วิจัย

27

2. หมายเลข 1 กดเลอื ก ที่จดั เกบ็ ข้อมลู สํารอง หมายเลข 2 กด คลายข้อมูล

3.หลงั จากคลายข้อมลู เสร็จ ใหก้ ด เรียบร้อย

แบบฝกึ หดั ท้ายหน่วยท่ี 3
คาสัง่ จงตอบคาถามตอ่ ไปนี้
1. ใหท้ ําการตดิ ตงั้ โปรแกรม Express ลงในเคร่ืองคอมพิวเตอร์ของผ้เู รียนโดยเลือกการติดต้งั ฐานขอ้ มลู พรอ้ ม
ทั้งเปล่ียนภาษาเป็นเมนภู าษาไทย เปล่ยี นปี ค.ศ.เป็นปี พ.ศ.
2. สรปุ การติดต้ังโปรแกรม Express ตามข้นั ตอนที่ผ้เู รียนปฏิบัติในขอ้ 1
3. อธบิ ายวิธกี ารเปล่ยี นเมนจู ากภาษาองั กฤษเปน็ ภาษาไทย
4. อธบิ ายวิธีการเปลี่ยน ปี ค.ศ.เป็น ปี พ.ศ.

28

คาศัพท์ทา้ ยหน่วย = การคดั ลอก
1. Copy = การบาํ รงุ รักษาขอ้ มลู
2. Maintenance Data System = การจดั เรียงขอ้ มลู
3. Reindex = การประมวลข้อมูลสถิติ
4. Recalculate = ตวั หนังสือ
5. Font

แบบทดสอบหลังเรียน หน่วยที่ 3

1. บอกสาเหตขุ องการติดตั้งโปรแกรมไม่สาํ เรจ็ โดยสงั เขป
2. จงอธบิ ายการติดตง้ั โปรแกรม Express โดยสงั เขป
3. จงอธิบายการยกเลิกหรือถอนการติดตั้งโปแกรมโดยสังเขป
4. จงอธบิ ายการบาํ รงุ รักษาข้อมูลโดยสังเขป
5. จงอธบิ ายการกาํ หนดการภาษาของโปรแกรมและการทําเป็นรูปแบบปี พ.ศ./ค.ศ. โดยสังเขป

29

แบบทดสอบก่อนเรียน หน่วยที่ 4

1. จงอธบิ ายการใช้เมนใู นการกําหนดโครงสรา้ งองค์กรและนโยบายการบญั ชโี ดยสงั เขป
2. จงอธิบายการเพมิ่ ชอ่ื บริษัท การกาํ หนดข้อมูลบริษัทและนโยบายทางบญั ชีโดยสังเขป
3. จงอธบิ ายการเพม่ิ /แกไ้ ขรายละเอียดสาขาโดยสงั เขป
4. จงอธบิ ายการเพ่ิม/แกไ้ ขเขตการขายโดยสงั เขป
5. จงอธบิ ายการเพมิ่ /แกไ้ ขรายชื่อแผนกโดยสังเขป

30

หน่วยเรยี นที่ 4
เรอื่ งการใชง้ านโปรแกรมบญั ชี Express

ก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรมบัญชี Express ผู้ใช้งานจะต้องทําการเพ่ิมชื่อบริษัท กําหนดโครงสร้างองค์กร
เช่น ขอ้ มลู เกย่ี วกบั บริษัท สาขา ฝา่ ย และแผนกรวมถงึ นโยบายทางบญั ชี และข้อมูลสาํ คญั ทไี่ ด้ แจ้งจดไว้กับกรม
ทะเบยี น-การคา้ หรือกรมสรรพากร เชน่ รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัทหรือกรณีท่ีเป็น ธุรกิจซื้อขายสินค้าก็ต้อง
ระบุวิธี

การคํานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบันทึกบัญชีต้นทุนขายซ่ึงข้อมูลเหล่านี้จะไม่ค่อยเปล่ียนแปลงแต่
เมื่อกําหนดแล้วจะมีผลกับการทํางานท้ังบริษัท ซึ่งค่าที่กําหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็นค่าที่แก้ไข
ภายหลงั ไม่ได้ หรืออาจมผี ลกระทบมาก ตอ้ งระมัดระวังในการบนั ทกึ ควรปรึกษากบั ผู้วางระบบ บัญชีของบริษัท
หรือตรวจสอบจากเอกสารท่ีได้จดทะเบียนไว้กบั หน่วยงานราชการกอ่ นบันทกึ ลงไป

สมรรถนะประจาหนว่ ย
1. แสดงความรูเ้ กีย่ วกบั การเพมิ่ ช่ือบริษทั การกาํ หนดโครงสรา้ งองค์กร และนโยบายการบัญชี
2. ประยกุ ตใ์ ช้ความรเู้ กย่ี วกบั การเพ่ิมชื่อบรษิ ัท การกําหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายการบญั ชใี น

ชีวิตประจําวนั และการประกอบอาชีพ

จุดประสงค์การเรยี นรู้
1. อธบิ ายการใชเ้ มนูในการกาํ หนดโครงสรา้ งองค์กร และนโยบายการบัญชีได้
2. อธิบายการเพิ่มชอื่ บริษัท กําหนดขอ้ มูลบรษิ ัท และนโยบายทางบัญชีที่สําคัญได้
3. อธิบายการเพ่ิม/แก้ไขรายละเอียดสาขาได้
4. อธิบายการเพ่ิม/แก้ไขรายชอื่ เขตการขายได้
5. อธิบายการเพ่ิม/แก้ไขรายช่ือแผนกได้

31

การสร้างบริษทั ใหม่
1. คลกิ ท่เี มนูเริ่มระบบ ข้อ 8 กาํ หนดบรษิ ทั ใหม่

รปู ที่ 5

2. คลกิ เมนู เพ่อื เพ่ิมช่ือบรษิ ัท (หรือกด Alt-A)

3. ช่องรหสั ให้คลกิ ผา่ นไป (ช่องรหัส สมั พันธ์กับระบบรักษาความปลอดภัย ซ่ึงสามารถใช้ชื่อซ้ํากันได้)

4. ชอ่ งท่ีเกบ็ ข้อมูล (Data Directory) ให้ผ้ใู ช้กาํ หนดข้นึ ใหมเ่ อง อาจใชช้ ือ่ ย่อของกิจการเม่อื กําหนดเสร็จแล้วกด

Enter สงิ่ ทค่ี วรทราบในการกาํ หนด “ชอ่ งทีเ่ กบ็ ขอ้ มลู ”

- ห้ามเปน็ ภาษาไทย

- หา้ มเกนิ 8 ตวั อักษร

- ห้ามเวน้ วรรค

- หา้ มซํ้ากับชือ่ ท่ีมอี ยู่แลว้ (ถ้าซ้าํ กนั จะหมายถึงวา่ ทเ่ี กบ็ ข้อมลู เดียวกัน แต่มี 2 ชอ่ื ) จะทําใหเ้ กิด

ปัญหา คอื ถา้ มีการทาํ งานทีบ่ ริษทั แรกแล้ว บริษทั ทีส่ อง กจ็ ะมีผลเหมือนกนั เพราะวา่ เป็นทีเ่ ก็บข้อมลู เดียวกัน

5. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอดังรูปที่ 6 ใหค้ ลิกข้อ 2 คดั ลอกข้อมูลจากบริษัทที่มีอย่ใู นเคร่ือง แลว้ คลิกตกลง

รูปที่ 6
6. คลกิ ท่ขี ้อมูลของบริษัทท่ตี ้องการคัดลอก แลว้ คลกิ ตกลง หรือดบั เบ้ลิ คลกิ ท่ีบรษิ ทั ท่ีตอ้ งการคดั ลอกกไ็ ด้
โปรแกรมจะสร้างบริษทั ใหมใ่ ห้ ซง่ึ บรษิ ัทใหมจ่ ะมีขอ้ มลู เหมอื นกับบรษิ ัทต้นฉบับที่คดั ลอกมา

32

7. คดั ลอกเรยี บร้อยแลว้ ให้คลกิ ตกลง (ดงั รูปท่ี 8) แล้วคลิกตรงเคร่ืองหมายกากบาท (มุมบนขวามือ) เพื่อปิด
หนา้ จอกาํ หนดบริษัทใหม่

การเปดิ แฟ้มข้อมูลใหม่ เมนูอ่ืน ๆ / 5
ลักษณะของแฟ้มข้อมูล

1. แฟม้ ข้อมูลหลัก
2. แฟ้มข้อมลู เคลื่อนไหวรายการคา้

ทําเมนนู เี้ พือ่ ล้างขอ้ มลู บางส่วน หรอื ท้ังหมดทิ้ง เพื่อเริ่มคยี ใ์ หม่ (ถา้ จะลบขอ้ มลู ใด ให้คลิกเคร่อื งหมาย ถูก ใน
หัวขอ้ นน้ั ๆ ) โดยในทีน่ ี้ถ้าเราใช้งานครง้ั แรกให้เราคลิกทุกอย่างยกเว้นผงั บญั ชี
การวางระบบโปรแกรม
1. กาํ หนดคา่ เร่มิ ตน้ เมนเู รม่ิ ระบบ/ข้อ 1. กําหนดคา่ เรม่ิ ตน้ ต่าง ๆ

การกําหนดรายละเอยี ดกจิ การ เมนเู ริ่มระบบ 1.1

33

การกาํ หนดคา่ เรอ่ื งทั่วไป เมนูเร่ิมระบบ 1.2

การเพ่มิ /แกไ้ ขรายละเอยี ดเขตการขาย
เข้าท่เี มนูเริ่มระบบ ข้อ2.กําหนดตารางข้อมูล ข้อ40 เขตการขาย

34

กดเพิ่มข้อมลู

การเพ่ิม/แก้ไขรายช่ือแผนก
เข้าท่ีเมนู เรม่ิ ระบบ ข้อ7.กําหนดแผนก

คลิก เพม่ิ /แก้ไขขอ้ มลู

35

กําหนดรอบบัญชี / 3.รอบบญั ชี

กําหนดตารางข้อมูล เมนเู ริม่ ระบบ/ข้อ 2 ตารางข้อมลู

36

ระบบบัญชี เมนเู ริ่มระบบ 1.7

กาํ หนดผงั บญั ชี เมนบู ญั ชี ข้อ 2 ผังบญั ชี
สามารถกําหนดรูปแบบรหสั บัญชไี ดท้ ี่ เมนูเรม่ิ ระบบ/ ข้อ 1.7 ระบบบญั ชี (ต้งั ความยาวรหสั ไดส้ งู สดุ 15 หลกั )

