LAPORAN LATIHAN INDUSTRI AZMINA-converted

LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI

JABATAN PERDAGANGAN
DISEMBER 2020

AZMINA ARIFAH BINTI
ZAINAL ADIDIN

TRANSEAWAYS SHIPPING SDN. BHD. A-155
2ND FLOOR JALAN AIR PUTIH
25300 KUANTAN PAHANG

UNIT PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI
POLITEKNIK SULTAN HAJI AHMAD SHAH KUANTAN

JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK
KEMENTERIAN PENDIDIKAN

LAPORAN LATIHAN INDUSTRI

OLEH

AZMINA ARIFAH BINTI ZAINAL ABIDIN
(02DLS17F2056)

DI
TRANSEAWAYS SHIPPING LOGISTIC
A-155,2ND FLOOR, JALAN AIR PUTIH,

25300 KUANTAN, PAHANG
Laporan Akhir Latihan Industri Ini Dikemukakan
Kepada Pensyarah Penilaian Di Jabatan Perdagangan
Bagi Memenuhi Sebahagian Dari Syarat Penilaian

Latihan Industri dan Penganugerahan
Diploma Pengurusan Logistik Dan Rangkaian Bekalan

POLITEKNIK SULTAN HAJI AHMAD SHAH

SESI DIS 2020
PENGESAHAN PELAJAR

i

“Saya dengan ini mengaku bahawa laporan industri ini hasil kerja saya sendiri, kecuali nukilan
dan ringkasan yang tiap-tiap satunya telah saya jelaskan sumbernya.”

TANDATANGAN : AZMINA

NAMA PELAJAR : AZMINA ARIFAH BINTI ZAINAL ABIDIN

NO.PENDAFTARAN: 02DLS17F2056

TARIKH : 17/08/2020

ii

PENGHARGAAN

Alhamdulilah, syukur kepada Allah S.W.T kerana izin dan rahmatNya saya telah
menamatkan Latihan Industri di Transeaway Shipping Sdn Bhd dengan penuh jayanya. Maka
dengan terhasilnya buku laporan ini, genap 20 minggu saya menjalani latihan industri bagi
Sesi Dis 2020 bermula 13 Julai 2020 sehingga 27 November 2020.

Permulaan kata, setinggi-tinggi penghargaan saya ucapkan kepada pihak Transeaway
Shipping Sdn Bhd kerana telah memberi peluang dan ruang kepada saya untuk menjalani
latihan industri selama 5 bulan di Transeaway Shipping Sdn Bhd. Jutaan terima kasih juga
diucapkan kepada semua kakitangan dan staf jabatan yang telah memberi tunjuk ajar kepada
saya secara langsung atau tidak langsung.Tidak lupa juga ribuan terima kasih saya ucapkan
kepada ibu bapa saya yang telah banyak memberi sokongan dan dorongan dari segi
kewangan mahupun nasihat agar saya dapat menghasilkan laporan akhir ini dengan penuh
jayanya.

Akhir kalam, saya berterima kasih kepada rakan-rakan seperjuangan iaitu rakan kelas
DLS6A kerana telah membantu saya menyiapkan laporan ini dengan berkongsi maklumat
dan memberi tunjuk ajar baik kepada saya. Saya berharap agar syarikat Transeaways
Shipping Sdn Bhd akan terus mencapai peningkatan dan kemajuan dalam perniagaan dan
servis yang mereka tawarkan

iii

MUKA SURAT i
Maklumat Pelajar ii
Penghargaan iii
Isi Kandungan 1
BAB 1: PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI 1
5
1.1 Pendahuluan 6
1.2 Objektif latihan industri 7
1.3 Objektif laporan akhir industry 8
1.4 Kepentingan latihan industry 9
1.5 Peraturan semasa menjalani latihan industry 9
BAB 2: LATAR BELAKANG ORGANISASI 10
2.1 Pengenalan organisasi 13
2.2 Latar belakang organisasi 14
2.3 Aktiviti organisasi 14
2.4 Produk syarikat 15
2.5 Misi dan Visi syarikat 16
2.6 Carta organisasi 16
BAB 3: RINGKASAN AKTIVITI INDUSTRI 17
3.1 Pendahuluan 31
3.2 Ringkasan aktiviti industri 31
BAB 4: LAPORAN TEKNIKAL 32
4.1 Pengenalan 32
4.2 Spesifikasi/jenis peralatan digunakan di pejabat 36
4.3 Tatacara penggunaan peralatan 54
4.4 Proses kerja yang dilakukan 57
BAB 5: KESIMPULAN 57
BAB 6: KOMEN DAN CADANGAN 59
6.1 Cadangan untuk organisasi
6.2 Cadangan kepada pihak Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah
RUJUKAN
LAMPIRAN I
LAMPRAN II

iv

SENARAI RAJAH MUKA SURAT
12
NO.RAJAH TAJUK 13
1 Lokasi Transeaways 15
2 Logo Transeaways 32
3 Carta organisasi 33
4 Komputer pejabat 35
5 Mesin fotostet Konica 38
6 Panasonic dox matrix printer 38
7 Cara masuk sistem E-Dagang 39
8 Perisian laman web utama manifest 43
9 Maklumat perlu diisi melalui sistem e-manifest 44
10 Draft K1 yang dibuat 45
11 Sistem CTOS 46
12 Contoh ROT 49
13 Delivery perlu dibuat di sistem CTOS 50
14 K2 di sistem ALDEC 51
15 Sistem MTIB 52
16 Lesen yang diluluskan 53
17 Sistem VGM
18 Sistem CTOS

1

BAB 1
PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI

1.1 Pendahuluan
Latihan industri adalah satu mata pelajaran yang menjadi satu syarat atau kewajipan
bagi setiap pelajar di Politeknik iaitu semasa semester 6 untuk pelajar Diploma
Logistik dan rangkaian bekalan. Para pelajar akan menjalani Latihan Industri atau
lebih dikenali sebagai ‘Praktikal’ selama satu semester di syarikat atau di kilang yang
telah dipilih. Dalam tempoh itu pelajar mesti mengikuti segala peraturan atau
prosedur syarikat tersebut, contohnya disiplin, kedatangan, pakaian, dan lain-lain.

