LAPORAN LATIHAN INDUSTRI AZMINA-converted

RAJAH 13 MENUNJUKAN ‘DELIVERY’ PERLU DIBUAT DI SISTEM
xiii. Isikan maklumat seperti Nombor BL dan Nombor Kontena kemudian ‘klik add container’

kemudian ‘attach ‘dokumen seperti K1 chit dan letakkan nombor rujukan iaitu nombor
pendaftaran kastam di K1 chit dan attach dokumen IID dan COR serta nombor IID
dijadikan sebagai rujukan. Seterusnya klik ‘save’.
xiv. Dengan itu selesailah K1 untuk Astral Pine.

46

4.4.3 CARA MENYEDIAKAN K2 UNTUK SYARIKAT PERUSAHAAN KAYU

TEMPAHAN INVOIS DAN Membuat draft Tunggu
SENARAI K2 dan kontena
Dapatkan kepastian BARANG diperiksa
daripada ‘haulage’ memohon sebelum lesen
dan ‘box operator’ Dapatkan lesen MTIB diluluskan
daripada
Evergreen pelanggan

Semak kontena Menyediakan Masukkan VGM Isikan nombor
‘History ISD (Verified Gross kontena,

Container’ di (Integrated Mass) nombor lesen
Shipping menggunakan dan tarikh
sistem CTOS Document) sistem CTOS luput lesen

(Container pada draft K2
Terminal System) dan ‘printkan’

K2 chit

Kumpulkan semua Membuat Mengumpul Memberi
dokumen dan susun ‘Custom semua dokumen semua
dokumen mengikut Clearance’ di yang diperlukan
turutan untuk diberi dokumen yang
sistem CTOS untuk diberi asal dan
kepada bahagian kepada
operasi dokumen yang
bahagian akaun dicop kastam
(K2 chit, ISD, Invoice
& Senarai barang yang kepada
pelanggan
telah dicop oleh
kastam)

47

i. Sebelum membuat draft K2 di ALDEC pastikan mendapat dokumen lengkap yang dihantar
oleh pelanggan melalui email seperti ‘Booking’, ‘Invoice & Packing List’dan ‘Request of
Transport’ (ROT).

ii. Setelah itu buat pengiraan seperti nilai Gross Weight, Freight dan Insurans kemudian
kirakan juga Bundle barang di dokumen ‘Invoice & Packing List’. Bagi perusahaan kayu
jika jenis kayu adalah berbeza ianya perlu dikira (Gross weight, freight dan insuran)
mengikut jumlah dan jenis kayu
(Gross Weight) = m3/1.416 X 1016
(Freight) = jumlah keseluruhan X 4%
(Insurans) = jumlah keseluruhan X 1%

iii. Sistem K2 adalah sistem khas untuk eksport untuk mengisi segala maklumat barangan ke
dalam sistem tersebut untuk memudahkan lagi urusan untuk mengeksport barang.
Seterusnya, perlu mencipta job number terlebih dahulu contohnya seperti P500S. P diambil
sempena nama Perusahaan, tiga nombor selepas P (500) adalah nombor ‘booking’
barangan tersebut dan S adalah liner yang digunakan iaitu Selatan Agency Company Sdn
Bhd.

48

RAJAH 14 MENUNJUKKAN SISTEM K2 DI ALDEC
iv. Selepas selesai membuat draft K2 di sistem Aldec langkah seterusnya adalah memohon

lesen di sistem MTIB. Sistem MTIB adalah khas untuk membuat permohonan lesen kerana
setiap barangan seperti kayu diwajibkan untuk ada lesen sebelum mengeksport kayu
tersebut. ‘Log in’masuk sistem MTIB kemudian isikan maklumat-maklumat yang
diperlukan.

