หน่วยที่-2-การพูดในงานเลขานุการ

เอกสารประกอบการเรียน

วชิ า การเตรียมความพร้อมสู่อาชีพเลขานุการ

หน่วยท่ี 2

การพดู ในงานเลขานุการ

ความหมายของการพดู
ผมู้ ีความรู้ทางดา้ นการพดู ไดใ้ หค้ วามหมายของ “การพดู ” ไวห้ ลากหลายแนวคิด ดงั น้ี
สวนิต ยมาภัย และ ถิรนนั ท์ อนวชั ศิริวงศ์ (2533 : 1) กลา่ ววา่ การพดู คือ การใชถ้ อ้ ยคา น้าเสียง และ

อากปั กิริยา ท่าทาง เพ่ือถ่ายทอดความคิด ความรู้ ความรู้สึก และความตอ้ งการของผพู้ ดู ใหผ้ ฟู้ ังรับรู้และเกิดการตอบสนอง
ประภาศรี สีหอาไพ และคณะ (2535 : 4) กลา่ ววา่ การพดู เป็นวธิ ีสื่อสารชนิดหน่ึงของทกั ษะการส่งสาร

ซ่ึงสามารถฝึ กหดั ใหม้ ีประสิทธิภาพได้ โดยผพู้ ดู สามารถส่งรหสั ของสารโดยใชภ้ าษา ถอ้ ยคา และท่าทาง เป็นส่ือส่งสาร
ไปใหผ้ ฟู้ ังสามารถถอดรหสั จนเขา้ ใจความหมายของสารได้

จไุ รรัตน์ ลกั ษณะศิริ และบาหยนั อมิ่ สาราญ (2547 : 131) กลา่ ววา่ การพดู หมายถึง การถา่ ยทอดความรู้ ความคิด
อารมณ์ และความรู้สึกของผพู้ ดู โดยใชถ้ อ้ ยคา น้าเสียง สีหนา้ แววตา รวมท้งั กิริยาท่าทางต่าง ๆ เพื่อใหผ้ ฟู้ ังเขา้ ใจ
ความหมาย และตอบสนองตามวตั ถปุ ระสงคท์ ี่ตอ้ งการ

นอกจากน้นั มีการกล่าวถึง “การพดู ” ไวใ้ นเอกสารทางวชิ าการต่าง ๆ ดงั น้ี
การพดู คือ กระบวนการสื่อสารความคิดจากคนหน่ึงไปยงั อีกคนหน่ึงหรือกลุ่มหน่ึง โดยมีภาษา น้าเสียง และ
อากปั กิริยาเป็นส่ือ
การพดู คือ การติดต่อสื่อสารความหมายระหวา่ งมนุษย์ โดยใชเ้ สียง ภาษา แววตา สีหนา้ ท่าทางต่าง ๆ เพื่อถา่ ยทอด
ความรู้สึกนึกคิดจากผพู้ ดู ไปยงั ผฟู้ ังใหเ้ ป็นท่ีเขา้ ใจกนั
การพดู เป็นสญั ลกั ษณ์และความเขา้ ใจระหวา่ งมนุษยก์ บั มนุษย์
สรุป การพดู คือ การถา่ ยทอดความรู้ ความคิด ความรู้สึก ความตอ้ งการของผพู้ ดู โดยใชถ้ อ้ ยคา น้าเสียง และ
อากปั กิริยาท่าทางประกอบการพดู เพ่ือการส่ือความหมายไปยงั ผฟู้ ังไดอ้ ยา่ งชดั เจนและตรงตามวตั ถปุ ระสงคข์ องผพู้ ดู

ความสาคัญของการพูด
การพดู มีความสาคญั หลายประการ ดงั น้ี
1. การพดู เขา้ ใจไดง้ ่ายและรวดเร็ว เพราะการพดู ไดใ้ ชน้ ้าเสียง ถอ้ ยคา กิริยา ทา่ ทาง สีหนา้ แววตา ของผพู้ ดู

ประกอบ ทาใหง้ ่ายต่อการเขา้ ใจกวา่ การส่ือสารชนิดอ่ืน
2. การพดู ช่วยก่อใหเ้ กิดความเขา้ ใจต่อกนั เพราะการพดู เป็นการส่ือสาร 2 ทาง ท้งั ผพู้ ดู และผฟู้ ัง มีโอกาสพดู จา

โตต้ อบกนั สามารถซกั ถามขอ้ สงสยั ไดแ้ ลกเปลี่ยนทศั นคติความคิดเห็นต่อกนั
3. การพดู เป็นเคร่ืองมือในการสร้างความสมั พนั ธ์อนั ดี ทาใหค้ นในสงั คมอยรู่ ่วมกนั ไดอ้ ยา่ งมีความสุข
4. การพดู ทาใหเ้ กิดความโนม้ นา้ วใจ สามารถช่วยในการปลอบประโลมใจ ใหค้ นมีทุกขค์ ลายทุกข์ คนทอ้ แท้

เกิดกาลงั ใจ เพราะระดบั สูงต่าของเสียงท่ีพดู ทาใหเ้ กิดอารมณ์ต่าง ๆ กนั การรู้จกั ใชเ้ สียงพดู อยา่ งเหมาะสม จะสามารถ
ก่อใหเ้ กิดประโยชนต์ ่อตนเองและผอู้ ่ืนไดเ้ ป็นอยา่ งดี

5. การพดู ช่วยใหป้ ระสบผลสาเร็จท้งั ในชีวิตประจาวนั และการประกอบกิจการงานต่าง ๆ

องค์ประกอบของการพูด องคป์ ระกอบของการพดู มีดงั น้ี
1. ผ้พู ดู เป็นองคป์ ระกอบหลกั ในการส่ือสาร ผพู้ ดู ตอ้ งแสดงถึงความสามารถในการใชภ้ าษา น้าเสียง กิริยาท่าทาง

สีหนา้ และใชส้ ื่อต่าง ๆ ในถา่ ยทอดความรู้ ความคิดเห็น ความรู้สึก จูงใจใหผ้ ฟู้ ังต้งั ใจฟัง
2. เนอื้ เรื่อง เป็นสาระสาคญั ท่ีผพู้ ดู ตอ้ งการส่ือสารไปยงั ผฟู้ ัง เน้ือเร่ืองท่ีพดู ควรมีความถกู ตอ้ ง ชดั เจน มีประโยชน์

สร้างสรรค์ และผฟู้ ังมีความพึงพอใจ
3. ผู้ฟัง เป็นผรู้ ับสาร ผฟู้ ังจะสามารถรับสารไดด้ ีเพียงใด ข้ึนอยกู่ บั พ้ืนความรู้ ความสนใจ ความพร้อมดา้ นต่าง ๆ

วฒั นธรรม และเจตคติของผฟู้ ัง ผพู้ ดู จึงตอ้ งทาการวเิ คราะห์ในดา้ น เพศ วยั การศึกษา ศาสนา วฒั นธรรมของผฟู้ ัง เพื่อให้
การสื่อสารบรรลวุ ตั ถปุ ระสงค์

4. เครื่องมอื ในการสื่อสาร เป็นส่ิงท่ีช่วยใหผ้ ฟู้ ังสามารถเขา้ ใจเน้ือเรื่องไดง้ ่ายและไดต้ รงตามท่ีผพู้ ดู ตอ้ งการ
ซ่ึงอาจเป็นการใชส้ ีหนา้ ท่าทาง น้าเสียง การเคลื่อนไหวร่างกายส่วนต่าง ๆ ของผพู้ ดู ตลอดจนการใชส้ ื่อต่าง ๆ เช่น
เคร่ืองคอมพิวเตอร์ เคร่ืองฉายภาพ แผนภูมิ ของจาลอง เป็นตน้

5. ผลทเ่ี กดิ จากการพดู เป็นการสะทอ้ นผลของการพดู จากผฟู้ ัง ทาใหผ้ พู้ ูดรู้วา่ ผฟู้ ังรู้สึกอยา่ งไร เช่น การผงก
ศีรษะ แสดงถึงการเห็นดว้ ยกบั ผพู้ ดู การปรบมือหรือการยมิ้ การหวั เราะ แสดงถึงความพอใจ การขมวดคิ้วนิ่วหนา้
แสดงความไม่เขา้ ใจในสิ่งที่พดู การมองเหม่อเพราะไมอ่ ยากฟังเรื่องท่ีพดู การโห่ แสดงถึงความชงั และขดั แยง้ ต่อผพู้ ดู
เป็ นตน้

ชนิดของการพูด
การพดู แบ่งออกไดเ้ ป็น 3 ชนิด ไดแ้ ก่
1. การพดู ระหว่างบุคคล เป็นการพดู สื่อสารระหวา่ งกนั ของคนในสงั คม เพื่อการสร้างมนุษยสมั พนั ธ์ และช่วยให้

การดาเนินกิจกรรมต่าง ๆ เป็นไปดว้ ยความราบร่ืน การพดู ระหวา่ งบุคคลเป็นการพดู ที่มีความสาคญั สาหรับคนทุกคนและ
ทุกระดบั ในสงั คม และเป็นการพดู ท่ีใชก้ นั มากที่สุดในชีวิตประจาวนั ไดแ้ ก่ การทกั ทายปราศรัย การแนะนาตนเอง
การสนทนา

2. การพดู ในกลุ่ม เป็นการพดู ท่ีมีบุคคลต้งั แต่ 3 คนข้ึนไป เขา้ ร่วมกลุ่มในการพดู สาหรับจานวนบุคคลในกลุ่ม
สูงสุดมีเท่าใด ไม่สามารถกาหนดได้ ข้ึนอยกู่ บั โอกาส สถานที่ และเครื่องอานวยความสะดวกที่จะช่วยทาใหก้ ารพดู กนั
ในกลุ่มดาเนินไปได้ ไดแ้ ก่ การอภิปรายกลุ่มของหน่วยงานต่าง ๆ เพ่ือการปรึกษางาน หรือแกป้ ัญหาร่วมกนั การวางแผน
งานร่วมกนั การอภิปรายกล่มุ ของนกั เรียนในการเรียนการสอน เป็นตน้

