PENGISIAN PPT MELALUI SISTEM eP
SEMAKAN PPT MELALUI SISTEM eP
❖ Merancang perolehan tahunan Agensi dan memastikan perolehan tidak di pecah kecil untuk mengelak sebut harga dan tender. ❖ Memastikan perolehan bagi jenis item yang sama dalam setahun /sesuatu kontrak yang melebihi had nilai tertentu dibuat mengikut peraturan perolehan semasa yang ditetapkan. ❖ Memantau pelaksanaan perolehan di Agensi beserta Unit Audit Dalam. ❖ Memastikan pematuhan semua peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan ❖ Pengecualian daripada mana-mana peraturan kewangan yang ditetapkan hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan bertulis daripada KSP atau Pegawai Kewangan Negeri, mengikut mana yang berkenaan. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL/KETUA JABATAN (PK1.2) 53
54 TAKRIFAN SETIAP JENIS ITEM ⮚Fungsi yang sama; dan / atau ⮚Boleh diperolehi daripada satu punca bekalan yang sama dan ⮚Perolehan tersebut boleh dirancang
55 KATEGORI PEROLEHAN B K P BEKALAN PERKHIDMATAN KERJA Barangan/peralatan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program, aktiviti/projek Kerajaan Khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu Kerja-kerja pembinaan, kerja tambahan/pengubahsuaian, penyenggaraan/membaiki kerosakan
56 P PERKHIDMATAN PERKHIDMATAN BUKAN PERUNDING PERKHIDMATAN PERUNDING PERUNDING FIZIKAL PERUNDING BUKAN FIZIKAL • Penyelenggaraan/pembaikan mesin & kenderaan • Penyewaan • Mencuci & membersih • Pengawalan • Latihan (penceramah, fasilitator, moderator) • Perfileman, Rakaman & Fotografi • Menjahit • Percetakan • Pengangkutan • Insurans • Pengiklanan • Kejuruteraan • Kej. Awam • Kej. Elektrikal • Kej. Marin • Bukan Kejuruteraan • Arkitek • Ukur Bahan • Ukur Tanah Service provider/supplier/contractor Consultant • Kajian kemungkinan • Kajian ekonomi • Kajian penswastaan • Kajian berkaitan pengurusan • Sumber Manusia • Kewangan • ICT • Perundangan KATEGORI PEROLEHAN Samb.
Prinsip-prinsip Perolehan 57 Agensi hendaklah memastikan urusan perolehan Kerajaan dilaksanakan berdasarkan peraturan perolehan Kerajaan yang sedang berkuat kuasa kerana ia telah dibangunkan berdasarkan prinsip perolehan Kerajaan. Oleh yang demikian, sekiranya terdapat perkaraperkara yang tidak dinyatakan dalam mana-mana peraturan, Agensi hendaklah mempertimbangkan perkara tersebut berdasarkan prinsip perolehan Kerajaan.
Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. Akauntabiliti awam yang diwujudkan melalui prinsip, dasar, peraturan dan tatacara perolehan Kerajaan seperti yang digariskan melalui Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling Perolehan Kerajaan akan memastikan perolehan Kerajaan akan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan berdasarkan amalan tadbir urus terbaik. 1. Akauntabiliti Awam 58
Tanggungjawab Pegawai Pengawal 167.1 Pegawai Pengawal bertanggungjawab ke atas perolehan termasuk dengan membayar balik apa-apa kerugian berhubung dengan penyeliaan, penyenggaraan dan pengawalan am bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diterima atau dipegang oleh Kementerian/Jabatan yang perbelanjaannya dikawal oleh Pegawai Pengawal. 167.1A Pegawai Pengawal bertanggungjawab untuk memastikan sama ada suatu perolehan itu tertakluk kepada apa-apa perjanjian atau obligasi antarabangsa dan perolehan dilaksanakan mengikut Pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa. 167.1B Pegawai Pengawal bertanggungjawab untuk memastikan dokumentasi lengkap termasuk rekod, laporan dan keputusan berkaitan dengan perolehan yang dilaksanakan disimpan dengan sempurna dalam bentuk fizikal dan/atau elektronik mengikut tempoh yang ditetapkan oleh undangundang dan peraturan yang berkuat kuasa. 1. Akauntabiliti Awam 59
Tanggungjawab Pegawai Awam 167.2 Pegawai awam bertanggungjawab ke atas perolehan termasuk dengan membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diterima di bawah kawalannya atau simpanannya. 167.3 Pegawai awam bertanggungjawab untuk memastikan sama ada suatu perolehan itu tertakluk kepada apa-apa perjanjian atau obligasi antarabangsa dan memastikan perolehan dilaksanakan mengikut Pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa. 167.3A Pegawai awam bertanggungjawab untuk memastikan dokumentasi lengkap termasuk rekod, laporan dan keputusan berkaitan dengan perolehan yang dilaksanakan disimpan dengan sempurna dalam bentuk fizikal dan/atau elektronik mengikut tempoh yang ditetapkan oleh undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa. 1. Akauntabiliti Awam 60
• Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami umum serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. • Proses perolehan Kerajaan yang telus akan meningkatkan lagi persaingan terbuka, meningkatkan kecekapan dan keberkesanan proses dan mengurangkan risiko ketidakadilan dalam proses perolehan. Ia juga akan meningkatkan lagi peluang untuk Agensi mendapat nilai faedah terbaik bagi setiap perolehan yang dilaksanakan. 2. Diuruskan Secara Telus 61
• Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan • kombinasi optimum antara kualiti dan kos yang bersesuaian dengan keperluan organisasi • Nilai faedah terbaik tidak terhad kepada tawaran harga terendah daripada pembida semata-mata. Bagi mendapat hasil yang optimum, penilaian hendaklah dibuat secara menyeluruh (life cycle costing) mengambil kira faktor harga dan juga faktor keseluruhan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja tersebut termasuk kualiti, jaminan, tempoh penghantaran dan sebagainya. 3. Nilai Faedah Yang Terbaik 62
• Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing • Antara usaha bagi memastikan amalan prinsip ini dalam perolehan Kerajaan adalah memastikan pengiklanan tawaran perolehan secara terbuka melalui platfrom yang ditetapkan oleh Kerajaan dan mengelakkan sebarang penetapan spesifikasi yang boleh menjurus kepada syarikat atau jenama tertentu sahaja. 4. Saingan Terbuka 63
Sesuatu perolehan itu hendaklah dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan. Kontrak pula hanya boleh ditandatangani dengan pembida yang telah dinilai dan lulus penilaian iaitu memenuhi syarat yang telah ditetapkan. 5. Adil Dan Saksama 64
65
66
Dasar-dasar Perolehan 67 Penggunaan Bahan/ Barangan Dan Perkhidmatan 01 Tempatan 02 Dasar Keutamaan Kepada 04 Syarikat Bumiputera Program Kolaborasi Industri (Industrial Collaboration Programme - ICP) Dalam Perolehan Kerajaan 05 Dasar Dan Garis Panduan Pelaksanaan Kontrak Berasaskan Pencapaian Prestasi (Performance Based Contract - PBC) Dalam PK 06 Perolehan Barangan Import 03 Dasar Penggunaan Mata Wang Pelaksanaan Perolehan Hijau Kerajaan (Government Green Procurement – GGP) 07 Pelaksanaan Industrialised Building System (IBS) Dalam Projek Kerajaan 08 Pelaksanaan Industrialised Building System (IBS) Dalam Projek Kerajaan 09 Pelaksanaan Pre-Approved Plan (PAP) Dalam Projek Kerajaan 10 Pelaksanaan Program Protege-Ready To Work (PROTEGE-RTW) Dalam Perolehan Kerajaan (Pk1.12) 11 Dasar Cukai Jualan dan Cukai Perkhidmatan Dalam Perolehan Kerajaan 12 Dasar Cukai Jualan dan Cukai Perkhidmatan Dalam Perolehan Kerajaan 13 Pelaksanaan Program Professional Training and Education for Growing Entreperenurs (PROTEGE) Dalam Perolehan Kerajaan 14 15 Pelaksanaan Pre-Approved Plan (PAP) Dalam Projek Kerajaan
Dasar-dasar Perolehan 68 Penggunaan Bahan/Barang & Perkhidmatan Tempatan (PK1.4) • Pengilang tempatan • Standard Malaysia (MS) • Bahan-bahan Binaan Tempatan – IKRAM QA • Penggunaan produk/perkhidmatan syarikat tempatan berstatus MSC Malaysia Perolehan Barangan Import (PK1.4) • Dasar FOB • Pemilihan Multimodal Transport Operators (MTO) • Perlindungan insurans • Perolehan secara EXW • Perolehan secara Ex-Stock Penggunaan Mata Wang (PK1.1) • Tender tempatan • Tender antarabangsa • Bagi tujuan penilaian harga, kadar pertukaran mata wang yang dikeluarkan oleh Bank Negara Malaysia pada tarikh tutup tender hendaklah diguna pakai. 1 2 3
69 Bawah RM500K – CIF Lebih RM500K - FOB
Dasar-dasar Perolehan 70 Keutamaan kepada Syarikat Bumiputera (BP) (PK1.5) • Usaha sama tempatan – asing • Usaha sama bumiputera – asing • Keutamaan harga • Keutamaan pembuat/pengilang BP • Keutamaan Pengimport BP • Keutamaan Ahli Dewan Perniagaan & Perusahaan Melayu • Keutamaan BP untuk kontrak kerja • Pelaksanaan Keutamaan 4
RM50,000 - RM100,000 hendaklah dipelawa di kalangan syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Keutamaan Syarikat Pembekal Bumiputera bagi Harga > RM100,000 Keutamaan Bumiputera 71
Langkah 1: Harga Tawaran Pembekal Bumiputera (B) Harga Tawaran Pembekal Bukan Bumiputera (BB) = Perbezaan Harga (RM) Langkah 2: Peratus Perbezaan (%) = Perbezaan Harga x 100 Harga Tawaran BB Jika % Perbezaan < % Keutamaan=pilih pembekal Bumiputera Jika % Perbezaan > % Keutamaan=pilih pembekal Bukan Bumiputera Keutamaan Bumiputera
Langkah 2: Peratus Perbezaan (%) = 200,000 x 100 10,500,000 = 1.9% Langkah 1: Harga Tawaran Pembekal Bumiputera (B) RM10,700,000 Harga Tawaran Pembekal Bukan Bumiputera (BB) RM10,500,000 = Perbezaan Harga (RM) RM 200,000 % Perbezaan < % Keutamaan = Pilih pembekal Bumiputera (1.9%) (2.5%) 2.5% Keutamaan Bumiputera
