BUKU PANDUAN

PEMERINTAH KABUPATEN GRESIK
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

BUKU PANDUAN

OTOMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS
INLISLITE VERSI 3.2

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN
A. Pengertian Sistem Otomasi Perpustakaan ..........................................................................1
B. Pengertian Inlislite................................................................................................................1
C. Manfaat Inlislite....................................................................................................................2
D. Karakteristik Inlislite.............................................................................................................2
E. Fitur-Fitur Inlislite .................................................................................................................3
BAB II TAHAP PERSIAPAN
A. Proses Instalasi Aplikasi .......................................................................................................5
B. Memulai Aplikasi ..................................................................................................................7
C. Pengaturan Adninistrasi.......................................................................................................9

1) Mengganti Nama Perpustakaan, Logo, dan Memilih Jenis Perpustakaan ..................10
2) Pengaturan Penampilan Ruas-Ruas Data Anggota Sesuai Jenis Perpustakaan ..........12
3) Mengganti Pasword.......................................................................................................13
4) Pengaturan Layanan Sabtu dan Minggu .......................................................................14
5) Pengaturan Hari Libur (lokal / nasional).......................................................................15
6) Penjenisan anggota dan peraturan peminjamannya ...................................................15
BAB III PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA
A. Mengentri Data Bibliografis ...............................................................................................18
B. Menambahkan Data Eksemplar (Item Koleksi).................................................................23
C. Menambahkan Cover .........................................................................................................29
D. Mencetak Label Koleksi......................................................................................................31
E. Mencetak Kartu Katalog.....................................................................................................34
F. Melihat Data Bahan Pustaka Hasil Pengolahan ................................................................36
BAB IV PENGOLAHAN DATA ANGGOTA
A. Mengentri Data Anggota....................................................................................................37
B. Menambahkan Foto Anggota ............................................................................................42
1) Foto langsung.................................................................................................................42
2) Unggah file foto digital ..................................................................................................43
C. Mencetak Kartu Tanda Anggota (KTA) ..............................................................................44
D. Memperpanjang Masa Berlaku Keanggotaan ...................................................................45

BAB V SIRKULASI
A. Transaksi Peminjaman .......................................................................................................48
B. Transaksi Perpanjangan Peminjaman Koleksi...................................................................50
C. Transaksi Pengembalian Koleksi........................................................................................52

BAB I

PENDAHULUAN

A. Pengertian Sistem Otomasi Perpustakaan
Otomasi perpustakaan atau Library Automation adalah penerapan mesin-mesin

komputer untuk semua kegiatan perpustakaan mulai dari pengadaan, pengolahan,
pegelolaan database, keanggotaan, hingga layanan sirkulasi. (Azwar, 2013, p. 20). Otomasi
Perpustakaan bisa juga diartikan dengan sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan
menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi informasi maka
beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan.

Sistem Otomasi Perpustakaan atau Library Automation System adalah software
yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan
perpustakaan. Pada umumnya software yang digunakan untuk otomasi perpustakaan
menggunakan model “relational database” sehingga hubungan antar tabel bisa dilakukan
dalam sebuah database. Database atau pangkalan data merupakan kumpulan dari suatu
data. Dalam perpustakaan paling tidak ada dua pangkalan data yaitu data buku dan data
pemustaka. Disebut “relational database” karena dua pangkalan data tersebut akan saling
dikaitkan apabila terjadi transaksi, misalnya, pada saat terjadi proses peminjaman dan
pengembalian buku. Kebanyakan sistem otomasi perpustakaan memisahkan fungsi
software kedalam program tersendiri disebut modul. Sedangkan modulnya terdiri dari
modul pengadaan, katalogisasi, sirkulasi, serial, dan Online Public Access Catalog (OPAC).
Sistem Otomasi Perpustakaan di Indonesia pada umumnya hanya mempunyai tiga modul
yaitu katalogisasi, sirkulasi, dan OPAC dan ini merupakan modul minimal yang harus
dimiliki oleh perpustakaan untuk kepentingan otomasi. Modul – modul tersebut
merupakan sistem yang sudah terintegrasi sehingga istilah sistem otomasi
perpustakaan juga sering disebut dengan sistem perpustakaan terintegrasi (Integrated
Library System).

B. Pengertian Inlislite
Inlislite merupakan perangkat lunak (software) aplikasi otomasi perpustakaan

yang dibangun dan dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
(Perpusnas RI) sejak tahun 2011. Penamaan INLIS diambil dari kata Integrated Library
System, nama dari perangkat lunak manajemen informasi perpustakaan terin tegrasi yang
dibangun sejak tahun 2003 untuk keperluan kegiatan rutin pengelolaan informasi
perpustakaan di internal Perpusnas RI, khususnya untuk kepentingan pembangunan
pangkalan data Katalog Induk Nasional (Union Catalog) yang lengkap dan dapat diakses
melalui Internet secara cepat dan mudah oleh pengguna perpustakaan di manapun.

1

Di Indonesia sendiri pada saat itu penerapan teknologi informasi perpustakaan
masih sangat heterogen, dan melihat bahwa INLIS dapat digunakan untuk mendukung
pelaksaan berbagai tugas di perpustakaan, maka INLIS dikembangkan sebagai sebuah
sistem perpustakaan yang lebih komprehensif dan terpadu. Seiring dengan
perkembangan dunia perpustakaan, khususnya di Indonesia, Perpusnas memandang
perlu untuk memfasilitasi semangat pengelola perpustakaan di seluruh daerah untuk
memulai menerapkan otomasi perpustakaan menuju terwujudnya perpustakaan digital,
maka Perpusnas berinisiatif untuk mendistribusikan perangkat lunak ini dalam versi yang
lebih ringan dengan nama inlislite.

