Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan - Edisi 2017

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PENYELIDIKAN

INSTITUT PENGURUSAN PENYELIDIKAN DAN INOVASI

EDISI 2017
Disediakan oleh :
Intitut Pengurusan Penyelidikan Dan Inovasi (IRMI)
Universiti Teknologi MARA
40450 Shah Alam

Selangor

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT
3
PRAKATA
4
KATA ALU-ALUAN TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI)
KATA ALU-ALUAN PENOLONG NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) 5

GLOSARI

BAHAGIAN A TADBIR URUS PENYELIDIKAN 6

1.0 Pengenalan 8
8
2.0 Tadbir Urus Penyelidikan 10
11
3.0 Skop Tugas Pentadbir Penyelidikan

4.0 Jadual Matriks Penyelidikan Dan Inovasi (MPI)

BAHAGIAN B PENGURUSAN PENYELIDIKAN
1.0 Pengenalan
2.0 Jawatankuasa Berkaitan 21
3.0 Pendaftaran Geran Penyelidikan 22
4.0 Pelaksanaan Projek Geran Penyelidikan 23
5.0 Pengurusan Aset Projek Penyelidikan 32
6.0 Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan dan Perbelanjaan Projek 33
36
Penyelidikan
7.0 Pembayaran Kerja Penyelidikan dan Honorarium 50
8.0 Permohonan Kelulusan Etika Penyelidikan 53
9.0 Permohonan eInternational 54
60
10.0 Pendaftaran Penerbitan di PRISMA

BAHAGIAN C GARIS PANDUAN PEMBANTU PENYELIDIK SISWAZAH (GRA),

PEMBANTU PENYELIDIK (RA) DAN SKIM KHIDMAT TENAGA

PELAJAR (SKTP)

1.0 Tujuan 62
62
2.0 Takrif 62
63
3.0 Syarat Pelantikan 63
63
4.0 Pelantikan 64
64
5.0 Pelanjutan 65
66
6.0 Kadar Bayaran dan Kelayakan Elaun

7.0 Hadir Seminar/Konferensi/Kursus

8.0 Prosedur Permohonan Pelantikan

9.0 Penamatan Perkhidmatan

10. Perkara-perkara Lain

BAHAGIAN D PEMANTAUAN PENYELIDIKAN
1.0 Tujuan
2.0 Panduan Pemantauan 70
3.0 Laporan Kemajuan Penyelidikan 70
4.0 Pelanjutan Tempoh Projek Penyelidikan 70
5.0 Laporan Akhir Projek Penyelidikan 71
6.0 Pertukaran dan Penambahan Ketua/Ahli Projek 71
7.0 Pindaan Vot 72
8.0 Pencapaian Penunjuk Prestasi Utama (KPI) 73
9.0 Penutupan/Penamatan Projek 73
10.0 Carta Alir Pemantauan 74
74

1 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

BAHAGIAN E PENGURUSAN DATA PENYELIDIKAN

1.0 Pengurusan Data MyRA 84
84
2.0 Proses Pengumpulan Data MyRA 84

3.0 Senarai Pemegang Data MyRA 89
90
PENUTUP
91
SENARAI JAWATANKUASA BUKU GARIS PANDUAN PENYELIDIKAN IRMI

LAMPIRAN

2 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

PRAKATA
Pengurusan penyelidikan yang berkesan perlu mempunyai satu garis panduan yang boleh dijadikan
rujukan kepada semua pemegang taruh. Institut Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (IRMI), UiTM
juga tidak ketinggalan dalam merangka buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan bagi
memastikan pengurusan penyelidikan universiti mengikut tatacara yang betul dan efektif.
Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan ini memberi maklumat dan panduan yang menyeluruh
kepada penyelidik dan pentadbir penyelidikan dalam melaksanakan aktiviti penyelidikan di UiTM
dengan mengambil kira kesesuaian di peringkat Fakulti, Institut, Pusat Akademi dan UiTM Negeri.
Disamping itu juga buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan yang diterbitkan ini akan
memberikan keyakinan kepada potensi penaja terhadap pengurusan kewangan dana penyelidikan
oleh UiTM.
Buku ini juga mengambil kira garis panduan penaja dan peraturan kewangan universiti.

3 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

KATA ALU-ALUAN TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN DAN INOVASI)

GAMBAR
PROF
RAHMAN

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan Edisi 2017 ini bersesuaian dengan agenda
transformasi UiTM sebagai 1 universiti Multi-Sistem. Penghasilan garis panduan ini adalah
bersesuaian bagi merialisasikan hasrat UiTM dalam mengautonomikan tadbir urus UiTM Negeri.
Garis panduan ini memberi maklumat dan panduan yang menyeluruh kepada penyelidik dan
pentadbir penyelidikan dalam melaksanakan aktiviti penyelidikan di UiTM dengan mengambilkira
kesesuaian di peringkat Fakulti dan UiTM Negeri.
Tahniah diucapkan kepada IRMI terutamanya Jawatankuasa penyediaan Garis Panduan
Pengurusan Penyelidikan di atas kejayaan membukukan garis panduan, proses dan carta alir
pengurusan penyelidikan.
Akhir kata, saya amat berharap agar buku panduan ini dapat digunakan sepenuhnya oleh penyelidik
dan pentadbir penyelidikan dalam perlaksanaan aktiviti penyelidikan mereka. Terokailah ilmu
penyelidikan yang terkini dan seterusnya memberi lonjakan dan peningkatan ketampakan
penyelidikan UiTM di peringkat dunia.
Sekian, terima kasih.

Profesor Ir. Dr. Hj. Abdul Rahman Omar, JSM
Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
Universiti Teknologi MARA (UiTM)

KATA ALU-ALUAN PENOLONG NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN DAN INOVASI)

4 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan ini julung kalinya diterbitkan oleh Institut
Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (IRMI).
Tujuan penerbitan buku panduan ini adalah untuk membantu penyelidik dan pentadbir penyelidikan
UiTM dalam menguruskan aktiviti penyelidikan mereka. Antara kandungan buku panduan ini ialah
pengenalan tadbir urus penyelidikan dan inovasi UiTM, dan proses-proses perolehan, pengurusan,
penerbitan dan pemantauan penyelidikan.
Budaya penyelidikan berkualiti perlu diterap kepada para penyelidik agar kualiti penyelidikan yang
dihasilkan menepati kehendak indikator yang ditetapkan. Dengan itu, inisiatif menerbitkan buku
panduan ini dijangka dapat membantu merealisasikan hasrat UiTM untuk melahirkan ramai penyelidik
berkualiti dengan hasil penyelidikan bermutu yang mampu bersaing di peringkat global.
Akhir kata, saya ingin mengucapkan syabas kepada Jawatankuasa penyediaan buku Garis Panduan
Pengurusan Penyelidikan. Besarlah harapan saya agar penerbitan buku ini dapat memberikan
suntikan baharu yang amat berharga kepada semua penyelidik dan pentadbir penyelidikan dalam
menjalankan penyelidikan ke arah meningkatkan penarafan UiTM di peringkat global. Sebarang
cadangan penambahbaikan buku panduan ini amatlah dialu-alukan agar maklumat yang disediakan
memenuhi keperluan dan kehendak pensyarah serta penyelidik dalam menjalankan penyelidikan.
Sekian, terima kasih.

Profesor Dr. Hadariah Bahron
Penolong Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
Institut Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (IRMI)

5 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

GLOSARI

KPT Kementerian Pendidikan Tinggi
UiTM Universiti Teknologi MARA
NC Naib Canselor
TNC (P&I) Timbalan Canselor (Penyelidikan & Inovasi)
PNC (P&I) Penolong Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)
MEU Majlis Eksekutif Universiti
JKIPU Jawatankuasa Induk Penyelidikan Universiti
JKPeP Jawatankuasa Pengurusan Penyelidikan RMC
JTPP Jawatankuasa Teknikal Peralatan & Penyelidikan
JITEP Jawatankuasa IT & Elektronik Penyelidikan
Fakulti Mana-mana Fakulti yang ditubuhkan di UiTM termasuk juga
Pusat dan Institut yang diiktiraf
Pusat/PTJ Pusat Tanggungjawab atau Jabatan Pentadbiran di UiTM
IRMI Institut Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi
RMC Pusat Pengurusan Penyelidikan
UKZ 17 Unit Kewangan Zon 17 (Perundingan dan Penyelidikan)
BBP Bendahari Bahagian Perolehan
TNC (P&I) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
PNC (P&I) Penolong Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
TD PJI/TR PJI Timbalan Dekan PJI / Timbalan Rektor PJI
Pengarah Ketua yang mengetuai Pusat Pengurusan Penyelidikan
untuk mengurus, mentadbir dan menyelaras dan
Penyelidik mengembangkan hal penyelidikan, inovasi dan persidangan.
Individu yang menjalankan aktiviti penyelidikan yang
Penceramah Sambilan berdaftar dengan Universiti
Pegawai Kerajaan yang membericeramah/taklimat atau
GRA menjadi fasilitator secara sambilan atau sekali sekala di
sesuatu kursus/program di dalam atau di luar waktu pejabat
RA Graduate Research Assistance (Pembantu Penyelidik
Peruntukan Vot Siswazah)
Kampus Cawangan Research Assistance (Pembantu Penyelidik)
Rekod yang digunakan untuk proses perbelanjaan
Ketua Projek Penyelidik yang menerima geran berada di kampus
Sistem iRMIs cawangan
Individu yang memperolehi geran penyelidikan
Sistem REMAINS Integrated IRMI Services. Sistem yang digunapakai oleh
penyelidik bagi memantau akaun lejar penyelidikan.
Sistem FAIS Sistem Pengurusan Surat Masuk – Research Managemnet
Institut System. Sistem yang melibatkan rekod data bagi
Sistem Xyhtos setiap dokumen yang diterima di IRMI.
Financial Accounting Intergrated System. Sistem Akaun
Sistem iReS yang diguna pakai oleh Bendahari Zon 17.
Sistem Penyimpanan Maklumat Penyelidikan. Sistem yang
Sistem MyGrants digunapakai bag menyimpan rekod dan data-data
penyelidikan.
Sistem EscienceFund IRMI Reporting System. Sistem pengurusan lejar akaun
penyelidik bagi memantau perbelanjaan penyelidik.
Ketua RMC Malaysian Greater Research Network. Sistem pelaporan
geran di bawah KPT yang dibangunkan oleh KPT
SRJ Portal yang dibangunkan oleh MOSTI untuk permohonan
SMRJ dan pelaporan secara atas talian geran Science Fund
Chief Editor Pegawai yang bertanggungjawab didalam hal - hal operasi
Editor Bahasa penyelidikan
Editor Scientific Research Journal
Administrator Social Management Research Journal
Ketua Penyunting
Bahasa Penyunting
Penyunting Urusan
Pentadbir Jurnal

