การลงทะเบียนเข้าพักaa

คอื การลงบันทึกรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับแขกท่ีพักอยู่ใน
โรงแรมการลงทะเบียนเข้าพักเป็นขั้นตอนท่ีต่อเนื่องจากการรับจอง
หอ้ งพัก ซ่ึงระหวา่ งกระบวนการในการรับจองห้องพักกับการลงทะเบียน
เข้าพกั จะมีข้ันตอนการปฏิบัติงานที่เรียกว่า“การเรียมการก่อนแขก
จะเข้าพัก (Pre - registration Activities)” เพื่อช่วยให้การลงทะเบียน
เขา้ พกั ของแขกสะดวก รวดเร็วมากขน้ึ การลงทะเบียนจะต้องทาทันทีท่ี
แขกมาถงึ และไดร้ บั การต้อนรับจากพนักงานแล้วข้อความทบี่ ันทึกจะต้อง
เป็นไปตามความจาเป็น ท่ีโรงแรมจะตอ้ งร้แู ละเป็นไปตามกฎหมายของ
ประเทศน้ันๆ ด้วย เป็นรายละเอียดเก่ียวกับแขกตลอดจนข้อมูลการ
เดนิ ทางของแขกข้อมูลเหล่าน้ีบางส่วนเป็นประโยชน์ต่อโรงแรม และ
บางสว่ นเป็นประโยชน์ต่อรัฐบาล

รปู ที่ 1.1 รูปหอ้ งพักในโรงแรมแห่งหน่งึ

รปู ท่ี 1.2 การตอ้ นรบั ของพนักงานเมือ่ แขกมาถึง
รปู ท่ี 1.3 ภาพแขกกาลังทาการเชค็ อนิ เมือ่ มาถงึ โรงแรม

ใ นขั้ นตอ นข องก า ร จ อง ห้อง พัก แขก หรื อผู้จ องอ า จ ใ ห้ข้ อมู ล
เกอื บทงั้ หมดท่ีโรงแรมต้องการหรอื อาจให้ขอ้ มูลทั้งหมด เพราะต้องการ
ความสะดวกรวดเรว็ ในการลงทะเบยี นเข้าพกั การเตรียมการก่อนแขก
จะเข้าพกั จะเกิดขึ้นระหว่างท่ีแขกจองห้องพักและยังไม่มาถึงโรงแรม
และโรงแรม มีข้อมูลเฉพ า ะ ท่ีแขกให้ไว้ร ะ หว่า งที่ทา กา ร ติดต่อขอจอง
ห้องพกั เท่านน้ั เมื่อแขกมาตดิ ตอ่ พนักงานตอ้ นรบั ส่วนหนา้ เพ่อื ลงทะเบียน
เข้าพัก แขกเพยี งแต่ตรวจสอบขอ้ มูลต่าง ๆ ทใี่ หไ้ ว้กับโรงแรมและลงนาม
กากับเพอื่ รับรองว่าไดต้ รวจสอบความถูกต้องแล้ว โดยพนักงานรับจอง
ห้องพกั จะต้องปฏิบตั ิงานตา่ ง ๆ คือ การกาหนดหอ้ งพัก อัตราค่าห้องพัก
และเตรยี มบัญชคี ่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของแขก ทาให้พนกั งานบริการส่วนหน้า
และแผนกต่าง ๆ ในโรงแรมสามารถทราบว่าห้องพักใดท่ีต้องเตรียมไว้
ใหบ้ รกิ ารแขก หากว่าแขกมกี ารแจง้ ยกเลกิ การจองห้องพักเขา้ มา จานวน
ห้องพักทีจ่ องกจ็ ะลดลงและห้องพกั ว่างสาหรับให้บริการแขกที่ไม่ได้ทา
การจองล่วงหน้าเขา้ มากจ็ ะมากขึ้น ซ่ึงอาจส่งผลให้กระบวนการในการ
ปฏิบัติงานของพนักงา นต้อนรับส่วนหน้าใช้เวลามากข้ึน ทาให้แขก
ไม่ประทับใจในการบริการตั้งแต่เร่ิมแรกที่จะเข้าพัก จึงมีความจาเป็น
อยา่ งยง่ิ ทโ่ี รงแรมจะตอ้ งจดั การใหม้ ีการจองห้องพกั ในอตั ราทพี่ อเหมาะ

และยังมีห้องว่างเหลืออยู่สาหรับแขกท่ีไม่ได้จองห้องพักด้วย ดังนั้น
โรงแรมบางแหง่ จงึ ต้องแยกพนักงานบริการส่วนหน้าท่ีทาหน้าที่ต้อนรับ
และรับลงทะเบียนเข้าพักออก เป็น 2 ฝ่าย ในโรงแรมบางแห่งอาจแบ่ง
พนักงานออกเปน็ 3 ฝ่าย คอื พนักงานต้อนรับส่วนหน้าทาหน้าที่ต้อนรับ
และรับลงทะเบียนเข้าพักแก่แขกทั่วไปท่ีไม่ได้มาเป็นกลุ่ม พนักงาน
ประสานงานกลุ่มทวั ร์ ทาหนา้ ท่ตี ้อนรับและรบั ลงทะเบียนเข้าพักแก่แขก
ที่มาเป็นกลุม่ ท้ังท่จี องห้องพักล่วงหน้าและไม่ได้จองหอ้ งพักล่วงหน้า

สว่ นพนักงานอาคันตุกะสัมพันธ์ ทาหน้าที่ต้อนรับและรับลงทะเบียน
เข้าพักแก่แขกคนสาคัญตามลาดับ ในการเตรียมการก่อนแขกเข้าพัก
กรณีที่ใชค้ อมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์จะสามารถทารายงานคาดการณ์แขก
ทจ่ี ะเขา้ พกั ในวันท่ีต่าง ๆ ได้ และจัดทาเอกสารลงทะเบียนเพื่อใช้ใน
การลงทะเบียนเข้าพกั ไว้ล่วงหนา้ ได้และหลังจากหมดเวลาในการยกเลิก
การจองหอ้ งพกั ของแขกแตล่ ะรายก็สามารถ จะจัดทารายงานการจอง
หอ้ งพักทีถ่ ูกตอ้ งไดท้ นั ที

โรงแรมบางแห่งมกี ารบรกิ ารเพม่ิ ขึ้นในการเตรียมการก่อนแขก
เข้าพัก คือ พนักงานต้อนรับสว่ นหน้าจะไปรับแขกท่ีสนามบินพร้อมกับ
พนกั งานขับรถ ขณะทรี่ ับแขกมาจากสนามบินและกาลังเดินทางไปยัง
โรงแรม พนักงานตอ้ นรับสว่ นหนา้ จะขอให้แขกตรวจสอบความถูกต้อง
ของเอกสารลงทะเบียนเขา้ พักเพิ่มเติมรายละเอียดบางอย่างท่ียังไม่ได้
ให้แก่โรงแรมและลงนามในเอกสารลงทะเบยี นเขา้ พักเมือ่ พนกั งานตอ้ นรับ
ส่วนหนา้ ได้ตรวจสอบความถูกตอ้ งแล้ว กจ็ ะมอบกญุ แจหอ้ งพักให้แก่แขก
บนรถทนั ที เมื่อแขกมาถึงโรงแรมจะสามารถเข้าพักในห้องพักได้โดยไม่
ต้องเสยี เวหาทีเ่ คานเ์ ตอร์พนักงานต้อนรับสว่ นหนา้ อกี

