20.06.65_แฟ้ม 5 ส+ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (3)

การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice

หน่วยงาน : ส่วนบริหารทรพั ยากรบคุ คล(HRM) หลกั การ : สะดวก
เรอื่ ง : การจดั เรียงแฟ้มประวตั ิพนักงาน เครือ่ งมือ : Visual Display

BEFORE AFTER

2. จดั เรียงแฟ้มตาม
ตวั อกั ษรของช่ือพนักงาน

ป้ ายบอกแค่ว่าเป็ น 1. ป้ายข้อความสี
ต้เู กบ็ แฟ้มประวตั ิ แยกตามหน่วยงาน

แฟ้มประวตั พิ นกั งานถกู จดั เรยี งไวใ้ นตู้ โดยไมไ่ ดแ้ ยกตามฝ่าย และ 1. จดั ทา “ป้ายขอ้ ความแยกสพี น้ื ” ตดิ ดา้ นหน้าตทู้ งั้ 2 ชนั้ เพอ่ื ชบ้ี ่งการ
ไมไ่ ดจ้ ดั เรยี งตามตวั อกั ษร ทาใหเ้ สยี เวลาคน้ หาแฟ้มถงึ 35 วนิ าท/ี ครงั้ จดั เกบ็ แฟ้มประวตั แิ ยกตามฝ่ายงาน

2. จดั เรยี งแฟ้มแยกฝ่ายตามชนั้ ทก่ี าหนด โดยเรยี งสนั แฟ้มตามตวั อกั ษร

ของรายชอ่ื พนกั งานทอ่ี ยใู่ นฝ่ายงานนนั้ ๆ
ผลลพั ธ์ : ใชเ้ วลาในการคน้ หาแฟ้มเรว็ ขน้ึ ไมเ่ กนิ 30 วนิ าท/ี ครงั้

51

การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice

หน่วยงาน : ส่วนพฒั นาทรพั ยากรบคุ คล(HRD) ก่อนการปรบั ปรงุ
เรื่อง : การปรบั ปรงุ วิธีการลงทะเบยี นการฝึ กอบรมโดยใช้ Google Form สรปุ รายงานผลู้ งทะเบียนเข้าอบรมใช้เวลา 2 วนั

SMG-ผเู้ ขา้ เรยี น SM-ผจู้ ดั อบรม

- ไมม่ กี ารยนื ยนั กลบั ในการ - การเกบ็ ขอ้ มลู ไมค่ รบถว้ น
-ใชเ้ วลานานในการตรวจสอบ
ประชาสมั พนั ธห์ ลกั สตู ร บรษิ ทั ทส่ี นใจแจง้ ชอ่ื ผเู้ ขา้ อบรม ทารายชอ่ื ลงทะเบยี นดว้ ย ลงทะเบยี นเขา้ อบรม และทาขอ้ มลู ยอ้ นหลงั
ผา่ น Email ผา่ น Email หรอื โทรศพั ทแ์ จง้ การเกบ็ รวมรวมขอ้ มลู - ไมส่ ามารถระบุรปู แบบการ

ชาระเงนิ ได้

วธิ กี ารปรบั ปรงุ : นาเทคโนโลยเี ขา้ มาชว่ ยใหง้ านสะดวกขน้ึ ตามหลกั ส2 ส. สะดวก
1. สรา้ ง Template กลาง เพอ่ื รวบรวมขอ้ มลู ในการเกบ็ Record ผเู้ ขา้ รว่ มอบรม ผา่ นการลงทะเบยี นจาก Google Form

2. สรา้ ง Link หรอื QR Code เพอ่ื ประชาสมั พนั ธไ์ ปพรอ้ มกบั การเชญิ ชวนใหเ้ ขา้ รว่ มหลกั สตู ร หลงั การปรบั ปรงุ

(HR = Ideal) + (IT = Technical Support) สรปุ รายงานผลู้ งทะเบยี นเข้าอบรมลดลงเหลือ 30 วินาที

