การลงทะเบียนเข้าพักaa

2. จดั ทาเอกสารในการจ่ายเงนิ คา่ บริการของแขก หาก
ต้องมกี ารจ่ายค่ามัดจา ควรขอให้แขกชาระค่ามัดจาตามนโยบายของ
โรงแรมดว้ ย

3. จดั เตรียมกุญแจหรือบัตรเปิดประตหู ้องพักให้แก่แขก
4. ในกรณีท่ีแขกต้องการใช้บริการทง้ั ห้องพกั และอาหาร
และเครื่องด่ืมของโรงแรม พนักงานต้อนรับส่วนหน้าต้องเตรียมคูปอง
อาหารใหแ้ ก่แขกดว้ ย

5. มอบกญุ แจหรือบัตรเปิดประตูห้องพักให้แขก หรือ
มอบใหพ้ นกั งานขนสมั ภาระนาแขกไปยังห้องพกั

6. หากเป็นโรงแรมท่ีไม่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์หรือใช้
เครอื่ งคอมพิวเตอรบ์ างส่วน จะตอ้ งบนั ทึกรายละเอียดข้อมูลส่วนบุคคลของ
แขกลงในเอกสารแจ้งรายการของผู้พักประจาวัน และในเอกสารแสดง
รายช่อื แขกที่เขา้ พกั โดยไม่มีการจองหอ้ งพกั ล่วงหนา้ แจ้งรายช่ือหมายเลข
ห้องพัก วนั ทีเ่ ขา้ พกั และวนั ที่จะออกจากโรงแรมของแขก และสถานภาพ
ห้องพกั ที่เปลี่ยนไปใหแ้ ผนกและฝ่ายต่าง ๆ ทีเ่ กี่ยวข้องทราบ ในกรณีท่ีใช้
เครื่องคอมพิวเตอรเ์ มื่อทาการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการเข้าพักของแขก
ครบถ้วนแล้ว เครื่องจะปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงสถานภาพห้องพัก
รวมท้งั ข้อมูลตา่ ง ๆ ในรายงานเกย่ี วกับการขายหอ้ งพักโดยอัตโนมตั ิ

7. จดั เก็บเอกสารในฝา่ ยของตนเขา้ ท่ี และสง่ เอกสารซึ่ง
เป็นสาเนาไปใหแ้ ผนกและฝา่ ย ตา่ ง ๆ ท่ีเกีย่ วขอ้ ง

3 ) การลงทะเบียนเข้าพักของแขกที่มาเป็นกลุ่ม ในกรณีท่ี
โรงแรมมีการแยกหนว่ ยงานของส่วนหนา้ ของโรงแรมออกมาเพ่ือต้อนรับ
และให้บริการแขกท่ีมา เป็นกลุ่ม ซึ่งหน่วยงานน้ีเรียกว่า “พนักงา น
ประสานงานกล่มุ ทัวร์” พนักงานประสานงานกลุ่มทวั รจ์ ะทาหน้าท่ีในการ
ต้อนรบั และ รับลงทะเบยี นเขา้ พักของแขกท่มี าเปน็ กลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นกลุ่ม
ทัวร์ กลุ่มการประชุม กลมุ่ ธุรกิจ ซง่ึ อาจต้ังโต๊ะรับลงทะเบียนแยกต่างหาก
จากเคาน์เตอร์พนกั งานบริการสว่ นหน้า เพ่ืออานวยความสะดวกแก่แขกทั้ง
2 ประเภท คือ แขกท่ีไม่ไดม้ าเป็นกลุ่มและแขกท่ีมาเป็นกลุ่ม สามารถช่วย
ใหก้ ารปฏิบตั ิงานง่ายและรวดเร็วข้นึ

การลงทะเบยี นเข้าพักของแขกท่มี าเป็นกลมุ่

ลกั ษณะการรับลงทะเบียนแขกท่ีมาเปน็ กลมุ่ มี 2 ลักษณะ คือ
1. พนกั งานประสานงานกลุ่มทัวร์ติดต่อกับผู้ที่เป็นหัวหน้ากลุ่ม

ทัวร์หรือผู้จัด เพื่อตรวจสอบและยนื ยันความถกู ต้องในการเข้าพักของกลุ่ม
ทง้ั หมด หากถูกต้องแลว้ จงึ ใหห้ วั หนา้ กล่มุ ทัวร์หรอื ผ้จู ัดทาการลงทะเบียน
เข้า พักแทนกลุ่มทั้งหม ด และ รับกุญแจหรือบัตรเปิดประตูห้องพัก
รวมทั้งคูปองอาหารไปแจกใหท้ กุ คนในกลุ่มเอง

2. ทุกคนในกลุ่ม ทัวร์หรือผู้เป็นเจ้าของห้องพักแต่ละห้อง
ทาการลงทะเบียนเขา้ พักและรับกุญแจห้องพักหรือบัตรเปิดประตูห้องพัก
ดว้ ยตนเอง โดยรายละเอียดต่าง ๆ ในการลงทะเบียนเข้าพักพนักงาน
ประสานงานกลุ่มทัวรไ์ ดจ้ ัดเตรยี มไวล้ ว่ งหน้าแล้ว แขกเพียงแต่ตรวจสอบ
ความถูกต้องและลงนามเท่าน้ัน โดยคูปองอา หารของแขกแต่ละคน
จะจดั เตรยี มไวใ้ นซองใสก่ ญุ แจหรือซองใส่บตั รเปิดประตูห้องพกั แลว้

การชาระค่าบริการส่วนใหญ่จะทาโดยใช้ใบสาคัญจ่าย และ
บางส่วนอาจชาระโดยบัตรเครดิตหรือเชค็ ก็ได้

