คู่มือ DAccount on cloud เล่ม2.

98

2. บนั ทึกรำยกำรในระบบสินทรัพย์ และค่ำเสื่อมรำคำ
รายการในระบบสินทรัพย์น้ี คือ รายการคานวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์แต่ละรายการ ที่
โปรแกรมคานวณใหอ้ ตั โนมตั ิ โดยไมต่ อ้ งบนั ทึกเขา้ ไปเองทีละรายการ มีหวั ขอ้ ดงั น้ี
2.1 สงั่ คานวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์
หลงั จากตรวจสอบฐานขอ้ มูลสินทรัพยท์ ี่บนั ทึกเขา้ ไปเรียบร้อยแลว้ ต่อไปก็เป็นข้นั ตอนการส่ังให้
โปรแกรมคานวณคา่ เส่ือมราคา

1. เขา้ ระบบสินทรัพยแ์ ละค่าเส่ือมราคา -> “WorkFlow” -> “Entry Transaction” ->
คลิก icon สงั่ คานวณคา่ เส่ือมราคา

2. ใส่ช่วงขอ้ มูลเพอื่ ส่ังคานวณคา่ เส่ือมราคา ดงั น้ี
-ใส่ “สาขา” ท่ีจาคานวณคา่ เส่ือมราคา
-ใส่เดือนสุดทา้ ยท่ีจะทาให้คานวณค่าเส่ือมราคา โดยโปรแกรมจะข้ึนเดือน-ปี ล่าสุดท่ี
เคยคานวณค่าเส่ือมราคาในคร้ังก่อนไว้ มาเป็นเดือนปี เร่ิมตน้ ในการคานวณคา่ เสื่อม

3. โปรแกรมจะคานวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพยท์ กุ รายการ ยกเวน้
1. สินทรัพยท์ ี่หมดอายุ
2. สินทรัพยถ์ ูกขายไปแลว้
3. สินทรัพยท์ ี่ส่ังหยดุ คานวณค่าเสื่อมราคาไปแลว้
4. เมื่อใส่ค่าตามท่ีตอ้ งการแลว้ ให้คลิกป่ ุม ok โปรแกรมก็จะทาการคานวณค่าเสื่อม
ราคาให้ และลงบัญชีให้ทนั ทีท่ีสมุดรายวนั ทั่วไป ซ่ึงผูใ้ ช้งานสามารถส่ังพิมพ์
รายการรายวนั เหล่าน้ันได้ ท่ีเมนู “ลงรายวนั ” เหมือน การสั่งพิมพ์ VOUCHER
ตามปกติ

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

99

แก้ไขมูลค่ำค่ำเสื่อมรำคำท่ีเคร่ืองคำนวณให้
บางคร้ังผู้ใช้งานเคยคานวณค่าเส่ือมเอง ตัวเลขไม่ถูกต้องย่ืนแจ้งตัวเลขน้ันไปแล้วจึง

จาเป็นตอ้ งแกไ้ ขใหต้ รงกนั ใหท้ าดงั น้ี
1. เข้าระบบสินทรัพย์และค่าเส่ือมราคา-> “WorkFlow” -> “Entry Transaction” คลิก icon
ปรับปรุงรายการคา่ เส่ือมท่ีได้ จากการคานวณ
2. เลือก สาขาท่ีจะเขา้ ไปทางาน
3. จะเห็นรายการ Voucher ท่ีเกิดจากการคานวณค่าเสื่อมราคา ซ่ึงผใู้ ชง้ านสามารถ
เขา้ ไปดูรายละเอียดวา่ Voucher ใบน้ี ประกอบดว้ ยการคานวณค่าเส่ือมราคาของสินทรัพย์
รายการใดบา้ ง โดยกดป่ มุ F2-แกไ้ ข
4. แกไ้ ขตวั เลขค่าเสื่อมราคาของสินทรัพยท์ ี่ตอ้ งการ จากภาพท่ี 10 ประกอบดว้ ย
สินทรัพย์ 2 รายการท่ีบนั ทึกบญั ชีค่าเสื่อมราคาสินทรัพยเ์ หมือนกนั คอื บญั ชีคา่ เสื่อมราคา
เคร่ืองคอมพิวเตอร์ ดงั น้นั เมื่อดูมูลค่าค่าเส่ือมราคาในรายการ VOUCHER ก็จะเป็นมูลค่า
ของสินทรัพย์ 2 รายการ ดงั ภาพท่ี 9 ท่ีผา่ นมา

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

100

5. เมื่อแกไ้ ขรายการที่ตอ้ งการแลว้ ใหก้ ดป่ ุม F10-SAVE เพ่ือเกบ็ รายการ
2.3 ลบรำยกำรค่ำเส่ือมรำคำทีเ่ คยสั่งคำนวณไว้

หากตอ้ งการยกเลิกรายการที่เคยคานวณไปต้งั แต่งวดแรกจนถึงงวดปัจจุบนั แทนที่จะส่ังลบ
VOUCHER ทีละรายการ ก็สามารถสัง่ โดยลบ VOUCHER ของงวดแรกใบเดียวโปรแกรมก็จะลบรายการ
ที่เหลือในงวดใหด้ ว้ ย

การแกไ้ ขหรือลบรายการ VOUCHER ที่เกิดจากการคานวณโดยระบบสินทรัพย์น้ี จะตอ้ งมาทาท่ี
"ระบบสินทรัพย์ " เน่ืองจากรายการ VOUCHER เหล่าน้ีถูกสร้างมาจากระบบสินทรัพย์ จึงตอ้ งมาแกไ้ ข
ที่ระบบที่สร้างเอกสารน้ีข้ึนมา ซ่ึงหลกั การน้ีจะใชเ้ หมือนกนั กบั ระบบอ่ืนๆ ท่ีมีการส่งขอ้ มูลมาลงรายการ
VOUCHER ท่ีระบบบญั ชีแยกประเภทดว้ ยเช่นกนั

1. เขา้ ระบบสินทรัพยแ์ ละค่าเสื่อมราคา-> WorkFlow-> Entry Transaction คลิก icon ปรับปรุง
รายการคา่ เสื่อมที่ได้ จากการคานวณ

2. เลือก สาขาท่ีจะเขา้ ไปทางาน
3. จะเห็นรายการ Voucher ที่เกิดจากการคานวณค่าเส่ือมราคา เลื่อนเมาส์ไปยงั Voucher ที่

ตอ้ งการลบ โปรแกรมจะลบ Voucher ของเดือนถดั ไปใหอ้ ตั โนมตั ิ
4. กดป่ ุม F4-ลบ จะเป็นการลบ Voucher ที่เกิดจากคานวณคา่ เสื่อมราคา และรายการคา่ เสื่อมราคา

ที่โปรแกรมคานวณให้ จะมีหนา้ จอเพ่ือยน่ื ยนั ให้ กดป่ ุม "YES"

2.4 บันทกึ ค่ำใช้จ่ำยซ่อมแซมสินทรัพย์
เม่ือมีการซ่อมแซมสินทรัพย์ เราจะบนั ทึกรายการซ่อมแซมสินทรัพย์ เพื่อรวมเป็ นมูลค่าสินทรัพย์

และนาไปคานวณค่าเส่ือมราคาของสินทรัพยร์ ายการน้นั ดว้ ย มีข้นั ตอนดงั น้ี
1.เขา้ ระบบสินทรัพยแ์ ละค่าเสื่อมราคา-> WorkFlow-> Setup Master File’ จะเขา้ ไปท่ีเมนู เพ่ิม /

แก้ ไขรายการสินทรัพย์
2. เขา้ ไปที่รายการสินทรัพยท์ ่ีมีคา่ ใชจ้ ่ายเพ่ิมเติม โดยกดป่ ุม F2-แกไ้ ข

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

101

3.กดป่ ุม " F6- บนั ทึกคา่ ใชจ้ ่ายซ่อมแซม "

4.บนั ทึกรายละเอียดแลว้ กดป่ ุม F6 -กลบั ไปที่หนา้ บนั ทึกรายละเอียดสินทรัพย์ ”
5. กดป่ ุม "F10-SAVE" เพอ่ื เก็บขอ้ มูลการแกไ้ ขท้งั หมด

2.5 ขำยสินทรัพย์หรือตดั จำหน่ำยสินทรัพย์

เม่ือมีการสินทรัพย์ เราจะทาการตดั จาหน่ายสินทรัพยอ์ อกจากระบบ ดงั น้ี
1.เขา้ ระบบสินทรัพยแ์ ละค่าเส่ือมราคา-> “WorkFlow” -> “Setup Master File” จะเขา้ ไปที่เมนู
เพ่มิ / แก้ ไขรายการสินทรัพย์
2.ไปที่รายการสินทรัพยท์ ่ีขายไป แลว้ กดป่ ุม F2-แกไ้ ข
3.ใส่รายละเอียดการขายหรือตดั จาหน่ายสินทรัพยร์ ายการน้ี เช่น วนั ที่ขาย ,ราคาขาย, เอกสาร
ประกอบการขาย สาหรับการออกเอกสารขายสินทรัพย์ ใหท้ ารายการที่ระบบขาย
เช่นเดียวกบั การขายสินคา้
4.บนั ทึกรายละเอียดแลว้ กดป่ ุม " F10-บนั ทึก " เพ่อื เกบ็ ขอ้ มลู เขา้ ระบบ