ในโรงแรม ท่ีใช้ระ บบคอมพิวเตอร์เครือข่า ยเช่ือมโยงกับ
หน่วยงานอ่นื ๆ ภายนอก เชน่ บรษิ ทั การบนิ บรษิ ทั นาเที่ยว หรือบริษัท
ตวั แทนการทอ่ งเทย่ี วตา่ ง ๆ ท่ีต้องการตดิ ตอ่ ส่อื สารด้วย สามารถใชร้ ะบบ
คอมพิวเตอร์เครอื ขา่ ยในการเตรยี มการกอ่ นแขกเข้าพักได้ โดยหลังจากท่ี
แขกลงจากเครื่องบินแลว้ แขกสามารถแจ้งหมายเลขและประเภทบัตร
เครดติ ไดท้ เ่ี คานเ์ ตอร์บริษัทการบิน บริษัทนาเท่ียว บริษัทตัวแทนการ
ท่องเท่ียว เคานเ์ ตอร์สมาคมโรงแรม เป็นต้น ที่อยู่ภายในสนามบินเพ่ือ
ยืนยนั การชาระค่าบรกิ ารของโรงแรมโดยใช้บตั รเครดติ
เมอื่ หนว่ ยงานดงั กล่าวสง่ ขอ้ มลู น้ันมาถึงโรงแรม พนักงานก็สามารถจัดทา
เอกสารลงทะเบยี นเข้าพกั เตรียมไวใ้ ห้แขกลงนามล่วงหน้าก่อนท่ีแขกจะ
มาถงึ โรงแรมได้ ในโรงแรมท่ีใช้บัตรเปิดประตูห้องพัก พนักงานรับจอง
ห้องพกั จะต้องจดั เตรยี มบัตรเปิดประตูห้องพักไว้ให้แขกล่วงหน้า และ
นาไปทดสอบเปิดประตหู อ้ งพักหมายเลขทก่ี าหนดวา่ เปิดได้หรือไม่ก่อนที่
แขกจะมาถึงโรงแรม เมอื่ แขกมาถึงและทาการลงทะเบียนเขาพกั เสร็จแล้ว
จึงใหพ้ นกั งานขนสัมภาระนาแขกขน้ึ ไปยังห้องพัก

การตดิ ตอ่ จองหอ้ งพกั ในโรงแรมของแขก มีวิธีการต่างๆ หลาย
วธิ ี ซ่งึ แขกอาจเลอื กใช้วธิ กี ารใดวิธกี ารหนง่ึ แล้วแต่ความพอใจและความ
สะดวกของแขก แบง่ ออกเป็นลักษณะ ดงั น้ี

H Direct Individual G

Direct Group

O Group Tour Operators U

Airlines

Travel Agents E

T

Hotel Representatives

Hotel Booking Service

E Hotel Reservation Center System S

Tourist Information System

L Internet System T
Contract

Government S

S

ภาพ : วธิ กี ารตดิ ต่อเพ่ือจองหอ้ งพกั ในโรงแรม
ทม่ี า : ปรบั ปรงุ จาก Abbott and Lewry.1994 :169

1. การจองห้องพักโดยตรงของลูกค้าที่ไม่ได้มาพักเป็นกลุ่ม
(Direct Individual) เปน็ ลกู ค้าทม่ี าคนเดียวหรอื มาเปน็ กลมุ่ เล็ก ๆ ลูกค้า
อาจใช้วธิ ีการส่ือสารวธิ กี ารใดวิธีการหน่ึง เชน่ จองผ่านคอมพิวเตอร์ระบบ
เครือขา่ ย ส่งเอกสารมาทางโทรสารหรือโทรศัพท์มาจอง

2. การจองห้องพกั โดยตรงของลูกค้าที่มาพักเป็นกลุ่ม (Direct
Group) สว่ นใหญจ่ ะมจี านวนผเู้ ข้าพกั พรอ้ มกนั มากกว่า 15 คน ลูกค้าจะ
ติดต่อจองห้องพกั เขา้ มาเองโดยไมผ่ ่านตัวแทน ด้วยวิธีการส่ือสารต่างๆ
หรอื อาจมาตดิ ตอ่ ดว้ ยตวั เอง

3. การจองห้องพักผ่านบริษัทตัวแทนการท่องเที่ยวลูกค้า
จะติดต่อจองหอ้ งพักผา่ นทางบริษทั ตัวแทนการท่องเท่ียวให้จองห้องพัก
ของโรงแรมให้

4. การจองหอ้ งพกั ผ่านบริษัทนาเที่ยว แขกทจ่ี ะเขา้ พกั ในโรงแรม
ใช้บรกิ ารของบริษทั นาเทยี่ ว หรืออาจให้บรษิ ทั นาเทยี่ วจองห้องพักให้ก็ได้

5. การจองหอ้ งพกั ผ่านบรษิ ทั การบนิ บรษิ ัทการบินส่วนใหญ่จะ
ทาสญั ญากับโรงแรมท่ีมีระดับในประเทศต่างๆ ไว้ และสามารถเป็น
ตวั แทนในการจองหอ้ งพักใหแ้ กล่ ูกคา้ ได้

6. การจองผา่ นพนักงานฝา่ ยการตลาดของโรงแรม ลูกค้าอาจทา
การจองห้องพักผ่านทางพนักงานการตลาดของโรงแรมโดยไม่ติดต่อ
ขอจองห้องพักกับฝ่ายรับจองห้องพักโดยตรง ในกรณีนี้พนักงา น
ฝา่ ยการตลาดจะตอ้ งประสานงานและแจง้ ขอ้ มลู การจองหอ้ งพกั ของลกู ค้า
ใหฝ้ ่ายรบั จองห้องพักทราบและดาเนนิ การตอ่ ไปด้วย

7. การจองผ่านบริษัทตวั แทนจองห้องพักโรงแรมหรือสมาคม
โรงแรม (Hotel Booking Service) บรษิ ัทตวั แทนจองหอ้ งพกั โรงแรมจะ
สามารถติดต่อจองห้องพักในโรงแรมตา่ งๆไดต้ ามความต้องการของลูกค้า
โดยจะไดร้ บั เปอรเ์ ซน็ ต์ค่าตอบแทนจากโรงแรมท่ีติดต่อจองห้องพักน้ัน
หรืออาจติดตอ่ ผ่านทางสมาคมโรงแรมใหจ้ องหอ้ งพักใหก้ ไ็ ด้

8. การจองห้องพักผา่ นระบบศนู ยก์ ลางการจองห้องพัก (Hotel
Reservation Center System or Central Reservation System)
ผจู้ องสามารถจองหอ้ งพกั ผ่านทางระบบคอมพวิ เตอร์เครือข่ายของโรงแรม
ทม่ี ีการเช่ือมโยงเครอื ข่ายระหว่างกนั เพอื่ ติดตอ่ จองห้องพักของโรงแรม
ปลายทางได้

9. การจองห้องพักผ่านศูนย์ใหข้ อ้ มลู ทางการทอ่ งเท่ียว (Tourist
Information Center) ศูนย์ใหข้ ้อมูลการท่องเทยี่ วอาจเป็นหนว่ ยงานของ
รัฐบาลหรือเอกชนที่ให้บริการข้อมูลข่า วสา รทา งกา รท่องเท่ียว
แก่นักท่องเที่ยว และให้บริการด้านการติดต่อกับหน่วยงานต่าง ๆ
ในอุตสาหกรรมท่องเทีย่ วแก่นักท่องเท่ยี วด้วย

10. การจองห้องพักโดยผ่านระบบอินเตอร์เน็ต (Internet
System) ปัจจุบันโรงแรมต่าง ๆ ท่ีมีระบบคอม พิวเตอร์เครือข่า ย
อนิ เตอรเ์ น็ตชว่ ยในการประชาสมั พันธ์ มีเว็บไซต์ของตัวเองท่ีจะให้ลูกค้า
เข้าไปสอบถามขอ้ มลู และทาการตดิ ตอ่ กับโรงแรมได้ทันที

ขัน้ ตอนจองหอ้ งพกั ผ่านเวบ็ ไซต์
1. เลอื กโรงแรม

ค้นหาโรงแรมที่ต้องการ
1 ) พมิ พ์ช่อื เมอื ง ช่อื โรงแรม ช่อื สถานทสี่ าคัญ หรือทีอ่ ยู่ ลงใน

ชอ่ ง "ค้นหาโรงแรม"

2 ) เลอื กวันเชค็ อนิ และวนั เช็คเอาท์ท่ีต้องการจากปฏทิ นิ
3 ) เลือกจานวนหอ้ งพักและจานวนผเู้ ขา้ พัก แล้วคลกิ ปมุ่

"ค้นหา"

เลอื กโรงแรมทีใ่ ช่

4 ) ผลการค้นหาจะแสดงเฉพาะโรงแรมท่มี ีห้องพักวา่ งเท่านั้น
5 ) สามารถจากัดผลการค้นหาโรงแรมให้แคบลงได้ โดยเลือกตัว

