iScala manual NY_300816

iScala 3.0 manual

Kjetil Andersen
30.08.2016
Versjon 1

iScala manual 1

Forord

Denne manualen er ment som en veiledning for bruke av iScala 3.0 hos Amiantit Norway AS. Det
kan forkomme noe avvik på bilder og tekst i
manualen som ikke samsvarer med versjonen som
pr. nå blir brukt, men den generelle forklaringen i
manualen skal likevel kunne brukes som guideline
for bruken av iScala.

Eventuelle spørsmål kan rettes til Kjetil Andersen.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 2

INNHOLDSFORTEGNELSE

Forord ............................................................................. 1
KAPITTEL 1 - Generelle tips ............................................ 3
KAPITTEL 2 - Innlogging i Scala ....................................... 6
KAPITTEL 3 - Registrering av prosjekt............................. 7
KAPITTEL 4 - Registrering av ny varekode i iScala 3.0 .... 8
KAPITTEL 5 - Ordre registrering.................................... 17
KAPITTEL 6 – Registrere nye kunder i Norge................ 31
KAPITTEL 7 – Registrere nye kunder Utlandet ............. 36
KAPITTEL 8 - Ankomstregistrering av fakturaer ........... 41
KAPITTEL 9 – Fakturere ordre....................................... 42
KAPITTEL 10 – Innkjøp .................................................. 46
KAPITTEL 11 – Tapping av innkjøpsordre ..................... 50
KAPITTEL 12 – Konteringskoder ................................... 52

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 3

KAPITTEL 1 - Generelle tips

F4 ● Trykket på i enkelte menyer, vil vise en liste av mulige inntastinger,
hvis en slik liste finnes ( f.eks, kunderegister, leverandører, selgere,
F5 ● betalingsbetingelser etc.
F6 ● Slår hjelpe teksten på i bunn av skjermbilde av/på
ESC ● Trykt på et dato felt vil gi dagens dato
ENTER ● Forlater en meny
→ For å gå videre i en meny, eller bruk F2 ( = page down)

● For å bevege seg rundt i en meny, brukt venstre og høyre piltast
←
For å gå bakover, bruk pil opp. Hvis du bruker ESC, vil informasjon du
↑● allerede har skrevet inn bli satt til standard verdier.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 4

Huskeliste ved ordrebehandling

Her er en huskeliste for hva som må gjøres fra det tidspunktet du mottar en ordre til den blir
fakturert til kunden.

1. Registrer kunden i Scala – viktig å skille mellom norske og utenlandske kunder
2. Registrer prosjekt nummer, hvis ordreverdien overstiger kr 100.000

3. Registrer innkjøpsordre på rør/rørdeler og spareparts.

4. Skriv ordrebekreftelse til kunden. Husk kontering av hver ordrelinje

5. Ved mottak av faktura på epost eller vanlig post, skal disse ankomst registreres i Scala. Husk
å påføre bilagsnummeret på fakturaen.

6. Fakturaer som blir mottatt på epost, vanlig post eller fra økonomi, må kontrolleres mot
eventuelle innkjøpsordre og tappes ut av Scala systemet. Husk å konter fakturaen før disse
blir sendt i retur til økonomi avdelingen.

7. Fakturering av leverte vare gjøres hurtigst mulig etter mottak, eller iht. salgskontrakt. Regel:
Leverandør faktura trigger vår kunde faktura. Husk å avslutt fakturaen i Scala.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 5

Huskeliste ved fakturering

Ved mottatt faktura fra leverandøren (f.eks Amiantit Polen), må følgende prosedyre følges:
1. Skriv ut fakturaen, hvis den er mottatt på epost.

2. Ankomst registrer fakturaen i Scala (se kapitel «ankomst registrere faktura»)

3. Fakturaen påføres konteringsstempel

4. Fakturaen tappes mott innkjøpsordre i Scala. Husk å sett riktig linje nummer fra
innkjøpsordren på linjene som står på leverandør fakturaen. Varekost verdien som tappes
fra Scala, skal stemme overens med total summen på leverandør fakturaen.

5. Konter leverandør fakturaen.

6. Tapp leverandør fakturaen mot kundens ordre og skriv ut fakturaen. Kontroller at du har
fakturert kunden riktig iht. leverandør fakturaen. Ta 3 kopier av kundefakturaen.
a. 1 kopi stiftes sammen med vår kopi av leverandør fakturaen og legges i prosjekt
mappen
b. 1 kopi legges i faktura permen
c. 1 kopi legges i arkivet sortert alfabetisk

7. Original fakturaen sendes til kunden med post eller på epost

8. Den originale konterte leverandør fakturaen gis til økonomi avdelingen

9. Husk å avslutt fakturaen i Scala

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 6

KAPITTEL 2 - Innlogging i Scala

Start programmet med å trykke på Scala ikonet på ditt skrivebord.
Ved påloggingsbildet, må følgende sjekkes:

1. Velg riktig firma (Amiantit Norway AS)
2. Sjekk at du blir logget inn i riktig regnskapsår

Endring av system dato
Systemdato er dagens dato. Denne kan endres hvis det
er ønskelig å logge seg inn på en tidligere dato, grunnet
måneds avslutning. Trykk på «avansert» og trykk på
rullgardin ved systemdato. Se eksempel.

