 31 de diciebre de 2009 55 trámites Inclusión de Trámite de Inscripción de Contratos de Riesgo Compartido Incorporación de trámite RM MDPyEP/DESPACHO/Nro. 264.2015 de 15 de octubre de 2015 Incorpora los trámites: Fusión, Registro de Acta, Registo Memoria, Constitución de Fianza, Disolución, Liquidación, Liquidación, Emisión de Bonos Inscripción de EFV´S Gaceta Electrónica del Registro de Comercio RM MPDyEP/DESPACHO/Nro. 142.2017 de 1 de junio de 2017 Aprobación de Funcionamiento de la Gaceta Electrónica del Registro de Comercio Modificaciones de trámites del Registro de Comercio RM MDPyEP/DESPACHO/Nro. 141.2017 de 1 de junio de 2017 Modificación de los trámites de Inscripción, virtualización del formulario, Eliminación del trámite 25 (Registro de Memoria Anual) Se deja sin efecto el trámite de homonimia así como el arancel a partir del 2 de enero de 2018. Modificaciones de trámites del Registro de Comercio RM MDPyEP/DESPACHO/Nro. 073.2018 de fecha 27 de abril de 2018 Aprueba la implementación del Formulario Virtual de Actualización vía internet como procedimiento alternativo a la modalidad presencial. Autoriza la recepción de requisitos del trámite de actualizacion vía internet en formato PDF no editable. Modificaciones de trámites del Registro de Comercio RM MDPyEP/DESPACHO Nro. 078.2018 DE 4 de mayo de 2018 Aprueba la incorporación de las Instituciones Financieras de Desarrollo (IFD) en el trámite Nro. 46 Emisión de Bono Gaceta Electrónica del Registro de Comercio RM MDPyEP/DESPACHO Nro. 079.2018 DE 4 de mayo de 2018 Aprueba la modificación al Artículo 17 (publicación del balance anual para emisión de bonos) y aprueba la complementación al tarifario Modificaciones de trámites del Registro de Comercio RM MDPyEP/DESPACHO Nro. 250.2018 de 7 de diciembre de 2018 Aprueba la implementación de servicios vía internet. Aprueba el trámite de actualización de matrícula de comercio vía internet, como único procedimiento. Aprueba la implementación de variables necesarias en los formularios de inscripción y actualización que permitan la clasificación por tamaño y actividad de las unidades económicas. Autoriza al Registro recibir el pago de aranceles a través de plataformas de pago en línea. Autoriza el uso de la firma digital para la autenticación validez e integridad de documentación de forma digital en los procedimientos del Registro de Comercio, previa autorización de la URC.
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 73 Modificaciones de trámites del Registro de Comercio RM MDPyEP/DESPACHO Nro. 60.2019 de fecha 26 de abril de 2019 Se simplifican los requisitos del trámite de Actualización Se autoriza la implementación de servicios y trámite en línea (vía internet) y mecanismos de desburocratización, a través de: formularios electrónicos, firma digital, documentos digitales, pagos en línea, interoperabilidad de información, simplificación de trámites, procedimientos y costos, entres otros mecanismos establecidos en el Manual, previa aprobación de la URC. Aprueba Manual de Procedimientos de Trámites del Registro de Comercio RM MDPyEP Nro. 72.2020 de 13 de abril de 2020 Aprueba el Manual de Procedimientos de Trámites del Registro de Comercio de Bolivia (modalidad presencial y virtual simplificación de requisitos), aprueba el uso de la firma digital o electrónica en todos los trámites, según su aplicación y pertinencia tecnológica. Aprueba Manual de Procedimientos de Trámites del Registro de Comercio RM MDPyEP Nro. 116.2020 de 18 de junio de 2020 Aprueba el Manual de Procedimientos de Trámites del Registro de Comercio de Bolivia, aprueba el uso de la firma digital en todos los trámites y en los trámites de inscripción de empresa unipersonal, actualización de matrícula de comercio, y memorial o solicitud, que son únicamente virtuales. Suprime la firma digital como requisito en los trámites de Registro de Comercio RM MDPyEP/ DESPACHO/334.2020 de 30 de diciembre de 2020 Se suprime el requisito de firma digital en los Trámites del Nro. Inscripión de Empresa unipersonal, Nro.10 Actualización de Matrícula de Comercio y Nro. 50 Memorial o Solicitud en lo referente a la solicitud de sopias digitales aprobado mediante RM 116.2020 de 18 de junio de 2020. Aprueba Manual de Procedimientos de Trámites del Registro de Comercio RM MDPyEP/DESPACHO/Nro. 022.2021 de 26 de enero de 2021 55 trámites 13 canastas 4 trámites solo virtuales 12 trámites virtuales/presenciales 39 trámites potencialmente virtuales Evolución de los plazos de acuerdo con los cambios en el manual de procedimientos de trámites Plazos de acuerdo con el primer manual (en porcentajes)
