คู่มือการบริหารจัดการงานสารบรรณ (การรับ-ส่งหนังสือราชการ) สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏพระนครศรีอยุธยา

คำนำ

คู่มือ “การบรหิ ารจัดการงานสารบรรณ” (การรบั – สง่ หนงั สอื ราชการ) สำนักงานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลัย
ราชภัฏพระนครศรีอยุธยา ฉบับนี้จัดทำขน้ึ โดยมีวตั ถปุ ระสงค์ เพ่ือรวบรวมวิธแี ละกระบวนการการบรหิ ารจัดการงาน
สารบรรณ (การรับ – ส่งหนังสือราชการ) เนื่องจากสำนักงานอธิการบดีเป็นหน่วยงานที่มีภาระหน้าที่สนับสนุนทุก
พันธกิจของมหาวิทยาลัย จะต้องรับ-ส่งหนังสือภายในและภายนอก รวมทั้งเปน็ หน่วยงานกลางในการกระจายเร่อื ง
สั่งการต่างๆ ไปยังหน่วยงานระดับคณะ สำนัก/สถาบัน และกอง ดังนั้นเพื่อให้งานสารบรรณมีระบบการทำงานท่ีมี
ประสทิ ธภิ าพ สรา้ งภาพลักษณท์ ่ีดใี นด้านการบรกิ าร

สำนักงานอธิการบดี หวังเป็นอย่างยิ่งว่า คู่มือ “การบริหารจัดการงานสารบรรณ” (การรับ – ส่งหนังสือ
ราชการ) เลม่ นจี้ ะเปน็ แนวทางในการยดึ ถือปฏบิ ตั ิและเปน็ ประโยชน์สำหรับผู้ท่ีสนใจ สามารถนำไปปฏิบตั งิ านไดจ้ รงิ

คณะกรรมการการจดั การความรู้
สำนักงานอธิการบดี

ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2563

คำนำ
คู่มือ “การบริหารจัดการงานสารบรรณ”(การรับ – ส่งหนังสือราชการ) สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลยั
ราชภัฏพระนครศรีอยุธยา ฉบับนี้จัดทำขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์ เพื่อรวบรวมวิธีและกระบวนการการบริหารจัดการ
งานสารบรรณ (การรับ – ส่งหนังสือราชการ) เนื่องจากสำนักงานอธิการบดีเป็นหน่วยงานที่มีภาระหน้าทีส่ นับสนนุ
ทุกพันธกิจของมหาวิทยาลัย จะต้องรับ-ส่งหนังสือภายในและภายนอก รวมทั้งเป็นหน่วยงานกลางในการกระจาย
เรื่องสง่ั การต่างๆ ไปยงั หน่วยงานระดับคณะ สำนกั /สถาบัน และกอง ดังนน้ั เพ่ือใหง้ านสารบรรณมีระบบการทำงาน
ทม่ี ีประสทิ ธิภาพ สร้างภาพลักษณท์ ่ีดใี นด้านการบรกิ าร
สำนักงานอธิการบดี หวังเป็นอย่างยิ่งที่ว่า คู่มือ “การบริหารจัดการงานสารบรรณ” (การับ – ส่งหนังสือราชการ)
เลม่ นีจ้ ะเปน็ แนวทางในการยึดถือปฏิบตั ิ และเปน็ ประโยชนส์ ำหรับผู้ทีส่ นใจ สามารถนำไปปฏิบตั ิงานได้จรงิ

คณะกรรมการการจดั การความรู้
สำนกั งานอธกิ ารบดี

ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2563

สารบัญ

เรื่อง หน้า
คำนำ .......................................................................................................................................................................ก
บทที่ 1 บทนำ .........................................................................................................................................................1

ความสำคัญของงานสารบรรณ ............................................................................................................................1
ความหมายของงานสารบรรณ ............................................................................................................................1
ชนิดของหนังสือราชการ .....................................................................................................................................1
ชัน้ ความเร็วของหนังสือราชการ ..........................................................................................................................3
ชั้นความลับของหนงั สือราชการ ..........................................................................................................................3
เทคนิคขัน้ ตอนการปฏบิ ัติงานรับ-ส่งหนงั สอื ราชการ ............................................................................................4
เทคนคิ กลยทุ ธ์สว่ นบุคคลงานสารบรรณ...............................................................................................................7
เทคนคิ อื่นๆ สู่ความสำเรจ็ ....................................................................................................................................8
การคน้ หาจัดการความรู้ด้านงานสารบรรณของสำนักงานอธิการบดี.....................................................................9
เทคนิคการบรหิ ารจดั การงานสารบรรณจากกจิ กรรมการถอดองค์ความรู้ .........................................................10
SWOT Analysis ..............................................................................................................................................11
บทท่ี 2 วธิ ีการสร้างทะเบยี นหนงั สือราชการออนไลน์ .........................................................................................12
การเตรยี มการ ...................................................................................................................................................12

รวบรวมข้อมลู การจดั ทำระบบ.......................................................................................................................12
การลงทะเบียนขอใช้ gmail...........................................................................................................................13
การสร้างระบบ...................................................................................................................................................13
การเขา้ สรู่ ะบบ...............................................................................................................................................13
การสรา้ ง Folder ใน google drive..............................................................................................................14
การสร้าง google sheet...............................................................................................................................15
ออกแบบทะเบยี นรับหนงั สือ..........................................................................................................................16
การการกำหนดสทิ ธิ์การเข้าถึงข้อมลู ..................................................................................................................18
บทท่ี 3 ขั้นตอนการดำเนินการ.............................................................................................................................20
การรบั หนงั สือ....................................................................................................................................................20
ตรวจสอบ/คัดแยกเอกสาร.............................................................................................................................20
ลงทะเบยี นเอกสาร ........................................................................................................................................20
บนั ทึกย่อหนังสือ............................................................................................................................................21
เสนอผ้บู งั คับบญั ชา ......................................................................................................................................23
ตรวจสอบผลการพจิ ารณาสงั่ การ...................................................................................................................23
บนั ทกึ ข้อส่งั การ.............................................................................................................................................23
Scan เอกสารที่ผ่านการสั่งการแล้ว ...............................................................................................................23
สำเนา มอบ หรอื จัดเกบ็ เอกสาร ....................................................................................................................23
ผงั แสดงการดำเนินการรับหนังสือและนำเสนอผู้บงั คบั บญั ชาพจิ ารณาส่ังการ ................................................24

สารบัญ (ตอ่ )

เรื่อง หน้า
การส่งหนังสือ ...................................................................................................................................................25
หนงั สอื ส่งหน่วยงานภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย...................................................................................25
การร่างหนังสือ ..............................................................................................................................................26
ผงั แสดงการดำเนนิ การส่งหนังสือและนำเสนอผู้บงั คับบัญชาพิจารณาลงนาม ................................................33

ภาคผนวก .............................................................................................................................................................34
คณะกรรมการดำเนนิ งานการบริหารจดั การงานสารบรรณ สำนักงานอิการบดี .................................................35
หนงั สือราชการจากสำนักนายกรัฐมนตรี เรอื่ งคำอธิบายการพมิ พ์หนงั สือราชการภาษาไทยดว้ ยโปรแกรมการพมิ พ์
ในเครื่องพมิ พค์ อมพิวเตอร์และตวั อย่างการพิมพ์ ...............................................................................................36
ระเบยี บสำนักนายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และท่ีแก้ไขเพิม่ เตมิ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 .....38

บทท่ี 1
บทนำ

ความสำคัญของงานสารบรรณ
การบริหารงานธุรการและงานสารบรรณนับได้ว่าเป็นบันไดขั้นแรกในการทำงานของหน่วยงานต่างๆ ในทุก

ระดบั ทตี่ ้องใช้การส่ือสารเปน็ สื่อในการปฏิบัติงาน การตดิ ต่อส่ือสารประกอบดว้ ยสาร ผ้สู ่งสารและผู้รับสาร เจ้าหน้าท่ี
ธุรการจะทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการนำสารจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับสาร เพื่อเข้าสู่กระบวนการปรับเปลี่ยนไปสู่การ
ทำงานตามภารกจิ ตอ่ ไป ทั้งนี้การปฏิบัตงิ านของหนว่ ยงานต่างๆ ต้องอาศัยการทำงานของเจ้าหนา้ ท่ีธุรการเป็นสำคญั
ดังจะเห็นได้จากการกำหนดให้มีงานธุรการในทุกหน่วยงาน ดังนั้นงานธุรการจึงเปรียบเสมอื นเป็นกลไก ที่สำคัญของ
หนว่ ยงานที่จะขาดไปหรือไมม่ ีไม่ได้
ความหมายของงานสารบรรณ

งานสารบรรณ หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การรับ การส่ง
การเก็บรกั ษา การยืม จนถงึ การทำลาย

จากระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2)
พ.ศ. 2548 ใหบ้ งั คับใช้แก่ส่วนราชการต่างๆ โดยมใี จความ ดังน้ี
ชนิดของหนงั สือราชการ มี 6 ประเภท ประกอบด้วย

1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อ
ระหว่างสว่ นราชการ หรือสว่ นราชการมถี งึ หนว่ ยงานอืน่ ใดซง่ึ มิใชส่ ว่ นราชการ หรือทีม่ ถี งึ บุคคลภายนอก

2. หนังสอื ภายใน คอื หนงั สือตดิ ต่อราชการทเ่ี ป็นแบบพธิ นี อ้ ยกวา่ หนังสือภายนอก เปน็ หนงั สือตดิ ต่อภายใน
กระทรวงทบวงกรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใชก้ ระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความ

3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป
โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป
เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่าง
ส่วนราชการกับบคุ คลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การส่งสำเนาหนงั สือ
สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน การแจ้งผลงานที่
ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ การเตือนเรื่องที่ค้างเรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม
ขึน้ ไปกำหนด โดยทำเปน็ คำสง่ั ให้ใช้ หนังสอื ประทบั ตรา หนงั สอื ประทบั ตราใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ

4. หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบไว้โดยเฉพาะ
หนังสอื สัง่ การมี 3 ชนิด ได้แก่ คำส่ัง ระเบยี บ และข้อบังคับ

คำสั่ง คอื บรรดาข้อความทีผ่ ูบ้ ังคับบญั ชาสงั่ การใหป้ ฏบิ ตั โิ ดยชอบดว้ ยกฎหมายใชก้ ระดาษตราครฑุ
ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้
เพอื่ ถือเป็นหลักปฏิบตั งิ านเปน็ การประจำ ใชก้ ระดาษตราครฑุ
ข้อบงั คบั คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าท่ีกำหนดให้ใช้ โดยอาศยั อำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้
กระทำได้ ใชก้ ระดาษตราครฑุ

1|Page

5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบไว้
โดยเฉพาะ หนงั สือประชาสัมพันธม์ ี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว

ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ
ใชก้ ระดาษตราครฑุ

แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือ
เหตุการณห์ รือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกนั ใช้กระดาษตราครฑุ

ขา่ ว คือ บรรดาข้อความทีท่ างราชการเหน็ สมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจาก
ที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการและ
ส่วนราชการรบั ไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนดิ คือหนงั สอื รับรอง รายงานการประชมุ บันทกึ และหนงั สอื อ่ืน

หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน
เพ่ือวัตถุประสงค์อยา่ งหนึ่งอยา่ งใดให้ปรากฏแกบ่ ุคคลโดยทัว่ ไปไมจ่ ำเพาะเจาะจงใช้กระดาษตราครุฑ

รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุม
ไว้เป็นหลักฐาน ให้จัดทำตามแบบโดยกรอกรายละเอียดดังน้ี รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือ
ชื่อการประชุมนั้น ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ประชุม เมื่อ ให้ลงวันเดือนปีที่ประชุม ณ ให้ลงสถานที่ประชุม ผู้มาประชุม
ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่มี ผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อ
ผู้มาประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด ผู้ไม่มาประชุมให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับ
การแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี) ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่ง
ของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุม กับมติหรือ
ข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม ผู้จดรายงานการประชุม
ให้ลงช่ือผจู้ ดรายงานการประชุมครงั้ นั้น

บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่
ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกัน ในการปฏิบัติ
ราชการ โดยปกติใหใ้ ชก้ ระดาษบันทกึ ขอ้

หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้น เนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็น
หลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือหนังสือของ
บุคคลภายนอก ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่
กระทรวงทบวงกรมจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น
โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สญั ญา หลกั ฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้อง เปน็ ตน้