Langkah 1: Harga Tawaran Pembekal Bumiputera (B) RM 5,100,000 — Harga Tawaran Pembekal Bukan Bumiputera (BB] RM 4,900,000 = Perbezaan Harga (RM) RM 200,000 Langkah 2: Peratus Perbezaan (%) = 200,000 x 100 4,900,000 = 4.08% % Perbezaan > % Keutamaan = Pilih pembekal Bukan Bumiputera (4.08%) (3%) 3% Keutamaan Bumiputera
• Keutamaan juga diberikan kepada syarikat yang bertaraf pembuat atau pengilang Bumiputera • Sekiranya perolehan bekalan dilaksanakan secara terbuka di kalangan pembuat tempatan, keutamaan harga hendaklah diberi kepada pembuat Bumiputera Keutamaan Bumiputera 75
Keutamaan Bumiputera Untuk Kontrak Kerja 76
• Bagi Kerja-kerja Wang Kos Prima (Prime Cost Sum)/ Mekanikal/Pakar keutamaan harga hendaklah diberi kepada kontraktor Bumiputera berdasarkan keutamaan harga mengikut peratusan seperti berikut: • Pelaksanaan Keutamaan: – Agensi hendaklah menyatakan dengan jelas dalam dokumen pelawaan sebut harga dan tender mengenai pelaksanaan keutamaan harga termasuk Margin of Preference (MOP) untuk Bumiputera. Keutamaan Bumiputera 77
78
Dasar-dasar Perolehan 79 Dasar dan GP Program Kolaborasi Industri (ICP) (PK1.7) • Pemindahan teknologi daripada Original Equipment Manufacturer (OEM) • InteIectual Property Right (IPR) • Perlesenan teknologi • Pakej kandungan tempatan (bahan mentah dan produk, tenaga kerja, perkhidmatan serta teknologi tempatan) • Penembusan pasaran global • Kerjasama dalam R&D di antara OEM/institusi asing dengan institusi tempatan Dasar Dan Garis Panduan Pelaksanaan Kontrak Berasaskan Pencapaian Prestasi (Performance Based Contract - PBC) Dalam PK (PK1.8) •Pembangunan negara memerlukan Kerajaan melabur melalui perolehan Aset Alih dan Aset Tak Alih yang bernilai tinggi dan/atau strategik yang melibatkan sistem yang kompleks dan/atau mempunyai jangka hayat panjang. •Aset Alih dan Aset Tak Alih milik Kerajaan hendaklah diurus dan disenggara agar keupayaannya beroperasi dikekalkan sehingga tamat jangka hayatnya. Sekiranya fungsi ini dilaksanakan secara penyumberan luar, perolehan tersebut hendaklah dilaksanakan dengan mengguna pakai kaedah Kontrak Berasaskan Pencapaian Prestasi (Performance Based Contract - PBC) tertakluk kepada keputusan MoF Pelaksanaan Perolehan Hijau Kerajaan (GGP) (PK1.9) • Makluman awal mengenai Inisiatif GGP dan memberi kesedaran dan galakan kepada Agensi • Definisi: GGP merujuk kepada perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja di sektor Kerajaan dengan mengambil kira kriteria dan standard alam sekitar • Rujuk: www.scpmalaysia.gov.my • Penggunaan dan Pengeluaran Mampan (Sustainable Consumption and Production) 5 6 7
80 Pelaksanaan Industrialised Building System (IBS) dalam projek (PK1.10) • IBS diguna bersama PAP • Kandungan komponen IBS tidak kurang daripada 70% • Memasukkan syarat-syarat kontrak dan klausa keperluan penggunaan IBS. • Pengecualian IBS daripada Pegawai Pengawal: • i) Projek nilai kurang RM10 juta • ii) Projek penyiapan kerja terbengkalai yang asalnya bukan IBS • iii) Kerja pengubahsuaian bangunan sedia ada • Selain di atas, permohonan pengecualian IBS melalui Pegawai Pengawal kepada Ketua Pengarah Kerja Raya (kelulusan bertulis) Pelaksanaan Pre-Approved Plan (PAP) Dalam Projek Kerajaan (PK1.11) • Pelaksanaan PAP menggunakan kaedah IBS • Maklumat asas