Latihan Industri adalah pendedahan awal kepada pelajar sebelum memasuki ke alam
pekerjaan. Mereka akan mengambil aliran latihan industri yang berkaitan dengan
kursus pembelajaran yang dijalani di politeknik untuk memastikan ilmu yang
diperolehi boleh dimanfaatkan pada masa hadapan dan boleh digunakan sebagai satu
pengalaman untuk memohon pekerjaan selepas melewati alam pembelajaran.
Sepanjang tempoh latihan, pelajar dapat mempelajari dan mempraktikkan perkara
baru yang berkaitan dengan kursus yang diambil di Politeknik.

2

Mereka juga dibimbing oleh pekerja-pekerja yang berkemahiran dan mempunyai
pengalaman yang luas di samping melatih pelatih untuk menjadi pekerja yang lebih
produktif. Selain itu, pelajar diterapkan dengan etika kerja yang tinggi dan
menjadikan suasana kerja yang aman dan ceria.

Pelajar juga dikehendaki untuk membuat Laporan Harian berkaitan dengan aktiviti di
tempat kerja. Mereka haruslah menyerahkan buku Laporan Harian untuk tempoh
seminggu kepada pegawai di syarikat untuk diperiksa dan ditandatangani. Hal ini bagi
mengelakkan berlakunya perkara yang tidak diingini. Selain itu, pensyarah daripada
Politeknik juga akan melawat di lokasi dimana pelajar menjalani latihan industri
untuk melihat perkembangan mereka dan bersemuka dengan pengurus atau pegawai
terbabit untuk mengetahui keadaan atau suasana kerja yang dilalui oleh pelajar
terbabit.

Pelajar dibenarkan memilih tempat menjalankan latihan industri sama ada memilih
sektor swasta atau kerajaan. Setiap pelajar yang mengikuti latihan industri ini haruslah
mematuh setiap arahan dan peraturan yang telah ditetapkan di sesebuah firma atau
organisasi. Latihan industri ini telah dijalankan selama 20 minggu mengikut ketepatan
yang digariskan oleh Institut Pengajian Tinggi (IPT)

3

Dalam menjalani latihan industri ini juga, ia membantu para pelajar dalam menanam
sikap amanah dalam diri mereka dan tanggungjawab terhadap majikan mereka serta
dapat menyelesaikan apa jua tugasan atau kerja-kerja yang diberikan kepada mereka.
Sifat keyakinan dalam diri para pelajar dapat dibentuk dan dapat di aplikasikan dalam
diri mereka dengan adanya latihan industri ini. Para pelajar juga dapat mengetahui
setakat mana kemampuan mereka dalam melakukan sesuatu pekerjaan atau tugasan
terutamanya dalam bidang yang akan mereka ceburi.
Secara keselurahannya, latihan industri telah banyak memberi faedah kepada pelajar
yang menjalaninya. Dengan cara bergini pelajar akan bersemanagat untuk terus
belajar dan bekerja kepada segenap lapisan masyarakat serta seterusnya kepada
Negara dalam usaha melahirkan generasi yang berwawasan dan berketerampilan

4

1.1 Objektif Latihan Industri
Antara matlamat dan objektif latihan industri yang digariskan oleh politeknik ialah:

i. Pendedahan awal kepada pelajar tentang situasi sebenar di alam pekerjaan.
ii. Membolehkan para pelajar untuk mengaplikasikan antara kefahaman teori yang

dipelajari dan mempraktikkannya ketika menjalani latihan industri.
iii. Mendidik pelajar supaya mematuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh

firma.
iv. Melatih pelajar untuk berkeyakinan untuk berkomunikasi.
v. Memahami budaya dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugas yang diberikan.
vi. Memberikan peluang kepada pelajar mendapatkan kerja dalam bidang yang berkaitan

dengan bidang mereka pelajari di Politeknik.
vii. Menyediakan laporan rasmi dan lain-lain tugasan seperti yang diarahkan oleh pihak

politeknik.

5

1.2 Objektif Laporan Latihan Industri
Penilaian Latihan Industri akan dijalankan sepanjang tempoh Latihan Industri dan selepas
tamatnya latihan seseorang pelajar. Hal ini bagi memenuhi keperluan pelajar untuk
dianugerahkan dengan kelayakan diploma dari Kemeneterian Pendidikan Malaysia dan
Jabatan Pengajian Politeknik. Antara objektif laporan Latihan Industri adalah:

i. Membina keyakinan dan personaliti individu.
ii. Membantu pelajar untuk berkomunikasi dengan berkesan.
iii. Membantu untuk menanam semangat kerja berpasukan dan berhubunga baik

semasa bekerja
iv. Mendisplinkan diri untuk mematuhi peraturan semasa bekerja.
v. Membina tanggungjawab dalam menjalankan sesuatu kerja.
vi. Membolehkan pelajar mengaitkan antara teori yang dipelajari dengan kerja

harian yang dilakukan semasa latihan indutri.
vii. Dapat menyediakan laporan rasmi dan tugasan lain yang diarahkan oleh

politeknik seperti menyediakam buku laporan industri.
viii. Dapat menanamkan sifat amanah, bertanggungjawab dan berkeyakinan tinggi

semasa latihan industri dan dimasa akan datang.
ix. Untuk mengamalkan peraturan-peraturan di sektor industri selepas tamat

pengajian di politeknik kelak

6

1.4 Kepentingan Latihan Industri
Latihan Industri adalah penting kerana latihan sebegini dapat mendedahkan para pelajar
kepada alam pekerjaan yang sebenar. Ia juga dapat menambah dan meluaskan pengetahuan
teori dan teknikal serta kemahiran pelajar, jika sebelum ini para pelajar memperolehi
pengetahuan secara teori dan hanya memprakrikkan sebagai latihan tambahan untuk
memahmi suatu perkara itu, tetapi apabila pelajar mengikuti latihan ini, pelajar dapat
mengetahui dengan lebih lanjut lagi tentang sesuatu perkara dan kehendak semasa sesuatu
pekerjaan sedang dijalankan. Antara kepentingan latihan industri:

i. Latihan Industri penting kerana dapat mengurangkan rasa kekok dan gementar
pelajar apabila mula bekerja pada masa hadapan.