Når ønsket dato er valgt trykk på «OK» og du blir logget
inn i Scala. Sjekk at riktig dato fremkommer på toppen
av menyen i Scala.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 7

KAPITTEL 3 - Registrering av prosjekt

Alle nye prosjekter som blir ordre, må ha et prosjekt nummer i Scala. Er total verdien på
leveransen under kr 100.000, så er ett prosjekt nummer for disse små prosjektene allerede
registrert i Scala. Disse prosjektene blir registrert på prosjekt nummer: 100000

Alle prosjekter som har en ordreverdi på over kr 100.000 må få sitt eget unike prosjekt nummer.
Det gjøres på følgende måte:

Registrere prosjekt nummer i Scala

Velg hovedbok
Velg kontoplan/spørsmål
Velg kontoplan
Velg registrere/endre konteringsdimensjoner
Velg project

1. I registrer prosjekt menyen, setter man inn ? og prosjekt nummeret som er i nærheten
av det siste prosjekt nummeret som er laget, f.eks 10065

2. Bruk piltastene for å finne det neste ledige nummeret i rekken. Det er viktig at du ikke
sletter noen prosjekt som ligger der.

3. Trykk Esc for å komme tilbake til registrere prosjekt menyen og tast inn ledig prosjekt
nummer.

4. Legg inn prosjekt navn i «navn» rubrikken
5. I linjene for konto beskrivelse, legger du inn kunde og kontakt person
6. Ansvarlig – legg inn initialene til den ansvarlige for prosjektet.
7. Trykk så enter til prosjekt nummeret forsvinner i feltet for «project».
8. Du er nå laget et prosjekt nummer og bilde burde se f.eks slik ut:

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 8

KAPITTEL 4 - Registrering av ny varekode i iScala 3.0

I dette kapitelet vil du få kjennskap til hvordan man registrerer ny varekode i Scala.
Hvordan starte registreringen?
Det er flere måter å starte registreringen av varekode på i Scala. Her vil vi beskrive 2 måter å
gjøre dette på:

1. Registrering via «Lagerstyring»-modulen:
Lagerstyring
Artikler/spørring
Registrere/endre artikler

2. Registrere via ordrelinje på innkjøp- eller salgsordre
Sett inn bokstaven «n» på ordrelinjen
Trykk «Enter»

Meny for «registrere/endre artikkel» vil vises på skjermen.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 9

Starte registrering av ny varekode

Før man starter registreringen, må man ha generert en varekode. Se kapittel «generere
varekode».

Registrere/endre artikler – side 1:

Artikkelnummer: Skriv inn det nye artikkel nummeret.

Betegnelse: Skriv inn riktig betegnelse av rør/rørdel, fordelt på to linjer. Se bilde
nedenfor som eksempel.

Artikkelstatus: Trykk F4. Velg nr. 9 «Ikke lagerført vare». Du kan også taste 9 direkte inn
i linjen.

Produkt kategori: Trykk F4. Velg riktig kategori for den nye artikkelen.

Produktgruppe: Trykk F4. Definer riktig Trykklasse (PN) i dette feltet.

Alt. Produktgruppe: Trykk F4. Definer riktig stivhetsklasse (SN) i dette feltet.

Ekstra produktgruppe: Trykk F4. Definer riktig dimensjon (DN) i dette feltet.

Opprinnelsesland: Tast inn «PL» for Polen.

Felter som ikke er beskrevet ovenfor, skal ikke fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 10

Salg/budsjett – side 2.

Ingen felt på side 2 i «artikkel registreringen» skal fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Rabatt/provisjon – side 3
Ingen felt på side 3 i «artikkel registreringen» skal fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 11

Mål/enhet – side 4.

Merk:

Registrer du ett rør med eller uten muffe, skal enkelte felt her fylles ut. Er det snakk om
registrering av rørdeler eller muffer, skal ingen felt korrigeres.

Eksempel på rør med eller uten muffe:

Bredde: Tast inn lengde på røret her f.eks. 6 meter skrives som følger 6,00

Enhet lager: Tast inn 3 (dette angir enheten i meter)

Enhet innkjøp: Tast inn 3 (dette angir enheten i meter)

Enhet salg: Tast inn 3 (dette angir enheten i meter)

Enhet MPS: Tast inn 3 (dette angir enheten i meter)

Enhet ellers: Tast inn 3 (dette angir enheten i meter)

Felter som ikke er beskrevet ovenfor, skal ikke fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 12
Ved registrering av rørdeler eller muffer, skal ingen felt fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Innkjøp – side 5

Valuta: Trykk F4. Velg valuta for artikkel. IC artikler blir kjøpt inn i Eur, ref. 24

Innkjøpspris: Legg inn IC pris her, eller prisen du har mottatt fra eksterne
leverandører.