49

RAJAH 15 MENUNJUKKAN SISTEM MTIB
v. Isikan maklumat yang diperlukan seperti (alamat untuk dieksport, ‘Gross Weight’,

‘Freight’, insuran, jenis kayu, saiz kayu dan kuantiti kayu). Untuk memohon lesen perlu
dilakukan dengan cepat kerana sistem tersebut telah menetapkan masa untuk memohon
lesen. Jika terlambat secara automatiknya sistem MTIB akan terpadam dan perlu membuat
semula pemohonan lesen tersebut. Perkara ini berlaku kerana sistem MTIB ingin menjaga
keselamatan supaya tiada berlakunya kecurian data. Seterusnya, sistem MTIB tidak
dibenarkan untuk mencetak lesen sehingga lesen tersebut diluluskan pada tempoh yang
tertentu.

50

RAJAH 16 MENUNJUKKAN LESEN TELAH DILULUSKAN

vi. Klik lesen yang sudah di ‘approved’dan klik ‘physical inspection’ dan isikan maklumat
yang diperlukan dan pastikan tarikh, saiz kontena, serta alamat adalah betul sebelum
submit. Alamat syarikat Perusahaan Kayu ialah Lot 10 Gambang.

vii. Kebiasaannya tarikh ‘pyhsical inspection’ akan diberitahu oleh pelanggan melalui email.
Bahagian ini amat penting dan tidak boleh berlaku kesalahan semasa mengisi maklumat
kerana bahagian ini akan diisikan maklumat mengenai tempat barangan tersebut berada
dan pihak MTIB akan pergi ke tempat tersebut untuk memastikan semua barangan yang
berada disitu berlesen dan tiada barangan terlarang.

51

RAJAH 17 MENUNJUKKAN SISTEM VGM
viii. Seteleh selesai memohon lesen di MTIB, langkah seterusnya ialah melaksanakan sistem

VGM (Verrified Gross Mass). VGM adalah dokumen yang mempunyai maklumat tentang
kontena termasuklah nombor kontena, berat barang di dalam kontena, tarikh kontena keluar
daripada port dan tarikh jangkaan kontena sampai ke destinasi yang diingini.

52

RAJAH 18 MENUNJUKKAN SISTEM CTOS

ix. Seterusnya pergi ke sistem CTOS (Container Terminal Operating System) untuk
mengetahui tarikh ketibaan kapal ke Pelabuhan Kuantan.

x. Seterusnya ialah melengkapkan borang K2 yang telah didraf dan lengkapkan maklumat
seperti nombor lesen, nombor kontena dan juga HS kod dan boleh submit kepada kastam
di sistem ALDEC.

xi. Kemudian menyediakan ISD (Integrated Shipping Document) bagi memudahkan
pelanggan untuk mengetahui segala maklumat tentang barangan tersebut.

xii. Setelah selesai semua langkah-langkah tersebut dokumen tersebut perlu disusun mengikut
turutan dan menyerahkan kepada bahagian operasi untuk melaksanakan pengesahan
bersama kastam.Dan perlu menghantar dokumen asal dan telah dicop seperti ISD dan
invois serta COR kepada syarikat Perusahaan Kayu.

53

BAB 5
KESIMPULAN

Kesimpulannya adalah, langkah yang telah diambil oleh pihak politeknik dengan menempatkan
pelajar-pelajar untuk menjalani Latihan Industri merupakan salah satu langkah yang sangat bijak.
Pasti ramai dalam kalangan kita tidak menyedari sesebuah syarikat atau organisasi yang
berkembang maju adalah bermula daripada sistem pengurusan dan pentadbiran yang sempurna,
sistematik dan stabil. Latihan Industri yang dijalankan sememangnya memberi banyak manfaat,
kelebihan dan kebaikan kepada pelajar.

Latihan Industri merupakan peluang keemasan kepada pelajar untuk mempelajari bukan sahaja
dalam bidang akademik dan teknikal malahan meliputi keseluruhan tugasan sebagai seorang
pekerja serta melahirkan potensi pelajar yang lebih berkualiti. Semasa latihan, pelajar dapat
merasai suasana sebenar di alam pekerjaan, serta dapat menjalinkan hubungan yang baik antara
pekerja dengan pelajar latihan industri.

Dengan adanya latihan sebegini, ianya dapat memberi keyakinan kepada para pelajar untuk
menempuhi alam pekerjaan sebenar yang mencabar dan bijak menggunakan peluang yang ada
seperti ini. Pendedahan sebegini perlu dimiliki oleh setiap pelajar sebagai persediaan awal untuk
bersaing dipasaran globalisasi.

