คู่มือแนวปฏิบัติการจัดเก็บและทำลายหนังส

บเอกสารบรหิ ารงานบคุ คล

าหนดอายุการเกบ็ เหตผุ ล หมายเหตุ

เก็บไวตลอดไป 1. เปน เอกสารเก่ยี วของกับ ทนุ ประเภท ก หมายถงึ
การนํานิตกิ รรมสัญญา กรม/กระทรวงคดั เลือกและ
ซึง่ มีอายคุ วามทางคดี สง ไปศึกษาในสถานศึกษา
เม่ือมีการฟอ งรอ งเกิดขน้ึ เปนโครงการความรวมมอื
ระหวา งสถาบันการศกึ ษา
2. ใชตรวจสอบ อางอิง กับกระทรวงศกึ ษาธกิ าร
กรณีมกี ารรอ งเรยี น เชน ประเภท ข หมายถึง
ศึกษาไมจ บ เปนตน ผูลาศกึ ษาตอ ตองไปสมคั ร
สอบคัดเลอื กดวยตนเอง
กบั ทางสถานศึกษา - 88 -

ตารางกาํ หนดอายกุ ารเกบ็

ลาํ ดับท่ี ชอ่ื เร่อื ง กาํ
เ
4.2 ลาศึกษาตอ ณ ตางประเทศ เอกสารประกอบดว ย
- รายละเอยี ดของโครงการ/หลักสตู ร เงอ่ื นไขคณุ สมบัติ
ของผูสมัครรบั ทนุ การศึกษา
- หนังสอื /หลกั ฐานการตอบรบั ใหทุนการศึกษา
- หนังสือเหน็ ชอบ/อนุมัติใหข าราชการลาศึกษาตอ
จากกระทรวงเจาสังกัด
- หนังสอื สัญญาผูกพนั ขาราชการท่ีขอลาศึกษาตอ
- สัญญาคํ้าประกันขา ราชการผลู าศกึ ษาตอ
- คําสั่งกรมเจา สังกดั อนุญาตใหขาราชการลาศึกษาตอ
- รายงานผลการศกึ ษาในแตละภาคเรยี น
- หนงั สอื รายงานตัวกลับเขา รับราชการหลงั สาํ เร็จการศกึ ษา
- คาํ สงั่ กรมเจาสังกัดใหกลบั ปฏบิ ตั ิราชการหลังสาํ เร็จการศึกษา
- รายงานผลสําเรจ็ การศึกษาตามหลกั สตู รพรอ มหลกั ฐาน -
Transcript of Record
- รายงานผลการปฏิบัตกิ ารวจิ ยั /การไปเจรจาธรุ กจิ /
การประชุมนานาชาติ ณ ตา งประเทศ ฯลฯ
(กรณลี าศกึ ษา ฝก อบรม ดงู าน วจิ ัย ประชมุ สัมมนา
ณ ตางประเทศ โดยรบั ทนุ ประเภท 1 (ข) ตองใช
แบบฟอรมการรายงานตามทกี่ รมวิเทศสหการกําหนด

บเอกสารบริหารงานบุคคล

าหนดอายุการเกบ็ เหตผุ ล หมายเหตุ
เก็บไวต ลอดไป 1. เปนเอกสารเกยี่ วขอ งกบั

การทาํ นิตกิ รรมสญั ญา
ซงึ่ มีอายุความทางคดี
เม่อื มีการฟอ งรองเกิดข้นึ
2. ใชต รวจสอบ อา งอิง
กรณีมีการรอ งเรยี น เชน
ศึกษาไมจบ เปน ตน

- 89 -

ทนุ ประเภท 1 (ข) ไดแ ก
ทุนทีผ่ า นกรมวเิ ทศสหการ

ตารางกาํ หนดอายุการเก็บ

ลําดับที่ ชอื่ เรือ่ ง กาํ หน

5 การบรรจุแตง ตั้ง โอน ยา ย ยมื ตัว ลาออก ขอกลบั เขารบั ราชการ

5.1 การบรรจแุ ตงต้ังผสู อบแขง ขนั /สอบคดั เลือก/คัดเลือก เก็บไวในแฟ

เอกสารประกอบดว ย ทาํ ลายพรอ

- หนงั สอื รายงานตวั

- เอกสารการสมคั รสอบ เชน ใบสมัคร คุณวุฒิการศึกษา

สาํ เนาทะเบียนบาน หลักฐานการเปลี่ยนชอื่ /นามสกลุ

5.2 การเลอ่ื นขาราชการดํารงตาํ แหนงสงู ขึ้น ในระดบั ควบ/ เกบ็ ไวใ นแฟ
นอกระดบั ควบ/เลอื่ นทางวชิ าการ (ว, วช, ชช) ทําลายพรอ
เอกสารประกอบดว ย
- แบบประเมนิ บคุ คลและการปฏิบัติงานขอขา ราชการ เก็บ
- เอกสารงานวิจัย/ผลงานทางวิชาการ

บเอกสารบริหารงานบคุ คล

นดอายุการเกบ็ เหตุผล หมายเหตุ

ฟม ประวัติและ
อมแฟมประวัติ

ฟม ประวตั ิและ - 90 -
อมแฟมประวัติ

บไวตลอดไป เพ่อื ประโยชนส ําหรับการวจิ ัย
ในการศกึ ษาขอ มูลและ
สํานักงาน ก.พ. จะเก็บไว
ตลอดไปเพื่อปองกันการ
เสนองานซ้าํ