กําหนดการเช่ือมต่อบญั ชี เมนเู ร่ิมระบบ/ ข้อ 5 กําหนดการเชอื่ มต่อบัญชี

37

บัญชีพัก จะถูกโปรแกรมนําไปใช้เพื่อให้การลงบัญชีให้การลงบัญชีในสมุดรายวันถูกต้องย่ิงข้ึน (เป็นเทคนิค
ภายในโปรแกรม) ดังนั้น คุณจะต้องสร้างบัญชีพักนี้ในผังบัญชี โดยให้อยู่ในระดับ 1. หมวดบัญชีค่าใช้จ่าย
ประเภทบัญชียอ่ ย และไม่แยกแผนกและไม่ควรนําไปใช้ในการบันทึกบัญชีใด ๆ ดังนั้น หากคุณตรวจสอบพบว่า
บัญชีพักน้ีมมี ูลค่าคงเหลอื อยู่ ก็แสดงวา่ เกดิ ปัญหาขนึ้ ที่บญั ชีนี้ วิธแี ก้ไขให้ไปพิมพ์แยกประเภทบัญชีพัก จะพบว่า
มีเอกสารใดบา้ งทจ่ี ะต้องไปส่งั ใหล้ งบญั ชใี หม่

กําหนดเลขท่ีเอกสาร เมนเู ริ่มระบบ/ข้อ 4 กาํ หนดเลขทีเ่ อกสาร

หมายเหตุ
- ถา้ ต้องการเอกสารหมวดใดเพมิ่ เตมิ ให้คลิกท่ีบรรทดั นัน้ แล้วคลิกท่ปี มุ่ เพื่อเพิ่มเมนู
- ในชอ่ งเลขทถ่ี ัดไป อกั ษรนาํ หน้า 2 ตัวแรก จะเปลีย่ นในภายหลังไมไ่ ด้
ตัวเลขไดส้ งู สุด 7 หลัก แลว้ จะวนกลับมาเป็น 1 ใหม่ ถา้ ต้องการให้เรียงแยกปี เดือน แล้วตามดว้ ยลําดับเลขท่ี
เอกสาร ควรใช้รูปแบบดังนี้

YYMMXXX 4801001 (ถ้าเอกสารไมเ่ กนิ 999 ต่อเดือน)
YMMXXXX 8010001 (ถ้าเอกสารไม่เกนิ 9,999 ตอ่ เดอื น

38

แบบฝึกหดั ทา้ ยหนว่ ยที่ 4

ใหน้ กั ศึกษาต้ังคา่ ขอ้ มลู ลงในโปรแกรม Express

ข้อมลู ประจําบริษัท

ชือ่ บริษทั ช่ือ นกั ศึกษา

ทอ่ี ยู่ วทิ ยาลัยเทคโนโลยพี ายัพและบริหารธุรกจิ 262 ม.6 ต.หนองจ๊อม

อ.สันทราย จ.เชียงใหม่ 50210

ประเภทกิจการ ซอื้ มา-ขายไป / นติ ิบุคคล

เลขประจําตวั ผ้เู สยี ภาษี รหัสนักศึกษา

อตั ราภาษี 7%

วันเร่ิมรอบบัญชี 01/01/2552

ประเภทราคาขาย ไมร่ วมภาษีมลู คา่ เพิ่ม

กิจการจดทะเบยี นในระบบภาษีมูลค่าเพม่ิ และสรุปภาษสี ่งกรมสรรพากรทุกเดอื นและ

นําส่งภาษภี ายในวันที่ 15 ของเดอื นถัดไป

กจิ การบนั ทึกสนิ คา้ คงเหลอื แบบตอ่ เนื่องและใช้ทศนยิ มของสินค้า 2 หลัก (สนิ คา้ ตดิ ลบไมไ่ ด)้

การกําหนดชว่ งอายสุ นิ ค้า แบ่งเปน็ ชว่ งที่ 1. 20 วนั ชว่ งที่ 2. 40วนั และชว่ งท่ี 3. 60วัน

การตีราคาสินค้าคงเหลือปลายงวดโดยใช้ราคาทนุ ตามวธิ ี เข้าก่อน-ออกก่อน

คาศพั ท์ทา้ ยหน่วยเรียนที่ 4 = โครงสรา้ งองค์กร
1. Organization Structure = การบันทกึ ข้อมูล
2. Save = แผนก
3. Default = การคาํ นวณแบบถัวเฉลย่ี
4. Weight Average = การบนั ทกึ บญั ชีแบบต่อเน่ือง
5. Perpetual = การบนั ทึกบัญชแี บบส้ินงวด
6. Periodic

แบบทดสอบหลังเรยี น หน่วยท่ี 4
1. จงอธบิ ายการเพิม่ /แก้ไขรายละเอยี ดสาขาโดยสงั เขป
2. จงอธบิ ายการใช้เมนูในการกําหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบัญชโี ดยสังเขป
3. จงอธบิ ายการเพิม่ /แก้ไขรายชื่อแผนกโดยสังเขป
4. จงอธิบายการเพ่มิ /แก้ไขเขตการขายโดยสังเขป
5. จงอธบิ ายการเพิ่มชื่อบริษัท การกําหนดขอ้ มลู บริษทั และนโยบายทางบญั ชีโดยสังเขป

39

แบบทดสอบก่อนเรียน หน่วยท่ี 5

1. จงอธิบายการเตรียมฐานข้อมลู ของระบบบริหารสินค้าคงคลงั โดยสังเขป
2. จงอธิบายการเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบซอ้ื และระบบเจา้ หนโ้ี ดยสงั เขป
3. จงอธิบายการเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบขายและระบบลกู หนีโ้ ดยสังเขป
4. จงอธิบายการเตรียมฐานข้อมลู ของระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคารโดยสังเขป
5. จงอธิบายการเตรยี มฐานข้อมูลของระบบสินทรพั ย์และค่าเสื่อมราคาโดยสังเขป

40

หน่วยท่ี 5
เรือ่ ง การเตรยี มฐานข้อมูลในระบบ

กอ่ นเริ่มใชง้ านโปรแกรมบัญชี Express ต้องมกี ารกาํ หนดฐานขอ้ มลู ในแตล่ ะระบบก่อน เนือ่ งจาก
ขณะทีบ่ นั ทึกข้อมูลแต่ละระบบ เชน่ ระบบซ้ือ ระบบขาย ระบบลกู หน้ี และระบบเจ้าหน้ี เปน็ ต้น ตอ้ งมีการเลอื ก
ฐานข้อมลู มาใช้งานจงึ ต้องมีการเตรียมฐานข้อมูลไวก้ ่อน แตฐ่ านขอ้ มูลบางระบบสามารถ เพ่ิมเติม ขณะบันทึก
ขอ้ มูลได้ โดยขน้ั ตอนการเตรียมฐานข้อมลู ทกุ ระบบ

สมรรถนะประจาหน่วย
1. แสดงความรู้เกีย่ วกับการเตรียมฐานขอ้ มลู ในแต่ละระบบ
2. ประยกุ ต์ใชค้ วามรเู้ กีย่ วกับการเตรียมฐานข้อมูลในแตล่ ะระบบในชีวิตประจําวนั และการประกอบ

อาชีพ

จดุ ประสงคก์ ารเรยี นรู้
1. เตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบบริหารสนิ ค้าคงคลังได้
2. เตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบซ้ือและระบบเจา้ หนี้ได้
3. เตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบขาย และระบบลูกหน้ไี ด้
4. เตรียมฐานข้อมูลของระบบเช็คและเงินฝากธนาคารได้
5. เตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบสนิ ทรัพย์และคา่ เส่ือมราคาได้
6. มีเจตคตทิ ีด่ ีในการเรยี นเรื่องการเตรียมฐานข้อมูลในแตล่ ะระบบ

41

กําหนดรายละเอยี ดพนักงานขาย เมนูขาย/ข้อ 8 รายละเอียดพนักงานขาย

- กําหนดเฉพาะรหัส และช่ือ
พนักงานขาย ส่วนช่องอ่ืน ๆ มีไว้
ประยุกต์ใช้ตอนแก้รายงาน หรือ
แบบฟอรม์

กาํ หนดค่าเริม่ ต้นระบบขาย และลูกคา้ เมนูเริ่มระบบ / 1.4.1

สามารถกําหนดวธิ กี ารรับชําระหนีไ้ ดห้ ลายวิธีจากเมนเู ร่ิมระบบ/ข้อ 1.4.2 ใหส้ ังเกตค่าในตารางดงั นี้
- รายการใดเป็นเชค็ รับ หรอื ตั๋วเงนิ รบั (ที่จะต้องทํารายการนําฝาก หรอื นําไปขนึ้ เงินอีกครง้ั ) ใหต้ อบ Y ในช่อง
เช็ค
- รายการใดจะให้ไปปรากฏใน Bank Statement ใหป้ อ้ นรหสั ธนาคารในชอ่ ง ธ. กดปมุ่ F6 ในชอ่ งน้ันเพื่อเลือก
ธนาคาร
- สาํ หรับช่องเลขท่บี ญั ชี ให้กดปุ่ม F6 เพื่อเลือกเลขท่ีบัญชีให้ตรงตามผงั บัญชี (รายการใดที่มีรหสั ธนาคาร
โปรแกรมจะใช้เลขทบี่ ญั ชีทีร่ ายละเอยี ดของธนาคารนัน้ )

42

กําหนดรายละเอยี ดลกู ค้า เมนูขาย/ข้อ 6 รายละเอยี ดลกู ค้า

- รหสั ยาวสูงสดุ 10 ตวั อกั ษร
- ควรแยกคาํ นาํ หนา้ ชอ่ื ออกมาเพ่อื ให้
คน้ หาตามชื่อสะดวกขึน้
- ยอดต้นปีจะเกดิ จากการบนั ทึกยอด
ลูกหนี้คงคา้ ง หรอื การปิดประมวลผลสน้ิ ปี

กาํ หนดคา่ เร่ิมต้นระบบซ้ือและเจ้าหนี้ เมนูเรม่ิ ระบบ/ข้อ 1.5.1

- รหสั ยาวสงู สดุ 10 ตวั อกั ษร
- ควรแยกคาํ นาํ หนา้ ช่อื ออกมา
เพอ่ื ใหค้ ้นหาตามชื่อสะดวกขึ้น
- ยอดต้นปีจะเกดิ จากการบันทึก
ยอดลกู หนี้คงคา้ ง หรือการปดิ
ประมวลผลสน้ิ ปี

43

สามารถกําหนดวธิ ีการจา่ ยชําระหนี้ไดห้ ลายวธิ ีจากเมนเู ร่ิมระบบ/ข้อ1.5.2 วธิ ีการใชง้ านเหมือนกบั รับชาํ ระหน้ี

กําหนดรายละเอียดเจ้าหนี้ เมนูซื้อ/ขอ้ 6 รายละเอียดผูจ้ ําหน่าย

กําหนดค่าเร่ิมต้นระบบสินค้า เมนเู ริ่มระบบ/ข้อ 1.3.1

44

จากนน้ั ให้กําหนดกลุ่มบัญชีสินคา้ ที่เมนูเริ่มระบบ / ข้อ 1.3.2

กาํ หนดรายละเอียดสนิ ค้า/วตั ถุดิบ เมนสู นิ คา้ /ข้อ 2 รายละเอยี ดสินค้า
การกําหนดรายละเอยี ดสนิ ค้าบรกิ าร เมนสู นิ คา้ / ข้อ 4 สินค้าบรกิ าร

