Korespondensi Bahasa Indonesia Surat Niaga

Korespondensi – Surat Niaga | 37

BAB 3.

Bentuk Surat

A. Bentuk Surat
Bentuk surat dalam sebuah surat terdapat

beberapa variasi yang ditampilkan, dari mulai
pengaturan bentuk sampai isi. Dengan adanya bentuk
surat, maka surat dapat dibedakan sesuai dengan bentuk
yang dipakai. Pada dasarnya surat membutuhkan suatu
variasi yang berbeda agar tidak telihat monoton. Karena
bentuk surat akan menimbulkan kesan yang baik bagi
penerima surat apabila bentuk-bentuk surat diatas
dipergunakan sesuai dengan surat yang di buat.

Bentuk surat adalah tata letak dari sebuah surat.
Penempatan bagian- bagian surat pada posisi tertentu
akan membentuk model (style) yang tertentu pula,
sehingga dalam penulisan surat hendaknya dipilih bentuk
yang tepat untuk memperoleh efisiensi kerja yang
maksimal.
B. Macam – macam bentuk Surat

38 | Korespondensi – Surat Niaga

Menurut Sopyan (2005 : 23-32) adapun beberapa
bentuk surat yaitu bentuk setengah lurus, bentuk lurus,
bentuk lekuk dan gerigi, bentuk resmi indonesia lama,
bentuk resmi indonesia baru. Zaenudin Achmad
(2007:17), Secara umum bentuk surat dibagi menjadi tiga
bentuk beserta variasinya. Ketiga bentuk surat tersebut
adalah: Bentuk Lurus (Block Style) Lurus Penuh/Full Style
Lurus/Block Style, Setengah lurus/Semi Block Style; Lekuk
(Indented Style), Alinea menggantung/Hanging Style;
Bentuk Resmi (official style) Bentuk Resmi Indonesia
Lama, Bentuk Resmi Indonesia Baru, Bentuk Kombinasi
dan Lembaga Bahasa Indonesia (LBI). Dari beberapa
pendapat di atas, maka bentuk surat dapat disimpulkan
dan digambarkan sebagai berikut:
1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari
pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata
penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah
bawah penulisannya dimulai dari kiri.

Korespondensi – Surat Niaga | 39

2. Bentuk Lurus (Block Style)
Bentuk lurus pada dasarnya sama dengan surat
bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada
penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi,

40 | Korespondensi – Surat Niaga

nama terang dan nama jabatan yang ditulis di sebelah
kanan surat.

3. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Bentuk setengah lurus pada dasarnya hampir sama
dengan bentuk lurus. Bedanya hanya terletak pada
Korespondensi – Surat Niaga | 41

pengetikan paragraf-paragrafnya. Setiap paragraf
diketik agak menjorok ke dalam, yaitu sesudah lima
ketukan dari margin kiri. Antara paragraf yang satu
dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.

42 | Korespondensi – Surat Niaga

4. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk Lekuk merupakan bentuk surat dimana surat
yang di tujukan memiliki alinea formasi baris
berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya
memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak
terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama
pada bagian surat yang di tujukan bentuk formasi
alineanya seperti tangga kebawah.

Korespondensi – Surat Niaga | 43

5. Bentuk Alinea Menggantung
Bentuk Alinea Menggantung merupakan bentuk
surat dimana tubuh surat memiliki alinea yang
menggantung. Maksud dari alinea menggantung
adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk
lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea
berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi.

44 | Korespondensi – Surat Niaga

Keterangan gambar:
Korespondensi – Surat Niaga | 45

C. Latihan
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1. Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri,
merupakan ciri dari bentuk surat… .
a. Full Block Style
b. Block Style
c. Hanging Paragraph
d. Semi Block Style
e. Indented Style
2. Pengertian dari bentuk surat adalah… .
a. Tata letak dari sebuah surat sehingga
membentuk model (style) tertentu
b. Sarana komunikasi untuk dapat menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak
lain
c. Bahasa yang kita gunakan dalam komunikasi tulis
d. Desain yang digunakan dalam surat
e. Cara melipat surat sehingga membentuk
keindahan

