التفتيش واعداد التقارير

‫من ناحية التوجيه‬

‫تقارير خارجية‬ ‫تقارير داخلية‬



‫يتميز التقرير الجيد بالاتى‬

‫الإجراء‬ ‫الوضوح‬ ‫هدف‬
‫الواجب‬ ‫التوثيق‬ ‫التقرير‬
‫اتخاذه‬ ‫التاريخ‬
‫الإيجاز‬
‫التوضيحات‬



‫يتميز التقرير الجيد بالاتى‬ ‫‪01‬‬

‫البعد الزماني‬

‫‪ 02‬الشمولية والارتباط بالموضوع‬

‫الدقة وصحة البيانات‬ ‫‪03‬‬

‫مناسبة الحجم‬ ‫‪04‬‬

‫يتميز التقرير الجيد بالاتى‬ ‫‪05‬‬

‫القدرة على الإقناع‬

‫أسلوب العرض‬ ‫‪06‬‬

‫الموضوعية‬ ‫‪07‬‬



‫قد يعتقد البعض أن كتابة التقارير من الأمور السهلة أو البسيطة‪،‬‬
‫إلا أنها في الواقع عملية لها أصول علميه يجب أن تراعى‪ ،‬كما‬
‫أنها تتطلب مهارات لدى كاتب التقرير تساعد على زيادة فعالية‬

‫التقرير‪ ،‬مثل‬

‫‪ 01‬القدرة على التفكير المنطقي‬

‫‪ 02‬القدرة على الاستنتاج والربط بين الأمور‬

‫‪ 03‬القدرة على التفسير وتبسيط الأفكار‬

‫القدرة على التعبير والصياغة واختيار الألفاظ‬ ‫‪04‬‬
‫والتعبيرات المناسبة‬



‫بداية التقرير‬ ‫صفحة الغلاف‬
‫صفحة المحتويات‬
‫إجراءات التعديل‬
‫المقدمة( الأهداف‪ ،‬المجال)‬

‫ملخص الإدارة‬

‫صلب التقرير‬ ‫عرض المعلومات والحقائق‬
‫الجداول‬

‫الرسوم البيانية‬
‫الدراسة والتحليل‬

‫خاتمة التقرير‬ ‫النتائج‬
‫التوصيات‬
‫الملاحق‬

‫إعداد هيكل التقرير العام‬

‫تحديد هيكل التقرير يساعدنا على‪:‬‬
‫– تحديد خطة العمل ‪.‬‬

‫– الوقت اللازم لتنفيذ كل خطوة‪.‬‬
‫– التكلفة المتوقعة‪.‬‬

‫جمع المعلومات‬

‫• هناك معضلتين غالبا ما تواجه معد التقرير في مرحلة جمع‬
‫المعلومات‪:‬‬

‫– كم هائل من المعلومات المتعلقة بالموضوع‪.‬‬
‫– شح في المعلومات المطلوبة‪.‬‬

‫في حالة توفر ك هائل من المعلومات‬

‫• يجب انتقاء المعلومات الضرورية بكل دقة وحرص‪.‬‬
‫• تصنيف تلك المعلومات إلى ثلاثة أصناف‪:‬‬
‫– معلومات تهم طالب التقرير‬
‫– معلومات جيدة أن يعرفها طالب التقرير‬
‫– معلومات لا تهم طالب التقرير إطلاقا‪.‬‬

‫• التصنيف السابق يساعد معد التقرير على تضمين التقرير للمعلومات‬
‫الضرورية فقط والتي يحتاجها طالب التقرير فعليا‪.‬‬

‫• لجوء بعض معدي التقارير على الحشو الزائد في المعلومات الغير‬
‫ضرورية أو في الشروحات والتكرار الممل فان ذلك يفقد التقرير‬

‫أهميته ولا يحقق الهدف الذي من أجله أعد‪.‬‬

‫في حالة عدم توفر كم مناسب من المعلومات‬

‫• لابد من بذل جهد مضاعف للحصول على ما هو متوفر ودراسة‬
‫مدى ملاءمته للموضوع‪.‬‬

‫• عدم الاعتماد على الاجتهادات الشخصية وذلك بتضمين التقرير‬
‫لمعلومات لا تساعد طالب التقرير باتخاذ القرار المناسب حيال‬

‫موضوع التقرير‪.‬‬

‫• لذلك يجب على معد التقرير تحديد المعلومات التي يحتاجها حتى‬
‫يتسنى له البحث في اتجاهات محددة‪.‬‬

‫• قدرة الباحث على تحديد مصادر المعلومات وكيفية استخدامها‬
‫مطلب أساسي في هذه المرحلة من التقرير‪.‬‬

