Gambar 9.4
Flowchart pemanfaatan aplikasi persediaan
BPK Jatim Mantap Halaman 49
bit.ly/videoappPS
INOVASI
10
Aplikasi Pengelolaan Pemeriksaan -
2018
Pelaksanaan kegiatan pemeriksaan melibatkan
serangkaian dokumen, dimulai dari program pemeriksaan
kemudian surat tugas pemeriksaan hingga laporan hasil
pemeriksaan.
Sebelum menggunakan Inovasi Pengelolaan
Pemeriksaan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur, rangkaian
dokumen ini dibuat dan diarsipkan secara terpisah sehingga
pemantauan kegiatan pemeriksaan tidak dapat dilakukan secara
langsung/realtime karena membutuhkan waktu untuk mencari
dan mengompilasi dokumen dan data.
BPK Jatim Mantap Halaman 50
Dengan adanya Inovasi Pengelolaan Pemeriksaan BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur, kegiatan pemantauan dapat
dilakukan sewaktu-waktu karena rangkaian dokumen dan data
pemeriksaan dapat diakses dalam satu aplikasi berbasis web.
Seluruh dokumen (beserta database) aplikasi ini disimpan di
server BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur.
Tujuan
Inovasi Pengelolaan Pemeriksaan BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur adalah untuk meningkatkan penatausahaan
pemeriksaan di BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur
menggunakan sistem informasi berbasis web sehingga
rangkaian dokumen terkait pemeriksaan tersedia setiap saat
dan kegiatan pemantauan pemeriksaan dapat dilakukan
sewaktu-waktu.
Manfaat
Inovasi Pengelolaan Pemeriksaan BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur memberi manfaat bagi para pemangku
kepentingan terkait kegiatan pemeriksaan sebagai berikut:
1. Memudahkan pemantauan pemeriksaan yang sedang
berlangsung;
2. Memudahkan pengarsipan dan penelusuran dokumentasi
terkait penugasan pemeriksaan;
3. Penyeragaman format BAST LK Unaudited dan Surat Tugas
Pemeriksaan.
BPK Jatim Mantap Halaman 51
Implementasi dan Pengembangan
Inovasi Pengelolaan Pemeriksaan BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur dilaksanakan sejak Semester II Tahun 2018
dan terus dilaksanakan hingga pemeriksaan terkini pada
Semester I Tahun 2021.
Saat ini aplikasi Pengelolaan Pemeriksaan BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur mengakomodasi rangkaian
dokumen pemeriksaan sebagai berikut:
1. BAST LK Unaudited (untuk pemeriksaan Laporan Keuangan)
User tertentu dapat melakukan input data dan outputnya
adalah data penerimaan LK unaudited dan printout BAST
untuk ditandatangani. BAST setelah ditandatangani di-
upload ke dalam menu BAST.
Dalam pelaksanaannya, pemeriksa cenderung
menggunakan file contoh/template word dalam pembuatan
BAST LK Unaudited ini karena kurangnya sosialisasi aplikasi
ini dan metode menggunakan template lebih cepat dan
cukup untuk membuat BAST LK Unaudited sesuai
kebutuhan.
2. Komitmen Entitas atas Pemeriksaan LK
Menu ini untuk mengakomodasi Pernyataan Komitmen
Entitas atas Pemeriksaan LK. Dokumen tersebut berisi
tanggal-tanggal terkait rangkaian pemeriksaan mulai dari
serah terima Laporan Keuangan hingga tanggal penyerahan
Laporan Hasil Pemeriksaan.
Hingga tahun 2021, fitur ini tetap digunakan sesuai
fungsinya.
BPK Jatim Mantap Halaman 52
3. Surat Tugas Pemeriksaan
Pemeriksa melakukan input susunan tim pemeriksa dalam
menu ini untuk dapat mencetak Surat Tugas dengan format
yang telah disepakati.
Dalam pelaksanaannya, aplikasi surat tugas justru
menyulitkan pembuatan surat tugas pemeriksaan karena
dinamika penugasan pemeriksaan terkadang membutuhkan
koreksi susunan tim dan koreksi judul pemeriksaan pada
saat tim akan melaksanakan tugas pemeriksaan.
4. BAST Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dan Informasi
Penyerahan LHP
Staf Subbagian Humas menerima konfirmasi kehadiran
untuk serah terima LHP sekaligus melakukan input data
penerima LHP melalui menu ini dan melalui menu ini juga
Staf Subbagian TU Kepala Perwakilan kemudian mencetak
BAST untuk disiapkan sehingga sesuai dengan urutan dan
protokoler acara penyerahan LHP.
Dalam pelaksanaannya, Staf Subbagian Humas menerima
konfirmasi kehadiran yang dapat berubah dan sering hingga
detik-detik akhir sebelum penyerahan LHP dilakukan. Lebih
lanjut, BAST yang dibuat oleh aplikasi masih perlu
diperbaiki/dirapikan menggunakan aplikasi Word sebelum
dicetak. Untuk mempercepat pembuatan BAST LHP, Staf
Subbagian TU Kepala Perwakilan menyiapkan BAST
menggunakan template Word sesuai konfirmasi kehadiran
dan langsung membuat koreksinya jika diperlukan.
