03_OneDrive_Guidebook_2019_Edition

Page 1 of 22

OneDrive for Business : แชร์ และทำงำนร่วมกนั ทกุ ไฟลข์ องคณุ

สะดวก รวดเรว็ และปลอดภยั

OneDrive for Business เป็นบรกิ ารพน้ื ทเ่ี กบ็ ขอ้ มลู ส่วนบุคคลทางออนไลน์ ทจ่ี ะช่วยเพมิ่ ความคล่องตวั ใหก้ บั ผใู้ ชง้ าน
ใหส้ ามารถแชรไ์ ฟลก์ บั ผรู้ ่วมทมี กไ็ ด้ พกพาไฟลเ์ พ่อื การทางานนอกสถานทท่ี ม่ี อี นิ เทอร์เน็ตกไ็ ด้ ในบทน้ีเราจะพูดถงึ
เรอ่ื งดงั ต่อไปน้ี

- เทคนิคการจดั เกบ็ ไฟลแ์ ละทางานรว่ มกนั บน OneDrive for Business
- การกาหนดสทิ ธใิ์ นการแชร์ ไม่ใหข้ อ้ มลู หลดุ ทงั้ ภายในและภายนอกบรษิ ทั
- การทางานร่วมกนั ระหว่าง OneDrive for Business และ Services อน่ื ๆบน Microsoft 365

บทบำทสมมติ

คุณ Alan, VP ทมี Corporate Marketing

คณุ Jeff, CIO

คุณ Allie, Marketing Manager

เล่ำเร่ือง

คุณ Jeff , CIO ของบริษัท ได้กาหนดนโยบายจดั เก็บไฟล์งานของพนักงานทุกคนท่อี ยู่ภายในบริษัท ให้เกบ็ ไว้บน
OneDrive for Business เน่ืองจากมเี น้ือทม่ี ากพอ และสามารถกาหนดความปลอดภยั ได้โดยง่าย คุณ Alan, VP ของ
ทมี Corporate Marketing เป็น Pilot กลุ่มแรกทใ่ี ชง้ าน เน่ืองจากตวั เขาและทมี ต้องใชไ้ ฟลเ์ อกสารจานวนมากร่วมกนั
และตอ้ งทางานร่วมกบั ทมี ภายนอกบรษิ ทั อกี ดว้ ย

Page 2 of 22

ในบทน้ีจะแนะนำเทคนิคดงั ตอ่ ไปน้ี

การเขา้ ใชง้ าน OneDrive for Business.....................................................................................................................4
1. การสรา้ งเอกสารบน OneDrive for Business...............................................................................................4
2. การอปั โหลดเอกสาร....................................................................................................................................8
3. การแชรเ์ อกสาร...........................................................................................................................................9
4. ลบไฟลแ์ ลว้ ไปไหน ....................................................................................................................................14
5. การจดั การเวอรช์ นั ของเอกสารใน OneDrive for Business.........................................................................15
6. ทางานรว่ มกนั ผา่ น OneDrive for business...............................................................................................16
7. การซงิ ค์ OneDrive for Business กบั เคร่อื งคอมพวิ เตอร.์ ...........................................................................18

คดิ ต่อ.....................................................................................................................................................................22

Page 3 of 22

กำรเข้ำใช้งำน OneDrive for Business

ทม่ี ุมบนซา้ ย ใหค้ ลกิ เลอื ก OneDrive ดงั ภาพ

สว่ นประกอบของ OneDrive for Business มรี ายละเอยี ดดงั ต่อไปน้ี

ส่วนท่ี 1 สาหรบั การคน้ หาเอกสารทุกอย่างทอ่ี ย่ใู น OneDrive for Business ของผใู้ ชง้ าน

ส่วนท่ี 2 สรา้ งเอกสาร Office Online หรอื อปั โหลดเอกสาร หรอื ซงิ ค์ OneDrive for Business กบั เคร่อื งพซี สี ว่ นตวั

ส่วนท่ี 3 แสดงหมวดหม่ขู องเอกสารโดยแบ่งเป็นไฟลป์ ัจจบุ นั ไฟลท์ ม่ี กี ารปรบั ปรุงเม่อื เรว็ ๆ น้ี ไฟล์ท่ไี ดร้ บั

