คู่มือการบริหารจัดการงานสารบรรณ (การรับ-ส่งหนังสือราชการ) สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏพระนครศรีอยุธยา

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๙ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานุเบกษา

๑๘.๗ ประกาศ ณ วนั ที่ ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ
ปพุทธศักราช ท่อี อกขอ บงั คบั

๑๘.๘ ลงชอื่ ใหลงลายมอื ชื่อผูอ อกขอ บังคับ และพิมพช่ือเต็มของเจาของลายมือชื่อไว
ใตล ายมอื ชื่อ

๑๘.๙ ตําแหนง ใหล งตาํ แหนง ของผอู อกขอ บงั คับ

สวนที่ ๕
หนังสอื ประชาสมั พนั ธ

ขอ ๑๙ หนงั สอื ประชาสัมพันธ ใหใชตามแบบที่กําหนดไวในระเบียบนี้ เวนแตจะมีกฎหมาย
กาํ หนดแบบไวโ ดยเฉพาะ

หนงั สอื ประชาสมั พนั ธมี ๓ ชนิด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขา ว
ขอ ๒๐ ประกาศ คือ บรรดาขอความท่ีทางราชการประกาศหรือชี้แจงใหทราบ หรือแนะแนว
ทางปฏบิ ตั ิ ใชก ระดาษตราครฑุ และใหจ ดั ทําตามแบบท่ี ๗ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้

๒๐.๑ ประกาศ ใหล งช่อื สวนราชการท่ีออกประกาศ
๒๐.๒ เรอ่ื ง ใหล งช่อื เร่อื งทปี่ ระกาศ
๒๐.๓ ขอความ ใหอางเหตผุ ลท่ตี อ งออกประกาศและขอความท่ีประกาศ
๒๐.๔ ประกาศ ณ วนั ที่ ใหลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของ
ปพ ทุ ธศักราชท่ีออกประกาศ
๒๐.๕ ลงชื่อ ใหลงลายมอื ชอ่ื ผอู อกประกาศ และพมิ พช อื่ เต็มของเจา ของลายมือช่ือ
ไวใตล ายมอื ชื่อ
๒๐.๖ ตําแหนง ใหลงตําแหนง ของผอู อกประกาศ
ในกรณีทก่ี ฎหมายกําหนดใหทาํ เปนแจงความ ใหเปลยี่ นคาํ วา ประกาศ เปน แจง ความ
ขอ ๒๑ แถลงการณ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการแถลงเพ่ือทําความเขาใจในกิจการ
ของทางราชการ หรือเหตุการณหรือกรณีใด ๆ ใหทราบชัดเจนโดยท่ัวกัน ใชกระดาษตราครุฑ และ
ใหจัดทาํ ตามแบบท่ี ๘ ทา ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๐ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

๒๑.๑ แถลงการณ ใหล งชอื่ สวนราชการทอี่ อกแถลงการณ
๒๑.๒ เรื่อง ใหล งชื่อเรื่องทอ่ี อกแถลงการณ
๒๑.๓ ฉบับที่ ใชในกรณีที่จะตองออกแถลงการณหลายฉบับในเรื่องเดียว
ท่ีตอ เนอื่ งกนั ใหลงฉบับที่เรียงตามลาํ ดับไวดว ย
๒๑.๔ ขอ ความ ใหอา งเหตุผลทตี่ องออกแถลงการณและขอ ความที่แถลงการณ
๒๑.๕ สว นราชการทีอ่ อกแถลงการณ ใหล งชือ่ สวนราชการทีอ่ อกแถลงการณ
๒๑.๖ วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ
ปพุทธศกั ราชท่ีออกแถลงการณ
ขอ ๒๒ ขาว คือ บรรดาขอความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใหทราบ ใหจัดทํา
ตามแบบท่ี ๙ ทา ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี
๒๒.๑ ขาว ใหล งชื่อสว นราชการท่อี อกขาว
๒๒.๒ เรื่อง ใหล งช่ือเร่ืองที่ออกขา ว
๒๒.๓ ฉบับท่ี ใชในกรณีที่จะตองออกขาวหลายฉบับในเรื่องเดียวท่ีตอเน่ืองกัน
ใหลงฉบบั ที่เรยี งตามลาํ ดบั ไวดว ย
๒๒.๔ ขอ ความ ใหล งรายละเอียดเกีย่ วกับเรอ่ื งของขา ว
๒๒.๕ สวนราชการทีอ่ อกขา ว ใหล งชอื่ สว นราชการท่ีออกขาว
๒๒.๖ วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของ
ปพ ทุ ธศกั ราชที่ออกขา ว

สวนที่ ๖
หนงั สอื ทเี่ จาหนา ทท่ี าํ ขึ้นหรอื รบั ไวเ ปน หลักฐานในราชการ

ขอ ๒๓ หนงั สือทเ่ี จา หนาทีท่ ําขึน้ หรอื รบั ไวเ ปนหลกั ฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการ
ทําขึ้นนอกจากที่กลาวมาแลวขางตน หรือหนังสือท่ีหนวยงานอื่นใดซ่ึงมิใชสวนราชการ หรือ
บุคคลภายนอกมีมาถึงสว นราชการ และสวนราชการรับไวเปนหลักฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด คือ
หนงั สอื รบั รอง รายงานการประชมุ บนั ทึก และหนังสอื อ่ืน

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๑ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

ขอ ๒๔ หนังสือรบั รอง คือ หนงั สอื ทส่ี วนราชการออกใหเ พ่อื รบั รองแก บุคคล นิติบุคคล
หรือหนว ยงาน เพือ่ วัตถุประสงคอยางหนึง่ อยางใดใหป รากฏแกบุคคลโดยท่ัวไปไมจ าํ เพาะเจาะจง ใชกระดาษ
ตราครฑุ และใหจ ัดทําตามแบบที่ ๑๐ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี

๒๔.๑ เลขท่ี ใหล งเลขทีข่ องหนงั สือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแตเลข ๑ เรียงเปน
ลําดับไปจนถงึ ส้ินปปฏทิ นิ ทบั เลขปพุทธศักราชทอ่ี อกหนังสือรับรอง หรือลงเลขท่ีของหนังสือท่ัวไป
ตามแบบหนังสือภายนอกอยางหน่ึงอยางใด

๒๔.๒ สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงชื่อของสวนราชการซึ่งเปนเจาของ
หนังสอื นั้น และจะลงสถานท่ตี ้งั ของสว นราชการเจา ของหนังสอื ดว ยกไ็ ด

๒๔.๓ ขอความ ใหลงขอความข้ึนตนวา หนังสือฉบับนี้ใหไวเพ่ือรับรองวา
แลวตอดวยชอื่ บุคคล นิตบิ คุ คล หรือหนว ยงานท่ีทางราชการรับรอง ในกรณีเปนบุคคลใหพิมพช่ือเต็ม
โดยมีคํานําหนา นาม ช่อื นามสกุล ตําแหนง หนาที่ และสังกัดหนวยงานท่ีผูนั้นทํางานอยูอยางชัดแจง
แลวจงึ ลงขอ ความที่รบั รอง

๒๔.๔ ใหไว ณ วันที่ ใหลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ
ปพุทธศกั ราชทอี่ อกหนังสือรบั รอง

๒๔.๕ ลงช่ือ ใหลงลายมือชื่อหัวหนาสวนราชการผอู อกหนังสือ หรือผูท ่ีไดร บั มอบหมาย
และพิมพชอ่ื เตม็ ของเจาของลายมอื ช่อื ไวใตล ายมือช่ือ

๒๔.๖ ตาํ แหนง ใหล งตําแหนง ของผลู งลายมือชื่อในหนงั สอื
๒๔.๗ รปู ถา ยและลายมอื ช่ือผไู ดรบั การรบั รอง ในกรณีที่การรับรองเปนเร่ืองสําคัญ
ท่อี อกใหแกบ คุ คลใหต ิดรปู ถายของผูท่ีไดร ับการรับรอง ขนาด ๔ × ๖ เซนตเิ มตร หนาตรง ไมส วมหมวก
ประทับตราชื่อสวนราชการท่ีออกหนังสือบนขอบลางดานขวาของรูปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ
และใหผูนั้นลงลายมอื ชือ่ ไวใตร ปู ถา ยพรอ มทั้งพิมพช ่ือเตม็ ของเจาของลายมือช่ือไวใตลายมือช่ือดว ย
ขอ ๒๕ รายงานการประชุม คือ การบนั ทกึ ความคดิ เหน็ ของผูมาประชุม ผูเขารวมประชุม
และมติของทป่ี ระชุมไวเปน หลักฐาน ใหจัดทําตามแบบท่ี ๑๑ ทายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้
๒๕.๑ รายงานการประชุม ใหลงช่อื คณะที่ประชุม หรือช่อื การประชมุ น้นั
๒๕.๒ ครั้งที่ ใหล งครง้ั ท่ีประชมุ
๒๕.๓ เมอื่ ใหล งวนั เดือน ปท่ีประชุม

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๒ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานเุ บกษา