BPK Jatim Mantap Halaman 53
5. Opini Pemeriksaan Laporan Keuangan
Menu ini berisi kumpulan Opini LHP LKPD mulai dari tahun
2012 hingga 2020. Hingga tahun 2021, fitur ini digunakan
sesuai fungsinya.
6. Laporan Hasil Pemeriksaan
7. Laporan Kegiatan Pemeriksaan
Pada masa yang akan datang, inovasi Pengelolaan
Pemeriksaan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur terus
disosialisasikan dan dikembangkan sehingga dapat
mengakomodasi dokumen pemeriksaan:
1. Akan dilakukan reviu atas fitur yang benar-benar
bermanfaat agar dikembangkan lebih lanjut, dan fitur yang
tidak dapat mengikuti dinamika kebutuhan akan dikurangi.
2. Program Pemeriksaan
Untuk masa yang akan datang, Program Pemeriksaan agar
di-upload dalam sistem dan kemudian dijadikan sebagai
syarat pencetakan Surat Tugas Pemeriksaan. User tertentu
saja yang dapat mengakses menu ini.
3. Laporan Mingguan dan Laporan Dua Mingguan
Saat ini, Laporan Mingguan dan Laporan Dua Mingguan
Pemeriksaan dilaporkan melalui portal perwakilan. Untuk
masa yang akan datang, Laporan Mingguan disatukan
dengan sistem ini dan user tertentu saja yang dapat
mengakses menu ini.
BPK Jatim Mantap Halaman 54
4. Surat Permintaan Action Plan
Surat Permintaan Action Plan dari Kepala Perwakilan kepada
Kepala Daerah diinput dan dicetak menggunakan menu ini.
5. Surat Hasil Pemeriksaan
Surat Hasil Pemeriksaan dari Kepala Perwakilan kepada
Ketua DPRD dan Kepala Daerah tembusan Inspektur diinput
dan dicetak menggunakan menu ini.
6. Laporan Hasil Pemeriksaan
Menu ini mengakomodasi penyimpanan arsip digital LHP
BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur, user tertentu saja yang
dapat melakukan upload dokumen LHP ini sehingga LHP
yang diupload merupakan LHP Final setelah dilakukan
koreksi oleh Direktorat Evaluasi dan Pelaporan Pemeriksaan.
BPK Jatim Mantap Halaman 55
Gambar 10.1
Flowchart aplikasi Pengelolaan Pemeriksaan
BPK Jatim Mantap Halaman 56
BPK Jatim Mantap Halaman 57
BPK Jatim Mantap Halaman 58
BPK Jatim Mantap Halaman 59
bit.ly/videoappST
INOVASI
11
Aplikasi Surat Tugas - 2019
Pembuatan surat tugas merupakan rutinitas kegiatan
yang tidak bisa dilepaskan sebagai dukungan bukti penugasan
pada pegawai. Melihat kondisi di mana pembuatan dokumen
surat tugas serta pengarsipan yang kurang memadai maka
dirasa perlu untuk mengembangkan instrumen untuk
mendukung pembuatan surat tugas ini.
Keluaran dari instrumen ini adalah dokumen surat tugas
lengkap dengan dokumen pendukungnya, misalnya dokumen
SPD dan SPPD untuk surat tugas perjalanan dinas.
BPK Jatim Mantap Halaman 60
Tujuan
Membuat instrumen pendukung untuk pembuatan surat
tugas beserta dokumen pendukungnya.
Manfaat
Manfaat dari penggunaan aplikasi ini adalah:
1. Pembuatan surat tugas menjadi lebih mudah dengan format
yang seragam;
2. Terbentuknya basis data arsip surat tugas sehingga
memudahkan dalam penelusuran dan pencarian;
3. Terintegrasi dengan aplikasi yang lain sehingga mempunyai
fungsi pengendalian terhadap pembuatan surat tugas,
seperti contoh untuk surat tugas pindah tempat tugas
(mutasi) akan muncul peringatan (dan tidak bisa dibuat)
apabila pegawai masih mempunyai tanggungan yang harus
diselesaikan seperti misalnya peminjaman atas Barang Milik
Negara (BMN).
Implementasi dan Pengembangan
Pada tahun 2019, implementasi diujicobakan pada
beberapa unit kerja.
BPK Jatim Mantap Halaman 61
Tabel 11.1
Analisis perbandingan pembuatan Surat Tugas dengan aplikasi
Sebelum
Menggunakan Setelah
No Uraian Menggunakan
Aplikasi
Pendukung Aplikasi Pendukung
1 Format Surat Tidak seragam Seragam
Tugas
2 Fungsi Tidak ada Ada.
Pengendalian Contoh di pembuatan
surat tugas mutasi, surat
tugas tidak akan bisa
dibuat apabila yang
bersangkutan masih
mempunyai tanggungan
peminjaman.
