FAMILY MEDICAL LEAVE ACT (FMLA) - State Civil Service

FAMILY & MEDICAL
(FMLA)

Departmen
HR Progra

Date:  Apri

L LEAVE ACT

nt of State Civil Service
am Assistance Division

225‐342‐8274
il 6 and April 11, 2011

1

FAMILY & MEDICAL 

INTRODUCTION

PURPOSE
The purpose of this presentati
the tools and resources availab
the FMLA in Louisiana state ag

 LEAVE ACT (FMLA)

ion is to provide information on 
ble to help with management of 
gencies.

2

FAMILY & MEDICAL

GOALS
What we hope to accomp

 Inform on some key componen
and resources to use to help m

 Provide guidance on steps tha
agencies to manage and curb a

L LEAVE ACT (FMLA)

plish…..

nts of the FMLA as well as tools 
manage the FMLA
at can be taken in Louisiana state 
abuse of FMLA

3

FAMILY & MEDICAL

Key Components i

The Family and Medical Leave
1993 for the purpose of helpin
work and family life by taking r
family and medical reasons.

The Act entitles eligible
of 12 workweeks of unp
period (26 workweeks o
single 12‐month period

FMLA Regulations conta
Regulations Title 29 CFR

L LEAVE ACT (FMLA)

in the Regulations

e Act  was established August 5, 
ng employees balance their 
 reasonable leave for certain 

e employees to take up to a total 
paid leave during any 12 month 
of military caregiver leave in a 
d) for certain qualifying events.

ained  in Code of Federal 
R Part 825.

4

FAMILY & MEDICAL

Key Components i

Who is covered by the F

 Public agencies are covere
state and local governme
colleges & universities)

 The 50‐employee thresho
agencies

 One state is considered on
employer!

L LEAVE ACT (FMLA)

in the Regulations

FMLA?

ed employers; includes federal,
ent (including state schools and

old does not apply for public

ne employer – State of LA is one

5

FAMILY & MEDICAL

Key Components i

What are the requireme

 Employees must meet the

 Must have a qualifying con

 Employers must provide n

 Employees must provide c
provider

L LEAVE ACT (FMLA)

in the Regulations

ents for FMLA?

e eligibility requirements
ndition
notifications to employees
certifications from a health care 

6

FAMILY & MEDICAL

Key Components i

Eligibility for FMLA:

 Must have been employe
months. The State of LA is

 Must have physically wo
during the 12‐month perio

 12 months need not be con

L LEAVE ACT (FMLA)

in the Regulations

ed by the state for at least 12
considered is one employer.
orked for at least 1,250 hours
od before beginning FMLA.
nsecutive months.

7

FAMILY & MEDICAL

Key Components i

Qualifying Reasons for F

 Birth of and care of newbo
foster care,

 To care for spouse, child or
condition”

 One’s own “serious health 
unable to perform the func

L LEAVE ACT (FMLA)

in the Regulations

FMLA:

orn or placement for adoption or 

r parent with a “serious health 

 condition” that makes him 
ctions of the employee’s job

8

FAMILY & MEDICAL

Key Components i

Qualifying Reasons for FM

Military and military family mem

 Qualifying exigency arising ou
covered military on active dut

 Up to 26 workweeks in 12 mo
member with a serious health

 There are 8 nonmedical quali

 Military provisions can be fou
825.112

L LEAVE ACT (FMLA)

in the Regulations

MLA (continued):

mbers [new as of 2009]

ut of child, spouse or parent who is 
ty
onth period to care for a service 
h condition
ifying exigencies 
und in detail in Title 29 CFR Part 

9

FAMILY & MEDICAL

Key Components i

KNOW THESE DEFINITION

 Serious Health Condition is an ill
physical or mental condition that
or continuing treatment by a hea

 2009 amendment provides clarific
as a serious health condition.  The
Title 29 CFR Part 825.115, #1 and 

 Article in HR News Magazine by th
Association for Human Resources 
2009 Amendments to the FMLA” b

L LEAVE ACT (FMLA)

in the Regulations

NS….

lness, injury, impairment or 
t involves inpatient care as defined 
alth care provider as defined.

cation on what types of ailments qualify 
e amended language can be found in 
 #3.  

he International Public Management 
 called “Understanding and Utilizing the 
by Mark Meyerhoff and Lauren Liebes.