45

รายละเอยี ดผงั บัญชี

เลขท่ีบญั ชี กําหนดรูปแบบรหสั บัญชที ี่ เมนเู ร่มิ ระบบ ข้อ 1.7 ระบบบัญชี

ช่ือบัญชี กําหนดชอื่ บญั ชตี ่าง ๆ ทีใ่ ช้

ระดบั บัญชี แบง่ เป็น 1 ถึง 9 ซง่ึ มรี ะดับ 1 เป็นระดบั สงู สุด

เลขท่ีบญั ชคี มุ ยอด ตอ้ งอย่เู หนอื ข้นึ ไป 1 ระดบั

หมวดบัญชี แบ่งเป็น 5 หมวด ไดแ้ ก่ สินทรัพย์ หน้ีสิน ทุน รายได้ และค่าใชจ้ า่ ย

ประเภท แบง่ เปน็ 2 ประเภท ได้แก่บญั ชีคุม และบัญชียอ่ ย

แยกแผนก กําหนดรหัสแผนกทเ่ี มนเู ริ่มระบบ ข้อ7

(M หมายถงึ ต้องระบุแผนกทกุ ครงั้ หา้ มปล่อยวา่ ง)

46

การกาํ หนดรายละเอยี ดสนิ คา้ ชดุ เมนสู นิ ค้า/ขอ้ 3 รายละเอียดสินคา้ ชดุ

กาํ หนดรายละเอียดบัญชีเงนิ ฝาก เมนกู ารเงิน/ขอ้ 3 ธนาคาร / ขอ้ 7. รายละเอียดบัญชีเงนิ ฝาก

การทาํ งานเกย่ี วกบั เช็ครบั
หลงั จากเราไดบ้ นั ทึกรายการเกี่ยวกบั เช็ครบั โปรแกรมจะนํารายการเช็ครับทุกใบ ไปเก็บรวบรวมที่

ทะเบยี นเชค็ รับ เมนูการเงนิ /ข้อ3. ธนาคาร/ข้อ 3. ทะเบยี นเชค็ รับ (ถ้าเปรียบกับการทํางานในระบบมือ กค็ ือ
การทําทะเบยี นเช็ครับน่ันเอง)

47

การลงบญั ชีในตอนรับชาํ ระหนี้

Dr. เช็ครบั ลว่ งหน้ี XX

Cr. ลกู หน้ี XX

เม่อื เรานําเช็คไปนาํ ฝากธนาคาร โปรแกรม Express จะมีเมนูให้เราสามารถบนั ทกึ รายการนําเชค็ ฝาก โดยคลกิ

เลือก เมนูการเงิน/3.ธนาคาร/1.บันทกึ เชค็ นําฝาก แบบใช้ใบนาํ ฝากเช็ค

หลงั การนําฝาก
สถานะเชค็ เปล่ียนสถานะจาก เชค็ ในมือ เปน็ เชค็ รอเรียกเกบ็
การลงบญั ชี ไมล่ งบัญชี
หมายเหตุ ถ้ากจิ การใดมเี ชค็ ท่ีตอ้ งนําฝากไม่มาก อาจจะขา้ มขัน้ ตอนการนาํ ฝากไปเลยก็ได้

หลังจากเรานาํ เช็ครบั ฝากธนาคารแลว้ หากยอดเช็คดังกล่าวสามารถขึน้ เงนิ ได้โดยไม่มปี ัญหา
เราจะบนั ทึกการผา่ นเช็ครับที่หนา้ จอใบนาํ ฝากเชค็ โดยกด F10แล้วคลิกเมนบู ันทกึ เชค็ ผ่าน (ทัง้ ใบนาํ ฝาก)หรือ
ในกรณีที่ไม่ไดใ้ ชใ้ บนําฝาก ให้ทําที่ เมนูการเงิน/3.ธนาคาร/2.บนั ทึกเช็คผ่าน

48

หลงั การผา่ นเช็ครบั
สถานะเชค็ เปลีย่ นเป็นเช็คผ่าน
การลงบัญชี (เอกสาร QR) Dr. ธนาคาร XX

Cr. เช็ครับลว่ งหนา้ XX
การทาํ งานเกี่ยวกบั รายการเช็คคืน
1. เมอ่ื ผา่ นเชค็ ไปแล้ว จะต้องทําการยกเลกิ การผา่ นเชค็ ทเี่ มนูการเงนิ /ธนาคาร/ทะเบียนเชค็ โดยเรียกเลขทเ่ี ชค็

ทตี่ ้องการทาํ รายการ (คน้ หาโดยคลิกท่ี หรอื กด Alt-S)แลว้ คลกิ เลือก เพื่อ ยกเลิกการผา่ นเช็ค ใบน้ี

(สงั เกต สถานะเช็ค จะเปลยี่ นจากเช็คผา่ น เปน็ เชค็ ในมือ เหมอื นเดมิ )

2.บนั ทึกรายการเช็คคืน โดยคลิก บันทึกประวตั เิ ช็คในน้เี ป็นเชค็ คนื โปรแกรมจะขนึ้ ข้อความดังภาพ

จากนั้นโปรแกรมก็จะขนึ้ ข้อความ ใหค้ ลกิ ตกลง โปรแกรมจะเปลี่ยนสถานะเชค็ จากเชค็ ในมือ หรือรอเรียกเกบ็

เปน็ เชค็ คืนย่ืนใหม่ พรอ้ มทัง้ สรา้ งประวัติเชค็ ใบทค่ี นื ขนึ้ มาอีก 1 รายการ (รายการทเ่ี ป็นสถานะเช็คคืน โปรแกรม

จะเก็บเปน็ ประวตั ิไวว้ า่ ลูกค้าเคยมีเชค็ คนื )

การทํางานเกยี่ วกบั เชค็ คืนยื่นใหม่

- กรณีลกู ค้านาํ เช็คใบใหม่มาเปล่ยี น

- เลอื กเลขที่เชค็ ใบเดิมทีต่ อ้ งการ (คลิก หรือกด Alt-s) สังเกตสถานะต้องเป็น เชค็ คืนย่ืนใหม่ แล้วดบั เบล้ิ
คลิกท่ีเลขท่เี ชค็ เพื่อแก้ไขเลขทเ่ี ชค็ ให้เปน็ เลขท่ีใหมท่ ล่ี ูกค้านํามาเปลย่ี น (กรณยี อดเงินเท่ากัน)
- ให้ไปผา่ นเช็ครบั ใหม่อกี คร้งั สถานะจะเปลี่ยนเปน็ เช็คผ่าน

- กรณีลูกค้านําเงินสดมาชําระแทนเช็คท่ีมีปัญหา

- ให้กําหนดรายละเอียดธนาคารเพม่ิ อกี รหัส ท่ีเมนูการเงิน/3.ธนาคาร/7.รายละเอยี ดบัญชเี งินฝาก (คลิก
หรอื กด Alt-A) โดยอาจต้งั ชื่อธนาคารวา่ เงินสด (คาํ ย่อ CASH) ชอ่ งเลขท่บี ัญชีให้กาํ หนดเป็นเลขที่บญั ชี เงินสด
- จากน้ัน ใหผ้ ่านเช็คใบนน้ั ใหมอ่ ีกคร้ัง โดยใหเ้ ลือกเข้าธนาคารเงินสดรหสั ใหม่ทเ่ี พิ่ม หลังจากผ่านเช็ครับสถานะ
จะเปล่ยี นจาก เช็คคืนยนื่ ใหมเ่ ปน็ เชค็ ผ่าน การลงบัญชี โปรแกรมจะลงให้ดังน้ี

Dr. เงินสด XX
Cr. เช็ครับล่วงหน้า XX

การทาํ งานเกี่ยวกบั เช็คจ่าย
หลงั จากเราได้บนั ทึกรายการเก่ยี วกบั เช็คจ่าย โปรแกรมจะนาํ รายจา่ ยทุกใบ ไปเก็บรวบรวมท่ี

ทะเบยี นเช็คจา่ ย เมนกู ารเงิน /3.ธนาคาร/5.ทะเบยี นเช็คจ่าย (ถา้ เปรียบเทียบกบั การทาํ งานในระบบมือ ก็คือ
การทําทะเบียนเช็คจา่ ยนน่ั เอง)

49

การลงบญั ชีในตอนจา่ ยชาํ ระหน้ี
Dr. เจ้าหน้ีการคา้ XXX
Cr. เชค็ จา่ ยลว่ งหน้า XXX

สถานะเชค็ ตอนจ่ายชําระหนจ้ี ะเปน็ เชค็ จ่าย
เมอื่ เชค็ จ่ายทก่ี ิจการได้จ่ายไป ครบกาํ หนดตามทร่ี ะบุในเช็ค เราจะตอ้ งผ่านเช็คจ่าย เพ่ือให้โปรแกรมจะ

ไดต้ ัดยอดเงนิ ออกจากบัญชีธนาคาร โยใชเ้ มนูการเงนิ /3.ธนาคาร/4.ผา่ นเช็คจ่าย

หลังการผ่านเชค็ จา่ ย

สถานะเช็ค เปลยี่ นเปน็ เชค็ ผ่าน

การลงบัญชี (เอกสาร QP) Dr. เชค็ จา่ ยลว่ งหน้า XXX

Cr. ธนาคาร XXX

บันทึกรายการเคล่ือนไหวธนาคาร

เมนูการเงิน/3.ธนาคาร/6.บันทึกการเคล่ือนไหวบญั ชเี งนิ ฝาก/1.ฝากเงนิ สด

การพมิ พ์ความเคลื่อนไหวธนาคาร

เม่ือต้องพิมพ์ความเคลอื่ นไหวของธนาคารแตล่ ะธนาคารทไ่ี ด้บนั ทึกในโปรแกรม เพ่ือจะไดน้ ําไป

เปรยี บเทียบและปรับปรุงให้ตรงกบั ยอดความเคลื่อนไหวของธนาคาร สามารถพมิ พร์ ายงานดังกล่าวทีเ่ มนู

การเงนิ /3.ธนาคาร/7.รายละเอียดบัญชีเงินฝาก โดยคลิกที่ หรอื กด Alt+P

50

รายการทรัพย์สิน
กําหนดกลมุ่ บัญชีทรพั ย์สิน เมนูเริม่ ระบบ

กลมุ่ บญั ชีทรพั ยส์ ิน เป็นการกําหนดเก่ียวกบั เลขทบี่ ญั ชีท่ีเราตอ้ งการใหโ้ ปรแกรมลงรายการนามดุ
รายวันเกีย่ วกับบัญชคี า่ เส่อื มราคา และบัญชคี ่าเสือ่ มราคาสะสมของทรัพยส์ นิ เป็นการจดั กลุม่ บัญชตี ามประเภท
ของทรัพยส์ นิ เช่น ยานพาหนะ อปุ กรณ์สํานกั งาน เปน็ ต้น

2. บนั ทกึ รายการทรัพยส์ ิน
เมนูท่ใี ชบ้ นั ทึก (เมนูบญั ช/ี ข้อ B รายการทรัพยส์ นิ )เป็นการบนั ทกึ รายละเอียดของทรัพย์สนิ แตล่ ะ

