CI - 5 MANUAL 4 OTROSÍ SOLPED SAP - SOLICITANTES ADMINISTRADORES JEFES

CREACIÓN de OTROSÍ SOLPED DE CONTRATOS DE COMPRAS O
DEUDA EN SAP

Este curso está dirigido al Solicitante de las Áreas de Apoyo y Servicios de la Caja responsable de hacer un
Otrosí a una Solicitud de Pedido de un Contrato de Compra o Deuda.

Ingresar con
la me54n
para
devolver la
última
estrategia

Para hacer un otrosí a una Solped en SAP, el ADMINISTRADOR DE CONTRATOS debe ingresar con la transacción
me54n devolver la última estrategia de la solped que se requiere hacer el otrosí

Hacer clic
sobre el
ícono “Otra
solicitud de
pedido”

El Administrador debe ubicarse sobre el ícono “OTRA SOLICITUD DE PEDIDO”

Borrar eI
número de

solped

El Administrador de Contratos al hacer clic el sistema le abre una ventana que trae por defecto el número de la
última solped tratada por el usuario por lo cual, debe borrar este número

Ingresar el
número de
la solped

El Administrador de Contratos ingresa dentro del buscador ingresar el número de la solped que será ajustada para
Otrosí

Verificar que
la estrategia
de liberación

esté
completa

El sistema abre la solped a modificar la cual, tiene completa la estrategia de liberación

Hacer clic
sobre la
última
estrategia
de liberación
a devolver

El Administrador devolverá la última estrategia de liberación para que el Solicitante pueda hacer el otrosí a la
solped

Hacer clic
sobre ícono

Grabar

El Administrador de Contratos debe grabar ese cambio en la solped

El Administrador de Contrato debe hacer clic sobre el botón verde ATRÁS o botón amarillo FINALIZAR para salir de
la solped con el fin de que el Solicitante inicie el Otrosí a la Solped

PARTE 1 • CABECERA
• PARTE 2
RESUMEN DE POSICIONES • PARTE 3
DETALLE DE POSICIÓN

EL SOLICITANTE es el responsable de hacer los cambios a la solped que requiera el otrosí – Primera Parte
CABECERA

Ingresar con
la

transacción
ME52N para

crear la
solped

EL SOLICITANTE ingresa con la me52n para modificar la solped la me52n y para visualizar o incluir anexos con la
me53n

Hacer clic
sobre el
ícono “Otra
solicitud de
pedido”

El SOLICITANTE debe ubicarse sobre el ícono “OTRA SOLICITUD DE PEDIDO”

Borrar eI
número de

solped

El SOLICITANTE al hacer clic sobre el ícono el sistema le abre por defecto otra ventana con el número de la última
solped tratada por el usuario por lo cual, debe borrar ese número

Ingresar el
número de
la solped

El SOLICITANTE ingresa el número de la solped que será ajustada para Otrosí

Verificar que
la ÚLTIMA

estrategia de
liberación hay
sido devuelta

El SOLICITANTE debe verificar antes de iniciar la modificación que la última estrategia haya sido devuelta por el
Administrador de Contratos

Iniciar el
diligenciamiento

de la primera
parte CABECERA

Recordemos que todas las solpeds tienen 3 partes: Cabecera, Resumen de Posiciones y Detalle de la Posición

La primera parte
CABECERA tiene

dos pestañas
“Textos” y

“Estrategia de
Liberación

La 1ª parte Cabecera contiene dos pestañas

Modificar el
campo NOTA
DE CABECERA
alfanumérico
con máximo
256 caracteres
sin signos y

sin enter

En el campo NOTA DE CABECERA incluir la palabra OTROSÍ y el # de este más ID del Acuerdo Principal razón social
con el objeto sucinto lugar de ejecución y la descripción del cambio

Modificar el
campo

NOMBRE DE
CONTRATO
con máximo
1 renglón y
sin signos

Modificar en el campo NOMBRE DEL CONTRATO con OTROSI # razón social o nombre más palabra clave del objeto
y el lugar o área de su ejecución

Modificar el
campo

DURACIÓN
DEL

CONTRATO
máximo 25
caracteres y
sin signos

Modificar en el campo DURACIÓN DEL CONTRATO con la duración del Otrosí pero, si no la cambia se deja la misma

Introducir en
FECHA DE
INICIO sólo

números – ver
formato

Modificar la FECHA DE INICIO cuando cambia la duración , adiciona valor y/o amplia objeto con el formato
00.00.0000 = 2 números del día, 2 número del mes y 4 números del año separados por puntos.