การแชร์ และถงั ขยะ

ส่วนท่ี 4 แสดงรายการเอกสาร วนั ทป่ี รบั ปรุง คนทแ่ี กไ้ ขลา่ สดุ ขนาดไฟล์ และสทิ ธใิ นการเขา้ ถงึ ไฟลน์ นั้ ๆ

ส่วนท่ี 5 แสดงเอกสารทม่ี กี ารแชรเ์ ฉพาะกล่มุ

1. กำรสรำ้ งเอกสำรบน OneDrive for Business
คุณ Alan ต้องการสร้างเอกสารใหม่ทนั ทบี น OneDrive โดยคลิกท่ี New แล้วเลือกสง่ิ ท่ตี ้องการสร้าง เช่น เอกสาร
Word, Excel, PowerPoint, OneNote หรอื Forms for Excel หรอื สรา้ งโฟลเดอรใ์ หม่

Page 4 of 22

ในการสรา้ งเอกสารใน Office Online จะไม่ต่างกบั การใช้ Microsoft Office แบบตดิ ตงั้ ภายในเคร่อื งคอมพวิ เตอร์ เพราะ
สามารถดู แกไ้ ข และบนั ทกึ ไฟลไ์ ดอ้ ตั โนมตั ิ
ขนั้ ตอนแรกหลงั จากการคลกิ สรา้ งเอกสารแลว้ คอื ใหเ้ ปลย่ี นช่อื ไฟลใ์ หส้ อดคลอ้ งกบั เน้ือหา โดยไปทแ่ี ถบเมนูดา้ นบน
ตามภาพดา้ นล่าง คลกิ สองครงั้ แลว้ เปลย่ี นชอ่ื

เปลี่ยนช่ือไฟล์

คุณ Alan สามารถสรา้ งเอกสารทต่ี อ้ งการไดท้ นั ที
- Word Online (รองรบั เอกสารนามสกลุ PDF ดว้ ย)

Page 5 of 22

- Excel Online
- PowerPoint Online

Page 6 of 22

- OneNote Online
- Form for Excels
- PDF

Page 7 of 22

2. กำรอปั โหลดเอกสำร
คุณ Alan มเี อกสารทอ่ี ย่ภู ายใน My Documents บนเคร่อื งของเขา เขาต้องการอปั โหลดไฟลไ์ ปเกบ็ ท่ี OneDrive เขา
สามารถทาได้ 3 วธิ ี คอื

1. คลกิ Upload แลว้ เลอื กไฟลห์ รอื โฟลเดอรจ์ ากโฟลเดอรภ์ ายในเคร่อื งพซี ี

Upload File หรอื Folder

หรอื 2. Drag & Drop หรอื ลากเอกสารจาก File Explorer แลว้ วางใน OneDrive for Business

เม่อื ทาการอปั โหลดแลว้ จะแจง้ เครอ่ื งหมายเตอื นทไ่ี ฟลด์ งั ภาพ
หากทาการอปั โหลดและไฟลซ์ า้ กนั จะปรากฏดงั รปู

Page 8 of 22

หรือ 3. เม่ือทาการบันทึกไฟล์ใน Microsoft Office เช่น Word, Excel, PowerPoint ให้คลิก File > Save As เลือก
OneDrive ของตนเอง

File > Save As > OneDrive

3. กำรแชรเ์ อกสำร
หลงั จากทค่ี ณุ Alan ทาการสรา้ งและอปั โหลดเอกสารแลว้ นนั้ สทิ ธใิ์ นเอกสารตงั้ ตน้ คอื ช่อื ของคุณ Alan เอง คุณ Alan
ตอ้ งการแชรเ์ อกสารจาก OneDrive for Business ใหก้ บั คณุ Jeff และทมี งานทเ่ี กย่ี วขอ้ ง

1. คุณ Alan เลอื กไฟลท์ ต่ี อ้ งการ จะปรากฏป่มุ Share

2. ใสอ่ เี มลของคณุ Jeff พรอ้ มขอ้ ความ

Page 9 of 22

3. ไปท่ี Inbox ของคณุ Jeff จะปรากฏขอ้ ความ เพยี งแค่คลกิ Open กส็ ามารถเปิดไฟลไ์ ดท้ นั ที

