Korespondensi Bahasa Indonesia Surat Niaga

Korespondensi – Surat Niaga | i

KORESPONDENSI – SURAT NIAGA
© 2020

Dewan Redaksi: : Nur Rahmi Akbarini
Penulis : Tri Murwaningsih
Penata Isi : Andri /Freepik
Desainer Sampul

ii | Korespondensi – Surat Niaga

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, yang
telah memberikan kekuatan, kemampuan serta kemudahan
untuk dapat menyelesaikan buku tentang Korespondensi –
Surat Niaga.

Dalam suatu organisasi, komunikasi adalah hal vital
yang perlu diperhatikan. Komunikasi ini medukung proses
bisnis agar berjalan dengan lancar. Surat merupakan media
komunikasi yang umum digunakan dalam organisasi
khususnya untuk melaksanakan proses bisnis. Peranan surat
menyurat sangat penting sehingga bisa menjadi salah satu
alternatif untuk mendukung kesusksesan organisasi dalam
mencapai tujuan. Hal tersebut akan bisa dilaksanakan apabila
surat disusun dengan baik dan tidak multi tafsir. Untuk itu
diperlukan referensi yang dapat digunakan oleh satuan
pendidikan dalam memahami materi korespondensi
khususnya surat niaga dengan baik. Buku ini juga menyajikan
materi terkait Korespondensi – Surat Niaga. Sehingga
diharapkan lebih mudah diterapkan oleh pembaca.

Terima kasih disampaikan kepada pihak-pihak yang
telah mendukung tersusunnya buku ini, khususnya kepada
Pusdiklat Kemendikbud dan tim dari Universitas Sebelas
Maret. Semoga ilmu yang dibagikan menjadi amal jariyah
serta bermanfaat untuk perkembangan pendidikan di
Indonesia.

Buku ini disusun dengan segenap kemampuan yang
ada, namun demikan kami menyadari bahwa buku ini masih
jauh dari kesempurnaan, Untuk itu kritik dan saran dari

Korespondensi – Surat Niaga | iii

pembaca sangat kami harapkan untuk perbaikan dan
penyempurnaan buku di masa yang akan datang.

Surakarta, Oktober 2020
Penulis

Nur Rahmi Akbarini

iv | Korespondensi – Surat Niaga

DAFTAR ISI

Hal.

Kata Pengantar................................................................... iii
Daftar Isi............................................................................. v
Petunjuk Penggunaan Modul............................................. vii
Pendahuluan ...............................................................x
BAB 1. Pengertian dan Ruang Lingkup Surat Menyurat

A. Hakikat Korespondensi ...................................1
B. Pengertian Surat .............................................2
C. Fungsi Surat......................................................... 4
D. Latihan.............................................................10
E. Tugas ...............................................................13
BAB 2. Bagian dan Bahasa Surat
A. Bagian – bagian Surat .....................................15
B. Bahasa Surat ...................................................26
C. Latihan.............................................................33
D. Tugas ...............................................................37
BAB 3. Bentuk Surat
A. Bentuk Surat ...................................................39
B. Macam – macam bentuk Surat ........................ 39

Korespondensi – Surat Niaga | v

C. Latihan.............................................................47
D. Tugas ...............................................................50

BAB 4. Surat Niaga

A. Pengertian ........................................................... 52
B. Fungsi dan tujuan ............................................... 53
C. Ciri – ciri ............................................................... 57
D. Menyusun surat niaga ....................................... 59

1. Surat permintaan penawaran.............59
2. Surat penawaran.................................61
3. Surat pesanan .....................................62
4. Surat balasan pesanan ........................63
5. Surat pemberitahuan pengiriman

barang .................................................64
6. Surat pengiriman pembayaran ...........65
7. Surat pengantar barang ......................66
8. Surat permintaan penangguhan

pembayaran ........................................67
9. Surat pengaduan klaim .......................68
10. Surat penyelesaian klaim ....................70
E. Latihan.............................................................71

Penutup.............................................................................. 76

Daftar Pustaka.................................................................... 78

vi | Korespondensi – Surat Niaga

Petunjuk Penggunaan Modul

Sebelum anda mempelajari modul ini, sebaiknya
anda membaca terlebih dahulu petunjuk penggunaan
berikut ini.

Petunjuk Bagi Mahasiswa

Untuk memperoleh prestasi belajar secara maksimal,
maka langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam
modul ini antara lain:

1. Modul ini digunakan sebagai salah satu sumber
belajar mata kuliah Korespondensi Bahasa Indonesia
dengan bobot 3 sks.

2. Di setiap akhir bagian kegiatan belajar terdapat tugas
yang disediakan guna menguji tingkat pemahaman
Anda setelah memperoleh pengajaran. Jawablah
setiap pertanyaan dalam tugas tersebut. Nilai yang
anda peroleh agar dijadikan sebagai umpan balik
untuk menilai lagi apakah materi dalam kegiatan
belajar sudah Anda kuasai dengan baik atau belum.

