Buku Layanan Reception-Karnadi

Menghitung Harga Kamar

Secara sederhana The Rule of Thumb merumuskan sebagai
berikut :

Analisis titik impas (break even point analysis)
Break even point analysis adalah analisis titik impas yang
mana dengan titik balance tersebut hotel tidak akan pernah
mengalami kerugian, tetapi dengan syarat harus diketemukan
pada tingkat hunian berapa tercapainya titik impas tersebut
(break even point analysis).

The Hubbart Formula system
Rumusan hubbart telah dikembangkan dengan pendekatan
biaya untuk menentukan harga kamar. Rumusan ini bisa juga
dikatakan sebagai suatu pendekatan Buttom-Up (dari bawah ke
atas), karena masalah utama yang dipertimbangkan adalah
keuntungan dari hasil yang paling rendah dari penerimaan hotel.
Hubbart formula dimulai dari perhitungan keuntungan,
penambahan pemasukan dari pajak, pengeluaran tetap, dan
pengeluaran-pengeluaran operasional. Dan kemudian
memperkirakan jumlah kamar yang akan terjual dalam satu
tahun.

101

Secara sederhana rumus metode Hubbart formula adalah
sebagai berikut :

Teknik Analisis Data
Langkah-langkah analisis data yang dilakukan adalah:
Menyajikan langkah perhitungan tarif sewa kamar hotel
berdasarkan
perhitungan metode analisis titik impas dengan cara berikut
(Sugiarto,2002):

1. Menentukan jumlah kamar yang terjual dalam 1 tahun
Occupied room = room x % occupancy x days in
period

2. Menentukan jumlah rata-rata biaya kamar (average room
rate)
ARR = total revenue of period
Room x % occupancy x days in period

3. Menghitung rata-rata tingkat hunian
Rumus single occupancy
Occupancy = jumlah kamar terjual dalam 1 tahun x
100%

4. Jumlah kamar yang terjual
Rumus double occupancy
Occupancy = jumlah tamu dalam 1 thn – jumlah
kamar yang tersedia x 100%

5. jumlah kamar yang terjual
Menghitung jumlah kamar yang terjual per hari

102

No of room = % occupancy x rooms
6. Single occupancy = % single occupancy x no of room
7. Double occupancy = % double occupancy x no of room
8. Melakukan analisis harga jual

Tariff of room = % occupancy x no of room x average
room x days
9. Melakukan analisis titik impas
BEP = Total tariff x % occupancy

103

LAPORAN DI KANTOR DEPAN

https://www.istockphoto.com/id/foto/

Dalam melakukan tugasnya, seorang reception akan dihadapkan
pada tahapan menyusun laporan pekerjaan. Laporan-laporan
tersebut dapat diakses dari Hotel System, dan keberhasilan
reception selama bekerja sangat dipengaruhi oleh persiapan
laporan-laporan tersebut. Adapun laporan yang sering di himpun
oleh Reception antara lain ;
A. Begin the Shift (Memulai Shift)

Pada saat memulai Shift, seorang reception biasanya
menyiapkan ;
1. Expected Arrival List

Expected Arrival List adalah Daftar Tamu yang
diharapkan tiba di hotel, bisa disebut juga sebagai Daftar
tamu yang diharapkan check-in di hotel. Laporan ini
memberi kemudahan bagi reception dalam memeriksa

104

kesesuaian reservasi, permintaan khusus tamu,
mempersiapkan dokumen pendukung seperti
memeriksa ; Gurantee Letter, Hotel Voucher, Online
Travel Agent Voucher, dan juga memudahkan dalam
menentukan kebijakan room assignment.

2. Expected Departure List
Expected Departure List adalah Daftar tamu yang
diharapkan meninggalkan hotel, atau Daftar tamu yang
akan check-out. Laporan ini digunakan oleh reception
untuk melakukan konfirmasi kepada tamu terkait batas
waktu check-out, memastikan kepada tamu jika
memerlukan bantuan layanan porter ataupun layanan
lainnya, menindaklanjuti jika ada titipan barang tamu
untuk dipersiapkan, sebagai pertimbangan upselling
bagi reception untuk menawarkan perpanjangan waktu
menginap, memeriksa pembayaran tamu yang akan
check out telah terselesaikan, dan dokumen pendukung
telah lengkap bagi tamu dengan metode penagihan.