74 Porcentaje plazos Tercer manual Porcentaje plazos Segundo manual
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 75 El crecimiento en la realización de los trámites ante el Registro de Comercio muestra la evolución de la confianza empresarial en el servicio. 3.611.785 de trámites atendidos de 2002 a diciembre 2021 Trámites atendidos (2002 a 2021) Evolución de la atención de los trámites Cantidad de trámites por canasta de trámites (2002 a 2021)
76 Trámites por departamento, agentes remotos y en línea (2002 a 2021) Trámites atendidos por sede, agentes remotos, en línea y proyecto CAF (2002 a 2021)
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 77 Una tarea que se cumplió con alta exigencia interna Una de las principales tareas que FUNDEMPRESA asumió, como concesionaria del Registro de Comercio, fue cumplir los plazos estipulados en la normativa para la atención de los diferentes trámites, a través del control diario y permanente. En la Concesión hubo tres momentos constitutivos en relación con el cumplimiento de los plazos de los trámites: Participación de trámites por departamento (2002 a 2021) Cumplimiento de los plazos PERIODO DURACIÓN INSTRUMENTO JURÍDICO CARACTERÍSTICAS PROMEDIO DE ATENCIÓN Primer periodo: cumplimiento de plazos aprobados 2002 – 2011 Aprobación del Manual de Procedimientos de Trámites del RCB a través de Resolución Ministerial Nro 126 de 7 de junio de 2002 Plazos que oscilan entre uno y siete días. 95,3% Segundo periodo: reducción de plazos por una política propia de FUNDEMPRESA 2011 – 2019 FUNDEMPRESA por política interna Un trámite Un día, decide reducir el procesamiento de trámites a 24 horas, sin dejar de cumplir la normativa vigente que establecía plazos en el Manual de Procedimientos de Trámites del RCB a través de Resolución Ministerial Nro 126 de 7 de junio de 2002 Un trámite Un Día Con excepción de Certificados históricos 94,6% Tercer periodo: aprobación de la normativa de Un Trámite Un Día 2020-2021 El plazo de Un trámite un Día se aprueba mediante cuatro resoluciones diferentes: Resolución Ministerial MDPyEP Nro. 72.2020 de 13 de abril de 2020 Resolución Ministerial MDPyEP Nro. 116.2020 de 18 de junio de 2020 Resolución Ministerial MDPyEP Nro. 334.2020 de 30 de diciembre de 2020 Resolución Ministerial MDPyEP/DESPACHO/ Nro. 022.2021 de 26 de enero de 2021 Un trámite Un Día 99,5%
78 Promedio de cumplimiento de plazos por periodo Porcentaje de trámites en plazo (2005 a 2021)
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 79 Desde 2017, como una medida de mejora continua, FUNDEMPRESA realiza un proyecto de reducción de observaciones, con el objetivo de disminuir el tiempo total de tramitación, para garantizar una respuesta positiva al ingreso de los trámites. Para ello se realizó las siguientes actividades: 1. Trabajo con notarios, abogados, auditores y contadores. Los notarios de fe pública, abogados, auditores y contadores son actores principales en la tramitología del Registro de Comercio de Bolivia. Para poder disminuir los errores se realizaron capacitaciones y talleres para mostrar los errores frecuentes. 2. Llamadas personalizadas de atención por trámite. El proyecto definió que, en caso de trámite observado, el equipo de FUNDEMPRESA llamaba al usuario antes que se cumpla el plazo de 24 horas, para que el cliente pudiera subsanar las observaciones, de tal manera de que el trámite pueda salir inscrito en el plazo de 24 horas. Reducción de las observaciones a los trámites Promedio de trámites observados. Comparación entre etapa previa al proyecto y etapa con proyecto de reducción de observaciones