Korespondensi – Surat Niaga | vii

3. Guna memudahkan Anda dalam memahami materi
dalam modul ini, pengajar nantinya akan banyak
memberikan latihan selama proses pembelajaran
berlangsung.

4. Jika belum menguasai level materi yang diharapkan,
ulangi lagi pada kegiatan belajar sebelumnya secara
mandiri atau bertanyalah kepada pengajar.

Petunjuk Bagi Dosen
Dalam setiap kegiatan belajar, dosen berperan untuk:
1. Membantu mahasiswa dalam merencanakan proses

belajar
2. Membimbing siswa dalam memahami konsep,

analisa, dan menjawab pertanyaan mahasiswa
mengenai proses belajar.
3. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok

viii | Korespondensi – Surat Niaga

Korespondensi – Surat Niaga | ix

Pendahuluan

Dalam organisasi, komunikasi merupakan hal yang
sangat vital. Adanya komunikasi dapat menjadi awal
terbangunnya suatu kerjasama dan hubungan baik
terhada pelanggan atau rekan bisnis. Kegiatan
komunikasi pada prinsipnya meruakan kegiatan
pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana,
kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan
penyampaian dan penerimaan pesan dari satu pihak ke
pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan
pandangan atas ide yang disampaikan tersebut. Dalam
kehidupan sehari – hari dalam menyampaikan pesan,
seseorang data menggunakan media tertentu. Secara
ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-
kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang
disampaikan.

Pada dasarnya komunikasi terdiri dari komunikasi
lisan dan tertulis. Komunikasi lisan merupakan bentuk
komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara

x | Korespondensi – Surat Niaga

langsung kepada lawan bicaranya. Sedangkan
komunikasi tertulis merupakan komunikasi yang
dilakukan melalui sebuah tulisan dalam kegiatan surat
menyurat dapat melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-
mail. Dalam dunia bisnis komunikasi tertulis ini terbilang
sering dilakukan. Dengan komunikasi tertulis, seseorang
dapat memesan barang, menawarkan barang, memberi
referensi, menagih pembayaran, meminta penangguhan
pembayaran, dan lain hal yang berhubungan dengan
bisnisnya.

Penulisan surat hendaknya dilakukan dengan
mengikuti kaidah – kaidah yang ada agar tidak
menimbulkan kesalahpahaman bagi berbagai pihak.
Penggunaan bahasa yang baik merupakan salah satu
kunci utama surat agar dapat mencapai tujuan yang telah
ditentukan oleh organisasi.

Dalam buku ini akan lebih jauh dibahas mengenai
komunikasi tertulis dalam bentuk surat, khususnya surat
niaga.

Korespondensi – Surat Niaga | xi

Beberapa survey mengenai transaksi bisnis
internasional menjelaskan bahwa sekitar
80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis
ekspor-impor biasanya dilakukan melalui
korespondensi (surat menyurat) terutama

melalui sarana teleks, faksimile dan
terutama sekali lewat e-mail

(https://www.jaketkulitgarut.co.id/pentingny
a-korespondensi-bisnis/)

xii | Korespondensi – Surat Niaga

Korespondensi – Surat Niaga | xiii



BAB 1.

Pengertian dan Ruang Lingkup Surat Menyurat

A. Hakikat Korespondensi
Korespondensi secara etimologis diambil dari

bahasa Inggris yaitu correspondence yang artinya
bersama dan respondere yang artinya merespon.
Korespondensi pada kegiatan bisnis bisa dimaknai
menjadi komunikasi secara tulis tentang jalinan bisnis
dengan menggunakan komunikasi tulis berupa surat.

Aktivitas ini biasanya dilaksanakan di dunia
birokrasi, kantor, organisasi atau perusahaan yang mana
bisa atas nama individu dan kelompok. Sejalan dengan
Satorini dalam modulnya menyampaikan bahwa
Korespondensi merupakan salah satu jenis pekerjaan
dalam bentuk kegiatan kantor atau tata usaha yang
dimulai sejak membuat konsep surat, penulisan sampai
dengan pengiriman surat. Arnita dan Nelisa, 2013
memberikan pengertian serupa terkait Korespondensi
adalah kegiatan surat-menyurat antar individu dengan

Korespondensi – Surat Niaga | 1

individu, individu dengan organisasi, dan organisasi
dengan organisasi lainnya.

Dalam proses komunikasi terdapat enam unsur
meliputi:

Komunikator Encoding Pesan

Decoding Komunikan Umpan Balik

Adanya umpan balik ini sebagai tanda bahwa
komunikasi yang terjalin efektif atau tidak, karena jika
komunikan yang memberikan umpan balik sesuai yang
diharakan berarti intepretasi pesan yang diterima sesuai
dengan maksud dan tujuan dari komunikator.
B. Pengertian Surat

Urusan surat adalah suatu bagian yang penting dari
pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada

2 | Korespondensi – Surat Niaga

hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak
seseorang dalam bentuk tulisan. Surat adalah sehelai
kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan
komunikasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak
yang lain (Silmi, 2002; Tanzili, 2006). Sejalan dengan
Atmosudirdjo, (2001: 139) menyatakan bahwa Surat
adalah sehelai kertas yang ditulis (pada waktu ini
umumnya diketik) atas nama pribadi peneliti, atau atas
nama kedudukanya dalam organisasi, yang ditujukan
pada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu
bahan komunikasi.

