E-Book HC Operations Operating Model

DAFTAR ISI 1
2
CHAPTER 1: 3
Recruitment…………………………………………………………………………………………………………………………………. 3
KPI (Measurement Process)……………………………………………………………………………………………………… 4
1.1 Employee Request……………………….…………………………………………………………………………….. 4
1.1.A Employee Request (Untuk Store Existing)……………………………………………………………… 6
1.1.B Syarat Pengajuan ERF……………………………………………………………………………………......... 7
1.1.C Flow Pengisian ERF di People Pro………………………………………………………………………….. 8
1.1.D Approval Employee Request Form (ERF)……………………………………………………………….. 8
1.1.E Service Level Agreement (SLA) ERF………………………………………………………………………… 8
1.2 Sourcing……………………………………………………………………………………………………………………… 9
1.2.A Pencarian Kandidat……………………………………………………………………………………………….. 10
1.2.B Prosedur Pengiriman Format………………………………………………………………………………… 14
1.2.C Contoh Format Konten Pembuatan Iklan Rekrutmen……………………………………………. 14
1.2.D E-Rec for Sourcing and Hiring…………………………………….………………………………………….
1.3 Hiring………………………………………………………………………………………………………………………….. 14
1.3.A Pemberkasan Kandidat Saat Tanda Tangan Kontrak……………………………………………… 23
1.3.B Offering and Hiring at People Pro (proses submit data karyawan baru hingga 24
keluar NIK………………………………………………………………………………………………………………………. 25
1.3.C Flow Alur Kerja KLG…………..…………………………………………………………………………………… 25
1.3.D Matrix Salary Retail……………………………………………..……………………………………………….. 26
1.4 New Employee Maintenance……………………………………………………………………………………… 28
1.4.A Cara Pendaftaran Absen Finger New Comer………………………………………………..……….. 29
1.4.B Seragam………………………………………………………………………………………………………………… 31
1.4.C Orientasi Training for New Comer……………………………………………………..………………….. 33
1.4.D EDMS (Employee Document Management System)…………………………………..…………. 33
1.4.E Cetak Nametag Karyawan………………………………………..……………………………………......... 33
1.5 Peralihan (Karyawan Rejoin)…………………………………………………….……………………………….. 34
1.5.A Proses Peralihan Karyawan KLG ke ELITE………………………………………………….……………
1.5.B Proses Peralihan Karyawan ELITE ke KLG……………………………………….……………………… 35
1.5.C Cara Penginputan Karyawan Rejoin………………………………………………………………………. 36
37
CHAPTER 2: 38
People Management……………………………………………………..……………………………………………………………. 38
KPI (Measurement Process)……………………………………………………………………………………………………… 42
Pengertian People Management………………………………………………………………………………………………. 54
2.1 Personnel Administration……………….………………………………………………………………………….. 56
2.1.A New Employee…………………………………………..…………………………………………………………. 66
2.1.B Staff Existing……………………………………………..………………………………………………………….. 66
2.1.C Termination…………………………………….…………………………………………………………….......... 67
2.1.D Compensation & Benefit……………………………………………………….……………………………… 67
2.2 Employee Care……………………………………………………………………………………………………………. 67
2.2.A Penanganan Covid 19………………………………………………………………………..………………….. 74
2.2.B Penanganan Bencana Alam………………………………………………………………….……………….. 76
2.2.C Penanganan Karyawan Sakit………………………………………………………………..………………..
2.2.D Penanggulangan Kecelakaan Kerja………………………………………………………..………………
2.2.E Penanganan Karyawan Meninggal Dunia……………………………………………………………….
2.3 Employee Event………………………………………….……………………………………………………………….

2.3.A Pelaksanaan Vaksin……………………………………..……………………………………………………….. 76
2.3.B Sosialisasi Event (HOP, Asuransi Comersial, Peluncuran Buku, dll)…………………….….. 77
2.3.C Outing Store……………………………………………………………………………..……………………........ 77
2.4 Employee Facility…………………………………………………………………………………..…………………… 79
2.4.A Pelaksanaan Hai Bussiness……………………………………………………………………………………. 79
2.4.B Pelaksanaan Opex Project…………………………………………………………………………………….. 80
2.5 Employee Community………………………………………………………………………………………………… 82
CHAPTER 3:
People Development…………………………………………………………………………………………………………………… 83
KPI (Measurement Process)……………………………………………………………………………………………………… 84
3.1 Coaching dan Counseling……………………………………………………………………………………………. 85
3.1.A Pengertian Coaching…………………………………………………………………………………………….. 85
3.1.B Pengertian Counseling…………………………………………………………………………………………… 85
3.1.C Fungsi Coaching dan Counseling………….………………………………………………………………… 85
3.1.D Teknik Terbaik untuk Coaching dan Counseling……………………………………………......... 85
3.2 Trainer………………………..………………………………………………………………………………………………. 90
3.2.A Training Activities………………………..……………………………………………………………………….. 90
3.2.B Fasilitator Training…………………………………………….………………………………………………….. 91
3.3 Individual Development Plan (IDP)………………………………………………..………………………….. 93
3.3.A Jenis Individual Development Plan (IDP)……………………………………………………..………… 93
3.3.B Petunjuk Pengisian……………………………………..………………………………………………………… 94
3.3.C Panduan Input IDP untuk Setiap Metode Pengembangan…………………..…………......... 96
3.3.D Petunjuk Approve Individual Development Plan (IDP) – Employee……………..………… 108
3.3.E Individual Development Plan (IDP) Assessment……..……………………………………………… 111
3.3.F Panduan Input IDP untuk Setiap Metode Pengembangan……………………..………......... 113
3.4 Leadership Development Program (LDP)……………………………………..……………………………. 125
3.4.A Definisi LDP………………………………………….……………………………………………………………….. 125
3.4.B Program Guidline…………………………………………………………………………………………………. 125
3.5 Talent Management…………………………………………………………………………………………………… 128
3.5.A People Mapping……………………………………………………………………………………………………. 128
3.5.B Human Asset Value……………………………………………………………………………………………….. 129
3.5.C Succession Planning Activity………………………………………………………………………………….. 131
3.5.D Peran HCBP…………………………………………………………………………………………………………… 132
3.5.E Peran HC Operation………………………………………………………………………………………………. 132
3.5.F Peran Talent Management……………………………………………………………………………………. 133
CHAPTER 4:
Industrial Relations…………………………………………………………………………………………………..…………………. 134
KPI (Measurement Process)……………………………………………………………………………………………………… 135
4.1 Handling Case Store & DC…………………………………………………………………………………………… 136
4.2 Litigasi Proses……………………………………………………………………………………………………………… 137
4.2.A Hubungan Indutrial……………………………………………………………………………………………….. 137
4.2.B Perselisihan Hubungan Industrial………………………………………………………………………….. 137
4.2.C Tata Cara Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial…………………………………….. 138
4.2.D Kasasi…………………………………………………….……………………………………………………………… 141
4.2.E Salinan Putusan MA……………………………………………………………….……………………………… 142
4.3 Wajib Lapor Tenaga Kerja………………………………………………………………………….……………….. 143

#Chapter 1:
RECRUITMENT

1

KPI (measurement proses)

• Pengelolaan data base kandidat yang rapi dan memenuhi kebutuhan pemenuhan ERF.
• Pemenuhan SLA recruitment sesuai standar dept Recruitment

2

1.1 EMPLOYEE REQUEST

1.1.A Employee Request (Untuk Store Existing)

a. PIC yang mengajukan kebutuhan karyawan baru adalah User dengan minimum
level Managerial.

b. Pengajuan penggantian/penambahan kebutuhan karyawan baru dilakukan
berdasarkan MPP terbaru atau Struktur Organisasi dari Organization & Career
Management Dept.

Langkah – Langkah:
1. User mengajukan kebutuhan karyawan baru kepada HC Representative

(penambahan MPP/penggantian)
2. HC Representative melakukan review atau pengecekan MPP Ideal

People Pro – Core – Organization and Job Design – MPP Transaction –
Planning Realization – Filter sesuai store yang dibutuhkan – Cek apakah MPP
vacant tersedia pada kolom “Variance”.
3. MPP Variance tersedia → HC Representative berkoordinasi dgn User untuk
penginputan Employee Request Form pada People Pro User
4. MPP Variance tidak tersedia → HC Representative menginformasikan kepada
User atas ketidaktersediaan slot. Jika User tetap ingin mengajukan
penambahan, User dapat mengajukan penyesuaian MPP Ideal melalui OD
Tools.

