t6 การทำคู่มือ ok

ชุดเครอื่ งมอื การเรียนรู

เรอื่ ง

การจดั ทําคูมือการปฏบิ ตั ิงาน
(Work Manual)

(ฉบบั ปรบั ปรงุ )
ป พ.ศ.2552

1 การจัดทําคูมือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

วตั ถุประสงคข องหลักสูตร

เพ่ือใหผูเขารับการอบรม

9 มคี วามรู ความเขาใจ ในหลักการหรอื แนวทางในการจดั ทาํ เอกสารที่
จําเปน ในองคก ร

9 เขาใจโครงสรา งเอกสารในระบบมาตรฐานสากล
9 สามารถจัดทําคูมือการปฏิบัติงานของหนว ยงานตนเองไดอ ยางมี

ประสทิ ธิภาพ
9 สามารถนําเครอ่ื งมือตา ง ๆ เพ่อื มาชวยในการวิเคราะหแ ละชว ยในการ

ปรับปรงุ กระบวนการทาํ งานในหนว ยงานตนเองได
9 เขาใจและทราบประโยชนใ นการควบคมุ เอกสารและวิธีการควบคมุ

2 การจัดทําคูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

หวั ขอ การฝก อบรม

1. โครงสรา งของระบบเอกสารในองคการ
2. ความรพู ้ืนฐานในการจัดทําคมู อื การปฏิบัติงาน
3. องคป ระกอบของคูมือการปฏิบัติงาน
4. ปจ จยั สําคัญในการจัดทาํ คูม ือการปฏบิ ัตงิ าน
5. ขั้นตอนการจัดทําคูม อื การปฏบิ ตั ิงาน
6. เครอ่ื งมือพเิ ศษในการจัดทําคมู อื การปฏิบัตงิ าน

3 การจัดทําคูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

นิยาม

เอกสารคอื อะไร

• ส่ิงหรือสื่อที่ใชอธิบายถึงทิศทาง แนวทาง ข้ันตอนหรือวิธีการ
ปฏิบัติงาน โดยอาจจะอยูในลักษณะตาง ๆ เชน ระเบียบปฏิบัติ
คมู อื การปฏิบตั ิงาน วธิ กี ารทาํ งาน รปู ภาพ แบบฟอรม เปน ตน

การจัดทาํ เอกสารคืออะไร

• การกําหนดแนวทาง ขั้นตอน หรือวิธีการไวเปนลายลักษณอักษร
เพื่อใชใ นการตดิ ตอ ส่ือสารหรอื เปนแนวทางในการปฏิบตั ิงาน

4 การจัดทาํ คมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

ภาพรวมดานเอกสารภายในองคก าร (Documentation Overview)

เอกสารของแตล ะองคการมกั ประกอบดว ย
• เอกสารแสดงวิสยั ทัศน ภารกจิ นโยบาย และวัตถปุ ระสงคขององคก าร
• คูมอื คณุ ภาพ (Quality Manual)
• ระเบียบปฏิบตั ิ คูมอื การปฏบิ ัตงิ าน (Procedure Manual/Work Manual)
• วิธีการทาํ งาน (Work Instruction)
• เอกสารจากภายนอกทีจ่ าํ เปน ตอ งใชในการปฏิบัติงาน (Support Document)

5 การจัดทาํ คูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

โโคครรงงสสรรา างงขขอองงรระะบบบบเเออกกสสาารรใในนอองงคคกกาารร

แนวทางในการจัดทําและควบคุมเอกสารตามระบบบรหิ ารคณุ ภาพ
ISO 9001:2000 แบงเอกสารออกเปน 4 ระดบั ดังน้ี

1 คมู อื คุณภาพ (Quality Manual)
2
3 ระเบียบปฏบิ ตั ิงาน (Procedure Manual),
4 คมู ือการปฏบิ ตั ิงาน (Work Manual)

6 การจดั ทาํ คมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual) วธิ ปี ฏิบัติงาน/วิธีการทาํ งาน
( Work Instruction)

แบบฟอรม , บนั ทึกและเอกสาร

สนบั สนนุ (Form, Record and
Support document)

ระดับที่ 1: คมู ือคณุ ภาพ (Quality Manual)

ประโยชน

ลกั ษณะ • เปนแนวทางใหเจาหนาท่ีทราบถึงนโยบาย

• ระบรุ ายละเอยี ดขององคการ นโยบาย วิสัยทัศน และภารกิจขององคการ
วสิ ยั ทศั น และภารกิจขององคการ • ใชอธิบายจุดประสงคและโครงสราง

• ประกอบดวยกระบวนการตางๆ ท่ีอยู องคการ
ในความรบั ผิดชอบขององคก าร • สรางความประทับใจแกบุคคลทั่วไปใหมี

• อางอิงถึงระเบียบปฏิบัติที่สนับสนุน ความมั่นใจมากข้ึน
นโยบายขององคการและกระบวนการ • ใชอธบิ ายรายละเอยี ดของกระบวนการ
• อ ธิ บ า ย ป ฏิ สั ม พั น ธ ข อ ง แ ต ล ะ • เปนพื้นฐานสําหรับผูบริหารใชในการ
ทบทวนและตรวจติดตามระบบบริหาร
กระบวนการภายในองคการ
คุณภาพภายใน

