Disediakan Oleh: Syerie Noer Hidayaty binti Muhamad Basir
ISI KANDUNGAN 3.1Menerangkan pengurusan organisasi. 3.1.1 Definisi penganjuran, struktur organisasi dan reka bentuk organisasi. 3.1.2 Mengenalpasti kepentingan mengurus. 3.1.3 Kenal pasti enam elemen utama dalam struktur organisasi; a) Pengkhususan Kerja b) Jabatan c) Kuasa dan Tanggungjawab d) Jangkauan kawalan e) Pemusatan dan Desentralisasi f) Pemformalan (Formalization)
ISI KANDUNGAN 3.1.4 Bincangkan reka bentuk organisasi tradisional; a) Struktur mudah b) Struktur fungsian c) Struktur bahagian 3.1.3 Bincangkan reka bentuk organisasi kontemporari; d) Struktur pasukan e) Struktur projek matriks f) Struktur tanpa sempadan g) Struktur pembelajaran
DEFINISI PENGANJURAN, STRUKTUR ORGANISASI DAN REKA BENTUK ORGANISASI • Pengajuran / Organisasi merujuk kepada kumpulan orang, yang terlibat dalam mencapai objektif yang ditetapkan. • Ia boleh difahami sebagai sistem sosial yang merangkumi semua hubungan manusia yang formal. • Organisasi merangkumi pembahagian kerja di kalangan pekerja dan penjajaran tugas ke arah matlamat akhir syarikat.
DEFINISI PENGORGANISASIAN Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi.
DEFINISI STRUKTUR ORGANISASI • Suatu susunan komponen-kompo nen atau unit-unit kerja dalam sebuah organisasi. • Struktur organisasi menunjukan bahawa adanya pengagihan kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeza yang dikoordinasikan.
DEFINISI REKA BENTUK ORGANISASI Struktur organisasi diwujudkan berdasarkan jenis-jenis penjabatan yang melibatkan pembahagian kerja dan pekerja kepada unit-unit organisasi yang berbeza, yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberi.
KEPENTINGAN MENGURUS
KEPENTINGAN MENGURUS Mengagihkan sumber dengan cekap • Sumber organisasi boleh diagihkan mengikut jumlah atau tahap keperluan setiap bahagian atau unit dalam organisasi. • Pengagihan sumber mengikut keperluan secara sistematik akan dapat membantu organisasi mengelakkan berlaku masalah pembaziran. • Sebagai contoh, hanya pekerja yang mahir sahaja dibenarkan untuk mengendalikan sesuatu mesin. Membolehkan penyelarasan antara bahagian • Penyelarasan antara bahagian adalah sangat penting bagi menyatukan aktiviti-aktiviti tertentu agar selari dengan matlamat organisasi secara keseluruhan. • Tindakan ini membolehkan aktiviti-aktiviti organisasi berjalan dengan lancar tanpa sebarang gangguan. • Tindakan ini juga berfungsi untuk mengelakkan berlaku sebarang masalah pertindihan dalam pembahagian tugas.
KEPENTINGAN MENGURUS Menetapkan bidang tugas • Tugas merupakan tanggungjawab yang diberikan kepada seseorang pekerja. • Setiap tanggungjawab perlu dilaksanakan dengan sebaik mungkin oleh pekerja mengikut bidang masing-masing. • Pengorganisasian membolehkan seseorang pekerja mengetahui tugas yang perlu dilakukan dan melakukan tugas tersebut dengan sedaya upaya bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi. Mewujudkan rantaian arahan • Proses pengorganisasian membolehkan bahagian atau bidang kerja tertentu diwujudkan dan seorang ketua akan dilantik untuk mengendalikan bahagian atau bidang kerja tersebut bagi memastikan objektif yang ditetapkan tercapai. • Melalui pengorganisasian, seseorang ketua dapat bekerja bersama-sama pekerjanya untuk menjayakan aktiviti yang dirancang. • Setiap ketua bertanggungjawab untuk memberi arahan kepada pekerja.
KEPENTINGAN MENGURUS Membentuk struktur organisasi • Struktur organisasi dapat menghuraikan kedudukan setiap indidvidu dalam organisasi dengan jelas. • Struktur organisasi boleh dijadikan panduan untuk membentuk sistem komunikasi yang berkesan dan proses membuat keputusan.