กรองจากเมนูดา้ นซ้าย ได้แก่ ชว่ งราคา ส่งิ อานวยความ
สะดวกในห้องพกั สง่ิ อานวยความสะดวกในโรงแรม สถานท่ี
สาคญั ใกลเ้ คยี ง หรือย่านท่ตี ้ังโรงแรมทต่ี ้องการ นอกจากนี้
ยังสามารถใชแ้ ถบเมนูด้านบนเพอ่ื จดั เรียงโรงแรมตามความ
นิยม ราคา ระดับดาว คะแนนจากผ้เู ขา้ พกั และระยะทางถึง
ใจกลางเมืองได้

6 ) ราคาทแี่ สดงยังไม่รวมภาษแี ละค่าธรรมเนยี มอื่นๆ สามารถ
ตรวจสอบราคารวมไดท้ ่หี น้าชาระเงนิ กอ่ นจะทาการชาระเงิน

7 ) ถา้ โรงแรมไหนมปี า้ ยสแี ดงทเ่ี ขียนว่า "ดลี พเิ ศษ" แสดงวา่ มี
ราคาสว่ นลดจากโรงแรม อยา่ พลาดขอ้ เสนอเหลา่ น้ัน

ดูรายละเอยี ดเกย่ี วกับโรงแรม
8 ) คลกิ ชื่อโรงแรม รูป หรือปมุ่ "เลอื ก" ในหนา้ ผลการค้นหาเพื่อ

ดูขอ้ มลู เพม่ิ เติมเก่ยี วกบั โรงแรม เช่น สถานทต่ี ้ัง
ประเภทห้องพกั ส่ิงอานวยความสะดวก
9 ) สามารถใชแ้ ผนทด่ี ทู ตี่ ้งั ของโรงแรม สถานรี ถไฟที่อยูใ่ กล้เคยี ง
และดูระยะทางจากโรงแรมไปยังสถานทสี่ าคัญตา่ งๆ
10 ) ถ้ายังไมพ่ รอ้ มจอง สามารถคลกิ "เพิม่ " เพ่ือเพิม่ โรงแรมไปที่
หน้า เครอื่ งมอื วางแผนการเดินทาง
11 ) ถา้ ตอ้ งการแชรข์ ้อมลู โรงแรมกับเพื่อนๆ ให้คลกิ "อเี มล"
เพือ่ สง่ ขอ้ มูลโรงแรมทางอเี มล หรือคลิก "แชร์" เพอ่ื โพสต์
ลงช่องทางโซเชยี ลมเี ดีย

เลือกประเภทหอ้ งพกั
12 ) ดูข้อมูลเพิ่มเตมิ เก่ียวกับประเภทหอ้ งพกั สง่ิ อานวยความ

สะดวก และนโยบายการยกเลกิ เพือ่ ตัดสินใจเลือกห้องพัก
ทต่ี รงตามความต้องการมากทีส่ ุด

13 ) ห้องพกั ประเภทเดยี วกนั อาจราคาตา่ งกัน ขน้ึ อยกู่ บั
นโยบายการยกเลกิ และส่งิ อานวยความสะดวกของห้องพัก
น้นั ๆ ประเภทหอ้ งพกั ที่ราคาถกู กวา่ มักจะมนี โยบายการ
ยกเลกิ เขม้ งวดกวา่ และอาจขอรบั เงินคนื ไมไ่ ด้

14 ) บางโรงแรมอาจให้คุณเลอื กไดว้ า่ จะจา่ ยผา่ นเวบ็ ไซตเ์ ลย
หรือจะจ่ายท่โี รงแรมเมอ่ื เข้าพกั

จองห้องพักสาหรับ 3 คนข้นึ ไป
15 ) ถึงแมห้ ้องพักจะระบุว่าสามารถรองรับผู้เข้าพักได้ 3 คน

ขนึ้ ไป แตโ่ รงแรมในต่างประเทศอาจไม่มีเตยี ง 3 เตยี ง
ให้บรกิ ารเสมอไป ลูกค้าสามารถขอเตยี งเสริมได้ ทง้ั น้ีขึ้นอยู่
กับโรงแรม ประเภทหอ้ งพัก และความพรอ้ มในการ
ให้บริการในขณะน้นั โดยระบุเป็นคาขอพเิ ศษในหนา้ จอง

2. จองห้องพัก
กรอกข้อมลู ในหน้าจอง
1 ) เมื่อเลือกห้องพักท่ีต้องการได้ ให้คลิกปุ่ม "จองเลย"

เพือ่ เร่ิมทาการจอง กรอกข้อมูลในแบบฟอร์มการจอง โดยระบุช่ือ
ผูเ้ ข้าพกั และรายละเอยี ดการชาระเงินใหค้ รบถว้ น ทั้งนี้สามารถระบุคา
ขอพเิ ศษเก่ยี วกบั หอ้ งพกั ไดท้ ส่ี ่วน "รายละเอียดหอ้ ง"

2 ) พอถึงขัน้ ตอนนี้สามารถชาระเงินสาหรับการจองผา่ น
เวบ็ ไซต์ หรอื บตั รเครดติ MasterCard หรือ VISA ไดเ้ ลย

3 ) การยกเลิกหรอื เปลยี่ นแปลงการจองจะข้ึนอยู่กบั นโยบาย
การยกเลกิ ของโรงแรม โปรดตรวจสอบแผนการเดนิ ทาง
ของลกู คา้ และนโยบายการยกเลิกของโรงแรมก่อนยืนยนั
การจอง

11. การจองโดยบริษัทท่ีทาสัญญากับโรงแรม บริษัทที่ทาสัญญากับ
โรงแรม เช่น บริษทั เอกชน สายการบินท่สี ง่ ลกู ค้าหรอื พนกั งานของตน

เขา้ พกั ในโรงแรม เป็นผูจ้ องห้องพักใหแ้ กล่ ูกค้าซงึ่ อาจเปน็ กลุ่มหรือลูกค้า
เพยี ง 1 -2 คนกไ็ ด้
12. การจองหอ้ งพักโดยหน่วยงานราชการ จะได้ห้องพักที่ราคาต่ากว่า
ปกติ



การจองห้องพักของโรงแรมแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่
(Kasavana and Brooks. 1995)

1. การจองหอ้ งพักแบบมกี ารรับประกัน เพอ่ื ใหแ้ นใ่ จว่าโรงแรม

จะยังคงเก็บห้องพกั ทไ่ี ด้จองไว้ให้แก่ลูกค้า แม้ว่าจะเลยกาหนดเวลาท่ี

ลกู ค้าจะมาถึงโรงแรม ส่วนใหญก่ าหนดเวลาที่เก็บห้องพักไว้ให้ลูกค้าคือ

เกบ็ ไวจ้ นถงึ เวลาทล่ี ูกคา้ ท่วั ไปต้องคนื ห้องพัก คือ ประมาณเที่ยงวันหรือ

แล้วแต่นโยบายของโรงแรม การจองห้องพักแบบน้ี ผู้จองจะต้องจ่ายเงิน

ใหแ้ กโ่ รงแรมจานวนหน่ึง เพื่อใหโ้ รงแรมสามารถยดึ เงนิ จานวนนน้ั ได้หาก

ลกู คา้ ทาการยกเลกิ การจองห้องพักหรือไม่เขา้ พกั และลกู ค้าก็จะสามารถ

มนั่ ใจได้ว่าในวันและเวลาทลี่ กู คา้ จองห้องพักไว้นั้น จะมีห้องพักท่ีลูกค้า

ต้องการเตรยี มไว้ใหบ้ รกิ ารอยา่ งแน่นอน แบ่งเปน็ ดงั น้ี

1.1 การชาระค่าห้องพักล่วงหน้าท้ังจานวน (Prepayment
Guaranteed Reservation) ผู้ที่จองหรือผู้เข้าพักจะทาการชาระค่า
ห้องพักทั้งหมดล่วงหน้าก่อนจะเข้าพัก เป็นแบบที่นิยมใช้กันมากใน
โรงแรมประเภทรสี อร์ท