7 การจดั ทาํ คมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

ระดบั ท่ี 2: ระเบยี บปฏิบตั ิ/คมู ือการปฏิบัติงาน

(Procedure/Work Manual)

ประโยชน

ลักษณะ • ไดง านทม่ี ีคณุ ภาพตามท่ีกาํ หนด
• ผูป ฏบิ ัติงานไมเกิดความสบั สน
• เปรียบเสมือนแผนที่บอกเสนทางการ • แตล ะหนวยงานรูงานซึง่ กนั และกัน
ทํ า ง า น ที่ มี จุ ด เ ร่ิ ม ต น แ ล ะ สิ้ น สุ ด ข อ ง • บคุ ลากรหรือเจาหนา ทสี่ ามารถทํางานแทนกันได
กระบวนการ • สามารถเร่ิมปฏิบัติงานไดอ ยางถกู ตอ งและรวดเรว็

• ร ะ บุ ข้ั น ต อ น แ ล ะ ร า ย ล ะ เ อี ย ด เม่ือมีการโยกยา ยตําแหนง งาน
กระบวนการตางๆ ขององคการและวิธี • ลดขั้นตอนการทาํ งานทซี่ ับซอ น
ควบคุมกระบวนการนั้น • ลดขอ ผดิ พลาดจากการทํางานที่ไมเ ปน ระบบ
• ชว ยเสริมสรา งความมั่นใจในการทํางาน
• จัดทําขึ้นสําหรับลักษณะงานท่ีซับซอน มี • ชว ยลดความขดั แยงทอ่ี าจเกดิ ขน้ึ ในการทํางาน
หลายขน้ั ตอน และเกี่ยวขอ งกับหลายคน • ชว ยลดการตอบคาํ ถาม
• ชว ยลดเวลาในการสอนงาน
• สามารถปรับปรุงเปล่ียนแปลงไดเมื่อมี
การเปลีย่ นแปลงการปฏิบัตงิ าน

8 การจดั ทําคูม ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ระดับท่ี 3: วิธีปฏบิ ตั งิ าน/วธิ กี ารทาํ งาน (Work Instruction)

ลักษณะ ประโยชน

• มีรายละเอียดวิธีการทํางานเฉพาะ • ผปู ฏบิ ัติงานทราบรายละเอยี ดและทํางานได

ห รื อ แ ต ล ะ ขั้ น ต อ น ย อ ย ข อ ง อยางถกู ตอ ง

ก ร ะ บ ว น ก า ร เ ป น ข อ มู ล เ ฉ พ า ะ • ทราบถงึ ตําแหนงงานทร่ี ับผดิ ชอบ
มีคําแนะนําในการทํางาน รวมท้ังวิธีท่ี
อ ง ค ก า ร ใ ช ใ น ก า ร ป ฏิ บั ติ ง า น โ ด ย • ท ร า บ ถึ ง เ ท ค นิ ค วิ ธี ก า ร ทํ า ง า น ที่ มี
ละเอียด ประสทิ ธภิ าพ

9 การจัดทําคมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

ระดับที่ 4: แบบฟอรม บนั ทกึ และเอกสารสนับสนนุ

(Form, Record and Support document)

ลกั ษณะ เปนเอกสารทใี่ ชใ นการทํางานเพ่ือใหงานน้ันๆ มคี วามสมบูรณ
ซึง่ เอกสารแตละแบบมีลกั ษณะดังนี้

ประโยชน

• แบบฟอรม (Forms): ใชสําหรับลงบันทึก • ชวยใหการทํางานน้ัน ๆ มีความสมบูรณ
ผลการทํางาน และผลลัพธท่ีไดจากการ ครบถวน
ทํางาน
• เปน เอกสารอางองิ ในการทํางาน
• บันทึก (Record): จะถูกเก็บไวสําหรับการ
เรียกออกมาใช และโดยปกติจะมีการ • ชว ยใหก ารทาํ งานไมผ ดิ ขั้นตอน
ควบคุมตามกระบวนการควบคุมบนั ทึก • ชวยปองกันอุบัติเหตุ และทํางานไดอยาง

• เอกสารสนับสนุน (Support Document): ปลอดภัย
เอกสารที่ใชอางอิงหรืออธิบายรายละเอียด

การทํางานในรูปแบบท่ีองคการมีใชอยู
เชน พระราชบัญญัติ กฎหมาย หนังสือ

ช้ีแจง มาตรฐานตา งๆ เปน ตน

10 การจดั ทาํ คูมือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

คมู ือการปฏบิ ัตงิ าน (Work Manual) คืออะไร

คูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual) เปรียบเสมือนแผนท่ีบอก
เสนทางการทํางานที่มีจุดเร่ิมตนและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ ระบุถึงขั้นตอน
และรายละเอียดของกระบวนการตาง ๆ มักจัดทําขึ้นสําหรับงานท่ีมีความ
ซับซอน มีหลายข้ันตอน และเกี่ยวของกับหลายคน สามารถปรับปรุง
เปลีย่ นแปลงเมอ่ื มีการเปลีย่ นแปลงการปฏิบัติงาน ทั้งน้ีเพ่ือใหผูปฏิบัติงานไวใช
อา งองิ มใิ หเกิดความผิดพลาดในการปฏบิ ัตงิ าน