C. Manfaat Inlislite
Inlislite memiliki beebrapa manfaat diantaranya adalah sebagai berikut :

1) Membantu pengembangan otomasi perpustakaan di seluruh Indonesia.
2) Sebagai tool perpustakaan digital untuk mengelola koleksi full-text dan multimedia.
3) Membantu dalam pembentukan katalog elektronis berbasis MARC untuk Indonesia

(INDOMARC).
4) Melaksanakan program nasional yang diamanatkan kepada Perpusnas RI untuk

menghimpun data koleksi nasional dalam sebuah Katalog Induk Nasional (KIN) dan
Bibliografi Nasional Indonesia (BNI) dengan memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi.
5) Membantu pembentukan Katalog Induk Daerah (KID) dan Bibliografi Daerah (BiD)
yang diselenggarakan oleh Perpustakaan Umum Provinsi bersama mitra kerjanya di
tingkat Kabupaten dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.

D. Karakteristik Inlislite
1) Mengikuti standar metadata MARC (MAchine Readable Cataloguing) dalam
pembentukan katalog digitalnya.
2) Berbasis web (webbased application software), di mana dalam pengoperasiannya
menggunakan aplikasi browser internet yang umum digunakan untuk menjelajahi
informasi di internet.
3) Instalasi perangkat lunak INLIS Lite cukup dilakukan pada satu komputer yang
difungsikan sebagai pangkalan data (server). Pengoperasian aplikasi cukup dilakukan
melalui komputer kerja (workstation) dengan cara mengkoneksikannya melalui
perangkat jaringan komputer, baik secara lokal (local area network), antar wilayah
(wide area network), maupun Internet.
4) Dapat dioperasikan secara bersamaan dalam satu waktu secara simultan (multi user
ready)
5) Bebas pakai / gratis (freeware dan opensource)

2

E. Fitur-Fitur Inlislite
1) Modul Back Office
Modul back office adalah bagian dari program aplikasi yang operasionalisasinya hanya
boleh dilakukan oleh operator yang diberikan akun berupa username dan password
serta hak akses tertentu sesuai dengan wewenang yang diberikan kepadanya. Dengan
username dan password tersebut, operator dapat mengakses modul back office
melalui mekanisme login.
2) Modul OPAC (Online Public Access Catalogue)
Modul Online Public Access Catalogue (OPAC) adalah sarana bagi pemustaka untuk
mencari data koleksi yang dibutuhkannya. Tidak perlu login untuk membuka modul
program ini.
Tiga macam penelusuran informasi
• Penelusuran Sederhana (simple search)
•Penelusuran Lanjut (boolean search)
• Penelusuran berbasis MARC (MARC based search)
3) Modul Keanggotaan Online
Modul keanggotaan online dapat digunakan oleh anggota perpustakaan untuk melihat
profil keanggotaannya serta daftar transaksi peminjaman yang pernah dilakukannya.
Modul ini juga dapat dijadikan pengingat bila anggota tersebut belum mengembalikan
koleksi yang dipinjamnya. Ke depan, modul ini diharapkan dapat dikembangkan
menjadi sarana untuk menampilkan transaksi baca di tempat, melakukan pemesanan
bahan pustaka, serta mengajukan saran dan pertanyaan seputar layanan
perpustakaan.
4) Modul Pendaftaran Anggota (Mandiri)
Modul ini merupakan sarana untuk pendaftaran keanggotaan secara mandiri. Dengan
adanya modul ini diharapkan beban petugas layanan menjadi lebih ringan karena calon
anggota dapat menginput sendiri data-datanya saat mendaftar menjadi anggota.
5) Modul Checkpoint (Buku Tamu)
Modul ini sebenarnya adalah buku tamu elektronik yang dapat digunakan sebagai
pengganti buku tamu tradisional (tulis tangan). Dengan adanya modul ini diharapkan
pencatatan data pengunjung perpustakaan menjadi lebih cepat dan laporan data
pengunjung dapat segera terlihat kapanpun dibutuhkan. Saat ini jenis pengunjung
yang dapat dicatat adalah anggota dan non anggota. Pada versi INLIS Lite berikutnya
akan ditambah dengan pencatatan data pengunjung rombongan.
6) Form Entri Katalog Sederhana
Katalog digital yang disimpan dalam pangkalan data INLISLite mengikuti standar
metadata MARC. Struktur metadata MARC yang begitu rinci memunculkan kesan rumit
bagi pengelola perpustakaan yang lebih mengedepankan simplifikasi pekerjaan
ketimbang kelengkapan data sebagaimana yang dianut oleh lembaga perpustakaan
nasional. Untuk itu, INLISLite versi 3 menyediakan form entri katalog berbasis MARC
yang disederhanakan, sehingga terlepas dari kesan rumit. Namun demikian, bagi

3

pengelola perpustakaan yang lebih advanced, tetap bisa membuat deskripsi
bibliografis yang lebih rinci dengan form entri katalog berbasis MARC yang disediakan.
7) Kardeks Terbitan Berkala
Inlislite versi 3.2 telah dilengkapi dengan kardeks terbitan berkala untuk memudahkan
pemantauan pengadaan koleksi majalah, buletin, surat kabar, dan sejenisnya
8) Pilihan Model Kartu Anggota
Inlislite Versi 3 memungkinkan pengelola perpustakaan untuk memilih satu dari empat
pilihan bentuk model layout kartu anggota yang tersedia.
9) Facet Search Pada Modul OPAC
Data ringkas yang tampil pada hasil pencarian pada modul OPAC INLISLite versi 3
dibuat lebih ramah pengguna sehingga lebih informatif. Facet search disediakan
sebagai sarana pendukung yang akan mempermudah pengguna mempersempit
lingkup pencarian koleksi tanpa harus memikirkan kata kuncinya.

