Microsoft_Word_Intermediate

โครงการพัฒนาทกั ษะดจิ ทิ ัลเพ่อื การจ้างงาน เฟส 2

ทีนี้มาดูขนาดกระดาษต่อครับ ว่าเราตั้งค่ากระดาษเป็น A4 จริงไหม มาดูตรงน้ีครับ นี่คือการ
กำหนดหน้ากระดาษ เวลาปริ้นออกมามันจะได้ไม่กินเนื้อความข้อความสวยงาม เวลาคุณเจาะเข้าแฟ้ม
หรือว่าไปเข้าตัวขอบนะครับ หรือว่าไปเข้าปกครับแล้วแต่ว่า เราจะเข้าแบบไหน ก็ไปบวกความหนาเข้าไป
แลว้ กันนะครับ

98

โครงการพัฒนาทกั ษะดจิ ทิ ลั เพอ่ื การจา้ งงาน เฟส 2
แบบนี้เลยครับซ้ายของหน้า 1 ห่างขวาของหน้า 2 จะห่างเพราะว่า เวลาเอามาประกบกันเน่ีย
มันจะได้เป็นดา้ นทอ่ี ยู่ด้านเดียวกัน เวลาปกสนั กาวเลย มันจะไดไ้ มก่ ินเนือ้ หาน่ีคอื การจัดหน้ากระดาษ

การปรบั แต่งหัวกระดาษ และท้ายกระดาษ

มาถึงการปรับแตง่ เอกสารครับ การใส่เลขหน้า การใส่รูปภาพ การใส่ข้อความตรงสว่ นที่เป็นหัวเร่อื ง
กับท้ายเรื่อง ก็คือ ขอบบน และขอบล่าง แน่นอนครับว่า เอกสารควรจะมีเลขหน้า โลโก้ ควรจะมีข้อความ
หรือไม่ขน้ึ อยู่กบั เราวเิ คราะหเ์ อกสารนั้นนะครับ แตย่ งั ไงกต็ อ้ งมีเลขหน้า

วิธีการเข้าสู่มุมมองของการทำหัวกระดาษ หรือท้ายกระดาษ ยกตัวอย่างเป็นหัวกระดาษ ก็เอาเมาส์
ไปชี้ประมาณใกล้ๆ ขอบกระดาษด้านบนนะครับ ถ้าใครจะทำด้านล่างก็ต้องเลื่อนไปที่ข้างล่างใกล้ๆ
ขอบกระดาษ ด้านล่างนะครับ ก็ใช้วิธีการดับเบิ้ลคลิกเข้าไปตรงใกล้ๆ ขอบกระดาษด้านบนนะครบั จะเข้าสู่
โหมดท่ีเรยี กวา่ เป็น header-footer กค็ ือหวั ท้ายกระดาษ

99

โครงการพฒั นาทกั ษะดิจิทัลเพือ่ การจ้างงาน เฟส 2

สังเกตนะครับ ว่า เคอร์เซอร์กระพริบ ให้คิดว่าเรากำลังพิมพ์งานอยู่ในเอกสารแล้วกันครับๆ
ผมจะพิมพ์ข้อความเข้าไปนิดนึง ข้อความนี้ต้องการให้ข้อความนี้เป็นชื่อของเอกสาร เป็นชื่อของหลักสูตร
เป็นชื่อของคู่มืออะไรก็ว่าไปใส่เสมมุติว่าคู่มือฉบับนี้ เป็นหลักสูตรเกี่ยวกับทางด้าน การจัดการฐานข้อมูล
สังเกตนะครับว่า ผมพิมพ์ข้อความที่หน้าที่ 1 หน้าที่ 2 ก็จะปรากฎโดยอัตโนมัติ มันจะมีผลทุกหน้า
เราจะต้องใส่อะไรบ้างเพื่อมันไปปรากฏทุกหน้าที่ ผมอยากใส่ชื่อหลักสูตรการจัดการฐานข้อมูลชื่อวิชาลงไป
ตัวหนาตัวเอยี ง สามารถจัดรปู แบบข้อความ ปรับชิดซ้าย ชดิ ขวา ก่ึงกลางกไ็ ด้

ผมอยากจะแทรกรปู ภาพล่ะ กดปุม่ Tab มาวางตำแหนง่ ทีเ่ ราอยากแทรกรูปภาพ แล้วใช้คำสง่ั insert
โดยรปู ภาพผมเตรียมไวใ้ นเครื่องกเ็ ลอื ก This devices จากนนั้ ก็ Browse ท่แี หล่งเกบ็ รปู บนเคร่อื งผม

100

โครงการพฒั นาทักษะดิจิทัลเพื่อการจา้ งงาน เฟส 2

แล้วทำการเลือกสติกเกอร์รูปโลโก้เข้า จากนั้นก็สามารถปรับย่อขนาดตามความสวยงาม ส่วนใคร
จะปรบั ความคมชัดแล้ว จากนั้นก็ใส่เส้นกรอบนิดหนอ่ ยให้มันดชู ดั ขึน้