11 การจัดทาํ คูม ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

สาเหตทุ ห่ี ลายองคการไมจัดทาํ คูม อื การปฏบิ ตั ิงาน

• ในหนว ยงานมีบคุ คลไวส ําหรบั อางองิ เพราะทาํ งานมานาน มคี วามชาํ นาญ
มีประสบการณส งู

• หนวยงานนน้ั ๆ รับผดิ ชอบงานทไี่ มซบั ซอน มีขั้นตอนนอยและตายตัว
งานเบด็ เสรจ็ ที่เดยี ว

• บางหนว ยงานไมเ คยมคี นใหมม าทํางาน คนทท่ี ํางานอยูท ุกวันก็รงู านหมดแลว

จจึงึงไไมมเเหหน็ น็ คคววาามมจจําาํ เเปปนนใในนกกาารรจจดั ัดททําําคคูม ูมอื ือ

12 การจัดทําคูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

วตั ถปุ ระสงคใ นการจัดทาํ คมู อื การปฏิบตั งิ าน

1. เพ่ือใหก ารปฏิบัตงิ านในปจจบุ นั เปน มาตรฐานเดียวกัน
2. ผูปฏิบัตงิ านทราบและเขา ใจวาควรทาํ อะไรกอ นและหลัง
3. ผปู ฏิบัตงิ านทราบวา ควรปฏบิ ัติงานอยา งไร เมอ่ื ใด กับใคร
4. เพอื่ ใหก ารปฏิบตั ิงานสอดคลองกับนโยบาย วสิ ยั ทศั น ภารกิจ และ

เปา หมายขององคก ร
5. เพือ่ ใหผ บู ริหารติดตามงานไดทกุ ข้นั ตอน
6. เปนเครอื่ งมือในการฝกอบรม
7. ใชเ ปน เอกสารอา งองิ ในการทาํ งาน
8. ใชเปน ส่ือในการประสานงาน

13 การจัดทาํ คูม ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

ประโยชนของคมู อื การปฏิบตั ิงาน

1. ชวยลดการตอบคาํ ถาม คูมือการปฏิบตั งิ านยังสามารถนําไปใช
2. ชวยลดเวลาในการสอนงาน
3. ชวยเสริมสรางความมั่นใจในการ สาํ หรับเร่ืองอื่นๆ ไดอ ีกดวย เชน
• ใชฝ กอบรมขา ราชการใหม
ทํางาน • ใชรวบรวมประเด็นที่ไมใ ชก รณีปกติ
4. ชวยใหเกิดความสมํ่าเสมอในการ • ใชใ นการปรับปรุงงาน
• ใชใ นการออกแบบระบบงานใหม
ทํางาน: • ใชเ ปนฐานในการประกาศเวลามาตรฐาน
5. ชวยลดความขัดแยงที่อาจจะเกิดใน
การใหบริการ
การทํางาน
6. ทําใหการปฏิบัติงานเปนแบบมือ

อาชีพ
7. ชวยในการปรับปรุงงานและออกแบบ

กระบวนงานใหม

14 การจดั ทําคมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

อองงคคปปรระะกกออบบขขอองงคคมู มู อื ือกกาารรปปฏฏิบบิ ัตตั ิงงิ าานน

ประกอบดว ย

1. วัตถปุ ระสงค
2. ขอบเขต
3. คาํ จาํ กดั ความ
4. หนาทค่ี วามรบั ผิดชอบ
5. ระเบยี บปฏบิ ัติ (ขัน้ ตอน)
6. เอกสารอา งองิ
7. แบบฟอรมทใ่ี ช
8. เอกสารบนั ทกึ

15 การจัดทาํ คูมือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

1. วัตถุประสงค (Objectives)

• ความหมาย:

เปนการชแี้ จงใหผ ูอานทราบถึงวตั ถปุ ระสงคใ นการจัดทําเอกสารเร่อื งนี้
ขนึ้ มา

• ตวั อยางวัตถุประสงคเ รือ่ ง : คมู อื การตรวจสอบภายใน

เพื่อใหม่ันใจวาไดมีการปฏิบัติตามขอกําหนด ระเบียบ หลักเกณฑ
เ กี่ ย ว กั บ ก า ร ต ร ว จ ส อ บ ภ า ย ใ น ท่ี กํ า ห น ด ไ ว อ ย า ง ส ม่ํ า เ ส ม อ แ ล ะ มี
ประสิทธภิ าพ สอดคลอ งกับนโยบายและวตั ถปุ ระสงคข ององคกร

16 การจัดทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

2. ขอบเขต (Scope)

• ความหมาย:

