MANUAL ADMIN EFRM

MANUAL ADMIN E-FRM

E-FRM MRSM MENGGUNAKAN MICROSOFT TEAMS & ONE NOTE

JOHAN JOHARI MOHD TUKIRAN 2/10/20 E-FRM MRSM IMPLEMENTATION

1. PENGENALAN

Microsoft Teams
- Microsoft Teams adalah satu aplkasi yang berfungsi untuk memudahkan pengurusan

sesebuah pasukan.
- Ia melibatkan perkongsian bahan, komunikasi atas talian, mesyuarat online dan

sebagainya.
- Untuk penggunaan dalam penghantaran EFRM, Microsoft Teams berfungsi sebagai satu

platform untuk memudahkan pengurusan dan pemantauan EFRM.

Microsoft One Note
- Microsoft One Note adalah satu aplikasi untuk membuat Nota.
- Nota ini merangkumi pelbagai jenis nota, dan ia memudahkan kita untuk menguruskan

dokumen, pelaporan, perkongsian bahan dan sebagainya.
- Untuk penggunaan dalam penghantaran EFRM, Microsoft One note berfungsi sebagai

satu fail FRM yang utama, dimana ia mengandungi pelbagai bahagian untuk perekodan
FRM.
- Ia juga berfungsi untuk memudahkan semakan FRM yang selama ini dilaksanakan secara
hardcopy.
- Penggunaan Microsoft One Note dioptimumkan dimana ia boleh di akses dalam aplikasi
Microsoft Teams, dan dikenali sebagai Staff Notebook, Class Notebook, PLC Notebook dan
sebagainya.
- Untuk pengantaran EFRM, kita mengaplikasikan penggunaan Class Notebook.

MARA Office Account
- Setiap MRSM dibekalkan dengan dua akaun Microsoft, iaitu @mara.gov.my dan

@namamrsm.mrsm.edu.my.
- Bagi pelaksanaan EFRM, semua guru wajib menggunakan akaun Microsoft dengan domain

@namamrsm.mrsm.edu.my.
- Untuk ADMIN utama EFRM, akaun yang digunakan adalah

[email protected].
- Untuk GURU, KJ dan TPKA, anda wajib menggunakan akaun Microsoft dengan domain

[email protected].
- Semua Guru, Staf dan Pelajar mempunyai satu akaun dengan domain

@namamrsm.edu.my yang telah dicipta oleh PPTM maktab masing-masing.

1

2. PENGGUNAAN PERISIAN
- Sila gunakan Web Browser Terkini sahaja seperti Google Chrome / Microsoft Edge
ATAU
Untuk aplikasi ini, kita tidak akan sekali-kali menggunakan Desktop Apps. Semua kerja
berkenaan Microsoft Teams & Microsoft One Note mestilah dilaksanakan secara atas talian.
Kerja-kerja penyediaan dokumen sahaja dilakukan secara luar talian.
- Anda juga boleh muat turun daripada Link OFFICE 365 yang boleh didapati selepas anda
log masuk ke laman web.

3. LOG MASUK
a) Untuk anda log masuk, anda boleh layari laman web https://www.office.com/

b) Klik SIGN IN
Sekiranya anda telah sign in menggunakan akaun domain @mara.gov.my,
sila Sign Out,
klik SWITCH TO DIFFERENT ACCOUT

2

c) Masukkan login name anda dengan domain @namamrsm.mrsm.edu.my dan default
password yang diberikan oleh PPTM.
Masukkan nama domain @namamrsm.mrsm.edu.my > Klik SIGN IN

Masukkan default Password yang diberikan PPTM

Anda akan diminta untuk memasukkan password yang baru, serta nombor telefon dan
email untuk recovery. Anda boleh cancel dahulu step ini. Kemudian log in semula.
d) Anda akan mendapati senarai Enabled Apps di bahagian ini.