3. การพดู ในทช่ี ุมนุมชน เป็นการพดู ของบุคคลคนเดียวหรือคณะบุคคลซ่ึงร่วมกนั พดู โดยมีผฟู้ ังจานวนมาก ซ่ึงจะ
มีจานวนเท่าใดข้ึนอยกู่ บั โอกาส กาลเทศะ และเง่ือนไขที่แตกต่างกนั ไป ไดแ้ ก่ การพดู รณรงคห์ าเสียงเลือกต้งั การพดู
เผยแพร่ศาสนา การปฐมนิเทศนกั ศึกษาใหม่ เป็นตน้

จดุ มุ่งหมายของการพดู
จุดมงุ่ หมายของการพดู มี 4 ประการ ไดแ้ ก่
1. การพูดเพอ่ื ให้ความรู้ เป็นการพดู เพื่อใหผ้ ฟู้ ังไดร้ ับความรู้ ความเขา้ ใจในสาระสาคญั ต่าง ๆ ไดแ้ ก่ การอบรม

การปฐมนิเทศ การช้ีแจงระเบียบ ประกาศ การกลา่ วแถลงการณ์ การกล่าวรายงาน บรรยายสรุป การสอนหนงั สือใน
ช้นั เรียน เป็นตน้

2. การพดู เพอ่ื โน้มน้าว เป็นการพดู เพ่ือใหผ้ ฟู้ ังเชื่อถือ คลอ้ ยตาม ปฏิบตั ิตาม หรือเปลี่ยนทศั นคติ ไดแ้ ก่
การโนม้ นา้ วใจใหบ้ ริจาคโลหิต การเผยแพร่ศาสนา การจงู ใจใหค้ นซ้ือสินคา้ การชกั ชวนใหป้ ระทว้ ง การรณรงคใ์ ห้
ลงคะแนนเสียงเลือกต้งั เป็นตน้

3. การพูดเพอื่ จรรโลงใจ เป็นการพดู เพ่ือช้ีใหเ้ ห็นคุณงามความดี ความประณีต ความงดงาม คุณค่าอนั น่านิยม
ตลอดจนความสนุกสนาน เพลิดเพลินใจ ผฟู้ ังจะเกิดความประทบั ใจในความน่าช่ืนชมตามท่ีผพู้ ดู ช้ีแจง ไดแ้ ก่ การพดู สดุดี
การพดู ยกยอ่ งบุคคล การพดู แสดงความยินดีในโอกาสต่าง ๆ การกลา่ วตอ้ นรับแขกผมู้ าเยอื น การกล่าวตอ้ นรับผมู้ ารับ
ตาแหน่งใหม่ เป็นตน้

4. การพูดเพอ่ื ค้นหาคาตอบ เป็นการพดู เพ่ือหาขอ้ มลู ความรู้ ขอ้ คิดเห็น ขอ้ เทจ็ จริงจากผฟู้ ัง ไดแ้ ก่ การสมั ภาษณ์
การปรึกษาปัญหา การสอบถามขอ้ มลู เป็นตน้

ประเภทของการพดู
การพดู แบ่งไดเ้ ป็น 4 ประเภท ไดแ้ ก่
1. การพดู แบบฉับพลนั เป็นการพดู ที่ผพู้ ดู ไม่ทราบล่วงหนา้ มาก่อน แต่ไดร้ ับเชิญใหพ้ ดู อยา่ งกะทนั หนั และ

ไมส่ ามารถปฏิเสธได้ ส่วนใหญจ่ ะเป็นการพดู ในงานสงั คมต่าง ๆ ไดแ้ ก่ การกลา่ วอวยพรวนั เกิด การกล่าวตอ้ นรับ
2. การพดู แบบอ่านจากต้นฉบับ เป็นการพดู โดยอ่านจากตน้ ฉบบั ที่เตรียมไวท้ ุกตวั อกั ษร การพดู ประเภทน้ีจะใช้

ในโอกาสท่ีเป็นทางการ ไดแ้ ก่ การกล่าวรายงาน การกล่าวเปิ ดงาน เป็นตน้
3. การพูดแบบท่องจา เป็นการพดู ที่ผพู้ ดู ตอ้ งจาขอ้ ความท่ีพดู ใหไ้ ดค้ รบถว้ นมากท่ีสุด ผพู้ ดู ควรพดู ใหเ้ ป็น

ธรรมชาติ ไมด่ เู ป็นการท่องจา ไม่พะวงกบั ขอ้ ความท่ีท่องจามา และควรใชก้ ิริยา ทา่ ทาง น้าเสียง และสีหนา้ ประกอบการ
พดู ใหเ้ หมาะสม

4. การพูดแบบเตรียมตวั ล่วงหน้า เป็นการพดู ท่ีผพู้ ดู ทราบล่วงหนา้ มีโอกาสเตรียมตวั และฝึ กซอ้ มอยา่ งเตม็ ที่
ผพู้ ดู ควรมีการเตรียมตวั จดั ลาดบั ความคิด การข้ึนตน้ และการลงทา้ ย เน้ือเร่ืองอยา่ งเหมาะสม การพดู ประเภทน้ีเป็นการ
ส่ือสารที่ดี และเป็นที่นิยมใชก้ นั แพร่หลายมากที่สุด

การพูดกบั งานเลขานุการ

ดว้ ยบทบาทและลกั ษณะงานในหนา้ ท่ีของเลขานุการซ่ึงตอ้ งเก่ียวขอ้ งกบั บุคคลต่าง ๆ ทุกระดบั ท้งั ภายในองคก์ ร
และภายนอกองคก์ ร รวมถึงการมีส่วนสาคญั ต่อการดาเนินกิจกรรมงานต่าง ๆ ขององคก์ รและของผบู้ งั คบั บญั ชา การมี
ศิลปะการพดู จึงมีส่วนสาคญั ต่อความสาเร็จในการปฏิบตั ิหนา้ ที่ของเลขานุการ

เลขานุการที่มีศิลปะในการพดู ตลอดจนปฏิบตั ิตนเป็นผูพ้ ดู ที่ดี มีมารยาทในการพดู น้นั จะส่งผลต่อการ
ปฏิบตั ิงานของเลขานุการ ดงั น้ี

1. ทาใหก้ ารดาเนินงานเป็นไปดว้ ยความราบรื่น เรียบร้อย บรรลวุ ตั ถปุ ระสงค์
2. ช่วยสร้างภาพลกั ษณ์ท่ีดีแก่องคก์ ร ผบู้ งั คบั บญั ชา และแก่เลขานุการเอง
3. ทาใหไ้ ดร้ ับความไวว้ างใจจากผบู้ งั คบั บญั ชา
4. ทาใหไ้ ดร้ ับความร่วมมือจากผรู้ ่วมงานทุกระดบั
5. ทาใหเ้ ป็นท่ีรัก นิยมชมชอบ และเป็นที่นบั ถือของบุคคลอ่ืน

การพดู ในการปฏิบัตงิ านเลขานุการ
งานเลขานุการ เป็นงานที่ใชก้ ารพดู เป็นเคร่ืองมือในการติดต่อส่ือสารกบั ผอู้ ื่นในหลากหลายสถานการณ์ ไดแ้ ก่

การตอ้ นรับผมู้ าติดต่อ การรับรองแขกของผบู้ งั คบั บญั ชา การรับและต่อโทรศพั ท์ การขอความร่วมมือหรือขอความ
ช่วยเหลือจากบุคคลอ่ืน การติดต่อประสานงานกบั บุคคลท้งั ภายในและภายนอกองคก์ ร การสอบถามขอ้ มูลและการ
รายงานการปฏิบตั ิงานต่าง ๆ ต่อผบู้ งั คบั บญั ชา การใหข้ อ้ มลู ข่าวสารกบั บุคคลอื่น การพดู นาเสนองาน และการทาหนา้ ที่
พิธีกรในงานต่าง ๆ โดยมีวธิ ีการพดู ในแต่ละโอกาส ดงั น้ี

1. การพูดแนะนาตนเอง
การพดู แนะนาตนเอง เป็นการพดู ถึงตนเองใหผ้ อู้ ื่นรู้จกั โดยมีจุดประสงคเ์ พ่ือแนะนาตนเองตามหลกั มารยาท

สงั คมและหลกั มนุษยสัมพนั ธ์ หรือพดู เพื่อแนะนาตนเองก่อนการพดู ในโอกาสต่าง ๆ
โอกาสในการพดู แนะนาตนเองของเลขานุการ ไดแ้ ก่
1. แนะนาตนเองในการติดต่องาน
2. แนะนาตนเองเพ่ือขอความช่วยเหลือจากผอู้ ่ืน
3. แนะนาตนเองในการเขา้ ร่วมประชุมหรือร่วมในงานเล้ียงต่าง ๆ
4. แนะนาตนเองเม่ือเขา้ เป็นสมาชิกใหมส่ มาคม ชมรม หรือสถาบนั
ตวั อย่าง การแนะนาตนเองเพื่อการติดต่องาน หรือขอความช่วยเหลือจากผอู้ ่ืน
ในกรณีน้ี การแนะนาตนเองมีความจาเป็นมาก เพราะทาใหเ้ ราไดร้ ับความ อนุเคราะห์หรือไดร้ ับการ

ช่วยเหลือตามความประสงค์ ใหแ้ นะนาชื่อ สกลุ ตาแหน่งการงาน หน่วยงานท่ีสงั กดั บุคคลท่ีอา้ งถึง (ถา้ มี) เช่น
“สวสั ดีค่ะ ดิฉนั นางสาวละอองดาว ขาวหมด นกั เรียนสาขาวิชาการเลขานุการ วทิ ยาลยั อาชีวศึกษา

เชียงใหม่ มาติดต่อขอเรียนเชิญ คุณสมฤดี เปรมปรีชา เลขานุการผจู้ ดั การทว่ั ไป เป็นวิทยากรบรรยายในหวั ขอ้ เรื่อง
“เลขานุการมืออาชีพ” ตามที่ครูรุ่งทิพย์ เตจะโส ไดป้ ระสานไวก้ ่อนหนา้ น้ีค่ะ”

ตวั อย่าง
“สวสั ดีค่ะ ดิฉนั ราตรี เลขานุการคุณตะวนั ผจู้ ดั การทว่ั ไป บริษทั ไทยเบสส์ จากดั จะมาติดต่อขอรับ

