60-แนวทางการปฏิบัติงานในการจดและจัดทำรายงานการประชุมลับสภา

า สำนักงานเลขาธิการวุฒิสภ

แนวทางการปฏบิ ัตงิ านในการจดและจัดทำรายงาน
การประชุมลับสภาและลบั คณะกรรมาธกิ าร

ของสำนักรายงานการประชมุ และชวเลข

สำนักรายงานการประชมุ และชวเลข
พฤษภาคม ๒๕๖๑

สำนักงานเลขาธกิ ารวุฒิสภา

คำนำ

คู่มือการจัดทารายงานการประชุมลับของสานักรายงานการประชุมและชวเลข
ฉบับนี้เป็นการจัดทาขึ้นเพื่อต่อยอดการดาเนินการโครงการเพ่ิมประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน
ดา้ นการรักษาชนั้ ความลบั และการบรหิ ารจดั การขอ้ มลู ที่พึงระวงั ซึ่งริเริ่มโดยนางสาวนภาภรณ์
ใจสัจจะ รองเลขาธิการวุฒิสภา ในฐานะผู้กากับดูแลการปฏิบัติราชการของสานักรายงาน
การประชุมและชวเลข ที่มุ่งเน้นเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของสานักรายงานการประชุม
และชวเลข ให้สามารถปฏิบัตงิ านไดอ้ ยา่ งมีประสทิ ธิภาพ และเกิดประสิทธิผลสูงสุด โดยเฉพาะ
การรักษาชั้นความลับ โครงการดังกล่าวเป็นการศึกษาดูงานหน่วยงานภายนอกท่ีเป็นต้นแบบ
ในด้านการรักษาชั้นความลับ อาทิ ศาลปกครอง สานักงานคณะกรรมการป้องกันและปราบปราม
การทจุ รติ แห่งชาติ และกรมสอบสวนคดพี เิ ศษ เพอ่ื นาแนวทางในการรกั ษาชั้นความลับดังกลา่ ว
มาปรับใชก้ ับการปฏิบตั ิงานของสานักรายงานการประชุมและชวเลข ประกอบกับนายชาติชาย
เนื่องนิยม ผู้อานวยการสานักรายงานการประชุมและชวเลขได้ เล็งเห็นว่าข้อมูลท่ีได้รับ
จากการเดินทางไปศึกษาดูงานดังกล่าวสามารถนามาปรับใช้กับการปฏิบัติงานของสานกั รายงาน
การประชุมและชวเลขได้ จึงควรมีการจัดทาเป็นคู่มือไว้เพ่ือเป็นองค์ความรู้และเป็นแนวทาง
การปฏิบัติงานของข้าราชการสานักรายงานการประชุมและชวเลขให้ถูกต้องตามแบบแผน
และวิธีการปฏิบัติ ข้อกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับที่ใช้อยู่ในวงงาน เพ่ือเพ่ิมพูนประสิทธิภาพ
ในการทางานมากยง่ิ ข้นึ

คู่มือการจัดทารายงานการประชุมลับของสานักรายงานการประชุมและชวเลข
ฉ บั บ นี้ ศึ ก ษ า แ ล ะ อ้ า ง อิ ง จ า ก อ า น า จ ห น้ า ท่ี ข อ ง ส า นั ก ร า ย ง า น ก า ร ป ร ะ ชุ ม แ ล ะ ช ว เล ข
พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ตลอดจนกฎหมาย กฎ ระเบียบอื่น
ท่ีเก่ียวขอ้ ง โดยแบ่งเน้ือหาออกเป็น ๓ ส่วน คือ

ส่วนที่ ๑ การจดั ทารายงานการประชมุ ลบั สภา
ส่วนที่ ๒ การจดั ทารายงานการประชุมลับคณะกรรมาธิการ
ส่วนท่ี ๓ การทาลายเอกสารลับ

สานกั รายงานการประชมุ และชวเลขหวังว่า คูม่ ือการจัดทารายงานการประชุมลับเล่มน้ี
จะเป็นประโยชน์อยา่ งย่ิงตอ่ ข้าราชการสานักรายงานการประชุมและชวเลข และเป็นประโยชน์
ตอ่ หน่วยงานอน่ื และผู้ท่เี กย่ี วข้องกับงานของวุฒสิ ภา

สานักรายงานการประชุมและขวเลข

สานักงานเลขาธกิ ารวฒุ สิ ภา

ปฏบิ ตั หิ นา้ ที่สานักงานเลขาธิการสภานติ ิบญั ญตั ิแหง่ ชาติ

สารบญั หนา้

คานา ก

สารบญั ๑

บทนา ๒
๔
คู่มอื การจดั ทารายงานการประชมุ ลบั ๘
- ความหมายของรายงานการประชมุ ๑๒

ส่วนท่ี ๑ การจดั ทารายงานการประชุมลบั สภาของกล่มุ งานชวเลข ๑๓
๑. ขน้ั ตอนการปฏิบตั งิ านดา้ นการจดรายงานการประชมุ ลับสภา ๑๖
๑๗
ของกลมุ่ งานชวเลข ๑๘
๒. กาหนดการถอดขอ้ ความและจดั ทารายงานการประชมุ ลับสภา ๑๙
๑๙
(ระยะเวลา ๑๕ วนั ทาการ) โดยเริ่มนบั หลงั จากวนั ประชมุ ๒๐
๓. ตวั อยา่ งการจดั ทารายงานการประชมุ ลบั สภา ๒๑
๔. แผนผงั กระบวนการดาเนินการจดั ทารายงานการประชุมลบั สภา ๒๒

ของกลมุ่ งานชวเลข

ส่วนท่ี ๒ การจดั ทารายงานการประชุมลับคณะกรรมาธิการ
๑. การจดและจดั ทารายงานการประชุมลบั คณะกรรมาธกิ าร
๒. ตัวอย่างปกหนา้ รายงานลบั
๓. ตัวอยา่ งซองลับ
๔. แผนผงั กระบวนการจัดทารายงานการประชุมลับคณะกรรมาธกิ าร

ส่วนที่ ๓ การทาลายเอกสารลับ
๑. การทาลายเอกสารลบั สภา
๑.๑ แนวทางการปฏิบัตงิ านในการทาลายเอกสารลบั สภา
ของกลมุ่ งานรายงานการประชุม
๑.๒ แผนผงั กระบวนการทาลายเอกสารลับสภา
ของกลุม่ งานรายงานการประชุม
๑.๓ แนวทางการปฏิบตั งิ านในการทาลายเอกสารลบั สภา
ของกลมุ่ งานชวเลข
๑.๔ แผนผงั กระบวนการทาลายเอกสารลบั สภา
ของกลมุ่ งานรายงานการประชุม

๒. การทาลายเอกสารลบั คณะกรรมาธิการ ๒๓
- แนวทางการปฏบิ ตั ิงานในการทาลายเอกสารลบั คณะกรรมาธิการ
ของกลมุ่ งานชวเลข ๒๔
- แผนผงั กระบวนการทาลายเอกสารลบั คณะกรรมาธิการ ๒๕

ของกลุม่ งานชวเลข
๓. ข้อทีพ่ งึ ปฏบิ ัติในการจดและจดั ทารายงานการประชุมลับ

ภาคผนวก

- ใบรับรองการทาลายขอ้ มูลขา่ วสารลบั

- เอกสารประกอบการจัดกจิ กรรมโครงการพัฒนาระบบการปฏิบตั ิงาน
ของสานักรายงานการประชุมและชวเลข เพอ่ื สนับสนุนงานดา้ นนิติบัญญตั ิ

- คาสง่ั แตง่ ต้งั คณะทางานการจดั การความรู้ของสานักรายงานการประชุมและชวเลข

- เอกสารอ้างอิง

ก

บทนำ

สำนักรำยงำนกำรประชุมและชวเลขจัดต้ังข้ึนโดยอำศัยอำนำจตำมควำมในมำตรำ ๖
แห่งพระรำชบญั ญตั ิบริหำรรำชกำรฝำ่ ยรัฐสภำ พ.ศ. ๒๕๕๔ ประธำนรัฐสภำโดยควำมเห็นชอบ
ของคณะกรรมกำรข้ำรำชกำรรัฐสภำ (ก.ร.) จึงออกประกำศรัฐสภำ เรื่อง กำรแบ่งส่วนรำชกำร
ภำยในสำนักงำนเลขำธิกำรวฒุ ิสภำ พ.ศ. ๒๕๔๔ ซ่ึงแก้ไขเพ่ิมเติมโดยประกำศรัฐสภำ เรื่อง กำรแบ่ง
ส่วนรำชกำรภำยในสำนักงำนเลขำธิกำรวุฒิสภำ (ฉบับที่ ๒ ถึงฉบับท่ี ๕) พ.ศ. ๒๕๔๖ และประกำศ
คณะกรรมกำรข้ำรำชกำรฝ่ำยรัฐสภำ เร่ือง กำรกำหนดควำมรับผิดชอบของส่วนรำชกำรในสังกัด
สำนักงำนเลขำธิกำรวุฒิสภำ พ.ศ. ๒๕๔๔ แก้ไขเพ่ิมเติมโดยประกำศ ก.ร.(ฉบับที่ ๕) พ.ศ. ๒๕๔๖
(ขอ้ ๑๕) โดยกำหนดให้สำนักรำยงำนกำรประชมุ และชวเลขมอี ำนำจหน้ำท่ี ดงั นี้