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

102

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

103

3. รำยงำนทีใ่ ช้ตรวจสอบและรำยงำนวเิ ครำะห์
หลงั จากท่ีผูใ้ ชง้ านบนั ทึกรายการสินทรัพยเ์ ขา้ ไปแลว้ สิ่งที่ตอ้ งทาก่อนจะส่ังคานวณค่าเสื่อมราคา
ควรจะพิมพ์รายงาน "ทะเบียนสินทรัพย์ที่มีท้ังหมด" ออกมาตรวจสอบเบ้ืองต้นก่อนว่า มีการบันทึก
รายละเอียดของ สินทรัพยผ์ ิดพลาดหรือไม่ เช่น บนั ทึกช่ือบญั ชีของสินทรัพยผ์ ิด หรือ บนั ทึกมูลค่าของ
สินทรัพยท์ ่ีใชใ้ นการ คานวณ คา่ เสื่อมราคาผิดไป เป็นตน้
และเม่ือส่ังคานวณค่าเส่ือมราคาแลว้ ก็ควรพิมพ์ "รายงานตารางค่าเส่ือมราคาสะสม "ออกมา
ตรวจสอบว่ามีรายการค่าเส่ือมราคาใดที่ไม่ถูกตอ้ ง ซ่ึงมกั จะเกิดจากการบนั ทึกรายละเอียดสินทรัพยท์ ี่ไม่
ถูกตอ้ ง เป็นส่วนใหญ่ เช่น ระบุบญั ชีที่จะ บนั ทึกบญั ชี ดา้ นเดบิตผิดบญั ชี หรือระบุอตั ราค่าเส่ือมราคาผดิ ไป
เป็ นตน้
ความผิดพลาดเหล่าน้ีจะหมดไป ถา้ ไดต้ รวจสอบการบนั ทึกรายละเอียดของสินทรัพย์ ไดค้ รบถว้ น
มาถึงตรงน้ี ผูใ้ ชง้ านจะเห็นไดว้ ่าการคานวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพยเ์ ป็ นเร่ืองง่าย ข้ึนมาก เพราะโปรแกรม
ช่วยคานวณให้และบนั ทึกบญั ชีให้อตั โนมตั ิ อีกท้งั ผูใ้ ช้งานยงั ทาการแกไ้ ขรายการท่ีเคยคานวณไปแลว้ ได้
งา่ ย รวมถึงการปัดเศษตวั เลขใหส้ วยงามก็ทาไดไ้ มย่ าก

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

104

บทที่ 10
ระบบบัญชีแยกประเภท
General Ledger System

ภำพรวมกำรทำงำนในระบบบัญชีแยกประเภท

ระบบบญั ชีแยกประเภทเป็นระบบ BACK END ซ่ึงไดข้ อ้ มลู มาจาก 2 แหล่งท่ีมา คอื

ส่วนท่ี 1 มีการบนั ทึกบญั ชีมาจากระบบอื่นๆ เป็นการลงบญั ชีอตั โนมตั ิท่ีระบบบญั ชีแยก ประเภท เช่น ระบบ
ขาย ,ระบบซ้ือ ระบบลูกหน้ี , ระบบเจา้ หน้ี ระบบสินทรัพยแ์ ละค่าเสื่อม ราคา ,ระบบบริหารสินคา้ คงคลงั
ฯลฯ ฝ่ายบญั ชีสามารถตรวจสอบยอ้ นกลบั ไปไดด้ ว้ ย

ส่วนที่ 2 เกิดจากการบนั ทึกรายการบญั ชีเขา้ ไปเองโดยตรง เช่น บนั ทึกรายวนั เงินสดจ่าย

บนั ทึกรายวนั ทวั่ ไปปิ ดสินคา้ คงเหลือสิ้นงวด , ปิ ดบญั ชีกาไรสุทธิ เป็นตน้ นอกจาก การบนั ทึกรายการเดบิต
เครดิตท่ีหน้าใบสาคัญ ( VOUCHER) แลว้ โปรแกรมยงั มี ความสามารถเพ่ิมเติม คือ ให้บนั ทึกเอกสาร
ประกอบการลงบญั ชีไดห้ ลากหลายดว้ ย

ถา้ พจิ ารณาในประเด็นการตรวจสอบเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี จะแบง่ ได้ ดงั น้ี

1. กำรตรวจสอบย้อนกลับรำยกำรทีบ่ ันทึกมำจำกระบบอื่น (Trace back) เมนูที่ใชใ้ นการบนั ทึกเอกสาร คือ
เมนูบนั ทึกรายการรายวนั โดยจะมีสมุดรายวนั ให้ เลือกเขา้ ทางาน ซ่ึงส่วนใหญ่รายการรายวนั เหลา่ น้ี จะเกิด
จากการลงบญั ชีอตั โนมตั ิมาจากระบบ ต่างๆ ตามภาพที่แสดงการเช่ือมโยงระหว่างระบบต่างๆ ในหัวขอ้
ก่อนหนา้ น้ี จะเห็นวา่ มีการ บนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิมาจากระบบต่างๆ เขา้ มาที่ระบบบญั ชีแยกประเภท

ระบบซ้ือ เม่ือทารายการขายเชื่อ , ลดหน้ีเงินเชื่อ จะบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิ โดยมา สร้างใบสาคญั ซ้ือ
เช่ือ ไวใ้ นสมุดรายวนั ซ้ือเช่ือ หรือ เมื่อทาการซ้ือสด ลดหน้ีเงิน สด จะลงบญั ชีท่ีสมดุ รายวนั เงินสดจ่าย

ระบบเจา้ หน้ี เม่ือทาการจ่ายชาระหน้ี โปรแกรมจะบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิ โดยมา สร้างใบสาคญั เงิน
สดจ่าย ไวใ้ นสมดุ รายวนั เงินสดจ่าย

ระบบขาย เมื่อทารายการขายเช่ือ , ลดหน้ีเงินเช่ือ จะบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิ โดย มาสร้างใบสาคญั ขาย
เชื่อ ไวใ้ นสมุดรายวนั ขายเชื่อ หรือ เม่ือทาการขายสด ลด หน้ีเงินสด จะลงบญั ชีที่สมุดรายวนั เงินสดรับ

ระบบลูกหน้ี เม่ือทาการรับชาระหน้ี โปรแกรมจะบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิ โดยมา สร้างใบสาคญั เงิน
สดรับ ไวใ้ นสมดุ รายวนั เงินสดรับ

ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร เม่ือทาการนาฝากเช็ค (Payin) โปรแกรมจะสร้างใบสาคญั ทว่ั ไป ไว้
ในสมุดรายวนั ทว่ั ไป

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

105

รูปภาพ แสดงการเชื่อมโยงจากระบบซ้ือไปที่ระบบบญั ชีแยกประเภท
2. กำรบันทึกรำยวันและบนั ทึกเอกสำรประกอบกำรลงบัญชีไปพร้อมกนั

นอกจากรายการรายวนั ท่ีเกิดจากการลงบญั ชีอตั โนมัติท่ีเกิดจากการบนั ทึกรายการคา้ จากระบบ
อื่นๆ แลว้ ในโปรแกรม Smartbiz น้ี ยงั สามารถบันทึกรายการคา้ ต่าง ๆ ได้เอง โดยบันทึกเป็ นเอกสาร
ประกอบการลงบญั ชี ขณะบนั ทึกรายการรายวนั เช่น

1. บนั ทึกต้งั คา้ งจ่ายค่าน้า คา่ ไฟ คา่ โทรศพั ท์ 3 รายการ แตจ่ ดั ทาใบสาคญั ซ้ือเชื่อ (Voucher) 1 ใบ เรา
ก็จะมาบนั ทึกในระบบบญั ชีแยกประเภท ที่เมนู “บนั ทึกรายการรายวนั ”
และเขา้ ไปบนั ทึกใบแจง้ หน้ีท้งั 3 รายการ ซ่ึงในท่ีน้ี เราจะเรียกวา่ “เอกสารประกอบการ ลงบญั ชี” โดยเขา้ ไป
ที่หนา้ เอกสารประกอบการลงบญั ชี (กดป่ ุม F7-link) บนั ทึกใบเสร็จจ่ายคา่ น้า คา่ ไฟฯ ที่เคยต้งั หน้ีไว้ ซ่ึงเป็น
ใบเสร็จ 3 รายการ แต่มีใบสาคญั จ่าย (Voucher) เพียง 1 ใบ เราก็จะมาบนั ทึกในระบบบญั ชีแยกประเภท ที่
เมนู “บนั ทึกรายการรายวนั ” และเขา้ ไปบนั ทึก ใบเสร็จท้งั 3 ใบ โดยใบเสร็จน้ีตดั ชาระใบส่งของ/ใบแจง้ หน้ี
หรือ ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หน้ีท่ีต้งั หน้ีไว้

2. บนั ทึกขายสด-ขายเช่ือ สินคา้ แบบไมบ่ นั ทึกรายการสินคา้ เช่น รายการท่ีไม่ ตอ้ งการควบคุมยอด
สินคา้ คงเหลือ ก็จะบนั ทึกเฉพาะส่วนหวั ไมต่ อ้ งบนั ทึกรายการสินคา้

