Booklet Inovasi BPK Jatim 2021

BPK Jatim Mantap Halaman 99

BPK Jatim Mantap Halaman
100

bit.ly/videokomaudit







INOVASI
18
Penyusunan Jadwal Kepala Perwakilan
- 2021




BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur memiliki tugas
melaksanakan pemeriksaan pengelolaan dan tanggung jawab
keuangan daerah pada 39 pemerintah daerah di Jawa Timur. Di
sisi lain, sebagai representasi BPK RI di daerah, BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur juga memiliki hubungan dengan berbagai
lembaga, instansi pemerintah, maupun swasta sesuai batas
kewenangan BPK dengan tetap berpegang pada prinsip
independensi, integritas, dan profesionalisme.







BPK Jatim Mantap Halaman
101

Mengingat beragamnya kegiatan Kepala Perwakilan BPK
Provinsi Jawa Timur dalam pelaksanaan tugas dan fungsi BPK,
perlu dilakukan penyusunan jadwal kegiatan Kepala Perwakilan
secara tertib agar seluruh kegiatan dapat terselenggara dengan
baik. Berdasarkan evaluasi terhadap penyusunan jadwal
kegiatan Kepala Perwakilan sebelumnya, terdapat beberapa
kendala sehingga masih ditemukan kegiatan yang tumpang
tindih.

Kondisi tersebut menuntut BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur untuk berinovasi dengan menyusun panduan penyusunan
jadwal Kepala Perwakilan menggunakan fitur kalender pada
email resmi BPK.


Tujuan

Memberikan pedoman atau acuan bagi staf Kepala
Perwakilan Provinsi Jawa Timur agar proses penyusunan jadwal
Kepala Perwakilan dapat terlaksana dengan baik dan tidak ada
kegiatan yang tumpang tindih.



Manfaat
Manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi
penyusunan jadwal Kepala Perwakilan menggunakan fitur
kalender pada email resmi BPK adalah :

1. Jadwal Kepala Perwakilan disusun secara tertib dan tidak
tumpang tindih;
2. Pihak-pihak di internal BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur
yang terkait dengan kegiatan Kepala Perwakilan akan




BPK Jatim Mantap Halaman 102

ditambahkan dalam pengingat jadwal sehingga dapat
menerima notifikasi pengingat jadwal pada masing-masing
gawai;
3. Memaksimalkan fitur yang terdapat pada email resmi BPK.


Implementasi dan Pengembangan

Inovasi ini telah berjalan dengan baik di BPK Perwakilan
Provinsi Jawa Timur. Proses update jadwal dan pengiriman
notifikasi telah memudahkan berbagai pihak terkait dalam
menindaklanjuti disposisi Kepala Perwakilan. Beberapa
hambatan yang muncul dapat diatasi dengan meningkatkan
komunikasi ke berbagai pihak yang terlibat. Ke depannya
pedoman penyusunan jadwal Kepala Perwakilan akan dievaluasi
secara berkala dan disosialisasikan kepada para pegawai terkait.






















BPK Jatim Mantap Halaman 103

Gambar 18.1
Flowchart penyusunan jadwal Kepala Perwakilan


























































BPK Jatim Mantap Halaman 104

bit.ly/videosiapperjadin







INOVASI
19

Sistem Alur Penyampaian SPJ Perjalanan

Dinas Pemeriksa (SiAP PERJADIN) - 2020



Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, setiap BPK
Perwakilan mempunyai unit kerja pendukung yang merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dalam alur proses bisnis BPK
sebagai suatu lembaga tinggi negara. Dalam Keputusan BPK RI
Nomor 3/K/I-XIII.2/7/2014 tentang Organisasi Dan Tata Kerja
Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan, salah satu unsur
pelaksana tugas penunjang BPK adalah Biro Keuangan yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada BPK melalui
Sekretaris Jenderal.





BPK Jatim Mantap Halaman
105

Subbagian Keuangan bertugas melakukan pengelolaan
keuangan di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur.
Sebagai upaya optimalisasi pelayanan dalam penyelesaian
pertanggungjawaban kegiatan pemeriksaan pada masa
pandemi Covid-19, Subbagian Keuangan berinisiatif
memunculkan inovasi Sistem Alur Penyampaian SPJ Perjalanan
Dinas Pemeriksa (SiAP PERJADIN).



Tujuan
1. Membuat mekanisme proses penyampaian SPJ Perjalanan
Dinas Pemeriksa menjadi lebih optimal.
2. Mekanisme penyampaian SPJ Perjalanan Dinas Pemeriksa
melalui Google Form untuk memudahkan proses
penyampaian SPJ, karena SPJ dapat disampaikan
dimanapun dan kapanpun.


Manfaat

Manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi
mekanisme ini adalah:

1. Melakukan identifikasi awal terkait proses penyampaian
dokumen SPJ Perjalanan Dinas Pemeriksa;
2. Terdapat monitoring verifikasi SPJ Perjalanan Dinas
Pemeriksa;
3. SPJ dapat disampaikan dimanapun dan kapanpun;
4. Risiko-risiko yang terjadi seperti dokumen yang terselip,
proses verifikasi yang memakan waktu cukup lama, dan
risiko penyebaran Covid-19 dapat dicegah.