2|Page

ชั้นความเรว็ ของหนังสอื ราชการ
หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณด้วยความรวดเร็ว

เป็นพิเศษ แบ่งเปน็ 3 ประเภท คอื
ดว่ นทสี่ ุด ใหเ้ จา้ หน้าที่ปฏบิ ตั ิในทนั ทีทไ่ี ดร้ ับหนังสือนนั้
ดว่ นมาก ใหเ้ จา้ หนา้ ทปี่ ฏบิ ตั โิ ดยเร็ว
ดว่ น ใหเ้ จา้ หน้าทป่ี ฏิบตั ิเร็วกว่าปกติ เท่าท่ีจะทำได้
ให้ระบชุ ั้นความเรว็ ดว้ ยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกวา่ ตวั พิมพโ์ ปง้ 32 พอยท์ ใหเ้ ห็นได้ชัดบนหนังสือและบน

ซอง ตามท่ีกำหนดไวใ้ นแบบ โดยใหร้ ะบคุ ำวา่ ด่วนทสี่ ดุ ด่วนมาก หรือดว่ น แลว้ แต่กรณีในกรณที ต่ี ้องการใหห้ นงั สือส่ง
ถึงผรู้ ับภายในเวลาที่กำหนด ใหร้ ะบุคำว่า ด่วนภายในแล้วลง วนั เดอื น ปี และกำหนดเวลาท่ีต้องการให้หนังสือนั้นไป
ถึงผรู้ บั กับให้เจ้าหนา้ ท่ีส่งถงึ ผู้รบั ซึ่งระบุบนหนา้ ซองภายในเวลาทกี่ ำหนด

ช้ันความลบั ของหนงั สือราชการ
พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 มีบทบัญญัติบางประการเกี่ยวกับการจำกัดสิทธิและ

เสรีภาพของบุคคลในการรับรู้ข้อมูลข่าวสารของราชการ ประกอบกับระเบียบ ว่าด้วยการรักษษความลับของทาง
ราชการ พ.ศ. 2544 โดยกำหนดชน้ั ความลบั ของขอ้ มลู ข่าวสารลับ แบง่ ออกเปน็ 3 ชั้น คอื

ลับที่สุด หมายถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่
ประโยชนแ์ ห่งรฐั อยา่ งร้ายแรงที่สุด

ลับมาก หมายถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่
ประโยชน์แหง่ รัฐอย่างร้ายแรง

ลับ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหาย แก่
ประโยชน์แหง่ รฐั

ให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดชั้นความลับพร้อมทั้งให้เหตุผลประกอบการ
กำหนดชน้ั ความลับของขอ้ มูลข่าวสารลับนนั้ ด้วยวา่ เปน็ ขอ้ มลู ข่าวสารประเภทใดและเพราะเหตุใด

เครื่องหมายแสดงชั้นความลับให้ใช้ตัวอักษรตามชั้นความลับให้ใช้ตัวอักษรตามชั้นความลับที่ขนาดใหญ่กว่า
ตัวอกั ษรธรรมดา โดยใชห้ มึกสีแดงหรอื สีอ่นื ทส่ี ามารถมองเหน็ ได้เด่นและชัดเจน

การแสดงชัน้ ความลับใหป้ ฏิบัตดิ ังน้ี
1. ข้อมูลข่าวสารที่มีสภาพเป็นเอกสารให้แสดงชั้นความลับที่กลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่างของ
ทุกหน้าเอกสารนนั้ ถา้ เอกสารเขา้ ปกให้แสดงไวท้ ี่ดา้ นนอกของปกหน้าปกหลงั ดว้ ย
2. ข้อมูลข่าวสารที่มีสภาพเป็นภาพเขียน ภาพถ่าย แผนที่ แผนภูมิ แผนผังและสำเนาสิ่งของดังกล่าวนั้น ให้
แสดงชั้นความลับในลักษณะเดียวกับข้อมูลข่าวสารที่มีสภาพเป็นเอกสาร ถ้าเอกสารนั้นม้วนหรือพับได้ให้แสดงชั้น
ความลบั ไวใ้ ห้ปรากฎเหน็ ได้ขณะทเ่ี อกสารน้นั มว้ นหรอื พับอย่ดู ้วย
3. ข้อมูลข่าวสารที่มีสภาพเป็นจานบันทึก แถบบันทึก ฟิล์มบันทึกภาพทุกประเภทหรือสิ่งบันทึกที่สามารถ
แสดงผลหรือสื่อความหมายโดยกรรมวิธีใดๆ ให้แสดงชั้นความลับไว้ที่ต้นและปลายม้วนฟิล์มหรือต้นและปละปลาย

3|Page

ของข้อมลู ขา่ วสารหรอื บนวสั ดหุ รือบนภาชนะทบ่ี รรจุ ถ้าไม่สามารถแสดงชนั้ ความลบั ไวใ้ นทีด่ ังกล่าวได้ ให้เกบ็ ในกล่อง
หรือหบี ห่อ ซง่ึ มเี ครือ่ งหมายแสดงช้นั ความลบั นัน้

เทคนิคขน้ั ตอนการปฏบิ ตั ิงานรับ-ส่งหนังสือราชการ
1. ลงทะเบียนรบั หนังสือ
- ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสือก่อน แล้วจึงแยกประเภทของหนังสือ โดยแยกตามประเภทชั้น

ความเร่งด่วน/ความลับ/ประเภทของเรื่อง แล้วจึงลงทะเบียนรับหนังสือ โดยการประทับตรารับหนังสือ บันทึกเลข
ทะเบียนรับ วันที่ และเวลารับหนังสือ และบันทึกข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ด้วย เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาหรือแก้ไข
ทง้ั นตี้ อ้ งสรปุ ยอ่ เน้ือหาในหนงั สือ (เกษยี นหนงั สอื ) และเสนอแนวทางสั่งการดว้ ย เพือ่ เปน็ ข้อมูลในการตัดสินใจส่ังการ
ในหนังสอื ของผูบ้ รหิ าร

- การรับหนังสือ ใช้รูปแบบออนไลน์ ลงรับหนังสือด้วยโปรแกรม Microsoft Excel และใช้ Google
sheet สามารถลิงก์เข้ามือถือหรือสมาร์ทโฟนร่วมกัน เพื่อที่จะสามารถสืบค้นข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา และทำงานทาง
ออนไลน์ได้ทุกคนสามารถดูได้ ไม่จำกัดว่าดูที่ไหน ทุกคนสามารถดูได้ โดยใช้กลูเกิลเมล์ ตัวเปเปอร์อัพลิ้งตามกลูเกิล
ฟอร์ม

- หากเป็นเรื่องเร่งด่วน ดำเนินการถ่ายรูปเอกสาร แล้วส่งไลน์ส่วนตัวแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ เพื่อให้
ดำเนินการได้อยา่ งรวดเร็ว และทันเวลาทก่ี ำหนด หรอื แจ้งกับผู้บริหารให้ทราบโดยตรงเพื่อให้พจิ ารณาส่ังการล่วงหน้า
กอ่ น แลว้ จงึ ลงรับหนังสอื เสนอหนงั สอื แจง้ เวียนหนังสือตามลำดับ

- การแจ้งเวียนหนังสือในระดับคณะ จะแจ้งข้อมูลส่งไปที่เจ้าหน้าที่ประจำสาขาเพื่อดำเนินการแจ้ง
ข้อมูลใหอ้ าจารย์ไดร้ ับทราบพร้อมกับไดม้ ีการประสานงานทางโทรศัพท์ในกรณีทีอ่ าจารย์ไม่เปิดไลน์อา่ น

- ในระดับสถาบันหัวหน้าสำนักงานจะเป็นผู้เกษียนหนังสือราชการเพื่อเสนอผู้บริหารสั่งการจากน้ัน
แจง้ ขอ้ มูลให้ผู้เกย่ี วข้องทราบ/ดำเนนิ การ แลว้ สแกนเอกสาร แยกประเภท เกบ็ ในแฟ้มเอกสาร

- มกี ารสรา้ งกลมุ่ ไลนเ์ พื่อติดตอ่ ประสานงานในระดบั คณะ เช่น กลุม่ อาจารย์ กลุ่มเจ้าหน้าทส่ี าขา กลุ่ม
เจ้าหนา้ ทคี่ ณะ พรอ้ มทั้งมีการโทรศพั ทป์ ระสานงานก่อนทจ่ี ะดำเนนิ การส่งไลน์ เพ่อื จะได้แจง้ ขอ้ มลู ได้อยา่ งรวดเรว็

- ในช่วงโควิด 19 มีนโยบายในระดับคณะคือ หากมีข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับทางราชการ และคณะได้
แจ้งข้อมลู ผ่านไลน์ให้อาจารยร์ ับทราบ อาจารยแ์ ละเจ้าหนา้ ทท่ี กุ คนจะต้องเปิดอ่านไลน์ทุกวนั

1.2 การเสนอหนงั สือ
1.2.1 วธิ เี สนอหนงั สือ
- เร่ืองท่มี คี วามซับซ้อน ยุ่งยาก และจำเป็นต้องใช้ข้อกฎหมาย/ระเบียบ เพื่อประกอบเป็นข้อมูลในการ

ตดั สินใจของผู้บริหาร ต้องเสนอหนงั สอื ให้หน่วยงานทีเ่ กี่ยวขอ้ งใหค้ วามคดิ เห็น/ข้อมูล กอ่ น
- เรื่องทัว่ ไปหรือเรือ่ งทีป่ ฏิบัติเป็นประจำเสนอหนังสอื ตามลำดับชน้ั บังคับบัญชา
- ตรวจสอบและจัดลำดับความสำคัญว่าเป็นหนังสือลับหรือหนังสือด่วน หากพบข้อบกพร่องของ

เอกสารจะได้ประสานงานกับผู้ส่ง ผู้จัดทำ หรือผู้เกี่ยวข้อง ให้ดำเนินการได้ทันท่วงที ในกรณีที่หนังสือราชการมี
ระยะเวลากำหนด

4|Page

- การเสนอหนังสือที่ดำเนินการชั้นเจ้าหน้าที่เสร็จแล้ว เสนอผู้บังคับบัญชา ต่อไป และเสนอตามลำดับ
ผู้บังคบั บญั ชา 1) เสนอเรอ่ื งเพือ่ พจิ ารณา 2) เพ่อื ทราบ 3) สง่ั การ 4) เพ่ือลงนาม

- มีการเสนอหนังสือราชการ และแจ้งเวียนหนังสือราชการ ออกเป็น 2 ช่วงเวลา คือ ภาคเช้า เวลา
10.00 น. และภาคบ่าย 14.00 น. หรือกรณีเร่งดว่ นให้ดำเนินการทันที เพื่อให้หนังสือราชการไม่ตกค้าง และสามารถ
ปฏิบัตกิ ารได้อย่างรวดเร็ว ทันเวลา