3. บนั ทึกซ้ือสด ซ้ือเชื่อ สินคา้ แบบไม่บนั ทึกรายการสินคา้ เช่น รายการท่ีไม่ตอ้ งการ ควบคุมยอด
สินคา้ คงเหลือ ก็จะบนั ทึกเฉพาะส่วนหวั ไม่ตอ้ งบนั ทึกรายการสินคา้ เม่ือทาใบเสร็จ รับเงินที่เป็นงานบริการ
จะบนั ทึกใบเสร็จ และใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย รวมถึง เช็ครับไปพร้อมกนั ก็ จะบนั ทึกที่รายการรายวนั และ
บนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี ท้งั ใบเสร็จ ใบหกั ณ ที่จ่าย , เช็ครับไปพร้อมกนั เอกสารประกอบการ
ลงบญั ชีที่ไดบ้ นั ทึกไวจ้ ากหนา้ F7-Link น้ี จะไป ปรากฏท่ีระบบน้นั ๆ ดว้ ย เช่น บนั ทึก invoice ซ้ือสดสินคา้

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

106

ท่ีหน้าเอกสารประกอบการลงบญั ชี FT-Link ท่ีระบบบญั ชีแยกประเภท เม่ือเขา้ ไปที่ระบบซ้ือ เล่มซ้ือสด
สินคา้ กจ็ ะเห็น invoice ซ้ือ สด รายการน้ีดว้ ย

รูปภาพ เอกสารประกอบการลงมือบญั ชีท่ีบนั ทึกไวใ้ นระบบบญั ชี จะเห็นที่ระบบซ้ือดว้ ย
การทางานจะแบง่ เป็น 4 ส่วน ดงั ภาพดา้ นลา่ งคอื

ส่วนที่ 1 คอื การเตรียมฐานขอ้ มลู ของระบบน้นั ๆ
ส่วนท่ี 2 คอื การบนั ทึกยอดยกมาเมื่อเร่ิมใชโ้ ปรแกรมคร้ังแรก
ส่วนที่ 3 คอื การบนั ทึกรายการรายวนั ( Transaction )
ส่วนที่ 4 คือ การพิมพ์รายงานต่าง ๆ เพ่ือการตรวจสอบ การออกแบบงบการเงิน , การพิมพ์งบ
การเงิน ต่างๆ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

107

รูปภาพ Flow การทางานของระบบบญั ชีแยกประเภท
1. เตรียมฐำนข้อมูลของระบบบัญชีแยกประเภท

เมื่อจะใชง้ านระบบบญั ชีแยกประเภท ข้นั ตอนแรกคือการเตรียมฐานขอ้ มูลที่ตอ้ งใชใ้ น ระบบมีดงั น้ี
1. เตรียมผงั บญั ชี
2. เตรียมสมดุ รายวนั ท่ีใชง้ าน
3. สร้างรูปแบบการบนั ทึกบญั ชีที่ใชบ้ อ่ ย ๆ
4. อธิบายวธิ ีกาหนดการบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิ 4 ระดบั
5. กาหนด Taxonomy เพอ่ื ใชก้ ารทา e- Filing ส่งงบการเงิน
1.1 เตรียมผงั บญั ชี
หากผใู้ ชง้ าน เลือกการติดต้งั ที่มีผงั บญั ชีตวั อยา่ งมาใหแ้ ลว้ ก็จะเพิม่ หรือแกไ้ ขเฉพาะ บญั ชีท่ีไม่มีใน
ผงั บญั ชีที่เตรียมใหเ้ ท่าน้นั ไม่จาเป็นตอ้ งเพิ่มใหม่ท้งั หมด
1. เขา้ ระบบบญั ชีแยกประเภท -> WorkFlow -> 'Setuup Master File เขา้ เมนู
เพมิ่ และแกไ้ ขผงั บญั ชี
2. ใหเ้ พิม่ รายการใหม่ โดยกดป่ มุ F3-เพม่ิ
3.บนั ทึกรายละเอียดเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-บนั ทึก เพอ่ื เก็บขอ้ มูลเขา้ ระบบคอมพิวเตอร์

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

108

รูปภาพ การบนั ทึกรายละเอียดผงั บญั ชี

อธิบำยกำรบันทกึ

รหัส ใส่รหสั บญั ชี

ช่ือบัญชี(ภำษำไทย) ใส่ชื่อบญั ชี

ชื่อบญั ชี(ภำษำ2) ใส่ช่ือบญั ชีท่ีเป็นภาษาท่ี 2

หมวดบัญชี ใส่ค่า A = สินทรัพย์ ,เ = หน้ีสิน , C =
ทุน , R = รายได้, X = ค่าใช้จ่าย , M =
ค่าใชจ้ ่ายในการผลิต

ชนดิ ของบัญชี ถา้ ใส่ D หมายถึง บญั ชีย่อย คือบญั ชีที่
ใช้ในบันทึกรายการได้ ถ้าใส่ G
หมายถึง กลุ่มบัญชี จะเป็ นการดึงค่า
ยอดรวมของบัญชีท่ี อยู่ในกลุ่มน้ีมา
แสดงเมื่อส่ังพิมพ์ รายงานเป็ นกลุ่ม
บญั ชี

1.2 เตรียมสมดุ รำยวัน

โปรแกรมจะเตรียมสมุดรายวนั ท่ีตอ้ งใชง้ านกนั โดยทว่ั ไปมาให้ 5 เล่ม คือ สมุดขายเชื่อ , สมุดเงิน
สดรับ , สมุดซ้ือเชื่อ , สมุดเงินสดจ่าย และ สมุดรายวนั ทว่ั ไป หากตอ้ งการเพิ่มเติมหรือ แกไ้ ขสมุดรายวนั ให้
ทาดงั น้ี

1.เขา้ ระบบบญั ชีแยกประเภท -> WorkFlow -> Setuup Master File” เขา้ เมนู

เพ่ิมและแกไ้ ขทะเบียนสมดุ รายวนั

2.ใหท้ าการเพิ่มรายการโดยกดป่ ุม F3-เพิ่ม หรือ F2-แกไ้ ข

3.บนั ทึกรายละเอียด หากทาเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-บนั ทึก เพอื่ เก็บรายการ

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

109

รูปภำพ แสดงกำรบันทึกรำยละเอยี ดสมุดรำยวนั จ่ำย

อธิบำยกำรบันทึก

รหสั ใส่รหสั สมุดรายวนั

ช่ือสมุด(ภำษำไทย) ใส่ชื่อสมุดรายวนั

ช่ือสมดุ (ภำษำ 2) ใส่ช่ือสมุดรายวนั ที่เป็นภาษาที่ 2

ชื่อ (ภำษำ 2) ช่ื อ เ ล่ ม เ อ ก ส า ร ใ น ภ า ษ า 2 เ ช่ น
ภาษาองั กฤษรหัสแบบฟอร์มบญั ชีที่ใช้
บ่อย ใส่รหสั แบบฟอร์มบญั ชีท่ีใชบ้ อ่

แบบฟอร์มพมิ พ์ Voucher เลือกแบบฟอร์มพิมพท์ ่ีออกแบบไวท้ ี่
เมนู"ออกแบบฟอร์มพมิ พ์

ลำดบั ท่ี 1-2 เอกสาร" (ดูรายละเอียดการออกแบบ
1.3 สร้างแบบฟอร์มการบนั ทึกบญั ชีเพ่ือช่วยลงรายการซา้ํ ๆ ฟอร์มพิมพ์เอกสารท่ี หัวข้อ "การ
อ อ ก แ บ บ ฟ อ ร์ ม เ อ ก ส า ร ") ใ ห้
แบบฟอร์มท่ีใชบ้ ่อย ท่ีสุดอยเู่ ป็นลาดบั
ท่ี 1

1. เขา้ ไปที่เมนู ระบบบญั ชี - ฐานขอ้ มลู > เพิ่ม/แกแ้ บบฟอร์มบญั ชีท่ีใชบ้ ่อย

2. ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่ มุ F3-เพ่ิม

3. บนั ทึกรายละเอียด หากทาเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-บนั ทึก เพ่ือเกบ็ รายการ

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

110

อธิบำยกำรบนั ทกึ รูปภาพ แสดงการบนั ทึกแบบฟอร์มบญั ชีท่ีใชบ้ ่อย

รหสั แบบฟอร์ม ใส่รหสั ของแบบฟอร์ม
ช่ือแบบฟอร์ม ใส่ช่ือของแบบฟอร์ม
ประเภทแบบฟอร์ม ใส่ค่า S ถ้าเป็ นแบบฟอร์มบัญชี แบบ
ทว่ั ไป ใส่ค่า A ถา้ เป็นแบบฟอร์มบญั ชี
รำยละเอยี ด(ส่วนหัว) แบบ Allocate
ใส่รายละเอียดท่ีใชอ้ ธิบายรายการ
จำนวนเงนิ เดบิต/เครดิต รายวนั
ใหใ้ ส่ค่า "" ไวเ้ พื่อให้ทราบวา่ บญั ชีน้ัน
P อยดู่ า้ นเดบิต หรือ เครดิต หรือจะไม่ใส่
ก็ได้
แผนก ใชส้ าหรับการกาหนดสดั ส่วนของ
ยอดเงินในการ ALLOCATE
ถ้ามีการ ALLOCATE ค่าใช้จ่ายแตก
เขา้ แต่ละแผนก ก็ให้ใส่ รหัสแผนกไว้
โปรแกรมจะทาการกระจายค่าใช้จ่าย
ใหเ้ อง