46 | Korespondensi – Surat Niaga

3. Bagian surat diketik mulai dari margin kiri, namun
pada penempatan tanggal, salam penutup, nama
instansi, nama terang dan nama jabatan, diketik di
sebelah kanan merupakan ciri dari bentuk… .
a. Full Block Style
b. Block Style
c. Hanging Paragraph
d. Semi Block Style
e. Indented Style

4. Perhatikan gambar dibawah ini

Gambar tersebut merupakan
bentuk… .
a. Full Block Style
b. Block Style
c. Hanging Paragraph

Korespondensi – Surat Niaga | 47

d. Semi Block Style
e. Indented Style
5. Nama lain dari Bentuk Setengah Lurus, yaitu… .
a. Full Block Style
b. Block Style
c. Semi Block Style
d. Hanging Paragraph
e. Indented Style

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes
Formatif yang terdapat di bagian akhir modul ini.
Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan
rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan
Anda terhadap materi Kegiatan Belajar Bab 2.

48 | Korespondensi – Surat Niaga

D. Tugas
Petunjuk tugas:
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai
materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1. Surat adalah suatu bentuk penyampaian informasi,
dalam hal ini bentuk surat bermacam – macam.
Jelaskan tujuan dari adanya bentuk surat!
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
2. Jelaskan perbedaan antara bentuk surat lurus penuh
dan lurus!
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________

Korespondensi – Surat Niaga | 49

50 | Korespondensi – Surat Niaga

BAB 4.

Surat Niaga

A. Pengertian
Surat niaga yaitu surat yang dipergunakan oleh

seseorang atau badan yang menyelenggarakan usaha
dengan tujuan mencari keuntungan. Menurut Gunawan
(2009: 13) surat bisnis dianggap sebagai sebuah
komunikasi yang bersifat menguntungkan, berfungsi
sebagai mata rantai dalam menjalin relasi dan
menunjukkan eksistensi sebuah perusahaan. Heny
Subagyo (2007: 64) juga memberi pandangan bahwa
surat bisnis adalah surat-surat yang paling sering
digunakan oleh orang-orang yang pekerjaannya bergelut
di bidang bisnis, perdagangan, perusahaan atau
perorangan sebagai pengusaha dan lainnya.

Purwanto (2008: 2) menyebutkan surat bisnis
adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga
organisasi, atau instansi untuk menyampaikan pesan-
pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan
menggunakan media tertentu. Medianya dapat berupa

Korespondensi – Surat Niaga | 51

pengiriman lewat pos, faksimile, telepon seluler (ponsel)
atau lewat jalur maya (internet). Sejalan dengan Scott
(2011: 8) Surat bisnis adalah dokumen proses
perdagangan. Surat bisnis dapat digunakan untuk
mempengaruhi pembaca agar merespon isi surat dan
mengambil beberapa jenis tindakan, seperti
menawarkan atau meminta informasi tentang sebuah
produk atau jasa. Tujuan dasar dari sebuah surat bisnis
adalah memotivasi pembaca untuk mengambil tindakan
tertentu.

Dari pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan
bahwa surat niaga atau surat bisnis adalah surat yang
dipergunakan oleh seseorang atau badan yang
menyelenggarakan usaha untuk menjalin relasi dan
menunjukkan eksistensi sebuah perusahaan dengan
menggunakan media tertentu dengan tujuan mencari
keuntungan.
B. Fungsi dan tujuan

Purwanto (2008: 3) menyebutkan fungsi surat
niaga atau surat bisnis adalah sebagai wakil atau duta

52 | Korespondensi – Surat Niaga

bagi pengirim surat sebagai pesan-pesan bisnis kepada
pihak lain. Pengirim perlu memperhatikan berbagai
kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya objektif,
sistematis, sederhana, dan mudah dipahami. Surat niaga
sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan,
permintaan atau permohonan, juga buah pikiran atau
gagasan yang berkaitan dengan masalah- masalah bisnis.
Surat niaga sebagai alat bukti atau dokumen tertulis,
misalnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja,
surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur.
Surat-surat bisnis dapat dipakai sebagai bukti historis
yang memungkinkan seseorang melakukan pengecekan
terhadap berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan di
masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk
memprediksi kegiatan bisnis ke depan. Surat niaga dapat
digunakan sebagai alat pengingat, pedoman kerja, dan
media promosi.