Anda boleh muat-turun semua aplikasi di atas dengan klik “Office 365”
3

4. MICROSOFT TEAMS
a) Klik Microsoft Teams

b) Anda akan melihat paparan seperti ini.
Sekiranya anda telah ditambah ke dalam mana-mana Teams, semua Teams yang anda
anggotai akan muncul di dalam teams ini.

c) Klik JOIN OR CREATE TEAMS.
Di bahagian bucu kanan atas Microsoft Teams

d) Anda boleh CREATE atau JOIN Teams yang sedia ada
Klik CREATE TEAM

4

e) Pelbagai jenis Teams anda boleh masukkan.
Untuk pelaksanaan EFRM, klik CLASS

f) Masukkan nama Teams seperti contoh di bawah
Bahagian DESCRIPTION adalah tidak wajib, namun untuk memberi kefahaman kepada
pengguna Teams, masukkan sahaja seperti contoh di bawah.
Klik NEXT

g) Taipkan Nama Semua Ketua Jabatan sebagai STUDENT
Klik ADD

5

Semua nama STUDENT akan dipaparkan seperti ini jika Berjaya ADD

h) Taipkan Nama TPKA di bahagian TEACHERS
Klik ADD
Senarai nama TEACHERS akan muncul seperti ini
Klik CLOSE

6

i) Teams yang telah siap akan memaparkan hasil seperti ini

Terdapat beberapa TAB utama di dalam Teams
- POST: Tempat untuk membuat perbincangan atau pemakluman bagi Guru-Guru yang

tidak menghantar EFRM
- FILES: Tempat untuk membuat perkongsian bahan EFRM seperti Jadual Penghantaran

EFRM, Jadual Pencerapan Guru, Template RPH, Kehadiran, Laporan Intervensi dan
lain-lain.
- CLASS NOTEBOOK: Tempat untuk setiap guru membina dan merekodkan EFRM
masing-masing.
- ASSIGNMENTS: Tempat untuk setiap guru menerima arahan tugasan dan tarikh akhir
penghantaran EFRM
- GRADES: Tempat untuk guru melihat berapakah markah yang diberikan oleh TPKA /
KJ selepas setiap semakan EFRM dan komen mereka terhadap EFRM Guru.
5. Pihak ADMIN boleh menyediakan satu folder di bahagian FILES untuk rujukan contoh.
Contoh bahagian adalah seperti ini.
Klik FILES > CLASS MATERIALS

Upload Files / Folder Sebagai materials

7

Contoh hasil akhir folder yang boleh dimuat-naik adalah:
Terdapat 18 Dokumen boleh dijadikan TEMPLATE untuk rujukan guru.

Guru boleh muat-turun (download) contoh-contoh fail ini, edit secara offline, dan untuk
penghantaran, guru akan muat naik ke dalam CLASS NOTEBOOK.
TEMPLATE / DOKUMEN dalah bergantung kepada pihak maktab sama ada untuk
menyelaraskan template atau bergantung kepada kreativiti guru itu sendiri.

8

6. MENCIPTA CLASS NOTEBOOK
a) Untuk membolehkan Guru menghantar EFRM, kita harus mencipta CLASS NOTEBOOK bagi
memudahkan perekodan dan penyemakan.
Klik CLASS NOTEBOOK

Jika dilihat di sini, jelas dinyatakan kita mencipta satu OneNote, dan dinamakan sebagai
CLASS NOTEBOOK. Secara asasnya, ia adalah aplikasi One Note yang boleh digunapakai
terus di dalam Microsoft Teams.
b) Klik SET UP ONENOTE CLASS NOTEBOOK > BLANK NOTEBOOK

9

c) Pemberitahuan kepada ADMIN yang cipta OneNote CLASS NOTEBOOK ini

Collaboration Space – Semua orang boleh berkerja sama, edit OneNote, delete bahan,
berkongsi laporan dan sebagainya.
- Kelebihan Collaboration Space, memudahkan kerjasama antara STUDENT dan