ทีนี้ผมมาเลือกที่ Footer แล้วตั้งให้เป็น Center หรือกึ่งกลาง เพื่อใส่เลขหน้า โดยด้านบน Header
หรือของหัวกระดาษจะมีรูปภาพ สว่ นด้านลา่ งผมจะมาใส่เลขนะครบั วธิ กี ารเข้ามาตรงๆเลยครับ ใชเ้ มนู insert
ด้านขวามอื แล้วไปท่ี เมนู Page number ทีนี้ผมได้วางตำแหนง่ เคอร์เซอร์ในตำแหนง่ ที่อยากจะเอาเลขหนา้
มาวางอยู่แล้วนะครับ ก็ไปที่ตำแหน่งชื่อว่า current Position ตำแหน่งปัจจุบันที่ผมอยู่ ก็เลือกรูปแบบ
ตัวเลขหนา้ ทผี่ มต้องการครบั

101

โครงการพฒั นาทกั ษะดจิ ิทัลเพ่อื การจ้างงาน เฟส 2

กจ็ ะได้เลขหน้าท่เี ราเลือกไว้ เราสามารถปรับแตง่ เฉดสีตา่ งๆ ให้เข้ม หรือจาง ตวั อกั ษรหนา
ใส่เส้นกรอบก็ได้ ตามทต่ี อ้ งการได้

จากน้ันลองดูตัวอยา่ งหน้าอื่นๆ วา่ เปน็ อย่างไรบ้าง จะเห็นวา่ โดยธรรมชาติ เมอ่ื ทำทห่ี นา้ แรก
ก็จะปรับเปลยี่ นให้โดยทันที

การตงั้ คา่ เลขหนา้

สดุ ท้ายถ้าเรามี 2 ไฟล์ แต่เนื้อหาต่อกนั เวลาเราปร้นิ ออกมาเปน็ กระดาษสมมุตวิ ่าไฟแรกท่ีจบท่ีหน้า
50 นี่เป็นไฟล์ที่ 2 เพราะว่าเวลาเราเอามาประกบเป็นกระดาษนะครับจะเริ่มหน้า 51 โดยเริ่มต้น เราอยาก
จะให้มันเร่ิมท่ีหน้า 51 เพราะมันตอ้ งเอาไปประกบเกับอกี ไฟลน์ ึงจบท่ีหน้า 51

102

โครงการพฒั นาทกั ษะดิจิทัลเพอ่ื การจ้างงาน เฟส 2

วิธีการเริ่มเปลี่ยนเลขหน้าให้มันสตาร์ท หรือเริ่มต้นที่เลขอะไรก็ง่ายๆ ก็คือไฮไลท์ตัวเลขที่ต้องการ
จะปรับลำดับการเริ่มตน้ เสร็จเรียบร้อยแล้วคุณกไ็ ปที่คำส่ัง insert → Page Number เราจะมาปรับรูปแบบ
ที่สว่ นคำส่ังชอ่ื วา่ Format Page Number

จากนนั้ เราก็มาเปลี่ยนเลขในหนา้ ต่าง Page Number Format ในสว่ น Start at เปลย่ี นเลข 1
ก็กลายเป็นหนา้ 51 เขา้ ไปเสร็จแลว้ ก็ ok ครับ

103

โครงการพฒั นาทักษะดจิ ทิ ัลเพอื่ การจา้ งงาน เฟส 2

เพยี งเท่านจ้ี ะสามารถจัดลำดบั เลขได้ และสามารถปรน้ิ ออกมาเปน็ กระดาษ แลว้ ก็จะไดไ้ ปประกบ
กับอกี ฝ่ายหนง่ึ เขาจะได้ตอ่ เนอื่ งจาก ok ครบั ผม

เสร็จเรียบร้อย Header กับ Footer จบ เราจะกลับสู่โหมดการพิมพ์เอกสารปกติแล้ว ในการทำ
กระดาษการพิมพ์เอกสารอีกครั้งหนึ่ง หัวกระดาษท้ายกระดาษก็จะปรากฏเลขที่เราทำไว้ปกติทุกหน้า
เรอ่ื งของการจัดการหน้ากระดาษ ใสเ่ ลขหน้า ใส่ขอ้ ความ และรปู ภาพ ก็จบในวดิ โี อชุดนี้ สวสั ดีครบั ผม