๑. ดำเนินกำรเกย่ี วกบั งำนสำรบรรณและธุรกำรทวั่ ไปของสำนัก
๒. จดและจัดทำรำยงำนกำรประชุมสภำให้เป็นไปตำมกฎหมำย ระเบียบและข้อบังคับ
กำรประชมุ สภำ
๓. จัดทำบันทึกกำรประชุมสภำเพ่ือเป็นหลักฐำนอ้ำงอิงของที่ประชุมสภำ
เพอ่ื เผยแพร่และแจ้งไปยังหน่วยงำนทีเ่ กี่ยวขอ้ ง
๔. วิเครำะห์ ศึกษำ ค้นคว้ำ และให้บริกำรเกี่ยวกับรำยงำนกำรประชุมสภำ
รวมท้ังเผยแพรร่ ำยงำนกำรประชมุ ไปยงั หนว่ ยงำนทั้งภำยในและภำยนอกทเ่ี กี่ยวขอ้ ง
๕. จัดเก็บข้อมูลรำยงำนกำรประชุมสภำ พัฒนำและวำงระบบกำรจัดเก็บ กำรสืบค้น
และกำรให้บริกำร
๖. ติดตำมมติและกำรออกเสียงลงคะแนนของสมำชิกฯ ในท่ีประชุมสภำ
และสรปุ ผลบันทกึ กำรออกเสยี งลงคะแนนเพ่ือปิดประกำศและเผยแพร่
๗. จัดทำบันทึกสรุปเหตุกำรณ์สำคัญในที่ประชุมสภำเพ่ือวิเครำะห์และประมวล
สำหรบั ใชเ้ ป็นแนวทำงปฏบิ ัตหิ รอื ธรรมเนยี มปฏิบัติของสภำ
๘. จดและจัดทำรำยงำนกำรประชุมคณะกรรมำธิกำรสำมัญ คณะกรรมำธิกำรวสิ ำมัญ
คณะอนกุ รรมำธิกำรและคณะกรรมกำร คณะอนุกรรมกำร และคณะทำงำน
๙. จดและจดั ทำรำยงำนกำรประชุม กำรสมั มนำและกำรเสวนำ
๑๐. จัดรวบรวมรำยงำนกำรประชุมต่ำง ๆ ส่งไปยังส่วนรำชกำรเจ้ำของเรื่อง
๑๑. จัดเก็บข้อมลู รำยงำนกำรประชุมเขำ้ ไว้ในฐำนขอ้ มลู
๑๒. ปฏิบัติงำนร่วมกับหรือสนับสนุนกำรปฏิบัติงำนของหน่วยงำนอื่นที่เกี่ยวข้อง
หรือปฏบิ ัตงิ ำนอื่นตำมทีไ่ ดร้ ับมอบหมำย
โดยแบง่ สว่ นรำชกำรภำยในออกเป็น ๖ กลมุ่ งำน ดงั นี้
๑. กลมุ่ งำนบริหำรท่ัวไป
๒. กลุ่มงำนรำยงำนกำรประชมุ
๓. กลุ่มงำนชวเลข ๑

ข

๔. กลุ่มงำนชวเลข ๒
๕. กลมุ่ งำนชวเลข ๓
๖. กลมุ่ งำนชวเลข ๔

๑. กลมุ่ งำนบรหิ ำรท่ัวไป มหี น้ำทร่ี บั ผดิ ชอบเกี่ยวกับ
๑) ดำเนินกำรเกี่ยวกับงำนสำรบรรณและธุรกำรท่ัวไปของสำนัก
๒) ดำเนินกำรเกี่ยวกบั งำนพัสดุ ครภุ ณั ฑ์ กำรเงนิ และงบประมำณของสำนกั
๓) ดำเนินกำรเกี่ยวกบั งำนทะเบยี นและข้อมูลดำ้ นบคุ คลของสำนัก
๔) ดำเนินกำรเก่ียวกับกำรจัดทำแผนงำนและงบประมำณ รวมถึงกำรประสำนงำน

ดำ้ นแผนรำยงำนผลกำรปฏิบตั งิ ำน กำรใช้จ่ำยงบประมำณและสถิติของสำนกั
๕) ดำเนินงำนเลขำนกุ ำรและงำนประชุมของสำนกั
๖) ดำเนินกำรเกยี่ วกับกำรจัดทำและเผยแพรเ่ อกสำรและผลงำนของสำนัก
๗) ปฏิบัติงำนรว่ มกับหรือกำรปฏบิ ัติงำนสนับสนนุ กำรปฏิบัติงำนของหนว่ ยงำนอ่ืน

ทเี่ กีย่ วข้องหรือปฏบิ ัติงำนอื่นตำมทไี่ ด้รบั มอบหมำย
๒. กลุม่ งำนรำยงำนกำรประชมุ มหี น้ำที่รับผดิ ชอบเกย่ี วกับ
๑) จัดทำรำยงำนกำรประชุมวุฒิสภำเสนอให้สภำรับรองตำมข้อบังคับกำรประชุม

รวมถึงกำรวิเครำะห์ ศึกษำ ค้นคว้ำ และกำรให้บริกำรเกี่ยวกับรำยงำนกำรประชุมสภำ รวมทั้ง
เผยแพรร่ ำยงำนกำรประชุมไปยังหน่วยงำนภำยในและภำยนอกท่ีเก่ยี วขอ้ ง

๒) จัดทำบันทึกกำรประชุมสภำ เพ่ือเป็นหลักฐำนอ้ำงอิงของที่ประชุมสภำ
เพือ่ เผยแพร่และแจ้งไปยังหน่วยงำนต่ำง ๆ ท่เี กย่ี วข้อง

๓) จัดเก็บข้อมูลรำยงำนกำรประชุมสภำ พัฒนำและวำงระบบกำรจัดเก็ บ
กำรสบื ค้น และกำรใหบ้ ริกำร

๔) ติดตำมมติและผลกำรออกเสียงลงคะแนนของสมำชิกฯ ท่ีประชุมสภำ
และสรุปผลบนั ทกึ กำรออกเสยี งลงคะแนน

๕) จัดทำบันทึกสรุปเหตกุ ำรณ์สำคัญในทป่ี ระชุมสภำ เพ่ือวเิ ครำะห์และประมวลผล
สำหรบั ใช้เป็นแนวทำงปฏิบตั หิ รอื ธรรมเนียมปฏบิ ัตขิ องสภำ

๖) ปฏบิ ัติงำนร่วมกับหรือสนับสนุนกำรปฏิบัติงำนของหน่วยงำนอื่นท่ีเก่ียวข้อง
หรอื ปฏิบัตงิ ำนอ่ืนตำมท่ไี ดร้ ับมอบหมำย

๓. กลมุ่ งำนชวเลข ๑
๔. กลมุ่ งำนชวเลข ๒
๕. กลุ่มงำนชวเลข ๓
๖. กลมุ่ งำนชวเลข ๔

กลุม่ งำนชวเลขแต่ละกลมุ่ มีหนำ้ ทรี่ ับผดิ ชอบเกยี่ วกับ
๑) จดและจัดทำรำยงำนกำรประชุมสภำ สมัยสำมัญท่ัวไป สมัยสำมัญนิติบัญญัติ
และสมัยวิสำมญั

ค

๒) จดและจัดทำรำยงำนกำรประชุมคณะกรรมำธิกำรสำมัญ คณะกรรมำธิกำร
วิสำมญั คณะอนกุ รรมำธกิ ำร คณะกรรมกำร คณะอนุกรรมกำร และคณะทำงำนตำ่ งๆ

๓) จัดทำต้นฉบับและสำเนำรำยงำนกำรประชุมสภำส่งไปยังคณะกรรมำธิกำร
วิสำมัญกิจกำรสภำนติ ิบญั ญัตแิ หง่ ชำติ

๔) จดและจดั ทำรำยงำนกำรประชุม กำรสมั มนำและกำรเสวนำ
๕) จัดรวบรวมรำยงำนกำรประชุม ส่งไปยงั ส่วนรำชกำรเจำ้ ของเรื่อง
๖) จัดเก็บข้อมลู รำยงำนกำรประชุมเข้ำไวใ้ นระบบฐำนข้อมูล
๗) ปฏิบัติงำนร่วมกับหรือสนับสนุนกำรปฏิบัติงำนของหน่วยงำนอ่ืนท่ีเกี่ยวข้อง
หรือปฏบิ ตั ิงำนอน่ื ตำมท่ไี ดร้ ับมอบหมำย

ง

แผนภูมิกำรแบง่ สว่ นรำชกำร

เลขำธกิ ำรวฒุ สิ ภำ
นำยนัฑ ผำสุข

รองเลขำธกิ ำรวุฒิสภำ
นำงสำวนภำภรณ์ ใจสัจจะ

ผอู้ ำนวยกำรสำนกั รำยงำนกำรประชุมและชวเลข
นำยชำตชิ ำย เนอ่ื งนิยม

ผบู้ ังคบั บญั ชำกลมุ่ งำนบรหิ ำรท่ัวไป ผูบ้ ังคบั บัญชำกลุ่มงำนรำยงำนกำรประชมุ
นำงพมิ พลักษณ์ กระจำ่ งศรี
นำงสำววำสนำ ยงั สขุ
ผู้บังคับบญั ชำกลุ่มงำนชวเลข ๑
นำงภำวนำ ภักฉตั รทัน ผบู้ ังคบั บญั ชำกล่มุ งำนชวเลข ๒
นำงวิมล แจง้ อตั ถะ

ผูบ้ งั คับบญั ชำกลุ่มงำนชวเลข ๓ ผบู้ ังคบั บัญชำกลุ่มงำนชวเลข ๔
นำงทพิ รตั น์ แกว้ สขุ โข นำงฐติ ิรตั น์ คงสมจติ ต์

๑

คู่มือการจดั ทารายงานการประชมุ ลับ

ความหมายของรายงานการประชมุ

“รายงานการประชุม” มีความหมายตามท่ีกาหนดไวใ้ นพจนานกุ รมฉบับราชบัณฑิตยสถาน
พ.ศ. ๒๕๕๔ ว่า “รายละเอียดหรือสาระของการประชุมท่จี ดไว้เป็นทางการ” และตามระเบียบ
สานักนายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ให้ความหมายของคาว่า “รายงานการประชมุ ”
ว่าเปน็ การบนั ทกึ ความคดิ เหน็ ของผมู้ าประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมตขิ องทปี่ ระชมุ ไวเ้ ปน็ หลักฐาน”

“รายงานการประชุมสภา” หมายถึง รายละเอยี ดหรอื สาระของการประชุมท่จี ดไว้
เป็นทางการ โดยมีการจดบันทึกคาพูดของผู้ที่แสดงความคิดเห็นในที่ประชุมทุกคาพูด
ต้ังแต่เร่มิ ประชุมจนกระทัง่ เลิกประชุมในแตล่ ะครงั้

จากความหมายดังกล่าว จะเห็นได้ว่ารายงานการประชุมน้ันจะต้องมีการบันทึก
ความคิดเห็น ทั้งของผู้มาประชุม และผู้เข้าร่วมประชุมไว้ และถึงแม้ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี
จะมิได้ให้รายละเอียดคาว่า “ความคิดเห็น” ไว้โดยชัดแจ้งแต่ก็น่าจะพอเป็นที่เข้าใจได้ว่าความ
คดิ เหน็ ทจ่ี ะต้องบนั ทกึ ไวใ้ นรายงานการประชมุ น้ัน คือความคดิ เห็นทเ่ี ป็นสาระสาคัญและเกย่ี วขอ้ ง
กบั ประเด็นของเร่ืองที่มีการพจิ ารณากันอยู่นัน้ นั่นเอง และนอกเหนอื จากการจดบันทกึ ความคิดเห็น
แล้ว ยงั ตอ้ งมีการบันทึกมติของท่ีประชุมในเรื่องน้ันไวเ้ ป็นหลกั ฐานอกี ดว้ ย