6 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

MyRA Malaysia Research Assessment
eMyRA Sistem MyRA atas Talian
BPKI Bahagian Perancangan Kecemerlangan IPT
R&D&C Penyelidikan, Pembangunan dan Pengkomersilan
UA Universiti Awam
IPTS Institut Pendidikan Tinggi Swasta
PS Pegawai Sains
PTM Pegawai Teknologi Maklumat
PE Pegawai Eksekutif
PPTM Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
PPS Penolong Pegawai Sains
PT Pembantu Tadbir
BTP Borang Tamat Projek
CD Cakera padat
IP Hasil Intelek

7 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

BAHAGIAN A

TADBIR URUS PENYELIDIKAN

1.0 PENGENALAN

1.1 Tadbir urus Penyelidikan dan Inovasi UiTM dikemukakan oleh Institut Pengurusan
Penyelidikan dan Inovasi (IRMI) dan telah diluluskan melalui mesyuarat Senat ke-
199 pada 16 April 2015. Tujuan utama adalah untuk pemantapan struktur dan
governan penyelidikan dan inovasi UiTM di bawah struktur Senat untuk memenuhi
keperluan semasa dalam agenda penyelidikan universiti, menerajui perubahan
arus perkembangan penyelidikan serta kekal sebagai pemimpin penyelidikan di
persada dunia.

1.2 Tadbir urus Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi dirangka berdasarkan kepada
Akta Universiti Teknologi MARA 1976 (Akta 173). Mengikut peruntukan Seksyen
16A Akta Universiti Teknologi MARA 1976 (Akta 173), Senat merupakan badan
akademik tertinggi dalam Universiti yang membuat syor kepada Lembaga
Pengarah Universiti mengenai hal ehwal yang berkait dengan penggubalan polisi
dan prosedur, mengawal dan memantau aktiviti akademik yang merangkumi
aktiviti penyelidikan di universiti.

1.3 Mengikut Dasar Pengajian Tinggi (Penyelidikan dan Inovasi), fungsi utama
sesebuah universiti adalah penjanaan ilmu pengetahuan. Ilmu tidak mungkin dapat
dijana tanpa aktiviti penyelidikan yang berkualiti dan mempunyai impak yang
bermakna kepada kesejahteraan Negara. Penyelidikan tidak mungkin dapat
dilaksanakan tanpa iltizam yang sungguh-sungguh daripada setiap warga yang
membangunkan universiti tersebut.

1.4 Satu hakikat yang tidak dapat dinafikan adalah aktiviti pengajaran dan
penyelidikan amat berkait rapat. Pembangunan ilmu melalui penyelidikan akan
dapat meningkatkan input dalam proses pengajaran, baik di peringkat pra-
siswazah mahupun pasca-siswazah.

1.5 Penubuhan Jawatankuasa Induk Penyelidikan Universiti di bawah struktur Senat
yang sedia ada telah dibentangkan dan diluluskan dalam Mesyuarat Senat ke-177
pada 8 Mei 2013 dan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) ke-134 pada
26 Jun 2013. Bagi memenuhi keperluan semasa dalam pemantapan tadbir urus
penyelidikan universiti, governan tadbir urus penyelidikan telah dikemaskini dan
diluluskan melalui mesyuarat Senat ke-199 pada 16 April 2015.

1.6 Jawatankuasa Induk Penyelidikan Universiti atau sebelumnya dikenali sebagai
Majlis Penyelidikan Universiti telah ditubuhkan untuk membincang dan membuat
keputusan bagi syor yang dikemukakan oleh jawatankuasa-jawatankuasa kerja
berkaitan aktiviti penyelidikan, perundingan, inovasi dan komersil di UiTM. Majlis
ini memaklumkan kepada Senat tentang dasar dan pelaksanaan aktiviti
penyelidikan, perundingan, inovasi dan komersil. Penubuhan JKIPU
mencerminkan komitmen ahli Senat dan warga UiTM tentang hal ehwal
penyelidikan, perundingan, inovasi dan komersial UiTM.

2.0 TADBIR URUS PENYELIDIKAN DAN INOVASI

2.1 Tadbir Urus Penyelidikan dan Inovasi adalah seperti di Jadual 2.1.1: -

8 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

9 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI Jadual 2.1.1 : Tadbir Urus PenyeliYogyakartadikan & Inovasi

3.0 SKOP TUGAS PENTADBIR PENYELIDIKAN

3.1 Secara amnya, fungsi utama IRMI adalah untuk menguruskan penyelidikan,
perundingan, harta intelek dan pengkomersilan. Bagi memastikan kelancaran
pengurusan penyelidikan berlaku di setiap peringkat, maka Timbalan Dekan /
Timbalan Rektor memainkan peranan utama sebagai pentadbir penyelidikan di
PTJ masing-masing. Berikut adalah diantara skop tugas utama bagi pentadbir
penyelidikan di peringkat Fakulti / UiTM Negeri:

a. Membantu Dekan / Rektor mencapai sasaran penyelidikan yang ditetapkan
oleh universiti.

b. Merangka dan mengurus aktiviti berkaitan penyelidikan di peringkat Fakulti /
UiTM Negeri.

c. Mengurus dan melaksanakan fungsi Jawatankuasa Penyelidikan dan
Perundingan Fakulti / UiTM Negeri (JKPPF/JKPPN).

d. Memperkasakan aktiviti penyelidikan, penulisan dan penyebaran aktiviti
penyelidikan yang dijalankan oleh warga Fakulti / UiTM Negeri.

e. Menentukan dan memantau pencapaian KPI penyelidikan terutamanya
penerbitan dalam jurnal bertaraf WoS/Scopus/ERA bagi semua pensyarah di
Fakulti / UiTM Negeri.

f. Memastikan penghasilan modal insan hasil penyelidikan bagi semua geran
penyelidikan di Fakulti / UiTM Negeri.

g. Membantu memupuk dan meneroka kerjasama dalam penyelidikan dengan
institusi-institusi dan badan-badan lain di dalam dan di luar negara bagi
menyemarakkan ketampakan Fakulti / UiTM Negeri.

h. Menjadi pegawai perhubungan dan rujukan berkaitan penyelidikan di peringkat
Fakulti / UiTM Negeri.

i. Membantu mempastikan kemudahan-kemudahan penyelidikan di Fakulti /
UiTM Negeri supaya sentiasa dalam keadaan baik dan terkini.

j. Membantu Dekan / Rektor dalam aktiviti – aktiviti penyelidikan daripada aspek
pemantauan dan pengurusan kumpulan penyelidik dan ahli penyelidik di
bawah Fakulti / UiTM Negeri.

k. Membantu Dekan / Rektor dalam meningkatkan usaha penjanaan harta intelek
terutamanya paten dan pengkomersialan di Fakulti / UiTM Negeri.

l. Bekerjasama erat dan membantu Institut Pengurusan Penyelidikan & Inovasi
(IRMI) dalam hal-hal berkaitan penyelidikan dan inovasi di Fakulti / UiTM
Negeri.