ตารางกําหนดอายุการเกบ็

ลําดบั ที่ ชื่อเร่ือง

5.3 การโอนขาราชการ เก
เอกสารประกอบดว ย ท
- แบบคํารองขอโอน
- สําเนา ก.พ.7
- สาํ เนาบตั รประจาํ ตัวขา ราชการ
- สําเนาคณุ วฒุ กิ ารศกึ ษา
- สาํ เนาทะเบยี นบา น
- สําเนาใบสําคัญการเปลยี่ นชือ่ /นามสกลุ

5.4 การโยกยา ยขา ราชการ เก
เอกสารประกอบดว ย ท
- แบบคาํ รองขอยาย
- เอกสารการสมัครสอบ (กรณยี ายขาราชการที่ไดรบั วฒุ เิ พิม่ ขนึ้ )
- หนงั สือเรียกมารายงานตวั เพอ่ื บรรจแุ ตง ตั้งในตําแหนง ที่สอบได
(กรณยี า ยขาราชการทไี่ ดร บั วฒุ เิ พิ่มข้นึ )

บเอกสารบรหิ ารงานบคุ คล

กําหนดอายุการเก็บ เหตผุ ล หมายเหตุ

ก็บไวใ นแฟมประวตั แิ ละ
ทําลายพรอ มแฟม ประวตั ิ

- 91 -

กบ็ ไวในแฟมประวตั แิ ละ
ทาํ ลายพรอมแฟมประวัติ

ตารางกาํ หนดอายุการเกบ็

ลาํ ดับที่ ชอื่ เรื่อง เก็บไว
ทําลา
5.5 การยืมตวั ขา ราชการ
เอกสารประกอบดว ย
- หนงั สือโตต อบระหวา งหนว ยงาน/สวนราชการท่ีขอยมื ตวั
ขาราชการปฏบิ ตั ิงาน กับหนว ยงาน/สว นราชการเจาของ
อตั ราตกลงยนิ ยอมใหย มื ตวั ขาราชการ
- คําสั่งกรม

5.6 การลาออก เกบ็ ไว
เอกสารประกอบดว ย ทาํ ลา
- หนงั สอื ขอลาออกจากราชการ
- คําสั่งอนุมตั กิ ารลาออกจากราชการ

บเอกสารบรหิ ารงานบคุ คล

กาํ หนดอายุการเก็บ เหตผุ ล หมายเหตุ

วในแฟม ประวัติและ
ายพรอมแฟมประวตั ิ

วใ นแฟมประวัตแิ ละ - 92 -
ายพรอมแฟมประวัติ

ตารางกาํ หนดอายกุ ารเก็บ

ลาํ ดบั ท่ี ชอ่ื เรื่อง

5.7 การขอกลับเขารบั ราชการ
เอกสารประกอบดว ย
- แบบฟอรมหนังสอื ขอบรรจุกลับเขา รับราชการ
- สาํ เนา ก.พ. 7
- สาํ เนาคาํ สง่ั อนญุ าตใหข าราชการลาออกจากราชการ
- ประวัตกิ ารรบั ราชการท่ีผานมากอนการลาออก และหนงั สือ
รับรองความประพฤตจิ ากผบู งั คับบัญชา ทด่ี าํ รงตาํ แหนง
ไมตา่ํ กวาระดับ 6
- ประวัติการทาํ งานหลงั จากออกจากราชการ จนถงึ วนั ยนื่
ใบสมัครขอกลับเขารบั ราชการ และหนังสือรับรองความประพฤต/ิ
การทาํ งานจากสถาบัน (ถา มี)

บเอกสารบริหารงานบุคคล เหตุผล หมายเหตุ

กาํ หนดอายกุ ารเกบ็

เก็บไวในแฟม ประวัติและ
ทําลายพรอ มแฟม ประวัติ

- 93 -

ตารางกาํ หนดอายุการเกบ็

ลําดับที่ ช่อื เรื่อง

6 การจัดทาํ แผนอัตรากาํ ลงั /การดํารงตาํ แหนง
เอกสารประกอบดว ย
- มาตรฐานการกําหนดตําแหนง

- รายละเอียดแผนงานปรบั ปรุงระบบงาน และกําหนดตาํ แหนงตาง ๆ
- รายละเอยี ดเกีย่ วกบั หนาทีค่ วามรับผิดชอบ และลักษณะงานของ

ตาํ แหนงตา ง ๆ
- รายละเอยี ดแผนอัตรากาํ ลังทีส่ าํ นกั งาน ก.พ. อนุมัติ

บเอกสารบริหารงานบุคคล เหตผุ ล หมายเหตุ

กําหนดอายุการเกบ็

เกบ็ ไวต ลอดไป เพอ่ื ใชในการอา งองิ - 94 -

หลงั จากจดั ทําแผนอัตรา ปฏิบตั ิตามระเบยี บ
กาํ ลงั ใหมแลว เก็บไว สํานกั นายกรฐั มนตรี
ไมน อยกวา 5 ป วาดว ยงานสารบรรณ
ทาํ ลายไดตามระเบียบฯ พ.ศ. 2526 ขอ 57
ขอ 66 - 70

