6.4.PENGORGANISASIAN

6.4. PENGORGANISASIAN

6.4.1. REKA BENTUK ORGANISASI

OBJEKTIF PEMBELAJARAN

Pada akhir pembelajaran, calon akan dapat:

a. mentakrifkan maksud pengorganisasian dan menjelaskan
kepentingannya;

b.membentuk carta organisasi dan membincangkan rasional
penjabatanan organisasi mengikut fungsi, divisyen (produk,
pasaran, dan geografi), dan matriks;

c. menjelaskan bentuk-bentuk lain struktur organisasi
termasuklah struktur berdasarkan pasukan, projek, unit
perniagaan strategik (SBU), dan organisasi tanpa sempadan;

MAKSUD PENGORGANISASIAN

• Maksud:Proses menyelaras sumber manusia dan sumber
fizikal organisasi untuk menjalan pelan tindakan bagi
mencapai matlamat organisasi secara cekap.

• ATAU

• Proses Menyusun dan mengagih atau menyelaras sumber manusia
dan sumber fizikal organisasi untuk melaksanakan pelan Tindakan
bagi mencapai matlamat organisasi secara cekap atau berkesan.

KEPENTINGAN

• Untuk menyelaraskan pelaksanaan perancangan bagi
mencapai matlamat organisasi.

• Dapat menjalankan peranan,tanggungjawab dan hubungan
antara pekerja atau unit kerja

• Mengurangkan konflik tugas antara pekerja.

• Mengagihkan sumber manusia dan fizikal organisasi dengan
cekap dan berkesan

• Menentukan bidang tugas jabatan dan tugas setiap pekerja

• Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik
bagi mencapai matlamat organisasi

Reka Bentuk Organisasi

Carta Organisasi

Diagram yang memaparkan Rajah yang menunjukkan
pembahagian dan susunan fungsi, jabatan dan

kerja, jenis jabatan, hubungan autoriti mengikut
hubungan autoriti dan posisi posisi individu dalam
individu dalam organisasi. organisasi

Maklumat ditunjukkan dalam Carta organisasi

Peringkat Pengurusan • Carta Menggambarkan Hierarki Pengurusan .
Organisasi • Contoh: Pengurus Kewangan, Penyelia Akaun

Autoriti Lini • Garis Menegak Menyambung Antara Kotak-kotak Menunjukkan Kedudukan Autoriti
Seseorang Ke Pihak Lain
Sistem Pelaporan
• Contohnya –Pengurus Kewangan Mempunyai Autoriti Mengarah Penyelia Akaun
Pembahagian Kerja Atau
Pengelompokan Kerja • Contohn: Penyelia Melaporkan Pengurus

Rantaian Arahan • Kerja Dikumpulkan Mengikut Fungsi Tersebut

Tugas-tugas Atau • Semua Arahan Dan Laporan Disalurkan Secara Formal
Pengkhususan • Contohnya, Garis Menegak Menunjukkan Aliran Arahan Dari Ketua Pegawai Eksekutif Kepada Pengurus

Kewangan

• Merujuk Tugas Berbeza Antara Satu Bahagian Dengan Bahagian Lain
• Contohnya- Penyelia Akaun Penyelia Kewangan

Bentuk penjabatanan
organisasi dan rasionalnya

Maksud Penjabatan: Cara pengurus mengelompokkan pekerja dan tugas mengikut persamaan dan
kepentingan bagi mencapai matlamat organisasi

Penjabatan Produk produk
Mengikut Fungsi
Bentuk Pasaran
penjabatan Penjabatan
Mengikut Divisyen
Geografi GPeenojagbartaafni
Penjabatan Matriks
Mengikut Matriks

Penjabatan Mengikut
Fungsi

Mengelompokkan pekerja yang mempunyai kemahiran yang sama
ke dalam fungsi khusus yang berkaitan dengan kemahiran mereka

Kebaikan Kelemahan

✓Maenggalakan pengkhususan kerja dan ✓Pengetahuan pekerja tentang fungsi lain
meningkatkan kemahiran pekerja menjadi terhad

✓Meningkatkan kecekapan dalam ✓Mengehadkan komunikasi antara jabatan
melakukan kerja ✓Pekerja cenderung memberi keutamaan

✓Mengurangkan pertindihan tugas kepada jabatan masing-masing
berbanding dengan organisasi