4

BAB II
TAHAP PERSIAPAN
A. Proses Instalasi Aplikasi
Sebelum melakukan instalasi, unduh paket instalasi portabel terbaru pada
https://inlislite.perpusnas.go.id/?read=installerphp. Dalam paket ini aplikasi inlislite versi
3.2 dikemas dalam bentuk peket web server terpadu XAMPP portabel yang siap dijalankan.
Tunggu hingga proses unduh selesai.

Klik untuk mengunduh

\
Ekstrak paket instalasi inlislite yang telah berhasil diunduh dengan cara klik kanan pada
kursor lalu pilih “Ectract Here” dan tunggu hingga proses ekstraksi selesai. Hasil eksraksi
akan terlihat sebagai “xampp”

Pilih Extract Here

5

Buka folder xampp, lalu klik ganda pada file “xampp-control”

Klik xampp-control

Klik tombol “start” pada Module Apache dan MySQL

Jika xampp sudah berhasil dijalankan maka tampilan akan berubah seperti gambar
dibawah ini :

6

Jalankan web browser (chrome/mozila) lalu ketikkan http://localhost:8123/inlislite3/ pada
kotak alamat URL browser, kemudian enter. Maka akan muncul tampilan dari aplikasi
inlislite seperti gambar berikut.

B. Memulai Aplikasi
Untuk memulai aplikasi inlislite silahkan pilih dan klik menu “Back Office” yang

berada pada menu paling kiri.

7

Klik menu Back Office

Setelah kita pilih menu back office, selanjutnya akan diarahkan pada halaman login aplikasi
inlislite seperti pada gambar dibawah ini :

Jika sudah terlihat tampilan seperti gambar diatas, masukkan “Username” dan “Pasword”
pada kolom yang telah disediakan. Pada aplikasi inlislite ini user account disesuaikan
dengan hak akses. Untuk user account lain bisa disetting pada Menu Administrasi.
Username : Inlislite
Password : inlislite=
Setelah berhasil login maka akan muncul tampilan seperti berikut. Pilih lokasi
perpustakaan kemudian tekan “sign in”

8

Klik salah satu untuk
memilih lokasi perpustakaan

Berikut merupakan tampilan awal aplikasi inlislite setelah berhasil login

Sekarang aplikasi inlislite sudah siap digunakan. Seperti yang bisa kita lihat dari gambar
diatas, pada bagian kiri layar terdapat berbagai menu yang tersediia pada aplikasi inlislite
ini.

C. Pengaturan Adninistrasi
Program aplikasi inlislite versi 3.2 dirancang agar dapat disesuaikan dengan

kebutuhan otomasi pada semua jenis perpustakaan. Oleh karena itu di dalam program
aplikasi ini terdapat menu administrasi yang merupakan sarana untuk melakukan
pengaturan-pengaturan yang terkait dengan operasional inlislite sesuai dengan kebijakan
dari pengelola perpustakaan.
Beberapa hal yang perlu dilakukan pengaturan sebelum program aplikasi inlislite
dioperasionalkan diantaranya adalah sebagai berikut :
o Mengatur nama perpustakaan

9

o Mengatur logo perpustakaan
o Pemilihan jenis perpustakaan
o Pengaturan penampilan ruas-ruas data sesuai jenis perpustakaan
o Pengaturan akun user (username) beserta hak aksesnya
o Pengaturan lokasi perpustakaan
o Pengaturan hari libur
o Pengaturan penomoran koleksi dan barcode
Menu administrasi berada pada panel sebelah kiri pada tampilan awal aplikasi inlislite.
Pada menu tersebut program yang terkait dengan pengaturan administrasi. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut.

1) Mengganti Nama Perpustakaan, Logo, dan Memilih Jenis Perpustakaan
Ketika selesai menginstalasi program aplikasi inlislite, maka tampilan awal nama,

logo dan jenis perpustakaan adalah sebagai berikut.

Untuk mengganti nama dan logo perpustakaan tersebut dapat dilakukan melalui menu
Administrasi > Pengaturan Umum > Nama Perpustakaan. Untuk mengganti logo, harap
menyiapkan gambar terlebih dahulu dalam bentuk format file png dengan dimensi tidak
lebih dari 100 x 100 pixel.

10

Edit sesuai nama perpustakaan
Klik untuk memilih jenis
perpustakaan

Klik untuk mengganti gambar
logo yang baru

Untuk mengganti nama perpustakaan : Ubah isi data dalam ruas nama perpustakaan
Ex: Perpustakaan UPT SDN 00 Gresik
Untuk mengganti jenis perpustakaan : kiik lambag segitiga kecil pada ruas jenis
perpustakaan untuk menampikan rincian jenis perpustakaan, kemudian pilih salah satu
yang sesuai.

Untuk mengganti logo : klik tombol “browse” lalu pilih gambar logo yang sudah disiapkan
sebelumnya kemudian klik tombol unggah. Sehingga logo yang lama akan tergantikan
dengan yang baru.

11

Jika semua data sudah diubah, klik simpan yang berada pada pojok kiri atas.

Klik simpan

2) Pengaturan Penampilan Ruas-Ruas Data Anggota Sesuai Jenis Perpustakaan
Dalam program aplikasi inlislite versi 3.2, dimungkinkan untuk memilih ruas-ruas

data anggota sesuai kebutuhan, karena tidak semua jenis perpustakaan membutuhkan
ruas ruas tertentu pada data anggotanya. Sebagai contoh perpustakaan perguruan tinggi
membutuhkan ruas fakultas, jurusan, dan program studinpada data anggotanya
sedangkan perpustakaan sekolah dan perpustakaan umum tidak memerlukan.
Untuk melakukan perubahan penampilan ruas-ruas data anggota tersebut dapat dilakukan
dengan cara klik menu Administrasi > Pengaturan Umum > Jenis Perpustakaan maka akan
muncul tombol-tombol pengaturan form data anggota seperti gambar berikut.