Senada dengan pendapat di atas Gunawan (2009:
6) menyebutkan dalam dunia bisnis dokumentasi surat
sangatlah penting dilakukan, karena surat yang

Korespondensi – Surat Niaga | 53

keluar/masuk dapat dijadikan sebagai: 1) bukti otentik
tertulis dan mempunyai kekuatan hukum yang sifatnya
mengikat, misalnya: surat perjanjian, kuitansi, bukti
tanda terima, faktur, dan sebagainya. 2) Sebagai
referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti
suatu aktivitas tertentu, misalnya: kumpulan surat yang
didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik
merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan
dalam kegiatan perencanaan maupun untuk
menentukan sikap, menindaklanjuti suatu
kegiatan/keputusan tertentu. 3) Jaminan keamanan dan
kepemilikan, misal: surat jalan, sertifikat dll.. 4) Sarana
promosi (iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam
banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur,
lea flet, price list dan sebagainya. 5) Sarana efektif untuk
mengatasi kendala waktu, jarak, dan tenaga.

Pendapat-pendapat di atas juga diperkuat oleh
Dewi (2011: 3) surat bisnis di samping mempunyai misi
pesan bisnis juga berfungsi sebagai berikut. 1) Alat
pengingat yang paling akurat karena dapat dibaca

54 | Korespondensi – Surat Niaga

berulang kali. 2) Bukti hitam di atas putih, terutama surat
perjanjian. 3) Dokumen. 4) Duta atau wakil bagi pihak-
pihak yang berbisnis. 5) Pedoman kerja, misalnya surat
keputusan, surat instruksi, surat tugas, dan sebagainya.
6) Kehumasan, untuk membina hubungan baik antara
suatu lembaga dengan publiknya.

Scott (2011: 5) menambahkan fungsi surat niaga
adalah sarana untuk menjual produk atau jasa,
memberikan informasi kepada konsumen tentang
produk atau jasa yang dimiliki suatu perusahaan, dan
untuk mendapatkan respon dari konsumen. Bly (2009: 2)
menyebutkan fungsi surat niaga adalah alat komunikasi,
digunakan untuk tujuan bisnis, alat pengingat, alat
memperpendek jarak, dan menghemat waktu dan
tenaga.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan
bahwa fungsi surat niaga adalah alat penyampai
informasi niaga, alat pengingat, bukti otentik, dokumen,
duta atau wakil bagi pihak-pihak yang berbisnis,
pedoman kerja, kehumasan, media promosi, dan

Korespondensi – Surat Niaga | 55

memperpendek jarak serta menghemat waktu dan
tenaga
C. Ciri – ciri

Sesuai dengan pengertian surat niaga, surat ini
digunakan untuk tujuan bisnis, dan kita dapat dengan
mudah mengetahui karakteristiknya. Berikut ini
merupakan ciri-ciri surat niaga:
1. Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau

perdagangan.
2. Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku

dan ketentuan penulisan surat yang baik.
3. Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan

persuasif untuk menarik perhatian.
4. Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas

dan mudah dimengerti.
5. Surat niaga cenderung menggunakan bentuk

formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga,
dan biaya.

Gunawan (2009: 13) surat bisnis, baik gaya bahasa
maupun tujuan yang dikandung, menunjukkan

56 | Korespondensi – Surat Niaga

kredibilitas perusahaan. Hati-hati dalam memilih kata
yang akan digunakan. Sebelum menyusun surat bisnis,
diperlukan beberapa tahapan seperti perencanaan
penulisan draf, tahap penelaahan ulang hingga revisi
pesan yang akan disampaikan. Ketakutan dalam
menyusun surat bisnis, sering diakibatkan oleh prinsip
etiket penulisan atau keraguan bahwa maksud surat
tidak tersampaikan. Seorang sekretaris, direktur,
eksportir, distributor, maupun staf perusahaan terbiasa
meniru format surat yang sudah ada sebelumnya.