เม่ือแขกทาการลงทะเบียนเข้า พักแล้ว ไม่ว่า จะโดยวิธีใด
แขกแต่ละห้องจะได้รับป้ายช่ือแสดงหมายเลขห้องพัก (Name Tag)
สาหรับติดกระเป๋าเดินทางของตนเอง เพ่ือให้พนักงานขนสัมภาระนา
กระเปา๋ ไปสง่ ใหแ้ ก่แขกบนห้องพกั ได้ถกู ต้อง

4 ) การลงทะเบียนเข้าพักสาหรับแขกคนสาคัญ พนักงาน
อาคนั ตกุ ะสัมพนั ธ์จะเปน็ ผูร้ บั ผดิ ชอบในการเตรยี มงานและการลงทะเบียน
เข้าพกั โดยให้แขกลงทะเบยี นเข้าพกั บริเวณเคาน์เตอรพ์ นักงานอาคันตุกะ
สัมพันธ์ ในบริเวณห้องโถงของ โรงแรม หรือบนห้องพักของแขกเอง
พร้อมท้ังมอบกุญแจหอ้ งพักหรือบัตรเปดิ ประตูห้องพกั ใหแ้ ก่แขก ซ่ึงในขณะ
ท่ีทาการลงทะเบียนเขา้ พักน้ันอาจจะมกี ารเสริ ์ฟเครีอ่ งด่ืมเพื่อการต้อนรับ
ด้วย หากแขกพิเศษทีเ่ ป็นบุคคลสาคัญระดับประเทศหรือระดับสากลท่ีมี
ความสาคญั มาก ผู้บริหารของโรงแรมจะเป็นผู้ต้อนรับแขกด้วยตนเอง
และใหพ้ นกั งานอาคันตกุ ะสมั พนั ธท์ าการรับ ลงทะเบยี นเข้าพกั

5 ) การลงทะเบียนเข้าพักโดยผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์
ในโรงแรมท่ีแขกสามารถทาการลงทะเบียนเข้าพักด้วยตนเองโดยผ่าน
คอมพิวเตอร์ แขกจะกรอกข้อมูลช่ือของตนเองและตอบคาถามต่าง ๆ
ที่เครอื่ งคอมพิวเตอร์ถาม เมื่อตอบครบทุกคาถามและไม่มีปัญหาใด ๆ
เครอ่ื งจะรับลงทะเบียนเข้าพักและจองห้องพักให้แขกในกรณีท่ีเครื่อง
มคี วามสามารถสงู แตห่ ากเครอื่ งไมส่ ามารถทาได้ จะทาการพิมพ์เอกสาร
การลงทะเบียนใหแ้ กแ่ ขก และแขกจะต้องไปลงทะเบียนเข้าพักทีเ่ คาน์เตอร์
พนักงานตอ้ นรับสว่ นหนา้ โดยจะเปน็ ไปตามขั้นตอนต่าง ๆ ที่กล่าวมาแล้ว
แขกจะไดร้ ับกุญแจห้องพกั หรือบัตรเปิดประตหู อ้ งพกั จากพนักงานต้อนรับ
สว่ นหน้าและสามารถเข้าพกั ในห้องพกั ได้

การจัดทารายงานการเขา้ พักของแขก

1. รายงานการขายหอ้ งพกั ประเภทตา่ ง ๆ ใหแ้ ก่แขกท่วั ไปที่
ไม่ได้ทาการจองหอ้ งพกั ลว่ งหนา้

2. รายงานจานวนห้องพักที่ขายได้ทั้งหมดประจาวัน
3. รายงานการขายหอ้ งพกั และการเขา้ พกั ของแขกเป็นกลมุ่ และ
แขกทเ่ี ข้าพกั โดยผา่ นบริษทั ตัวแทนการท่องเที่ยวของโรงแรม (Group &
Agent Production Report)
4. รายงานรายไดจ้ ากการขายห้องพักประจาวัน (Daily Room
Revenue Report)
5. รายงานสรุปการขอเปลี่ยนห้องพักและอัตราค่าห้องพัก
ประจาวัน
6. เอกสารการแจ้งรายการของผพู้ ักประจาวนั
7. รายงานการใหส้ ่วนลดแก่แขก (Discount Report)
8. รายงานการคนื หอ้ งพักและออกจากโรงแรมของแขก
9. รายงานรายชอื่ แขกท่ีพกั อยใู่ นโรงแรมในวันน้ัน (In -house
Guest List)

ความต้องการของแขกและ เทคโ นโ ลยีที่เปล่ียนแปลงไปอย่า ง
รวดเรว็ ทาใหร้ ปู แบบของการคืนหอ้ งพกั ไดพ้ ัฒนาขึ้นมาอย่างรวดเร็วเพื่อ
ตอบสนองความตอ้ งการของแขกใหม้ ากท่ีสุด โดยแบ่งออกเป็น4 ลักษณะ
ได้แก่

1. การคืนห้องพักท่ีเคาน์เตอร์พนักงานเก็บเงินส่วนหน้า
โดยท่ัวไปแล้วแขกจะทาการคืนห้องพัก ระหว่างเวลา 7.30 - 9.30 น.
ทาให้ช่วงเวลาดังกล่าวพนักงานเก็บเงินส่วนหน้าจะต้องทา งานหนัก
และคล่องตวั มากที่สุด เพราะแขกอาจไม่ประทับใจหากต้องยืนต่อแถว
ร อ ใ ห้ พ นั ก ง า น เ ก็ บ เ งิ น ส่ ว น ห น้ า ท า ก า ร รั บ ช า ร ะ ค่ า บ ริ ก า ร
เพราะรสู้ ึกว่าเสียเวลา พนักงานเก็บเงินส่วนหน้าจึงต้องรวบรวมบัญชี
ค่าใชจ้ ่ายตา่ ง ๆ ของแขกให้พร้อมกอ่ นทแ่ี ขกจะลงมาตดิ ต่อชาระค่าบริการ
เพอ่ื ใหแ้ ขกตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารแสดงรายการค่าบริการ
และชาระคา่ บริการได้ทันที

