Manual Book I-HRS

Intelligence

DAFTAR ISI

FLOW PROSES TRANSAKSI
I. Flow Proses Rekrutment
A. Tahapan Proses pada modul ini adalah sebaga berikut :
1. Sub Menu Kebutuhan Kandidat
1) Input Kebutuhan kandidat
2. Sub Menu Kandidat
2) Input Data kandidat
3. Sub Menu Seleksi
1) Input Data Tes Tulis (Tes Tulis)
2) Input Data interview (Interview)
3) Input Data Tes Kesehatan (Tes Kesehatan
4. Sub Menu Penerimaan
1) Posting data Kandidat ke data Karyawan

II. Flow Modul Employee

A. Tahapan Proses pada modul ini adalah sebaga berikut :

1. Sub menu Karyawan

1) Input Data Karyawan

2) Input Data Administrasi Karyawan

2. Sub menu Status Karyawan

1) Input kontrak karyawan Baru (Kontrak karyawan)

2) Input Perpanjangan kontrak karyawan (Perpanjang Kontrak)

3) Input Probation Karyawan (Probation)

4) Persetujuan karyawan Tetap (Proses Karyawan Tetap)

5) Input perubahan karir karyawan (Karir)

3. Sub menu Berhenti Karyawan

1) Proses berhenti sementara pada karyawan (Berhenti Kerja)

2) Proses berhenti permanen pada karyawan (Persetujuan Berhenti)

3) Proses Pengaktifan kembali karyawan berhenti (Persetujuan

Berhenti)

4. Sub menu Karywan Hamil

Manul Book I-HR System Page | 1

Intelligence

1) Pencatatan rencana cuti hamil
5. Sub menu siswa PKL

1) Pencatatan data siswa PKL (Data Siswa)
2) Proses Perpanjang masa PKL (Perpanjang)
3) Proses Berhenti untuk siswa PKL (Berhenti)

III. Flow Modul Absensi
A. Tahapan Proses pada modul ini adalah sebaga berikut :
1. Sub Menu Setting Absensi
1) Penentuan hari kerja ( Set Hari Kerja)
2) Penentuan Hari Libur (Hari Libur)
2. Sub menu Shift
1) Create Periode Shift (Periode Shift)
2) Proses Jadwal shift Group (Jadwal shift Group)
3) Monitoring Shift (Dashboard > Shift)
4) Perubahan Jadwal Karyawan (Perubahan Jadwal)
3. Sub menu Absensi
1) Upload Absensi
2) Monitoring Data Absensi (Absensi Harian, Dashboard > Belum
Absen, Status Absen, Rekap Absen Department, Report Absen
Lembur)
3) Perubahan Status Absensi (Perubahan Status Absensi, Terlambat,
Pulang Cepat, Dan izin Keluar)
4. Sub menu Lembur
1) Proses Budgeting Lembur (jika dibutuhkan)
2) Pengajuan Lembur
3) Konfirmasi Lembur (Check, Approve, Reject)
4) Proses Checking Aktual lembur (Rencana Lembur)
5) Monitoring (Rekap Lembur, Rekap Budgeting Lembur)
5. Sub Menu Cuti
1) Generate Jatah Cuti Tahunan (Cuti Tahunan)
2) Proses Pengajuan Cuti (pengajuan cuti)
3) Konfirmasi Cuti (Check, Approve, Reject)

Manul Book I-HR System Page | 2

Intelligence

IV. Flow Modul Payroll
A. Tahapan Proses pada modul ini adalah sebaga berikut :
1. Sub menu Setting Payroll
1) Create Periode Absen, Lembur, Bonus dan THR (Periode payroll)
2. Sub menu Penyesuaian
1) Input/import Penyesuaian Gaji
3. Sub Menu Pinjaman
1) Input Data pinjaman
4. Sub menu Gaji
1) Proses Gaji
2) Monitoring (Jurnal Gaji, Export Jurnal Gaji, Export Jurnal Transfer,
Slip Gaji)
5. Sub Menu BPJS
1) Generate Bpjs Kesehatan
2) Generate Bpjs Ketenagakerjaan
6. Sub Menu THR dan Bonus
1) Generate THR
2) Generate Bonus