Leverandør: For IC, trykk inn Amiantit Polen sitt leverandør nummer: 600086.
Eksterne leverandører, må eventuelt søkes opp eller legges inn. Se
kapitel «registrering av nye leverandører».

Felter som ikke er beskrevet ovenfor, skal ikke fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 13

Kostnad/Kontering - side 6

Konteringskode: Tast F4. Velg 02 «Traded goods». Eller tast inn 2
Cost center:
Legg inn riktig kost senter for artikkelen. Normalt blir kost senteret
Product: for Norge lagt inn: 72NO00. Ønsker du å bruke ett annet kost
senter, se kapitelet for «Diverse»

Her skal du velge riktig produkt kode. Trykk F4.
0111 = Flowtite pipes
0112 = Flowtite fittings
0113 = Flowtite manholes
0114 = Flowtite couplings

Felter som ikke er beskrevet ovenfor, skal ikke fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 14

Vedlikehold – side 7
Ingen felt på side 7 i «artikkel registreringen» skal fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Brukerdefinert – side 8
Ingen felt på side 8 i «artikkel registreringen» skal fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 15

Annet – side 9
Ingen felt på side 9 i «artikkel registreringen» skal fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Hylleplass – side 10
Ingen felt på side 10 i «artikkel registreringen» skal fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 16
Livssyklusfase – side 11
Ingen felt på side 11 i «artikkel registreringen» skal fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Hovedplanlegging – side 12
Ingen felt på side 12 i «artikkel registreringen» skal fylles ut. Se eksempel nedenfor.

Registreringen av artikkelen er nå utført og du kan nå trykk «Esc» for å komme tilbake til
ordrelinjen eller hovedmenyen.

For flere registreringen, gjenta prosedyren ovenfor.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 17

KAPITTEL 5 - Ordre registrering

NB! Det som er viktig å huske på før ordre registrering er å opprette prosjekt nummer, hvis
ordren er på mer enn 100.000 NOK (ref. kapittel 3).

Start av ordre registrering i Scala:

Ordre/Faktura
Ordreregistrering/spørring
Registrere ordre

9. Ordre nummer = «B» - Scala vil automatisk generere ett ordre nummer. Skal du inn å
korrigere en tidligere ordre, skriv enten inn ordre nr. f.eks 604690 eller bruk ? eller F4
for å se på registrerte ordre i Scala.

10. Type – skal alltid være «3», ved registrering av normal ordre. Ved kreditering skal man
bruk «7»

11. Status – vil automatisk velge «0». Denne skal ikke korrigeres!
12. Ordre dato – blir automatisk satt inn med innlogget dato. Denne kan korrigeres. Ofte er

det greit å bruke samme dato som når den skriftlige bestillingen kom fra kunden.
13. Selger – hvem er selger for prosjektet? Bruk F4, for å se på alternativene. Merk av

navnet og trykk enter. Skulle navnet på selger ikke være registrert i Scala, ta kontakt
med Scala ansvarlig.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 18

14. Bestillingskunde – hvem er bestiller? Søking i Scala på kunde navn blir gjort på følgende
måte: ?.kundenavn, f.eks: ?.Dahl

Hvis kunden ikke er registrert inn på forhånd, trykker du «n» i rubrikken bestillingskunde
og trykker «j» for nyregistrering. Så følger du prosedyrene i kapittel «Registering av
Norske kunder» eller kapittel «Registering av Utenlandske kunder».

15. Leveringsadresse – skriv «la» i rubrikken for «leveringsadresse», hvis denne adressen er
en annen enn faktura adressen. Hvis ikke bruker du bare kundenummeret som du finner
på rubrikken faktura kunde.

16. Kundens ref – hvem har bestilt varene. Sett inn dette navnet her.
17. Innkjøpsordre – hvis kunden opererer med innkjøpsordre nummer, må dette settes inn

her.
18. Vår referanse – dette blir automatisk lagt inn, når du har lagt inn selger (se pkt. 5).
19. Leveringsdato – Viktig å putte inn antatt oppstartdato for levering på anlegget.
20. Merknader – her skal leveringsstedet bli oppgitt, for Incoterms 2010 ©, f.eks

Sandefjord, ulosset (hvis tilbudet sier ulosset, må du skrive dette etter leveringsstedet
som eksemplet viser)
21. Merking – her skal det ikke skrives inn noe.
22. MVA – Påse at riktig MVA kode står inn på riktig land. Norge har f.eks 01. Sverige har 05
og andre utenlandske kunder har 00.
23. Cost senter – Legg inn riktig kostsenter for denne kunden. Se kostsenter oppsettet
bakerst i manualen eller trykk F4 for å se hvilke som ligger i Scala.
24. Product – legg inn 0111 (Flowtite pipes)
25. Project – her skal prosjekt nummeret legges inn. Trykk F4 for å få opp listen. Prosjekt
numrene begynner på 100000. Har du ikke laget prosjekt nummer på dette prosjektet
må dette gjøres etter du er ferdig med å registrere første ordrelinje. Følge da
prosedyren for «Registrering av prosjekt» ref. kapittel 3
26. Interco – her skal det ikke skrives noe inn.