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

111

1.4 อธิบายวธิ ีกาหนดการบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิ 4 ระดบั
ระดบั ท่ี 1 คอื ใหบ้ นั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิทุกเล่มเอกสารเหมือนกนั ท้งั บริษทั
ระดบั ท่ี 2 คือ ใหบ้ นั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิบางเล่มเอกสารแตกต่างกนั ตามที่ตอ้ งการ
ระดบั ท่ี 3 คือ ใหบ้ นั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิแตกตา่ งกนั ตามกลมุ่ ของฐานขอ้ มลู
ระดบั ท่ี 4 คือ ใหบ้ นั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิแตกต่างกนั แต่ละฐานขอ้ มลู

รูปภาพ การกาหนดการบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิมี 4 ระดบั
1.4.1 กำรลงบญั ชีอตั โนมัติ ระดบั ที่ 1: ใช้เหมือนกนั ท้งั บริษัท

หากเลือกติดต้งั แบบที่มีผงั บญั ชีตวั อย่าง โปรแกรมจะจบั คู่หนา้ ที่บญั ชีที่ตอ้ งใชง้ าน ไวใ้ หแ้ ลว้ เช่น
หนา้ ที่บญั ชีท่ีตอ้ งใชใ้ นการขายเชื่อ , ขายสด ซ้ือเชื่อ , ซ้ือสด เช่น
หนา้ ที่บญั ชีท่ีใชใ้ นการขายสดสินคา้ (Periodic) คอื หนา้ ที่ขายสด , ภาษขี าย

- ถา้ รับเป็นเงินสด ใชห้ นา้ ที่เงินสดรับ (ตอนรับชาระเงิน) รับเป็นเช็ค ใชห้ นา้ ที่ในสมุดบญั ชี หนา้ ที่
บญั ชีท่ีใชใ้ นการขายเชื่อสินคา้ (Periodic) คือ หนา้ ท่ีขายเช่ือ, ภาษขี าย ลูกหน้ีการคา้
หนา้ ท่ีบญั ชีท่ีใชใ้ นการซ้ือสดสินคา้ (Periodic) คอื หนา้ ท่ีซ้ือสด , ภาษีซ้ือ

- ถา้ จ่ายเป็ นเงินสดใชห้ น้าที่เงินสดจ่าย (ตอนจ่ายให้จน.) จ่ายเป็ นเช็คใช้หน้าที่ในสมุดบญั ชีเช็ค
หนา้ ที่บญั ชีที่ใชใ้ นการขายเชื่อบริการ คือ หนา้ ท่ีรายไดจ้ ากการบริการ, ภาษีขายไม่ถึงกาหนด ลูกหน้ีการคา้
หนา้ ท่ีบญั ชีที่ใชใ้ นการรับเงินค่าบริการ คือ หนา้ ที่ลกู หน้ีการคา้ ภาษขี าย เงินสดรับ/เช็ครับ

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

112

การใชง้ านเมนู “กาหนดหนา้ ท่ีของบญั ชีในสภาวะทวั่ ไป “ ทาดงั น้ี
1.เขา้ ระบบบญั ชีแยกประเภท -> WorkFlow -> 'Setuup Master File คลิก แยกตามบริษทั /

สาขา จะเขา้ เมนูกาหนดหนา้ ท่ีของผงั บญั ชีในสภาวะลงบญั ชีทวั่ ไป
2. เขา้ ไปใส่รหสั บญั ชีที่ตรงกบั หนา้ ที่บญั ชีต่างๆ ท่ีตอ้ งใชง้ าน
3. เมื่อบนั ทึกเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-บนั ทึก เพ่ือเกบ็ รายการ

รูปภาพ บางส่วนของหนา้ จอ แกไ้ ขสภาวการณ์ลงบญั ชีทวั่ ไป
1.4.2 การลงบญั ชีอตั โนมตั ิ ระดบั ท่ี 2 : แยกตามเลม่ เอกสาร
ในบางคร้ัง กิจการตอ้ งการแยกเลม่ เอกสาร และการบนั ทึกบญั ชี สาหรับรูปแบบเฉพาะ ออกไป ดงั ภาพล่างน้ี

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

113

ในที่น้ี ขอยกตวั อยา่ งการบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิสาหรับการขายเช่ือสินคา้ ต่างจงั หวดั ดงั น้ี
1. เพม่ิ บญั ชีที่ตอ้ งการ ท่ีเมนู “ เพมิ่ /แกไ้ ขผงั บญั ชี ”
2. สร้างสภาวการณ์การลงบญั ชี ที่เมนู” กาหนดหนา้ ท่ีของผงั บญั ชีตามสภาวการณ์” และจบั คู่หนา้ ท่ี

บญั ชีในการขายเชื่อ กบั บญั ชีใหม่ที่เพ่ิมข้ึนมา ท้งั น้ี เราทราบแลว้ ว่า การขาย เช่ือสินคา้ ( Periodic) ตอ้ งใช้
หนา้ ที่บญั ชี 3 หนา้ ที่ คือ หนา้ ที่ “ลกู หน้ีการคา้ ” , หนา้ ที่ “ขายเช่ือ” และ หนา้ ท่ี “ภาษีขาย”

3. เพิ่มเลม่ เอกสารขายเชื่อ ซ่ึงมีรหสั ประเภทเอกสารคือ SI และกาหนดใหใ้ ชส้ ภาวการณ์
ที่ตอ้ งการ
จากน้นั ใหท้ าการขายเชื่อในเลม่ เอกสารที่เพ่มิ ใหม่น้ี โปรแกรมกจ็ ะลงบญั ชีใหต้ ามที่ตอ้ งการ

1. เพมิ่ บญั ชีท่ีตอ้ งการ ท่ีเมนู “ เพิ่ม/แกไ้ ขผงั บญั ชี " ดงั ภาพ

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

114

2.สร้างสภาวการณ์การลงบญั ชี ท่ีเมนู “ กาหนดหนา้ ท่ีของผงั บญั ชีตามสภาวการณ์ ”
3. เพิม่ เล่มเอกสารขายเช่ือ เล่ม 0002 ขายเช่ือ ต่างจงั หวดั

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

115

1.4.3 การลงบญั ชีอตั โนมตั ิ ระดบั ที่ 3 : ระดบั กลุ่มฐานขอ้ มลู
นอกจากการบนั ทึกบญั ชีอตั โนมตั ิแตกต่างไปแต่ละเล่มเอกสารแลว้ ยงั บนั ทึกบญั ชีแยก ตามกลุ่มฐานขอ้ มูล
ไดด้ ว้ ย เช่น เม่ือขายสินคา้ ในกลุ่ม “ รถเก๋งซีดาน” จะใหบ้ นั ทึกบญั ชีขายเชื่อ สินคา้ ไวท้ ี่บญั ชี “ ขายเช่ือ - รถ
เก๋งซีดาน “ ขอยกตวั อยา่ งตามกรณีศึกษาคอื กาหนดหนา้ ที่ บญั ชีของสินคา้ ในกลุ่มบริการ ดงั น้ี

1. เพิ่มกล่มุ สินคา้ ที่ตอ้ งการ และจบั คหู่ นา้ ที่ซ้ือสด ซ้ือเชื่อ, ขายสด, ขายเชื่อ ดงั ภาพ

2.เพิม่ สินคา้ ท่ีตอ้ งการ และระบุกลุ่มสินคา้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

116

3. เมื่อขายสินคา้ ท่ีอยใู่ นกลุ่มน้ี โปรแกรมจะบนั ทึกบญั ชีตามที่ตอ้ งการ

1.4.4 การลงบญั ชีอตั โนมตั ิ ระดบั ที่ 4 : ระดบั ฐานขอ้ มลู รายตวั
มีหลักการคล้ายกับข้อ 1.4.3 แต่จะจับคู่หน้าท่ีบัญชีที่ฐานข้อมูล ขอยกตัวอย่างเฉพาะ

หนา้ จอ การจบั คู่หนา้ ท่ี “ ลกู หน้ีการคา้ “ ที่ฐานขอ้ มลู ลูกคา้ ดงั ภาพ

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

117

1.5 กำรกำหนด Tanonomy เพื่อใช้ทำ e-Filing ส่งกรมพฒั นำธุรกจิ กำรค้ำ
เมนูน้ีใช้สาหรับกาหนด Tanonomy เพ่ือออกงบการเงิน e- Filing ในรูปแบบ XBRL โดย จะใช้

ร่วมกับโปรแกรมแจกฟรี Smartbiz DBD Connect ขออธิบายเฉพาะส่วนการกาหนด Taxnomy ตาม
มาตรฐานของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ยังไม่พูดถึงการใช้งาน Smartbiz DBD Connect ในหัวข้อน้ี **
Smartbiz DBD Connect เป็นผลิตภณั ฑข์ อง บริษทั คริสตอลซอฟท์ จากดั (มหาชน) ไดร้ ับรางวลั “ นวตั กรรม
เชื่อมโยงระบบบญั ชีกบั ระบบการนาส่งงบการเงินผา่ นอิเลก็ ทรอนิกส์ (DBD e- filing ) และสามารถเชื่อมต่อ
กบั ซอฟทแ์ วร์บญั ชีที่มีขายในทอ้ งตลาดไดห้ ลายโปรแกรม

ใหเ้ ขา้ ไปท่ี Taxnomy ที่ตอ้ งการ , กดป่ ุม F2- แกไ้ ข จะเขา้ ไปหนา้ จอใหแ้ กไ้ ขขอ้ มลู Taxnomy Chart
จากน้นั ใหใ้ ส่บญั ชีใหต้ รงกบั Taxnomy ของบญั ชี ดงั ภาพ

