EKSA Ekosistem Kondusif Sektor Awam Do-It-Your Self (DIY) Kementerian Belia dan Sukan
2 Muka Surat Kandungan 2 Kata Alu-Aluan Ketua Setiausaha 3 Sekapur Sirih Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan) 4 Bahagian 1 Tujuan 9 Bahagian 2 Pengenalan EKSA 10 Bahagian 3 Informasi EKSA 11 Bahagian 4 Struktur Organisasi EKSA 13 Bahagian 5 Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA DIY 15 Bahagian 6 Kriteria Audit 27 Komponen A 28 - 32 Komponen B 35 - 54 Komponen C 55 - 70 Komponen D 71 - 77 Komponen E 78 - 80 Komponen F 81 - 94 Penutup 95 Penghargaan 97 Appendix 101 Lampiran 102 KANDUNGAN
3 Kata Alu-Aluan Ketua Setiausaha Salam Sejahtera Sekalung penghargaan dan tahniah diucapkan kepada semua pihak yang terlibat dalam menjayakan penerbitan Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Do It Yourself (DIY) Kementerian Belia dan Sukan (KBS). Umum mengetahui bahawa, EKSA diperkenalkan pada Januari 2014 dan ia merupakan inisiatif penjenamaan semula amalan 5S Sektor Awam. Inovasi merupakan komponen penting dalam pelaksanaan EKSA bagi mewujudkan suasana kerja yang kondusif, ceria dan selamat. Selain itu, pelaksanaan EKSA dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan dan produktiviti secara berpasukan. Dengan pelaksanaan EKSA di Kementerian ianya dapat menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi dalam meningkatkan mutu perkhidmatan seterusnya dapat melahirkan warga kerja KBS yang kemas dan berdisiplin. Akhir kata, saya berharap agar seluruh warga kerja KBS dan agensi dapat bekerjasama dalam menggalas tugas dan konsisten untuk menjayakan EKSA DIY di peringkat Kementerian mahupun Agensi. (YBHG. TS. DR. NAGULENDRAN KANGAYATKARASU) Ketua Setiausaha Kementerian Belia dan Sukan
4 Sekapur Sirih Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan) Setinggi kesyukuran saya panjatkan ke hadrat Allah SWT di atas limpah kurnia-Nya maka Kementerian Belia dan Sukan (KBS) telah berjaya menerbitkan Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Do It Yourself (DIY) Kementerian Belia dan Sukan (KBS) dengan jayanya. Panduan Pelaksanaan EKSA DIY KBS diharapkan dapat dijadikan rujukan kepada warga KBS bagi melaksanakan aktiviti dan program ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun. Secara umumnya, EKSA dapat menggalakkan warga KBS untuk lebih kreatif dan inovatif dalam meningkatkan kecekapan dalam pengurusan kerja. Akhir kata, saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada pihak yang terlibat secara langsung atau tidak dalam menjayakan penerbitan Panduan Pelaksanaan EKSA DIY KBS. (ABDULLAH BIN HASAN) Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan) Kementerian Belia dan Sukan
5 BIL. PERKARA PENJELASAN 1. EKSA DIY Pelaksanaan pengauditan secara kendiri (DIY: Do-It-Yourself) oleh juruaudit KBS / juruaudit dari agensi luar yang dilantik oleh MAMPU 2. Imej Korporat Merujuk kepada manual korporat KBS. 3. Alat Tulis Alat yang diperlukan untuk menulis, pensel, pen, pemadam, pembaris, klip kertas, stapler kecil, pisau, gunting dan sebagainya. 4. Dokumen Rasmi Surat, memo, fail, buku, laporan atau apaapa bahan bertulis atau bercetak dalam bentuk kertas sama ada rasmi atau peribadi. 5. Peralatan Pejabat Peralatan selain daripada dokumen rasmi seperti laptop, kamera, kamera video, monitor, CPU, peralatan elektrik, kabel elektrik atau kabel komputer, telefon dan sebagainya. 6. Peribadi Persendirian atau perseorangan, barangan sendiri yang disimpan dalam kuantiti yang minimum atas keperluan di pejabat. 7. Hiasan Minimum Pegawai dibenarkan membuat hiasan mengikut kesesuaian di ruang kerja/bilik masing-masing berdasarkan mana-mana ketetapan berikut: Sijil penghargaan individu / jabatan tidak melebihi lima (5). Gambar tidak melebihi dua (2) keping sahaja. Hiasan fridge magnet dan keychain tidak dibenarkan. Cenderahati / hiasan meja / bilik dibenarkan lima (5) sahaja untuk bilik pegawai dan ruang kerja pegawai dibenarkan tiga (3) sahaja. TAKRIFAN
6 BIL. PERKARA PENJELASAN 8. Bahan-bahan Bahan-bahan bacaan di ruang menunggu berbentuk ilmiah dan informatif. Jangka hayat bahan bacaan adalah tidak melebihi dua (2) tahun ke belakang. 9. Pelan Lantai Lakaran dan pandangan sebenar sesuatu tempat dari pandangan atas (2D) / pandangan sisi (3D). Pelan lantai hendaklah diwarnakan mengikut fungsi dan mempunyai petunjuk (Hitam Putih Tidak Dibenarkan) Pelan lantai yang disalinkan daripada pelan asal bangunan tidak dibenarkan. 10. Pegawai Bertanggungjawab Pegawai yang dilantik dan bertanggungjawab ke atas peralatan dan bilik-bilik gunasama. Dinyatakan nama penuh, nombor telefon pejabat / telefon bimbit dan jawatan pegawai. Dipaparkan gambar rasmi terkini ukuran passport Pegawai Bertanggungjawab. 11. Peralatan Kompleks/Mesin Gunasama Pengendalian peralatan yang memerlukan bantuan / kepakaran pegawai tertentu. Peralatan yang melibatkan lebih daripada dua (2) langkah penggunaan. Contoh: Mesin Fotostat / Mesin Binding / Mesin Faks. 12. Bilik Gunasama Bilik yang dibuka untuk kegunaan semua warga kerja. Contoh: Bilik Mesyuarat / Bilik Fail / Surau / Pantri / Stor / Bilik Alat Tulis / Bilik Komputer / Bilik Sumber / Bilik Kuliah / Dewan / Auditorium / Bilik Persalinan / Tandas / Bilik Utiliti / Bilik Perbincangan / Gimnasium / Perpustakaan dan sebagainya. 13. Perkhidmatan Mesra Pelanggan Perkhidmatan dalaman yang dibenarkan kepada pelanggan bagi memenuhi keperluan dan kepuasan pelanggan. 14. Delighting the customer Penyediaan vending machine / water dispenser / televisyen / gula-gula / kemudahan wifi / air mineral / kerusi roda / laluan kerusi roda / kiosk / surat khabar / mesin ATM / face mask dan hand sanitizer.