รายงานการประชุมสภา มี ๒ ลักษณะ คอื
๑. รายงานการประชุมที่เป็นการประชุมโดยเปิดเผย
๒. รายงานการประชุมลบั
สาหรับรายงานการประชุมลับ สภาอาจมีมติมิให้จดรายงานการประชุมลับครั้งใด
ท้ังหมดหรือเพียงแต่บางส่วนก็ได้ แต่ให้มีบันทึกเหตุการณ์ไว้ หากสภามีมติให้จดรายงาน
การประชุมลบั ในการประชุมครั้งนั้นทั้งหมด หรือเพียงบางส่วน รายงานดังกล่าวจะไม่มีปรากฏ
อยู่ในรายงานการประชุมสภาที่เป็นการเปิดเผยในคร้ังนั้น จะมีเพียงบันทึกเหตุการณ์ไว้ใน
รายงานการประชมุ สภาทเี่ ป็นการเปิดเผยของครงั้ นนั้ สว่ นรายงานการประชมุ ลับทส่ี ภามีมติมิให้
จดทั้งหมดหรอื เพยี งบางสว่ นน้ัน จะเป็นรายงานการประชมุ ที่แยกตา่ งหาก ซึ่งคณะกรรมาธิการ
วิสามัญกิจการสภาฯ จะพิจารณาว่าสมควรให้เปิดเผยรายงานการประชุมลับเรื่องนั้นหรือไม่
เม่ือคณะกรรมาธิการวิสามัญกิจการสภาฯ มีความเห็นอย่างใดจะทารายงานผลการพิจารณาเสนอต่อ
ที่ประชุมสภาเพ่ือพิจารณาว่า จะเห็นด้วยกับคณะกรรมาธิการวิสามัญกิจการสภาฯ หรือไม่ อย่างไร
ถ้าหากสภามีมติให้เปิดเผยรายงานการประชุมลับเรื่องดังกล่าว รายงานการประชุมลับคร้ังนี้
จะนาไปรวมอยใู่ นรายงานการประชุมสภาทเี่ ปดิ เผยในคร้งั เดยี วกนั น้ัน

๒

สว่ นที่ ๑

การจดั ทารายงานการประชุมลับสภาของกลุม่ งานชวเลข

การจดั ทารายงานการประชุมลบั สภาของกลุ่มงานชวเลข
ขนั้ ตอนการปฏบิ ัติงานด้านการจดรายงานการประชมุ ลับสภาของกลุม่ งานชวเลข
ก่อนการประชมุ
๑. กล่มุ งานชวเลขผู้รับผดิ ชอบรบั ระเบยี บวาระการประชมุ จากกล่มุ งานบริหารท่ัวไป
๒. เจ้าพนักงานชวเลขเตรยี มความพรอ้ มในการจดรายงานการประชุมลบั
๓. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลขกาหนดเจ้าพนักงานชวเลขผู้รับผิดชอบจดรายงาน

การประชุมลบั ใหช้ ัดเจน
ระหว่างการประชุม
เจ้าพนักงานชวเลขจดรายงานการประชุมลับ พร้อมท้ังบันทึกเสียงการประชุมลับ

เพ่ือใช้สาหรับตรวจทานความถูกต้อง โดยมีผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลขท่ีปฏิบัติหน้าท่ี
จดบันทึกเหตกุ ารณใ์ นห้องประชุม เปน็ ผู้ควบคมุ การจดรายงานการประชมุ ลับ

หลงั การประชมุ
๑. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลขผู้รับผิดชอบทาบันทึกเสนอผู้อานวยการสานักฯ
เพื่อทราบว่ามีเจ้าพนักงานชวเลขผู้ใดรับผิดชอบในการจดและถอดรายงา นการประชุมลับ
ในชว่ งเวลาและตอนใด
๒. เจ้าพนกั งานชวเลขผรู้ บั ผิดชอบดาเนนิ การถอดขอ้ ความจากตวั ชวเลข โดยใช้ไฟล์เสยี ง
สอบทานความถูกต้องของรายงานการประชุมลับด้วยความระมัดระวัง ในการจัดพิมพ์รายงาน
การประชุมลบั ให้พมิ พน์ อกระบบจดและจัดทารายงานการประชมุ สภา
๓. เจ้าพนกั งานชวเลขผู้รับผิดชอบดาเนินการถอดขอ้ ความจากตัวชวเลขโดยการจดั พิมพ์
รายงานซึ่งเปน็ ตน้ ฉบับแลว้ ประทับตรา “ลับ” ดว้ ยหมกึ สแี ดง ท้ังส่วนบนและลา่ งของเอกสารทกุ หน้า
พร้อมนาไฟล์เสียง ไฟล์ข้อมูลที่พิมพ์รายงานการประชุมลับ และเอกสารที่บันทึกโดยการจดชวเลข
ใส่ซองเอกสารสีน้าตาล ลงลายมือช่ือกากับไว้บนรอยท่ีปิดผนึกของซอง ประทับตรา “ลับ”
และใช้เทปปิดผนกึ ให้มดิ ชดิ ย่นื เสนอผู้บงั คบั บัญชากลมุ่ งานผู้รับผิดชอบโดยตรงเทา่ น้นั
๔. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลขผู้รับผิดชอบรับเรื่องแล้วจะดาเนินการเปิดซอง
ท่ีปิดผนึกของเจ้าพนักงานชวเลขผู้รับผิดชอบแต่ละคนและบันทึกไฟล์ข้อมูลท่ีพิมพ์รายงาน
การประชุมลับลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลข หลังจากนั้นจะลบ
ไฟล์เสียง ไฟล์ข้อมูลท่ีพิมพ์รายงานการประชุมลับของเจ้าพนักงานชวเลขออกจาก MP3
ของแตล่ ะคน

๓

๕. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลขผู้รับผิดชอบติดตามตรวจสอบไฟล์เสียงและ
ไฟล์ข้อมูลท่ีพิมพ์รายงานการประชุมลับ ให้ลบข้อมูลออกจากเคร่อื งคอมพิวเตอร์และโฟล์เดอร์
รไี ซเคิลบนิ ของเจา้ พนักงานชวเลขผู้รบั ผิดชอบของแต่ละคน

๖. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลขผู้รับผิดชอบตรวจทานความถูกต้องของรายงาน
การประชุมลับ โดยตรวจทานจากเอกสารรายงานการประชุมลับที่เจ้าพนักงานชวเลขเสนอ
ผู้บงั คับบญั ชากลุ่มงานชวเลขผู้รบั ผดิ ชอบในครง้ั นน้ั เมื่อตรวจทานจากเอกสารรายงานการประชุมลบั
ท้ังหมดเรียบร้อยแล้ว หากรายงานการประชุมลับมีข้อผิดพลาด ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลข
ผู้ รั บ ผิ ด ช อ บ จ ะ เป็ น ผู้ แ ก้ ไ ข ค ว า ม ถู ก ต้ อ ง ข อ ง ร า ย ง า น ก า ร ป ร ะ ชุ ม ลั บ ด้ ว ย ต น เอ ง ทุ ก ค ร้ั ง
เม่ือรายงานการประชุมลับดาเนินการแก้ไขถูกต้องครบถ้วนแล้วประทับตรา“ลับ” ด้วยหมึกสีแดง
ท้ังบนและล่างของเอกสารทุกหน้า และนารายงานการประชุมลับใส่ซองเอกสารสีน้าตาล
โดยผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลขผู้รับผิดชอบลงลายมือช่ือกากับไว้บนรอยปิดผนึกของซอง
ประทบั ตรา “ลับ” และใช้เทปปิดผนึกให้มดิ ชิด ด้านหน้าซองประทบั ตรา “ลบั ” ดว้ ยหมึกสีแดง
ทง้ั สว่ นบนและล่าง จานวน ๑๐ ฉบับ (รวมตน้ ฉบบั )

ในกรณีท่รี ายงานการประชุมสภาในสว่ นเปิดเผยยงั ไม่เสรจ็ สมบูรณอ์ ยู่ในระหวา่ ง
ขั้นตอนการจัดทารูปเล่มรายงาน ในส่วนท่ีเป็นรายงานการประชุมลับที่จัดทารูปเล่มเสร็จ
เรียบร้อยแล้ว ให้นารายงานการประชมุ ลับไปเก็บไว้ในต้เู กบ็ เอกสารลบั และล็อกกญุ แจให้มดิ ชิด
ในห้องผู้อานวยการสานักรายงานการประชมุ และชวเลข

๗. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลขผู้รับผิดชอบทาบันทึกนาส่งรายงานการประชุมลับ
นาเรียนรองเลขาธิการวุฒิสภา ผ่านผู้อานวยการสานักรายงานการประชุมและชวเลขไปยัง
เลขานุการคณะกรรมาธกิ ารวิสามัญกิจการสภา

๘. รองเลขาธิการวุฒิสภาลงนามในหนังสือนาส่งรายงานการประชุมลับแล้ว ให้นา
รายงานการประชมุ ลับท่ผี ู้อานวยการสานักฯ เก็บไวใ้ นตู้เก็บรายงานการประชมุ ลบั จานวน ๑๐ ฉบบั
นาส่งไปทก่ี ลมุ่ งานบริหารงานท่วั ไป สานกั กรรมาธิการ ๓

๙. เอกสารรายงานการประชุมลับที่เจ้าพนักงานชวเลขผู้รับผิดชอบในการจดและพิมพ์
รายงานก่อนที่ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลขผู้รับผิดชอบจะมีการแก้ไข และเอกสารที่บันทึก
โดยการจดชวเลขนาไปเกบ็ ไว้ตเู้ กบ็ เอกสารลบั และล็อกกญุ แจให้มดิ ชดิ ในหอ้ งผู้อานวยการสานกั
รายงานการประชมุ และชวเลขเพอ่ื เขา้ สกู่ ระบวนการทาลายเอกสารต่อไป

๔

กาหนดการถอดข้อความและจัดทารายงานการประชมุ ลับสภา (ระยะเวลา ๑๕ วันทาการ)
โดยเรม่ิ นับหลงั จากวนั ประชมุ

ข้นั ตอน ระเบียบวิธีปฏบิ ตั ิงาน ระยะเวลา ผรู้ บั ผดิ ชอบ

กอ่ นการประชุม

๑. กลุ่มงานชวเลข - ศึกษาระเบยี บวาระการประชุม - กอ่ นประชมุ ๓ วนั - ผบู้ ังคับบญั ชา
กลุม่ งานชวเลข
รับระเบียบวาระการประชมุ และข้นั ตอนการประชุมล่วงหนา้ ผรู้ บั ผดิ ชอบ