2. การคนื หอ้ งพักโดยไม่ต้องติดต่อที่เคาน์เตอร์พนักงานเก็บ
เงินส่วนหน้า (Express Check - out) ก่อนที่แขกจะทาการคืนห้องพัก
1 วัน แขกจะแจ้งให้พนักงานบริการส่วนหน้าทราบว่าจะคืนห้องพัก
ในวันรุ่งขึ้น ในเช้าวันรุ่งข้ึนคือวันที่แขกคืนห้องพัก ประมาณ 6.00 น.
พนักงานบรกิ ารสว่ นหนา้ ของโรงแรม พนกั งานแม่บ้านประจาช้นั

หรอื พนักงานรกั ษาความปลอดภัยประจาชั้นจะนา เอกสารแสดงรายการ
ค่าบรกิ ารท่ีแขกต้องชาระและเอกสารการคนื ห้องพกั โดยไมต่ ้องติดตอ่ ท่ี
เคาน์เตอร์พนักงานเก็บเงินส่วนหน้า (Express Check - out Form)
ไปให้แขก โดยสอดเข้าไปทางชอ่ งว่างใตป้ ระตูหอ้ งพักของแขก เพื่อป้องกัน
การสูญหายและไม่ให้แขกคนอื่นมองเห็นได้ แขกจะทาการตรวจสอบ
ความถกู ต้องของเอกสารแสดงรายการคา่ บริการและกรอกเอกสารการคืน
ห้องพักโดยไม่ต้องติดต่อท่ีเคา น์เตอร์พนักงา นเก็บเงินส่วนหน้ า
พร้อมกับลงนามรบั รองเอกสารทั้ง 2 ฉบับ แล้วนาเอกสารแสดงรายการ
ค่ า บริ กา ร ท่ี แขกต้ องชา ร ะ ฉบั บสา เ นา ที่ ต้ องส่ งคื นใ ห้ โ ร งแร ม พ ร้ อม กั บ
เอกสาร การคืนห้องพักโดยไม่ต้องติดต่อที่เคาน์เตอร์พนักงานเก็บเงิน
สว่ นหนา้ และกญุ แจห้องพักหรือบัตรเปิดประตูห้องพักไปใส่ไว้ในกล่อง
เ อกสา ร กา ร คื นห้ องพั กโ ดย ไ ม่ ต้ อง ติ ดต่ อที่ เ คา น์เ ตอร์ พ นักงา นเ ก็ บเ งิ น
สว่ นหนา้ ที่โรงแรมจดั ไว้บริเวณหน้าเคาน์เตอร์พนักงานเก็บเงินส่วนหน้า
ก่อนจะออกไปจากโรงแรม โรงแรมบางแห่งจะแนบเอกสารการเลื่อน
การคืนหอ้ งพกั ให้แขกด้วยเผ่ือว่าแขกจะเปลี่ยนใจยังไม่คืนห้องพักและ
พักอยู่ในโรงแรมต่อไป ซึ่งในกรณีน้ีนอกจากแขกจะต้องกรอกเอกสาร
ดังกลา่ วแล้วยงั ต้องติดตอ่ เปลยี่ นแปลงขอ้ มลู การคืนห้องพักและแจ้งเล่ือน
การปดิ บัญชีกบั พนกั งานเก็บเงินสว่ นหน้าด้วย การทาการคืนห้องพักโดย
ไมต่ อ้ งตดิ ต่อท่ีเคาน์เตอร์พนกั งานเก็บเงินสว่ นหน้าจะทาได้ก็ต่อเมอื่ มกี ารทา
สาเนาบตั รเครดิตเพ่ือเรียกเก็บค่าบริการจากบริษัทเจ้าของบัตรเครดิต
ไวแ้ ล้ว แขกลงนาม รบั ผดิ ชอบและรับทราบตั้งแต่ข้ันตอนการลงทะเบียน