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI 1. Pengkhususan Kerja ⚫ Penyerahan pengisian bahagian yang lebih kecil daripada keseluruhan kerja atau proses kepada individu-individu. ⚫ Pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang tertentu sahaja. ⚫ Dapat meningkatkan kemahiran dan kebolehan dalam sesuatu kerja. ⚫ Dikenali juga sebagai pembahagian kerja
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI 1. Pengkhususan Kerja ⚫ Contoh: i. Pengkhususan kerja dalam bidang kewangan/ pemasaran ii. Proses penyediaan burger melibatkan aktiviti – aktiviti kecil seperti menggoreng daging, sediakan sayuran dan roti, kemudian pembungkusan. iii. Pengkhususan dapat dilaksanakan kerana aktiviti tidak rumit dan mudah dipelajari. • Aktiviti dapat dilaksanakan secara berulang dengan kepelbagaian kerja yang rendah iaitu melibatkan pembungkusan burger.
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI 1. Pengkhususan Kerja
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI 2. Jabatan ⚫ Struktur organisasi diwujudkan berdasarkan jenis-jenis jabatan. ⚫ Pembahagian kerja dan pekerja dilaksanakan mengikut unit-unit organisasi yang berbeza, dengan tanggungjawab untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberi. ⚫ Setiap individu dalam unit yang berbeza akan bekerja dan semu hasil tertumpu kepada objektif yang telah ditentukan.
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI 2. Jabatan ⚫ Ini dapat mewujudkan proses kerja yang lebih efisien. ⚫ Contohnya semua aktiviti pemasaran diletakan dibawah Bahagian Pemasaran yang mana akan menyelaras pelaksanaan keseluruhan unit yang ada di organisasi.
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI 3. Kuasa dan Tanggungjawab ⚫ Kuasa adalah hak untuk memberi arahan, mengambil tindakan dan membuat keputusan yang berkaitan dengan aktiviti-aktiviti mencapai objektif organisasi. ⚫ Hak diberikan kepada jawatan pengurusan dengan tanggungjawab sebagai pihak berkuasa dalam sesebuah organisasi. ⚫ Kuasa kebiasaan disalurkan daripada atas ke bawah – peringkat pengurusan bawahan.
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI 3. Kuasa dan Tanggungjawab ⚫ Kuasa diletakkan pada sesuatu jawatan tanpa mengambil kira faktor peribadi pemegang jawatan tersebut. ⚫ Tanggungjawab ini wujud berdasarkan kedudukan rasmi dalam sesebuah organisasi. ⚫ Apabila pemegang meninggalkan jawatan, maka kuasa itu kekal di situ.
Kuasa dan Tanggungjawab • kuasa formal dan hak mutlak pengurus untuk membuat sesuatu keputusan, memberi arahan, mengagihkan sumber untuk mencapai matlamat organisasi. •Semua pengurus mempunyai kuasa tetapi darjah kuasa yang dimiliki itu adalah berbeza berasaskan peringkat pengurusan di mana mereka berada.
•Kuasa yang dimiliki oleh seseorang pengurus di dalam sesebuah organisasi didefinisikan di dalam huraian kerja (job description) •Terdapat 2 jenis kuasa: i. Kuasa Lini ii. Kuasa Staf
i. Kuasa Lini • Pengurus mempunyai kuasa formal untuk memberi arahan dan mengawal pekerja bawahan ke arah mencapai matlamat organisasi. • Melibatkan aktiviti-aktiviti berdasarkan misi dan matlamat utama organisasi. • Kuasa ini bergerak terus ke bawah dari pengurus atasan sehingga pekerja bawahan. • Contoh; pengurus pemasaran mengarahkan penyelia pemasaran untuk menjalankan penyelidikan pemasaran
ii. Kuasa Staf • Kuasa pengurus untuk menasihati jabatan-jabatan lini yang melibatkan kemahiran dan tugas khusus bagi menyokong aktiviti-aktiviti jabatan. • Menggambarkan hubungan sebagai penasihat kepada organisasi. Mereka tiada kuasa untuk mengarah/memaksa ahli organisasi menerima nasihat mereka. • Contoh: Pengurus pemasaran menasihati unit pengeluaran meningkatkan kualiti produk.