◆ Kolom PLANNING: Total MPP Ideal untuk posisi jabatan tersebut.

◆ Kolom CURRENT HEADCOUNT: Jumlah MPP existing saat ini.

◆ Kolom OUTSTANDING: Data perpindahan MPP (PCN Mutasi/EMS

Mutasi) yang belum terposting.

◆ Kolom VARIANCE: Slot MPP kosong yang tersedia.

3

1.1.B Syarat Pengajuan ERF

a. AHI
Untuk perekrutan karyawan baru level staff dapat dilakukan dengan catatan jika

produktifitas store minimal 50juta rupiah/person (dilihat dari pencapaian Sales
pada bulan sebelumnya).
b. HCI GROUP

MCP IMPACT FUNCTION JOB TITLE
OPERATION
Posisi strategis yang memiliki dampak Operational Sustainability LP, ICO, Cashier, Designer, Asst.Installation & Service Operation Manager, Install
tinggi & dampak langsung terhadap Revenue Generator SPV, Install Staff, Driver, Service Operation Coordinator, Service Operation Staff
strategi bisnis dan keberlangsungan
Sales, Store Supervisor, Store Leader, ASM, DSM, SM, AM
bisnis. Pet Kingdom → Store Staff, Pet Trainer, Pet Shop Leader, Pet Treatment, Site

Service, DOM, OM, AM

Job Position Replacement Additional MPP MPP Ideal ERF Process
MCP √ - √ ERF dapat diproses lebih lanjut
- √ - Review oleh HCBP dan proses menggunakan memo
NON MCP √ - √ Review oleh HCBP dan proses menggunakan memo

1.1.C Flow Pengisian ERF Di People Pro

People Pro → Management Self Service → Workforce Administration →
Employee Request
1) Klik New
2) Jobtitle: Isikan dengan jobtitle code/name yang dibutuhkan (list jobtitle

code/name dapat dilihat pada menu Matrix Employee HC Plus).
3) Create Date: Tanggal pengisian ERF
4) Required Date: Tanggal MPP diharapkan sudah bergabung
5) Reason: Pilih sesuai dengan alasan permintaan kebutuhan

✓ Additional untuk penambahan MPP.
✓ Replacement untuk penggantian MPP karena adanya karyawan

mutasi/mengundurkan diri/habis kontrak.

• Untuk pilihan reason Replacement diisikan data karyawan yang
digantikan:
o Employee Replace = isikan nama & NIP karyawan
mutasi/mengundurkan diri/habis kontrak.
o Replaced Caused by = pilih alasan penggantian karyawan
(Rotasi/Replacement Temporer/Terminasi)

✓ Temporary untuk penambahan MPP sementara
6) Total Need: Isi dengan jumlah permintaan karyawan.

4

7) Description: Isi dengan lengkap alasan permintaan karyawan baru
8) Pada kolom SUBJECT isikan dengan data-data permintaan karyawan baru yang

dibutuhkan.
✓ Organization: Isi dengan Organization code/name yang dibutuhkan (list

Organization code/name dapat dilihat pada menu Matrix
Employee HC Plus).
✓ Job Level: Pilih sesuai dengan jabatan yang dituju
1A : Level NonStaff seperti Asst to Driver (Kenek/Co Driver) dan
Office Boy
1B : Level NonStaff seperti Driver (SIM A)
1C : Level NonStaff seperti Driver (SIM B1)
2A : Level Staff (Sales Executive, Advisor, Cashier, Receiving/Logistic
Staff, CS)
2B : Level Senior Staff
2C : Level Supervisor (Store SPV, SPV Support, Sales Lead)
2D : Level Senior Supervisor
✓ Location: Pilih sesuai lokasi store masing-masing
✓ Company: Pilih sesuai company yang dituju
✓ Klik tombol Calculate MPP pada pojok kanan (jika MPP vacant tersedia maka
akan muncul nilai variance yang tersedia).

5

9) Pada kolom JOB SPESIFICATION klik Add – Spesification pilih LPT01
(None/Existing)

10) Klik SAVE (pojok kiri atas) → ERF sudah tercreate dan siap dimintakan approval
by system.

1.1.D Approval Employee Request Form (ERF)

COMPANY INPUT APPROVER

LEVEL 1 LEVEL 2

INFORMA Store Manager Area Manager Operation HCBP

ACE HARDWARE Store Manager Area Manager Operation HCBP

TOYS KINGDOM Store Manager Area Manager Operation Senior Operation Manager

FBI GROUP Area Manager Regional Manager Operation Operation Director

SELMA Store Manager Operation General Manager HCBP

TPK Area Manager Sales Director Managing Director

a. Status ERF

• OPEN: Form ERF sudah di submit oleh User, namun belum
disetujui oleh Approver.

• INPROGRESS: Form ERF sudah disetujui oleh sebagian Approver.

• APPROVED: Form ERF sudah disetujui oleh semua Approver. SLA Date

pemenuhan MPP sudah mulai dihitung sejak Approved

terakhir melakukan approve by system.

• SELECTION PROCESS: Sebagian kebutuhan yang dicantumkan pada ERF

(Total Need) sudah dipenuhi. Misalnya Total Need

MPP 2 dan sudah dipenuhi 1.

• CANCELED: Permintaan ERF telah diproses pembatalan (diajukan ke HC

Area melalui email informasi pembatalan dari User).

• CLOSED: Permintaan MPP melalui ERF sudah selesai dipenuhi (karyawan

joined).

• REJECTED: Permintaan MPP ditolak pengajuannya oleh Approved.

6

1.1.E Service Level Agreement (SLA) ERF

a. Pengertian SLA
SLA adalah kesepakatan, komitmen atau batas waktu pemenuhan perekrutan

karyawan baru yang diajukan oleh User. SLA dihitung mulai dari ERF yang telah di
ajukan User telah disetujui oleh Approver terakhir.
b. Batas Waktu SLA Recruitment

• Level 1 – 2B (All BU): 1 bulan sejak ERF dilakukan approve oleh
Approved terakhir (untuk posisi Teknisi Staff
dihitung 2 bulan sejak ERF dilakukan approve).

• Level 2C keatas (All BU): 2 bulan sejak ERF dilakukan approve oleh
Approved terakhir.

7

1.2 SOURCING

1.2.A Pencarian Kandidat

a. Sourcing Kandidat bisa dilakukan dengan cara:
✓ Job Fair
✓ Menyebar Flyer secara online maupun offline
✓ Bekerja sama dengan sekolah/kampus/disnaker setempat/hijact

b. Flyer/Iklan Lowongan Kerja:
✓ Jadwal pembuatan iklan
• HC Rep membuat QR Code WII Event di Erec.
• Mengirimkan format permintaan pembuatan iklan lowongan kerja kepada
Team Branding setiap hari SELASA dan KAMIS di setiap minggunya.
• Request pembuatan iklan dapat diajukan minimal H-7 dari periode WII.
✓ Waktu pembuatan iklan
• 1-2 hari
• HC Rep diminta mengatur time table dari pembuatan iklan sampai posting
di IG dengan jadwal WII event nya.

c. Jadwal posting iklan di lowongan kerja kawan lama retail:
✓ 09.00 – 19.00 WIB (Hari yang sama) Ketika pembuatan iklan selesai SEBELUM
pukul 19.00 WIB.
✓ 09.00 – 19.00 WIB (Hari berikutnya) Ketika pembuatan iklan selesai SESUDAH
pukul 19.00 WIB.

1.2.B Prosedur pengiriman format

Kirimkan format yang sudah diisi & attachment QR CODE ke email
venessa.fulvia@kawanlamaretail dengan subject: "PERMINTAAN PEMBUATAN IKLAN
LOKER – BU – LOKASI STORE – NAMA HC REP/AREA YANG REQUEST"

Jika pembuatan iklan sudah selesai maka soft file akan dikirimkan kembali melalui
email/whatsapp HC yang melakukan request untuk selanjutnya disebarkan.

