FAMILY MEDICAL LEAVE ACT (FMLA) - State Civil Service

FAMILY & MEDICAL

Managing FMLA and cur

1. Establish agency FMLA po
instructions and informat

2. Agency policy should cont
to that agency based on t
and functions.  

L LEAVE ACT (FMLA)
rbing abuse:

olicy providing specific 
tion; enforce.
tain procedures that are specific 
the required business operations 

26

FAMILY & MEDICAL

Managing FMLA and curb

 Agency policy should contain 
1126):
Notification procedures; e
supervisor to HR;
Certification forms, deadli
Statement of functions sh
for health care provider to
perform job functions;
Call in procedures (who to
absence, duration of the a

L LEAVE ACT (FMLA)

bing abuse:

 (also refer to General Circular 

employee to supervisor and 

ines, additional information, etc.  
hould be included with certification 
o assess the employee’s ability to 

o call, when to call, reason for the 
absence, etc.);

27

FAMILY & MEDICAL

Managing FMLA and curbing

 Agency policies should conta

 Time and Attendance Pro

 Intermittent leave proced
for FMLA absences;

 Consequences for non‐co

Note:  FMLA is not a “one‐size fits all”.   Exam
24‐hour institution are very different than a M

L LEAVE ACT (FMLA)

g abuse:

ain (continued):
ocedures;
dures and parameters when using 

ompliance;

mple:  The needs of a correctional facility or 
Monday – Friday, 8 hour office.

28

FAMILY & MEDICAL

Managing FMLA and cur

3. Don’t be afraid to
employees regarding
in order to determine

4. Review certifications
or insufficient, FMLA m

L LEAVE ACT (FMLA)

rbing abuse:

o engage in discussions with
FMLA. It’s okay to ask questions
e continuing business operations;
for completeness; if incomplete
may be denied;

29

FAMILY & MEDICAL

Managing FMLA and cur

5. Seek additional informatio
employee to obtain additi

6. HR can utilize option to co
when applicable;

7. Use options to seek 2nd an

8. Get fitness for duty certifi

L LEAVE ACT (FMLA)

rbing abuse:

on when necessary by requiring 
ional information;
ontact medical providers directly 

nd 3rd opinions, when necessary;
ications

30

FAMILY & MEDICAL

Managing FMLA and cur

9. Provide tracking tool for su
and patterns;

10. Manage foreseeable inter

 Move employee to alternat
 Move employee to a differe
 Require planned treatment

disrupt operations (days off
etc.)

L LEAVE ACT (FMLA)

rbing abuse: 

upervisors to monitor absences 

rmittent leave;

tive position
ent shift 
ts to be scheduled at times so as to not 
ff, at the beginning or end of the day, 

31

FAMILY & MEDICAL

Responsibilities for man

 Manage FMLA using both FML
policy;

 Agency administrators – estab
designate FMLA, support the p

 Human Resources – know the 
requirements, establish the pr
communicate to supervisors a
supervisors and employees to

L LEAVE ACT (FMLA)

naging FMLA:

LA regulations and agency 

blish roles, delegate authority to 
policy and enforce;

 regulations, know the 
rocess for notifications, 
and employees, work with 
o manage FMLA;

32

FAMILY & MEDICAL

Responsibilities for manag

 Legal – know the FMLA regulat
and supervisors, support the a
court of law;

 Supervisors – communicate wi
discussion in order to make acc
operations, etc.  Inform Human
from HR and Legal when neede

 Employees – adhere to policy; 
supervisors.

L LEAVE ACT (FMLA)

ging FMLA:

tions, know the law, advise HR 
agency’s policy and defend in 

ith your employees.  Engage in 
curate decisions in continuing 
n Resources and seek direction 
ed;
 communicate and inform 

33

FAMILY & MEDICAL

Tools and Resources Ava

 U.S. DOL website, FMLA reg
http://www.dol.gov/whd/fm

 Use U.S. DOL recommended
omit any questions or vital 

 Consult with agency or cont

L LEAVE ACT (FMLA)

ailable:

gulations and FMLA Fact Sheets, 
mla/.
d forms to ensure you don’t 
 information.
ntract attorneys for assistance.

34

FAMILY & MEDICAL

 REMEMBER …..FMLA is th

 COMMUNICATION is key 

 TIMING is vital to ensure 
entitlements are adhered

 CONSISTENCY in applicati

L LEAVE ACT (FMLA)

he law
 between all parties
 eligibilities and 
d to
ion is required

35

FAMILY & MEDICAL

QUEST

L LEAVE ACT (FMLA)

TIONS?

36