3. VIP Arrival List
Daftar Tamu VIP yang akan check-in di hotel. Daftar ini
akan didistribusikan kepada seluruh Departemen, untuk
pertimbangan persiapan kedatangan tamu, seperti ;
penentuan Person In-charge dalam menyambut tamu,
pemberian welcome drink, penjemputan tamu, alokasi
kamar tamu, pemeriksaan kamar tamu, persiapan
complimentary item, memastikan keamanan dan
kenyamanan tamu selama berada di hotel.

4. Group Rooming List

105

Daftar nama-nama tamu rombongan yang akan tiba di
hotel. Persiapan tamu rombongan memerlukan
perhatian khusus dikarenakan, tamu yang akan check-in
dalam jumlah besar dan bersamaan, oleh karena itu
Group Rooming List didistribusikan ke seluruh
Departemen dalam ; Mencari tahu jumlah Armada Bus
yang digunakan, mempersiapkan area parking, jumlah
personel bellboy yang bertugas, Person In-charge dalam
menyambut tamu, welcome drink, mekanisme registrasi
dan pembagian kunci kamar, area lobby tempat tamu
menunggu, kesiapan kamar, alokasi kamar dan lantai,
dokumen pendukung, dan kebijakan pembayaran.

5. Airport Shuttle
Daftar Penjemputan dari bandara ke hotel dan/atau
pengantaran dari hotel ke bandara

6. Forecast Occupancy
Perkiraan tingkat hunian kamar hotel di mana data
dapat digunakan sebagai alat pembanding untuk hotel
itu sendiri dengan hotel lainnya dalam rangka " bisnis "

7. Event Information
Informasi yang berisi tentang event / meeting / wedding
/ exhibition yang sedang berlangsung di hotel

B. During the Shift (Selama Operasional Shift)
1. In-House/Resident Guest List
Daftar tamu yang telah terdaftar, atau daftar tamu yang
tinggal di hotel.
2. VIP List
Daftar Tamu VIP yang menginap di hotel
106

3. Room Extend Stay
Daftar tamu yang melakukan perpanjangan menginap

4. High Balance
Daftar yang memuat deskripsi transaksi per tamu,
sehingga dapat staff reception dapat mengetahui tamu
yang memerlukan tambahan deposit. Sehingga harus
segera ditindaklanjuti.

C. Closing Shift
Laporan yang perlu dipersiapkan pada saat closing shift,
atau shift berakhir yaitu :
1. Daily Cash Report
Daily Cash Report adalah Laporan yang memuat seluruh
Transaksi atau pembayaran tamu yang menggunakan
cash/uang tunai. Yang perlu diperhatikan pada saat
mencetak Daily Cash Report yaitu, Setiap Receptionist
memiliki akun/user Hotel System, maka laporan di cetak
berdasarkan nama akun/user masing-masing, hal ini
berhubungan dengan jumlah penerimaan Cash/uang
tunai riil harus sesuai dengan yang tertera dalam Daily
Cash Report.
Daily Cash Report akan memberikan informasi tentang ;
a. Nomor Kamar, Nama Tamu, Total Transaksi Cash
b. Refund Deposit ; total pengembalian deposit tamu
c. Void Payment ; Pembatalan Pembayaran, jika ada
d. Total jumlah penerimaan cash
e. Total jumlah due back ; kondisi dimana transaksi
Cash lebih sedikit daripada pengembalian uang tamu.
Sehingga reception harus menggunakan uang
housebank.
2. Credit Card Report