BPK Jatim Mantap Halaman 106

Implementasi dan Pengembangan

Mekanisme ini telah berjalan dengan baik di BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur. Beberapa hambatan yang
muncul dapat diatasi dengan komunikasi yang baik ke berbagai
pihak yang terlibat. Ke depannya inovasi ini diharapkan dapat
menjadi referensi dalam bidang kearsipan melalui penyimpanan
file yang terdigitalisasi dengan aplikasi Google Drive, dapat
diakses dimana saja dan kapan saja bermodalkan koneksi


internet. Semua file ter-upload dalam satu database sehingga
memudahkan koordinasi dengan para stakeholder .
Gambar 19.1
Mekanisme penyampaian SPJ perjalanan dinas pemeriksa
melalui Google Form


























BPK Jatim Mantap Halaman 107

Gambar 19.2
Flowchart penyampaian SPJ perjalanan dinas pemeriksaan




















































BPK Jatim Mantap Halaman 108

bit.ly/videosisiran








INOVASI
20

Sistem Informasi Dosir
Pemeriksaan (SISIRAN) - 2021





Dalam perencanaan tugas pemeriksaan pengelolaan dan
tanggung jawab keuangan negara, BPK dapat
mempertimbangkan informasi dari berbagai pihak, termasuk
dari pengaduan langsung masyarakat. Untuk memfasilitasi
pengaduan masyarakat, BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur
telah menyediakan kemudahan bagi masyarakat dalam
mengajukan pengaduan/keluhan melalui Pusat Informasi dan
Komunikasi (PIK).




BPK Jatim Mantap Halaman
109

Pengaduan yang lolos verifikasi akan ditindaklanjuti oleh
unit kerja pemeriksaan terkait. Selama ini, proses tindak lanjut
membutuhkan waktu lebih lama untuk menghasilkan hasil
telaah yang komprehensif. Hal ini antara lain disebabkan
sumber data dan informasi yang digunakan sebagai referensi
telaah sangat beragam. Sementara itu, masyarakat
membutuhkan jawaban pengaduan secepat mungkin.

Kondisi tersebut menuntut BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur untuk berinovasi dengan membangun suatu sistem yang
memudahkan pemeriksa melakukan penelaahan aduan
masyarakat dengan cepat dan tepat.


Tujuan

Sistem Informasi Dosir Pemeriksaan (SISIRAN)
bertujuan mengintegrasikan berbagai sumber data dan
informasi yang dapat diakses dan diolah dalam satu wadah
sehingga menghasilkan informasi baru yang komprehensif,
yang dapat membantu pemeriksa dalam melakukan telaahan
atas pengaduan masyarakat secara cepat dan tepat.



Manfaat
Manfaat yang dapat diperoleh dari implementasi Sistem
Informasi Dosir Pemeriksaan (SISIRAN) adalah:

1. Pemeriksa dapat memanfaatkan data dan informasi entitas
tertentu yang sudah terintegrasi, salah satunya untuk
membuat jawaban/telaah atas pengaduan masyarakat
dengan cepat dan tepat;




BPK Jatim Mantap Halaman 110

2. Membantu pemeriksa yang sedang melakukan tugas
pemeriksaan sebagai alat bantu untuk melaksanakan
sebagian prosedur pemeriksaan.


Implementasi dan Pengembangan

Inovasi ini merupakan Terbaik I dalam Lomba Ide dan
Kreativitas (LIKE) Tahun 2020, dan akan diimplementasikan
mulai tahun 2021. Saat ini SISIRAN sedang dalam tahap awal
implementasi berupa pembangunan sistem, terutama untuk
keperluan percepatan proses telaah atas pengaduan
masyarakat yang lolos verifikasi. Pada masa mendatang,
SISIRAN diharapkan dapat dimanfaatkan dan dikembangkan

melalui processing analytic menggunakan artificial intelligence
(AI) untuk menghasilkan informasi sesuai kebutuhan pengguna.

Gambar 20.1 Flowchart pemanfaatan aplikasi SISIRAN































BPK Jatim Mantap Halaman 111

bit.ly/videosiyandra







INOVASI
21
Sistem Layanan Prima
Perbendaharaan (SIYANDRA) - 2015






BPK secara internal terbagi dalam tiga fungsi tugas, yaitu
unsur pemeriksaan, unsur penunjang, dan unsur pendukung.
Unsur penunjang dan pendukung adalah merupakan bagian
yang tidak terpisah dalam hal memberikan dukungan kepada
unit kerja yang melakukan tugas utama di bidang pemeriksaan
pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara.