7 BIL. PERKARA PENJELASAN 15. Bilik Sisih Bilik yang menempatkan barang-barang / peralatan bagi tujuan pelupusan / simpanan sementara. 16. Tanda Amaran Suatu peringatan / larangan berbentuk tulisan atau simbol kepada pengguna. Contoh: DILARANG MEROKOK, AWAS, DILARANG MASUK. 17. Kawalan Laluan Perkhidmatan yang diberikan bagi tujuan mengawal laluan dan keluar masuk kenderaan. Contoh: RELA / Palang berautomatik / pondok pengawal. 18. Pakir Anggota Pentadbiran Merupakan parkir berbumbung yang disediakan kepada pegawai / pelanggan / kenderaan jabatan. 19. Gelanggang Suatu tempat yang dikhususkan untuk permainan sukan sama ada ditempatkan di dalam atau di luar dewan. 20. Gimnasium Bilik atau dewan yang dilengkapi peralatan utk latihan jasmani. 21. Bengkel Bilik, ruang atau bangunan dilengkapi alat (atau mesin), meja kerja, alat tangan, alat kuasa dan perkakasan lain yang mungkin diperlukan untuk membuat atau membaiki barang pengilangan. 22. Asrama Merujuk bilik penginapan / asrama pelajar di kolej, universiti dan institut pendidikan. 23. Dewan Makan Merupakan tempat makan / mengambil makanan bagi penghuni asrama 24. Masjid Tempat beribadat khusus seperti solat dan iktikaf bagi orang islam. Bangunan ini juga merupakan pusat kebudayaan, muamalat, dan perkembangan dakwah Islamiah, serta pusat aktiviti umat Islam 25. Agensi di Bawah KBS MSN / ISN / JBSN (Termasuk JBS Negeri) / ADAMAS / PJS / ROY / PSM / I-LEAD / IYRES
8 BAHAGIAN 1 Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Do It Yourself (DIY) Kementerian Belia dan Sukan (KBS) ini dihasilkan sebagai rujukan untuk membantu seluruh warga KBS termasuk agensi-agensi di bawah seliaannya dalam mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal melalui pelaksanaan amalan EKSA yang berterusan. Persekitaran tempat kerja dan bilik-bilik gunasama yang bersih, kemas dan kondusif pasti dapat diwujudkan apabila semua pegawai memahami pelaksanaan EKSA di Bahagian, Jabatan dan Agensi dibawah seliaan KBS. Kualiti penyampaian perkhidmatan dan produktiviti Kementerian pasti akan meningkat apabila semua pegawai membudayakan EKSA sebagai amalan kerja seharian mereka. TUJUAN
9 BAHAGIAN 2 2.1 Penjenamaan Semula Amalan 5S 2.1.1 Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) adalah penjenamaan semula Amalan 5S dan telah diperkenalkan melalui Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 1 Tahun 2014: Ekosistem Kondusif Sektor Awam. 2.1.2 Panduan pelaksanaan EKSA merupakan penambahbaikan kepada elemen 5S dengan memperkenalkan lima (5) elemen baharu iaitu: (i) Imej Korporat; (ii) Kreativiti dan Inovasi; (iii) Amalan Hijau; (iv) Persekitaran Kondusif; dan (v) Kepelbagaian Agensi. 2.1.3 Tujuan penjenamaan semula adalah: (i) Menampilkan imej baharu; (ii) Kekal relevan; (iii) Mempunyai identiti tersendiri; (iv) Meningkatkan persaingan di kalangan agensi; dan (v) Memenuhi keperluan semasa. PENGENALAN EKSA
10 BAHAGIAN 3 BAHAGIAN 3 3.1 Dasar EKSA Amalan EKSA mewujudkan semangat kerja berpasukan ke arah persekitaran kerja yang kondusif, ceria, bersih dan selamat demi memberikan kualiti perkhidmatan yang terbaik. 3.2 Slogan EKSA “SUASANA KERJA KONDUSIF MELAHIRKAN PERKHIDMATAN CEMERLANG” 3.3 Objektif EKSA (i) Menghasilkan mutu perkhidmatan yang berkualiti dan cekap; (ii) Mewujudkan budaya kerja insan yang berinovasi; dan (iii) Mengekalkan persekitaran kerja yang kondusif, selamat dan berimej korporat. 3.4 Elemen Baharu EKSA (i) Imej Korporat; (ii) Kreaviti dan Inovasi; (iii) Amalan Hijau; (iv) Persekitaran Kondusif; dan (v) Kepelbagaian Agensi. 3.5 Komponen Penilaian EKSA (i) Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan (ii) Komponen B: Ruang Tempat Kerja/Pejabat (iii) Komponen C: Tempat Umum (iv) Komponen D: Keselamatan Persekitaran (v) Komponen E: Kawasan Persekitaran Jabatan (vi) Komponen F: Tempat Khusus INFORMASI EKSA
11 3.6 Faedah Melaksanakan EKSA (i) Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan selamat); (ii) Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi; (iii) Mengenal pasti, mengurangkan dan mengelakkan pembaziran; (iv) Meningkatkan imej agensi sektor awam; (v) Menjana idea kreatif di kalangan warga KBS; (vi) Meningkatkan semangat kerja berpasukan; (vii) Meningkatkan disiplin warga KBS; (viii) Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan; dan (ix) Mewujudkan piawaian kerja yang jelas.