3 Pembentukan Tidak terbentuk Terbentuk arsip secara
Arsip arsip secara otomatis.
otomatis Keuntungannya adalah
masing-masing pegawai
dapat menelusuri semua
surat tugas (penugasan)
atas dirinya.
Untuk selanjutnya akan dikembangkan menjadi satu
rangkaian proses. Setelah surat tugas terbit akan dilanjutkan
dengan mekanisme untuk input hasil penugasan sampai dengan
mekanisme SPJ atas penugasannya.
BPK Jatim Mantap Halaman 62
Sebagai gambaran untuk surat tugas dengan perjalanan
dinas, akan satu rangkaian sampai dengan input laporan hasil
penugasan serta pembuatan SPJ perjalanan dinas. Untuk surat
tugas pemeriksaan akan satu rangkaian dengan input laporan
kegiatan pemeriksaan, input laporan hasil pemeriksaan serta
BAST hasil pemeriksaan.
Gambar 11.1
Informasi Surat Tugas
BPK Jatim Mantap Halaman 63
Dalam rangka persiapan pemeriksaan yang akan
dilaksanakan di setiap semesternya, yakni Semester I untuk
pelaksanaan Pemeriksaan LKPD dan Semester II untuk
pelaksanaan Pemeriksaan Kinerja dan Pemeriksaan Dengan
Tujuan Tertentu maka dibutuhkan surat tugas bagi tim yang
akan melaksanakan pemeriksaan. Adapun susunan tim yang
ada dalam surat tugas tersebut akan terhubung dengan
pembuatan Berita Acara Serah Terima penyerahan Laporan
Hasil Pemeriksaan yang ada di internal Subbagian TU Kepala
Perwakilan.
Susunan tim yang telah dibuat oleh Kepala Subauditorat
dalam bentuk nota dinas akan diterima oleh Subbagian TU
Kepala Perwakilan setelah mendapat disposisi dari Kepala
Perwakilan untuk ditindaklanjuti dengan membuat surat tugas
pemeriksaan.
Surat tugas pemeriksaan dibuat dengan menggunakan
aplikasi word untuk mempermudah proses pengubahan jika
sewaktu-waktu terjadi perubahan. Jika surat tugas telah
mendapatkan persetujuan dari Kepala Perwakilan maka akan di-
input ke dalam aplikasi http://appsjatim.bpk.go.id dan
mengunggah softcopy surat tugas sesuai entitas yang di-input .
Aplikasi Surat Tugas akan terus dievaluasi dan
disosialisasikan kepada pegawai di luar Subbagian TU Kepala
Perwakilan. Pada tahun 2021, dilakukan update aplikasi untuk
menyesuaikan dengan kebutuhan BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur, di antaranya penambahan fitur peringatan (alert) apabila
terdapat pemeriksa yang melaksanakan pemeriksaan Laporan
Keuangan Pemerintah Daerah (LKPD) pada entitas yang sama
lebih dari dua periode berturut-turut.
BPK Jatim Mantap Halaman 64
Gambar 11.2
Tampilan proses pembuatan Surat Tugas
BPK Jatim Mantap Halaman 65
Gambar 11.3
Flowchart pembuatan Surat Tugas
BPK Jatim Mantap Halaman 66
bit.ly/videokomaudit
INOVASI
12
Cerdas Cermat Ke-BPK-an bagi CPNS
- 2021
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS), atau yang
diistilahkan dengan Aparatur Sipil Negara, yang akan bergabung
ke BPK perlu dibekali pengetahuan dasar tentang kelembagaan
BPK serta tugas pokok dan fungsinya. Dengan memahami hal
tersebut, CPNS diharapkan dapat mengenal BPK secara utuh
dan menambah pengetahuan tentang tugas-tugas yang akan
dihadapinya.
Pembekalan CPNS terkait materi ke-BPK-an
dilaksanakan oleh Badan Pelatihan dan Pendidikan Pemeriksaan
BPK Jatim Mantap Halaman 67
Keuangan Negara (Badiklat PKN) dalam rangkaian Diklat
Prajabatan. Selain mengikuti diklat, CPNS juga menjalani
penempatan sementara (habituasi) pada berbagai satuan kerja
BPK agar dapat merasakan langsung budaya kerja di BPK.
Sebagai bagian dari sosialisasi ke-BPK-an sekaligus
memberdayakan CPNS pada masa habituasi, BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur berinisiatif menyelenggarakan cerdas
cermat ke-BPK-an bagi CPNS BPK. Kegiatan ini merupakan
inovasi untuk mengenalkan BPK secara umum dan BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur secara khusus kepada CPNS
yang baru bergabung ke BPK.
Tujuan
Cerdas cermat ke-BPK-an bagi CPNS bertujuan agar para
CPNS dapat mengenal BPK secara utuh dan menambah
pengetahuan CPNS tentang tugas pokok dan fungsi BPK. Selain
itu, kegiatan ini diharapkan dapat mendukung tujuan Diklat
Orientasi Ke-BPK-an yang diselenggarakan Badiklat PKN dalam
rangka mengenalkan BPK kepada CPNS.