จากกลุ่มงานบรหิ ารทวั่ ไป

๒. เจา้ พนักงานชวเลข - เตรยี มความพรอ้ มอุปกรณเ์ คร่อื งใช้ - กอ่ นประชุม ๑ วนั - เจา้ พนักงานชวเลข
ผู้รบั ผดิ ชอบจด
เตรยี มความพร้อมในการ อาทิ MP3 สาหรับใช้บันทึกเสยี ง ประชมุ ลบั

จดประชุมลบั ในห้องประชุม

๓. ผบู้ ังคบั บญั ชา ๓.๑ ผ้บู ังคบั บัญชากลมุ่ งานชวเลข - ก่อนประชมุ ๑ วัน - ผู้บังคบั บญั ชา
กลุ่มงานชวเลข ผ้รู บั ผิดชอบจัดทาลาดับรายช่อื กลมุ่ งานชวเลข
ผรู้ บั ผดิ ชอบกาหนด เจา้ พนกั งานชวเลขผรู้ ับผดิ ชอบในการจด ผู้รับผดิ ชอบบันทกึ
เจ้าพนกั งานชวเลข และพมิ พร์ ายงานการประชุมลับ โดย เหตกุ ารณใ์ นหอ้ ง
ผรู้ ับผดิ ชอบจดประชุมลับ เรียงลาดับรายช่อื เจ้าพนักงานชวเลขต้ังแต่ ประชุมในการประชมุ
ให้ชดั เจน คนเริ่มต้นการประชุมลับจนถึงคนสุดท้าย ลบั ครั้งนั้น ๆ
ของการประชุมลบั

๓.๒ ผู้บงั คบั กลุม่ งานชวเลข
ผรู้ บั ผิดชอบแจ้งให้เจ้าพนักงานชวเลข
ผู้รบั ผิดชอบจดประชุมลบั ด้วยความ
ระมดั ระวัง

ระหว่างการประชุม

๔. เจ้าพนกั งานชวเลข ๔.๑ เจา้ พนักงานชวเลขผรู้ บั ผดิ ชอบ - คนละ ๑๐ นาที - เจา้ พนกั งานชวเลข
ผรู้ บั ผิดชอบจดชวเลข จดชวเลขคนละ ๑๐ นาที พร้อมทง้ั ผรู้ บั ผดิ ชอบ
พรอ้ มทัง้ อดั เสยี ง อัดเสยี งการประชมุ ลบั ด้วยความ - ควบคุมการจด
การประชุมลบั โดยมี ระมดั ระวัง เพ่ือใช้สาหรับตรวจทาน ประชุมลบั จนเสรจ็ - ผู้บังคบั บญั ชา
ผู้บงั คบั บญั ชากลุ่มงาน ความถกู ต้อง ส้ินการประชมุ กลมุ่ งานชวเลข
ชวเลขผู้รับผดิ ชอบเป็น ผู้รับผดิ ชอบ
ผ้คู วบคุมการจด ๔.๒ ผู้บงั คับบญั ชากลมุ่ งานชวเลข
การประชุมลบั ผ้รู ับผดิ ชอบบนั ทกึ เหตกุ ารณ์ในหอ้ ง
ประชมุ ในการประชมุ ลับครัง้ นน้ั ๆ
เป็นผู้ควบคมุ การจดประชุมลับ

๕

ข้นั ตอน ระเบยี บวิธปี ฏิบตั ิงาน ระยะเวลา ผู้รับผิดชอบ

๕. ผูบ้ งั คบั บญั ชา หลงั การประชมุ - ผู้บงั คบั บัญชา
กลุ่มงานชวเลข กลมุ่ งานชวเลข
ผู้รับผิดชอบทาบนั ทึก - ผ้บู งั คบั บญั ชากลมุ่ งานชวเลข ผูร้ ับผดิ ชอบ
รายชื่อผู้จดรายงาน ผู้รับผดิ ชอบทาบันทึกเสนอผูอ้ านวยการ
การประชมุ ลับเสนอ สานักฯ เพ่ือทราบวา่ มเี จา้ พนกั งานชวเลข
ผอู้ านวยการสานัก ผู้ใดรับผิดชอบในการจดและถอดรายงาน
การประชมุ ลับในชว่ งเวลาและตอนใด
๖. เจา้ พนักงานชวเลข
ผรู้ บั ผิดชอบดาเนนิ การ - เจ้าพนกั งานชวเลขผูร้ ับผิดชอบ - ต้องดาเนนิ การ - เจา้ พนักงานชวเลข
ถอดขอ้ ความจากตวั ถอดขอ้ ความจากตัวชวเลขและใชไ้ ฟล์ ถอดข้อความโดยเรว็ ผ้รู บั ผดิ ชอบ
ชวเลข เสียงสอบทานความถูกต้องของรายงาน โดยถอื ว่าเป็นขอ้ มลู
การประชุมลับด้วยความระมดั ระวงั เรง่ ดว่ น
ในการพิมพ์รายงานการประชุมลบั
ตอ้ งใช้เครื่องคอมพวิ เตอร์ท่ีกาหนด
สาหรับพมิ พร์ ายงานการประชุมลบั
เท่านน้ั ขอ้ มูลการประชมุ ลบั เปน็ ขอ้ มูล
เร่งดว่ น เจ้าพนักงานชวเลขผรู้ ับผดิ ชอบ
ในการจดและถอดขอ้ ความต้องถอื ปฏบิ ัติ
โดยเร็ว เพื่อป้องกันขอ้ มลู รัว่ ไหล
และควรเกบ็ รายงานการประชุมลบั ใน
ท่ีปลอดภัยและมดิ ชดิ

๗. เจ้าพนกั งานชวเลข ๗.๑ เจ้าพนกั งานชวเลขผ้รู บั ผดิ ชอบ - ถอดข้อความ - เจา้ พนกั งานชวเลข
ผรู้ ับผิดชอบนาสง่ รายงาน เมื่อดาเนินการถอดข้อความจากตวั ชวเลข การประชมุ ลบั ให้ ผูร้ ับผดิ ชอบ
การประชมุ ลับเสนอ เสร็จเรยี บร้อยแลว้ ต้องประทับตรา “ลบั ” เสรจ็ ส้นิ พรอ้ ม
ผบู้ ังคบั บัญชากลมุ่ งาน ดว้ ยหมกึ สีแดง ท้ังบนและลา่ งของรายงาน นาเสนอ
ชวเลขผ้รู บั ผดิ ชอบ การประชมุ ลบั ทุกหนา้ พร้อมไฟล์เสยี ง ผบู้ ังคับบญั ชา
ไฟลข์ อ้ มลู รายงานการประชุมลับและ โดยเร่งด่วน
เอกสารบันทึกการจดประชมุ ใสซ่ องเอกสาร
(ซองน้าตาล) ลงลายมือช่อื กากับไว้
บนรอยทป่ี ดิ ผนกึ ของซอง ประทบั ตรา
“ลับ” ด้านหลงั ซองและใชเ้ ทปปดิ ผนึก
ให้มดิ ชดิ

๗.๒ ให้ยน่ื เสนอผ้บู งั คบั บัญชา
กลมุ่ งานชวเลขผูร้ บั ผดิ ชอบโดยตรงเท่านน้ั
เพื่อปอ้ งกันการรัว่ ไหลของข้อมูล

๖

ข้นั ตอน ระเบยี บวิธีปฏิบตั ิงาน ระยะเวลา ผูร้ บั ผดิ ชอบ

๘. ผบู้ งั คบั บัญชา ๘.๑ ผ้บู ังคบั บัญชากลมุ่ งานชวเลข - ผู้บงั คบั บญั ชา

กลุ่มงานชวเลขผรู้ ับผิดชอบ ผรู้ บั ผดิ ชอบรบั เรอื่ งแล้วดาเนนิ การเปดิ ซอง กล่มุ งานชวเลข
ผู้รบั ผดิ ชอบ
ดาเนนิ การเก่ยี วกับไฟล์เสยี ง ของเจา้ พนักงานชวเลขผรู้ ับผิดชอบ
- ผู้บงั คับบัญชา
และไฟลข์ อ้ มลู ทีพ่ มิ พ์ แตล่ ะคนและบนั ทึกไฟล์ขอ้ มลู ท่พี ิมพ์ กลุ่มงานชวเลข
ผูร้ บั ผิดชอบ
รายงานการประชมุ ลับ รายงานการประชมุ ลับลงในเคร่ือง
- ผู้บงั คบั บญั ชา
คอมพิวเตอร์ของผูบ้ งั คบั บญั ชากลมุ่ งาน กล่มุ งานชวเลข
ผู้รับผดิ ชอบ
ผู้รบั ผิดชอบ และทาการลบไฟลเ์ สยี ง