1.2.2 การจัดแฟ้มเสนอหนงั สือ
- แยกประเภทของหนังสือใส่แฟ้มตามประเภทของหนังสือ เช่น หนังสือลับใส่แฟ้มลับ หนังสือด่วนใส่
แฟ้มดว่ น
- แยกประเภทของหนังสือตามอำนาจสั่งการของผู้บังคับบัญชาที่ได้รับคำสั่งมอบหมายอำนาจหน้าที่
จากอธิการบดี แต่กรณีหนังสือเรื่องใดต้องเป็นอำนาจหน้าที่ของอธิการบดีที่ต้องพิจารณาสั่งการเองก็ต้องใส่แฟ้ม
อธกิ ารบดี แตถ่ า้ หนงั สือที่อธิการบดตี ้องสั่งการเองจำเป็นต้องผา่ นความเห็นของผชู้ ่วยอธิการบดี หรอื รองอธิการบดีแต่
ละทา่ น ก็ตอ้ งแยกแฟ้มเสนอดว้ ย
- การเสนอแฟ้ม แบ่งเป็น 3 ขั้นตอน 1) การเสนอบันทึกและคัดแยกการจัดลำดับความสำคัญ อ่าน
รายละเอียดของเนอื้ หา ใคร ทำอะไร ทไี่ หน เม่อื ไหร่ อยา่ งไร 2) เสนอเร่ืองให้ชัดเจนพร้อมลงลายมือช่ือและวันเดือนปี
ตามระเบียบทถ่ี ือปฏิบตั ิ 3) การเสนอหนงั สือที่บันทึกเรียบรอ้ ยแล้ว
- สแกนหนังสือที่ผ่านการสั่งการจากผู้บริหารไว้เป็นฐานข้อมูลเพื่อให้สามารถค้นหาหนังสือราชการได้
อยา่ งสะดวกรวดเร็ว
1.2.3 การเสนอแฟ้ม
- การเสนอแฟ้มตอ้ งเสนอตามลำดับชนั้ บงั คบั บญั ชา เช่น ผูอ้ ำนวยการกองกลาง ผู้อำนวยการสำนักงาน
อธกิ ารบดี ผู้ช่วยอธกิ ารบดี รองอธกิ ารบดี อธกิ ารบดี ตามลำดับ นำเสนอตามสายงานและภาระหนา้ ทีข่ องผ้บู ริหาร แต่
ต้องแยกประเภทหนังสือก่อนเสนอทุกครัง้
- กรณหี นังสือทม่ี คี วามซับซ้อน ยงุ่ ยาก และจำเปน็ ตอ้ งใชข้ ้อกฎหมาย/ระเบยี บ เพ่อื ประกอบเป็นข้อมูล
ในการตัดสินใจของผบู้ รหิ ารต้องเสนอแฟม้ ใหห้ นว่ ยงานที่เก่ยี วข้องให้ความเหน็ กอ่ น
1.2.4 การออกเลขหนงั สอื
- การออกเลขหนังสือต้องออกเลขหนังสือแยกตามประเภทของหนังสือ โดยงานบริหารงานทั่วไป มี
หน้าที่ต้องออกเลขหนังสือ ดังนี้ เลขบันทึกข้อความของกองกลาง เลขบันทึกข้อความของสำนักงานอธิการบดี เลข
บันทึกข้อความของผู้บริหาร (ใช้การลำดับเลขหนังสือรว่ มกับบันทึกข้อความของสำนักงานอธกิ ารบดี) หนังสือส่งออก
คำสั่ง ประกาศ ของมหาวิทยาลยั โดยออกเลขของหนังสือแต่ละประเภทแยกกัน เรียงลำดับจากน้อยไปมาก (เริ่มจาก
เลขที่ 1 ) และต้องลงวันที่ในหนังสือตามวันที่ปฏิบัติงานจริงหรอื วันที่ผู้บริหารลงนามหนังสือ เลขหนังสือจะเริ่มใหม่
เมือ่ เริ่มตน้ ปีปฏทิ นิ ใหม่
- การออกเลขที่หนังสือราชการ ประกอบดว้ ย รหสั พยญั ชนะ 2 ตวั และเลขประจำของเจ้าของเร่ือง

5|Page

1.2.5 การเกษียนหนงั สือ
- ต้องทราบว่า หน่วยงานใดในมหาวิทยาลัยมีพันธกิจอย่างไร และหน่วยงานใดต้องดำเนินการ จากนั้น
เสนอความเห็นเบื้องต้น เสนอแฟ้มให้ผู้บริหาร โดยการคัดแยกหนังสือใส่แฟ้มของผู้บริหารแต่ละท่านตามอำนาจท่ี
ได้รับมอบหมาย
- ผปู้ ฏบิ ัตงิ านจะต้องมีคำส่ังมอบอำนาจให้รองอธิการบดีและผ้ชู ่วยอธิการบดี แตล่ ะท่านรับผิดชอบงาน
ในแต่ละเรื่อง เพื่อจะได้เสนอแฟ้มหนังสือได้อย่างถูกต้อง เช่น งานบริหารงานทั่วไป ลงรับหนังสือ เกษียนหนังสือ
เสนอ ผู้อำนวยการกองกลาง ผู้อำนวยการสำนักงานอธิการบดี และเสนอต่อผู้บริหารที่ได้รับมอบอำนาจพิจารณาส่ัง
การ หรือบางเรื่องเป็นเรื่องสำคัญและเกินอำนาจการตัดสินใจของผู้บริหารนั้นๆ จะเสนอหนังสือให้อธิการบดีสั่งการ
ตอ่ ไป
- หนังสือที่เป็นเรื่องซับซ้อน ยุ่งยาก และจำเป็นต้องใช้ระเบียบ ข้อกฎหมาย จะมอบให้หน่วยงานท่ี
เกี่ยวข้องเสนอความเห็นก่อน เช่น งานพัสดุ งานอาคารสถานที่ และภูมิสถาปัตย์ เรื่องที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายที่
เกย่ี วกบั การบรหิ ารงานบุคคล เพอื่ ลดรอบการเสนอหนังสือ จากนน้ั จะดำเนินการเกษียนหนังสือต่อผบู้ ริหารตามลำดับ
ตอ่ ไป
1.3 การลงทะเบยี นหนงั สอื สง่ ออก
การลงทะเบียนหนังสือส่งออก ดำเนินการโดยลงทะเบียนในสมุดหนังสือส่งออกควบคู่กับดำเนินการ
บันทึกข้อมูลลงในไฟล์เอกสารในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ง่ายต่อการสืบค้น โดยข้อมูลที่บันทึกได้แก่ เลขหนังสือ
วนั ท่ี หนว่ ยงานที่ส่ง หนว่ ยงานที่รบั ชอ่ื เรอ่ื ง โดยในสมุดหนงั สอื สง่ ตอ้ งใหเ้ จ้าหน้าท่ขี องหน่วยงานทีร่ บั หนังสอื ลงชื่อรับ
หนังสอื ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานดว้ ย
1.4 การจดั ส่งหนังสอื ราชการ (จดหมาย)
มีวิธกี ารดำเนนิ การ ดังนี้
- หนังสือที่จัดทำโดยงานบริหารงานทั่วไปและงานบริหารงานทั่วไปต้องดำเนินการจัดส่ง จะจัดส่งโดย
การส่งไปรษณีย์เป็นหลัก ควบคู่กับการส่งผ่านระบบคอมพิวเตอร์ โดยจะดำเนินการจัดทำหนังสือให้เป็นไฟล์เอกสาร
นามสกุล PDF และส่งให้ผู้รับ ทาง E-mail, Line, Facebook ตามที่ผู้รับสะดวก เพื่อให้การรับ-ส่งหนังสือรวดเร็วขนึ้
และส่งผลให้การดำเนินการตามหนังสือดำนินการได้อย่างรวดเร็วและตามกำหนด ส่วนกรณีหนังสือที่ส่งถึงส่วน
ราชการในจงั หวดั พระนครศรีอยธุ ยา จะส่งผา่ นระบบงานสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ของจงั หวัด
- หนังสือที่หน่วยงานอื่นส่ง จะดำเนินการฝากงานบรหิ ารงานทั่วไปส่งให้ โดยหน่วยงานท่ีฝากส่ง จะทำ
ซองและนำจดหมายใส่ซองมาส่งที่งานบริหารงานทั่วไป และงานบริหารงานทั่วไปจะรวบรวมนำส่งที่ไปรษณีย์จังหวัด
พระนครศรอี ยธุ ยา ทกุ วันทำการ เวลา 15.00 น.
- การแจ้งเวยี นหนงั สือราชการ ได้สำเนาเรื่อง หรือมอบเรื่องใหห้ น่วยงานท่ีเกี่ยวข้องดำเนินการ โดยให้
เจ้าหน้าที่เดินหนังสือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งขณะนี้ได้ปรับวิธีการแจ้งเวียน โดยการสร้างกลุ่มไลน์ งานสาร
บรรณ เพื่อสง่ เอกสารใหห้ น่วยงานไดท้ ราบได้อย่างรวดเรว็ ทนั เวลา เชน่ application line หรือ เฟสบุ๊ค

6|Page

1.5 การจัดทำหนงั สือราชการ
- การจัดทำหนังสือราชการ แบ่งออกได้ 6 แบบ ได้แก่ หนังสือภายใน หนังสือภายนอก หนังสือ

ประทับตรา หนังสือสัง่ การ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือทีเ่ จ้าหน้าที่จัดทำข้ึนหรอื รับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ
ใช้ตัวอกั ษร TH SarabunPSK9

- หนังสือที่ส่งถึงหน่วยงานหรือบุคลากรภายในมหาวิทยาลัย ให้จัดทำแบบหนังสือราชการภายใน
(บันทึกข้อความ) หนังสือที่ส่งถึงหน่วยงานหรือบุคคลภายนอกมหาวิทยาลัยให้จัดทำแบบหนังสือราชการภายนอก
(หนังสือส่งออก) โดยรูปแบบการจัดทำหนังสือ ที่ วันที่ เรื่อง คำขึ้นต้น การย่อหน้าข้อความ แล ะการลงชื่อ ให้ใช้
รูปแบบตามระเบียบงานสารบรรณ ส่วนข้อความในหนังสือให้ใช้ข้อความที่เป็นทางการ สั้น กระชับ ได้ใจความและ
เข้าใจง่าย รวมทัง้ การจดั ทำคำส่งั ประกาศ ก็ใช้วธิ กี ารจดั ทำเชน่ เดยี วกัน

1.6 การจดั เกบ็ หนังสือราชการ
- จัดเก็บในแฟ้มเอกสารแยกตามประเภทหนงั สือเปน็ หมวดหมู่ เรียงตามลำดับเลขหนงั สอื และ

จัดเก็บแยกเป็นปีปฏิทิน โดยก่อนจัดเก็บจะบันทึกข้อมูลลงในไฟล์เอกสารในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้ง่ายต่อการ
คน้ หา

- การเกบ็ หนังสือราชการ จะเก็บเอกสารตัวจรงิ 1 แฟม้ และเอกสารทถ่ี ่ายสารไว้ 1 แฟม้ เพ่ือป้องการ
เอกสารสูญหาย

1.7 การทำลายหนงั สือราชการ
- การทำลายหนังสือราชการ แต่ละคณะและหน่วยงานยังไม่ได้ดำเนินการทำลายหนังสือราชการตาม

ระเบียบงานสารบรรณ ประกอบกับปี 2554 เกิดน้ำท่วมทำให้เอกสารสูญหาย และบางส่วนสแกนดเ์ กบ็ ไว้บนเว็บหรอื
Google drive จึงขอเสนอให้มหาวิทยาลัยมีแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับเรื่องนี้เพื่อให้การลายหนังสือเป็นไปในทิศทาง
เดียวกัน และเป็นไปตามระเบียบงานสารบรรณ

เทคนคิ กลยทุ ธ์ส่วนบคุ คลงานสารบรรณ
1.1 ความรวดเร็วในการใหบ้ รกิ ารงานสารบรรณ ส่ง-รับ เสนอเรอ่ื ง เกษียน มอบหมายงาน

ตอ้ งอาศยั เทคนคิ ส่วนบุคคล เพื่อใหก้ ารปฏิบตั ิงานมีประสิทธิภาพ ดังน้ี

1) สร้างความสัมพันธ์กับสร้างเครือข่ายทั้งภายในและนอกหน่วยงาน เช่น การยิ้มแย้ม ทักทาย เป็น

กันเอง การเป็นกัลยาณมิตรที่ดีต่อกัน ซึ่งจะทำให้การติดต่อสื่อสารและการดำเนินงานด้านการจัดการงานสารบรรณ

เป็นไปด้วยความเรียบรอ้ ย และมปี ระสทิ ธภิ าพ

2) มีความรู้เรื่องโครงสร้างและภาระหน้าที่ของหน่วยงานทั้งในระดับคณะ สำนัก/สถาบัน และ

ภาระหนา้ ท่ขี องหนว่ ยงาน

3) มีความรู้เรื่องหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารทุกระดับตั้งแต่รองอธิการบดี ผู้ช่วยอธิการบดี

คณบดี ผู้อำนวยการสำนกั /สถาบนั /ผู้อำนวยการกอง เปน็ ตน้

4) การตดิ ต่อประสานงานด้วยวาจา ตอ้ งใช้ภาษาทีเ่ หมาะสม และมีน้ำเสียงทไ่ี พเราะ และเป็นมิตรกับ

เจ้าหนา้ ท่ีภายในมหาวิทยาลยั ทกุ คน

7|Page

5) ต้องรู้ว่าหน่วยงานคณะ สำนัก/สถาบัน และบุคลากรท่านไหนทำหน้าที่อะไร “รู้เขา รู้เรา ”
เพื่อที่จะได้ประสานงานภายในเบื้องต้นได้ถูกต้อง และได้ข้อมูลอย่างรวดเร็ว โดยมีการส่งข้อมูลทาง Line หรือ
Facebook หรืออีเมล์ หรือโทรศัพท์ เพ่ือขอทราบข้อมลู เบ้ืองตน้ ก่อนท่ีจะบนั ทึกฉบับจริงสง่ ไปยงั หนว่ ยงาน จะชว่ ยทำ
ให้เกดิ ความชดั เจนและรวดเร็วข้ึน