ตารางกําหนดอายุการเกบ็

ลาํ ดับที่ ชือ่ เรือ่ ง กาํ ห

7 วินยั กาํ หนดอายกุ
7.1 การดําเนินการทางวินัย ตามความหน
เอกสารประกอบดว ย ความผดิ ดงั น
- หนงั สอื รอ งเรยี น 1. เรื่องรองเร
- บนั ทกึ ความเห็นของผูบังคบั บัญชาแตละระดับชั้น
- คําส่ังแตง ต้งั คณะกรรมการสอบสวนหาขอเทจ็ จรงิ โดยไมตอ
- รายงานสรุปความเหน็ ของคณะกรรมการสอบสวน เก็บไวไ มน
หาขอเทจ็ จริงเสนอกรม (ตามกฎ ก.พ. ขอ 18) ทําลายได
- คําส่ังลงโทษขาราชการทางวินยั หรือใหอ อกจากราชการ ขอ 66 – 70
- รายงานการลงโทษและการดําเนินการทางวินยั 2. เรือ่ งผดิ วิน
- หนงั สืออทุ ธรณคําสั่งลงโทษขาราชการทางวินัย เก็บไวไ มน
(กรณมี กี ารอุทธรณ) 3. เรอื่ งผิดวนิ
- หนงั สือรอ งทกุ ข (กรณีไมส ามารถอุทธรณ) ภายหลงั ก
พจิ ารณาโ
เก็บไวไมน
ทาํ ลายได
ขอ 66 – 7

บเอกสารบริหารงานบคุ คล

หนดอายกุ ารเก็บ เหตผุ ล หมายเหตุ

การเกบ็ ไมเทา กนั ปฏบิ ตั ิตามระเบยี บสาํ นัก- หอจดหมายเหตุแหง ชาติ
นักเบาของ นายกรัฐมนตรี วาดวยงาน จะขอสงวนเอกสาร
น้ี สารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ 57 รายการน้ที ้งั หมด
รียน ไตสวน และหนังสอื สาํ นกั งา ก.พ.
งตงั้ กรรมการ ท่ี สร 0906/ว ลงวนั ที่
นอ ยกวา 1 ป 8 มถิ นุ ายน 2514
ดตามระเบียบ
0 - 95 -
นัยทีไ่ มตองอุทธรณ
นอยกวา 5 ป
นัยรายแรง
การสอบสวนและ
โทษเสร็จสน้ิ แลว
นอยกวา 10 ป
ดตามระเบียบฯ
70

ตารางกาํ หนดอายกุ ารเกบ็

ลาํ ดับท่ี ชอื่ เร่อื ง กําห

7.2 การดาํ เนินคดีทางศาล หลังสิน้ สดุ อ
7.2.1 คดแี พง เอกสารประกอบดวย เก็บไวไมนอ
- สํานวนคําฟอ ง/รอ งเรยี นกลาวหาผูกระทําความผดิ ทําลายไดตา
(คูกรณี) รายละเอยี ด ประวัตคิ วามเปน มา มูลเหตุ ขอ 66 – 70
ในการฟอง พรอ มเอกสารพยานหลกั ฐานตา ง ๆ
เชน ภาพถา ย เทปบนั ทกึ เสยี ง สัญญา ฯลฯ
- หนงั สือมอบอาํ นาจใหเปน ผูแทนของสว นราชการ
ในการติดตอ ประสานงาน และดําเนนิ คดที างศาล
- หมายศาลตาง ๆ เชน หมายเรียกพยาน สบื พยาน
นดั ฟงผลคาํ พพิ ากษาของศาล ฯลฯ
- รายงานผลการพิจารณาคดีคําพิพากษาของศาล

7.2.2 คดอี าญา เอกสารประกอบดวย หลังจากคด
- เอกสารประกอบเชนเดียวกบั ขอ 7.2.1 เกบ็ ไวไ มน อ
ทาํ ลายไดตา
ขอ 66 - 70

บเอกสารบริหารงานบุคคล

หนดอายุการเก็บ เหตผุ ล หมายเหตุ

อายคุ วามบงั คบั คดี ปฏิบัติตามระเบยี บ อายุความมี 2 ประเภท
อยกวา 10 ป สํานกั นายกรฐั มนตรี 1. อายคุ วามฟองรอง
ามระเบียบฯ วา ดวยงานสารบรรณ 2. อายคุ วามบงั คับคดี
0 พ.ศ. 2526 ขอ 57 คดแี พงจะเกี่ยวกับเรือ่ ง

- ผิดสัญญา/ขอ ตกลง - 96 -
- ชดใชคา เสียหายกรณีละเมดิ
- ชาํ ระหนี้ตามสัญญาเชา/
เชาซอ้ื ทรัพยส นิ ฯลฯ
- ชดใชต ามสญั ญาค้ําประกัน
- ขอใหเปน บุคคลลมละลาย
- บุกรกุ /รกุ ลาํ้ เขตหวงหา ม

ดีส้ินสดุ แลว หอจดหมายเหตุแหง ชาติ
อยกวา 10 ป จะขอสงวนเอกสารรายการนี้
ามระเบียบฯ ตามความสาํ คัญของคดี
0

