60-แนวทางการปฏิบัติงานในการจดและจัดทำรายงานการประชุมลับสภา

7/17/2018

เรียน ผู้อำนวยกำรสำนักกำกับและตรวจสอบ

กำรทำลำยเอกสำรลับกำรประชุมลับคณะกรรมำธิกำร
กรณีไฟล์ รำยงำนกำรประชุมและไฟล์เสียงลับของเจ้ำพนักงำนชวเลข
ผู้รับผดิ ชอบท่นี ำส่ง เม่ือผู้บังคับบัญชำกลุ่มงำนชวเลขรับไฟล์รำยงำนฯ และ
ไ ฟ ล์ เ สี ย ง จ ำ ก เ จ้ ำ พ นั ก ง ำ น ช ว เ ล ข ท่ี น ำ ส่ ง แ ล้ ว ใ ห้ ท ำ ล ำ ย ทั น ที
(ทำลำยโดยกำรลบไฟล์ รำยงำนฯ ไฟล์ เสียงของเจ้ ำพนักงำนชวเลข
ผู้นำส่งนัน้ จำก MP3 ทนั ที และเอกสำรบันทกึ กำรจดประชุมทำลำยด้วย
เคร่ืองทำลำยเอกสำร จำกนัน้ ผบ. ตรวจสอบกำรลบไฟล์รำยงำนฯ ไฟล์
เสียง และไฟล์โฟล์เดอร์รีไซเคลิ บนิ จำกเคร่ืองคอมพิวเตอร์ของเจ้ำพนักงำน
ชวเลข

12

7/17/2018

ข้อปฏิบัตใิ นกำรจดประชุมลับ

1. ให้ปิ ดโทรศพั ท์ก่อนปฏบิ ัตหิ น้ำท่จี ดชวเลขกำรประชมุ ลับ หรือไม่นำโทรศพั ท์เข้ำมำใน
ห้องประชุมคณะกรรมำธกิ ำร โดยให้นำโทรศัพท์ไปวำงไว้ในตะกร้ำท่ฝี ่ ำยเลขำนุกำรประจำ
คณะกรรมำธกิ ำรฯ
ได้จัดวำงไว้หน้ำห้อง

2. ไม่พดู คุยเก่ียวกับกำรประชุมลับสภำและกำรประชุมลับคณะกรรมำธิกำรในกำรเดนิ ทำง
โดยรถหลังกำรประชมุ

3. กำรถอดข้อควำมจำกตัวชวเลขและพมิ พ์รำยงำนกำรประชมุ ลับจะต้องดำเนินกำรด้วย
โปรแกรมสแตนด์อโลน (stand-alone)
ไม่นำเข้ำระบบ

4. หำกคณะกรรมำธิกำรมกี ำรประชมุ ลับและได้เชญิ เจ้ำพนักงำนชวเลขออกจำกห้องประชุม
เจ้ำพนักงำนชวเลขจะต้องเก็บอุปกรณ์ทงั้ หมดออกมำจำกห้องประชมุ คณะกรรมำธกิ ำรดังกล่ำวด้วย

5. เม่ือคณะกรรมำธกิ ำรมกี ำรประชมุ โดยเปิ ดเผยแล้ว แต่ท่ปี ระชุมคณะกรรมำธกิ ำร แจ้งให้
OFF record เจ้ำพนักงำนชวเลขจะบนั ทกึ ด้วย คำว่ำ “(ไม่บนั ทกึ กำรประชุม)”

ข้อปฏบิ ัตใิ นกำรจดประชุมลับ (ต่อ)

6. กำรจดชวเลขกำรประชุมลับ ให้แยกสมุดหรือกระดำษท่ีจดชวเลข ออกจำกกำรจดชวเลข
กำรประชุมโดยเปิ ดเผย

7. เจ้ำพนักงำนชวเลขควรจดั เตรียมกระดำษหรือสมดุ จดสำรองไปด้วย หำกมีกำรประชุมลับ
ในระหว่ำงกำรประชมุ โดยเปิ ดเผย

8. ไม่ส่งข้อมูลท่เี ก่ียวข้องกับกำรประชุมลับทำงแอพพลเิ คช่ัน Line หรือช่องทำงส่ือสำร
อ่ืน ๆ เน่ืองจำกเส่ียงต่อกำรร่ัวไหลของข้อมูล

9. ให้ถือว่ำกำรจัดทำรำยงำนกำรประชมุ ลับเป็ นเร่ืองเร่งด่วนท่ตี ้องปฏบิ ตั โิ ดยทนั ที
10. กำรจดั พมิ พ์รำยงำนกำรประชมุ ลับให้เจ้ำพนักงำนชวเลขเดนิ ทำงกลับมำเพ่อื จดั พมิ พ์
รำยงำนลับดงั กล่ำว ณ คอมพวิ เตอร์ของตนเองเท่ำนัน้
11. เม่ือจดั พมิ พ์รำยงำนกำรประชุมลับและพมิ พ์เอกสำรดงั กล่ำวออกมำจำกคอมพวิ เตอร์
แล้วให้เจ้ำพนักงำนชวเลขจัดเกบ็ เอกสำรดังกล่ำวให้มดิ ชดิ ไม่วำงไว้บนโต๊ะ เน่ืองจำกเป็ นกำรเส่ียงต่อ
ข้อมูลร่ัวไหล

13