เปน การชแ้ี จงใหผ อู า นทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคูมือวาครอบคลุมตั้งแต
ขน้ั ตอนใด ถงึ ขน้ั ตอนใด หนวยงานใด กับใคร ท่ใี ด และเมื่อใด

• ตัวอยางขอบเขตเร่อื ง : คูมือการตรวจสอบภายใน

ระเบยี บการปฏิบตั ินี้ครอบคลุมขั้นตอนการตรวจสอบภายในของผตู รวจสอบภายใน
และผรู ับการตรวจสอบ ตั้งแตการวางแผนการตรวจสอบ การดําเนินการตรวจสอบ
การจัดทาํ รายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจตดิ ตามซ้ํา สําหรับทุกครงั้ ที่มีการ
ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสขุ

17 การจัดทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

3. คาํ จาํ กัดความ (Definition)

• ความหมาย:

เปน การชแ้ี จงใหผูอานทราบถงึ คาํ ศพั ทเ ฉพาะซึ่งอาจเปน ภาษาไทยหรอื
ภาษาองั กฤษ หรอื คํายอ ท่ีกลา วถงึ ภายใตร ะเบยี บปฏบิ ัตนิ ั้นๆ เพือ่ ใหเ ปน
ทเ่ี ขาใจตรงกัน

• ตวั อยางคําจาํ กดั ความ เร่ือง : คมู ือการตรวจสอบภายใน

Auditor = ผูต รวจสอบทีไ่ ดร ับมอบหมายอยา งเปน ทางการ
Auditee= แผนก หนว ยงาน หรอื บคุ คลผไู ดร บั การตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การรอ งขอใหดําเนนิ การแกไข

18 การจัดทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

4. หนาท่ีความรบั ผดิ ชอบ (Responsibilities)

• ความหมาย:

เปนการชแ้ี จงใหผอู า นทราบวามีใครบางทเี่ ก่ียวของกับระเบียบปฏิบตั ิน้ัน ๆ โดยมักจะ
เรยี งจากผอู ํานาจหรือตาํ แหนงสงู สุดลงมา

• ตัวอยางหนาท่คี วามรับผดิ ชอบเรอื่ ง : คูมอื การตรวจสอบภายใน

ผอู าํ นวยการกอง: อนมุ ตั ิแผนการตรวจสอบ ติดตามและพจิ ารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน

หัวหนากลมุ ทุกกลุม: รับทราบและใหความรวมมือในการตรวจสอบ
นักวิชาการ 6 ว. : จดั ทําแผน ดาํ เนินการตรวจสอบ สรปุ ผลและตดิ ตามผล

19 การจดั ทาํ คมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

5. ระเบียบปฏบิ ัต/ิ ข้ันตอน (Procedure)

• ความหมาย:

เปนการอธิบายข้ันตอนการทาํ งานอยางละเอยี ด วาใคร ทาํ อะไร ที่ไหน อยางไร เม่ือใด
โดยสามารถจัดทาํ ไดใ นรูปแบบตาง ๆ ไดแ ก การใชข อความอธิบาย การใชตาราง
อธิบาย การใชแ ผนภมู ิ และการใช Flowchart

• ตวั อยางการเขยี นขั้นตอนการปฏบิ ัติ

5.1 เขยี นรายละเอยี ดเอกสารท่ีตองการจัดทํา แกไ ขหรือเปล่ยี นแปลง
5.2 พจิ ารณาเหตผุ ลการขอจดั ทํา แกไขหรือเปลยี่ นแปลง
5.3 ดําเนินการจัดทาํ
5.4 แจกจา ยสาํ เนาเอกสาร
5.5 บันทึกการแจกจา ย

20 การจัดทาํ คูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

6.เอกสารอางอิง (Reference Document)

• ความหมาย:

เปนการชแ้ี จงใหผ อู านทราบถงึ เอกสารอื่นใดที่ตองใชประกอบคูกันหรืออา งอิงถึงกัน
เพ่ือใหการปฏิบัติงานน้ันๆ สมบูรณ ไดแ ก ระเบียบปฏิบัตเิ รื่องอื่น พระราชบญั ญตั ิ
กฎหมาย กฎระเบยี บ หรือวธิ ีการทํางาน เปน ตน

• ตวั อยางเอกสารอางอิงเรื่อง : คมู ือการตรวจสอบภายใน

ระเบยี บการปฏิบัตเิ รอ่ื งการแกไ ขและปอ งกัน(QP-QMR-01)
ระเบยี บปฏบิ ัตเิ รอื่ งการทบทวนโดยฝายบรหิ าร (QP-QMR-02)

21 การจัดทําคมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

7.แบบฟอรมท่ใี ช (Form)

• ความหมาย:

เปน การชแ้ี จงใหผอู านทราบถึงแบบฟอรมตาง ๆ ท่ตี อ งใชใ นการบนั ทกึ
ขอมลู ของผูที่เก่ยี วขอ ง ในการปฏิบัตงิ านของกระบวนการนน้ั ๆ

• ตัวอยา งแบบฟอรมเรอื่ ง : คูมอื การตรวจสอบภายใน

แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)
แบบคาํ ถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)