reka bentuk daripada katalog PAP dan manual pengguna PAP serta membuat permohonan di laman web JKR melalui capaian http://pap.jkr.gov.my • Permohonan pengecualian PAP melalui Pegawai Pengawal kepada Ketua Pengarah Kerja Raya (kelulusan bertulis) Pelaksanaan Program ProtegeReady To Work (PROTEGERTW) Dalam Perolehan Kerajaan (Pk1.12) • Syarikat yang telah memperoleh kontrak perolehan Kerajaan daripada Agensi Kerajaan termasuk Badan Berkanun Persekutuan, Syarikat Menteri Kewangan Diperbadankan (MKD) dan Syarikat Berkaitan Kerajaan (GLC) diwajibkan. • Syarikat diwajibkan untuk melaksanakan PROTÉGÉ dengan penetapan nilai ambang (threshold value) berdasarkan sektor yang telah dikenalpasti. • Syarikat hendaklah memperuntukkan sekurangkurangnya 1% daripada nilai kontrak untuk pelaksanaan PROTÉGÉ 8 9 10
Penetapan nilai ambang berdasarkan sektor yang telah dikenalpasti bagi pelaksanaan PROTÉGÉ 81
Dasar-dasar Perolehan 82 Dasar Cukai Jualan dan Cukai Perkhidmatan Dalam Perolehan Kerajaan • Bekalan - Pengecualian daripada Cukai Jualan dengan pengeluaran Sijil Di Bawah Perintah Cukai Jualan (Orang Yang Dikecualikan Daripada Pembayaran Cukai) 2018 tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan • Perkhidmatan - Cukai Perkhidmatan dikenakan ke atas perkhidmatan yang ditetapkan oleh Kerajaan di bawah Akta Cukai Perkhidmatan 2018 dan peraturan semasa yang berkuat kuasa • Kerja - Perolehan kerja pembinaan tidak dikenakan Cukai Perkhidmatan. Bagi perolehan kerja lain antaranya pengurusan fasiliti dan lain-lain, Agensi Kerajaan hendaklah merujuk kepada Jadual Pertama di bawah Peraturan Cukai Perkhidmatan 2018 dan peraturan semasa yang berkuat kuasa. 11
Pendaftaran Pembekal/Kontraktor (AP 166.2, 178A, AP189A, 190B) [PK1.1] 83 Semua pembekal dan kontraktor yang ingin berurusan dengan kerajaan perlu berdaftar seperti berikut: a. Bekalan dan Perkhidmatan - Kementerian Kewangan b. Kerja - Perakuan Pendaftaran Kontraktor (CIDB) - Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) (CIDB) - Sijil Taraf Bumiputera (STB): (BPKU, MED)
Gred Pendaftaran Kontraktor Kerja Kategori Bangunan/Awam/Mekanikal 84 GRED HAD KEWANGAN G1 RM200,000 dan ke bawah G2 Melebihi RM200,000 hingga RM500,000 G3 Melebihi RM500,000 hingga RM1,000,000 G4 Melebihi RM1,000,000 hingga RM3,000,000 G5 Melebihi RM3,000,000 hingga RM5,000,000 G6 Melebihi RM5,000,000 hingga RM10,000,000 G7 Melebihi RM10,000,000
Gred Pendaftaran Kontraktor Kerja Kategori Elektrik 85 GRED HAD KEWANGAN G1 Sehingga RM200,000 G2 Sehingga RM500,000 G3 Sehingga RM1,000,000 G4 Melebihi RM200,000 hingga RM3,000,000 G5 Melebihi RM200,000 hingga RM5,000,000 G6 Melebihi RM200,000 hingga RM10,000,000 G7 Melebihi RM200,000 dan ke atas
Objektif Pendaftaran 86 Memastikan hanya syarikat atau kontraktor berkemampuan sahaja turut serta dalam perolehan Kerajaan; Memudahkan agensi Kerajaan bagi mengenal pasti syarikat atau kontraktor yang berdaftar dalam gred, kategori dan pengkhususan atau bidang yang ditetapkan; Membolehkan pemantauan dilakukan terhadap prestasi kontraktor yang terlibat dalam perolehan Kerajaan. Tindakan tatatertib akan dikenakan terhadap kontraktor yang melakukan kesalahan dan gagal memenuhi obligasi kontrak; dan Membantu Kerajaan dalam menggubal dasar perolehan