ตารางกาํ หนดอายุการเกบ็

ลาํ ดับท่ี ชอ่ื เร่อื ง

8 แฟม ประวตั ิขาราชการ ลกู จางประจํา ห

เอกสารประกอบดว ย เก

- ขอมูลชวี ประวตั ิของขาราชการ ท

- หลักฐานเก่ียวกบั ตัวขา ราชการ เชน การแตง ตัง้ เล่อื นขน้ั เงินเดอื น ข

การพัฒนาความรคู วามสามารถ เครื่องราชอสิ ริยาภรณทีไ่ ดรบั

จาํ นวนวนั ลาหยุดราชการ ขาดราชการ มาสาย ความสามารถพเิ ศษ

การปฏิบตั ิราชการพเิ ศษ ฯลฯ

แฟมประวตั ิลูกจางชั่วคราว ห
ท
ข

บเอกสารบรหิ ารงานบุคคล

กาํ หนดอายุการเกบ็ เหตผุ ล หมายเหตุ

หลังพน จากราชการแลว ปฏิบัติตามระเบียบ ยกเวนขา ราชการบางรายที่
ก็บไวไ มน อ ยกวา 10 ป สาํ นักนายกรัฐมนตรี ทายาทมีสิทธท์ิ ี่จะไดรับการ
ทําลายไดต ามระเบียบฯ วาดวยงานสารบรรณ สงเคราะหเ ปน พิเศษ
ขอ 66 - 70 พ.ศ. 2526 ขอ 57 สว นราชการนนั้ อาจวางระเบยี บ
เก็บแฟมประวัตขิ า ราชการ
เกนิ กวา 10 ป ไดต ามที่ - 97 -
เหน็ สมควร

หลังจากเลิกจา งแลว 1 ป หอจดหมายเหตแุ หงชาติ
ทําลายไดตามระเบียบฯ จะขอสงวนไวเ ฉพาะแฟม
ขอ 66 – 70 ประวัตขิ าราชการระดบั 8
ขนึ้ ไป และแฟมประวัติลกู จา ง
ทมี่ ีความชาํ นาญการพเิ ศษ

ตารางกาํ หนดอายกุ ารเกบ็

ลาํ ดบั ท่ี ชอื่ เรื่อง ห
เก
9 ก.พ.7 ท
เอกสารประกอบดวย ข
- ขอ มลู เก่ยี วกบั ประวัตสิ วนตัว
- ขอมลู วนั ครบเกษยี ณอายุ วันบรรจเุ ขารบั ราชการ
ประเภทขาราชการ การไดรับโทษทางวนิ ยั

บเอกสารบรหิ ารงานบุคคล

กาํ หนดอายุการเกบ็ เหตผุ ล หมายเหตุ

หลงั พนจากราชการแลว ปฏิบตั ิตามระเบยี บ หอจดหมายเหตแุ หง ชาติ
ก็บไวไ มน อ ยกวา 10 ป สํานักนายกรัฐมนตรี จะขอสงวนไวเ ฉพาะ ก.พ.7
ทําลายไดต ามระเบยี บฯ วา ดวยงานสารบรรณ ของขาราชการระดบั 8
ขอ 66 - 70 พ.ศ. 2526 ขอ 57 ขึ้นไป และลูกจา งผูมี
ความชํานาญการพิเศษ

- 98 -

ตารางกําหนดอายกุ ารเกบ็

ลาํ ดบั ท่ี ชอ่ื เรอ่ื ง กาํ ห

10 เคร่ืองราชอิสริยาภรณ เกบ็ ไวไม
10.1 การขอพระราชทานเครอ่ื งราชอิสรยิ าภรณฯ มงกุฎไทย และตอ งม
เครื่องราชอสิ รยิ าภรณฯ ชา งเผือก (ใหแ ก ขา ราชการ/ ประวตั บิ ุค
ลูกจาง/ชาวตา งประเทศ/ผูวายชนม) เอกสารประกอบดว ย ทาํ ลายได
- แบบบญั ชรี ายชือ่ บคุ คลทพ่ี งึ ไดร ับการพจิ ารณาเสนอขอ ขอ 66 - 7
พระราชทานเครื่องราชฯ ประจําป (แบบ น.ร. 6)
- แบบบญั ชีแสดงคณุ สมบัติ ผลงาน/ความดคี วามชอบ
อนั เปน ประโยชนแ กราชการ/สาธารณชน ของบุคคล
ซึ่งเสนอขอพระราชทานเคร่ืองราชฯ (แบบ น.ร. 3)
- แบบบญั ชีแสดงจํานวนช้ันตราเครื่องราชอสิ รยิ าภรณ
ช้ันสายสะพาย (แบบ น.ร. 4)
- แบบบัญชีแสดงจาํ นวนช้นั ตราเคร่อื งราชอิสริยาภรณ
ชนั้ ตา่ํ กวาสายสะพาย (แบบ น.ร. 5)
- หนงั สือแตงตง้ั คณะกรรมการพิจารณาตรวจสอบ และ
รบั รองคณุ สมบตั ิของบุคคล ซึ่งเสนอขอพระราชทาน
เครื่องราชอสิ ริยาภรณ

