๖. หากพบว่าข้อมูลทปี่รากฏในช่อง"ผลรวมทงั้หมด"ไม่ได้แสดงตัวเลขเป็น 0 ให้ดับเบลิ้คลิกทบี่รร
รทัดรายการนั้น ๆ แล้วน ารายการทมี่ียอดคงค้างไปตรวจสอบการบันทึกรายการบัญชีต่อไป -๔ ๘-
๑. ให้ลบช่องว่างในบัญชีแยกประเภท ๖.๒ โดยวิธีใช
-๔ ๙- ชสู้ตร IF
๒. การท า Pivot table บัญชีลูกหนี้เงินยืมจ าเป็นต้องใช้"เลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน" ในการเชื่อมคืนเงินยืม และการน าส่งคืนเงินเหลือจ่าย ซึ่งข้อมูลทปี่รากฏในช่อง"การอ้างอิง" ประกอบด้วยเอล าดับเลขทภี่ายในหน่วยงาน จ านวน จ านวน ๗ หลัก) การบันทึกล้างเงินยืม (G1) จ านวน ๑๕ รายการจ านวน ๓ หลัก ) และการส่งน าส่งเงินเหลือจ่าย (BE) จ านวน ๑๕ หลัก (ปีค.ศ.จ านวน ซึ่งเลขที่เอกสารดังกล่าวไม่สามารถน าใช้ได้โดยตรงจ าเป็นต้องสร้างเลขทกี่ารอ้างอิงใหม่ขึ้นมาเในฟังก์ชั่นงานของ Excel เพอื่คัดแยกเลขทเี่อกสารการอ้างอิงให้เป็นไปตามทกี่ าหนด การใช้สูตร IF เพอื่ก าหนดให้ระบบดึงข้อมูลการอ้างอิงทเี่ป็นเลขทเี่อกสารขอเบิกเงินมประเภทเอกสาร K1 หากมิใช่ประเภทเอกสาร K1 ให้ระบบดึงเลขทเี่อกสารจากช่อง"การอ้างอิงและสิ้นสุดของเลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน หลังจากนั้นให้พิมพ์สูตร ดังนี้ การพิมพ์สูตรให้พิมพ์=IF(วางเมาส์ไปทชี่่องประเภทเอกสาร แล้วพิมพ์="K1" กดปมุ่ , วงเล็บเปิด (วางเมาส์ไปทชี่่อง"การอ้างอิง" กดปมุ่ , หลังจากนั้นให้ก าหนดล าดับเริ่มต้นและสิ้นสุแล้วพิมพ์3กดปมุ่ , ให้ก าหนดตัวเลขหลักสุดท้ายของเลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน แล้วพิมพ10์กดปมุ่ สูตร =IF(C5="K1",B5,MID(D5,3,10)) C5 หมายถึง C = ช่องประเภเทลเขอก5 สคาือรล าดับของบรรทัดรายการซึ่งจะเปลี่ยนแปลงไปตามข้อมูลB5 หมายถึง B = ช่องเลขทเี่อกสาร เลข 5 คือล าดับของบรรทัดรายการซึ่งจะเปลี่ยนแปลงไปตาD5 หมายถึง D = ช่องการอ้างอิง เลข 5 คือล าดับของบรรทัดรายการซึ่งจะเปลี่ยนแปลงไปตาม