• membolehkan syarikat/kontraktor mengambil bahagian dalam perolehan Kerajaan; • Syarikat/kontraktor yang berdaftar dikecualikan daripada dikenakan deposit dalam tender Kerajaan; • Syarikat/Kontraktor yang berdaftar dengan bidang dan bertaraf pembuat akan mendapat keutamaan harga berbanding dengan ejen atau pengedar; dan • Syarikat/kontraktor yang berdaftar berpeluang memasarkan barangan atau perkhidmatan yang ditawarkan. Faedah Pendaftaran 87 • selaras dengan Sistem ePerolehan, agensi akan mudah mendapat maklumat mengenai barang-barang dalam pasaran; • memudahkan agensi mengenal pasti syarikat atau kontraktor tempatan; • memudahkan agensi membuat kajian pasaran; dan • membantu mengurangkan barangan import. Kepada Syarikat/Kontraktor Kepada Agensi
• Tujuan: Meningkatkan integriti dan ketelusan dalam PK • Pihak yang dikenal pasti untuk menandatangani integrity pact adalah seperti berikut: i. Penjawat awam yang terlibat dalam PK ii. Ahli Jawatankuasa Perolehan iii. Ahli Lembaga Perolehan/ JK Sebut Harga iv. Pembida v. Perunding Integrity Pact – PK1.6 88
• *Pegawai Awam merujuk kepada anggota perkhidmatan awam yang terlibat dalam proses yang ditempatkan di: (i) Bahagian/Seksyen/Unit Perolehan; (ii) Bahagian/Seksyen/Unit Pembangunan; (iii) Bahagian/Seksyen/Unit Kewangan; (iv) Agensi yang terlibat dengan pendaftaran pembekal/kontraktor/firma; (v) Urus Setia Lembaga/Jawatankuasa Tender/Sebut Harga/Perolehan; atau (vi) Mana-mana Bahagian, Seksyen dan Unit lain yang terlibat dalam perolehan. Integrity Pact 89
Tandatangan Integrity Pact 90 DALAM KERAJAAN No. Peranan dalam PK Peringkat 1 Peringkat 2 1 Penjawat Awam Semasa Lapor Diri Lampiran 1 Isytihar Setiap Tahun Lampiran 1 2 Ahli Jawatankuasa Semasa Pelantikan Lampiran 2 Selesai Penilaian Lampiran 3 3 Ahli Lembaga Semasa Pelantikan Lampiran 4 Setiap Mesyuarat Bersidang Lampiran 5
Tandatangan Integrity Pact 91 LUAR KERAJAAN No. Peranan dalam PK Peringkat 1 Peringkat 2 Peringkat 3 Peringkat 4 4 Pembida Semasa Penyerahan Dokument Tender/Sebut Harga Semasa Pengeluaran SST Apabila SST ditandatangani dan dikembalikan Apabila perjanjian ditandatangani Lampiran 6 Surat Akuan Pembida Lampiran 7 Surat Akuan Pembida Berjaya Lampiran 8 Klausa mengenai rasuah dimasukkan dalam dokumen kontrak 5 Perunding Semasa pengeluaran Surat Niat Lampiran 9 Semasa Pengeluaran SST Lampiran 10 - -
92 50k 100k 500k Pembelian Terus (PK2.10) Sebut Harga (PK2.9) Tender Terbuka (PK2.2) • Daftar/ tidak dgn MOF • BP/non-BP • 3 tawaran harga pembekal tempatan • Daftar dgn MOF • BP • Pelawa 5 pembuat/pembekal tempatan • JK Spesifikasi [3] – Mahir • JK Pembuka [2] – 1 P&P • JK Penilaian Teknikal [3] - Mahir • JK Penilaian Harga [2] • Daftar dgn MOF • Pelawa 5 pembuat/pembekal tempatan • BP/non BP • Keutamaan BP • JK Spesifikasi [3] – Mahir • JK Pembuka [2] – 1 P&P • JK Penilaian Teknikal [3] - Mahir • JK Penilaian Harga [2] • Daftar dgn MOF • Pelawa secara terbuka • BP/non BP • Keutamaan BP (sehingga RM15 juta) • JK Spesifikasi [3] – Mahir • JK Pembuka [2] – 1 P&P • JK Penilaian Teknikal [3] – Mahir + - 1 P&P • JK Penilaian Harga [2] - 1 P&P PP/KJ/PYDK JKSH [3] LP Agensi 500 PWR LP B: Sehingga RM20 j LP A: . RM20 j –RM50 j MOF: Melebihi RM50 j Kaedah Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