2.2 การประหยัดงบประมาณ/ลดขั้นตอนการทำงาน/ลดการบนั ทกึ ข้อมูลและสงั่ การซ้ำซ้อน/คน้ หาได้สะดวก
และนำข้อมลู กลบั มาใช้ใหม่/ตรวจสอบและติดตามได้ทนั ท/ี ลดระยะเวลาในการอนุมัติ

นำเทคโนโลยีมาใช้ใหม้ ากที่สดุ เชน่ คอมพิวเตอร์ โปรแกรมสำเรจ็ รูป Application สื่อสงั คมออนไลน์ ใน
การทำงานทกุ ชอ่ งทาง เพือ่ ใหก้ ารบริหารจดั การงานสารบรรณเปน็ ไปดว้ ยความรวดเร็วถูกตอ้ ง ไดแ้ ก่

– กลุ่ม Line งานสารบรรณ
– การรบั ส่งหนงั สือผา่ นกูเกิลชีต
– อีเมล์
– โทรสาร โทรศพั ท์
– ระบบงานสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ของจังหวดั พระนครศรีอยธุ ยา
– ใช้โปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งทำให้การคน้ หาหนงั สือสามารถค้นหาไดจ้ าก sheet ทแ่ี ยกเป็น
หมวดหมู่ สามารถสร้างล้ิงค์ข้อมลู เพื่อค้นหาเอกสารได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว
– การสร้างอลั บัม้ ในไลน์กลุ่มของหนว่ ยงาน เพื่อให้อาจารยส์ ามารถสืบคน้ ข้อมูลได้อยา่ งรวดเรว็ เชน่
คำสงั่ ประกาศ โดยดำเนนิ การแยกประเภทอลั บมั้ ออกเป็น 2 ประเภท และจำแนกเป็นรายเดอื น

เทคนิคอน่ื ๆ สคู่ วามสำเรจ็
- การบริหารจัดการงานสารบรรณ จะต้องทำอยา่ งไรให้แฟม้ /หนงั สอื รบั -สง่ ภายในหรือภายนอก ออก

จากโตะ๊ ของเราโดยเรว็ ทส่ี ุด และถงึ ผสู้ ั่งการ ผ้ปู ฏิบัติเร็วท่สี ุด
- งานสารบรรณเปน็ หัวใจสำคัญของหนว่ ยงาน ดังนัน้ เจา้ หน้าทจี่ ะต้องรีบดำเนนิ การลงรับหนงั สอื

เกษยี นหนงั สือ เสนอหนงั สอื และแจง้ เวียนหนังสอื ใหร้ วดเรว็ เพ่ือเป็นการสะสางงานออกจากตัวเราให้เรว็ ที่สุด
- เจ้าหน้าที่งานสารบรรณทุกคนจะต้องมี “จิตบริการ” ช่วยเหลือเกื้อกูลกัน เช่น หากได้รับการแจ้ง

ข้อมูลข่าวสารจากมหาวิทยาลัยผ่านช่องทางไลน์ ในฐานะเจ้าหน้าที่งานสารบรรณจะต้องดำเนินการแจ้งข้อมูลให้กับ
บุคลากรและหนว่ ยงานทเ่ี กย่ี วข้องทราบโดยด่วน เพ่อื ใหก้ ารปฏิบตั ิงานเป็นไปในทศิ ทางเดยี วกนั

- นอกจากนี้บุคลากรทุกคนในมหาวิทยาลัยสามารถเป็นตัวแทนที่ดี การช่วยตอบข้อสงสัย ชี้แจง
ข้อเทจ็ จริงท่ีถกู ตอ้ ง พิทกั ษ์ประโยชน์ให้มหาวิทยาลยั ในสว่ นท่ที ำได้กจ็ ะชว่ ยให้มหาวทิ ยาลยั มคี วามเข้มแขง็

8|Page

การค้นหาจัดการความร้ดู ้านงานสารบรรณของสำนักงานอธิการบดี โดยคณะกรรมการดำเนนิ งานจดั การองค์
ความรู้ ได้มีการวางแผนการดำเนินการ โดยมีการประชุมและสรุปเลือกประเด็นงานสารบรรณ มีการนำเสนอข้อมูล
การปฏิบตั ิงานทเี่ ปน็ อยู่ของแตล่ ะหนว่ ยงาน ปญั หา อุปสรรคในการดำเนนิ งาน และหาแนวทางแกไ้ ขปัญหา ตลอดจน
พบเทคนิคในการดำเนินงาน ทั้งนี้ได้มีการจัดทำ SWOT เพื่อให้การบริหารและทิศทางในการดำเนินงาน ซึ่งสามารถ
พัฒนาไดแ้ ละนำไปสู่การพัฒนาระบบงานสารบรรณ (การรบั – สง่ หนงั สือราชการ) ของสำนงั กานอธกิ ารบดี ดงั นี้
การคน้ หาจดั การความรู้ด้านงานสารบรรณของสำนกั งานอธิการบดี

ปัญหา –อุปสรรคในการดำเนนิ งาน แนวทางการแก้ปัญหา

1. ภาษาทีใ่ ช้ในการติดต่อส่ือสารผ่านระบบไลน์ 1. ควรใช้ภาษาในการติดต่อสื่อสารทางระบบไลน์

ภาษาไม่เป็นทางการ ทำให้ผู้ที่ติดต่อสื่อสาร ให้เป็นภาษาทางการ

ดว้ ยอาจตคี วามไมต่ รงประเด็น 2. หากส่งหนังสือระบบออนไลน์ รูปแบบไลน์กลุ่ม

2. การติดต่อสื่อสารผ่านระบบไลน์ เช่น การส่ง หากเปน็ เร่ืองสำคัญ เชน่ กำหนดการจดั กิจกรรม

ข้อมูลที่เป็นข้อมูลเอกสาร จะหมดเวลาใน ต่างๆ ควรบันทึกข้อมูลไว้ในโน๊ต เพื่อป้องกัน

การดาวน์โหลดเอกสารภายใน 5 วัน ทำให้ ข้อมูลสูญหาย และสามารถนำเอกสารมาใช้งาน

ตอ้ งขอขอ้ มลู จากหนว่ ยงานนนั้ ๆ ใหม่ ไดต้ ลอดเวลา

3. การไม่เปิดใจรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ในการ 3. ควรจัดอบรมแนวทางการปฏิบัติงานโดยใช้

ปฏิบัติงาน ไม่อยากเรียนรู้ในสิ่งใหม่ ๆ ที่ทัน เทคโนโลยีเข้ามามีส่วนร่วม และบังคับให้

ต่อเหตุการณ์ปจั จุบัน ผู้ปฏิบตั งิ านใชง้ านอยา่ งจรงิ จงั

4. การส่งหนังสือราชการให้ส่วนราชการอื่นใน 4. ควรตรวจสอบการรับหนังสือของหน่วยงานที่

จังหวัดพระนครศรีอยธุ ยาโดยผ่านระบบสาร ส่งไปอย่างสม่ำเสมอ หรือเปลี่ยนวิธีการติดต่อ

บรรณอิเล็กทรอนิกส์ บางหน่วยงานไม่เปิด ประสานงาน เพื่อให้ได้รับหนังสือราชการ เช่น

หนังสือและไม่รับหนังสือ ทำให้เกิดผลเสีย สง่ หนงั สือผ่านอเี มล์ โทรสาร เปน็ ต้น

แก่ทางมหาวิทยาลัย

9|Page

สรุปเทคนิคการบรหิ ารจดั การงานสารบรรณจากกจิ กรรมการถอดองค์ความรู้

ความร้เู ฉพาะตัวบคุ คล/ ประสทิ ธิภาพ
กลยทุ ธก์ ารบริหารจดั การ

1. สร้างความสัมพันธ์และสร้างเครือข่ายทั้ง 1. ความรวดเร็วในการให้บริการงานสารบรรณ

ภายในและนอกหน่วยงานหรือมหาวิทยาลยั ส่ง-รบั เสนอเรื่อง เกษียณ มอบงาน

2. มีความรู้โครงสร้างของหน่วยงานคณะ สำนัก/ 2. การประหยังงบประมาณ

สถาบัน และภาระหนา้ ทข่ี องหน่วยงาน 3. คน้ หาไดส้ ะดวกและนำข้อมลู กลับมาใช้ใหม่

3. มีความรู้หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหาร 4. ลดขน้ั ตอนการทำงาน

ทุกระดับตั้งแต่รองอธิการบดี ผู้ช่วยอธิการบดี 5. ตรวจสอบและตดิ ตามไดท้ ันที

คณบดี ผอู้ ำนวยการสำนัก/สถาบนั 6. ลดการบนั ทึกข้อมลู และสง่ั การซ้ำซ้อน

4. นำเทคโ นโ ลยีมาใช ้ให้มากที่สุด เช่น 7. ลดระยะเวลาในการอนุมัติ

คอมพิวเตอร์ โปรแกรมสำเร็จรูป application

สื่อสังคมออนไลน์ ได้แก่ กลุ่ม line งานสาร

บรรณ การรับส่งหนังสือผ่านกูเกิลชีต อีเมล์

โทรสาร โทรศัพท์ ใช้ทุกช่องทางเพื่อให้การ

บริหารจัดการงานสารบรรณรวดเร็วถูกต้อง

รวมถึงระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของ

จังหวัดพระนครศรอี ยุธยา

5. การบริหารจัดการงาน จะทำอย่างไรให้แฟ้ม

ออกจากโต๊ะของเราโดยเร็วท่ีสุด โดยการกำจัด

ใหอ้ อกจากตวั เราเรว็ ทส่ี ดุ

6. การติดต่อประสานงานด้วยวาจา ต้องใช้ภาษา

ที่เหมาะสม และมีน้ำเสียงที่ไพเราะ และเป็น

มิตรกับเจ้าหน้าท่ีภายในมหาวิทยาลัยทุกคน

7. ต้องรู้ว่าหน่วยงานคณะ สำนัก/สถาบัน และ

บคุ ลากรท่านไหนทำหน้าท่ีอะไร “รู้เขา รเู้ รา ”

เพื่อที่จะได้ประสานงานภายในเบื้องต้นได้

ถูกต้อง และได้ข้อมูลอย่างรวดเร็ว โดยส่ง

ข้อมูลทางไลน์ Facebook หรืออีเมล์ หรือ

โทรศัพท์ เพื่อขอข้อมูลก่อนล่วงหน้า ก่อนท่ี

บันทึกฉบบั จรงิ สง่ ไปยงั หนว่ ยงาน

10 | P a g e

จากการประชมุ การจดั การองค์ความรู้ของคณะกรรมการจงึ ทำใหส้ ามารถสรุปเปน็ เทคนิคการวิเคราะห์ตนเอง

เพือ่ สร้างความไดเ้ ปรียบดา้ นการทำงาน (SWOT Analysis) ได้ดังนี้

จดุ แขง็ Strengths จุดอ่อน Weaknesses

1. มีบุคลากรที่สั่งสมประสบการณ์จากการปฏิบัติงาน 1. ขั้นตอนในการเสนอหนังสือราชการมีหลายขั้นตอน

จนเกิดเป็นความเชี่ยวชาญในการปฏิบัติงานด้านสาร ตามลำดับชั้นบังคับบัญชา ทำให้ใช้ระยะเวลาในการ

บรรณ เสนอหนังสือราชการ

2. มีบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญในการใช้งาน 2. บุคลากรบางส่วนยังไม่เปิดใจในการใช้เทคโนโลยี

คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีใหม่ ซึ่งสามารถนำมา สมยั ใหมม่ าประยุกต์ใชก้ ับงานสารบรรณ

ประยุกตใ์ ช้กับงานสารบรรณได้ 3. บุคลากรบางส่วนยังไม่เปิดใจในการใช้ระบบรับส่ง

3. การปฏิบัติงานด้านสารบรรณในหน่วยงานราชการมี ห น ั ง ส ื อ ร า ช ก า ร ใ น ร ู ป แ บ บ ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ

กฎหมาย ระเบียบ รูปแบบ และวิธีการปฏิบัติงาน อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

กำหนดไว้ ซึ่งง่ายต่อการนำมาใช้เป็นแนวทางในการ 4. ส่วนราชการภายในมหาวิทยาลัย มีส่วนราชการและ