V. Flow Modul Penilaian
A. Tahapan Proses pada modul ini adalah sebaga berikut :
1. Sub menu Setting Penilaian
1) Setting Kategori Kompetensi (Kategori Kompetensi)
2) Setting Standar Penilaian (Standar Penilaian)
3) Setting Group Penilaian (Group Penilaian)
4) Setting Mapping Penilaian (Mapping Penilaian)
5) Setting Parameter Penilaian (Parameter Penilaian)
6) Setting Periode Penilaian (Periode Penilaian)
2. Sub Menu Penilaian
1) Proses Penilaian Karyawan (Penilaian)
2) Monitoring Hasil Penilaian Karyawan (Hasil)

Manul Book I-HR System Page | 3

Intelligence

PENGGUNAAN TRANSAKSI APLIKASI
I. User
Untuk matrix user aplikasi I-HRS dibagi menjadi 3 role
1. Admin section
User admin section secara menu tampilan bisa disesuaikan dengan sop
yang berlaku diperubahaan akan tetapi hanya memiliki action (input,
edit dan hapus)
2. Head Section
User head section secara menu tampilan bisa disesuaikan dengan sop
yang berlaku diperubahaan akan tetapi hanya memiliki action (input,
edit, hapus dan checker)
3. Departemen Head
User head section secara menu tampilan bisa disesuaikan dengan sop
yang berlaku diperubahaan akan tetapi hanya memiliki action (input,
edit, hapus, checker dan approval)
4. Dan Super admin

II. Login
Untuk login ke aplikasi I-HRS
1) Ketik url yang telah disetup pada server aplikasi, kemudian
2) Setelah tampil halaman awal klik pada menu HRIS untuk masuk
kehamalam login aplikasi
3) Masukan user dan password kemudian klik tombol login
4) Data yang ditampilkan setelah login data notifikasi

Manul Book I-HR System Page | 4

Intelligence

III. Penggunaan Modul Rekrutmen
Pada modul ini terdiri beberapa menu dan sub menu sebagai berikut:
1. Dashboard
Menu ini menampilkan informasi data kandidat berdasarkan hasil
inputan dari transaksi aplikasi pada module rekrutmen (data akan tampil
apabila sudah ada transaksi)

2. Kebutuhan Kandidat
Menu ini digunakan untuk pencatatan/input data kebutuhan kandididat
dari tiap departemen, data yang ditampilkan diawal adalah halaman
data tabular dengan beberapa tombol iction sebagai berikut:
a. Tombol icon tambah pada pojok kanan atas (fungsi untuk
menambah data) dengan form input data kebutuhan kandidat
 Isi form data kandidat
 Kemudian klik tombol simpan (untuk menyimpan data)
 Tombol Cancel untuk membatalkan
b. Tombol icon copy pada pojok kiri atas yang berfungsi untuk copy
data yang ditampilkan pada tabular ke file excel
 Tomobl icon csv pada pojok kiri atas yang berfungsi untuk
export data yangditampilkan pada tabula ke file csv
 Tombol icon pirnt pada pojok kiri atas berfugnsi untuk print area
tabular
c. Tombol action pada kolom terakhir di data tabular

Manul Book I-HR System Page | 5

Intelligence

 Icon pencil kertas untuk melakukan edit data
 Icon tong sampan untuk deleted data

3. Kandidat
Menu ini dapat digunakan apabila data kebutuhan kandidat sudah terisi
menu ini berfungsi pencatatan/input data kandididat, data yang
ditampilkan diawal adalah halaman data tabular dengan beberapa
tombol sebagai berikut:
a. Tombol icon tambah pada pojok kanan atas (fungsi untuk
menambah data) dengan form input data kandidat sebagai berikut:
 Isi form data kandidat ( data pribadi, data pengalaman kerja,
data pendidikan, dan detail keluarga) untuk pengisian form ini di
tambahkan tombol Next (untuk pendah ke form selanjutnya, dan
previous untuk kembali ke form sebelumnya yang berada pada
bawah kanan form
 Kemudian klik tombol simpan (untuk menyimpan data)
 Tombol Cancel untuk membatalkan yang berada pada atas
kanan form
b. Tombol icon copy pada pojok kiri atas yang berfungsi untuk copy
data yang ditampilkan pada tabular ke file excel
 Tomobl icon csv pada pojok kiri atas yang berfungsi untuk
export data yangditampilkan pada tabula ke file csv
 Tombol icon pirnt pada pojok kiri atas berfugnsi untuk print area
tabular
c. Tombol action pada kolom terakhir di data tabular