ไฟลข์ ้อมลู ท่พี ิมพร์ ายงานการประชุมลบั

ของเจ้าพนักงานชวเลขออกจาก MP3

ของแต่ละคน

๘.๒ ผบู้ ังคับบญั ชากลมุ่ งานชวเลข

ผรู้ ับผดิ ชอบติดตามตรวจสอบไฟลเ์ สยี ง

ไฟล์ข้อมลู ทพี่ ิมพร์ ายงานการประชมุ ลบั

และโฟลเ์ ดอรร์ ไี ซเคลิ บนิ ออกจากเครื่อง

คอมพวิ เตอร์ของแตล่ ะคน

๙. ผบู้ งั คบั บัญชา - ผูบ้ ังคบั บญั ชากลมุ่ งานชวเลข - ๗ วนั

กลมุ่ งานชวเลข ผู้รับผดิ ชอบตรวจทานความถูกตอ้ งของ

ผรู้ บั ผิดชอบตรวจสอบ รายงานการประชุมลับ โดยตรวจทาน

ความถกู ต้องของรายงาน จากเอกสารรายงานการประชมุ ลบั

การประชมุ ลับ ทเี่ จ้าพนักงานชวเลขเสนอผบู้ งั คับบญั ชา

กลมุ่ งานชวเลขผู้รบั ผดิ ชอบในคร้ังนน้ั

เม่ือตรวจทานจากเอกสารรายงานการ

ประชุมลับทั้งหมดเรียบรอ้ ยแล้ว

หากรายงานการประชุมลบั มีข้อผดิ พลาด

จะเป็นผ้แู กไ้ ขรายงานการประชมุ ลับ

ใหถ้ ูกตอ้ งด้วยตนเองทกุ คร้งั

๑๐. ผบู้ ังคับบัญชา ๑๐.๑ รายงานการประชมุ ลบั

กลุ่มงานชวเลขผู้รับผิดชอบ ดาเนินการแกไ้ ขถูกต้อง ครบถ้วนแลว้

รวบรวมรายงานการประชมุ ผู้บังคับบัญชากลมุ่ งานชวเลขผรู้ บั ผดิ ชอบ

ลบั และจดั ทารายงานการ ประทับตรา “ลบั ” ดว้ ยหมึกสแี ดงทัง้ บน

ประชมุ ลับ และลา่ งของรายงานการประชมุ ลบั ทุกหน้า

จานวน ๑๐ ฉบับ และนารายงานการประชมุ ลบั ใสซ่ อง

เอกสาร (สนี า้ ตาล) โดยผู้บงั คับบญั ชา

กล่มุ งานชวเลขผรู้ ับผิดชอบลงลายมอื ชอ่ื

กากับไวบ้ นรอยปดิ ผนกึ ของซอง

ประทบั ตรา “ลบั ” และใช้เทปปดิ ผนึกให้

มิดชดิ ส่วนดา้ นหน้าซองประทับตรา

“ลบั ” ดว้ ยหมึกสีแดงทง้ั สว่ นบนและลา่ ง

ของซอง

๗

ข้ันตอน ระเบยี บวธิ ีปฏิบตั ิงาน ระยะเวลา ผรู้ ับผดิ ชอบ

๑๐.๒ ในกรณีทรี่ ายงานการประชมุ
สภาในสว่ นเปิดเผยยังไม่เสร็จสมบรู ณ์
ซงึ่ อยู่ในระหว่างขนั้ ตอนการจดั ทารปู เลม่
รายงานการประชมุ ในสว่ นทเ่ี ปน็ รายงาน
การประชมุ ลับทจ่ี ดั ทารปู เล่มเสร็จ
เรียบรอ้ ยแล้วให้นารายงานการประชุม
ลบั ไปเกบ็ ไว้ในตู้เกบ็ เอกสารลับและลอ็ ก
กญุ แจใหม้ ดิ ชดิ ในห้องผู้อานวยการสานกั ฯ

๑๑. จัดทาหนังสือนาส่ง - ผบู้ ังคบั บัญชากลมุ่ งานชวเลข - ผอู้ านวยการสานักฯ
รายงานการประชมุ ลับ ผู้รับผดิ ชอบในการจัดทารายงาน - ผ้บู งั คับบัญชา
การประชุมลบั ทาหนังสือนาสง่ รายงาน กลมุ่ งานชวเลข
การประชุมลับ เรียน รองเลขาธิการวุฒิสภา ผู้รบั ผดิ ชอบ
ผ่านผู้อานวยการสานกั รายงานการประชุม - เจ้าพนักงานชวเลข
และชวเลข เพ่อื ลงนาม พร้อมท้งั แนบ ผรู้ ับผดิ ชอบ
เอกสารรายงานการประชมุ ลบั จานวน
๑๐ ฉบับ (รวมตน้ ฉบับ) สง่ ไปยงั
เลขานกุ ารคณะกรรมาธกิ ารวสิ ามญั
กิจการสภา

๑๒. รองเลขาธิการ - เม่อื รองเลขาธกิ ารลงนาม ภายใน ๓ วันทาการ - ผ้บู งั คับบญั ชา
ลงนามแล้ว ผบู้ ังคับบญั ชา ในหนังสอื นาส่งรายงานการประชมุ ลับ หลังจากวันทีส่ ่งให้ กลุม่ งานชวเลข
กลุ่มงานชวเลขผรู้ ับผิดชอบ แลว้ ให้นารายงานการประชุมลับท่ี คณะกรรมาธิการ ผู้รบั ผดิ ชอบ
จะรบั เอกสารรายงาน ผูอ้ านวยการสานักฯ เก็บไว้ในตู้เกบ็ วิสามญั กจิ การสภา
การประชมุ ลับจานวน รายงานการประชุมลับ จานวน ๑๐ ฉบบั นติ ิบัญญตั แิ ห่งชาติ - ผู้อานวยการสานักฯ
๑๐ ฉบับ จาก นาสง่ ไปทก่ี ลมุ่ งานบรหิ ารทั่วไป สานกั
ผู้อานวยการสานกั ฯ กรรมาธิการ ๓
เพื่อนาส่งเลขานกุ าร
คณะกรรมาธิการวสิ ามญั ๑๓.๑ เอกสารรายงานการประชุมลับ
กิจการสภา กอ่ นผู้บังคบั บญั ชากลุ่มงานชวเลข
ผรู้ ับผิดชอบมกี ารแกไ้ ข และเอกสาร
๑๓. การทาลายเอกสาร บันทึกการจดประชุมลับ ใสซ่ องปิดผนกึ ไว้
รายงานการประชมุ ลบั นาไปเกบ็ ในห้องผอู้ านวยการสานกั ฯ
กอ่ นผู้บงั คับบัญชา ๑๓.๒ ตัง้ คณะทางานเพ่อื ทาลายเอกสาร
กลมุ่ งานชวเลข ลบั ต่อไป
ผรู้ บั ผดิ ชอบมกี ารแกไ้ ข
และเอกสารบนั ทกึ การจด
ประชมุ ลบั

๘

ตัวอยา่ งการจัดทารายงานการประชุมลับสภา

๑. ปกรายงานการประชุมลับ
ตวั อยา่ ง

๙

๒. ดา้ นในปกรายงานการประชมุ ลบั สภา
ใหพ้ มิ พเ์ รือ่ งการประชมุ ลบั
ตวั อยา่ ง

๑๐

๓. ซองลับ
ตวั อยา่ งซองลบั ด้านหน้า

ตัวอยา่ งซองลบั ดา้ นหลัง

๑๑

หมายเหตุ : รายงานการประชมุ ลับสภา ใหน้ าใส่ซอง โดยหนา้ ซอง
๑. ให้ติดเรอ่ื งการประชุมลบั
๒. ประทบั ตรา “ลับ” ดว้ ยสแี ดง บริเวณกง่ึ กลางซอง ท้ังดา้ นบนและดา้ นล่าง
๓. ประทบั ตรา “ตน้ ฉบับ” ด้วยสนี ้าเงนิ บรเิ วณกึง่ กลางซอง ใตป้ ระทบั ตรา “ลับ”
(สาหรบั ใส่เอกสารทเ่ี ปน็ ตน้ ฉบับเท่านนั้ )
๔. ประทบั ตราหมายเลข ๑ – ๑๐ ทงั้ ๑๐ ซอง ดว้ ยสแี ดง (โดยใส่เอกสารลบั หมายเลข
รายงานการประชุมลบั ให้ตรงกับหมายเลขซอง)
๕. ด้านหลงั ซอง ให้ผู้บงั คบั บญั ชากลุ่มงานทรี่ บั ผดิ ชอบลงชอ่ื กากบั บรเิ วณปากซอง
กอ่ นปดิ ผนกึ ทุกซอง

๑๒

๑๓

ส่วนที่ ๒

การจดั ทารายงานการประชมุ ลบั คณะกรรมาธกิ าร

การจดและจดั ทารายงานการประชุมลับคณะกรรมาธกิ าร
๑) กรณีการประชมุ ลับตลอดการประชมุ
กอ่ นการประชุม
๑. รับตารางการประชมุ จากกล่มุ งานบรหิ ารทั่วไป
๒. ผูบ้ ังคับบัญชากลุม่ งานจัดเจ้าพนักงานชวเลข ๒ คน ในการประชุมตอ่ ๑ คณะ

ยกเว้น กรณีการจดประชุมลับคณะกรรมาธิการและอื่น ๆ ของสานักกากับและตรวจสอบที่ต้อง
ใช้เจา้ พนกั งานชวเลขจานวนหลายคนเพ่อื ความรวดเรว็ ในการจดั ทารายงานการประชมุ ลับ

หลงั การประชมุ
๑. เจ้าพนักงานชวเลขผู้รับผิดชอบดาเนินการถอดข้อความจากตัวชวเลข
โดยใชไ้ ฟลเ์ สยี งสอบทานความถกู ต้องของรายงานการประชุมลับคณะกรรมาธิการด้วยความระมัดระวัง
ในการจัดพิมพ์รายงานการประชุมลับคณะกรรมาธิการให้พิมพ์นอกระบบจดและจัดทารายงานการ
ประชุม
๒. เจ้าพนักงานชวเลขผู้รับผิดชอบดาเนนิ การถอดข้อความเสร็จเรียบรอ้ ยแล้ว
นาไฟล์เสียงไฟล์ข้อมูลท่ีพิมพ์รายงานการประชุมลับ และเอกสารที่บันทึกโดยการจดชวเลข
ส่งผู้บังคับบญั ชากลุม่ งาน
๓. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานรับเรื่องแล้วจะดาเนินการลบไฟล์เสียง ไฟล์ข้อมูล
ท่ี พิ ม พ์ ร า ย ง า น ก า ร ป ร ะ ชุ ม ลั บ ข อ ง เจ้ า พ นั ก ง า น ช ว เ ล ข ผู้ รั บ ผิ ด ช อ บ แ ต่ ล ะ ค น ทั น ที
และเอกสารที่บันทกึ โดยการจดชวเลขนาไปทาลายดว้ ยเครอ่ื งทาลายเอกสาร
๔. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานติดตามตรวจสอบไฟล์เสียงและไฟล์ข้อมูลที่พิมพ์
รายงานการประชุมลับคณะกรรมาธิการให้ลบข้อมูลออกจากเครื่องคอมพิวเตอร์และโฟล์เดอร์
รไี ซเคิลบนิ ของแต่ละคน
๕. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานดาเนินการตรวจสอบความถูกต้องของรายงาน
การประชมุ ลับแตล่ ะตอนเสร็จเรียบร้อยแล้วพมิ พร์ ายงานการประชุมลับ จานวน ๑ ฉบับ
๖. ประทับตรา “ลับ” ด้วยหมึกสีแดง ท้ังบนและล่างของรายงานการประชุมลับ
ทุกหน้า ใส่ซองเอกสารสีน้าตาล ลงลายมือชื่อกากับไว้บนรอยปิดผนึกของซอง ประทับตรา
“ลับ” ใชเ้ ทปปิดผนกึ ใหม้ ิดชิด และประทับตรา “ลับ” หนา้ ซองทัง้ บนและลา่ ง
๗. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลขผู้รับผิดชอบทาบันทึกเสนอผู้อานวยการสานักฯ
เพ่ือทราบว่า มีเจ้าพนักงานชวเลขผู้รับผิดชอบในการจดและถอดรายงานการประชุมลับ
คณะกรรมาธิการในช่วงเวลาและตอนใด