มโยงความสัมพันธ์ของรายการบัญชีทเี่กิดขึ้นตั้งแต่การบันทึกรายการขอเบิกเงินการส่งใช้ กสารขอเบิกเงิน (K1) จ านวน ๑๐ หลัก (P คือ ค่าคงที่ปีค.ศ.จ านวน ๒ หลัก การให้ หลัก (ปีค.ศ.จ านวน ๒ หลัก เลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน จ านวน ๑๐ หลัก และบรรทัด ๒ หลัก เลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน จ านวน ๑๐ หลัก และบรรทัดรายการจ านวน ๓ หลัก) เพอื่ให้ได้ข้อมูลทแี่สดงเลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน ดังนั้นอาจเลือกใช้สูตร IF าแสดงในช่อง"การอ้างอิงใหม" ่ซึ่งจะต้องก าหนดให้ระบบดึงเลขทเี่อกสารขอเบิกเงินจาก ง" แต่ต้องระบุเงื่อนไขว่าจะให้ระบบดึงตัวเลขในล าดับทเี่ท่าใด โดยต้องระบุล าดับเริ่มต้น แล้ววางเมาส์ไปทชี่่อง"เลขทเี่อกสาร" แล้วกดปมุ่ , พิมพ์MID แล้วกดปมุ่เครื่องหมาย ดของเลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน โดยให้เริ่มนับตัวเลขตัวแรกไปทางขวามือเริ่มต้นในหลักที่๓ ม, แล้วกดปมุ่เครื่องหมายวงเล็บปิด ๒ ครั้ง)) โดยแสดงในรูปสูตร ดังนี้ ลในแต่ละบรรทัดรายการ ามข้อมูลในแต่ละบรรทัดรายการ มข้อมูลในแต่ละบรรทัดรายการ -๕ ๐-
๒.๑ แทรกคอลัมน์ขึ้นมาใหม่๑ คอลัมน์ตั้งชื่อ"การอ้างอิงใหม" ่ ให้เปลี่ยนคอลัมน์จาก "ข้อความ
ม" เป็น "ทวั่ไป" -๕ ๑-
๒.๒ พิมพ์สูตร =IF(C5="K1",B5,MID(D5,3,10)) ลงในช่องการอ้างอิงใหม่
-๕ ๒-
๒.๓ ให้กดปมุ่ ENTER ระบบแสดงเลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน ในช่อง" การอ้างอิงใหม"่
-๕ ๓-
๒.๔ ให้ COPY สูตรลงทุกบรรทัดรายการ
-๕ ๔-
๓. ลากเมาส์ให้ครอบคลุมทุกคอลัมน์และทุกบรรทัดรายการในบัญชีแยกประเภท แล้วกดปมุ่ "แทใหท้ ำPivot table
ทรก"หรือ Insert เลือก" Pivot tabel" -๕ ๕-
๔. ให้ลาก"PK" ไว้ในคอลัมน์"ป้ายชื่อคอลัมน์หรือ Column Label" "จ านวนเงินในสกุลในป "ป้ายชื่อแถว หรือRow Labels "
ปท" ไว้ในคอลัมน์“∑ ค่า หรือValues” และ "การอ้างอิงใหม" ่ ไว้ในคอลัมน์ -๕ ๖-
๕.ให้ตรวจสอบว่าระบบจัดเรียงข้อมูลตั้งแต่เอกสารขอเบิกเงิน การชดใช้ใบส าคัญ และการส่งใช้
ช้คืนเงินยืมโดยดับเบลิ้คลิกทชี่่อง"ผลรวมทงั้หมด" -๕ ๗-
๖. หากพบว่าข้อมูลทปี่รากฏในช่อง"ผลรวมทงั้หมด"ไม่ได้แสดงตัวเลขเป็น 0 ให้ดับเบลิ้คลิกทบี่ร
รรทัดรายการนั้นๆ แล้วน ารายการทมี่ียอดคงค้างไปตรวจสอบการบันทึกรายการบัญชีต่อไป -๕ ๘-
๑. ให้ลบช่องว่างในบัญชีแยกประเภท ๗. ตวัอย่างตรวจสอบบัญชคี้า
-๕ ๙- างรับจากกรมบัญชกีลาง