10 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

4.0 JADUAL MATRIKS PENYELIDIKAN DAN INOVASI (MPI)

R Rancang TD (P) Timbalan Dekan (Penyelidikan)
N Nasihat TR (P) Timbalan Rektor (Penyelidikan)
S Sokong CoRe Pejabat Komuniti Penyelidikan
T Tindakan COE Pusat Kecemerlangan
TS Tindakan Susulan SEKri Jawatankuasa
SM Sokongan Maklumat M Makluman
H Hadir

4.1 Perolehan Geran Penyelidikan

GERAN PENYELIDIKAN CoRe RMC COE TD(P) TR(P) PENYELIDIK SEKri
(Pre Award)
N S S -T
a. Pemakluman
Pembukaan Geran R/T S SS S -T
R/T SS S HT
b. Pemakluman Taklimat R/T SM S S N -T
kepada Penyelidik R/T S NN S -T
R/T S SS S HT
c. Sesi Taklimat N SM S S N TT
d. Pemilihan Panel Penilai N - TT T H-
e. Pelantikan Panel R/T S SS N -T

Penilai R/T S HS S -T
f. Taklimat Panel Penilai -
g. Pengisian Geran Online R/T S -- -T
-
oleh Penyelidik R/T - -- -T
h. Penilaian Peringkat PTJ
i. Penilaian Peringkat

Universiti
j. Sesi Memuktamadkan

Penilaian
k. Mesyuarat

Memuktamadkan
l. Penghantaran

Permohonan Geran

11 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

4.2 Entiti Kecemerlangan Tier 4 & 5

ENTITI KECEMERLANGAN TIER CoRe RMC COE TD(P) TR(P) SEKri PENYELIDIK
4&5
a. Taklimat penubuhan EK 4 &5 R/T - - S -T H
b. Perancangan penubuhan EK R/T - - R/T -- T
N - S T
4&5 - - S -- H
c. Permohonan EK 4 & 5 T - - -T H
d. Penilaian Pembentukan EK 4 T -
- - -T T
&5 T - S -
e. Klinik EK 4 &5 -
f. Permohonan pengemaskinian T - - SM T
R/T S
keahlian dan maklumat EK N - T
Tier 4 & 5 T T
g. Pemantauan Kemajuan EK 4
&5 -T
h. Naiktaraf EK 4 &5

4.3 Entiti Kecemerlangan Tier 2 & 3

ENTITI KECEMERLANGAN TIER CoRe RMC COE TD(P) TR(P) Sekri PENYELIDIK
2&3
a. Permohonan pengemaskinian M T R/T S - T
SM T R/T S T
keahlian dan maklumat EK Tier 2 TT -
&3 - -T T
b. Permohonan Naiktaraf -T T
ke EK Tier 2 & 3
c. Pemantauan Kemajuan
EK Tier 2 & 3

12 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

4.4 Peningkatan Hasil Penyelidikan

PENINGKATAN HASIL CoRe RMC COE TD(P) TR(P) PENYELIDIK SEKri
PENYELIDIKAN
a. Takwim aktiviti-aktiviti SS S S R/T M T

peningkatan hasil R/T R/T R/T TT T T
penyelidikan peringkat R/T SM R/T TS T T
fakulti TS T T
b. Takwim aktiviti-aktiviti T R/T T MM M T
peningkatan hasil R/T T R/T SS H T
penyelidikan R/T SM N SS - T
multidisciplinary R/T SM N NS - T
c. Strategi peningkatan N TT M T
hasil penyelidikan T R/T
d. Pengumpulan R/T R/T T
pencapaian hasil
penyelidikan
e. Analisa pencapaian
hasil penyelidikan
university
f. Program meningkatkan
kompetensi penyelidik
g. Program meningkatkan
kualiti dan kuantiti
penyelidikan
h. Program peningkatan
impak dan visibiliti
penyelidikan
i. Dasar dan garis
panduan berkaitan hasil
penyelidikan

13 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

4.5 Pengurusan Data Penyelidikan

PENGURUSAN DATA CoRe RMC COE TD(P) TR(P) PENYELIDIK SEKri
PENYELIDIKAN
a. Menganjurkan Hari S S N R/T R/T H S

Penyelidikan di setiap PTJ - R/T T T T -T
b. Pemakluman pengutipan
S R/T T S S HT
data daripada PTJ secara S R/T T T T TT
berkala
c. Sesi Taklimat kepada staf S R/T T S S TT
akademik di PTJ
d. Pengesahan data dan bahan S R/T T T T SM T
bukti S
e. Memuatnaik data (online) ke SM ST T T ST
dalam sistem (PRISMa, S TT T T TT
iReS, iCONS) S ST T T TT
f. Memuatnaik data (online) ke T- - - -T
dalam sistem (eMyRA)
g. Menyediakan dokumen untuk
di audit
h. Sesi Audit di PTJ
i. Pelaporan kepada IRMI
j. Pelaporan kepada JKIPU,
SENAT, MEU

14 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

4.7 Pengurusan E-International (Peruntukan Geran Penyelidikan)

PENGURUSAN E-INTERNATIONAL Core RMC COE KETUA TD(P) TR(P) PENYELIDIK Sekri
(GERAN PENYELIDIKAN) PTJ
a. Permohonan Atas Talian - - -
b. Sokongan PTJ - - - S -- T -
c. Kelulusan IRMI - T - T -- - -
d. Pemakluman Kelulusan - T T M MM - T

Permohonan - - - - -- T T
e. Proses Permohonan Kelulusan
- -- T T
Naib Canselor Uitm

44.6.8 Pengurusan Etika Penyelidikan

PENGURUSAN ETIKA CoRe RM COE TD(P) TR(P) PENYELIDIK SEKri
C
PENYELIDIKAN R T
- -- S S R T
a. Permohonan Kelulusan Etika H H
Penyelidikan (Peringkat Fakulti) - M- - - R T
- T
b. Permohonan Kelulusan Etika - M- - - - T
Penyelidikan (Peringkat UiTM)
- M- M M
c. Mesyuarat Jawatankuasa Etika
Penyelidikan - M- - -
- M- - -
d. Pemakluman Kelulusan
Permohonan

e. Pelaporan kepada IRMI

f. Pelaporan kepada JKIPU

15 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

4.9 Pengurusan Pemantauan Penyelidikan

PENGURUSAN CoRe RMC COE TD(P) TR(P) PENYELIDIK SEKri
PEMANTAUAN
PENYELIDIKAN - S/M - SM S HT
- S/M - SM - TT
a. Sesi pemantauan di - S/M - M- -T
cawangan / fakulti - S/M -
-M - TS - TS T
b. Pengumpulan laporan -M -
kemajuan projek - S/M - TS - TS T
penyelidikan TS - MT
T- -T
c. Pelaporan ke penaja
geran (KPT, MOSTI dan
lain-lain)

d. Permohonan penyelidik
di mesyuarat
Jawatankuasa
Pemantauan

e. Pengagihan peruntukan
kewangan penyelidikan
ke UiTM Negeri

f. Penutupan geran
penyelidikan

g. Pemulangan baki geran
penyelidikan

16 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

4.10 Pengurusan Operasi Penyelidikan

PENGURUSAN OPERASI CoRe RMC COE TD(P) TR(P) PENYELIDIK SEKri
PENYELIDIKAN - T-M T T T
Proses Perbelanjaan Penyelidikan

1. Perbelanjaan Penyelidikan

Pros
Proses Perolehan
Bekalan/Perkhidmatan

1. Bekalan / Bahan Pakai Habis :

 RM10,000 (1 Sebutharga)

2. Perkhidmatan :  RM 20,000 - T - M T T T
(2 Sebutharga)

3. Inventori : RM500 – RM2,999
4. Aset : RM3000 – RM 50,000

(Kaedah Perolehan Secara

Sebutharga Rasmi/Tender/

Rundingan Terus)

Prosedur Pemprosesan Tuntutan -T- - T T T

Prosedur Permohonan Perlantikan
GRA/RA

1. Perlantikan pembantu

Penyelidik

2. Pembayaran Upah dan Gaji -T- - - T T

3. Perlanjutan Pembantu

Penyelidik (Upah & Gaji)

4. Penamatan tempoh

perkhidmatan Pembantu

Penyelidik (Upah & Gaji)

17 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

4.11 Pengurusan Sistem Penyelidikan UiTM

PENGURUSAN SISTEM PENYELIDIKAN UiTM CoRe
RMC
COE
TD(P)
TR(P)
PENYELIDIK
SEKri
LIAISON
FAKULTI/
CAW
PTAR

PENAMBAHBAIKAN SISTEM SM R SM SM
a) Permohonan penambahbaikan sistem T
T
b) Penambahbaikan sistem T
T
PEMBELIAN ICT/APD PENYELIDIKAN T
a) Mendapatkan sebutharga T
T
b) Melengkapkan dan menghantar dokumen T
pembelian ke RMU / RMC T
T
c) Rekod dokumen permohonan T
T T
d) Semak kelayakan permohonan dan
mengeluarkan kelulusan

e) Rekodkan permohonan yang berjaya di dalam T
sistem

f) Hantar keputusan permohonan kepada T
pemohon

g) Hantar dokumen ke bendahari kewangan untuk T
pengeluaran pesanan tempatan (LO)

h) Terima dan mengujilari peralatan ICT/APD

PENDAFTARAN PENERBITAN DI PRISMA
i) Daftar / Kemaskini penerbitan

j) Semak dan sahkan penerbitan telah diterbitkan T
T
k) Semak dan sahkan penerbitan di indeks oleh
Scopus / WOS / ERA:
-URL paparan di Scopus / WOS di sertakan
-Jurnal tersenarai di ERA
l) Kemaskini maklumat penerbitan / Menunggu
penerbitan di indeks

18 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

4.12 Pengurusan Perundingan

PENGURUSAN PERUNDINGAN CoRe RMC COE TD(P) TR(P) PERUNDING SEKri

a. Pemakluman taklimat - R/T S S R/T - T
perundingan - R/T H T
- R/T S S R/T M T
b. Sesi taklimat perundingan
c. Penyediaan Dasar dan Garis -T MM M T T