Rantaian arahan Pengurus Besar Pengurus
daripada seorang atasan
Pengurus
ketua Kewangan Pengurus Sumber
Manusia
Pengurus
Pemasaran

Mercury

• Pengelompokkan tugas berdasarkan jenis produk, kumpulan pelanggan dan
kawasan pasaran

• terbahagi kepada tiga iaitu:

Produk Pasaran Geografi

Penjabatan Mengikut
Divisen Produk

• Pengelompokkan aktiviti atau jabatan berdasarkan produk atau keluaran yang sama atau
barisan produk yang dihasilkan
Aktiviti kerja dan pekkerja dikumpulkan bersama untuk mengeluarkan satu produk yang sama

Kebaikan kelemahan

✓ Memudahkan pihak pengurusan ✓ Menanggung kos yang tinggi akibat
menilai prestasi kerja jabatan dan aktiviti penyelidikan dan
keluaran pembangunan untuk mengubahsuai
produk mengikut kehendak pasaran
✓ Setiap jabatan dapat mengkhusus dalam
sesuatu produk yang dihasilkan ✓ Wujud ketidakcekapan dalam pengagihan
dan penggunaan sumber
✓ Meningkatkan produktiviti

Penjabatan Mengikut Divisen Produk

Pengurus
Besar

Pengurus Bahagian Pengurus Bahagian
Pakaian Sukan Peralatan Sukan

Pengurus Pengurus Pengurus Sumber
Pemasaran Kewangan Manusia

Carta organisasi penjabatanan mengikut
devisyen produk

Ketua bagi Ketua pengurus
setiap jabatan eksekutif

Pengurus Pengurus Pengurus
produk beras produk produk
tepung jagung

Eksekutif Esekutif Eksekutif
pemasaran pengeluaran kewangan

Penjabatan Mengikut
Divisyen Pasaran

-Pengelompokkan aktiviti atau tugas untuk memenuhi keperluan pasaran atau pelanggan
tertentu.
-Keperluan menyediakan perkhidmatan yang khusus kepada pelanggan dalam kelompok yang
sama.

Kebaikan Kelemahan

✓ Melibatkan kos pemasaran yang lebih ✓ Menanggung kos yang tinggi untuk mengupah,
cekap kerana aktivitinya tertumpul melatih, dan membangunkan ramai pengurus
padajenis-jenis pelanggan tertentu untuk setiap jenis pengguna

✓ Organisasi dapat menilai dan ✓ Menyukarkan penyelarasan antara jabatan yang
menyesuaikan produk untuk memenuhi mengendalikan permintaan pelanggan
cita rasa pelanggan
✓ Banyak peraturan dan dasar yang perlu
dibentuk

Penjabatan Mengikut Divisyen Pasaran

Pengurus Besar

Pengurus Pasaran Pengurus Pengurus Pasaran
Kerajaan Pasaran Pengguna Perdagangan

Penjabatan Mengikut
Divisyen Geografi

-Pengelompokkan aktiviti atau tugas untuk memenuhi keperluan Pelanggan mengikut kawasan
atau wilayah
-Aktiviti kerja dan pekerja dikumpulkan bagi melakukan kerja pada satu lokasi tertentu

Kebaikan Kelemahan

✓ Cita rasa pengguna dapat dipenuhi dengan ✓ Masalah koordinasi antara cawangan atau
mudah lokasi

✓ Pengeluaran dan pemasaran produk dapat ✓ Kos yang tinggi akibat factor demografi
disesuaikan mengikut permintaan tempatan yang berbeza mengikut Kawasan

✓ Masalah kawalan pusat dan wujud konflik
matlamat antara cawangan dengan organisasi

Penjabatan Mengikut Divisen Geografi

Ketua Pegawai
Eksekutif

Pengurus Besar Pengurus Besar Pengurus Besar
Asia Barat Asia Timur Asia Tenggara

Contoh penjabatanan dIvisyen mengikut

geografi Ibu pejabat perlu berada pada
kawasan strategik
Cawangan
*bertanggungjawab melaporkan pengarah
segala maklumat dan laoran kepada

pengarah

Pen.pengarah pen.pengarah Pen.pengarah Pen.pengarah
kawasan kawasan kawasan utara kawasan
selatan tengah timur