12

Klik salah satu tombol pengaturan fom, misalnya form entri anggota untuk menyesuaikan
data yang ingin ditampilkan kemudian beri tanda contreng (berwarna hijau). Lalu klik
tombol simpan jika telah selesai memilih.

3) Mengganti Pasword
Penggantian password dapat dilakukan setelah login ke modul Back Office

kemudian klik ikon nama user yang tampil di kanan atas layar back office, kemudian klik
tombol Ganti Pasword

Klik Ganti Pasword

Masukkan pasword lama dan pasword baru sesuai dengan kolom yang telah disediakan,
lalu klik simpan

13

4) Pengaturan Layanan Sabtu dan Minggu
Beberapa perpustakaan tetap melayani pemustaka pada hari Sabtu / Minggu. Hal

ini tentunya akan mempengaruhi masa pinjam koleksi. Jika hari-hari tersebut tidak ada
pelayanan maka sistem akan otomatis menambahkan masa pinjamnya ( melompati hari-
hari tersebut).
Untuk melakukan pengaturan layanan Sabtu dan minggu ini klik menu Administrasi >
Pengaturan Umum > Layanan Sabtu dan Minggu. klik kotak contreng untuk
memberitahikan kepada sistem bahwa hari-hari tersebut tidak ada layanan perpustakaan
(libur/tutup). Lalu klik simpan

14

5) Pengaturan Hari Libur (lokal / nasional)
Hari libur yang bersifat lokal maupun nasional tentunya juga akan mempengaruhi

masa pinjam koleksi. Untuk mensetting tanggal hari libur tersebut dolakukan melalui menu
Administrasi > Pengaturan Umum > Hari Libur. Untuk menambahkan hari libur baru, klik
tombol Tambah berwarn hijau

Masukkan tanggal dan keterangan nama hari libur pada kolom yang tersedia, misalnya
Hari Raya Natal. Lalu klik Simpan.

6) Penjenisan anggota dan peraturan peminjamannya
Beberapa perpustakaan menerapkan peraturan yang berbeda antara satu jenis

anggota dengan jenis anggota lainnya. Perbedaan ini biasanya dalam hal masa berlaku
anggota, maksimal jumlah koleksi yang dapat dipinjam, dan sebagainya. Untuk melakukan
pengaturan penjenisan anggota dapat dilakukan melalui menu Administrasi > Pengaturan
Keanggotaan > Jenis Anggota

15

Dalam paket instalasi inlislite versi 3.2 telah disediakan beberapa jenis anggota yang dapat
dirubah dan ditambah sesuai kebijakan yang telah ditetapkan. Untuk merubah pengaturan
terhadap suatu jenis anggota tersebut klik tombol Koreksi yang ada di sisi kanan baris jenis
anggota tersebut, sehingga muncul form Koreksi Jenis Anggota seperti gambar dibawah
ini :

Dalam form ini isilah ruas-ruas peraturan terkait dengan masa berlaku keanggotaan,
maksimal peminjaman, hingga jenis denda yang ingin diberlakukan. Jika semua kolom
telah terisi klik tombol Simpan.

16

BAB III
PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

Kegiatan pengolahan bahan pustaka merupakan tahapan penting dalam otomasi
perpustakaan. Koleksi yang telah diadakan baik itu melalui pembelian, hadiah atau hibah, dan
lain-lain. Pada program aplikasi inlislite versi 3.2, kegiatan pengolahan bahan pustaka terdiri
dari :
o Entri ( pemasukan ) atau salin data bibliografis, seperti judul, pengarang, penerbitan, dan

lain-lain
o Penambahan data exsemplar (item koleksi), seperti tanggal pengadaan , nomor induk,

lokasi, penempatan, dan lain-lain
o Penyertaan cover bahan pustaka
o Penyertaan konten digital (jika diperlukan)
o Cetak label koleksi
o Cetak kartu katalog (jika masih diperlukan)
Menu program yang terkait kegiatan pengolahan bahan pustaka terdapat pada panel sebelah
kiri, yaitu menu Akuisisi dan menu Katalog. untuk detail dari kedua menu tersebut dapat
dilihat pada gambar berikut :

17

A. Mengentri Data Bibliografis
Entri data bibliografis artinya memasukkan data-data bibliografis bahan pustaka

seperti judul, pengarang, penerbitan, deskripsi fisik, ISBN dan lain-lain sesuai ddengan
kaidah dalam konsep pengatalogan sesuai pedoman ISBD (International Standard
Bibliographic Description) dan AACR (Anglo American Cataloguing Rule) / RDA (Resource
Description and Access)

Untuk memulai entri data bibliografis, pastikan bahan pustaka (misalnya buku)
yang akan di data telah tersedia. ketentuan pengentriannya yaitu satu judul bahan pustaka
cukup dientri satu kali meskipun jumlah ekemplar lebih dari satu. Agar lebih memahami
ketika melakukan proses entri data bibliografif, maka berikut contoh salah satu sampel
buku yang akan digunakan dalam panduan kali ini :

Langkah-langkah dalam melakukan entri data data biliografis bahan pustaka yaitu klik
menu “Katalog” yang berada pada panel sebelah kiri. Selanjutnya klik menu “Entri Katalog”
(jangan mengklik RDA) sehingga pada panel kanan akan tampil form entri katalog
sederhana seperti gambar dibawah ini.