ประชาสมั พนั ธ์ HR SMG สามารถ ผเู้ รยี นสามารถลงทะเบยี น ผเู้ รยี นไดร้ บั การยนื ยนั 1. HR-SM ทราบขอ้ มลู จานวนผเู้ ขา้ อบรมวา่ ครบตาม
หลกั สตู รผ่าน Email ลงทะเบยี นผา่ น Link กลบั ในการลงทะเบยี น เป้าหมายหรอื ไม่ ไดท้ นั ที
และ Line Group SMG ไดร้ บั การ ผา่ น Google Form ขอ้ มลู
- หลกั สตู ร/ วธิ กี ารชาระเงนิ 2. สามารถเกบ็ ขอ้ มลู และนาขอ้ มลู มาใชอ้ า้ งองิ ได้ 52 52
ประชาสมั พนั ธผ์ า่ น อยา่ งรวดเรว็
Email และ LINE Group Course/ ประเภทอาหาร/
3. นาขอ้ มลู มาตรวจสอบ และแสดงผลไดใ้ นหลายมติ ิ
เชน่ แบบสถติ ิ และแบบแผนภมู ภิ าพ

การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice

ตวั อย่าง สื่อประชาสมั พนั ธ์ โครงการ
อบรม

53

การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice

ตวั อย่าง Google Form สาหรบั เกบ็ ข้อมลู

54

การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice สามารถตรวจอสอบผู้
เข้าอบรมได้ทนั ที
ตวั อย่าง Google Form สาหรบั เกบ็ ข้อมลู
สามารถ export ข้อมลู มาทาต่อได้
ผเู้ รียนสามารถทราบรายละเอียด ทนั ทีและตลอดทงั้ ปี
หลกั สตู รตลอดทงั้ ปี

55

การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice

ตวั อย่าง การแสดงผลรายงานในรปู แบบ Visual

รายงานในรปู แบบ Visual

แต่ละบริษทั สามารถแจง้ ช่อง
ทางการชาระเงินได้สะดวก

56

การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice ก่อนการปรบั ปรงุ
การอพั เดทแฟ้ม 5ส+ จะตอ้ งแกไ้ ขเอกสารเเละปรน้ิ เพอ่ื อพั เดทขอ้ มลู
หน่วยงาน : ทรพั ยากรบุคคล(HR) ลงแฟ้มทุกครงั้ ทาใหเ้ สยี กระดาษจานวนมาก
เรื่อง : การปรบั ปรงุ การทาแฟ้ม 5ส+ โดยใช้ E-Book
ส. สะดวก
ปรบั ปรงุ เอกสาร ปรนิ้ เอกสารทมี่ กี าร นาเอกสารใสเ่ ขา้
อพั เดท แฟ้ ม 5ส+ หลงั การปรบั ปรงุ

วธิ กี ารปรบั ปรงุ : นาเทคโนโลยเี ขา้ มาชว่ ยใหง้ านสะดวกขน้ึ ตามหลกั ส2 1. สามารถเขา้ ถงึ ขอ้ มลู ไดง้ า่ ยขน้ึ
2.ประหยดั กระดาษ
1. สรา้ งFileตน้ ฉบบั ขน้ึ มา เพอ่ื ใหอ้ พั เดทขอ้ มลู ตา่ งๆ
2. Save ขอ้ มลู และสรา้ ง E-Book พรอ้ ม QR Code เพอ่ื ใหส้ าดวกตอ่ การเขา้ ถงึ ขอ้ มลู 57

ปรบั ปรงุ เอกสาร Save ขอ้ มูล เมอ่ื ตอ้ งการหาขอ้ มูล
เเละทาE-Book สามารถหาผ่าน QR
Code ได ้

7. การตรวจประเมินพืน้ ที่

58

ปี 2564

5ส ทาได้ … งา่ ยนิดเดยี ว

59

HR Self Audit No. 1/2564

วนั ศกุ ร์ ท่ี 15 มกราคม 2564 เวลา 8.30 - 9.30 น.