Panduan Perundingan -T SS T T T
d. Pendaftaran projek -T T T
-T SS T T T
perundingan -T T T
e. Penyediaan MoA/MoU -- T
-T SS T T
(jika berkaitan)
f. Pelantikan rasmi perunding SS T
g. Tuntutan kewangan projek
h. Pemantauan projek -- T -

perundingan
i. Pelaporan projek

perundingan semasa
mesyuarat

4.13 Pengurusan Harta Intelek

PENGURUSAN HARTA RIBU CoRe RMC CoE TD (P) TR (P) Penyelidik SEKri
INTELEK

a. Penganjuran sesi S/T S S S R/T R/T H -
kesedaran IP di fakulti dan H -
kampus H -
T -
b. Penganjuran R S S S S/TS S/TS M T
M -
program/taklimat
SM -
kesedaran IP

c. Strategi meningkatkan S S S S R/T R/T

permohonan di fakulti dan

kampus

d. Permohonan harta intelek TS S SS S S

(Paten, UI, Hak Cipta,

Rekabentuk Industri)

e. Kelulusan permohonan TS - - -M M

harta intelek

f. Proses pendaftaran T- - -M M

perlindungan harta intelek

(carian, pemfailan,

pendaftaran, pewartaan dll)

g. Pengumpulan data harta T - SM - SM SM

intelek

19 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

4.14 Pengurusan Pengkomersilan

PENGURUSAN RIBU CoRe RMC CoE TD (P) TR (P) Penyelidik SEKri
PENGKOMERSILAN

a. Penganjuran sesi S/T S S S R/T R/T H -
kesedaran IP di fakulti H -
dan kampus H -
T -
b. Penganjuran R S S S S/TS S/TS T -
program/taklimat T -
kesedaran IP oleh RIBU H -

c. Strategi untuk S S S S R/T R/T SM -
meningkatkan aktiviti -
pengkomersilan di fakulti
dan kampus

d. Kenalpasti teknologi TS - - - T/SM T/SM

yang berpotensi untuk

dikomersilkan di fakulti

dan kampus

e. Penerimaan surat niat TS - - - M M
(letter of intent) untuk
berkolaborasi dari pihak
industri

f. Tandatangan Non- T - --M M

Disclosure Agreement

(NDA)

g. Perbincangan “Terma T - --M M
Perjanjian” (ie:Usaha
wajar (due diligence),
Rundingan, royalti, Mod
pengkomersialan,
Tempoh perjanjian,
Skop produk)

h. Penderafan perjanjian T - - - M M

i. Penyerahan harta intelek T - --

universiti kepada UiTM

Innovation Sdn. Bhd.

bagi tujuan

pengkomersialan melalui
“Perjanjian Serah Hak
UiTM – UISB”

20 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

BAHAGIAN B

PENGURUSAN GERAN PENYELIDIKAN

1.0 PENGENALAN
1.1 Penyelidikan adalah kajian secara teliti, sistematik dan penyiasatan dalam
beberapa bidang ilmu yang dijalankan untuk mendapatkan fakta atau prinsip.
Sejak tahun 2008, Institut Pengurusan Penyelidikan (RMI) yang sekarang dikenali
nama baru sebagai Institut Pengurusan Penyelidikan & Inovasi (IRMI)
berkuatkuasa 1 April 2015. Geran penyelidikan yang diterima UiTM dari pelbagai
sumber iaitu kerajaan, pihak swasta dan badan antarabangsa telah meningkat
setiap tahun.
1.2 Bagi melancarkan aktiviti penyelidikan universiti, Pusat Pengurusan Penyelidikan
(RMC) telah membentuk tujuh (7) bahagian yang bertanggungjawab untuk
mengurus, memantau dan mencapai hasilan penyelidikan (KPI) yang telah
ditetapkan.
1.3 Satu panduan pengurusan penyelidikan diperlukan bagi membantu dan
memudahkan penyelidik serta staf sokongan yang terlibat dalam aktiviti
pengurusan geran menjalankan projek penyelidikan dengan cemerlang dan
jayanya.
1.4 Buku garis panduan proses pengurusan penyelidikan ini bertujuan untuk
menerangkan proses permohonan dan panduan dalam menguruskan penyelidikan
di UiTM sebagai rujukan penyelidik dan pentadbir penyelidikan di UiTM.

21 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

2.0 JAWATANKUASA YANG BERKAITAN

2.1 Selaras dengan keperluan pengurusan penyelidikan lebih efisien bagi memikul
tanggungjawab melaksanakan aktiviti teras pengurusan berpandukan dasar, polisi
dan peraturan yang berkuat kuasa, struktur Jawatankuasa telah dilaksanakan di
bawah Tier Operasi (Tier 3) Negeri mengikut tadbir urus Pejabat Timbalan Naib
Canselor (Penyelidikan & Inovasi) dan pekelliling Universiti yang berkaitan.

JAWATANKUASA BIDANG KUASA / FUNGSI
JAWATANKUASA KECIL
PENGURUSAN 1. Melaporkan perolehan geran kerajaan, swasta dan
PENYELIDIKAN (JKPeP) antarabangsa

2. Menyemak dan meluluskan perkara-perkara berkaitan
dengan pengurusan kewangan geran penyelidikan.

3. Menyemak dan meluluskan pembelian aset di bawah geran
penyelidikan.

4. Menyemak dan meluluskan perubahan vot dalam geran
penyelidikan.

5. Menyemak dan meluluskan pelantikan, pelanjutan dan
Penamatan Pembantu Penyelidik

6. Menyemak dan meluluskan penambahan/pengguguran
ahli/ketua penyelidikan.

7. Menyemak dan meluluskan pembentangan kertas kerja.
8. Menyemak dan meluluskan permohonan perlanjutan dan

penamatan projek penyelidikan.

JAWATANKUASA ETIKA 1. Mengesyorkan dasar baru berkaitan etika penyelidikan
PENYELIDIKAN (JEP) kepada Jawatankuasa Induk Penyelidikan Universiti untuk
sokongan dan kelulusan.

2. Meneliti dan memastikan semua projek penyelidikan yang
dijalankan adalah mengambil pertimbangan etika.

3. Memastikan projek penyelidikan yang dijalankan mematuhi
keperluan etika yang ditetapkan di peringkat antarabangsa.

4. Memantau amalan beretika untuk penyelidikan berkaitan
manusia.

5. Melaporkan perkembangan amalan beretika berkaitan
manusia.

JAWATANKUASA 1. Menerima, menyemak dan meluluskan spesifikasi dan
TEKNIKAL PERALATAN teknikal bagi permohonan pembelian peralatan penyelidikan
PENYELIDIKAN (JTPP) bersesuaian dengan penyelidikan yang dicadangkan
mengikut tatacara kewangan dan perolehan yang
JAWATANKUASA IT & digunapakai.
ELEKTRONIK
PENYELIDIKAN 2. Memastikan spesifikasi yang disediakan dan yang dibuat
(JITEP) dalam penilaian teknikal adalah tepat serta memenuhi
syarat-syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga
/ tender agar Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi atau
Lembaga Perolehan atau mana-mana pihak lain dapat
membuat keputusan yang tepat.

Menilai, menyemak dan meluluskan permohonan perolehan ICT
merangkumi skop IT, alat pandang dengar, peralatan elektronik
pejabat dan makmal, telekomunikasi dan sumber digital.

Had kuasa meluluskan di bawah RM 50,000.00

22 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

3.0 PENDAFTARAN GERAN PENYELIDIKAN

3.1 Geran penyelidikan diklasifikasikan mengikut pembiaya geran yang terdiri
daripada Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT), Kementerian Sains, Teknologi &
Inovasi (MOSTI), geran dalaman mahupun geran antarabangsa dan swasta.

3.2 Setiap tawaran geran penyelidikan yang diterima oleh staf Universiti Teknologi
MARA (UiTM) perlu diletakkan di bawah tadbir urus IRMI. Geran yang diperolehi
akan didaftar dalam Sistem IRES untuk pengurusan kewangan, pemantauan
projek dan pelaporan data penyelidikan universiti di bawah RMC.

3.3 Geran penyelidikan yang ditawarkan dari agensi kerajaan atau pembiaya yang
disalur melalui IRMI akan diurus berdasarkan peraturan, pekeliling dan garis
panduan sedia ada.