❖ Kesatuan Arahan •Setiap pekerja hanya ada seorang ketua sahaja. •Pekerja hanya melapor kepada seorang ketua sahaja. Pengurus Kewangan Kerani Akaun 1 Kerani Akaun 2
❖ RANTAIAN ARAHAN • Garisan kuasa yang menghubungkan individu dalam organisasi dan menggambarkan secara khusus siapa melapor kepada siapa. • Rantaian arahan memudahkan hubungan kuasa iaitu tanggungjawab antara pihak pengurusan dengan orang-orang bawahan dalam keseluruhan organisasi dapat diketahui dengan jelas. Pengarah Urusan Pengarah Bahagian Pengurus Penyelia Pekerja
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI 4. Jangkauan Kawalan ⚫ Bilangan pekerja yang melaporkan kepada seseorang pengurus atau penyelia. ⚫ Henri Fayol menyatakan, “Struktur organisasi menegak dan terdiri daripada beberapa peringkat pengurusan yang mempunyai jangkauan kawalan terhad” ⚫ Jangkauan kawalan terhad :– ⚫ meningkatkan usaha organisasi dalam memantau kakitangannya ⚫ Bilangan pekerja di bawah seliaan pengurus adalah kecil
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI 4. Jangkauan Kawalan • Organisasi-organisasi yang mempunyai struktur organisasi yang panjang dan jangkauan kawalan yang terhad akan menanggung kos yang lebih tinggi terutamanya gaji pekerja. • Kos yang tinggi disebabkan oleh struktur organisasi menegak memerlukan peringkat pengurusan yang berganda.
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI 4. Jangkauan Kawalan • Peringkat pengurusan berganda ini merupakan punca kelewatan dalam pembuatan keputusan dan kakitangan/pengurus mempunyai kecenderungan untuk merujuk masalah mereka kepada pihak pengurusan atasan. • Kreativiti di kalangan pekerja akan menjadi terhad kerana kawalan ketat dan kurang kebebasan yang diberikan oleh pihak pengurusan.
Jangkauan Kawalan • Merujuk bilangan staf bawahan yang melapor terus kepada seorang ketua/pengurus • Terdiri daripada; i. Jangkauan kawalan luas. ii. Jangkauan kawalan sempit.
i. Jangkauan Kawalan Luas Bilangan staf yang diletakkan dibawah kawalan pengurus/ ketua adalah ramai.
ii. Jangkauan Kawalan Sempit Bilangan staf yang diletakkan dibawah seorang pengurus adalah sedikit.
5. Pemusatan dan Desentralisasi • Konsep pemusatan dan pemencaran adalah dua corak pengurusan yang yang bertentangan dari segi pengagihan kuasa dan pembuatan keputusan. • Samada kuasa itu diagihkan atau tidak kepada kakitangan bawahan bergantung kepada pengurus peringkat atasan selepas dipertimbangkan dari segi kebaikan dan keburukannya.
Pemusatan • Kuasa dan keputusan tertumpu pada peringkat atasan dan hanya sedikit sahaja autoriti membuat keputusan diberi kepada peringkat bawahan. • Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi mewujudkan keseragaman. • Contoh: Proses pembuatan keputusan banyak dibuat oleh ibu pejabat dan amat sedikit di cawangan.
Pemusatan • Konsep pemusatan merujuk kepada keadan dimana tidak berlaku penurunan atau pengagihan kuasa kepada pihak bawahan. • Pengurus mempunyai kuasa penuh bagi setiap perkara yang akan dilaksanakan dan pekerja hanya mengikut arahan yang dilekuarkan. • Ini juga bermakna bahawa semua keputusan dibuat oleh pihak atasan sahaja.
Desentralisasi / Pemencaran • Kuasa dan pembuatan keputusan diturunkan (didelegasikan) oleh pengurus atasan kepada pengurus bawahan. • Keputusan dapat dilakukan dengan cepat. • Pekerja lebih bermotivasi kerana terlibat dalam pembuatan keputusan. • Cth: Proses pembuatan keputusan banyak dibuat di peringkat cawangan.
Desentralisasi / Pemencaran • Proses penurunan atau pengagihan kuasa keseluruhan organisasi kepada pihak pekerja. • Melalui pemencaran, kakitangan bawahan di beri kuasa untuk membuat keputusan. • Mereka juga diberi kuasa untuk mengenalpasti masalah atau isu serta membuat cadangan bagi tujuan penyelesaian.
UJIAN KENDIRI •Berdasarkan pemerhatian anda terhadap organisasi yang anda kenali, senaraikan organisasi yang mengamalkan prinsip pemusatan dan pemencaran dan apakah kebaikan dan keburukannya.