1.2 การชาระคา่ หอ้ งพกั ลว่ งหนา้ ด้วยบัตรเครดิต (Credit Card
Guaranteed Reservation) บรษิ ัทเจ้าของบัตรเครดิตหลายบริษัทจะมี
ระบบการวางมัดจาหรือรับประกนั การเข้าพกั ของลกู ค้าทที่ าการจอง

ห้องพกั โดยแจง้ หมายเลขบัตรเครดติ ของบริษทั แก่พนกั งานรบั จองห้องพัก
ยกเว้น การจองหอ้ งพักนั้นถูกยกเลิกก่อนภายในระยะเวลาท่ีสามารถ
ยกเลิกได้ และเมื่อหมดระ ยะเวลาการยกเลิกกา รจองห้องพักแล้ว
โรงแรมจะเรียกเก็บคา่ หอ้ งพักจากบรษิ ัทเจ้าของบัตรเครดิต แล้วบริษัท
จะเรยี กเก็บเงินจานวนนนั้ จากลูกคา้ อีกต่อหนึ่ง วธิ ีการนี้เป็นวิธีที่นิยมกัน
มากในการประกันการจองห้องพัก และนิยมทาการจองลักษณะน้ีกับ
โรงแรมเพ่อื การคา้ (Commercial Hotels)

1.3 การชาระค่าห้องพักเป็นเงินมัดจาล่วงหน้า (Advance
Deposit Guaranteed Reservation) ผู้จองห้องพักจะชาระเงินมัดจา
ใหแ้ ก่โรงแรมกอ่ นจะมาถึง เงนิ มดั จาทชี่ าระส่วนมากจะเพียงพอในการ
ชาระค่าหอ้ งพัก 1 คนื รวมทั้งค่าภาษี หากลูกค้าจะพักมากกว่า 1 คืน
จะต้องชาระเงินมัดจามากขน้ึ ตามจานวนวนั พัก มักพบในโรงแรมประเภท
รีสอร์ท และโรงแรมประเภทศูนย์การประชุมสิ่งที่กาหนดวงเงินมัดจาท่ี
ผจู้ องจะต้องจา่ ย ไดแ้ ก่

- ช่วงเวลาการพัก ชว่ งเวลาท่ลี กู ค้าจองห้องพกั น้ัน ถ้าอยู่ในช่วง
ที่เปน็ ฤดกู าลทอ่ งเทยี่ ว คา่ มัดจาจะสูง แต่หากอยู่ในช่วงที่ไม่ใช่ฤดูกาล
ทอ่ งเท่ียว หรือช่วงทแ่ี ทบไมม่ ีนกั ท่องเทยี่ ว ค่ามดั จาจะลดลง

- ลักษณะห้องพกั ท่ตี ้องการ คา่ มดั จาจะเปน็ สัดส่วนโดยตรงกับ
ราคาห้องพักมาตรฐานของหอ้ งพกั แต่ละประเภท

- จานวนหอ้ งพักทตี่ ้องการจอง และจานวนลกู คา้ ทเี่ ขา้ พกั
- จานวนวันพกั
1.4 การรบั ประกันการจองหอ้ งพกั โดยบริษัทตวั แทนการทอ่ งเท่ียว
(Travel Agent Guaranteed Reservations) บ ริษั ท ตั ว แ ท น
การท่องเที่ยวจะรับประกนั เฉพาะในกรณีที่ลกู คา้ จองหอ้ งพกั แล้วไมเ่ ขา้ พกั
ตามกาหนด (No - show) โรงแรมสามารถเรียกเก็บเงนิ จากบรษิ ทั ตวั แทน
การทอ่ งเทีย่ วนัน้ ได้
1.5 ใบสาคญั จา่ ย (Voucher) เป็นการรับประกันการเข้าพักใน
หอ้ งพกั ที่จองไว้แลว้ บรษิ ทั ตวั แทนการทอ่ งเท่ียวจะออก“ใบสาคัญจา่ ยของ
บริษัทตัวแทนการท่องเที่ยว (Travel Agency Voucher)” ให้ลูกค้า
เพอ่ื ใชเ้ ป็นเอกสารในการเข้าพักในโรงแรมหรือหากผู้จองเป็นบริษัท
การบินก็จะออก “ใบสาคัญจ่ายเบ็ดเตล็ด (Miscellaneous Charge
Order : MCO)” ใหแ้ ขก การเขา้ พักโดยใช้ MCO นี้ หากลกู ค้าไม่เข้าพัก
โรงแรมจะไดร้ บั คา่ ประกันเชน่ กนั เพราะลูกค้าท่ีจะเขา้ พกั จะจา่ ยเงินมดั จา
เพื่อจองห้องพักใหแ้ กบ่ ริษทั นาเท่ียว บริษัทตัวแทนการท่องเท่ียว หรือ
บริษทั การบินไว้แล้วล่วงหน้าบริษัทเหล่านั้นเพียงแต่โอนเงินจานวน
ดงั กลา่ วเข้าบัญชโี รงแรม หรือออกใบสาคญั จ่ายหรือ MCO ใหล้ กู ค้า

โดยบริษัทตัวแทนกา รท่องเท่ียวและบริษัทการบินจะ ทา การหัก
คา่ ตอบแทนไวก้ ่อนแล้ว

1.6 การรับประกันการจองห้องพักโดยบริษัทท่ีทาสัญญากับ
โรงแรม (A Corporate Guaranteed Reservation) ในการทาสัญญา
บริษัทท่ีทาสัญญาจะต้องมีหน้าท่ีในการจ่ายค่า เสียหา ยแก่โรงแรม
หากลูกค้าทบ่ี ริษัทจองห้องพักเข้ามานั้นไม่เข้าพัก รวมทั้งค่าใช้จ่ายที่

จะตอ้ งจา่ ยเพ่มิ อีกตามข้อตกลงในสญั ญา มักพบในโรงแรมท่อี ยู่ในย่านใจ
กลางเมืองหรอื ยา่ นธรุ กจิ (Downtown or Business Center Hotels)

2. การจองห้องพักแบบไม่มีการรับประกัน โรงแรมจะเก็บ
ห้องพกั ที่ลูกค้าจองเข้ามาไว้จนกระท่ังถึงประมาณ 6 โมงเย็นของวันที่
ลูกค้าจะมาถงึ เท่านน้ั หลังจากน้ันจะไม่รบั รองวา่ ลกู คา้ จะไดพ้ กั ในห้องพักท่ี
จองเข้ามาหรือไม่ หา กมีลูกค้าที่ไม่ไ ด้จองห้องพักล่วงหน้าเข้าม า
ลงทะเบียนเขา้ พัก โรงแรมกส็ ามารถขายห้องพักท่ีเก็บไว้นั้นได้ การจอง
ห้องพกั แบบนี้โรงแรมจะไม่ได้รบั คา่ มดั จาใด ๆ จากผู้จองหรือหน่วยงาน
อน่ื ในกรณีที่แขกไม่เข้าพัก จงึ ขาดรายไดไ้ ปทันทหี ากไมส่ ามารถขาย
หอ้ งพักได้ในวันนั้น ผู้ท่ีต้องการจองห้องพักจะติดต่อจองห้องพักของ
โรงแรมมาด้วยวิธีการต่างๆ ไดแ้ ก่

2.1 การโทรศัพท์ เป็นวธิ กี ารที่งา่ ยและสะดวกอย่างยิ่งวิธีหน่ึง
ส่วนใหญจ่ ะโทรศัพท์เขา้ มาเพ่ือจองห้องพักล่วงหน้าก่อนเวลาที่ลูกค้าจะ
มาถึงโรงแรมเพียง 1 หรือ 2 วัน หรอื ลกู คา้ บางคนอาจโทรศัพท์เขา้ มาจอง
หอ้ งพักก่อนท่ีจะมาถึงโรงแรมเพียงไม่กี่ชั่วโมง การจองห้องพักทาง
โทรศัพทพ์ นกั งานอาจได้ข้อมลู ไมค่ รบถว้ นหรือไดย้ ินผิดพลาด ทาให้ข้อมูล
ไม่ตรงกบั ความเปน็ จริง