22 การจดั ทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

8.เอกสารบนั ทึก (Record)

• ความหมาย:

เปน การชแ้ี จงใหผ ูอา นทราบวาบันทึกใดบางท่ีตองจดั เกบ็ เพอ่ื เปนขอมลู หรือหลกั ฐาน
ของการปฏิบัตงิ านน้ัน ๆ พรอมท้ังระบุถงึ ผรู บั ผิดชอบในการจดั เก็บ สถานที่
ระยะเวลา และวิธีการจดั เกบ็

• ตวั อยางเอกสารบันทึก เร่อื ง : คมู ือการตรวจสอบภายใน

ช่อื เอกสาร ผูร ับผดิ ชอบ สถานท่ีจัดเก็บ ระยะเวลา วธิ ีการจัดเกบ็
เรยี งตามวันท่ี
Audit Checklist นักวิชาการ หอ งเอกสารของผู 10 ป

ตรวจสอบภายใน ตรวจสอบ

23 การจดั ทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ปปจจ จจัยัยสสําาํ คคัญัญใในนกกาารรจจัดดั ททําําคคูมมู อื อื กกาารรปปฏฏิบบิ ตั ัตงิ ิงาานน

9ลักษณะท่ีดีของคูมอื การปฏบิ ัตงิ าน
9คุณสมบตั ิและทักษะของผจู ัดทําคูมือการปฏิบตั ิงาน
9ผูเ ก่ยี วขอ งในการจัดทําคมู ือการปฏบิ ัติงาน

24 การจัดทําคมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ลกั ษณะทีด่ ีของคมู ือการปฏิบัตงิ าน

• กระชับ ชัดเจน เขาใจไดง าย

• เปนประโยชนสําหรับการทํางานและฝก อบรม

• เหมาะสมกับองคกรและผใู ชง านแตล ะกลุม

• มคี วามนาสนใจ นาติดตาม Clear

• มีความเปนปจ จุบัน (Update) ไมลาสมยั Complete
• แสดงหนวยงานท่ีจดั ทํา วันท่ีบงั คบั ใช Concise
• มตี วั อยา งประกอบ Correct

25 การจดั ทาํ คูม ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

คุณสมบตั แิ ละทกั ษะ
ของผจู ดั ทําเอกสารการปฏิบตั งิ าน

คุณสมบัติ ทกั ษะ
• มีความรูความเชยี่ วชาญในการ
• ทักษะการวิเคราะห
ปฏิบัติงานเรื่องนั้น ๆ (Analysis Skills)
• เปนคนชา งสงั เกต
• เอาใจใสใ นรายละเอยี ดของการ • ทักษะการสอ่ื สาร
(Communication Skills)
ปฏิบัติงาน
• รูทฤษฎีและความรูพื้นฐานของการ • ทักษะออกแบบ
(Design Skills)
วเิ คราะหระบบงาน
• รูหลกั การสอื่ สารในรูปแบบตา ง ๆ • ทักษะการประเมินผล
• รเู ทคโนโลยสี มยั ใหม (Evaluation Skills)

26 การจดั ทําคูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ผูท่ีเกย่ี วของ

• ผูปฏิบัตงิ านในกระบวนการ
• ผจู ดั ทําเอกสารการปฏิบัตงิ าน
• ผอู นุมัติ
• ผูอาน

– ภายในองคกร

• ผูบรหิ าร
• รฐั บาล
• ขา ราชการ

– ภายนอกองคกร

• ประชาชน
• ผเู ขา ชมงาน
27 การจัดทําคมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

กิจกรรมท่ี 1 :
วิเคราะหผเู กย่ี วขอ งในกระบวนงานและวเิ คราะหค วามเขาใจ
และความสนใจของผูปฏบิ ัติงาน

วัตถุประสงคข องกิจกรรม :
• เพื่อใหผเู ขา อบรมมคี วามเขาใจเกย่ี วกบั ผมู ีสว นเก่ยี วของกับกระบวนงานทจ่ี ะพัฒนา

คมู อื การปฏิบัติงาน
• เพ่อื ใหผ เู ขา อบรมมคี วามขาใจเกยี่ วกบั ความสนใจของผปู ฏิบัติงาน
ลักษณะของกิจกรรม
• แบง กลุม ละประมาณ 10 ทาน
• แตล ะกลมุ ไดรับมอบหมายใหวเิ คราะหผูมีสวนไดส ว นเสยี ท่เี กีย่ วของกบั กระบวนการ

ทํางานท่ีกําหนดใหโดยวิทยากร
• ใชแบบฟอรม ทีจ่ ดั ใหแ ตละกลุมเพ่ือใชใ นการวิเคราะหผูมสี ว นไดสว นเสยี ทีเ่ กยี่ วขอ ง
• แตละกลมุ ใชเวลาในการวิเคราะหประมาณ 15 นาที
• แตล ะกลุมใชเ วลาในการนาํ เสนอผลการวิเคราะหประมาณ 3 นาที