Moekijat (2002: 42) memberi pemahaman bahwa
surat adalah alat bagi kita untuk menyampaikan sesuatu
berita, menyampaikan suatu perasaan, menanyakan
suatu hal atau meminta suatu barang ke orang lain.
Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai
berikut:
1. Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada

orang lain melalui tulisan.

Korespondensi – Surat Niaga | 3

2. Suatu media pencurahan perasaan, kehendak,
pikiran dan tujuan seseorang untuk dapat
diketahui orang lain.

3. Sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

4. Merupakan suatu bentuk gambaran suatu peristiwa
atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk
tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan bagi
seseorang maupun orang lain untuk
mengomunikasikan pesan/ ide/ informasi. Karena
sifatnya yang demikian, maka surat harus disusun
secara singkat, padat tetapi jelas, dan tegas. Bahasa
yang dipakai harus mudah dimengerti, sederhana, dan
teratur. Dari penjelasan-penjelasan di atas maka
penulis menarik kesimpulan bahwa surat merupakan
kegiatan organisasi yang dilakukan sehari – hari dan
sangat berpengaruh dalam laju perkembangan suatu
organisasi atau perusahaan.

4 | Korespondensi – Surat Niaga

C. Fungsi Surat
Fungsi surat memegang peranan sebagai

barometer kemajuan lembaga artinya surat yang bagus
isi dan penampilannya akan memancarkan citra yang
baik bagi lembaga yang mengeluarkan surat tersebut.

Surat mempunyai beberapa fungsi penting didalam
berbagai instansi pemerintah ataupun swasta, surat juga
memiliki fungsi mendasar yang tidak mungkin dapat
ditinggalkan dan atau diabaikan, yaitu sebagai wakil
dari pengirim/peneliti, bahan pembukti, pedoman dalam
mengambil keputusan lebih lanjut, alat pengukur
kegiatan organisasi, dan sarana memperpendek jarak
(Barthos, 2007: 36). Lebih lanjut Heni Subagyo (2007: 2)
menyebutkan fungsi surat adalah alat komunikasi, wakil
atau duta seseorang atau perusahaan, bahan bukti,
pedoman pengambilan keputusan, alat memperpendek
jarak dan menghemat waktu dan tenaga, alat pengingat,
dan bukti sejarah dan kegiatan.

Menurut Sugiarto (2005:5-6) fungsi surat yaitu
sebagai Alat bukti tertulis, Alat untuk mengingat,

Korespondensi – Surat Niaga | 5

Pedoman untuk bertindak, Duta atau wakil organisasi,
Dokumen historis dari suatu kegiatan, Keterangan
keaman. Tidak jauh berbeda, Yose Rizal (2003:2)
memberikan fungsi surat secara lebih terperinci yaitu
sebagai berikut:

Surat sebagai alat Surat sebagai tanda Surat sebagai alat
komunikasi (tulis) bukti, hitam diatas dokumentasi

putih

Surat sebagai bukti Surat sebagai alat Surat sebagai
historis pengingat pedoman untuk

Surat sebagai Surat sebagai duta bertindak
keterangan atau wakil mengambil
keamanan organisasi keputusan

Surat sebagai alat
mempermudah
bagian tata usaha
atau kearsipan

Sedangkan menurut Pratama dan Manurung
(1997:10) menjelaskan “Fungsi surat sebagai alat
komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari satu pihak kepada pihak lain karena surat

6 | Korespondensi – Surat Niaga

berfungsi mencerminkan citra atau wibawa pihak
pengirim”.

Fungsi surat yang telah dijelaskan oleh para ahli di
atas memberikan enekanan bahwa surat sangat vital
bagi organisasi, maka dari itu dalam pengelolahan surat
harus dilakukan sebaik mungkin dan terkontrol. Dari
beberapa pendapat tersebut, dapat dijelaskan lebih
lanjut bahwa fungsi surat yaitu:
a. Surat sebagai alat bukti tertulis

Keberadaan surat dapat digunakan sebagai bukti
tertulis. Jika suatu saat terjadi pertikaian antar
organisasi, antar kelompok, atau antar individu yang
telah mengadakan kegiatan surat-menyurat. Maka
hak maupun kewajiban masing – masing dapat dilihat
lagi melalui surat yang telah dibuat diawal kontrak.
b. Surat sebagai alat pengingat
Surat dapat digunakan untuk mendapati hal-hal yang
telah lama disepakati bersama.