ii. Pelajar dapat mengetahui suasana sebenar alam pekerjaan dengan lebih mendalam
dan mengetahui prosedur-prosedur tugas yang diberi di samping dapat
menambahkan pengalaman sekiranyan menempuh alam pekerjaan.

iii. Untuk melahirkan pelajar yang amanah dan bertanggungjawab dalam
menjalankan pekerjaan.

iv. Membolehkan pelajar mengaplikasikan antara teori yang dipelajari dengan alam
pekerjaan yang sebenar. Ini dapat membantu pelajar memberikan idea-idea yang
lebih bernas dan berkesan.

v. Memberi pengalaman dan pendedahan kepada pelajar tentang teknik
berkomunikasi dengan pelbagai golongan pekerja ketika belajar

7

1.5 Peraturan Semasa Menjalani Latihan Industri
Antara peraturan yang telah ditetapkan adalah seperti berikut:-

i. Pelajar mestilah mendisiplinkan diri bekerja di waktu bekerja yang telah
ditetapkan seperti waktu mula masuk kerja, waktu rehat dan waktu pulang

ii. Membawa buku laporan harian setiap minggu untuk disemak oleh penyelia tempat
latihan industri.

iii. Pelajar mestilah mengikut segala peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak
syarikat

iv. Pelajar mestilah berpakaian kemas, sopan dan bersih.
v. Tidak terlibat diri dengan sebarang jenayah ataupun yang melibatkan pihak polis

dan pihak syarikat.
vi. Pelajar tidak dibenarkan untuk menyebarkan sebarang maklumat organisasi kepada

pihak luar.

8

BAB 2
LATAR BELAKANG ORGANISASI

2.1 Pengenalan Organisasi
Syarikat Sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan
saling bergantung antara satu dengan yang lain bagi mencapai matlamat individu, kumpulan
dan organisasi.

Di dalam organisasi semestinya wujud satu pengurusan sebagai proses perancangan,
penyusunan, pengarahan dan pengawalan usaha-usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan
semua sumber organisasi secara cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat organisasi.
Perancangan bertujuan kenalpasti perkara yang hendak dicapai berdasarkan matlamat
penubuhannya

Pelbagai fungsi yang dapat kita lihat dalam proses pengurusan antaranya ialah melibatkan kerja
menstruktur organisasi dan staf, Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut
aktiviti dan tingkat autoriti

9

2.2 Latar Belakang Organisasi
Transeaway telah ditubuhkan pada tahun 1998 untuk menyediakan penyelesaian logistik
kepada semua pengimport dan pengeksport di Kuantan dan Pantai Timur Semenanjung
Malaysia. Ia bermula dengan 2 anak muda siswazah yang agresif dan bercita-cita tinggi yang
ingin membangunkan perkhidmatan perkapalan yang lebih kompetitif dan bernilai tambah
kepada semua pengimport dan pengeksport di Kuantan.kami dilantik sebagai ejen Kuantan
untuk Samudera Shipping,OOCL Maersk, Evergreen, Hapaq Lloyd, One Ocean sebagai ejen
mereka.

Pada tahun 1999, mereka dilantik sebagai ejen Kuantan untuk Samudera Shipping Lines.
Kawasan liputan eksport dan import khusus mereka terus diperluaskan ke semua pelabuhan
serantau seperti Thailand, Indonesia, Vietnam, India, dan Myanmar. Mereka berjaya
melaksanakan dan membantu Samudera untuk menubuhkan kapal langsung pertama mereka
untuk memanggil Kuantan ke Thailand dan China. Hasil kerjasama agensi kami dengan mereka
telah berakhir pada tahun 2002 apabila Samudera menubuhkan pejabat mereka sendiri di
Kuantan hasil kerjasama dengan Asia.

Pada tahun 2003, mereka terus memperluaskan perniagaan dari kargo kontena kepada kargo
konvensional dan pengendalian kargo pukal dengan memperoleh Trampers Shipping Sdn Bhd,
yang mempunyai pengalaman lebih daripada 30 tahun dalam kargo konvensional dan
pengendalian kargo pukal.

10

Mereka kemudiannya menjadi agen Kuantan dan Kemaman untuk Cosco Bulk Carriers Ltd.
Komoditi. Mereka mengendalikan pengeluaran bijih besi di Pelabuhan Kemaman. Sehingga
kini, mereka secara aktif mengendalikan kargo seperti bijih besi, bijih mangan, paip keluli
tahan karat, paip keluli bersalut dan kargo angkat berat di pelabuhan Kuantan dan pelabuhan
Kemaman. Mereka telah banyak mewakili pemilik kargo pukal untuk aktiviti di Pelabuhan
Kuantan dan Pelabuhan Kemaman. Hari ini, Transeaways telah mencapai lebih daripada RM7
juta perniagaan setahun, dengan penghantaran lebih dari seribu teus ke destinasi di sekitar
keseluruhan dan mengendalikan lebih daripada 200 ribu tan metrik kargo pukal

11

2.2.3 Alamat Organisasi

Nama Rajah 1: Lokasi Transeaways Shipping
: Transeaways Shipping Sdn Bhd

Alamat : Transeaways Shipping Sdn Bhd, 2nd Floor, A-13 Jalan Air Putih, Kuantan

No Telefon : 09-566 0811

Fax : 09-566 0816

Email : [email protected]

Laman Web : https://www.transeaways.com/

Jenis Perniagaan : Shipping and Forwarding

Status syarikat : Sendirian Berhad

No.Pendaftaran : 468294-H

12

2.2.4 Logo Syarikat (Transeaways)

RAJAH 2: LOGO SYARIKAT (TRANSEAWAYS)
Gelombang bermaksud pergerakkan yang lancar dalam perniagaan penghantaran “shipping”

i. Gelombang merah memberi maksud pergerakkan dalam perniagaan penghantaran tidak
akan berhenti.