8

1.2.C Contoh Format Konten Pembuatan Iklan Rekrutmen

Untuk keperluan: New Store, New City Magelang, Jawa Tengah
Bisnis unit: KLG (ACE, INFORMA)
Lokasi: Magelang, Jawa Tengah
Waktu/periode walk in event: 3 – 15 Januari 2022

Posisi:
SUPERVISOR SALES (home improvment & furniture)
SALES ADVISOR
CASHIER
INVENTORY CONTROL (SAP SYSTEM)
TECHNIC OFFICER (sipil, elektro, listrik)

Langkah melamar:
contoh:

• Masuk ke link: biodata.karirkawanlama.com
• Klik "Registrasi" lalu isi data diri
• Cek email (inbox/spam) untuk verifikasi
• Scan QR Code pada iklan ini atau ketik link: tinyurl.com/KLG-MAGELANG
• Klik "Details" pada posisi yang ingin dilamar (pilih 1 posisi dan

disesuaikan dengan kualifikasinya)
• Klik "Apply"
• Kerjakan bagian "Assessment Test" - WAJIB
• Lengkapi data diri Anda pada menu "Profile" - "Edit Complete Profile"

Data yang diproses adalah data yang diisi dengan lengkap (cantumkan
nomor WA)
• Selamat! Anda sudah terdaftar dalam database kami dan akan kami
hubungi jika memenuhi standar seleksi.

Bitly:
tinyurl.com/KLG-MAGELANG

QR CODE:
Terlampir pada attachment

9

1.2.D E-Rec for Sourcing and Hiring

a. Pengertian E-Rec
E-recruitment adalah online platform Kawan Lama Group yang digunakan

rekruter untuk memasang lowongan perkerjaan dan kandidat untuk melamar
pada lowongan perkerjaan yang dibuka.
b. 2 jenis laman E-recruitment:

• E-recruitment untuk kandidat, dapat diakses melalui link berikut:
https://biodata.karirkawanlama.com/

• E-recruitment untuk recruter, dapat diakses melalui link berikut:
https://biodata.karirkawanlama.com/Recruiter/Login

c. Panduan E-Recruitment (FOR RECRUITER)
i. Login
1. Akses website e-recruitment dengan link:
https://biodata.karirkawanlama.com/Recruiter/login
2. Login dengan memasukkan:
ID: (NIP Anda)
Password: (sesuaikan dengan password HC Plus)
ii. Create Job Vacancy
1. Masuk menu “Vacancy”, pilih “Master”.
2. Klik “Add New” untuk menambahkan Job Vacancy.
3. Isi detail dari Job Vacancy yang akan dibuat.
4. Untuk edit iklan lowongan pekerjaan yang sudah dibuat, dapat klik
tombol “Edit” pada list lowongan pekerjaan yang ada.
iii. Create WII Event
1. Masuk menu “Walk in Interview”, pilih “Walk in Event Master”.
2. Klik tombol “Create New”.
3. Isi detail WII Event.
4. Untuk menambahkan lowongan pekerjaan pada WII Event, klik tombol
“Detail”.
5. Klik tombol “+Add Vacancy” untuk memilih lowongan kerja.
6. Search job vacancy ditandai. Pilih Assessment Template sesuai dengan Job
Levelnya. Isi Notes, kemudian klik tombol “Submit”.
iv. Pilih Assessment Template sesuai dengan lowongan pekerjaan:
1. Basic External: untuk lowongan dengan job level 1-2B.
2. Candidate Test: untuk lowongan dengan job level 2C up dan trainee
program selain MT.
3. MT: khusus untuk lowongan Management Trainee.
4. Untuk template lain, dapat diabaikan saja.

10

5. Untuk level Section Up yang membutuhkan Assessment lanjutan, dapat
mengajukan ke team Assessment melalui HC Plus.

6. Untuk melihat QR code dari WII event silakan klik button.
7. Untuk copy QR code, dapat dilakukan dengan cara Klik kanan pada QR

code lalu pilih Save As.
8. QR code dan Walk in Event Link (link dapat disederhanakan/disingkat

melalui web bit.ly atau tiny.cc) dapat ditampilkan saat membuat
Flyers/iklan WII.
v. Melihat Data Diri Kandidat
1. Masuk menu “Job Application”.
2. Isi detail kata kunci pencarian, klik tomblo “Search”.
3. Klik tombol “Detail” untuk melihat data pelamar.
4. Klik “View Profile of this application” untuk melihat data diri kandidat,
tombol “Download” digunakan untuk mengunduh data diri kandidat
berupa file Pdf.
5. Jika tidak muncul data, dapat klik tombol “Update to latest”.
6. Untuk mengisi notes pada data diri, Anda dapat klik tombol [edit]. Notes
ini berisi catatan-catatan khusus saat interview.
vi. Invite Interview HRD
1. Menu ini digunakan untuk mengirimkan undangan interview awal kepada
kandidat yang lolos pada tahap selesi administrasi dan test online.
2. Langkah sama seperti langkah “Change Status”.
3. Untuk Status pilih, “Interview Process”.
4. Isi detail interview.
5. Employee ID diisi dengan Nama & NIP interviewer. Appraisal Form
Template disesuaikan dengan job level yang akan dituju kandidat.
6. Jika sudah selesai, klik button “Submit”.
vii. Assign User to Interview
1. Masuk menu “Job Application”, lalu search kandidat.
2. Klik button “Detail”.
3. Scroll sampai section Interview, klik button “Add Interview”.
4. Isi detail Interview, lalu klik “Submit”.
viii. Manage Interview
1. Menu ini digunakan untuk melihat respon dari kandidat yang kita undang
untuk interview.
2. Masuk menu “Interview”, pilih “Manage Interview”.

11

Status:
1. Unconfirmed: kandidat belum memberikan respon kehadiran.
2. Confirmed: kandidat memberikan respon “accept”.
3. Reject: kandidat memberikan respon “reject”.
4. Rescedule: kandidat tidak dapat hadir sesuai jadwal yang ditentukan dan

mengajikan reschedule. Recruiter dapat mengatur jadwal ulang dengan klik
tombol “reschedule” yang berwarna biru tua.
ix. Mengisi Form Interview
1. Masuk ke menu “Interview”, pilih sub menu “Interview”.
2. Masukkan nama kandidat di kolom “Search”, pilih “Search by: Candidate

Name”, kemudian klik tombol “Search”.
3. Klik tombol “Detail” untuk mengisi Form Interview.
4. Isi hasil interview, “Strong points”, “Points to develop” dan

“QuestionText”.
5. Kolom “Remarks” dapat diisi dengan catatak khusus mengenai poin-poin

dalam “QuestionText”.
6. Isi hasil interview dengan memilih pada kolom “Result”, kemudian klik

tombol submit.
x. Mengubah Job Vacancy Candidate

1. Menu ini digunakan saat hasil interview kandidat belum sesuai dengan
posisi yang dilamar, namun masih memungkinkan untuk diproses pada
posisi lain.

2. Masuk menu “Job Application”, lalu search kandidat.
3. Klik button “Detail”.
4. Scroll sampai section Proposed Vacancies, klik button “Change Vacancy”.
5. Pilih vacancy yang akan dipropose, isi notes, jika sudah selesai klik

“Submit”.
xi. Waiting Profile Completion

1. Status ini digunakan saat kandidat sudah akan join dan digunakan untuk
kandidat melengkapi data diri dan upload kelengkapan data yang
diperlukan.

2. Masuk ke menu “Job Application”, search kandidat yang akan diproses,
klik “Change Status”.

3. Ubah status ke “Waiting Profile Completion”.
4. Tic dokumen yang perlu dilengkapi oleh kandidat sebagai persyaratan

karyawan baru Kawan Lama Group.
5. Klik “Submit” juka sudah selesai, kandidat akan mendapatkan email

notifikasi untuk melengkapi data.

12

6. Saat kandidat sudah upload scan kelengkapan data dan melengkapi
profile diri, rekruiter dapat cek melalui menu “Candidate”, search
kandidat tsb, klik “Detail”.