๑๔

๘. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานจัดทาหนังสือนาส่งรายงานการประชุมลบั คณะกรรมาธกิ าร
ไปยังกลุ่มงานเอกสารอ้างอิงในการประชุมกรรมาธิการ สานักกรรมาธิการเจ้าของเร่ือง
หรือสานักอื่น ๆ เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมาธิการสามัญฯ ของสานักกากับและ
ตรวจสอบ ตามที่ไดร้ บั มอบหมาย โดยผูอ้ านวยการสานักรายงานการประชมุ ชวเลขเป็นผูล้ งนาม

๙. รายงานการประชมุ ลับคณะกรรมาธิการในครั้งน้ัน ๆ ท่ีนาส่งสานักกรรมาธิการ
และหนว่ ยงานเจ้าของเรอื่ งเรยี บรอ้ ยแล้วจะดาเนนิ การลบไฟลเ์ สียง ไฟลข์ ้อมลู ลบั ทีพ่ มิ พ์รายงาน
และโฟล์เดอร์รีไซเคิลบินจากเคร่ืองคอมพิวเตอร์ ยกเว้น กรณีหน่วยงานภายในของสานักฯ
ทม่ี คี วามจาเป็นจะนาไฟล์ขอ้ มลู ดงั กลา่ วไปใชใ้ นการจดั ทาเอกสารลับ ทั้งน้ี จะต้องไดร้ ับอนญุ าต
จากหวั หน้าส่วนราชการเท่าน้ัน

๑๕

๒) กรณกี ารประชุมลบั ระหวา่ งการประชมุ
กอ่ นการประชมุ
๑. รับตารางการประชมุ จากกลมุ่ งานบริหารท่วั ไป
๒. ผบู้ ังคับบญั ชากลุ่มงานจดั เจ้าพนกั งานชวเลข ๒ คน ในการจดประชุมตอ่ ๑ คณะ
ระหว่างการประชุม
เจา้ พนักงานชวเลข ๒ คน จดประชมุ คนละ ๓๐ นาทตี อ่ ๑ ตอน สลบั กนั จด

จนเลิกประชมุ พร้อมทงั้ บนั ทึกเสียงการประชมุ เพือ่ ใช้สาหรบั ตรวจทานความถูกตอ้ ง
หลังการประชุม
๑. เจ้าพนักงานชวเลขนาไฟล์เสียงท่ีบันทึกลงระบบจดและจัดทารายงานการประชุม

กรรมาธิการถอดข้อความโดยพิมพ์เป็นรายงานใช้เวลาตอนละ ๓.๓๐ ช่ัวโมง แล้วแต่ความยากง่าย
ของการประชุมแตล่ ะคร้ัง ซึ่งจะได้รายงานเสร็จสมบรู ณ์ประมาณ ๘ – ๑๐ หน้า โดยใชไ้ ฟล์เสยี ง
ตรวจทานความถกู ต้องของรายงาน (๑ ตอน หมายถึง จดครง่ึ ชั่วโมง)

๒. บันทึกและส่งไฟล์รายงานการประชุมในระบบจดและจัดทารายงานการประชุม
กรรมาธิการ

๓. ผู้บังคับบัญชาดาเนินการตรวจสอบไฟล์ความถูกต้องของรายงานการประชุม
แต่ละตอนเสร็จเรียบร้อยแล้วลบไฟล์เสียงออกจากระบบ และดาเนินการอนุมัติ รวบรวมไฟล์
รายงานการประชมุ พร้อมทง้ั ปริ้นรายงานการประชมุ ๑ ฉบับ

๔. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานแยกรายงานการประชุมส่วนที่เป็นลับออกจาก
รายงานการประชุมเปิดเผย ประทับตรา “ลับ” ด้วยหมึกสีแดง ท้ังบนและล่างของรายงาน
การประชุมลับทกุ หน้า และลบไฟล์ข้อมูลรายงานสว่ นทีเ่ ปน็ รายงานลบั ออกจากระบบ

๕. ในส่วนที่ลบออกจะพิมพ์ใบแทรกท่ีมีข้อความว่า “หมายเหตุ : ต้ังแต่
หน้า ๕/๑ ถึงหนา้ ๕/๔ เปน็ การประชมุ ลบั ”

๖. ประทับตรา “ลับ” ด้วยหมึกสแี ดง ท้ังบนและล่างของรายงานการประชุม
ทุกหน้า ใส่ซองเอกสารสีน้าตาล ลงลายมือช่ือกากับไว้บนรอยปิดผนึกของซอง ประทับตรา
“ลับ” ใช้เทปปิดผนกึ ใหม้ ิดชดิ และประทับตรา “ลบั ” หน้าซอง

๗. ผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลขทาหนังสือนาส่งรายงานการประชุม
คณะกรรมาธิการลับและเปิดเผยไปยังกลุ่มงานบริการเอกสารอ้างอิงในการประชุมกรรมาธิการ
สานกั กรรมาธิการเจ้าของเร่ืองโดยผ้อู านวยการสานักรายงานการประชุมและชวเลขเป็นผู้ลงนาม

๑๖

ตวั อยา่ งปกหนา้ รายงานลบั

๑๗

ตัวอยา่ งซองลับดา้ นหนา้

ใสซ่ องเอกสาร
(ซองนา้ ตาล)

ตัวอย่างซองลับดา้ นหลงั

๑๘

แผนผงั กระบวนการจดั ทาราย

กอ่ นการประชุม รับตารางนดั ประชมุ โดย ผบ
ระหว่างการประชุม จดราย
จากกลุ่มงานบริหารท่วั ไป

การดาเนนิ การในวันประชมุ

เจ้าพนักงานชวเลข ดาเนินการจดชวเลข โดยต้องป
ตามหลักเกณฑ์ข้อปฏบิ ัตใิ นการจดรายงานการประช

คณะกรรมาธิการโดยเครง่ ครดั

หลังการประชุม ถอดข้อความจากชวเลข

โดยเจา้ พนกั งานชวเลข ดาเนินการถอดข้อความจาก
ตัวชวเลข และจัดพิมพ์รายงานการประชุมลบั

คณะกรรมาธกิ ารโดยทนั ที

จัดทาหนงั สอื นาสง่ แจ้งผอู้ านวยก

โดยผบ. กลมุ่ งานชวเลข จัดทาหนงั สือนาสง่ โดย ผบ. กลมุ่ งานชวเลข จดั
รายงานการประชมุ ลบั คณะกรรมาธกิ ารต่อ จดและจดั ทารายงานการปร
หนว่ ยงานเจา้ ของเร่ือง(ผอ.สานักฯลงนาม) รายชื่อเจา้ พนักงานชวเล

นาส่งต้นฉบบั ช่วงเวลาต่อผู้อาน

ต่อหน่วยงานเจา้ ของเร่ือง ดาเนินการทาลา

โดย ผบ.กลมุ่ งานชวเลข ท
เสียงลับ และเอกสารการ

ยงานการประชุมลับคณะกรรมาธิการ

จัดเจา้ พนกั งานชวเลข

บ.กลุ่มงานชวเลขจดั เจา้ พนกั งานชวเลข รับผดิ ชอบ
ยงานการประชุมลบั (โดยปกติ ๒ คนต่อ ๑ คณะ)

ปฏบิ ตั ิ
ชุมลบั

นาส่งเอกสารตอ่ ผบ. กลมุ่ งานชวเลข ผบ. กลมุ่ งานชวเลข ทาลาย

ก โดยเจ้าพนกั งานชวเลข นาสง่ ไฟล์เอกสารลับ/ ไฟลข์ ้อมูลขา่ วสารลบั ทง้ั หมด
ตอ่ หน้าเจา้ พนกั งานชวเลข
ไฟลเ์ สยี ง เอกสารการจดชวเลข) ต่อ
ทรี่ บั ผดิ ชอบทันที
ผบ. กลุ่มงานชวเลข

การสานกั ฯ รวบรวมจดั พิมพเ์ อกสารตน้ ฉบบั และจดั ทา
เอกสารรายงานการประชมุ ลบั
ดทาหนังสือแจ้งผลการ
ระชมุ ลับ พร้อมทัง้ แจ้ง โดย ผบ. กลมุ่ งานชวเลข ตรวจสอบความถกู ตอ้ งของรายงานท้ังหมด
ลขผ้รู ับผดิ ชอบและ รวบรวมและจัดพิมพเ์ อกสารตน้ ฉบบั จานวน ๑ ฉบบั
นวยการสานกั ฯ
ประทับตรา “ลับ” ด้วยหมึกแดงดา้ นบนและลา่ งขอเอกสารรายงาน
ายเอกสารลับ การประชมุ ลบั กมธ. ปิดทบั ดว้ ยปกลบั ใสซ่ องราชการ ดา้ นหนา้ ซอง
ประทับตรา “ลับ” ดา้ นบนและล่าง ด้านหลงั ซองประทับตรา “ลบั ”
ทาลายเอกสารลบั ไฟล์ และลงลายมอื ชือ่ ทับรอยปดิ ผนกึ และปดิ ทบั ดว้ ยเทปใส
รจดชวเลขลบั ทงั้ หมด

๑๙

ส่วนท่ี ๓

การทาลายเอกสารลบั

การทาลายเอกสารลบั แบง่ การดาเนินงานออกเปน็ ๒ ประเภท คือ
๑. การทาลายเอกสารลบั สภา และ
๒. การทาลายเอกสารลับคณะกรรมาธกิ าร

๑. การทาลายเอกสารลับสภา
๑.๑ แนวทางการปฏิบัติงานในการทาลายเอกสารลบั สภาของกลมุ่ งานรายงานการประชุม
ข้ันตอนการดาเนนิ การ
๑. ตรวจสอบว่าเอกสารลับท่ีอยู่ในความครอบครองของกลุ่มงานรายงานการ

ประชุม (ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ข้อ ๖๖) ซง่ึ เป็นเอกสาร
ทีม่ ลี ักษณะอย่างใดอยา่ งหน่ึง ตอ่ ไปน้ี