Manfaat
Manfaat yang dapat diperoleh dari cerdas cermat ke-
BPK-an bagi CPNS adalah:
1. Menjadi bagian dari publikasi tentang ke-BPK-an dan juga
pemberdayaan SDM;
BPK Jatim Mantap Halaman 68
2. CPNS terdorong untuk belajar dan menggali lebih dalam
informasi tentang BPK, satuan kerja di BPK, entitas
pemeriksaan BPK, dan stakeholder lainnya;
3. Membiasakan budaya berkompetisi secara fair kepada
CPNS.
Implementasi dan Pengembangan
Kegiatan cerdas cermat Ke-BPK-an telah dilaksanakan
pada Bulan Januari 2021 dan Juni 2021. Sebagai upaya
pencegahan penyebaran Covid-19, cerdas cermat
diselenggarakan secara daring dengan memanfaatkan aplikasi
Zoom Meeting dan Kahoot! . Berdasarkan hasil evaluasi, cerdas
cermat dapat diikuti secara baik dan memperoleh apresiasi
positif dari CPNS. Ke depannya kegiatan ini akan terus
dilaksanakan dan dievaluasi, termasuk pengembangan dan
pembaruan (update) pertanyaan cerdas cermat.
BPK Jatim Mantap Halaman 69
bit.ly/videogaleri
INOVASI
13
Galeri Kegiatan - 2018
Berbagai kegiatan kedinasan di BPK Perwakilan Provinsi
Jawa Timur memerlukan dokumentasi yang memadai.
Dokumentasi ini diperlukan sebagai salah satu bentuk
akuntabilitas atas kinerja BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur.
Salah satu bentuk dokumentasi kegiatan yaitu berupa foto.
Sebagai lembaga yang memiliki tugas di bidang
pemeriksaan keuangan negara/daerah, BPK Perwakilan Provinsi
Jawa Timur belum memiliki foto dokumentasi kegiatan
BPK Jatim Mantap Halaman 70
pemeriksaan yang terorganisir. Sementara itu, permintaan foto
pemeriksaan dari BPK RI Pusat maupun unit kerja lain cukup
rutin disampaikan.
Selain foto pemeriksaan, foto dokumentasi kegiatan
nonpemeriksaan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur juga perlu
dipublikasikan kepada internal pegawai. Bahkan tidak jarang,
foto dokumentasi kegiatan internal diminta oleh para pegawai
untuk berbagai keperluan.
Kondisi tersebut mendorong BPK Perwakilan Provinsi
Jawa Timur membuat aplikasi Gallery yang berisi kumpulan
foto-foto dokumentasi dan dapat diakses seluruh pegawai.
Tujuan
Membuat instrumen pendukung dalam jaringan (online)
untuk mengorganisir berbagai dokumentasi kegiatan BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur yang dapat diakses oleh seluruh
pegawai.
Instrumen tersebut berupa Aplikasi Gallery sebagai
wadah berbagai dokumentasi berupa foto dan/atau video yang
didukung oleh Instruksi Kerja yang mengatur prosedur
pendokumentasian kegiatan.
BPK Jatim Mantap Halaman 71
Manfaat
Manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi aplikasi
ini adalah:
1. Membantu para pemeriksa atau pegawai lainnya dalam
mengumpulkan foto dokumentasi kegiatan BPK Perwakilan;
2. Terbentuk kumpulan dokumentasi kegiatan (foto dan video)
yang terorganisir dan dapat digunakan untuk berbagai
keperluan;
3. Hasil dokumentasi kegiatan BPK Perwakilan dapat diakses
seluruh pegawai.
Implementasi dan Pengembangan
Inovasi ini mulai diimplementasikan pada tahun 2018
dan telah berjalan dengan baik pada unit kerja pemeriksa di BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur. Pembaruan konten juga telah
dilakukan secara rutin. Pada tahun 2021, dilakukan update
aplikasi Gallery untuk meningkatkan kemudahan
penggunaannya serta menyesuaikan dengan kebutuhan BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur.
Beberapa hambatan yang muncul dapat diatasi dengan
komunikasi yang baik kepada para pemeriksa selaku sumber
dokumentasi kegiatan pemeriksaan. Ke depannya aplikasi
Gallery perlu disosialisasikan kepada pegawai nonpemeriksa
untuk pendokumentasian kegiatan kedinasan nonpemeriksaan.
BPK Jatim Mantap Halaman 72
Gambar 13.1 Galeri Kegiatan
BPK Jatim Mantap Halaman 73
Gambar 13.2
Flowchart pengelolaan Galeri Kegiatan
BPK Jatim Mantap Halaman 74
bit.ly/videokerjasamaKDO
INOVASI
14
Kerja Sama Pemeliharaan
Kendaraan Dinas Operasional - 2017
Salah satu tugas pelaksana pada Subbagian Umum dan
TI adalah pemeliharaan kendaraan dinas operasional. Sering
terjadi kondisi di mana kendaraan harus segera masuk bengkel
untuk dapat berfungsi dengan baik. Bila hal ini terjadi sementara
tidak ada uang cash maka akan menghambat pemulihan
kendaraan tersebut, karena biaya perbaikan harus dibayar pada
saat kendaraan meninggalkan bengkel.