54

Seterusnya, dengan adanya latihan industri ini para pelajar dapat melatih diri untuk menjadi
pekerja yang berkualiti daripada aspek untuk memenuhi keperluan organisasi. Sepanjang tempoh
Lima (5) bulan menjalani latihan industri di Transeaway Shipping Sdn. Bhd dan mendapati
bahawa firma ini merupakan satu tempat yang sangat sesuai untuk pelajar menjalani latihan
industri kerana organisasi ini sangat membantu pelajar untuk memahami dalam melakukan sesuatu
tugasan di alam pekerjaan dengan lebih mendalam dan memahami situasi sebagai seorang pelajar.
Sepanjang berada di syarikat ini, banyak perkara dan pengalaman yang telah di perolehi terutama
pada bahagian pengurusan dokumen import dan eksport. Selain itu, kewujudan kakitangan yang
sedia membantu menjadi salah satu aset yang penting dalam sesebuah organisasi bagi melahirkan
pekerja yang mampu memupuk sikap bekerjasama dalam kumpulan. Di samping itu, syarikat ini
sangat mengutamakan kebajikan pekerja seperti menyediakan tempat bekerja yang selesa,
persekitaran yang nyaman dan lain-lain supaya pekerja disini sentiasa selesa semasa menjalankan
tugas.

55

Banyak pendedahan yang telah diberikan untuk mengetahui tentang pengurusan dokumen untuk
eksport dan import antaranya seperti membuat Surat k1, mendrafkan k1 dan k2 melaksanakan
ROT dan sebagainya. Selain itu, saya turut merasa gembira kerana sepanjang menjalani latihan
industri di Transeaways Shipping Sdn. Bhd, pihak Transeaways sangat berpuas hati dengan
prestasi dan komitmen yang telah berikan.
Akhir kalam, saya menyarankan kepada semua rakan-rakan yang ingin menjalani latihan industri
pada masa akan datang supaya memohon di Transeaways shipping Berhad dan mencadangkan
kepada pihak Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah supaya menyenaraikan Transeaways shipping
Berhad ini sebagai salah satu tempat untuk para pelajar mejalani latihan industri.

56

BAB 6
KOMEN DAN CADANGAN

Secara amnya, Latihan Industri yang sudah tamat telah mencapai objektif sebenar latihan industri
yang telah dijalankan mengikut kehendak Politeknik untuk setiap pelajar yang berada di semester
enam bagi peringkat Diploma Pengurusan Logistik Dan Rangkaian Bekalan .Semasa menjalani
Latihan Industri ini, saya merasa amat berpuas hati kerana kebanyakan pekerjanya memberi
kerjasama yang begitu baik terutamayna dari segi pergaulan dan dalam apa sahaja hal contohnya
dalam menerangkan sistem-sistem yang perlu digunakan secara lebih terperinci. Sepanjang
Latihan Industri ini, banyak pengalaman dan ilmu yang dapat dipelajari.

6.1 Cadangan Untuk Organisasi
Di sini saya kemukakan beberapa cadangan untuk pihak Transeaways agar pihak syarikat dapat
membantu meningkatkan kemudahan pekerja dan pelajar ketika proses latihan industri dilakukan
antaranya ialah:

i. Menambah baik rangkaian internet di syarikat tersebut. Hal ini kerana selalu berlakunya
masalah seperti rangkaian internet perlahan semasa ingin ‘Key In’ maklumat di dalam
sistem.

57

ii. Menukar Fasiliti seperti mesin ‘printer’ ISD dan IID serta komputer.Hal ini kerana mesin
‘printer’ serta komputer tersebut kebanyakan moden lama dan kebanyakannya sudah
rosak.Komputer selalu mengalami masalah ‘Hang’dan terpaksa ‘restart’semula komputer
tersebut.

iii. Mengenakan penggunaan ‘punchcard’ atau ‘thumb print kepada pelajar serta pekerja.Ianya
bertujuan untuk melahirkan pekerja yang bertanggungjawab dan sentiasa bersikap
berdisiplin.

iv. Mewujudkan “Backup System” atau penambah baikan sistem. Pekerja tidak perlu bimbang
apabila terjadinya sistem tergendala.Pekerja juga tidak perlu lagi membuat pekerjaan
secara manual apabila terjadinya sistem tergendala.

v. Menyediakan tempat untuk rehat dengan lebih luas dan selesa.Ini kerana tempat makan
berdekatan dengan tandas dan ini menyebabkan berlakunya kurang selasa ketika menjamu
selera.