Siden din vil nå se slik ut:

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 19
Før enn går i gang med selve ordre registreringen, må man gå gjennom følgende punkter som
kommer automatisk opp på skjermen.
Leveringsadresse:
Denne har du allerede fylt ut i hovedmenyen, men har du behov for å korrigere den, kan dette
gjøres her:

Registrere/endre transportinfo
Her trenger du ikke fylle inn noe.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 20

Dokumentstatus
Her trenger du ikke fylle inn noe.

Kostnader
Her trenger du ikke fylle inn noe

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 21

Vekt/volum
Her trenger du ikke fylle inn noe

Betaling
Her må du påse at betalingsbetingelsene er iht. tilbud, f.eks netto pr. 30 dager.

Valuta må være korrekt.

Har kunden en ordre rabatt på f.eks 2% skal du velge ja på «opprettholde ordrerabatt» og sette
inn riktig ordrerabatt på «Ordrerabatt %».

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 22

Valutaklausul
Her trenger du ikke fylle inn noe

Terminkontrakt
Her trenger du ikke fylle inn noe

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 23

Letter of Credit
Her trenger du ikke fylle inn noe

EDI-Status
Her trenger du ikke fylle inn noe

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 24

EU-handelstatistikk
Her trenger du ikke fylle inn noe

Annet
Her må du påse at «Språkkode» er riktig. NOR for alle svenske/norske/danske og ENG for alle
islandske/finske/engelske kunder.

Påse at «Leveringsmåte» er i henhold til tilbud/kontrakt, f.eks bil

Påse at «Leveringsbetingelser» er i henhold til tilbud/kontrakt, f.eks DDP

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 25

Prioritetskoder
Her trenger du ikke fylle inn noe

Referanser/salgsreturdata
Her trenger du ikke fylle inn noe

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 26
MERK
Hvis du allerede har sjekket disse punktene tidligere, kan du gå direkte inn i ordren ved å trykke
på dette symbolet i verktøylinjen.

Lage selve ordrebekreftelsen

Før du begynner å registrere ordre linjer er det noen få viktige punkter som du må vite om:
1. De aller fleste varer skal ha en vare kode. Disse finner du i varekode registeret, trykk «?»
og enter eller F4 for å se alle vare koder. Du kan f.eks søke etter en varekoder på
trykkrør som begynner med FPQRR – søket blir da: ?FPQRR
2. Må du registrere ny varekode, gå til kapittel 3 «registrering av varekode»
3. Når man ikke trenger å bruke varekode, må man trykke «.» (punktum) og enter for å
kunne skrive i ordrelinjen.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 27

Tekst på ordre

Hvis man har prosjekt navn og innkjøpsordre nummer fra kunden, burde dette stå øverst på
ordren. Er det spesielle avtaler etc. som er gjort, burde dette kommer frem øverst på ordren.

- Skriv «tx» og trykk enter
- Velg ordrelinje nummer 0 og trykk enter x 2 (du kommer nå inn på toppen av ordren)
- Skriv f.eks inn – prosjekt navn: Test Kraftverk
- Det ligger allerede forhånds skrevne tekster, som du kan få frem med å trykke F4
- Når teksten er lagt inn, trykk enter – så vil du se at første linje 510 er lagt inn. Du kan

legge inn inntil 5 linjer med tekste på toppen av ordren.
- Når du har lagt inn den siste tekstlinjen, trykker du Esc til du er tilbake i selve

registrerings menyen.

Registrere en ordrelinje – med varekode

Alle søk på varekode starter med ? etterfulgt med begynnelsen på varekoden. Skal det søkes på
tekst, starter søket med ?. etterfulgt av tekstsøket.

Søket vil se slik ut, på varekode søk. Du vil nå få opp en varekode registret, hvor du bruker pilene
for å søke deg frem til rette vare. Trykk enter og varen blir hentet inn på ordrelinjen

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 28

Det er fullt mulig å korrigere teksten, trykk Esc til teksten er uthevet. Når dette er gjort, angi
antallet som er bestilt, angi pris.