80 Instituciones públicas solicitaban información del Registro de Comercio y consumían servicios web e interoperabilidad La información del Registro de Comercio de Bolivia es de carácter público para las diferentes instituciones públicas y privadas, así como para todos los ciudadanos del país. FUNDEMPRESA, como concesionaria del Registro de Comercio, realizó acciones sostenibles para que las instituciones públicas lograran acceder a la información del Registro de Comercio a través de un sistema de intercambio de información, que ofrecían canales de acceso a la información de manera gratuita, sencilla y ágil. Durante el contrato fue posible desarrollar tres espacios de intercambio de información: Instituciones públicas utilizan la información del servicio 26 funcionarios públicos utilizaron la información del Registro de Comercio a través del portal web trámites atendidos de manera gratuita a instituciones públicas 416 7 127.112 Interoperabilidad con instituciones del Estado para reducir la burocracia y compartir la información del Registro de Comercio de Bolivia a través de acceso remoto y servicios web.
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 81 TIPO MODO CARACTERÍSTICAS Presencial Solicitud de información Ingreso mediante ventanilla con un plazo de entrega de 24 horas. Información mensual Envío de información del Registro de Comercio periódica a través de listados e informes. Virtual Módulo de consulta a través de su portal web Acceso a la información del Registro de Comercio de Bolivia de manera digitalizada o digitada a través del Módulo de Consulta a través del portal web de FUNDEMPRESA. Interoperabilidad Acceso a la información del Registro de Comercio de Bolivia a través de sistemas de información que pueden compartir datos y posibilitar el intercambio de información. De 2013 a 2021 se tramitaron 92.455 solicitudes de trámites presenciales de instituciones públicas. Cantidad de trámites ejecutados para el Estado (2006 a 2021) Solicitudes presenciales
82 DEPARTAMENTO TOTAL La Paz 71.614 Santa Cruz 27.351 Cochabamba 11.934 Tarija 5.601 Oruro 4.256 Potosí 3.200 Chuquisaca 1.615 Beni 1.079 Pando 462 TOTAL 127.112 DETALLE A DICIEMBRE DE 2021 Certificado de tradición comercial 5.009 Certificados específicos 1.747 Memorial o solicitud 1.537 Registro de resolución administrativa 992 Certificado de registro de documento 373 Certificado de inscripción de sociedad comercial o comerciante individual 307 Resoluciones judiciales, anotaciones preventivas, demandas judiciales y/o cancelaciones 166 Certificado de no inscripción 41 Registro de otorgación de poder y/o de revocatoria 4 TRÁMITES 10.176 Solicitud de trámites presenciales de instituciones públicas (2013 a 2021) Solicitud de trámites presenciales de instituciones públicas por tipo de trámite enero a diciembre de 2021
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 83 Información periódica sobre el Registro de Comercio enviada a 3 instituciones importantes. A partir de 2010, 26 instituciones públicas y 416 funcionarios utilizaron el módulo de consulta del portal web de FUNDEMPRESA Toda la información del Registro de Comercio de Bolivia se encuentra digitada y digitalizada, razón por la que se puede acceder a esta por internet. Desde 2010, las instituciones públicas podían acceder a este servicio a través de la firma de un Convenio autorizado por el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural, con un perfil creado de acuerdo con sus necesidades informativas. NO INSTITUCIÓN CANTIDAD DE USUARIOS 1 Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero 67 2 Autoridad del Juego 61 3 Unidad de Investigaciones Financieras 36 4 Servicio Nacional de Verificación de Exportaciones 30 5 Fuerza Especial de Lucha Contra el Narcotráfico 25 6 Gobierno Autónomo Municipal de La Paz 22 7 Banco Central de Bolivia 21 8 