10

FAMILY & MEDICAL
Key Components i

Serious Health Condition changes in 20

• Old version – Serious health conditio
“continuing treatment” for more tha
employee or family member treated
The regulations did not require a tim

• New version – “Continuing Treatmen
more than 3 consecutive, full days a
within the first 30 days of incapacity
First medical visit must take place w
incapacity.  

• No timeline in regulations prior to 2

L LEAVE Act (FMLA)
in the Regulations

009 Amendments:

on was an ailment that required 
an 3 consecutive calendar days if 
d 2+ times by a health care provider.  
me for treatment to occur. 

nt” requires a period of incapacity of 
and 2 visits to a health care provider 
y, absent extenuating circumstances.  
within 7 days of the first day of 

2009 changes.

11

FAMILY & MEDICAL

Key Components i

Definitions….other terms u
entitlement are:

 Incapacity means inability to wor
regular daily activities due to the
treatment, or recovery.  

 Treatment includes examinations
condition exists and evaluations o

Definitions and specific examples ar
regulations found in Title 29 CFR Par

L LEAVE ACT (FMLA)

in the Regulations

used to determine 

rk, attend school or perform other 
e serious health condition, 

s to determine if a serious health 
of the condition.   

re contained in the FMLA 
rt 825.113.

12

FAMILY & MEDICAL

Key Components i

2 major components of Seri
Inpatient Care and Continui

 Inpatient care means an o

hospice, or residential medica
period of incapacity as defined
in connection with inpatient ca

L LEAVE ACT (FMLA)

in the Regulations
ious Health Condition:  
ing Treatment

overnight stay in a hospital, 
al care facility, including any 
d or any subsequent treatment 
are.

13

FAMILY & MEDICAL

Key Components i

Continuing Treatment: 

As shown in slides 10, 11 and 12,

 A period of incapacity of mo
calendar days and any subse
incapacity relating to the sam

 Treatment 2 or more times w
incapacity and first treatmen

Continuing treatment can also mean,

 Treatment by a health care p
which results in a regimen o

L LEAVE ACT (FMLA)

in the Regulations

ore than three (3) consecutive, full 
equent treatment or period of 
me condition;
within 30 days of the first day of 
nt….

provider on at least one occasion 
of continuing treatment….

14

FAMILY & MEDICAL

Key Components i

Continuing Treatment….

 Pregnancy or prenatal care;

 Chronic serious health condit
extended period of time; requ
provider, and may involve occ
asthma, epilepsy, MS, kidney 
etc.)

 Permanent or long‐term cond
be effective (e.g., Alzheimer’s

L LEAVE ACT (FMLA)

in the Regulations
.

tions which continues over an 
uires periodic visits to a health care 
casional episodes of incapacity (e.g. 
 disease, heart condition, diabetes, 

dition for which treatment may not 
s, stroke, terminal cancer);

15

FAMILY & MEDICAL

Key Components i

Continuing Treatment….

 Conditions requiring multiple
surgery after an accident or in
such as cancer (chemotherap
(physical therapy) or kidney d

 Absences attributable to inca
last more than three consecu
employee with asthma may b
the onset of an asthma attack

L LEAVE ACT (FMLA)

in the Regulations

.

e treatments, e.g. restorative 
njury, or absences for treatment 
py, radiation, etc.), severe arthritis 
disease (dialysis);

apacity even if the absence does not 
utive, full calendar days, e.g. an 
be unable to report for work due to 
k.

16

FAMILY & MEDICAL

FMLA – Often confused as anoth

 FMLA is an entitlement period a

 FMLA regulations provide for
leave for absences that are FMLA

 FMLA regulations also provide fo
substitute for the unpaid leave pe

 2010 amendment to the FMLA a
accrued compensatory time (1.5K

L LEAVE ACT (FMLA)

her type of leave?

and not a leave type.

employees to be granted unpaid
A qualifying events.

or employers to allow paid leave to
eriod.

allows employees to request use of
K) concurrently with the FMLA.