บเอกสารบรหิ ารงานบุคคล

หนดอายกุ ารเกบ็ เหตผุ ล หมายเหตุ

มน อยกวา 3 ป การเสนอขอพระราชทาน
มีบนั ทึกลงแฟม เคร่อื งราชฯ ใด ชน้ั ตราใด
คคลเรียบรอยแลว แกบ ุคคลใด ใหเ ปน ไปตาม
ดต ามระเบียบฯ หลักเกณฑท กี่ ําหนดในบัญชี
70 ทา ยระเบยี บสาํ นักนายกรัฐมนตรวี า
ดว ยการขอพระราชทาน
เครื่องราชอิสรยิ าภรณ - 99 -
(บัญชี 7 , บัญชี 15)

ตารางกําหนดอายกุ ารเกบ็

ลาํ ดับท่ี ชอื่ เรอื่ ง กาํ

- รายงานการประชุมคณะกรรมการพจิ ารณากลนั่ กรองฯ เก็บไวไ
- การขอพระราชทานเครอื่ งราชอสิ รยิ าภรณแกข าราชการ ทําลายไ
กรณพี ิเศษ ขอ 66

10.2 การขอพระราชทานเครอ่ื งราชอิสริยาภรณฯ ดเิ รกคณุ ากรณ เก็บไวไ
(ใหแ กบุคคลผูทาํ คุณประโยชนแกป ระเทศชาติ/หรอื บริจาค ทาํ ลายไ
ทรพั ยสนิ เพ่อื สาธารณประโยชน) ขอ 66
เอกสารประกอบดว ย
- เอกสารผลงาน/หรอื หลักฐานการบรจิ าคทรพั ยส ิน เชน
ใบอนโุ มทนาบตั ร หนังสอื โอนกรรมสทิ ธิ์ ฯลฯ
- แบบหนงั สือรับรองแสดงผลงาน (แบบ น.ร. 1)
หรอื แบบหนังสอื รบั รองแสดงรายการบริจาคทรัพยส นิ
(แบบ น.ร. 2) แลว แตก รณี
- หนังสือรบั รองมูลคา แหงทรพั ยส ินทีบ่ รจิ าค
(กรณกี ารบริจาคทรพั ยสินที่มใิ ชเงิน)

บเอกสารบรหิ ารงานบุคคล

าหนดอายุการเกบ็ เหตผุ ล หมายเหตุ

ไมน อ ยกวา 10 ป หอจดหมายเหตแุ หงชาติ
ไดต ามระเบียบฯ ขอสงวนเอกสารรายการนี้
- 70 ทัง้ หมด

ไมน อ ยกวา 5 ป ปฏิบัติตามระเบียบ การเสนอขอพระราชทาน - 100 -
ไดต ามระเบยี บฯ สาํ นกั นายกรัฐมนตรี เครือ่ งราชอสิ รยิ าภรณฯ
- 70 วา ดว ยงานสารบรรณ ดเิ รกคุณากรณ ช้ันใด
พ.ศ. 2526 ขอ 57 ใหแ กบ คุ คลใด ใหเปน ไปตาม
ที่กาํ หนดไวใ นบญั ชี
ทา ยพระราชกฤษฎกี า
วา ดว ยการขอพระราชทาน
เคร่ืองราชอิสรยิ าภรณ
อันเปนท่สี รรเสริญย่งิ
ดิเรกคุณากรณ พ.ศ. 2538

ตารางกําหนดอายกุ ารเก็บ

ลาํ ดับท่ี ชอื่ เรอ่ื ง

10.3 การขอพระราชทานเหรียญดษุ ฎมี าลา เข็มศิลปวิทยา เก
เอกสารประกอบดว ย ท
- แบบประวัติผไู ดร บั การเสนอชือ่ เพอ่ื พจิ ารณาขอพระราชทาน ข
เหรยี ญดษุ ฎีมาลา เขม็ ศิลปวทิ ยา (แบบ ร.ด.ม. 1)
- แบบเสนอผลงาน เพื่อขอพระราชทานเหรยี ญดุษฎีมาลา
เข็มศลิ ปวิทยา (แบบ ร.ด.ม. 2)

บเอกสารบริหารงานบุคคล

กาํ หนดอายุการเกบ็ เหตผุ ล หมายเหตุ

กบ็ ไวไ มนอ ยกวา 10 ป ปฏิบตั ิตามระเบียบ เหรียญดษุ ฎีมาลา เข็มศิลปวิทยา
ทาํ ลายไดตามระเบียบฯ สาํ นักนายกรัฐมนตรี เปน เหรียญซ่งึ พระมหากษัติย
ขอ 66 - 70 วาดว ยงานสารบรรณ พระราชทานแกท หาร ตาํ รวจ
พ.ศ. 2526 ขอ 57 ขาราชการ ประชาชน
ซึง่ เปน ผูทรงคุณวุฒใิ นทาง
ศลิ ปวิทยาอนั เปน ประโยชน - 101 -
อยา งย่ิงตอ ประเทศชาติ ตองมี
ผลงานประการใดประการหนงึ่
ดังน้ี คือ : -
1. คดิ คนความรรุ ะบบ/

กรรมวิธ/ี หรอื ประดษิ ฐส่งิ ใหม
เปน ผลสาํ เรจ็
2. ไดแ สดงใหเปนทป่ี รากฏ
วามีฝม ือและชอื่ เสียง
ยอดเย่ยี มในทางศลิ ปวิทยา