ii. Gelombang hijau melambangkan persekitaran kerja di pejabat yang harmoni
iii. Gelombang biru bermaksud perniagaan syarikat yang berkesan dan cekap.
2.3 Aktiviti Organisasi
2.3.1 Penghantaran kontena
2.3.2 Perkhidmatan konvensional
2.3.3 Penghantaran kargo pukal
2.3.4 ‘Transportation’
2.3.5 ‘Custom Clearance’
2.3.6 ‘Vessel Clearance’
2.3.7 ‘Loose-cargo-load shipping’
2.3.8 ‘Vessel chartering and brokering’

13

2.4 Produk Syarikat
Komitmen syarikat ini untuk aktiviti import dan eksport Kuantan telah membolehkan mereka
menjadi salah satu daripada syarikat penyelesaian logistik dan perkapalan terbesar tempatan.
Mereka juga menyediakan perkhidmatan tambah nilai kepada semua pelanggan kami dari
penghantaran ke logistik ke pengangkutan ke pelepasan khusus.

2.5 Misi Dan Visi Syarikat
Misi
Misi Transeaways Shipping Sdn Bhd "Untuk Menjadi Penghantaran Dan Agen Terbaik Di
Dunia"
Visi
Visi Transeaways Shipping Sdn Bhd adalah "Menyediakan Pengangkutan Terbaik Dan
Meningkatkan Perkhidmatan Bagi Pelanggan Dan Menjadi Agen Penghantaran Efektif
Dalam Logistik Dan Pengangkutan

14

2.6 CARTA ORGANISASI

SISTEM PENTADBIRAN DI ‘TRANSEAWAYS SHIPPING’

RAJAH 3: CARTA ORGANISASI SISTEM PENTADBIRAN

RAJAH
DIREKTOR
MR.PAUL ANG
MR.WILLIAM YEOH

BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN
KONVENSIONAL PERAKAUNAN KONTENA DAN
MR JIMMY ANG PENGAHANTARAN
MS RACHEL (FORWARDING)
BAHAGIAN MS MICHELLE LEE
OPERASI KETUA OPERASI
BAHAGIAN
ENCIK GHANI
ENCIK SYAFIQ PENGHANTARAN
ENCIK NAZA
BAHAGIAN
DOKUMENTASI SUMBER PUAN SURIANA
MANUSIA
MS SHAZRAH PUAN LIZA PUAN ISMA
SYAHIRAH

MS FIKA
MS BAIN

15

BAB 3
RINGKASAN AKTIVITI INDUSTRI

3.1 PENDAHULUAN
Sepanjang tempoh Latihan Industri (13 Julai sehingga 27 September 2020) setiap
pelajar diwajibkan untuk mencatat aktiviti harian mereka di dalam buku jurnal
refleksi pelajar yang telah disediakan oleh Unit Latihan Industri Politeknik Sultan
Haji Ahmad Shah dan telah diberikan sewaktu mendengar taklimat latihan industri
kali kedua.
Selain itu catatan tersebut digunakan untuk membuat rujukan ketika menyediakan
laporan Latihan Industri dan memudahkan pelajar membuat pegawai organisasi
menilai prestasi pelajar dan membantu pensyarah menilai kerjaya atau aktiviti
pelajar ketika menjalankan Latihan Industri di organisasi.

16

3.2 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI

MINGGU AKTIVITI
i. Sesi perkenalan (ice breaking)
MINGGU 1
(13 JULAI-17 JULAI 2020) bersama-sama pekerja-pekerja di
Transeaways shipping Sdn Bhd.
ii. Sesi perjumpaan ringkas bersama bos
(Mr William).
iii. Pengenalan dan pendedahan ringkas
terhadap skop-skop kerja yang
dilakukan oleh pekerja-pekerja di
Transeaways.
iv. Mempelajari cara menggunakan mesin
(Fotostet, Faks dan Skan).
v. Penerangan ringkas mengenai
dokumen K1 (import) dan K2
(eksport).

17

MINGGU 2 i. Pendedahan tentang cara membuat
(20 JULAI-24 JULAI 2020) dokumen ‘K2 by road’ untuk Psp
Marine.

ii. Pendedahan tentang cara membuat
dokumen ‘K2 by road’ untuk Psp
Marine.

iii. Mempelajari cara pengiraan dalam
dokumen K1 atau K2 (Gross weight,
Insurans, Freight, M3).

iv. Belajar cara ‘draft’ K1 dan K2 dalam
sistem Aldec.

v. Pendedahan dokumen yang diperlukan
untuk membuat manifest (K4)

vi. Pendedahan tentang cara membuat ‘K1
by road’

18

MINGGU 3 i. Belajar cara-cara mencipta ‘Job’
(27JULAI-29 JULAI 2020) nombor untuk ‘draft’ K2.

ii. Mempelajari cara memohon lesen
untuk Twins Furniture di sistem
MTIB

iii. Mempelajari cara memohon ‘Request
Of Transport’ (ROT).

iv. Penerangan tentang kegunaan
‘Integrated Shipping Document’
(ISD)

MINGGU 4 i. Belajar cara menyediakan dokumen
(3 OGOS-7 OGOS 2020) K1 untuk syarikat Astral Pine.

ii. Belajar cara menyemak ‘Exchange
Rate’ untuk setiap minggu.

iii. Belajar cara menyediakan dokumen
K2 untuk Perusahaan Kayu.

iv. Mempelajari cara mengepos dokumen

19

v. Membuat dokumen ‘manifest’ (K4)
untuk ‘Sutton International N.A INC’

MINGGU 5 i. Mengetahui lebih mendalam
(10-15 OGOS 2020) mengenai dokumen K2 untuk
Perusahaan Kayu
MINGGGU 6
(17 OGOG-21 OGOS 2020) ii. Melengkapkan dokumen K2 untuk
Twins Furniture

iii. Memohon permit di MTIB dan
‘Physical Inspection’

iv. Mengetahui lebih lanjut mengenai
‘manifest’ untuk Sutton

i. Mempelajari cara memohon ZB4.ZB4
ialah satu dokumen yang diperlukam
untuk melakukan kerja-kerja di dalam
kawasan ‘Free Zone’ di Pelabuhan.