เอกสารการประชุม ตามท่ีคุณตะวนั ไดแ้ จง้ ไวแ้ ลว้ ค่ะ”
ตวั อย่าง ในโอกาสท่ีเขา้ ร่วมประชุมและไดพ้ บหรือนงั่ ใกลบ้ ุคคลท่ีไมเ่ คยรู้จกั กนั มาก่อน เพ่ือการรู้จกั กนั ตอ้ ง

มีการแนะนาตนเองใหผ้ อู้ ื่นรู้จกั ในกรณีน้ี ใหแ้ นะนาตนเองโดยบอกเพียงช่ือ สกลุ และขอ้ มูลส่วนตวั เลก็ นอ้ ย
ท่ีเก่ียวขอ้ งกบั สถานการณ์ เช่น “สวสั ดีค่ะ ดิฉนั ชื่อ มธุรส งดงาม เลขานุการ บริษทั ไทไท ค่ะ”

ตวั อย่าง ในโอกาสที่นง่ั ร่วมโต๊ะอาหารกบั บุคคลอื่นในงานฉลองมงคลสมรส กลา่ วแนะนาตนเอง เช่น
“สวสั ดีค่ะ ดิฉนั ชื่อ จิตตรา มาดี เป็นเพื่อนกบั เจา้ สาวค่ะ”

ตวั อย่าง ในโอกาสเขา้ ร่วมเป็นสมาชิกใหมข่ องชุมชนหรือสถาบนั และไดร้ ับเชิญใหแ้ นะนาตนเองใหท้ ี่ประชุม
รู้จกั ใหก้ ลา่ วทกั ทายผฟู้ ังและอารัมภบท บอกช่ือ สกลุ ถิ่นกาเนิด การศึกษา ความรู้ ความสามารถพิเศษ ตาแหน่งหนา้ ท่ี
การงาน งานอดิเรก (ถา้ มี) หลกั หรือแผนการในการดาเนินชีวิต ท่ีอยปู่ ัจจุบนั ท้งั น้ี การพดู ถึงขอ้ มลู ดงั กล่าวจะมากนอ้ ย
หรือจะตดั เรื่องใดออก ใหค้ านึงถึงความเหมาะสมของสถานท่ี บุคคล และโอกาส สามารถแทรกเร่ืองราวของชีวิตท่ีเด่น
ที่สุด ประทบั ใจที่สุด หรือประเดน็ ท่ีทาใหเ้ รื่องราวมีรสชาติ น่าสนใจ และเป็นท่ีประทบั ใจของผฟู้ ัง โดยใหเ้ รียบเรียงเรื่อง
ที่พดู ใหส้ มั พนั ธ์กนั โดยไม่สบั สน เช่น

“ท่านประธาน และสมาชิกชมรมจิตอาสาทุกท่าน
ดิฉนั ขอขอบคุณพิธีกรมากค่ะ ที่ใหโ้ อกาสไดแ้ นะนาตวั เอง ดิฉนั นางสาวสร้อยฟ้ า วาจาดี เกิดที่อาเภอ
จอมทอง จงั หวดั เชียงใหม่ค่ะ ทางานเป็นเลขานุการ บริษทั ไทยฟ๊ ดู ส์ จากดั สาขาเชียงใหม่ ดิฉนั เรียนจบระดบั ช้นั
ปริญญาตรี จากมหาวทิ ยาลยั กรุงเทพฯ ความที่เป็นคนชอบช่วยเหลือผอู้ ่ืนต้งั แต่สมยั เรียน ไดเ้ ขา้ ร่วมกิจกรรมในชมรม
จิตอาสาของมหาวิทยาลยั ฯ มาตลอดระยะเวลาที่เรียน และดิฉนั พอจะมีความสามารถในการร้องเพลง และเลา่ นิทาน
จึงคิดวา่ อยากใชค้ วามสามารถที่ตนเองมีอย่นู ้ี มาเป็นประโยชนแ์ ก่บุคคลอื่นบา้ ง จึงไดส้ มคั รเขา้ ร่วมเป็นสมาชิกชมรม
จิตอาสาของจงั หวดั เชียงใหม่ ในคร้ังน้ี สวสั ดีค่ะ”

2. การพูดแนะนาผู้อนื่
การพดู แนะนาผอู้ ่ืน เป็นการพดู แนะนาบุคคล 2 คน หรือมากกวา่ น้นั ใหร้ ู้จกั กนั เพ่ือการสนทนา หรือการทา

กิจกรรมร่วมกนั ต่อไป
การพดู แนะนาผอู้ ่ืนใหร้ ู้จกั กนั เป็นหนา้ ท่ีหน่ึงของเลขานุการ เช่น การแนะนาใหผ้ มู้ าติดต่อหรือผทู้ ่ีนดั หมายไว้

ไดร้ ู้จกั กบั ผบู้ งั คบั บญั ชา เป็นตน้
วธิ ีการแนะนาผู้อนื่ ให้รู้จกั กนั มีหลกั การ ดงั น้ี
1. แนะนาชายให้รู้จกั กบั หญิง
1.1 ใหพ้ าฝ่ ายชายไปหาฝ่ ายหญิง
1.2 กล่าวช่ือฝ่ ายชายก่อน พร้อมกบั มองหนา้ ฝ่ ายชาย และกล่าวแนะนา เช่น
“คุณชาตรีคะ ดิฉนั ขอแนะนาใหร้ ู้จกั กบั คุณดาราค่ะ”
1.3 กรณีท่ีตอ้ งพาฝ่ ายหญิงไปแนะนาใหร้ ู้จกั กบั ฝ่ ายชาย ไดแ้ ก่
1.3.1 ฝ่ ายชายเป็นหวั หนา้ ครอบครัว หรือเป็นระดบั ผนู้ าประเทศ
1.3.2 ฝ่ ายหญิงออ่ นอาวโุ สกวา่ ฝ่ ายชาย
2. แนะนาผู้อ่อนอาวุโสให้รู้จกั กบั ผู้อาวโุ ส
2.1 ใหพ้ าผอู้ ่อนอาวโุ สไปหาผอู้ าวโุ ส
2.2 กลา่ วช่ือผอู้ อ่ นอาวโุ ส พร้อมมองหนา้ ผอู้ อ่ นอาวโุ ส และกลา่ วแนะนา เช่น “แพรวา นี่แมข่ องฉนั จะ้ ”
2.3 ผอู้ ่อนอาวโุ สยกมือไหว้ และผอู้ าวโุ สกวา่ รับไหว้
3. แนะนาผู้มตี าแหน่งหน้าที่การงานน้อยให้รู้จกั กบั ผู้มตี าแหน่งสูงกว่า
3.1 พาผมู้ ีตาแหน่งนอ้ ยไปหาผมู้ ีตาแหน่งสูงกวา่
3.2 กลา่ วชื่อผมู้ ีตาแหน่งนอ้ ย พร้อมมองหนา้ ผมู้ ีตาแหน่งนอ้ ย และกลา่ วแนะนา
เช่น “คุณกิตติคะ ดิฉนั ขอแนะนาใหร้ ู้จกั กบั คุณเดชา ผจู้ ดั การฝ่ายบุคคลของบริษทั ค่ะ”
4. การแนะนาบุคคลรุ่นเดยี วกนั หรือเพศเดยี วกนั
4.1 จะแนะนาใครก่อนหลงั กไ็ ด้
4.2 บุคคลรุ่นเดียวกนั ใหย้ กมือไหวพ้ ร้อมกนั หรือกม้ ศีรษะใหแ้ ก่กนั กไ็ ด้
5. การแนะนาคน ๆ เดยี วให้รู้จกั กบั อกี หลายคน
5.1 ใหแ้ นะนาคนท่ีอยใู่ กลก้ ่อน และแนะนาคนอื่นเป็นลาดบั ไป

6. แนะนาคนท่ีมาทีหลงั ให้รู้จกั กบั คนท่ีมาก่อน
6.1 ใหก้ ลา่ วช่ือคนท่ีมาทีหลงั และกล่าวแนะนาช่ือคนที่มาก่อน เช่น ในขณะท่ีสุดานงั่ สนทนาอยกู่ บั
กญั ญาน้นั พิมพาซ่ึงเป็นเพื่อนของสุดาเดินมาในวงสนทนา สุดาตอ้ งแนะนาพิมพาใหร้ ู้จกั กบั กญั ญา
ดงั น้ี “พิมพาจะ๊ นี่กญั ญาจะ้ ”

3. การพูดในการต้อนรับผ้มู าติดต่อ
การตอ้ นรับผมู้ าติดต่อ เป็นงานในหนา้ ท่ีของเลขานุการ ซ่ึงเลขานุการตอ้ งตระหนกั อยเู่ สมอวา่ ตนเองเป็น

ผแู้ ทนขององคก์ รและของผบู้ งั คบั บญั ชา เลขานุการท่ีใหก้ ารตอ้ นรับผมู้ าติดต่อไดอ้ ยา่ งน่าประทบั ใจ จะเป็นการสร้าง
ภาพลกั ษณ์ที่ดีต่อองคก์ ร ผบู้ งั คบั บญั ชา ตลอดจนภาพลกั ษณ์ของเลขานุการเอง

เลขานุการจึงตอ้ งเป็นผทู้ ่ีมีบุคลิกท่ีดี มีความอดทน มีความรอบคอบ เขา้ อกเขา้ ใจ ผทู้ ี่มาติดต่อวา่ มีหลาย
ประเภท เลขานุการตอ้ งสามารถพดู ใหผ้ มู้ าติดต่อเกิดทศั นคติท่ีดีต่อองคก์ ร สามารถหาวธิ ีสอบถามความประสงคข์ องผมู้ า
ติดต่อ เพื่อจะไดอ้ านวยความสะดวกไดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ ง นอกจากน้นั เลขานุการยงั ตอ้ งสามารถตดั สินใจและแกไ้ ขปัญหา
เฉพาะหนา้ ไดเ้ ป็นอยา่ งดี