‫أبرز مصادر للمعلومات‬

‫• رصد مسبق لنشاطات مرحلية للموضوع‪.‬‬
‫• تقارير سابقة في نفس الموضوع في المنشأة أو في منشآت‬

‫مشابهة‪.‬‬
‫• أصحاب الشأن أو أصحاب الخبرة‪.‬‬
‫• المكتبات – مراجع مختلفة من بحوث ودراسات وكتب‪.‬‬

‫• شبكات الإنترنت‪.‬‬

‫طرق جمع المعلومات‬

‫• تتلخص طرق جمع المعلومات بالتالي‪:‬‬
‫– القراءة‪.‬‬

‫– المقالات الشخصية‪.‬‬
‫– الاستبيانات‪.‬‬

‫– الفحص والتجارب‪.‬‬
‫– الملاحظة ‪.‬‬

‫تحليل وعرض النتائج‬

‫• على معد التقرير أن يراعي الأسلوب اللغوي والتسلسل المنطقي في‬
‫عملية العرض‪.‬‬

‫• في هذه المرحلة يبرز دور معد التقرير ومهاراته التحليلية‪:‬‬
‫– مهارة تحليل الأرقام‪.‬‬

‫– تساعده مهاراته التحليلية بتقدير وتحديد ما يمكن أن يذكره بالتقرير‪.‬‬
‫– الاستعانة بإحصائيين أو محللين في حال عدم توفر المهارة لدى‬
‫المعد‪.‬‬

‫• بناء على المعلومات المتوفرة لدى معد التقرير يتم استعراض النتائج التي‬
‫تم التوصل إليها‪.‬‬

‫• يحبذ استخدام الجداول والرسومات البيانية والتوضيحية لتسهيل قراءة‬
‫النتائج ومقارنها‪.‬‬

‫تقديم المقترحات والتوصيات‬

‫• قد يطلب من معد التقرير تضمين مقترحات أو توصيات لتساعد‬
‫طالبي التقرير ومتخذي القرار‪:‬‬
‫• أن يكون بعيد عن التحيز‪.‬‬

‫• أن يكون حذراً من غرض الآراء الشخصية‪.‬‬

‫الجداول والرسوم والأشكال التوضيحية‬

‫• تساهم الرسوم والأشكال التوضيحية كالجداول والرسوم‬
‫البيانية في تسهيل فهم المادة المقدمة للقارئ‪:‬‬
‫– قراءة المتغيرات‪.‬‬
‫– عمليات المقارنة‪.‬‬
‫– تقديم المعلومات بشكل مختصر‪.‬‬

‫• ويجب توخي الحذر والحيطة عند اختيار الجدول أو الرسم‬
‫وذلك باختيار المناسب من أنواعها لموضوع المقارنة‪.‬‬

‫التخطيطات الشريطية‬

‫الاستخدام ‪ :‬مقارنة الكميات ( القي ) في أعمدة باستخدام أ رطة رأسية ‪.‬‬
‫تلميحات ‪ :‬استخدم أعمدة منفصلة ‪ ،‬ومقياسا ا واحدا ا دائما‬

‫‪90‬‬
‫‪80‬‬
‫‪70‬‬
‫‪60‬‬
‫‪50‬‬
‫‪40‬‬
‫‪30‬‬
‫‪20‬‬
‫‪10‬‬

‫‪0‬‬
‫‪ABC‬‬

‫التخطيطات الدائرية‬

‫الاستخدام ‪ :‬عرض أجزاء من الكل ‪ ،‬عادة في شكل نسب مئوية‬
‫تعتبر فعالة عندما تعرض ما لا يزيد على ثمانية أجزاء ‪.‬‬

‫التخطيطات الخطية‬

‫الاستخدام ‪ :‬عرض تدف من الكميات ( القيم ) التي ترتفع‬
‫وتنخفض مع الوقت ‪.‬‬

‫تلميحات ‪ :‬ضع الكميات ( القيم ) على المحور الرأسي ( ص )‬
‫ضع الوقت على المحور الأفقي ( س )‬

‫استخدم خطوط بيانية ( منحنيات ) بألوان مختلفة ‪.‬‬

‫‪50‬‬
‫‪45‬‬
‫‪40‬‬
‫‪35‬‬
‫‪30‬‬
‫‪25‬‬
‫‪20‬‬
‫‪15‬‬
‫‪10‬‬

‫‪5‬‬
‫‪0‬‬

‫‪1910‬‬ ‫‪1920‬‬ ‫‪1940‬‬ ‫‪1950‬‬

‫الجداول‬

‫الاستخدام ‪ :‬مقارنة الأرقام أو الكلمات الفعلية في أعمدة ‪.‬‬
‫تلميحات ‪ :‬ضع توضيحات لوصف الموضوعات ‪.‬‬
‫تأكد من أن كل الأرقام أو الكلمات واضحة ‪.‬‬