Self Audit # 1/2564 :

พืน้ ท่ี GM

ข้อเสนอแนะ : ปรบั ปรงุ ข้อเสนอแนะ :

- คราบแป้งเป็นรอยมอื อยทู่ ป่ี ระตดู า้ นในหอ้ ง - ไมพ่ บสงิ่ ของทย่ี งั ไมเ่ กย่ี วขอ้ งกบั การทางาน
- สงิ่ ของทย่ี งั ไมเ่ กย่ี วขอ้ งกบั การทางาน ลน้ิ ชกั ท่ี 1 และสะอาด
- มเี ศษเสน้ ดา้ ยอยใู่ นลน้ิ ชกั ท่ี 2
- สะอาด ไมม่ คี ราบแป้งเป็นรอยมอื อยทู่ ป่ี ระตดู า้ นในหอ้ ง

Self Audit # 1/2564 :

พืน้ ท่ี HRM
ข้อเสนอแนะ :

-ยงั ไมไ่ ดร้ บั การแกไ้ ข มกี ระจกบนโต๊ะทางาน
-ปากกามากเกนิ ความจาเป็น
-ป้ายบง่ ช้ี ชารดุ ฉีกขาด

ปรบั ปรงุ ข้อเสนอแนะ :

-ไดร้ บั การจดั ระเบยี บ
-ไมม่ กี ารชารดุ ฉีกขาดของป้ายบง่ ช้ี

Self Audit # 1/2564 :

พืน้ ท่ี HRM
ข้อเสนอแนะ :

-กล่องอุปกรณ์สว่ นกลางมเี กนิ กวา่ ทร่ี ะบุ
และไมเ่ ป็นระเบยี บ

-โต๊ะทางานไมเ่ ป็นระเบยี บ

ปรบั ปรงุ ข้อเสนอแนะ :

-กล่องอุปกรณ์สว่ นกลางเป็นไปตามป้ายบง่ ช้ี
และเป็นระเบยี บ

-โต๊ะทางานเป็นระเบยี บ

Self Audit # 1/2564 : พืน้ ที่ HRD

ข้อเสนอแนะ : ปรบั ปรงุ ข้อเสนอแนะ :

- ทร่ี องแกว้ น้าเกนิ มา 1 ชน้ิ - ไม่พบสิ่งของท่ียงั ไม่เก่ียวข้องกบั การทางาน ลิ้นชกั ท่ี 1 และสะอาด
- มเี ศษขยะตกทพ่ี น้ื หอ้ งเกบ็ ของ HRD - สะอาด ไมม่ ีคราบแป้งเป็นรอยมืออยทู่ ี่ประตดู ้านในห้อง
- ลน้ิ ชกั ชนั้ ท่ี 1 วางผดิ จากพน้ื ทท่ี ก่ี าหนด
- ผา้ ขร้ี ว้ิ วางไมถ่ กู ท่ี

ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่ Self Audit # 1/2564

65

ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่ Self Audit # 1/2564

66

ผลประเมินการตรวจพืน้ ท่ี

Self Audit # 1/2564

ผลการตรวจประเมิน = 96.67%

ข้อควรปรบั ปรงุ แนวทางแก้ไข

พน้ื ท่ี HRM ยงั ไมไ่ ดร้ บั การแกไ้ ข มกี ระจกบนโต๊ะทางาน หลงั จากใชง้ านเสรจ็ ควรเกบ็ ในลน้ิ ชกั ของใชส้ ว่ นตวั

67

ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่ - Self Audit # 1/2564

68

HR Self Audit No. 2/2564

วนั พฤหสั ท่ี 25 กมุ ภาพนั ธ์ 2564 เวลา 14:00 – 15:000 น.

Self Audit # 2/2564 : ข้อควรปรบั ปรงุ HRM

HRM ป้ายบ่งชีห้ น้าตู้ ไม่ตรงกบั
เอกสารทเ่ี กบ็ ภายในตู้

HRM เอกสารรอการทาลาย ควรมปี ้ายระบุ กาหนด HRM ข้อมูลสันแฟ้มไม่ตรงกบั ตู้
เอกสารทเ่ี กบ็
ระยะเวลาการดาเนนิ การและกาหนดวนั แลว้ เสร็จ

HRM ข้อมูลสันแฟ้มไม่ตรงกบั ตู้
เอกสารทเี่ กบ็

Self Audit # 2/2564 : ข้อควรปรบั ปรงุ HRD

HRD สายอุปกรณค์ อมพเิ ตอรแ์ ละสายพ่วงต่อ HRD ไม่มีระบุในมาตรฐานพนื้ ที่ ควรหาทจ่ี ดั เกบ็
ควรจัดเกบ็ ใหเ้ ป็ นระเบยี บเรียบร้อย ใหเ้ รยี บร้อย