104

โครงการพัฒนาทกั ษะดิจิทลั เพอื่ การจา้ งงาน เฟส 2

สารบญั และหนา้ ปก

สวัสดีครับสำหรับวิดีโอชุดนี้เรากำลังจะเข้ามาสู่ ในเรื่องของการจัดการสร้างสารบัญนะครับ
แล้วก็ชุดหน้าปกสำเร็จรูปที่เขามีการเตรียมไว้นะครับให้เราพร้อมแล้วค่อยไปปรับปรุงนิดหน่อยใส่ Detail
ของเราที่เป็นเรื่องของคู่มือ ซึ่งถ้าเรารู้วิธีการ หรือหลักการก็จะทำให้เราทำงานเอกสารชุดนี้จบเร็วขึ้น
ซึ่งในหัวขอ้ ก็จะพูดถึงเรือ่ งการแบ่งสว่ นก่อนนะครับ เพราะจะต้องมีสว่ นที่เป็นเนื้อหาอีกสว่ นนงึ กเ็ ป็นสารบญั
วิธีการแบง่ ส่วน แทรกรูปแบบสารบญั แล้วก็ควรจะแทรกส่วนทเี่ ราตอ้ งการทำสารบญั แทรกเข้าไป และแนน่ อน
โดยธรรมชาติของไมโครซอฟต์เวริ ด์ ทั้งไฟล์ก็จะมีการโยงกนั เชอื่ มโยงกัน

ดังนั้นหน้าสารบัญ นะครับมันไม่ควรมีบางอย่างที่เหมือนกับหน้า Content เช่น ตัวอย่างก็คือ
เลขหน้าไม่ควรนะครับ หน้าเนื้อหา จะมีเลขหน้าตามปกติครับ แต่หน้าสารบัญไม่ควรมี
เราควรจะทำการยกเลิกการเชื่อมโยงก่อนนะครับ สุดท้ายก็คือ ไปดูการใช้งานการแทรกปก ชุดสำเร็จรูป
ท่เี ขาเตรียมไวใ้ ห้

105

โครงการพัฒนาทกั ษะดิจทิ ลั เพ่อื การจ้างงาน เฟส 2

เราจะเริ่มจากไฟล์ท่ีเราทำกันมาจากหลายๆ วีดีโอครับที่เราใช้งาน Facebook ครับ ต่อเนื่องมาเลย
ครับ อย่างที่เราเคยแทรก header-footer หรือว่าหัวท้ายกระดาษ แทรกเลขหน้า สำคัญครับ คือตรงนี้ครบั
ในวิดีโอแรกๆ เลยที่ผมได้แนะนำเรื่องของการจัดข้อความด้วย Style นะครับ ซึ่งมันจะมีรูปแบบสำเร็จรูป
ในชื่อว่า headings ตามแต่ว่าเรามีหัวข้อระดับที่เท่าไหร่ อะไรเป็นหัวข้อใหญ่สุดของเนื้อหาก็จัดให้เห็น
Heading 1 อะไรรองลงมาก็เป็น Heading 2 ที่ผมเคยยกตัวอย่าง Style แล้วว่ามีประโยชน์ยังไงครับ
ถ้าถ้าคุณเปลี่ยนรูปแบบสีสัน เช่นผมเปลี่ยนจากสนี ้ำเงิน เป็นสีแดง และเอกสารชุดนี้มีการใช้หัวเรื่องระดับ 2
หลายๆ หัวเรื่อง เราต้องมานั่งแกเ้ ปน็ สีแดงทง้ั หมดเหรอ

ถ้าเราเคยทำข้อความเหล่านี้ด้วยรูปแบบ Style ไว้เรียบร้อยแล้ว เมื่อคุณปรับปรุงมาสีสัน รูปแบบ
อย่าลืมกลับมาที่ข้อความที่คุณเพิ่งจะปรับสีสัน หรือปรับปรุงข้อความ แล้วไปคลิกขวาที่ข้อความ ที่ไฮไลท์
ตรงชือ่ Style ส่ัง Update หัวข้อระดบั เดียวกนั ท่เี คยอยู่ในเอกสารชดุ นท้ี ่เี คยเป็นสเี ดิมกจ็ ะปรบั ใหอ้ ตั โนมัติครับ
นคี่ อื ข้อดขี องการใช้ Style ผมทบทวนให้นะครับ เมื่อเราทำเรือ่ งของสไตล์เรียบร้อย

106

โครงการพฒั นาทักษะดจิ ทิ ลั เพอ่ื การจา้ งงาน เฟส 2

ข้อดีอีกข้อหนึ่งคือ เอกสารชุดนี้จะมีหัวข้อใหญ่อยู่ 2 หัวข้อใหญ่ก็คือแถบสีเขียวจัดด้วย Style
Heading 1 เรียบร้อยแล้ว เมื่อเวลาเราทำเรื่องของ Style แล้วนำ Mouse Ove ที่หัวข้อนั้น มันก็จะมี
สามเหล่ยี มเลก็ ๆ เดง้ ขน้ึ มาครบั เมอ่ื เราคลกิ ตรงสามเหล่ียม มนั คอื การยุบ Detail ของตัวยอ่ ยภายใต้ heading
1 ตัวนั้นเปรียบเทียบง่ายๆ ครับ เหมือนกับคุณมีบทที่ 1 บทที่ 2 คุณสามารถยุบรายละเอียด ของแต่ละบท
ไดค้ รับ สังเกตไดว้ า่ เอกสารจะเหลอื แค่ 2 หนา้ เพราะมันยบุ รายละเอียดลงไปให้เหลอื แค่หัวขอ้ หลัก