Merupakan campuran dua jenis struktur, Perniagaan yang besar biasanya
iaitu struktur organisasi mengikut fungsi menggunakan lebih daripada satu
(secara menegak) dan struktur organisasi
jenis struktur organisasi.
mengikut produk atau projek (secara
mendatar) Penjabatan
Mengikut
Matriks

Kebaikan Memberi fleksibiliti Kelemahan
kepada pengurus dalam
memperuntukan para Memerlukan kemahiran
pekerja kepada projek interpersonal yang
tinggi

Menggalakan Kerjasama Mengakibatkan
antara jabatan dalam lebih banyak
organisasi perbincangan

daripada tindakan

Penjabatan Mengikut Matriks

Pengurus
Besar

Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus
Produk A Pemasaran Kewangan Pengeluaran

Pekerja Pekerja Pekerja
Pemasaran 1 Kewangan 1 Pengeluaran 1

Pengurus Pekerja Pekerja Pekerja
Produk B Pemasaran 2 Kewangan 2 Pengeluaran 2

Contoh organisasi penjabatanan matriks

PENGARAH pengarah
URUSAN

Pengurus Pengurus Pengurus
pemasaran kewangan pengeluara

n

Pengurus Eksekutif A Eksekutif A2 Eksekutif A2
projek A

Pengurus Eksekutif B1 Eksekutif B2 Eksekutif B3
projek B

Pengurus Eksekutif c1 Eksekutif C2 Eksekutif
projek c C3

Bentuk LAIN STRUKTUR
ORGANISASI

OBJEKTIF PEMBELAJARAN

•Menjelaskan bentuk-bentuk lain struktur
organisasi termasuklah struktur

berdasarkan pasukan, projek, unit
perniagaan strategik (SBU), dan organisasi

tanpa sempadan

Bentuk bentuk lain struktur oranisasi

Struktur Projek Unit Organisasi
berdasarkan perniagaan tanpa
strategik (SBU)
pasukan sempadan

Terdiri daripada satu Setiap berpasukan akan
pasukan yang menjurus mempunyai akauntabiliti
terhadap prestasi syarikat.
kepada pencapaian
matlamat yang sama.

Struktur Organisasi pasukan Kebaikannya: dapat
berdasarkan berstruktur tidak meningkatkan kualiti,
pasukan mempunyai hierarki / produktiviti dan membawa
rantaian arahan. Struktur kepada peningkatan prestasi
dibentuk berdasarkan
kepercayaan bahawa organisasi.
matlamat tidak dicapai
melalui individu sebaliknya
akan dicapai melalui kerja

berpasukan.

Kebaikan struktur berdasarkan pasukan

• Kebaikan
• Bebanan suatu kerja dikurangkan & masalah pertindihan

tugas dapat dikurangkan
• Penglibatan pekerja yang lebih aktif akan meyumbang idea

yang banyak
• Dapat menghasilkan keputusan yang baik apabila pekerja

bergabung
• Satu pasukan akan membina satu sistem sokongan yang utuh

untuk mencapai matlamat

Struktur berdasrkan projek

Apabila sesuatu projek
telah selesai, pekerja akan
meneruskan dengan projek

baru. (tidak kembali
kepada jabatan masing2)

STRUKTUR BERDASARKAN UNIT
PERNIAGAAN STRATEGIK (sbu)

SBU mempunyai strategi SBU boleh merangkumi Eksekutif SBU Kelemahannya: Berlaku
dan juga objektif keseluruhan syarikat atau bertanggungjawab peningkatan kos yg tinggi
sebahagian kecil syarikat melaporkan kepada
perniagaan yang berbeza Pengarah Eksekutif kerana syarikat
dengan syarikat induk mempunyai banyak SBU
syarikat induk. yang memerlukan kos
pengurusan berasingan.

CIMB CONTOH SBU
BANK

CIMB CREDIT BERHAD

• R&D
• KEWANGAN
• SUMBER MANUSIA

CIMB INVESTMENT
BERHAD

• R&D
• KEWANGAN
• SUMBER MANUSIA

CIMB INSURANCE
BERHAD

• R&D
• KEWANGAN
• SUMBER MANUSIA

Struktur berdasarkan organisasi tanpa
sempadan

Merupakan orgnaisasi tidak Struktur ini menekankan kepada
berstruktur kerana tidak wujud fleksibiliti dan tindak balas yang
rantaian arahan, tiada had dalam
cepat. Organisasi boleh
jangkauan kawalan dan menggunakan kelebihan yang ada
pembinaan pasukan
pada seseorang dengan lebih
menggantikan jabatannya. cekap dan berkesan.