28 การจัดทําคมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

ขขั้น้ันตตออนนกกาารรจจดั ัดททําําคคมู ูมืออื กกาารรปปฏฏิบบิ ตั ตั ิงงิ าานน

แนวปฏบิ ตั ิท่ดี ี12 ขั้นตอน

1. ศกึ ษารายละเอยี ดของงานจากเอกสาร
2. สงั เกตการปฏิบตั งิ านจริง
3. จดั ทํา Work Flow อยางงาย
4. จดั ทํารายละเอียดในแตละข้ันตอน
5. มกี ารทดสอบโดยใหผปู ฏิบัติงานอา น และผทู ่ไี มไ ดปฏิบตั งิ านอาน
6. ตรวจสอบกับนิติกร วามีประเด็นใดขัดตอกฎหมาย หรือ

กฎระเบียบของทางหนวยงานหรอื ไม หากมใี หแกไขปรบั ปรงุ

29 การจดั ทําคูม ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

แนวปฏิบตั ทิ ด่ี ี12 ข้ันตอน (ตอ)

7. ขออนุมัติ
8. บันทึกเขาระบบการควบคุมและแจกจา ยเอกสาร
9. ดาํ เนินการแจกจายหรือเผยแพร
10. ดําเนินการฝก อบรมหรือช้ีแจงวธิ ีการใช
11. มกี ารทดสอบความเขาใจของผูใ ชง าน
12. รวบรวมขอเสนอแนะเพ่อื ปรับปรุงคูม ือใหเ กิด

ประสิทธิภาพสงู สุด

30 การจัดทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

เครื่องมือพเิ ศษในการจัดทําเอกสาร

1.การศกึ ษาและวเิ คราะหกระบวนการ (Process Analysis)

– Input-Output Analysis Process ผลลัพธท ่ีตองการ

ทรัพยากรท่จี ําเปน ขอ กําหนด

Inputs Output

หลักเกณฑ เงอื่ นไข

การกระทําเพือ่ เปล่ียนสภาพ Input ไปเปน Output

2. การใช Flowchart

31 การจัดทําคมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

แนวทางการเขยี น Flowchart

Flowchart คืออะไร?

การใชส ญั ลกั ษณตางๆ ในการเขยี นแผนผงั การทาํ งาน เพอ่ื ใหเหน็
ถงึ ลักษณะ และความสมั พนั ธก อ นหลงั ของแตละข้นั ตอนใน
กระบวนการทาํ งาน

ประโยชนของ Flowchart

• ชว ยใหเขาใจกระบวนการทาํ งานงา ยข้ึน
• เปนเครื่องมือสาํ หรับฝกอบรมพนักงาน
• การช้บี งถงึ ปญ หา และโอกาสในการปรับปรงุ กระบวนการ
• ชว ยใหเ ห็นภาพความสัมพันธร ะหวา งบุคคล
• สะดวกในการนาํ ไปเขยี นเปนระเบียบปฏิบตั ิ คูมือการปฏิบัติงานหรือวิธีการปฏิบัติงาน

ในลําดับตอไป
32 การจดั ทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

สญั ลกั ษณท่ีใชใ นผังงาน (Flowchart)

จุดเริ่มตนและส้นิ สดุ ของกระบวนการ
กจิ กรรมและการปฏบิ ัติงาน
การตัดสินใจ
แสดงถึงทิศทาง หรือการเคลือ่ นไหวของงาน
จุดเช่อื มตอ ระหวา งขัน้ ตอน

33 การจดั ทาํ คูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

การเขยี น Flowchart

z ผูเขยี นควรเขา ใจกระบวนการและการปฏิบตั งิ านจรงิ
z กําหนดกระบวนการทต่ี องเขียน Flowchart
z เขยี นขน้ั ตอน กิจกรรม การตัดสนิ ใจ
z จดั ลาํ ดับกอ นหลังของขน้ั ตอนดงั กลา ว
z เขียน Flowchart โดยใชส ญั ลักษณท่ีเหมาะสม
z ตรวจสอบและปรบั ปรงุ Flowchart ทเ่ี ขยี นเสร็จ

z ปฏิบัตไิ ด
z กระบวนการมีประสิทธิภาพ
z ไมซ ํา้ ซอน
z ทาํ แลว ไดประโยชน
34 การจัดทําคูมือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

ตวั อยา ง Flowchart

ออกเอกสารขอซ้ือ
(PR)

No
อนมุ ตั ิ
Yes

ลง LOG

ออกใบ P/O

สง ใบ P/O

สงคืน No
ตรวจสอบสนิ คา

Yes

จัดเกบ็ เขาคลังสินคา

35 การจดั ทําคมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ตวั อยา งระเบียบปฏิบัติ

ช่ือหนวยงาน......

ระเบียบปฏบิ ตั ิเร่ือง เลขที่ แกไ ขครง้ั ที่ วันที่บงั คับใช หนา
การจัดซอื้ 1/7
QP-PUR-001 00 19/11/0

จัดทําโดย ตรวจสอบโดย อนุมัติโดย
______________________
_______________________ _______________________

ประวตั กิ ารแกไข

วนั ท่ีบงั คบั ใช แกไขครั้งท่ี ขอความ

19/11/05 00 เอกสารออกใหม

36 การจดั ทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ตัวอยา งระเบียบปฏบิ ตั ิ (ตอ )

ช่ือหนวยงาน.......