๒๕.๔ ณ ใหล งสถานท่ีที่ประชุม
๒๕.๕ ผมู าประชมุ ใหล งช่อื และหรอื ตาํ แหนง ของผไู ดรับแตงต้ังเปนคณะท่ีประชุม
ซง่ึ มาประชุม ในกรณที ี่มผี มู าประชุมแทนใหลงช่ือผมู าประชมุ แทน และลงวามาประชุมแทนผูใดหรือ
ตําแหนง ใด
๒๕.๖ ผูไมมาประชุม ใหลงช่ือและหรือตําแหนงของผูที่ไดรับแตงต้ังเปนคณะ
ที่ประชุม ซงึ่ มิไดม าประชุมพรอมทั้งเหตผุ ล (ถามี)
๒๕.๗ ผูเขารวมประชุม ใหลงช่ือและหรือตําแหนงของผูที่มิไดรับการแตงตั้ง
เปน คณะทีป่ ระชมุ ซึ่งไดเขา รวมประชุม (ถา ม)ี
๒๕.๘ เร่มิ ประชุมเวลา ใหลงเวลาท่ีเรมิ่ ประชุม
๒๕.๙ ขอความ ใหบันทึกขอความท่ีประชุม โดยปกติใหเร่ิมตนดวยประธาน
กลา วเปด ประชมุ และเรือ่ งทปี่ ระชมุ กบั มติ หรอื ขอสรุปของที่ประชมุ ในแตล ะเร่อื งตามลําดบั
๒๕.๑๐ เลกิ ประชุมเวลา ใหล งเวลาทเี่ ลิกประชมุ
๒๕.๑๑ ผจู ดรายงานการประชุม ใหล งชือ่ ผูจดรายงานการประชุมคร้งั นน้ั
ขอ ๒๖ บันทกึ คือ ขอความซ่งึ ผูใตบังคบั บัญชาเสนอตอผูบังคับบัญชา หรือผูบังคับบัญชา
สงั่ การแกผูใตบ ังคับบัญชา หรือขอความท่ีเจาหนา ท่ี หรือหนวยงานระดับตํ่ากวา สวนราชการระดับกรม
ตดิ ตอกนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกติใหใ ชกระดาษบันทกึ ขอความ และใหมหี ัวขอ ดงั ตอ ไปน้ี
๒๖.๑ ชอื่ หรือตําแหนงที่บันทกึ ถงึ โดยใชค าํ ขน้ึ ตน ตามท่กี ําหนดไวในภาคผนวก ๒
๒๖.๒ สาระสาํ คัญของเร่อื ง ใหลงใจความของเรอ่ื งท่ีบันทกึ ถามีเอกสารประกอบ
ก็ใหระบุไวดวย
๒๖.๓ ช่อื และตาํ แหนง ใหลงลายมือช่ือและตําแหนงของผูบันทึก และในกรณีท่ี
ไมใชกระดาษบนั ทึกขอ ความ ใหลงวนั เดอื น ปท ีบ่ ันทึกไวดวย
การบันทึกตอเนื่อง โดยปกติใหผูบ นั ทึกระบคุ าํ ข้นึ ตน ใจความบันทึก และลงชื่อเชนเดียวกับ
ท่ีไดกลาวไวข า งตน และใหลงวัน เดือน ป กํากบั ใตลายมอื ช่อื ผูบันทึก หากไมมีความเห็นใดเพ่ิมเติม
ใหล งชอ่ื และวนั เดอื น ป กาํ กบั เทานน้ั
ขอ ๒๗ หนังสอื อื่น คอื หนังสอื หรือเอกสารอ่ืนใดท่ีเกิดข้ึนเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจาหนาท่ี
เพอื่ เปนหลักฐานในทางราชการ ซ่ึงรวมถงึ ภาพถา ย ฟลม แถบบันทึกเสยี ง แถบบนั ทกึ ภาพดวย หรือ

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๓ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานุเบกษา

หนงั สอื ของบุคคลภายนอก ทย่ี ื่นตอ เจาหนาที่และเจา หนาท่ีไดรับเขาทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแลว
มีรูปแบบตามท่ีกระทรวง ทบวง กรมจะกําหนดขึ้นใชตามความเหมาะสม เวนแตมีแบบตามกฎหมาย
เฉพาะเร่อื งใหทาํ ตามแบบ เชน โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน
และคํารอ ง เปน ตน

สวนท่ี ๗
บทเบด็ เตลด็

ขอ ๒๘ หนังสือท่ีตองปฏิบัติใหเร็วกวาปกติ เปนหนังสือท่ีตองจัดสงและดําเนินการ
ทางสารบรรณดวยความรวดเรว็ เปนพเิ ศษ แบงเปน ๓ ประเภท คือ

๒๘.๑ ดวนที่สดุ ใหเ จา หนา ที่ปฏบิ ัติในทนั ทีท่ีไดรับหนงั สือนน้ั
๒๘.๒ ดวนมาก ใหเจา หนา ท่ีปฏบิ ตั ิโดยเร็ว
๒๘.๓ ดวน ใหเ จา หนา ทีป่ ฏบิ ตั ิเร็วกวา ปกติ เทา ท่จี ะทําได
ใหระบชุ น้ั ความเร็วดวยตัวอักษรสีแดงขนาดไมเ ลก็ กวา ตัวพมิ พโปง ๓๒ พอยท ใหเ หน็ ไดชัด
บนหนงั สือและบนซอง ตามทก่ี าํ หนดไวใ นแบบท่ี ๑ แบบที่ ๒ แบบท่ี ๓ และแบบท่ี ๑๕ ทายระเบียบ
โดยใหร ะบุคาํ วา ดวนท่ีสุด ดวนมาก หรอื ดวน สาํ หรับหนังสือตามขอ ๒๘.๑ ขอ ๒๘.๒ และขอ ๒๘.๓
แลว แตกรณี
ในกรณที ีต่ องการใหห นงั สือสงถึงผรู ับภายในเวลาทีก่ าํ หนด ใหร ะบคุ ําวา ดว นภายใน แลวลงวนั
เดอื น ป และกาํ หนดเวลาทีต่ อ งการใหหนงั สือนั้นไปถึงผูรับ กับใหเจาหนาท่ีสงถึงผูรับซ่ึงระบุบนหนาซอง
ภายในเวลาทกี่ าํ หนด
ขอ ๒๙ เร่ืองราชการที่จะดําเนินการหรือสั่งการดวยหนังสือไดไมทัน ใหสงขอความ
ทางเคร่ืองมือส่ือสาร เชน โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ โทรศัพท วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง
หรอื วิทยุโทรทัศน เปนตน และใหผูรับปฏิบัติเชนเดียวกับไดรับหนังสือ ในกรณีท่ีจําเปนตองยืนยัน
เปนหนังสอื ใหทาํ หนงั สือยืนยันตามไปทันที
การสง ขอความทางเคร่อื งมอื สอ่ื สารซึง่ ไมม ีหลกั ฐานปรากฏชดั แจง เชน ทางโทรศัพท วิทยุสื่อสาร
วทิ ยกุ ระจายเสยี ง หรอื วิทยุโทรทศั น เปนตน ใหผ สู งและผูรบั บันทึกขอ ความไวเปน หลักฐาน

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๔ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

ขอ ๓๐ หนงั สือท่ีจดั ทําข้นึ โดยปกติใหม สี ําเนาคฉู บับเก็บไวท ่ตี นเรื่อง ๑ ฉบบั และใหม สี าํ เนา
เก็บไวท ีห่ นว ยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบับ

สําเนาคูฉบับใหผูลงชื่อลงลายมือชื่อ หรือลายมือช่ือยอ และใหผูราง ผูพิมพ และผูตรวจ
ลงลายมือชือ่ หรอื ลายมอื ช่อื ยอไวทีข่ า งทายขอบลา งดานขวาของหนงั สือ

ขอ ๓๑ หนังสือที่เจาของหนังสือเห็นวามีสวนราชการอ่ืนที่เก่ียวของควรไดรับทราบดวย
โดยปกติใหสงสาํ เนาไปใหทราบโดยทาํ เปนหนงั สือประทบั ตรา

สําเนาหนังสอื นี้ใหมีคาํ รับรองวา สาํ เนาถูกตอง โดยใหเจาหนาที่ตั้งแตระดับ ๒ หรือเทียบเทาข้ึนไป
ซึ่งเปน เจาของเรอ่ื งลงลายมอื ช่ือรับรอง พรอ มทั้งลงชอ่ื ตวั บรรจง และตําแหนงทีข่ อบลางของหนงั สือ

ขอ ๓๒ หนังสือเวียน คอื หนงั สอื ทีม่ ถี ึงผูร ับเปน จํานวนมาก มีใจความอยางเดีวยกัน ใหเพ่ิมรหัส
ตวั พยญั ชนะ ว หนา เลขทะเบยี นหนังสอื สง ซงึ่ กาํ หนดเปน เลขทหี่ นังสือเวยี นโดยเฉพาะ เร่ิมตั้งแตเลข ๑
เรียงเปน ลาํ ดับไปจนถงึ ส้ินปปฏทิ ิน หรือใชเลขที่ของหนงั สือท่วั ไปตามแบบหนังสอื ภายนอกอยางหนึ่งอยา งใด

เมื่อผรู บั ไดรบั หนังสือเวียนแลว เห็นวาเร่ืองนัน้ จะตอ งใหห นวยงาน หรือบคุ คลในบังคับบัญชา
ในระดบั ตางๆ ไดรบั ทราบดว ย ก็ใหมหี นาที่จดั ทําสาํ เนา หรอื จัดสงใหห นว ยงาน หรือบุคคลเหลานนั้ โดยเร็ว

ขอ ๓๓ สรรพนามท่ีใชในหนังสือ ใหใชตามฐานะแหงความสัมพันธระหวางเจาของ
หนังสอื และผูรบั หนังสอื ตามภาคผนวก ๒