i. Melengkapkan ‘draft’ K2 untuk
Perusahaan Kayu di sistem Aldec.

ii. Kirakan ‘Gross Weight’, ‘Insurans’
dan ‘Freight’ berpandukan di
‘Invoice’ dan ‘Packing List’.

iii. Memohon lesen di sistem
MTIB.Setelah lesen diluluskan, buat

20

‘Physical Inspection’ sehari lebih
awal sebelum ‘Physical Inspection’
tetapkan tarikhnya.
iv. Klik sistem CTOS kemudian Klik
VGM untuk memastikan tiada
pertukaran kontena.
v. Lengkapkan K2 ‘draft’ dengan
mengisi nombor kontena, nombor
lesen dan tarikh luput lesen.
vi. Kemudian buat ISD dengan mengisi
maklumat berdasarkan di K2 chit

MINGGU 7 i. Membuat dokumen ‘Request of
(24 OGOS-28 OGOS 2020) Transport’(ROT) di sistem ‘Haulage’

ii. Membuat ‘declaration’ dokumen K2
untuk Perusahaan Kayu

iii. Memohon permit di sistem MTIB
untuk Perusahaan Kayu

iv. Masuk sistem CTOS dan semak VGM
kontena mengikut nama kontena yang
ditetapkan

v. Membuat ISD untuk Perusahaan
Kayu.

21

vi. Membuat ‘declaration’ dokumen K1

untuk Astral Pine

i. Membuat ‘draft K2 By Road’ untuk

PSP Marine di sistem ALDEC
ii. Membuat ‘draft’ K2 untuk ‘Pacific

Iron Products’ di sistem ALDEC
iii. Membuat ‘declaration’ dokumen K2

MINGGU 8 untuk Twins Furniture
(1 SEPTEMBER-4 SEPTEMBER 2020) iv. Mengira nilai ‘Freight’ dan ‘Insurans’

di ‘Invoice’ yang disediakan
v. Membuat ‘draft’ K2 untuk Twins

Furniture di sistem ALDEC

vi. Memohon permit di MTIB dan
membuat ‘Physical Inspection’

sebelum tarikh ditetapkan

vii. Masuk sistem CTOS dan semak VGM

kontena untuk kapal Twins Furniture
viii. ‘Submit’ K2 di sistem ALDEC

ix. Membuat ISD dan susun kedudukan

dokumen yang telah ditetapkan

i. Membuat ‘manifest’ (K4) untuk

MINGGU 9 Sutton di sistem e-dagang
(7 SEPTEMBER-11 SEPTEMBER 2020)

22

ii. Pastikan menerima dokumen lengkap
dari pihak Sutton melalui email
sebelum membuat manifest.

iii. Pastikan menerima dokumen seperti
‘House Bill of Lading’ (HBL),
‘Seaway Bills’ dan ‘Notice of Arrival’
(Ocean BL).

iv. Kemudian kirakan nilai ‘gross weight’
dan m3 di HBL

v. Masuk sistem e-dagang dan isikan
maklumat yang diperlukan
berdasarkan maklumat di HBL,
‘Seaway Bills’ dan ‘Ocean BL’.

vi. Membuat ‘declaration’ K2 untuk
Perusahaan Kayu

vii. Membuat ‘draft’ K2 di Aldec
viii. Memohon permit dan ‘Physical

Inspection’ di MTIB
ix. Semak VGM untuk kapal Twins

Furniture di sistem CTOS
x. ‘Submit’ K2 di Aldec
xi. Membuat ISD berdasarkan K2 yang

telah disubmit

23

i. Membuat ‘declaration’ dokumen K1
untuk Jatson Transport

MINGGU 10 ii. Mengeluarkan dokumen yang penting
(14 SEPTEMBER-18 SEPTEMBER 2020) di email iaitu BL, NOA,
Manifest,’Invoice &Packing List’

yang dihantar oleh pelanggan.
iii. Membuat pengiraan nilai ‘Insurans’

dan ‘Freight’
iv. Semak ‘exchange rate’untuk minggu

ini.
i. Membuat ‘declaration’ K2 untuk

Perusahaan kayu

MINGGU 11 i. Mengeluarkan dokumen yang lengkap
(21 SEPTEMBER-25 SEPTEMBER 2020) seperti ‘booking’, ‘Invoice&Packing
List’dan ROT.

ii. Membuat pengiraan ‘Gross Weight’,
‘Insurans’ dan ‘Freight’.Serta mengira
jumlah ‘bundle’ di setiap barang di
‘Packing list’.

iii. Memohon lesen di sistem MTIB serta

membuat Physical Inspection.

iv. Semak VGM di sistem CTOS

24

MINGGU 12 v. Membuat ISD dan susun setiap
(28 SEPTEMBER-2 OKTOBER 2020) dokumen mengikut susunan yang
ditetapkan dan beri kepada bahagian
operasi

vi. Membuat ‘custom clearance’di sistem
CTOS

i. Membuat draft K1 untuk Heng Hup
Metal.

ii. Pastikan memperoleh dokumen yang
lengkap seperti ‘Bill of
Lading’,K4,’Invoice&Packing List’
dan NOA

iii. Membuat pengiraan untuk ‘Freight’
dan Insuran.

iv. Menyemak ‘exchange rate’untuk
minggu ini.

v. Melengkapkan ‘manifest’ untuk
Sutton

vi. Membuat ‘draft K2 by road’ untuk
PSP Marine Gas Oil

vii. Membuat ‘draft’K1 untuk Pasar Mini
Ria

25

MINGGU 13 i. Membuat ‘draft’K2 untuk Twins
(5 OKTOBER-9 OKTOBER 2020) Furniture

ii. Pastikan memperoleh dokumen yang
lengkap seperti ‘booking’, ROT,
dan’Invoive&Packing List’.

iii. Memohon permit di MTIB dan
Physical Inspection.