‫‪Place‬‬ ‫‪Price Number percentage‬‬

‫‪PLACE1‬‬ ‫‪£500‬‬ ‫‪150 10.5%‬‬

‫‪PLACE2‬‬ ‫‪£650‬‬ ‫‪120 8.0%‬‬

‫‪PLACE3‬‬ ‫‪£550‬‬ ‫‪165 5.5%‬‬

‫‪PLACE4‬‬ ‫‪£450‬‬ ‫‪100 8.5%‬‬

‫‪PLACE5‬‬ ‫‪£750‬‬ ‫‪125 7.0%‬‬

‫‪PLACE6‬‬ ‫‪£600‬‬ ‫‪130 12.0%‬‬

‫خطوات التخطيط للكتابة‪ :‬تحديد الهدف‬

‫• يجب أن يكون الكاتب قادرا على تحديد الهدف كتابيا بجملة محددة‪.‬‬
‫ويجب أن يكتب الهدف بوضوح تام حتى يساعد على السيطرة على ما‬

‫يكتب وعدم التوسع الغير مرغوا فيه‪ ،‬والذي قد يؤدي أحيانا إلى‬
‫تشعبات وإخلال بالمعنى الذي يريده الكاتب‪.‬‬

‫خطوات التخطيط للكتابة‪ :‬التعرف على القارئ (المستقبل)‬

‫• يجب أن ندرك أننا نكتب لأشخاص مثلنا لديهم ميول وشعور واهتمامات‪.‬‬
‫• احتياجاتهم‪.‬‬
‫• اهتماماتهم‪.‬‬

‫• ومدى إلمامهم بالموضوع‪.‬‬
‫• يجب أن تكون المادة المكتوبة مدعمة بالحقائق مرتبطة بدرجة معرفة‬

‫القارئ للموضوع‪.‬‬
‫• قد يحتاج معد التقرير إلى عرض لنتائج وتوصيات التقرير أمام من طلب‬

‫التقرير أو أمام لجنة معينة‪:‬‬
‫– استخدام عدد من الوسائل المناسبة لتوصيل المعلومة إلى الآخرين‪.‬‬
‫– التعرف على عقليات المتلقين للمعلومة حتى يتمكن من عرض التقرير‬

‫بشكل فعال‪.‬‬

‫خطوات التخطيط للكتابة‪ :‬ترتيب المحتوى‬

‫• ترتيب الأفكار‪.‬‬
‫• التسلسل المنطقي‪.‬‬
‫• تجزئة الموضوع إلى فقرات‪ ،‬كل فقرة تنفرد بفكرة محددة‪،‬‬
‫وكل فقرة مجزئة إلى جمل مفيدة‪ .‬ولتسهيل فهم القارئ للجملة‪،‬‬
‫يجب أن تكون الجملة قصيرة ومفيدة‪.‬‬
‫• في حالة استخدام جملة طويلة‪ ،‬يجب استخدام علامات الترقيم‬
‫كالنقطة والفاصلة مثلا بشكل سليم‪.‬‬
‫• الاهتمام بالناحيتين الموضوعية والشكلية للتقرير‪.‬‬