วธิ ีปฏิบัตแิ ละการพูดในการต้อนรับผู้มาติดต่อ เลขานุการควรปฏิบตั ิ ดงั น้ี
1. เม่ือมีผมู้ าติดต่อ ไม่วา่ ผมู้ าติดต่อน้นั จะมาหาผใู้ ดกต็ าม ควรทกั ทายปราศรัยก่อนทนั ที ไม่ปล่อยใหผ้ มู้ าติดต่อ
ยืนรีรอหรือเกอ้ เขิน

เช่น “สวสั ดีค่ะ (ครับ) ดิฉนั (ผม) จะช่วยอะไรไดบ้ า้ งคะ (ครับ)”
“สวสั ดีค่ะ (ครับ) คุณตอ้ งการพบกบั ใครคะ (ครับ)”
“สวสั ดีค่ะ (ครับ) คุณจะติดต่อเรื่องอะไรคะ (ครบั )”

2. แสดงท่าทีท่ีเป็นมิตร สีหนา้ ยมิ้ แยม้ แจ่มใส แสดงใหผ้ มู้ าติดต่อรู้สึกวา่ เรายินดีที่จะตอ้ นรับ
3. ในกรณีท่ีผมู้ าติดต่อเป็นผอู้ าวโุ ส ควรใหเ้ กียรติดว้ ยการยนื ตอ้ นรับ สาหรับผอู้ าวโุ สท่ีมีความสาคญั เป็น
พิเศษ ควรลกุ ข้ึนและเดินไปตอ้ นรับ
4. การพดู หรือการสอบถาม ควรใชถ้ อ้ ยคาท่ีสุภาพอ่อนนอ้ ม ใหเ้ กียรติผมู้ าติดต่อ
5. เลขานุการ ควรใชค้ วามสามารถในการสรุปความประสงคข์ องผมู้ าติดต่อ เพ่ือไม่ใหเ้ ป็นการเสียเวลา
โดยตอ้ งระมดั ระวงั วา่ ไม่เป็นการเร่งรัดผมู้ าติดต่อจนเกินไป ซ่ึงจะกลายเป็นการเสียมารยาท
6. เลขานุการ ตอ้ งมีความฉลาดและมีไหวพริบในการตดั สินใจวา่ จะใหผ้ มู้ าติดต่อเขา้ พบผบู้ งั คบั บญั ชาหรือไม่
ซ่ึงควรมีการสอบถามความประสงคข์ องผบู้ งั คบั บญั ชาไวใ้ นเบ้ืองตน้ ก่อนวา่ บุคคลประเภทใดที่ท่านไม่ประสงคใ์ หเ้ ขา้ พบ
ในกรณีที่ไมส่ ามารถอนุญาตใหผ้ มู้ าติดต่อเขา้ พบผบู้ งั คบั บญั ชาได้ เลขานุการตอ้ งหาเหตุผลและใชค้ าพดู ปฏิเสธอยา่ ง
เหมาะสม โดยไมท่ าใหผ้ มู้ าติดต่อเกิดความรู้สึกที่ไม่ดี
7. หากผมู้ าติดต่อตอ้ งรอพบผบู้ งั คบั บญั ชา เลขานุการควรเช้ือเชิญใหผ้ มู้ าติดต่อนงั่ คอยในที่เหมาะสม จดั หา
หนงั สือ และเครื่องดื่มรับรอง หากเลขานุการมีเวลาวา่ งพอ ควรพดู คุยกบั ผมู้ าติดต่อในเร่ืองทว่ั ๆ ไป แต่หากไมว่ า่ ง
กส็ ามารถพดู ขอตวั ไปทางานเร่งด่วนก่อน โดยตอ้ งบอกกบั ผมู้ าติดต่อวา่ จะรีบมาเรียนเชิญทนั ที เม่ือผบู้ งั คบั บญั ชาพร้อมให้
เขา้ พบ

4. การพูดโทรศัพท์
การพดู โทรศพั ท์ เป็นการติดต่อสื่อสารจากบุคคลหน่ึงไปยงั อีกบุคคลหน่ึง โดยผพู้ ดู ท้งั สองฝ่ ายไมเ่ ห็นหนา้ กนั

การใชถ้ อ้ ยคา ภาษา และน้าเสียงในการพดู จึงมีส่วนสาคญั ต่อการสื่อสารท่ีเขา้ ใจตรงกนั ซ่ึงการพดู โทรศพั ทอ์ ยา่ งถกู ตอ้ ง
จะสามารถสร้างความประทบั ใจ และก่อใหเ้ กิดความรู้สึกท่ีดีต่อกนั เลขานุการเป็นผทู้ ่ีมีบทบาทหนา้ ท่ีในการรับโทรศพั ท์
ต่อสายโทรศพั ทท์ ้งั ภายในองคก์ รเดียวกนั และภายนอกองคก์ ร การพดู โทรศพั ทข์ องเลขานุการ จึงมีส่วนสาคญั ต่อ
ความสาเร็จของงานท่ีติดต่ออย่นู ้นั และยงั มีผลต่อภาพลกั ษณ์ขององคก์ รอีกดว้ ย

การรับโทรศัพท์ ปฏิบตั ิดงั น้ี
1. รีบรับโทรศพั ทท์ นั ทีเมื่อไดย้ ินเสียงโทรศพั ท์ ซ่ึงไม่ควรเกินคร้ังที่ 3
2. กลา่ วคาทกั ทายวา่ “สวสั ดีค่ะ/สวสั ดีครับ” ดว้ ยน้าเสียงแสดงความยินดี ไมค่ วรใชค้ าทกั ทายวา่
“ฮลั โหล” หรือ “ฮลั โหล สวสั ดีค่ะ/สวสั ดีครับ”
3. แนะนาตนเองโดยบอกช่ือ สถานที่ หรือหมายเลขโทรศพั ท์ หรือชื่อขององคก์ ร พร้อมกบั เสนอ
ความช่วยเหลือ หรือสอบถามถึงผทู้ ่ีตอ้ งการเรียนสายดว้ ย เช่น

“สวสั ดีค่ะ ดิฉนั ลินดา กาลงั พดู ค่ะ”
“สวสั ดีค่ะ หนา้ หอ้ งผจู้ ดั การฝ่ ายขาย แกว้ กาญจน์ พดู ค่ะ”
“สวสั ดีครับ 0 5533 7551 ตอ้ งการจะเรียนสายกบั ใครคะ”
“สวสั ดีค่ะ บริษทั ไหมไทย ค่ะ ไม่ทราบวา่ จะเรียนสายกบั ใครคะ”
“สวสั ดีค่ะ บริษทั ไหมไทย พนิดารับสายค่ะ จะใหด้ ิฉนั ช่วยอะไรไดบ้ า้ งคะ”
กรณีรับโทรศพั ทใ์ นนามขององคก์ ร อาจบอกชื่อขององคก์ รก่อน และตามดว้ ยคาทกั ทาย เพ่ือเป็นการเนน้
ย้าชื่อขององคก์ ร เช่น “บริษทั ไหมไทย สวสั ดีค่ะ ไมท่ ราบวา่ จะเรียนสายกบั ใครคะ”
4. หากตอ้ งโอนสายหรือตอ้ งไปเรียกผมู้ ารับสาย ควรพดู วา่
“กรุณารอสกั ครู่นะคะ (ครับ) กาลงั โอนสายใหค้ ่ะ (ครับ)”
“กรุณารอสกั ครู่นะคะ (ครับ) จะเรียนคุณกานดาใหค้ ่ะ (ครับ)” ไม่ควรตะโกนเรียกผมู้ ารับสาย
5. หากผโู้ ทรมาตอ้ งรอสายนาน เช่น ตอ้ งใชเ้ วลาในการสอบถามขอ้ มูล ควรแจง้ ใหผ้ โู้ ทรมาทราบ เช่น
“ดิฉนั คิดวา่ คงใชเ้ วลาสอบถามขอ้ มลู ประมาณ 5 นาที ดิฉนั จะติดต่อกลบั ดีไหมคะ”
6. หากมีขอ้ มลู ที่ตอ้ งบนั ทึก ควรจดบนั ทึกใหถ้ ูกตอ้ ง ครบถว้ น โดยอ่านทวนขอ้ ความอีกคร้ังก่อนวางสาย
โดยเฉพาะขอ้ ความสาคญั ๆ เช่น ชื่อบุคคล หมายเลขโทรศพั ท์ เป็นตน้
การต่อโทรศัพท์ ปฏิบตั ิดงั น้ี
1. ยกหูโทรศพั ทฟ์ ังสญั ญาณเรียก ซ่ึงจะดงั เป็นจงั หวะยาวติดต่อกนั ทุกคร้ัง
2. กดหมายเลขโทรศพั ทท์ ี่ตอ้ งการติดต่อ โดยตอ้ งตรวจสอบหมายเลขใหถ้ กู ตอ้ งและกดหมายเลขดว้ ยความ
ระมดั ระวงั เพื่อไมใ่ หเ้ ป็นการเสียเวลาและเสียค่าโทรศพั ทโ์ ดยใช่เหตุ
3. เม่ือปลายสายรับโทรศพั ทแ์ ละกล่าวทกั ทายแลว้ ใหก้ ล่าวคาทกั ทายกลบั วา่ “สวสั ดีค่ะ/สวสั ดีครับ” แลว้ แจง้
เหตุผลหรือความประสงค์ เช่น “สวสั ดีค่ะ ขอเรียนสายกบั คณุ วจิ ิตรา ฝ่ ายจดั ซ้ือค่ะ”
4. ควรนึกเรียบเรียงคาพดู ไวก้ ่อนการโทรศพั ท์ เพื่อใหก้ ารติดต่อทางโทรศพั ทเ์ ป็นไปตามมุ่งหมายอยา่ ง
ครบถว้ น
5. เม่ือเสร็จสิ้นการพดู โทรศพั ทแ์ ลว้ กลา่ วคาวา่ “ขอบคุณค่ะ/ขอบคุณครับ” และวางหูโทรศพั ทอ์ ยา่ งเบามือ

ในการติดต่อส่ือสารกนั ทางโทรศพั ท์ ไม่วา่ จะเป็นฝ่ ายรับหรือฝ่ ายโทรศพั ทต์ ิดต่อ ควรเตรียมกระดาษ ดินสอ
ปากกาไวใ้ กลเ้ คร่ืองรับโทรศพั ท์ เพื่อพร้อมที่จะใชจ้ ดบนั ทึกขอ้ ความ