Manul Book I-HR System Page | 6

Intelligence

 Icon pencil kertas untuk melakukan edit data
 Icon tong sampan untuk hapus data

4. Seleksi
a. Tes Tulis
Sub menu tes tulis dapat digunakan apabila data kandidat sudah ter
isi, menu ini berfungsi untuk pencatatan hasil tes tulis yang
ditampilkan secara tabular. input hasil tes tulis klik icon mata pada
kolom action di data tabular kemudian akan tampil form untuk
pengisian hasil tes tulis. Untuk menyimpan data klik tombol simpan
dan tombol cancel untuk membatalkan.
b. Inteview
Sub menu interview untuk pencatatan hasil interview kandidat yang
ditampilkan secara tabular untuk pencatatan/input hasil interview klik
icon mata pada kolom action di data tabular kemudian akan tampil
form hasil tes tulis dan form untuk pengisian hasil interview (isi data
tersebut), klik tombol simpan untuk menyimpan data dan tombol
cancel untuk membatalkan.
c. Kesehatan
Sub menu interview untuk pencatatan hasil tes kesehatan kandidat
yang ditampilkan secara tabular untuk pencatatan/input hasil tes
kesehatan klik icon mata pada kolom action di data tabular
kemudian akan tampil form hasil testulis, interview dan form untuk
pengisian hasil tese kesehatan (isi data tersebut), klik tombol simpan
untuk menyimpan data dan tombol cancel untuk membatalkan.

5. Penerimaan

Manul Book I-HR System Page | 7

Intelligence

Menu ini digunakan untuk menampung data kandidat yang lolos
dalam tahapan seleksi, selain itu di menu ini ditambahkan satu
fungsi untuk Posting data kandidat ke database karyawan

IV. Penggunaan Modul Employee
1. Sub menu Dashboard
Menu ini menampilkan data summary transaksi modul employee yang
ditampilkan secara card, grafik dan tabular dapat digunakan juga
sebagai notifikasi dan monitoring
2. Sub menu Karyawan
1) Data Karyawan
Menu ini menampilkan data keseluruhan karyawan baik yang aktif
dan non aktif, karyawan baru dan lama, input data karyawan bisa
dilakukan menggunakan proses rekrutmen atau input langsung pada
menu karyawan,
Menu memiliki beberapa action sebagai berikut:
a. Icon tambah karyawan untuk menambah data karyawan dengan
tahapan proses sebagai berikut:
- Klik tombol icon tabah karyawan
- Isi form data karyawan dengan metode page (Detail
pribadi, detail dokuemen karyawan, detail keluarga,
detail pendidikan, detail tunjangan)
- Klik simpan (untuk menyimpan data)
- Klik cancel (untuk membatalakan)
b. Icon cari untuk menampilkan berdasarkan filter yang dipilih
c. Icon reset pencarian untuk mereset data filter pencarian
d. Icon copy untuk copy data ke file excel
e. Icon csv untuk export data ke csv
f. Icon print untuk print area tabular
g. Icon pencil kertas untuk edit data
h. Icon mata untuk lihat data (dan sebagai akses untuk input data
administrasi karyawan)
2) Input Data Administrasi Karyawan

Manul Book I-HR System Page | 8

Intelligence

Menu ini digunakan untuk penginputan administrasi karyawan yang

terlatak pada icon mata pada data tabular employee data yang di

input di menu ini sebagai berikut:

a. Alat kerja

b. Pendidikan

c. Penghargaan

d. Peringatan

e. Keluarga

f. Karir

g. Kesehatan

h. Pengalaman kerja

i. Pelatihan

Metode yang digunakan adalah tab menu untuk proses input data

sebagai berikut:
- Klik tombol tambah pada pojok kanan atas
- Isi data
- Kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan
- Klik tombol cancel untuk batal

Proses ini berlaku untuk semua tab menu

3. Sub menu Status Karyawan

1) Input kontrak karyawan Baru (Kontrak karyawan)

Menu ini digunakan untuk kontrak karyawan selain pencatatan

kontrak menu ini berfungsi untuk penentuan posisi atau struktur

organisasi karyawan tersebut. Data ditampilkan secara tabular dan

data tersebut data karyawan yang belum memiliki kontrak dan dan

2) Input Perpanjangan kontrak karyawan (Perpanjang Kontrak)

3) Input Probation Karyawan (Probation)

4) Persetujuan karyawan Tetap (Proses Karyawan Tetap)

5) Input perubahan karir karyawan (Karir)

4. Sub menu Berhenti Karyawan

1) Proses berhenti sementara pada karyawan (Berhenti Kerja)

2) Proses berhenti permanen pada karyawan (Persetujuan Berhenti)

3) Proses pengaktifan kembali karyawan berhenti (Persetujuan

Berhenti)