ขอ ๓๔ หนังสอื ภาษาตา งประเทศ ใหใ ชก ระดาษตราครุฑ
หนงั สือทีเ่ ปนภาษาอังกฤษ ใหทําตามแบบทีก่ ําหนดไวในภาคผนวก ๔
สําหรบั หนงั สือท่ีเปนภาษาอ่นื ๆ ซึ่งมิใชภาษาองั กฤษ ใหเ ปนไปตามประเพณนี ิยม

หมวด ๒
การรบั และสงหนังสือ

สวนที่ ๑
การรับหนงั สอื

ขอ ๓๕ หนังสือรับ คือ หนังสือที่ไดรับเขามาจากภายนอก ใหเจาหนาที่ของหนวยงาน
สารบรรณกลางปฏิบัติตามทกี่ ําหนดไวใ นสว นน้ี

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๕ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานุเบกษา

ขอ ๓๖ จัดลําดับความสําคัญและความเรงดว นของหนงั สอื เพ่อื ดําเนินการกอนหลัง และให
ผเู ปดซองตรวจเอกสาร หากไมถูกตอ งใหต ิดตอสว นราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือ
เพ่ือดําเนนิ การใหถ ูกตอ ง หรือบันทึกขอบกพรอ งไวเปนหลักฐาน แลว จงึ ดาํ เนินการเรอ่ื งนน้ั ตอ ไป

ขอ ๓๗ ประทบั ตรารับหนงั สอื ตามแบบท่ี ๑๒ ทายระเบียบ ท่ีมุมบนดานขวาของหนังสือ
โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

๓๗.๑ เลขรับ ใหล งเลขที่รับตามเลขทร่ี บั ในทะเบียน
๓๗.๒ วันท่ี ใหลงวนั เดอื น ปทีร่ บั หนังสือ
๓๗.๓ เวลา ใหล งเวลาที่รับหนงั สอื
ขอ ๓๘ ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับตามแบบท่ี ๑๓ ทายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอียดดังนี้
๓๘.๑ ทะเบียนหนงั สอื รับ วันท่ี เดอื น พ.ศ. ใหลงวัน เดอื น ปท ่ีลงทะเบียน
๓๘.๒ เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขลําดับของทะเบยี นหนงั สอื รบั เรยี งลําดบั ตดิ ตอ กนั ไป
ตลอดปปฏทิ ิน เลขทะเบยี นของหนังสือรบั จะตอ งตรงกบั เลขที่ในตรารับหนังสือ
๓๘.๓ ท่ี ใหล งเลขทข่ี องหนังสือทร่ี บั เขามา
๓๘.๔ ลงวันที่ ใหล งวัน เดอื น ปของหนงั สอื ทีร่ ับเขามา
๓๘.๕ จาก ใหลงตําแหนงเจาของหนังสือ หรือช่ือสวนราชการ หรือชื่อบุคคล
ในกรณีท่ไี มมีตาํ แหนง
๓๘.๖ ถงึ ใหล งตาํ แหนงของผทู ี่หนังสอื นน้ั มีถงึ หรอื ชอื่ สว นราชการ หรือช่ือบุคคล
ในกรณีท่ไี มม ีตาํ แหนง
๓๘.๗ เรือ่ ง ใหลงช่อื เรอื่ งของหนงั สือฉบบั น้ัน ในกรณีที่ไมมีชอ่ื เร่ืองใหล งสรุปเร่ืองยอ
๓๘.๘ การปฏบิ ัติ ใหบันทกึ การปฏิบัติเก่ียวกบั หนงั สือฉบบั นน้ั
๓๘.๙ หมายเหตุ ใหบ ันทึกขอความอน่ื ใด (ถามี)
ขอ ๓๙ จัดแยกหนังสือท่ีลงทะเบยี นรบั แลว สง ใหสวนราชการที่เก่ียวของดําเนินการ โดยใหลงชื่อ
หนว ยงานทีร่ ับหนังสอื น้นั ในชอง การปฏิบตั ิ ถา มีชอ่ื บุคคล หรือตําแหนงท่ีเกี่ยวขอ งกับการรับหนังสือ
ใหลงชือ่ หรือตาํ แหนง ไวด วย

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๖ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานุเบกษา

การสงหนังสือที่ลงทะเบียนรับแลวไปใหสวนราชการที่เกี่ยวของดําเนินการตามวรรคหน่ึง
จะสงโดยใชสมุดสงหนังสือตามขอ ๔๘ หรือใหผูรับหนังสือลงชื่อและวัน เดือน ปที่รับหนังสือ
ไวเปนหลกั ฐานในทะเบียนรับหนังสือกไ็ ด

การดําเนินการตามขัน้ ตอนน้ี จะเสนอผา นผบู งั คบั บญั ชาผใู ดหรอื ไม ใหเปนไปตามท่ีหัวหนา
สวนราชการกาํ หนด

ถาหนังสือรับนั้นจะตองดําเนินเร่ืองในหนวยงานน้ันเองจนถึงขั้นไดตอบหนังสือไปแลว
ใหลงทะเบยี นวาไดส ง ออกไปโดยหนงั สือท่เี ทา ใด วนั เดือน ปใด

ขอ ๔๐ การรับหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน เมื่อผูรับไดรับหนังสือจากหนวยงาน
สารบรรณกลางแลว ใหป ฏบิ ัตติ ามวิธีการท่กี ลา วขางตน โดยอนโุ ลม

สวนที่ ๒
การสง หนงั สอื

ขอ ๔๑ หนังสือสง คอื หนังสือท่ีสง ออกไปภายนอก ใหป ฏบิ ัตติ ามทก่ี าํ หนดไวใ นสวนน้ี
ขอ ๔๒ ใหเ จาของเรอ่ื งตรวจความเรยี บรอยของหนังสือ รวมทง้ั สิ่งท่จี ะสงไปดวยใหครบถวน
แลวสง เรื่องใหเ จา หนา ท่ขี องหนวยงานสารบรรณกลางเพ่อื สง ออก
ขอ ๔๓ เมือ่ เจา หนา ท่ขี องหนวยงานสารบรรณกลางไดรบั เร่อื งแลว ใหป ฏบิ ตั ดิ ังนี้

๔๓.๑ ลงทะเบยี นสง หนงั สอื ในทะเบียนหนังสือสงตามแบบที่ ๑๔ ทายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

๔๓.๑.๑ ทะเบียนหนังสือสง วันท่ี เดือน พ.ศ. ใหลงวัน เดือน ป
ท่ีลงทะเบียน

๔๓.๑.๒ เลขทะเบียนสง ใหลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือสงเรียงลําดับ
ติดตอกนั ไปตลอดปป ฏทิ ิน

๔๓.๑.๓ ที่ ใหลงรหสั ตัวพยัญชนะ และเลขประจําของสวนราชการเจาของเรื่อง
ในหนังสอื ทจ่ี ะสงออก ถา ไมม ที ่ีดังกลา ว ชองนี้จะวาง

๔๓.๑.๔ ลงวนั ท่ี ใหล งวัน เดอื น ปท ่จี ะสง หนังสือนัน้ ออก

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๗ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานเุ บกษา

๔๓.๑.๕ จาก ใหลงตาํ แหนงเจาของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการ หรือ
ช่ือบุคคลในกรณีท่ไี มม ตี าํ แหนง

๔๓.๑.๖ ถงึ ใหล งตําแหนงของผูท ่หี นังสอื นั้นมถี งึ หรือช่ือสวนราชการ
หรอื ชอ่ื บคุ คลในกรณที ไี่ มมีตําแหนง

๔๓.๑.๗ เร่ือง ใหล งชอื่ เรอื่ งของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีท่ีไมมีช่ือเร่ือง
ใหล งสรปุ เรอ่ื งยอ

๔๓.๑.๘ การปฏบิ ตั ิ ใหบ นั ทกึ การปฏบิ ัตเิ กีย่ วกบั หนังสอื ฉบบั นน้ั
๔๓.๑.๙ หมายเหตุ ใหบ นั ทึกขอความอ่ืนใด (ถาม)ี
๔๓.๒ ลงเลขท่ี และวนั เดือน ปใ นหนงั สอื ที่จะสง ออกทงั้ ในตน ฉบับ และสําเนาคูฉบับ
ใหต รงกับเลขทะเบียนสง และวัน เดอื น ปในทะเบียนหนังสอื สง ตามขอ ๔๓.๑.๒ และขอ ๔๓.๑.๔
ขอ ๔๔ กอนบรรจุซอง ใหเจาหนาท่ีของหนวยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบรอย
ของหนงั สอื ตลอดจนสงิ่ ที่สงไปดว ยอีกครง้ั หนงึ่ แลวปดผนกึ
หนังสือทไี่ มม คี วามสําคัญมากนกั อาจสงไปโดยวิธีพับยึดติดดวยแถบกาว กาว เย็บดวยลวด
หรอื วิธีอื่นแทนการบรรจุซอง
ขอ ๔๕ การจา หนาซอง ใหปฏบิ ตั ติ ามแบบท่ี ๑๕ ทา ยระเบยี บ
สาํ หรบั หนังสอื ทต่ี อ งปฏิบตั ิใหเรว็ กวาปกติ ใหปฏบิ ัติตามขอ ๒๘
ในกรณีไมใชสมดุ สงหนงั สอื ใหมีใบรบั หนังสอื ตามขอ ๔๙ แนบตดิ ซองไปดว ย
ขอ ๔๖ การสง หนงั สือโดยทางไปรษณยี  ใหถือปฏิบัติตามระเบียบ หรือวิธีการท่ีการสื่อสาร
แหง ประเทศไทยกาํ หนด
การสงหนงั สอื ซง่ึ มใิ ชเปน การสงโดยทางไปรษณีย เมอ่ื สงหนังสือใหผูรับแลว ผูสงตองใหผูรับ
ลงชอื่ รบั ในสมุดสงหนงั สอื หรอื ใบรบั แลว แตก รณี ถา เปน ใบรบั ใหนาํ ใบรับนัน้ มาผนึกติดไวทีส่ าํ เนาคฉู บับ
ขอ ๔๗ หนังสือท่ีไดลงทะเบียนสง ในกรณีที่เปนการตอบหนังสือซึ่งรับเขามาใหลงทะเบียน
วา หนังสือนนั้ ไดต อบตามหนังสอื รับทีเ่ ทา ใด วัน เดอื น ปใด
ขอ ๔๘ สมุดสงหนังสือ ใหจัดทําตามแบบท่ี ๑๖ ทา ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๔๘.๑ เลขทะเบียน ใหลงเลขทะเบียนหนังสือสง
๔๘.๒ จาก ใหลงตําแหนง หรอื ชอ่ื สวนราชการ หรือชื่อบุคคลท่ีเปนเจาของหนงั สอื