เข้าพัก โดยแขกแจง้ ให้พนกั งานเก็บเงินส่วนหน้าจัดทาใบสาคัญจ่ายด้วย
บัตรเครดติ ไวล้ ว่ งหนา้ เพ่ือเปน็ เอกสารยนื ยันการเรยี กเก็บค่าบรกิ ารตา่ ง ๆ
จากบรษิ ัทเจา้ ของบัตรเครดิต ถา้ ไมม่ กี ารทาสาเนาบัตรเครดิตและจัดทา
ใบสาคญั จ่ายบัตรเครดติ ไว้ล่วงหนา้ จะไมส่ ามารถให้บรกิ ารการคืนห้องพัก
โดยไม่ตอ้ งติดต่อทเี่ คานเ์ ตอร์พนักงานเก็บเงินส่วนหน้าได้ หลังจากที่แขก
ออกจากโรงแรมไปแล้ว พนักงานเก็บเงินส่วนหน้าจะดาเนินการรับคืน
หอ้ งพักจากแขก โดยทาการโอนจานวนเงินค่าบริการเรียกเก็บท้ังหมดของ
แขกไปยังบญั ชีของบรษิ ทั เจา้ ของบตั รเครดิต เพ่ือปดิ บญั ชีของแขกและเรียก
เก็บค่าบริการทั้งหมดจากบริษัทเจ้าของบัตรเครดิตต่อไป ในกรณีท่ีมี
คา่ บรกิ ารอน่ื ๆ ท่ีเรยี กเกบ็ เพมิ่ จากการใช้บริการก่อนท่ีแขกจะออกจาก
โรงแรม เช่น ค่าโทรศัพท์ค่าบริการอาหารและเครื่องดื่มบนห้องพัก
ค่าเครือ่ งดืม่ และของขบเคีย้ วในห้องพัก รายการเรียกเก็บค่าบริการท่ียัง
ไมไ่ ดบ้ ันทึกลงในเอกสารแสดงรายการค่าบริการที่แขกต้องชาระท่ีแขก
ลงนามไว้จะถูกเพม่ิ เขา้ ไปในเอกสารแสดงรายการคา่ บริการท่แี ขกตอ้ งชาระ
ก่อนทีจ่ ะทาการโอนย้ายและปิดบัญชขี องแขก โดยต้องทาการแจ้งให้แขก
ทราบเนื่องจากตัวเลขท่แี ขกรับทราบค่าใช้จ่ายท่ีเกิดข้ึนกบั ตัวเลขทีเ่ รียกเก็บ
จากบรษิ ัทเจ้าของบัตรเครดิตไม่ตรงกัน อาจส่งไปให้แขกทางจดหมาย
โทรสาร หรอื จดหมายอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดของแขก
และทาให้แขกเข้าใจว่าค่าบริการที่เรียกเก็บเพิ่มขึ้นจากการใช้บริการ
วิธีการให้บรกิ ารการคืนห้องพักโดยไม่ต้องติดต่อท่ีเคาน์เตอร์พนักงานเก็บ
เงินสว่ นหน้า มกั ใชใ้ นโรงแรมที่มแี ขกเขา้ พกั จานวนมาก และแขกไม่

ต้องการจะเสียเวลารอชาระค่าบริการทีเ่ คานเ์ ตอร์พนกั งานเกบ็ เงินสว่ นหน้า
โดยแขกท่จี ะใช้บริการการคนื ห้องพกั โดยไม่ต้องตดิ ตอ่ ท่ีเคาน์เตอร์พนักงาน
เก็บเงินส่วนหน้าได้ จะต้องเป็นผู้ท่ีมีบัตรเครดิตและจะต้องมีวงเงินใน
บัตรเครดติ มากพอที่จะชาระค่าบริการได้ ซ่ึงพนักงานเก็บเงินส่วนหน้า
สามารถทาการตรวจสอบยืนยนั กบั บริษัทเจา้ ของบตั รเครดติ ได้

3. การคืนหอ้ งพักด้วยตนเอง (Self Check - out) ในโรงแรมท่ี
มีระบบคอมพวิ เตอรท์ ่ที นั สมัย แขกสามารถทาการคนื หอ้ งพกั ได้ด้วยตัวเอง
โดยผ่านคอมพิวเตอร์ (Self - check - outTerminals) ซึ่งมักจะต้ังอยู่
ภายในบรเิ วณห้องโถงของโรงแรม หรือทาการคืนห้องพักโดยผ่านทาง
คอมพิวเตอรภ์ ายในหอ้ งพกั ของแขกเอง ซึ่งสามารถติดต่อกับคอมพิวเตอร์
ของพนกั งานเกบ็ เงนิ ส่วนหน้าได้โดยตรง เพื่อลดเวลาในการคืนห้องพัก
ทเี่ คาน์เตอร์พนกั งานเก็บเงนิ ส่วนหน้าทจ่ี ะตอ้ งรอนาน เครือ่ งคอมพวิ เตอร์ท่ี
ใชใ้ นการคืนห้องพักจะมีหลายลักษณะแล้วแต่การออกแบบของแต่ละ
โรงแรม เช่น อาจจะสามารถพูดโต้ตอบกับแขกได้ ในการใช้วิธีกา ร
คืนหอ้ งพักด้วยตนเองโดยผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์แขกจะต้องตรวจสอบ
ความถกู ตอ้ งของเอกสารแสดงรายการค่าบริการของตนเอง และบันทึก
ข้อมลู หมายเลขบัตรเครดิต ประเภทของบัตรเครดิต โดยสอดบัตรเครดิต
เขา้ ไปในคอมพิวเตอร์ เพ่อื ตรวจสอบความถูกตอ้ งตรงกันกับหมายเลขบัตร
เครดติ ทีใ่ หไ้ ว้ในข้ันตอนการลงทะเบียนเข้าพักและรบั ชาระเงินโดยอัตโนมัติ
เครื่องคอมพิวเตอรต์ รวจสอบบัตรเครดิตและยอมรับชาระค่าบริการผ่าน
ทางบตั รนนั้ การคนื ห้องพกั จะสมบรู ณก์ ต็ อ่ เมอ่ื บัญชีคา่ ใช้จ่ายของแขกถกู