การถือหูโทรศพั ท์ ใหใ้ ชม้ ือขา้ งที่ไม่ถนดั เพ่ือใชม้ ืออีกขา้ งหน่ึงท่ีถนดั ในการจดบนั ทึกขอ้ ความ
ผพู้ ดู ควรยมิ้ เสมอเม่ือพดู โทรศพั ท์ เพื่อช่วยใหน้ ้าเสียงมีความไพเราะ นุ่มนวล และแสดงถึงความยนิ ดีในการ
พดู โทรศพั ท์

การพดู โทรศัพท์ในสถานการณ์ต่าง ๆ
1. การสอบถาม

1.1 สอบถามหมายเลขโทรศัพท์หรือสถานท่ีทีโ่ ทรไป
“ขอโทษค่ะ (ครับ) ท่ีนนั่ หมายเลข............ใช่ไหมคะ (ครับ)”
“ขอโทษค่ะ (ครับ) บา้ นคุณ/บริษทั ............ใช่ไหมคะ (ครับ)”

1.2 สอบถามช่ือผู้ท่ีกาลังพูดสาย
“ขอโทษค่ะ (ครับ) จะใหเ้ รียนคุณ............วา่ ใครจะเรียนสายดว้ ยคะ (ครับ)”
“ขอโทษค่ะ (ครับ) ดิฉนั (ผม) กาลงั พดู กบั คุณอะไรคะ (ครับ)”
“ขอความกรุณา ขอทราบช่ือคุณดว้ ยค่ะ (ครับ)”

1.3 สอบถามถงึ ผ้ทู เี่ ราต้องการพูดด้วย ซึ่งปลายทางแจ้งว่าไม่อยู่
“ขอโทษค่ะ (ครับ) ขอรบกวนนิดนะคะ (ครับ) พอดีมีเรื่องด่วนและตอ้ งการจะคุยดว้ ยตนเอง
พอจะทราบไหมวา่ จะติดต่อคุณ...............ไดอ้ ยา่ งไรคะ (ครับ)”

1.4 สอบถามถึงเวลาที่สามารถโทรกลบั มาสอบถามได้อกี คร้ัง
“ขอรบกวนถามนิดนะคะ (ครับ) พอดีดิฉนั (ผม) มีธุระสาคญั พอจะทราบไหมคะ (ครับ)
ดิฉนั (ผม) ควรจะโทรติดต่อกลบั อีกคร้ังช่วงไหนดีคะ (ครับ)”

1.5 สอบถามเรื่องท่ีเราไม่ทราบว่าจะตดิ ต่อกบั ใคร
“ขอโทษนะคะ (ครบั ) ขอรบกวนทราบวา่ เรื่อง................ดิฉนั (ผม) จะสอบถามหรือคุยกบั ผใู้ ด
ไดค้ ะ(ครบั )”

1.6 สอบถามหมายเลขโทรศัพท์จากศูนย์ให้บริการสอบถามหมายเลข
“ขอความกรุณา ขอทราบหมายเลขโทรศพั ทข์ องคุณ..............ดว้ ยคะ (ครับ)”

2. การขอร้อง
2.1 ขอให้ผู้รับสายปลายทางทวนคาพูดที่ฟังไม่รู้เรื่อง เน่อื งจาก เร็ว ช้า ดงั หรือค่อยเกนิ ไป
“ขอโทษนะคะ (ครบั ) ขอรบกวนทวนคาพดู อีกคร้ังนะคะ (ครับ)”
“ขอโทษนะคะ (ครับ) กรุณาดงั อีกนิด เพราะทางน้ีฟังไมค่ ่อยชดั เจนค่ะ (ครับ)”
2.2 ขอให้ผ้รู ับโอนสายให้
“กรุณาโอน ......................(ระบุหมายเลข) ดว้ ยค่ะ (ครับ)”
“กรุณาต่อ คุณ/แผนก/ฝ่ าย...................ดว้ ยค่ะ (ครับ)”

2.3 ขอฝากเร่ืองไว้ ในกรณที ผี่ ู้ที่ต้องการพดู ด้วยไม่อยู่
“ขอรบกวนฝากขอ้ ความถึงคุณ...................จะกรุณาไดไ้ หมคะ (ครับ)”
“ช่วยเรียนคุณ.................ดว้ ยค่ะ (ครับ) วา่ ดิฉนั (ผม) .................โทรมา แลว้ จะโทรกลบั มาใหม่”
“ช่วยเรียนคุณ.................ดว้ ยค่ะ (ครับ) วา่ ดิฉนั (ผม) .................โทรมา กรุณาโทรกลบั ท่ีเลขหมาย
..............................ดว้ ยค่ะ (ครับ)”

2.4 ขอให้ผู้รับสายตามผ้อู น่ื มาพูดสาย
“ขอรบกวนนิดไดไ้ หมคะ (ครับ) กรุณาเรียนคุณ..........วา่ ดิฉนั (ผม)...........ขอเรียนสายดว้ ยค่ะ (ครับ)”
“ขอความกรุณาขอเรียนสายกบั คุณ......................ดว้ ยค่ะ (ครับ)”
“ตอ้ งขอรบกวนตามคุณ....................หน่อยนะคะ (ครับ) ขอขอบคุณอยา่ งมากเลยค่ะ (ครับ)”

2.5 ขอให้ผู้รับจดข้อความ
“รบกวนฝากขอ้ ความถึงคุณ......................ไดไ้ หมคะ (ครับ)”
“กรุณาเรียนคุณ....................ดว้ ยนะคะ (ครับ) วา่ ..................................”

2.6 ขอให้ผู้รับสายทบทวนข้อความทผ่ี ู้จดไว้
“กรุณาทวนขอ้ ความไดไ้ หมคะ (ครับ)”
“กรุณาทวนขอ้ ความท่ีจดไวส้ กั นิดไดไ้ หมคะ (ครับ)”

2.7 ขอร้องให้ผ้รู ับกาชับให้บุคคลที่ผู้โทรต้องการพดู ด้วย โทรกลบั
“กรุณาเรียนคุณ..................ดว้ ยคะ (ครับ) วา่ ช่วยโทรกลบั หมายเลข...............ดว้ ยค่ะ (ครับ)”
“กรุณาเรียนคุณ................ดว้ ยนะคะ (ครับ) เรื่องด่วนและสาคญั มาก ช่วยโทรกลบั ดว้ ยนะคะ (ครับ)”

2.8 ขอให้ผ้รู ับรอสาย
“กรุณารอสกั ครู่นะคะ (ครับ) คุณ...................กาลงั พดู อยอู่ ีกสายหน่ึงค่ะ (ครับ)
จะกรุณารอหรือใหโ้ ทรกลบั คะ (ครับ)”
“กรุณารอสกั ครู่นะคะ (ครับ) ตอนน้ีคุณ..................กาลงั ประชุมอยคู่ ่ะ (ครับ)
ดิฉนั (ผม) จะเรียนคุณ....................ใหน้ ะคะ (ครับ) วา่ คณุ โทรมา”
“ตอนน้ีสายที่ใหต้ ่อยงั ไมว่ า่ งค่ะ (ครับ)”

3. การปฏิเสธ

3.1 พูดปฏิเสธ ในกรณที ี่บุคคลที่ผ้โู ทรต้องการพูดด้วยไม่อยู่ หรือตดิ ธุระ
“ตอ้ งขออภยั นะคะ (ครับ) ตอนน้ีคุณ........... ไมอ่ ยคู่ ่ะ (ครับ) ทราบวา่ อีกประมาณ.............นาที/วนั
คงเขา้ มา จะใหด้ ิฉนั (ผม) ช่วยอะไรไดบ้ า้ งไหมคะ (ครับ)”
“ตอ้ งขออภยั นะคะ (ครับ) ตอนน้ีคุณ.....................ไม่อยู่ จะกรุณาฝากขอ้ ความไว้ หรือจะใหโ้ ทรกลบั
ดีคะ (ครับ) ถา้ เป็นเร่ืองงานจะเรียนสายกบั ท่านอ่ืนไดไ้ หมคะ (ครับ)”

3.2 พูดปฏิเสธท่ีผ้โู ทรมาจาเสียงผดิ
“จะพดู กบั คุณ........หรือคะ (ครับ) กรุณารอสกั ครู่ค่ะ (ครับ) จะใหเ้ รียนวา่ ใครจะพดู สายดว้ ยคะ (ครับ)”

3.3 พูดปฏเิ สธทีผ่ ู้โทรมาต่อเลขหมายผดิ
“ท่ีน่ี (บอกเลขหมายหรือสถานที่) ค่ะ (ครับ) ดิฉนั (ผม) คิดวา่ ชื่อน้ี...................
ท่ีนี่น่าจะไมม่ ีนะคะ (ครับ) กรุณารอสกั ครู่นะคะ (ครับ) ดิฉนั (ผม) จะสอบถามให”้

4. การขอโทษ

4.1 พูดขอโทษ กรณตี ่อหมายเลขโทรศัพท์ผดิ
“ขอโทษค่ะ (ครับ) ต่อเลขหมายผดิ ค่ะ (ครับ)”

4.2 พดู ขอโทษ กรณสี ายหลุดขณะกาลงั พูดอยู่
“ขอโทษนะคะ (ครับ) สกั ครู่น้ีโทรศพั ทม์ ีปัญหา/สายหลดุ ไปค่ะ (ครับ)”

4.3 พดู ขอโทษ กรณมี ารับโทรศัพท์ช้าเกนิ เหตุ
“ตอ้ งขออภยั นะคะ (ครับ) ที่ใหร้ อนานไปนิด พอดีติดอยกู่ บั อีกสายหน่ึงมีเรื่องเร่งด่วน เลยมารับชา้
ไปหน่อยค่ะ (ครับ)”

4.4 พดู ขอโทษ กรณีมธี ุระด่วนมาแทรกขณะกาลงั พดู โทรศัพท์
“ขอโทษนะคะ (ครับ) พอดีมีเรื่องเร่งด่วน ขอเวลานิดนะคะ (ครับ)”