12 BAHAGIAN 4 4.1 JAWATANKUASA PELAKSANAAN EKSA DIY Carta Organisasi Induk Pelaksanaan EKSA Ibu Pejabat Ketua Bahagian di Carta Organisasi Induk EKSA merupakan Pengerusi EKSA DIY di zon yang mana melibatkan pegawai yang sama. STRUKTUR ORGANISASI EKSA PENAUNG YBhg. Ts. Dr. Nagulendran Kangayatkarasu Ketua Setiausaha PENGERUSI Abdullah bin Hasan Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan) PENYELARAS Richard Barahim Bahagian Khidmat Pengurusan FASILITATOR Kamaliah binti Kassim Jabatan Kastam SETIAUSAHA Ahmad Tirmidzi bin Hashim Bahagian Khidmat Pengurusan JAWATANKUASA AUDIT / KESERAGAMAN Rahman bin Omar Bahagian Pembangunan Kemahiran Belia JAWATANKUASA PROMOSI Junainah binti Mohd Zaid Unit Komunikasi Korporat JAWATANKUASA LATIHAN Nurainolmardhiah binti Abdul Halim Bahagian Khidmat Pengurusan PENGERUSI ZON MOTORSPORT Shahrul Affendi bin Baharudin Bahagian Pembangunan Kemahiran Belia PENGERUSI ZON BADMINTON Othman bin Abdullah Bahagian Kewangan PENGERUSI ZON TINJU Rai’dah binti Mohd Yaman Bahagian Pengurusan Sumber Manusia PENGERUSI ZON BOLASEPAK Noraida binti Mohd Nadzir Bahagian Pengurusan Maklumat PENGERUSI ZON AKUATIK Maslina binti Kamarudin Bahagian Akaun PENGERUSI ZON GIMNASTIK Amir Hamzah bin Awang Ghazali Bahagian Pembangunan PENGERUSI ZON SQUASH Mohd Azhari bin Mohammad Pejabat Ketua Pengarah, JBSN PENGERUSI ZON HOKI Azura binti Abidin Unit Anti Doping PENGERUSI ZON MEMANAH Richard Barahim Bahagian Khidmat Pengurusan PENGERUSI ZON KARATE Ahmad Jefry bin Aziz@Adan Bahagian Dasar dan Perancangan Strategik & Bahagian Hubungan Antarabangsa PENGERUSI ZON BERBASIKAL Ganesh Rao A/L C Bodiah Unit Audit Dalam PENGERUSI ZON PENCAK SILAT Syamsul Tahrin bin Mohd Tahir Bahagian Pembangunan Rakan Muda, JBSN PENGERUSI ZON X-GAMES Abd Aziz bin Abd Rahman Bahagian Pembangunan Sukan, JBSN PENGERUSI ZON SEPAK TAKRAW Dr. Zainah binti Shariff Bahagian Pembangunan Belia, JBSN PENGERUSI ZON SQUASH Pengarah Bahagian Pengurusan dan Perkhidmatan Sokong, JBSN
13 Carta Organisasi EKSA DIY Zon (I) Carta Organisasi EKSA DIY Zon (Ii)
14 BAHAGIAN 5 KBS telah diberi kelulusan oleh Unit Pemodenan dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) untuk melaksanakan pengauditan secara kendiri atau Do-It-Yourself (DIY). Juruaudit KBS telah dilantik oleh pihak MAMPU dan ditauliahkan oleh Fasilitator EKSA KBS sebagai Juruaudit EKSA DIY KBS. a) Juruaudit EKSA DIY KBS Juruaudit EKSA DIY KBS akan melaksanakan pengauditan EKSA secara kendiri (DIY) di Bahagian, Jabatan dan Agensi dibawah seliaan KBS mengikut ketetapan di dalam Panduan Pelaksanaan EKSA DIY KBS. b) Jawatankuasa EKSA DIY KBS Jawatankuasa EKSA DIY KBS diwujudkan untuk yang memantau kualiti pengauditan Pasukan Audit EKSA DIY KBS dan menilai laporan audit dalaman EKSA yang diterima daripada Bahagian, Jabatan dan Agensi untuk memastikan pelaksanaan EKSA dilaksanakan mengikut ketetapan EKSA DIY KBS. Jawatankuasa EKSA DIY KBS PELAKSANAAN EKSA DIY
15 c) Proses Pensijilan EKSA DIY KBS Proses pensijilan EKSA DIY KBS disediakan sebagai panduan kepada juruaudit EKSA KBS Bahagian, Jabatan dan Agensi untuk membuat persediaan sebelum auditan dilakukan. Proses Pensijilan EKSA DIY KBS d) Lantikan. Jawatankuasa Audit EKSA di Kementerian, Jabatan dan Agensi perlu membuat lantikan juruaudit dalaman. Juruaudit EKSA Jabatan dan Agensi membuat Audit Dalaman sebanyak dua (2) kali dengan pemarkahan sekurang-kurangnya 80% ke atas Jabatan dan Agensi mengemukakan Surat Permohonan Rasmi kepada Ibu Pejabat KBS dengan mengemukakan dua (2) Laporan Audit Dalam Jawatankuasa EKSA DIY KBS Pengauditan oleh Pasukan Audit EKSA DIY KBS Jawatankuasa EKSA DIY KBS Jawatankuasa EKSA DIY KBS mengemukakan Surat Rasmi kepada Ketua Pengarah MAMPU bersama Laporan Juruaudit EKSA DIY KBS Cemerlang Pensijilan MAMPU Baik TIDAK LULUS Tindakan Penambahbaikan LULUS PROSES PENSIJILAN EKSA DIY KBS
16 e) Kekerapan Pengauditan. Juruaudit dalaman perlu membuat auditan sekurang-kurangnya dua (2) kali dengan pemarkahan laporan audit dalaman untuk semua zon yang terlibat hendaklah mencapai 80% ke atas. f) Pencapaian Prestasi EKSA Surat permohonan rasmi bersama dua (2) laporan audit dalaman perlu dihantar ke Ibu Pejabat KBS bagi mendapatkan kelulusan auditan EKSA DIY KBS. g) Pertikaian Walau bagaimanapun, sekiranya Jawatankuasa EKSA DIY KBS mendapati hasil laporan yang dihantar tidak memuaskan maka laporan tersebut akan dikembalikan untuk penambahbaikan. Jika Jawatankuasa EKSA DIY KBS berpuas hati dengan kedua-dua laporan yang disemak maka permohonan itu diluluskan untuk auditan oleh Pasukan Audit EKSA DIY KBS. h) Tempoh Masa Tempoh masa auditan oleh Pasukan Audit EKSA DIY KBS tertakluk kepada bilangan, lokasi dan keluasan Zon EKSA yang akan diaudit. Semua Zon EKSA yang terlibat dengan penemuan diberi tempoh tiga (3) hari bekerja untuk membuat penambahbaikan ke atas semua penemuan yang dilaporkan. i) Pelaporan Pasukan Audit EKSA DIY KBS akan membentangkan semua penemuan auditan di dalam mesyuarat penutup (exit conference) bersama Jawatankuasa EKSA DIY KBS. Laporan penambahbaikan ke atas semua penemuan perlu dihantar ke Unit Inovasi dan Kualiti Bahagian Khidmat Pengurusan untuk disemak. Jawatankuasa EKSA DIY KBS akan menyemak dan seterusnya akan menyediakan surat permohonan bersama satu (1) laporan lengkap auditan EKSA DIY KBS untuk dikemukakan kepada Ketua Pengarah MAMPU. j) Sijil Pengiktirafan Pihak MAMPU akan menyemak serta meneliti laporan yang dikemukakan dan seterusnya mengeluarkan sijil pengiktirafan kepada Jabatan dan Agensi yang terlibat.