รูปท่ี 1.4 พนกั งานสว่ นหนา้ รบั โทรศพั ท์ท่แี ขกโทรมาจองห้องพกั ผ่านทางโทรศพั ท์

2.2 โทรส าร เป็นวิธีกา รส่ือสา รที่มีวิธีกา รและ ผลกา ร
ติดตอ่ สอื่ สารท่ีมปี ระสทิ ธภิ าพ เพราะผู้ส่งสารและผูร้ ับจะสง่ เอกสารถึงกัน
ไดแ้ ละยงั สามารถพูดคุยกนั ไดด้ ้วย หากมีข้อสงสัยหรอื มขี อ้ ผิดพลาด

2.3. จดหมาย เป็นวธิ ีการที่ไม่ค่อยนิยมนักในปัจจุบัน แต่เป็น
วิธีท่ีมักจะใช้กันในการจองห้องพกั ลว่ งหนา้ เปน็ เวลานาน ส่วนใหญ่มักเป็น
การจองห้องพกั ลว่ งหนา้ กอ่ นจะเขา้ พกั ประมาณ 6 เดอื น เพ่ือให้แน่ใจว่า
จะได้หอ้ งพักในโรงแรมอยา่ งแนน่ อนในช่วงท่เี ปน็ ฤดกู าลทอ่ งเท่ียว ซ่ึงเป็น
ช่วงทค่ี นส่วนใหญน่ ิยมไปพักผ่อนและใช้บริการของโรงแรมช่วงวันหยุด
ติดต่อกันเปน็ เวลานาน ส่วนใหญโ่ รงแรมประเภทรีสอร์ทจะต้องทาการ
จองหอ้ งพักลว่ งหน้าเปน็ เวลานาน

2.4. แขกติดต่อจองห้องพักด้วยตัวเอง ลูกค้าท่ีมาติดต่อจอง
ห้องพักอาจจองห้องพักสาหรับตนเองหรือจองให้ผู้อื่นก็ได้ บางคร้ัง
นกั ท่องเทย่ี วท่เี ดินทางท่องเทย่ี วบอ่ ยๆ และมีโอกาสผ่านไปที่โรงแรมเพื่อ
พจิ ารณาว่าจะหาทีพ่ ักสาหรับการมาท่องเทย่ี วคร้ังต่อไป นักท่องเทีย่ วอาจ
เขา้ ไปตดิ ต่อขอขอ้ มลู และตัดสนิ ใจจองห้องพักของโรงแรมทนั ที

รปู ที่ 1.5 แขกเข้าไปทาการจองทีพ่ กั ด้วยตนเอง ณ โรงแรม แหง่ หนึ่ง

2.5 คอมพิวเตอร์ ปัจจุบันเทคโนโลยีที่พัฒนามากขึ้นของ
คอมพวิ เตอร์ ทาใหก้ ารติดต่อสอื่ สารด้วยคอมพิวเตอรส์ ะดวกรวดเร็วยิ่งข้ึน
ลกู ค้าอาจติดต่อจองห้องพักทางอินเตอร์เน็ต โดยระบบคอมพิวเตอร์
ส่วนกลางของโรงแรมท่ีประสานงานกันหรืออยู่ในเครือข่ายเดียวกัน
หรอื ทางอินเตอรเ์ นต็ ผ่านทางเวบ็ ไซตข์ องโรงแรม ซ่ึงสะดวกในประเทศที่
พัฒนาเทคโนโลยีในระดบั สงู

วงจรการให้บรกิ ารแขกทเี่ ขา้ พักโรงแรม

“วงจรการให้บรกิ ารแขกทีเ่ ข้าพกั โรงแรม” คอื วธิ ีการและขั้นตอนตั้งแต่
เรม่ิ ต้นของแขกตั้งแตก่ ารคน้ หาโรงแรม จนถึงการเข้าพกั และจากไป และ
จะกลบั มาพักใหม่หรอื ไม่

การจองหอ้ งพกั ของลูกค้าไม่ว่าจะเป็นด้วยวิธีการใดๆ ย่อมมี
ลกั ษณะเฉพาะตัวและมีรูปแบบของเอกสารต่างกัน บางวิธีการก็ไม่มี
เอกสารเป็นหลักฐานยืนยัน ดังน้ัน จึงต้องมีการแยกเอกสารการจอง
หอ้ งพัก โดยมหี ลกั เกณฑ์ดังนี้

1. จัดทาเอกสารการจองห้องพักทันทีที่ลูกค้าเดินเข้ามาจอง
ห้องพักลว่ งหนา้ หรอื โทรศัพทเ์ ข้ามาจองหอ้ งพกั

2. จัดทาเอกสารในรปู แบบตา่ งๆ ทผ่ี ตู้ ้องการจองหอ้ งพกั สง่ มาถงึ
โรงแรม เพอื่ จองห้องพักเป็นรูปแบบท่ีเป็นทางการและมีรายละเอียด
ครบถ้วน

3. ใช้เป็นเอกสารข้อมูลในการจัดเตรียมการบริการท่ีลูกค้า
ต้องการล่วงหนา้ ก่อนท่ีลูกคา้ จะเขา้ พกั

4. ทราบวธิ กี ารจองห้องพักของลูกคา้ และสามารถเก็บรวบรวม

เปน็ ขอ้ มลู ทางการตลาดของโรงแรมได้

รปู ท่ี 1.6 แบบฟอรม์ การเชค็ อินเขา้ พกั







1. รายช่ือแขกท่ีจะเข้าพักประจาวัน (Arrival List) เมื่อแขก
ม า ถึง โรง แรม และ เข้า ม า ติ ดต่อ กับพ นักง า นต้ อนรั บส่ว นหน้ า
พนักงานจะต้องตรวจดรู ายช่ือแขกท่จี องเข้ามาในรายงานหรอื รายช่ือแขก
ทจ่ี ะเขา้ พกั ประจาวันนัน้ ก่อน เพอ่ื ให้ทราบว่าแขกผูน้ นั้ ไดจ้ องห้องพักเข้า
มาล่วงหน้าจริงทราบหมายเลขห้องพัก ระยะเวลาการพักของแขก
และรายละเอียดอนื่ ๆ ซงึ่ รายช่ือแขกที่จะเข้าพักประจาวันมักจัดทาขึ้น
ลว่ งหนา้ กอ่ นแขกจะเขา้ พัก 1 วัน หากเปน็ แขกทเ่ี ข้าพกั เปน็ กลุ่มจะจัดทา
ขน้ึ ล่วงหนา้ มากกว่า 1 สัปดาห์ก่อนที่แขกจะเข้าพัก เพ่ือให้เตรียมการ
ตอ้ นรับแขกไดท้ ันเวลา รายชื่อแขกท่ีจะเข้าพักประจาวันจะจัดทาเป็น
หลายสาเนา สา เนาแรกอยู่ท่ีแผนกต้อนรับส่วนหน้า เก็บไว้ท่ีส่วน
ปฏบิ ัติงานของพนักงานต้อนรับส่วนหน้า สาเนาท่ีสองส่งไปยังแผนก
แมบ่ า้ น สาเนาอนื่ ๆ สง่ ไปยังแผนกใหบ้ รกิ ารติดต่อส่ือสารทางโทรศัพท์
พนกั งานยูนฟิ อรม์ เซอรว์ ิส แผนกอาหารและเครื่องดื่ม และในกรณีที่มี
แขกคนสาคัญเขา้ พกั ในวันน้ันจะสง่ อกี สาเนาหนงึ่ ไปให้ผจู้ ัดการทัว่ ไปด้วย

รูปที่ 1.7 ตัวอยา่ งรายชือ่ แขกท่ีจะเขา้ พกั ประจา

ในโรงแรมท่ใี ช้คอมพวิ เตอรใ์ นการปฏบิ ตั งิ านจะมกี ารจัดทารายงานหรือ
รายช่ือแขกท่จี ะเขา้ พกั ประจาวนั ออกมาทุกวัน