Modificar el
VALOR

TOTAL sólo
números
enteros sin
signos ($,.)

Modificar el campo VALOR TOTAL con el valor del Otrosí a pagar dentro del año en curso hasta 31 de diciembre

Modificar el
VALOR

TOTAL sólo
números
enteros sin
signos ($,.)

Modificar el campo VALOR CONTRATO con el valor del Otrosí a pagar por toda la vigencia desde la fecha de inicio y
hasta la fecha de finalización

Incluir en
CAMPOS
MODIFICADOS
los nombres
de los campos
ajustados en
mayúscula y
sin signos

Modificar el campo CAMPOS MODIFICADOS incluyendo los nombres de los campos ajustados por el Otrosí

CABECERA • PARTE 11

PARTE 2 • RESUMEN DE
POSICIÓN
DETALLE DE POSICIÓN
• PARTE 3

EL SOLICITANTE es el responsable de hacer los cambios a la solped que requiera el otrosí – Segunda Parte
RESUMEN DE POSICIÓN

Hacer clic
sobre la 2ª.

Parte
RESUMEN DE
POSICIONES

Luego, de diligenciar la primera parte de la Solped Cabecera pasamos manualmente a la segunda parte RESUMEN
DE POSICIONES para seguir con el mismo proceso realizado cuando se crea la posición en la solped

Incluir nueva
posición si el Otrosí

es por valor
adicional

Adicionar manualmente la posición cuando el Otrosí sea por valor adicional pero, si es disminuyendo deberá
reajustar los valores de las actuales posiciones.

Seleccionar
el Tipo de
Imputación

= I que
tendrá el
otrosí : U,
general sin
presupuesto

K, con
presupuesto

o F, orden
interna y

enter

El TIPO DE IMPUTACIÓN I depende de lo se vaya pagar : será “U” para la vigencia fiscal o para un contrato de deuda; será K si es para
un contrato de arriendo o cuando el pago del contrato se hace dentro del mismo mes de la creación de la solped y “F” será para los
proyectos propios o en alianza de Vivienda o compras de Tecnología

Seguir
debajo de P

= Tipo de
Posición a
escoger F
(servicio) o
blanco -

Normal
(material) y

enter

El TIPO DE POSICIÓN P será el mismo en cada una de las posiciones es decir, si la primera se hace con Normal o
material las demás deberán crearse igual o si es con F serán todas con servicios

Digitar o
seleccionar de la

lista Centro =
Centro Logístico

y enter

El CENTRO=CENTRO LOGÍSTICO es un código creado en SAP para el lugar, área o servicio de la Caja en donde se
ejecutará el servicio

Ingresar el código del
grupo de artículo

(Gpo.artíc) vinculado al
servicio y enter

El GPO.ARTÍC= GRUPO DE ARTÍCULOS siempre está vinculado a un servicio o material pero, si es con material al
ingresar el código del material; el sistema lo diligenciará automáticamente junto con el Texto breve

Incluir el No. Servicio
cuando es un servicio y

enter

Luego, de incluir el Grupo de artículos por defecto abre la pestaña SERVICIO de Detalle de Posición. El NÚMERO
DEL SERVICIO es el código del servicio vinculado con el grupo de artículos anteriormente digitado

ingresar el número de la Cantidad (sin
signos) el cual puede ser 1 por el

valor total o el # de las cuotas y enter

El # en la CANTIDAD depende del valor de las cuotas en cada una de las líneas de la pestaña los cuales, deben
coincidir al sumar el “Precio de Valoración” de la posición y/o el “Valor Contrato” de la Cabecera

Digitar el precio con
nvdúalemolrevrdaoeleosnlr(atstseionrctunavDsodiúaliggotlemnoailtoersevalsrdyar)oeleosllr(apstsironectucasioilogotnaceooslsny)

El en PRECIO BRUTO depende del # de la cantidad p.e., si en la línea Caenntteidr ad es 1 y en Precio Bruto el valor de
cada cuota pactada y cuantas líneas sean necesarias hasta completar el valor de Precio de Valoración; si en
Cantidad es 1 y en Precio Bruto el valor será igual a Precio de Valoración; y otra posibilidad, será colocar una línea
con el # de cuotas con el valor por cuota igual al de Precio de Valoración.