17 5.1 PERANAN JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA DIY BIL. PERKARA PENJELASAN 5.1.1 Jawatankuasa Pelaksana Eksa DIY Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA DIY. Membentuk pelan pelaksanaan. Menentukan belanjawan dan mengenal pasti sumber-sumber kewangan. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan selaras dengan dasar jabatan. Mengenal pasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudah cara dan ketua-ketua. Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan (dengan bantuan Jawatakuasa Audit Induk). Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan bantuan Jawatankuasa Promosi Induk). Melatih dan membimbing warga Jabatan ke arah pembentukan amalan EKSA (dengan bantuan Jawatakuasa Latihan Induk). 5.1.2 Penaung Jawatan Penaung bagi KBS adalah Ketua Setiausaha KBS. Memberi nasihat dan tunjuk ajar berhubung pelaksanaan EKSA. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA. Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan EKSA. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.
18 BIL. PERKARA PENJELASAN 5.1.3 Pengerusi Keanggotaan jawatan Pengerusi KBS adalah Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan) KBS. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA. Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan. Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan. 5.1.4 Fasilitator Memberi latihan dan panduan kepada Ketua Zon dan Ahli. Memastikan semua zon mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan. Menentukan pembahagian zon. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana. Menyelaras dan memantau aktiviti-aktivi EKSA. Memberikan pandangan dan nasihat kepada ketua dan ahli zon mengenai pelaksanaan aktiviti-aktiviti EKSA. 5.1.5 Ketua Pelaksana Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA. Menyelaras program EKSA. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA. Memantau aktiviti promosi, latihan dan keselamatan, audit terhadap pelaksanaan EKSA. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.
19 BIL. PERKARA PENJELASAN 5.1.6 Ketua Bahagian (Pengerusi Zon) Ketua Bahagian merupakan ahli kepada Organisasi Induk EKSA dan merupakan Pengerusi Peringkat Zon. Pengarah / Ketua Bahagian bertindak selaku Pengerusi EKSA Peringkat Zon. Melantik ahli-ahli Jawatankuasa EKSA Peringkat Zon. Memberi maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada Jawatankuasa secara berkala. 5.1.7 Setiausaha Jawatankuasa (Pelaksana) Membuat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA. Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatakuasa Pelaksana EKSA. Menyimpan dan menguruskan dokumentasi rekod utama serta minit berkaitan pelaksanaan EKSA. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi. Melaporkan kemajuan dan status perbelanjaan serta keperluan perbelanjaan bagi pelaksanaan EKSA. Menyelaras dan menguruskan permohonan auditan dan pensijilan. Mengumpul dan menyediakan laporan lengkap selepas auditan dilaksanakan. 5.1.8 Jawatankuasa Audit dan Keseragaman Menyediakan kriteria senarai semak audit dan garis panduan pelaksanaan audit bagi tujuan penyeragaman. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA selaras dengan carta perbatuan EKSA.
20 BIL. PERKARA PENJELASAN Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenal pasti semasa proses audit. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu. Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit dalaman EKSA kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA. Menyemak kriteria audit semasa ke semasa mengikut keperluan. Mengenalpasti kriteria yang perlu diseragamkan: (i) Carta Organisasi EKSA; (ii) Warna label mengikut kepada warna korporat Jabatan – OREN, PUTIH DAN HITAM; (iii) Penggunaan perkataan ALAT TULIS, DOKUMEN RASMI & PERIBADI pada pedestal; (iv) Penggunaan perkataaan DOKUMEN RASMI, PERALATAN PEJABAT dan PERIBADI pada kabinet besi; (v) Penggunaan perkataan “PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB” untuk bilik-bilik atau ruang gunasama; (vi) Pelabelan yang sesuai pada peralatan perabot pejabat; (vii) Etika bilik gunasama; (viii) Tatacara penggunaan peralatan gunasama; (ix) Format kandungan KEW.PA-7; (x) Pergerakan pegawai; dan (xi) Pelan lantai dan pelan lampu.
21 BIL. PERKARA PENJELASAN Menentukan tahap keseragaman di seluruh jabatan. 5.1.9 Jawatankuasa Promosi Menyediakan perancangan aktiviti promosi EKSA. Mengadakan aktiviti / kempen promosi (seperti pertandingan EKSA: kempen kebersihan, poster, banner dan lain-lain) bagi memupuk kesedaran dan penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA. Menyediakan templat untuk bunting dan banner. Menganalisa keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang. Mencadangkan pengiktirafan / insentif yang bersesuaian kepada yang layak. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran terhadap kepentingan EKSA dalam kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA. 5.1.10 Jawatankuasa Latihan Menyediakan perancangan aktiviti latihan bagi memupuk amalan EKSA kepada semua warga kerja KBS dan agensi-agensi dibawah seliaannya. Mengenal pasti jenis latihan (taklimat / bengkel / lawatan sambil belajar) yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuh aktiviti EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti EKSA).