Autoridad de Fiscalización de Empresas 20 9 Yacimientos Petrolíferos Fiscales Bolivianos 20 10 Gestora Pública de la Seguridad Social de Largo Plazo 15 11 Ministerio de Justicia y Transparencia Institucional 12 12 Servicio Nacional del Sistema de Reparto 12 13 Agencia Nacional de Hidrocarburos 10 14 Autoridad de Telecomunicaciones y Transporte 7 15 Instituto Nacional de Estadística 7 Envío de Información periódica Acceso por el portal web INFORMACIÓN ENVIADA INSTITUCIÓN SOLICITANTE PERIODICIDAD DETALLE Base Empresarial Actualizada Unidad de Investigaciones Financieras - UIF Semestral 1. Nuevas empresas inscritas. 2. Base Empresarial Actualizada. Información de empresas de Cochabamba Gobernacion Cochabamba Mensual 1. Información Operativa de empresas con domicilio en Cochabamba. 2. Información sobre Transmisiones Sucesorias. Información de la Base Empresarial Vigente Cancelaciones y empresas no actualizadas Ministerio de Economía Y Finanzas Públicas Mensual 1. Base Empresarial Vigente. 2. Cancelaciones mensuales. 3. Cancelaciones de empresas acumuladas de todas las gestiones. 4. Empresas que no actualizaron su Matrícula de Comercio. 5. Empresas activas e inactivas.
84 16 Oficina Técnica para el Fortalecimiento de la Empresa Pública 7 17 Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural 6 18 Servicio Nacional de Patrimonio del Estado 6 19 Centro Especial de Seguridad del Estado 5 20 Ministerio de Planificación del Desarrollo 5 21 Unidad de Análisis de Políticas Sociales y Económicas 5 22 Ministerio de Economía y Finanzas Públicas 4 23 Ministerio de Medio Ambiente y Agua 4 24 Procuraduría General del Estado 4 25 Aduana Nacional 3 26 Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y Seguros 2 TOTAL 416 Siete instituciones públicas consumían información del Registro de Comercio con el servicio de interoperabilidad de FUNDEMPRESA. La interoperabilidad es un canal entre las instituciones para compartir información, lograda a través de interconexiones de sistemas y base de datos separados y distribuidos físicamente en distintos lugares. El servicio permite integrar dicha información a sistemas existentes de la institución demandante a través de mecanismos de integración y consulta. Las instituciones que contaban con este servicio eran: NO INSTITUCIÓN 1 Autoridad de Fiscalización del Juego – AJ 2 Servicio Nacional de Verificación de Exportaciones – SENAVEX 3 Aduana Nacional de Bolivia – ANB 4 Yacimientos Petrolíferos Fiscales Bolivianos - YPFB 5 Unidad de Investigaciones Financieras - UIF 6 Agencia de Gobierno Electrónico y Tecnologías de Información y Comunicación - Agetic 7 Ministerio de Economía y Finanzas Públicas - SICOES Servicios web
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 85 FUNDEMPRESA: un modelo para la conservación documental y archivística El Registro de Comercio de Bolivia se constituyó en el repositorio de las carpetas comerciales de las empresas de Bolivia, dichas carpetas incluyen todos los actos, contratos y documentos registrados ante el servicio, de acuerdo con lo establecido en el artículo 29 del Código de Comercio. Sistema archivístico 15 mil carpetas empresariales resguardadas de documentos resguardados 900 mil 1 millón 26 millones
86 Las principales funciones que cumplía el archivo del Registro de Comercio de Bolivia operado por FUNDEMPRESA son las siguientes: 1. Organizar, conservar y efectuar la gestión de la documentación. 2. Asegurar la transferencia periódica y controlada de documentos físicos. 3. Facilitar la accesibilidad oportuna a los documentos en formato físico o digital. 4. Instalar, adecuadamente, los documentos físicos en los depósitos y equipamiento 5. Garantizar la conservación íntegra de los documentos en formato físico y digital. 6. Centralizar las carpetas comerciales del Registro de Comercio de Bolivia. Para una mejor gestión archivística y resguardo de la documentación, se contaba con dos archivos: 1. Archivo Área Occidental, ubicado en la sede La Paz, centralizaba: - Archivo de Registro de Comercio La Paz. - Archivo de Registro de Comercio Cochabamba. - Archivo de Registro de Comercio Oruro. - Archivo de Registro de Comercio Potosí. - Archivo de Registro de Comercio Pando. 