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

118

2.บันทกึ ยอดยกมำต้นงวด เม่ือเริ่มใช้โปรแกรมคร้ังแรก

เมนูน้ี ใชเ้ ม่ือเร่ิมใชโ้ ปรแกรมคร้ังแรก ตอ้ งการบนั ทึกยอดยกมาจากรอบบญั ชีก่อนท่ีจะใช้ โปรแกรมเท่าน้นั
สาหรับยอดยกไปในงวดบญั ชีถดั ไป โปรแกรมจะทาการยกยอดให้เอง อตั โนมตั ิ ซ่ึงผใู้ ชง้ าน สามารถบนั ทึก
รายการไดไ้ มจ่ ากดั งวดบญั ชี

1. เขา้ ระบบบญั ชีแยกประเภท -> WorkFlow ->' Set Balance data ” จะเขา้ เมนู บนั ทึกยอดยกมา
ตน้ งวดของบญั ชีแยกประเภท จะเห็นบญั ชีตา่ ง ๆ เหมือนในผงั บญั ชี

2.เล่ือนไปยงั รายการบญั ชีท่ีจะเขา้ ไปบนั ทึกรายการ แลว้ กดป่ ุม F2-แกไ้ ข

รูปภาพ รายการบญั ชี เหมือนในผงั บญั ชี เพื่อบนั ทึกยอดยกมาตน้ งวด
3.บนั ทึกยอดยกมาตน้ งวดของบญั ชีซ่ึงอาจเป็นยอดยกมาดา้ นเดบิตหรือเครดิตก็ได้ เม่ือบนั ทึกเสร็จ
แลว้ กดป่ ุม F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ

รูปภาพ บนั ทึกยอดยกมาตน้ งวด

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

119

3. บันทกึ รำยกำรในระบบบญั ชีแยกประเภท

3.1 ตรวจสอบรายการที่ถูกสร้างรายการจากระบบ Front
3.2 การบนั ทึกรายการายวนั ไม่ตอ้ งคยี เ์ อกสารประกอบการลงบญั ชี
3.3 การ บนั ทึกรายการายวนั และคียเ์ อกสารประกอบการลงบญั ชี
3.4 การ ปรับปรุงรายการ และ ปิ ดบญั ชี
3.5 การยกเลิกการปิ ดบญั ชี
3.6 การ LOCK หา้ มแกไ้ ขขอ้ มลู และ การยกเลิกการ LOCK
3.7 การ สงั่ POST รายการบญั ชี
3.1 การตรวจสอบรายการท่ีถกู สร้างมาจากระบบ Front ( Trace back )
1. เขา้ ระบบบญั ชีแยกประเภท -> WorkFlow > Entry Transaction
ลงรายวนั -> คลิก icon ลงรายวนั
2.เลือก "สมดุ รายวนั " ท่ีจะเขา้ ไปดูรายการ
3. กดป่ ุม F2 - แกไ้ ข เพ่ือเขา้ ไปตรวจสอบ และแกไ้ ขตามหลกั บญั ชี
4. บนั ทึกรายละเอียด เมื่อบนั ทึกเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-บนั ทึก เพื่อเก็บรายการ

รูปภาพ รายการใบสาคญั ในสมดุ รายวนั ขายเช่ือ

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

120

รูปภาพ ใบสาคญั รับเงิน ท่ีเกิดจากการบนั ทึกใบเสร็จรับเงินคา่ บริการ ที่ระบบลูกหน้ี
รูปภาพ กด FT-Link เพ่ือเขา้ ไปดู ใบเสร็จรับเงินและใบภาษที ี่ถกู หกั ณ ที่จ่าย

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

121

3.2 บนั ทึกรายการรายวนั ที่ไมม่ ีการคยี เ์ อกสารประกอบการลงบญั ชี
1. เขา้ ระบบบญั ชีแยกประเภท -> WorkFlow -> Entry Transaction -> คลิก icon ลงรายวนั

ลงรายวนั
2. เลือก "สมดุ รายวนั " ท่ีจะเขา้ ไปบนั ทึกรายการVoucher
3. ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่ มุ F3-เพิม่
4. บนั ทึกรายละเอียด เม่ือบนั ทึกเสร็จแลว้ กดป่ ุม F10-บนั ทึก เพื่อเกบ็ รายการ

รูปภาพ บนั ทึกรายการบญั ชี จ่ายเงินเดือน

อธบิ ำยกำรบนั ทกึ ส่วนหวั ของเอกสำร

วันท่ลี งบญั ชี ใส่วนั ท่ี ที่ตอ้ งการบนั ทึกรายการ

Type คือประเภทของ VOUCHER ถา้ ปล่อย
ว่างไว้ = รายการลงบญั ชีทวั่ ไป, ใส่ค่า
A = รายการปรับปรุ ง, ใส่ ค่า C =
รายการปิ ดบัญชี, ใส่ค่า E = รายการ
ประมาณการ ใส่ค่า R = รายการคา้ งรับ
คา้ งจ่าย Audit
ถา้ มีค่า "M" แสดงว่า

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

รูปแบบกำร Post 122
อนุมัติ
VOUCHER น้ีมีการปรับปรุงโดยนัก
รำยละเอยี ด บัญชี Voucher No. ใส่เลขท่ี Voucher
ห รื อ ใ ห้ โ ป ร แ ก ร ม Running ใ ห้
ใช้ฟอร์ม อตั โนมตั ิ
ถ้าระบุว่างจะเป็ นการ POST รายการ
อธิบำยกำรบันทึกส่วนรำยกำรย่อย และจะแกไ้ ขไมไ่ ด้
ถา้ หากตอ้ งมีการอนุมตั ิ Voucher ใหใ้ ช้
รหัสบญั ชี Log in ที่มีสิทธิในการอนุมัติ เข้ามา
ชื่อบัญชี อนุมตั ิรายการ แต่ถา้ ไม่ไดใ้ ชก้ ็สามารถ
รำยละเอยี ด ขา้ มไปได้
จำนวนเงนิ เดบติ เป็นการบนั ทึกรายละเอียดท่ีส่วนหวั
จำนวนเงนิ เครดติ ข อ ง VOUCHER แ ต่ ถ้า มี ก า ร ใ ช้
ขอ้ ความที่ ซ้า ๆ เดิมๆ ผใู้ ชง้ านสามารถ
สร้างขอ้ ความน้นั เก็บไวไ้ ด้ โดยการกด
/ หรื อ I เพ่ือเรี ย กหน้าจอ "เลื อก
ขอ้ ความตายตวั " ข้นึ มา
สาหรับเรียกใชแ้ บบฟอร์มบญั ชีท่ีเคย
สร้างไว้

ใส่รหัสบญั ชีท่ีตอ้ งการบนั ทึกรายการ
หรือใช้ Hot seek คน้ หา
ใ ส่ ชื่ อ บัญ ชี ที่ ต้อ ง ก า ร บัน ทึ ก ร า ย ก าร
หรือใช้ Hot seek คน้ หา
เป็นการบนั ทึกรายละเอียดของแต่ละ
รายการบญั ชี ไมใ่ ส่กไ็ ด้
ใส่จานวนเงินของรายการบญั ชีดา้ นเด
บิต
ใส่จานวนเงินของรายการบญั ชีดา้ น
เครดิต

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

123

แผนก ใส่ รหัสแผนกของรายการน้ี เมื่อ
ตอ้ งการออกงบการเงินแยกแผนก/ฝ่าย

G ท่ีใชจ้ บั ครู่ ายการบญั ชีเพอ่ื ช่วยออก
รายงานบญั ชีแยกประเภทตวั T

ป่ มุ ฟังก์ชั่นทีค่ วรทรำบ

F2 - สมดุล = ใหค้ านวณยอดเงินดา้ นเดบิตและเครดิตใหด้ ุลกนั เอาคา่ ที่ไดไ้ วบ้ รรทดั ที่วา่ ง
F11 = เรียกใชเ้ คร่ืองคดิ เลขของ Smartbiz F9 = ใหน้ าค่าที่คานวณไดม้ าใส่ที่ช่องน้นั ๆ

รูปภาพ เครื่องคิดเลขในโปรแกรม ให้นาผลลพั ธ์ท่ีไดค้ ือ 10,400 มาใส่ในหนา้ จะบนั ทึกรายวนั ณ
ตาแหน่งท่ีเรียกใชเ้ คร่ืองคิดเลข

3.3 กำรบันทึกรำยกำรรำยวันและคยี ์เอกสำรประกอบกำรลงบญั ชี

การบนั ทึกรายการรายวนั แบบมีเอกสารประกอบการลงบญั ชี หลกั การทางานเหมือนการ บนั ทึก
รายการรายวนั แต่จะบนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชีที่หนา้ เอกสารประกอบการลงบญั ชี ดว้ ยการทางาน
ลกั ษณะน้ี เหมาะกบั รายการท่ีตอ้ งการให้มีใบสาคญั ลงบญั ชีเพียง 1 ใบ แต่มีเอกสารประกอบการลงบัญชี
หลายใบ เช่น การจ่ายค่าไฟฟ้า ค่าน้า ค่าโทรศพั ท์ และใบ หักภาษี ณ ท่ีจ่าย รวมอยู่ในใบสาคญั ใบเดียว มี
ตวั อยา่ งการบนั ทึกรายการ ดงั น้ี