Kebaikan Pemusatan Pemencaran ∙ Membolehkan pihak pengurusan mengkoordinasi aktiviti organisasi supaya fokus kepada pencapaian matlamat ∙ Organisasi akan menjadi lebih fleksibel ∙ Tidak berlaku penyalahgunaan kuasa diperingkat bawahan ∙ Memberi peluang kepada pengurus peringkat pertengahan dan bawahandalam proses pembuatan keputusan ∙ Keselarasan dari segi arahan yang dikeluarkan kepada pekarja ∙ Pengurus pertengahan dan bawahan dapat mempamerkan kebolehan dan kecekapan mereka ∙ Mengurangkan beban pengurus atasan dalam membuat keputusan
Keburukan Pemusatan Pemencaran ∙ Pengurus atasan akan mengambil masa yang lama dalam membuat keputusan ∙ Kuasa yang tidak terkawal dan penyalahgunaan kuasa ∙ Sukar diubahsuai dalam situasi-situasi yang berubah-ubah ∙ Setiap pekerja hanya akan mementingkan fungsi atau jabatan masing-masing. ∙ Tidak memberi peluang dan kepercayaan kepada pekerja ∙ Berlaku masalah jika keputusan yang dibuat tidak tepat.
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI 6. Pemformalan ⚫ Merujuk kepada tahap kerja dalam organisasi yang standard dan bertahap. ⚫ Sikap pekerja dikawal oleh peraturan dan prosedur. ⚫ Tahap Kerja: Tahap pemformalan kerja yang tinggi Pekerja tidak mempunyai keupayaan untuk mengubah aktiviti kerja (penaip surat). Tahap pemformalan kerja yang rendah Pekerja boleh menentukan pencapaian matalamat kerja (pemberita akhbar).
ELEMEN UTAMA DALAM STRUKTUR ORGANISASI 6. Pemformalan • Sejauh mana sesuatu tugas dalam organisasi diselaraskan. ✔ Semakin tinggi pemformalan sesuatu kerja itu, semakin kurang jumlah kebebasan ke atas kerja yang dilakukan. ✔ Deskripsi tugas disediakan secara eksplisit diikuti dengan peraturan yang didefinisikan dengan jelas meliputi proses tugas yang tertentu. • Jika pemformalan rendah, subordinat mempunyai banyak kebebasan jalankan tugas. ✔ Tetapi kebebasan seperti ini boleh menimbulkan kelakuan yang berlawanan daripada apa yang dijangkakan.
REKA BENTUK ORGANISASI TRADITIONAL Struktur Organisasi •Suatu sistem atau jaringan formal menunjukkan bagaimana aktiviti organisasi dibahagi, dikumpul dan diselaraskan. •Menggambarkan hubungan diantara pelbagai tahap pengurusan. •Membentuk struktur lini dan staf melalui carta organisasi. •Struktur organisasi bergantung kepada banyak faktor, khususnya dalam bentuk pemilikan, spesifikasi perusahaan, skala dan sumber daya syarikat.
Jenis-Jenis Struktur Organisasi Traditional Struktur Mudah Struktur Bahagian Struktur Fungsian
A. STRUKTUR MUDAH • Ini adalah struktur paling mudah di mana semua unit adalah bawahan kepada seorang pemimpin yang bertindak atas dasar perpaduan perintah. • Setiap jabatan mempunyai pengurus sendiri, yang mengemukakan kepada pengurus yang lebih tinggi.
B. STRUKTUR FUNGSIAN • Struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi. • Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai produk yang terhad. • Unit digabungkan menjadi blok mengikut fungsi utama. • Contoh: pengeluaran, kewangan dan pemasaran.
CIRI-CIRI STRUKTUR FUNGSIAN • Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran). • Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut persamaan dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti kerja. • Contoh: - Pengeluaran: aktiviti yang berkait tentang pengilangan produk - Pemasaran: aktiviti promosi dan jualan produk - Sumber Manusia: bertanggungjawab mendapatkan dan mempertahankan pekerja yang berpotensi. - Kewangan: mendapatkan dan menguruskan sumber dana
STRUKTUR FUNGSIAN Pengurus Kewangan Pengurus Pengeluaran Pengurus Pemasaran Pengurus Besar
KEBAIKAN 1. Penumpuan kepada bidang tugas yang diberikan sahaja. (pengkhususan kerja) 2. Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan kerja yang sama dalam jabatan. 3. Mudah melatih pekerja baru kerana bidang pengkhususan yang sama. 4. Dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan kerana wujudnya perkongsian sumber .
KEBURUKAN 1. Tiada penekanan kepada kerjasama dan pertukaran idea dengan jabatan yang lain kerana bidang tugas yang berbeza. 2. Masalah yang timbul mempengaruhi jabatan lain dan ini akan meningkatkan kos dan masa yang panjang. Contoh : Kelewatan Bahagian Kewangan meluluskan bajet mengakibatkan masalah kepada jabatan lain.