‫مرحلة الإعداد‬

‫يتم في هذه المرحلة تحديداً الأتي‬

‫الإطار العام للتقرير‬ ‫‪01‬‬

‫معرفة الهدف من كتابة التقرير‬ ‫‪02‬‬
‫ما الذي أريد تحقيقه من هذا التقرير؟‬

‫يتم في هذه المرحلة تحديداً الأتي‬

‫‪ 03‬من الذي طلب التقرير؟ من الذي يحتاج أليه؟‬

‫‪ 04‬الاستخدامات المتوقعة من التقرير‬

‫معلومات التقرير‬ ‫‪05‬‬

‫مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي‬

‫يتم في هذه المرحلة تحديداً الأتي‬ ‫‪01‬‬

‫المنطق العام للتقرير‬

‫الهيكل العام للتقرير‬ ‫‪02‬‬

‫مراجعة مادة التقرير‬ ‫‪03‬‬

‫مرحلة الكتابه‬

‫يجب على الكاتب أن يراعي الأتي في مرحلة الكتابه‬

‫‪ 01‬أب يكوب التقرير واضحا وملخصا وكاملا ودقيقا‬

‫‪ 02‬أب تكوب الفقرات قصيرة ويتضمن كل منها موضوعا‬

‫واحدا‬

‫‪ 03‬أب يكوب الانتقال من فقره لى أخرى بسلاسة ويسر‬

‫اختيار أسلوب الكتابه المناسب للقارئ‬ ‫‪04‬‬

‫‪ 05‬استخدام وسائل الإيضاح المناسبة للمعلومات التي تعرض‬

‫يجب على الكاتب أن يراعي الأتي في مرحلة الكتابه‬

‫‪ 06‬تجنب استخدام الألفاظ الجازمة (النتائج الموالية)‬

‫‪ 07‬تجنب الأحكام القاطعة (فشل النظام الحالي للشركة)‬

‫‪ 08‬تجنب الكلمات المويرة للمشاعر (تمول كارثة ‪ ،‬أرقاماا‬

‫جنونية)‬

‫تجنب استخدام الضمير الأول (أنا) ‪.‬‬ ‫‪09‬‬

‫‪ 10‬استخدام علامات الفصل المناسبة بين السطور والفقرات‬

‫والصفحات‬

‫مبادئ التنظيم للتقرير‬

‫أب يكوب كل جزء في صفحة مستقلة‬ ‫‪06‬‬

‫تمييز العناوين الرئيسية والفرعية‬ ‫‪07‬‬

‫يكوب الترقي مفهوم وغير متداخل‬ ‫‪08‬‬

‫تمييز بداية كل فقرة جديدة‬ ‫‪09‬‬

‫‪ 10‬مراعاة دقة صفحة المحتويات والصفحات‬

‫مبادئ إخراج التقرير‬

‫استبعاد كافة الأخطاء المطبعية‬ ‫‪01‬‬

‫مراعاة المظهر الخارجي للتقرير‬ ‫‪02‬‬

‫‪ 03‬فصل أجزاء التقرير خاصة ذا كاب كبير الحج‬

‫‪ 04‬ضرورة استخدام وسائل الشرح والإيضاح المناسبة‬

‫مرحلة المراجعة‬

‫يجب التأكد من مناسبة أسلوب الكتابه للقارئ‪ ،‬تطبيق‬
‫قواعد الكتابه( المقدمة‪ ،‬الخاتمة)‪ ،‬وضوح القواعد‬
‫العامة للكتابة‪ ،‬منطقيه وتنظيم التقرير‪ ،‬صحة هجاء‬

‫الكلمات ومراعاة قواعد اللغة‬

‫مرحلة الطباعة‪ ،‬والإخراج العام للتقرير‬



‫المذكرة هي أكثر وسائل الاتصال الكتابية شيوعا في مجال‬
‫الأعمال والصناعة ‪ ،‬وحتى وقت قريب كان استخدام المذكرة‬

‫مقصور على المراسلات الداخلية في الشركات والمصالح‬
‫والهيئات ‪ .‬أما الآن فإنها تستخدم بدرجة أكبر بين الشركات‬

‫المختلفة وبين المصالح والهيئات‬



‫والفار الرئيسي بين المذكرة والخطاب أن المذكرة تتسم بأسلوب‬
‫يحاول التجرد من العلاقات الشخصية‪ ،‬يجب أن تشتمل المذكرة على‬

‫المعلومات الآتية‬

‫الاسم ‪ ،‬الوظيفة‬ ‫‪ Note‬الراسل‬

‫الاسم ‪ ،‬الوظيفة‬ ‫‪ Note‬المرسل إليه‬
‫تاريخ كتابة المذكرة‬ ‫‪ Note‬التاريخ‬

‫موضوع المذكرة‬ ‫‪ Note‬الموضوع‬



‫هو توفير الوقت حيث تتم كتابة معظم المذكرات في ظل‬
‫ضغط العمل حيث يكون على الكاتب أن يحلل رسالة أو‬

‫موقف بسرعة وأن يرد بدقة‪.‬‬
‫ويقوم الكاتب بتقديم معلومات وحقائق مباشرة ومحددة‬
‫مصحوبة بتعميمات وتوصيات (كلما كان ذلك مناسبا) بهدف‬
‫تقديم خلفية تكفي للوصول إلى قرار مناسب وإجراء ضروري‬

‫وفي عرض المذكرة ‪...‬يتبع الأسلوب التالي‬

‫تقدي الرسالة الرئيسية‬ ‫‪01‬‬

‫تقدي خلفية الموضوع‬ ‫‪02‬‬

‫تقدي التفاصيل‬ ‫‪03‬‬

‫قم بمراعاة النقاط التالية عند كتابة المذكرات‬

‫‪ 01‬ضع النقاط الأكثر أهمية في البداية ‪ ،‬وبتتابع منطقي ‪،‬‬

‫وخصوصا ً اسم المرسل إليه ‪ ،‬ولماذا تكتب له والنتائج‬

‫‪ 02‬استخدم العناوين والقوائم والصور عندما يكون‬

‫ذلك ممكنا‬

‫راجع المذكرة بعد ذلك بدقة للتأكد من‬ ‫‪03‬‬
‫وضوحها‬