2. Archivo Área Oriental, ubicado en lla sede Santa Cruz, centralizaba: - Archivo de Registro de Comercio Santa Cruz. - Archivo de Registro de Comercio Chuquisaca. - Archivo de Registro de Comercio Tarija. - Archivo de Registro de Comercio Beni. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO FASE 1. IDENTIFICACIÓN 1.1. Recepción de Trámite Entrega periódica de trámites procesados al Archivo. 1.2. Verificación y control de calidad de documentos Revisión de los documentos recibidos. 1.3. Clasificación de documentos Separación de la documentación por tipo de trámite. FASE 2. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 2.1. Digitalización de tramite Captura, almacenamiento y visualización de los documentos físicos en el formato digital. FASE 3. ORGANIZACIÓN - DESCRIPCIÓN 3.1. Asignación de número de caja Asignar un número de caja bajo el criterio de etiquetado y ordenamiento correlacionado. 3.2. Ordenación física Ordenamiento físico documental por trámites correspondientes a una determinada carpeta comercial 3.3. Foliación Numeración de las fojas de cada trámite de las carpetas comerciales. 3.4. Registro en módulo informático Registro de la documentación en el módulo informático, donde se describen las características de la carpeta comercial y sus trámites. FASE 4. ACONDICIONAMIENTO - INSTALACIÓN 4.1. Etiquetado de carpetas comerciales y cajas (Unidades de Conservación) Elaboración del conjunto de números y abreviaciones que hacen a la identidad de la carpeta comercial y caja. 4.2. Organización física documental en estantería Ordenamiento físico documental en las estanterías en forma sistemática y acumulativa.
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 87 Medidas de preservación del archivo digital del Registro de Comercio de Bolivia Espacio de almacenamiento virtualizado que garantiza la accesibilidad, protección y conservación de los datos. Infraestructura y medio ambiente El archivo del Registro de Comercio de Bolivia contó con instalaciones e infraestructura física adecuada y suficiente, enmarcada en estándares de calidad, almacenamiento y normas de seguridad que permitió administrar, conservar, resguardar y prever el crecimiento de la producción documental. Condiciones de infraestructura a) Los ambientes del archivo estaban aislados del acceso directo de otras dependencias de la oficina, constituyendo un área reservada y restringida a usuarios internos y prohibida para el público en general. b) La estructura de estanterías era metálica, modular y regulable guardando las medidas y dimensiones normalizadas conforme con el requerimiento de la documentación. c) Las estanterías, herramientas y equipos tenían un mantenimiento periódico para asegurar su funcionamiento y conservación (servicio de limpieza industrial, fumigaciones, servicio de control de plagas de roedores y servicio de mantenimiento de aire acondicionado). Condiciones medio ambientales a) Los archivos contaban con condiciones apropiadas de ventilación evitando contacto directo con el polvo y ambientes húmedos. b) El archivo de Santa Cruz de la Sierra, contaba con aire acondicionado. c) Los archivos contaban con la iluminación artificial adecuada. d) Los archivos no estaban expuestos directamente a los rayos solares. e) No tenían proximidad a ambientes industriales, húmedos o tóxicos con elementos Medidas de seguridad industrial y prevención Por la antigüedad de los documentos y las condiciones ambientales propias de cada sede, las carpetas comerciales podrían acumular polvo o elementos nocivos para el sistema respiratorio y visual, por ello se debían contar con medidas de seguridad industrial, tales como barbijos y gafas protectoras, guardapolvos y guantes, botiquín de emergencia, extintores contra incendios y prohibición de consumo de alimentos, bebidas, cigarrillos y otros elementos inflamables.