Korespondensi – Surat Niaga | 7

c. Surat sebagai pedoman untuk bertindak
Surat dapat dijadikan sebagai pedoman kerja dalam
melakukan suatu kegiatan, karena berisi tentang
langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.

d. Surat sebagai duta atau wakil organisasi
Surat sebagai duta karena surat dapat digunakan
sebagai utusan atau duta organisasi yang dapat
mencerminkan citra, mentalitas, jiwa serta kondisi
internal organisasi yang bersangkutan.

e. Surat sebagai dokumen historis
Surat bisa dijadikan alat bukti historis dan bukti
kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan. Sehingga
sangat perlu adanya pengarsipan surat secara
sistematis.

f. Surat sebagai keterangan keaman
Surat sebagai jaminan keamanan artinya surat
tersebut mampu menjadi jaminan keamanan untuk
seseorang. Misalnya seperti surat pengantaran
barang yang dapat memberi jaminan terhadap surat
jalan terkait barang apa saja yang dikirimkan.

8 | Korespondensi – Surat Niaga

Surat merupakan sarana yang dapat merekam
informasi secara panjang lebar, terperinci namun
tetap ekonomis

Surat bersifat praktis karena dapat
menyimpan rahasia

Efektif karena informasi yang disampaikan
asli sesuai sumbernya

Ekonomis, biaya pembuatan dan pengirimannya
sangat murah

Korespondensi – Surat Niaga | 9

D. Latihan
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1. Secara etimologis korespondensi merupakan istilah
yang berasal dari bahasa Inggris yakni… .
a. Corresponding dan respondent
b. Correspondence dan respondere
c. Correspondentie dan respondense
d. Correct dan respondere
e. Comunicare
2. Surat digunakan sebagai utusan organisasi yang
dapat mencerminkan citra, mentalitas, jiwa serta
kondisi internal organisasi yang bersangkutan
merupakan fungsi surat sebagai... .
a. Bukti tertulis
b. Dokumen Historis
c. Keterangan Kemanan
d. Duta/ Wakil
e. Alat Pengingat
3. Dibawah ini merupakan kelebihan surat, kecuali… .

10 | Korespondensi – Surat Niaga

a. Surat merupakan sarana yang dapat merekam
informasi secara panjang lebar, terperinci
namun tetap ekonomis

b. Surat bersifat praktis karena dapat menyimpan
rahasia

c. Efektif karena informasi yang disampaikan asli
sesuai sumbernya

d. Ekonomis, biaya pembuatan dan pengirimannya
sangat murah

e. Surat menimbulkan kesalahpahaman dan multi
tafsir

4. Pak Wawan sebagai manajer pemasaran PT. Solusi
ingin menghadiri undangan sebagai tamu di
pembukaan PT. Multi Raksasa, namun beliau lupa
akan waktu dan tempat kegiatan. Kemudian staf-nya
mencari surat dan menyerahkan ke pak Wawan. Dari
kasus ini, surat berfungsi sebagai… .
a. Alat Pengingat
b. Dokumen Historis
c. Keterangan Kemanan

Korespondensi – Surat Niaga | 11

d. Duta/ Wakil
e. Bukti tertulis
5. Yang bukan merupakan unsur komunikasi yaitu… .
a. Persepsi
b. Komunikator
c. Encoding dan Decoding
d. Komunikan
e. Umpan Balik
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes
Formatif yang terdapat di bagian akhir modul ini.
Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan
rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan
Anda terhadap materi Kegiatan Belajar Bab 1.

12 | Korespondensi – Surat Niaga

E. Tugas
Petunjuk tugas:
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai
materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1. Apa yang dimaksud dengan surat? Dan seberapa
penting surat tersebut bagi organisasi!
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
2. Jelaskan fungsi surat sebagai duta atau wakil
organisasi!
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________

Korespondensi – Surat Niaga | 13

BAB 2.

Bagian dan Bahasa Surat

A. Bagian – bagian Surat
Surat merupakan satu kesatuan untuh yang berisi

bagian – bagian pendukung untuk menyampaikan
informasi. Menurut Yatimah (2009: 136), bagian-bagian
surat terdiri dari:

Kepala Nomor Tanggal Lampiran
Surat surat surat surat

Hal/ Perihal Alamat Salam Alinea
yang dituju pembuka pembuka

Isi surat Alinea Salam Pengirim
penutup penutup surat

Tembusan Inisial
surat

Secara lengkap bagian surat dapat dijelaskan
sebagai berikut:
1. Kepala Surat

Kepala surat merupakan bagian paling atas dari surat.
Bagian ini memberikan informasi kepada penerima