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๘ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

๔๘.๓ ถึง ใหล งตาํ แหนง ของผูทีห่ นังสือนน้ั มีถงึ หรือชื่อสวนราชการ หรือช่ือบุคคล
ในกรณีที่ไมมตี าํ แหนง

๔๘.๔ หนวยรบั ใหลงชอื่ สว นราชการทร่ี บั หนงั สอื
๔๘.๕ ผูร ับ ใหผูรบั หนงั สอื ลงช่ือท่ีสามารถอานออกได
๔๘.๖ วันและเวลา ใหผ ูรับหนังสอื ลงวนั เดอื น ป และเวลาท่ีรบั หนังสือ
๔๘.๗ หมายเหตุ ใหบันทกึ ขอความอ่ืนใด (ถา มี)
ขอ ๔๙ ใบรบั หนงั สือ ใหจ ดั ทาํ ตามแบบที่ ๑๗ ทายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี
๔๙.๑ ที่ ใหล งเลขที่ของหนังสือฉบับนั้น
๔๙.๒ ถงึ ใหลงตาํ แหนงของผทู ห่ี นังสอื นัน้ มีถงึ หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล
ในกรณที ่ไี มม ีตําแหนง
๔๙.๓ เรอ่ื ง ใหล งชอื่ เร่อื งของหนงั สือฉบบั น้นั ในกรณที ี่ไมม ชี ือ่ เรื่องใหลงสรุปเร่ืองยอ
๔๙.๔ รับวนั ท่ี ใหผ รู บั หนงั สอื ลงวนั เดือน ปทร่ี ับหนังสือ
๔๙.๕ เวลา ใหผ ูรับหนงั สอื ลงเวลาทร่ี บั หนงั สอื
๔๙.๖ ผรู บั ใหผูร ับหนังสือลงชื่อที่สามารถอา นออกได

สวนท่ี ๓
บทเบด็ เตล็ด

ขอ ๕๐ เพื่อใหก ารรับและสง หนงั สอื ดาํ เนินไปโดยสะดวกเรียบรอ ยและรวดเร็ว สวนราชการ
จะกําหนดหนา ท่ขี องผูป ฏิบตั ิตลอดจนแนวทางปฏบิ ตั นิ ั้นไวด ว ยกไ็ ด ทั้งน้ี ใหมกี ารสํารวจทะเบียนหนงั สอื
รับเปนประจําวาหนงั สือตามทะเบียนรบั นัน้ ไดมกี ารปฏิบัติไปแลว เพยี งใด และใหม กี ารตดิ ตามเรื่องดวย
ในการนส้ี ว นราชการใดเหน็ สมควรจะจัดใหม ีบัตรตรวจคนสําหรับหนังสอื รับและหนังสือสงเพ่ือความสะดวก
ในการคนหากไ็ ดตามความเหมาะสม

ขอ ๕๑ บัตรตรวจคน ใหจัดทําตามแบบท่ี ๑๘ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้
๕๑.๑ เรอ่ื ง รหัส ใหล งเรอ่ื งและรหสั ตามหมวดหมูของหนงั สอื
๕๑.๒ เลขทะเบยี นรบั ใหล งเลขทะเบียนตามท่ีปรากฏในทะเบียนหนงั สือรบั

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๑๙ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานเุ บกษา

เรอ่ื งอะไร ๕๑.๓ ท่ี ใหลงเลขที่ของหนงั สือ
เมอ่ื ใด ๕๑.๔ ลงวันท่ี ใหล งวนั เดอื น ป ของหนงั สอื
๕๑.๕ รายการ ใหลงเรื่องยอของหนังสือเพ่ือใหทราบวา หนังสือนั้นมาจากท่ีใด

๕๑.๖ การปฏิบัติ ใหบนั ทกึ การปฏิบตั เิ ก่ียวกับหนังสอื นั้นเพ่อื ใหท ราบวาสง ไปที่ใด

หมวด ๓
การเก็บรกั ษา ยืม และทาํ ลายหนังสอื

สว นท่ี ๑
การเกบ็ รักษา

ขอ ๕๒ การเกบ็ หนังสอื แบง ออกเปน การเก็บระหวางปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแลว
และการเก็บไวเพ่อื ใชใ นการตรวจสอบ

ขอ ๕๓ การเก็บระหวางปฏบิ ตั ิ คอื การเกบ็ หนงั สอื ท่ีปฏิบตั ิยงั ไมเ สรจ็ ใหอ ยูในความรับผิดชอบ
ของเจาของเรอื่ งโดยใหก ําหนดวธิ ีการเกบ็ ใหเ หมาะสมตามขนั้ ตอนของการปฏบิ ัติงาน

ขอ ๕๔ การเกบ็ เมอื่ ปฏิบตั ิเสร็จแลว คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว และ
ไมม ีอะไรทจ่ี ะตองปฏิบัติตอ ไปอีก ใหเ จาหนาที่ของเจา ของเร่ืองปฏบิ ัติดังนี้

๕๔.๑ จดั ทาํ บัญชีหนงั สือสงเกบ็ ตามแบบที่ ๑๙ ทายระเบียบ อยางนอยใหมีตนฉบับ
และสาํ เนาคูฉบับสาํ หรบั เจา ของเรอื่ งและหนวยเก็บ เก็บไวอยา งละฉบบั โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

๕๔.๑.๑ ลําดบั ที่ ใหลงเลขลําดบั เรือ่ งของหนงั สอื ที่เกบ็
๕๔.๑.๒ ที่ ใหลงเลขที่ของหนงั สอื แตล ะฉบบั
๕๔.๑.๓ ลงวนั ที่ ใหลงวนั เดือน ปข องหนังสือแตล ะฉบบั
๕๔.๑.๔ เรือ่ ง ใหล งชื่อเรื่องของหนังสือแตล ะฉบับ ในกรณีท่ีไมมีชื่อเร่ือง
ใหล งสรุปเร่อื งยอ

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๐ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานุเบกษา

๕๔.๑.๕ อายุการเกบ็ หนงั สือ ใหลงวัน เดือน ปท่ีจะเก็บถึง ในกรณีใหเก็บไว
ตลอดไป ใหลงคําวา หามทําลาย

๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ใหบ นั ทกึ ขอ ความอ่นื ใด (ถามี)
๕๔.๒ สงหนังสือและเรอ่ื งปฏบิ ตั ิทัง้ ปวงทีเ่ กยี่ วขอ งกบั หนังสือนัน้ พรอมท้ังบัญชี
หนงั สอื สง เก็บไปใหหนว ยเกบ็ ท่สี วนราชการนั้น ๆ กําหนด
ขอ ๕๕ เมอ่ื ไดร ับเร่อื งจากเจาของเร่ืองตามขอ ๕๔ แลว ใหเ จา หนา ท่ีผูรับผิดชอบในการเก็บ
หนงั สือปฏิบตั ดิ ังนี้
๕๕.๑ ประทบั ตรากําหนดเกบ็ หนังสือตามขอ ๗๓ ไวทมี่ ุมลา งดา นขวาของกระดาษ
แผน แรกของหนังสอื ฉบบั น้ัน และลงลายมือชอื่ ยอ กาํ กบั ตรา

๕๕.๑.๑ หนงั สือทต่ี องเกบ็ ไวตลอดไป ใหประทับตราคําวา หามทําลาย
ดว ยหมกึ สีแดง

๕๕.๑.๒ หนังสือที่เก็บโดยมีกําหนดเวลา ใหประทับตราคําวา เก็บถึง
พ.ศ. .... ดวยหมึกสีนาํ้ เงนิ และลงเลขของปพ ทุ ธศักราชทใี่ หเ กบ็ ถงึ

๕๕.๒ ลงทะเบียนหนังสอื เกบ็ ไวเ ปนหลกั ฐานตามแบบท่ี ๒๐ ทายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอียดดงั น้ี