ปฏบิ ัตงิ าน หน่วยงานย่อยหลายหน่วยงาน (สิ้นเปลืองทรัพยากร

4. บุคลากรที่ปฏิบัติงานด้านสารบรรณ มีความสัมพันธ์ และเวลาในการแจ้งเวยี นหนังสือ)

อันดีกับหน่วยงานอื่นทั้งภายในและภายนอก

มหาวิทยาลัย ทำให้ง่ายตอ่ การประสานงานเกี่ยวกบั งาน

สารบรรณ

โอกาส Opportunities อุปสรรค/ข้อจำกดั Threats

1. ปัจจบุ นั มีอุปกรณ์ เทคโนโลยี และแอพพลิเคชั่นสอ่ื 1. หนว่ ยงานภายนอกบางหน่วยงานไมเ่ ปดิ รับจดหมาย

สงั คมออนไลน์ ทีส่ ามารถนำมาประยกุ ต์ใชก้ บั งานสาร ในระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ของจังหวดั

บรรณได้ เชน่ เครอื่ งโทรสาร โปรแกรมกูเก้ลิ ชีต 2. บุคลากรของหนว่ ยงานภายนอกบางหน่วยงานไม่

แอพพลิเคชน่ั ไลน์, เฟสบุ๊ค จดหมายอเิ ล็กทรอนิกส์ สามารถปฏบิ ัตงิ านแทนกันได้ในการเปิดรับจดหมายใน

(อเี มลล์) ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สข์ องจังหวดั

2. จงั หวดั พระนครศรีอยธุ ยาไดจ้ ำทำระบบสารบรรณ

อิเลก็ ทรอนกิ ส์ของจงั หวัดพระนครศรีอยธุ ยา ทำใหง้ ่าย

และสะดวกรวดเรว็ ในการรบั สง่ หนงั สอื ราชการภายใน

จงั หวัดพระนครศรีอยุธยา

11 | P a g e

บทที่ 2
วธิ ีการสร้างทะเบียนหนงั สือราชการออนไลน์

การเตรยี มการ
การเตรียมการสร้างระบบ ก่อนการสรา้ งระบบผู้ปฏิบตั งิ านควรปฏบิ ัติ ดงั นี้

1. รวบรวมข้อมูลการจัดทำระบบ ผู้ปฏิบัติงานต้องเตรียมข้อมูลการจัดทำระบบซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น
2 ส่วน ดงั น้ี

1.1 ข้อมลู ท่ีตอ้ งการใหม้ ีในทะเบียนหนงั สอื ราชการ ผูป้ ฏิบตั ิงานสามารถนำรปู แบบเดมิ ทีใ่ ช้งานอยู่
มาใชง้ านไดโ้ ดยตรง หรอื สามารถปรับแกไ้ ขเพิม่ เตมิ ในส่วนที่ต้องการใหเ้ หมาะสมกบั งานที่ปฏบิ ตั ิ

รูปท่ี 1 การศกึ ษาจากข้อมูลในทะเบียนแบบเดมิ
1.2 ข้อมูลและวิธีการสร้างระบบออนไลน์ ผู้ปฏิบัติงานควรศึกษาวิธีการสร้างระบบจากการ
ฝึกอบรม เรียนรดู้ ว้ ยตนเอง หรือสอบถามหน่วยงานทม่ี คี วามรใู้ ห้เขา้ ใจถึงกระบวนการสร้างระบบ

รูปท่ี 2 การศกึ ษาคน้ ควา้ ข้อมลู และวิธีการสร้างระบบออนไลน์ด้วย google sheet

12 | P a g e

2. การลงทะเบียนขอใช้ gmail ในการสร้างระบบที่สำนักงานอธิการบดีใช้ คือระบบออนไลน์ผ่าน google
sheet เป็นระบบที่เปิดใช้งานหลักการหรือแหล่งท่ีมาของเทคโนโลยขี องซอฟต์แวร์นัน้ ให้บุคคลภายนอกได้ใช้ ภายใต้
เงื่อนไขบางประการที่เปิดโอกาสให้ผู้ใช้ทำการแก้ไข ดัดแปลงและเผยแพร่ ในที่นี้ผู้ปฏิบัติงานอาจใช้ arumail ก็ได้
เนือ่ งจากมหาวทิ ยาลัยได้ทำการซอ้ื สิทธจ์ิ าก Microsoft

รปู ท่ี 3 การขอใช้ gmail หรือ arumail
การสร้างระบบ

1. การเข้าสรู่ ะบบ ผู้ปฏบิ ตั ิงานลงชื่อเข้าใช้ gmail หรือ arumail ท่ีไดท้ ำการสมคั รหรอื ลงทะเบยี นไว้ และให้
ทำการเขา้ ส่รู ะบบ

1.1 เขา้ สรู่ ะบบ ให้ทำการเปิดหน้าเว็บไซต์ google ใน google chrome และทำการลงช่ือเข้าสู่ระบบ
รูปที่ 4 แถบเครอ่ื งมือหน้าเว็บไซต์ google chrome ในการเขา้ สรู่ ะบบ gmail หรือ arumail

1.2 Log in ใหผ้ ปู้ ฏิบตั งิ านใส่ User และ Password ในหน้า Log in และเข้าสู่ระบบ

รปู ที่ 5 การ Log in เขา้ สู่ระบบ gmail หรือ arumail

13 | P a g e

1.3 เข้า google drive โดยคลกิ ทม่ี มุ ขวาบน ของ google chrome เลอื ก

รูปที่ 6 รูปแสดงแถบเครอ่ื งมือตา่ งๆใน google application
2. การสร้าง Folder ใน google drive เพื่อแยกออกจากงานอื่นๆ และเพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย
สะดวกต่อการคน้ หา

1. click ใหม่

2. click โฟลเดอร์

3. พมิ พช์ ่อื โฟลเดอร์ที่
ตอ้ งการสรา้ ง

รปู ท่ี 7 รูปแสดงการสร้าง Folder ใน google drive

14 | P a g e

3. การสร้าง google sheet เพอื่ สรา้ งเปน็ ระบบบรหิ ารจดั การงานสารบรรณ

1. click โฟลเดอร์
ที่ตอ้ งการสรา้ ง google sheet

2. click ใหม่

3. click google ชตี

รปู ท่ี 8 รปู แสดงการสร้าง google sheet

15 | P a g e

4. ออกแบบทะเบียนรับหนังสอื ใหผ้ ู้ปฏบิ ัติงานออกแบบทะเบียนหนังสือตามความต้องการของผู้ใช้งานที่ได้
รวบรวมและออกแบบไวเ้ บอ้ื งต้น

4.1 แก้ไขชื่อ spread sheet

1. click สเปรตชตี ไมม่ ีชื่อ

2. แก้ไขชื่อระบบ
ตามทต่ี ้องการ

รูปท่ี 9 รูปแสดงการแกไ้ ขชื่อ spread sheet
4.2 ทำการออกแบบหวั ตารางตามท่ีออกแบบไว้เบอ้ื งตน้

ออกแบบหัวตารางตามท่กี ำหนดไวเ้ บ้อื งต้น

รปู ท่ี 10 รูปแสดงการออกแบบหัวตารางตามท่ีออกแบบไวเ้ บ้อื งตน้

16 | P a g e

4.3 แกไ้ ขชอ่ื แผ่นงานตามประเภทท่ตี อ้ งการ

ทำการแกไ้ ขชอ่ื worksheet ในกรณีท่มี ีหลาย worksheet

รปู ท่ี 11 รูปแสดงการแก้ไขชื่อแผ่นงานตามประเภททต่ี ้องการ

17 | P a g e

การการกำหนดสทิ ธิก์ ารเข้าถงึ ขอ้ มลู
การกำหนดสิทธิก์ ารเข้าถงึ ข้อมลู ผอู้ อกแบบระบบสามารถกำหนดสทิ ธกิ์ ารเข้าถึงระบบข้อมลู ออนไลน์ ดงั น้ี

click แชร์ เพอ่ื ใหผ้ ู้อื่นมสี ทิ ธ์เิ ข้าใช้งาน google sheet

รูปที่ 12 รูปแสดงการแบ่งปัน google sheet ให้ผู้อ่ืนเข้าใชง้ าน
5.1 การเพ่ิมผู้มีสทิ ธิ์เขา้ ระบบ

1. click เพิม่ ผคู้ นและกลุ่ม

2. click เลือกผคู้ นหรือกลุม่ ที่ตอ้ งการ
หรอื พมิ พ์ gmail/arumail ทตี่ ้องการแชร์

3. รายช่ือผคู้ นหรือกลมุ่ ที่เลอื แล้ว

รูปท่ี 13 รูปแสดงการเพ่ิมผู้มีสทิ ธเิ์ ข้าระบบ

18 | P a g e

5.2 การกำหนดสิทธิ์ผู้เข้าระบบ

อธิบายความหมายสิทธ์ติ ่างๆ

- ผู้มสี ิทธิ์อ่าน หมายถงึ สามารถอ่านขอ้ มูลได้เพยี งอย่างเดยี ว

- ผู้แสดงความคิดเห็น หมายถึง ผู้มีสิทธิ์อ่านและสามารถแสดงความคิดเห็นได้แต่ไม่

สามารถแก้ไขขอ้ มูลได้

- เอดเิ ตอร์ หมายถงึ ผู้มสี ทิ ธ์ิอา่ น แกไ้ ข เปลีย่ นแปลงระบบขอ้ มลู ได้

click เลอื กสิทธิ์ที่จะให้ผคู้ นหรือกลุม่
สามารถเข้าถงึ ข้อมลู ได้

รูปที่ 14 รูปแสดงสิทธิ์การเขา้ ใช้งานระบบ

19 | P a g e

บทท่ี 3
ขัน้ ตอนการดำเนนิ การ

การรับหนังสือ
หนงั สือรับ คอื หนงั สือท่ไี ดร้ ับเขา้ มาจากภายในและภายนอก มขี ้นั ตอนการปฏิบตั ิงานเม่อื รับหนงั สือ ดงั ตอ่ ไปนี้
1. ตรวจสอบ/คัดแยกเอกสาร ตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือ ชั้นความลับ เพื่อการ

ดำเนนิ การกอ่ นหลัง

รูปที่ 15 คดั แยกหนังสือตามชน้ั ความลับ ความเร่งด่วน และความสำคัญ
2. ลงทะเบียนเอกสาร โดยการประทับตราลงรับหนังสือที่มุมขวาด้านบนของหนังสือ หากมุมขวาด้านบนไม่
สามารถประทับตราได้ใหป้ ระทบั ตราในตำแหนง่ ที่ว่างดา้ นบน ใหเ้ รยี บรอ้ ย

2.1 กรอกข้อมลู ของหนงั สือลงระบบคอมพิวเตอร์ (สามารถใช้ Microsoft Excel) ในทน่ี ้ีสำนักงาน
อธิการบดีจะใช้ระบบออนไลน์ผา่ น google sheet โดยมีรายละเอยี ดการกรอก ดังน้ี

- เลขรบั หนังสอื ของ งานบริหารงานทั่วไป สำนักงานอธิการบดี (ถ้ามี)
- เลขทห่ี นงั สือท่ีได้รับจากหนว่ ยงานอ่นื ๆ (ถา้ มี)
- วนั ทีใ่ นหนังสอื ทไ่ี ด้รับ
- หนว่ ยงานท่สี ่งหนังสือ
- ชอื่ เรอ่ื ง/เนื้อหาทต่ี ้องการให้ดำเนินการ

รูปท่ี 16 ตัวอย่างรายละเอียดในการกรอกข้อมูลทะเบียนรบั ในระบบคอมพวิ เตอร์

20 | P a g e

2.2 ลงเลขที่ลำดับของหนังสือรับ ลงในตราประทับรับหนังสือ ในข้อ 2. โดยมีเลขรับตามลำดับใน
ระบบคอมพวิ เตอรท์ ล่ี งรับ วนั ท่ีที่ได้รบั หนงั สอื น้นั เพือ่ มาดำเนนิ การ และเวลาท่ไี ด้รบั หนังสือนั้น

เลขหนังสอื รับ กพน. เลขหนังสอื รบั
เลขหนังสอื ผสู้ ่ง กบท. สนอ.