Korrigering av ordrelinje
Ved korrigering av ordrelinjer, gjør man følgende: stå i det blanke ordre linje feltet, hvor
varekoden settes inn. Sett inn > og posisjons nummer, f.eks >10 Her kan du korrigere alt fra
tekst, til enheter.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 29

Endre ordrelinje

Du kan korrigere flere ting i ordrelinje menyen. Her er de vanligste korrigeringene:

Beskrivelse – Her kan du korrigere teksten for artikkelen

Salgspris (brutto) – Prisen på produktet

Bestilt antall – antallet som kunden har bestilt

Lev. Dato BEKR. – Datoen som blir bekreftet levering til kunden

Lev. Dato KUNDE – Datoen som blir bekreftet levering til kunden

Lev. Dato RESTN - Datoen som blir bekreftet levering til kunden

Kunderabatt % - Her legger du inn rabatt, hvis f.eks ikke hele ordren skal ha rabatt, men kun
noen av ordrelinjene. MERK: Da må du ikke legge inn rabatt på «betaling» i oppsetts menyen (se
side 22 «betaling»).

Nettovekt – disse skal alltid stå i null. Hvis det kommer fram vekt på ordrebekreftelsen, så gå inn
på den ordrelinjen det gjelder og endre vekt til 0 kg.

Bruttovekt – Samme som nettovekt – alltid stå i 0 kg.

Enhet – her velger du om det skal være meter/stk/kg etc. Undermenyen får du frem med å
trykke F4

Kontering av ordrelinjer

Alle ordrelinjer må konteres. Du må ALLTID sjekke hver ordrelinje, slik at konteringen er riktig.
Hvilke konteringskoder du skal bruke – se konteringsoversikt.

For å komme inn i konteringsmenyen trykk = og ordrelinje, f.eks =5

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 30

Konteringskode 1 (artikkel) – 02 (trade goods)
Konteringskode 2 (kunde) – 10 (innland/utland)
Account – Hvilket land har du solgt til, f.eks Norge = 513100
Cost center – Hvilket land har du solgt til, f.eks Norge = 72NO00
Product – hva slags produkt er dette? Rørdeler = 0112, rør = 0111. Trykk F4, hvis du er i tvil
Project – Hvilket prosjekt tilhører denne ordren? Ved salg under kr 100.000 – brukes 100000
Interco – Denne skal være blank.
DENNE PROSEDYREN MÅ UTFØRES PÅ ALLE ORDRELINJER!

Utskrift av ordre

Når du har lagt inn alle ordrelinjer og ønsker å skrive ut ordren, tast inn «ob» for å starte
rapportformat.
Rapportformat skal være: Document
Trykk «OK»
Rapporten (ordrebekreftelsen) blir generert og du kan velge hvordan du vil ha den skrevet ut.
Trykk på lagring, hvis du vil ha den ut som PDF versjon.
Trykk på «utfør» hvis du vil ha den ut som utskrift.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 31

KAPITTEL 6 – Registrere nye kunder i Norge

Start registrering av nye kunder i Norge:

Kundereskontro
Registrere kunder
Registrere kunder

For å generere nytt kundenummer som er unikt for den nye kunden setter du inn en + i
kundenummer rubrikken.
Navn/adresse/Ref/Tel/Merknad
Globali ID – Kundens navn
Navn – Kundens navn
Alfasøk – Blir automatisk fylt ut
Juridisk navn – Blir automatisk fylt ut
Adresse – Fyll ut korrekt faktura adresse til kunden
Landkode – Legg inn riktig landkode NO = Norge
Referanse 1 – sett inn kontakt person kunde
Referanse 2 – 4 – tilleggs kontakt personer som eventuelt måtte være
Telefon – legg til telefon kunde
Telex – ikke brukt
Telefaks – legges inn hvis kunden har det
Kontokunde - Nei
Merknad – brukes ikke
E-postadresse – kunde epost

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 32

Leveringsadresse
Hvis kunden opererer med samme leveringsadresse hver gang, kan du legge inn denne fast i her
under leveringsadresse. Er dette en kunde som ofte bytter på leveringsadressen, fyller du ikke
inn noe på leveringsadressen.
Land – Fyll inn riktig land. NO = Norge
Lagersted – 02 (Polen). Bruk denne alltid.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 33

Kredit/betaling

Følgende rubrikker må her fylles ut:

Kreditgrense – Sett en øvre kreditgrense for kunden. Er du usikker, snakk med selger om hva
denne burde være, siden de ofte tar kreditt sjekk av kunden.

Betalingsbetingelser – Dette skal være iht. avtalen med kunden. Default er net pr. 30 days

Foretaksnummer – legg inn dette, hvis det er tilgjengelig. Bruk gjerne Brønnøysund registrert
for å få tilgang til foretaksnummeret.

De resterende rubrikken trengs ikke å fylles ut!

Statistikk/budsjett
Her skal kun Kategori fylles ut. Trykk F4 for å få opp land liste. 0050 = Norge

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 34

Valuta/AVGIFT
Valutakode – Hvilken valuta skal kunden faktureres i? Trykk F4 for å se valg av valuta. 0 = NOK
Språkkode – Hvilket språk skal ordre/faktura skrives ut i? NOR = Norsk
Avgiftskode – Det må legges inn riktig MVA på kunden. For norske kunder er det 01 = Norge.
Trykk F4 for å se meny. Dette er meget viktig at er riktig!
De resterende rubrikken skal ikke endres!