1. เขา้ ระบบบญั ชีแยกประเภท -> WorkFlow -> Entry Transaction -> คลิก icon ลงรายวนั
2. เลือก "สมดุ รายวนั เงินสดจ่าย"
3. กดป่ ุม 'F3- เพมิ่ ”
4. กดป่ ุม F7- Link เพื่อเขา้ ไปบนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี ท้งั 4 ใบ ดงั น้ี
เอกสารใบท่ี 1. การบนั ทึกรายการจ่ายเงินสด ค่าไฟฟ้า

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

124

2.ใหท้ าการเพิ่มรายการโดยกดป่ มุ F3 เพมิ่
3. เลือกกลมุ่ เอกสารประกอบการลงบญั ชี "PINVc_PROD :

รูปภาพ บนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี ใบท่ี 1

อธิบำยกำรบนั ทึกส่วนท่ี 1

ประเภทเอกสำร ใส่ประเภทเอกสารประกอบการ

ลงบญั ชีใหถ้ ูกตอ้ ง

เล่มเอกสำรภำยใน ใส่เล่มเอกสารภายใน โปรแกรมจะ
Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ

เล่ม/เลขทเ่ี อกสำร ใส่เลขที่เอกสารท่ีไดร้ ับมาจากการ

ไฟฟ้านครหลวง

วันทเี่ อกสำร ใส่วนั ท่ีของเอกสาร

แผนก ใส่รหสั แผนกท่ีเกี่ยวขอ้ งกบั รายการน้ี

วันท่ีรับแจ้งหนี้ ใส่วนั ท่ีรับแจ้งหน้ี ถ้าไม่ตรงกับวนั ที่
เอกสาร

เครดติ เทอม ใส่จานวนวนั ของเครดิตเทอม

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

วันทคี่ รบกำหนด 125
เจ้ำหนี้
ถ้าใส่จานวนวนั ของเครดิตเทอมไว้
อธิบำยกำรบนั ทึกส่วนที่ 2 โ ป ร แ ก ร ม จ ะ ค า น ว ณ วัน ที่ ค ร บ
กาหนดใหห้ รือจะแกไ้ ขเป็นวนั อ่ืนก็ได้
รำยละเอยี ดออกรำยงำนภำษี ใส่รหสั หรือช่ือเจา้ หน้ี
ยอดเงนิ ก่อน VAT
แยกนอก ใส่วา่ เป็นค่าใชจ้ ่ายอะไรแบบยอ่ ๆ ตาม
ประเภท/อตั รำ VAT ดว้ ยช่ือผใู้ ห้บริการ
ยอด VAT ใส่จานวนเงินก่อนคานวณ
ภาษมี ลู คา่ เพ่ิม
รวม ราคาสินคา้ ที่จะบนั ทึก เป็ นแบบ VAT
ขอคืน แยกนอกหรื อรวมใน Y= VAT แยก
นอก , N = VAT รวมใน
ยอด VAT ท่ขี อคืน ใส่รหสั ประเภทอตั ราภาษีมูลคา่ เพม่ิ
โปรแกรมจะคานวณยอด
ภาษีมูลค่าเพิ่มให้ หรือจะใส่ตวั เลขเอง
ก็ได้
โปรแกรมจะคานวณยอดรวมท้งั หมด
ให้ หรือจะใส่ตวั เลขเองก็ได้
เอกสารน้ีขอคืน VAT ได้หรือไม่ Y=
ขอคืน , N=ไม่ขอคืน% ที่ขอคืนได้ ถา้
ขอคนื VAT ไ ด้ บ า ง ส่ ว น ใ ห้
บนั ทึก %VAT ท่ีขอคืน หรือถา้ ตอ้ งการ
บันทึก VAT ที่ขอคืนได้ในแต่ล ะ
รายการสินคา้ ให้กาหนด % VAT ขอ
ในช่องน้ีเป็น 0 และกาหนด %VAT
ขอคนื ท่ีรายการสินคา้ ช่อง "V"
ไดโ้ ปรแกรมจะคานวณยอด VAT ท่ีจะ
ขอคนื ได้ จากช่อง “ %ท่ีขอคนื ได”้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

126

ย่ืนเพม่ิ เติม ใบกากบั ภาษีใบน้ี ไปทาการยน่ื เพิ่มเติม
ที่เดือนปี ภาษีใด

ลำดบั ทใี่ นรำยงำนภำษี ใบกากับภาษีใบน้ี เป็ นลาดับท่ีเท่าใด
ในรายงานภาษี

อธิบำยกำรบันทกึ ส่วนท่ี 3

การบนั ทึกในส่วนท่ี 3 น้ี จะใชเ้ ม่ือตอ้ งการควบคุมยอดสินคา้ คงคลงั ดว้ ย จะใชก้ รณีที่ ไม่ตอ้ งการ
บนั ทึกเอกสารน้ีท่ีระบบซ้ือ ซ่ึงจะมีรายละเอียดใหบ้ นั ทึกนอ้ ยกวา่ ในระบบซ้ือ

เอกสารใบที่ 1. การบนั ทึกรายการจ่ายเงินสด ค่าน้าประปา

1.ใหท้ าการเพ่ิมรายการโดยกดป่ ุม F3-เพมิ่

2. เลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบญั ชี "PINVc_PROD “

3. บนั ทึกรายละเอียดของบิลคา่ น้าประปา ซ่ึงมีวิธีการทางานคลา้ ยกบั บิลคา่ ไฟฟ้า ทาเสร็จแลว้ ใหก้ ด
ป่ มุ F10-บนั ทึก

รูปภาพ บนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี ใบท่ี 2

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

127

เอกสารใบที่ 3. การบนั ทึก บิลค่าโทรศพั ท์
1. ใหท้ าการเพิ่มรายการโดยกดป่ ุม F3 - เพิ่ม
2.เลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบญั ชี "PINVc_SERV
3. บนั ทึกรายละเอียดบิลค่าโทรศพั ท์ ซ่ึงมีวิธีการใชง้ านคลา้ ยกบั บิลค่าไฟฟ้า แต่ต่างกนั ตรงที่เป็ น

ค่าบริการ

รูปภาพ บนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี ใบท่ี 3
เอกสารใบท่ี 4 การบนั ทึก ภาษที ่ีถูกหกั ณ ที่จ่าย

1. ใหท้ าการเพ่มิ รายการโดยกดป่ ุม F3-เพม่ิ
2. เลือกกลมุ่ เอกสารประกอบการลงบญั ชี "PTAX_353 ใบภาษหี กั ณ ท่ีจ่าย
3. บนั ทึกรายละเอียดของ ใบหกั ภาษี ณ ที่จ่าย

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

128

อธิบำยกำรบนั ทกึ รูปภาพ บนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี ใบที่ 4

ประเภทเอกสำร XL = ใบหกั ภาษี ณ ที่จ่าย บริษทั หกั นิติ
บุคคลอ่ืน ภ.ง.ด.53
เล่มเอกสำรภำยใน XP = ใบหักภาษี ณ ท่ีจ่าย บริษัทหัก
เล่ม/เลขทีเ่ อกสำร บคุ คลธรรมดายนื่ ภ.ง.ด.3
ใส่เลม่ เอกสารภายใน
วันทีจ่ ่ำย ใส่เลขท่ีอา้ งอิง ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ
วันที่ยื่นภำษี Running ใหเ้ อง
เจ้ำหนี้ ใส่วนั ที่หกั ภาษี ณ ที่จ่าย
ที่อยู่ ใส่วนั ท่ีเดือนปี ของภาษี หกั ณ ที่จ่าย
ใส่รหสั หรือช่ือเจา้ หน้ี
ดึงจากฐานขอ้ มูลเจา้ หน้ีมา ถา้ ไม่เคยใส่
ไว้ ตอ้ งบนั ทึกเอง

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

129

เลขประจำตัวผ้เู สียภำษี ดึงจากฐานขอ้ มูลเจา้ หน้ีมาให้ ถา้ ไม่เคย
ใส่ไว้ ตอ้ งบนั ทึกเอง

เลขประจำตวั ประชำชน ดึงจากฐานขอ้ มูลเจา้ หน้ีมาให้ ถา้ ไม่เคย
ใส่ไว้ ตอ้ งบนั ทึกเอง

เง่ือนไขกำรหกั ภำษี เง่ือนไขการหักภาษีว่าเป็ นแบบใด 1 =
หกั ณ ท่ีจ่าย , 2 = ออกภาษใี ห้

หัก ตำมมำตรำ 1 = มาตรา 3 เตรส , 2 = มาตรา 65
จัตวา , 3 = มาตรา 69 ทวิ ส่วนท่ีเป็ น
รายการย่อย ประเภทเงินได้ ประเภท
ของเงินได้ ท่ีถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายใน
คร้ังน้ี อาจเรียกใช้

"ขอ้ ความตายตวั " โดยการกด หรือ II
(ดูรายละเอียดที่ “การเพิม่

ขอ้ ความตายตวั เพื่อลดการคียข์ อ้ ความ
ซ้าๆ “)

จำนวนเงนิ ได้ จานวนเงินที่ใชค้ านวณภาษหี กั ณ ที่

จ่าย

อตั รำภำษี (%) อตั ราภาษีภาษหี กั ณ ที่จ่าย เช่น 3 %

มูลค่ำภำษี โปรแกรมจะคานวณใหจ้ ากจานวนเงิน

คณุ ดว้ ยอตั ราภาษหี กั ณ ท่ีจ่าย

5. เม่ือบนั ทึกรายละเอียดของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีเรียบร้อยแลว้ ก็จะกลบั มาที่หน้าจอ
“รายการเอกสารประกอบการลงบญั ชี “