ตารางกาํ หนดอายกุ ารเกบ็

ลําดบั ท่ี ช่อื เรื่อง กาํ
เ
- หนงั สือแตง ตง้ั คณะกรรมการประเมนิ ราคาทรพั ยส นิ
ท่ีไดรบั บริจาค

- แบบบญั ชีแสดงคณุ สมบตั ิ ผลงาน/ความดีความชอบ
อันเปนประโยชนแ กร าชการ/สาธารณชน ของบุคคล
ซง่ึ เสนอขอพระราชทานเครอื่ งราชฯ (แบบ น.ร.3)
ชน้ั สายสะพาย (แบบ น.ร.4)

- แบบบัญชีแสดงจํานวนช้ันตราเครอื่ งราชอสิ รยิ าภรณ
ชัน้ ต่ํากวา สายสะพาย (แบบ น.ร.5)

- แบบบัญชรี ายช่ือบุคคลทีพ่ ึงไดรับการพิจารณาเสนอขอ
พระราชทานเครื่องราชฯ ประจาํ ป (แบบ น.ร.6)

- หนังสือแตงตงั้ คณะกรรมการพจิ ารณาตรวจสอบ และ
รบั รองคณุ สมบตั ิของบุคคล ซ่ึงเสนอขอพระราชทาน
เคร่ืองราชอิสรยิ าภรณ

- รายงานการประชุมคณะกรรการชดุ ตาง ๆ เพ่ือพจิ ารณา
การขอพระราชทานเคร่อื งอสิ รยิ าภรณ

บเอกสารบรหิ ารงานบคุ คล

าหนดอายกุ ารเกบ็ เหตผุ ล หมายเหตุ

หอจดหมายเหตแุ หง ชาติ
ขอสงวนเอกสารรายการนี้
ท้งั หมด

- 102 -

เก็บไวตลอดไป

ตารางกําหนดอายุการเก็บ

ลําดับท่ี ชอ่ื เรอื่ ง

11 ตนฉบับคาํ ส่งั ตาง ๆ
ตัวอยา งคาํ สงั่ เชน
- คาํ ส่ังบรรจุแตงตงั้ ขาราชการ/โอน/ยาย/ลาออก
- แตง ต้ังขาราชการรกั ษาการในตาํ แหนง /รักษาราชการแทน
- แตงต้งั คณะกรรมการตาง ๆ
- อนุญาตใหขา ราชการลาศึกษาตอ
- เล่อื นเงินเดอื น
ฯลฯ

12 การพิจารณาความดีความชอบ
เอกสารประกอบดว ย
- แบบฟอรม ประเมินผลการปฏิบัติงาน เพือ่ เลื่อนขั้นเงนิ เดือน
ขาราชการ/ลูกจา งประจํา

บเอกสารบริหารงานบุคคล

กาํ หนดอายกุ ารเก็บ เหตผุ ล หมายเหตุ
เก็บไวต ลอดไป
เฉพาะตัวคําสง่ั เทานน้ั
ใหหนวยงานเกบ็ เรยี ง
ตามลําดับในแตละป

- 103 -

บันทึกลงใน ก.พ. 7 แลว ปฏบิ ัติตามระเบยี บ
เก็บไวไมน อ ยกวา 5 ป สํานักนายกรฐั มนตรี
ทาํ ลายไดตามระเบยี บฯ วาดวยงานสารบรรณ
ขอ 66 – 70 พ.ศ. 2526 ขอ 57

ตารางกําหนดอายกุ ารเกบ็

ลาํ ดบั ท่ี ชอ่ื เรือ่ ง กาํ

13 การประชมุ คณะกรรมการตาง ๆ เก็บไวไ
(การประชมุ ทเ่ี กย่ี วกบั การบรหิ ารงานบคุ คล) ทาํ ลายไ
เอกสารประกอบดว ย ขอ 66 –
- หนังสอื เชญิ ประชุม
- ระเบยี บวาระการประชุม
- เอกสารประกอบการประชมุ
- รายงานการประชุม
- บนั ทึกการประชมุ
- หนังสือนําสงรายงานการประชมุ
ฯลฯ

บเอกสารบริหารงานบุคคล

าหนดอายุการเกบ็ เหตุผล หมายเหตุ

ไมน อยกวา 5 ป ปฏบิ ัตติ ามระเบียบ หอจดหมายเหตแุ หง ชาติ
ไดต ามระเบยี บฯ สํานักนายกรัฐมนตรี จะขอสงวนเฉพาะเอกสาร
– 70 วา ดว ยงานสารบรรณ การประชมุ ของหัวหนา
พ.ศ. 2526 ขอ 57 สว นราชการ และหนวยงาน
เจาของเรื่อง
- 104 -

...J I~'~ /I.