22 BIL. PERKARA PENJELASAN Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk menghadiri latihan EKSA secukupnya. 5.1.11 Ketua Zon Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan. Merancang aktiviti kumpulan selaras dengan carta perbatuan EKSA Zon. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada warga kerja peringkat Zon. Catatan: Bahagian / Unit yang berlainan boleh disatukan untuk menjadi satu zon 5.1.12 Ahli-Ahli Memberikan komitmen secara berterusan dalam Pelaksanaan EKSA. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif. Bekerjasama dalam Zon / Bahagian. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA. 5.2 PEWUJUDAN ZON (i) Tujuan pewujudan ZON EKSA adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan pengawasan aktiviti yang dijalankan. (ii) Pembahagian Zon hendaklah dijelaskan melalui pelan lokasi bagi memudahkan rujukan (iii) Pembahagian Zon hendaklah bersesuaian sama ada mengikut fungsi atau saiz organisasi bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan. (iv) Jawatankuasa Pelaksana perlu menentukan Pelaksana Zon dan jumlah keahlian bagi setiap zon. 5.2.1 Keperluan Sudut EKSA (i) Setiap Induk dan Zon perlu mempunyai satu (1) Sudut EKSA sahaja secara maya atau fizikal yang mengandungi perkara-perkara berikut:
23 a. Nama Zon; b. Dasar, Slogan dan Objektif EKSA; c. Carta Jawatankuasa EKSA; d. Pelan Lantai (keseluruhan zon); e. Rekod Aktiviti EKSA (Catatan: Pamerkan gambar gotong royong EKSA, mesyuarat EKSA, auditan EKSA, Taklimat / Bengkel EKSA, lawatan penanda aras EKSA dan lain-lain aktiviti; f. Pelaksanaan EKSA (Catatan: Pamerkan gambar SEBELUM dan SELEPAS pelaksanaan aktiviti EKSA dan dilaksanakan lokasi yang terlibat); g. Anugerah / Penghargaan / Pengikitirafan; dan h. Tarikh kemaskini terakhir dinyatakan. (ii) Sudut EKSA secara fizikal adalah menggunakan ruang pejabat seperti dinding atau papan kenyataan. (iii) Sudut EKSA secara maya adalah menggunakan komputer, kiosk atau televisyen yang diletakkan di tempat yang strategik. (iv) Bagi tujuan penyeragaman, susun atur maklumat dalam Sudut EKSA secara maya adalah seperti di Rajah A. Mempamerkan “PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB” yang dilantik. Rajah A: Susun atur maklumat dipaparkan dalam Sudut EKSA Maya Rajah A : Susun atur maklumat dalam Sudut EKSA
24 Pelan lantai keseluruhan dalam bentuk 2D 5.2.2 Keperluan Fail (i) Dokumentasi pelaksanaan EKSA peringkat Induk dan Zon adalah seperti berikut; a) Peringkat Induk Fail Jawatankuasa Pelaksana Fail Jawatankuasa Latihan Fail Jawatankuasa Promosi Fail Jawatankuasa Audit Fail Jawatankuasa Keseragaman b) Peringkat Zon Fail Jawatankuasa Zon
25 Keperluan dalam Fail EKSA adalah seperti berikut: BIL. TAJUK FAIL KANDUNGAN 1. Jawatankuasa Pelaksana Surat pelantikan jawatankuasa. Surat / memo panggilan dan minit mesyuarat. Majlis pelancaran EKSA. Dasar, slogan dan objektif EKSA. Carta organisasi EKSA. Carta perbatuan EKSA. Pelan lantai induk / zon. Gambar-gambar aktiviti. Sijil-sijil pengiktirafan. Lawatan penanda aras. Pelaksanaan pertandingan. 2. Jawatankuasa Latihan Surat pelantikan jawatankuasa. Surat / memo panggilan dan minit mesyuarat. Surat / memo panggilan menghadiri latihan. Gambar-gambar aktiviti. Sijil-sijil penyertaan latihan. Lawatan penanda aras. 3. Jawatankuasa Promosi Surat pelantikan jawatankuasa. Surat / memo panggilan dan minit mesyuarat. Gambar-gambar bentuk promosi yang diadakan (banner, bunting, hebahan dan lain-lain yang bersesuaian). Buletin, katalog, laman sesawang, wallpaper dan screen saver komputer. 4. Jawatankuasa Audit Surat pelantikan jawatankuasa. Surat / memo panggilan dan minit mesyuarat. Gambar-gambar auditan. 5. Jawatankuasa Zon Surat pelaksanaan jawatankuasa. Surat / memo panggilan dan minit mesyuarat. Gambar-gambar aktiviti.