BPK Jatim Mantap Halaman 75
Kondisi inilah yang melatarbelakangi perlunya ada kerja
sama dengan bengkel terkait dengan pemeliharaan kendaraan
dinas operasional.
Tujuan
Membuat Perjanjian Kerja Sama Pemeliharaan
Kendaraan Dinas Operasional (KDO) dengan bengkel sebagai
dasar hukum dan jaminan mutu atas pemeliharaan KDO BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur.
Manfaat
Manfaat yang dapat diperoleh dari Perjanjian Kerja Sama
dengan Bengkel ini adalah :
1. Adanya jaminan bahwa pelaksanaan perbaikan dan/atau
pemeliharaan KDO akan dilaksanakan sesuai dengan
standar perbaikan yang berlaku serta setiap penggantian
suku cadang akan menggunakan suku cadang resmi;
2. Setiap pekerjaan perbaikan dan/atau pemeliharaan KDO
BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur akan lebih ekonomis
sebab terdapat potongan harga atas pekerjaan jasa sebesar
2,5% dan suku cadang sebesar 1,5%;
3. Adanya tenggat waktu pembayaran maksimal 14 hari
sehingga dimungkinkan untuk memproses pembayarannya
baik dengan mekanisme LS ataupun UP, dan kendaraan pun
dapat langsung diambil tanpa menunggu pelunasan.
BPK Jatim Mantap Halaman 76
Implementasi dan Pengembangan
BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur per 6 April 2017
telah melakukan perjanjian kerja sama dengan bengkel resmi
dhi. PT. Astra International Tbk Sales Operation Cabang Ahmad
Yani. MoU tersebut antara lain memuat hak dan kewajiban
kedua belah pihak dan berlaku selama 1 tahun, namun dapat
diperpanjang.
Sebelum adanya MoU ini, mekanisme pembayaran biaya
perbaikan dan/atau pemeliharaan KDO hanya melalui tunai dan
harus sudah lunas sebelum KDO diambil. Hal ini bisa
menimbulkan kesulitan tersendiri karena Uang Persediaan (UP)
sifatnya terbatas dan tidak bisa seketika, sementara itu KDO
amat diperlukan dalam operasional pegawai. Penundaan
pengambilan KDO tentu saja akan berpengaruh besar terhadap
kinerja pegawai.
Atas implementasi mekanisme tersebut, selanjutnya
diupayakan untuk dibuat Instruksi Kerja (IK) terkait dengan
kegiatan pemeliharaan kendaraan dinas operasional.
BPK Jatim Mantap Halaman 77
Gambar 14.1
MoU Pemeliharaan KDO
BPK Jatim Mantap Halaman 78
Gambar 14.2
Flowchart pemeliharaan KDO
No jangka
Uraian Kegiatan Kasubbag Umum dan TI Kelapa Perwakilan Pihak Ketiga
Waktu
Mulai
1 Pengajuan usulan MOU ke Kepala
Perwakilan terkait Kerjasama
Pemeliharan Kendaraan Dinas dengan Pengajuan Usulan Kerjasama
Pihak ke-3
membuat usulan kerjasama dengan Membuat Nota Dinas
pihak ketiga disampaikan kepada Usulan
kepala perwakilan berupa nota dinas
(ND) permohonan MOU
2 Jika disetujui maka akan dilanjutkan
dengan mengundang beberapa calon Setuju
pihak ke-3 untuk dilakukan seleksi
mengundang pihak ketiga
menyeleksi pihak ketiga
4 Menentukan calon pihak -3 yang akan
bekerja sama dengan BPK Perwakilan memilih pihak ketiga
Provinsi Jawa Timur dalam melakukan
pemeliharaan kendaraan dinas
operasional
5 Pembahasan prosedur dan perjanjian pembahasan prosedur penjelasan prosedur dan
kerjasama dengan pihak ke 3 dan perjanjian perjanjian kersama
kerjasama
6 Penyusunan draf MOU, jika disetujui Setuju penyusunan draft
kedua belah pihak maka dilanjutkan kerjasama
dengan penandatanganan Surat
Perjanjian
penandatanganan surat penandatanganan surat
perjanjian (MOU) perjanjian (MOU)
Selesai
BPK Jatim Mantap Halaman 79
bit.ly/liputanfinalLIKE
INOVASI
15
Lomba Ide dan Kreatifitas (LIKE)
- 2020
BPK adalah salah satu lembaga negara dalam tatanan
kenegaraan Indonesia yang bertugas untuk memeriksa
pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara serta
mengawal agar keuangan negara dapat dimanfaatkan dengan
sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan negara yaitu
kesejahteraan rakyat.