18

Pilih pilih jenis bahan pustaka dengan mengklik ruas pilihannya, maka akan muncul
berbagai pilihan jenis bahan pustaka. Untuk mengentri data bibliografis jenis buku Pilih
monograf (Buku, Jurnal, Laporan, dll)

Pada ruas Judul terdiri dari 3 kolom yaitu :
 Judul Utama : Ilmu Kimia dalam Kaca Mata Al-Qur'an
 Anak Judul : menelusuri mukjizat al-quran tentang besi dan tabel periodik dalam sains

kimia
 Penanggung Jawab : Dede Suhendar, M.Si

19

Pada ruas Tajuk Pengarang terdiri dari kolom Tajuk Pengarang Utama dan kolom Tajuk
Pengarang Tambahan. Pada kolom tajuk pengarang utama jika telah diketahui nama
pengarang utama buku tersebut, baik nama orang maupun nama institusi. ruas ini tidak
harus di isi jika memang tidak terdapat pengarang utama dari buku tersebut.
Jika terdapat pedapat pengarang kedua, ketiga, dan/atau penyunting, penerjemah
dan/atau ilustrator, maka diisikan pada ruas Tajuk Pengarang Tambahan satu persatu
(jangan digabungkan). Gunakan tanda + untuk memunculkan ruas tajuk pengarang
tambahan berikutnya.
• Tajuk Pengarang Utama : Dede Suhendar
• Tajuk Pengarang Tambahan : Rahmani Sofianingsih (editor)

Pada ruas Penerbitan terdiri dari tiga kolom yang harus diisi semua yaitu :
• Tempat Terbit : Yogyakarta
• Penerbit : Pustaka Ilmu
• Tahun Terbit : 2017

20

Selanjutnya mengisi ruas Deskripsi Fisik, yang terdiri dari 9 kolom yaitu :
• Jumlah Halaman : xiv + 238 halaman
• Ket. Ilustrasi : ilus

Jika terdapat gambar, tabel, peta, dsb di dalam isi buku tersebut. Jika tidak ada tidak
perlu di isi
• Dimensi : 14 x 21 cm
diisi dengan tinggi buku dalam ukuran (cm).
• Edisi : Cetakan II, April 2017
Jika terdapat informasi edisi atau cetakan di balik halaman judul buku tersebut
• Subjek : Ilmu Kimia, Tabel Periodik, Besi dalam Al-Qur’an, Dede Suhendar
jika subjek berupa nama orang, maka pilihlah Nama Orang pada pilihan subjek.
Jika merupakan nama wilayah georrafis, maka pilihlah Nama Geografis pada pilihan
subjek. Selain itu biarkan terpilih Topikal.
• No. Klas DDC : 297.265
Pastikan no klasifikasi sudah ditentukan dengan menggunakan DDC (Dewey Decimal
Classification)
• No. Panggil : 297.265 DED i
Nomor panggil umumnya terdiri dari nomor klasifikasii DDC, tiga huruf awal tajuk
pengarang utama, dan satu huruf pertama judul. Jika tidak terdapat tajuk pengarang
utama, maka diisi kombinasi nomor klasifikasi DDC dan tiga huruf judul.
• ISBN : 978-602-7853-57-7
Nomor ISBN biasanya terdapat pada kulit belakang buku. Jika tidak ada dikosongkan
saja.

21

Selanjutnya jika ingin melengkapi data bibliografis ini dengan informasi pendukung seperti
anotasi, informasi halaman yang memuat daftar pustaka, rincian isi, atau lainnya, maka
isilah ruas Catatan dan mengklik bulatan jenis catatan yang dimuat. Jika ingin menambah
lebih banyak catatan maka bisa dilakukan dengan mengklik tombol +. Lihat gambar berikut
sebagai contoh.

Informasi bibliografis lainnya yanng mungjin perlu dilengkapi adalah Bahasa, Bentuk Karya
Tulis, dan Kelompok Sasaran dari Buku tersebut. Kita hanya pelu memilih salah satu pilihan
yang telah tersedia pada masing-masing kolom.
• Bahasa : Ind - Indonesia
• Bentuk Karya Tulis : 0 – Bukan fiksi atau tidak didefinisikan
• Kelompok sasaran : d - Remaja

22

Jangan lupa untuk mengklik kotak contreng Tampil di OPAC agar judul buku ini dapat dicari
pada modul OPAC (Online Public Access Catalogue) oleh pemustaka.
Terakhir, klik tombol Simpan

Tampilan form katalog yang telah tersimpan akan tampak seperti gambar berikut ini :

Pasca menenyimpan data bibliografis, anda masih dapat melakukan koreksi atau
menambahkan data bibliografis yang diperlukan. Jangan lupa untuk mengklik kembali
tombol simpan setelahnya.
B. Menambahkan Data Eksemplar (Item Koleksi)
Data eksemplar (item koleksi) adalah data-data yang terkait dengan pengadaan,
penempatan, serta informasi ketersediaan dari masing-masing eksemplar bahan pustaka
yang telah dimasukkan data bibliografisnya.
Untuk memasukkan data eksemplar, pastikan bahwa data bibliografis bahan pustaka
tersebut telah tersimpan dan telah dibuka seperti seperti gambar berikut ini:

23

Berikut ini adalah langkah-langkah menambahkan data eksemplar :
Pertama klik tan Koleksi yang terdapat pada bagian atas form koleksi katalog. Untuk lebih
jelasnya lihat gambar berikut :

Klik tombol Koleksi untuk
menambahkan data eksemplar

Berikut adalah tampilan pada tab Koleksi yang sedang terbuka. Selanjutnya klik tombol
Tambah Eksemplar.