ช่อื เรือ่ งของหนงั สอื หนว่ ยงาน
ทีส่ ่งหนงั สอื มา

รูปท่ี 17 ตวั อย่างรายละเอียดข้อมูลในหนา้ หนังสือรบั

3. บันทึกย่อหนังสือ ทำการบันทึกย่อของหนงั สือท่ีได้รับน้ันๆ แล้วเสนอผู้บงั คบั บัญชา เพื่อพิจารณาส่ังการ/
ทราบ/วนิ จิ ฉยั ให้ความเห็น โดยมีข้ันตอน ดงั น้ี

- เขียนบันทึกย่อลงในที่ว่างส่วนท้ายหรือด้านหลังของหนังสือรับในแผ่นที่ผู้ส่งหนังสือลงนาม เพ่ือ
รกั ษาขอ้ ความในหนา้ เอกสารไว้
- เรยี นผบู้ งั คับบัญชาในหนังสือท่ีระบุถงึ
- สรุปสาระสำคญั ของเน้อื หา และเสนอความเห็นประกอบ
- ลงช่อื ผบู้ นั ทกึ ยอ่ เสนอกำกับหนงั สอื และวนั เดือนปี ทท่ี ำการบันทึกย่อน้ัน
การบันทึกย่อ(เกษียนหนังสือ)ถือเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการดำเนินงานสารบรรณที่มีความสำคัญ
เปน็ อยา่ งยิง่ โดยมีหลักการ ดงั น้ี
วธิ ีการบนั ทกึ เพอื่ เสนอผบู้ ังคบั บัญชา มี 4 ลักษณะ ดงั น้ี
3.1. บันทึกย่อเรื่อง คือ การเรียบเรียงข้อความโดยเก็บแต่ประเด็นสำคัญๆ แต่ให้เข้าใจในเนื้อเรื่อง
ครบถ้วน ก่อนบันทึกย่อเรื่องผู้บันทึกต้องอ่านเรื่องราวให้ละเอียดเสียก่อน แล้วจับประเด็นสำคัญของเรื่อง เขียนเป็น
ข้อความสั้นๆ ไมจ่ ำเป็นต้องเรียงลำดับข้อความตามหนงั สือ แตค่ วรเรยี บเรยี งข้อความใหม่เพอ่ื ให้เขา้ ใจงา่ ยข้ึน
3.2. บันทึกรายงาน คอื การเขยี นขอ้ ความรายงานเรื่องท่ตี นปฏิบตั ิหรอื พบเหน็ หรือสำรวจสบื สวนได้
เสนอต่อผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณาเฉพาะข้อความทีจ่ ำเป็นต้องรายงาน แต่ถ้าเป็นการรายงานที่ได้รับมอบหมายตอ้ ง
รายงานทกุ ขอ้ ท่ีผบู้ ังคับบัญชาตอ้ งการทราบหรือสนใจ
3.3. บันทึกย่อเรื่อง คือ การเขียนข้อความแสดงความรู้สึกนึกคิดของตนที่มีเกี่ยวกับเรื่องที่เสนอ
เพ่อื ชว่ ยประกอบการพิจารณาส่ังการของผู้บังคับบญั ชา อาจบนั ทกึ ต่อทา้ ยเร่ืองใดเรื่องหน่ึงหรือบันทึกต่อท้ายย่อเร่ือง
ถา้ เป็นเร่อื งท่ีส่ังการไดห้ ลายทาง ตัวอยา่ งการใช้คำเสนอความเห็นในตอนท้าย ของบนั ทึกยอ่ เรื่อง เช่น

21 | P a g e

“เพื่อโปรดทราบ”
“เพื่อโปรดทราบและแจง้ ให้ .............. ทราบดว้ ย”
“เพอื่ โปรดพิจารณาอนุมตั ิ”
“เพอื่ โปรดพจิ ารณาอนญุ าต”
“เพ่อื โปรดพจิ ารณาลงนาม”
“เพอ่ื โปรดสง่ั การให้ถือปฏบิ ัติตอ่ ไป”
“เพื่อโปรดพิจารณา

1. อนุญาต
2. ลงนาม”
ฯลฯ
3.4. บันทึกติดต่อและสั่งการ คือ การเขียนข้อความติดต่อภายใน ระหว่างบุคคลในหน่วยงาน
เดียวกนั หรอื ผู้บังคับบญั ชาส่งั การไปยงั ผ้ใู ต้บงั คับบญั ชา/ผูป้ ฏบิ ตั ิ

รปู ท่ี 18 ตัวอยา่ งการบนั ทึกเพอ่ื เสนอผู้บังคบั บัญชา
4. เสนอผู้บังคับบัญชา แยกแฟ้มความเร่งด่วน แฟ้มความลับ แฟ้มเสนองานปกติ นำเสนอผู้บังคับบัญชา
ตามลำดับสายงานเพ่อื โปรดทราบ พิจารณา/สั่งการ/วินิจฉัย ใหค้ วามเหน็

รปู ที่ 19 แยกแฟ้มความเร่งด่วน แฟ้มความลบั แฟ้มเสนองานปกติ นำเสนอผบู้ ังคับบญั ชา

22 | P a g e

5. ตรวจสอบผลการพิจารณาสั่งการ ให้ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบการลงนามพิจารณา/สั่งการ/วินิจฉัย
จากผู้บงั คบั บัญชา หากยงั ไมม่ กี ารพิจารณาสง่ั การให้นำกลบั เสนอใหม่ เพอื่ ดำเนินการตอ่ ไป

6. บนั ทึกขอ้ สั่งการ ลงในระบบคอมพวิ เตอรต์ อ่ ท้ายทะเบียนหนังสอื นั้นๆ
7. Scan เอกสารท่ีผ่านการสัง่ การแลว้ ทุกหนา้ หรือเฉพาะส่วนท่สี ำคญั ลงฐานข้อมลู
8. สำเนา มอบ หรือจดั เกบ็ เอกสาร ตามคำวินจิ ฉยั ของผู้บังคบั บญั ชา เพอื่ ให้ผเู้ กีย่ วขอ้ งทราบหรอื ดำเนินการ
ในข้นั ต่อไป และให้ผรู้ ับมอบลงนามในหนงั สือรับต้นฉบับน้ัน

รูปท่ี 20 รปู แสดงการสำเนา มอบเอกสารเม่ือสัง่ การเรียบรอ้ ยแล้ว
หมายเหตุ ในแต่ละวันก่อนเลิกปฏิบัติงาน เจ้าหน้าที่จะทำการสำรองข้อมูล (Backup) ลงไว้ในเครื่อง
คอมพิวเตอร์ เพือ่ เปน็ มาตรการป้องกันความปลอดภยั และป้องกันความเสี่ยง เช่น ข้อมูลสูญหาย ไฟฟ้าขัดข้อง ระบบ
อนิ เตอรเ์ นต็ ของสำนกั งานมปี ญั หา ฯลฯ กย็ งั สามารถดำเนินการแบบปกติไปพลางก่อนได้

23 | P a g e

รปู ท่ี 21 ผงั แสดงการดำเนนิ การรบั หนงั สือและนำเสนอผ้บู ังคบั บัญชาพจิ ารณาสั่งการ

24 | P a g e

การสง่ หนงั สอื
หนังสือส่ง คอื เอกสารทสี่ ง่ ออกไปยังหน่วยงานอนื่ ซ่ึงมี 2 ลกั ษณะการดำเนินการดังนี้ ดงั นี้
1. หนังสอื สง่ หนว่ ยงานภายในและภายนอกมหาวทิ ยาลยั
1.1 ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน และรูปแบบการเขียนหนังสือ โดยจัดทำเอกสารขึ้นทั้งหมด

2 ฉบบั
1.2 เสนอผ้บู ังคบั บัญชา หรือผมู้ อี ำนาจลงนามลงชือ่ ในหนังสือ
1.3 กรอกข้อมูลหนังสือส่งออกในระบบคอมพิวเตอร์ เมื่อผู้บังคับชาหรอื ผู้มอี ำนาจลงนามลงช่ือแล้ว

โดยกรอกตามรายละเอียด ดังน้ี
- วัน/เดอื น/ปี ทส่ี ่งหนงั สือ
- หนว่ ยงานทสี่ ่งหนังสอื เพอื่ ประสานงาน
- เร่ืองทข่ี อประสานงาน
- บคุ คลหรือหน่วยงานทสี่ ่งหนังสือ

1.4 ลงเลขที่ลำดับของหนังสือส่ง ลงในหนังสือโดยมีเลขส่งตามลำดับในระบบคอมพิวเตอร์ที่
ลงทะเบยี นไว้ในข้อ 3. และวันทที่ ส่ี ่งหนังสอื นั้น

1.5 Scan หนงั สือส่งออกทุกหนา้ หรอื เฉพาะส่วนท่สี ำคัญ
1.6 มอบหนงั สือทั้ง 2 ฉบับทีเ่ สรจ็ เรียบร้อยแล้วใหแ้ ก่หน่วยงานทขี่ องสง่ หนังสือเพื่อดำเนินการใน
ขนั้ ตอ่ ไป

เลขท่ีตามระบบ
คอมพวิ เตอร์

เรื่องทีข่ อ วนั /เดือน/ปี ทส่ี ่งหนงั สือ
ประสานงาน

ผบู้ งั คบั บญั ชาสูงสุดของ
หน่วยงานท่จี ะประสานงาน

รูปที่ 22 ตวั อยา่ งรายละเอียดข้อมูลในหนา้ หนงั สือสง่

25 | P a g e

รูปที่ 23 ตวั อยา่ งรายละเอียดในการกรอกขอ้ มูลทะเบียนรบั ในระบบคอมพิวเตอร์

2. การรา่ งหนงั สือ
การเขยี นหนังสือบางฉบบั ทม่ี ีข้อความไม่ซับซ้อนมาก อาจไมจ่ ำเปน็ ต้องร่างก่อนก็ได้ แต่ถ้าเป็นหนังสือใน
ลักษณะโต้ตอบราชการ หากมีโอกาสได้ร่างหนังสือนั้นก่อนก็จะได้หนังสือราชการที่มีข้อความเหมาะสม และรัดกุม
โดยมหี ลักการ ดังนี้

2.1. ต้องรแู้ ละเขา้ ใจเรอ่ื งราวนนั้ มาก่อน โดยตอ้ งอ่านข้อความท่ีเป็นเหตเุ ดิม ซ่ึงต้องโต้ตอบหนังสือ
น้นั ให้เข้าประเด็นตา่ งๆ อย่างชัดเจน

2.2. ให้ขึ้นต้นด้วยข้อความที่เป็นเหตุก่อน ต่อด้วยข้อความที่เป็นความประสงค์หรือข้อตกลง
ถา้ มหี ลายขอ้ ควรแยกไว้เป็นข้อๆ

2.3. ข้อความใดอา้ งถึง กฎหมาย ระเบยี บ คำส่งั หรือเรอื่ งตวั อยา่ ง ต้องระบุให้ชดั เจน เชน่ “ตาม
ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526” เปน็ ต้น

2.4 ใช้ขอ้ ความสั้นๆ กะทัดรัด เข้าใจง่าย
2.5 ตรวจสอบชือ่ ตำแหน่ง สว่ นราชการ ผูร้ บั ใหถ้ ูกต้อง
2.6 ควรใช้ข้อความสุภาพใหส้ มฐานะของผรู้ บั

26 | P a g e

ตวั อย่าง

รปู ท่ี 24 รปู แบบการร่างหนงั สือภายใน

27 | P a g e

ตัวอย่าง

รปู ท่ี 25 ตวั อย่างการรา่ งหนงั สือภายใน

28 | P a g e

ตวั อย่าง

รปู ท่ี 26 รปู แบบการร่างหนงั สือภายนอก

29 | P a g e

ตวั อย่าง

รปู ท่ี 27 ตวั อยา่ งการร่างหนงั สือภายนอก

30 | P a g e

ตวั อย่าง

รปู ท่ี 28 รปู แบบการรา่ งหนงั สอื ประทบั ตรา

31 | P a g e

ตวั อย่าง

รปู ท่ี 29 ตวั อยา่ งการร่างหนงั สอื ประทบั ตรา

32 | P a g e

รูปที่ 30 ผังแสดงการดำเนนิ การสง่ หนงั สือและนำเสนอผู้บังคบั บัญชาพิจารณาลงนาม

33 | P a g e

ภาคผนวก

คณะกรรมการดำเนนิ งานการจดั การความรู้ ประจำปงี บประมาณ พ.ศ. 2563

1.1 นายพรเทวา สันทดั ประธาน

1.2 นางปิยะนุช สขุ เพ็ชร รองประธาน

1.3 นายนัฐวฒุ ิ คลา้ ยเพง็ กรรมการ

1.4 นางจิตรตรา มาทอง กรรมการ

1.5 นายวรพจน์ วรนชุ กรรมการ

1.6 นางสาววิชตุ า พวงมาลยั กรรมการ

1.7 นางสาวกีรตกิ าญจน์ กลิน่ ธรรมเสน กรรมการ

1.8 นางสาวศิริลกั ษณ์ สุคนั ธชาติ กรรมการ

1.9 นางสาวนพรตั น์ โมธนิ า กรรมการ

1.10 นางสาวสมจติ ร์ สอนดา กรรมการ

1.11 นางสาววภิ า การภักดี กรรมการ

1.12 นางสาวรสรินทร์ วงคจ์ นั ทร์ กรรมการ

1.13 นายกิตตริ ัตน์ บญุ ลำ้ กรรมการและเลขานุการ

1.14 นางสาวเบญจมาภรณ์ ขำเขียว กรรมการและเลขานุการ

1.15 นางสาวนติ ยา แสงมะฮะหมดั กรรมการและเลขานุการ

หนังสอื ราชการ จากสำนักนายกรฐั มนตรี

ที่ นร 0106/ว2019 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2553
เรื่อง คำอธบิ ายการพมิ พห์ นงั สอื ราชการภาษาไทยด้วย
โปรแกรมการพิมพใ์ นเคร่ืองคอมพวิ เตอรแ์ ละตวั อย่างการพมิ พ์