2. เอกสารลงทะเบียนเขา้ พัก (Registration Card) ใช้ในการ
ลงทะเบยี นเข้าพกั ของแขก ทง้ั ทจ่ี องห้องพักไว้ก่อนล่วงหน้าและไม่ได้
จองห้องพักล่วงหน้า ในโรงแรมที่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์หรือใช้
คอมพิวเตอร์บางส่วน จะมีเอกสารลงทะเบียนเข้าพักให้แขกกรอก
รายละเอยี ดตา่ ง ๆ ดงั ตัวอยา่ ง

รูปท่ี 1.8 เอกสารลงทะเบยี นเขา้ พัก

เอกสารลงทะเบยี นเข้าพกั จะช่วยให้การปฏิบัติงานของพนักงานต้อนรับ
สว่ นหน้างา่ ยข้นึ เพราะจะกาหนดหวั ขอ้ ทีต่ ้องการรายละเอียดของขอ้ มลู ไว้
ใหแ้ ขกกรอก เป็นวิธที ่นี ิยมใชม้ ากในโรงแรมทัว่ ไป เอกสารลงทะเบียนเข้า
พักนส้ี ามารถเตรยี มไวล้ ว่ งหน้าได้หากว่าแขกจองห้องพกั เขา้ มา พนักงาน
ต้อนรับส่วน หน้า อา จ ก ร อกข้อมูล บา งส่วนหรื อทั้งหม ดไ ว้ก่อนที่แข ก
จะมาถงึ โรงแรม โดยสอบถามจากแขกขณะที่ตดิ ตอ่ จองห้องพักหรืออาจ
ทาการพิมพอ์ อกมาจากคอมพวิ เตอร์ เพราะคอมพิวเตอร์สามารถจัดทา
เอกสารลงทะเบยี นเข้าพักจากข้อมูลการจองห้องพกั ของแขกได้
เอกสารลงทะเบียนเขา้ พกั ทมี่ ขี ้อมลู สมบูรณ์แล้วสามารถใช้เป็นข้อมูลใน
ดา้ นตา่ งๆ ไดโ้ ดยเฉพาะเมอื่ พนักงานต้อนรับส่วนหน้าตรวจสอบยืนยัน
ข้อมูลต่าง ๆ กับแขกแลว้ ในเร่อื งประเภทของห้องพัก หมายเลขห้องพัก
อตั ราคา่ หอ้ งพัก บรกิ ารเสริมอ่นื ๆ ทแ่ี ขกตอ้ งการ วนั ท่แี ขกจะคืนหอ้ งพกั

และออกจากโรงแรม วธิ ีการชาระค่าใชบ้ ริการ เพอื่ ปอ้ งกันความผดิ พลาด
ในการเข้าพกั ของแขกและความยุ่งยากในการเรียกเก็บค่าบริการขณะ
ท่แี ขกคนื ห้องพกั และเตรยี มงานบริการอ่นื ๆ ในโรงแรม

รูปที่ 1.9 การกระจายข้อมูลทีไ่ ดจ้ ากเอกสารลงทะเบยี นเข้าพกั ไปยังแผนกหน่วยงานต่าง ๆ

ขอ้ มูลทีไ่ ดจ้ ากเอกสารลงทะเบียนเข้าพักจะถูกส่งไปยังแผนก
และหน่วยงานตา่ ง ๆ ในโรงแรมเพ่ือความสะดวกรวดเร็วในการจัดการ
บรกิ ารและการเรยี กเกบ็ ค่าบรกิ ารของโรงแรมเอกสารลงทะเบียนเข้าพัก
ตอ้ งทาการสรปุ ในรูปแบบซง่ึ เปน็ เอกสารของสานักงานตารวจแห่งชาติ ซึ่ง
เปน็ เอกสารทใี่ ชใ้ นการตรวจสอบยืนยันกับเอกสารแจ้งรายการของผู้พัก
ประจาวัน โดยจะตอ้ งสง่ ให้สานกั งานตารวจแหง่ ชาติตรวจสอบ

3. เอกสารแจ้งรายการของผู้พักประจาวัน เป็นเอกสารในการ
แจง้ รายชอื่ แขกทีเ่ ข้าพกั ในโรงแรมประจาวันนน้ั ๆ ซ่ึงต้องส่งให้สานักงาน
ตารวจแห่งชาตติ รวจสอบว่าผ้ทู ่ีเขา้ เมอื งมานัน้ ไปพานักอยู่ทใี่ ดบ้าง

รูปท่ี 1.10 เอกสารการเปล่ยี นห้องพกั และอัตราค่าห้องพกั

4. เอกสารการเปล่ียนห้องพักและอัตราค่าห้องพัก (Room
and Rate Change) เอกสารการเปล่ยี นห้องพักและอัตราค่าห้องพักแบ่ง
ออกเป็น 2 ลักษณะ คอื

4.1 เอกสารการเปล่ียนห้องพักและอตั ราคา่ ห้องพกั เป็น
เอกสารที่ออกให้ทันทีเม่อื แขกขอเปล่ยี นห้องพกั หรือเปลย่ี นอัตราค่าห้องพัก
ด้วยเหตุผลต่าง ๆ มรี ายละเอยี ดในการเปลีย่ นหอ้ งพักดังตวั อย่าง

รปู ที่ 1.11 เอกสารสรปุ การเปลย่ี นห้องพัก

4.2 เอกสารสรปุ การเปลย่ี นห้องพักและอตั ราค่าห้องพัก
ของแขกในแตล่ ะวัน (Room and Rate Change List) ในการลดอัตราค่า
หอ้ งพกั มักทาใน 3 ลักษณะ คือ แขกตกลงไว้กับโรงแรมล่วงหน้าต้ังแต่
ข้ันตอนการจองหอ้ งพัก หรอื ฝา่ ยบริหารเปน็ ผูส้ ่ังให้ลดคา่ หอ้ งพกั หรือขณะท่ี
แขกเข้าพกั น้นั อยู่ในชว่ งท่ีมแี ขกเข้าพกั ในโรงแรมนอ้ ย สว่ นการยา้ ยห้องพัก
ของแขกมกั ทาใน 3 ลกั ษณะ คือ แขกขอย้ายด้วย ตนเองเพราะไม่พอใจ
สภาพหอ้ งพัก หมายเลขห้องพัก ทาเลที่ต้ังของห้องพัก หรือมีส่ิงต่าง ๆ
รบกวน เช่น กล่นิ เสยี ง หรอื แขกขอยืดเวลาพักออกไปอีก แต่ห้องพักน้ัน
โรงแรมไดจ้ ัดใหผ้ จู้ ะเข้าพักใหมอ่ ยูแ่ ล้วและไม่มหี ้องพักประเภทเดียวกันน้ี
เหลอื อีก แขกทีข่ อยืดเวลาพกั ออกไปจงึ ตอ้ งย้ายไปอยู่ห้องพักประเภทอ่นื

หรือในกรณที ี่แขกคนสาคญั ต้องย้ายไปพักอยูใ่ นหอ้ งธรรมดา เพราะห้องชุด
เตม็ ในช่วงเวลาท่ีต้องการยืดเวลาพกั นั้น

5. เอกสารแสดงรายการค่าบริการท่ีแขกต้องชาระ จะออก
เอกสารน้ใี ห้แขกแตล่ ะหอ้ งหรอื แตล่ ะคน

6. เอกสารแสดงรายการส่วนลด (Discount Report or
Discount Book) แสดงการให้สว่ นลดต่าง ๆ ในวันนน้ั ๆ

7. สมุดส่งเวร สมุดบันทึกการทางานและการปฏิบัติงานของ
พนักงานในรอบก่อน ๆ แสดงความเคล่ือนไหวของงานว่าจะต้องทา
อะไรบ้าง ตดิ ตามเรอื่ งใดบา้ ง เพ่อื ใหบ้ รกิ ารแขกและปฏิบัติงานต่าง ๆ ให้
ลลุ ่วง

8. เอกสารในการเปล่ียนช่ือแขก (Name Change) ใช้ในการ
เปลี่ยนช่ือแขกจากท่เี คยบันทกึ ไวต้ งั้ แต่ขั้นตอนการจองห้องพัก ไม่ว่าเกิด
จ า กควา ม เ ข้า ใ จ ผิดของพ นักงา น หรือเ กิดจ า กขั้ นตอนกา ร จ องห้ องพั ก
ผดิ พลาด เพอ่ื ใหถ้ ูกตอ้ ง