iv. Semak VGM di sistem CTOS
v. Membuat ISD
vi. Melengkapkan ‘draft’ K1 untuk Heng

Hup Metal

i. Membuat “draft’ K2 untuk Perusahaan

Kayu

MINGGU 14 ii. Pastikan menerima dokumen dari
(12 OKTOBER-16 OKTOBER 2020)
pihak pelanggan iaitu

‘booking’,ROT’dan ‘Invois&Packing

List’

iii. Membuat pengiraan iaitu ‘Gross
Weight’,’Freight’dan ‘Insurans’ serta

26

MINGGU 15 mengira ‘bundle’untuk setiap jenis
(19 OKTOBER-22 OKTOBER 2020) barang.
iv. Memohon lesen dan ‘Physical
Inspection’ di sistem MTIB
v. Menyemak VGM di sistem CTOS
vi. Membuat ISD untuk Perusahaan Kayu.
vii. Membuat ‘manifest’ untuk Sutton.
i. Melengkapkan ‘manifest’ untuk
Sutton.
ii. Pastikan menerima dokumen lengkap
dari pelanggan seperti ‘Arrival
Notice’,’Bill of Lading’ dan ‘Seaway
Bill’.
iii. Membuat pengiraan jumlah
keseluruhan ‘Gross Weight’dan M3 di
‘Bill Lading’
iv. Membuat ‘draft’ K2 Twins Furniture
v. Membuat pengiraan untuk
‘Freight’dan ‘Insurans’
vi. Memohon lesen dan Physical
Inspection di sistem MTIB.

27

MINGGU 16 i. Melengkapkan ‘draft’ K1 untuk
26 OGOS-30 OKTOBER 2020 syarikat M.U Tractor

ii. Pastikan menerima dokumen lengkap
seperti ‘BL, K4, NOA dan
‘Invoice&Packing List’.

iii. Membuat pengiraan untuk ‘Freight’
dan ‘Insurans’

iv. Membuat surat kebenaran untuk
memasuki kawasan yard (OGA)

v. Membuat OGA di sistem CTOS
vi. Memohon ROT secara ‘manual’ di

Balok Depoh
vii. Membuat surat K1 dan kepilkan sekali

dengan K4 untuk diberi kepada
bahagian operasi.

MINGGU 17 i. Melengkapkan ‘draft’ K2 untuk
(2 NOVEMBER-6 NOVEMBER) Perusahaan Kayu.

ii. Mengira ‘Freight’ dan ‘Insurans’
iii. Memohon lesen dan ‘Physical

Inspection’ di sistem MTIB
iv. Semak VGM

28

MINGGU 18 v. Membuat ISD
(9 NOVEMBER-13 NOVEMBER) vi. Membuat ‘Custom Clearance’di sistem

CTOS.

i. Membuat ‘declaration’ K2 untuk
Perusahaan Kayu

ii. Menerima dokumen lengkap
‘Booking,ROT dan ‘Invouis & Packing
List’

iii. Mengira ‘Gross Weight’,’Freight’dan
‘Insurans’ dan mengira setiap ‘bundle’
untuk setiap barang

iv. Memohon permit dan ‘Physical
Inspection’ di MTIB

v. Semak VGM
vi. Membuat ISD
vii. Membuat ‘Custom Clearance’ di

sistem CTOS

29

MINGGU 19 i. Membuat ‘manifest’ untuk syarikat
(16 NOVEMBER-20 NOVEMBER 2020) Sutton

ii. Melengkapkan ‘draft K2 by road’
untuk PSP Marine Gas Oil

iii. Membuat ROT
iv. Semak ‘Exchange rate’ mingguan
v. Semak VGM di ‘monitoring’ untuk

mengetahui bila kontena masuk ke
Pelabuhan

i. Membuat ‘declaration’ K1 Astral Pine
ii. Membuat ‘declaration’ untuk K2

MINGGU 20 Twins Furniture
(23 NOVEMBER-27 NOVEMBER 2020) iii. Semak ‘exchange rate’mingguan
iv. Semak VGM di ‘monitoring’ untuk

mengetahui bila kontena masuk ke

Pelabuhan

v. Membuat ROT
vi. Membuat ‘manifest’ untuk Sutton
vii. Membuat ‘Custom Clearance’

30

BAB 4
LAPORAN TEKNIKAL

4.1 PENGENALAN
Laporan teknikal adalah bahagian laporan yang meliputi kerja-kerja yang dilakukan
sepanjang tempoh latihan industri. Laporan teknikal ini menerangkan tentang kerja-kerja
teknikal yang dibuat atau dilihat oleh pelajar selama 20 minggu. Di dalam bab ini, pelajar
perlu membuat satu laporan mengenai tugasan dan aktiviti yang ditugaskan semasa
membuat latihan industri.

Di dalam bab ini, akan menerangkan dengan lebih lanjut tentang aktiviti-aktiviti yang telah
di lakukan sepanjang menjalani latihan industri di Transeaways Shipping Sdn. Bhd.
Sepanjang menjalani latihan industri di sini banyak ilmu yang telah di pelajari terutamanya
ilmu am

Segala tugasan yang diberikan adalah bersesuaian dengan kursus yang telah diambil di
Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah iaitu Diploma Logistik dan Rangkaian Bekalan. Segala
yang di pelajari di dalam kursus tersebut telah di menfaatkan dengan sangat baik untuk
membantu dalam melaksanakan tugasan yang telah diberikan.

31

4.2 SPESIFIKASI/ JENIS PERALATAN YANG DIGUNAKAN DI PEJABAT
i. Penggunaan komputer
ii. Penggunaan mesin fotostat

iii. Penggunaan Panasonic Dox Matrix Printer
iv. Penggunaan kalkulator pejabat
v. Penggunaan telefon pejabat

4.3 TATACARA PENGGUNAAN PERALATAN
4.3.1 Penggunaan komputer

RAJAH 4 KOMPUTER PEJABAT
i. Fungsi komputer yang pertama adalah input. Fungsi ini menerima data atau maklumat dari

sumber luar.
ii. Fungsi komputer yang paling utama adalah melakukan pengolahan. Data dan maklumat

adalah data yang diproses melalui komputer. Data yang diproses akan menghasilkan output
iaitu maklumat. Contohnya seperti teks, gambar, audio, video, grafik, dan lainnya

32

iii. Ia juga sebagai alat untuk mempercepatkan kerja-kerja memasukkan data, membuat
laporan, menyimpan data dan menganalisis data. Alatan ini juga berfungsi untuk
berkomunikasi dan melayari internet.