14 | Korespondensi – Surat Niaga

surat tentang nama, alamat, dan keterangan lain
yang berkaitan dengan instansi/ badan pengirim
surat. Fungsi kepala surat:
a. Memberi informasi mengenai hal penting

tentang organisasi
b. Sebagai media promosi dari lembaga atau

organisasi pengirimnya
Kaidah penulisan kepala surat adalah sebagai berikut:
1) Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda

koma, bukan dengan tanda hubung.
Contoh: Jalan Gunung Semeru No. 20 Blok D,
Kelurahan Gunung Pangilun, Kecamatan Padang
Utara, Padang.
2) Kata jalan dituliskan lengkap jalan, tidak singkat
Jl. atau Jln.
Contoh: Jalan Ir. Sutami No. 36 A, Kentingan,
Surakarta.
3) Jika kantor tersebut memiliki nomor telepon,
tuliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan bukan
pula singkatan Telp. atau Tilp. Kemudian, nomor

Korespondensi – Surat Niaga | 15

telepon tidak perlu diberi titik karena bukan
merupakan suatu jumlah.
2. Tanggal surat
Penulisan tanggal surat berfungsi untuk
memberitahukan kepada penerima surat kapan surat
itu ditulis, dan agar penerima mengetahui berapa
lama surat itu diperjalanan.
Kaidah penulisan tanggal surat yakni:
a. Nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan
angka. Misalnya, bulan November tidak boleh
ditulis Nov. atau 11; Februari menjadi Feb. atau 2
b. Tahun juga dituliskan lengkap, tidak disingkat
dengan tanda koma di atas.
c. Pada akhir tanggal surat, tidak dibubuhkan tanda
baca apapun, baik titik maupun tanda hubung.
3. Lampiran surat
Pemberian lampiran dalam surat berguna sebagai
petunjuk bagi penerima surat tentang adanya
keterangan-keterangan tambahan, selain surat itu
sendiri. Pada beberapa surat juga terdapat lampiran

16 | Korespondensi – Surat Niaga

yang disertakan. Jika misal tidak terdapat berkas atau
dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran
ditiadakan. Penulisan lampiran yang disertakan bisa
disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup
jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih
dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka.
Sedangkan jika tidak ada lampiran bisa ditulis tanda
penghubung atau tanda minus. Fungsi dari lampiran
surat adalah agar pembaca segera mengetahui
bahwa bersama surat ini ada warkat dan bisa segera
memeriksanya.
4. Nomor surat
Pemberian nomor pada surat berguna untuk
memudahkan dalam pengarsipan surat, dalam
pencarian surat, mengetahui banyaknya surat yang
keluar dan bahan rujukan dalam surat-menyurat
tahap selanjutnya. Nomor surat memiliki fungsi:
a. Memudahkan penyimpanan arsip dengan sistem

tanggal
b. Memudahkan penunjukkan waktu

Korespondensi – Surat Niaga | 17

c. Memudahkan mencari surat bila diperlukan

d. Mengetahui jumlah surat yang pernah dibuat/

dikirim pada periode tertentu

Contoh nomor surat: 007/ PT40/I/2020

Keterangan:

007 : Nomor surat yang pernah

dibuat/dikirim

PT40 : Kode organisasi

I : Bulan

2020 : Tahun

Nomor surat disesuaikan dengan kebutuhan

organisasi. Nomor dicantumkan disebelah kiri sejajar

dengan tanggal surat (bila tanggal surat di kanan).

Dicantumkan dibawah tanggal (bila tanggal surat di

kiri)

5. Hal/ Perihal

Hal pada surat bermakna perkara, soal, urusan,

peristiwa yang menjadi inti dari surat. Fungsi bagian

hal dalam surat adalah memberi petunjuk pada

pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam

18 | Korespondensi – Surat Niaga

surat tersebut. Tata cara penulisan hal atau perihal
yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital
keseluruhannya, tapi pada huruf pertama kata
utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak
perlu diberikan tanda titik.
6. Alamat yang dituju
Pemberian alamat surat berguna sebagai petunjuk
pihak yang harus menerima surat. Alamat yang dituju
ditulis di sebelah kiri surat. Posisi alamat surat pada
sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada
dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan
pemenggalan alamat tidak ada. Jadi, alamat yang
cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal
karena tempatnya cukup leluasa. Alamat surat tidak
diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi
sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan
arah. Alamat pengirim pun tidak didahului kata dari
karena kata dari berfungsi sebagai penghubung
intrakalimat yang menyatakan asal.
Kaidah penulisannya daat dijelaskan sebagai berikut:

Korespondensi – Surat Niaga | 19

a. Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti
titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik).

b. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju,
biasanya penulis surat mencantumkan sapaan
Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.

c. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik
yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir.,
dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara
tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang
dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau
kapten, kata sapaan Bapak, Ibu atau Saudara
tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan
orang tersebut seperti direktur PT atau kepala
instansi tertentu, kata sapaan Bapak, Ibu, atau
Sdr. tidak berimpit dengangelar, pangkat, atau
dengan jabatan.

d. Penulisan kata jalan tidak singkat. Kemudian,
nama gang, nomor, RT, dan RW biasanya
dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap
awal kata. Selanjutnya, nama kota dan provinsi