TEACHER
- Kekurangan Collaboration Space, sekiranya seorang STUDENT terdelete atau terubah

content orang lain, dia akan merosakkan kerja orang lain.
- Bergantung kepada kebijaksanaan guru bagaimana untuk menggunakan bahagian ini

dalam CLASS NOTEBOOK anda.
Content Library – Hanya Guru / Owner yang boleh edit bahagian ini, dan ia berfungsi
sebagai tempat rujukan utama kepada STUDENT untuk membuat tugasan mereka.
Contonya, TEACHER menyediakan TEMPLATE SECTION NOTA, FORMAT PELAPORAN,
CONTOH LAPORAN GRED A, dan lain-lain.
Student Notebooks – Hanya STUDENT yang dapat melihat bahagian mereka sendiri dan
mereka tidak dapat melihat orang lain punya bahagian. STUDENT akan membuat tugasan
mereka di dalam OneNote CLASS NOTEBOOK, di PAGE masing-masing, dan sekiranya
mendapat tugasan untuk menghantar sesuatu, STUDENT hanya perlu menghantar direct
link kepada PAGE di dalam CLASS NOTEBOOK masing masing.
Setelah kamu BACA DAN FAHAM, Klik NEXT

10

d) Seterusnya kamu dikehendaki menetapkan SECTION untuk setiap STUDENT PRIVATE
SPACE.
Dalam contoh ini, setiap guru dikehendaki menghantar 18 dokumen berkaitan EFRM.
Masukkan semua 18 section yang berkenaan.
Bahagian STUDENT NAME itu nanti akan dipaparkan nama guru yang perlu menghantar
EFRM

Jika mahu menambah SECTION, klik ADD SECTION
Setelah selesai masukkan semua SECTION, Klik CREATE

11

Paparan berikut akan dipaparkan sementara OneNote CLASS NOTEBOOK mencipta fail
penghantaran EFRM

e) Paparan OneNote CLASS NOTEBOOK yang telah siap dicipta seperti berikut

Anda boleh ubahsuai ayat-ayat dalam Bahasa Inggeris menggunakan Microsoft Translate
f) Bahagian penting EFRM adalah berdasarkan SECTION dan PAGE di sini

Klik “>”

12

Tiga Bahagian UTAMA – SECTION – PAGE - CONTENT

SECTION PAGE CONTENT

Anda dapat lihat di sini, terdapat 4 SECTION UTAMA:
WELCOME
COLLABORATION SPACE
CONTENT LIBRARY
PERSONAL SECTION
SECTION berfungsi sebagai bahagian2 utama dalam pelaporan EFRM
PAGE berfungsi sebagai tempat agihan dalam pelaporan EFRM
CONTENT berfungsi sebagai tempat untuk guru merekodkan semua 18 maklumat
berkenaan EFRM

Jika kamu lihat pada PERSONAL SECTION, kamu akan dapat lihat semua SECTION yang
dimasukkan di dalam STEP (d) akan dipaparkan di sini. Jadi menjadi peranan guru untuk
mengemaskini setiap section yang terdapat di sini.

Bagaimanakah untuk memudahkan semua guru agar dapat menulis SECTION berdasarkan
satu template?

13

g) Untuk memudahkan TEACHER menetapkan apakah CONTENT yang perlu di edit oleh para
guru, ikuti langkah berikut:
Klik CLASS NOTEBOOK > CLASS NOTEBOOK > MANAGE NOTEBOOK

Klik ADD TEACHER ONLY SECTION GROUP

TEACHER-ONLY SECTION GROUP ini akan ditambah secara PERMANENT. TIDAK BOLEH
DELETE.
Selepas Enable, notifikasi ni kan muncul.
Klik CLOSE

Fungsi TEACHER-ONLY ini, adalah untuk memudahkan para guru merancang bahan
pengajaran, dan bertindak sebagai tapak untuk penyerahan ASSIGNMENT kepada guru.
TPKA dan KJ akan menggunakan section TEACHER-ONLY ini sebagai tapak untuk
penyerahan assignment E-FRM yang akan dilakukan oleh guru.