Meskipun terkesan mudah namun perlu hati-hati
dalam menjiplak format surat, situasi perusahaan dan
perkembangan teknologi yang terus berubah turut
mempengaruhi format surat-surat bisnis. Ada beberapa
hal yang harus dilakukan dalam merevisi format surat
maupun isi pesan; mengedit isi pesan (subtansi) dan
pengorganisasiannya, mengedit gaya penulisan, dan
mengedit format penulisan surat. Gaya penulisan yang
efektif dapat dicapai dengan pemilihan kata yang lazim
digunakan, singkat, serta tidak multitafsir. Kalimat

Korespondensi – Surat Niaga | 57

efektif, singkat cukup beberapa saja namun tetap tidak
multitafsir

D. Jenis dan cara menyusun surat niaga
1. Surat permintaan penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang
dibuat oleh calon pembeli yang dikirimkan kepada
penjual yang isinya tentang permintaan informasi
mengenai harga, syarat jual beli, dan katalog dari
barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan. Surat
permintaan penawaran merupakan tahap awal dari
proses terjadinya transaksi bisnis, karena ketika calon
pembali meminta keterangan mengenai barang atau
jasa yang akan dibeli, maka akan ada respon dari
penjual untuk menerangkan hal-hal apa yang ingin
diketahui oleh calon pembeli. Hal-hal yang perlu
dikemukakan dalam surat permintaan penawaran,
antara lain:

58 | Korespondensi – Surat Niaga

Nama Barang Harga Merek
Yang Satuannya

Diinginkan

Kualitas Tipe, Jenis, Syarat
Ukuran, Dan Pembayaran

Model

Syarat Potongan
Penyerahan Harga

Barang,

Hal yang perlu diperhatikan dalam
membuat surat permintaan penawaran
adalah sebagai berikut.
a. Menetapkan jenis barang dan waktu

barang tersebut diperlukan.
b. Meminta informasi yang lengkap

tentang cara pembayaran, syarat
penyerahan dan pengiriman barang,
serta potongan harga lainnya.
c. Meminta daftar harga atau katalog,
brosur, serta contoh barang yang
diperlukan.
(Karyaningsih, 2018)

Korespondensi – Surat Niaga | 59

2. Surat penawaran adalah surat dari penjual
kepada calon pembeli yang berisi penawaran
barang atau jasa.
Surat penawaran ada dua macam, yaitu sebagai
berikut:
a. Penawaran atas inisiatif penjual yang mempunyai
kedudukan lemah, karena surat tersebut belum
tentu diharapkan oleh calon pembeli.
b. Penawaran sebagai balasan dari surat
permintaan penawaran, yang isinya terkait dan
terbatas hanya pada menerangkan hal-hal yang
ditanya oleh calon pembeli

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat
penawaran :
a) nama/jenis barang yang ditawarkan
b) kualitas, merek barang
c) jumlah barang yang ditawarkan
d) harga satuan
e) potongan harga yang diberikan
f) syarat pembayaran

60 | Korespondensi – Surat Niaga

g) cara pengiriman
(Karyaningsih, 2018)
Untuk memudahkan konsumen memesan produk,
tidak jarang surat penawaran disertai f o r m order
(formulir pemesanan). Dalam surat penawaran
sering digunakan kalimat-kalimat sugesti, misalnya:

- Kami yakin Saudara tidak akan menyia-nyiakan
kesempatan istimewa ini.

- Sekali coba, Anda pasti suka.
- Pembelian selama bulan X mendapat diskon

istimewa 50 persen.
- Raih kalender/ suvenir cantik selama

persediaan masih ada.
- Pembelian tunai di atas Rp 1.000.000

mendapat potongan harga 10%, dsb.
3. Surat pesanan

Surat pesanan dibuat oleh calon pembeli/
konsumen, berisi permintaan suatu produk barang
atau jasa. Biasanya pesanan dilakukan setelah
menerima surat penawaran dan daftar harga. Hal-

Korespondensi – Surat Niaga | 61

hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan
surat pesanan antara lain:

kejelasan mengenai barang-barang yang dipesan

spesifikasi dan jumlahnya

cara pengiriman yang dikehendaki

cara pembayaran yang dikehendaki

waktu pengiriman

asuransi dan cara pengepakan barang serta lain-
lain yang dianggap penting.