หากไมไ่ ดใ้ ช้งาน

ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่ Self Audit # 2/2564

72

ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่ Self Audit # 2/2564

73

ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่

Self Audit # 2/2564

ผลการตรวจประเมิน = 90%

ข้อควรปรบั ปรงุ แนวทางการแก้ไข

HRM เอกสารรอทาลาย ไมม่ ปี ่ายบง่ ช้ี ควรมปี ้ายระบุ กาหนดระยะเวลาการดาเนินการและ
กาหนดวนั แลว้ เสรจ็

HRM ขอ้ มลู สนั แฟ้มไมต่ รงกบั ตเู้ อกสารทเ่ี กบ็ ควรมปี ้ายตดิ หน้าเอกสารวา่ เกบ็ เขา้ แฟ้มอะไร
หรอื ก่อนเกบ็ เอกสาร ควรมกี ารตรวจสอบกบั แฟ้มอกี ครงั้

HRD สายอุปกรณ์คอมพวิ เตอรแ์ ละสายพว่ งไมเ่ รยี บรอ้ ย ควรมที อ่ เกบ็ สายพว่ งและสายคอมพวิ เตอรใ์ หเ้ รยี บรอ้ ย

HRD มี Flip Chart วางไวอ้ ยู่ ควรกาหนดในมาตรฐานพน้ื ท่ี หรอื จดั เกบ็ เมอ่ื ใชง้ านเสรจ็

74

ผลประเมินการตรวจพืน้ ท่ี - Self Audit # 2/2564

% % % %%
% %
%

75

HR Self Audit No. 3/2564

วนั องั คาร ท่ี 27 เมษายน 2564 เวลา 08:30 – 09:30 น.

Self Audit # 3/2564: ได้รบั การปรบั ปรงุ HRD

ข้อเสนอแนะ : ปรบั ปรงุ ข้อเสนอแนะ :

- HRD ไม่มรี ะบุในมาตรฐานพนื้ ที่ - HRD เกบ็ เรียบร้อยพรอ้ มใชง้ าน
ควรหาทจ่ี ดั เกบ็ ใหเ้ รียบร้อยหาก
ไม่ไดใ้ ช้งาน

Self Audit # 3/2564: ได้รบั การปรบั ปรงุ HRD

ข้อเสนอแนะ : ปรบั ปรงุ ข้อเสนอแนะ :

- HRD สายอุปกรณค์ อมพเิ ตอรแ์ ละสายพ่วงตอ่ - HRD สายอุปกรณค์ อมพเิ ตอรแ์ ละสายพ่วงตอ่
ควรจดั เกบ็ ใหเ้ ป็ นระเบยี บเรียบร้อย จดั เกบ็ เป็ นระเบยี บเรียบร้อยมากขนึ้

Self Audit # 3/2564: ได้รบั การปรบั ปรงุ HRM

ข้อเสนอแนะ : ปรบั ปรงุ ข้อเสนอแนะ :

- HRM เอกสารรอการทาลาย ควรมีป้ายระบุกาหนด - HRM ตดิ ป้ายประเภทเอกสารชัดเจน
ระยะเวลาการดาเนินการและกาหนดวันแล้วเสร็จ

Self Audit # 3/2564: ได้รบั การปรบั ปรงุ HRM

ข้อเสนอแนะ : ปรบั ปรงุ ข้อเสนอแนะ :

- HRM ข้อมูลสันแฟ้มไม่ตรงกบั ต้เู อกสารทเ่ี กบ็ - HRM แกไ้ ขสันเเฟ้มใหต้ รงกับประเภทเอกสาร
เรียบร้อยพรอ้ มใชง้ าน

Self Audit # 3/2564: ข้อควรปรบั ปรงุ HRD

HRD ทเ่ี ยบ็ กระดาษเกบ็ ไม่เรียบร้อย HRD ฝ่ ุนบนโตะ๊ ทางาน

Self Audit # 3/2564: ข้อควรปรบั ปรงุ HRM

HRM แผ่นรองตดั วางผดิ ช่อง HRM ไม่ไดแ้ ยกประเภทกระดาษ Reuse

Self Audit # 3/2564: ภาพบรรยากาศการตรวจ HR Self Audit

ภาพบรรยากาศการตรวจ HR Self Audit

84

ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่ Self Audit # 3/2564

85

ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่ Self Audit # 3/2564

86

ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่

Self Audit # 3/2564

ผลการตรวจประเมิน = 87%

ข้อควรปรบั ปรงุ แนวทางการแก้ไข
HRD มฝี ่นุ หลงั โทรศพั ทอ์ อฟฟิศ ควรทาความสะอาดอยา่ งสม่าเสมอ