VI MD 0709/ ~C! ~ nnJPi~l.hnJ'

mJ'LJVlihYiJ':::D'1(;) nVl:W.10200
q

.:i

31 :W'LJ'1~:W 2542

.~_~ B ~;;'y:-" v't
!.'";."~m """""'"'''' ....................
I !1
"' ".. , "'
~~: ~'~

~')tJ n J':W Pi~l.h nJ'l~:w'e"nJVI:w'1tJ 1-MVI'e"lIOjI?IVI:W'1tJ LVI(;) LL~'I"J1'1 ~ 4' 1?I~'1 (;)'1 J''1'1 rl'1V1'LJI?I'e"I'1tJ
"I
qq

n'1J'Ln'lJ 1L'e"ln:;q'1J'n'1J'~'LJ~'LJ LYI'e"LIU'LJ~~'e"l1-M~')'LJJ''1"J1 n'1J'r;l'1'1 ~'1hJ1fl 'LJn'1J'ulj~n'1J'4' I?LI n'lJLL~:::

~'1 ~'1 tJ L'en"I:;q'1J'UJ':::LJlVl~'I n ~'1,)

~"'/'-'I~.s <:S"~ it

~~n~ouf"'~\I' e)'jf}'no~ru)

'HND~1J~ llD'r~hl'!ftll'Wm!

o !J1JAn'11JR01hm

bVlJ'.2818883
bVlJ'.2811599 r;l'e"1l16, 120
bVlJ':;q'12J8' 15341

.

ตารางกาํ หนดอายกุ า
และเอกสาร

ลําดับท่ี ชอื่ เร่อื ง

1 สําเนาหนงั สอื เวียนเกี่ยวกบั การเงนิ

1.1 สาํ เนาหนังสือเวียนเพ่ือทราบ เชน ใหสว นร

1.1.1 สําเนา พ.ร.บ.ใหอ าํ นาจกระทรวง- 1 ป

การคลงั กเู งินจากตา งประเทศ ทาํ ลายไ

1.1.2 สําเนาพระราชกาํ หนด เร่ืองใหอาํ นาจ

กระทรวงการคลงั ปรบั โครงสรา งเงนิ กู

ตา งประเทศ พ.ศ. 2528

ฯลฯ

ารเกบ็ เอกสารการเงนิ หมายเหตุ
รทเ่ี ก่ียวขอ ง

กําหนดอายกุ ารเก็บ

ราชการเก็บรกั ษาไวไมน อ ยกวา กําหนดอายุการเก็บตามระเบยี บ - 106 -
ไดต ามระเบียบฯ ขอ 66 - 70 สํานกั นายกรัฐมนตรีวาดวย
งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ขอ 57.5

ตารางกาํ หนดอายกุ า
และเอกสาร

ลําดบั ท่ี ชอื่ เร่อื ง

1.2 สาํ เนาหนังสือเวยี นเพ่ือถือปฏบิ ตั ิ เชน ใหสว นร
1.2.1 พระราชบญั ญัตบิ าํ เหน็จบํานาญ การเปล
ขาราชการ พ.ศ. 2539 ทาํ ลายไ
1.2.2 พระราชกฤษฎีกาเงินสวัสดกิ าร หมายเห
เกย่ี วกับการรกั ษาพยาบาล พ.ศ. 2523
ฯลฯ

ารเก็บเอกสารการเงิน หมายเหตุ
รที่เกี่ยวขอ ง
- 107 -
กาํ หนดอายกุ ารเก็บ

ราชการเกบ็ รกั ษาไวจ นกวาจะมี
ลย่ี นแปลง
ไดต ามระเบยี บฯ ขอ 66 – 70
หตุ ระเบยี บ หมายถึงระเบียบ

สํานกั นากยกรฐั มนตรีวา ดวย
งานสารบรรณ พ.ศ. 2526

ตารางกําหนดอายุกา
และเอกสาร

ลาํ ดับท่ี ช่ือเรือ่ ง

2 ระเบียบการเงินที่เกย่ี วของเฉพาะแตล ะหนว ยงาน

2.1 ระเบียบการเงนิ ตามแผนความรว มมือกบั ใหสว นราช

ตางประเทศ ระเบยี บ

2.2. ระเบียบการเงินชวยเหลือจากตางประเทศ สง หอจดหม

เอกสารประกอบดว ย

- เหตุผลในการกาํ หนดระเบยี บ

- ขนั้ ตอนการดําเนินการ

- เอกสารการอนุมัติระเบยี บ

ารเก็บเอกสารการเงิน หมายเหตุ
รท่ีเกย่ี วของ
- 108 -
กาํ หนดอายกุ ารเก็บ

ชการเกบ็ รกั ษาไวจ นกวาจะยกเลิก
มายเหตแุ หงชาติ

ตารางกําหนดอายกุ า
และเอกสาร

ลําดบั ที่ ช่ือเรอื่ ง ใหส ว นราช
ทําลายไดต า
3 การตรวจสอบภายใน เอกสารประกอบดว ย
3.1 รายงานการตรวจสอบเอกสารประจําป
3.2 รายงานการตรวจสอบโครงการตาง ๆ
ของหนวยงาน

ารเกบ็ เอกสารการเงนิ หมายเหตุ
รที่เกีย่ วขอ ง

กาํ หนดอายกุ ารเก็บ

ชการเกบ็ รกั ษาไวไ มน อยกวา 1 ป กําหนดอายุการเก็บตาม
ามระเบยี บฯ ขอ 66 - 70 ระเบยี บสาํ นักนายกรฐั มนตรี
วา ดวยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526 ขอ 57.5 - 109 -