ระเบยี บสำนกั นายกรัฐมนตรี

วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
และทแี่ ก้ไขเพิ่มเติม (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2548

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานุเบกษา

ระเบยี บสาํ นักนายกรฐั มนตรี

วา ดว ยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖

โดยทเ่ี ปน การสมควรปรับปรุงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖
เสียใหมใหเหมาะสมย่งิ ขนึ้ คณะรัฐมนตรจี ึงวางระเบียบไว ดงั ตอไปนี้

ขอ ๑ ระเบยี บนี้เรียกวา “ระเบียบสํานกั นายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖”
ขอ ๒ ระเบียบน้ีใหใ ชบ ังคบั ตงั้ แตวนั ที่ ๑ มิถุนายน ๒๕๒๖ เปน ตน ไป
ขอ ๓ ใหยกเลกิ

๓.๑ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรวี าดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖
๓.๒ ระเบยี บสาํ นกั นายกรฐั มนตรีวาดวยการลงชื่อในหนังสือราชการ พ.ศ. ๒๕๐๗
๓.๓ ระเบยี บสาํ นกั นายกรฐั มนตรีวาดวยการลงชื่อในหนังสือราชการ (ฉบับท่ี ๒)
พ.ศ. ๒๕๑๖
บรรดาระเบียบ ขอบังคับ มติของคณะรัฐมนตรี และคําส่ังอ่ืนใด ในสวนที่กําหนดไวแลว
ในระเบยี บน้ี หรือซึง่ ขัด หรอื แยง กับระเบยี บน้ี ใหใชร ะเบยี บน้แี ทน เวนแตก รณที ี่กลาวในขอ ๕
ขอ ๔ ระเบียบน้ใี หใชบ ังคับแกสวนราชการ
สวนราชการใดมีความจําเปนที่จะตองปฏิบัติงานสารบรรณนอกเหนือไปจากท่ีไดกําหนดไว
ในระเบยี บนใ้ี หข อทาํ ความตกลงกับผูรกั ษาการตามระเบยี บนี้
ขอ ๕ ในกรณีทก่ี ฎหมาย หรอื ระเบียบวาดวยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ กําหนดวิธี
ปฏบิ ตั เิ กีย่ วกับงานสารบรรณไวเปนอยางอน่ื ใหถ ือปฏิบัตติ ามกฎหมาย หรือระเบยี บวา ดว ยการนนั้
ขอ ๖ ในระเบียบน้ี
“งานสารบรรณ” หมายความวา งานที่เก่ียวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแตการจัดทํา
การรับ การสง การเกบ็ รกั ษา การยืม จนถงึ การทาํ ลาย
“หนังสือ” หมายความวา หนังสือราชการ
“สวนราชการ” หมายความวา กระทรวง ทบวง กรม สํานกั งาน หรือหนวยงานอน่ื ใดของรัฐ
ทัง้ ในราชการบรหิ ารสวนกลาง ราชการบริหารสว นภมู ิภาค ราชการบริหารสวนทองถ่ิน หรือในตางประเทศ
และใหหมายความรวมถงึ คณะกรรมการดว ย

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

“คณะกรรมการ” หมายความวา คณะบุคคลที่ไดรับมอบหมายจากทางราชการใหปฏิบัติงาน
ในเรือ่ งใด ๆ และใหหมายความรวมถึงคณะอนกุ รรมการ คณะทาํ งาน หรือคณะบุคคลอ่ืนท่ีปฏิบัติงาน
ในลกั ษณะเดียวกัน

ขอ ๗ คาํ อธิบายซ่งึ กาํ หนดไวทายระเบียบ ใหถ ือวาเปนสว นประกอบท่ีใชในงานสารบรรณ
และใหใชเ ปน แนวทางในการปฏบิ ัติ

ขอ ๘ ใหปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีรักษาการตามระเบียบน้ี และใหมีอํานาจตีความและ
วินิจฉยั ปญ หาเกีย่ วกบั การปฏบิ ัติตามระเบยี บน้ี รวมทง้ั การแกไขเพิ่มเติมภาคผนวกและจัดทําคําอธิบาย
กับใหม ีหนา ที่ดาํ เนินการฝก อบรมเกีย่ วกบั งานสารบรรณ

การตีความ การวนิ จิ ฉยั ปญหา และการแกไ ขเพ่มิ เตมิ ภาคผนวก และคําอธิบายตามวรรคหนึ่ง
ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีจะขอความเห็นจากคณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบ
สํานกั นายกรฐั มนตรเี พ่ือประกอบการพจิ ารณาก็ได

หมวด ๑
ชนดิ ของหนังสือ

ขอ ๙ หนังสอื ราชการ คอื เอกสารท่เี ปนหลักฐานในราชการ ไดแก
๙.๑ หนงั สอื ทีม่ ีไปมาระหวางสว นราชการ
๙.๒ หนงั สอื ท่สี วนราชการมีไปถงึ หนวยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใชสวนราชการ หรือท่ีมีไปถึง

บคุ คลภายนอก
๙.๓ หนังสือท่ีหนวยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใชสวนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึง

สวนราชการ
๙.๔ เอกสารท่ที างราชการจัดทาํ ขนึ้ เพอื่ เปนหลกั ฐานในราชการ
๙.๕ เอกสารทที่ างราชการจัดทาํ ข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอ บังคบั

ขอ ๑๐ หนังสือ มี ๖ ชนิด คือ
๑๐.๑ หนังสอื ภายนอก
๑๐.๒ หนงั สอื ภายใน
๑๐.๓ หนังสือประทับตรา

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานุเบกษา

๑๐.๔ หนังสือส่ังการ
๑๐.๕ หนงั สือประชาสมั พนั ธ
๑๐.๖ หนงั สือที่เจาหนาท่ที ําขึน้ หรอื รบั ไวเปนหลักฐานในราชการ

สวนที่ ๑
หนังสอื ภายนอก

ขอ ๑๑ หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการท่ีเปนแบบพิธีโดยใชกระดาษตราครุฑ
เปนหนังสือตดิ ตอระหวา งสวนราชการ หรอื สว นราชการมถี ึงหนวยงานอื่นใดซงึ่ มิใชส วนราชการ หรือ
ทมี่ ถี ึงบคุ คลภายนอก ใหจ ัดทาํ ตามแบบท่ี ๑ ทา ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้

๑๑.๑ ที่ ใหล งรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง ตามท่ีกําหนดไว
ในภาคผนวก ๑ ทับเลขทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของคณะกรรมการใหกําหนดรหัสตัวพยัญชนะ
เพ่ิมข้ึนไดต ามความจําเปน

๑๑.๒ สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงช่ือสวนราชการ สถานท่ีราชการ หรือ
คณะกรรมการซึ่งเปน เจา ของหนังสือน้ัน และโดยปกติใหล งทีต่ ั้งไวด วย

๑๑.๓ วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของป
พทุ ธศักราชที่ออกหนงั สือ

๑๑.๔ เร่ือง ใหลงเรื่องยอท่ีเปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่
เปน หนงั สือตอ เน่ือง โดยปกติใหล งเร่อื งของหนงั สือฉบบั เดมิ

๑๑.๕ คาํ ข้นึ ตน ใหใชค าํ ข้นึ ตนตามฐานะของผูร ับหนงั สอื ตามตารางการใชคําข้ึนตน
สรรพนาม และคาํ ลงทา ย ทกี่ ําหนดไวในภาคผนวก ๒ แลวลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือ
ชอ่ื บคุ คลในกรณที มี่ ถี งึ ตัวบุคคลไมเกี่ยวกับตําแหนง หนา ท่ี

๑๑.๖ อางถงึ (ถามี) ใหอ า งถงึ หนังสือท่ีเคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการ
ผรู ับหนังสือไดรบั มากอนแลว จะจากสวนราชการใดก็ตาม โดยใหลงช่ือสวนราชการเจาของหนังสือ
และเลขทีห่ นงั สอื วนั ท่ี เดอื น ปพทุ ธศกั ราช ของหนังสือนนั้

การอางถงึ ใหอ างถึงหนงั สอื ฉบบั สุดทายท่ีติดตอกันเพียงฉบับเดียว เวนแต
มีเรื่องอ่นื ทเี่ ปนสาระสําคัญตอ งนาํ มาพิจารณา จึงอางถึงหนังสือฉบับอ่ืน ๆ ท่ีเก่ียวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะ
ใหท ราบดว ย

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๔ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานเุ บกษา

๑๑.๗ ส่งิ ที่สง มาดวย (ถา มี) ใหล งชอ่ื ส่ิงของ เอกสาร หรอื บรรณสารท่ีสงไปพรอมกับ
หนังสือนั้น ในกรณที ่ไี มสามารถสงไปในซองเดียวกันได ใหแ จง ดวยวาสง ไปโดยทางใด

๑๑.๘ ขอความ ใหล งสาระสาํ คัญของเร่อื งใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความประสงค
หลายประการใหแ ยกเปน ขอ ๆ

๑๑.๙ คําลงทา ย ใหใชค ําลงทา ยตามฐานะของผรู ับหนงั สอื ตามตารางการใชคําข้ึนตน
สรรพนาม และคาํ ลงทาย ทก่ี ําหนดไวในภาคผนวก ๒

๑๑.๑๐ ลงช่ือ ใหลงลายมือช่ือเจาของหนังสือ และใหพิมพช่ือเต็มของเจาของ
ลายมอื ชื่อไวใ ตล ายมือชื่อ ตามรายละเอียดทก่ี ําหนดไวใ นภาคผนวก ๓

๑๑.๑๑ ตาํ แหนง ใหลงตําแหนง ของเจา ของหนังสือ
๑๑.๑๒ สวนราชการเจาของเรือ่ ง ใหล งชอื่ สวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงาน
ท่ีออกหนังสือ ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกระทรวง หรือทบวง ใหลงช่ือสวนราชการ
เจา ของเรื่องทง้ั ระดบั กรมและกอง ถา สว นราชการท่ีออกหนังสืออยูในระดับกรมลงมา ใหลงช่ือสวนราชการ
เจาของเรื่องเพยี งระดบั กองหรือหนว ยงานทีร่ ับผิดชอบ
๑๑.๑๓ โทร. ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสว นราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงาน
ทอ่ี อกหนังสือและหมายเลขภายในตูสาขา (ถา มี) ไวด วย
๑๑.๑๔ สําเนาสง (ถามี) ในกรณีท่ีผูสงจัดทําสําเนาสงไปใหสวนราชการ หรือ
บคุ คลอนื่ ทราบ และประสงคจะใหผรู บั ทราบวาไดมีสําเนาสงไปใหผูใดแลว ใหพิมพช่ือเต็ม หรือชื่อยอ
ของสวนราชการหรือชื่อบุคคลทีส่ งสําเนาไปให เพ่ือใหเ ปนทีเ่ ขาใจระหวางผูสงและผูรับ ถาหากมีรายชื่อ
ทีส่ ง มากใหพมิ พว า สง ไปตามรายช่ือทแี่ นบ และแนบรายชื่อไปดว ย