4. Surat balasan pesanan
Setelah menerima surat pesanan atau via
telepon/fax dari calon pembeli, penjual perlu
memastikan sejauh mana kebenaran pesanan
tersebut dengan membuat surat yang disebut surat
balasan pesanan. Surat balasan pesanan
merupakan data yang diisi oleh penjual berdasarkan
surat pesanan atau via telepon dari pemesan,

62 | Korespondensi – Surat Niaga

tentang pesanan yang terdiri dari nama barang,
jumlahnya, harga dan syarat jaul beli lainnya seperti
tempat penyerahan, waktu penyerahan, cara
pembayaran. Kemudian surat tersebut dikirimkan
kepada pemesan untuk memperoleh kepastian
tentang pesanan, serta ketentuan jual beli yang
diinginkan penjual seperti yang dicantumkan dalam
surat konfirmasi tersebut
5. Surat pemberitahuan pengiriman barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang
merupakan surat yang dibuat oleh penjual dan
ditunjukan kepada pembeli untuk memberitahukan
bahwa barang yang di pesan telah dikirimkan. Surat
ini harus dapat diterima lebih dahulu daripada
barang yang dikirimkan. Dengan demikian pembeli
pun juga dapat mengetahui kedatangan barang
yang dipesan sekaligus nantinya bisa melakukan
pengecekan (apakah barang yang diterima benar-
benar sesuai dengan pesanan, adakah barang yang
rusak atau cacat). Surat ini dapat dikirimkan

Korespondensi – Surat Niaga | 63

sebelum atau sesudah barang diserahkan ke
perusahaan pengangkutan. Pada prinsipnya isi surat
ini sama dengan faktur, meliputi penjelasan tentang
macam dan jumlah barang yang dikirim, harga
satuan, ongkos dan potongan. Karena berbentuk
surat, bagian – bagiannya juga seperti halnya surat
pada umumnya. Dengan kata lain surat pengiriman
barang lebih terurai daripada faktur. Isi surat
pemberitahuan pengiriman barang yaitu:

nomor dan tanggal surat pesanan

nama, jenis dan jumlah barang yang dikirim

cara pengemasan barang, kode atau nomor kemasan

waktu pengiriman barang, dalam hal ini hari, tanggal dan jam
penyerahan barang keprusahaan yang bersangkutan
perusahaan ekspedisi/pengangkutan yang ditunjuk

dokumen yang disertakan.

6. Surat pengantar barang
Surat Pengantar Barang merupakan merupakan
surat yang dibuat oleh penjual dan ditunjukan
kepada pembeli untuk memastikan barang yang

64 | Korespondensi – Surat Niaga

dikirim sudah diterima oleh penerima dan telah
melakukan pengecekan. Surat pengantar
barang dibuat oleh pengirim dengan menuliskan
jenis barang yang dikirim, jumlah, dan harganya.
Surat ini biasanya berisi mengenai jenis dan jumlah
barang yang dikirimkan kepada pembeli atau
pemesan.
7. Surat pengiriman pembayaran
Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang
dibuat dan dikirim oleh pembeli kepada penjual
yang isinya ialah memberitahukan kepada penjual
bahwa barang telah diterima oleh pembeli dan
pembayaran akan segera dipenuhi sesuai dengan
kesepakatan. Dalam surat pengiriman pembayaran
hendaknya dicantumkan alat pembayaran.
Umumnya pembayaran dilakukan dengan uang
kontan, cek, atau giro bilyet. Selain itu juga
dikemukakan cara pengiriman pembayaran melalui
rekening atau transfer bank. Cara menyusun surat
pengiriman pembayaran adalah sebagai berikut:

Korespondensi – Surat Niaga | 65

a. Kemukakan tentang barang yang diterima,
dengan menyebutkan nama, tipe, jumlah
barang, tanggal penerimaan dan keadaan
barang

b. Menyampaikan ucapan terima kasih atas
pengiriman barang yang dipesan

c. Kemukakan cara pengiriman pembayaran yang
dilakukan, misalnya dengan cek atau giro dan
sebutkan juga tanggal dan nomor faktur barang
yang dipesan

d. Surat pengiriman pembayaran ditutup dengan
harapan yang dapat menguntungkan kedua
belah pihak (pembeli dan penjual).