ตารางกําหนดอายุกา
และเอกสาร

ลาํ ดบั ที่ ช่ือเรอ่ื ง

4 หมวดเงนิ เดือน และคาจา งประจาํ เอกสารประกอบดวย

4.1 บัญชถี ือจา ยเงินเดือน/คาจา งประจํา ลาํ ดบั

4.2 สําเนาคาํ ส่ังบรรจุแตงต้ัง โอน ยา ย สตง

4.3 หลกั ฐานการปรบั เพ่มิ หรอื ลดอัตราเงนิ เดอื น ราชก

4.4 ใบแสดงการเลือ่ นระดบั และปรับอัตรา หนัง

4.5 หนังสือรับรองเงนิ เดอื นเหลือจาย อา งอ

4.6 หนังสือรับรองการเบิกเงินเดอื นครั้งสุดทา ย ดังกล

ทาํ ลา

ารเกบ็ เอกสารการเงนิ หมายเหตุ
รที่เกี่ยวของ

กาํ หนดอายกุ ารเก็บ

บที่ 4.1 - 4.6 ปฏบิ ตั ิตามหนงั สอื - 110 -
ง. ตรวจสอบแลว ไมม ปี ญหาใหสวน กระทรวงการคลังที่
การเกบ็ รกั ษาไวไมนอยกวา 5 ป เมื่อมี กค 0510/ว 69
งสือหรอื เอกสารอ่นื ที่สามารถนาํ มาใช 11 มิ.ย. 2533
อิงหรอื ทดแทนหนังสือหรอื เอกสาร
ลาวแลว
ายไดตามระเบียบ ฯ ขอ 66 – 70

ตารางกําหนดอายกุ า
และเอกสาร

ลาํ ดับท่ี ช่ือเรือ่ ง

4.7 รายละเอียดประกอบการเบิกจา ยเงนิ เดอื นและ ลาํ ดับท
คาจางขาราชการ ลกู จาง ปญหา
กวา 1
ทําลาย

ารเกบ็ เอกสารการเงิน หมายเหตุ
รท่ีเกี่ยวขอ ง
- 111 -
กําหนดอายกุ ารเกบ็

ที่ 4.7 สตง. ตรวจสอบแลวไมมี
าใหส ว นราชการเก็บรักษาไวไมนอย
10 ป
ยไดตามระเบยี บฯ ขอ 66 – 70

ตารางกาํ หนดอายกุ า
และเอกสาร

ลาํ ดบั ท่ี ชอื่ เรื่อง ลําดบั ท่ี
ปญ หาให
5 หมวดคาจางชวั่ คราว เอกสารประกอบดว ย กวา 5
5.1 สําเนาคาํ ส่ังจาง สามารถ
5.2 หนงั สอื อนุมัตอิ ัตราตําแหนง หนงั สือ
5.3 ใบลงเวลาปฏบิ ัติงาน ทําลายไ

5.4 แบบฟอรม เบกิ จา ย (หลกั ฐานการจา ยเงนิ ) ลําดบั ท่ี
ปญหาให
กวา 5
ทําลายไ

ารเกบ็ เอกสารการเงิน หมายเหตุ
รท่เี กย่ี วของ

กาํ หนดอายกุ ารเก็บ

5.1 – 5.3 สตง. ตรวจสอบแลว ไมม ี ปฏบิ ตั ิตามหนังสือ - 112 -
หสว นราชการเก็บรักษาไวไ มนอ ย กระทรวงการคลังที่
ป เมอื่ มหี นงั สือหรอื เอกสารอืน่ ที่ กค 0510/ว 69
ถนาํ มาใชอา งอิงหรอื ทดแทน 11 ม.ิ ย. 2533
อหรือเอกสารดงั กลา วแลว
ไดตามระเบยี บฯ ขอ 66 – 70

5.4 สตง. ตรวจสอบแลวไมม ี
หส วนราชการเกบ็ รกั ษาไวไ มนอย
ป
ไดตามระเบยี บฯ ขอ 66 – 70

ตารางกาํ หนดอายุกา
และเอกสาร

ลําดับท่ี ช่อื เรื่อง

6 หมวดคาตอบแทนใชสอย และวัสดุ

6.1 คา ตอบแทน

6.1 บนั ทกึ อนุมตั ปิ ฏบิ ัตงิ านนอกเวลา สต

6.2 ใบลงเวลาปฏิบตั งิ าน สว

6.3 หลกั ฐานการจายเงินคาตอบแทนการปฏิบตั ิงาน ทาํ

นอกเวลา

* เอกสาสารชุดนีจ้ ะมี 2 ฉบบั ฉบับจรงิ สงคลังต้ังเบิก ฉบ

และ สตง. ตรวจสอบฉบับสาํ เนาเก็บท่หี นว ยงานผูเบกิ นอ

สตง.ไมต รวจสอบ ทํา

ารเก็บเอกสารการเงนิ หมายเหตุ
รท่ีเก่ยี วของ

กําหนดอายกุ ารเก็บ

ตง. ตรวจสอบแลว ไมมปี ญหาให - 113 -
วนราชการเก็บรกั ษาไวไมน อ ยกวา 10 ป
าลายไดต ามระเบียบฯ ขอ 66 – 70

บบั สําเนาหนว ยงานผูขอเบิกเก็บไวไม กําหนดอายุการเกบ็ ตาม
อยกวา 1 ป ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี
าลายไดตามระเบยี บฯ ขอ 66 – 70 วาดวยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526 ขอ 57.5