Kontering
Automtatisk kontering – 10

Account – 02100

Cost center – 72NO00 = Norge

De resterende rubrikken skal ikke endres!

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 35

Ordre/fakturering 1
Leveringsmåte – Velg riktig transport måte, f.eks bil. Trykk F4 for å få frem undermeny
Lev. Betingelser – Velg rette betingelse iht Incoterms 2010 ©. Trykk F4 for å få frem undermeny
De resterende rubrikkene skal ikke endres!

Ordre/fakturering 2
Eksport kode - 0 – norsk kunde

Lagersted - 02 – Poland

De resterende rubrikkene skal ikke endres!

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 36

KAPITTEL 7 – Registrere nye kunder Utlandet

Start registrering av nye kunder i Norge:

Kundereskontro
Registrere kunder
Registrere kunder

For å generere nytt kundenummer som er unikt for den nye kunden setter du inn en + i
kundenummer rubrikken.
Navn/adresse/Ref/Tel/Merknad
Globali ID – Kundens navn
Navn – Kundens navn
Alfasøk – Blir automatisk fylt ut
Juridisk navn – Blir automatisk fylt ut
Adresse – Fyll ut korrekt faktura adresse til kunden
Landkode – Legg inn riktig landkode. Trykk F4 for å finne riktig kode. F.eks. SE=Sverige
Referanse 1 – sett inn kontakt person kunde
Referanse 2 – 4 – tilleggs kontakt personer som eventuelt måtte være
Telefon – legg til telefon kunde
Telex – ikke brukt
Telefaks – legges inn hvis kunden har det
Kontokunde - Nei
Merknad – brukes ikke
E-postadresse – kunde epost

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 37

Leveringsadresse
Hvis kunden opererer med samme leveringsadresse hver gang, kan du legge inn denne fast i her
under leveringsadresse. Er dette en kunde som ofte bytter på leveringsadressen, fyller du ikke
inn noe på leveringsadressen.
Land – Fyll inn riktig land. Trykk F4 for å få opp meny. F.eks GB = Great Britain
Lagersted – 02 (Polen). Bruk denne alltid.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 38

Kredit/betaling

Følgende rubrikker må her fylles ut:
Kreditgrense – Sett en øvre kreditgrense for kunden. Er du usikker, snakk med selger om hva
denne burde være, siden de ofte tar kreditt sjekk av kunden.
Betalingsbetingelser – Dette skal være iht. avtalen med kunden. Default er net pr. 30 days
Foretaksnummer – legg inn dette, hvis det er tilgjengelig.
De resterende rubrikken trengs ikke å fylles ut!

Statistikk/budsjett
Her skal kun Kategori fylles ut. Trykk F4 for å få opp land liste. F.eks 0200 = Sverige

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 39

Valuta/AVGIFT
Valutakode – Hvilken valuta skal kunden faktureres i? Trykk F4 for å se valg av valuta. 24 = EUR

Språkkode – Hvilket språk skal ordre/faktura skrives ut i? Du har to valg Norsk eller Engelsk.
NOR = Norsk, ENG = Engelsk

Avgiftskode – Det må legges inn riktig MVA på kunden. For norske kunder er det 05 = Sverige
Trykk F4 for å se meny. Dette er meget viktig at er riktig!

De resterende rubrikken skal ikke endres!

Kontering
Automtatisk kontering – 10

Account – 02103

Cost center – Legg inn riktig kostsenter. Trykk F4 for under meny. F.eks 72SE00 = Norge

De resterende rubrikken skal ikke endres!

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 40

Ordre/fakturering 1
Leveringsmåte – Velg riktig transport måte, f.eks bil. Trykk F4 for å få frem undermeny
Lev. Betingelser – Velg rette betingelse iht Incoterms 2010 ©. Trykk F4 for å få frem undermeny
De resterende rubrikkene skal ikke endres!

Ordre/fakturering 2
Eksport kode - 1 – utenlandske kunder

Lagersted - 02 – Poland

De resterende rubrikkene skal ikke endres!

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 41

KAPITTEL 8 - Ankomstregistrering av fakturaer

Alle fakturaer som blir mottatt direkte til Amiantit Norway AS, via epost eller standard post må
ankomst registres i Scala. Det gjøres på følgende måte:
Start ankomst registrering av faktura:

Leverandørreskontro
Faktura/Journal
Ankomstregistrere fakturaer

Leverandør nummer – Bruk ?. firma navn, for å finne leverandøren i Scala. F.eks ?.Amiantit

Fakturanr. – Skriv inn faktura nummeret på leverandør fakturaen. Hvis fakturaen begynner med
0, skal denne (de) ikke tas med. Det første tallet må være 1 eller større. Det vil nå bli generert
ett bokføringsnummer, som må skrives på leverandør fakturaen. Det kommer opp i feltet til
høyre for inntasting av fakturanummer.