PROSES PENGORGANISASIAN

OBJEKTIF ▪Menjelaskan proses
PEMBELAJARAN
pengorganisasian yang
meliputi penentuan objektif;

pengenalpastian aktiviti;
pengelasan aktiviti;

pengelompokan aktiviti,
dan pengagihan tugas,
autoriti, dan tanggungjawab

PROSES ▪ Dapat mewujudkan persekitaran
PENGORGANISASIAN
yang baik dan teratur kerana para
pekerja tahu akan tugas dan
tanggungjawab masing-masing

▪ Jika tiada proses ini, akan wujudnya

kekeliruan, ketidakecekapan

dalam menjalankan tugas.

Penentuan objektif
Pengenalpastian aktiviti
Pengelasan aktiviti
Pengelompokan aktiviti
Pengagihan tugas, autoriti,&
tanggungjawab

1. Penentuan 2.Pengenalpa 3. Pengelasan
objektif stian aktiviti aktiviti

• Mengenal pasti • Mengenal pasti • Menyusun tugas
matlamat organisasi secara khusus mengikut
dan objektif setiap unit aktiviti-aktiviti yang kemahiran dan
atau bahagian dalam terlibat dalam usaha kecekapan
organisasi dalam mencapai matlamat pekerja atau
jangka masa pendek yang ditetapkan kriteria tertentu
dan Panjang.
• Aktiviti lazim yang • Aktiviti
• Objektif mestilah boleh dijalankan seperti menghantar
diukur dan boleh membungkus dan barang perlu
dicapai. memeriksa stok dilakukan oleh
pekerja yang
• Objektif kedai runcit mempunya lesen
ialah meningkatkan
jualan,memuaskan hati
pelanggan

4. Pengelompokan aktiviti 5. Pengagihan tugas,
autoriti,& tanggungjawab
• Proses mengumpulkan
tugas-tugas yang • Ketua setiap jabatan akan
berkaitan dalam kategori mengaihkan tugas kepada
kumpulan tertentu pekerja mereka mengikut
kemahiran yang dimiliki
• Aktivi yang sepadan dari ssetiap pekerja
segi fungsi akan
dikelompokkan untuk • Akauntan,mereka yang
membentuk kumpulan mahir dalam perakaunan
kerja formal perlu menyediakan
penyata kewangan

OBJEKTIF ▪menjelaskan manual
PEMBELAJARAN
organisasi termasuklah
fail meja, manual

prosedur kerja, dan
prosedur kualiti

Manual ▪ Mempunyai maklumat penting mengenai sesebuah
organisasi
syarikat seperti asas kewujudan, aspek-aspek
pengurusan yang menjadi panduan umum kepada
pengurus dalam membuat keputusan

▪ Dokumen yg berkaitan dengan dasar dan tatacara yang

meliputi semua aspek pengurusan termasuk misi dan
matlamat organisasi, struktur dan peraturan am.

▪ Manual yang disediakan mempunyai misi dan matlamat

jabatan, aktiviti dan proses kerja, autoriti dan
tanggungjawab, carta dan dasar serta peraturan.

▪ Adalah penting untuk memastikan pekerja dapat

melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan
Mengikut standard dan langkah2 yang ditetapkan oleh
organisasi.

▪ Perlu mengkaji dari semasa ke semasa Mengikut

perubahan persekitaran perniagaan.

JENIS MANUAL Terdiri Daripada:
ORGANISASI 1. Fail Meja
2. Manual Prosedur Kerja
3. Prosedur Kualiti

Fail meja ▪ Dokumen bagi peringkat individu atau jawatan

▪ Mengandungi carta jabatan atau unit, objektif jabatan

dan prosedur kerja berkaitan jawatan yang disandang.