7. Recruiter dapat melakukan validasi dokumen dengan cara view scan
dokumen yang sudah diupload.

xii. Posting to Employee (dari E-recruitment ke People Pro)
1. Menu ini digunakan untuk meng-export data kandidat ke People Pro
untuk selanjutnya diproses penginputan NIP di People Pro.
2. Masuk menu “Job Application”, view this profile, klik “Update to latest”.
3. Change status kandidat menjadi “Ready to Posting”.
4. Masuk menu “Posting Data”.
5. Select request number (Nomor ERF yang sudah dibuat user malalui
PeoplePro).
6. Tandai kandidat yang akan di posting, lalu klik button “Posting”.
7. Login ke PeoplePro, masuk ke menu Core > Recruitement > Offering,
proses pengisian seperti biasanya sampai dengan menu Hiring.

13

1.3 HIRING

1.3.A Pemberkasan Kandidat Saat Tanda Tangan Kontrak

✓ Dokumen yang wajib di bawa saat Tanda Tangan Kontrak adalah:
1. Cv Lengkap
2. KTP (fotocopy)
3. KK (fotocopy)
4. NPWP (fotocopy)
5. No Rekening BCA (fotocopy)
6. Ijazah Pendidikan Terakhir (fotocopy), Aslinya di perlihatkan
7. Paklaring (fotocopy), Aslinya di perlihatkan
8. SKCK asli
9. Surat Sehat asli
10. Hasil antigen
11. Sertifikat Vaksin Lengkap (fotocopy)
12. Pas photo latar biru ukuran 3x4 (2 pc)

1.3.B Offering and Hiring at People Pro (proses submit data karyawan baru
hingga keluar NIK)

a. Offering: Proses data karyawan sesuai dengan kontrak kerjanya.
✓ Proses yang harus dilakukan dalam Offering:
1. Masuk ke PeoplePro menu MSS - Core – Recruitment – Offering.

14

2. Klik NEW – Candidate – Klik titik-titik dalam kolom kandidat
3. Pilih Nama Kandidat yang akan diproses
4. Pilih Job Level sesuai Job Title

15

1A Office Boy, Cleaning Service, Asst to driver, Parkir Attendant
1B Driver Sim A (RETAIL & Industrial)
1C Driver Sim B1 (RETAIL & Industrial)
1D Driver Sim B1 Umum (RETAIL & Industrial)
1E Driver Sim B2 (RETAIL & Industrial)
1F Parking Coordinator
2A Advisor, Sales Executive, Cashier, Customer Service Staff, Logistic

Staff, Receiving Staff, Installation Staff, Service Operation Staff, Loss
Prevention Staff, Store Administrasion Staff, Sales Counter Staff
Material Control Staff, Chatime Staff, Barista, Store Staff, Gindaco
Crew, Cupbob Crew, Finance & Accounting Staff
2B Fleet Management Staff, Driver Management & Pod Staff, Technic
Staff, Area Sales Promotion Representative (ASPR)
2C Store Supervisor, Sales Lead (LIVE Streaming), Customer Service
Supervisor, Internal Control Operation, Asst Store Manager,
Installation Supervisor, Sales Project, Sales Consultant, Designer,
Visual Merchandiser (AREA), Sales Representative
2D Asst. Store Manager (selma), Store Manager (FBI)
5. Pilih Employment Type sesuai kontrak

16

P0 : Magang 3 bulan Memiliki paklaring min 1 tahun atau min pendidikan
D3

P0 : Magang 6 bulan Tidak memiliki paklaring atau fresh graduated

P1 : K1-6 bulan Digunakan oleh Bisnis Unit Industrial (kondisional)

P1 : K1-1 Tahun Digunakan BU Industrial (Kondisional), Kandidat
Retail min level 2C

P1: K1-1 Tahun Elite Digunakan BU PT. Solusi Layanan Terpadu

FBI Part Time Daily Worker PT. Foods Beverages Indonesia

6. Salary Template pilih sesuai kebutuhan

Driver kenek Untuk Job Title Driver dan Kenek

Retail Untuk Job Title all bisnis unit retail (include SLT)

FBI Part Time Untuk Job Title part time FBI

Industri Untuk all bisnis unit industrial

17

7. Offering Date, Start Date, Joint Date adalah tanggal sesuai kontrak kerja
dimulai.

8. Salary sesuaikan dengan kontrak kerja (khusus untuk FBI Part Time dan
Konsinyasi IE tidak perlu diinput)

9. jika semua sdh sesuai data, silahkan SAVE
10. Lanjutkan ke proses HIRING
b. Hiring: Proses menggabungkan ERF status approved dengan kandidat dalam
kategori READY TO POSTING di Erec
✓ Proses yang harus dilakukan dalam HIRING:
1. Masuk ke PeoplePro menu MSS - Core – Recruitment – Hiring

18

2. Klik NEW - Candidate – Klik titik-titik dalam kolom kandidat

3. Pilih Nama Kandidat yg akan diproses
4. Pilih Home Based Location sesuai kontrak kerja
5. Potential Candidat sesuai hasil interview kandidat
6. Availability – Immediately
7. Cost Center – sesuai dgn BU, bisa copas dari data karyawan existing

dengan jobtitle, lokasi dan Binis Unit yang sama.

8. Bank Account: Klik Add More, lalu Cek nomer rekening jika sudah diinput
kandidat, jika belum maka input manual
Jika input manual
• Bank: Harus selalu pilih BCA / BCA00001
• Account No: Masukkan nomer rekening BCA an. Kandidat, tdk boleh
diwakilkan
• Account Type: Pilih TABUNGAN
19

• Company Account: Pilih sesuai Bisnis Unit
• Use THR: Selalu dicentang
• Ratio – By Percent – 100.00

9. Offering salary
• Effective Date dan Decision Date harus sama dgn tgl kontrak kerja
dimulai
• Salary Template: sda poin 6 dalam offering
• Salary Item: sda. Poin 7 dalam offering

20

10. Membership
• NPWP Name akan muncul otomatis cek kesesuaian nama dgn KTP
dan fisik npwp.
• PTKP ada beberapa tipe (terlampir)

PTKP
K/0 Menikah tanpa anak
K/1 Menikah dengan tanggungan 1 anak
K/2 Menikah dengan tanggungan 2 anak
K/3 Menikah dengan tanggungan 3 anak
TK/0 Lajang / Single
TK/1 Duda dengan tanggungan 1 anak
TK/2 Duda dengan tanggungan 2 anak
TK/3 Duda dengan tanggungan 3 anak atau
lebih

Note:
Untuk Karyawan : WANITA

• Semua status wanita lajang/menikah/janda):
PTKP selalu = TK/0

21

11. Personal Data
i. Residential Address: Alamat tinggal saat ini
ii. Original Address: Alamat sesuai KTP
iii. Contact Information: Klik add dan masukkan No telepon rumah atau
HP yang aktif (utk yg primary klik centang). No telepon/HP bisa lebih
dari 1 nomer.
iv. Email: Klik Add lalu centang primary
v. Family Klik Add, utk relationship sesuaikan dengan data di kartu
keluarga

vi. Identity Card: Pastikan No KTP dan Kartu Keluarga terinput dan sesuai
vii. Emergency Contact: Wajib mencantumkan keluarga yang bisa

dihubungi

22

12. Education: di bagian Formal Education pastikan last education tercentang
untuk pendidikan terakhirnya

13. Job Experience: Cross check data dengan paklaring, jika tidak ada tidak
perlu diinput

14. Candidate Photo: Pastikan latar belakang photo kandidat berlatar
belakang biru

NOTE:
✓ Jika data sudah valid, klik save dan data kandidat display di menu hiring.
✓ Jika data sudah di save masih dapat di edit jika ada revisi.
✓ Jika sudah fix maka data kandidat dapat di posting untuk mendapat kan NIK
karyawan.