๑.๑ เอกสารลบั ท่ีส้ินกระแส จะดาเนินการทาลายตน้ ฉบับและสาเนาเอกสาร
๑.๒ เอกสารทยี่ ังไม่ส้ินกระแส แต่มีการทาสาเนาไว้ ให้จัดเก็บไว้เพียงเอกสาร
ต้นฉบับ ๑ ชุด ส่วนสาเนาเอกสารให้ดาเนินการทาลายเอกสารทั้งหมด (ปัจจุบันมีการจัดทา
สาเนาเอกสารไว้ จานวน ๑๐ ชดุ )
๒. จัดทาบันทึกเรียนเลขาธิการวุฒิสภา เพื่อขออนุญาตทาลายเอกสารลับตามข้อ ๑
(ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ข้อ ๖๖)
๓. เมื่อเลขาธิการวุฒิสภาลงนามอนุญาตแล้ว ให้จัดทาบันทึกเรียนผู้อานวยการ
สานักการคลังและงบประมาณ ประสานบริษัทภายนอกที่รับซื้อกระดาษ โดยจะดาเนินการ
ขายกระดาษใหก้ ับบริษทั ดังกล่าว เพอื่ นาไปทาลายโดยใชว้ ธิ ีการตม้ จนเอกสารละลาย พร้อมท้ัง
ประสานกาหนดวันนัดกับบริษัทฯ ให้มาดาเนินการชั่งกระดาษเพ่ือประเมินราคากระดาษ
ท่ีจะนาไปทาลายโดยใช้วธิ ีต้มละลาย
๔. เมื่อเอกสารลับดังกล่าวถกู ทาลายด้วยวิธีต้มละลายแล้ว ให้บันทึกข้อมลู เก่ียวกับ
การทาลายเอกสารในทะเบยี นคมุ การทาลายเอกสารลับ

๒๐

แผนผงั กระบวนการทาลายเอกสารลับสภาของกลมุ่ งานรายงานการประชมุ

กระบวนการ
ทาลายเอกสารลบั

ตรวจสอบเอกสารลับทอ่ี ยู่ ไมค่ รบกาหนดระยะเวลา
ในความครอบครองของกลุม่ งาน การจดั เกบ็

รายงานการประชมุ การจัดเก็บเอกสารลับ
ตามระยะเวลาที่กาหนดไว้
ครบระยะเวลาการจดั เกบ็

เลขาธิการวุฒสิ ภา ขออนญุ าตทาลายเอกสารลับ
อนุญาตใหท้ าลายเอกสาร ตอ่ หวั หนา้ ส่วนราชการ โดยจัดทา
เปน็ บันทึกขอ้ ความขออนญุ าต
ลบั
ต่อเลขาธกิ ารวุฒสิ ภา

จดั ทาบันทึกเรยี นผู้อานวยการสานกั การคลังและ
งบประมาณประสานบริษัทภายนอกท่ีรับซ้ือกระดาษ
เพอ่ื นากระดาษซึง่ เป็นเอกสารลับไปทาลาย โดยใชว้ ิธี
ตม้ ละลาย รวมทั้งประสานบรษิ ทั เพ่อื กาหนดวันนดั

บรษิ ัทฯ มาดาเนินการช่งั กระดาษ
เพ่ือนากระดาษไปทาลาย

บันทกึ ข้อมูลการทาลาย
เอกสารลบั ลงในทะเบยี นคมุ

การทาลายเอกสารลับ

๒๑

๑.๒ แนวทางการปฏิบัติงานในการทาลายเอกสารลบั สภาของกล่มุ งานชวเลข
ขัน้ ตอนการดาเนนิ การ
๑. ตรวจสอบว่าเอกสารลับท่ีอยู่ในความครอบครองของกลุ่มงานชวเลข

ซ่ึงเป็นเอกสารรายงานการประชุมลับสภาก่อนผู้บังคับบัญชากลุ่มงานชวเลขมีการแก้ไขและ
เอกสารบนั ทึกการจดประชุมลับ ๑ ชดุ ใหด้ าเนนิ การทาลายเอกสารทัง้ หมด

๒. หลังจากจัดส่งเอกสารรายงานการประชุมลับสภาไปยังคณะกรรมาธิการ
วิสามัญกิจการสภานิติบัญญัติแห่งชาติแล้ว ให้จัดทาบันทึกเรียนผู้อานวยการสานักรายงาน
การประชมุ และชวเลข เพ่อื ขออนญุ าตทาลายเอกสารลบั ตามข้อ ๑

๓. เม่ือผู้อานวยการสานักรายงานการประชุมและชวเลขลงนามอนุญาตแล้ว
ให้มีคาส่ังแต่งตั้งคณะทางานทาลายข้อมูลข่าวสารลับขึ้นคณะหนึ่ง เพ่ือดาเนินการทาลาย
เอกสารลบั ประกอบดว้ ย

๓.๑ ผูบ้ ังคับบัญชากล่มุ งานชวเลข ๑ – ๔
๓.๒ ผบู้ ังคับบัญชากลมุ่ งานบริหารทั่วไป
๓.๓ ผู้แทนกลุ่มงานชวเลข ๑ - ๔ กลมุ่ ละ ๑ คน
๔. ให้คณะทางานฯ นัดประชุมเพื่อพิจารณาและมีมติให้ทาลายเอกสารรายงาน
การประชุมลับสภาครั้งดังกล่าวและดาเนินการทาลายเอกสารลับด้วยเครื่องทาลายเอกสาร
ให้แล้วเสร็จภายใน ๓ วันทาการหลังจากวันที่ส่งให้คณะกรรมาธิการวิสามัญกิจการสภานิติบัญญัติ
แห่งชาติ
๕. เมื่อดาเนินการทาลายเอกสารลับด้วยเครื่องทาลายเอกสารแล้ว ให้จัดทา
บันทึกเรียนผู้อานวยการสานักรายงานการประชุมและชวเลขเพ่ือ ผลการดาเนินการทาลาย
เอกสารลับดงั กล่าว
๖. บนั ทกึ ขอ้ มลู เกีย่ วกับการทาลายเอกสารในทะเบียนคมุ การทาลายเอกสารลับ

๒๒

แผนผังกระบวนการทาลายเอกสารลับสภาของกลุ่มงานชวเลข

กระบวนการทาลายเอกสาร
การประชมุ ลับสภา

ตรวจสอบเอกสารลับ
ท่อี ยใู่ นความครอบครอง

ของกลุม่ งานชวเลข

ทาบนั ทึกขออนญุ าต
ทาลายเอกสารลับตอ่
ผ้อู านวยการสานักรายงาน
การประชมุ และชวเลข

ผ้อู านวยการสานกั รายงาน ผอู้ านวยการสานักรายงาน
การประชมุ และชวเลข การประชมุ และชวเลขแตง่ ต้ัง
อนญุ าตทาลายเอกสารลับ คณะทางานทาลายเอกสารลับ

คณะทางานทาลายเอกสารลับ
ดาเนินการทาลายเอกสารลบั
ด้วยเครือ่ งทาลายเอกสาร

ทาบันทกึ รายงานการทาลาย ทาลายเอกสารลับเสรจ็
เอกสารลับต่อผู้อานวยการ แลว้ ให้จดั ทาใบรับรอง
สานกั รายงานการประชมุ การทาลายเอกสารลบั
แนบไปพรอ้ มบนั ทึกรายงาน
และชวเลข การทาลายเอกสารลับ

บนั ทกึ ขอ้ มลู รายการทาลาย
เอกสารลับในทะเบียนคุม

เอกสารลบั

๒๓

๒. การทาลายเอกสารลบั คณะกรรมาธิการ
แนวทางการปฏบิ ตั ิงานในการทาลายเอกสารลับคณะกรรมาธกิ ารของกลมุ่ งานชวเลข
เอกสารลับซ่ึงอยู่ในความครอบครองของกลุ่มงานชวเลข ซ่ึงกลุ่มงานชวเลขมีหน้าที่

ในการทาลายเอกสารลับดังกล่าว จะประกอบไปด้วย ไฟล์เสียง ไฟล์ข้อมูลรายงานการประชุม
และเอกสารการบันทกึ การจดประชมุ ลบั คณะกรรมาธิการ (ชวเลข)

ขั้นตอนการดาเนินการ
๑. ภายหลังจากการประชุมคณะกรรมาธิการซึ่งมีการพิจารณาโดยลับ ให้เจ้าพนักงาน
ชวเลขผู้รับผิดชอบจัดพิมพ์รายงานการประชุมลับดังกล่าวและดาเนินการส่งเอกสารรายงาน
การประชุมลับ ซึ่งประกอบด้วย ไฟล์เสียง ไฟล์ข้อมูลรายงานการประชุม และเอกสารบันทึก
การจดประชุมลับคณะกรรมาธิการ (ชวเลข) ต่อผู้บงั คบั บัญชากล่มุ งานโดยตรงเทา่ น้นั
๒. ผบู้ ังคับบญั ชากลุ่มงานจะเป็นผู้ดาเนินการคดั ลอกไฟล์เอกสารการประชุมลับไปไวใ้ น
เคร่ืองคอมพิวเตอร์ของผู้บังคับบัญชากลุ่มงาน และดาเนินการลบไฟล์เสียง ไฟล์ข้อมูลรายงาน
การประชุมลับจากเคร่ืองบันทึกเสียงดิจิทัล (MP3) ของเจ้าพนักงานชวเลข และทาลายเอกสาร
บันทึกการจดประชมุ ลับคณะกรรมาธกิ าร (ชวเลข) ดว้ ยเครอื่ งทาลายเอกสารทันที
๓. เม่ือผู้บังคับบัญชากลุ่มงานผู้รับผิดชอบตรวจสอบความถูกต้องของรายงาน
การประชุมลับคณะกรรมาธิการ จากนั้นให้จัดทาต้นฉบับรายงานการประชุมคณะกรรมาธกิ าร
จานวน ๑ ชุด และจัดทาเป็นบันทึกนาส่งรายงานการประชุมลับดังกล่าวไปยังสานักท่ีเป็น
เจา้ ของเรือ่ ง เพื่อให้ผู้อานวยการสานกั รายงานการประชมุ และชวเลข
๔. เม่ือจัดส่งเอกสารรายงานการประชุมลบั เรียบร้อยแล้ว ผูบ้ ังคบั บญั ชากลุ่มงานชวเลข
จะเป็นผูร้ บั ผดิ ชอบดาเนินการลบไฟล์เสยี ง ไฟล์รายงานการประชมุ ลับออกทัง้ หมดทันที

๒๔

แผนผังกระบวนการทาลายเอกสารรายงานการประชุมลบั คณะกรรมาธิการ

การทาลายเอกสารการประชมุ ลับ
คณะกรรมาธกิ าร

ผ้บู งั คับบญั ชากลุม่ งานชวเลข เอกสารรายงานการประชมุ ลบั
เปน็ ผูด้ าเนนิ การทาลาย ประกอบด้วย ไฟล์เสยี ง ไฟล์ขอ้ มลู
รายงานการประชุม และเอกสาร
เอกสารรายงานการประชุมลับ
การบันทึกการจดประชมุ ลับ

คณะกรรมาธิการ (ชวเลข)