▪ Kegunaan fail meja:

▪ Mengetahui senarai tugas
▪ Mengetahui dan memahami prosedur kerja

yang perlu dilaksanakan

▪ Mengetahui senarai semak setiap keputusan

dan Tindakan yang perlu dilaksanakan

▪ Mengetahu bidang kuasa yang dipunyainya
▪ Menerangkan kedudukan sesuatu jawatan

dalam organisasi

▪ Menerangkan objektif jabatan

https://image.slidesharecdn.com/failmejadga32uikppnasier-140219005058-phpapp02/95/fail-meja-
dga32-uikpp-1-638.jpg?cb=1392771300

Individu/
jawatan

Fail meja

Tuju arah Tugas yang Kedudukan Prosedur dan
yang jelas jelas jawatan yang aliran kerja
yang jelas
jelas

Peningkatan kecekapan,keberkesanan dan produktiviti

Manual http://www.msd.gov.bn/MSD%20Images/BUKU/Manual
prosedur %20Prosedur%20Kerja_opt.pdf

kerja ▪ Dokumen rasmi yang menjadi panduan – ada

di pejabat, jabatan atau unit. Mengandungi
prosedur kerja secara terperinci dan
berperingkat serta Mengikut urutan dalam
proses melakukan sesuatu kerja.

▪ Memberi gambaran bagaimana sesuatu kerja

tersebut dapat dilaksanakan dengan bantuan
grafik dan rajah.

▪ Merupakan dokumen rujukan utama bagi

melakukan sesuatu tugas dalam organisasi
atau jabatan meliputi fungsi dan objektif,
prosedur2 yg harus diikuti, pegawai dan
pekerja yg bertanggungjawab melaksanakan
aktiviti.

Perbezaan manual prosedur kerja dengan fail meja

Dimensi Manual prosedur kerja Fail meja
Rujukan
Dokumen rujukan peringkat Dokumen rujukan
Kandungan
jabatan peringkat individu atau

penjawat

Maklumat berkaitan seluruh Maklumat berkaitan kerja

jabatan seseorang pekerja

Bilangan Setiap jabatan satu manual Setiap pekerja satu fail
Asas
prosedur kerja meja

Fungsi jabatan Tugas dan jawatan
pekerja

Prosedur ▪ Satu dokumen yang disediakan oleh
kualiti
organisasi untuk memastikan rekod
kualiti diwujudkan dan diselenggara
sebagai bukti pematuhan standard dan
pelaksanaan kualiti.

▪ Perlu diamalkan dalam setiap peringkat

organisasi supaya kualiti keseluruhan
organisasi dapat dicapai.

▪ Melibatkan proses yg berkaitan dengan

mematuhi standard yg telah ditetapkan
seperti kawalan dokumen, Latihan staf,
pengurusan asset dan pengurusan rekod
kualiti.

http://anyflip.com/wvoys/vcdc/basic

6.4.3. KONSEP
PENGORGANISASIAN

Objektif ▪Membincangkan konsep-
Pembelajaran
konsep pengorganisasian
termasuklah autoriti,

tanggungjawab, akauntabiliti,
pemusatan dan pemencaran

autoriti, penugasan,
empowermen, autoriti lini dan
staf, jangkauan kawalan, dan

rantaian arahan.

KONSEP Autoriti
PENGORGANISA Tanggungjawab

SIAN Akauntabiliti
Pemusatan Dan Pemencaran

Autoriti
Penugasan
Empowermen
Autoriti Lini Dan Staf
Jangkauan Kawalan
Rantaian Arahan

Autoriti ▪ Merupakan kuasa atau hak yang sah kepada pengurus

bagi membuat keputusan dan memberi arahan,
mengambil tindakan untuk menjalankan sesuatu tugas
atau tanggungjawab.

▪ Mereka memberi arahan kepada pekerja bawahan,

adalah disebabkan kedudukannya dalam organisasi
atau jawatan yang disandang.

▪ Pengurus diberi autoriti sebab mereka memerlukan

kuasa formal untuk mengarah, mengawal dan menilai
subordinat

▪ Autoriti mengalir dari atas ke bawah. Kedudukan

pengurus di peringkat atas mempunyai autoriti formal
yang lebih besar.

▪ Autoriti menerangkan tanggungjawab dan

akauntabiliti. Dengan menggunakan autoriti, seseorang
pengurus menerima tanggungjawab untuk bertindak
dan berakauntabiliti tentang sebarang kejayaan atau
kegagalan unitnya.