20 | Korespondensi – Surat Niaga

dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu
digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun.
Seperti pada alamat pengirim, pada alamat yang
dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota
tersebut telah memilikinya untuk memperlancar
dan mempermudah penyampaian surat Anda ke
alamat yang dituju. Perhatikan contoh penulisan
alamat di bawah ini:
Yth. Kepala Biro Umum
PT Jaya Lestari
Jalan Menteng Raya No. 5
Jakarta Pusat 12254
7. Salam pembuka
Bagian salam pembuka ditulis sebagai tanda
penghormatan penulis terhadap pihak yang dituju.
Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu
garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat
surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan
huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan
kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti

Korespondensi – Surat Niaga | 21

tanda koma. Ungkapan yang lazim digunakan sebagai
salam pembuka adalah
• Dengan hormat, (D kapital, h kecil, diikuti tanda

koma)
• Salam sejahtera, (S kapital, s kecil, diikuti tanda

koma)
• Saudara ..... yang terhormat,
8. Isi surat
Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian,
yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka,
bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian
ketiga merupakan paragraf penutup. Pada alenia
pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat untuk
mengajak pembaca surat menyesuaikan
perhatiannya kepada pokok surat sebenarnya. Isi
surat merupakan bagian surat yang menampung
maksud penulisan surat atau memuat sesuatu yang
dikehendaki oleh pengirim surat. Pada alenia
penutup berisi penegasan, harapan, ucapan terima

22 | Korespondensi – Surat Niaga

kasih, atau untuk mengakhiri pembicaraan dalam
surat.
9. Salam penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa
hormat penulis setelah penulis surat berkomunikasi
dengan pembaca surat.
10. Pengirim surat
Pengirim surat adalah pihak yang bertanggung
jawab atas penulisan/ penyampaian surat dan
dibubuhi tanda tangan untuk menunjukkan
keabsahan surat tersebut. Pengirim surat terdiri dari:
a. Nama jabatan
b. Tanda tangan
c. Nama terang
d. Cap/ stempel
Pada surat dinas, maka tulis jabatan dulu baru nama
terang. Sedangkan pada surat niaga ditulis nama
terang dulu baru jabatan.
Pengirim surat umumnya adalah pimpinan suatu
organisasi, namun bisa pula diwakilkan dengan

Korespondensi – Surat Niaga | 23

menggunakan atas nama (a.n.). Kaidah penggunaan
bentuk singkatan a.n. adalah sebagai berikut.
a. Bentuk a.n. (a kecil diberi titik dan n kecil diberi

titik) digunakan jika penandatanganan dilakukan
oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan yang
ditunjuk oleh pimpinan instansi yang
bersangkutan.
b. Bentuk singkatan a.n. dicantumkan di depan
nama jabatan yang melimpahkan wewenang
penandatanganan itu.
Contoh:
................................
a.n. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan
(Tanda Tangan)
Nama jelas
Sekretaris Pusdiklat
11. Tembusan surat (carbon copy = cc), dibuat jika isi
surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain,
disamping pihak yang ditujunya. Tembusan
diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus

24 | Korespondensi – Surat Niaga

dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan
nama pengirim surat. Tulisan Tembusan diikuti tanda
titik dua, tanpa digarisbawahi. Bagian ini hanya
dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan
untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada
hubungannya dengan surat yang bersangkutan.
12. Inisial, berupa singkatan dari nama pengonsep dan
pengetik surat

B. Bahasa Surat
Surat berisi pesan yang ingin disampaikan

pengirim kepada penerima surat. Purwanto (2008: 31)
menyebutkan bahwa agar pesan yang disampaikan
komunikatif dan mudah dipahami oleh penerima surat,
sebaiknya gunakan bahasa yang baik dan benar sesuai
kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat-
menyurat. Dalam penerapannya perlu memperhatikan
pemilihan kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan,
penyusunan kalimat dan paragraf. Melalui penggunaan
bahasa dalam sebuah surat, seseorang secara tidak

Korespondensi – Surat Niaga | 25

langsung dapat memahami bagaimana alur pemikiran
seseorang. Untuk surat-surat bisnis, dalam memilih
kata hendaknya memenuhi syarat yang baik atau baku,
lazim (umum, biasa), dan cermat.

Bahasa surat pada umumnya mempunyai ragam
tersendiri. Gaya bahasa surat berbeda dengan gaya
bahasa dalam karangan lainnya. Bahasa surat harus
bersifat jelas, singkat, dan sopan. Bahasa yang
digunakan p ada surat-surat niaga menggunakan bahasa
resmi atau bahasa baku (Djuharie, 2009: 55). Bahasa
resmi yang digunakan pada surat niaga, mempunyai
dua ragam, yaitu ragam kaku (frozen style) dan bahasa
resmi ragam baku (formal style).