โอนไปสู่บัญชเี รียกเกบ็ จากบริษัทเจ้าของบัตรเครดิต ยอดบัญชีค่าใช้จ่าย
ของแขกเป็นศูนย์ และเคร่ืองคอมพิวเตอร์จะจัดทาเอกสารรับชาระ
ค่าบริการให้แขกเก็บไว้เป็นหลักฐานต่อไป แล้วจะทาการติดต่อไปยัง
ฐานขอ้ มูลสถานภาพห้องพักเพอ่ื เปล่ยี นสถานภาพห้องพักจากห้องพักที่มี
แขกเข้าพักเป็นห้องพักว่างที่ต้องทาความสะอาด ( Vacant & Dirty )
เพ่ือแจ้งแก่แผนกบริการส่วนหน้า แผนกแม่บ้าน และแผนกอ่ืน ๆ
ที่เกี่ยวข้อง หลังจากนั้นจะจัดทา ประวัติแขกพักเก็บไว้ในฐานข้อมูล
ของเครื่องต่อไป ส่วนแขกจะ ทาการคืนกุญแจให้กับพนักงานต้อนรับ
ส่วนหน้าหรืออาจคืนบัตรเปิดประตูห้องพักให้กับเครื่องก่อนออกจา ก
โรงแรม การคืนหอ้ งพักในห้องพักของแขกอาจทาโดยผ่านคอมพิวเตอร์
ในห้องพักหรือผ่า นทา งเคร่ืองรับโทรทัศน์ภา ยในห้องพักโดยใช้
รโี มทคอนโทรลของโทรทัศน์ หรืออาจใช้โทรศัพท์ภายในห้องพักร่วมกับ
โทรทศั น์ก็ได้ แขกสามารถตรวจสอบความถูกตอ้ งของบญั ชีค่าใชจ้ ่ายท่ีเรียก
เก็บได้โดยผา่ นทางจอโทรทัศน์ภายในห้องพกั โดยมีระบบการจัดการคล้าย
กับการตดิ ต่อผ่านทางเคร่ืองคอมพิวเตอร์ โดยคอมพิวเตอร์ของพนักงาน
บริการส่วนหนา้ จะจัดทารายการในเอกสารแสดงรายการค่าบริการของแขก
หลังจากทาการแจ้งว่าจะคืนห้องพักบนห้องพักแล้ว เม่ือแขกลงมา ท่ี
เคานเ์ ตอร์พนกั งานเก็บเงนิ สว่ นหนา้ จะได้รบั เอกสารแสดงรายการค่าบรกิ าร
และลงนามในเอกสา ร แสดงร า ยกา ร ค่า บริกา ร ของตนเ องพ ร้อม กับเ ก็บ
สาเนาเอกสารแสดงรายการค่าบรกิ ารในส่วนทีเ่ ป็นสาเนาของตนเองไวเ้ ป็น

หลกั ฐานดว้ ยระบบการคืนห้องพักวิธีน้ีจะทาการแจ้งสถานภาพห้องพัก
และจดั ทาประวัติแขกพกั ไดโ้ ดยอตั โนมัติ

4. การคนื ห้องพักโดยแขกไม่ตอ้ งดาเนนิ การตา่ ง ๆ ด้วยตนเอง
ในกรณีที่แขกเป็นแขกคนสาคัญ จะมีพนักงานอาคันตุกะสัมพันธ์หรือ
พ นักงา นเ ก็บเ งินส่วนหน้า เ ป็นผู้ดา เ นินกา ร อา นวยควา ม สะ ดวกติดต่อ
ประสานงานในการคืนห้องพกั ให้แกแ่ ขก โดยทแี่ ขกสามารถพักผ่อนรอใน
หอ้ งพกั ของตนเองได้ เมื่อพนักงานอาคันตุกะสัมพันธ์จัดการคืนห้องพัก
ใหก้ บั แขกเรียบร้อยแล้ว จะนาเอกสารต่าง ๆ ได้แก่ เอกสารแสดงรายการ
ค่าบริการท่ีแขกต้องชา ระ และสาเนา บัตรเครดิตมาให้แขกลงนา ม
หากแขกต้องการชาระด้วยเงินสด แขกสามารถชาระได้ทันทีและรอรับ
เอกสารแสดงรายการคา่ บริการของตนเองในห้องพัก หรือลงไปรอรับได้ท่ี
ห้องโถงของโรงแรมกอ่ นจะออกจากโรงแรม

สิ่งทีค่ วรทาเม่ือเขา้ พัก

เม่ือเข้าพักในโรงแรม หรือรีสอร์ท มีส่ิงที่ผู้เข้าพักควรทา
เพือ่ ไม่ให้เกดิ ปัญหาและเพอื่ ความปลอดภัยของตนเองตลอดจนทรัพย์สิน
ดังต่อไปน้ี

- อ่านกฎของโรงแรม และทาตามกฎอย่างเคร่งครัด เพราะหากทาผิด
กฎอาจจะต้องเสยี ค่าปรบั เพิม่ เตมิ และมปี ญั หาตามมาได้น่นั เอง

- ตรวจสอบล็อคประตใู ห้ดี ว่าสามารถใช้งานได้ปกติหรือไม่ คือจะต้อง
ลอ็ คไดอ้ ย่างแน่นหนาและไม่มีการชารุดเสียหาย ท้ังน้ีหากมีความ
ผดิ ปกตใิ ดทลี่ ็อคประตู ควรแจง้ ใหพ้ นักงานของทางโรงแรมมาแก้ไขให้
ทันที

- ตรวจสอบปลัก๊ ไฟในหอ้ ง เพอ่ื ปอ้ งกันไฟชอ็ ตหรือไฟฟ้าลัดวงจรที่อาจ
ก่อให้เกิดไฟไหม้ได้

- ห้ามเปดิ ประตหู อ้ งให้กับคนแปลกหน้าเด็ดขาด เพื่อความปลอดภัย
ของตัวคณุ และคนในครอบครวั เอง

- ควรชารจ์ แบตโทรศพั ทใ์ หเ้ ต็มอย่เู สมอ จะได้พร้อมใช้งานตลอดเวลา
และตอ้ งพกติดตัวไปด้วยทุกคร้ัง หากมีเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้น
จะไดต้ ิดตอ่ ขอความชว่ ยเหลอื ไดท้ ัน

สงิ่ ท่ไี ม่ควรทาเม่ือเข้าพัก

เพื่อการเข้า พักภายในโรงแรมและรีสอร์ทอย่า งปลอดภัย
มีสงิ่ ทไ่ี ม่ควรทาอยา่ งเดด็ ขาด ดงั ตอ่ ไปน้ี