Referanse – Hvis mottatt faktura har kid-nummer, skal dette føres inn her.

Faktura dato – Legg inn riktig faktura dato, som står på mottatt leverandør faktura

Forfallsdato – Denne skal generere seg selv, så langt leverandøren er lagt inn med riktig
betalingsbetingelser. Hvis ikke overstyrer du denne med å legge inn forfallsdatoen som står på
fakturaen.

Valutakode – påse at det er riktig valutakode som står

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 42

KAPITTEL 9 – Fakturere ordre

Før fakturering er det viktig å påse at varene er tappet iht. innkjøpsordre, se kapittel 10. Varene
som skal faktureres er iht. bestilling/ordrebekreftelse.

FAKTURERING - Registrere lageruttak:

Ordre/Faktura
Utlevering og fakturering
Registrere lageruttak

Skriv inn ordrenummeret på ordren som skal faktureres. Vet du ikke hva ordre er, trykk F4 i
ordrenummer rubrikken. Velg riktig ordre i listen og trykk enter til hele ordren kommer fram på
lageruttak bilde.

Leveringsdato er dagens dato, eller datoen varene ble levert til mottaker.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 43

TAPPING av ordre:

Når ordren har kommet frem i lageruttak bildet, kan du begynne å tappe ordren. Det kan gjøres
på flere måter:

1. Hvis du ønsker å tappe hele ordren, sett A i det blanke feltet i lageruttak bildet. Alle
linjer vil bli sendt til uttak fra ordre. Dette gjøres kun i de tilfeller hvor hele ordren skal
faktureres på en gang, aldri ellers!

2. Trykk enter i det blanke feltet i lageruttak bildet. Du vil nå komme inn på hver enkel
posisjon. I feltet «levert» angir du antallet som skal leveres ut. Trykk enter for å gå
videre til neste posisjon. Gjenta prosedyren helt du er kommet til slutten av ordren.
Dette kan være veldig tidkrevende, spesielt på ordre med mange varelinjer.

3. Siste mulighet er å angi posisjons nummer i det blanke feltet i lageruttak bildet. Da
kommer du rett inn på den posisjon du angir. Dette kan være lønnsomt på ordre med
mange ordrelinjer og kun få linjer som skal utleveres.

Når du er ferdig med å tappe ordren trykker du på * i det blanke feltet og du blir tatt ut av
lageruttak modulen. Vi er nå klare til å skrive ut fakturaen/kreditnotaen.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 44

SKRIVE ut faktura / kreditnota

Ordre/Faktura
Utlevering og fakturering
Skriv ut faktura og kred.nota

I posisjon ordrenummer trykk F4, velg riktig ordre å skrive ut. Har du tappet ordren riktig, vil det
stå følgende bak ordren «KLAR FOR UTSKRIFT»

Du vil nå komme til utskrift modulen. Bruk samme prosedyre som angitt i kapittel 5 –
ordreregistrering.
Sjekk at faktura og se om den stemmer iht. hva som virkelig skal faktureres. Er det noe som
mangler, må prosedyren gjentas, til du får riktig faktura ut.
For fakturaer som skal sendes elektronisk, må disse lagres i PDF format. Husk å fjern konto
nummer, slik at riktig kontonummer for fakturert valuta står igjen, f.eks GBP for england.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 45

AVSLUTTE faktura(er)

Ordre/Faktura
Utlevering og fakturering
Avslutte faktura og kreditnota

Trykk F4 i ordrenummer rubrikken. Velg ordre som skal avsluttes og trykk enter. Ordren vil nå bli
avsluttet. Det er nå mulighet til å lage nye fakturaer på denne ordren, hvis ikke hele ordren er
tappet.

NB! Når en faktura er avsluttet, kan den ikke reverseres. Det må da utstedes en kreditnota.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 46

KAPITTEL 10 – Innkjøp

Starte registrering av en innkjøpsordre. Gå til følgende parameter:

Skriv ut innkjøpsordre
Ordreregistrering/spørring
Registrere innkjøpsordre

Følgende oppsett vil komme frem på skjermen:

Ordrenummer: Blir generert automatisk av Scala ved trykk på Tab-tasten. Skal man korrigere en
tidligere ordre, skriver man inn ordre nummeret i dette feltet.

Type: Skal alltid være nr 3

Ordredato: Dagens dato blir automatisk satt inn. Det er muligheter for å korrigere denne
datoen, hvis ønskelig. Merk dato feltet og skriv inn ny dato.

Innkjøper: Skriv inn dine initialer. Det er mulighet for å se på alle innkjøpere ved å trykke F4

Leverandørnr: Søk etter leverandør med ?.leverandør navn. F.eks: ?.armatech. Leverandøren
registrert kommer frem på skjermen. Velg riktig leverandør og trykk enter.