Manul Book I-HR System Page | 9

Intelligence

5. Sub menu Karywan Hamil
1) Pencatatan rencana cuti hamil

6. Sub menu siswa PKL
1) Pencatatan data siswa PKL (Data Siswa)
2) Proses Perpanjang masa PKL (Perpanjang)
3) Proses Berhenti untuk siswa PKL (Berhenti)

V. Penggunaan Module Absensi

1. Sub menu setting absensi

a. Menu set hari kerja

Menu ini digunakan untuk mengkatifkan hari kerja yang digunakan

dengan metode checklist hari kerja berfungsi ketika proses shift hari

yang chekclist akan diberikan tanda merah / hari libur

b. Menu hari libur

Menu ini digunakan untuk input/penentuaan hari libur dalam 1 tahun

kalender kerja dan penentuan jenis libur (libur nasional, cuti masal)

yang berfungsi ketika proses shift hari yang dinput akan diberikan

tanda merah / hari libur

2. Sub menu shift

a. Priode shift

Menu ini menampilkan data priode shift tahun dan bulan di data

tabular ini memiliki beberapa action sebagai berikut
- Icon tambah priode shift icon ini untuk menambah data shift

(input bulan dan tahun) klik tombol simpan untuk menyimpan

datan dan batal untuk menbatalkan
- Icon edit untuk edit data
- Icon deleted untuk menghapus data

b. Group shift

Menu ini digunakan untuk grouping shift karyawan dan memiliki

action sebagai berikut
- Icon tambah group shift ini untuk menambah data group (input

ID dan nama group) klik tombol simpan untuk menyimpan datan

dan batal untuk menbatalkan
- Icon edit untuk edit data

Manul Book I-HR System Page | 10

Intelligence

- Icon deleted untuk menghapus data
c. Group shift karyawan

Menu digunakan untuk mapping group shift ke karyawan menu ini
memiliki action sebagai berikut
- Icon tambah karyawan group untuk menambah karyawan

dengan metode select terlebih dahulu group yang akan
ditambahkan karyawan kemudian klik tambah kemudian klik
tombol icon tambah, pilih data karyawan yang akan dimasukan
ke group yang di pilih tersebut klik tombol tambah group untuk
menambah dan batal untuk membatalkan
- Icon deleted untuk hapus data (bisa juga dengan metode chek
box terlebih dahulu kemudian klik tombol deletede all)
d. Jadwal shift group
Menu ini digunakan untuk generate shift karyawan dengan metode
pilih priode shift kemudian klik proses setelah tampil data hasil
generate untuk menyesuaikan data shift bisa dengan dua metode:
- Pilih pada grid (combobox pada setiap tanggal masing masing
karyawan)
- Metode isi cepat dengan metode pilih group yang akan di isi
cepat kemudian pilih tanggal mulai dan sampai tanggal
kemudian pilih shift yang digunakan kelik tombol atur jadwal
e. Perubahan jadwal
Menu ini digunakan untuk perubahan jadwal shift karyawan dengan
metode sebagai berikut:
- Pilih priode shift (wajib dipilih)
- Pilih filter group shift, Departemen, Section dan karyawan (tidak
wajib)
- Kemudian klik tombol tampilkan jadwal
Setelah muncul data proses perubahan ada dua cara sebagai
berikut:
- Pilih data karyawan dan tanggal kemudian ubah shift dengan

metode pilih combobox shift

Manul Book I-HR System Page | 11

Intelligence

- Dengan metode input cepat pilih shift yang akan di inputkan,

pilih tanggal awal dan tanggal akhir kemudian klik tombol

proses update cepat

3. Sub Menu Upload absen (Integrasi finger print)

Menu ini digunakan untuk menampilkan data hasil penarikan dari finger

print secara otomatis ataupun import excel, dan dilengkapi dengan

fungsi import data ke menu absensi harian dengan langkah langkah

sebagai berikut:

a. Metode import otmatis (data akan tampil secara otomatis setelah

dilakukan penarikan data dari mesin finger dengan metode

penggunaan sub aplikasi get data)

b. Untuk import excel
- Download template absensi pada tombol icon Download format

excel
- Isi data berdasarkan format yang sudah di download
- Pada menu Upload absen klik choose file yang sudah di isi
- Klik tombol Upload
- Data akan tampil secara tabular pada bagian data upload

c. Import data absen
- Pilih tanggal awal
- Pilih tanggal akhir
- Kemudian klik tombol import

4. Sub Menu Absen Harian

Menu ini digunakan untuk monitoring atau rekap absen harian dengan

metode penampilan data sebagai berikut:

a. Pilih tanggal sampai dengan tanggal

b. Piilih filter data struktur oganisasi dan nama karyawan (bila data

yang akan ditampilkan hanya bagian atau karyawan tertentu saja)

c. Klik tombol cari untuk menampilkan data (data akan tampil

berdasarkan data yang terfilter)

d. Data akan tampil secara tabular yang menampilkan data status

absensi dan jadwal shift karyawan

e. Untuk melihat detail data absensi karyawan tersebut klik icon cari

pada baris data tabular.