9. เอกส ารสั่งส่ิงของหรืออาหารและเคร่ืองด่ืมเพ่ือเป็น
อภนิ ันทนาการแกแ่ ขก (Complimentary Order)

รูปท่ี 1.12 เอกสารส่ังสง่ิ ของหรอื อาหารและเครอื่ งดืม่ เพอ่ื เปน็ อภนิ ันทนาการแก่แขก
(Complimentary Order)

10. คูปองอาหาร สาหรบั แขกท่จี องท่พี กั พร้อมอาหารหรืออาจ
เปน็ แขกท่ีไมไ่ ดจ้ องห้องพกั ล่วงหน้า แต่ต้องการบริการที่พักและอาหาร
จากโรงแรม

11. เอกสารแสดงสถานภาพห้องพัก (Room Rack Slip or
Room Rack Card) เปน็ เอกสารท่ีพนักงานรับจองห้องพักและพนักงาน
ตอ้ นรับสว่ นหน้าต้องชว่ ยกนั จัดทา เพราะเปน็ หนา้ ท่ีของทง้ั 2 ฝ่าย ใส่ไว้ใน
ช้ันเกบ็ เอกสารแสดงสถานภาพห้องพัก เพื่อแสดงสถานภาพห้องพักของ
โรงแรมที่ไมใ่ ช้คอมพิวเตอรห์ รอื โรงแรมที่ใชค้ อมพิวเตอร์บางส่วนมีหลาย
รปู แบบและหลายสี เพราะในแต่ละ โรงแรมจะใชส้ ีทแี่ ตกตา่ งกันแสดงถึง

สถานภาพหอ้ งพักและแขกในห้องพักที่แตกต่างกัน แล้วแต่ว่า โรงแรมจะ
กาหนดวา่ สใี ดใช้แทนอะไร เชน่

สแี ดง = แขกคนสาคัญ
สีฟ้า = แขกพักและจ่ายเงนิ เป็นรายเดือน
สเี หลอื ง = ผู้บริหารโรงแรมพัก
สีเขยี ว = แขกเขา้ พกั โดยได้รับหอ้ งพกั และส่ิงอานวยความ

สะดวกอื่นเปน็ อภินนั ทนาการ
สีขาว = หอ้ งอยู่ระหวา่ งการทาความสะอาด
สมี ว่ ง = หอ้ งชารุด ไม่พรอ้ มให้บรกิ าร

ฯลฯ

รปู ท่ี 1.13 ตวั อยา่ งเอกสารแสดงสถานภาพห้องพัก (Room Rack Slip)

เอกสารแสดงสถานภาพหอ้ งพัก อาจจดั ทา 3 สาเนา สาเนาแรกเกบ็ ไว้ในช้นั
เก็บเอกสารแสดงสถา นภา พห้องพัก สา เนา ที่สองเก็บไว้ในช้ันเก็บ
รายช่ือแขก สาเนาที่สามเก็บไว้ท่ีพนักงานให้บริการติดต่อส่ือสารทาง
โทรศัพท์ อาจมกี ารทาสาเนามากกว่า 3 สาเนา เพื่อส่งไปยังแผนกอื่น ๆ
ท่เี กยี่ วขอ้ ง แล้วแต่นโยบายของโรงแรม

การสงั เกตสถานภาพห้องพกั จากช้ันเก็บเอกสารแสดงสถานภาพ
หอ้ งพกั โดยสามารถสงั เกตไดจ้ ากเอกสารแสดงสถานภาพหอ้ งพัก คือ

ไมม่ เี อกสารแสดงสถานภาพห้องพกั หมายถึง ไมม่ ีการจองและ
การใช้ห้องพักนนั้

กาหนดหอ้ งพกั ไวส้ าหรับแขกทจี่ องห้องพกั เขา้ มาและจะเข้าพัก
ในวนั รงุ่ ขึ้น ภายในชั้นเก็บเอกสารแสดงสถานภาพห้องพักจะใส่เอกสาร
แสดงสถานภาพห้องพักสที ี่แสดงวา่ ห้องน้นั ได้ถูกจองแล้ว และแขกจะเข้า
พักวันรงุ่ ขนึ้

กา หนดห้องพักสา ห รับแขกที่จ องห้องพั กแต่ยังไ ม่เ ข้า พักใ น
วันรงุ่ ขน้ึ ภายในช้ันเกบ็ เอกสารแสดงสถานภาพห้องพกั จะใสเ่ อกสารแสดง
สถานภาพห้องพักสีท่ีแสดงว่ามีการจองหอ้ งพกั แต่ยังไม่เขา้ พกั

แขกจะคืนห้องพักและจะออกจากโรงแรมในวันนั้น ใส่เอกสาร
แสดงสถานภาพห้องพักสที ีแ่ สดงวา่ แขกจะคืนหอ้ งพกั และออกจากโรงแรม
ในวันนน้ั

แขกออกจากหอ้ งพักแล้วและแผนกแม่บ้านกาลังทาความสะอาด
หอ้ งพกั จะไม่มเี อกสารแสดงสถานภาพห้องพักภายในช้นั เก็บเอกสารแสดง
สถานภาพหอ้ งพกั

ในโรงแรมที่ใช้คอมพวิ เตอร์ช่วยในการปฏิบัติงานเอกสารแสดง
สถานภาพหอ้ งพักอาจไมม่ คี วามจาเปน็ จะตอ้ งทาเพราะพนักงานสามารถ
ทราบรายละเอียดเกี่ยวกับสถานภาพห้องพัก ชื่อแขก วันท่ีจะเข้าพัก
และวนั ทจ่ี ะออกจากโรงแรมได้ โดยใส่ขอ้ มูลท่ีต้องการทราบในคอมพิวเตอร์
และคอมพวิ เตอร์จะแสดงขอ้ มลู ทตี่ ้องการใหท้ ราบ

12. เอกสารแสดงการเข้าพักของแขก เปน็ เอกสารท่ีแสดงการ
เข้าพักของแขกทีพ่ ิมพอ์ อกมาจากเคร่ืองคอมพวิ เตอร์เพอ่ื รายงานสถานภาพ
และรายละเอียดต่าง ๆ โดยไมต่ ้องเปดิ ดูในเครือ่ งคอมพวิ เตอร์

13. เอกสารแสดงการออกจากโรงแรมของแขก เป็นเอกสารท่ี
แสดงการคืนหอ้ งพักและออกจากโรงแรมของแขกทพ่ี มิ พ์ออกมาจากเคร่ือง
คอมพวิ เตอร์

14. เอกสารแสดงรายช่ือแขกทเี่ ขา้ พักโดยไม่มกี ารจองห้องพัก
ลว่ งหน้า (Walk - in Record)

15. บัตรเปดิ ประตูห้องพกั ใช้ในการเปิดหอ้ งพักและแสดงความ
เป็นเจา้ ของหอ้ งพกั หมายเลขตา่ ง ๆ ในโรงแรม ใชเ้ พ่อื ขอความสะดวกหรือ
ขอทราบขอ้ มลู ขา่ วสารของตนเองที่มผี ูต้ ิดต่อเข้ามาที่เคาน์เตอร์พนักงาน
ใหบ้ ริการข้อมูลขา่ วสาร



16. ซองใส่บัตรเปิดประตูห้องพัก (Key Card Envelop)
นอกจากใชเ้ ป็นซองสาหรับใสบ่ ตั รเปิดห้องพกั แล้ว ยังแสดงถึงรายละเอียด
เกยี่ วกับส่วนบริการต่าง ๆ ของโรงแรม ชื่อและสถานท่ีต้ัง ท่ีอยู่ แผนท่ี
ภายในบริเวณโรงแรม รายละเอียดการเข้าพักของแขก ได้แก่ ชื่อ สกุล
ประเภทห้องทีพ่ กั หมายเลขห้องพกั วนั ทเ่ี ข้าพัก วันที่จะออกจากโรงแรม
จานวนผู้พักรวมเจ้าของห้อง และ กา รลงนาม ของแขก พร้อมท้ัง
ข้อเสนอแนะเก่ยี วกับการใช้บัตรเปดิ ประตหู ้องพกั