Klik pada tombol tersebut untuk
menginput data eksemplar

24

Pada form tambah eksemplar terdapat beberapa ruas diantarannya :
• Ruas No. Induk (wajib diisi)

Nomor Induk biasanya berupa kode yang terdiri dari tahun pengadaan, nomor urut
eksemplar di tahun tersebut, dan kode lain yang diperlukan sesuai kebijakan pengelola
perpustakaan. Nomor induk biasanya bersifat unik, artinya nomor induk tidak boleh
ada yang sama.

Pembentukan nomor induk dapat juga dilakukan secara otomatis dengan format yang
dapat diatur pada menu Administrasi > Pengaturan Akuisisi > Penomoran Koleksi
• Ruas Tanggal Pengadaan (wajib diisi)
Format pengisian tanggal pengadaan yaitu dd-mm-yyyy (dua digit tanggal, dua digit
bulan, empat digit tahun), atau dengan memilih tanggal pada tampilan kalender yang
muncul.

• Jenis Sumber pengadaan (wajib diisi)
Apakah bersumber dari kegiatan pembelian, hadiah/hibah, dan sebagaianya

25

• Pilih Nama Sumber Pengadaan
Disii Apabila ingin disertakan nama orang/lembaga/vendor yang menjadi partner
pengadaan bahan pustaka tersebut. Pada ruas ini bersifat optional (bisa dikosongi)

• Ruas Bentuk Fisik (wajib diisi)
Berupa bentuk fisik dari eksemplar yang ditambahkan. Misalnya buku.

• Ruas Kategori Koleksi (wajib diisi)
Adalah pengkategorian kelompok koleksi sesuai dengan kebijakan pengelola
perpustakaan. Misalnya Koleksi Umum, Koleksi Referensi, Koleksi Anak, dan
sebagainya.

26

• Pilih Akses (wwajib diisi)
Ini adalah jenis pendayagunaan terhadap koleksi. Apakah eksemplar tersebut dapat
dipinjam (dibawa pulang), atau hanya baca ditempat, dan sebagainya

• Pilih Lokasi Perpustakaan dan Lokasi Ruang (wajib diisi)
Pengisian ini berguna bagi pemustaka maupun pengelola itu sendiri untuk mengetahui
di mana letak fisik eksemplar yang bersangkutan. Setidaknya harus terdapat satu lokasi
perpustakaan dan satu lokasi ruang.

• Pilih status Ketersediaan (wajib diisi)
Ruas ini adalah nilai awal dari ketersediaan eksemplar setelah dilakukan proses
pengolahan. Pilih saja "Tersedia" agar eksemplar koleksi berstatus siap untuk
dilayankan.

• Ruas Mata uang dan Harga
Anda juga dapat melengkapi data eksemplar ini dengan nilai harga jika perlu. Pilihlah
Mata Uang, kemudian ketikkan harga hingga tersisa dua angka nol di belakang (nilai
sen untuk mata uang asing)

27

• Terakhir isilah Nomor Panggil eksemplar.
Jika sebelumnya telah mengisi ruas nomor panggil sewaktu memasukkan data
bibliografis bahan pustaka tersebut, maka sistem akan memunculkan nomor panggil
tersebut untuk Anda klik agar masuk ke dalam ruas ini.
Nomor panggil eksemplar ini disediakan untuk mengakomodir kebutuhan
perpustakaan yan menginginkan setiap eksemplar memiliki tambahan kode yang yang
berbeda satu sama lain di belakang nomor panggil katalog.

Biarkan kotak bertanda contreng Tampil di OPAC agar data eksemplar ini dapat dilihat
pada modul OPAC (Online Public Access Catalogue) oleh pemustaka, lalu klik tombol
Simpan.
Jika tidak terjadi kesalahan, maka data eksemplar yang telah diisikan akan terlihat pada
bagian data koleksi seperti gambar dibswah ini:

Data eksemplar telah
berhasil disimpan

28

Jika ingin melakukan koreksi terhadap data eksemplar yang baru saja disimpan, maka
klik saja nomor barcode dari data eksemplar yang terdapat data koleksi, sehingga
terbuka Form Edit Eksemplar. Jangan lupa untuk mengklik kembali tombol Simpan
setelahnya.
C. Menambahkan Cover
Data bibliografis bahan pustaka yang ditampilkan kepada pemustaka akan lebih cantik dan
informatif apabila dilengkapi dengan gambar cover koleksi. Sebelum mengunggah gambar
cover ini, pastikan Anda telah memiliki file gambar cover bahan pustaka tersebut yang
didapatkan dengan cara pemindaian digital (menggunakan perangkat digital scanner)
dengan ukuran file tidak lebih dari 1MB berjenis jpg, jpeg, png, atau gif.
Menambahkan cover dapat dilakukan melalui form kolreksi katalog , lalu klik Cover.

Klik tab Cover untuk membuka
form unggah cover

Dalam tab Cover, klik lambang folder untuk mencari file gambar yang akan diunggah

Klik lambang folder
biru untuk memilih
file gambar yang akan
di unggah

Pilih file gambar cover yang akan diunggah kemudian klik tombol Open.

29

selanjutnya klik tombol Unggah.
berikut adalah file gambar cover yang telah berhasil di unggah

30

Jika perlu mengganti gambar cover, klik saja tombol Hapus Cover kemudian lakukan
unggah ulang.