๕๕.๒.๑ ลาํ ดบั ท่ี ใหล งเลขลําดับเร่ืองของหนังสอื ท่ีเกบ็
๕๕.๒.๒ วนั เก็บ ใหล งวนั เดือน ปที่นําหนงั สือนั้นเขาทะเบียนเก็บ
๕๕.๒.๓ เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรบั ของหนังสอื แตล ะฉบับ
๕๕.๒.๔ ท่ี ใหลงเลขท่ีของหนังสอื แตล ะฉบับ
๕๕.๒.๕ เรือ่ ง ใหลงช่อื เรอื่ งของหนังสือแตละฉบบั ในกรณีท่ีไมมีช่ือเร่ือง
ใหล งสรุปเรื่องยอ
๕๕.๒.๖ รหัสแฟม ใหล งหมายเลขลําดับหมูของการจดั แฟมเกบ็ หนังสอื
๕๕.๒.๗ กําหนดเวลาเก็บ ใหลงระยะเวลาการเก็บตามท่ีกําหนดในตรา
กาํ หนดเก็บหนังสือตามขอ ๕๕.๑
๕๕.๒.๘ หมายเหตุ ใหบ ันทึกขอความอ่ืนใด (ถา มี)

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๑ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานเุ บกษา

ขอ ๕๖ การเก็บไวเ พื่อใชในการตรวจสอบ คือ การเกบ็ หนังสอื ทป่ี ฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว
แตจําเปน จะตองใชใ นการตรวจสอบเปนประจาํ ไมสะดวกในการสงไปเก็บยังหนวยเก็บของสวนราชการ
ตามขอ ๕๔ ใหเ จา ของเรื่องเกบ็ เปนเอกเทศ โดยแตงตัง้ เจา หนา ท่ีข้นึ รับผิดชอบกไ็ ด เมื่อหมดความจําเปน
ทจี่ ะตอ งใชในการตรวจสอบแลว ใหจัดสง หนงั สอื นัน้ ไปยังหนวยเก็บของสวนราชการโดยใหถือปฏิบัติ
ตามขอ ๕๔ และขอ ๕๕ โดยอนโุ ลม

ขอ ๕๗ อายุการเก็บหนงั สอื โดยปกตใิ หเกบ็ ไวไมนอยกวา ๑๐ ป เวน แตหนังสือดังตอ ไปนี้
๕๗.๑ หนังสือท่ีตองสงวนเปนความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบ

วาดวยการรักษาความปลอดภยั แหง ชาติ
๕๗.๒ หนังสือที่เปนหลกั ฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน

หรือหนังสืออ่ืนใดท่ีไดมีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกําหนดไวเปนพิเศษแลว การเก็บใหเปนไป
ตามกฎหมายและระเบยี บแบบแผนวาดวยการน้ัน

๕๗.๓ หนังสือท่ีเกี่ยวกับประวัติศาสตร ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ
หลักฐาน หรอื เรือ่ งทีต่ อ งใชสาํ หรบั ศกึ ษาคน ควา หรือหนงั สืออน่ื ในลักษณะเดยี วกัน ใหเ ก็บไวเปนหลักฐาน
ทางราชการตลอดไปหรือตามทก่ี องจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร กาํ หนด

๕๗.๔ หนงั สือท่ไี ดป ฏิบตั งิ านเสร็จส้ินแลว และเปนคูสําเนาท่ีมีตนเรื่องจะคนได
จากท่ีอืน่ ใหเก็บไวไมน อ ยกวา ๕ ป

๕๗.๕ หนังสือท่ีเปนเร่ืองธรรมดาสามัญซึ่งไมมีความสําคัญ และเปนเรื่องที่เกิดขึ้น
เปนประจําเมือ่ ดําเนนิ การแลว เสรจ็ ใหเกบ็ ไวไ มนอยกวา ๑ ป

ในกรณีหนังสือท่ีเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งมิใชเปนเอกสารสิทธิ หากเห็นวาไมมีความจําเปน
ตองเกบ็ ไวถ งึ ๑๐ ป ใหท าํ ความตกลงกับกระทรวงการคลงั เพ่อื ขอทําลายได

ขอ ๕๘ ทุกปปฏิทนิ ใหสว นราชการจดั สงหนงั สือท่ีมอี ายุครบ ๒๕ ป นับจากวันที่ไดจัดทําขึ้น
ที่เกบ็ ไว ณ สวนราชการใด พรอมทง้ั บญั ชสี งมอบหนงั สือครบ ๒๕ ป ใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ
กรมศลิ ปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปถ ัดไป เวนแตหนงั สอื ดังตอ ไปนี้

๕๘.๑ หนังสือที่ตองสงวนเปนความลับใหปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบ
วา ดวยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ

๕๘.๒ หนังสือท่ีมีกฎหมาย ขอบังคับ หรือระเบียบท่ีออกใชเปนการทั่วไป
กําหนดไวเ ปน อยา งอื่น

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๒ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานุเบกษา

๕๘.๓ หนงั สือทส่ี วนราชการมคี วามจําเปน ตองเกบ็ ไวทสี่ วนราชการน้ัน ใหจัดทํา
บัญชีหนงั สือครบ ๒๕ ป ท่ีขอเกบ็ เองสง มอบใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศลิ ปากร

ขอ ๕๙ บัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๕ ป และบัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปที่ขอเก็บเอง
อยางนอยใหมีตนฉบับและสําเนาคูฉบับ เพ่ือใหสวนราชการผูมอบและกองจดหมายเหตุแหงชาติ
กรมศลิ ปากร ผรู ับมอบยึดถอื ไวเ ปน หลักฐานฝายละฉบับ

๕๙.๑ บญั ชสี งมอบหนงั สือครบ ๒๕ ป ใหจัดทําตามแบบที่ ๒๑ ทายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้

๕๙.๑.๑ ช่ือบัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๙ ป ประจําป ใหลงตัวเลข
ของปพทุ ธศกั ราชท่ีจัดทําบญั ชี

๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชือ่ สวนราชการทีจ่ ดั ทําบญั ชี
๕๙.๑.๓ วนั ที่ ใหลงวัน เดือน ปท่จี ัดทําบญั ชี
๕๙.๑.๔ แผนท่ี ใหล งเลขลําดบั ของแผน บญั ชี
๕๙.๑.๕ ลาํ ดับที่ ใหล งเลขลาํ ดบั เร่อื งของหนงั สอื ท่ีสงมอบ
๕๙.๑.๖ รหสั แฟม ใหลงหมายเลขลําดบั หมูข องการจัดแฟม เกบ็ หนงั สือ
๕๙.๑.๗ ท่ี ใหล งเลขทขี่ องหนงั สือแตละฉบับ
๕๙.๑.๘ ลงวันที่ ใหลงวนั เดอื น ปข องหนังสือแตละฉบับ
๕๙.๑.๙ เลขทะเบยี นรับ ใหลงเลขทะเบยี นรบั ของหนงั สอื แตล ะฉบับ
๕๙.๑.๑๐ เรอ่ื ง ใหล งช่ือเรอ่ื งของหนงั สอื แตละฉบบั ในกรณีท่ีไมมีช่ือเรื่อง
ใหล งสรปุ เร่ืองยอ
๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ใหบ ันทกึ ขอความอ่ืนใด (ถาม)ี
๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผูมอบ ใหผมู อบลงลายมือชื่อและวงเล็บช่ือและนามสกุล
ดว ยตัวบรรจงพรอ มทั้งลงตาํ แหนง ของผมู อบ
๕๙.๑.๑๓ ลงชื่อผูรับมอบ ใหผูรับมอบลงลายมือช่ือและวงเล็บช่ือและ
นามสกลุ ดวยตัวบรรจงพรอมท้ังลงตาํ แหนง ของผรู ับมอบ
๕๙.๒ บญั ชหี นงั สือครบ ๒๕ ป ทข่ี อเก็บเอง ใหจ ัดทําตามแบบที่ ๒๒ ทายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๓ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

๕๙.๒.๑ ชือ่ บัญชีหนงั สอื ครบ ๒๕ ป ท่ีขอเก็บเองประจําป ใหลงตัวเลข
ของปพ ทุ ธศักราชทจ่ี ัดทาํ บญั ชี

๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอื่ สวนราชการทีจ่ ดั ทําบญั ชี
๕๙.๒.๓ วนั ท่ี ใหล งวนั เดอื น ปท ี่จดั ทําบัญชี
๕๙.๒.๔ แผน ท่ี ใหล งเลขลําดบั ของแผนบญั ชี
๕๙.๒.๕ ลําดบั ท่ี ใหล งเลขลาํ ดบั เรื่องของหนงั สอื ท่ีขอเกบ็ เอง
๕๙.๒.๖ รหสั แฟม ใหลงหมายเลขลาํ ดับหมูของการจดั แฟม เก็บหนงั สอื
๕๙.๒.๗ ที่ ใหลงเลขที่ของหนงั สือแตล ะฉบบั
๕๙.๒.๘ ลงวันท่ี ใหล งวัน เดือน ปของหนังสือแตละฉบบั
๕๙.๒.๙ เรอ่ื ง ใหลงชอื่ เรอ่ื งของหนังสอื แตละฉบบั ในกรณีท่ีไมมีช่ือเรื่อง
ใหล งสรปุ เรื่องยอ
๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ใหบ นั ทึกขอความอืน่ ใด (ถา ม)ี
ขอ ๖๐ หนังสือทีย่ ังไมถ ึงกาํ หนดทําลาย ซ่ึงสวนราชการเห็นวาเปนหนังสือที่มีความสําคัญ
และประสงคจ ะฝากใหก องจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร เกบ็ ไว ใหปฏบิ ตั ดิ งั นี้
๖๐.๑ จัดทําบญั ชฝี ากหนังสือตามแบบที่ ๒๓ ทา ยระเบียบ อยางนอยใหมีตนฉบับ
และสาํ เนาคฉู บบั โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี
๖๐.๑.๑ ชื่อบัญชีฝากหนังสือ ประจําป ใหลงตัวเลขของปพุทธศักราช
ที่จัดทําบญั ชี
๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล งชือ่ สว นราชการที่จดั ทาํ บัญชี
๖๐.๑.๓ วนั ท่ี ใหลงวัน เดอื น ปท ่จี ัดทําบัญชี
๖๐.๑.๔ แผน ที่ ใหลงเลขลําดบั ของแผน บัญชี
๖๐.๑.๕ ลาํ ดับท่ี ใหล งเลขลําดบั เร่อื งของหนังสือ
๖๐.๑.๖ รหสั แฟม ใหล งหมายเลขลําดับหมขู องการจัดแฟม เกบ็ หนังสือ
๖๐.๑.๗ ท่ี ใหล งเลขทขี่ องหนงั สือแตล ะฉบบั
๖๐.๑.๘ ลงวนั ท่ี ใหลงวนั เดอื น ปของหนงั สอื แตละฉบับ
๖๐.๑.๙ เลขทะเบยี นรับ ใหล งเลขทะเบยี นรับของหนังสอื แตล ะฉบบั