8. Surat permintaan penangguhan pembayaran
Pada saat melakukan bisnis, sebuah organisasi bisa
saja pengalami penurunan omset penjualan namun
disisi lain para pelaku usaha juga berkewajiban
membayar tagihan-tagihan mereka kepada pihak
supplier/ distributor sebagai pihak yang
menyediakan barang dagangan mereka. Jika

66 | Korespondensi – Surat Niaga

seorang pelaku usaha mengalami kesusahan dalam
membayar tagihan yang akan jatuh tempo dalam
waktu dekat, ada baiknya ia membuat sebuah surat
penangguhan pembayaran untuk sementara waktu.
Dalam membuat sebuah surat penangguhan
pembayaran, ada beberapa poin penting yang harus
tertera pada surat tersebut. Hal tersebut antara lain:

Permintaan maaf

Memberikan alasan yang tepat mengapa
meminta penangguhan pembayaran
Memberikan estimasi kapan akan
membayar

Ucapan terima kasih

9. Surat pengaduan klaim
Surat pengaduan klaim berarti surat yang ditulis
dan dikirimkan oleh pembeli yang umumnya berisi
tuntutan atau pengaduan atas ketidaksesuaian
atau penyimpangan barang pesanan yang diterima

Korespondensi – Surat Niaga | 67

kepada penjual. Ketidaksesuaian atau
penyimpangan yang mungkin terjadi ialah

barang pesanan kekeliruan jenis, kualitas tidak
terlambat model barang sesuai dengan
diterima yang dikirim
pesanan

jumlah, banyak, potongan harga barang yang
berat barang tidak berkurang atau diterima ternyata
bahkan tidak ada
cocok dengan sebagian cacat
dokumen sama sekali atau rusak

Selanjutnya, pembeli dapat memberikan tuntutan.
Tuntutan yang diajukan dapat meliputi:

pembatalan pesanan
penukaran/penggantian barang
penambahan kekurangan
pengurangan harga
pengembalian barang
diserahkan pada kebijaksanaan penjual

Hal – hal yang harus diperhatikan dalam membuat
surat pengaduan klaim:

68 | Korespondensi – Surat Niaga

a. Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat
pesanan

b. Ungkapkan dengan bahasa yang sopan
meskipun anda merasa tidak puas

c. Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda
adukan

d. Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang
logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti
yang nyata

e. Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda
kehendaki dengan tidak merugikan kedua
belah pihak.

10. Surat penyelesaian klaim
Surat penyelesaian klaim pаdа dаѕаrnуа saat ini
реnggunааn ѕudаh jаrаng digunakan dаlаm hаl
рribаdi, kаrеnа sudah аdа реѕаn ѕingkаt mеlаlui
роnѕеl. Namun untuk kеgiаtаn уаng bеrѕifаt fоrmаl,
ѕереrti sekolah, kеrjаѕаmа bisnis аntаr реruѕаhааn,
pastinya mеnggunаkаn ѕurаt rеѕmi kаrеnа jikа
hаnуа mеnggunаkаn pesan ѕingkаt роnѕеl tidаk

Korespondensi – Surat Niaga | 69

ѕораn dаn tidаk рrоfеѕѕiоnаl. Jаdi, реnggunааn
surat rеѕmi lеbih diutаmаkаn dalam kеgiаtаn atau
аktivitаѕ уаng bеrѕifаt fоrmаl.

Contoh Kasus:
CV. THIKA MEDICAL yang bergerak dibidang alat-alat
kesehatan yang beralamat di Jl. Sutarto no 10 Surakarta
memesan beberapa kebutuhan peralatan kesehatan
kepada PT WORLD MEDICAL sebagai perusahaan
penghasil alat medis yang beralamat di jl Soekarno-Hatta
no 212 Jakarta Selatan. Adapun alat-alat kesehatan yang
dibeli adalah:
a. Masker medis sebanyak 200 pack @Rp. 200.000
b. Hand Sanitizer/500 ml sebanyak 100 botol @Rp.

150.000
c. Cairan desinfektan/1 liter 100 botol @Rp. 100.000
Pembayaran 25% dari harga keseluruhan telah
dikirimkan melalui Bank Negara Indonesia (BNI).
Forocopy pembayaran terlampir. Mohon barang dapat
kami terima sebelum tanggal 25 April 2020.

70 | Korespondensi – Surat Niaga

Perintah: Buatlah surat pesanan dengan bentuk block
style, dikirimkan hari ini dan ditandatangani pimpinan!