Digitar el precio con
números (sin signos)
del valor total o el
valor de la cuotas y

enter

La sumatoria de las líneas del PRECIO BRUTO será el resultado en “Precio de Valoración” de la 2ª parte Resumen
de Posición y la sumatoria de las posiciones será igual al “Valor Contrato” de la 1ª parte Cabecera

ingresar el código
el grupo de

compras = GCp y
enter.

El sistema automáticamente regresa a la 2ª. Parte Vale anotar que el GCP=GRUPO DE COMPRAS de la primera
posición deberá ser igual en las demás posiciones así sea para diferentes Centros Logísticos porque éste es el que
determina la estrategia de liberación asociada al Solicitante.

Incluir el Texto
breve (campo
alfanumérico

máximo 38
caracteres)

Se sugiere incluir en TEXTO BREVE una palabra que se identifique el objeto más las razón social y el lugar pero si
es una solped con material al ingresar el código el sistema lo trae por defecto diligenciado

Cambiar la fecha de entrega
ajustada a la terminación del

contrato

El campo FE.ENTREGA no admite que esta sea superior a un año, contado a partir de la fecha de creación de la
solped.

CABECERA • PARTE 1
RESUMEN DE POSICIONES • PARTE 2
• DETALLE DE POSICIÓN
PARTE 3

EL SOLICITANTE es el responsable de hacer los cambios a la solped que requiera el otrosí – Segunda
Parte DETALLE DE POSICIÓN

Incluir el Nit del
Proveedor fijo y enter
(sólo 9 números sin
signos y sin dígito de

verificación)

Diligenciar la pestaña “Fuente de Aprovisionamiento” En PROVEEEDOR FIJO se sugiere hacer previamente este
paso ya que si el proveedor está bloqueado no podrá grabarse y se perderá la creación de la solped.

Incluirel código de la
Organización de
Compras =
OrgCompras

Diligenciar la pestaña “Fuente de Aprovisionamiento”: Digitar el código de la ORGCOMPRAS= ORGANIZACIÓN DE
COMPRAS o escogerlo de la lista desplegable

Incluir el Nit del
Proveedor fijo y enter
(sólo 9 números sin
signos y sin dígito de

verificación)

Diligenciar la pestaña “Fuente de Aprovisionamiento”: Es obligatorio diligenciar PROVEEDOR DESEADO para que la
solped migre a CLM y cree automáticamente no sólo el Id sino también el Acuerdo Principal del Contrato en CLM.

Diligenciar la pestaña
Textos

Incluir en en la pestaña “Textos” de la 3ª. Parte “Detalle de Posición” la Nota de Cabecera del Otrosí y la Forma de
pago de la 1ª parte CABECERA

Copiar en la pestaña
Textos

la Nota de Cabecera

Diligenciar la pestaña “Textos”: Copiar la Nota de Cabecera del Otrosí y el valor del Centro Logístico de la posición
adicional cuando se suma otro valor

Copiar la Forma de
Pago en la pestaña

Textos

Diligenciar la pestaña “Textos”: copiando la Forma de pago de la 1ª parte CABECERA

Escoger la
opción Crear /
Crear anexo y

enter

CARGAR ANEXOS: Hacer clic sobre el ícono SERVICIOS PARA OBJETO para cargar los documentos precontractuales
antes de grabar pero, si la solped ya fue liberada y el consecutivo del Otrosí adicional al Id del Acuerdo Principal
migró a CLM lo deberá hacer con la ME53N para no generar versiones

Seleccionar
del

dispositivo
el archivo a

cargar y
luego, abrir

CARGAR ANEXOS: Verificar el tamaño y la extensión del archivo a cargar para que no se generen errores

Escoger la
opción Crear /
Lista de Anexos

CARGAR ANEXOS: Hacer clic sobre el ícono SERVICIOS PARA OBJETO para verificar el archivo anexo en la solped

Ubicar dentro
de la lista el
archivo anexo

CARGAR ANEXOS: El sistema abre una ventana con los archivos anexos a la solped, cuando es un otrosí se sugiere
cargar el contrato inicial legalizado

Ubicar la pestaña
ESTRATEGIA DE
LIBERACIÓN antes de

Grabar

El Solicitante debe previamente a grabar ubicarse en la pestaña ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN