t6 การทำคู่มือ ok

คมู อื การปอ งกนั
โรคปวดหลงั จากการทํางาน

1. จัดทา ทางในการปฏบิ ัติงานทถ่ี กู ตอ ง 2. การน่ัง

3. การยกของ 4. การนอน

51 การจัดทําคูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

การใชแบบฟอรม

• ขอ ดี แผน
การเรียนรู
– มีความชดั เจนในการปฏบิ ัติงานไดตามข้ันตอน ผลการ
– เก็บรายละเอยี ดไดครบ ปฏบิ ัติงาน
– มีความยืดหยนุ ในการแกไ ข สมรรถนะ

• ขอ ดอย ขอมูล
สวนบุคคล
– ไมม รี ายละเอยี ดวิธีการบนั ทกึ ขอมูล
– หากไมมีการฝก อบรมวิธกี ารใช อาจผิดพลาดได
– แกไขไดย ากหากสั่งพมิ พจากโรงพมิ พ
– สาํ เนาแบบฟอรม ที่ไมช ดั เจน

52 การจดั ทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ตัวอยางการใชแบบฟอรม

• แบบฟอรม การควบคมุ การแจกจา ยเอกสาร

ช่ือคูมอื การ รหัสเอกสาร ผูจดั ทาํ วนั ที่ หนว ยงานท่ีตอง ผถู ือครองเอกสาร ลายมอื ชื่อ
ปฏิบตั ิงาน QP-TN-01 ประกาศใช แจกจาย ผูรบั เอกสาร
กลมุ พัฒนาระบบ
การจัดฝก บรหิ าร 1 ม.ค. 49 ทกุ หนวยงาน ผบู ริหารตง้ั แตระดับ _______________
อบรมภายใน 30 ม.ิ ย. 49 ในกระทรวง หวั หนา กลมุ งาน ข้นึ นายไสว ใจดี
สํานกั งานฯ อ.ย. สาธารณสขุ
การตรวจสอบ QP-AU-01 ไป _______________
ภายใน กลมุ ตรวจสอบ ทุกหนวยงาน นายปรีดี ดใี จ
ภายใน ในกระทรวง ผูบรหิ ารตง้ั แตร ะดับ
สาธารณสขุ หวั หนากลมุ งาน ขน้ึ
สํานกั งานฯ อ.ย.
ไป

53 การจัดทําคมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

การใช Multi Media

• ขอ ดี

– มีความทันสมยั ทั้งภาพและเสยี ง นาติดตาม
– มีประสิทธิภาพในการสรางทําความเขาใจ
– สะดวกในการเผยแพร จัดเกบ็ หรือบนั ทึก

• ขอดอย

– คาใชจ า ยในการจัดทําสงู
– ขอจาํ กัดดานความสามารถของบุคลากรในการใชง าน
– ขอ จาํ กดั ดา นความเพียงพอของเครอ่ื งมืออุปกรณ

54 การจดั ทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ตวั อยา งการใช Multi Media

55 การจดั ทาํ คมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

ขอ ควรคํานึงในการจดั ทําเอกสาร

• ใครคือผูใ ชเอกสาร : บุคคลภายในหรือภายนอกองคก ร
• ปรมิ าณของเนอื้ หา : มาก นอย
• การใชส ญั ลกั ษณหรอื รูปภาพ : เหมาะสม เขา ใจงาย
• การฝก อบรมวิธกี ารใช : โดยใคร เมอ่ื ใด อยางไร สาํ หรับใคร

56 การจัดทําคูมือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

กิจกรรมท่ี 3 : ฝก การพฒั นาเนอ้ื หาคมู ือใหน า สนใจ
ดวยเทคนคิ ตางๆ เชน รูปภาพประกอบ มลั ตมิ ีเดยี

วัตถุประสงคข องกจิ กรรม :
• เพอ่ื ใหผ เู ขา อบรมมคี วามเขา ใจในการพัฒนาเนอื้ หาสาระของคมู อื ปฏิบัตงิ านใหนา สนใจและเหมาะสมกบั

ความสนใจของผปู ฏบิ ตั งิ าน โดยใชเทคนคิ ตา งๆ เชน รูปภาพ วดิ โี อคลิป กราฟ กลอน แบบฟอรมตัวอยาง
• เพอ่ื ใหผ เู ขา อบรมมคี วามเขา ใจองคป ระกอบทอี่ าจจะตอ งจดั หาเพมิ่ เตมิ ในกรณที ตี่ อ งใชร ะบบเทคโนโลยี

สารสนเทศเขามาใชใ นการจดั ทําคมู อื ปฏบิ ตั กิ าร
ลกั ษณะของกจิ กรรม
• แบงกลมุ ละประมาณ 10 ทา น
• แตล ะกลมุ ไดร ับมอบหมายใหวเิ คราะหค วามสนใจของผมู สี วนไดส ว นเสยี ท่เี กย่ี วขอ งกบั กระบวนการทาํ งาน
• ใชแ บบฟอรม ทจ่ี ดั ใหแ ตล ะกลมุ เพอื่ ใชในการวเิ คราะหเ ทคนคิ ทีเ่ หมาะสมในการพฒั นาคมู อื ปฏบิ ตั งิ านเพอ่ื

ดงึ ดดู ความสนใจของผมู สี วนไดส ว นเสยี ทเ่ี กย่ี วขอ งกบั กระบวนการทํางาน
• แตล ะกลมุ ใชเวลาในการวิเคราะหป ระมาณ 15 นาที
• แตล ะกลมุ ตอ งตดั สนิ ใจเลอื กใชเทคนคิ ทเี่ หมาะสมกับความสนใจและสรปุ ลงในแบบฟอรมท่จี ดั เตรยี มให
• แตล ะกลมุ ใชเ วลาในการนาํ เสนอผลการวเิ คราะหประมาณ 3 นาที

57 การจัดทาํ คูมือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

เมอื่ ใดที่ตองปรับปรุงคมู อื และทําอยา งไร

เมอ่ื ใด
• เมือ่ มีการปรบั เปลยี่ นนโยบาย กระบวนการทํางาน
• เมื่อมีการปรบั เปลยี่ นผูรับผดิ ชอบ แบบฟอรม หรือเอกสารอา งอิงตา งๆ
• ควรมีการทบทวนกระบวนการท่ไี มมกี ารเปลีย่ นแปลง อยา งนอ ยทุกๆ 3 ป เพือ่ ใหแนใจวา

ยังเปน ฉบับปจ จุบัน (Update)อยู
อยางไร
• เสนอเรอื่ งเพ่ือขออนุมัติจากเจา ของเร่ืองเดมิ หรือผูมีอํานาจอนมุ ัติ
• ดําเนินการปรับปรุงตามความเหมาะสมตอการปฏิบัตงิ าน
• บันทึกประวัตกิ ารปรับปรุงวา ไดเปลย่ี นแปลงเรือ่ งใด
• ดําเนินการแจกจายเพอื่ ทดแทนเอกสารคูมือฉบับเดมิ
• นําเอกสารคมู ือฉบับเดิมกลบั มาทําลาย
• เกบ็ เอกสารคูม ือตน ฉบับของเดมิ เพ่ือใชอ างองิ

58 การจดั ทาํ คูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

ปญหาและอปุ สรรคในการจดั ทําและใชงาน

• ผจู ัดทาํ เอกสารขาดความรู ความเขาใจในกระบวนการปฏิบตั ิงานน้ัน ๆ อยางถองแท
• ผจู ัดทําเอกสารไมท ราบวิธีการเลอื กประเภทของคูมือใหเ หมาะสมกับการปฏบิ ัติงาน

ทาํ ใหผูใชเ ขา ใจยากและไมนําไปปฏิบตั ติ าม
• ไมไ ดรบั ความรวมมือจากบุคคลตาง ๆ ทีเ่ ก่ียวของในการใหข อมูล
• ขาดอุปกรณท่เี พยี งพอและเทคโนโลยที ีท่ ันสมยั
• ไมมกี ารส่ือสารหรือฝก อบรมวธิ ีการใชค ูมือหลงั จากทําเสรจ็ แลว
• ไมมีการนาํ เอกสารที่จดั ทําเสรจ็ แลว ไปใชอ ยางจริงจัง
• ไมมีการแกไ ขปรับปรงุ ใหทันสมัย
• ผทู ท่ี ําการแกไขเปลยี่ นแปลงไมใชเ จา ของเรอื่ งเดิม

59 การจัดทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

การแกไ ขและปองกัน

• มกี ารประชมุ ชแี้ จงใหท กุ หนว ยงานทราบวา จะมกี ารจัดทาํ เอกสารการ
ปฏิบัติงานขนึ้ มาอยา งเปนระบบ

• มกี ารแตง ตั้งตัวแทนของแตละหนวยงานเพอ่ื จัดทําและประสานงาน
ติดตามผล

• ผูบรหิ ารหรอื ระดบั หัวหนา งานตองใหการสนบั สนนุ และมีความรใู นการ
จัดทําเอกสารเชน เดยี วกนั

• จัดกจิ กรรมในการสอ่ื สารหรอื เผยแพรเ อกสารทจ่ี ดั ทําใหเ ปนทเ่ี ขา ใจ

60 การจดั ทําคมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

การควบคุมเอกสาร

• การควบคุมเอกสารคือ

– ระบบการจดั การดานเอกสาร ครอบคลุมต้งั แต กระบวนการ
ในการจดั ทํา การทบทวน การอนมุ ัติ การแจกจา ย การยกเลิก
และการทาํ ลาย