1.3.C Flow Alur Kerja KLG

23

1.3.D Matrix Salary Retail

24

1.4 NEW EMPLOYEE MAINTENANCE

1.4.A Cara Pendaftaran Absen Finger New Comer

a) HCI Group (Informa, Selma, Susen, Eyesoul, Pet Kingdom)
1. Karyawan melakukan download aplikasi mobile absence melalui link apk
2. Log in menggunakan NIP dan Password HC Plus
3. Untuk karyawan mobile antar store seperti VM, Teknisi, Area Manager dapat
diajukan akses mobile absensi dengan cara diajukan oleh Area Manager yang
mengcover Area tsb kepada Dept Customer Solution (Pic Levi Yolanza)
melalui email.

b) AHI & TGI
1. Karyawan di daftarkan absensi pada mesin finger oleh HC Representative
2. HC Representative menginput NIP karyawan baru pada program Time
Attandance Admin atau Attandance Management
3. HC Representative/PIC store melakukan penarikan data absensi setiap hari
agar data absensi dapat terintegrasi dgn People Pro
Untuk data kehadiran akan naik ke system People Pro H+1 sejak absensi
dilakukan penarikan, dan data mangkir akan naik ke system People Pro H+2
sejak ketidakhadiran.

c) FBI (CHATIME, GINDACO, CUPBOP)
1. Karyawan di daftarkan absensi pada program Finger Net/mini finger oleh HC
Representative
2. Langkah – langkah :
a. Log in ke Finger Net
b. Klik REG – input NIP yang akan di daftarkan – daftarkan sidik jari
karyawan (1 jari yang sama)
c. Masukkan alamat email karyawan untuk dikirimkan email notifikasi
absensi pada kolom cc
d. Klik tanda panah hijau

Cara setting NIP karyawan yang mengandung huruf
NIP ELITE (E00001, E00002, ... dst)→ di isi 99+NIP (huruf E diganti dengan 99)
Chatime Partimer (P00001, P00002, ... dst) → di isi 77+NIP (huruf P0 diganti dengan

77)

25

1.4.B Seragam

1. Seragam New Comer

a. New comer menggunakan kemeja putih polos, celana bahan hitam, sepatu

hitam sesuai Standard Penampilan Berseragam Business Unit masing-masing.

b. Karyawan LP new comer menggunakan kemeja batik lengan pendek dan

celana bahan hitam.

c. Karyawan diberikan seragam sesuai dengan jabatan setelah melewati masa

kerja 3 bulan.

2. Khusus HCI

a. Karyawan baru join di bulan Ke-1 akan mendapatkan “Seragam Layak Pakai”

ex karyawan Informa yang sudah resign

b. Pemberian seragam yg baru akan diberikan di bulan ke-2 setelah karyawan

join

c. Tidak ada penerapan denda/penalty jika karyawan resign tidak

mengembalikan seragam karena merupakan fasilitas dari atribut seragam.

Namun bisa ditekankan saat recruitment HC Reps dapat menginformasikan

kembali ke karyawan atas tata tertib/regulasi terkait resign.

3. Khusus Chatime Partimer

a. Karyawan mengenakan kaos hitam polos (tidak bergambar)

b. Celana jeans biru dongker

c. Sepatu kets/sneakers (warna bebas, tidak mencolok)

d. Hijab & manset: ZOYA warna abu/grey

4. Panduan Pemesanan Seragam Melalui Aplikasi K2

a. Login (https://k2apps.klgsys.com)

Username : KLGROUP\NIP.NAMA DEPAN

Password : 3 angka terakhir NIP + 3 huruf nama depan

b. Klik tanda yang ada di pojok kiri atas.

c. Pilih List Application → Support Request → Transaction-Create New

d. Isi no Avaya store/no HP HC Representative

e. Category : pilih GA – General Affair

f. Company Allocation : pilih sesuai PT masing-masing

g. Site Allocation : pilih sesuai site tujuan/kebutuhan seragam

h. Department Allocation : pilih sesuai store tujuan/kebutuhan seragam

i. Request Type : pilih GA - Request

j. Need by Date : isi dengan tanggal kebutuhan seragam diterima

k. Case : isi dengan tujuan pemesanan seragam

26

l. Request Item – Add New

✓ Item Category : GA – Request – Permintaan Barang: Uniform

✓ Description : isi dengan kode article seragam yang dipesan

✓ Qty : isi dengan jumlah pesanan seragam

✓ Date : isi dengan tanggal kebutuhan penerimaan seragam

m. Klik Submit

Note: Item di input satu persatu. Untuk kebutuhan item lainnya dapat

mengulangi langkah diatas.

n. Attachment (optional)

*Biasanya, attachment berisi:

Excel rekap kebutuhan seragam, terutama jika pesan untuk lebih dari 1

store dan minta untuk kirim ke masing-masing site (rekap

ukuran/kebutuhan masing2 store).

o. Follow up ke superior untuk melakukan approval Helpdesk tersebut.

5. Cek Progress Pemesanan Seragam Melalui Aplikasi K2

a. Login (https://k2apps.klgsys.com)

Username : KLGROUP\NIP.NAMA DEPAN

Password : 3 angka terakhir NIP + 3 huruf nama depan

b. Klik tanda yang ada di pojok kiri atas

c. Pilih List Application – Support Request – List-Document

d. Pencarian bisa dengan cara Setting Request Date sesuai tanggal pemesanan

atau input no Helpdesk pada kolom Request No.

e. Klik Display

f. Double klik pada Helpdesk yang ingin di cek

g. Cek progress di kolom History

27

h. Estimasi kedatangan seragam dapat dilihat pada kolom Header Detail
(dibawah ATTACHMENT)

1.4.C Orientasi Training for New Comer

1. Orientasi training diberikan agar karyawan baru mendapat informasi terkait
lingkungan kerja, dan ketentuan perusahaan yang berlaku.

2. Orientasi training diberikan kepada karyawan baru paling lambat 1 bulan setelah
karyawan bergabung di perusahaan

3. Materi training yang diberikan adalah:
✓ Company Profile KLG
✓ Corporate Regulation KLG
• Rule Regulation
• HC Plus
• People Pro
• Standar Penampilan
• Etika Beremail & Telepon
• Keselamatan & Kesehatan Kerja

4. STC New Comer
✓ Langkah-langkah proses Training Karyawan baru store Existing adalah sebagai
berikut:
a. Store menyiapkan team buddy/lokal trainer dan membuat matrix
pembelajaran.
b. Menyiapkan Form-form yang menunjang kegiatan pembelajaran
karyawan baru, seperti:
2 1. Form STC
2.2. Form PKTG
2.3. Form Training Attanance (digunakan untuk absensi Ketika
Orientasi Training dan training lainnya serta audit)
c. Di Orientasi Training. Batas maksimal karyawan wajib di OT adalah 1
bulan dari awal gabung

28

d. Ketika di OT, karyawan di berikan Form STC dan Form PKTG sebagai
panduanpembelajaran PK dan Prosedure.
✓ Pembelajaran PK dalam satu hari:
• Pk Non technical: 20 item setiap hari (kecuali week end, fokus
ke sales).
• PK Technical: 10 item setiap hari (kecuali week end, fokus ke
sales).

e. Di berikan link KLA Mobile untuk di pelajari.
f. Diberikan test Orientasi dan Tes Sertifikasi. dengan rincian adalah:

✓ Minggu 1 adalah Tes Orientasi
• Minggu ke 2 dan Minggu ke 3 test Sertifikasi
• Minggu ke 4 Test Ulang All Materi

g. Batas maksimal karyawan di tes adalah 1 bulan dari awal gabung. Data
nilai test ini adalah untuk mereview pembelajaran selama masa training
di satu bulan pertamadalam masa probation/magang.

h. Setelah satu bulan, Form STC dan Form PKTG, karyawan wajib
mengembalikan kembali Form STC dan Form PKTG ke HC Rep, dan di
simpan oleh Bapak/Ibu HC Rep untuk keperluan audit. (Semua kolom di
Form STC dan Form PKTG wajib diisi).

i. Team Buddy/lokal trainer yang ditunjuk, wajib memberikan penilaian
terhadap karyawan baru melalui Form on The Job Evaluation dan
diserahkan kembali ke Bapak/Ibu Hc Rep (setelah selesai diisi).