ระเบียบปฏบิ ตั ิเรอื่ ง เลขท่ี แกไ ขครั้งที่ วนั ทบี่ ังคบั ใช หนา
การจัดซือ้ 2/7
QP-PUR-001 00 19/11/05

1. วตั ถุประสงค
2. ขอบเขต
3. คาํ จํากดั ความ
4. ความรับผิดชอบ
5. ระเบยี บปฏิบตั ิ
6. เอกสารอางอิง
7. แบบฟอรมท่ีใช
8. เอกสารบันทึก

37 การจดั ทําคมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

วิธีการเขียนขนั้ ตอนการปฏบิ ตั งิ าน

• ในการเขยี นขั้นตอนการปฏบิ ัตงิ าน (หัวขอท่ี 5) ของโครงสรา ง
เอกสารระเบยี บปฏิบตั ิอาจอยูในรูปของ

– ขอความท้ังหมด (Wording)
– ตาราง (Table)
– แผนภมู จิ ําลอง (Model)
– เปนผังการไหลของการปฏิบัตงิ าน (Flowchart)

38 การจัดทําคมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ตวั อยางการเขยี นข้นั ตอนแบบขอ ความ

ขนั้ ตอนการรบั การฝก อบรม

5.1 ผขู อรับการฝก อบรม

5.1.1 ศึกษาขอมลู หรอื หลักสตู รท่จี าํ เปนตอ การปฏิบัติงาน
5.1.2 กรอกแบบคํารองขอรับการฝกอบรมภายนอกพรอมแนบหลกั ฐานหรือขอมลู ของ

หลกั สตู รดงั กลา ว
5.1.3 เสนอใหผ บู ังคับบญั ชาจนถงึ ระดบั ผูอํานวยการอนมุ ัติ
5.1.4 นําสง ยงั กองการเจาหนาทีล่ ว งหนา กอ นวันสมั มนาหรอื ฝกอบรม 15 วัน

5.2 เจา หนา ทฝ่ี า ยการเจา หนาท่ี

5.2.1 ตดิ ตอสถาบนั หรอื หนว ยงานทจ่ี ัดฝกอบรม
5.2.2 สง เรอ่ื งยงั หนวยงานการเงนิ เพ่ือของบประมาณ

5.3 ผเู ขา รับการฝก อบรม

5.3.1 เขา รบั การฝกอบรมตามวันและเวลาทกี่ าํ หนด
5.3.2 เม่ือเสรจ็ สน้ิ การฝกอบรม จดั ทาํ รายงานพรอมนาํ สง เอกสารประกอบการฝก อบรม
5.3.3 นาํ ความรูทีไ่ ดร บั ไปจดั ทาํ แผนพัฒนาและปรบั ปรุงตนเอง

39 การจดั ทําคูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ตวั อยางการเขยี นขัน้ ตอนแบบตาราง

ผรู ับผิดชอบ ขั้นตอนการ ระยะเวลา แบบฟอรม ท่ใี ช
ดําเนนิ งาน

เจา หนาท่ี 1.สํารวจความจาํ เปน เดือนพฤศจิกายน แบบสํารวจความจาํ เปน ใน
ในการฝก อบรม ของทุกป การฝก อบรม
กองการ
เจาหนาท่ี (HR-TN-F-001)

เจาหนาทที่ ุก 2. กรอกรายละเอียด ภายในเดอื นธนั วาคม แบบสํารวจความจาํ เปนใน
ระดบั ความตอ งการในการ
ฝก อบรมและสง กลับ ของทกุ ป การฝกอบรม
คนื กองการเจา หนา ที่
(HR-TN-F-001)

หัวหนากลมุ งาน 3. พิจารณา รวบรวม ภายในเดอื นมกราคม แผนการฝก อบรมประจาํ ป
และจดั ทาํ แผนการ ของปถ ัดไป (HR-TN-F-002)
กองการ ฝกอบรมประจาํ ปสง ให
เจา หนาท่ี ผูอํานวยการกอง

40 การจัดทําคมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ตวั อยา งการเขียนขน้ั ตอนแบบแผนภูมิ