รายการซง่ึ ควรจะต้องเตรียมข้อมูลก่อน เช่น รหัส ชอ่ื ทรพั ย์สิน ราคาตามบญั ชี อัตราการคดิ คา่ เส่ือม อายุการใช้
งาน วันท่ซี อ้ ค่าเสื่อม ราสะสม ซึ่งเกดิ ข้ึนก่อนใชโ้ ปรแกรม เมอื่ บนั ทึกครบแลว้ โปรแกรมจะคาํ นวณคา่ เส่ือมราคา
ให้ ในแถบ ค่าเสื่อมราคารายเดอื น พร้อมท้ังลงรายการท่ีสมุดรายวันทั่วไป

- ค่าเสื่อมราคาสะสมยกมา คอื ยอดสะสมทีค่ าํ นวณจากวันทีเ่ รม่ิ ใช้ ถึงวันที่เรมิ่ รอบบญั ชี
- คา่ เสื่อท่คี ํานวณเอง คือ ยอดค่าเส่ือมท่ีคํานวณจากวันท่ีเริ่มรอบบัญชี ถึงวันที่เริ่มใช้โปรแกรมตอนกลางปี โดย
ระบวุ ันท่ลี งไปในช่อง คํานวณเองถึงวันท่ี (ถ้าคยี ์ข้อมลู ยอ้ นถงึ ตน้ รอบบญั ชไี ม่ตอ้ งป้อนช่องน้ี)

51

- ค่าเสอื่ มเบ้ืองต้น คือ จาํ นวนเงนิ คา่ สกึ หรอหรือ ค่าเสื่อมราของทรัพย์สินบางประเภท ท่ีสามารถหักได้ตามพระ
ราชกฤษฎกี า ณ วนั ท่ีได้ทรัพยส์ นิ มา เมอื่ คุณปอ้ นค่าเสอ่ื มราคาเบอื้ งต้นที่คํานวณเป็นเงินแล้วในช่องนี้ โปรแกรม
จะนําไปใช้ในการคํานวณค่าเสื่อมราคาส่วนที่เหลือให้เอง และเมื่อปิดประมวลผลสิ้นปี โปรแกรมจะนํายอดค่า
เส่ือม หรือค่าสึกหรอในปีนั้น บวกด้วยค่าเสื่อมเบื้องต้น เพื่อบันทึกเป็นยอดค่าเส่ือมสะสมยกมาปีใหม่ (แต่
โปรแกรมจะไม่ลบยอดคา่ เส่อื มเบ้ืองต้นท่ีท้ิง เพราะว่าในปีถัดไปจะไม่ได้ใช้ยอดน้ีอีแล้วดังนั้นในปีถัดไป ในช่องน้ี
จะมยี อดเงินหรือไม่กไ็ ด)้

ผลการทํางาน

1. ลงรายการทส่ี มุดรายวันทั่วไป เมนูบัญช/ี ข้อ 1/ สมดุ รายวันทั่วไป (เอกสารขึ้นตน้ ดว้ ย FA)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr คา่ เส่ือมราคา XX ลงบญั ชีเหมอื นกนั
Cr. คา่ เสื่อมราคาสะสม
XX

2. พมิ พ์รายงานรายการทรพั ยส์ นิ ได้ ที่เมนูรายงาน ขอ้ 5.B

การจดั เรยี งข้อมลู

เมนทู ีใ่ ช้ เมนอู น่ื ๆ /ข้อ 1 จดั การแฟ้มข้อมลู /ข้อ 6. จัดเรียงขอ้ มูล

หมายเหตุ ถ้าเปน็ ระบบ Lan เครือ่ งอน่ื ต้องหยุดใชง้ านกอ่ นจัดเรยี งขอ้ มลู

52

หมายเหตุ: ควรมกี ารสํารองข้อมูลใหบ้ ่อย ๆ และแผน่ ทน่ี ํามาสํารองครงั้ แรกตอ้ งผา่ นการ Format เรยี บร้อยแล้ว

53

แบบฝึกหดั ท้ายหนว่ ยเรยี นที่5

ใหน้ ักศึกษาบนั ทึกรายการลงในโปรแกรม Express

หมวดสนิ ค้า เก้าอ้ี รหัส 21
โต๊ะ รหสั 22
ตู้ รหัส 23

สมุดบัญชีเงนิ ฝากของธนาคาร
กจิ การไดเ้ ปดิ บัญชเี งินฝากกระแสรายวนั ไวก้ ับธนาคารกสิกรไทย สาขาเจรญิ นคร เลขที่บัญชี 041-9-

8432-002 ชื่อบัญชี ชอ่ื นกั ศกึ ษา เปิดบญั ชไี ว้เม่ือ 01/01/52 มียอดเงินคงเหลือ 1,000,000 บาท
และเปิดบญั ชีเงนิ ฝากออมทรัพยไ์ ว้กบั ธนคารกรุงไทย สาขาดินแดง เลขทบ่ี ัญชี

052-3-4578-001 ช่ือบัญชี ช่ือนกั ศึกษา เปิดไว้เมื่อ 01/05/2552 ยอดเงนิ คงเหลอื 100 บาท

รายละเอยี ดผูจ้ าํ หน่าย

รหัสผู้ ช่อื -ทอี่ ยู่ เลขประจาผู้ ประเภทผู้ เครดิต วงเงินการให้
จาหน่าย เสียภาษี จาหน่าย เครดติ

S-001 บรษิ ทั ตรที ศซัพพลาย จาํ กัด871 ซอยสวน 390155490 ผจู้ าํ หน่าย 30 วัน 100,000

หลวง ถนนพัฒนาการ แขวงคลองตนั ชัว่ คราว

กรงุ เทพ 10250

S-002 บรษิ ัท ไฮโอเวน จาํ กดั 21/3 ถนนลาดพรา้ ว 387714095 ผจู้ าํ หนา่ ยประจาํ 30 วัน 150,000

แขวงวังทองหลาง กรงุ เทพ 10310 7

S-003 ร้านทวภี ัณฑ์69 ถนนอสิ รภาพ แขวงหริ ัญ 158650028 ผู้จาํ หน่าย 10 วัน 50,000

เขตธนบุรี กรงุ เทพ 10600 7 ชว่ั คราว

S-004 การไฟฟา้ ส่วนภูมิภาคแขวงดินแดง เขตดิน 357913578 รัฐวสิ าหกจิ 30 วัน 500,000

แดง กรงุ เทพ 10430 9

S-005 บริษัท ทีโอที จํากัด(มหาชน)89/2 หมู่ 3 396629000 บริษทั มหาชน 30 วัน 200,000

ถนนแจง้ วัฒนะ แขวงทุ่งสองหอ้ ง เขตหลกั ส่ี 2

กรุงเทพ10400

หมายเหตุ ประเภทผู้จาํ หน่ายชั่วคราว /รฐั วสิ าหกิจและบรษิ ทั มหาชน กําหนดให้เลขท่ีบัญชเี ป็นเงินสด
รายละเอยี ดลูกคา้

54

รหสั ลกู คา้ ชอื่ -ทอ่ี ยู่ เลขประจาผู้ ประเภทผู้ เครดติ วงเงนิ การให้

เสยี ภาษี จาหน่าย เครดติ

C-001 รา้ นตรีอรณุ 81 หมู่ 1 ถนนพุทธมณฑล 1034755589 ลกู ค้าประจาํ 30 200,000

สาย 2 ตลิ่งชัน กรุงเทพ 10700

C-002 ร้าน เอเอ55/6 ถนนสุขมุ วิท 1509987703 ตัวแทน 45 100,000

พระโขนง บางนา กรุงเทพ 10260 จําหนา่ ย

C-003 ร้านวงสวสั ด3์ิ 18 ถนนราชปรารภ 1334763320 ลูกค้าประจํา 60 150,000

ประตูนํา้ กรงุ เทพ 10400

รายละเอยี ดลูกคา้

คาศพั ทท์ ้ายหนว่ ยเรียนที่ 5

1. Saving = ออมทรัพย์

2. Current = กระแสรายวนั

3. Fixed = ฝากประจํา

4. Vat = ภาษีมูลค่าเพ่ิม

แบบทดสอบหลังเรียน หน่วยท่ี 5

1. จงอธบิ ายการเตรียมฐานข้อมลู ของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคารโดยสงั เขป
2. จงอธิบายการเตรียมฐานข้อมูลของระบบบริหารสินคา้ คงคลงั โดยสังเขป
3. จงอธิบายการเตรยี มฐานข้อมูลของระบบสนิ ทรพั ย์และค่าเสื่อมราคาโดยสังเขป
4. จงอธบิ ายการเตรียมฐานข้อมูลของระบบขายและระบบลกู หน้ีโดยสงั เขป
5. จงอธบิ ายการเตรยี มฐานข้อมูลของระบบซ้ือและระบบเจ้าหนโ้ี ดยสงั เขป

55

แบบทดสอบกอ่ นเรียน หนว่ ยท่ี 6

1.จงอธิบายการบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบญั ชแี ยกประเภทโดยสังเขป
2.จงอธบิ ายการบนั ทึกยอดเจ้าหน้ยี กมาต้นงวดโดยสงั เขป
3.จงอธิบายการบนั ทึกลกู หน้ียกมาต้นงวดโดยสังเขป
4.จงอธิบายการบนั ทึกสินค้าคงคลงั ยกมาตน้ งวดโดยสงั เขป
5.จงอธิบายการบนั ทึกยอดยกมาในงบทดลองโดยสงั เขป

56

หนว่ ยการเรยี นรทู้ ี่ 6
เร่อื ง การบันทกึ ยอดยกมาในระบบ

การบันทกึ ยอดยกมาในแต่ละระบบเป็นการบนั ทึกยอดยกมาของรายการคา้ ทเ่ี กิดขึ้นก่อนเรม่ิ ใชง้ าน
โปรแกรม แต่ถา้ ธรุ กิจ ใดเรม่ิ ใช้โปรแกรมพร้อมกับการจดทะเบยี นจัดตั้งบริษทั ฯก็ไม่ต้องทาํ ขนั้ ตอนน้ี โดยจะ
บันทกึ เฉพาะยอดทย่ี กมาตอ้ นงวดเม่ือเรมิ่ ใชร้ ะบบเพียงคร้งั เดยี วส่วนยอดยกมาในรอบบญั ชีถดั ไป โปรแกรมจะ
ทําการยกยอดใหเ้ องโดยอตั โนมัติ แมจ้ ะยังไม่ปดิ งวดบัญชีก็ตาม กรณีทีผ่ ใู้ ชย้ ังหายอดยกมา จากรอบบัญชกี อ่ น
ไมไ่ ดส้ ามารถลงรายการรายวันเพ่ือเร่ิมทํางานไปกอ่ นได้ และเม่ือหายอดยกมาไดแ้ ลว้ จงึ คอ่ ยย้อนกลบั มาบนั ทกึ
ย้อนหลังและสามารรถเร่ิมงานใหม่ไดโ้ ดยไม่ต้องรอยอดยกมา

สมรรถนะประจาหนว่ ย
1. แสดงความรเู้ กย่ี วกบั การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ
2. ประยุกต์ใชค้ วามรู้เก่ียวกบั การบันทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ ในชีวิตประจําวันและการประกอบ
อาชพี