Dalam rangka memberi kesempatan bagi pegawai untuk
menggali potensi serta memberikan sumbangsih pemikiran, ide,
dan kreatifitas kepada institusi maka BPK Perwakilan Provinsi
BPK Jatim Mantap Halaman 80
Jawa Timur menyelenggarakan Lomba Ide dan Kreatifitas
(LIKE) yang ditujukan kepada seluruh pegawai, Tenaga Tidak
Tetap (TTT), dan Tenaga Kebersihan (CS) di BPK Jatim.
Tujuan
Tujuan penyelenggaraan LIKE adalah menyediakan
sarana/media bagi setiap pegawai BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur untuk mengerahkan ide/kreatifitas serta bakat/talenta
yang dimiliki agar dapat diwujudkan di Kantor BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur.
Manfaat
Manfaat yang dapat diperoleh dari penyelenggaraan
LIKE adalah:
1. Pegawai memiliki sarana/media untuk menyampaikan
ide/kreatifitas dalam rangka memajukan BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur;
2. BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur memiliki
media/sarana/prasarana yang dilengkapi standard operating
procedure (SOP) untuk menunjang peningkatan pelayanan.
Implementasi dan Pengembangan
LIKE pertama kali diumumkan pada Bulan Mei 2020 dan
berhasil menampung 20 ide dari 13 orang peserta. LIKE ditutup
dengan penampilan lima finalis ide dan pemilihan dua ide
terbaik yang dilaksanakan pada Bulan Oktober 2020. Dua ide
BPK Jatim Mantap Halaman 81
terbaik akan ditindaklanjuti dengan penerapan ide di Kantor BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur, sedangkan ide lainnya tetap
didokumentasikan untuk dilakukan reviu dan dipertimbangkan
untuk diterapkan pada masa mendatang.
Berdasarkan hasil evaluasi, LIKE memperoleh penilaian
positif dari berbagai pihak. Ke depannya kegiatan serupa akan
diselenggarakan sekali dalam dua tahun secara rutin.
BPK Jatim Mantap Halaman 82
bit.ly/videomouhotel
INOVASI
16
MoU Hotel - 2012
Dalam rangka pemeriksaan keuangan negara,
akomodasi sangat diperlukan guna menunjang pemeriksaan.
Oleh karena itu, BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur berinovasi
dalam hal akomodasi pemeriksaan.
Sebelum bulan Juli Tahun 2012, akomodasi hotel
dilakukan oleh para pemeriksa. Seiring perkembangan, hal ini
kadang kala menyulitkan para auditor dalam pelaksanaannya
sehingga dapat mempengaruhi kelancaran proses pemeriksaan.
BPK Jatim Mantap Halaman 83
Kondisi tersebut mendorong BPK Perwakilan Provinsi
Jawa Timur untuk berinovasi dengan mengubah yang
sebelumnya pelaksanaan akomodasi dari auditor dialihkan ke
Subbagian TU Kepala Perwakilan, baik dalam hal negosiasi rate,
pemesanan, maupun pembayaran dengan sistem LS.
Tujuan
Membuat Nota Kesepahaman atau memorandum of
understanding (MoU) antara BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur dengan hotel di area pemeriksaan (mencakup 38
kabupaten/kota) dalam hal harga dan mekanisme pembayaran.
Manfaat
Beberapa manfaat yang diperoleh atas adanya MoU
dengan hotel yaitu:
1. Para pemeriksa tidak perlu mengurus hotel dan dapat lebih
berkonsentrasi terhadap tugas pemeriksaan;
2. Menjaga independensi para auditor;
3. BPK memperoleh rate hotel yang lebih murah dan lebih
mudah pemesanan hotel;
4. SPJ akomodasi yang lebih mudah.
BPK Jatim Mantap Halaman 84
Implementasi dan Pengembangan
Setiap tahun sejak 2012 s.d. 2021, dibuat MoU Hotel
sesuai hotel pilihan pemeriksa. MoU tersebut berlaku selama
satu tahun. Pada tahun 2021 telah dibuat sejumlah 36 MoU
Hotel, yang mengakomodir pemeriksaan di seluruh
kabupaten/kota di Provinsi Jawa Timur.
Pada tahun 2018, ada penambahan klausul yang
menyatakan bahwa pembayaran dapat dilakukan hingga 7 hari
setelah tamu BPK (pemeriksa) meninggalkan hotel. Untuk MoU
Hotel yang berlaku tahun 2021, klausul tersebut diubah menjadi
pembayaran dapat dilakukan paling lambat 7 hari kerja setelah
tagihan/bill diterima Subbagian Keuangan.
Klausul ini bertujuan agar Subbagian Keuangan memiliki
cukup waktu untuk melakukan verifikasi bahwa rangkaian
pemeriksaan terkait telah selesai dan diketahui jumlah hari
menginap masing-masing pemeriksa.
Pembayaran juga sudah dilakukan oleh Subbagian
Keuangan dengan pembayaran langsung (LS) melalui transfer
ke rekening bank sesuai rekening milik hotel sebagaimana
dimuat dalam MoU.
