๖. หากพบว่าข้อมูลทปี่รากฏในช่อง"ผลรวมทงั้หมด"ไม่ได้แสดงตัวเลขเป็น 0 ให้ดับเบลิ้คลิกทบี่ต่อไป .
รรทัดรายการนั้น ๆ แล้วน ารายการทมี่ียอดคงค้างไปตรวจสอบการบันทึกรายการบัญชี -๒ ๓-
๑. ให้ลบช่องว่างในบัญชีแยกประเภท ๕. ตัวอยา่งการตรวจสอบบัญชเีงนิฝากธ
-๒ ๔- ธนาคาร (เงนินอกงบประมาณ)
๒. ให้ สร้ างคอลัมน์ABS
-๒๕-
๓. ลากเมาส์ให้ครอบคลุมทุกคอลัมน์และทุกบรรทัดรายการในบัญชีแยกประเภท แล้วกดปมุ่ "แท
ทรก"หรือ Insert เลือก" Pivot tabel" -๒ ๖-
หรือ Row Labels " ๔. ให้ลาก"PK" ไว้ในคอลัมน์"ป้ายชื่อคอลัมน์หรือ Column Label" "จ านวนเงินในสกุลใ
ในปท" ไว้ในคอลัมน์“∑ ค่า หรือValues” และ "abs" ไว้ในคอลัมน์"ป้ายชื่อแถว -๒ ๗-
๕. ให้ตรวจสอบว่าระบบจัดเรียงข้อมูลตั้งแต่การรับโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารและการบัน
นทึกรายการขอจ่ายเงินในระบบ -๒ ๘-
๖. หากพบว่าข้อมูลทปี่รากฏในช่อง"ผลรวมทงั้หมด"ไม่ได้แสดงตัวเลขเป็น 0 ให้ดับเบลิ้คลิกทบี่รบัญชีต่อไป
รรทัดรายการนั้นๆ แล้วน ารายการทมี่ียอดคงค้างไปตรวจสอบการบันทึกรายการ -๒ ๙-
๑. ให้ลบช่องว่างในบัญชีแยกประเภท 6.1 โดยวิธีการตั๖. ตวัอย่างการตรวจสอบบัญชลีู
ตดัขอ้ความ -๓ ๐- กหนี้เงินยืมในงบประมาณ
และบรรทัดรายการ จ านวน ๓ หลัก ) ซึ่งเลขทเี่อกสารดังกล่าวไม่สามารถน าใช้ได้โดยตรงจ าเป็นการส่งใช้คืนเงินยืม และการน าส่งคืนเงินเหลือจ่าย ซึ่งข้อมูลทปี่รากฏในช่อง"การอ้างอิง" ประกอการให้ล าดับเลขทภี่ายในหน่วยงานจ านวน ๗ หลัก) การบันทึกล้างเงินยืมเป็นใบส าคัญ (G1) จ าบรรทัดรายการจ านวน ๓ หลัก ) และการบันทึกล้างเงินยืมจากการน าส่งคืนเงินเหลือจ่าย (BE) ดังนั้นจ าเป็นต้องใช้โดยใช้ฟังก์ชั่นงานย่อยของโปรแกรม Excel ในการแบ่งเลขทเี่อกสารให้เป็นการส่งใช้ใบส าคัญ การส่งใช้คืนเงินยืมเป็นเงินสด ว่ารายการทเี่กิดขึ้นเกิดจากการอ้างอิงเลขทเี่อ๒. การท า Pivot table บัญชีลูกหนี้เงินยืมจ าเป็นต้องใช้"เลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน" ในการเชื่อมโ
นต้องสร้างเลขทกี่ารอ้างอิงใหม่ขึ้นมาเพอื่ให้ได้ข้อมูลทแี่สดงเลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน บด้วยเอกสารขอเบิกเงิน (K1) จ านวน ๑๐ หลัก (P คือ ค่าคงที่ปีค.ศ.จ านวน ๒ หลัก านวน ๑๕ หลัก (ปีค.ศ.จ านวน ๒ หลัก เลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน จ านวน ๑๐ หลัก และ จ านวน ๑๕ หลัก (ปีค.ศ.จ านวน ๒ หลัก เลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน จ านวน ๑๐ หลัก นไปตามทกี่ าหนด ทงั้นี้เพอื่ให้โปรแกรมตรวจสอบตั้งแต่รายการขอเบิกเงิน อกสารเดียวกันหรือไม่ โดยมีขั้นตอนการด าเนินการ ดังนี้ โยงความสัมพันธ์ของรายการบัญชีทเี่กิดขึ้นตั้งแต่การบันทึกรายการขอเบิกเงิน -๓ ๑-