41 การจัดทาํ คมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

ตวั อยา งการเขียนขน้ั ตอนแบบแผนภูมิ

42 การจัดทาํ คมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

ตวั อยางการเขียนขนั้ ตอนแบบ Flowchart

ลําดบั ท่ี ผงั กระบวนการ รายละเอียดงาน ผูรับผดิ ชอบ บึกทึก เอกสารอา งองิ

1 ออกเอกสารขอซอ้ื หนว ยงานท่ีขอซอื้ กรอกรายละเอียดสนิ คา ท่จี ะ ผูขอซือ้ ใบ PR PU-F-001
(PR) ซือ้
2 ผูมอี าํ นาจลง ใบ PR PU-F-002
3 No อนมุ ัติ ผูม ีอํานาจลงนามอนุมัติ หากไมอนมุ ัตใิ หผ ูข อ นาม PU-F-003
ซ้ือนาํ กลบั ไปพิจารณาหรอื แกไข Log Book
Yes เจา หนา ท่ี QC-F-001
บนั ทกึ เลขท่ี PR ในสมุดบันทกึ เพอ่ื เปน จัดซื้อ ใบ PO WH-F-001
ลง Log Book หลักฐานอา งองิ
เจาหนา ที่ ใบ PO
4 เปดเอกสาร PO โดยกรอกรายละเอียดตาม จัดซ้ือ
เอกสาร PR ใบตรวจ
ออกใบ PO เจาหนา ท่ี รบั สินคา
สงใบสง่ั ซ้อื สนิ คา (PO) ใหกบั ทางผขู าย โดย จัดซื้อ Stock
5 ทาง Fax หรอื E-mail และยนื ยนั การซอื้ เจา หนา ท่ี Card
ตรวจสอบ
สง ใบ PO ตรวจรับสินคา จากทางผขู าย หากไมต รงตาม เจา หนา ท่ี
ขอ กาํ หนดใหส ง คนื และไมต องชาํ ระเงิน คลงั สินคา
6 No
จดั เก็บสนิ คา ท่ีผา นการตรวจสอบยงั คลงั สินคา
สงคนื ตรวจรับสนิ คา และบันทกึ Stock ใหต รงกับสินคา

Yes

จดั เกบ็ เขาคลงั

43 การจัดทาํ คมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

กิจกรรมท่ี 2 : วิเคราะหกระบวนการทาํ งาน (Workflow Analysis)

วตั ถปุ ระสงคของกิจกรรม :
• เพอื่ ใหผ เู ขาอบรมมคี วามเขา ใจเกยี่ วกบั สญั ลกั ษณท ี่ใชในการเขยี นคมู อื ปฏบิ ัตกิ าร
• เพอ่ื ใหผ เู ขา อบรมมคี วามเขาใจเกย่ี วกับการเรยี บเรยี งลําดบั ของกระบวนการทาํ งาน
• เพอื่ ใหผ ูเขาอบรมมคี วามเขา ใจเกย่ี วกับขั้นตอนการพัฒนาเนือ้ หาของคมู อื ปฏิบตั งิ านใน

สวนทเ่ี ปนกระบวนการทํางาน (Workflow)
ลกั ษณะของกจิ กรรม
• แบง กลมุ ละประมาณ 10 ทา น
• แตล ะกลมุ ไดร บั มอบหมายใหว ิเคราะหก ระบวนการทาํ งานทก่ี าํ หนดใหโดยวทิ ยากร
• ใชอ ปุ กรณท จี่ ดั ใหแ ตล ะกลมุ เพื่อใชในการวเิ คราะหก ระบวนการทาํ งาน
• แตล ะกลมุ ใชเ วลาในการวเิ คราะหประมาณ 15 นาที
• แตล ะกลมุ จะตอ งใชสัญลกั ษณท ่กี ําหนดใหในการเรยี บเรียงกระบวนการทาํ งานใหถ กู ตอ งครบถวน
• แตล ะกลมุ ใชเ วลาในการนาํ เสนอผลการวิเคราะหประมาณ 3 นาที

44 การจัดทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

เทคนิคการจดั ทาํ คมู อื ใหเขาใจงายและนาสนใจ

• การใชภ าพถา ยอา งองิ
• การใชภ าพการต นู
• การใชแบบฟอรม บันทึก
• การใช Multi Media

45 การจัดทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

การใชภาพถายอางอิง

• ขอดี

– เขา ใจไดง าย ประหยัดเนอื้ ท่ี
– เปนรูปธรรม จูงใจใหเกดิ การปฏิบัติตามไดง าย

• ขอดอ ย

– การหาภาพที่เหมาะสมอาจหาไดยาก
– ความพรอมของอุปกรณและความสามารถในการถายภาพ
– ไฟลภาพมีขนาดใหญในการจัดเกบ็ ในคอมพวิ เตอร

46 การจดั ทําคูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ตวั อยางการใชภาพจริงอางอิง

การนงั่ ปฏิบัติงานกบั คอมพวิ เตอร
ผิดวิธี ถกู วธิ ี

47 การจัดทําคมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

เครอ่ื งแตง กายหอ ง Gray room (smock)

Gloves

Cap head cover

Smock

shoes
48 การจดั ทําคมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

การใชภาพการตูน

• ขอดี

– มสี สี นั สะดุดตา นาสนใจ
– เขาใจไดง า ยสําหรบั ผูอา นทกุ ระดับ

• ขอดอย

– ดูไมเปนทางการ
– หาคนที่มฝี มอื ไดยาก
– ลงรายละเอยี ดไดไมครบถว น

49 การจดั ทาํ คมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

ตัวอยางการใชภาพการต นู

• คูมอื การดแู ลโรคปวดหลังจากการทาํ งาน

50 การจดั ทาํ คมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)