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

130

รูปภาพ รายการเอกสารประกอบการลงบญั ชีเมื่อบนั ทึกครบแลว้
6. กดป่ ุม F8-Voucher เพ่ือกลบั ไปหน้าจอใบสาคัญและบนั ทึกรายการเอง หรือ กด ป่ ุม F9-Sum
หน้า Link เพื่อให้โปรแกรมบนั ทึกบญั ชีให้ หรือ กดป่ ุม F10-SAVE ALL โปรแกรมจะทาการบนั ทึกบญั ชี
และลงรายการใหอ้ ตั โนมตั ิ พร้อมกบั บนั ทึก VOUCHER

รูปภาพ ใบสาคญั จ่ายหลงั จากบนั ทึกบญั ชีแลว้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

131

7. กดป่ ุม F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ VOUCHER และเอกสารประกอบท้งั หมด

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

132

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

133

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

134

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

135

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

136

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

137

3.4 กำรปรับปรุงรำยกำรตอนสิ้นงวดและปิ ดบัญชี

เมื่อสิ้นงวดบญั ชี เราจะบนั ทึกรายการปรับปรุงต่างๆ และทาการปิ ดบญั ชี ขอยกตวั อย่างรายการ
ปรับปรุงเพียงบางส่วน และรายการปิ ดบญั ชี ของงวด ม.ค. 2558 ดงั น้ี

1. สงั่ คานวณค่าเสื่อมราคา ซ่ึงอธิบายไปแลว้ ในระบบสินทรัพยแ์ ละคา่ เส่ือม
2. พิมพร์ ายงานภาษซี ้ือ และ ภาษีขาย และบนั ทึกปิ ดภาษซี ้ือ และภาษขี าย
3. ต้งั คา้ งจ่ายเงินประกนั สังคมส่วนที่บริษทั สมทบใหพ้ นกั งาน
4. บนั ทึกสินคา้ คงเหลือปลายงวด และบนั ทึกปิ ดสินคา้ คงเหลือตน้ งวด
5. บนั ทึกปิ ดรายได้ - คา่ ใชจ้ ่าย เขา้ บญั ชีกาไรสุทธิ
6. บนั ทึกปิ ดบญั ชีกาไรสุทธิ เขา้ บญั ชีกาไรสะสม
ในท่ีน้ี จะอธิบายรายละเอียดการบนั ทึกเฉพาะขอ้ 4 , 5 และ 6 เท่าน้นั ส่วนรายการขอ้ 2. และ ขอ้ 3.
เป็นการบนั ทึกรายการรายวนั ตามปกติ ซ่ึงไดอ้ ธิบายไวแ้ ลว้ ในหวั ขอ้ ก่อนหนา้ น้ี
3.4.1 หนา้ จอใบสาคญั ทวั่ ไปท่ีไดจ้ ากการสง่ั คานวณค่าเส่ือมราคา

รูปภาพ ใบสาคญั รายวนั คา่ เสื่อมราคาสินทรัพยท์ ี่สั่งคานวณจากระบบสินทรัพยแ์ ละคา่ เส่ือมราคา

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

138

3.4.2 หนา้ จอใบสาคญั ทว่ั ไปแสดงการปิ ดภาษซี ้ือ และภาษีขาย

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

139

3.4.4 บนั ทึกยอดสินคา้ คงเหลือปลายงวด และปิ ดสินคา้ คงเหลือตน้ งวด
ในโปรแกรม Smartbiz จะมีคาสั่งที่ช่วยในการปิ ดสินคา้ คงเหลือตน้ งวดและบนั ทึกยอด ปลายงวด
ใหอ้ ตั โนมตั ิ โดยไม่ตอ้ งไปส่งั พิมพร์ ายงานมลู ค่าสินคา้ คงเหลือแลว้ เอายอดมาบนั ทึก เอง มีวิธีดงั น้ี
1.เขา้ ระบบบญั ชีแยกประเภท -> WorkFlow ->Entry Transaction -> คลิก icon ปิ ดบญั ชี :
ปิ ดบญั ชี
2.เขา้ ไปท่ี " สมดุ รายวนั ทว่ั ไป "
3. ใหท้ าการเพิ่มรายการโดยกดป่ ุม F3 -เพม่ิ ใส่วนั ท่ีสิ้นงวดบญั ชี
4. ใส่คา่ "C" ที่ช่อง TYPE ซ่ึงหมายถึง VOUCHER ประเภทปิ ดบญั ชี
5. ใส่วนั ท่ีของการปิ ดบญั ชี เช่น ปิ ดบญั ชีเม่ือสิ้นปี ใหใ้ ส่วนั ที่ 31 / 12 /XX หรือถา้ ปิ ดบญั ชีทกุ เดือน
ก็ใหใ้ ส่วนั ท่ีวนั สุดทา้ ยของเดือนน้นั

6. จากน้นั โปรแกรมจะใหเ้ ลือกวา่ ตอ้ งการปิ ดบญั ชีหวั ขอ้ ใด ใหเ้ ลือก “ปิ ดสินคา้ คงเหลือ “

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

140

7. โปรแกรมจะคานวณยอดสินคา้ คงเหลือ ณ ตน้ งวด คอื 01/01/2558 ในที่น้ีคอื ยอด ท่ียกมาจากรอบ
บญั ชีก่อน ที่เคยบนั ทึกไวท้ ่ีใบปรับยอด วนั ท่ี 31/12/2557 และ มูลคา่ สินคา้ คงเหลือ ณ ปลายงวด
คอื 31/01/2558 ไดด้ งั ภาพ

ถา้ สงั่ พมิ พร์ ายงานมูลคา่ สินคา้ คงเหลือ ณ ปลายงวด จะไดต้ รงกบั รายการในใบสาคญั ดา้ นบน

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

141

3.4.5 บนั ทึกปิ ดบญั ชีรายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ ่ายเขา้ บญั ชีกาไรสุทธิ
ในโปรแกรม Smartbiz จะมีคาสง่ั ท่ีช่วยในการปิ ดบญั ชีรายไดแ้ ละคา่ ใช้จ่ายโดยไมต่ อ้ งพมิ พร์ ายงาน
แยกประเภทแลว้ เอายอดมาปิ ดบญั ชีเองท่ีละรายการ ทาใหก้ ารปิ ดบญั ชีทาไดร้ วดเร็วกวา่ เดิมมาก มีวิธีดงั น้ี
** ถา้ ทารายการตอ่ จาก 3.44 ใหข้ า้ มไปทาข้นั ตอนท่ี 4 ไดเ้ ลย
1.เขา้ ระบบบญั ชีแยกประเภท -> WorkFlow ->Entry Transaction -> คลิก icon ปิ ดบญั ชี :
ปิ ดบญั ชี
2.เขา้ ไปท่ี " สมุดรายวนั ทวั่ ไป "
3. ใหท้ าการเพมิ่ รายการโดยกดป่ มุ F3 -เพิ่ม
4. ใส่วันท่ีบันทึกบัญชี ** ถ้าใส่วนั ที่ในงวดบัญชีที่มี Voucher Type C แล้ว โปรแกรม จะให้
Voucher ท่ีเหลือ เป็น Type C คือ รายการปิ ดบญั ชี เทา่ น้นั ใหค้ ลิกป่ มุ OK
5. โปรแกรมจะข้นึ เดือนและปี ที่ปิ ดบญั ชี ใหก้ ดป่ มุ OK

ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

142

7. โปรแกรมจะทาการปิ ดบญั ชีรายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ ่ายท้งั หมด ในรอบบญั ชีที่ระบุมาให้ เม่ือไดร้ ายการ
เสร็จเรียบร้อยแลว้ ใหก้ ดป่ ุม F10-บนั ทึก เพือ่ เก็บรายการปิ ดบญั ชีใบน้ี
3.4.6 บนั ทึกปิ ดบญั ชีกาไรสุทธิ เขา้ บญั ชีกาไรสะสม

จากหัวขอ้ ก่อน เราจะทราบว่ากิจการไดก้ าไร หรือ ขาดทุน ให้นายอดน้นั มาทาการปิ ด บญั ชีกาไร
สุทธิ เป็นข้นั ตอนสุดทา้ ยสาหรับการปิ ดบญั ชีสาหรับกิจการโดยทวั่ ไป มีวิธีดงั น้ี

** ถา้ ทารายการตอ่ จาก 34.5 ใหข้ า้ มไปทาข้นั ตอนท่ี 4 ไดเ้ ลย
1.เขา้ ระบบบญั ชีแยกประเภท -> WorkFlow ->Entry Transaction -> คลิก icon ปิ ดบญั ชี :
ปิ ดบญั ชี
2.เขา้ ไปท่ี " สมดุ รายวนั ทว่ั ไป "
3. ใหท้ าการเพม่ิ รายการโดยกดป่ มุ F3 เพ่ิม

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

143

4. ใส่วันท่ีบันทึกบัญชี ** ถ้าใส่วันท่ีในงวดบัญชีท่ีมี Voucher Type C แล้ว โปรแกรม จะให้
Voucher ท่ีเหลือ เป็น Type C คือ รายการปิ ดบญั ชี เทา่ น้นั ใหค้ ลิกป่ มุ OK