ประโยชน์ในการยุบข้อความคือ จะเหมาะสำหรับเวลาที่คุณต้องการเคลื่อนย้ายทั้งหมด เช่น
อาจจะพิมพ์ ลำดับบทสลับกัน ผิดลำดับ แทนที่จะต้องมาทำการต้องการยกเลิกทั้งหมด เราไม่ต้องเสียเวลา
มานั่งไฮไลท์คลุมทั้งหมดย้ายไปแปะหน้า เพียงแค่คุณย้ายทั้ง Heading ไปได้เลยทีเดียว ไม่ต้องยุ่งยาก
นค่ี อื ความสะดวกนะครบั

การทำสารบญั

กลับสู่สารบัญเราต่อครับ เมื่อเรามีเนื้อหาเรียบร้อยเราอยากจะแทรกสารบัญครับ ตอนนี้เอกสาร
ของเราเนีย่ ขอแก้เลขหน้าเป็นเริม่ ต้นที่หน้า 1 เมื่อปรับเป็นหนา้ 1 เราอยากแทรกสารบัญครับ เพราะคู่มือท่ี
ถูกต้องควรจะมีสารบัญด้วย วิธีการที่ถูกต้องนะครับ เราจะเราจะไม่ทำการ Enter นะครับ ให้เกิดหน้าว่าง
ถามว่า ทำไมถึงไม่ทำกัน คือระบบจะมองวา่ หน้าว่างที่คุณสร้างมาเพือ่ เป็นสารบัญหน้านั้น คือส่วนเดียวกัน
กับที่เป็น Content ก็จะส่งผลให้มีผลกระทบเรื่องเลขหน้า กลายเป็นว่า จะมีเลขหน้าเป็นหน้า 1 หน้า 2

107

โครงการพัฒนาทักษะดิจทิ ลั เพ่ือการจา้ งงาน เฟส 2
ก็ว่ากันไปตามความยาวของสารบัญ กลายเป็นว่า เนื้อหามาเริ่มที่หน้า 3 ซึ่งจริงๆ ต้องเริ่มด้วยหน้าที่ 1
เหมอื นเดิม แต่มันก็เป็นสารบญั ทีไ่ มค่ วรมีเลขหน้าดว้ ย แลว้ ก็ไมม่ ีผลของการนับนบั เลขหนา้ ดว้ ย

วิธีการทำให้ 2 ส่วนที่ขาดจากกัน เราก็จะใช้วิธีการทำ Break เราต้องการแบ่งส่วน ให้มันแยก
ออกจากกันเลยครับ ส่วนนึงเป็นเนื้อหา อีกส่วนเป็นหน้าสารบัญ โดยเอาเคอร์เซอร์ ไปคลิกหน้าตัวอักษร
ตัวแรกของหนา้ เน้อื หา ของสว่ นที่เปน็ Content คอื ตวั อกั ษร ค.ควายนะครับ

108

โครงการพฒั นาทกั ษะดิจทิ ลั เพือ่ การจา้ งงาน เฟส 2
เสร็จแล้วก็ทำการแบ่งส่วนครับ ก็ไปที่แถบ layout ไปที่ปุ่ม Break นะครับ การแบ่งส่วนนะครับ
ย้ำแบ่งส่วนให้แยกออกจากกันครับ ส่วนหนึ่งเป็นสารบัญ อีกส่วนหนึ่งเป็นเนื้อหา เราต้องมาที่ส่วนของ
Section Break ครบั แล้ว ทำการเลือกคำสง่ั ชอ่ื วา่ Nex Page เพื่อให้เนอ้ื หาไปอยู่หนา้ ถัดไปครับ

เมื่อกดแล้วก็จะเกิดหน้าว่างขึ้นมาหน้านึงครับ แต่ธรรมชาติของ Microsoft Word มันก็ต้องติด
รูปแบบเดิมที่เคอร์เซอร์เคยกระพริบ ซึ่งมันไม่เหมือนกันกับการ Enter แล้ว Copy ติดรูปแบบไปด้วย
หน้าสารบัญผมไม่ต้องการแยกสีเขียวครับ ผมเอาเมาส์ไปคลิกในพื้นที่สีเขียวครับ เคอร์เซอร์จะไม่กระพริบ
ในแถบสีเขียวกไ็ ม่เปน็ ไร แต่เรามนั่ ใจว่าในแถบสีเขยี วทเี่ ป็นหนา้ วา่ ง