- ทาเสยี งดงั โวยวาย เพราะโรงแรมรีสอร์ทสว่ นใหญ่มกั จะมผี ู้เขา้ พักเป็น
จานวนมาก การทาเสยี งดงั โวยวายจึงอาจจะไปรบกวนห้องข้างๆ ได้ ซึ่ง
ก็จะเกิดปัญหาความไม่พอใจกันตามมานนั่ เอง

- ลกั ลอบนาสัตว์เข้าหอ้ งพัก โดยโรงแรมส่วนใหญ่มักจะมีกฎข้อห้าม
ไม่ให้นาสัตวเ์ ข้าหอ้ งพักอย่างเด็ดขาด ซึ่งหากนาเข้าไปแล้วถูกจับได้ ก็
จะตอ้ งเสยี ค่าปรบั ตามที่ทางโรงแรมกาหนด

- วางของมคี ่าไว้นอกกระเป๋า จะทาใหเ้ ส่ยี งต่อการถูกลักขโมย ลืมเก็บ
หรือทาหลน่ หายได้ ดงั นน้ั ทางท่ีดคี วรเก็บไว้ในกระเป๋าตลอดเวลาจะ
ดกี ว่า

- หยบิ ของในห้องตดิ มือกลับไป การทาแบบน้แี ม้ว่าจะเป็นของท่ีไม่ได้มี
มลู คา่ มากมาย กเ็ ขา้ ขา่ ยเปน็ การลักขโมยเชน่ กัน เพราะฉะนั้นไม่ควร
หยิบของในหอ้ งพกั กลบั ไปด้วยอยา่ งเด็ดขาด

ข้อควรระวังในการเข้าพกั โรงแรมและรีสอรท์
การเข้าพักในโรงแรมและรีสอร์ท มีข้อควรระวังที่จะต้องทา

ความเขา้ ใจ เพื่อความปลอดภัยของตัวผ้เู ขา้ พักเอง ซ่ึงข้อควรระวังได้แก่

1) อยา่ บอกเลขหอ้ งของตนเองให้กับคนอ่นื รู้ แม้จะเปน็ การบอก
โดยไม่ได้ตง้ั ใจกต็ าม โดยเฉพาะผหู้ ญงิ ทไ่ี ปพักคนเดียว

2) ตอ้ งสอบถามเรื่องราคาค่าใช้จา่ ยให้เรยี บร้อย เพราะคงไม่ดี
แน่ หากวนั เชค็ เอาทแ์ ลว้ พบว่ามคี า่ ใช้จ่ายส่วนเกินเพม่ิ เขา้ มาจนนา่ ตกใจ ซึ่ง
ก็ทาอะไรไมไ่ ดน้ อกจากยอมจา่ ยไปแบบงงๆ

3) ในข้นั ตอนการจองหอ้ งพกั หากจองจากเว็บไซต์ ตอ้ งดูให้ดีว่า
เว็บไซตเ์ ช่อื ถอื ได้หรือไม่

การเขา้ พักในโรงแรมและรีสอร์ทจะต้องทาตามขั้นตอนอย่าง
ถูกตอ้ ง และทาความเข้าใจเกีย่ วกับส่งิ ท่ีควรทา ไม่ควรทา รวมถึงข้อควร
ระวังอยา่ งชัดเจน เพื่อจะได้ไม่เกิดปญั หาตามมาในระหว่างเข้าพกั ไม่ว่าจะ
เปน็ การถูกโกง การมปี ญั หากับทางโรงแรม หรือเร่ืองของความปลอดภัย
ท่ีสาคญั อยา่ ลมื อ่านกฎระเบยี บของทางโรงแรมให้ดีก่อน จะได้ไม่เผลอทา
ผดิ กฎโดยไมร่ ตู้ ัว

ปญั หาทพี่ บในการปฏิบัตงิ านตอ้ นรับ
1. การต้องปฏิเสธแขกท่ีไม่ได้จองห้องพักล่วงหน้า เน่ืองจาก

ห้องพักเตม็ จากการเข้าพักเปน็ กลมุ่ และการจองห้องพกั ล่วงหน้า ในกรณีท่ี
แขกเขา้ พกั เปน็ กลุ่มในโรงแรม หรือมีการจองห้องพักเข้ามาจนห้องพัก
ของโรงแรมเต็ม ไม่สามารถรับแขกที่ไม่ได้จองห้องพักล่วงหน้าได้อีก
ทาใหโ้ รงแรมเสียรายได้จากสว่ นตา่ งของอัตราค่าหอ้ งพักของแขกทไี่ ม่ได้จอง
ห้องพกั ลว่ งหนา้ กับแขกกลุม่ หรือแขกท่จี องหอ้ งพักล่วงหน้าไป ซึ่งพบมาก
ในช่วงทีเ่ ปน็ ฤดูกาลทอ่ งเที่ยว พนกั งานต้อนรับส่วนหน้าอาจเสนอห้องพัก
ของโ ร งแร ม ใกล้เ คียงท่ีอ ยู่ในเ ครือข่ า ยเดี ยวกันห รือเป็ นพันธ มิตร กั น
ให้แก่แขกแทนได้ หรืออาจจองห้องพักของโรงแรมนอกเครือข่ายให้
แต่ขอรบั คา่ ตอบแทนจากโรงแรมดังกล่าวเพ่ือใช้ชดเชยค่าเสียประโยชน์
ทีเ่ กดิ ขน้ึ