BPK Jatim Mantap Halaman 85
Gambar 16.1
Flowchart MoU Hotel
BPK Jatim Mantap Halaman 86
BPK Jatim Mantap Halaman 87
bit.ly/videopenentuantema
INOVASI
17 Penentuan Tema dan Objek Pemeriksaan
Tematik Perwakilan dan Perencanaan
Pemeriksaan Tematik - 2018
Keberhasilan pelaksanaan pemeriksaan akan sangat
dipengaruhi oleh kualitas perencanaan. Perencanaan dalam
pemeriksaan mencakup penyusunan rencana kegiatan
pemeriksaan (RKP) dan perencanaan pemeriksaan. Penyusunan
rencana kerja pemeriksaan mencakup penentuan tema dan
objek pemeriksaan dengan disertai sumber daya yang
diperlukan dalam seluruh tahapan pemeriksaan.
Sementara perencanaan pemeriksaan merupakan
tahapan pertama dalam proses pemeriksaan, yang diperlukan
BPK Jatim Mantap Halaman 88
agar pemeriksaan dapat dilaksanakan secara efisien, efektif
dan sesuai dengan kebijakan pemeriksaan, rencana kegiatan
pemeriksaan, serta standar pemeriksaan.
Sebelum menggunakan inovasi Penentuan Tema dan
Objek Pemeriksaan Tematik Perwakilan, penentuan tema dan
objek pemeriksaan lebih bersifat top down (belum melibatkan
sepenuhnya peran pemeriksa), belum ada yang menyelaraskan
usulan tema pemeriksaan. Pertimbangan tema dan objek
pemeriksaan belum terdokumentasi dengan baik. Dengan
adanya inovasi Penentuan Tema dan Objek Pemeriksaan
Tematik Perwakilan, penentuan tema dan objek pemeriksaan
melibatkan seluruh pemeriksa. Terdapat peran Tim
Perencanaan dan Pengkajian Pemeriksaan yang menyelaraskan
usulan tema pemeriksaan sehingga penentuan tema
pemeriksaan lebih terarah dan terkendali. Proses penentuan
tema dan objek pemeriksaan terdokumentasi dengan baik.
Sebelum menggunakan inovasi Perencanaan
Pemeriksaan Tematik Perwakilan, penentuan kebijakan,
metodologi dan sasaran pemeriksaan bervariasi antar tim
pemeriksa. Tidak ada koordinasi antar tim pemeriksa. Melalui
inovasi Perencanaan Pemeriksaan Tematik Perwakilan,
diupayakan adanya keseragaman dalam perencanaan
pemeriksaan tematik melalui peran Tim Perencanaan dan
Pengkajian Pemeriksaan (TPPP). TPPP bertugas mendesain
kebijakan perencanaan pemeriksaan sejak sebelum penyusunan
RKP.
Sebagai langkah berikutnya akan dibentuk Tim
Perencanaan Pemeriksaan (TPP) yang akan bertugas untuk
menyiapkan bahan untuk penyusunan kebijakan perencanaan
BPK Jatim Mantap Halaman 89
pemeriksaan sehingga pemeriksaan tematik lebih terarah dan
terkoordinasi dengan kebijakan, metodologi dan sasaran
pemeriksaan yang seragam.
Tujuan
Inovasi Penentuan Tema dan Objek Pemeriksaan
Tematik Perwakilan dalam RKP dan Perencanaan Pemeriksaan
Tematik Perwakilan disusun dengan tujuan memberikan
pedoman dan acuan bagi pemeriksa dalam:
1. Menentukan tema dan objek pemeriksaan tematik
perwakilan saat perumusan RKP;
2. Menyusun perencanaan yang memadai atas pemeriksaan
kinerja dan PDTT yang dilaksanakan secara serentak.
Manfaat
Inovasi Penentuan Tema dan Objek Pemeriksaan
Tematik Perwakilan dalam RKP dan Perencanaan Pemeriksaan
Tematik Perwakilan memberi manfaat bagi BPK dan pemangku
kepentingan dalam hal:
1. Menentukan tema pemeriksaan yang bermanfaat bagi
pemerintah daerah untuk menyelesaikan permasalahan-
permasalahan yang dihadapi dalam mencapai sasaran-
sasaran pembangunan yang menjadi prioritas daerah
dengan penentuan tema dan objek pemeriksaan yang
relevan;
2. Memudahkan para pemangku kepentingan untuk menilai
kinerja dan/atau tingkat kepatuhan terkait suatu tema
BPK Jatim Mantap Halaman 90
pemeriksaan di wilayah Provinsi Jawa Timur melalui
pemeriksaan tematik perwakilan;
3. Meningkatkan kualitas pemeriksaan tematik perwakilan
karena menjadi lebih terarah dan terkendali melalui
kebijakan perencanaan pemeriksaan; dan
4. Pengambilan keputusan untuk penentuan tema dan objek
pemeriksaan dalam RKP lebih dapat
dipertanggungjawabkan dengan adanya dokumentasi yang
memadai.