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๔ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

๖๐.๑.๑๐ เรอื่ ง ใหลงชื่อเร่ืองของหนงั สือแตล ะฉบบั ในกรณีท่ีไมมีช่ือเรื่อง
ใหลงสรปุ เร่อื งยอ

๖๐.๑.๑๑ หมายเหตุ ใหบ นั ทกึ ขอ ความอืน่ ใด (ถา ม)ี
๖๐.๑.๑๒ ลงชื่อผูฝาก ใหผูฝากลงลายมือช่ือและวงเล็บช่ือและนามสกุล
ดวยตัวบรรจงพรอ มท้งั ลงตาํ แหนง ของผฝู าก
๖๐.๑.๑๓ ลงชื่อผูรับฝาก ใหผูรับฝากลงลายมือช่ือและวงเล็บชื่อและ
นามสกุลดวยตัวบรรจงพรอ มทงั้ ลงตําแหนงของผรู ับฝาก
๖๐.๒ สงตนฉบับและสําเนาคูฉบับบัญชีฝากหนังสือพรอมกับหนังสือท่ีจะฝาก
ใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร
๖๐.๓ เม่ือกองจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแลว
ใหลงนามในบญั ชฝี ากหนังสือ แลว คนื ตนฉบบั ใหสวนราชการผูฝ ากเกบ็ ไวเ ปนหลักฐาน
หนังสอื ท่ีฝากเกบ็ ไวทกี่ องจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศิลปากร ใหถ อื วา เปน หนังสอื ของสวนราชการ
ผูฝาก หากสวนราชการผฝู ากตองการใชห นังสอื หรอื ขอคนื ใหทาํ ไดโดยจัดทาํ หลักฐานตอกนั ไวใ หชดั แจง
เม่ือถึงกาํ หนดการทําลายแลว ใหสวนราชการผฝู ากดําเนนิ การตามขอ ๖๖
ขอ ๖๑ การรักษาหนังสือ ใหเจาหนาที่ระมัดระวังรักษาหนังสือใหอยูในสภาพใชราชการ
ไดทุกโอกาส หากชาํ รุดเสยี หายตองรีบซอ มใหใชราชการไดเ หมอื นเดมิ หากสูญหายตองหาสําเนามาแทน
ถาชํารุดเสียหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดิมได ใหรายงานผูบังคับบัญชาทราบและให
หมายเหตุไวในทะเบียนเกบ็ ดวย
ถา หนงั สือที่สญู หายเปน เอกสารสทิ ธิตามกฎหมายหรอื หนังสือสาํ คญั ทีเ่ ปน การแสดงเอกสารสิทธิ
ก็ใหดาํ เนินการแจงความตอ พนักงานสอบสวน

สวนที่ ๒
การยืม

ขอ ๖๒ การยมื หนังสือที่สงเกบ็ แลว ใหป ฏบิ ตั ิดังนี้
๖๒.๑ ผูย มื จะตอ งแจงใหทราบวา เร่ืองท่ยี ืมน้ันจะนาํ ไปใชใ นราชการใด

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๕ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

๖๒.๒ ผูยืมจะตอ งมอบหลกั ฐานการยืมใหเ จาหนา ท่ีเก็บ แลว ลงชอ่ื รับเร่ืองที่ยืมไว
ในบตั รยืมหนังสือและใหเ จา หนาที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลําดับวัน เดือน ปไวเพื่อติดตาม
ทวงถาม สว นบตั รยมื หนงั สือนน้ั ใหเก็บไวแทนท่หี นังสอื ที่ถูกยืมไป

๖๒.๓ การยืมหนงั สอื ระหวางสว นราชการ ผยู มื และผูอ นุญาตใหยืมตองเปนหัวหนา
สว นราชการระดับกองข้ึนไป หรอื ผูทไ่ี ดรับมอบหมาย

๖๒.๔ การยืมหนังสอื ภายในสวนราชการเดยี วกัน ผูยืมและผูอนุญาตใหยืมตองเปน
หัวหนา สวนราชการระดับแผนกข้ึนไป หรอื ผูท่ไี ดรับมอบหมาย

ขอ ๖๓ บตั รยมื หนงั สือ ใหจ ัดทาํ ตามแบบที่ ๒๔ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๖๓.๑ รายการ ใหล งชือ่ เรื่องหนงั สือที่ขอยืมไปพรอมดวยรหัสของหนงั สอื นั้น
๖๓.๒ ผยู ืม ใหล งชอ่ื บุคคล ตาํ แหนง หรอื สวนราชการที่ยมื หนังสอื นนั้
๖๓.๓ ผูรบั ใหผ รู ับหนังสือนัน้ ลงลายมือชื่อ และวงเล็บชอ่ื กาํ กับพรอ มดว ยตาํ แหนง

ในบรรทดั ถัดไป
๖๓.๔ วันยมื ใหล งวัน เดอื น ปท่ยี ืมหนงั สือน้นั
๖๓.๕ กาํ หนดสง คืน ใหล งวัน เดือน ปท ่ีจะสง หนังสอื นนั้ คืน
๖๓.๖ ผูสง คนื ใหผ สู งคืนลงลายมอื ชื่อ
๖๓.๗ วนั สงคนื ใหล งวัน เดือน ปท ีส่ งหนังสือคืน

ขอ ๖๔ การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไมเสร็จหรือหนังสือท่ีเก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบ
ใหถอื ปฏบิ ตั ติ ามขอ ๖๒ โดยอนโุ ลม

ขอ ๖๕ การใหบุคคลภายนอกยมื หนงั สือจะกระทํามิได เวนแตจะใหดูหรือคัดลอกหนังสือ
ทัง้ น้ี จะตอ งไดร ับอนญุ าตจากหัวหนา สว นราชการระดบั กองขนึ้ ไป หรือผูท่ีไดร บั มอบหมายกอ น

สว นท่ี ๓
การทาํ ลาย

ขอ ๖๖ ภายใน ๖๐ วนั หลงั จากวันสิ้นปปฏทิ นิ ใหเ จาหนาท่ีผูรับผิดชอบในการเก็บหนังสือ
สํารวจหนังสือที่ครบกําหนดอายุการเก็บในปนั้น ไมวาจะเปนหนังสือท่ีเก็บไวเองหรือที่ฝากเก็บไว

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๖ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานเุ บกษา

ที่กองจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศลิ ปากร แลวจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายเสนอหัวหนาสวนราชการ
ระดับกรมเพอ่ื พิจารณาแตงตัง้ คณะกรรมการทําลายหนังสอื

บัญชีหนังสือขอทําลาย ใหจัดทําตามแบบท่ี ๒๕ ทายระเบียบ อยางนอยใหมีตนฉบับและ
สําเนาคฉู บบั โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

๖๖.๑ ชือ่ บญั ชีหนงั สอื ขอทําลาย ประจาํ ป ใหล งตวั เลขของปพ ุทธศกั ราชท่จี ัดทําบัญชี
๖๖.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล งชือ่ สว นราชการที่จัดทําบัญชี
๖๖.๓ วนั ท่ี ใหลงวนั เดอื น ปท ่จี ัดทาํ บญั ชี
๖๖.๔ แผน ที่ ใหลงเลขลําดบั ของแผนบญั ชี
๖๖.๕ ลําดบั ท่ี ใหล งเลขลาํ ดับเรื่องของหนังสือ
๖๖.๖ รหัสแฟม ใหล งหมายเลขลาํ ดับหมูข องการจัดแฟม เกบ็ หนังสอื
๖๖.๗ ที่ ใหลงเลขที่ของหนงั สอื แตล ะฉบับ
๖๖.๘ ลงวนั ที่ ใหลงวนั เดอื น ปของหนงั สอื แตล ะฉบบั
๖๖.๙ เลขทะเบียนรบั ใหลงเลขทะเบียนรบั ของหนังสือแตล ะฉบบั
๖๖.๑๐ เร่อื ง ใหลงชอ่ื เรอื่ งของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเร่ืองใหลงสรุป
เร่ืองยอ
๖๖.๑๑ การพิจารณา ใหค ณะกรรมการทาํ ลายหนังสือเปน ผกู รอก
๖๖.๑๒ หมายเหตุ ใหบนั ทึกขอความอ่นื ใด (ถาม)ี
ขอ ๖๗ ใหห วั หนาสว นราชการระดับกรมแตงตง้ั คณะกรรมการทาํ ลายหนังสือประกอบดวย
ประธานกรรมการและกรรมการอกี อยางนอ ยสองคน โดยปกติใหแตงตั้งจากขาราชการตั้งแตระดับ ๓
หรอื เทยี บเทา ขึ้นไป
ถาประธานกรรมการไมส ามารถปฏิบัติหนาท่ีไดใหกรรมการท่ีมาประชุมเลือกกรรมการคนหนึ่ง
ทําหนา ทปี่ ระธาน
มติของคณะกรรมการใหถ อื เสยี งขางมาก ถากรรมการผใู ดไมเ ห็นดวยใหทาํ บันทกึ ความเห็นแยงไว
ขอ ๖๘ คณะกรรมการทําลายหนงั สือ มีหนา ที่ดังน้ี
๖๘.๑ พิจารณาหนงั สือท่จี ะขอทําลายตามบญั ชหี นงั สอื ขอทําลาย