Korespondensi – Surat Niaga | 71

E. Latihan
Petunjuk latihan:
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai
materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1. PT. KANTORKU yang beralamat di jalan Slamet
Riyadi No. 44 Surakarta mengirimkan surat
ditujukan kepada PT. BIMO CENTER EQUIPMENT di
jalan Ir. Soekarno N0. 22 Jakarta. Isi surat adalah PT.
KANTORKU ingin menawarkan tentang persediaan
perabotan perkantoran modern terutama meja dan
kursi kantor untuk pimpinan dan karyawan, bentuk
dan warna, harga dalam partai besar dan kecil dan
cara pembayaran. Buatlah surat penawaran dari
kasus di atas dengan bentuk Full block style. Surat
dikirimkan hari ini dan ditandatangani oleh
pimpinan!
2. CV.DUTA KOMPUTER yang beralamat di Jalan
Gajahmada No.4 Surakarta membeli peralatan
kantor pada PT. BERMUDA KOMPUTER yang

72 | Korespondensi – Surat Niaga

beralamat di Jalan Ir. Soekarno no. 10 Jakarta.
Adapun alat-alat kantor yang dibeli adalah:
a. LCD Epson 5 buah @ Rp. 10.000.000,00
b. Notebook Acer 10 buah @ Rp. 6.000.000,00
c. Printer Laser 10 buah @ Rp. 800.000,00

Pembayaran 25% dari harga keseluruhan dan
dipotong discount 10% telah dikirimkan melalui
Bank Mandiri Cabang Surakarta. Fotocopy
pembayaran terlampir. Mohon barang dapat kami
terima sebelum tanggal 10 April 2020. Buatlah surat
pesanan dengan bentuk semi block style, dikirimkan
hari ini dan ditandatangani pimpinan!

3. PT. BERPROSES beralamat di Jl. Wahidin No. 40B
Surabaya mengirimkan surat pemberitahuan
pengiriman barang yang ditujukan kepada PT. ACTIVE
di Jl. Ki Hajar Dewantoro No 33, Bandung. Surat ini
dikirimkan untuk menindaklanjuti Surat Pesanan Alat
Tulis Kantor untuk PT. Active. Isi surat: PT.
BERPROSES memberitahukan bahwa barang telah
dikirim menggunakan paket kilat, selain itu PT.
Korespondensi – Surat Niaga | 73

BERPROSES juga melampirkan faktur sebesar Rp
10.000.000,- dengan rincian alat tulis kantor (sesuai
kreatifitas anda). Buatlah surat pemberitahuan
pengiriman barang dengan bentuk block style. Surat
dikirimkan hari ini dan ditandatangani oleh
pimpinan!
4. PT. PRADANA OFFICE yang beralamat di Jalan
Honggowongso No. 30 Surakarta mengabarkan pada
PT. MULTI DATA OFFICE yang beralamat di Jalan
Medan Merdeka No. 90 Jakarta Pusat bahwa barang
kiriman berupa alat-alat perkantoran sudah sampai
ditempat. Namun setelah dibuka dan diteliti ada
beberapa barang yang rusak antara lain: (a) Mesin
Faximile di peti no. M 02, tempat kertasnya retak. (b)
LCD Panasonic di peti No. M 07 lensanya pecah.
Kerusakan ini mungkin disebabkan kurangnya gabus
dan pengikat talinya kurang kuat sehingga timbul
goncangan yang menyebabkan kerusakan sewaktu
perjalanan. PT. PRADANA OFFICE mohon agar barang
segera diganti sesuai pesanan dan dikirimkan dalam

74 | Korespondensi – Surat Niaga

minggu ini juga. Barang yang rusak akan
dikembalikan pada hari ini dengan biaya dari PT.
MULTI DATA OFFICE. Buatlah surat pengaduan klaim
dengan bentuk block style. Surat dikirimkan hari ini
dan ditandatangani pimpinan!

Kerjakan latihan diatas dengan memperhatikan kaidah –
kaidah yang sudah dipelajari sebelumnya. Penilaian surat
dijelaskan pada kolom berikut.