109

โครงการพัฒนาทกั ษะดิจทิ ลั เพ่อื การจา้ งงาน เฟส 2
จากนน้ั Clear Format สเี ขียวทิง้ ไมไ่ ดล้ บนะครับ เคลียร์ Format เฉยๆ วธิ กี ารกค็ อื เอาเคอร์เซอร์
กระพริบมาตรงนั้นก่อน นี่คือแถบสีเขียวหน้าว่าง แล้วผมก็มาคลิกแท็บ แล้วก็มาเลือกปุ่มอันนี้ครับ ชื่อตรงๆ
เลย ชื่อวา่ Clear All formating เคอรเ์ ซอร์จะไม่กระพรบิ นะครับ และจะมองไม่เห็น แตถ่ า้ เกิดใคร อยากเห็น
ก็ Enter 2 ครั้ง เดี๋ยวจะมีเคอร์เซอร์ปรากฎมาเองครับ แล้วก็เลื่อนเคอร์เซอร์ไปอยู่บนสุดบรรทัดแรกสุดครับ
เป้าหมายคือ ต้องการแทรกสารบัญตรงนี้ นี่คือการแบ่งส่วนนะครับ จะเกิดการแบ่ง ในเอกสาร ไฟล์เดียวกนั
จะแบ่งออกเป็น 2 สว่ นแล้วตอนนี้ แตล่ ะส่วนเราเรยี กวา่ Section

เรามาทำเรื่องแทรกสารบัญ ให้มาแท็บ References เลือกคำสั่งชื่อว่า Table of Content
แลว้ ผมกเ็ ลอื กจากรปู แบบเลยครับ เขาเลือกท่ีหัวเรือ่ งว่า Content แล้วก็มตี ัวใหญ่ว่า Heading 1 Heading 2

110

โครงการพัฒนาทกั ษะดิจทิ ลั เพ่ือการจา้ งงาน เฟส 2

จากนั้นคลิกเข้าไปเลยครับ เพียงเท่านี้เราก็จะได้สารบัญมาเรียบร้อยแล้วครับ เราก็จะได้สา รบัญ
มาแล้วครับ ทำไมมันรู้ล่ะว่า เราจะเอาหัวข้อนี้มาทำสารบัญ เพราะรูปแบบที่คุณทำข้อความเป็นสไตล์ เป็น
heading 1 เป็น heading 2 ตรงน้ีนะครับ มนั กเ็ ลยมผี ลตอ่ เนื่องให้สารบญั ทำให้โปรแกรม พอจะรวู้ า่ หัวข้อนี้
ทำสารบญั ครบั แล้วเลขหนา้ ก็ทำให้อัตโนมตั ิเลย แต่มขี อ้ สงั เกตคือ ธรรมชาติทผี่ มเคยยำ้ ไปแล้วว่า จะทำอะไร
ทีห่ วั ทา้ ยกระดาษมันจะติดไปด้วย ตอนนี้เราตอ้ งยกเลิกเลขหนา้ ในหนา้ สารบัญครับ

111

โครงการพฒั นาทกั ษะดิจทิ ัลเพอ่ื การจ้างงาน เฟส 2

วิธีการยกเลิกเลขหน้าทำยังไงแล้ว ก็ไปที่เราตำแหน่งที่อยากยกเลิกก่อนในหน้านี้ผมไปที่ Footer
หรือท้ายกระดาษนะครับ เสร็จแล้วให้คุณขยับมาที่ Footer ของหน้าเนื้อหา ไม่ใช่กระดาษหน้าสารบัญนะ
จากนน้ั ให้เลือกไปที่แถบคำสง่ั ด้านบนครับตรงกลุ่ม header-footer มันจะมคี ำส่ังทชี่ ่ือว่า Link to previous
ถูกเลือกอยู่ สังเกตว่ามันจะมีไฮไลท์สีเทาอยู่ ให้เราทำการคลิกซ้ำเข้าไปที่คำสั่ง Link to previous
เพ่ือเปน็ การยกเลิก ตอนน้ีมันกำลังมกี ารเชือ่ มโยงไปยังกอ่ นหนา้ ก็คอื ไปยังหน้าสารบญั น่นั เอง แต่วา่ ถา้ เกิดคุณ
ไปทำอะไรที่หน้าสารบัญไปลบเลขหน้าทิ้งหน้าเนื้อหาก็จะโดนลบถูกลบเลขหน้าไปด้วยครับ ฉะนั้นเราต้อง
ยกเลิกการเชื่อมโยงก่อน ผมถึงจะไปที่หน้าสารบัญตรงท้ายกระดาษเลขหน้าของหน้าสารบัญนะครับ
แล้วก็ค่อยลบเลขหน้าทิ้ง สังเกตครับหน้าเนื้อหาเลขน่าจะไม่กระทบครับ แต่ถ้าตะกี้คุณไม่ได้ไปคลิกยกเลิก
Link to previous ถ้าคุณมันลบเลขหนา้ ในหน้าสารบัญเลยนะท่ีมนั ตรงท้ายกระดาษ เลขหน้าในฝั่งของหนา้
เนื้อหาก็จะโดนลบไปด้วยครับ เราจะทำส่วนไหนไม่อยากให้มันไปกระทบ เช่น ตอนนี้หน้าเนื้อหา เราถือว่า
เป็นส่วนที่ 2 ครับ หน้าสารบัญคือส่วนที่ 1 ครับถ้าเราไม่อยากให้หน้าท่ี 2 ไปมีผลกระทบกับหน้า 1
คือไมเ่ ชื่อมโยงกันก็ต้องคลิกที่หนา้ ท่ี 2