58

6.2 Cadangan Kepada Pihak Politeknik Sultan haji Ahmad Shah
Terdapat beberapa cadangan yang telah dicandang untuk pihak Politeknik Sultan Haji Ahmad
Shah untuk meningkatkan lagi program latihan industri pada masa akan datang antaranya ialah:

i. Lawatan secara menyeluruh perlu dilakukan untuk setiap organisasi yang menjalani latihan
industri. Hal ini kerana terdapat segelintir pelajar yang mungkin mengambil peluang ini
untuk bercuti panjang sekiranya tiada lawatan dari pihak Politeknik. Selain itu, ianya juga
membolehkan pensyarah mengenali pelajarnya dengan lebih dekat. Lawatan ini juga akan
membuat pelajar lebih bersiap sedia untuk menyiapkan laporan harian mereka tanpa
menangguhkan kerja untuk semakan pensyarah.

ii. Pihak Politeknik harus lebih peka terhadap kerja-kerja yang diberikan oleh organisasi
kepada pelatih. Ini adalah untuk melindungi pelatih daripada menjadi mangsa kerahan
tenaga oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Sebagai seorang pelajar yang menjalani
latihan industri di jabatan swasta semestinya diberikan elaun tetapi bagi pelajar yang
melaksanakan latihan industri di sektor kerajaan, sudah sedia maklum pelajar tersebut tidak
diberikan elaun dan datang bekerja hanyalah untuk belajar tetapi jikalau terperangkap
dalam situasi ini, sedikit sebanyak akan memberi impak besar dalam diri pelajar yang
mungkin akan menimbulkan tekanan kerja semasa menjalani latihan industri.

59

iii. Selain itu, saya mencadangkan agar tempoh latihan industri dapat dipanjangkan untuk para
pelajar pada masa akan datang. Hal ini kerana, sesetengah pelajar menjalani latihan industri
mereka ingin melaksanakan tugas tetapi mengalami kekangan waktu. Contohnya, bagi
bahagian kapal konvensional di syarikat Transeaways memerlukan waktu yang lama bagi
menunggu kemasukkan kapal. Sehubungan dengan itu, saya bagi pihak pencadang ingin
mengucapkan terima kasih di atas segala usaha yang pihak tuan usahakan untuk pelajar-
pelajar.

60

LAMPIRAN I
BIBLIOGRAFI/RUJUKAN

SUMBER: Buku
1. Buku Journal pelajar Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah

SUMBER: Laman Sesawang
1. https://www.transeaways.com/
2. http://www.mtib.gov.my/
3. https://ctos.kuantanport.com.my/webaccess/
4. http://tariff.customs.gov.my/FOREX/
5. https://newemanifest.dagangnet.com.my/#/
6. http://spmp.polisas.edu.my/

SUMBER: Kakitangan Transeaways Shipping Sdn Bhd
1. Puan liza-Sumber manusia
2. Puan suriana-Khidmat Penghantaran
3. Puan Isma-Khidmat Penghantaran

61

LAMPIRAN II
SENARAI LAMPIRAN
BAHAGIAN IMPORT ASTRAL PILE
INTEGRATED IMPORT DOCUMENT (IID)

62

‘BILL OF LADING’
63

‘ARRIVAL NOTICE’
64

K1 CHIT
65

RESIT RASMI KASTAM (COR)
66

BAHAGIAN EKSPORT PERUSAHAAN KAYU
‘BOOKING’

67

LESEN MTIB
68

‘VERIFIED GROSS MASS’ (VGM)
69

‘MANIFEST (K4)
70

‘SEAWAY BILLS’
71