3.4 Bagi geran penyelidikan sumber luar yang disalurkan terus kepada penerima
geran melalui akaun Bendahari UiTM, penyelidik hendaklah memaklumkan
kepada Penolong Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) dan mengemukakan
dokumen seperti di bawah:

a. Surat tawaran pembiaya geran yang meliputi tempoh penyelidikan
b. Surat permohonan pendaftaran projek oleh penerima geran
c. Kertas cadangan penyelidikan yang telah diluluskan
d. Maklumat pecahan peruntukan mengikut vot, ahli projek yang terlibat dan

jumlah peruntukan yang diterima
e. Perjanjian (MoA/LOA/MoU/Research Agreement atau yang setaraf);
f. Bukti pemindahan peruntukan kepada UiTM
g. Dokumen yang berkaitan

3.5 Bagi geran Penyelidikan Biaya Terus (PBT), penyelidikan menggunakan sumber
luar yang tidak disalurkan melalui IRMI iaitu diurus secara terus dengan pembiaya,
penerima geran hendaklah memaklumkan kepada Penolong Naib Canselor
(Penyelidikan & Inovasi) dan mengemukakan dokumen seperti di bawah:

a. Surat tawaran pembiaya geran yang meliputi tempoh penyelidikan
b. Surat permohonan pendaftaran projek oleh penerima geran
c. Kertas cadangan penyelidikan yang telah diluluskan (Jika ada)
d. Perjanjian (MoA/LOA/MoU/Research Agreement atau yang setaraf);
e. Dokumen yang berkaitan

3.6 Bagi geran Penyelidikan Tanpa Biaya (PTB), penyelidikan tanpa sumber
kewangan, penyelidik hendaklah memaklumkan kepada Penolong Naib Canselor
(Penyelidikan & Inovasi) dan mengemukakan dokumen seperti di bawah:

a. Surat tawaran atau perjanjian yang meliputi tempoh penyelidikan
b. Surat permohonan pendaftaran projek oleh penyelidik
c. Kertas cadangan penyelidikan yang telah diluluskan (Jika ada)
d. Dokumen yang berkaitan

23 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

3.7 Proses kerja pendaftaran geran penyelidikan adalah berbeza mengikut tempoh
dan prosedur yang ditetapkan oleh pembiaya geran. Garis panduan proses
pendaftaran bagi setiap geran adalah merujuk kepada carta alir berikut:
Bil. Carta Alir
1. Proses Pendaftaran Geran KPT
2. Proses Perjanjian Geran KPT
3. Proses Geran Penyelidikan Dalaman UiTM
4. Proses Pendaftaran Projek Penyelidikan Synergised Industry-
Experimenter Research Grant Initiative (SINERGI)
5. Proses Pendaftaran Geran Science-Fund
6. Proses Pendaftaran Penyelidikan Tanpa Biaya / Biaya Terus
7. Proses Pendaftaran Geran Penyelidikan Antarabangsa & Swasta

24 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES PENDAFTARAN GERAN KPT

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN
RUJUKAN

Mula

PNC (P&I) Terima keputusan - Surat KPT
permohonan dari KPT - Sistem MyGrants

Penyelidik Pembetulan dan - Sistem MyGrants
PE penambahbaikan Kertas
PE/PT/Penyelidik Cadangan yang diluluskan
PE/PT
Tidak Semakan pembetulan tarikh - Sistem MyGrants
Lengkap projek, bajet seperti yang
diluluskan oleh KPT
Lengkap

Urusan perjanjian bagi - Dokumen Perjanjian
projek yang berjaya Geran

Penghantaran - Kertas cadangan
penambahbaikan Kertas Penyelidikan
cadangan ke KPT

PE Daftar projek dan kemaskini - Sistem iReS
PE/PT/UKZ 17
Ketua RMC lejer mengikut peruntukan - Sistem MyGrants
setiap vot

Memproses Surat - Surat Tawaran
Kelulusan Projek dan Surat Kelulusan
Agihan Peruntukan ke
Cawangan - Surat Agihan
Peruntukan ke
Cawangan

- Surat Jemputan

Taklimat kepada Pemegang - Slaid Pembentangan

Geran Panel

Tamat

25 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES PERJANJIAN GERAN KPT

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN

Mula

PNC (P&I) Terima perjanjian dari KPT - Senarai Nama
Penerima (Emel dan
surat)

PE/PT Kemukakan kepada - Senarai Pemegang
Pemegang Geran Baru Geran Baru (Emel
dan surat)

Pemegang Geran Tandatangan Perjanjian - Dokumen Perjanjian
Baru – Ketua Geran
Projek
PE/PT Hantar 2 salinan ASAL - Surat Pengesahan
perjanjian ke KPT Penghantaran
PE
- Dokumen Perjanjian
PT yang ditandatangani
(2 salinan setiap
projek)

Terima dan semak perjanjian
daripada KPT (1 salinan
ASAL setiap projek) dan
serah kepada KPT

Terima, membuat salinan - Sistem Xhytos
untuk simpanan dan serah - Dokumen Perjanjian
perjanjian ASAL kepada
ketua projek

Tamat

26 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES PENDAFTARAN GERAN DALAMAN UITM

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN

Mula

Sekretariat Terima senarai penerima - Senarai Nama
Perolehan Geran geran dalaman yang telah Penerima
Dalaman disahkan oleh JKIPU, UiTM
PE
Daftar projek penyelidikan di - Sistem iReS
PE dalam sistem iReS

Penyelidik Surat kelulusan geran - Surat Tawaran
penyelidikan kepada ketua Kelulusan
dan ahli projek

Hantar surat setuju terima - Surat Setuju Terima
geran penyelidikan dan Geran Penyelidikan
perancangan semula
belanjawan - Borang Perancangan
Semula Belanjawan

Tamat

27 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES PENDAFTARAN PROJEK PENYELIDIKAN SYNERGISED INDUSTRY
EXPERIMENTER RESEARCH GRANT INITIATIVE (SINERGI)

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN

Mula

Urusetia geran Terima makluman senarai - Senarai Nama
SInERGI, RIBU, permohonan yang telah Kelulusan
RMC / PE diluluskan daripada RIBU Permohonan
PE
Daftar projek penyelidikan di - Sistem iReS
PE dalam sistem iReS

Surat kelulusan geran - Surat Tawaran
penyelidikan kepada ketua Kelulusan
dan ahli projek

Penyelidik Hantar surat setuju terima - Surat Setuju Terima
geran penyelidikan dan Geran Penyelidikan
perancangan semula bajet
- Borang Perancangan
Semula Belanjawan

Tamat

28 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES PENDAFTARAN GERAN SCIENCE-FUND

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN

Mula

PNC (P&I) Terima keputusan - Emel
Penyelidik
permohonan daripada MOSTI

Klik “Accept” di dalam sistem - Sistem eScienceFund
MOSTI (MOSTI)

TNC (P&I)/PNC Pengesahan daripada pihak - Dokumen Perjanjian
(P&I) UiTM dan RMC

PE Pengesahan daripada pihak - Dokumen Perjanjian
MOSTI

PE Pengecualian duti setem di - Dokumen Perjanjian

Lembaga Hasil Dalam Negeri

(LHDN)

PE Pemulangan semula satu (1) - Dokumen Perjanjian
salinan perjanjian yang telah

dimatikan setem ke MOSTI

- Dokumen perjanjian

PE Daftar maklumat projek - Sistem iReS

PE Penyediaan surat kelulusan - Surat Tawaran

geran penyelidikan. Kelulusan

Menghantar satu (1) salinan - Dokumen perjanjian
surat kelulusan geran

penyelidikan serta dokumen

perjanjian kepada penyelidik

Tamat

29 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES PENDAFTARAN PENYELIDIKAN TANPA BIAYA / BIAYA TERUS

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN
RUJUKAN

Mula

Penyelidik Borang Permohonan - Borang
Penyelidikan Tanpa Permohonan
Biaya/Biaya Terus diperoleh
dari laman web Pusat
Pengurusan Penyelidikan
(RMC)

Penyelidik/Fakulti/PTJ Hantar borang permohonan - Borang
kepada Fakulti/PTJ untuk Permohonan
mendapatkan pengesahan
daripada pihak Fakulti/PTJ

TD PJI/TR PJI Borang permohonan - Borang
(hardcopy) yang telah Permohonan
disahkan dan dihantar
melalui Fakulti/PTJ kepada - Surat Iringan
RMC Fakulti/UiTM Negeri

- Dokumen sokongan

PE Daftar projek penyelidikan - Sistem iReS

Tamat

30 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES PENDAFTARAN GERAN PENYELIDIKAN ANTARABANGSA &
SWASTA

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN

Mula

PNC (P&I) / Ketua Terima keputusan/kelulusan - Surat Tawaran
RMC permohonan dari pembiaya Kelulusan
geran
PE - Emel

Makluman rasmi kepada - Senarai Pemegang
penyelidik yang berjaya Geran yang Berjaya

RMC/Penyelidik Proses Perjanjian - Dokumen Perjanjian
Penyelidikan
Pejabat Penasihat
Undang-Undang Tidak Semak perjanjian (sekiranya - Dokumen Perjanjian
UiTM Lengkap perlu)
PE
Lengkap

Daftar projek penyelidikan - Sistem iReS

PE

Surat kelulusan geran - Surat Tawaran

Kelulusan

PE

Agihan peruntukan - Borang Setuju

Terima

- Borang Perancangan

Semula Belanjawan

Tamat

31 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

4.0 PELAKSANAAN PROJEK GERAN PENYELIDIKAN

4.1 Pelaksanaan projek penyelidikan melibatkan perbelanjaan seperti pelantikan
Pembantu Penyelidik Siswazah / Pembantu Penyelidik (GRA/RA) dan segala
urusan pembelian perolehan samada dalam bentuk bahan pakai habis, inventori,
perisian, aset, barangan ICT atau perkhidmatan. Semua perbelanjaan mestilah
mematuhi Garis Panduan Pembiaya Geran dan mengikut tatacara perolehan yang
digunapakai oleh Bendahari Universiti Teknologi MARA.

4.2 Setiap perbelanjaan yang dijalankan oleh penyelidik mestilah mengikut Vot yang
telah dinyatakan mengikut kertas cadangan asal yang telah diluluskan. Sekiranya
jumlah Vot tidak setara dengan penggunaan dan keperluan penyelidikan, maka
pindaan vot (Virement) perlu dilakukan. Permohonan pindaan vot (Virement)
hanya boleh dilakukan setahun sekali dan amaun yang boleh dipinda tertakluk
kepada Garis Panduan Pembiaya Geran.