26 KRITERIA AUDIT KOMPONEN A KOMPONEN B KOMPONEN C KOMPONEN D KOMPONEN E KOMPONEN F
27 BAHAGIAN 6 KRITERIA AUDIT a) Auditan dalaman hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun. b) Auditan yang pertama dengan yang berikutnya tidak boleh dilaksanakan dalam tempoh masa yang hampir atau telalu jarak. Adalah disarankan auditan boleh dilaksanakan sekurang-kurang tiga (3) bulan sekali atau mengikut keperluan. c) Auditan adalah berpandukan kriteria yang telah ditetapkan oleh pihak MAMPU dan Panduan Pelaksanaan EKSA DIY KBS SKOP AUDITAN EKSA Enam (6) komponen utama akan dinilai dalam pelaksanaan EKSA adalah a) Komponen A - Keperluan Utama Pelaksanaan b) Komponen B - Ruang Tempat Kerja / Pejabat c) Komponen C - Tempat Umum d) Komponen D - Keselamatan Persekitaran e) Komponen E - Kawasan Persekitaran Jabatan f) Komponen F - Tempat Khusus KRITERIA AUDIT
28 KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN (i) Keperluan utama pelaksanaan EKSA meliputi 20 pecahan komponen yang merujuk tanggungjawab jawatankuasa serta skop aktiviti yang dipertanggungjawabkan di bawah jawatankuasa tersebut. (ii) Hubungan antara komponen, tanggungjawab dan aktiviti dihuraikan secara ringkas seperti di bawah: SUB KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB A1 Menyediakan Manual atau Garis Panduan selaras dengan Dasar EKSA. JK Pelaksana A2 Menyebarkan Manual atau Garis Panduan serta Dasar EKSA dan memastikan semua warga kerja memahaminya. JK Pelaksana (melalui Penyelaras) A3 Memastikan Amalan EKSA dipatuhi dan diimplimentasi oleh semua warga kerja JK Pelaksana (melalui Penyelaras) A4 Memastikan dokumentasi di dalam fail EKSA disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini. JK Pelaksana Setiausaha JK Latihan JK Promosi JK Audit/Keseragaman JK Zon A5 Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti Manual atau Garis Panduan yang dibangunkan oleh Kementerian. JK Pelaksana A6 Menyediakan dan memaparkan Sudut Zon EKSA Maya di tempat yang strategik dan mengandungi beberapa perkara yang wajib dipaparkan. JK Pelaksana Ketua Zon A7 Membentuk dan melantik Jawatankuasa EKSA peringkat Induk yang terdiri sekurangkurangnya empat (4) jawatankuasa seperti berikut: (i) JK Latihan (ii) JK Promosi (iii) JK Audit (iv) JK Keseragaman JK Pelaksana A8 Merancang dan melaksanakan program / aktiviti EKSA secara berkala seperti: JK Pelaksana Setiausaha JK Latihan
29 SUB KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB (i) Menyedia dan kemaskini Carta Perbatuan; (ii) Menyebar maklumat latihan, promosi, audit, keseragaman; dan (iii) Melaksanakan program EKSA mengikut Carta Perbatuan. JK Promosi JK Audit JK Keseragaman JK Zon A9 Penglibatan pengurusan atasan sebagai Penaung / Penasihat EKSA JK Pelaksana A10 Penglibatan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran dan lawatan. JK Pelaksana A11 Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam Mesyuarat Pengurusan / Mesyuarat JK Pelaksana EKSA / Mesyuarat lain yang berkaitan. JK Pelaksana Ketua JK Latihan Ketua JK Promosi Ketua JK Audit / Keseragaman Ketua Zon A12 Melaksanakan audit dalaman/pematuhan sama ada oleh JK Audit dalaman atau agensi luar secara berterusan sekurangkurangnya dua (2) kali setahun. JK Audit A13 Menyebarkan hasil atau laporan audit dalaman untuk makluman dan tindakan susulan warga kerja Kementerian. JK Audit A14 Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula). JK Audit A15 Melaksanakan Program Pengiktirafan di peringkat Kementerian seperti berikut: (i) Anugerah Zon Terbaik (ii) Anugerah Bilik Terbaik (iii) Anugerah Bahagian Terbaik (iv) Anugerah Work Station Terbaik (v) Anugerah Tandas Terbaik (vi) Hasil Kreativiti dan Inovasi Terbaik (vii) Anugerah Go Green Terbaik (viii) Anugerah 360˚ JK Promosi JK Audit JK Pelaksana A16 Menerima pengiktirafan dan ditanda aras sama ada pada peringkat Kementerian, Jabatan, Kebangsaan atau lain-lain. JK Pelaksana Fasilitator
30 SUB KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB A17 Menyebar dan memaklumkan mengenai program pengiktirafan kepada semua warga Kementerian: (i) Hebahan secara media cetak – Buletin Hebahan Secara media elektronik – Infoblast, portal dan lain-lain. JK Promosi A18 Melaksanakan inovasi / amalan baik (best practice) yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti warga kerja. JK Pelaksana JK Zon A19 Melaksanakan program kreativiti dan inovasi. Contoh: Kreativiti menggunakan bahan terpakai. JK Zon dan dipantau oleh JK Promosi A20 (i) Melaksanakan program penjimatan tenaga secara menyeluruh seperti berikut: a) Notis / Arahan penjimatan tenaga; b) Penggunaan lampu / peralatan elektrik jimat tenaga; c) Penetapan suhu optimum; d) Penjimatan kertas; e) Penjimatan air; dan f) Kempen Hijau dan Kitar Semula. (ii) Melaksanakan program / usaha kitar semula diperingkat Kementerian / Zon / Agensi. (iii) Sudut Kitar semula yang seragam: a) Mempamerkan “PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB” yang dilantik; b) Mempamerkan jadual pungutan; dan c) Menyediakan buku pungutan / jualan. (iv) Menyediakan analisis perbelanjaan (Penjimatan). JK Zon JK Pelaksana Setiausaha
31 Contoh Amalan Kitar Semula Penyata Pendapatan Jualan
32 Program penjimatan tenaga yang dilaksanakan di Zon EKSA
33 KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT (FIZIKAL) B1) LANTAI (i) Memastikan lantai selamat dan tidak licin, tiada kekotoran / sampah di lantai, lantai tidak berlubang / pecah atau rosak dan tong sampah disediakan. (ii) Menyediakan program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan disediakan. Keadaan lantai yang selamat, tidak licin dan tiada kotoran
34 B2) DINDING DAN SILING (i) Memastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran dan dalam keadaan baik. (ii) Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan tidak berlebihan selaras dengan imej korporat (iii) Dinding yang kotor akibat kesan tampalan perlu dibersihkan. Dinding dan siling berkeadaan bersih dengan hiasan imej korporat
35 B3) LAMPU DAN SOKET (i) Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik. (ii) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik Lampu, soket dan suis lampu berfungsi dan berada dalam keadaan baik dan bersih
36 KEPERLUAN UMUM B4) SUSUN ATUR PERALATAN (i) Menyeragamkan pelabelan susunan laci meja / kekaki boleh gerak (mobile pedestal) a) Laci Satu Tingkat – “Dokumen Rasmi” b) Laci Dua Tingkat: Aras atas - “Alat Tulis” Aras bawah - “Dokumen Rasmi” c) Laci Tiga Tingkat: Aras atas – “Alat Tulis” Aras tengah – “Dokumen Rasmi” Aras bawah – “Peribadi” d) Laci Empat Tingkat Aras atas sedia ada (built in)-tidak perlu label Aras tengah – “Alat Tulis” Aras bawah – “Dokumen Rasmi” Aras paling bawah - “Peribadi Laci tiga tingkat dengan pelabelan yang seragam Catatan: Laci yang sudah sedia ada (built in) ruangan alat tulis tidak perlu dilabel. Peralatan alat tulis yang bersaiz besar (contoh seperti penebuk lubang, pembaris, stapler, gam) boleh diletakkan di ruang “Alat Tulis”.