14

h) Jika kamu lihat kembali OneNote CLASS NOTEBOOK, TEACHER-ONLY SECTION sudah
muncul

Sediakan Semua TEMPLATE Penghantaran RPH di bahagian TEACHER-ONLY
KLIK 1 > KLIK +PAGE > MASUKKAN TITLE & CONTENT

4
3
1

2

15

i) Cara memberi menyediakan SECTION PERIBADI daripada CONTENT LIBRARY.
Ada bahagian dimana semua CONTENT didalam E-FRM adalah sama untuk semua guru,
contohnya di SECTION D, E,
Pilih CONTENT LIBRARY > D – Rekod Semakan FRM > Class Notebook > Distribute Page
3

4
12

Pilih DISTRIBUTE PAGE

Pilih Section untuk di DISTRIBUTE > DISTRIBUTE

1
2

16

Tunggu Sehingga Proses Distribute menjadi DONE

Semak setiap STUDENT > SECTION D - > Semua dari page CONTENT LIBRARY SECTION D
akan muncul du STUDENT SECTION D.
j) Contoh cara masukkan template pelaporan dalam SECTION B
Borang Pencerapan hanya boleh diperolehi selepas sesi Pencerapan.
Guru hanya perlu masukkan FILE PRINTOUT untuk Borang Pencerapan sebagai rekod di
bahagian (i)
Pencerap Guru boleh menulis ULASAN PENCERAP di bahagian (ii)

Seterusnya, anda boleh DISTRIBUTE BAHAGIAN B kepada semua STUDENT dengan
mengikuti langkah (i)

k) ULANGI SEMUA LANGKAH DI ATAS UNTUK BAHAGIAN YANG
PERLU SAHAJA

17

7. MENCIPTA ASSIGNMENT oleh TEACHER
Untuk menghantar EFRM, TEACHER menggunakan bahagian ASSIGNMENT.
Dalam contoh EFRM, KJ akan mencipta ASSIGNMENT untuk para GURU, dan TPKA akan
mencipta ASSIGNMENT untuk para KJ.
Sebelum mencipta ASSIGNMENT, TEACHER akan create satu PAGE di TEACHER-ONLY, EFRM
Bil. 1/2/3/4/5. PAGE ini akan dihantar kepada setiap STUDENT untuk dilengkapkan
4
3

1

2
Klik CREATE

18

Pilih ASSIGNMENT

TEACHER MASUKKAN MAKLUMAT TITLE DAN INSTRUCTION > ADD RESOURCES

KLIK ADD RESOURCES
Untuk memasukkan template pelaporan EFRM, TEACHER perlu assign Page daripada CLASS
NOTEBOOK.
Klik CLASS NOTEBOOK > TEACHER ONLY

Klik USING THE TEACHER ONLY SPACE

19

Klik EFRM Bil. 1– untuk TEACHER semak penghantaran

Ini bermakna, TEACHER sudah siapkan Template, dan STUDENT perlu isi dan lengkapkan
semua perkara yang di assign oleh TEACHER.
Klik SECTION A – pada bahagian STUDENT, untuk TEACHER ASSIGN tugasan itu. Dalam contoh
ini, TPKA assign EFRM Bil. 1 (Teacher-Only) sebagai template, diletakkan di SECTION A KJ,
supaya KJ melengkapkan tugasan di SECTION A. Semua rekod penghantaran akan muncul di
bahagian SUB-PAGE SECTION A.

Selepas Selesai Klik DONE

20

Paparan seperti ini akan muncul dimana TEACHER boleh menetapkan semua perkara tentang
Penghantaran ASSIGNMENT, tarikh akhir hantar, dan lain-lain

TEACHER boleh menetapkan POINT atau masukkan RUBRIK
Contoh menetapkan RUBRIIK PENILAIAN bagi SECTION A. Set Point sebagai YES

Masukkan semua rubrik penilaian bagi SECTION A hingga R.
Setelah selesai melengkapkan semua maklumat, klik ASSIGN.