4.5 พูดขอโทษ กรณีผู้โทรต่อว่าเรื่องให้โทรกลบั แล้วไม่โทร
“ตอ้ งขอโทษนะคะ (ครับ) พอดีงานเร่งด่วนมาก กะวา่ อีกสกั ครู่จะโทรอยพู่ อดี ตอ้ งขอโทษอยา่ งมาก ๆ
เลยค่ะ (ครับ)”

5. การพูดตดิ ต่อประสานงาน
การพดู ติดต่อประสานงาน เป็นการส่ือสารกบั บุคคลหรือกลุม่ บุคคล เพื่อแจง้ ขอ้ มูลข่าวสารใหไ้ ดร้ ับทราบ

ทาใหเ้ กิดความเขา้ ใจท่ีตรงกนั สามารถปฏิบตั ิงานไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพ บรรลุวตั ถุประสงค์ และก่อใหเ้ กิดความร่วมมือ
ร่วมใจในการทางาน

เลขานุการมีบทบาทสาคญั อยา่ งหน่ึง คือ เป็นผปู้ ระสานงาน ท้งั ภายในและภายนอกองคก์ ร เพ่ือใหง้ านของ
ผบู้ งั คบั บญั ชาบรรลวุ ตั ถุประสงค์ การพดู ติดต่อประสานงานของเลขานุการ อาจเป็นการพดู เพ่ือขอความร่วมมือ หรือขอ
ความช่วยเหลือจากผอู้ ื่น เพื่อการมอบหมายงาน หรือเป็นการรายงานความกา้ วหนา้ ในการดาเนินงานใหผ้ ทู้ ่ีเกี่ยวขอ้ งทราบ

ข้ันตอนการพูดตดิ ต่อประสานงาน
1. กล่าวทกั ทาย

1.1 หากจาชื่อบุคคลที่ติดต่อประสานงานดว้ ยได้ ใหก้ ล่าวคาวา่ “สวสั ดี” พร้อมเอ่ยชื่อของบุคคลน้นั
1.2 หากจาชื่อไม่ได้ หรือไมแ่ น่ใจ ใหก้ ลา่ วคาวา่ “สวสั ดี” เท่าน้นั
1.3 เมื่อกล่าวทกั ทายแลว้ หากบุคคลน้นั จาเราไมไ่ ด้ ควรรีบแนะนาตนเองทนั ที เพ่ือทาใหบ้ ุคคลน้นั

ไม่เกอ้ เขิน
1.4 ในกรณีที่ยงั ไม่เคยรู้จกั กนั มาก่อน ใหแ้ นะนาตนเองตามหลกั การพดู แนะนาตนเอง
2. เม่ือกลา่ วทกั ทายแลว้ ควรพดู ถึงเร่ืองอ่ืน ๆ เพิ่มเติมก่อนเขา้ สู่จุดมุง่ หมายของการติดต่อประสานงาน เช่น
พดู ถึงสภาพดินฟ้ าอากาศ การจราจร เหตุการณ์ต่าง ๆ เป็นตน้ เรื่องท่ีพดู ควรเป็นเร่ืองท่ีผฟู้ ังรู้สึกพอใจ ไมท่ กั ทายเรื่องท่ีฟัง
แลว้ ไมส่ บายใจ
3. พดู ถึงเน้ือหาสาระหรือจุดมงุ่ หมายที่มาติดต่อประสานงาน โดยมีลาดบั การพดู ใน แต่ละกรณี ดงั น้ี
3.1 กรณีพดู เพ่ือขอความร่วมมือ

3.1.1 ความสาคญั ความจาเป็น สาเหตุท่ีมาติดต่อขอความร่วมมือ
3.1.2 ขอ้ ปฏิบตั ิท่ีบุคคลน้นั ตอ้ งปฏิบตั ิ
3.1.3 ผลท่ีเกิดข้ึนต่อองคก์ ร และผทู้ ี่ปฏิบตั ิ หากใหค้ วามร่วมมือในคร้ังน้ี

การพดู ในกรณีน้ี เลขานุการควรมีขอ้ มลู และเหตุผลท่ีหนกั แน่น มีแนวทางปฏิบตั ิเป็นข้นั ตอนชดั เจน
และก่อใหเ้ กิดประโยชนเ์ ป็นรูปธรรม

3.2 กรณีพดู เพ่ือขอความช่วยเหลือ
3.2.1 ความสาคญั ความจาเป็น สาเหตุที่มาติดต่อขอความช่วยเหลือ
3.2.2 สิ่งท่ีผใู้ หค้ วามช่วยเหลือจะตอ้ งปฏิบตั ิ
3.2.3 ผลท่ีเกิดข้ึนต่อผขู้ อความช่วยเหลือ ผใู้ หค้ วามช่วยเหลือ และต่อองคก์ ร
การพดู ในกรณีน้ี เลขานุการควรพดู ใหช้ ดั เจนถึงแนวทางปฏิบตั ิที่เป็นข้นั ตอน และเนน้ ถึงประโยชน์

ท่ีจะเกิดข้ึนจากความช่วยเหลือน้นั
3.3 กรณีพดู เพื่อมอบหมายงาน
3.3.1 ที่มาของการมอบหมายงาน
3.3.2 ลกั ษณะงาน วิธีการปฏิบตั ิงาน กาหนดเวลาปฏิบตั ิงาน ปริมาณงาน คุณภาพของงาน และ

รายละเอียดอื่น ๆ ตามโอกาส
3.4 กรณีพดู เพ่ือรายงานความกา้ วหนา้ ในการดาเนินงานใหท้ ราบ
3.4.1 เทา้ ความเดิมของการดาเนินงาน วา่ เป็นงานอะไร วตั ถปุ ระสงค์ เป้ าหมาย ระยะเวลาดาเนินงาน

เป็ นเช่นใด
3.4.2 พดู ถึงวา่ ขณะน้ีงานไดด้ าเนินการไปถึงข้นั ใด อปุ สรรคหรือปัญหาในการดาเนินงาน และแกไ้ ข

ปัญหาอยา่ งไร
3.4.3 พดู ถึงข้นั ตอนต่อไปของการดาเนินงาน วา่ จะมีวธิ ีการดาเนินการ ผปู้ ฏิบตั ิ งาน และระยะเวลา

ในช่วงต่อไปอยา่ งไร
การพดู ในกรณีน้ี เลขานุการควรจาขอ้ มลู ไดเ้ ป็นอยา่ งดี เพ่ือรายงานขอ้ มลู ไดอ้ ยา่ งครบถว้ นถกู ตอ้ ง

ตามขอ้ เทจ็ จริง
4. กลา่ ว “ขอบคุณ” เมื่อติดต่อประสานงานเสร็จสิ้น

ตวั อย่าง กรณีพดู เพื่อขอความร่วมมือ
สวสั ดีค่ะ คุณแตน สบายดีไหมคะ ดิฉนั มีเรื่องจะมาขอความร่วมมือจากคุณแตนสกั นิดค่ะ ดว้ ยขณะน้ีไดร้ ับ
แจง้ จากฝ่ ายการเงินวา่ บริษทั ฯ ของเรามีค่าไฟฟ้ าเพิ่มสูงข้ึนมาก ผจู้ ดั การจึงขอความร่วมมือใหท้ ุกฝ่ ายไดช้ ่วยกนั ประหยดั
ไฟตามรายละเอียดในเอกสารน้ีค่ะ จึงขอรบกวนคุณแตนไดช้ ่วยแจง้ พนกั งานทุกคนในฝ่ ายดว้ ยนะคะ ขอบคุณค่ะ
ตวั อย่าง กรณีขอความช่วยเหลือ
สวสั ดีจะ้ ชิดชม ช่วงน้ีงานยงุ่ ไหมจ๊ะ พวกเราจะจดั งานเล้ียงส่งผจู้ ดั การ ซ่ึงจะยา้ ยไปประจาท่ีสานกั งานใหญ่
โดยจะจดั งานในเยน็ วนั ศุกร์น้ีท่ีบริษทั ฯ ของเรา ฉนั จะขอใหช้ ิดชมช่วยเป็นพิธีกรในงานใหห้ น่อยจะ้ เพราะชิดชมมี
ประสบการณ์ในการเป็นพิธีกรมาหลายงาน จะไดช้ ่วยสร้างบรรยากาศภายในงานใหส้ นุกสนาน ผจู้ ดั การจะไดป้ ระทบั ใจ
นะจ๊ะ ขอบคุณมากจะ้
ตวั อย่าง กรณีพดู เพ่ือมอบหมายงาน
สวสั ดีค่ะคณุ กานดา ดว้ ยผจู้ ดั การจะเชิญประชุมคณะกรรมการบริษทั ฯ เพ่ือพิจารณาการจดั สรรโบนสั ประจาปี
ใหแ้ ก่พนกั งานของบริษทั ฯ ในวนั องั คารที่จะถึงน้ี ผจู้ ดั การจึงขอใหฝ้ ่ ายบุคลากรไดจ้ ดั ทารายละเอียดการปฏิบตั ิงานของ
พนกั งานทุกคน นาเสนอผจู้ ดั การเพื่อพิจารณาข้นั ตน้ ภายในวนั ศุกร์ค่ะ ขอบคุณค่ะ

ตวั อย่าง กรณีพดู เพ่ือรายงานความกา้ วหนา้ ในการดาเนินงานใหท้ ราบ
ผจู้ ดั การคะ ตามท่ีผจู้ ดั การไดใ้ หด้ ิฉนั ประสานงานฝ่ ายบุคลากรเพื่อขอขอ้ มลู การปฏิบตั ิงานของพนกั งาน
ทุกคนน้นั ทางฝ่ ายบุคลากรแจง้ วา่ จะดาเนินการตามที่มอบหมายใหแ้ ลว้ เสร็จตามที่กาหนดค่ะ
6. การพูดในหน้าท่ีพธิ ีกร
การพดู ในหนา้ ที่พิธีกร เป็นการพดู ในฐานะผดู้ าเนินรายการหรือกิจกรรมงานต่าง ๆ ท่ีจดั ข้ึน เพ่ือใหด้ าเนินไป
ดว้ ยความเรียบร้อย ราบรื่นตามกาหนด พิธีกรมีหนา้ ที่แจง้ ขอ้ มลู ต่าง ๆ เช่น ความเป็นมาของงาน วตั ถปุ ระสงคใ์ นการจดั
งาน กาหนดการ และรายละเอียดต่าง ๆ ที่สื่อระหวา่ งผจู้ ดั กบั ผรู้ ่วมงาน รวมถึงการเสริมสร้างบรรยากาศในงานใหเ้ ป็นที่
น่าประทบั ใจ ซ่ึงในบางโอกาสเลขานุการจะไดร้ ับมอบหมายใหเ้ ป็นพิธีกรในการดาเนินกิจกรรมงานต่าง ๆ เช่น พิธีกรใน
การอบรมสมั มนา พิธีกรงานเล้ียงสงั สรรคป์ ระจาปี ของบริษทั เป็นตน้