Bahasa resmi ragam kaku ialah bahasa resmi yang
bentuk dan pemakaiannya pada surat secara tetap dan
singkat. Ragam bahasa resmi kaku biasanya digunakan
untuk menulis kepala surat, pembuka surat, dan
penutup surat. Bahasa resmi ragam baku ialah bahasa
resmi yang telah dibakukan pemakaiannya dalam
komunikasi tertulis termasuk surat. Bahasa resmi ragam

26 | Korespondensi – Surat Niaga

baku digunakan untuk menulis isi surat pada tubuh
surat. Oleh karena surat juga termasuk karangan, maka
semua ketentuan yang meliputi penataan paragraf,
kalimat, pemilihan kata, pembentukan kata, istilah
singkatan serta ejaan, juga berlaku untuk surat.

Djauhari (2009: 56) menambahkan, bahasa dalam
surat disusun dengan kalimat-kalimat yang efektif yaitu
kalimat yang mempunyai ciri-ciri berikut: ringkas, padat,
dan jelas serta menggambarkan kejernihan serta
kelancaran jalan pikiran penulis. Untuk menuangkan
pokok-pokok pikiran dalam sebuah surat, perhatikan
urutan penyusunan isi surat. Mulailah menulis surat
dari paragraf pembuka, isi surat, dan paragraf penutup.
Dengan demikian ide pengirim dapat disampaikan secara
logis. Pemakaian kalimat yang kurang jelas, terlalu
panjang, bahkan berbelit-belit, akan mempersulit
pembaca dan menyita waktu pembaca dalam
memahaminya. Pemakaian kata, istilah dan singkatan
harus berhati-hati. Pilihlah kata-kata yang sudah lazim
dan mempertimbangkan ketepatan penggunaanya.

Korespondensi – Surat Niaga | 27

Perhatikanlah pedoman umum ejaan yang
disempurnakan yang berhubungan dengan surat,
misalnya penulisan tanda baca dan huruf. Sejalan dengan
Karyaningsih (2018) memberikan beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat yaitu:
1. Hindari kalimat yang panjang dan berbelit-belit
2. Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim

dipakai.
3. Tempatkan tanda baca yang tepat
4. Gunakan ejaan yang benar
5. Gunakan ejaan yang umum dipakai

Surat bisnis baik gaya bahasa maupun tujuan yang
dikandung, menunjukkan kredibilitas perusahaan. Hati-
hati dalam memilih kata yang akan digunakan
(Gunawan, 2009: 13). Sebelum menyusun surat bisnis,
diperlukan beberapa tahapan seperti perencanaan
penulisan draf, tahap penelaahan ulang hingga revisi
pesan yang akan disampaikan. Ketakutan dalam
menyusun surat bisnis, sering diakibatkan oleh prinsip
etiket penulisan atau keraguan bahwa maksud surat

28 | Korespondensi – Surat Niaga

tidak tersampaikan. Seorang sekretaris, direktur,
eksportir, distributor, maupun staf perusahaan terbiasa
meniru format surat yang sudah ada sebelumnya.
Meskipun terkesan mudah namun perlu hati-hati dalam
menjiplak format surat, situasi perusahaan dan
perkembangan teknologi yang terus berubah turut
mempengaruhi format surat-surat bisnis. Ada beberapa
hal yang harus dilakukan dalam merevisi format surat
maupun isi pesan; mengedit isi pesan (subtansi) dan
pengorganisasiannya, mengedit gaya penulisan, dan
mengedit format penulisan surat.

Gaya penulisan yang efektif dapat dicapai
dengan pemilihan kata yang lazim digunakan, singkat,
serta tidak multitafsir. Kalimat efektif, singkat cukup
beberapa saja namun tetap tidak multitafsir. Menurut
Brian Scoot (2012: 48) surat-surat bisnis yang efektif
akan meningkatkan reputasi bisnis seseorang/
perusahaan. Dengan demikian, surat bisnis harus ditulis
dengan baik, yaitu:

Korespondensi – Surat Niaga | 29

1. Menggunakan tata bahasa yang tepat.
Surat bisnis mewakili ide-ide dan menunjukkan
profesionalitas seseorang/perusahaan, sehingga
dalam penulisan harus menggunakan ejaan dan
tata bahasa yang sempurna.

2. Ringkas
Menggunakan kalimat- kalimat sederhana namun
efektif agar pesan yang ingin disampaikan dapat
dipahami/diterima dengan baik oleh penerima surat.

3. Menggunakan bahan yang tepat
Memperhatikan format surat, jenis huruf, kualitas
kertas dan tinta untuk menulis surat niaga sehingga
tidak mengganggu penerima surat dalam menangkap
pesan yang disampaikan pengirim surat. 4)
Menentukan tujuan penulisan surat dengan jelas.
Surat harus fokus dan jelas untuk tujuan tertentu.
Pilihan kata dan kalimat harus mendukung
tujuan penulisan surat dan menghindari kalimat-
kalimat yang berlebih-lebihan karena dapat

30 | Korespondensi – Surat Niaga

mengaburkan tujuan yang akan disampaikan melalui
surat tersebut.
4. Menggunakan format yang sederhana, membatasi
surat niaga maksimal dua halaman.
Surat niaga cukup ditulis dengan kalimat-kalimat
ringkas namun jelas. Kata-kata kunci dapat dicetak
dalam huruf tebal agar lebih diperhatikan dan mudah
diketahui pembaca. Paragraf disusun atas tiga atau
empat kalimat sederhana. Pisahkan antara
paragraf pembuka, isi, dan penutup sehingga
pembaca lebih mudah memahami isi surat.