ถ้าเราไม่เอาโลโก้ดว้ ยกห็ ลกั การเดียวกันครับ เอาเคอร์เซอร์ไปกระพริบตรงหัวกระดาษ แล้วก็ทำการ
Link to previous ก่อนแล้วค่อยไปลบชื่อข้อความ หรือโลโก้ห ในกรณีนี้ผมขอเก็บไว้ครับ เนื่องจากว่าช่ือ
หลกั สตู รกบั โลโก้ผมอยากใหม้ นั ครบปรากฎทุกหน้ารวมไปถึงหนา้ สารบญั ด้วย

112

โครงการพัฒนาทักษะดิจทิ ลั เพือ่ การจา้ งงาน เฟส 2

การปรับปรงุ แกไ้ ข เพิม่ เตมิ หวั ข้อความในสารบัญ

ทีนกี้ ก็ ลับมาโหมดแกไ้ ขขอ้ ความ ซ่ึงในสารบญั เราก็สามารถแก้ไขข้อความ เชน่ ในตวั อย่าง แก้ไขจาก
คำว่า Content ให้เปน็ คำวา่ สารบัญ จะจัดใหอ้ ยูก่ ึ่งกลาง Center กไ็ ด้

ถ้าเรามีการปรับปรุงแก้ไขชื่อหัวข้อในสารบัญ เราต้องไปทำการแก้ไขในหน้า Content หรือเนื้อหา
เช่นในหัวข้อความหมายของฐานข้อมูลมันยาวไป ลบให้เหลือแค่คำว่า ความหมาย เมื่อลบทิ้งแล้วสังเกตว่า
ในสารบญั ก็ไมเ่ ปลยี่ นตาม โดยปกติแล้วถา้ มกี ารปรบั ปรงุ แกไ้ ข หวั ขอ้ เดมิ เราต้องกลบั มาท่หี น้าสารบัญ

113

โครงการพฒั นาทกั ษะดจิ ทิ ัลเพ่ือการจ้างงาน เฟส 2

เมื่อกลบั มาที่หนา้ สารบญั ใหค้ ลิกทห่ี น้าสารบัญให้เกดิ เปน็ กรอบสเี่ หลีย่ ม แลว้ จะเหน็ ปุ่ม Update
Table

หรือจะใชค้ ลกิ เมาส์ขวาแลว้ เลอื กเมนู Update Field ตวั ไหนกไ็ ดค้ รับความหมายเดียวกันครบั

114

โครงการพัฒนาทกั ษะดจิ ิทลั เพ่ือการจ้างงาน เฟส 2

ในตอนนี้ขอเลือกใช้คลิกขวานะครับ จากนั้นจะมีหน้าต่างถามเราว่า ต้องการที่จะอัพเดทส่วนไหน
อัพเดทเฉพาะเลขหน้าอย่างเดียวหรือเปล่า หรืออัพเดททั้งตารางเลย งานนี้มีการไปแก้หัวข้อตารางด้วย
หัวข้อของหน้าเนื้อหาด้วย ฉะนั้นผมก็ควรเลือกทั้งตารางครับ มันไม่ได้มีผลแค่เลขหน้า มันมีผลของการ
เอาชื่อหัวข้อใหม่ที่ผมพึ่งแก้เพิ่งลบเอามาใส่สารบัญด้วย คือให้เลือก Update EntireTable แล้วก็ตอบ ok
ครบั

ผลลพั ธจ์ ากหน้าสารบญั นะมาแล้วครบั มันกจ็ ะอพั เดทใหเ้ ราเรียบรอ้ ย อย่าลืมนะครบั ถ้าคุณกลับไป
ปรับปรุงอะไรที่หน้าเนือ้ หา อย่าลืมกลับมาอัพเดทที่สารบัญด้วยนะครับ ไม่งั้นหัวข้อในสารบัญ จะไม่เป็นไป
ตามข้อความในเน้อื หานะครบั นี่คอื หลกั การของการทำสารบัญ

115

โครงการพัฒนาทกั ษะดจิ ทิ ัลเพื่อการจ้างงาน เฟส 2

การแทรกปกให้กบั เอกสาร

สุดท้ายครับแทรกหน้าปกครับ เราก็ใช้วิธีแทรกปก โดยจะอยูต่ รงไหนก็ได้ครับ ไม่ต้องไปน่ังแบง่ ส่วน
อะไรอีกแล้วนะครับ ธรรมชาติของเขามีการจัดเตรียมไว้ให้แล้วเรียบร้อยนะครับ วิธีการทำปกครับ ว่าตรงๆ
ไปทเี่ มนู insert แลว้ กไ็ ปทค่ี ำส่งั ชอ่ื ว่า Cover Page หนา้ ปก แลว้ ก็เลอื กรูปแบบทเี่ ขามมี าให้เราระดับหนึ่งครับ
มีแค่โครงให้เราเฉยๆ ครับ