ข้นั ตอนการพดู ในหน้าทพ่ี ธิ ีกร
เมื่อเลขานุการไดร้ ับมอบหมายใหท้ าหนา้ ท่ีพิธีกรในโอกาสใดกต็ าม เลขานุการตอ้ งเริ่มจากการศึกษาลกั ษณะ
ของงาน วิเคราะหผ์ รู้ ่วมงานวา่ เป็นคนกลุ่มใด เพศ วยั อาชีพ การศึกษา เพื่อเลือกใชถ้ อ้ ยคา การแสดงออกท่ีเหมาะสม
และมีการเตรียมบทพดู ตามแต่ละลกั ษณะงาน โดยมีลาดบั ข้นั ตอนการพดู ดงั น้ี
1. กล่าวทกั ทายผฟู้ ัง ใหท้ กั ทายโดยเรียกตาแหน่งหรือสถานภาพของผฟู้ ัง เรียงตามลาดบั อาวโุ ส หรือ
ตามลาดบั ตาแหน่ง 1-2 ตาแหน่ง จากน้นั ใหก้ ล่าวเรียกโดยรวม หากมีพระภิกษุในสถานที่น้นั ใหก้ ล่าวทกั ทายพระภิกษุ
ก่อนวา่ “นมสั การพระคุณเจา้ ”
การทกั ทาย แบ่งเป็น 2 ชนิด ไดแ้ ก่
1.1 การทกั ทายที่เป็นพิธีการ ใชส้ าหรับงานท่ีเป็นทางการ วธิ ีการทกั ทาย จะเรียกเฉพาะตาแหน่งผรู้ ่วมงาน
และไมม่ ีคาแสดงความรู้สึกต่อทา้ ย

เช่น “ท่านประธาน และท่านผมู้ ีเกียรติทุกท่าน”
“ท่านผอู้ านวยการ และท่านคณาจารยท์ ้งั หลาย”

1.2 การทกั ทายที่ไมเ่ ป็นทางการ ใชส้ าหรับงานทว่ั ๆ ไป ท่ีไม่เป็นทางการ การทกั ทายมีคาแสดงความรู้สึก
ต่อทา้ ยดว้ ย เช่น “สวสั ดี ผฟู้ ังที่เคารพรักทุกท่าน” “สวสั ดี สมาชิกชมรมท่ีเคารพทุกท่าน” “เพ่ือนนกั เรียนที่รักท้งั หลาย”

2. กลา่ วถึงประเภท ความเป็นมา วตั ถปุ ระสงค์ รูปแบบการดาเนินงาน กาหนดการต่าง ๆ รวมถึงบรรยากาศ
ในงาน

3. กลา่ วเชิญบุคคลต่าง ๆ ตามลกั ษณะงาน
3.1 การประชุมสมั มนา การอภิปราย การอบรม มีข้นั ตอนการพดู ดงั น้ี
3.1.1 เชิญประธานจดั งาน กล่าวรายงานการจดั งานต่อประธานในพิธี
3.1.2 ขอบคุณประธานจดั งาน
3.1.3 เชิญประธานในพิธีทาพิธีเปิ ด และกลา่ วเปิ ดงาน
3.1.4 กลา่ วขอบคุณประธานในพิธีท่ีมาเปิ ดงาน
3.1.5 แนะนาวิทยากร และเชิญวิทยากรบรรยาย
3.1.6 กล่าวขอบคุณวทิ ยากร

3.2 งานเล้ียงสงั สรรคป์ ระจาปี
3.2.1 เชิญประธานในพิธีกล่าวอวยพร หรือใหโ้ อวาทแก่ผรู้ ่วมงาน
3.2.2 เชิญผแู้ ทนบุคลากรกล่าวขอบคุณองคก์ รที่จดั งานคร้ังน้ีข้ึน
3.2.3 เชิญผมู้ อบของที่ระลึก ของรางวลั (ถา้ มี) ทาการมอบแก่ผรู้ ับมอบ
3.2.4 กล่าวขอบคุณผมู้ อบของท่ีระลึก ของรางวลั

3.3 งานเล้ียงวนั เกิด
3.3.1 เชิญบุคคลกลา่ วอวยพรแก่เจา้ ของวนั เกิด
3.3.2 กลา่ วขอบคุณผอู้ วยพร
3.3.3 เชิญเจา้ ของวนั เกิดขอบคุณผอู้ วยพรและผรู้ ่วมงาน

3.4 งานมงคลสมรส
3.4.1 เชิญบุคคลคลอ้ งพวงมาลยั แก่คู่บ่าวสาว และกล่าวขอบคุณ
3.4.2 เชิญบุคคลกล่าวอวยพรแก่คู่บ่าวสาว และกลา่ วขอบคุณ
3.4.3 เชิญค่บู ่าวสาวขอบคุณผอู้ วยพร และผรู้ ่วมงาน
3.4.3 เชิญคู่บ่าวสาวตดั เคก้ มงคลสมรส (ถา้ มี) หรือเชิญทากิจกรรมอ่ืนท่ีไดม้ ีการจดั เตรียมไว้

3.5 งานเล้ียงแสดงความยินดี
3.5.1 เชิญประธานในงานกล่าวแสดงความยินดีแก่บุคคลที่ไดร้ ับการแสดงความยนิ ดี
3.5.2 กล่าวขอบคุณประธานในงาน
3.5.3 เชิญบุคคลท่ีไดร้ ับการแสดงความยนิ ดีกล่าวตอบและกลา่ วขอบคุณ
3.5.4 เชิญผมู้ อบของที่ระลึกหรือของรางวลั ใหแ้ ก่ผมู้ อบ (ถา้ มี)

3.6 งานตอ้ นรับผมู้ าเยอื นหรือตอ้ นรับสมาชิกใหม่
3.6.1 เชิญประธานในงานกล่าวตอ้ นรับผมู้ าเยอื น หรือกล่าวตอ้ นรับสมาชิกใหม่
3.6.2 กลา่ วขอบคุณประธาน
3.6.3 เชิญผมู้ าเยอื นหรือสมาชิกใหม่กล่าวตอบและขอบคุณ
3.6.4 เชิญผมู้ อบของท่ีระลึกหรือของรางวลั ใหแ้ ก่ผมู้ อบ (ถา้ มี)
3.6.5 กล่าวขอบคุณผมู้ อบของท่ีระลึก
3.6.6 การตอ้ นรับผมู้ าเยอื น อาจมีการกล่าวบรรยาย หรือชมวีดิทศั น์ พิธีกรตอ้ งกลา่ วแนะนาผบู้ รรยาย

และเชิญบรรยาย หรือเชิญชมวดี ิทศั น์
4. ตลอดระยะเวลาของงาน ตอ้ งแจง้ ใหผ้ ฟู้ ังทราบขอ้ มลู ต่าง ๆ ที่เก่ียวขอ้ งกบั งาน รวมถึงขอ้ มลู ทวั่ ๆ ไป ตาม

ลกั ษณะงานน้นั ๆ เช่น การรับประทานอาหารวา่ ง การรับประทานอาหารกลางวนั หอ้ งสุขา การฟังเพลง การชมวีดิทศั น์
การร่วมร้องเพลงอวยพรวนั เกิด เป็นตน้

การพดู ในหนา้ ท่ีพิธีกร เลขานุการตอ้ งพดู ต่อหนา้ บุคคลจานวนมาก จึงควรมีการฝึ กการพดู ตามบทท่ีเขียนไว้
และในขณะพดู ควรใชภ้ าษา น้าเสียง สื่อ และท่าทางประกอบอยา่ งเหมาะสม ดงั น้ี

การใช้ภาษา ควรใชถ้ อ้ ยคาภาษาใหเ้ หมาะสมกบั ลกั ษณะงาน บุคคล และกาลเทศะ สาหรับงานท่ีเป็นทางการ
ใชภ้ าษาพดู ระดบั ทางการ สุภาพ งานก่ึงพิธีการใชภ้ าษาพดู ระดบั ก่ึงทางการ และพดู เพื่อสร้างบรรยากาศเป็นกนั เอง
สนุกสนานไดใ้ นบางช่วงของงาน

นา้ เสียง พดู ดว้ ยน้าเสียงแสดงความสุภาพ นุ่มนวล เสียงดงั ฟังชดั ไม่พดู เร็วหรือชา้ จนเกินไป ใชร้ ะดบั
น้าเสียงสูง ต่า หนกั เบาอยา่ งเป็นธรรมชาติ และออกสียงใหถ้ กู ตอ้ ง โดยเฉพาะ ตวั ควบกล้า ตวั ร ล

การปรากฏตวั ควรปรากฏตวั บนเวทีดว้ ยความสง่างาม ท่าทีสุภาพออ่ นนอ้ ม แต่มีความมนั่ ใจ
การแสดงออก ควรแสดงท่าทางประกอบการพดู อยา่ งเหมาะสม เป็นธรรมชาติ สีหนา้ ยมิ้ แยม้ แจ่มใส สายตา
มองผฟู้ ังอยา่ งทวั่ ถึง ขณะพดู ถือเอกสารท่ีพดู ดว้ ยท่าทางสง่างาม พดู อยา่ งเป็นธรรมชาติ ไมค่ วรใชว้ ธิ ีการอ่านบท
การใช้ไมโครโฟน ก่อนพดู ควรปรับไมโครโฟนใหไ้ ดร้ ะดบั พอดีกบั ความสูงของตนเอง ปรับไมโครโฟนให้
ตรงกบั ปาก ยนื ห่างจากไมโครโฟน ประมาณ 8-12 นิ้ว ไมก่ ม้ มองไมโครโฟนในขณะพดู วางมือตามปกติ ไม่ตอ้ งจบั ท่ีขา
ไมโครโฟน และไม่ตอ้ งใชม้ ือแตะไมโครโฟน หรือพดู “ฮลั โหล ๆ , 1 2 3 test” เพื่อทดสอบเสียงไมโครโฟน