การทาลายเอกสารการประชุมลบั การทาลายเอกสารการประชมุ ลบั
ของเจา้ พนักงานชวเลข ของผบู้ งั คับบัญชากลุม่ งานชวเลข

ลบไฟลเ์ สียง ไฟลข์ ้อมลู รายงานการประชุมลบั เมื่อผบู้ ังคบั บัญชากลมุ่ งานชวเลข
จากเครอ่ื งบันทกึ เสียงดิจิทัล (MP3) ตรวจสอบความถกู ตอ้ งของรายงานการประชุมลบั
และจดั พมิ พเ์ ป็นรปู เล่มรายงานการประชุมลับแล้ว
ของเจ้าพนักงานชวเลข และทาลายเอกสาร
บนั ทึกการจดประชมุ ลับคณะกรรมาธกิ าร ใหจ้ ัดทาบันทกึ นาส่งรายงานการประชุมลับ
(ชวเลข) ดว้ ยเครอ่ื งทาลายเอกสารทนั ที ดงั กลา่ วไปยงั สานักเจา้ ของเรื่อง โดยผู้อานวยการ
สานกั รายงานการประชมุ และชวเลข เปน็ ผู้ลงนาม
เมอ่ื เจ้าพนักงานชวเลข ใหน้ าสง่
ไฟล์เอกสารรายงานการประชุมลบั ลบไฟล์เสียง ไฟล์รายงานการประชุมลบั
จากเครือ่ งคอมพวิ เตอร์ของผบู้ ังคบั บญั ชา

กล่มุ งานชวเลขทนั ที

๒๕

๓. ข้อปฏบิ ัตใิ นการจดประชมุ ลับ
๑. ให้ปิดโทรศัพท์ก่อนปฏิบัติหน้าท่ีจดชวเลขการประชุมลับ หรือไม่นาโทรศัพท์เข้ามา

ในห้องประชุมคณะกรรมาธิการ โดยให้นาโทรศัพท์ไปวางไว้ในตะกร้าท่ีฝ่ายเลขานุการประจา
คณะกรรมาธกิ ารฯ ได้จดั วางไวห้ น้าห้อง

๒. ไม่พูดคุยเก่ียวกับการประชุมลับสภาและการประชุมลับคณะกรรมาธิการในการ
เดนิ ทางโดยรถหลงั การประชมุ

๓. การถอดข้อความจากตัวชวเลขและพิมพ์รายงานการประชุมลับจะต้องดาเนินการ
ด้วยโปรแกรมสแตนดอ์ โลน (stand-alone) ไมน่ าเข้าระบบ

๔. หากคณะกรรมาธิการมกี ารประชมุ ลบั และได้เชิญเจา้ พนักงานชวเลขออกจากหอ้ งประชุม
เจา้ พนักงานชวเลขจะต้องเกบ็ อุปกรณท์ งั้ หมดออกมาจากห้องประชมุ คณะกรรมาธกิ ารดังกลา่ วดว้ ย

๕. เมื่อคณะกรรมาธิการมีการประชุมโดยเปิดเผยแล้ว แต่ท่ีประชุมคณะกรรมาธิการ
แจ้งให้ OFF record เจา้ พนกั งานชวเลขจะบนั ทึกด้วยคาว่า “(ไม่บันทึกการประชมุ )”

๖. การจดชวเลขการประชุมลับ ให้แยกสมุดหรือกระดาษที่จดชวเลข ออกจากการ
จดชวเลขการประชมุ โดยเปดิ เผย

๗. เจ้าพนักงานชวเลขควรจัดเตรียมกระดาษหรือสมุดจดสารองไปด้วย หากมีการ
ประชุมลับในระหว่างการประชมุ โดยเปดิ เผย

๘. ไม่ส่งขอ้ มูลที่เกยี่ วข้องกบั การประชุมลับทางแอพพลิเคช่นั Line หรือชอ่ งทางส่อื สาร
อน่ื ๆ เน่ืองจากเสี่ยงต่อการรวั่ ไหลของขอ้ มูล

๙. ให้ถอื วา่ การจัดทารายงานการประชมุ ลบั เป็นเร่อื งเร่งด่วนท่ีต้องปฏบิ ตั โิ ดยทนั ที
๑๐. การจัดพิมพร์ ายงานการประชมุ ลับใหเ้ จา้ พนักงานชวเลขเดนิ ทางกลับมาเพื่อจดั พิมพ์
รายงานลับดังกลา่ ว ณ คอมพิวเตอร์ของตนเองเทา่ นน้ั
๑๑. เม่ือจัดพิมพ์รายงานการประชุมลับและพิมพ์เอกสารดังกล่าวออกมาจาก
คอมพิวเตอร์แล้วให้เจ้าพนักงานชวเลขจัดเก็บเอกสารดังกล่าวให้มิดชิด ไม่วางไว้บนโต๊ะ
เนอื่ งจากเป็นการเสยี่ งตอ่ ขอ้ มูลรวั่ ไหล

ภาคผนวก









7/17/2018
1

7/17/2018
2

7/17/2018
3

7/17/2018

สำหรับผู้ท่จี ดและจัดทำรำยงำนกำรประชมุ ลับ สนช. ให้พมิ พ์หวั กระดำษ
สนช. 22 ธนพงษ์ ตอน 5/1 (ลับ) ตำมจำนวนหน้ำรำยงำนกำรประชมุ ลบั

ในแต่ละตอนของผู้ท่รี ับผิดชอบในระบบกำรจดและจดั ทำรำยงำนกำรประชมุ

สนช. ๒๒ ธนพงษ์ ๕/๑ (ลบั ) สนช. ๒๒ ธนพงษ์ ๕/๒ (ลับ) สนช. ๒๒ ธนพงษ์ ๕/๓ (ลับ)

- ๖/๑ (ลับ)

ลบั
ลับ

ลับ
ลับ

4

7/17/2018

ลบั
ลบั
ลับ

ลับ

5

7/17/2018
6

7/17/2018
7

7/17/2018

กำรทำลำยเอกสำรลับกำรประชุมลับสภำ
ใ ห้ ค ณ ะ ท ำ ง ำ น ท ำ ล ำ ย เ อ ก ส ำ ร ลั บ ข อ ง ส ำ นั ก ร ำ ย ง ำ น
กำรประชุม และชว เลขนั ดประชุมเพ่ ือมีมติให้ ทำลำยเอกสำรลั บ
กำรประชุมสภำให้แล้วเสร็จภำยใน ๓ วันทำกำรหลังจำกวันท่ีส่งให้
คณะกรรมำธิกำรวิสำมัญกิจกำรสภำนิติบัญญัตแิ ห่งชำติเรียบร้อย
แล้ว

8

7/17/2018

แผนผงั กระบวนการจดั ทารายงานการประชมุ ลบั คณะกรรมาธิการ

กอ่ นการประชุม รบั ตารางนัดประชุม จดั เจ้าพนักงานชวเลข
ระหว่างการประชมุ จากกล่มุ งานบรหิ าร โดย ผบ.กลุ่มงานชวเลขจดั เจ้าพนกั งานชวเลข
รบั ผิดชอบจดรายงานการประชุมลบั (โดยปกติ ๒ คนต่อ
หลงั การประชุม ท่ัวไป
๑ คณะ)

การดาเนนิ การในวันประชมุ นาสง่ เอกสารตอ่ ผบ. กลุ่มงานชวเลข ผบ. กลุ่มงานชวเลข ทาลาย
เจา้ พนกั งานชวเลข ดาเนินการจดชวเลข โดยต้อง โดยเจ้าพนกั งานชวเลข นาสง่ ไฟล์เอกสาร ไฟล์ข้อมลู ขา่ วสารลับท้งั หมด
ปฏิบัติตามหลักเกณฑข์ อ้ ปฏบิ ัตใิ นการจดรายงานการ ต่อหนา้ เจา้ พนักงานชวเลข
ลบั /ไฟลเ์ สยี ง เอกสารการจดชวเลข)
ประชุมลบั คณะกรรมาธกิ ารโดยเครง่ ครดั ตอ่ ผบ. กลมุ่ งานชวเลข ท่ีรับผดิ ชอบทนั ที

ถอดขอ้ ความจากชวเลข
โดยเจ้าพนักงานชวเลข ดาเนนิ การถอดขอ้ ความ
จากตวั ชวเลข และจดั พิมพ์รายงานการประชมุ

ลับคณะกรรมาธิการโดยทันที

จัดทาหนงั สอื นาสง่ แจ้งผูอ้ านวยการสานักฯ รวบรวมจัดพิมพ์เอกสารตน้ ฉบบั และจัดทา
โดยผบ. กลุม่ งานชวเลข จดั ทาหนังสอื โดย ผบ. กลมุ่ งานชวเลข จัดทาหนังสอื แจ้งผล เอกสารรายงานการประชุมลบั
การจดและจดั ทารายงานการประชมุ ลบั พรอ้ ม
นาส่งรายงานการประชมุ ลับ ทงั้ แจ้งรายช่ือเจา้ พนักงานชวเลขผู้รบั ผดิ ชอบ โดย ผบ. กลุ่มงานชวเลข ตรวจสอบความถกู ตอ้ งของรายงาน
คณะกรรมาธกิ ารตอ่ หนว่ ยงานเจ้าของ ท้ังหมด รวบรวมและจัดพมิ พเ์ อกสารตน้ ฉบับ จานวน ๑ ฉบับ
และชว่ งเวลาตอ่ ผอู้ านวยการสานกั ฯ
เร่อื ง (ผอ. สานกั ฯ ลงนาม) ประทบั ตรา “ลบั ” ดว้ ยหมึกแดงด้านบนและลา่ งขอเอกสารรายงาน
ดาเนนิ การทาลายเอกสารลบั การประชุมลบั กมธ. ปดิ ทับดว้ ยปกลับ ใส่ซองราชการ ด้านหนา้ ซอง
นาส่งต้นฉบบั โดย ผบ.กลมุ่ งานชวเลข ทาลายเอกสารลบั ประทับตรา “ลับ” ด้านบนและล่าง ดา้ นหลงั ซองประทับตรา “ลบั ”
ตอ่ หนว่ ยงานเจา้ ของเรือ่ ง ไฟล์เสียงลับ และเอกสารการจดชวเลขลับ และลงลายมอื ช่อื ทบั รอยปดิ ผนกึ และปดิ ทับด้วยเทปใส

ทง้ั หมด

9

7/17/2018

รำยงำนกำรประชุมลบั ของสำนักกำกบั และตรวจสอบ ให้เจ้ำพนักงำนชวเลข
ลงช่อื – นำมสกุล และตำแหน่งในหน้ำสุดท้ำยของทกุ ตอน

10

7/17/2018
11