17. บัตรเคร่ืองดื่มเพื่อการต้อนรับ (Welcome Drink Card)
คอื บตั รท่ีแผนกต้อนรับสว่ นหน้าใหก้ ับแขกท่ีเข้าพักในโรงแรม เพื่อนาไป
แลกรับเคร่อื งดื่มได้ตามจานวนทรี่ ะบุในบัตร เป็นการแสดงการต้อนรับของ
โรงแรมหลังจากทแ่ี ขกลงทะเบียนเข้าพักเรียบร้อยแล้ว หากเป็นแขกคน
สาคัญอาจมีการบริการเคร่ืองด่ืม เพื่อการต้อนรับบนห้องพักของแขก
หลงั จากลงทะเบียนเขา้ พกั เรียบร้อยแลว้

รูปท่ี 2.8 การเช็คอิน-เชค็ เอ้าท์

ในโรงแรมทไ่ี ม่ได้แยกฝ่ายต้อนรับส่วนหน้ากับฝ่ายให้บริการ
ขอ้ มูลขา่ วสาร พนักงานต้อนรับส่วนหน้าจะต้องทาหน้าที่ของพนักงาน
ให้บรกิ ารขอ้ มูลขา่ วสารดว้ ย ซงึ่ โดยท่ัวไปสถานที่ปฏิบตั งิ านของท้ังสองฝ่าย
จะอยู่ตดิ กนั เพอื่ ให้งา่ ยตอ่ การประสานงานและการตรวจสอบขอ้ มูล

กจิ กรรมท่ีแขกทา งานของพนักงานต้อนรบั สว่ นหนา้
มาถงึ โรงแรม ตรวจสอบการจองหอ้ งพักและการจดั
ห้องพักสาหรับแขก
ลงทะเบียนเขา้ พัก ตรวจสอบความถูกต้องและรายละเอียดการ
ลงทะเบียนมอบกญุ แจหอ้ งพกั และคูปอง
แขกไปยังห้องพัก อาหารให้แก่แขก
จดั ให้พนกั งานขนสัมภาระนาแขกของแขก
ขณะทแี่ ขกอยูในโรงแรม ไปยงั ห้องพักแจ้งให้แผนกและฝา่ ยท่ี
และใชบ้ ริการส่วนต่าง ๆ เกี่ยวข้องทราบวา่ แขกเข้าพกั และเปิดบัญชี
ของโรงแรม การใช้บริการของแขก
จดั ทาบญั ชีคา่ บริการต่าง ๆ ที่แขกใชบ้ ริการไปรบั
และแจ้งขอ้ มลู ข่าวสารใหแ้ ขกทราบ อานวยความ
สะดวกในการพกั อยู่ในโรงแรมของแขก

ออกจากโรงแรมและชาระ แจง้ ให้แผนกและฝ่ายตา่ ง ๆ ที่เกีย่ วขอ้ งทราบว่า
คา่ บริการตา่ ง ๆ เรยี บรอ้ ย แขกคนื หอ้ งพกั และออกจากโรงแรมแลว้ จัดทา
แลว้ และเกบ็ ข้อมลู เก่ยี วกบั การเขา้ พกั และการใช้
บริการต่าง ๆ ของแขก

การปฏิบตั ิงานของพนักงานต้อนรับส่วนหน้าแบ่งออกเป็น 2
ลักษณะ ตามประเภทของแขกทีม่ าถึงโรงแรม ได้แก่ แขกท่ีจองห้องพักเข้า
มาก่อนล่วงหน้า และแขกที่ไมไ่ ดจ้ องหอ้ งพักเข้ามาก่อน ลว่ งหนา้

รูปที่ 1.14 พนกั งานกาลังต้อนรับแขกท่จี องห้องพกั เขา้ มาลว่ งหน้า

1 ) การตอ้ นรับแขกท่ีจองห้องพักเข้ามาล่วงหน้า พนักงาน
ต้อนรบั ส่วนหน้าจะตอ้ งตรวจสอบรายช่ือแขกในเอกสารแสดงรายช่ือแขกท่ี
จะ เข้าพักประจาวัน หรืออา จเปิดดูจา กข้อมูลกา รจองห้องพักใน
คอมพิวเตอร์ เมือ่ แขกเขา้ มาตดิ ตอ่ และทราบว่าแขกผูน้ ้ันได้จองห้องพกั

เข้ามาล่วงหนา้ จริงก็สามารถนาเอกสารลงทะเบียนเข้าพักท่ีจัดเตรียมไว้
ลว่ งหนา้ แล้ว ใหแ้ ขกตรวจสอบความถกู ต้องและหากแขกชาระค่าบริการ
โดยใช้บตั รเครดิต จะตอ้ งตรวจดชู ่อื ในบัตรเครดิต จดหมายเลขบตั ร และทา
สาเนาบัตรเครดิตไวล้ ่วงหน้า ในกรณีที่บัตรมกี ารระบุอายบุ ตั รจะตอ้ งตรวจดู
ใหแ้ นช่ ัดวา่ บัตรน้ันยังไม่หมดอายุ ตรวจสอบบตั รประจาตัวประชาชนหรือ
หนังสอื เดนิ ทางของแขกวา่ ตรงกับหมายเลขที่ให้ไว้หรือไม่ เมื่อตรวจสอบ
เรียบร้อย

รปู ที่ 1.15 พนกั งานกาลังต้อนรบั แขกทจ่ี องหอ้ งพกั เขา้ มาล่วงหน้า

แล้วจงึ ใหแ้ ขกลงนามในเอกสารลงทะเบียนเข้าพัก และอธิบายการใช้คูปอง
อาหาร สถานที่ทีแ่ ขกไปใช้บรกิ ารอาหารม้อื ต่าง ๆ ในกรณีทม่ี เี คร่ืองดม่ื เพื่อ
การตอ้ นรับ จะมอบบตั รเคร่ืองด่ืมเพื่อการต้อนรับให้แขกเพ่ือแขกจะได้
นาไปแลกเคร่อื งดืม่ เพือ่ การตอ้ นรับด่มื ก่อนท่จี ะขน้ึ ไปยงั หอ้ งพกั
หากแขกถอื ใบสาคญั จา่ ยมาตดิ ตอ่ เข้าพัก ให้ตรวจสอบความถูกต้องท้ังหมด
ก่อนรับ หรือหากต้องเกบ็ คา่ มัดจาห้องพัก ตอ้ งเรยี กเก็บขณะท่ีแขกทาการ
ลงทะเบียนเขา้ พกั กอ่ นทแ่ี ขกจะขึ้นหอ้ งพัก ก่อนจะมอบกุญแจห้องพักให้
พนกั งานขนสัมภาระทีค่ อยบริการแขก เพ่ือให้นาแขกและสัมภาระไปยัง
หอ้ งพัก

2 ) การต้อนรับแขกที่ไม่ได้จองห้องพักล่วงหน้า แขกที่ไม่ได้
จองห้องพักล่วงหน้าอาจเข้ามาในหลายรูปแบบ ท้ังท่ีเป็นแขกคนเดียว
แขกกลุ่มเล็ก และแขกกลุ่มใหญ่ ซึ่งพนักงานต้อนรับส่วนหน้าจะต้อง
ให้บรกิ ารอยา่ งดที ่ีสดุ เพราะหากแขกไม่ประทับใจการบริการต้ังแต่แรก
แขกอาจเปลยี่ นใจไม่เขา้ พักในโรงแรมก็ได้ ดังนัน้ พนักงานต้อนรบั ส่วนหน้า
ต้องรบี ทกั ทายตอ้ นรบั แขกดว้ ยความเอาใจใส่ โดยมีขัน้ ตอน คอื

1. ตรวจสอบหอ้ งว่าง ประเภทและจานวนห้องพักที่แขก
ต้องการว่ามีหรือไม่ หากไม่มีให้เสนอห้องพักประเภทอื่นให้แก่แขก
ตรวจสอบช่ือแขกว่ามีอยู่ในบัญชีดาหรือไม่ หากไม่มีจึงให้แขก กรอก
รายละเอียดต่าง ๆ ในเอกสารลงทะเบียนเขา้ พกั