หมำยเหตุ เน่อื งจากการแชรเ์ อกสารมหี ลายรปู แบบ มเี ทคนคิ เลอื กง่ายๆดงั ต่อไปน้ี
เทคนิคที่ 1 แชรเ์ อกสำรให้กบั บคุ คลภำยนอกบริษทั
สาหรบั การแชรเ์ อกสารให้กบั บุคคลภายนอก สง่ิ ท่สี าคญั คอื ต้องไม่เป็นขอ้ มูลท่ี Sensitive หากต้องการให้สามารถ
แกไ้ ขไดใ้ หค้ ลกิ Allow Editing แต่ถา้ ไม่ตอ้ งการแกไ้ ขใหป้ ิด และควรกาหนดอายุของเอกสารดว้ ย

Page 10 of 22

กำหนดให้ทกุ คนท่ีไดร้ บั ลิงคแ์ ก้ไขได้ แต่จำกดั ดว้ ยวนั หมดอำยุ

เทคนิคท่ี 2 ป้องกนั ไมใ่ ห้ผรู้ บั ทำกำรดำวน์โหลดเอกสำร
สาหรบั วธิ นี ้ีผสู้ ่งต้องการใหผ้ รู้ บั อ่านไดเ้ พยี งอย่างเดยี วผ่านเบราวเ์ ซอร์ และไม่สามารถดาวน์โหลดได้ โดยคลกิ Block
Download ผรู้ บั เมอ่ื ไดร้ บั จะไมส่ ามารถดาวน์โหลดได้

ผรู้ บั ดไู ดอ้ ยำ่ งเดียวพิมพแ์ ละดำวน์โหลดไมไ่ ด้

เทคนิคที่ 3 แชรใ์ ครกไ็ ด้ในบริษทั
เอกสารท่ีกาหนดสทิ ธิแ์ บบน้ี จะต้องมกี ารยืนยนั ตวั ตนว่าเป็นพนักงานของบริษทั เราจรงิ ๆ ซ่งึ พอรบั ลิงค์เอกสารน้ี
สามารถเปิดไดท้ นั ที โดยสามารถาหนดใหแ้ กไ้ ขหรอื ไมก่ ไ็ ด้ ถา้ กาหนดวา่ ใหไ้ ม่แกไ้ ข จะสามารถบลอ็ คการดาวน์โหลด
ได้ เหมาะกบั เอกสารทวั่ ไปทใ่ี ชเ้ ฉพาะภายในองคก์ ร

Page 11 of 22

แชรไ์ ด้เฉพำะภำยในบริษทั เท่ำนัน้

เทคนิคท่ี 4 แชรเ์ ฉพำะคนที่เคยเข้ำถึงเอกสำรหรอื โฟลเดอรน์ ี้ได้มำก่อน
เทคนิคน้ี หรอื People with exiting access จะใชเ้ ม่อื บุคคลนนั้ มสี ทิ ธใิ์ นการเขา้ ถงึ ไฟลห์ รอื โฟลเดอรน์ ้ีก่อนหน้าน้ีแลว้
โดยจะทาการสง่ ลงิ คเ์ ทา่ นนั้

แชรเ์ ฉพำะคนท่ีเคยเขำ้ สิทธ์ิเอกสำรนี้แลว้
เมอ่ื ผรู้ บั คนเดมิ ไดร้ บั เอกสารจะปรากฏขอ้ ความดงั ภาพ

เทคนิคท่ี 5 ระบุคนท่ีต้องกำรให้ทำงำนรว่ มกนั

Page 12 of 22

เทคนิคเหมาะกบั เอกสารทต่ี ้องการแชรห์ รอื แกไ้ ขร่วมกนั เฉพาะบางคนเท่านนั้ ใครทไ่ี ดร้ บั ลงิ คไ์ ปถงึ แมจ้ ะอย่ใู นบรษิ ทั
หรอื เคยเขา้ ถงึ กอ่ นหน้าน้จี ะไม่สามารถใชง้ านได้

ผทู้ ี่ถกู ระบุเท่ำนัน้ ถึงจะแก้ไขเอกสำรนี้ได้

4. เม่อื ทาการแชร์เอกสารไปแลว้ หากต้องการทราบว่าตอนน้ีแชรเ์ อกสารให้กบั ใคร สามารถตรวจสอบท่ี
Shared และ Shared by me
ตรวจสอบวำ่ มีเอกสำรใดท่ีแชรไ์ ปแล้วบ้ำง