Langkah-langkah menggunakan komputer:
i. Hidupkan suis komputer
ii. Tekan pada butang power untuk menghidupkan komputer.

iii. Memulakan kerja yang hendak dilakukan.
iv. Setiap dokomuen atau kertas yang ditaip/direkod, hendaklah disimpan dengan klik pada

butang save document untuk mengelakkan kehilangan dokumen dan data yang penting di
dalam komputer.
4.3.2 Mesin Fotostat Konica

RAJAH 5 MESIN FOTOSTET KONICA

33

Fungsi mesin Fotostat Konica ialah
i. Membuat salinan dalam bentuk tulisan dan visual mengikut pelbagai saiz.
ii. Membuat Salinan yang boleh diisihkan (sorting).

iii. .Mesin fotostat mampu membuat salinan dengan jumlah yang lebih banyak dengan kadar
masa yang lebih cepat sama seperti salinan asal.

Langkah-langkah menggunakan mesin fotostat Konica ialah:
Fotostat Dokumen.

i. Letakkan dokumen yang perlu dibuat salinan di atas ruang yang di sediakan di
bahagian atas mesin.

ii. Tetapkan bilangan kertas yang perlu dibuat salinan.
iii. Tetapkan segala butiran dokumen di bahagian skrin mesin.
iv. Tekan butang start.
v. Cetakkkan selesai.

Cetak dokumen dari komputer
i. Klik dokumen yang hendak dicetak.
ii. Klik butang print dan tetapkan jumlah yang hendak dicetak

iii. Cetakkan selesai.

34

Scan/Fax dokumen
i. Letakkan dokumen yang perlu di scan atau fax di atas ruang yang di sediakan di
bahagian atas mesin.
ii. Kemudian tekan scan/fax. Jika ingin scan teka nama yang dipaparkan kemudian tekan start.
Siap di scan di komputer.

iii. Jika ingin Fax tekan Fax kemudian isikan nombor Fax yang ingin di Fax.
4.3.3 Panasonic Dox Matrix Print

RAJAH 6 PANASONIC DOX MATRIX PRINT
Fungsi printer ini adalah untuk mencetak maklumat dokumen berdasarkan sistem yang telah
digunakan daripada perisian komputer. Alatan ini digunakan untuk mencetak INTEGRATED
SHIPPING DOCUMENT (ISD) berdasarkan maklumat yang daripada sistem yang digunakan.

35

Langkah-langkah menggunakan Dox Matrix Printer
i. Pastikan tekan ‘on’ printer Panasonic Dox Matrix
ii. Pastikan menetapkan dokumen tersebut mengikut ukuran yang telah ditetapkan

iii. Letakan dokumen ISD melalui mesin cetak tersebut.
iv. Klik print melalui excel.
v. ISD sudah siap di print.
4.4 PROSES KERJA YANG DILAKUKAN

Terdapat beberapa aktiviti dan tugasan yang telah diberikan dan dilakukan sepanjang tempoh
latihan industri di Transeaways Shipping Sdn. Bhd antaranya adalah:
4.4.1 Cara Menyediakan K4 (Inward Manifest) untuk Syarikat Sutton

Manifest merupakan dokumen yang penting untuk mengawal dan memperakaunkan
dagangan yang diimport/eksport dan pindah kapal (transhipment). Manifest yang lengkap
dan betul hendaklah dikemukakan oleh nakhoda kapal atau agen pekapalan yang tiba di
pelabuhan atau zon bebas dalam tempoh dua puluh empat (24) jam selepas ketibaan kapal
dan sebelum kargo dikeluarkan dari kapal.

36

Berikut adalah langkah-langkah bagi penyediaan K4 (Manifest):

i. Pastikan menerima dokumen lengkap yang dihantar melalui e-mail daripada pihak
(SUTTON) mengenai maklumat shipment yang lengkap dengan melampirkan
dokumen berkaitan seperti House Bill of Lading (HBL), Seaway Bills dan Notice of
Arrival (Ocean BL).

ii. Print dokumen HBL, Seaway Bills dan Ocean BL untuk dijadikan sebagai rujukan dan
memudahkan kerja untuk membuat manifest.

iii. Seterusnya, kirakan dahulu jumlah keseluruhan Gross Weight dan Measurement (M3)
pada dokumen Bill Of Lading (BL). Setelah selesai mengira jumlah Gross Weight dan
M3, highlight maklumat-maklumat yang penting di dokumen BL, Ocean BL dan Sea
Waybill bagi memudahkan pengisian maklumat dalam manifest.

iv. Ciptakan job number seperti SIBA357490 dan log in masuk ke portal e-menifest dan
lengkapkan semua maklumat. Job number tersebut direka melalui maklumat seperti
nama kapal dan nombor tempahan (booking). Contoh SIBA mewakili nama kapal iatu
Sinar Bima manakala 357490 ialah nombor tempahan (booking) yang disediakan di
dokumen Bill Of Lading.

v. Sebelum membuat manifest klik ke aplikasi Cotainer Terminal Operating System
(CTOS) bagi mengetahui sama ada kapal sudah berlabuh di pelabuhan atau belum
berlabuh lagi. Kita juga dapat mengetahui sama ada kapal delay atau pun tidak.

37

i. Klik ‘google’ kemudian klik aplikasi E-DAGANG yang dipaparkan di ‘google’

RAJAH 7 MENUNJUKKAN CARA MASUK SISTEM E-DAGANG
ii. ‘Log in’ masuk ‘username’ dan ‘password’ yang telah ditetapkan kemudian ‘klik sign in’.