116

โครงการพฒั นาทกั ษะดิจทิ ลั เพอื่ การจา้ งงาน เฟส 2

ยกตัวอย่างผมใช้รูปนี้นะครับ เพียงแค่นี้เองเราก็จะได้หน้าปก จากนั้นก็มาแก้แค่รายละเอียด
ชื่อหนังสือ เรื่องการจัดการฐานข้อมูลนะครบั จะมีย่อยๆครับ ข้อความย่อยไม่ใช้ก็ลบครับ แล้วไม่มี subtitle
ก็ลบ ถ้าเราไม่อยากใช้ก็ลบครับ แล้วยังสามารถแทรกรูปภาพประกอบเพิ่มได้ครับ จะเอารูปอะไรเข้ามาก็ได้
แทรกเขา้ มาครับ สามารถปรบั แต่งรูปได้

เพียงเท่านเ้ี ราก็ไดห้ นา้ ปก สารบัญ พรอ้ มเน้อื หาเรียบร้อย

117

โครงการพัฒนาทักษะดิจทิ ลั เพ่ือการจา้ งงาน เฟส 2

สุดท้ายเราอยากส่งไฟล์ไป แล้วไม่อยากใหแ้ กไ้ ข ก็เพียงแค่แปลงไฟล์ Word นี้ให้เป็น PDF โดยไปท่ี
File→Export→ Create PDF Document แล้วก็บันทึกชื่อไฟล์ แล้วกดปุ่ม Published วิดีโอนี้
ก็จดั การเรือ่ งเอกสาร สารบญั เลขหน้าต่างๆ รวมไปถึงการทำปก ก็จบแต่เพียงเทา่ นี้ครบั สวัสดคี รับ

จดหมายเวยี น

ในวิดีโอชุดนี้เราจะพูดถึงการทำจดหมายเวียน โดยหลักการของจดหมายเวียนคือ การส่งข่าวสาร
ที่มีรายละเอียดเหมือนกันครับ แต่ในจดหมายมันจะต้องมีสิ่งที่แตกต่างกันก็คือ ชื่อของผู้รับ
จะไปปรากฏในจดหมายนะครับ หรือตำแหน่งของผู้รับ หรือหน่วยงานที่เข้าสังกัด นั่นคือรูปแบบเอกสาร

118

โครงการพัฒนาทักษะดิจทิ ัลเพื่อการจ้างงาน เฟส 2
ที่เราจะต้องวางแผนในการจัดทำรูปแบบของตัวเอกสารนะครับ ในตัวอย่างน้ี จะยกตัวอย่างจดหมายครับ
เมื่อเรามีแบบฟอร์มของรูปแบบเอกสารเรียบร้อยแล้วนะ ต่อมาก็คือข้อมูลท่ีเราจะต้องเข้าไปรวมกบั จดหมาย
ห ร ื อ เ อ ก ส า ร ซ ึ ่ ง ข ้ อ ม ู ล ด ั ง ก ล ่ า ว จ ะ ต ้ อ ง อ ย ู ่ ใ น ร ู ป แ บ บ ข อ ง ไ ฟ ล ์ ข ้ อ ม ู ล ท ี ่ เ ป ็ น ร ู ป แ บ บ ต า ร า ง ค รั บ
ซึ่งไฟล์ประเภทนั้นอาจจะเป็นไฟล์ Microsoft Word ก็ได้ครับ แต่ขอมีข้อแม้ว่าจะต้องทำเป็นตาราง Excel
โดยธรรมชาติเขากเ็ ปน็ ตารางของเขาอยูแ่ ลว้ น่ีก็คอื เปน็ แหล่งขอ้ มูลนะครับกจ็ ะมีอยู่ 2 ประเภท กค็ อื ไฟล์ของ
Word กบั ไฟล์ Excel ให้ไปดูในรปู แบบของขอ้ มูลนะครับจะไดเ้ หน็ ภาพ

เมอ่ื เรามี 2 สว่ นแรกเขา้ มาประกอบร่วมแลว้ เหลือขัน้ ตอนสุดท้ายครบั ทเ่ี ราจะต้องทำก็คือ เอามารวม
กนั เราจะตอ้ งจดั การนะครบั เด๋ยี วเราไปดูแบบฟอร์มจดหมายเลยครับ