88 Sistema tecnológico Robusto, seguro y estable 0 disponibilidad del servicio en línea usuarios concurrentes sin problemas 7x24x365 de registros realizados trámites diarios 2 mil 18 8 mil 50 millones Plataforma tecnológica Robusta, segura y estable
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 89 La prestación del servicio fue soportado por un sistema informático especializado FUNDEMPRESA contó con un sistema informático para soportar todos los procesos necesarios en la prestación de los servicios del Registro de Comercio, este garantizaba la imparcialidad, el control y la seguridad de la información y la interconexión entre todos los operadores a nivel nacional. Bondades del sistema informático implementado El SIREP utiliza bases de datos no relacionales con tecnología alemana, que consisten en un sistema de almacenamiento de información que no trabaja con estructuras definidas. Es decir; los datos no se almacenan en tablas, y la información tampoco se organiza en registros o campos. Principales características: - La información no se almacena en tablas sino a través de documentos. - No utilizan el lenguaje SQL para consultas, aunque sí lo pueden usar como herramienta de apoyo. Ventajas - Garantiza la imparcialidad, el control y seguridad de la información. - Función multitarea y multiusuario. - Permite la digitalización de los documentos y la consulta de imágenes, evitando el manipuleo de los documentos originales y otorgando seguridad a la información. Esquema de la red a nivel nacional Santa Cruz Tarija Oruro Potosí Beni La Paz Chuquisaca Servidores Internos Conexión de Red a nivel Nacional Servidores Publicados Pando El Alto Cochabamba
90 - Es muy flexible a la hora de crear esquemas de información, es una solución ideal para el almacenamiento y gestión de datos no estructurados o semiestructurados. - Ofrece una mayor escalabilidad. Puede soportar mayores volúmenes de datos y añadir mayor capacidad con nuevos módulos de software, sin necesidad de nuevos servidores. - Garantiza un alto rendimiento porque trabaja con modelos de datos concretos y patrones de acceso específicos. - Es muy funcional, ya que cuenta con API exclusivas y proporciona modelos para trabajar con cada tipo de datos presentes en la base. Resultados - Cero caídas atribuibles al sistema a lo largo de los 20 años de Concesión, garantizando el servicio 7x24x365. - Pudo soportar más de 2 mil usuarios concurrentes. - Más de 50 millones de registros a la fecha. - Más de 8 mil trámites diarios. - Trabaja con más de 3 mil usuarios en línea. - 8.500 mil usuarios en línea. - Más de 3 millones de trámites atendidos. - Se realizaron constantes actualizaciones e integraciones a la configuración inicial. - Fácil consulta de imagen, digitando el número de matrícula, libro o registro. - Reportes de acuerdo a parámetros de la era de Business Intelligence. Se consolidó una plataforma de almacenaje FUNDEMPRESA contaba con un DATACENTER instalado en la ciudad de La Paz, con 18 servidores de alta teconologia que soportaban toda la operación del servicio de Registro de Comercio de Bolivia a nivel nacional. Los servidores contaban con dispositivos firewall distribuidos en La Paz y Santa Cruz, para brindar toda la seguridad perimetral, con el objetivo de contrarestar fallos o ataques externos, que puedan presentarse a la infraestructura. Adicionalmente, se contaba con infraestructura en la nube, para almacenar las aplicaciones web, con el objetivo que los servicios web siempre se encontraran disponibles, con redundancia en el Data Center, para seguridad y anticipación de posibles fallas. En todo el territorio nacional se contaba con 25 switch y routers para acompañar todo el sistema de comunicaciones y, a nivel nacional, se tenía más de 300 equipos entre computadoras de escritorio y portátiles (laptops).