จดุ ประสงค์การเรยี นรู้
1. อธบิ ายการบนั ทึกยอดยกมาตน้ งวดของบญั ชแี ยกประเภทได้
2. อธิบายการบนั ทึกเจ้าหนย้ี กมาต้นงวดได้
3. อธิบายการบนั ทึกลูกหนี้ยกมาต้นงวดได้
4. อธบิ ายการบันทึกสินคา้ คงเหลือยกมาตน้ งวดได้
5. มเี จตคติที่ดใี นการเรยี นเรื่องการบันทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ

57

การบนั ทึกยอดยกมา
ก่อนจะเริ่มใช้โปรแกรม Express ผู้ใช้ควรจะทําการรวบรวมขอ้ มลู เกยี่ วกบั ยอดคงเหลือของระบบบัญชีย่อย

ระบบตา่ ง ๆ เพือ่ นาํ มาบันทึกเป็นยอดยกมาในงวดปีปัจจบุ นั
**หมายเหตุ** สามารถทําไปพร้อมกบั การเดินรายการปจั จุบันได้
1. บนั ทึกยอดลกู หน้คี งคา้ ง

หมายถึง ยอดหนี้คงคา้ งซึง่ เกิดจากการจาํ หนา่ ยสินคา้ /บรกิ ารแก่ลูกค้า แต่ยังไม่ได้รับชําระหนี้ การ
รวบรวมเอกสารลูกหนี้คงค้าง ควรจัดเก็บเอกสาร เรียงตามหมายเลขใบกํากับภาษี (ขาย) ที่ยังค้างชําระ จะได้
สะดวกเมอ่ื นาํ มาบันทึกในโปรแกรม Express

เมนูที่ใช้บนั ทึก เมนกู ารเงนิ /.1รับเงนิ /6.บนั ทกึ รายการลูกหนีค้ งคา้ ง-ยกมา

2. บนั ทึกยอดเจ้าหนี้คงค้าง
หมายถงึ ยอดหน้ีคงคา้ งซ่งึ เกิดจาการซอ้ื สินค้า/บริการจากผจู้ าํ หน่าย(เจ้าหน้ี)แต่กิจการยังไม่ได้จ่ายชําระ

หนี้ การรวบรวมเอกสารเจ้าหนี้คงค้าง ควรจัดเก็บเอกสารเรียงตามหมายเลขใบกํากับภาษี(ซ้อ) ท่ียังค้างจ่าย
ชําระ จะไดส้ ะดวกเมือ่ นํายอดคงคา้ งมาบนั ทกึ ในโปรแกรม Express

เมนทู ่ใี ชบ้ นั ทกึ เมนกู ารเงนิ /2.จา่ ยเงิน/5.บันทกึ รายการเจา้ หนค้ี งค้าง-ยกมา

58

3. บันทกึ ยอดสินคา้ / วตั ถุดิบคงเหลือ

หมายถึง ยอดคงเหลือของสินค้าแต่ละรายการ ผู้ใช้จะต้องทําการตรวจนับยอดคงเหลือของสินค้าแต่

ละรหัสว่าเหลือเท่าไร ราคาต่อหน่วย และมูลค่ารวมของสินค้าแต่ละรายการ ซ่ึงยอดท่ีตรวจนับได้น้ีจะนํามา

บนั ทกึ เปน็ ยอดสนิ คา้ คงเหลอื วตั ถุดบิ ยกมา

เมนทู ่ีใชบ้ นั ทึก เมนสู ินค้า/2.รายละเอยี ดสนิ ค้า

** กรณีผู้ใชก้ าํ หนดวิธีบันทึกต้นทุนแบบข้าก่อน- ออกก่อน บันทึกดังน้ี

1. เรยี กรหสั สินค้าท่จี ะบนั ทึกยอดยกมาแสดงที่จอภาพ โดยคลิกท่ี เพ่ือคน้ หาตามรหัสสินค้า

2. คลิกทแี่ ทป็ ล๊อตสนิ ค้ายกมา F7 เลยก่อได้

3. กด Alt-A วนั ที่ ให้คลกิ ผา่ น

คลัง สามารถระบุคลงั ได้ เช่น คลงั สํานกั งานใหญ่

เอกสาร พิมพ์ข้อความ ยกมา หรือ B/F กไ็ ด้ แล้วกด Enter

ลําดบั สามารถลําดบั ลอ๊ ต คงเหลอื ได้ เชน่ 1,2,...

จํานวนเดมิ บนั ทึกยอดคงเหลือตามที่ตรวจนับได้แลว้ กด Enter

มลู ค่าเดิม บนั ทึกยอดผลคูณระหว่างจํานวนคงเหลือ X ราคาตอ่ หนว่ ย แลว้ กด Enter

4. โปรแกรมจะขน้ึ บรรทดั ใหมใ่ ห้ เพ่ือใหก้ รอกยอดยกมาล๊อตท่ี 2 ถ้ามลี อ๊ ตเดยี ว ใหก้ ด ESC

5. เม่ือบนั ทึกยอดยกมาเสร็จแล้ว หากตอ้ งการบันทกึ สินค้ารหัสอน่ื ตอ่ ให้คลกิ ท่ี เพอ่ื ยกเลิกการเพิ่ม,

แก้ไขเพ่ิมเติม หรือให้กด ESC จากนัน้ ทําตามข้นั ตอนข้อ 1-5

กรณผี ู้ใช้กาํ หนดวธิ ีบนั ทกึ ต้นทุนแบบถัวเฉล่ยี เพอื่ ค้นหาตามรหสั สินคา้
1. เรียกรหสั สินค้าทจี่ ะบันทึกยอดยกมาแสดงที่จอภาพ โดยคลกิ ที่
2. กด F8 เพื่อเขา้ ไปในตารางคลังสินคา้
3. กด Alt+E ในบรรทดั ของคลงั ทจ่ี ะเป็นยอดยอกมา

ยอดยกมา 59
มูลคา่ ยกมา
บนั ทกึ ตามท่ตี รวจนับได้แลว้ กด Enter
บนั ทึกยอดผลคณู ระหว่างจํานวนคงเหลือกบั ราคาต่อหน่วย แลว้ กด Enter

4. บนั ทึกเชค็ รบั ลว่ งหน้ายกมา
หมายถึง รายการเชค็ รบั ทรี่ ับจากลูกค้า ซึ่งเกิดขนึ้ ก่อนจะใช้โปรแกรม Express แตเ่ ช็ครบั ดงั กลา่ วยงั ไม่

ครบกาํ หนดตามท่ีระบุในเชค็ รับ หรอื ยังไม่ได้นําไปขึ้นเงนิ ควรรวบรวมเชค็ รบั ลว่ งหนา้ ตามเลขทเ่ี ช็ค จะได้
สะดวกตอ่ การนํามาบนั ทึกในโปรแกรม

เมนูท่ใี ช้บันทึก เมนูการเงิน/3.ธนาคาร/3.ทะเบียนเชค็ รับ

5. บนั ทึกเช็คจ่ายล่วงหน้ายกมา
หมายถงึ รายการเชค็ จ่ายท่กี ิจการได้จ่ายใหเ้ จ้าหนี้ ซง่ึ เกดิ ข้ึนกอ่ นจะใช้โปรแกรม Express แตเ่ ช็คจ่าย

ดังกลา่ วยงั ไม่ครบกําหนดตามทรี่ ะบใุ นเช็คจ่าย ควรรวบรวมเชค็ จ่ายล่วงหน้าตามเลขทเ่ี ช็ค จะไดส้ ะดวกต่อการ
นาํ มาบันทกึ ในโปรแกรม

60

เมนูทใ่ี ช้บนั ทึก เมนกู ารเงิน/3.ธนาคาร/5.ทะเบยี นเช็คจา่ ย

5. บนั ทึกยอดบัญชียกมา
หมายถึง การท่ีผู้ใช้นํายอดงบดุลหรืองบทดลองที่แสดงยอดคงเหลือของบัญชีต่าง ๆ ของทรัพย์สิน

หนีส้ นิ และส่วนของเจ้าของ มาบนั ทกึ เป็นยอดตน้ งวดทางดา้ นบญั ชขี องรอบปปี จั จบุ ัน
เมนทู ใี่ ช้บนั ทกึ เมนูบญั ชี/3. ยอดยกมา/ยอดปีทแ่ี ล้ว/1.บนั ทึกยอดยกมา
หมายเหตุ กรณี เริ่มใช้โปรแกรมระหว่างปี นําตัวเลขจากงบทดลองไปบันทึกท่ีเมนูบัญชี/

1.ลงประจาํ วนั /1.สมุดรายวนั ท่ัวไป

****เลขดา้ นเครดิตให้ใส่เครื่องหมาย ติดลบ (-)นําหนา้

แบบฝึกหดั ท้ายหน่วยเรยี นท่ี 6 61
ใหน้ ักศกึ ษาบนั ทึกรายการลงในโปรแกรม Express
จํานวนเงิน
รายละเอียดต่างๆของยอดยกมา ณ วันท่ี 1 มกราคม 2552 117,700.00
62,060.00
ยอดยกมา รายละเอยี ด
63,665
ทางด้านลกู หน้ี 1.บริษทั กรนี ครอส จํากัด วันที่ 15 ธนั วาคม 2551 243,425.00
17,120.00
- เลขที่อา้ งอิง # 1666 เครดิตเทอม 60 วนั 128,400.00
103,790.00
พนกั งานขาย นายสามารถ 249,310.00

2.บริษัท วิวฒั น์วศิ วกิจ จํากัด วันที่ 28 ธนั วาคม 2551

- เลขท่อี ้างอิง #1667 เครดิตเทอม 30 วัน

พนักงานขาย น.ส.จริงใจ

3. ร้าน เอเอ วันท่ี 30 ธนั วาคม 2551

- เลขท่อี า้ งอิง #1668 เครดติ เทอม 45 วัน พนักงานขาย นายสามารถ

ทางดา้ นเจา้ หนี้ 1.บริษทั กจิ วานิช จํากัด วนั ท่ี 11 พฤศจิกายน 2551
- เลขทีอ่ า้ งองิ # 550 เครดติ เทอม 60 วัน พนักงานขาย นายธรี เดช
2.บรษิ ทั ไชโยเฟอร์นเิ จอร์ จํากดั วันที่ 1 ธันวาคม 2551
- เลขทีอ่ า้ งองิ #0761 เครดิตเทอม 45 วัน พนกั งานขาย นายอิทธิ
3.บริษทั ตรที ศซัพพลาย จาํ กัด วนั ที่ 20 ธันวาคม 2551
- เลขท่อี ้างอิง # 0342 เครดิตเทอม 30 วัน พนกั งานขาย นายสามารถ

หมายเหตุ ราคาเป็นราคารวมภาษีมลู คา่ เพ่ิม

ยอดยกมา ณ ส้นิ ปี 2551

ชอ่ื บัญชี จานวนเงนิ
เงนิ สด 418,802
เงนิ ฝากธนาคาร
ลูกหนี้การคา้ 1,000,000
คา่ เผือ่ หนส้ี งสัยจะสูญ 243,425
สินคา้ คงเหลือ 6,412
93,560