D. Mencetak Label Koleksi
Sebelum ditempatkan pada rak-rak koleksi ruang layanan, setiap eksemplar koleksi perlu
dilengkapi dengan label koleksi / label nomor panggil, sehingga mudah ditemukan saat
mencarinya. Label koleksi biasanya berisi informasi nomor panggil yang terdiri dari
kombinasi nomor klasifikasi DDC, tajuk pengarang, dan judul buku. Informasi pada label
koleksi ini sudah tersedia pada cantuman bibliografis dan data eksemplar yang telah
dimasukkan sebelumnya, yaitu pada ruas Nomor Panggil.
Disamping itu, label koleksi juga dapat dilengkapi dengan kode identitas pembeda antar
eksemplar (biasanya nomor induk atau item id) dalam bentuk barcode sehingga proses
pencatatan transaksi peminjaman, pengembalian, stok opnam, dan sebagainya menjadi
lebih cepat.
Langkah-langkah mencetak label koleksi dapat dilakukan melalui menu Akuisisi > Daftar
Koleksi

31

Dalam daftar koleksi yang berisi data-data eksemplar koleksi, klik kotak contreng pada
baris data eksemplar yang ingin dicetak label nya seperti terlihat pada gambar berikut ini:

Di atas daftar koleksi tersebut terdapat ruas Aksi, pilih aksi Cetak Label.

32

pilih Sumber Nomor Panggil, dari katalog atau data koleksi.
Selanjutnya sesuaikan Ukuran Kertas, misalnya A4
Pilih Model ( model penampilan label), misalnya model A4-6
Lalu pilih Format Dokumen, misalnya PDF
Klik tombol Proses

Kemudian sistem akan membentuk sebuah dokumen PDF yang berisi tampilan label siap
cetak seperti contoh tampilan berikut ini

33

Disarankan untuk mencetak label yang mengandung barcode ini dengan printer laser agar
hasilnya tajam dan mudah dibaca oleh perangkat pembaca barcode (barcode reader)
E. Mencetak Kartu Katalog
Sebagian pengelola perpustakaan masih menganggap perlu untuk mencetak kartu katalog
sebagai alternatif sarana penelusuran koleksi selain komputer OPAC (Online Public Access
Catalogue). Hal ini biasanya untuk mengantisipasi sistem kelistrikan masih sering
terganggu di wilayah tersebut.
Langkah-langkah mencetak label koleksi dapat dilakukan melalui menu Katalog > Daftar
Katalog

Dalam daftar katalog yang berisi daftar katalog (data bibliografis) bahan pustaka, klik kotak
contreng pada baris judul yang ingin dicetak kartu katalognya nya seperti terlihat pada
gambar berikut ini

Diatas daftar tersebut terdapat ruas Aksi, pilih aksi Cetak Kartu Katalog. Selanjutnya pilih
jenis kartu kataog yang ingin dicetak, klik tombol proses.

34

Sistem akan membentuk sebuah dokumen PDF yang berisi tampilan kartu katalog siap
cetak seperti contoh tampilan berikut ini:

35

F. Melihat Data Bahan Pustaka Hasil Pengolahan
Data-data bahan pustaka berikut eksemplar, cover, dan konten digital akan terlihat oleh
pemustaka melalui modul OPAC (Online Public Access Catalogue) inlislite versi 3.2 seperti
contoh gambar berikut ini:

36

BAB IV
PENGOLAHAN DATA ANGGOTA

Kegiatan pengelolaan data anggota adalah bagian dari pelayanan perpustakaan. Koleksi
yang telah diadakan dan diolah tentunya akan dimanfaatkan oleh anggota perpustakaan, baik
baca di tempat maupun pinjam dibawa pulang. Dengan tersedianya data anggota maka
pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian akan menjadi lebih cepat, kegiatan
pengelolaan data anggota ini terdiri dari:
o Entri data anggota
o Penentuan jenis anggota
o Aktivasi keanggotaan
o Penentuan lokasi pinjam koleksi
o Penentuan kategori koleksi yang boleh dipinjam
o Penyertaan foto anggota
o Pebcetakan kartu anggota
o Perpanjangan masa berlaku kartu
Menu program yang terkait kegiatan pengolahan bahan pustaka terdapat pada panel sebelah
kiri, yaitu menu Keanggotaan. untuk detail dari menu tersebut dapat dilihat pada gambar
berikut :

A. Mengentri Data Anggota
Untuk memulai entri data anggota, pastikan anda telah memiliki data resmi calon

anggota berdasarkan kartu identitas yang bersangkutan yang dianggap sah.
Berikut ini adalah langkah-langkah entri data anggota :

37

Pada panel kiri klik menu Anggota > Entri Anggota sehingga pada panel kanan akan tampil
form Tambah anggota seperti gambar berikut :

Pada form tersebut terdiri dari beberapa isian kolom yang harus dilengkapi diantaranya :
• Ruas No. Anggota Tidak perlu diisi, karena sistem akan mmembuatnya secara

otomatis. Kecuali apabila di set agar nomor anggota diisi secara manual
• Pilih Jenis Idenitas yang digunakan sebagai dasar pengisian data anggota. (wajib diisi)
• Ruas No. Identitas (wajib diisi) sesuai dengan jenis identitas yang dipilih.
• Ruas Nama Lengkap (wajib diisi) tuliskan nama lengkap sesuai identitas
• Isilah ruas Tempat Lahir (wajib diisi)
• Isilah ruas Tanggal Lahir (wajib diisi) dengan format DD-MM-YYYY ( dua digit tanggal –

dua digit bulan – empat digit tahun )
• Isilah ruas Alamat sesuai dengan alamt rumah yang terdapat pada identitas (wajib

diisi).
• Isilah ruas Propinsi (wajib diisi) dengan mengetikkan kata kunci nama propinsi,

kemudian pilih nama propinsi yang sesuai
• Isilah ruas Kabupaten (wajib diisi) dengan mengetikkan kata kunci nama

kabupaten/kota, kemudian pilih nama propinsi yang sesuai

38

Apabila alamat identitas sama dengan alamat tempat tinggal saat ini, klik kotak contreng
Alamat tinggal sama dengan alamat identitas sehingga data di ruas-ruas alamat identitas
akan terisi secara otomatis sesuai dengan alamat identitas.