Leveringsadr: Skriv LA i det blanke feltet for å kunne definere leveringsadressen. Fyll ut
adresse kortet og trykk enter til du kommer ut av adresse kort skjemaet.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 47

Leveringsref: Vår leverandørs kontaktperson. Blir automatisk hentet frem fra leverandør
kortet. Skulle du ønske å korrigere navnet, er det bare å merke over rubrikken
og skrive inn nytt navn.

Leveringsdato: Sett inn dato for ønsket levering til anlegget.

Merknader: Sett inn poststed hvor varene skal leveres, f.eks Sandefjord

Account: Fyll inn riktig varekost kode, f.eks 513240 (div varekjøp fra Armatec, Brødrene
Dahl etc.)

Cost center: Sett inn riktig kost senter. Hvis varene skal til Norge er det kost senter 72NO00

Product: Sett inn riktig produkt kode. Er det rør, så er koden 0111

Prosjekt: Sett inn riktig prosjekt nummer. Har du ikke laget prosjekt nummer, se kapittel
3. For prosjekt med salgsverdi under kr. 100.000, velg prosjekt nr: 100000

En undermeny vil nå komme frem på skjermen:

Velg punkt 3, endre ordreparametere. 30.08.2016
Kjetil Andersen

iScala manual 48

Kontroller at betingelsene og korriger eventuelle feil. Når du har gjort alle korrigeringer er gjort,
trykk Esc for å komme tilbake til ovennevnte undermeny og velg punkt 1. registrere/endre
ordrelinjer.

REGISTRERING av innkjøpsordre

Før man begynner med selve registrering av ordrelinjer, må all viktig informasjon settes inn på
innkjøpsordren. Skriv TX i det blanke feltet på ordrelinjen. Undermenyen «Tekstregistrering»
kommer til syne. Velg ordrelinje 0 og trykk enter. Du kan nå begynne å registrere tekst linjer på
innkjøpsordre. Alt som blir skrevet vil komme øverst på innkjøpsordren. Her er det viktig å få
frem «prosjekt navn», «applikasjon» etc. Du kan også få frem ferdige tekster ved å trykke F4 –
velg riktig språk og en undermeny med ferdig tekst kommer frem. Velg riktig tekst og trykk
enter. Når du er ferdig med tekst linjene trykk Esc 2 ganger for å komme tilbake til
innkjøpsordren.

Kjetil Andersen 30.08.2016

iScala manual 49

REGISTRERING av ordrelinjer

Før vi begynner å registrere ordrelinjer er det noen få viktige punkter som enn må vite om:

1. Det skal helst legges inn varer med varekode i innkjøpsordren. Mangler du en varekode,
så må denne helst lages først. Se Kapittel 4. Alle standard rør og muffer, skal ligge inne
med vare kode i Scala.

2. Når man ikke skal bruke varekode, må man trykke «.» (punktum) og enter for å kunne
skrive på ordrelinjen.

3. For å søke etter varekode, bruker du ? og begynnelsen på vare koden, f.eks: ?FPQRR,
eller så kan du søke på tekst med ?.varenavn, f.eks: ?.flensespiss. Du kan også trykke F4
for å få fram alle varekodene i Scala.

4. For å skrive tekstlinje, bruker man kommandoen «TX» for å få opp tekst boksen. Du
velger hvilket linje nummer du ønsker teksten inn på. F.eks linj 0 er toppen av
innkjøpsordren.

Søket vil se slik ut på varekode søk. Du vil nå få opp varekode registeret, hvor du bruker pilene
for å søke deg frem til rette varekode. Trykk enter og varen blir hentet inn på ordrelinjen.

Det er fullt mulig å korrigere teksten, trykk Esc til teksten er uthevet. Når teksten er korrigert,
angi antall som skal bestilles og angi pris.

NB! Hus å sjekke konteringen på hver ordrelinje! Dette gjøres ved å skrive = linjenummer,
f.eks =1 (for linje 1)

For å korrigere en ordrelinje som allerede er registrert, må du bruke «>ordrelinje» f.eks >1 (for
linje 1). Du kommer nå inn i under menyen for ordrelinjen. Her kan du korrigere tekst, antall,
rabatter, enhet etc. Når du er ferdig med korrigeringen trykker du Esc for å komme tilbake til
ordreregistreringen.

Ønsker du å slette en ordre linje, må du bruke «_linjenummer», f.eks _1 (for sletting av linje 1).

Ønsker du å tilføre tekst linje til en ordrelinje, skriver man «TX» og oppgi hvilken ordrelinje du
ønsker teksten på. Denne teksten vil legge seg under teksten som allerede ligger i ordrelinjen.

Når du er ferdig med innkjøpsordren, skriver du «o» i det blanke feltet. Du vil nå komme til
utskrift modulen. Bruk samme prosedyre som angitt i kapittel 5 – ordreregistrering.

Kjetil Andersen 30.08.2016