7. การพูดนาเสนอผลงานต่อท่ีประชุม
การพดู นาเสนอผลงานต่อท่ีประชุม เป็นการอธิบาย ช้ีแจง หรือบอกเลา่ เก่ียวกบั ผลงาน ผลการปฏิบตั ิงาน

โครงงาน แผนงาน ความกา้ วหนา้ ในการปฏิบตั ิงาน เพ่ือแจง้ ใหท้ ่ีประชุมทราบ หรือจูงใจใหท้ ี่ประชุมคิดเห็นคลอ้ ยตามเพื่อ
การพิจารณา

ประเภทของการพดู นาเสนอผลงานต่อท่ปี ระชุม แบ่งไดเ้ ป็น 3 ประเภท ดงั น้ี
1. การพดู นาเสนองาน เช่น การนาเสนอโครงการ แผนงาน งานวิจยั ความเห็นหรือมติของท่ีประชุมกลุ่ม
ยอ่ ย ใหท้ ี่ประชุมใหญห่ รือผเู้ กี่ยวขอ้ งทราบและพิจารณา
2. การพดู นาเสนอความกา้ วหนา้ ในการปฏิบตั ิงาน เพ่ือใหผ้ บู้ ริหาร หวั หนา้ งาน หรือ ผทู้ ี่เกี่ยวขอ้ งรับทราบ
3. การพดู นาเสนอขอ้ มลู ใหม่ ซ่ึงจะส่งผลต่อการตดั สินใจหรือการดาเนินงานต่อไปขององคก์ ร
เลขานุการมกั จะไดร้ ับมอบหมายจากผบู้ งั คบั บญั ชาใหเ้ ป็นตวั แทนในการพดู นาเสนอผลงาน โครงการ
แผนงาน ใหท้ ่ีประชุมทราบหรือพิจารณา เลขานุการจึงควรศึกษาข้นั ตอนและวธิ ีการพดู นาเสนอผลงานต่อท่ีประชุม เพ่ือให้
สามารถพดู นาเสนอผลงานไดอ้ ยา่ งดี

ข้ันตอนการพูดนาเสนอผลงานต่อทีป่ ระชุม
การพดู นาเสนอผลงานต่อท่ีประชุม เลขานุการตอ้ งศึกษาเรื่องราวที่จะนาเสนอใหเ้ ขา้ ใจอย่างถอ่ งแท้ และวาง
โครงเร่ืองท่ีจะนาเสนอตามลกั ษณะงานท่ีนาเสนอแต่ละประเภท โดยมีข้นั ตอนการพดู ดงั น้ี
1. กล่าวทกั ทายผฟู้ ัง ตามหลกั การกล่าวทกั ทายซ่ึงไดก้ ลา่ วไวใ้ นหวั ขอ้ การพดู ในหนา้ ที่พิธีกร
2. แจง้ จุดประสงคข์ องการนาเสนอผลงาน
3. นาเสนองานโดยเรียงตามลาดบั หวั ขอ้ ที่ไดว้ างโครงเร่ืองไวต้ ามลกั ษณะงานที่นาเสนอ อธิบายและใหข้ อ้ มลู
อา้ งอิงหลกั ฐานที่สนบั สนุนงานท่ีนาเสนอ ในกรณีที่นาเสนองานเพื่อการพิจารณา ควรพดู โนม้ นา้ วใจใหเ้ กิดความคิดเห็น
คลอ้ ยตามและนาไปสู่การพิจารณาตดั สินใจ
4. สรุปทา้ ยโดยเนน้ ใหเ้ ห็นความสาคญั ของเร่ืองท่ีนาเสนอ ย้าใหเ้ ห็นจุดเด่นของงาน ในกรณีการนาเสนองาน
เพ่ืออนุมตั ิ ควรพดู กระตุน้ เพื่อใหเ้ กิดการพิจารณาอนุมตั ิ เปิ ดโอกาสใหผ้ ฟู้ ังไดซ้ กั ถาม และหากตอ้ งตอบคาถามใหต้ อบดว้ ย
ความมนั่ ใจ
5. จบดว้ ยการกลา่ วขอบคุณ

การพดู นาเสนอผลงานต่อที่ประชุม ถือไดว้ า่ มีความสาคญั ต่อการพิจารณาตดั สินใจของท่ีประชุม เลขานุการ
จึงควรพดู ดว้ ยลกั ษณะท่าทาง ใชภ้ าษา ถอ้ ยคา น้าเสียง อยา่ งเหมาะสม ดงั น้ี

การใช้ภาษา ใชภ้ าษาพดู ระดบั ทางการและก่ึงทางการ ข้ึนอยกู่ บั บุคคลและกาลเทศะ ใชค้ าพดู ที่ส่ือ
ความหมายไดต้ รงไปตรงมาและชดั เจน ในกรณีที่นาเสนองานเพ่ือการพิจารณา ควรใชค้ าพดู ที่โนม้ นา้ วใจ ก่อใหเ้ กิด
จินตนาการ และเรียกร้องใหเ้ กิดการตดั สินใจ

นา้ เสียง ควรพดู ในระดบั เสียงท่ีดงั ฟังชดั ไมพ่ ดู เร็วจนเกินไป เพราะจะทาใหฟ้ ังไมท่ นั โดยเฉพาะในประเดน็
สาคญั ๆ และไม่ควรพดู ชา้ จนเกินไป ควรมีการเปล่ียนระดบั เสียง และเปลี่ยนจงั หวะการพดู บา้ ง เพราะหากใชร้ ะดบั
น้าเสียงและจงั หวะการพดู แบบเดียวตลอด จะทาใหผ้ ฟู้ ังเบื่อและไม่สนใจเรื่องท่ีนาเสนอเท่าท่ีควร

การยนื และนั่ง ควรยืนตวั ตรงเป็นธรรมชาติ ปล่อยแขนไวข้ า้ งลาตวั ยกมือประกอบการพูดพอสมควรและให้
เป็นธรรมชาติ หากพดู นาน ๆ ควรเคล่ือนที่เพื่อเปลี่ยนอิริยาบถได้ ในกรณีที่นง่ั พดู ควรนง่ั ตวั ตรง ไมเ่ อนหลงั พิงพนกั เกา้ อ้ี
วางแขนไวบ้ นโตะ๊ ในขณะที่พดู ได้

การใช้สายตาและสีหน้า ควรมีสีหนา้ ยมิ้ แยม้ แจ่มใส แสดงถึงความยินดี ใชส้ ายตาที่แสดงความเป็นมิตร และ
จริงใจ มองผฟู้ ังอยา่ งทวั่ ถึง ไมห่ ลบสายตา เพ่ือแสดงถึงความมน่ั ใจในการนาเสนองาน

การใช้สื่อประกอบการพูด ควรใชส้ ื่อหรืออุปกรณ์ประกอบการพดู อยา่ งเหมาะสม เช่น การช้ีขอ้ ความใน
แผน่ ใส ควรใชอ้ ปุ กรณ์ การนาเสนอแผนภาพหรือแผนภมู ิ ควรวางไวบ้ นแท่นพดู และยนื ขา้ งแท่นพดู อธิบายประกอบ
การใชเ้ อกสารประกอบการพดู ควรถือเอกสารอยา่ งถกู วิธีและเหมาะสม สง่างาม การฉายวดี ีทศั น์ ควรนงั่ หรือยืนพดู
บรรยายโดยไมบ่ งั จอภาพ

สรุปท้ายหน่วย

การพดู เป็นการถ่ายทอดความรู้ ความคิด ความรู้สึก ความตอ้ งการของผพู้ ดู โดยใชถ้ อ้ ยคา น้าเสียง และ
อากปั กิริยาท่าทางประกอบการพดู เพื่อการส่ือความหมายไปยงั ผฟู้ ังไดอ้ ยา่ งชดั เจนและตรงตามวตั ถุประสงคข์ องผพู้ ดู

เลขานุการไดใ้ ชท้ กั ษะการพดู ในหลายโอกาส ไดแ้ ก่ การพดู แนะนาตนเองในสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น การ
แนะนาตนเองเพ่ือขอความร่วมมือหรือขอความช่วยเหลือจากผอู้ ่ืน การพดู แนะนาผอู้ ่ืนในการรับรองแขกผบู้ งั คบั บญั ชา
การพดู ในการตอ้ นรับผมู้ าติดต่อ การพดู ติดต่อทางโทรศพั ท์ การพดู เพื่อติดต่อประสานงานกบั บุคคลอ่ืน การพดู ใน
หนา้ ท่ีพิธีกร และการพดู นาเสนอผลงานต่อท่ีประชุมตามโอกาสที่ไดร้ ับมอบหมาย

การพดู มีความสาคญั ต่องานของเลขานุการ เลขานุการที่สามารถใชท้ กั ษะการพดู เพ่ือการส่ือสารกบั บุคคลอ่ืนได้
เป็นอยา่ งดีน้นั จะช่วยทาใหก้ ารดาเนินงานของเลขานุการเป็นไปดว้ ยความราบร่ืน เรียบร้อย บรรลวุ ตั ถุประสงค์ และยงั
เป็นการช่วยสร้างภาพลกั ษณ์ที่ดีต่อองคก์ ร ผบู้ งั คบั บญั ชา ทาใหไ้ ดร้ ับความไวว้ างใจจากผบู้ งั คบั บญั ชาในการมอบหมาย
ใหท้ างานที่สาคญั ๆ ทาใหไ้ ดร้ ับความร่วมมือจากผรู้ ่วมงาน และทาใหเ้ ป็นท่ีรัก นิยมชมชอบ เป็นท่ีนบั ถือของผอู้ ่ืน

Create by ครูอรินทยา ใจเอ