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๗ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานุเบกษา

๖๘.๒ ในกรณีท่ีคณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสือฉบับใดไมควรทําลาย และ
ควรจะขยายเวลาการเก็บไว ใหลงความเห็นวาจะขยายเวลาการเก็บไวถึงเม่ือใด ในชอง การพิจารณา
ตามขอ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือขอทําลาย แลวใหแกไขอายุการเก็บหนังสือในตรากําหนดเก็บหนังสือ
โดยใหประธานกรรมการทําลายหนังสอื ลงลายมอื ชอ่ื กาํ กบั การแกไ ข

๖๘.๓ ในกรณีทีค่ ณะกรรมการมีความเห็นวา หนงั สือเรอื่ งใดควรใหท าํ ลาย ใหกรอก
เครอื่ งหมายกากบาท (×) ลงในชอง การพจิ ารณา ตามขอ ๖๖.๑๑ ของบัญชหี นังสือขอทาํ ลาย

๖๘.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณาพรอมทงั้ บนั ทึกความเหน็ แยงของคณะกรรมการ
(ถา ม)ี ตอ หวั หนาสว นราชการระดบั กรมเพ่ือพิจารณาส่ังการตามขอ ๖๙

๖๘.๕ ควบคมุ การทําลายหนังสอื ซง่ึ ผูมีอํานาจอนมุ ตั ิใหทาํ ลายไดแลว โดยการเผา
หรือวิธีอ่ืนใดท่ีจะไมใหหนังสือนั้นอานเปนเร่ืองได และเม่ือทําลายเรียบรอยแลวใหทําบันทึกลงนาม
รวมกนั เสนอผมู อี าํ นาจอนมุ ัตทิ ราบ

ขอ ๖๙ เมื่อหัวหนา สวนราชการระดับกรมไดรับรายงานตามขอ ๖๘.๔ แลว ใหพิจารณา
สั่งการดังนี้

๖๙.๑ ถาเห็นวาหนังสือเรื่องใดยังไมควรทําลาย ใหสั่งการใหเก็บหนังสือน้ันไว
จนถงึ เวลาการทาํ ลายงวดตอไป

๖๙.๒ ถาเห็นวาหนังสือเร่ืองใดควรทําลาย ใหสงบัญชีหนังสือขอทําลาย
ใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณากอน เวนแตหนังสือประเภทท่ีสวนราชการน้ัน
ไดขอทาํ ความตกลงกบั กรมศิลปากรแลว ไมต อ งสงไปใหพ จิ ารณา

ขอ ๗๐ ใหก องจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร พจิ ารณารายการในบัญชีหนังสือขอทําลายแลว
แจง ใหส ว นราชการทสี่ ง บญั ชีหนังสอื ทาํ ลายทราบดังนี้

๗๐.๑ ถา กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบดว ย ใหแจง ใหส ว นราชการนนั้
ดาํ เนินการทําลายหนงั สอื ตอ ไปได หากกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไมแจงใหทราบอยางใด
ภายในกําหนดเวลา ๖๐ วัน นับแตวันที่สวนราชการนั้นไดสงเร่ืองใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ
กรมศลิ ปากร ใหถ ือวา กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไดใ หความเห็นชอบแลว และใหสวนราชการ
ทาํ ลายหนังสอื ได

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๘ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

๗๐.๒ ถากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห็นวาหนังสือฉบับใดควรจะ
ขยายเวลาการเกบ็ ไวอยา งใดหรอื ใหเ กบ็ ไวต ลอดไป ใหแ จง ใหส ว นราชการน้ันทราบ และใหสวนราชการนน้ั ๆ
ทําการแกไ ขตามท่ีกองจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร แจง มา หากหนังสือใดกองจดหมายเหตุแหง ชาติ
กรมศลิ ปากร เห็นควรใหสงไปเกบ็ ไวท กี่ องจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร ก็ใหสว นราชการน้ัน ๆ
ปฏิบัตติ าม

เพอื่ ประโยชนในการน้ี กองจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศิลปากร จะสง เจา หนา ที่มารว มตรวจสอบ
หนังสือของสว นราชการนนั้ กไ็ ด

หมวด ๔
มาตรฐานตรา แบบพมิ พ และซอง

ขอ ๗๑ ตราครฑุ สาํ หรบั แบบพิมพ ใหใ ชตามแบบที่ ๒๖ ทา ยระเบียบ มี ๒ ขนาด คอื
๗๑.๑ ขนาดตัวครุฑสงู ๓ เซนตเิ มตร
๗๑.๒ ขนาดตัวครฑุ สงู ๑.๕ เซนตเิ มตร

ขอ ๗๒ ตราช่ือสวนราชการใหใ ชต ามแบบท่ี ๒๗ ทายระเบียบ มีลักษณะเปนรูปวงกลมสองวง
ซอนกันเสนผาศูนยกลางวงนอก ๔.๕ เซนติเมตร วงใน ๓.๕ เซนติเมตร ลอมครุฑตามขอ ๗๑.๑
ระหวางวงนอกและวงในมีอักษรไทยช่ือกระทรวง ทบวง กรม หรือสวนราชการท่ีเรียกช่ืออยางอื่น
ท่ีมฐี านะเปน กรมหรือจังหวดั อยขู อบลา งของตรา

สวนราชการใดที่มีการติดตอกับตางประเทศ จะใหมีชื่อภาษาตางประเทศเพ่ิมขึ้นดวยก็ได
โดยใหอกั ษรไทยอยูขอบบนและอักษรโรมนั อยขู อบลา งของตรา

ขอ ๗๓ ตรากาํ หนดเก็บหนงั สอื คอื ตราทีใ่ ชประทบั บนหนังสือเก็บ เพื่อใหทราบกําหนด
ระยะเวลาการเกบ็ หนงั สือนน้ั มคี ําวา เกบ็ ถึง พ.ศ. .... หรอื คาํ วา หามทําลาย ขนาดไมเล็กกวาตัวพิมพ
๒๔ พอยท

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๒๙ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานเุ บกษา

ขอ ๗๔ มาตรฐานกระดาษและซอง
๗๔.๑ มาตรฐานกระดาษโดยปกติใหใชกระดาษปอนดขาว น้ําหนัก ๖๐ กรัม

ตอตารางเมตร มี ๓ ขนาด คอื
๗๔.๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความวา ขนาด ๒๑๐ มิลลิเมตร ×๒๙๗ มิลลเิ มตร
๗๔.๑.๒ ขนาดเอ ๕ หมายความวา ขนาด ๑๔๘ มิลลเิ มตร×๒๑๐ มลิ ลเิ มตร
๗๔.๑.๓ ขนาดเอ ๘ หมายความวา ขนาด ๕๒ มลิ ลิเมตร × ๗๔ มิลลิเมตร

๗๔.๒ มาตรฐานซอง โดยปกติใหใ ชก ระดาษสขี าวหรือสีนํา้ ตาล นํ้าหนัก ๘๐ กรัม
ตอตารางเมตร เวนแตซ องขนาดซี ๔ ใหใ ชก ระดาษน้าํ หนัก ๑๒๐ กรมั ตอตารางเมตร มี ๔ ขนาด คือ