5. โปรแกรมจะข้ึน เดือนและปี ท่ีปิ ดบญั ชี ใหก้ ดป่ ุม OK
6. เลือกตวั เลือกในการปิ ดบญั ชี เป็น “ ตอ้ งการลงรายการเอง ”

7. บนั ทึกรายการ ปิ ดบญั ชีกาไรสุทธิ โดยใชย้ อดที่ไดจ้ ากหวั ขอ้ 3.4.5 ไดด้ งั ภาพ เมื่อไดร้ ายการเสร็จ
เรียบร้อยแลว้ ใหก้ ดป่ ุม F10-บนั ทึก เพื่อเกบ็ รายการปิ ดบญั ชีใบน้ี

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

144

การทางานในหวั ขอ้ น้ี เป็นอนั เสร็จสิ้นแลว้ เม่ือกลบั ออกมาท่ีรายการในสมุดรายวนั ทว่ั ไป จะเห็น
ว่า มี ใบสาคญั 3 รายการที่มีค่า C ในคอลมั น์ C และ ใบสาคญั อื่นๆ ในรอบ บญั ชี 01/01/2558 - 31/01/2558
จะมี Step เป็ น "CLOSED" คือ ถูกปิ ดบญั ชีแลว้ ซ่ึงจะไม่ อนุญาตให้แกไ้ ขรายการจนกว่าจะยกเลิกการปิ ด
บญั ชีเสียก่อน

3.5 กำรยกเลกิ กำรปิ ดบญั ชี

การยกเลิกการปิ ดบญั ชี ทาโดยการลบใบสาคญั (VOUCHER) ที่เป็น TYPE C ท้งั หมดออกไป โดย
เขา้ ไปที่เมนู ลงรายวนั และไปท่ีใบสาคญั แลว้ กดป่ ุม F4-ลบ

คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

145

3.6 กำร LOCK ข้อมูลห้ำมแก้ไข และกำรยกเลกิ กำร LOCK ข้อมูล

3.6.1 การยกเลิกการ LOCK ขอ้ มูล
เมนูน้ีเป็ นเมนูที่มีความสาคญั เน่ืองจากเป็ นการสั่งห้ามการเขา้ ทางานในช่วงเวลาท่ี ถูก

LOCK ไว้ การ LOCK ขอ้ มูลโดยทว่ั ไป มีจุดประสงคเ์ พื่อป้องกนั ผอู้ ื่นเขา้ มาเพิ่มหรือแกไ้ ข ขอ้ มูล
ในช่วงวนั เวลาที่ LOCK ขอ้ มูลได้ เช่น ฝ่ ายบญั ชีทาการตรวจสอบบญั ชีมาถึงสิ้นเดือน มกราคมแลว้
แต่ยงั ไม่พร้อมท่ีจะสง่ั Post บญั ชี และตอ้ งการ ป้องกนั ไมใ่ หผ้ อู้ ื่นเขา้ มาแกไ้ ข รายการบญั ชีท่ีทาการ
ปรับปรุงและตรวจสอบไปแลว้ เราจะทาการ LOCK ขอ้ มูลเอาไว้
1. เขา้ ระบบบญั ชีแยกประเภท ->WorkFlow ->EntryTransaction ->Lock หา้ มแกไ้ ข
เลือกเมนู “ Lock หา้ มแกไ้ ข “
2. ใส่วนั ท่ีที่ตอ้ งการ Lock หา้ มแกไ้ ข ซ่ึงจะหา้ มแกไ้ ขขอ้ มูลก่อนวนั ท่ี มาจนถึง วนั ที่สั่ง Lock หา้ ม
แกไ้ ข

3.6.2 การยกเลิกการ LOCK ขอ้ มูล
เมื่อพร้อมจะทาการ Post รายการแลว้ เราจะยกเลิกการ Lock ขอ้ มูลท่ีเคยส่ังไว้ ดงั น้ี

1. เขา้ ระบบบญั ชีแยกประเภท -> WorkFlow -> Entry Transaction” -> คลิก icon Lock หา้ มแกไ้ ข
เลือกเมนู เปลี่ยนวนั ท่ี Lock ขอ้ มูล “

2. ใส่วนั ท่ีที่ตอ้ งการ ยกเลิก การ Lock ขอ้ มลู ซ่ึงจะแกไ้ ขขอ้ มูลไดห้ ลงั วนั ที่เปล่ียน วนั ที่ Lock เอาไว้

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

146

3.7 ส่ัง POST รำยกำรท่ตี รวจสอบเรียบร้อยแล้ว ** สำคัญ

ก่อนจะทาข้นั ตอนน้ี ตอ้ งทาการตรวจสอบรายการในงวดบญั ชีใหเ้ รียบร้อยก่อน แลว้ จึงทาข้นั ตอน
น้ี ซ่ึงการสัง่ POST รายการบญั ชี สามารถทาได้ 2 แบบ คือ

1. สั่ง POST รายการบญั ชี โดยระบเุ ป็นช่วงวนั ท่ี
เมื่อผูใ้ ช้งานตรวจสอบรายการต่าง ๆ จนเรียบร้อยดีแลว้ จะสั่ง POST รายการ VOUCHER ก็ให้เขา้
ไปท่ีเมนู ระบบบญั ชี > ฐานขอ้ มลู > POST รายการเขา้ บญั ชีแยก ประเภท ซ่ึงสามารถส่ัง POST VOUCHER
ไดค้ ร้ังละหลาย ๆ ใบ

2. ส่งั POST แต่ละรายการเอง
ผใู้ ชง้ านสามารถ เลือก POST รายการบญั ชีเป็นใบ ๆ ได้ โดยเขา้ ไปที่ VOUCHER ใบท่ีตอ้ งการ และ
เปล่ียนรูปแบบการ POST ใหเ้ ป็นค่า "วา่ ง"

คมู่ ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud

147

4. รำยงำนตรวจสอบและงบกำรเงิน

เม่ือผูใ้ ช้งานบนั ทึกรายการรายวนั แล้วในแต่ละวนั ควรพิมพ์รายงาน เพ่ือช่วยในการ ตรวจสอบ
รายการออก มาดว้ ย และเม่ือตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแลว้ ก็ควรพิมพร์ ายงานเพ่ือ เก็บไวเ้ ป็น Hard Copy
เผื่อไวด้ ว้ ยในท่ีน้ี ผเู้ ขยี นขอแนะนาบางรายงานที่จาเป็นและมกั จะตอ้ งใช้ งานกนั ส่วนใหญ่ ด้งั น้ี

1. รายงานรายวนั เรียงวนั ที่ และเรียงตามเลขท่ี
เป็ นการพิมพ์รายการรายวนั ที่เราบันทึกเขา้ ไป โดยเรียงตามเลขท่ีของ VOUCHER ใช้สาหรับ
ตรวจสอบ รายการเบ้ืองตน้ เช่นกนั แต่ช่วยตรวจสอบจานวนเอกสารดว้ ยวา่ ครบถว้ น หรือไม่ เพราะอาจจะมี
VOUCHER ท่ีวนั ที่ของเอกสารอาจจะไม่เรียงกนั ซ่ึงทาใหเ้ ม่ือเราส่ัง พิมพเ์ รียงตามเลขที่ กบั เรียงตามวนั ท่ี
ของเอกสาร จะมีลาดบั ของ VOUCHER ไมเ่ หมือนกนั
2.บญั ชีแยกประเภทแบบ 3 ช่อง

เป็นการตรวจสอบรายการของแตล่ ะบญั ชียอ่ ย โดยดูวา่ มีบญั ชีใดมากระทบกบั บญั ชีน้ี
3. รายการแยกประเภท

คลา้ ยรายงานบญั ชีแยกประเภท แต่แสดงเฉพาะรายการท่ีเกิดข้ึนในช่วงเวลาเทา่ น้นั ไมถ่ กู
กระทบจาก ยอดยกมาใชใ้ นการตรวจสอบเฉพาะรายการเคลื่อนไหวในช่วงเวลาหน่ึง

4. รายวนั เรียงวนั ท่ี (บญั ชีเป็นแนวคอลมั น์ Dr-Cr)
รูปแบบรายงานเหมือนกบั "สมุดรายวนั เฉพาะ" นนั่ เอง เหมาะสาหรับ เลือกดูรายการ ของบญั ชีที่สนใจเป็น
พิเศษ มาแสดงไวใ้ นคอลมั น์ แตถ่ า้ บญั ชีไหนเป็นรายการที่ไม่เกิดข้ึนบ่อย ก็ จะแสดงรวมไวใ้ นช่อง "อ่ืน ๆ"

5. รายวนั เรียงวนั ที่ มีรายละเอียดเอกสารประกอบ แยกตามระบบงาน
รูปแบบรายงานเหมือนกบั สมุดรายวนั แต่แยกรายการ VOUCHER ท่ีถูกสร้างข้ึนจาก ระบบงานต่าง ๆ ได้
เหมาะกบั ผูใ้ ชง้ านซอฟทแ์ วร์ทางดา้ น Front End ดว้ ย เช่น ระบบขาย , ระบบจดั ซ้ือ , ระบบลูกหน้ี , ระบบ
เจา้ หน้ี , ระบบ เชค็ และเงินฝากธนาคาร เป็นตน้ ซ่ึงมีการ บนั ทึกบญั ชีใหอ้ ตั โนมตั ิในระบบบญั ชี ดงั น้นั หาก

ค่มู ือการใชง้ านโปรแกรม DAccount on cloud