• เหตุผลของการควบคมุ เอกสาร

– เพื่อใหม ัน่ ใจวา มีเอกสารทจี่ าํ เปนตอ งใช
– เอกสารปฏิบัตงิ านมีความถกู ตองและทนั สมัย
– การปฏิบตั ิงานไปในทศิ ทางเดยี วกัน

61 การจดั ทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

การควบคุมเอกสาร(ตอ )

• วธิ กี ารควบคุมเอกสาร

– มขี ั้นตอนการจัดการเรอื่ งเอกสาร (Document Procedure)

– มีหมายเลข หมวดหมูเอกสาร (Index, Number)
– อนุมตั ิเอกสารโดยผูทอ่ี ํานาจ (Approval)
– มีเอกสารหลกั (Master List)
– มกี ารช้บี ง (Identification)
– ควบคมุ การแจกจา ยเอกสาร (Distribution List)
– ควบคมุ การเรยี กเกบ็ เอกสารฉบับทลี่ าสมยั (Obsolete)
– ควบคมุ เอกสารทงั้ จากภายในและภายนอก (Internal & External

Document Control)

62 การจัดทาํ คูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

วธิ กี ารในการควบคุมเอกสาร

• ระบบการจดั ลําดบั เลข การควบคุม แผนการเรียนรู

– ตองงายตอการเขาใจ มีความตอเนอื่ ง ผลการปฏบิ ตั ิงาน
เปด ชอ งใหส ามารถแกไข เพม่ิ เติมได สมรรถนะ
ระเบียบปฏบิ ตั ิ
• ตวั อยา ง ไดแก เรอ่ื ง
การประเมินผล
– AA-BB-CC การปฏบิ ตั ิงาน

QP-PM-01

• AA = ประเภทของเอกสาร

• BB = ชอ่ื ยอ ของหนวยงานเจา ของเอกสาร

• CC = ลาํ ดบั เลขที่ของเอกสาร

63 การจดั ทาํ คมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

เทคนคิ การสอ่ื สารคูมือไปยังผใู ช

• พิจารณาวา ตอ งแจกจาย (Distribute) ใหผูใดบาง ไดแก ผใู ชง าน
หรือเกีย่ วของทต่ี องรับทราบ

• จะใชช อ งทางใดในการแจกจาย

– สําเนาเอกสาร พรอ มแนบจดหมายชแ้ี จง
– จดั ฝก อบรมวิธีการใช
– Post บน Internet หรอื Intranet และเปด โอกาสใหซ ักถาม

64 การจดั ทําคมู ือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

กจิ กรรมที่ 4 : วเิ คราะหแ นวทางในการขับเคลือ่ นการพฒั นา
และการใชง านคูมอื การปฏิบตั งิ าน

วัตถุประสงคของกิจกรรม :
• เพอ่ื ใหผ เู ขา อบรมมคี วามเขา ใจถงึ วธิ กี ารขับเคลอื่ นใหบคุ ลากรในองคก รรเิ รม่ิ พัฒนาคูมอื การปฏบิ ตั ิงาน

และกลยทุ ธท จี่ ะทาํ ใหก จิ กรรมการพฒั นาคูมอื ดาํ เนินไปไดอ ยางย่งั ยนื
• เพอื่ ใหผ เู ขา อบรมมคี วามเขา ใจในกลยทุ ธก ารขับเคลอื่ นโครงการตางๆ ที่เกยี่ วขอ งกบั การพฒั นาคมู อื

การปฏบิ ตั งิ าน
ลักษณะของกิจกรรม
• แบงกลมุ ละประมาณ 10 ทา น
• แตล ะกลมุ ไดร ับมอบหมายใหว ิเคราะหแนวทางในการขับเคลอ่ื นการพัฒนาและการใชง านคมู อื การ

ปฏบิ ตั ิงาน
• แตล ะกลมุ ใชเวลาในการวเิ คราะหป ระมาณ 15 นาที
• แตล ะกลมุ ตอ งพฒั นาแนวทางทีเ่ หมาะสมในการขับเคลอ่ื นการพฒั นาคูม อื การปฏบิ ตั ิงานและสรุปลงใน

แบบฟอรม ทีจ่ ดั เตรียมใหโ ดยวทิ ยากร
• แตล ะกลมุ ใชเวลาในการนาํ เสนอผลการวิเคราะหป ระมาณ 3 นาที

65 การจดั ทําคมู ือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)

66 การจัดทาํ คูมือการปฏบิ ัติงาน (Work Manual)