4.3 Permohonan perbelanjaan atau tuntutan kewangan yang menggunakan geran
penyelidikan perlu menggunakan borang yang boleh diperoleh di laman
web IRMI (http://www.rmc.uitm.edu.my/download/proses-penyelidikan.html).
Dokumen kewangan mestilah telah lengkap diisi berdasarkan senarai semak yang
terdapat dalam butiran borang. Dokumen yang tidak lengkap akan dipulangkan
semula kepada penyelidik. Penyelidik hendaklah memastikan peruntukan
mencukupi sebelum membuat permohonan perbelanjaan/tuntutan kewangan dan
menyimpan rekod perbelanjaan serta baki projek terkini.

4.4 Perbelanjaan meliputi vot-vot penyelidikan adalah mengikut Garis Panduan
Pembiaya Geran. Skop pembiayaan berdasarkan vot penyelidikan adalah seperti
berikut:-

i. Vot 11000 (Bayaran Upah dan Elaun untuk Pembantu Penyelidik
Siswazah (GRA) dan Pembantu Penyelidik (RA))

Setiap geran mempunyai siling upah dan elaun untuk pelajar Ph.D dan
untuk pelajar sarjana atau mengikut garis panduan IPT atau pembiaya
geran.

ii. Vot 21000 (Perjalanan dan Pengangkutan)

Tuntutan untuk perjalanan domestik dan luar negara seperti
persidangan/seminar/bengkel/kolokium untuk membentangkan hasil
penyelidikan yang diiktiraf oleh Scopus/ERA/WOS dan menjalankan
kerja lapangan (domestik).

iii. Vot 24000 (Sewaan)

Sewaan yang dibenarkan untuk bangunan, peralatan, pengangkutan
dan barangan lain yang terlibat secara langsung dengan penyelidikan.

iv. Vot 2600 / 27000 (Bekalan dan Bahan Penyelidikan)

Perbelanjaan yang berkaitan dengan penyelidikan sahaja dibenarkan.

v. Vot 28000 (Baik pulih kecil dan ubahsuai)

Hanya perbelanjaan untuk baik pulih dan pengubahsuaian yang kecil
terhadap bangunan, makmal, peralatan atau lain-lain barang yang
berkaitan dengan penyelidikan dibenarkan.

32 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

vi. Vot 29000 (Perkhidmatan Ikhtisas / Perkhidmatan Khas / Belanja Pakai
Habis)

a. Meliputi lain-lain perkhidmatan termasuk percetakan, hospitaliti,
honorarium, perkhidmatan profesional, konsultansi, penggunaan
komputer, pemprosesan data dan lain-lain perkhidmatan yang
berkaitan dengan projek penyelidikan.

b. Perbelanjaan perkhidmatan khas merangkumi kos menghadiri
kursus, program sangkutan jangka pendek (sekali (1) sahaja)
untuk mempelajari teknik - teknik khusus yang berkaitan dengan
projek penyelidikan. Tempoh yang dibenarkan adalah tidak
melebihi tiga (3) bulan. Jumlah perbelanjaan (b) tidak melebihi 5%
daripada jumlah keseluruhan geran.

vii. Vot 35000 (Aksesori dan Peralatan)

Hanya pembelian peralatan bernilai melebihi RM 3,000 yang berkaitan
dengan projek penyelidikan berkenaan sahaja dibenarkan dan
mestilah disertakan justifikasi dan sebut harga mengikut pekeliling
Perbendaharaan. Bagi pembelian aset yang tiada dalam kertas
cadangan perlu dimajukan kepada pembiaya geran untuk kelulusan.

5.0 PENGURUSAN ASET PROJEK PENYELIDIKAN

5.1 Mengikut Pekeliling Bendahari UiTM Bil. 3 Tahun 2011- Pengurusan Aset Alih
Universiti Teknologi MARA (Pendaftaran), takrifan aset alih adalah seperti berikut:-

a. Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah
kawalan UiTM yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan,
yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui
proses perundangan.

b. Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu
tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan. Terbahagi kepada Harta Modal dan Inventori.

c. Harta Modal ialah aset alih yang harga perolehan asalnya RM3,000.00
(Ringgit Malaysia Tiga Ribu) dan ke atas setiap satu dan memerlukan
penyelenggaraan berjadual seperti mana yang telah disyaratkan dalam
manual pengguna.

d. Inventori ialah aset alih yang harga perolehan asalnya di antara RM500.00
(Ringgit Malaysia Lima Ratus) hingga kurang daripada RM3,000.00
(Ringgit Malaysia Tiga Ribu) setiap satu dan memerlukan
penyelenggaraan berjadual seperti mana yang telah disyaratkan dalam
manual pengguna.

e. Ketua Pusat Tanggungjawab termasuk Penolong Naib Canselor/Rektor
Kampus Negeri/Cawangan atau Penyelaras Kampus atau Dekan Fakulti
atau Ketua Bahagian, Pusat, Unit atau Akademi Pengajian di Kampus
lnduk.

f. Pegawai Aset bertanggungjawab terhadap pengurusan rekod pengagihan,
penempatan, pemindahan/pertukaran pemilik, penggunaan,

33 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

penyelenggaraan, pelupusan dan kehilangan aset alih Pusat
Tanggungjawab (PTJ) yang di bawah seliaannya.

g. Pemilik Aset ialah Pusat Tanggungjawab yang mempunyai hak milikan
atau kawalan ke atas sesuatu aset.

h. Custodian ialah pegawai yang diberi tanggungjawab atas kawalan sesuatu
aset.

i. Pengurus Aset ialah pegawai yang diberi tanggungjawab sebagai wakil
pemilik aset untuk menjaga, mengurus dan mentadbir sesuatu aset.

j. Aset Alih Sumbangan ialah aset yang diterima secara hadiah daripada
organisasi luar untuk tujuan pameran, latihan/pembelajaran dan kegunaan
operasi.

k. Aset Alih Gantian ialah aset yang diganti oleh pegawai yang
bertanggungjawab atau custodian di atas kehilangan yang telah dilakukan.

5.2 Aset Penyelidikan Universiti adalah aset yang dibeli dengan peruntukan yang
diperolehi daripada geran (geran universiti, kerajaan, swasta dan luar). Aset akan
ditempatkan di PTJ dimana penyelidik bertugas.

5.3 Aset Sumbangan adalah aset yang diterima daripada pihak luar dan berbentuk
hadiah atau derma bagi tujuan penyelidikan. Aset ini perlu direkod secara manual
mengikut dasar perakaunan Universiti setelah diperakukan oleh Majlis Eksekutif
Universiti (MEU) dan kelulusan Lembaga Pengarah UiTM (LPU).
(Pekeliling Bendahari Bilangan 6 Tahun 2014: Tatacara Pengurusan Aset Alih
Universiti Teknologi MARA – Harta Sumbangan)

5.4 Aset penyelidikan bersama / dibiayai melalui lebih dari satu geran penyelidik
adalah hak milik UiTM. Aset akan didaftarkan dan ditempatkan di bawah projek
penyelidikan yang menampung peratusan kos pembelian terbesar sekiranya
pembelian aset melibatkan lebih dari satu penyelidikan yang berbeza di UiTM.
Sekiranya pembelian aset melibatkan peruntukan daripada sub-geran
penyelidikan (Contoh: LRGS), ketua projek perlu merujuk kepada garis panduan
dan surat perjanjian penyelidikan yang berkenaan.

5.5 Aset alih penyelidikan yang didaftarkan sebagai Hak UiTM perlu diperiksa atau
diverifikasi rekod dan keadaan fizikalnya selaras dengan Pekeliling Bendahari
Biilangan 4 Tahun 2011 – Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti Teknologi
MARA – Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan)

5.6 Status aset semasa tempoh projek:

a. Penyelenggaraan aset penyelidikan adalah menjadi tanggungjawab
penyelidik dan kos penyelenggaran dibiayai oleh peruntukan projek. Aset
tersebut adalah di bawah seliaan Ketua Projek.

5.7 Status aset selepas projek tamat:

a. Aset dikembalikan kepada pembiaya geran sekiranya dinyatakan dalam
Surat Perjanjian.

b. Aset menjadi hak milik UiTM jika tidak dinyatakan dalam Surat Perjanjian.
c. Kos Penyelenggaran aset adalah tanggungjawab PTJ.
d. Aset adalah di bawah seliaan Ketua PTJ.