21

Paparan berikut akan muncul selepas Berjaya create ASSIGNMENT
TEACHER boleh melihat status ASSIGNMENT
- VIEWED (Sudah Nampak dan sudah baca details)
- NOT TURNED IN (Belum tengok pun)
- TURNED IN (Sudah Hantar)

22

8. PENGHANTARAN ASSIGNMENT oleh STUDENT
STUDENT akan log masuk daripada website www.office.com
Klik Teams
STUDENTS akan pilih Teams > Assignments. Notifikasi Assignments akan muncul

STUDENTS klik ASSIGNMENTS
STUDENTS akan dapat lihat details ASSIGNMENTS.

23

Students boleh lihat Rubrik pemarkahan
Untuk menyiapkan ASSIGNMENT, STUDENT perlu klik di bahagian WORK
Inilah bentuk ASSIGNMENT yang diterima oleh student

24

Student hanya perlu ATTACH kan LINK di bahagian DOKUMEN
Caranya seperti berikut:
STUDENT akan rujuk semula SECTION A di bahagian PERSONEL OneNote CLASS NOTEBOOK.
Pilih SECTION A > COPY LINK TO SECTION

STUDENT akan buka semula ASSIGNMENTS dan
Akan menghantar untuk bahagian A – REKOD SEMAKAN FAIL PERSEDIAAN MENGAJAR

Klik Insert > LINK

25

Pop-Up kepada insert link akan muncul, dan masukkan seperti itu

……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Bagi Seksyen K – Rancangan Pengajaran Harian
OneNote CLASSNOTEBOOK adalah disarankan penyusunannya mengikut KELAS, dan setiap
kelas ada RPH SUB-PAGE untuk setiap pertemuan dengan format KELAS-TARIKH, contohnya
2B-02/01/2020
Guru perlu Right Click di PAGE itu dan COPY LINK TO THIS PAGE

26

Kemudian masuk ke ASSIGNMENTS, dan paste sahaja di bahagian K seperti ini

Untuk memudahkan guru, disarankan setiap FRM dibuat untuk satu minggu didalam dalam
satu SUB-PAGE, dan COPY-LINK ke sub-page itu sahaja.
Atau,
COPY LINK ke SECTION K, dan paste Link ke SECTION K sahaja.
Selepas siap semua section, STUDENT akan klik “HAND IN”

27

9. PEMBERIAN MARKAH PENILAIAN oleh TEACHER
TEACHER boleh melihat senarai ASSIGNMENT yang diberikan di sini, dan klik ASSIGNMENT
tersebut.
Dapat dilihat juga berapa ramai STUDENTS yang sudah TURN-IN ASSIGNMENT yang
diberikan.

TEACHER KLIK pada link TURNED IN

Cara untuk semak rekod E-FRM adalah dengan cara KLIK LINK tersebut, dan link akan
redirect kepada personal section STUDENT tersebut,

Setelah disemak, TEACHER boleh klik checkbox sebagai DISEMAK..
28

TEACHER boleh mengisi RUBRIC penilaian dengan klik pada RUBRIC di bahagian kanan
TEACHER hanya perlu klik sahaja pada RUBRIC yang disediakan.
TEACHER boleh memasukkan FEEDBACK, kemudian klik RETURN dan CLOSE.

29

10. MELIHAT MARKAH PENILAIAN oleh STUDENT
Setelah TEACHER membuat semakan dan klik RETURN, STUDENTS boleh semak markah
mereka di bahagian COMPLETED.

STUDENTS boleh lihat tahap penilaian TEACHERS di bahagian ini.

Jika STUDENTS KLIK RUBRIK, mereka akan dapat lihat tahap penilaian setiap SECTION setiap
kali semakan.

30

STUDENTS boleh MENGHANTAR SEMULA rekod E-FRM sekiranya diminta oleh TPKA atau KJ
dengan menekan butang “HAND-IN AGAIN”

~MODUL TAMAT~

31