62

ที่ดิน 1,300,000
อาคาร 300,000
คา่ เส่ือมราคาสะสม-อาคาร 30,000
อปุ กรณส์ าํ นักงาน 400,000
ค่าเสือ่ มราคาสะสม-อุปกรณ์ฯ 160,000
เจา้ หนกี้ ารคา้ 249,310
ภาษีเงินได้หัก ณ ท่ีจา่ ยค้างจ่าย 1,000
ภาษีมูลคา่ เพ่ิมค้างจา่ ย 12,825
ทนุ หนุ้ สามัญ
กําไรสะสม 3,000,000
296,240

คาศัพทท์ ้ายหน่วยเรยี นที่ 6
1. Invoice = ยอดคงเหลือ
2. Edit = บนั ทกึ
3. Enter = การเคาะตัวหนังสือลงมาอีกบรรทัดหนง่ึ

แบบทดสอบหลังเรียน หน่วยท่ี 6

1. จงอธบิ ายการบนั ทึกสนิ คา้ คงคลังยกมาต้นงวดโดยสงั เขป
2. จงอธิบายการบนั ทึกยอดเจ้าหน้ียกมาตน้ งวดโดยสังเขป
3. จงอธิบายการบนั ทึกยอดยกมาในงบทดลองโดยสังเขป
4. จงอธบิ ายการบันทึกลกู หน้ียกมาต้นงวดโดยสังเขป
5. จงอธิบายการบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภทโดยสงั เขป

63

แบบทดสอบก่อนเรยี น หนว่ ยท่ี 7

1. จงอธิบายการบนั ทึกรายการรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภทโดยสงั เขป
2. จงอธบิ ายการบันทึกรายการรายวนั ในระบบย่อยแต่ละระบบโดยสงั เขป
3. หากซอ้ื สนิ คา้ ได้รบั เอกสารใบส่งของ/ใบกํากับภาษ/ี ใบแจง้ หน้ี ตอ้ งบนั ทึกรายการในเมนใู ด
4. จงอธิบายการบันทึกสมุดรายวนั ซ้อื โดยสงั เขป
5. จงอธบิ ายการบนั ทึกสมดุ รายวันขายโดยสังเขป

64

หนว่ ยการเรียนรู้ที่ 7
เรือ่ งการบันทกึ รายการรายวัน

การบันทึกรายการรายวัน เป็นการบันทึกรายการค้าต่าง ๆ ท่ีเกิดขึ้นในแต่ละวัน เช่น ซื้อ ขาย สินค้า
หรอื บริการ การจา่ ยชําระหนี้ และการรบั ชําระหน้ี รวมทงั้ การทาํ รายการฝาก ถอนเงิน กับธนาคาร ซึ่งโปรแกรม
บัญชี Express จะมีการเช่ือมโยงระหว่างระบบต่างๆ โดยผู้ใช้สามารถบันทึกรายการ รายวันท่ีระบบย่อยท่ี
เกี่ยวข้องแล้วโปรแกรมจะทําการลงบัญชีท่ีระบบบัญชีแยกประเภทให้อัตโนมัติ หรือจะบันทึกที่ระบบบัญชีแยก
ประเภทโดยตรงกไ็ ด้

สมรรถนะประจาหนว่ ย
1.แสดงความร้เู กี่ยวกับการบันทึกรายการรายวัน
2. ประยกุ ตใ์ ชค้ วามร้เู กี่ยวกบั การบนั ทึกรายการรายวนั ในชวี ติ ประจําวนั และการประกอบอาชพี

จดุ ประสงคก์ ารเรียนรู้
1. อธบิ ายการบนั ทึกรายการรายวนั ในระบบยอ่ ยแต่ละระบบได้
2. มเี จตคติทด่ี ีในการเรียนเรื่องการบนั ทึกรายการรายวนั

65

ขนั้ ตอนการปฏิบัติงานในวงจรซื้อและการจ่ายเงนิ
1. การรับสินค้า โดยการบันทึกซือ้ สด
2. การส่งั ซ้ือสินค้า
3. การบนั ทกึ จา่ ยเงนิ มดั จํา
4. การรับสินคา้ โดยการบนั ทึกซ้ือเชื่อ
5. การสง่ คืน/ลดหน้ี
6. การจ่ายชาํ ระหนี้
7. บนั ทกึ ค่าใชจ้ ่ายอื่น ๆ

การซือ้ สด

เป็นรายการซื้อทีก่ ิจการเราไดต้ กลงกับผู้จัดจําหน่ายว่า เม่ือส่งมอบสินค้า/บริการให้กับกิจการแล้ว ต้อง

จ่ายเป็นเงินสด หรือเชค็ ทนั ที ไม่มีการให้เครดิต ซ่งึ มักเปน็ การซ้อื ปลกี มีจาํ นวนสนิ คา้ และมลู คา่ ไม่สงู มาก

เมนูที่ใช้บนั ทึก เมนูซอ้ /2.ซื้อเงนิ สด

เอกสารที่ใช้บนั ทกึ บิลซอ้ื สด/ใบกํากบั ภาษีซอ้ ท่ีไดร้ บั จากผจู้ าํ หนา่ ย

ผลการทาํ งาน
หลังจากได้บันทึกรับสินค้าผ่านโปรแกรมแล้ว เราสามารถตรวจสอบผลการทํางานได้ โดยโปรแกรมจะ

ส่งข้อมูลไปยงั ระบบบญั ชียอ่ ยตา่ ง ๆทเี่ ก่ียวข้อง ดังนี้
1. ลงรายการทสี่ มุดรายวันซอ้ื ท่เี มนบู ญั ช/ี ข้อ1./สมดุ รายวันซ้ือ (เอกสารขึ้นต้นด้วย HP)

หากใช้โปรแกรมชุดบริหารภายใน โปรแกรมจะส่งรายการจากสมุดรายวันไปยังระบบบัญชีแยกประเภทเลย
(สามารถพิมพ์รายงานงบการเงินได้ทันที) แต่ถ้าใช้โปรแกรมชุดสรรพกร โปรแกรมจะนํารายการไปเก็บรวบรวม
ไวใ้ นเมนูสมดุ ราวันทย่ี ังไมผ่ ่านบัญชี (ซง่ึ จะยังพิมพง์ บการเงินไม่ได้ แต่สามารถแกไ้ ขรายการตา่ ง ๆ ได)้
การลงบญั ชีซ้ือสนิ ค้าเป็นเงินสด โปรแกรมจะทําใหโ้ ดยอัตโนมัติ ตามแบบวิธที ่ีไดก้ าํ หนดในคา่ เรมิ่ ต้น (เมนูเรมิ่
ระบบ/ข้อ1.3.1 ข้อ4.บันทึกบัญชสี ินค้าแบบ Perpetual หรือ Periodic)

66

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr.สนิ คา้ คงเหลือ 183,000 Dr.ซ้ือสินคา้ 183,000

ภาษซี อ้ื 12,810 ภาษซี อื้ 12,810

Cr. เงินสด/เช็ค 195,810 Cr.เงินสด/เช็ค 195,810

2. เพม่ิ ยอดสนิ ค้าในแฟ้มหลัก รายละเอียดสินคา้ ให้ตรวจสอบข้อมลู ที่เมนูสินค้า ข้อ 2. หรอื อาจพิมพ์

รายงาน 411 หรือ 415 เพื่อตรวจสอบยอดรบั สนิ ค้า

3. รายงานภาษซี ้อื ซง่ึ ตรวจสอบได้ทเี่ มนูการเงิน/4.ภาษมี ูลค่าเพ่ิม/1.แฟ้มภาษีซ้ือ

4. พมิ พ์รายงานวเิ คราะห์การซอ้ื ต่างๆ ไดท้ ันที

การซ้ือสินค้า

เป็นกระบวนการทาํ งานท่ีเกิดขน้ึ เมื่อพบว่าในคลงั สนิ ค้ามปี รมิ าณสนิ ค้าไม่พอขาย จําเป็นจะต้องส่งั ซอื้

สนิ คา้ เพ่ิมเพื่อใหเ้ พียงพอกับความต้องการของลูกค้า หรือการเบิกใชภ้ ายใน จึงจัดทําใบสง่ั ซอ้ื Purchase Order

เพอ่ี สง่ ให้กบั ผู้จาํ หนา่ ย

เมนูท่ใี ชบ้ นั ทึก เมนซู ื้อ ข้อ 3 ใบสงั่ ซ้ือ

เอกสารที่ใช้การบันทึก ใบอนมุ ัติคําส่ังซ้ือ

ผลการทํางาน
การทาํ ใบสงั่ ซือ้ จะยังไม่สง่ ผลกระทบต่อระบบบญั ชยี อ่ ยตา่ ง ๆ เพยี งแตโ่ ปรแกรมจะนํายอดรายการใน

ใบสั่งซ้อื สนิ ค้า ไปเก็บเป็นยอดคา้ งรบั ในแฟ้มหลักรายละเอียดสินค้า และสามารถพิมพ์ได้ในเมนรู ายงาน/2.
รายงานเจา้ หนี/้ 3.ใบสงั่ ซ้ือ

67

การจา่ ยเงนิ มดั จาํ คา่ สินค้า/บรกิ าร

เปน็ รายการท่ีกจิ การต้องจา่ ยค่ามัดจําในการสัง่ ซื้อสนิ ค้า , บรกิ าร ซ่ึงเป็นการจ่ายเงนิ เพียงบางส่วนท่ี

กิจการได้ตกลงให้กบั ผู้จําหนา่ ยสนิ คา้ และบริการ

เมนูทใ่ี ชบ้ นั ทึก เมนซู ื้อ/ข้อ2 จา่ ยเงนิ มัดจํา

เอกสารที่ใช้บนั ทกึ ใบกาํ กบั ภาษซี ือ้ สําหรบั เงนิ ค่ามัดจาํ

ผลการทาํ งาน
1.ลงรายการที่สมุดรายวันซื้อ เมนูบัญชี ข้อ 1 สมุดรายวันจ่าย (เอกสารขน้ึ ต้นด้วย AE)

แบบ Perpetual แบบ Periodic
ลงบัญชีเหมือนกัน
Dr.คชจ.จ่ายล่วงหน้า 50,000

ภาษซี อื้ 3,500

Cr. เงินสด 53,500

การรบั สนิ ค้า

หลังจากได้ส่งใบส่ังซื้อให้ผู้จําหน่ายแล้ว เมื่อผู้จําหน่ายได้จัดส่งสินค้าตามใบสั่งซ้ือและพนักงานที่

รับผิดชอบได้ทําการตรวจรับสินค้า โดยพิจารณาเปรียบเทียบจากสําเนาเอกสารใบสั่งซ้ือ กับใบส่งสินค้า หรือ

ใบกํากับภาษีของผู้จําหน่ายว่าข้อมูลตรงกันหรือไม่ เช่น ราคา จํานวน และตรวจสภาพสินค้าว่าอยู่ในสภาพดี

ถกู ตอ้ งตามทส่ี ง่ั ซื้อหรือไม่ เมื่อตรวจนับสินค้าเรียบร้อยแล้ว พนักงานที่รับสินค้าจะทําการป้อนข้อมูลใบส่งของ/