BPK Jatim Mantap Halaman
112

Sehubungan dengan pelaksanaan tugas unsur
penunjang pemeriksaan, dibutuhkan layanan yang cepat, tepat,
dan responsif dalam hal keuangan, sarana dan prasarana,
maupun urusan kesejahteraan dan pengembangan sumber
daya manusia.
Untuk itu, Subbagian Keuangan BPK Perwakilan Provinsi
Jawa Timur berupaya menerapkan konsep pelayanan prima
terkait urusan perbendaharaan dengan membentuk sebuah
Sistem Layanan Prima Perbendaharan (SIYANDRA) untuk
mendukung kegiatan pemeriksaan. Sistem Pelayanan Prima
Perbendaharaan ini mencontoh konsep layanan yang diterapkan
pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN),
walaupun dengan berbagai penyesuaian mengikuti proses bisnis
yang berlaku di BPK.


Tujuan

Tujuan dari dibentuknya Sistem Layanan Prima
Perbendaharan ini adalah untuk memberikan pelayanan yang
cepat, tepat, dan responsif terkait dengan layanan
perbendaharaan dan keuangan, untuk menunjang tugas utama
Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan
Negara di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Jawa Timur.












BPK Jatim Mantap Halaman 113

Manfaat

Manfaat yang diharapkan dari implementasi Sistem
Layanan Prima Perbendaharan Subbagian Keuangan meliputi:
1. Mempercepat proses layanan perbendaharaan di BPK
Perwakilan Provinsi Jawa Timur;
2. Meminimalisir penggunaan uang tunai dan resiko
penyalahgunaan keuangan;
3. Meminimalisir hilangnya dokumen pengajuan
pembayaran/bukti pertanggungjawaban;
4. Memudahkan monitoring sampai dimana proses
layanan perbendaharaan.


Implementasi dan Pengembangan

Terdapat empat proses bisnis dalam Sistem Layanan
Prima Perbendaharaan pada BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur, yaitu:
1. Layanan Permintaan Uang Muka UP;
2. Layanan Pertanggungjawaban UM-UP;
3. Layanan Tagihan LS Bendahara;
4. Layanan Tagihan LS Pihak Ketiga.














BPK Jatim Mantap Halaman 114

Gambar 21.1
Proses Bisnis SIYANDRA































Tabel 21.1
Capaian Hasil Penerapan SIYANDRA

Sebelum Setelah
No Cakupan Layanan
Penerapan Penerapan
1 Layanan Permintaan Uang Muka UP 2 Hari 1 Jam
2 Layanan Pertanggungjawaban Uang 3 Hari 4 Jam
Muka UP
3 Layanan Tagihan LS Bendahara 4 Hari 2 Hari
4 Layanan Pengajuan LS Pihak Ketiga 5 Hari 3 Jam
Sampai ke KPPN







BPK Jatim Mantap Halaman 115

Dengan diterapkannya Sistem Layanan Prima
Perbendaharaan, selain dapat mengubah etos dan pola kerja
menjadi lebih cepat, tepat, dan responsif, perubahan positif
yang dapat dirasakan di antaranya adalah:

1. Waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tagihan
menjadi lebih cepat;
2. Pengelolaan bukti pertanggungjawaban SPJ terpusat di satu
ruangan Unit Layanan Prima Perbendaharaan sehingga
meminimalkan dokumen pertanggungjawaban/SPJ
tercecer/hilang;
3. Dengan adanya formulir verifikasi dokumen, memudahkan
pemantauan sampai di mana proses verifikasi bukti
pertanggungjawaban;
4. Waktu penyelesaian pertanggungjawaban uang muka yang
dilakukan oleh unit kerja dapat termonitor;
5. Pembayaran tagihan biaya hotel perjalanan dinas dapat
langsung dibayar kepada penyedia tanpa melalui pegawai
yang melakukan perjalanan dinas, selain itu pembayaran
tagihan kantor dapat dilakukan melalui transfer
menggunakan internet banking , sehingga meminimalisir
penyediaan uang tunai di brankas;
6. Mempercepat proses pembetulan kelengkapan dokumen
pertanggungjawaban oleh unit kerja jika terdapat
ketidaksesuaian dalam proses verifikasi;
7. Pembayaran tagihan kantor tidak melalui bank namun
melalui internet banking sehingga pembayaran lebih cepat;
8. Dokumentasi lebih rapi.
Sampai saat ini SIYANDRA masih terus diterapkan dalam
layanan perbendaharaan di BPK Perwakilan Provinsi Jawa
Timur.



BPK Jatim Mantap Halaman 116

Gambar 22.2
Layanan Permintaan Uang Muka UP SIYANDRA


























Gambar 22.3
Layanan Pertanggungjawaban UM UP SIYANDRA




























BPK Jatim Mantap Halaman 117

Gambar 22.4
Layanan Tagihan LS-Bendahara SIYANDRA

























Gambar 22.5
Layanan Tagihan LS-Pihak Ketiga SIYANDRA




























BPK Jatim Mantap Halaman 118



BADAN PEMERIKSA KEUANGAN
Perwakilan Provinsi Jawa Timur

Jalan Raya Juanda, Gedangan, Sidoarjo 61254
Telepon (031) 8669244
Surel: [email protected]
Whatsapp Layanan Pengaduan Masyarakat 0811 322 99 000
jatim.bpk.go.id


BPK Jatim Mantap Halaman 0