Implementasi dan Pengembangan
Inovasi Penentuan Tema dan Objek Pemeriksaan
Tematik sudah dilaksanakan pada Semester II Tahun 2018 dan
2019. Tahun 2020 dan 2021 belum seluruh rangkaian kegiatan
inovasi tersebut dilaksanakan.
Rangkaian inovasi Penentuan Tema dan Objek
Pemeriksaan Tematik Perwakilan yang telah dilaksanakan
sampai dengan saat ini adalah kegiatan berikut:
1. Pembentukan Tim Perencanaan dan Pengkajian
Pemeriksaan (TPPP) Kinerja dan Dengan Tujuan Tertentu
Sejak Tahun 2018 hingga tahun 2019, BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur telah membentuk TPPP Kinerja dan
DTT, yang bertugas untuk mendesain kebijakan
pemeriksaan, baik tahap perencanaan, pelaksanaan,
maupun pelaporan hasil pemeriksaan. Namun, tugas TPPP
belum mencakup penentuan tema pemeriksaan tematik
perwakilan sebagai dasar penyusunan RKP.
BPK Jatim Mantap Halaman 91
2. Penentuan tema dan objek pemeriksaan tematik perwakilan
Penentuan tema dan objek tematik perwakilan sudah
didukung dengan dokumen yang memadai, tetapi belum
menggunakan formulir yang standar. Tema dan objek
pemeriksaan telah dibahas dan ditetapkan bersama antara
Kepala Perwakilan dan Kepala Subauditorat, tetapi belum
sepenuhnya melibatkan pemeriksa (belum bottom-up).
TPPP juga belum berperan untuk menentukan tema
pemeriksaan tematik sehingga tema pemeriksaan tematik
bervariasi dan hanya melibatkan dua/tiga entitas
pemeriksaan untuk setiap tema pemeriksaan.
3. Perencanaan Pemeriksaan tematik perwakilan
Dalam melakukan perencanaan pemeriksaan tematik, tim
pemeriksa terkait sudah melakukan koordinasi dengan baik
dalam menentukan tujuan, sasaran, kriteria, dan metodologi
pemeriksaan tematik. TPPP juga sudah berperan dalam
mendesain kebijakan perencanaan pemeriksaan, tetapi
masih belum secara optimal untuk setiap pemeriksaan
tematik. Dalam perencanaan pemeriksaan, belum dibentuk
TPP untuk menyiapkan bahan penyusunan kebijakan
perencanaan pemeriksaan atas masing-masing tema
pemeriksaan.
4. Pelaksanaan studi banding dalam kerangka perencanaan
pemeriksaan
Penentuan tema dan objek studi banding sudah dilakukan
melalui komunikasi tim pemeriksa, Kepala Subauditorat dan
Kepala Perwakilan. KAK dan Laporan pertanggungjawaban
Studi Banding sudah dilakukan. Saat ini pelaksanaan studi
BPK Jatim Mantap Halaman 92
banding dalam kerangka perencanaan pemeriksaan belum
melibatkan TPPP.
Implementasi inovasi akan disempurnakan kembali
sesuai dengan Prosedur Operasional Standar (POS) yang telah
disusun, dengan beberapa kegiatan sebagai berikut:
1. Penyempurnaan tugas TPPP dengan memasukkan tugas
penentuan tema pemeriksaan tematik perwakilan.
2. Penentuan tema dan objek pemeriksaan tematik perwakilan
dalam Rencana Kerja Pemeriksaan (RKP) dengan
melibatkan pemeriksa, baik pemegang DIW maupun
koordinator Pejabat Fungsional Pemeriksa (PFP), dengan
menggunakan format baku. Pemeriksa akan dilibatkan
dalam mengumpulkan informasi dan menganalisa hal-hal
yang bisa dijadikan pertimbangan dalam penentuan tema
dan objek pemeriksaan.
3. Penentuan tema pemeriksaan tematik dikoordinasi oleh
TPPP untuk memastikan tema pemeriksaan yang sesuai
dengan kebijakan pemeriksaan BPK dan prioritas
pembangunan daerah.
4. Pembentukan TPPP untuk perencanaan setiap tema
pemeriksaan dalam rangka menyiapkan bahan kebijakan
perencanaan pemeriksaan dan Program Pemeriksaan
Perwakilan.
5. Mengoptimalkan peran TPPP dalam setiap perencanaan
pemeriksaan tematik perwakilan.
6. Penentuan tema/topik dan objek studi banding dalam
kerangka perencanaan pemeriksaan dikoordinasikan oleh
TPPP.
BPK Jatim Mantap Halaman 93
Gambar 17.1
Flowchart penentuan tema dan objek pemeriksaan tematik
BPK Perwakilan dan perencanaan pemeriksaan tematik
BPK Jatim Mantap Halaman 94
BPK Jatim Mantap Halaman 95
BPK Jatim Mantap Halaman 96
BPK Jatim Mantap Halaman 97
BPK Jatim Mantap Halaman 98
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search