2. ปัญ หาแขกต้องการส่วนล ดจากราคาห้องพักปกติ
เป็นปัญหาทพี่ บมากทีส่ ุดในกล่มุ ลกู คา้ ภายในประเทศ เพราะการตัดสินใจ
เข้าพักในโรงแรมระดบั เดยี วกนั ของแขกจะคานึงถึงราคาห้องพักเป็นหลัก
หากโรงแรมใดมีการให้ส่วนลดและ ทาให้รา คาห้องพักต่า กว่า คู่แข่ง
แขกจะตัดสนิ ใจใช้บริการโรงแรมนั้นทันที โดยปกติแล้วพนักงานต้อนรับ
สว่ นหน้าหรอื พนกั งานรบั จองห้องพักสามารถให้ส่วนลดแก่แขกไดต้ าม

นโยบายที่โรงแรมกาหนด แต่หากแขกต้องการส่วนลดมากกว่านั้น
จะต้องไดร้ บั การยนิ ยอมจากการเจรจากับผู้บริหารโรงแรม ซึ่งควรแจ้ง
ล่วงหน้ากอ่ นจะทาการลงทะเบียนเข้าพกั พนกั งานตอ้ นรับส่วนหน้าจะต้อง
อธบิ ายใหแ้ ขกเขา้ ใจเหตุผล หลักเกณฑแ์ ละนโยบายในการให้ส่วนลดของ
โรงแรม ควรใหส้ ่วนงดแกแ่ ขกมากทีส่ ุดเท่าท่ีจะทาได้ภายในระยะเวลาที่
กาหนดภายใตน้ โยบายของโรงแรมและตามขอบเขตอานาจหน้าที่ที่ตนได้
รับผิดชอบ

3. ปัญหาการบันทึกการจองห้องพักผิดพลาด เกิดจากการ
บันทึกการจองห้องพกั ของพนักงานรบั จองห้องพัก อันเกิดจากการเข้าใจ
ความหมายผิดพลาด การส่งสารไม่ครบถ้วน การเผอเรอของพนักงาน
ที่บนั ทกึ ขอ้ มูล การไม่ทราบวธิ ีบันทึกข้อมูล ความเข้าใจผิดของแขกหรือ
ผจู้ องเอง ความผดิ พลาดจากวธิ ีการสื่อสาร เช่น โทรสารไม่ชัด โทรศัพท์
ขัดขอ้ ง และการบนั ทกึ การจองห้องพักผิดพลาด ทาให้พนักงานตอ้ นรับส่วน
หนา้ รบั ข้อมลู มาผิดพลาด เมื่อแขกผู้จองห้องพักล่วงหน้าเดินทางมาถึง
โรงแรมและติดต่อลงทะเบียนเข้าพักกบั พนกั งานตอ้ นรบั ส่วนหนา้ อาจทาให้
การเตรียมหอ้ งพักไม่ตรงตามความต้องการของแขก การจัดเตรียมบริการ
อนื่ ๆ นอกเหนือจากทโ่ี รงแรมเตรยี มไว้ให้บรกิ ารแขกทั่วไปไมเ่ ป็นไปตาม

ความต้องการของแขก รวมท้งั การไม่ไดจ้ ดั เตรียมหอ้ งพักสาหรับแขกท่ีจอง
เข้ามาและการบนั ทกึ ชื่อของผจู้ องเป็นผูท้ ่จี ะเขา้ พัก (เนื่องจากอาจเป็นคน
คนเดียวกันหรือคนละคนกันก็ได้) ซึ่งจะต้องอธิบายเหตุผลท่ีเกิดความ
ผิดพลาดและจดั หาห้องพักทตี่ รงกบั ความตอ้ งการของแขกให้ได้

4. ปัญหาการขอเปล่ียนห้องพกั ของแขก เกิดจากการท่ีแขกได้
ตรวจดหู อ้ งพกั ทีพ่ นักงานตอ้ นรับส่วนหน้าจัดเตรยี มเอาไว้ให้แล้ว ไม่พอใจ
ในสถานภาพหอ้ งพัก สิ่งอานวยความสะดวกภายในหอ้ งพัก สถานที่ต้ังของ
หอ้ งพกั สภาพแวดลอ้ มของห้องพัก จึงปฏเิ สธที่จะเขา้ พกั ในห้องพักที่จัดไว้
ให้และขอเปลี่ยนห้องพัก พนักงานต้อนรับส่วนหน้าจะต้องตรวจสอบ
ห้องพกั ทว่ี า่ งและเสนอห้องพกั ใหม่ที่ตรงกบั ความตอ้ งการของแขกมากที่สุด
ใหแ้ ทนห้องเดิม

5. ปญั หาการไมส่ ามารถหาห้องพักที่แขกต้องการได้ เกิดจาก
กา รที่แขกระ บุประ เภทห้องพัก ลักษ ณะ ทา เลที่ต้ังของห้องพั ก
อย่างเฉพาะ เจาะจงหรือในกรณีที่แขกเข้า มา ติดต่อเพื่อเข้า พักใน
โรงแรมโดยไม่มีการจองหอ้ งพักเข้ามาลว่ งหน้า และโรงแรมรับแขกเข้าพัก
ในห้องพักที่แขกต้องกา รเต็มแล้ว จึงมีควา มจาเป็นจะต้องปฏิเสธ
การขอเขา้ พักของแขก แต่หากมโี รงแรมท่ีเปน็ พนั ธมติ รกันอยู่ในบรเิ วณ

ใกลเ้ คียงกัน มีการใหบ้ รกิ ารจดั อยู่ในระดบั เดยี วกันก็สามารถแนะนาหรือ
ช่วยแขกติดตอ่ เพ่ือเข้าพักในโรงแรมอน่ื ได้