๒. ให้สร้างคอลัมน์ABS
-๖ ๐-
๓. ลากเมาส์ให้ครอบคลุมทุกคอลัมน์และทุกบรรทัดรายการในบัญชีแยกประเภท แล้วกดปมุ่ "แท
ทรก"หรือ Insert เลือก" Pivot tabel" -๖ ๑-
หรือ Row Labels " ๔. ให้ลาก"PK" ไว้ในคอลัมน์"ป้ายชื่อคอลัมน์หรือ Column Label" "จ านวนเงินในสกุ
กุลในปท" ไว้ในคอลัมน์“∑ ค่า หรือValues” และ "abs" ไว้ในคอลัมน์"ป้ายชื่อแถว -๖ ๒-
๕.ให้ตรวจสอบว่าระบบจัดเรียงข้อมูลตั้งแต่การบันทึกรายการขอเบิกเงินและการโอนเงินเข้าบัญ
ญชี -๖ ๓-
๖.หากพบว่าข้อมูลทปี่รากฏในช่อง"ผลรวมทงั้หมด"ไม่ได้แสดงตัวเลขเป็น 0 ให้ดับเบลิ้คลิกทบี่รรบัญชีต่อไป หากพบว่าเป็นรายการโอนเงินของรายการขอเบิกเงินปีงบประมาณเก่าทไี่ด้รับเงินใน
รทัดรายการนั้น ๆ แล้วน ารายการทมี่ียอดคงค้างไปตรวจสอบการบันทึกรายการ ปีงบประมาณใหม่ไม่ต้องปรับปรุงบัญชี -๖ ๔-
๑. ให้ลบช่องว่างในบัญชีแยกประเภท ๘. ตวัอย่างการตรวจสอบเจ้าหนี้การค้า-บุคคลภา
-๖ ๕- ยนอกหรือเจ้าหนี้การค้า-หน่วยงานภาครัฐ
๒. ลากเมาส์ให้ครอบคลุมทุกคอลัมน์และทุกบรรทัดรายการในบัญชีแยกประเภท แล้วกดปมุ่ "แทร
รก"หรือ Insert เลือก" Pivot tabel" -๖ ๖-
"ป้ายชื่อแถว หรือRow Labels " ๓. ให้ลาก"PK" ไว้ในคอลัมน์"ป้ายชื่อคอลัมน์หรือ Column Label" "จ านวนเงินในสก
กุลในปท" ไว้ในคอลัมน์“∑ ค่า หรือValues” และ "clring doc" ไว้ในคอลัมน์ -๖ ๗-
๔. ให้ตรวจสอบว่าระบบจัดเรียงข้อมูลตั้งแต่การบันทึกรายการขอเบิกเงินและกรมบัญชีกลางรับโอ
อนเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของเจ้าหนี้ -๖ ๘-
บัญชีต่อไป หากพบว่าเป็นรายการจ่ายเงินของรายการขอเบิกเงินปีงปม.เก่าทไี่ด้รับเงินในปีงบประ๕.หากพบว่าข้อมูลทปี่รากฏในช่อง"ผลรวมทงั้หมด"ไม่ได้แสดงตัวเลขเป็น 0 ให้ดับเบลิ้คลิกที
มาณใหม่ไม่ต้องปรับปรุงบัญชี -๖ ๙- ทบี่รรทัดรายการนั้นๆ แล้วน ารายการทมี่ียอดคงค้างไปตรวจสอบการบันทึกรายการ
๑. ให้ลบช่องว่างในบัญชีแยกประเภท ๙. ตวัอย่างการตรวจสอบบัญชเีจ้าหนี้อื่น - หน่ว
-๗ ๐- วยงานรัฐ หรือเจ้าหนี้อื่น - บุคคลภายนอก
๒. ให้สร้างคอลัมน์ABS
-๗ ๑-
๓. ลากเมาส์ให้ครอบคลุมทุกคอลัมน์และทุกบรรทัดรายการในบัญชีแยกประเภท แล้วกดปมุ่ "แทร
รก"หรือ Insert เลือก" Pivot tabel" -๗ ๒-