93 Tender Terbuka Pra-Kelayakan (PK2.3) •Perolehan bekalan, perkhidmatan bukan perunding dan kerja yang melibatkan perbelanjaan melebihi RM500 ribu setahun atau satu kontrak boleh dipelawa secara tender terbuka pra-kelayakan yang memerlukan tapisan awal dengan kriteria tertentu bagi mendapatkan syarikat/pembekal/kontraktor yang benar-benar kompeten dan berwibawa •Pelaksanaan tender terbuka pra-kelayakan hendaklah melalui dua (2) peringkat seperti berikut: (i) Peringkat 1 (Pra-Kelayakan) Tender Terbuka Pra-Kelayakan dilaksanakan di kalangan petender yang melepasi Peringkat Pra-Kelayakan. Proses pra-kelayakan perlu dilaksanakan bagi memastikan hanya kontraktor yang berkelayakan dan berkeupayaan sahaja dipelawa serta lulus pra-kelayakan. (ii) Peringkat 2 (Selepas Pra-Kelayakan) Agensi hendaklah mempelawa semua syarikat yang lulus proses pra-kelayakan (Peringkat 1) dan penilaian dari segi kemampuan kewangan dan teknikal, pengalaman, prestasi kerja dan lain-lain asas penilaian yang berkaitan untuk menyertai tender terbuka pra-kelayakan. Kaedah Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
94 Tender Terbuka Pra-Kelayakan (PK2.3) •Jawatankuasa Pra-Kelayakan (JPK) hendaklah menetapkan sekurang-kurangnya tiga (3) kriteria pra-kelayakan khusus seperti berikut: a. Keupayaan kewangan (contoh: net worth atau modal pusingan atau modal mudah cair). b. Pengalaman syarikat dalam melaksanakan perolehan yang serupa. c. Syarikat mempunyai prestasi pembekalan/perkhidmatan/kerja yang memuaskan dalam tempoh lima (5) tahun terkini. d. Lain-lain kriteria yang sesuai untuk ditetapkan oleh Agensi. • Agensi hendaklah memastikan tender diiklankan dalam Portal MyPROCUREMENT, sistem ePerolehan dan/atau laman sesawang masing-masing 25 hari sehingga tarikh tamat iklan. • Tempoh sah laku tender yang minimum adalah 180 hari. Pemilihan yang akan masuk ke peringkat 2 dalam tempoh sah laku pra-kelayakan tersebut. • Penilaian pra-kelayakan hendaklah dilaksanakan oleh Jawatankuasa penilaian yang dilantik. • Lembaga Perolehan Agensi memutuskan senarai nama petender yang melepasi dan lulus semua kriteria pra-kelayakan untuk pelawaan ke peringkat kedua. Kaedah Perolehan Bekalan & Perkhidmatan Peringkat 1 - (Pra-Kelayakan)
95 Tender Terbuka Pra-Kelayakan (PK2.3) •Agensi hendaklah mempelawa semua petender yang telah disenarai pendek secara bertulis dan tidak perlu diiklankan semula. •Tempoh pelawaan hendaklah sekurang-kurangnya 40 hari berturut-turut dari tarikh surat pelawaan sehingga tarikh tender ditutup. • Tempoh sah laku tender yang minimum adalah 90 hari. Agensi hendaklah memastikan supaya tempoh sah laku tender tidak terlalu panjang kerana ini menyebabkan petender menaikkan harga tawaran mereka. • Tanggungjawab jawatankuasa pembuka, Tanggungjawab urus setia perolehan, tatacara penilaian tender dinyatakan dengan terperinci di dalam PK2.2. • Setelah mendapat keputusan Lembaga Perolehan/Perbendaharaan, Agensi hendaklah mengeluarkan SST dengan kadar segera sebaik sahaja mendapat keputusan dalam tempoh sah laku tender. Setelah SST disempurnakan, Agensi hendaklah menyiarkan maklumat petender yang berjaya dalam portal MyPROCUREMENT, sistem ePerolehan dan/atau laman sesawang Agensi. Kaedah Perolehan Bekalan & Perkhidmatan Peringkat 2 - Tender