• Isilah ruas Nomor Handphone yang masih bisa dihubungi (wajib diisi)
• Pilih Jenis Kelamin (wajib diisi)
• Isilah ruas Ibu Kandung (wajib diisi)

39

Selanjutnya isikan ruas-ruas lainnya tergantung dari kebutuhan dan kebijakan dari pihak
pengelola perpustakaan, karena setiap perpustakaan memiliki kebutuhan data anggota
yang berbeda misalkan perpustakaan sekolah memerlukan data tahun ajaran dan kelas.

Ruas Jenis Anggota (wajib diisi) penentuan jenis anggota akan mempengaruhi masa
berlaku, maksimal jumlah koleksi yang dapat dipinjam, lama peminjaman, lama
perpanjangan, jumlah maksimal perpanjangan, dan jumlah denda / skorsing (pengaturan
ini terdapat pada menu Administrasi > Pengaturan Keanggotaan > Jenis Anggota).

Pada ruas Aktivasi Anggota (wajib diisi) isilah ruas tersebut dengan pilihan aktif agar
seorang anggota baru dapat melakukan transaksi peminjaman koleksi karena status
keanggotaannya sudah diaktifkan.

40

Jika semua ruas sudah terisi selanjutnya klik tombol Simpan berwarna hijau yang terdapat
di bawah form isian data anggota.

Penyimpanan data anggota akan gagal apabila :
o Nama + Tanggal Lahir sudah ada dalam pangkalan data
o Jenis + Nomor Identitas Sudah ada dalam pangkalan data
o Nomor Anggota yang diset secara manual sudah ada dalam pangkalan data.
Apabila data anggota berhasil disimpan, maka form Entri Anggota akan berubah menjadi
form Koreksi Anggota yang menampilkan tombol-tombol fungsi pengelolaan data anggota
seperti gambar berikut :

41

B. Menambahkan Foto Anggota
Jika Anda menginginkan data anggota dilengkapi dengan foto, Anda dapat

menambahkan foto anggota melalui tab Foto Anggota yang terdapat di samping kiri tab
Detail Anggota.

Terdapat dua cara dalam menambahkan foto anggogta, yaitu :
1) Foto langsung

Cara ini membutuhkan kamera web (web camera) yang terpasang dan telah siap
pakai pada komputer yang digunakan untuk menambahkan foto anggota. Pastikan juga
browser yang digunakan telah dilengkapi dengan pengaya (flash player). Atur posisi
anggota yang akan difoto sesuai dengan keinginan. Kemudian klik tombol Ambil Foto, dan
biarkan proses berlangsung

42

Jika gambar yang diambil sudah sesuai, maka klik tombol Simpan Foto dan tunggu proses
berjalan hingga foto tersebut muncul di halaman profil anggota seperti gambar berikut.

2) Unggah file foto digital
Jika komputer tidak memiliki kamera web, maka penambahan foto anggota dapat

dilakukan dengan cara mengunggah file foto digital. Foto yang akan diunggah berformat
JPG berbentuk potrait dengan dimensi tidak lebih dari 1024 pixel.
Pada tab Foto Anggota, klik ikon folder pada ruas Unggah Foto Digital yang disediakan.

Cari file foto digital yang telah disiapkan, kemudian klik tombol Unggah

43

Berikut adalah hasil dari penambahan foto anggota dengan cara unggah foto digital.

C. Mencetak Kartu Tanda Anggota (KTA)
Inlislite versi 3.2 memiliki beberapa cara untuk mencetak Kartu Tanda Anggota

(KTA) yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan di masing-masing perpustakaan. Fasilitas
pencetakan KTA ini membutuhkan program aplikasi PDF reader yang telah terinstal pada
komputer.
1) Mencetak KTA pada halaman Detail Anggota
Pencetakan KTA melalui halaman detail ini diperuntukkan bagi perpustakaan yang
memiliki printer kartu (Card Printer). Untuk mencetak KTA pada halaman Detail Anggota,
lakukan langkah berikut ini:

Akan terunduh dokumen PDF yang berisigambar kartu anggota berukuran kartu ATM yang
siap dicetak ke printer seperti yang terlihat pada gambar berikut.

44

D. Memperpanjang Masa Berlaku Keanggotaan
Inlislite versi 3.2 memiliki fitur untuk melakukan perpanjangan masa berlaku keanggotaan.
Masa berlaku keanggotaan yang diperpanjang tergantung dari pengaturan masa berlaku
terhadap jenis anggta yang telah dilakukan pada menu Administrasi > Pengaturan
Keanggotaan > Jenis Anggota.
Langkah-langkah dalam melakukan perpanjangan masa berlaku keanggotaan adalah
sebagai berikut
Pada panel kiri klik modul Back Office > Keanggotaan > Daftar perpanjangan

pada daftar perpanjangan keangotaan yang tertampil, klik tombol Tambah

45

Pada form Tambah Perpanjangan Anggota, isilah nomor anggota pada ruas Anggota
kemudian klik Tombol Cari

Akan tampil form perpanjangan keanggotaan yang dilengkapi jenis anggota, masa berlaku
anggota saat ini, dan tanggal berakhir setelah perpanjangan keanggotaan

46

Jenis Anggota dapat dirubah apabila diperlukan.
Tanggal Berakhir akan terisis otomatis sesuai pengaturan masa berlaku anggota yang telah
ditentukan pada menu Administrasi > Pengaturan Keanggotaan > Jenis Anggota.
Selanjutnya klik tombol Simpan. berikut adalah daftar anggota yang telah berhasil
melakukan perpanjangan keanggotaan.

47