5. Cara Membuka Kla
✓ Install aplikasi colibri di HP masing-masing karyawan.
✓ Jika melalui intranet store menggunakan alamat web:
http://klamobile.klgsys.com
✓ Masukkan NIK Karyawan dan Password yang sama dgn password hcplus
✓ Pilih Course
✓ Pilih menu yang akan dipelajari
✓ Menu course yg dipelajari akan tercentang update H+1 sebagai tanda sudah
dipelajari

1.4.D EDMS (Employee Document Management System)

A. Upload Dokumen
1.Buka HC Plus – MSS – Personil – Employee Document Management System
Employee Document Management System Upload.
2.Klik button Upload New Attachment, kemudian tampil halaman master file type
untuk menunjukkan daftar kategori dokumen yang dapat digunakan untuk

29

penamaan dokumen yang akan di upload.
✓ Berikut format penamaan file untuk di upload:
NIP_SubDocType_FileName (Contoh: 143999_KTP_KTPAde)

3.Klik button Continue Upload, lalu upload dokumen yang sudah discan dengan
format file PDF (Jumlah file yang dapat di upload secara maksimal adalah 50 file
dokumen)

4.Setelah file berhasil di upload, klik button Close.
B. Dokumen yg wajib ada:

− Surat Perjanjian Kerja / PKWT
− KTP
− NPWP + cek ereg
− KK
− Fotokopi Rekening BCA
− Paklaring / Ijazah (khusus untuk emp type P0: Magang 3 Bulan / jabatan

tertentu di Elite)
− SIM (untuk driver Elite)
C. Edit/Revisi Upload Dokumen:

Setelah melakukan upload, user masih dapat melakukan revisi jenis dokumen
yang akan di posting. Pada tahap ini maka dokumen yang sebelumnya di upload,
otomatis digantikan dengan dokumen revisi. Berikut langkah-langkah untuk
melakukan edit / revisi upload dokumen:

1. Klik button Employee ID yang akan di edit
2. Klik button Edit
3. Upload dokumen dan isi bagian Notes, lalu klik button Save
D. Posting Dokumen Kekaryawanan:
1. Buka HC Plus – MSS – Personil – Employee Document Management System -
Employee Document Management System Posting.
2. Pilih parameter yang ada untuk melakukan pencarian nama atau NIP
karyawan yang akan diposting, lalu klik button Search.
3. Klik button Employee ID untuk menampilkan detail dari dokumen yang akan
di posting.
4. Klik button Preview untuk menampilkan isi dari dokumen yang akan
diposting, atau klik button Download untuk mengunduh dokumen yang akan
diposting.
5. Apabila dokumen sudah sesuai, maka klik button Posting. Atau klik button
Reject untuk dokumen yang kurang sesuai.

30

BATAS WAKTU UPLOAD DAN POSTING EDMS MAKSIMAL DI TANGGAL JOIN
KARYAWAN

1.4.E Cetak Nametag Karyawan

✓ Persiapan Cetak:
1. Masuk ke aplikasi HCPLUS (alamatnya: http://10.1.32.192/HCPLUS)
2. Login dengan user name & password seperti biasa
3. Masuk ke menu Personil Employee Print Name Tag
4. Silahkan filter berdasarkan company, location, organization jika perlu. Lalu
click View.
5. Click pada EmpID untuk mengedit Nick Name & Display Name
6. Akan tampil menu edit nick name & display name

Note: Nick name adalah nama Panggilan, Display Name adalah nama yang tertera di
name Tag. Silahkan sesuaikan nick & display name sesuai keperluan. Lalu klik Save.
Ulangi step ini untuk karyawan yang akan di print name tag nya.
✓ Prosedur Pencetakan

1. Click Add pada karyawan yang akan dicetak name Tag nya
2. Di pojok kanan atas akan muncul floating window (windownya bisa digeser

sesuai keperluan) yang berisi karyawan yang akan dicetak.
Keterangan:

a. List berbentuk table max 3x3 berisi karyawan yang akan di print
b. Tombol delete. Untuk menghapus karyawan yang dipilih.
c. Template yang digunakan untuk layout print
d. Top margin (batas atas) kertas template name tag. Ini sudah sesuai

dengan kertas yang diberikan oleh GA. Tetapi jika cetakannya tidak
akurat, bisa diganti sesuai kertas yang anda pakai.
e. Left margin (batas kiri) kertas. Sama dengan point 3
f. Tombol Insert Dummy. Untuk menambahkan record kosong. Digunakan
jika tidak semua bagian template akan dicetak.
g. With Photo. Jika ingin langsung mencetak photo nya dikertas. Hanya
bisa digunakan jika printer anda warna.
h. Tombol Clear. Untuk menghapus semua karyawan dari daftar print
i. Tombol Print. Untuk mencetak berdasarkan settingan yang tertampil.
3. Click ADD untuk karyawan lain nya yang akan dicetak nametagnya. Maximum
9 karyawan yang bisa dicetak sekaligus.
4. Pilih template yang akan digunakan. Misal company ACE, ada template ACE,
BICO & DRKong.

31

5. Tentukan Top Margin & Left Margin kertas nya. Pada kondisi default ini sudah
sesuai dengan kertas template yang dicetak oleh GA.
o Cara menghitung margin:
▪ Top Margin: dari bagian atas kertas, ke tanda potong yang strip
horizontal
▪ Left Margin: dari bagian kiri kertas, ke tanda potong yang strip vertikal
Note: terkadang perbedaan printer bisa membuat pencetakan bergeser.
Untuk itu coba disesuaikan left margin & top margin nya jika hasil
cetak agak bergeser.

6. Click Print untuk export ke PDF. Akan muncul window dialog untuk save
7. Pilih Save file, lalu click OK. Pilih folder tujuan yang anda mau & click Save
8. Setelah proses download selesai, buka PDF baru saja anda save.
9. Buka PDF
10. Click menu File Print

o Settingan ditest pada printer HP Laserjet 1020. Dicoba dulu & sesuaikan
jika perlu:
a. Pilih printer yang telah tersetting di PC anda.
b. Pastikan page Scalling: NONE, Matikan (uncheck) Auto Rotate
& Center dan Matikan Choos Paper source.
c. Click Page Setup. Pastikan Paper Size nya A4. Orientationnya
Portrait (kecuali Store Toys: Landscape)

11. Click OK di Window Page Setup & Click OK di Window Print untuk cetak.
12. Jika setelah di print ada pergeseran, ulangi print dari HCPLUS dan sesuaikan

Top & Left Margin nya.
13. Khusus template Toys yang landscape, saya test di HP Laserjet 1020, cara

memasukan kertas nya dibalik. Untuk printer lain, silahkan disesuaikan

32

1.5 PERALIHAN (KARYAWAN REJOIN)

1.5.A Proses Peralihan Karyawan KLG ke Elite

✓ Dapat dilakukan dengan tahapan:
1. Menunggu email dari tim Elite utk list nama karyawan yg akan dialihkan
2. Jika pengalihan atas keinginan user KLG maka harus mendapat persetujuan dari
HCBP KLG dan berkoordinasi dengan HCBP Elite
3. Proses peralihan selalu setiap tanggal 1 setiap bulannya
4. Cara penginputan NIK dapat melaihat lampiran terpisah (Judul: PANDUAN
PENGINPUTAN SISTEM KARYAWAN PERALIHAN)
5. HC melakukan REJOINT di cut off excell hcplus cut off periode karyawan joint
date

1.5.B Proses Peralihan Karyawan Elite ke KLG

✓ Dapat dilakukan dengan beberapa tahapan yakni:
1. Tes di erec seperti pelamar external di website recruitmen
2. Jika hasil tes ybs Lulus (Active File) maka SM koordinasi dengan Operastional
Elite & HCBP Elite utk proses peralihan
3. SM mengajukan email approval ke ARM
4. Email approval ARM diajukan ke HCBP KLG utk approval terminasinya
5. Jika HCBP Approved, maka SM mengajukan ERF di peoplepro
6. HC memastikan ERF approved dan melakukan terminasi karyawan di peoplepro
efektif akhir bulan
7. Kandidat tsb melakukan pemberkasan new comer di erec
8. HC melakukan sign kontrak dgn kandidat dan penyerahan dokumen serta
melakukan antigen kandidat
9. HC melakukan penginputan nik baru karyawan tsb untuk joint di cut off
berikutnya
10. HC melakukan REJOINT di cut off excell hcplus cut off periode karyawan joint
date

33

1.5.C Cara Penginputan Karyawan Rejoin

• Penginputan dilakukan oleh HCREP (store yang baru) setelah nip baru sudah ada,
dan maksimal input tanggal 9.