96 Perolehan Secara Request For Proposal (RFP) (PK2.8) •Request For Proposal (RFP) adalah kaedah pelawaan secara terbuka untuk mendapatkan cadangan bagi menghasilkan output yang dikehendaki oleh agensi di mana agensi tiada kepakaran dan tidak dapat menentukan skop perkhidmatan/spesifikasi secara terperinci dan komprehensif bagi sesuatu perolehan. •Pelawaan secara RFP ini dikhususkan untuk perolehan perkhidmatan dan ICT sahaja bertujuan untuk mencari penyelesaian (solutions) yang paling sesuai, inovatif dan tepat yang memenuhi keperluan sesuatu perkhidmatan/program. • RFP hanya boleh dilaksanakan bagi perolehan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM500,000.00. • Jawatankuasa Penyediaan RFP hendaklah menyediakan anggaran nilai perolehan keseluruhan dengan mengambil kira keperluan agensi dan kos luar jangka seperti pertambahan kuantiti, pelanjutan tempoh kontrak, perubahan kerja, Terma Rujukan (TOR)/Penyata Kehendak (Needs Statement) berkaitan perkhidmatan yang diperlukan dan lain-lain. Kaedah Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
97 Perolehan Secara Request For Proposal (RFP) (PK2.8) •Jawatankuasa Penilaian RFP dilantik secara bertulis yang terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai yang mahir dan berkelayakan di dalam bidang berkenaan termasuk wakil-wakil daripada agensi lain yang berkaitan jika perlu. •Bagi pelaksanaan kriteria kelayakan penilaian, agensi boleh memberi wajaran markah mengikut keperluan agensi masing-masing. Cadangan PK2.8 adalah Teknikal 70% dan Kewangan 30%. • Pelaksanaan RFP boleh dibuat seperti berikut: (i) RFP dipelawa dengan harga tawaran a. Pelawaan RFP boleh dibuat dengan memaklumkan kepada syarikat agar cadangan dikemukakan bersekali dengan harga. b. Syarikat perlu mengemukakan dua (2) sampul yang berasingan iaitu sampul bagi cadangan teknikal dan sampul bagi cadangan harga. (ii) RFP dipelawa tanpa harga tawaran a. Pelawaan RFP boleh dibuat dengan memaklumkan kepada syarikat agar cadangan dikemukakan tanpa harga. b. Syarikat mengemukakan cadangan tanpa harga dan akan dinilai berdasarkan cadangan/idea terlebih dahulu. Kaedah Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
98 Perolehan Secara Request For Proposal (RFP) (PK2.8) c. Pelawaan semula RFP dibuat di kalangan syarikat yang lulus penilaian peringkat awal sahaja. d. Bagi pelawaan semula tersebut, syarikat perlu mengemukakan cadangan mengikut spesfikasi/skop yang telah ditetapkan dengan harga. • Pengiklanan pelawaan RFP hendaklah dilaksanakan seperti mana pengiklanan tender yang dinyatakan di PP/PK2.1. • Agensi hendaklah menerima, menutup dan membuka tawaran seperti kaedah tender terbuka di PP/PK2.2 Kaedah Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
URUSETIA & JAWATANKUASA PEROLEHAN
Jawatankuasa Spesifikasi Perkara Penerangan Tempoh masa ⮚ Masa yang cukup untuk merangka spesifikasi yang sempurna Butiran ⮚ Perlu dinyatakan dengan jelas (saiz, warna, bentuk, kualiti, nisbah, skop perkhidmatan dll) ⮚ Tidak mengkhusus kepada sesuatu jenama atau buatan. Jika tidak dapat dielakkan, guna ungkapan ‘atau persamaan’. Perolehan yang melibatkan perolehan item khusus/alat ganti/barang pakai habis (consumables) yang melibatkan produk khusus yang tiada ganti (substitute), suatu jenama atau model boleh dinyatakan sebagai spesifikasi yang jelas ⮚ Berasaskan fungsi penggunaan / memenuhi piawaian Malaysia / piawaian antarabangsa ⮚ Ditandaaraskan (benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf ⮚ Kelulusan MAMPU bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat 1 2 3 Dilantik Oleh : Ketua Jabatan Pakar