(RAJAH 8 MENUNJUKKAN PERISIAN LAMAN WEB UTAMA ‘MANIFEST’)
38

iii. Masukkan ‘job no’yang telah dibuat tadi, kemudian isikan SCN, ‘Vessel ID’, ‘Voyage
No’, ‘Ocean BL’ dan ‘House of BL’. Semua maklumat berkaitan ada di dokumen yang
diberikan oleh pihak Sutton melalui emel.

(RAJAH 9 MENUNJUKKAN MAKLUMAT YANG PERLU DIISI MELALUI SISTEM E-
MANIFEST)

39

iv. Kemudian isikan maklumat mengenai carrier information seperti SCN NO, ‘Vessel
ID’,’Port Operator code’,’Port of Discharge’,’Custom Station Code’,’Mode Of
Transport’,’Port Of Loading ‘dan ‘Country Origin’.Kemudian ‘klik save’ dan tunggu
sehingga manifest telah diluluskan.

v. Untuk menyemak samada diluluskan atau belum diluluskan klik ‘Bill of Lading’
seterusnya ‘klik reports’ dan ‘Inward Manifest’ kemudian masukan ‘job number’ tersebut.
Dan seterusnya dapat mengetahui status permohonan samada ‘submitted’ atau ‘approved’

40

4.4.2 Cara Menyediakan K1 untuk Syarikat Astral Pine

Dapatkan dokumen Kirakan nilai Mula mendraft K1 ‘Submit’ K1 dan
lengkap dari pihak ‘Freight’ dan di sistem ALDEC print K1 Chit
‘Insurans’ di
Astral Pine ‘Invoice’ dan
(Bill Of Lading, ‘Packing List’ dan
Manifest, Arrival
Notice, Invoice dan kenal pasti nilai
Packing List dan ‘Gross Weight’
Form E jika ada)
dan M3

Masuk ‘delivery’ Membuat Masuk sistem Membuat surat
Dalam sistem ‘Haulage’ (ROT) CTOS dan buat kebenaran masuk
CTOS ‘Custom’ & OGA
Email kepada ‘yard’ (OGA)
Balok Depoh ‘Inspection’
(‘Attach’ Surat
OGA dan K1

Chit)

Membuat Barang boleh ‘Invoice’ untuk
‘Gatepass’ ‘deliver’ Customer

41

i. Sebelum membuat ‘declaration’ K1 untuk Syarikat Astral Pine, pastikan mendapat email
dari pihak Astral pine untuk mendapatkan dokumen yang lengkap seperti Manifest,’Arrival
Notice’, ‘Invoice’ dan ‘Packing List’, ‘Bill Of Lading’ dan ‘Form E’ jika diperlukan.

ii. Kemudian ‘Print’ keluar dokumen yang diperlukan seperti ‘Manifest’, ‘Arrival Notice’,
‘Invoice’ dan ‘Packing List’, ‘Bill Of Lading’ dan ‘Form E’ (jika diperlukan) untuk
memudahkan kerja untuk membuat ‘declaration’ K1.

iii. Kirakan nilai ‘Freight’ dan ‘Insurans’ yang disediakan di ‘Invoice’ dan’Packing List’.
a. Untuk ‘Freight’ ambil nilai’ amount ‘X 4%
b. Untuk ‘Insurans’ ambil nilai ‘amount ‘X 1%

iv. Sistem K1 adalah sistem khas untuk import sahaja untuk mengisi segala maklumat
barangan ke dalam sistem tersebut untuk memudahkan lagi urusan untuk mengimport
barang. Seterusnya, perlu mencipta ‘job number’ terlebih dahulu contohnya seperti
AP900S. AP bermaksud nama syarikat Astral Pine,900 bermaksud nombor 3 terakhir BL
dan S bermaksud ‘Liner’ yang digunakan iaitu Pasific Selatan Agency.

42

RAJAH 10 MENUNJUKKAN DRAF K1 YANG TELAH DIBUAT
v. Selepas sudah siap ‘draft’ K1, ‘Supervisor’ akan semak dahulu draft sebelum disubmit

kepada kastam. Apabila semua maklumat diisi di ALDEC adalah lengkap dan tepat baru
boleh ‘submit’ kepada kastam. Kemudian ‘print’ K1 chit.
vi. Kemudian buat surat kebenaran untuk memasuki kawasan ‘yard’ (OGA). Dalam surat itu
isikan maklumat seperti tarikh surat dibuat, nama kapal dan nombor kontena. Dah siap
surat OGA masuk sistem CTOS dan membuat ‘Custom’ and OGA ‘Inspection’

43

RAJAH 11 MENUNJUKKAN SISTEM CTOS
vii. ‘Attach ‘dokumen seperti K1 Chit dan isikan nombor rujukan kastam dan surat kebenaran

memasuki kawasan ‘yard’ (surat OGA) serta isikan tarikh surat OGA itu dibuat. Kemudian
‘klik save’
viii. Seterusnya membuat ‘Request of Transport’ (ROT). Untuk Astral Pine syarikat tersebut
memohon untuk’ Haulage’ Balok Depoh.ROT boleh diisi melalui sistem ‘ASolute Portal’
atau boleh dimohon menerusi cara manual menggunakan format yang diberikan oleh Balok
Depoh.
ix. Isikan maklumat seperti nombor ‘Bill Of Lading’, alamat Astral Pine,Nombor telefon
syarikat,nama kapal,tarikh ketibaan kapal,Nombor kontena,senarai nama barang serta
maklumat-maklumat yang diperlukan.

44

RAJAH 12 MENUNJUKKAN CONTOH ROT
x. Emelkan ROT yang dah lengkap kepada Balok Depoh.Kemudian buat surat K1 dan

kepilkan sekali dengan borang manifest untuk diberi kepada bahagian Operasi.
xi. Bahagian operasi akan memberi dokumen ‘Integrated Import Document’(IID),(resit rasmi

kastam(COR) dan K1 Chit kepada bahagian ‘agen forwarding’ untuk langkah terakhir iaitu
melengkapkan K1 iaitu membuat ‘delivery’ di sistem CTOS.
xii. Masuk sistem CTOS dan klik import dan klik ‘delivery’

45