107

Credit Card Report adalah Laporan yang memuat tentang
semua transaksi tamu yang menggunakan Kartu Kredit
dan Kartu Debit selama seorang reception bertugas.
Sebelum mencetak laporan Credit Card Report sebaiknya
reception harus memeriksa ulang kesesuaian transaksi
credit card/debit card antara system dan bukti print-
out/struk EDC Paper, dan dipilah kembali berdasarkan
jenis credit card/debit card, hal ini bertujuan supaya
tidak ada kesalahan pada saat melakukan
settlement/proses pembayaran di sytem hotel.
Bukti Print-out/struk EDC paper dapat dipilah-pilah
berdasarkan jenis bank/jenis merchant EDC (BCA,
MANDIRI, BNI, BRI, atau bank lain), berdasarkan type
kartu kredit/debit (VISA, MASTER, AMEX, JCB, dan lain-
lain)
3. Outlet Report
Outlet Report adalah Laporan yang memberikan
informasi tentang jumlah transaksi tamu di outlet/venue
yang ada di hotel, dan pembayarannya dilakukan melalui
reception. Setiap hotel memiliki prosedur masing-masing
dalam pengelolaan transaksi di outlet/venue. Dan juga
ditentukan oleh POS (Point of Sales) yang diinput
kedalam system oleh petugas.
4. City Ledger Report
City Ledger Report laporan yang berisi tentang jumlah
transaksi tamu dengan metode penagihan, biasaya
fasilitas pembayaran City Ledger diberikan oleh Hotel
kepada klient yang telah memiliki kerja sama, dan
History Credit yang baik. Adapun yang biasanya
mendapatkan Fasilitas City Ledger yaitu ; Pemerintahan
(Government Ledger), Perusahaan (Corporate/Company

108

Ledger), Travel Agent (Travel Agent Ledger), Online
Travel Agent (OTA Ledger).
Untuk itu seorang reception harus teliti dalam
mengumpulkan bukti-bukti pendukung dalam penagihan
yaitu ; Government Guarantee Letter, Company
Guarantee Letter, Travel Agent Voucher, dan OTA
Voucher.
5. Remittance of Fund
Laporan total uang tunai akan yang akan di setorkan ke
General Cashier. Serta memuat Detail nominal uang tunai,
pecahan uang tunai.
6. House Bank Logbook
Buku Catatan penggunaan House Bank ;
House Bank adalah uang tunai yang digunakan untuk
operasional receptionist/kasir, misalnya untuk
penukaran uang dan pengembalian.

109

Daftar Pustaka
Buku
Darsono, Agustinus. 1992. Kantor Depan Hotel (Front Office).

Jakarta: PT Gramedia Widiarsarana Indonesia
Sambodo, Agus & Bagyono. 2006. Dasar-Dasar Kantor Depan

Hotel. Yogyakarta: C.V Andi Offset
Soejatno, A. Bambang. 2008. Front Office Operations. Secret

Receptionist Skill for 5 Star Hotel. Yogyakarta: C.V Andi
Offset
Suwithi, Ni Wayan, dkk. 2008. Akomodasi Perhotelan Jilid 1.
Jakarta. Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah
Kejuruan
Internet
http://xikuadpamelia.blogspot.com/p/blog-page.html
https://www.dailytripp.my.id/2021/
https://gantengangga57.wordpress.com/2015/02/25/front-
office-cashier/

110

Informasi tentang Penulis

Nama : Karnadi
Tempat Lahir : Tumpok Teungoh,

Tanggal Lahir Lhokseumawe
Telepon : 03 Februari 1986
Email : 085336798989
: [email protected]

Riwayat Pendidikan
D-IV : STP Trisakti Jakarta, Lulus tahun 2008

Riwayat Pekerjaan

2021-now : Guru Perhotelan di SMK Negeri 1 Sumenep

2019-2021 : Front Office Manager di Hotel Luminor Banyuwangi

2017-2019 : Duty Manager di Hotel Santika Banyuwangi

2015-2017 : Front Office Supervisor di Hotel Santika Banyuwangi

2014 : Staff Layanan Jasa Kapal di PT Dharma Lautan Utama

2011-2013 : Guest Service Agent di Sheraton Surabaya Hotel

and Tower

2010 : Housekeeping Cleaner di Costa Cruise Ship

Costa Fortuna

2009 : Housekeeping Cleaner di Costa Cruise Ship

Costa Deliziosa

Sertifikasi Profesi
Penguji Uji Kompetensi untuk Bidang Keahlian Perhotelan dan Kapal
Pesiar Level III

111