๒.๑ ให้copy ช่อง "การอ้างอิง" มาไว้อีก ๑ SHEET
-๓ ๒-
๒.๒ เลื อก เมนู "ข้ อมู ล" คลิก
-๓๓-
๒.๓ ให้ลากเมาส์ไปวางให้ครอบคลุมข้อมูลทตี่้องการคัดแยก
-๓ ๔-
๒.๔ ให้เลือก เมนู"ข้อมูล" แล้วเลือก "ข้อความเป็นคอลัมน"์
-๓ ๕-
๒.๕ ให้เลือก "ความกว้างคงท" ี่แล้วกดปมุ่ "ถัดไป"
-๓ ๖-
๒.๖ หลังจากกดปมุ่ "ถัดไป" แล้วจะปรากฏแล้วจึงแบ่งคอลัมน์ตามข้อ ๒.๗
-๓ ๗-
๒.๗ ให้แบ่งจ านวนคอลัมน์ออกเป็น ๓ ส่วน คือ ส่วนที่๑ ให้แบ่งออก ๒ หลักคือปีค.ศ. ส่วนที่๓ ให้แบ่งออก ๓ หลักคือบรรทัดรายการ ส่วนที่ ๑ จ ำนวน ๒ หลัก ส่วนที่ ๒ จ ำนวน๑๐หลัก จ ำน
ส่วนที่๒ ให้แบ่งออก ๑๐ หลักคือเลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน และ -๓ ๘- ส่วนที่ ๓ นวน ๓ หลัก
๒.๘ ระบบจะแบ่งข้อมูลออกเป็น ๓ ส่วนและแสดงข้อมูลอยู่ในรูป"ทวั่ไป"
-๓ ๙-
๒.๙ ให้แปลงข้อมูลทอี่ยู่ในรูป " ทวั่ไป" เป็น "ข้อความ" โดยกดShift ค้างไว้ตั้งแต่คอลัมน์แรก
กจนถึงคอลัมน์สุดท้ายแล้วคลิก"ข้อความ" -๔ ๐-
๒.๑๐ ให้กดปมุ่ "เสร็จสิ้น" ระบบจะแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนๆตามทกี่ าหนด
-๔ ๑-
๒.๑๑ ให้Copy ข้อมูลในส่วนที่๒ ทแี่สดงถึงเลขทเี่อกสารขอเบิกเงินจ านวน ๑๐ หลัก ไปไ
ไว้ในข้อมูลบัญชีแยกประเภทลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณ โดยตั้งชื่อคอลัมน"์การอ้างอิงใหม"่ -๔ ๒-
๒.๑๒ จะเห็นว่าช่อง"การอ้างอิงใหม" ่บรรทัดรายการทแี่สดงประเภทเอกสาร K1 มิได้แสดงลบเลขที่ เอกสำรเดิม
งเลขทเี่อกสารขอเบิกเงิน ทขี่ึ้นต้นด้วย "36................." ให้ลบเลขทเี่อกสารดังกล่าว -๔ ๓-
๒.๑๓ ให้copy ข้อมูลจากช่อง"เลขทเี่อกสาร"ของบรรทัดรายการประเภทเอกสาร K1 มาแส
ดงในช่อง "การอ้างอิงใหม"่ -๔ ๔-
๓. ลากเมาส์ให้ครอบคลุมทุกคอลัมน์และทุกบรรทัดรายการในบัญชีแยกประเภท แล้วกดปมุ่ "แทใหท้ ำPivot table
รก"หรือ Insert เลือก" Pivot tabel" -๔ ๕-
"ป้ายชื่อแถว หรือRow Labels " ๔. ให้ลาก"PK" ไว้ในคอลัมน์"ป้ายชื่อคอลัมน์หรือ Colum Label" "จ านวนเงินในสกุลในปท"
-๔ ๖- " ไว้ในคอลัมน์“∑ ค่า หรือValues” และ "การอ้างอิงใหม" ่ ไว้ในคอลัมน์
๕.ให้ตรวจสอบว่าระบบจัดเรียงข้อมูลตั้งแต่เอกสารขอเบิกเงิน การชดใช้ใบส าคัญ และการส่งใช้คื
คืนเงินยืมโดยดับเบลิ้คลิกทชี่่อง"ผลรวมทงั้หมด" -๔ ๗-