34 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

5.8 Prosedur Kehilangan Aset Penyelidikan

Jika didapati aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,
kemalangan, kebakaran, bencana alam, penipuan atau kecuaian pegawai awam,
berikut adalah tindakan yang perlu dilakukan:

a. Pegawai perlu melaporkan kehilangan kepada Ketua PTJ dengan serta
merta

b. Pegawai/Ketua Projek/Custodian membuat laporan segera kehilangan
kepada polis dan Bahagian Keselamatan UiTM dalam tempoh 24 jam dari
waktu kehilangan diketahui

c. Ketua Jabatan perlu sediakan Laporan Awal (KEW.PA.UiTM-28) dalam
tempoh 2 hari bekerja dari tarikh kehilangan dan kemukan kepada Unit
Kewangan/Pejabat Bendahari Kampus Cawangan dan Bahagian
Pengurusan Harta Benda, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam berserta
salinan Laporan Polis dan salinan Aduan Kehilangan Bahagian
Keselamatan UiTM

d. Ketua Jabatan perlu melantik Jawatankuasa Penyiasat menggunakan
format KEW.PA.UiTM-29 dalam tempoh 2 minggu

e. Jawatankuasa Penyiasat akan menjalankan siasatan tidak melebihi
tempoh dua (2) bulan dan mengemukakan penemuan siasatan
menggunakan Laporan Akhir (KEW.PA.UiTM-30) kepada Ketua PTJ untuk
Perakuan/Pengesahan kepada Urusetia Kehilangan (Bahagian
Pengurusan Harta).

f. Urusetia akan dimajukan ke peringkat Pengurusan Tertinggi Universiti
sama ada melulus / menolak syor sebagaimana yang dicadangkan dan
mengemukakan tindakan yang sewajarnya, kadar surcaj dikenakan
kepada penama serta meluluskan hapus kira aset tersebut

(Pekeliling Bendahari Bil. 2/2009: Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti
Teknologi MARA)

5.9 Prosedur Aset Penyelidikan Yang Dilupus/Rosak

a. Ketua Projek/Penyelidik adalah bertanggungjawab untuk mengisi Borang
Permohonan Pelupusan KEW.PA.UiTM-17 dan Laporan Teknikal
Pelupusan KEW.PA.UiTM-16 sekiranya aset penyelidikan tersebut perlu
dilupuskan.

b. Permohonan Pelupusan KEW.PA.UiTM-17 dan Laporan Teknikal
Pelupusan KEW.PA.UiTM-16 yang telah lengkap dihantar kepada
Bahagian Pengurusan Harta Benda/ Unit Pengurusan Pelupusan
Cawangan Negeri, Pejabat Bendahari untuk memdapatkan kelulusan dan
tindakan pelupusan.

5.10 Pemakluman status isytihar harta / inventori perlu dilakukan sekiranya projek
penyelidikan telah tamat, tukar custodian, tukar lokasi, pelupusan, pemulangan
atau kehilangan. Penyelidik perlu mengisi Borang Isytihar Harta / Inventori yang
boleh didapati di website RMC.

5.11 Berkuat kuasa 1 Januari 2017, RMC telah membuat penambahbaikan pengurusan
harta yang menggunakan Kumpulan Wang Penyelidikan (RD) dengan
memindahkan terus semua aset dan inventori penyelidikan selepas proses
penandaan selesai kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) tempat dimana ketua
projek bertugas.

(Kelulusan Mesyuarat MEU Bil. 30/2016 pada 23 November 2016).

35 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

6.0 PEROLEHAN BEKALAN / PERKHIDMATAN DAN PERBELANJAAN PROJEK
PENYELIDIKAN

6.1 Semua perbelanjaan yang melibatkan bekalan/perkhidmatan, tuntutan
pelbagai/perjalanan dan lain-lain tuntutan mestilah mematuhi Garis Panduan
Pembiaya Geran dan mengikut pekeliling yang digunapakai oleh Bendahari
Universiti Teknologi MARA. Perbelanjaan penyelidikan adalah mengikut carta alir
berikut:-

Bil. Jadual / Carta Alir Dokumen
Rujukan
1. Proses Dokumen Kewangan Penyediaan Pesanan Lampiran 1
Tempatan (LO) (Bekalan/Perkhidmatan)

2. Proses Dokumen Kewangan Bayaran Pesanan Tempatan Lampiran 2
(LO) (Bekalan/Perkhidmatan)

3. Proses Dokumen Kewangan Pendahuluan Pelbagai Lampiran 3

4. Proses Dokumen Kewangan Pelarasan Pendahuluan Lampiran 4
(Pelbagai)

5. Proses Dokumen Kewangan Tuntutan Pelbagai Lampiran 5
(Bekalan/Perkhidmatan/ICT)

6. Proses Dokumen Kewangan Pendahuluan Perjalanan Lampiran 6
(Dalam Negeri/Luar Negara)

7. Proses Dokumen Kewangan Tuntutan/Pelarasan
Pendahuluan Perjalanan (Dalam Negeri/Luar Negara)

8. Proses Dokumen Kewangan Bayaran Terus Syarikat dan Lampiran 7
Bayaran Inbois Dalaman UiTM

9. Proses Perolehan Pesanan Tempatan (LO) Pembelian
Aset (RM 3,000 sehingga RM 50,000) dan Bahan Pakai
Habis/Perkhidmatan (RM 10,000 sehingga RM 50,000)

10. Proses Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan melebihi
RM 50,000 ke atas (Sebut Harga
Rasmi/Tender/Rundingan Terus)

11. Proses Pembelian ICT Dan Alat Pandang Dengar
(Pengurusan) ≤ RM50,000[U1]

12. Proses Pembelian ICT Dan Alat Pandang Dengar (Geran
Penyelidikan) ≤ RM50,000

36 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN PENYEDIAAN PESANAN TEMPATAN
(BEKALAN/PERKHIDMATAN)

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN
Mula

Menghantar permohonan - Borang RMC/
dokumen kewangan Bendahari
(http://www.rmc.uitm.e
Penyelidik du.my/download/prose
s-kewangan-
penyelidikan.html)

PT (Kaunter) Merekod terimaan - Sistem REMAINS
permohonan dokumen
kewangan

Menerima dan menyemak

Tidak dokumen permohonan - Sistem iReS
Lengkap Pesanan Jabatan (LO) - Surat / emel

berdasarkan peruntukan Vot Pemakluman

yang ditetapkan dan - Notis Keputusan

tatacara kewangan. Mesyuarat (sekiranya

berkaitan)
PE Pembelian ICT (≥RM 500),

aset (≥RM 3,000), bahan

Lengkap pakai habis/perkhidmatan
(≥RM10,000) perlu

dimajukan kepada

jawatankuasa yang

berkaitan (JKPeP, JTPP

dan JITEP)

Pengarah/TR Pengesahan dan kelulusan
PJI/Ketua RMC dokumen kewangan yang
lengkap

Rekod surat keluar dan - Sistem Xythos

PT hantar ke Bendahari UKZ - Sistem REMAINS

17/Negeri

Tamat

37 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN BAYARAN PESANAN TEMPATAN
(BEKALAN/PERKHIDMATAN)

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN
Mula

Penyelidik Menghantar permohonan - Borang RMC/
dokumen kewangan Bendahari
(http://www.rmc.uitm
.edu.my/download/pr
oses-kewangan-
penyelidikan.html)

PT (Kaunter) Merekod terimaan - Sistem REMAINS
permohonan dokumen
Tidak kewangan - Sistem iReS
Lengkap - Surat / emel
Menerima dan menyemak
PE dokumen permohonan Pemakluman
Bayaran LO
(Bekalan/Perkhidmatan)

Lengkap

Pengarah/TR Pengesahan dan kelulusan - Sistem Xythos
PJI/Ketua RMC dokumen kewangan yang - Sistem REMAINS
lengkap
PT
Rekod surat keluar dan
hantar ke Bendahari UKZ
17/Negeri

Tamat

38 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN PENDAHULUAN PELBAGAI

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN
Mula

Penyelidik Menghantar permohonan - Borang RMC/
dokumen kewangan Bendahari
(http://www.rmc.uitm.
edu.my/download/pro
ses-kewangan-
penyelidikan.html)

PT (Kaunter) Merekod terimaan - Sistem REMAINS
permohonan dokumen
kewangan

Tidak Menerima dan menyemak - Sistem iReS
Lengkap dokumen permohonan

Pendahuluan Pelbagai - Surat / emel

berdasarkan peruntukan

PE Vot yang ditetapkan dan
tatacara kewangan.

Lengkap

Pengarah/TR Pengesahan dan kelulusan
PJI/Ketua RMC dokumen kewangan yang
lengkap
PT
Rekod surat keluar dan - Sistem Xythos
hantar ke Bendahari UKZ - Sistem REMAINS
17/Negeri

Tamat

39 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN PELARASAN PENDAHULUAN (PELBAGAI)

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN
Mula

Menghantar permohonan - Borang RMC/
dokumen kewangan Bendahari
(http://www.rmc.uitm
Penyelidik .edu.my/download/pr
oses-kewangan-
penyelidikan.html)

PT (Kaunter) Merekod terimaan - Sistem REMAINS
permohonan dokumen
Tidak kewangan - Sistem iReS
Lengkap - Surat / emel
Menerima dan menyemak - Notis Keputusan
dokumen permohonan
Pelarasan Pendahuluan Mesyuarat
Pelbagai. (sekiranya berkaitan)

PE

Lengkap

Pengarah/TR Pengesahan dan kelulusan - Sistem Xythos
PJI/Ketua RMC dokumen kewangan yang - Sistem REMAINS
lengkap
PT
Rekod surat keluar dan
hantar ke Bendahari UKZ
17/Negeri

Tamat

40 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN TUNTUTAN PELBAGAI
(BEKALAN/PERKHIDMATAN/ICT)

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN
Penyelidik
Mula - Borang RMC/
PT (Kaunter) Bendahari
PE Menghantar permohonan (http://www.rmc.uitm.
dokumen kewangan edu.my/download/pro
ses-kewangan-
Tidak Merekod terimaan penyelidikan.html)
Lengkap permohonan dokumen
kewangan - Sistem REMAINS

Menerima dan menyemak - Sistem iReS
dokumen permohonan - Surat / emel
tuntutan pelbagai. Tuntutan - Notis Keputusan
pelbagai (>RM 1,000) perlu
dimajukan ke JKPeP dan Mesyuarat (sekiranya
JITEP (>RM 500 sekiranya berkaitan)
melibatkan ICT)