37 (ii) Menyeragamkan label susunan kabinet besi a) Kabinet Satu Tingkat – “Dokumen Rasmi” b) Kabinet Dua Tingkat Aras atas – “Dokumen Rasmi” Aras bawah – “Dokumen Rasmi” atau “Peribadi” c) Kabinet Tiga Tingkat Aras atas – “Dokumen Rasmi” Aras tengah – “Dokumen Rasmi” Aras bawah – “Dokumen Rasmi” atau “Peribadi” d) Kabinet Empat Tingkat Aras atas – “Dokumen Rasmi” Aras tengah – “Dokumen Rasmi” Aras bawah – “Dokumen Rasmi” Aras paling bawah – “Dokumen Rasmi” atau “Peribadi” Kedudukan label untuk kabinet empat (4) tingkat berpalang dan tidak berpalang Catatan: Zon hendaklah menentukan kedudukan label bagi tujuan penyeragaman di zon masing-masing. Bagi kabinet besi berpalang, kedudukan label hendaklah diletak di sebelah atas kanan atau kiri. Bagi kabinet besi tidak berpalang hendaklah diletak di tengah. Bilangan ruang peribadi tidak boleh melebihi bilangan ruang dokumen rasmi. 1/3 daripada jumlah laci yang dibekalkan adalah untuk ruang peribadi.
38 (iii) Menyeragamkan pelabelan sususan laci di meja pegawai kanan (3 laci yang melintang melekat bersama meja) a) Laci Atas – “Alat Tulis” b) Laci Tengah – “Dokumen Rasmi” c) Laci Kanan – “Peribadi” Kedudukan label di laci meja pegawai kanan (iv) Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan kemas: a) Komputer dan pencetak b) Dulang (Tray) Keluar/Masuk/Dalam Tindakan Dulang (Tray) Dua Tingkat - Aras atas – “Masuk” Aras bawah – “Keluar” Dulang (Tray) Tiga Tingkat - Aras atas – “Masuk” Aras tengah – “Keluar” Arah bawah – “Dalam Tindakan” Folder Folder boleh dilabel dengan perkataan berikut: Dokumen Rasmi Akta/Peraturan/Perintah/Pekeliling
39 Label ‘Dokumen Rasmi’ pada folder/magazine box Peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan kemas serta kedudukan label pada dulang (tray) dua dan tiga tingkat Catatan: Label perkataan “Pelbagai” tidak dibenarkan. Perlu sediakan indeks kandungan di dalam folder “Dokumen Rasmi”
40 B5) KEADAAN PERALATAN i. Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja / dulang (tray) / dalam laci. ii. Susunan alat tulis dan peralatan alat tulis di dalam dulang (tray) hendaklah seragam sekurang-kurangnya di peringkat zon. iii. Setiap ruang dalam dulang (tray) dalam laci alat tulis tidak perlu dilabel. iv. Objek tajam seperti pisau dan gunting hendaklah diletak di ruang belakang tray. v. Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan. vi. Memastikan tanda / label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci (penyimpanan stok alat tulis). vii. Memastikan semua peralatan tidak berdebu, bersih dan kemas. viii. Mempamerkan tatacara penggunaan dengan jelas dan mudah difahami pada semua peralatan gunasama (yang bersesuaian). ix. Hanya peralatan gunasama yang kompleks (lebih daripada dua langkah penggunaan) sahaja perlu ada tatacara penggunaan. Contohnya mesin binding, mesin faks, mesin fotostat, mesin laminate dan lain-lain. x. Menyediakan label dalam bentuk gambar peralatan dan ditampal di atas meja atau rak di mana peralatan diletakkan. xi. Mempamerkan arahan/etika bagi memastikan peralatan disusun kemas di tempat yang bersesuaian. Contoh seperti “Sila susun semula selepas digunakan” xii. Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas. Susunan alat tulis di dalam laci B6) PELABELAN DAN PAPAN TANDA/TANDA ARAH i. Menyediakan dan memaparkan tanda nama/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam ii. Menyediakan label yang bersesuaian, lengkap, jelas dan seragam bagi menunjuk seksyen/unit. iii. Menggunakan papan tanda /tanda arah dengan jenis dan saiz tulisan yang sesuai, jelas dan mudah dibaca.
41 iv. Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan stategik dan mudah dilihat. v. Menyediakan tanda pergerakan pegawai yang seragam dan kreatif. vi. Maklumat yang perlu ada pada tanda pergerakan pegawai: Nama penuh pegawai Jawatan Gambar Pergerakan pegawai (Contoh maklumat pergerakan pegawai). Ada/Hadir/Rehat/Mesyuarat/Tugas Luar/Kursus/Cuti Papan tanda yang bersesuaian, lengkap, jelas dan seragam bagi menunjukkan sesyen/unit
42 Tanda pergerakan pegawai yang kreatif dan praktikal B7) PERHIASAN i. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat. ii. Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu, bersih dan dalam keadaan baik. iii. Penyelenggaraan diperlukan bagi mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet. iv. Hiasan seperti landskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat tidak dibenarkan. v. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, tidak menghalang laluan dan diletakkan ditempat yang strategik. vi. Penggunaan hiasan pokok bunga hidup adalah digalakkan manakala hiasan pokok bunga plastik juga dibenarkan. Pasu bunga dua (2) buah sahaja. vii. Pegawai dibenarkan membuat hiasan mengikut kesesuaian di ruang kerja/bilik masing-masing berdasarkan mana-mana ketetapan berikut: a) Sijil penghargaan individu/jabatan tidak melebihi lima (5) sahaja. b) Gambar tidak melebihi dua (2) keping sahaja. (Berukuran 6”x8”) c) Hiasan fridge magnet dan keychain tidak dibenarkan. d) Cenderahati / hiasan meja / bilik untuk bilik pegawai dibenarkan lima (5) sahaja dan ruang kerja pegawai dibenarkan tiga (3) sahaja.