๗๔.๒.๑ ขนาดซี ๔ หมายความวา ขนาด ๒๒๙ มิลลเิ มตร×๓๒๔ มิลลเิ มตร
๗๔.๒.๒ ขนาดซี ๕ หมายความวา ขนาด ๑๖๒ มลิ ลิเมตร× ๒๒๙ มิลลิเมตร
๗๔.๒.๓ ขนาดซี ๖ หมายความวา ขนาด ๑๑๔ มลิ ลิเมตร × ๑๖๒ มิลลเิ มตร
๗๔.๒.๔ ขนาดดีแอล หมายความวา ขนาด ๑๑๐ มิลลิเมตร ×๒๒๐ มลิ ลิเมตร
ขอ ๗๕ กระดาษตราครฑุ ใหใชกระดาษขนาดเอ ๔ พิมพครุฑตามขอ ๗๑.๑ ดวยหมึกสีดํา
หรอื ทําเปนครุฑดุน ท่ีก่งึ กลางสว นบนของกระดาษ ตามแบบท่ี ๒๘ ทายระเบยี บ
ขอ ๗๖ กระดาษบันทึกขอความ ใหใชกระดาษขนาดเอ ๔ หรือขนาดเอ ๕ พิมพครุฑ
ตามขอ ๗๑.๒ ดว ยหมึกสดี าํ ทม่ี มุ บนดา นซาย ตามแบบที่ ๒๙ ทายระเบยี บ
ขอ ๗๗ ซองหนงั สือ ใหพิมพค รุฑตามขอ ๗๑.๒ ดว ยหมึกสดี ําท่ีมุมบนดานซา ยของซอง
๗๗.๑ ขนาดซี ๔ ใหส ําหรบั บรรจุหนงั สอื กระดาษตราครุฑ โดยไมตองพับ มีชนิด
ธรรมดาและขยายขาง
๗๗.๒ ขนาดซี ๕ ใชส ําหรับบรรจุหนังสอื กระดาษตราครุฑพบั ๒
๗๗.๓ ขนาดซี ๖ ใชส าํ หรบั บรรจหุ นังสอื กระดาษตราครุฑพับ ๔
๗๗.๔ ขนาดดแี อล ใชสําหรับบรรจหุ นงั สอื กระดาษตราครฑุ พับ ๓
สวนราชการใดมีความจําเปนตองใชซองสําหรับสงทางไปรษณียอากาศโดยเฉพาะ อาจใช
ซองพิเศษสําหรบั สงทางไปรษณยี อ ากาศและพมิ พต ราครฑุ ตามทก่ี ลา วขางตนไดโ ดยอนโุ ลม

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓๐ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๘
ราชกจิ จานเุ บกษา

ขอ ๗๘ ตรารับหนังสือ คือ ตราท่ีใชประทับบนหนังสือ เพ่ือลงเลขทะเบียนรับหนังสือ
ตามแบบท่ี ๑๒ ทายระเบียบ มีลกั ษณะเปน รปู ส่ีเหลี่ยมผืนผา ขนาด ๒.๕ เซนตเิ มตร × ๕ เซนตเิ มตร
มชี ่อื สว นราชการอยตู อนบน

ขอ ๗๙ ทะเบยี นหนงั สือรบั ใชสาํ หรบั ลงรายการหนังสือที่ไดรับเขาเปนประจําวัน โดยเรียงลําดับ
ลงมาตามเวลาท่ไี ดรบั หนังสือ มขี นาดเอ ๔ พมิ พสองหนา มสี องชนิด คอื ชนิดเปน เลม และชนดิ เปน แผน
ตามแบบที่ ๑๓ ทายระเบยี บ

ขอ ๘๐ ทะเบยี นหนังสอื สง ใชสาํ หรับลงรายการหนังสอื ท่ีไดสงออกเปน ประจําวัน โดยเรียงลําดับ
ลงมาตามเวลาทไ่ี ดสง หนังสือ มขี นาดเอ ๔ พมิ พสองหนา มีสองชนดิ คอื ชนิดเปนเลม และชนดิ เปน แผน
ตามแบบท่ี ๑๔ ทายระเบียบ

ขอ ๘๑ สมดุ สงหนงั สอื และใบรับหนงั สอื ใชส ําหรบั ลงรายการละเอียดเก่ยี วกบั การสงหนังสอื
โดยใหผนู ําสง ถอื กํากับไปกบั หนงั สอื เพือ่ ใหผ ูร ับเซน็ รับแลว รับกลบั คนื มา

๘๑.๑ สมุดสงหนังสือ เปนสมุดสําหรับใชลงรายการสงหนังสือ มีขนาดเอ ๕
พิมพส องหนา ตามแบบที่ ๑๖ ทายระเบียบ

๘๑.๒ ใบรบั หนังสอื ใชส ําหรบั กํากบั ไปกับหนังสอื ที่นําสงโดยใหผูรับเซ็นชื่อรับ
แลว รบั กลบั คนื มา มีขนาดเอ ๘ พิมพห นา เดียว ตามแบบที่ ๑๗ ทา ยระเบียบ

ขอ ๘๒ บัตรตรวจคน เปนบัตรกํากับหนังสือแตละรายการเพื่อใหทราบวาหนังสือน้ัน ๆ
ไดมกี ารดาํ เนินการตามลาํ ดบั ขน้ั ตอนอยา งใด จนกระทั่งเสรจ็ ส้ิน บัตรน้ีเก็บเรียงลําดับกันเปนชุดในท่ีเก็บ
โดยมีกระดาษติดเปนบัตรดรรชนี ซึ่งแบงออกเปนตอน ๆ เพื่อสะดวกแกการตรวจคน มีขนาดเอ ๕
พมิ พสองหนา ตามแบบท่ี ๑๘ ทายระเบยี บ

ขอ ๘๓ บญั ชีหนงั สอื สงเก็บ ใชสําหรับลงรายการหนงั สือท่จี ะสงเกบ็ มีขนาดเอ ๔ พมิ พหนาเดียว
ตามแบบที่ ๑๙ ทา ยระเบยี บ

ขอ ๘๔ ทะเบียนหนังสอื เกบ็ เปนทะเบียนทใี่ ชลงรายการหนังสือเก็บ มีขนาดเอ ๔ พิมพสองหนา
มสี องชนิด คือ ชนดิ เปนเลม และชนดิ เปนแผน ตามแบบที่ ๒๐ ทายระเบียบ

ขอ ๘๕ บญั ชสี งมอบหนงั สือครบ ๒๕ ป เปนบัญชีท่ใี ชลงรายการหนังสอื ท่ีมีอายุครบ ๒๕ ป
สงมอบเก็บไวท ีก่ องจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศลิ ปากร มลี ักษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหนา
ตามแบบที่ ๒๑ ทายระเบยี บ

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓๑ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

ขอ ๘๖ บญั ชหี นังสอื ครบ ๒๕ ป ทีข่ อเกบ็ เอง เปนบัญชีท่ีใชลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ
๒๕ ป ซง่ึ สวนราชการนนั้ มีความประสงคจะเก็บไวเอง มีลกั ษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหนา
ตามแบบท่ี ๒๒ ทายระเบยี บ

ขอ ๘๗ บัญชีฝากหนังสือ เปนบัญชีที่ใชลงรายการหนังสือท่ีสวนราชการนําฝากไวกับ
กองจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหนา ตามแบบที่ ๒๓
ทายระเบยี บ

ขอ ๘๘ บัตรยืมหนังสือ ใชสําหรับเปนหลักฐานแทนหนังสือที่ใหยืมไป มีขนาดเอ ๔
พิมพห นาเดียว ตามแบบที่ ๒๔ ทายระเบียบ

ขอ ๘๙ บัญชีหนังสอื ขอทําลาย เปน บัญชีทใ่ี ชล งรายการหนังสือท่ีครบกําหนดเวลาการเก็บ
มลี ักษณะเปน แผน ขนาดเอ ๔ พมิ พสองหนา ตามแบบที่ ๒๕ ทา ยระเบยี บ

บทเฉพาะกาล

ขอ ๙๐ แบบพิมพ และซอง ซึ่งมีอยูก อ นวนั ทรี่ ะเบียบน้ีใชบังคบั ใหใ ชไดต อ ไปจนกวาจะหมด

ประกาศ ณ วันท่ี ๑๑ เมษายน พ.ศ. ๒๕๒๖
พลเอก เปรม ติณสลู านนท
นายกรฐั มนตรี

คณะกรรมการจดการความรู
สำนกงานอธิการบดี มหาวิทยาลยราชภฏพระนครศรอี ยธุ ยา

http://www.aru.ac.th/ops โทร. 035-276-550

Create By Kittirat Boonlum.

เลม ๑๒๒ ตอนพเิ ศษ ๙๙ ง หนา ๓๑ ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘
ราชกิจจานุเบกษา

ขอ ๘๖ บญั ชหี นังสอื ครบ ๒๕ ป ทีข่ อเกบ็ เอง เปนบัญชีท่ีใชลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ
๒๕ ป ซง่ึ สวนราชการนนั้ มีความประสงคจะเก็บไวเอง มีลกั ษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหนา
ตามแบบท่ี ๒๒ ทายระเบยี บ

ขอ ๘๗ บัญชีฝากหนังสือ เปนบัญชีที่ใชลงรายการหนังสือท่ีสวนราชการนําฝากไวกับ
กองจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหนา ตามแบบที่ ๒๓
ทายระเบยี บ

ขอ ๘๘ บัตรยืมหนังสือ ใชสําหรับเปนหลักฐานแทนหนังสือที่ใหยืมไป มีขนาดเอ ๔
พิมพห นาเดียว ตามแบบที่ ๒๔ ทายระเบียบ

ขอ ๘๙ บัญชีหนังสอื ขอทําลาย เปน บัญชีทใ่ี ชล งรายการหนังสือท่ีครบกําหนดเวลาการเก็บ
มลี ักษณะเปน แผน ขนาดเอ ๔ พมิ พสองหนา ตามแบบที่ ๒๕ ทา ยระเบยี บ

บทเฉพาะกาล

ขอ ๙๐ แบบพิมพ และซอง ซึ่งมีอยูก อ นวนั ทรี่ ะเบียบน้ีใชบังคบั ใหใ ชไดต อ ไปจนกวาจะหมด

ประกาศ ณ วันท่ี ๑๑ เมษายน พ.ศ. ๒๕๒๖
พลเอก เปรม ติณสลู านนท
นายกรฐั มนตรี

คณะกรรมการจดการความรู
สำนกงานอธิการบดี มหาวิทยาลยราชภฏพระนครศรอี ยธุ ยา

http://www.aru.ac.th/ops โทร. 035-276-550

Create By Kittirat Boonlum.