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 91 El sistema de atención y asesoramiento contaba con cinco canales especializados que Sistema de garantizaban la prestación del servicio a los usuarios y clientes. atención y asesoramiento Sistema de atención y asesoramiento Oficinas presenciales
92 Oficinas presenciales 16 12
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 93 FUNDEMPRESA nació con cobertura nacional. Desde el inicio de las operaciones atendió de manera ininterrumpida en las nueve capitales de departamento. Todas las oficinas, desde el día uno, podían atender todos los trámites del Manual de Procedimiento de Trámites y, estas sedes, estaban conectadas entre sí con el sistema informático. Todas las oficinas contaban con un sistema de control de filas en instalaciones amplias y cómodas. Un año después del inicio de operaciones, en julio de 2003 se abrió dos oficinas adicionales en dos importantes ciudades intermedias que cuentan con un potencial empresarial significativo: El Alto (La Paz) y Montero (Santa Cruz). Posteriormente, en julio 2009 se abrió una oficina en la localidad fronteriza de Yacuiba (Tarija), por solicitud de instituciones locales del ámbito público y privado. Posteriormente esta oficina fue cerrada en diciembre del 2020. En 2013, FUNDEMPRESA se plantea ampliar la cobertura, tomando en cuenta la apertura de sucursales en ciudades capital y oficinas en municipios intermedios con mayor concentración de empresas. A finales de 2013 la Fundación abrió seis oficinas adicionales a nivel nacional, según el siguiente detalle: - Abril de 2013, se abrieron dos oficinas adicionales en la ciudad de La Paz: Sopocachi y Calacoto. - Mayo de 2013, se abrió una oficina en el municipio de Riberalta (Beni), finalizando sus operaciones en diciembre 2020. - Julio de 2013, se abrió una oficina en la ciudad intermedia de Quillacollo (Cochabamba). - Septiembre de 2013 se abrió 1 oficina en Villazón (Potosí), funcionó hasta diciembre de 2015. - Noviembre de 2013 se abrió una oficina en la Villa Primero de Mayo en Santa Cruz de la Sierra, funcionó hasta diciembre 2020. - Diciembre 2013, se abrió una oficina en la ciudad de Santa Cruz de la Sierra en la zona norte. En 2014 (febrero) con el objetivo de ofrecer el servicio en ciudades importantes, se implementaron agentes FUNDEMPRESA en las localidades de Tupiza y Uyuni, ambas en Potosí, funcionaron hasta diciembre 2015. En junio 2014, se abrió una oficina en la Zona Sur de la ciudad de El Alto. A finales de 2014, se contaba con 21 oficinas y 2 agentes remotos a nivel nacional. Finalmente, a diciembre 2021, existían 16 oficinas presenciales a nivel nacional: - Tres, en La Paz. - Tres, en Santa Cruz. - Una, en las restantes capitales de departamento, y - Una, respectivamente, en El Alto, Quillacollo y Montero.
94 OFICINA INICIO FINALIZACIÓN CANTIDAD DE TRÁMITES La Paz – centro Junio 2002 Marzo 2022 833.097 Santa Cruz – centro Junio 2002 Marzo 2022 776.153 Cochabamba Junio 2002 Marzo 2022 472.998 Oruro Junio 2002 Marzo 2022 135.478 Tarija Junio 2002 Marzo 2022 128.423 Sucre Junio 2002 Marzo 2022 103.451 Potosí Junio 2002 Marzo 2022 85.200 Trinidad Junio 2002 Marzo 2022 49.026 Cobija Junio 2002 Marzo 2022 22.863 Santa Cruz – zona sureste Junio 2003 Marzo 2022 133.325 El Alto Julio 2004 Marzo 2022 199.901 Montero Julio 2004 Marzo 2022 31.806 Yacuiba Junio 2009 Diciembre de 2020 22.373 La Paz – zona sur Abril 2013 Marzo 2022 94.970 La Paz – Sopocachi Abril 2013 Marzo 2022 Riberalta Mayo 2013 Diciembre de 2020 13.992 Quillacollo Julio 2013 Marzo 2022 32.847 Villazón Septiembre 2013 Diciembre de 2015 1.458 Santa Cruz – Villa 1° de mayo Noviembre 2013 Diciembre de 2020 16.176 Santa Cruz – zona norte Diciembre 2013 Marzo 2022 217.983 Agentes Remotos Febrero 2014 Diciembre de 2015 755 El Alto – zona 16 de Julio Junio 2014 Diciembre de 2015 1.502 En línea Enero 2019 Marzo 2022 138.428 Cantidad de trámites ejecutados por las oficinas de FUNDEMPRESA, según inicio de operaciones y fecha de finalización
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 95 Portal web Guías de trámites portables y digitales Oficinas amplias y cómodas Servicios delimitados y visibles (área de informaciones, área de espera, ventanillas, terminales de trámites y área de impresión de certificados) Sistema de control de filas Ventanillas capacitadas Sistema en red y sin caídas Procedimiento claro Impresión en las terminales de impresión de certificados La experiencia de usuario en las oficinas de FUNDEMPRESA Acceso a la información FUNDEMPRESA a través de una política de “cero papel” pasa de guías impresas a guías digitales portables en formato PDF. También se podía acceder a la información de los trámites por el Portal web, de manera fácil y rápida. Infraestructura FUNDEMPRESA estableció un modelo de atención en oficinas. Al 31 de marzo 2022 se contaba con 16 oficinas cómodas y accesibles, en lugares céntricos y estratégicamente seleccionados. A lo largo de los 20 años de la Concesión, FUNDEMPRESA trabajó en la prolijidad, limpieza y modernidad; de tal manera que todas las oficinas contaban con una misma imagen corporativa, reflejando la transparencia, formalidad y eficiencia del servicio.