43 Catatan: Berdasarkan rujukan dengan pihak MAMPU, MAMPU tidak membenarkan hiasan berkonsepkan landskap/aquarium di dalam pejabat disebabkan memerlukan penyelenggaraan berkala. B8) KEPERLUAN UMUM i. Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang guna sama yang jelas dilihat dan mudah difahami. ii. Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang guna sama yang jelas dilihat dan mudah difahami (sekiranya melebihi dua (2) suis). iii. Menyediakan dan memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang kemas kini di semua bilik/ruang. iv. Melantik Pegawai Bertanggungjawab pada setiap ruang/bilik guna sama “PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB” sahaja digunapakai. v. Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik guna sama dengan jelas. vi. Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada). Penggunaan hiasan pokok bunga perlu diselenggara secara berkala dengan baik bagi memastikan agar pokok sentiasa bersih bebas dari debu.
44 Etika bilik-bilik guna sama RUANG KERJA B9) MEJA KERJA WARGA / KUBIKEL KERJA i. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik ii. Memastikan meja kerja warga / kubikel kerja pegawai bersih dan tidak berdebu. iii. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat seperti penjelasan takrifan. iv. Mempamerkan tanda nama dan pergerakan pegawai. v. Menyediakan label “DOKUMEN RASMI”, “PERALATAN PEJABAT”, “PERIBADI” dan “ALAT TULIS” pada rak dan dokumen yang berkaitan. vi. Satu (1) helai baju / pashmina sahaja dibenarkan disangkut di kerusi kerja pegawai untuk ruang kerja pegawai yang tidak disediakan almari pakaian peribadi. vii. Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang dikemas kini. viii. Peralatan yang dibenarkan berada di bawah meja adalah seperti berikut:
45 Tempat kasut maksimum dua (2) pasang kasut Bekas kertas terpakai ix. Dinding kubikel: Pastikan informasi atau hebahan ditampal pada softboard atau white board dan disusun dengan kemas tidak boleh bertindih. Kedudukan infomasi dan hiasan hendaklah seragam antara satu kubikel dengan kubikel yang lain. Contoh seperti informasi di dinding hadapan dan perhiasan di dinding sebelah kanan/kiri. Meja kerja yang kemas dan tersusun B10) BILIK PEGAWAI i. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. ii. Memastikan semua perabot disusun dengan kemas. iii. Memastikan bilik pegawai bersih dan tidak berdebu. iv. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat seperti penjelasan takrifan. v. Mempamerkan tanda nama dan pergerakan pegawai. vi. Menyediakan label “DOKUMEN RASMI”, “PERALATAN PEJABAT”, “PERIBADI” dan “ALAT TULIS” pada almari dan dokumen yang berkaitan. vii. Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang dikemas kini. viii. Bilik pegawai berkongsi (melebihi 2 orang) perlu disediakan pelan lantai. ix. Perhiasan yang dibenarkan adalah seperti penjelasan takrifan. x. Bilik pegawai yang dibekalkan dengan rak penyangkut kot hanya dibenarkan dengan keperluan seperti berikut: Tiga (3) helai baju sahaja yang digantung pada penyangkut baju (hanger). (selebihnya digantung di dalam almari peribadi). Dua (2) helai tali leher sahaja.
46 xi. Peralatan yang dibenarkan berada di bawah meja adalah seperti berikut; Tempat kasut maksimum dua (2) pasang kasut. Bekas kertas terpakai xii. Pastikan informasi atau hebahan ditampal pada softboard atau white board dan disusun dengan kemas tidak boleh bertindih. xiii. Mempamerkan pelan lampu sekiranya melebihi dua (2) suis. Rak penyangkut kot di bilik pegawai
47 B11) STOR PERALATAN PEJABAT i. Memastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusus kemas serta teratur. ii. Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas. iii. Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan. iv. Menyediakan dan memaparkan etika penggunaan serta peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja. v. Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemas kini (kuantiti fizikal sama dengan kuantiti di dalam kad petak dan di dalam sistem rekod inventori). vi. Memastikan tiada bahan/barang/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor. vii. Menyediakan penanda aras minimum bagi jenis-jenis barang yang tertentu di dalam stor. viii. Menyediakan tangga / bangku bertingkat dan troli barang. ix. Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang dikemas kini. x. Memaparkan “PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB” yang dilantik. xi. Mempamerkan pelan lantai dan etika stor peralatan pejabat. xii. Mempamerkan pelan lampu sekiranya melebihi dua (2) suis. Jadual Pengambilan Stok di Stor Utama KBS
48 Inventori berada di dalam keadaan kemas dan teratur serta penyediaan penanda aras minimum bagi jenis-jenis barang tertentu di dalam stor.
49 Sistem Pengurusan Aset (SPA) Sistem rekod inventori yang digunakan di KBS
50 Penanda Aras minimum bagi jenis-jenis bekalan barang yang tertentu dalam Stor B12) BILIK FAIL i. Bilik fail tidak boleh dinamakan sebagai bilik fail sebaliknya perlu dinamakan bilik fail dengan nama zon. Contoh seperti Bilik Korporat 1, Bilik Korporat 2, Bilik Korporat 3 dan seterusnya sekiranya bilik fail berada di Zon Korporat (Bagi tujuan keselamatan). ii. Memastikan bilik fail sentiasa bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas. iii. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik, kemas dan selamat. iv. Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat. v. Menyediakan senarai indeks dan nombor fail. Kabinet/rak fail perlu dilabelkan dengan kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup dan memaparkan senarai fail di luar kabinet/rak. vi. Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang mengandungi tajuk fail dan nombor susunan fail. vii. Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail yang dikemas kini untuk semua kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup. viii. Senarai indeks fail disediakan dalam dua (2) kaedah iaitu mengikut nombor rujukan dan mengikut abjad tajuk fail. ix. Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang dan berkunci. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu diletakkan di luar kabinet. x. Menyediakan tangga atau bangku bertingkat. xi. Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang dikemas kini. xii. Mempamerkan “PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB” yang dilantik.