สว นท่ี ๒
หนังสือภายใน

ขอ ๑๒ หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอราชการท่ีเปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก
เปน หนงั สอื ติดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอื จงั หวัดเดียวกัน ใชกระดาษบันทึกขอความ และ
ใหจัดทาํ ตามแบบท่ี ๒ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๕ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานเุ บกษา

๑๒.๑ สวนราชการ ใหลงชอื่ สว นราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงานท่ีออกหนังสือ
โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถาสวนราชการท่ีออกหนังสืออยูในระดับกรมข้ึนไป ใหลงช่ือ
สวนราชการเจาของเรอ่ื งทั้งระดับกรมและกอง ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับตํ่ากวากรมลงมา
ใหลงช่ือสวนราชการเจาของเรื่องเพียงระดับกอง หรือสวนราชการเจาของเร่ืองพรอมท้ังหมายเลข
โทรศัพท (ถาม)ี

๑๒.๒ ท่ี ใหล งรหสั ตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเร่ือง ตามท่ีกําหนดไว
ในภาคผนวก ๑ ทบั เลขทะเบยี นหนงั สือสง สําหรบั หนงั สอื ของคณะกรรมการใหก ําหนดรหัสตวั พยัญชนะ
เพม่ิ ข้ึนไดตามความจําเปน

๑๒.๓ วันท่ี ใหลงตัวเลขของวันที่ ชือ่ เต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราช
ที่ออกหนังสือ

๑๒.๔ เรื่อง ใหลงเรื่องยอท่ีเปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีท่ี
เปน หนังสือตอเน่ือง โดยปกตใิ หลงเร่อื งของหนงั สือฉบับเดิม

๑๒.๕ คาํ ขึ้นตน ใหใชค าํ ขึน้ ตน ตามฐานะของผูรบั หนังสอื ตามตารางการใชคําข้ึนตน
สรรพนาม และคําลงทาย ทกี่ ําหนดไวในภาคผนวก ๒ แลวลงตําแหนงของผูที่หนังสือน้ันมีถึง หรือ
ชอื่ บุคคลในกรณที ี่มีถึงตัวบคุ คลไมเ กีย่ วกบั ตาํ แหนงหนา ท่ี

๑๒.๖ ขอ ความ ใหลงสาระสาํ คัญของเรอื่ งใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความประสงค
หลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณีท่ีมีการอางถึงหนังสือท่ีเคยมีติดตอกันหรือมีส่ิงที่สงมาดวย
ใหระบไุ วใ นขอนี้

๑๒.๗ ลงช่อื และตําแหนง ใหป ฏบิ ัตติ ามขอ ๑๑.๑๐ และขอ ๑๑.๑๑ โดยอนุโลม
ในกรณีทกี่ ระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงคจะกําหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ
เพ่อื ใชตามความเหมาะสมก็ใหกระทาํ ได

สว นท่ี ๓
หนังสอื ประทับตรา

ขอ ๑๓ หนังสือประทบั ตรา คือ หนังสือทใ่ี ชป ระทบั ตราแทนการลงชื่อของหัวหนาสวนราชการ
ระดบั กรมข้ึนไป โดยใหห ัวหนา สว นราชการระดบั กอง หรือผูท่ีไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการ
ระดบั กรมขน้ึ ไป เปนผูรบั ผิดชอบลงช่อื ยอกํากับตรา

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๖ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

หนังสอื ประทบั ตราใหใ ชไ ดท ้ังระหวางสว นราชการกับสว นราชการ และระหวา งสวนราชการ
กับบคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีทไี่ มใชเรือ่ งสําคัญ ไดแก

๑๓.๑ การขอรายละเอยี ดเพมิ่ เติม
๑๓.๒ การสงสาํ เนาหนังสือ ส่งิ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร
๑๓.๓ การตอบรับทราบที่ไมเ กยี่ วกบั ราชการสาํ คัญ หรือการเงนิ
๑๓.๔ การแจง ผลงานทไ่ี ดดําเนินการไปแลวใหสว นราชการทีเ่ ก่ยี วของทราบ
๑๓.๕ การเตือนเรอื่ งท่คี า ง
๑๓.๖ เร่ืองซึ่งหัวหนาสว นราชการระดับกรมขน้ึ ไปกําหนดโดยทําเปนคําส่ัง ใหใช
หนังสือประทับตรา
ขอ ๑๔ หนังสือประทบั ตรา ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทําตามแบบที่ ๓ ทายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี
๑๔.๑ ที่ ใหล งรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง ตามที่กําหนดไว
ในภาคผนวก ๑ ทบั เลขทะเบยี นหนังสือสง
๑๔.๒ ถึง ใหลงช่อื สวนราชการ หนวยงาน หรอื บุคคลที่หนังสอื นน้ั มถี ึง
๑๔.๓ ขอ ความ ใหล งสาระสําคัญของเรือ่ งใหชัดเจนและเขา ใจงา ย
๑๔.๔ ช่ือสวนราชการทีส่ ง หนงั สือออก ใหลงชื่อสว นราชการทส่ี ง หนังสอื ออก
๑๔.๕ ตราชอื่ สวนราชการ ใหประทบั ตราช่ือสว นราชการตามขอ ๗๒ ดวยหมึกแดง
และใหผูรบั ผิดชอบลงลายมอื ชอื่ ยอ กํากบั ตรา
๑๔.๖ วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือนและตัวเลขของป
พุทธศักราชทอี่ อกหนังสือ
๑๔.๗ สวนราชการเจาของเร่อื ง ใหลงชอ่ื สวนราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงาน
ทอี่ อกหนังสือ
๑๔.๘ โทร. หรือท่ีต้ัง ใหล งหมายเลขโทรศพั ทของสวนราชการเจาของเรื่อง และ
หมายเลขภายในตูส าขา (ถามี) ดวย ในกรณีที่ไมมีโทรศัพท ใหลงที่ต้ังของสวนราชการเจาของเร่ือง
โดยใหลงตาํ บลที่อยตู ามความจําเปน และแขวงไปรษณีย (ถา มี)

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๗ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานุเบกษา

สว นที่ ๔
หนังสอื สั่งการ

ขอ ๑๕ หนังสือสงั่ การ ใหใ ชต ามแบบทีก่ าํ หนดไวในระเบยี บน้ี เวน แตจ ะมีกฎหมายกําหนดแบบไว
โดยเฉพาะ

หนงั สือส่งั การมี ๓ ชนดิ ไดแ ก คําส่ัง ระเบียบ และขอ บงั คับ
ขอ ๑๖ คําส่ัง คือ บรรดาขอความที่ผูบังคับบัญชาสั่งการใหปฏิบัติโดยชอบดวยกฎหมาย
ใชก ระดาษตราครฑุ และใหจ ัดทําตามแบบท่ี ๔ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

๑๖.๑ คําสั่ง ใหลงชือ่ สวนราชการ หรอื ตาํ แหนง ของผมู อี ํานาจทีอ่ อกคําสงั่
๑๖.๒ ท่ี ใหลงเลขที่ที่ออกคําส่ัง โดยเร่ิมฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงเปนลําดับไป
จนสิ้นปปฏิทนิ ทับเลขปพทุ ธศักราชทอ่ี อกคําส่ัง
๑๖.๓ เรอื่ ง ใหลงชอ่ื เร่อื งทอี่ อกคาํ สงั่
๑๖.๔ ขอความ ใหอางเหตุที่ออกคําส่ัง และอางถึงอํานาจที่ใหออกคําสั่ง (ถามี)
ไวดว ย แลว จงึ ลงขอ ความทส่ี งั่ และวนั ใชบ งั คบั
๑๖.๕ สั่ง ณ วันที่ ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของป
พทุ ธศักราชท่อี อกคําส่งั
๑๖.๖ ลงช่ือ ใหลงลายมือช่อื ผูอ อกคําส่ัง และพมิ พช่อื เต็มของเจาของลายมือชื่อไว
ใตลายมือชอ่ื
๑๖.๗ ตาํ แหนง ใหลงตาํ แหนง ของผูออกคําสงั่
ขอ ๑๗ ระเบยี บ คอื บรรดาขอความท่ผี มู ีอาํ นาจหนาที่ไดวางไว โดยจะอาศัยอํานาจของกฎหมาย
หรือไมก ็ได เพ่อื ถอื เปน หลักปฏิบัติงานเปนการประจํา ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทําตามแบบท่ี ๕
ทายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้
๑๗.๑ ระเบยี บ ใหลงช่อื สวนราชการท่ีออกระเบียบ
๑๗.๒ วาดว ย ใหล งชอ่ื ของระเบียบ
๑๗.๓ ฉบับท่ี ถาเปนระเบียบที่กลาวถึงเปนคร้ังแรกในเรื่องนั้น ไมตองลงวา
เปนฉบบั ทเ่ี ทา ใด แตถาเปน ระเบยี บเรอ่ื งเดยี วกนั ทมี่ ีการแกไ ขเพม่ิ เตมิ ใหล งเปน ฉบับท่ี ๒ และท่ีถัด ๆ
ไปตามลาํ ดับ

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๘ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

๑๗.๔ พ.ศ. ใหล งตวั เลขของปพทุ ธศกั ราชท่ีออกระเบียบ
๑๗.๕ ขอ ความ ใหอางเหตุผลโดยยอ เพื่อแสดงถึงความมุงหมายท่ีตองออกระเบียบ
และอางถึงกฎหมายทใี่ หอ าํ นาจออกระเบยี บ (ถาม)ี
๑๗.๖ ขอ ใหเรียงขอความทจ่ี ะใชเ ปนระเบียบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนช่ือระเบียบ
ขอ ๒ เปนวนั ใชบ งั คับกาํ หนดวาใหใ ชบงั คับตั้งแตเมือ่ ใด และขอ สุดทาย เปนขอผูรักษาการ ระเบียบใด
ถา มมี ากขอหรือหลายเร่อื ง จะแบง เปน หมวดกไ็ ด โดยใหยา ยขอ ผูรักษาการไปเปนขอสุดทายกอนที่จะข้ึน
หมวด ๑
๑๗.๗ ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล งตัวเลขของวนั ที่ ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของป
พทุ ธศักราชทอี่ อกระเบียบ
๑๗.๘ ลงชื่อ ใหลงลายมือช่อื ผูออกระเบียบ และพมิ พช ่อื เต็มของเจา ของลายมือช่ือไว
ใตล ายมือชือ่
๑๗.๙ ตําแหนง ใหล งตําแหนงของผูออกระเบียบ
ขอ ๑๘ ขอบงั คบั คอื บรรดาขอความทีผ่ มู อี าํ นาจหนาท่ีกําหนดใหใชโดยอาศัยอํานาจของกฎหมาย
ท่บี ัญญตั ิใหกระทาํ ได ใชกระดาษตราครฑุ และใหจดั ทาํ ตามแบบท่ี ๖ ทา ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี
๑๘.๑ ขอ บงั คบั ใหล งชอื่ สวนราชการทอ่ี อกขอบงั คบั
๑๘.๒ วา ดวย ใหลงช่ือของขอ บงั คบั
๑๘.๓ ฉบับท่ี ถาเปนขอบังคับท่ีกลาวถึงเปนครั้งแรกในเร่ืองนั้น ไมตองลงวา
เปน ฉบบั ท่ีเทา ใด แตถา เปนขอ บังคบั เรอ่ื งเดยี วกันท่ีมีการแกไขเพ่มิ เติมใหล งเปน ฉบบั ที่ ๒ และทถี่ ดั ๆ ไป
ตามลําดับ
๑๘.๔ พ.ศ. ใหลงตัวเลขของปพทุ ธศักราชท่อี อกขอบังคับ
๑๘.๕ ขอ ความ ใหอา งเหตุผลโดยยอ เพื่อแสดงถงึ ความมงุ หมายทีต่ องออกขอบังคับ
และอา งถึงกฎหมายท่ีใหอ าํ นาจออกขอบงั คบั
๑๘.๖ ขอ ใหเรียงขอ ความทจี่ ะใชบ ังคบั เปน ขอ ๆ โดยให ขอ ๑ เปนชื่อขอบังคับ
ขอ ๒ เปนวนั ใชบงั คับกําหนดวา ใหใ ชบงั คับต้งั แตเ ม่ือใด และขอ สุดทายเปนขอผูรักษาการ ขอบังคับใด
ถา มมี ากขอ หรือหลายเรอื่ งจะแบงเปนหมวดก็ได โดยใหยายขอผูรักษาการไปเปนขอสุดทายกอนที่จะข้ึน
หมวด ๑