Lengkap

Pengarah/TR Pengesahan dan kelulusan - Sistem Xythos
PJI/Ketua RMC dokumen kewangan yang - Sistem REMAINS
lengkap
PT
Rekod surat keluar dan
hantar ke Bendahari UKZ
17/Negeri

Tamat

41 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN PENDAHULUAN PERJALANAN
(DALAM NEGERI/LUAR NEGARA)

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN
Mula

Penyelidik Menghantar permohonan - Borang RMC/ Bendahari
dokumen kewangan (http://www.rmc.uitm.edu
PT (Kaunter) .my/download/proses-
kewangan-
Tidak penyelidikan.html)
Lengkap
Merekod terimaan - Sistem REMAINS
PE permohonan dokumen
kewangan

Menerima dan menyemak - Sistem iReS
dokumen permohonan - Surat kelulusan
Pendahuluan (Dalam
Negeri/Luar Negara) Canseleri/RMC
berdasarkan peruntukan (sekiranya melibatkan
Vot, tatacara kewangan dan perjalanan ke luar
kadar yang ditetapkan. negara)
- Surat / emel

Lengkap

Pengarah/TR Pengesahan dan kelulusan - Sistem Xythos
PJI/Ketua RMC dokumen kewangan yang - Sistem REMAINS
lengkap
PT
Rekod surat keluar dan
hantar ke Bendahari UKZ
17/Negeri

Tamat

42 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN TUNTUTAN/PELARASAN PENDAHULUAN
PERJALANAN (DALAM NEGERI/LUAR NEGARA)

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN
Mula

Penyelidik Menghantar permohonan - Borang RMC/
dokumen kewangan Bendahari
(http://www.rmc.uitm.
edu.my/download/pro
ses-kewangan-
penyelidikan.html)

PT (Kaunter) Merekod terimaan - Sistem REMAINS
permohonan dokumen
kewangan

Menerima dan menyemak

Tidak dokumen permohonan - Sistem iReS
Lengkap Tuntutan/ Pelarasan - Surat / emel

PE Pendahuluan (Dalam - Notis Keputusan

Negeri/Luar Negara) Mesyuarat (sekiranya

berkaitan)

Lengkap

Pengarah/TR Pengesahan dan kelulusan - Sistem Xythos
PJI/Ketua RMC dokumen kewangan yang - Sistem REMAINS
lengkap
PT
Rekod surat keluar dan
hantar ke Bendahari UKZ
17/Negeri

Tamat

43 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN BAYARAN TERUS SYARIKAT DAN
BAYARAN INBOIS DALAMAN UITM

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN
Mula

Menghantar permohonan - Borang RMC/
dokumen kewangan Bendahari
(http://www.rmc.uitm.
Penyelidik edu.my/download/pro
ses-kewangan-
penyelidikan.html)

PT (Kaunter) Merekod terimaan - Sistem REMAINS
permohonan dokumen
kewangan

Tidak Menerima dan menyemak - Sistem iReS
Lengkap dokumen permohonan

kewangan Bayaran Terus - Surat / emel

Syarikat dan Bayaran Inbois - Notis Keputusan

PE Dalaman Mesyuarat (sekiranya
berkaitan)
Lengkap

Pengarah/TR Pengesahan dan kelulusan - Sistem Xythos
PJI/Ketua RMC dokumen kewangan yang - Sistem REMAINS
lengkap
PT
Rekod surat keluar dan
hantar ke Bendahari UKZ
17/Negeri

Tamat

44 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES PEROLEHAN PESANAN TEMPATAN (LO) PEMBELIAN ASET
(RM 3,000 SEHINGGA RM 50,000) DAN BAHAN PAKAI HABIS/PERKHIDMATAN
(RM 10,000 SEHINGGA RM 50,000)

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN

Penyelidik Tidak Mula - Borang RMC /
PT (Kaunter) Lengkap Bendahari
PE Menghantar dokumen (http://www.rmc.uitm
PS/PPS Lengkap permohonan perolehan .edu.my/download/pr
Pesanan Tempatan (LO) oses-kewangan-
untuk peralatan (>RM 3,000) penyelidikan.html)
dan bahan pakai habis/
perkhidmatan/sewaan - Sistem REMAINS
(>RM10,000) - Sistem iReS

Merekod terimaan dokumen - Sistem iReS
permohonan - Sistem Xythos

Menerima dan menyemak
dokumen permohonan
perolehan aset/bahan/
perkhidmatan berdasarkan
peruntukan Vot, terdapat di
dalam kertas cadangan dan
tatacara kewangan.

Mengurus penyediaan
dokumen teknikal dan
panggilan mesyuarat

JTPP Tidak Menyemak permohonan dan - Minit Mesyuarat
Ya meluluskan spesifikasi
Sekretariat JTPP peralatan, bahan pakai habis - Surat / emel
Pengarah RMC/ dan perkhidmatan /sewaan pemakluman
TR PJI yang bersesuaian dengan
PT penyelidikan yang
dicadangkan.

Memaklumkan keputusan
kepada penyelidik dan
pengesahan kelulusan ke
Mesyuarat Pengurusan IRMI

Sahkan kelulusan

Rekod dan Fail Menghantar - Sistem Xythos
dokumen lengkap ke Pejabat - Sistem REMAINS
Bendahari UKZ 17

Tamat

45 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN MELEBIHI
RM 50,000 KE ATAS (SEBUT HARGA RASMI/TENDER/RUNDINGAN TERUS)

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN

Mula

Penyelidik Melengkapkan dokumen - Pekeliling Bendahari
PT(Kaunter) permohonan pembelian Bil.8/2009 (Sebut
bekalan/perkhidmatan Harga
PS/PPS (>RM50,000 sehingga RM Rasmi/Tender)
500,000) secara Sebut
Harga Rasmi dan melebihi
RM 500,000 secara Tender

Merekod terimaan - Sistem REMAINS
dokumen permohonan

Menerima dan menyemak

dokumen permohonan

senarai untuk pembelian.

Dapatkan spesifikasi,

katalog/gambar (bekalan)

dan borang kelulusan MITI

daripada penyelidik.

Sediakan Surat Arahan

Panggilan Bekalan

Perkhidmatan (Lampiran

2A/2B), Lampiran A

(Intergity Pact), Borang PB

3/80 dan borang spesifikasi

Tidak peralatan.

JPPIT/JITE/JITEP Keputusan - Minit Mesyuarat
(sekiranya berkaitan) - Surat / emel
Panggilan mesyuarat
Sekretariat JTPP Ya kepada ahli JTP dan
IRMI/Negeri
penyediaan semua
dokumen

JTPP IRMI/Negeri Tidak Pengesahan spesifikasi - Sistem Xythos
PS/PPS Ya (Pengerusi) dan disahkan - Sistem REMAINS
permohonan.

Rekod dan Fail

A

46 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN RUJUKAN

A Sambungan

PT Menghantar dokumen
lengkap ke Bendahari
PBK UKZ 17

BBP Pengesahan sumber
peruntukan
PT
PNC (P&I) / Rektor Buat tawaran Sebut
PJI Harga/Tender kepada
pembekal
PS
Ambil dokumen Sebut
JTPP RMC / Negeri / Harga/Tender dari BBP
Pemohon
PNC (P&I)/Pengerusi Terima dokumen Sebut - Dokumen Sebut
JTPP Negeri Harga/Tender dari BBP Harga/Tender

PPS Proses analisa dan
pemilihan peralatan
PT mengikut spesifikasi/
butiran keperluan yang
ditetapkan

Tidak Hadir mesyuarat dan - Minit Mesyuarat
mengesahkan pemilihan
berdasarkan analisa
yang telah dibuat

Ya

- Surat kepada BBP
Sahkan penilaian analisa - Minit Mesyuarat

Rekod dan Fail - Sistem Xythos
- Sistem REMAINS

Serahkan dokumen
lengkap bersama minit
mesyuarat kepada BBP

Tamat

47 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI

CARTA ALIR PROSES PEMBELIAN ICT DAN ALAT PANDANG DENGAR (PENGURUSAN)
≤ RM50,000[U2]

PYB CARTA ALIR PROSES/AKTIVITI DOKUMEN
RUJUKAN

Mula

Pemohon Mendapatkan sebutharga - Sebutharga
Pemohon dari pembekal
- Sistem FAIS
Pemohon Semakan peruntukan
pengurusan - Borang PB 3/80
- Surat permohonan
Tidak Melengkapkan dokumen - Borang
Lengkap pembelian
Kemunasabahan
Lengkap Harga / Analisa
sebutharga
- Katalog

Ketua Jabatan Dapatkan kelulusan Ketua
JITEP Jabatan
PPTM
Tidak Lulus Dapatkan kelulusan teknikal
Lulus Lulus dari mesyuarat JITEP

Tidak
Lulus

Hantar keputusan - Surat kelulusan
permohonan kepada JITEP
pemohon

PT Hantar dokumen ke - Sistem FAIS
bendahari kewangan untuk
pengeluaran pesanan
jabatan (LO)

Pemohon Terima dan mengujilari - Borang pengesahan
PT UKZ 17 peralatan ICT/APD penerimaan
bekalan/barang
(GRN)

Jalankan audit inventori dan - Kad inventori dan
aset kad aset

Tamat

48 | Buku Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan IRMI