96 Todas las oficinas contaban con las siguientes áreas: - Ticketero para el control de filas. - Área de terminales de realización de trámites virtuales y consulta de información. - Área de espera. - Área de ventanillas. - Área de impresión de certificados. - Atención en ventanillas El contar con reglas claras, definidas en el Manual de Procedimientos de Trámites del Registro de Comercio, permitía que los oficiales de ventanilla solicitaran lo detallado en el mencionado Manual. Los oficiales de ventanilla interactuaban con el sistema informático de registro que permitía el ingreso, seguimiento y entrega al cliente de cada uno de los trámites. FUNDEMPRESA mantuvo la política de consolidar un equipo de oficiales de ventanilla empático con el cliente, para ello el equipo contaba con protocolos de atención aprobados por el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural. Para controlar el cumplimiento, se realizaban evaluaciones periódicas a través de la técnica de “cliente oculto”, herramienta que permitió medir y mejorar de manera continua la calidad de la atención en ventanillas. Impresión de certificados en las terminales de impresión Desde 2014, los certificados podían ser impresos en las terminales de impresión. A partir de 2018, los certificados podían ser impresos desde la plataforma de Internet, bajo el lema “facilitamos la entrega de trámites. Ahora puede imprimir usted mismo su certificado”.
20 AÑOS DE FUNDEMPRESA 97 Oficina virtual del Registro de Comercio y Gaceta Electrónica La virtualización de los trámites del Registro de Comercio fue un desafío fundamental para la concesionaria que trabajó conjuntamente con el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural, para hacer realidad la disponibilidad de trámites por Internet. Proceso de la oficina virtual Oficina virtual 7 del total de los trámites ingresan por la Oficina Virtual de trámites de actualización de Matrícula se realizan por la Oficina Virtual 29% 46% 1° Portal web Guías de trámites portables y digitales Plataforma de trámites virtuales Formularios virtuales (Interoperabilidad con otras instituciones) Pasarela de pago Impresión en línea de certificados con código QR
98 Acceso a la información Desde los inicios de la Concesión, la Fundación proporcionaba información sobre los trámites, a través del portal web que contaba con toda la información necesaria sobre el Registro de Comercio y los trámites que se realizaban en el servicio. Proceso de tramitología virtual En junio de 2017 se implementó la Gaceta Electrónica del Registro de Comercio, con el objetivo de reducir costos y tiempos, a los empresarios, en el cumplimiento de la publicación de instrumetos, convocatorias y avisos, memorias y balances, obligatorios por normativa vigente. A partir de mayo de 2018 se implementa la oficina virtual de Registro de Comercio. En esta oficina era posible realizar los principales trámites del servicio. Pasarela de pago Desde enero de 2019, comienza a funcionar la pasarela de pagos para que el usuario pueda cancelar el arancel de manera virtual. Las opciones de pago fueron las siguientes: - Tarjeta de crédito o débito - TigoMoney - Plataforma BNB - Pagos Net - Código QR Impresión de certificados en línea A partir de diciembre 2019, los certificados podían ser impresos en línea, utilizando códigos QR, con el fin verificar y dar seguridad en las transacciones digitales.