Surat bisnis memegang peranan penting dalam
dunia bisnis karena berhubungan dengan pihak
eksternal. Surat bisnis harus dibuat dengan sebaik-
baiknya, jelas dan menarik perhatian pembaca,
menggunakan bahasa yang sederhana (mudah
dipahami), serta dikelola secara profesional. Penyusunan
surat bisnis meliputi tiga tahap penting yaitu
perencanaan/ penyusunan draf, organisasi dan
komposisi berikutnya edit dan revisi (Purwanto, 2009:

Korespondensi – Surat Niaga | 31

56). Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam
penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam
penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk
dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga
harus diperhatikan yaitu jelas, benar, sopan, singkat/
tidak terlalu bertele-tele, lengkap, menarik, dan tegas
(Karyaningsih, 2018).

Dari beberapa pendapat di atas dapat
disimpulkan bahwa bahasa surat niaga menggunakan
bahasa yang baik dan benar, jelas, lugas, santun,
resmi. Sesuai kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia
surat menyurat. Cara memilih kata, pemakaian ejaan
yang disempurnakan, penyusunan kalimat dan paragraf
perlu diperhatikan. Dalam memilih kata hendaknya
memenuhi syarat yang baik atau baku, lazim (umum,
biasa), dan cermat serta disusun dengan kalimat-kalimat
yang efektif serta dikelola secara profesional.
C. Latihan
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!

32 | Korespondensi – Surat Niaga

1. Bagian paling awal dari surat adalah kepala surat.
Fungsi dari kepala surat yaitu… .
a. Memberi informasi mengenai hal penting
tentang organisasi dan sebagai media promosi
dari lembaga atau organisasi pengirimnya
b. Memberi petunjuk bagi penerima surat tentang
adanya keterangan-keterangan tambahan,
selain surat itu sendiri.
c. Memudahkan penyimpanan arsip dengan sistem
tanggal
d. Memudahkan mencari surat bila diperlukan
e. Mengetahui jumlah surat yang pernah dibuat/
dikirim pada periode tertentu

2. Hal – hal di bawah ini yang perlu diperhatikan dalam
menggunakan bahasa surat kecuali… .
a. Hindari kalimat yang panjang dan berbelit-belit
b. Gunakan kata-kata dan istilah yang tidak lazim
dipakai.
c. Tempatkan tanda baca yang tepat
d. Gunakan ejaan yang benar

Korespondensi – Surat Niaga | 33

e. Gunakan ejaan yang umum dipakai
3. Penulisan tanggal surat berfungsi untuk

memberitahukan kepada penerima surat mengenai
waktu… .
a. Surat dikirim
b. Surat diarsipkan
c. Surat disimpan
d. Surat ditulis/dibuat
e. Surat di usulkan ke pimpinan
4. Penulisan alamat pada kepala surat dibawah ini yang
benar adalah… .
a. Jalan R.M. Said No. 20 Blok D, Kelurahan

Mangkubumen, Kecamatan Banjarsari,
Surakarta.
b. Jln. R.M. Said No. 20 Blok D, Kelurahan
Mangkubumen, Kecamatan Banjarsari,
Surakarta.
c. Jl. R.M. Said No. 20 Blok D, Kelurahan
Mangkubumen, Kecamatan Banjarsari,
Surakarta.

34 | Korespondensi – Surat Niaga

d. jalan r.m. said no. 20 blok d, kelurahan
mangkubumen, kecamatan banjarsari, surakarta.

e. Jalan r.m. said no. 20 blok d, kelurahan
mangkubumen, kecamatan banjarsari, surakarta.

5. Pada penulisan surat niaga yang perlu dihindari
yaitu… .
a. Pengiriman tepat waktu
b. Penggunaan kalimat yang singkat, padat, dan
jelas
c. Penggunaan kata sesuai EYD
d. Penggunaan kata dan kalimat yang lazim
e. Penggunaan kata yang panjang, bahkan berbelit-
belit

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes
Formatif yang terdapat di bagian akhir modul ini.
Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan
rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan
Anda terhadap materi Kegiatan Belajar Bab 2.

Korespondensi – Surat Niaga | 35

D. Tugas
Petunjuk tugas:
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai
materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1. Jelaskan pengertian dan fungsi dari kepala surat!
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
2. Jelaskan mengenai gaya penulisan pada surat bisnis
yang baik!
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________

36 | Korespondensi – Surat Niaga