HRD ลน้ิ ชกั มแี มก็ กระเดน็ ออกมา และวาง Certificate ควรเกบ็ อุปกรณ์สานกั งานใหเ้ รยี บรอ้ ย และเกบ็ เอกสาร
ผดิ ท่ี ใหถ้ ูกท่ี
HRM แผน่ รองตดั วางผดิ ชอ่ ง ควรเกบ็ อุปกรณ์หลงั ใชใ้ หเ้ รยี บรอ้ ย

HRM ไมแ่ ยกประเภทกระดาษ Reuse ควรแยกประเภทกระดาษ Reuse เพอ่ื ใหง้ า่ ยต่อการ ใช้
งาน

87

ผลประเมินการตรวจพืน้ ท่ี - Self Audit # 3/2564

% % % %%
% %
%

88

HR Self Audit No. 4/2564

วนั จนั ทร์ ท่ี 31 พฤษภาคม 2564 เวลา 08:30 – 09:30 น.

Self Audit # 4/2564: ได้รบั การปรบั ปรงุ HRM

ขอ้ เสนอแนะ : ปรบั ปรุงขอ้ เสนอแนะ :
- HRM แผ่นรองตัดกระดาษ เกบ็ ไว้ผดิ ช่อง - HRM เกบ็ เรยี บรอ้ ยพรอ้ มใชง้ าน

Self Audit # 4/2564: ได้รบั การปรบั ปรงุ HRM

ข้อเสนอแนะ : ปรับปรุงข้อเสนอแนะ :
- HRM กระดาษ Reuse มีกระดาษประเภทอนื่ - HRM ไดร้ ับการปรับปรุงเรียบร้อย

ปะปน ควรจดั ประเภทใหเ้ ป็ นไปตามป้ายบง่ ชี้

Self Audit # 4/2564: ข้อควรปรบั ปรงุ HRM

ขอ้ เสนอแนะ : ข้อเสนอแนะ :
- HRM กล่องใส่ใบสาคัญจา่ ย มซี องอ่นื ๆ - HRD มีเอกสารวางบนตู้ และผ้าวางไม่

ปะปนยังไม่ได้รับการปรับปรุง เป็ นไปตามข้อกาหนดของคู่มอื 5ส

92

ภาพบรรยากาศการตรวจ HR Self Audit

93

ภาพบรรยากาศการตรวจ HR Self Audit

94

ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่ Self Audit # 4/2564

95

ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่ Self Audit # 4/2564

96

ผลประเมินการตรวจพืน้ ท่ี

Self Audit # 4/2564

ผลการตรวจประเมิน = 97%

ข้อควรปรบั ปรงุ แนวทางการแก้ไข
ควรเกบ็ เอกสารตามประเภทใหถ้ กู ตอ้ ง
HRM กลอ่ งใสใ่ บสาคญั จา่ ย มซี องอ่นื ๆปะปนยงั
ไมไ่ ดร้ บั การปรบั ปรงุ ควรเกบ็ เอกสารในลน้ิ ชกั ใหเ้ รยี บรอ้ ย

HRM มเี อกสารวางบนตแู้ ละวางไมเ่ ป็นไปตาม
ขอ้ กาหนดของคมู่ อื 5 ส

97

% ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่ - Self Audit # 4/2564

%% % %
%% %%
%%

98

HR Self Audit No. 5/2564

วนั ศกุ ร์ ท่ี 5 พฤศจิกายน 2564 เวลา 16:00 – 17:00 น.

Self Audit # 5/2564: ได้รบั การปรบั ปรงุ HRM

ขอ้ เสนอแนะ : ปรบั ปรุงขอ้ เสนอแนะ :
- HRM กล่องใส่ใบสาคัญจ่าย มีซองอ่นื ๆ - HRM จดั เกบ็ ประเภทเอกสารตามหวด

ปะปนยังไม่ไดร้ ับการปรับปรุง หมเู่ รยี บรอ้ ยพรอ้ มใชง้ าน