ใบกํากบั ภาษี และจํานวนทต่ี รวจรบั จริงเขา้ สโู่ ปรแกรม

เมนูท่ีใช้บันทึก เมนซู ้อ/ขอ้ 4 ซ้ือเงนิ เชื่อ

เอกสารท่ีใชบ้ ันทึก ใบกํากับภาษซี อื้ /ใบสง่ สนิ คา้ /วตั ถดุ บิ /บรกิ ารจากผจู้ ําหนา่ ย (เจา้ หน)ี้

68

ผลการดาเนินงาน
1. ลงรายการทส่ี มดุ รายวนั ซ้อื เมนูบัญช/ี ขอ้ 1/สมุดรายวนั ซื้อ

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr.สนิ คา้ คงเหลือ 124,000 Dr.ซือ้ สินคา้ 124,000

ภาษีซอ้ื 8,680 ภาษีซ้ือ 8,680

Cr. เงนิ สด/เช็ค 132,680 Cr. เงนิ สด/เชค็ 132,680

2. เพม่ิ ยอดสนิ ค้าในแฟม้ หลักรายละเอียดสินค้า ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูสินค้า/ข้อ 2 หรืออาจพิมพ์
รายงาน 411 หรอื 415เพ่ือตรวจสอบยอดรบั สินค้า

3. เพ่ิมยอดเจ้าหน้ีในแฟ้มหลักผู้จําหน่าย ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูซ้อ/ข้อ 6 หรืออาจพิมพ์รายงาน
เจา้ หน้ี 2.เพือ่ ตรวจสอบยอดเคลือ่ นไหวผ้จู าํ หน่าย

4. ลดยอดค้างรบั ในใบสง่ั ซื้อ ตรวจสอบ โดยสงั เกตตรงชอ่ งค้างรับในใบสั่งซื้อทีอ่ า้ งถึงในซ้อื เช่อื
5. รายงานภาษีซอื้
6. พมิ พร์ ายงานวเิ คราะห์การซ้อื ได้ทันที

การลดหน/้ี ส่งคนื สนิ ค้า
เม่ือพบว่ารายการสินค้าที่ซื้อมีคุณสมบัติไม่ตรงกับที่ระบุในใบสั่งซ้ือสินค้าชํารุดแตกหนัก ไม่อยู่ใน

สภาพใช้งานได้หรืออาจเกดิ สาเหตุอ่ืน ๆ เช่น ผู้จําหน่ายเกิดราคาสินค้าไว้สูงเกินไป จะต้องมีการขอลดหน้ีจากผู้

69

จําหน่าย การทํารายการใบหน้ี/ส่งคืน โปรแกรมจะนํายอดไปตัดจากบิลซื้อ หรือ จะเก็บไว้ตัดกับการจ่ายชําระ
หนก้ี ็ได้ โดยกําหนดที่เมนูเรมิ่ ระบบ /ขอ้ 1.5.1/ขอ้ ยอ้ ยท่ี 4

- ขณะอยู่สถานะเพิ่มหรือแกไ้ ขขอ้ มูลให้คลิก เพ่อื เลือกใบซื้อสนิ ค้าที่ยงั ค้างชาํ ระเงนิ มาทําใบลดหนี้ (หาก
ถงึ บลิ ซื้อสดหรือซ้ือเชอ่ื ทชี่ ําระเงินไปแลว้ ให้ปอ้ นเลขทเี่ อกสารลงไปเอง)
- ขณะอยใู่ นสถานะพร้อมและต้องการเลอื กรายการจากใบรับสนิ ค้าเพื่อมาลดหน้ี หรอื ส่งคืนเพ่มิ อกี ใหก้ ด F6

ประเภทใบลดหนี้ จะถกู กําหนดจากเมนูเริ่มระบบ ข้อ 1.5.1 หวั ข้อ 4 ซงึ่ กส็ ามารถเปลยี่ นแปลงประเภทเองได้
เลย

70

ผลการทาํ งาน
1. ลงรายการประจําวันท่สี มดุ รายวนั ซื้อ (เอกสารขึน้ ต้นด้วย GR)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr.เจา้ หน/้ี เงินสด 8,025 Dr.เจา้ หนี้/เงนิ สด 8,025

Cr.สินคา้ คงเหลือ 7,500 Cr.ส่งคืนสนิ คา้ 7,500

ภาษีซ้ือ 525 ภาษซี ื้อ 525

2. ตดั ยอดสนิ ค้า (กรณสี ง่ คืนสินค้าดว้ ย อะไร ตอบเปน็ Y)
3. ลดยอดเจ้าหนใ้ี นแฟ้มหลัก (กรณีคลิกเลอื กประเภทใบลดหน้/ี ส่งคนื เป็น 1 หรอื 2)ให้ตรวจสอบ
ข้อมลู ที่เมนูซื้อข้อ 6 หรอื อาจพมิ พร์ ายงานเจ้าหน้ี เพ่อื ตรวจสอบยอดเคล่อื นไหวผู้จําหน่าย
4. ในรายงานภาษซี ื้อจะแสดงเป็นยอดตดิ ลบ

การจ่ายชาระหนี้

หลังจากได้รับสนิ ค้าเรยี บร้อยแล้ว และใกล้ครบกําหนดชําระเงิน ผู้จําหน่ายอาจจะทําใบวางบิลส่งมา

ให้ เพ่ือเรียกเก็บเงินค่าสินค้าหรือบริการ ก็ให้ตรวจสอบกับเอกสารจริงอีกครั้งเพ่ือดูว่าถูกต้องหรือไม่ เมื่อครบ

กาํ หนดจ่ายกป็ อ้ นข้อมลู ใบจา่ ยเงินเข้าส่โู ปรแกรม เพอ่ื ใหโ้ ปรแกรมทําการปรับปรุงแฟ้มข้อมูลที่เก่ียวข้องการจ่าย

ชาํ ระหน้สี ามารถจ่ายเตม็ ยอดหนีห้ รือจะบนั ทึกจ่ายเพียงบางสว่ นก็ได้

เมนทู ี่ใชบ้ ันทึก เมนูการเงิน/2. จ่ายเงนิ /4.จา่ ยชําระหน้ี

เอกสารทใ่ี ชบ้ นั ทกึ ใบสําคัญจ่าย

1. ดบั เบล้ิ คลกิ ทพ่ี น้ื ทว่ี า่ ง เพ่ือเลอื กบลิ ซ้ือหรอื ใบลดหน้ีมาจ่ายชาํ ระ
2. ดับเบ้ลิ คลกิ ทชี่ ่องเงนิ ทต่ี ้องการกรอก
3. ดบั เบิล้ คลกิ ทช่ี ่องชําระโดยอน่ื ๆ เพ่ือป้อนรายการทช่ี ําระโดยอื่นๆ

71

ผลการทาํ งาน
1. ลงรายการท่สี มุดรายวันจา่ ย เมนบู ญั ชี/ข้อ1/สมดุ รายวนั จ่าย (เอกสารขึ้นตน้ ดว้ ย PS)

แบบ Perpetual แบบ Periodic
ลงบัญชีเหมอื นกนั
Dr.เจ้าหน้ี 124,655

Cr.เงินสด 24,655

เช็คจา่ ยล่วงหนา้ 100,000

2. ลดยอดเจา้ หน้ใี นแฟ้มหลกั ให้ตรวจสอบข้อมลู ทีเ่ มนซู ื้อ/ข้อ 6 หรอื พิมพ์รายงานเจา้ หนี้ เพ่ือ
ตรวจสอบความเคล่ือนไหว

3. ตดั ยอหน้ีในบลิ ซอื้ เชื่อ รายการจ่ายชําระ F7
4. นาํ รายละเอยี ดเชค็ จา่ ย ไปเก็บในทะเบียนเชค็ จา่ ย (เมนูการเงนิ /3.ธนาคาร/5.ทะเบียนเช็คจ่าย)
บนั ทึกค่าใชจ้ า่ ยอนื่ ๆ
เมนทู ีใ่ ช้บันทึก เมนูซื้อ / 5. บนั ทึกคา่ ใชจ้ า่ ยอ่นื ๆ (ต้องกาํ หนดรายละเอยี ดค่าใช้จา่ ยที่เมนูซื้อ / ขอ้ 7. ก่อน)

เอกสารที่ใชบ้ ันทกึ ใบกาํ กับภาษี, บลิ เงินสด
ผลการทํางาน

1. รายการทีส่ มดุ รายวนั จ่าย เมนบู ัญชี/ขอ้ 1 /สมุดรายวนั จา่ ย (เอกสารข้ึนต้นด้วย OE)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr.ค่าโฆษณา 4,500 ลงบญั ชเี หมือนกนั

ภาษีซื้อ 315 4,725
Cr.เงินสด 90

ภาษหี กั ณ ท่ีจา่ ยคา้ งจ่าย

72

2. รายงานภาษซี ื้อ
3. สามารถพิมพห์ นังสือรับรองการหกั ณ ทจ่ี ่าย ได้
4. รายงานใบต่อ ก.ง.ด. โดยแบ่งตามประเภทต่าง ๆ เช่น ภงด.53 , ภงด.3 เป็นต้น

การหักภาษี ณ ทจ่ี ่าย
การบันทึกใบรบั รองหักภาษี ณ ทีจ่ ่าย สามรถบนั ทึกไดใ้ นเมนทู เ่ี กีย่ วกบั การจา่ ยเงิน เชน่ เมนูซอ้ื /

บันทึกคา่ ใช้จา่ ยอืน่ ๆ หรอื เมนูการเงิน/2.จา่ ยเงนิ /4.จ่ายชําระหน้ี หรอื ทีเ่ มนูบัญชี /1. ลงประจาํ วนั เป็นตน้

วิธีการบันทึก ใหค้ ลกิ ทรี่ ายการภาษี ณ ท่ีจ่าย (Ctrl+F10)โปรแกรมจะเขา้ มารในตารางใบหกั ภาษี ณ ทีจ่ ่าย ให้
ดบั เบล้ิ คลกิ ทบ่ี รรทัดวา่ ง หรอื กด Alt+A

สรปุ การทํางานวงจรซ้ือและจ่ายเงนิ โดยใชโ้ ปรแกรม Express

1. การทาํ ใบสงั่ ซื้อ เมนูซอ้ื /2.ใบสง่ั ซื้อ

2. การทําใบรบั สินค้า เมนซู ื้อ/4.ซื้อเงินเชื่อ

3. การทาํ ใบลดหน/้ี สง่ คืนสินค้า เมนกู ารเงนิ /2.จ่ายเงิน/3.ลดหน้ี-สง่ คืน

4.การทําใบจา่ ยชําระหน้ี เมนกู ารเงนิ /2.จา่ ยเงนิ /4.จา่ ยชาํ ระหน้ี

5.บนั ทึกคา่ ใชจ้ ่ายอน่ื ๆ เมนูซือ้ /5. บนั ทึกคา่ ใชจ้ า่ ยอน่ื ๆ

1. รบั จองสนิ คา้ จากลูกค้า

2. การขายเงินสด

3. การทาํ ใบส่งสนิ ค้า (ขายเงินเชื่อ)