17

FAMILY & MEDICAL

 General Circular #1126 dated
provides information and sal
Louisiana state employees. T
such as the few examples show

 LA state employees are re
FMLA entitlement periods

 Sick leave can only be use
may not be used for taking

L LEAVE ACT (FMLA)

October 8, 1993 – resource that
lient points regarding FMLA for
These points are still applicable
wn below:

equired to use paid leave during
(sick , annual and comp time).

ed for the employee’s illness and
g care of a family member.

18

FAMILY AND MEDICA

The items discussed up to this po
FMLA regulations and help emplo
entitlement to FMLA.  Specific de
CFR Part 825.

The following information is rela
and curbing abuse of FMLA.

AL LEAVE ACT (FMLA)

oint are key components in the 
oyers determine eligibility and 
etails are contained in Title 29 
ative to managing the FMLA 

19

FAMILY AND MEDICA

Other 2009 amendments t

• Employers are obligated to ensur
their FMLA rights.

• Employers have additional time t
eligible for FMLA leave.  The emp
instead of 2 business days.

• Employees are required to comp
for reporting absences, absent ex

• Employees are required to notify
may qualify for FMLA and burden

AL LEAVE ACT (FMLA)

to the FMLA:

re employees are fully informed of 

to evaluate whether an employee is 
ployer now has 5 business days 

ply with normal “call‐in” procedures 
xtenuating circumstances.
y employers that requested leave 
n is on the employee.

20

FAMILY & MEDICAL
Areas of Most Common 

 FMLA use for stress
 Intermittent (or reduce

L LEAVE ACT (FMLA)
 Abuse of the FMLA

ed schedule) Leave

21

FAMILY AND MEDICA

–Stress

• Stress in and of itself is no
unless it meets the defini

• The same test must be ap
definition of serious healt
qualifying condition.

Example: Employees often cla
some, it’s so bad that they
week or so to cope. Tha
automatically entitled to us
write a note “prescribing” re
there’s some additional trea
counseling.

AL LEAVE ACT (FMLA)

ot an FMLA qualifying condition 
ition of serious health condition.  
pplied to determine if it meets the 
th condition just as any other 

aim their jobs stress them out. And for
feel they need to take off work for a

at doesn’t mean that employees are
se FMLA. Even if they get a doctor to
est, they don’t qualify for FMLA unless
atment ordered, such as medication or

22

FAMILY & MEDICAL

–Intermittent and Reduced Lea

• Intermittent leave is leave
due to a single FMLA qual
sessions, qualifying illness
medical treatment, etc.

• Intermittent or a reduced
medical necessity.

• Reduced  leave schedule i
employee’s usual number
per workday, and changes
part‐time status.

L LEAVE ACT (FMLA)

ave Schedule

e taken in separate blocks of time 
lifying reason, e.g. physical therapy 
ses of an episodic nature, planned 
d leave schedule must be for a 
is a leave schedule that reduces an 
r of working hours per workweek or 
s the employee from a full‐time to a 

23

FAMILY & MEDIC

–Intermittent leave (continu

•Intermittent leave can be for

•Foreseeable is when the leav
planned medical treatments.

•Unforeseeable is when the le
more episodic.

CAL LEAVE ACT (FMLA)

ued):

reseeable or unforeseeable
ve can be anticipated such as 
eave is unanticipated and is 

24

FAMILY AND MEDICA

Intermittent Leave – 200

• Employees must make a reaso
attempt to schedule planned t
disruptions to the employer’s 

• Regulations created a new “ph
for employees who work in po
take intermittent or reduced le
Example:  flight attendant, lab

AL LEAVE ACT (FMLA)

09 amendments

onable effort and not just an 
treatments so as to prevent 
 business.

hysical impossibility” exception 
ositions where it is impossible to 
eave during their shift.    
b tech working in a sealed lab.

25