Manul Book I-HR System Page | 12

Intelligence

5. Sub menu Perubahan Satatus absen
Menu ini digunakan untuk perubahan status absensi, terlambat pulang
cepat dan izin keluar, pada halaman ini dibagia menjadi 3 tab sebagai
berikut
a. General
Tab general digunakan untuk perubahan status absensi secara
tabular dan memiliki action sebagai berikut
a) Icon tambah untuk menambah data
Untuk menambah data klik tombol icon tambah untuk
menampilkan form pengisian perubahan status absensi, form ini
bisa digunakan untuk 1 atau lebih dalam satu pengajuan
perubahan status absen dengan cara pengimputan sebagai
berikut:
 Isi form filter
 Klik tombol isert untuk menambahkan data karyawan
kemudian pilih karyawan dengan metode chek box (bisa
lebih dari satu) klik tombol pilih untuk pilih data karyawan
dan batal untuk cancel
 Pilih kategori absensi
 Klik tombol Upload Evidance (jika diperlukan)
 Klik icon tong sampah warna merah untuk menghapus baris
data
 Klik tombol simpan untuk menyimpan data
 Tomobl batal untuk membatalkan
 Untuk melihat detail input klik icon mata pada kolom action
b) Icon pencil kertas untuk edit data
c) Icon filter (pilih filter data pada bagian atas tabular) kemudian
kelik filter
d) Icon reset untuk reset pencarian
e) Icon copy untuk copy data ke file excel
f) Icon csv untuk export data ke file csv
g) Icon pirnt untuk print area tabular
b. Data

Manul Book I-HR System Page | 13

Intelligence

Tab data ini menampilkan data detail hasil inputan perubahan status
absen secara tabular dan memiliki action sebagi berikut:
a) Icon cari untuk menampilkan data berdsarkan data filter yang

dipilih
b) Icon check untuk check data dengan metode pilih checkbox data

yang akan di check kemudian klik tombol check
c) Icon Approval untuk approval data dengan metode pilih checkbox

data yang akan di approval kemduian klik tombol approval
d) Icon Reject untuk Reject data dengan metode pilih checkbox

data yang akan di Reject kemduian klik tombol Reject
c. Izin keluar

Menu ini digunakan untuk monitoring terlambat, pulang cepat dan
izin keluar menu ini memiliki bebarapa action sebagai berikut:
- Icon singkronisasi data tombol ini digunakan untuk get data

absen karyawan yang bermasalah (terlambat dan pulang cepat)
dengan cara pilih tanggal mulai dan sampai dengan kemudian
klik tombol singkronisasi data
- Icon tambah tombol ini digunakan untuk menambah data izin
keluar, pulang cepat dan terlambat)
- Icon filter data tombol ini digunakan untuk filter data yang akan
ditampilkan didata tabular (pilih data filter terlebih dahulu
kemudian klik tombol filter)
- Icon Reset pencarian untuk menghilangkan filter
- Icon copy untuk copy data ke file excel
- Icon csv untuk export data ke file csv
- Icon pirnt untuk print area tabular
- Icon check untuk check data dengan metode pilih checkbox data
yang akan di check kemudian klik tombol check
- Icon Approval untuk approval data dengan metode pilih checkbox
data yang akan di approval kemduian klik tombol approval
- Icon Reject untuk Reject data dengan metode pilih checkbox
data yang akan di Reject kemduian klik tombol Reject

d. Rekap absensi dept Page | 14

Manul Book I-HR System

Intelligence

Menu ini digunakan untuk menampilkan data rekap absensi
perdepartemen dan melihat detail per departemen. Untuk
menampilkan dengan dengan cara pilih devisi, departemen dan
tanggal yang akan ditampilkan kemudian klik tombol cari.
6. Pengajuan lembur
VI. Module Payroll
VII. Module Penilaian
VIII. Pengaturan

Manul Book I-HR System Page | 15