4. การรบั คืน/ลดหนี้

5. การรบั ชําระหนี้

6. การขายเงนิ เชอ่ื สินค้าบรกิ าร

7.การรับชําระหน้กี รณีสินคา้ บรกิ าร

8. บันทึกรายได้อื่นๆ

ใบสัง่ ขาย

หากลกู ค้าติดต่อขอซอ้ื สนิ ค้า หรอื บริการจากกจิ การ แต่อาจยงั ไม่ได้ส่งมอบทันทีเพราะไม่มีสินค้าท่ี

ลกู ค้าต้องการ หรือ ลกู คา้ นัดวนั สง่ ของ จะต้องมกี ารจัดทําเอกสารรบั จองสินค้าของลูกค้าไว้กอ่ น จะได้ทราบวา่ มี

การสัง่ สนิ ค้าของลกู คา้ เทา่ ไร อะไรบา้ งและต้องจดั เตรียมไปส่งสนิ ค้า/บริการเมื่อไร

เมนูท่ใี ชบ้ ันทึก เมนขู าย/3.ใบสง่ั ขาย

เอกสารท่ีใช้บันทึก ใบสง่ั ซอ้ื ของลูกค้า หรอื ลูกคา้ ตดิ ต่อโดยตรง

73

ผลการทาํ งาน

การบันทึกรายการใบสั่งขายจะยังไม่มีผลกระทบกับระบบบัญชีย่อยใด ๆ เพียงแต่โปรแกรมจะนํายอด

สินค้าท่ีเรา บันทึกในใบสั่งขายไปแสดงเป็นยอดค้างส่ง โดยสามารถพิมพ์ข้อมูลได้ท่ีเมนูรายงาน/1.รายงาน

ลกู หน้ี/3.ใบส่ังขาย

ขายเงนิ สด

เป็นรายการขายที่กิจการเราได้ตกลงกับลูกค้าว่าเม่ือเราส่งมอบสินค้า/บริการให้กับลูกค้าแล้วจะเรียก

เกบ็ เงนิ ทนั ที่ (ไมใ่ ห้เครดิต) ซ่งึ มักเป็นการขายปลีก มจี าํ นวนสนิ คา้ และมูลค่าไมส่ ูงมาก

เมนทู ี่ใช้บนั ทึก เมนูขาย/2.ขายเงินสด

เอกสารทีใ่ ชบ้ นั ทึก ใบส่ังซ้อื ของลกู คา้ หรือลูกคา้ ตดิ ต่อโดยตรง

ผลการดําเนินงาน
1. ลงรายการทสี่ มุดรายวันขาย เมนูบญั ชี /ข้อ1/สมุดรายวันขาย (เอกสารขนึ้ ต้นด้วย HS)

บัญชแี ยกประเภทเลย (สามารถพมิ พ์รายงานงบการเงินได้ทันที) แต่ถ้าใช้โปรแกรมชุดสรรพากร โปรแกรมจะนํา
รายการไปเก็บไว้ในเมนูรายการที่ยังไม่ผ่านบัญชี ซึ่งจะยังไม่สามารถพิมพ์งบการเงินได้ แต่รายการต่าง ๆ ก็ยัง
สามารถแกไ้ ขได้

การลงบัญชขี ายสินคา้ เป็นเงินสด โปรแกรมจะบันทึกรายการให้โดยอัตโนมตั ิ ตามรปู แบบวิธีที่ได้กําหนด
ในค่าเร่ิมต้น (เมนูเร่มิ ระบบ/ขอ้ 1.3.1 ในขอ้ 4. บนั ทกึ บญั ชีสนิ ค้าแบบอะไร Periodic หรือ Perpetual)

74

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr.เงินสด/เช็ค 85,600 Dr.เงินสด/เช็ค 85,600

Cr. รายไดจ้ ากการขาย 80,000 Cr. รายไดจ้ ากการขาย 80,000

ภาษีขาย 5,600 ภาษีขาย 5,600

Dr. ตน้ ทุนขาย 72,500 ไม่บนั ทึกบญั ชีคูต่ น้ ทุน

Cr. สินคา้ คงเหลือ 72,500

2. ลดยอดสนิ คา้ ในแฟม้ หลักรายละเอยี ดสินคา้ ให้ตรวจสอบข้อมลู ท่เี มนสู นิ ค้า ข้อ 2 หรืออาจพิมพ์

รายงาน 411 หรือ 415 เพ่ือตรวจสอบยอดขายสินค้า

3. รายงานภาษขี าย

4. พมิ พร์ ายงานวเิ คราะห์การขายได้ทนั ที

ขายเงนิ เชอื่

เพือ่ ใหย้ อดขายของกิจการเพ่ิมมากขึน้ บางครัง้ กจิ การอาจสง่ เสริมการขายโดยส่งมอบสินค้าไปกอ่ นและ

จะมีการกาํ หนดเง่ือนไขระยะเวลาการชาํ ระหน้ีของลูกค้า เช่น การใหก้ ําหนดเวลาการชาํ ระหนี้ภายใน 30 วนั

เป็นตน้ ซ่งึ โดยท่ัวไปการขายสินค้ามักจะนิยมขายเปน็ เงนิ เชื่อ เพราะตอ้ งแข่งขันทางการตลาดกับบริษัทคคู่ า้

เมนทู ใี่ ช้บนั ทึก เมนขู าย/4.ขายเงินเช่ือ

เอกสารท่ีใช้ ใบสัง่ ขาย/ใบสง่ั ซื้อ/ลกู คา้ ตดิ ต่อโดยตรง

ผลการทาํ งาน
1. ลงรายการท่สี มุดรายวนั ขาย เมนูบญั ชี/ข้อ1/สมดุ รายวนั ขาย (เอกสารขน้ึ ตน้ ดว้ ย IV )

75

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr.ลูกคา้ 111,280 Dr.ลูกหน้ี 111,280

Cr. รายไดจ้ ากการขาย 104,000 Cr. รายไดจ้ ากการขาย 104,000

ภาษีขาย 7,280 ภาษีขาย 7,280

Dr. ตน้ ทนุ ขาย 92,562.50 ไมบ่ นั ทกึ บญั ชีคู่ตน้ ทนุ

Cr. สินคา้ คงเหลือ 92,563

2. ลดยอดสนิ ค้าในแฟ้มหลักรายละเอยี ดสนิ คา้ ให้ตรวจสอบข้อมลู ทเ่ี มนูสนิ ค้า ขอ้ 2 หรืออาจพมิ พร์ ายงาน 411

หรือ 415 เพือ่ ตรวจสอบยอดขายสินคา้

3. เพอ่ื ยอดลกู หนี้ในแฟ้มหลักลกู ค้า ใหต้ รวจสอบข้อมูลท่ีเมนขู าย ข้อ 6 หรืออาจพมิ พ์รายงาน I.D เพอื่

ตรวจสอบยอดเคล่ือนไหวลูกหนี้
4. ลดยอดคา้ งส่งในใบสง่ั ขาย ตรวจสอบโดยสังเกตตรงช่องคา้ งส่งในใบส่งั ขาย

5. รายงานภาษขี าย

6. พิมพร์ ายงานวเิ คราะห์การขายได้ทนั ที

ลดหนี/้ รบั คืนสนิ ค้า

หลงั จากทก่ี จิ การจําหน่ายสินค้า/บรกิ าร โดยมีการส่งมอบสนิ ค้าใหก้ บั ลูกคา้ แลว้ บางครั้งลูกค้าอาจมี

ความจาํ เปน็ ท่ีจะส่งคืนสนิ คา้ เช่น สินค้าไม่ได้มาตรฐาน ชาํ รุด หรือ ไมต่ รงกับท่ีลูกคา้ ต้องการ ทางกิจการกจ็ ะ

บันทึกรับคืนสินค้าจากลูกค้าหรอื กรณีที่คดิ ราคาสนิ ค้าไว้สงู เกินไป

เมนทู ีใ่ ช้บัญชี เมนกู ารเงิน/1.รับเงิน/4.ลดหนี้-รบั คนื สินค้า

เอกสารที่ใช้บันทึก ใบสง่ คนื สินค้า (ของลูกคา้ )

เลขทใ่ี บกํากบั ที่อ้างถึงน้ี

สามารถคลิก เพ่ือเลอื ก IV ท่ี

ต้องการได้ (ถา้ หากยังไม่ได้เก็บ

เงินตามใบกาํ กับใบน้)ี ถ้าเกบ็ เงนิ

ไปแล้ว จะ คลกิ ล๊อก ไม่ได้ ต้อง

ปอ้ นเลขที่เข้าเอง

ผลการทาํ งาน
1. ลงรายการประจาํ วันทสี่ มดุ รายวนั ขาย (เอกสารขนึ้ ตน้ ดว้ ย SR)

76

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr.รับคืนสินคา้ 24,000 Dr.รับคืนสินคา้ 24,000

ภาษีขาย 1,680 ภาษีขาย 1,680

Cr. ลูกหน้ี/เงินสด 25,680 Cr. ลูกหน้ี/เงินสด 25,680

Dr. สินคา้ คงเหลือ 22,425 ไมบ่ นั ทกึ บญั ชีคู่ตน้ ทนุ

Cr. ตน้ ทนุ ขาย 22,425

2. เพ่ิมยอดสินคา้ (กรณรี บั คืนสนิ คา้ ด้วย ? ตอบเป็น Y)

3. ลดยอดลูกหนใ้ี นแฟ้มหลกั (กรณีเลือกประเภทใบลดหนี้/รบั คืน เป็น 1 หรอื 2) ให้ตรวจสอบข้อมูลท่เี มนูขาย/

ขอ้ 6 หรืออาจพิมพ์รายงานลูกหน้ี I.D. เพ่ือตรวจสอบยอดเคล่ือนไหวลกู หนี้
4. ในรายงานภาษีขายจะแสดงเป็นยอดตดิ ลบ

หมายเหตุ

กรณีรบั เงินเกนิ จากลกู ค้า (เกินยอดหน)้ี อาจเน่อื งจากคิดดอกเบยี้ กบั ลูกค้า เพราะลกู ค้าชําระเงินลา่ ชา้

เกนิ กําหนดหรืออาจมกี ารปัดเศษสตางค์ขึน้ จากยอดหน้ี เป็นต้น จากตัวอยา่ งข้างต้น สมมตวิ า่ ลูกคา้ จ่ายเงนิ มา

เกิน 40 บาท

ดบั เบล้ิ คลกิ ใส่

ส่วนทเ่ี กนิ ท่ี ช่อง

ดอกเบีย้ รบั

กรณีรับเงนิ ขาดจากลูกค้า (รับน้อยกวา่ ยอดหน)ี้ อาจเนื่องจากใหส้ ่วนลดกับลกู ค้าหรอื ลูกค้าชาํ ระเงิน
เร็วกว่าทก่ี าํ หนดไวจ้ ากตัวอย่างขา้ งต้น สมมติวา่ ให้สว่ นลดเงนิ สด 40 บาท

ดบั เบล้ิ คลกิ ใสส่ ว่ นขาด
ทชี่ อ่ งสว่ นลด ง/ส