• Jika sudah diinput, maksimal diapprove oleh HC Area tanggal 10 setiap bulannya.
• Langkah penginputan adalah dari Menu HCPLUS:

a) Klik MSS – Payroll – Payroll Cutoff – Payroll Cutoff list
b) Cutoff Program: bulan sesuai dengan program terakhir
c) Txn Type: Rejoin
d) Klik add new
e) EmpID (Atas): Input Nip baru – klik start
f) EmpID (Bawah): Input Nip Lama – klik start
g) Klik Save

34

#Chapter 2:
PEOPLE MANAGEMENT

35

KPI (measurement proses)

• Melakukan semua daya upaya untuk mencegah Penyebaran Covid-19 dengan mempercepat
proses Vakinasi nasional, serta melakukan tracing case sebagai bentuk proses pencegahan
penyebaran C19.

• Melakukan upaya terbaik dalam penanggulangan karyawan terdampak bencana dan
musibah.

• Pengelolaan fasilitas Kerja untuk karyawan dan implementasi pengelolaan kebersihan dan
kerapihan store/DC/branch.

36

Pengertian People Management

People Management adalah semua aktivitas terkait pengelolaan data karyawan,
proses administrasi penggajian (payroll system), pengupahan (compensation and
benefit), pengelolaan kegiatan karyawan, komunitas dan fasilitas karyawan, pengelolaan
kepedulian terhadap karyawan melalui employee care (suka, duka, dan musibah) serta
pengelolaan media komunikasi internal dari perusahaan kepada karyawan.

37

2.1 PERSONNEL ADMINISTRATION

Scope Kepegawaian Tools yang digunakan
a. New Employee 1. People Pro
b. Staff Existing 2. HC Plus
c. Termination

2.1.A New Employee

Untuk karyawan yang baru bergabung, HC Rep wajib memberikan:
a. Materi training karyawan baru: HC Rep menyiapkan materi training
untuk karyawan baru.
b. Menyiapkan atribut kerja:
i. Pembagian seragam:
Pembagian stock seragam kepada new comer berdasarkan BU
• AHI
Pembagian seragam dilakukan pada saat karyawan magang
telah diperpanjang PE nya dan masuk masa kontrak K1 - 1
tahun
• HCI / FBI
Untuk BU FBI dan HCI, pembagian seragam dilakukan
setelah ttd SPK, maksimal H-1, agar mereka dapat
menggunakan seragam pada hari pertama bekerja.
Untuk memastikan kesediaan stock seragam, dilakukan
pemesanan seragam melalui aplikasi K2.
Cara Pengajuan Melalui K2:
1. Masuk melalui Aplikasi K2 https://k2apps.klgsys.com
User Name → Masukkan KLGROUP\NIP.NAMA
DEPAN
Contoh: (KLGROUP\123456.DANIEL)
2. Masukkan Password: 3 Angka Belakang NIP + 3 Huruf
Besar Nama Depan → KLIK LOGIN
Contoh: 456DAN
3. Klik workspace → list application → support request
→ transaction-create new
4. Masukkan no avaya took → klik category search →
klik search (loope) → klik general affair

38

5. Klik request type → search/loope → klik GA-request
→ input need by date

6. Di kolom case masukkan reason pengajuan seragam
7. Klik add → attachment → pilih document yang akan

diupload → klik OK
8. Klik submit
ii. Pembuatan Name Tag:
• Untuk BU AHI, HC Rep membuatkan name tag training
• Untuk BU HCI dan SLT, new comer mengumpulkan pas foto
ukuran 3x4 dengan background biru, HC Rep melakukan
print name tag menggunakan kertas template sesuai BU
• Untuk FBI, HC Rep print nama panggilan new comer dan
dimasukkan ke name tag FBI
iii. Pembagian atribut karyawan
Atribut karyawan berupa buku saku dan lap microfiber
c. Pendaftaran ke mesin finger:
i. Mesin Absensi Finger Scan / Hunno
Untuk BU AHI, TGI dan SLT - AHI, HC Rep mendaftarkan NIP dan
sidik jari new comer di mesin finger.
• Cara mendaftarkan di mesin HUNNO (Mesin Finger)

o Tekan tombol “MENU”
o HC Verify sidik jari
o Setelah terbuka, klik ‘USER MGT”
o Klik “NEW USER”
o Input NIP new comer di kolom “USER ID” Khusus

untuk SLT, huruf E pada NIP diganti dengan angka
“99”.
Contoh: “E00343”, maka menjadi “990343”
o Arahkan anak panah ke bawah, klik ‘FINGER
PRINT” untuk mendaftarkan sidik jari karyawan
o Pastikan user role nya adalah ‘NORMAL USER”
• Cara mendaftarkan di aplikasi komputer TIME
ATTENDANCE
o Masuk aplikasi “TIME ATTENDANCE ADMIN”
o Masukkan password, yaitu ‘PASSWORD”, lalu klik
tombol OK
o Masuk ke menu “ALAT”, lalu klik “PENGATURAN
INFORMASI KARYAWAN”

39

o Pada kolom “FINGER PRINT ID” dan ‘KODE
KARYAWAN”, input NIP karyawan new comer
(Khusus untuk SLT, pada “FINGER PRINT ID”,
masukkan sesuai dengan ID yang didaftarkan di
mesin finger)

o Selanjutnya isi data new comer. lalu klik “SIMPAN”
• Khusus Industrial pendaftaran finger karyawan dilakukan

oleh HC Rep/Branch Manager di store terkait melalui mesin
Hunno
ii. Aplikasi Mobile Absensi
Absensi pada BU HCI dilakukan menggunakan aplikasi MOBILE
ABSENSI, dengan cara:
• New comer diarahkan untuk download aplikasi ‘MOBILE
ABSENSI”
• Masukkan NIP new comer dan masukkan password HC Plus
(tanggal lahir dengan format DD-MM-YYYY)
• Klik tombol Check In / Check Out sesuai kebutuhan
• Scan QR code dari computer
• Lakukan foto selfie (pastikan grooming sesuai dengan
standard).
• Klik “SUBMIT”
iii. Mini Finger
Absensi dilakukan melalui alat mini finger di masing-masing
store. Caranya adalah:
• HC Rep menginformasikan NIP new comer kepada SM / PIC
• SM / PIC mendaftarkan sidik jari new comer (penjelasan
menyusul)
• Khusus untuk Part Timer, huruf P pada NIP diganti dengan
angka “77”. Contoh: “P00123”, maka menjadi “770123”
d. Input schedule
Schedule karyawan baru harus diupload pada hari pertama bekerja,
Caranya adalah:
i. Tim operasional store mengirimkan data schedule bulan
berikutnya ke HC Rep
ii. HC Rep download template/format schedule di aplikasi People
Pro.
• Masukkan NIP dan Password, klik submit

40

• Masuk menu CORE → TIME ATTENDANCE → WORK
SCHEDULE MATRIX BY EMPLOYEE → IMPORT → GET
IMPORT FORMAT

• Setting periode yang dimaksud, lalu klik tombol “SAVE”
• Setelah file XLS terdownload, maka masukkan data

schedule. Pastikan data terisi dengan benar (NIP, Nama
Karyawan, Job Title ID, Job Title, Sequence, Shift Code).
• Simpan file dengan format “XLS”
• Lalu upload data schedule dengan cara: CORE → TIME
ATTENDANCE → WORK SCHEDULE MATRIX BY EMPLOYEE
→ IMPORT → IMPORT DATA
• Pilih file yang dimaksud, lalu klik “SUBMIT”
e. Setting Approved Member
Setting Approved Member dilakukan agar karyawan baru bisa melakukan
penginputan RMR atau ESS agar bisa dilakukan approve oleh atasannya.
Setting approver member menggunakan aplikasi HC Plus. Caranya adalah:
i. Setting Approver Member menggunakan format file yang telah
ditentukan oleh HC Personalia
ii. Isi data new comer sesuai dengan format file template
iii. Input Helpdesk, dengan cara: masuk ke HCPLUS → Input NIP dan
Password, lalu submit
iv. Masuk ke menu ESS → OTHER → HELPDESK→ ADD NEW
HELPDESK
v. Ketik Judul Helpdesk
vi. Kolom TYPE, pilih DEPT. PERSONNEL ADMIN
vii. Kolom CATEGORY, pilih APPROVAL
viii. Kolom SUB CATEGORY, pilih SETTING LEAVE APPROVAL (NEW
COMER)
ix. Kolom PRIORITY, pilih MEDIUM atau HIGH (tergantung
kebutuhan)
x. Kolom DESCRIPTION, isi permohonan setting approval member
xi. Pada bagian ATTACHMENT, klik tombol “BROWSE”, pilih file
template yang sudah diisi
xii. Klik SUBMIT
f. Melengkapi data pribadi new comer di system
HC Rep melakukan upload dokumen SPK new comer dan memastikan new
comer telah mengisi data pribadi di system. Caranya adalah:

41

i. Scan SPK dan lakukan penamaan file sesuai dengan format
(NIP_SPK_Nama Lengkap New Comer).

ii. Pastikan dokumen disimpan dalam format PDF/JPG, dengan file
size max. 500KB

iii. Upload scan SPK maksimal pada hari pertama new comer masuk
iv. Cara upload: masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS >> Input NIP

dan Password, lalu submit
v. Masuk ke menu MSS → PERSONIL → EMPLOYEE DOCUMENT

MANAGEMENT SYSTEM → EMPLOYEE DOCUMENT
MANAGEMENT SYSTEM UPLOAD → UPLOAD ATTACHMENT →
CONTINUE UPLOAD. Pilih file yang akan di upload, klik SUBMIT
vi. Lalu masuk ke menu MSS → PERSONIL → EMPLOYEE
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM → EMPLOYEE DOCUMENT
MANAGEMENT SYSTEM POSTING
vii. Pilih dokumen yang akan di posting, klik tombol POSTING
g. Melakukan filling dokumen hard copy
Berkas new comer disimpan dalam plastic sheet ukuran F4. Berkas yang
disimpan hard copy adalah:
i. Surat Perjanjian Kerja
ii. Peraturan Etika Bisnis & Non Kompetisi
iii. Pernyataan Sebagai Karyawan Baru
iv. Perjanjian Kopkari
v. SKCK (asli)
vi. Surat Ket. Sehat (asli)
vii. Surat hasil tes antigen (asli)

2.1.B Staff Existing

a. Personnel Administration
i. Personal Data
• Cara untuk melihat data karyawan yang masuk dalam otorisasi
HC Rep. melalui aplikasi People Pro:
o Masuk ke aplikasi masuk ke PEOPLE PRO → Input
NIP dan Password, lalu SUBMIT
o Klik CORE → PERSONNEL MANAGEMENT →
DISPLAY PERSONNEL DATA CENTER → Klik
REFRESH atau SEARCH (masukkan nama/NIP
karyawan yang dimaksud)

42

• Cara untuk melihat data karyawan yang masuk dalam otorisasi
HC Rep. Melalui aplikasi HC Plus:
o Masuk ke aplikasi masuk ke HC PLUS → Input NIP
dan Password, lalu SUBMIT
o Klik MSS → PERSONIL → PEMBAHARUAN DATA →
LIST PEMBAHARUAN DATA → KLIK BOX (centang)
kolom By NIP → masukkan NIP karyawan yang
dimaksud

• Cara untuk melihat List Data Karyawan yang bisa di filter Per BU
atau per Lokasi, dapat dilakukan dengan cara:
o Masuk ke Masuk ke aplikasi masuk ke HC PLUS →
Input NIP dan Password, lalu submit
o Klik MSS → PERSONIL → EMPLOYEE LIST
o Setting filter sesuai kebutuhan, lalu klik VIEW

ii. Update Personal Data Karyawan/Individual Changes
HC melakukan verify pengkinian data di HC Plus untuk mengecek data
karyawan yang belum lengkap.
• Cara melakukan verify pengkinian data adalah sebagai berikut:
o Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP
dan Password, lalu SUBMIT
o Masuk ke menu MSS → PERSONIL →
PEMBAHARUAN DATA → VERIFY PENGKINIAN
DATA
o Tarik data yang belum lengkap, dan lakukan
reminder kepada karyawan
• Setelah karyawan melakukan pengkinian data, HC melakukan
posting perubahan data karyawan di People Pro, dengan cara :
o Masuk aplikasi People Pro. masukkan NIP dan
Password, klik SUBMIT
o Klik Core → Personnel Management → Posting
Personal Data Changes → Refresh → Klik Nama
Karyawan → Posting
o Lakukan pengecekan perubahan data / input data
yang dilakukan oleh karyawan.
o Jika sudah sesuai, klik tanda centang pada bagian
yang akan di posting, lalu klik save

43

iii. Employee Analysis Design
Menu Employee Analysis Design digunakan untuk melakukan sorting /
filter data karyawan sesuai dengan kebutuhan yang lebih spesifik. Caranya
adalah:
• Masuk ke aplikasi masuk ke PEOPLE PRO → Input NIP dan
Password, lalu SUBMIT
• Klik CORE → PERSONNEL MANAGEMENT → PERSONNEL
ANALYSIS DESIGN
• Masuk Menu FIELD SELECTION
• Pada kolom Categories, Klik sub menu data, pada Attributes klik
checkbox pada data yang dimaksud
• Masuk menu SEARCH CRITERIA, setting data yang dimaksud
• Klik GENERATE

iv. To Do List Personnel
Untuk melakukan pengecekan data pribadi yang perlu diperbaiki
karyawan, HC Rep dapat melakukan penarikan data To Do List dengan
cara:
• Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP dan Password,
lalu SUBMIT
• Masuk ke menu MSS → PERSONIL → TO DO LIST PERSONIL
• Klik Sub Menu sesuai dengan kebutuhan

v. Time Management
HC Melakukan hal yang berhubungan dengan absensi karyawan. Terdiri
dari beberapa macam kegiatan, yaitu:
• Upload schedule bulanan
o Tim operasional store mengirimkan data schedule
bulan berikutnya ke HC Rep
o HC Rep download template/format schedule di
aplikasi People Pro
o Masukkan NIP dan Password, klik submit
o Masuk menu CORE → TIME ATTENDANCE →
WORK SCHEDULE MATRIX BY EMPLOYEE →
IMPORT → GET IMPORT FORMAT
o Setting periode yang dimaksud, lalu klik tombol
“SAVE”
o Setelah file XLS terdownload, maka masukkan
data schedule. Pastikan data terisi dengan benar

44

(NIP, Nama Karyawan, Job Title ID, Job Title,
Sequence, Shift Code).
o Simpan file dengan format “XLS”
o Lalu upload data schedule dengan cara: CORE →
TIME ATTENDANCE → WORK SCHEDULE MATRIX
BY EMPLOYEE → IMPORT → IMPORT DATA
o Pilih file yang dimaksud, lalu klik “SUBMIT”

• Perubahan Schedule
o Perubahan schedule dilakukan oleh staff melalui
menu RMR di HC Plus
o Melakukan posting RMR, dengan cara:
▪ Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS →
Input NIP dan Password, lalu SUBMIT
▪ MSS → TIME MANAGEMENT → SHIFT →
ROSTER REQUEST ADMIN → UPDATE
STATUS

• Pengecekan absensi
HC melakukan pengecekan absensi karyawan dalam periode cut
off yang berjalan. Caranya adalah:
o Masuk ke aplikasi People Pro → Input NIP dan
Password → Submit
o Klik CORE → TIME MANAGEMENT →
ATTENDANCE ENTRY
o Setting tanggal / periode yang ingin dilakukan
pengecekan pada kolom “Period”
o Klik “Refresh” (atau “Search” jika ingin melakukan
pengecekan untuk karyawan tertentu)

• Roster Summary
HC Rep melakukan pengecekan terkait karyawan yang rosternya
belum terinput. Caranya adalah:
o Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP
dan Password, lalu SUBMIT
o MSS → TIME MANAGEMENT → TO DO LIST
MANAGEMENT → ROSTER SUMMARY
o Setting filter sesuai kebutuhan, klik VIEW

45