6. ปัญหาแขกเขา้ พักในหอ้ งเดยี วกนั มากกว่าจานวนท่ีโรงแรม
กาหนดให้ โดยปกติแลว้ โรงแรมแตล่ ะแหง่ จะกาหนดจานวนผูท้ ่ีสามารถเข้า
พักได้ในหอ้ งพกั แตล่ ะประเภท แตม่ ีแขกท่ีเข้าพักในห้องพักประเภทต่าง ๆ
ใน ห้อ งเ ดีย ว กัน ม า กก ว่า จ า น วน ผู้เ ข้ า พั กท่ี โร งแ ร ม ก า ห นด ไ ว้
ซ่งึ พนกั งานตอ้ นรับสว่ นหน้าจะต้องคอยสังเกตความเป็นไป การขึ้นและลง
จากหอ้ งพกั ของแขก และจานวนแขกทีถ่ อื สมั ภาระของตนเองขึ้นไปยังเขต
หอ้ งพกั เนอ่ื งจากโดยปกติแล้วพนักงานขนสัมภาระจะต้องเป็นผู้นาแขก
ทีเ่ พงิ่ มาถงึ โรงแรมและลงทะเบยี นเขา้ พกั แลว้ ไปพักยงั ห้องพัก แตแ่ ขกมกั จะ
เขา้ หอ้ งพักในคร้ังแรกต่อหนา้ พนักงานต้อนรับส่วนหน้าและพนักงานขน
สัมภาระตามจาน ว น ที่ โ ร ง แ ร ม กา หน ดไ ว้ ใ น กา ร เ ข้ า พั กใ น ห้ อง พั กแ ต่ ละ
ประเภท แต่ในกรณนี ี้แขกจะใหผ้ ทู้ ่เี ขา้ พักด้วยตามเข้ามาพักในห้องพักภาย
หลังจากทีพ่ นกั งานขนสัมภาระกลบั ไปแล้ว ซึ่งไม่สามารถตรวจสอบไดอ้ ย่าง
ชดั เจน เพราะพนักงานต้อนรบั สว่ นหนา้ พนักงานขนสมั ภาระ และพนักงาน
แมบ่ ้านประจาชั้นไม่สามารถเข้าไปรบกวนความเป็นส่วนตัวของแขก
ในหอ้ งพกั ได้ จะทราบได้ก็ต่อเมอื่ แขกเข้าพักในห้องพักมากกว่า 1 คนื

และ มี สัม ภา ร ะ ใ นห้องม า กเ กินกว่า ที่จ า นวนคนเ ข้า พักใ นห้องจ ะ ใ ช้ไ ด้
ในกรณนี ้พี นักงานแมบ่ ้านที่เข้าไปทาความสะอาดห้องพักต้องแจ้งไปยัง
พนกั งานตอ้ นรบั ส่วนหน้า เพื่อให้ทราบว่าจานวนแขกที่เข้าพักมากกว่า
จานวนท่ี โรงแรมกาหนดและพนักงานต้อนรับส่วนหน้าจะต้องติดต่อกับ
แขกเพ่อื ขอให้แขกปฏิบตั ิตามนโยบายของโรงแรมทก่ี าหนดไว้

7. ปัญหาพนกั งานต้อนรบั ส่วนหน้าบันทึกรายการเกี่ยวกับการ
เขา้ พักของแขกผิดพลาด ตามขั้นตอนท่ีถูกต้อง พนักงานต้อนรับส่วน
หนา้ ทร่ี ับลงทะเบยี นเขา้ พักจะต้องให้แขกที่จะเขาพักกรอกรายละเอียด
ต่าง ๆ เก่ียวกับการเ ข้า พักของแขกในเอกสารลงทะเบียนเข้าพัก
แสดงเอกสาร หลักฐาน และวิธกี ารชาระค่าหอ้ งพกั หรือจ่ายคา่ มัดจาในการ
เข้าพักลว่ งหน้าก่อนท่ีจะมอบกุญแจห้องพักหรือบัตรเปิดประตูห้องพัก
ใหแ้ กแ่ ขก โดยให้พนักงานขนสัมภาระเป็นผู้นาแขกข้ึนไปพักบนห้องพัก
แต่ใ นกร ณีน้ีมักเ กิดข้ึน ใ น ขณะ ท่ีแขกเ ข้า ม า ติ ดต่ อกั บพ นักงา นต้ อนรั บ
สว่ นหน้าพร้อมกันเปน็ จานวนมากเกินกว่าจะสามารถใหบ้ รกิ ารพร้อมกันได้
พนกั งานจึงรีบมอบกุญแจห้องพักให้แก่แขกหรือพนักงานขนสัมภาระ
แลว้ ไมไ่ ด้ลงบันทึกการเขา้ พักในห้องพักหมายเลขดังกล่าวในคอมพิวเตอร์
หรือสมดุ บนั ทึก จงึ ไมไ่ ด้มีการเปลย่ี นสถานภาพหอ้ งพักหมายเลขน้ัน

แตม่ ีแขกเข้าพกั ในห้องพักแลว้ หรืออาจทาการบันทึกแล้วแต่ลงรายการ
บันทึกในหมายเลขห้องพักไม่ถูกต้องตรงกับห้องท่ีแขกเข้าพักจริง เช่น
แขกเข้าพักในหอ้ งพกั หมายเลข 210 และมอบกุญแจห้องพักใหแ้ ก่แขกเป็น
หอ้ งพักหมายเลข 210 แต่บันทึกการเข้าพกั ของแขกในคอมพิวเตอร์ว่าเป็น
หอ้ งพกั หมายเลข 211 ทาใหส้ ถานภาพห้องพัก 210 ยังคงเป็นห้องว่างที่
สามารถรับแขกเข้าพักอีกได้ แต่ห้อง 211 มีแขกเข้าพัก และรายงาน
สถานภาพหอ้ งพักของแขกในวันนัน้ จะขดั แยง้ กับสถานภาพหอ้ งพักในความ
เป็นจรงิ ของแผนกแมบ่ ้าน