หากตอ้ งการเปลย่ี นสทิ ธิ์ หรอื ยกเลกิ การแชรใ์ หค้ ลกิ ทไ่ี ฟล์ และเลอื ก Manage Access แลว้ เลอื ก Grant Access
หรอื Stop Sharing ตามลาดบั

Page 13 of 22

Manage Access > Stop Sharing
ยกเลิกกำรแชรท์ นั ที

หมำยเหตุ Shared with me คืออะไร Shared with me จะแสดงว่ามเี อกสารใดบ้างท่ีเราได้รับการแชร์จาก
บคุ คลอ่นื ทาใหง้ ่ายต่อการดยู อ้ นหลงั เอกสารได้ ตามสทิ ธทิ์ ไ่ี ดร้ บั
4. ลบไฟลแ์ ลว้ ไปไหน
เมอ่ื ไฟลท์ ท่ี าการลบจาก OneDrive for Business จะถกู จดั เกบ็ ใน Recycle Bin ประมาณ 90 วนั

โดยสามารถกคู้ นื ไฟลไ์ ดภ้ ายใน 90 วนั โดยคลกิ Restore

Page 14 of 22

5. กำรจดั กำรเวอรช์ นั ของเอกสำรใน OneDrive for Business
คุณ Alan เรม่ิ ใช้งานและแชร์ไฟล์บ่อยๆบน OneDrive for Business โดยกาหนดให้หลายๆคนมาทาการแก้ไขไฟล์
เดยี วกนั เพอ่ื ลดความซา้ ซอ้ นของไฟล์ และยงั ประหยดั พน้ื ทจ่ี ดั เกบ็ โดยสามารถดยู อ้ นหลงั ผ่าน Version History

คลิกขวำท่ีไฟลเ์ ลอื ก Version History
จะปรากฏเวอรช์ นั ทจ่ี ดั เกบ็ ไวเ้ รอ่ื ยๆ โดยหากมกี ารเปลย่ี นแปลงจะทาการบนั ทกึ อตั โนมตั ิ

หากตอ้ งการกคู้ นื เวอรช์ นั กอ่ นหน้าน้ี ใหค้ ลกิ ขวาแลว้ เลอื ก Restore หรอื ถา้ ตอ้ งการดเู ทา่ นนั้ ใหค้ ลกิ Open File

Page 15 of 22

6. ทำงำนรว่ มกนั ผำ่ น OneDrive for business
คุณ Alan มเี อกสาร Excel ยอดขายสมารท์ โฟนลา่ สดุ ทางคณุ Alan ตอ้ งทางานรว่ มกบั คุณ Allie เพอ่ื จดั ทาแผนโปรโม
ชนั รว่ มกนั

1. คณุ Alan เปิดเอกสารและคลกิ Share กรอกขอ้ มลู คณุ Allie

ส่งลิงคเ์ พ่อื ทำงำนรว่ มกนั
ให้กบั ผรู้ บั ในทีม

2. ในหน้าต่าง Notification จะปรากฏแจง้ เตอื นว่าทางคณุ Alan ไดท้ าการแชรเ์ อกสารมาให้

Page 16 of 22

ตรวจสอบ Notification
ของตนเอง

เมอ่ื คลกิ จะปรากฏอเี มลทไ่ี ดร้ บั

3. เปิดไฟลข์ น้ึ มา จะปรากฏเหน็ วา่ ทางคุณ Alan อยใู่ นไฟลเ์ ดยี วกนั

4. คุณ Alan ต้องการปรกึ ษาตวั เลขผ่านช่องทาง Online โดยปรกึ ษาผ่าน Chat Message เม่อื ทางคุณ Allie มี
การปรบั กราฟเป็นช่องทาง Online บน Excel ของตนเอง เอกสารของทางคณุ Alan ปรบั เปลย่ี นตามไปดว้ ย
Page 17 of 22

5. คุณ Alan จงึ ทาการ Comment ไวท้ เ่ี อกสาร ใหร้ บี แกไ้ ขโปรโมชนั ของ Contoso M300 โดยคลกิ ท่ี Insert >
Comment โดยทางคุณ Alan สามารถใช้ @ ในการแจ้งเตอื นใหค้ ุณ Allie ช่วยแก้ไข ซ่งึ การ Comment ใน
เอกสารจะช่วยใหไ้ มต่ อ้ งแกข้ อ้ มลู และชว่ ยจดจาว่ามกี ารแกไ้ ขตามคาแนะนาใดบา้ ง