No Indikator Penilaian Kaidah Bahasa Total
Bentuk Bagian- penulisan surat:
surat bagian surat: sederhana, 100
surat tanda langsung 100
lengkap baca, dll pada pokok 100
masalah, 100
1. 25 25 25 sopan
2. 25 25 25
3. 25 25 25 25
4. 25 25 25 25
25
25

Korespondensi – Surat Niaga | 75

76 | Korespondensi – Surat Niaga

Penutup
Korespondensi adalah suatu bentuk komunikasi
tertulis. Korespondensi surat niaga memiliki peran yang
penting bagi pelaku usaha untuk menjalin relasi, dalam
pembuatan surat niaga sebaiknya mengikuti kaidah –
kaidah bahasa dan penulisan yang tepat agar tidak terjadi
multi tafsir maupun kesalah pahaman.
Modul ini disusun untuk memberikan bahan
belajar bagi mahasiswa Pendidikan Administrasi
Perkantoran FKIP UNS. Korespondensi sebagai mata
kuliah penciri wajib dipahami sebagai bekal mahasiswa
dalam berkarier. Dengan modul ini, mahasiswa
diharapkan dapat belajar secara mandiri serta
melakukan latihan namun tetap dalam jalur RPS yang
telah ditetapkan.

Korespondensi – Surat Niaga | 77

78 | Korespondensi – Surat Niaga

Daftar Pustaka

Achmad, Z dan Wahyono. 2007. Korespondensi Bisnis
Indonesia Edisi Pertama. Jakarta: Mitra Wacana
Media

Arnita, R dan Nelisa, M. 2013. Problematika
Korespondensi Resmi Bagi Pegawai Kantor
Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten
Tanah Datar. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan
dan Kearsipan, Vol. 2, No. 1, September 2013, Seri
D

Atmosudirjo, P. 2001. Kesekretariatan dan
Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Ghalia
Indonesia.

Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan Untuk
Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.
Jakarta: Bumi Aksara.

Bly, Robert W. 2009. The Encyclopedia of Business
Letters, Faxes, and E-mail. London: Career Press

Dewi, I. C. 2011. Mahir Korespondensi Indonesia.
Jakarta: Prestasi Pustaka.

Djoko Purwanto. 2008. Korespondensi Bisnis Modern.
Surakarta: PT Gelora Aksara Pratama.

Korespondensi – Surat Niaga | 79

Durotul Yatimah. 2009. Kesekretarisan Modern dan
Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka
Setia.

Gunawan, A. 2009. Surat-Surat Bisnis. Yogyakarta: Best
Publisher

Heny Subagyo. 2007. Surat-menyurat Lengkap.
Surabaya: Amelia.

Karyaningsih, P.D. 2018. Korespondensi Surat Bisnis dan
Dinas. Yogya karta: Samudra Biru

Marjo, Y.S. 2000. Surat-surat Lengkap. Jakarta: Setia
Kawan

Moekijat. 2002. Tata Laksana Manajemen Perkantoran.
Bandung: Mandar Maju

Otong Setiawan Djuharie, dkk. 2009. Surat-Menyurat
Serba Guna Panduan Korespondensi Bahasa
Indonesia. Bandung: Yrama Widya.

Pratama. Bagas dan Manurung T. 1997. Surat Menyurat
Modern. Jakarta: Pustaka Setia

Rizal, Yose.2003. Komponen-komponen Dasar
Korespondensi. Jakarta: Aneka Ilmu

Scott, Brian. 2011. Writing Sa les Letter. London: Lousy
Writer.

80 | Korespondensi – Surat Niaga

Silmi. 2002. Pengertian Surat. Jakarta: Sinar Jaya
Soedarmayanti. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan

Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung:
Mandar Maju
Sopyan, Lis. 2005. Teknik dan Cara Penulisan Surat
Menyurat. Jakarta: Visipro
St. Y. Slamet. 2008. Da sa r -da sar Keterampilan
Berbahasa Indonesia. Surakarta: Sebelas Maret
University Press.
Sugiarto, A dan Wahyono, T. 2005. Manajemen
Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.
Tanzili dan Adlan Ali. 2006. Pedoman Lengkap
Menulis Surat. Jakarta: Kawan Pustaka.

Korespondensi – Surat Niaga | 81

82 | Korespondensi – Surat Niaga

Kunci Jawaban
Bab 1

1. B
2. D
3. E
4. A
5. A
Bab dua
1. A
2. B
3. D
4. A
5. E
Bab 3
1. A
2. A
3. B
4. E
5. C

Korespondensi – Surat Niaga | 83

84 | Korespondensi – Surat Niaga