เพ่ิม Comment
ในเอกสำร

7. กำรซิงค์ OneDrive for Business กบั เครอื่ งคอมพิวเตอร์
คณุ Alan ใชง้ าน Microsoft Office ในเคร่อื งเป็นประจา เขาไม่สะดวกใชง้ านผา่ นบน Online เพยี งทางเดยี ว เขาตอ้ งการ
ซงิ คไ์ ฟล์ลงมาทเ่ี คร่อื งของเขา แต่ปัญหาคอื เคร่อื งของเขามฮี ารด์ ดสิ กม์ จี านวนไม่มาก สง่ิ ทช่ี ่วยเขาได้คอื OneDrive
Sync

1. คลกิ Sync ท่ี OneDrive for Business

2. ปรากฏหน้าต่างใหก้ รอกอเี มลของตนเอง และคลกิ Sign in

Page 18 of 22

3. เลอื กโฟลเดอรท์ ต่ี อ้ งการเกบ็ ไฟล์ และคลกิ Next
4. เลอื กโฟลเดอรท์ ต่ี อ้ งการ Sync ถา้ ไมไ่ ดใ้ ชป้ ระจาไม่แนะนาใหเ้ ลอื ก Sync ลงมาขา้ งลา่ ง และคลกิ OK

Page 19 of 22

ขอ้ สงั เกต
การซงิ คไ์ ฟลจ์ ะมสี ามแบบคอื

- Online-Only: ไฟล์จะไม่ดาวน์โหลดลงมาใช้งานพน้ื ท่เี คร่อื ง จะดาวน์โหลดเม่อื ต้องการใชเ้ ท่านัน้ โดยเหน็
เฉพาะช่อื ของไฟลเ์ ท่านนั้

- Available on this device: ไฟลท์ ม่ี เี คร่อื งหมายถูกสเี ขยี ว คอื ไฟลท์ ด่ี าวน์โหลดแลว้ สามารถแกไ้ ขไดข้ ณะท่ี
ออฟไลน์

- Mark your important files: เป็นไฟลท์ ส่ี าคญั และใหเ้ กบ็ ลงทเ่ี คร่อื งน้ีเสมอโดยคลกิ ขวาเลอื ก Always keep
on this device

5. เมอ่ื เรยี บรอ้ ยใหเ้ ลอื ก Open my OneDrive folder

ปรากฏไฟลท์ ท่ี าการซงิ ค์

Page 20 of 22

6. หากต้องการแชรไ์ ฟล์ใหค้ ลกิ ขวาเลอื ก Share แต่ถ้าดาวน์โหลดไฟล์มาแลว้ และต้องการประหยดั พน้ื ทข่ี อง
ฮารด์ ดสิ กใ์ หเ้ ลอื ก Free up Space ไฟลข์ นาดใหญ่จะเหลอื แคช่ อ่ื ของไฟลเ์ ทา่ นนั้

คลิกขวำ และเลอื ก Share
7. การตงั้ คา่ ต่างๆของ OneDrive จะอยทู่ ด่ี า้ นลา่ ง ใหค้ ลกิ ขวาทไ่ี อคอนกอ้ นเมฆสนี ้าเงนิ คลกิ Settings

ซง่ึ ผใู้ ชง้ านสามารถตงั้ ค่าไดด้ ว้ ยตนเองภายหลงั

Page 21 of 22

คิดต่อ

จากเรอ่ื งราวในค่มู อื น้ี กล่าวถงึ การใชง้ าน OneDrive for Business เพอ่ื ใชใ้ นการจดั เกบ็ และแชรเ์ อกสาร ลอง
คดิ ดูว่าถ้าเราลดปรมิ าณไฟลแ์ นบอเี มลจะช่วยลดขนาดของเมลบ๊อกซไ์ ด้เท่าไหร่ อกี ทงั้ ไฟลท์ ม่ี ขี นาดใหญ่ยงั สามารถ
แชรไ์ ดจ้ ากทเ่ี ดยี ว ลองนาไปประยกุ ตใ์ ชก้ บั ทมี ของคุณ หรอื บรษิ ทั พารท์ เนอรห์ รอื Supplier ของคุณ ขอ้ มูลทไ่ี ดจ้ ะไมม่ ี
ทางรวั่ ออกไปแน่นอน

Page 22 of 22