ตัวอย่างของจดหมายฉบับน้ี เป็นแบบฟอร์มการลงวันที่ ตามหลักการของเอกสารจดหมายทั่ว ๆ ไป
นะครับ รายละเอยี ดที่ทุกคนจะต้องได้รับเหมอื นกนั จะลงตารางมีลายเซ็นต่างๆ เรยี บร้อยครบั เชิญหนว่ ยงาน
เชิญลูกค้าอะไรก็ว่าไป ขอใช้บริการนะครับ แต่สิ่งที่เราแนะนำไว้นะครับคือ ชื่อของผู้รับ ที่ทำงานของผู้รับ
แล้วก็หน่วยงานหรือองค์กรที่สังกัดของผู้รับอันนี้คือ ต้องเว้นเอาไว้ครับ เพราะทุกคน เมื่อได้รับจดหมายแล้ว
สิ่งที่ทุกคนจะเห็นต่างกันก็คือ ช่องเรียนจะต้องเป็นชื่อของตัวเอง ตำแหน่งของตัวเองแ ล้วก็องค์กรของผู้รบั
นี่คอื แบบฟอร์มของจดหมายครับทุกคนทไ่ี ดร้ บั จะเป็น 50 100 คน 100 คน กแ็ ล้วแตเ่ ขาจะไดร้ ับ ขอ้ มูลแบบน้ี
หมดเลยนะครับ สิง่ ที่เราเวน้ ไวเ้ พือ่ จะไดไ้ ปดึงข้อมลู ท่มี าจากไฟล์ word excel กแ็ ล้วแต่ดึงขอ้ มลู ในตาราง

119

โครงการพัฒนาทักษะดิจทิ ัลเพ่อื การจา้ งงาน เฟส 2

ยกตัวอย่างไฟล์ที่เป็น Word ก่อนนะ ไฟล์ที่ชื่อว่า customer นี่เป็นรายชื่อลูกค้าครับ ซึ่งมาจาก
แต่ละกระทรวง สังเกตครับยังไปแล้วว่าไฟล์ข้อมูลนั้นต้องอยู่ในรูปแบบตาราง จะมีคอลัมน์ตามชื่อนามสกุล
ตำแหน่ง องค์กร แต่ตอนนี้ผมก็อยากให้ดูเฉพาะที่ผมต้องการใช้งาน เอาไปรวมกับเอกสารที่เป็นจดหมาย
เท่านน้ั ครบั กจ็ ะมคี อลัมนช์ ่ือนามสกลุ ตำแหนง่ มีลกู ค้าทง้ั หมดจำนวน 50 ท่าน

120

โครงการพัฒนาทกั ษะดิจทิ ัลเพ่อื การจา้ งงาน เฟส 2
ทีน้ีมาดูรปู แบบของไฟล์ Excel กนั ครับ ก็จะเป็นตารางแบบเดียวกนั ครบั หน้าตาเหมอื นกนั เลยครบั
มคี อลมั นต์ อ้ งการจะใชร้ ่วมกับจดหมาย
ทีนี้กลับมาที่แบบฟอร์มจดหมายเรียบร้อยแล้วครับเสร็จเรียบร้อยละมีข้อมูลเรียบร้อยแล้วนะครับ
ถึงเวลารวมนะครับท่านตอนที่ 3 วิธีการรวมทำยังไงครับผมเอาเคอร์เซอร์ไปวางหลังคำว่าคุณครับ เพราะผม
ต้องเอาข้อมูลมารวมแล้วเอาสิ่งที่ผมต้องการก็คือชื่อ นามสกุล มาปรากฏหลังคำว่าคุณแล้วก็ต้องการข้อมูล
ท่ีเป็นคอลัมน์ตำแหน่งเอามาไว้หลังขอ้ ความคำว่าตำแหนง่ แล้วก็ชอ่ื กระทรวงลูกค้ากเ็ อามาไว้หลังคำว่าองค์กร

วธิ ีการนำเข้าหรอื เอามารวมกนั นะครบั ไปทแ่ี ท็บท่ีช่ือว่า Mailings แล้วไปที่ปมุ่ Start Mail Merge
→ Step by Step Mail Merge Wizard

121

โครงการพฒั นาทักษะดิจทิ ัลเพอ่ื การจา้ งงาน เฟส 2

เมอ่ื คลิกเข้ามาแลว้ จะเห็นคำส่ังในหน้าตา่ งของ Mail Merge จะมีขั้นตอนการทำงานใหเ้ ราทั้ง 6
Step

● Step 1 : ให้เลอื กประเภทของเอกสารทีจ่ ะทำ โดยในตวั อย่างของเราเป็นจดหมาย ก็ใหเ้ ลอื กที่ Letter
แล้วคลกิ Next ที่ด้านล่างสดุ

● Step 2 : ให้เลือกว่า ตอ้ งการใชแ้ บบฟอร์มตัวไหน ซ่งึ ก็คอื ทีเ่ ปิดเอกสารรอไวอ้ ยู่แล้ว ก็ใหเ้ ลือก Use
the current document

122

โครงการพฒั นาทักษะดิจทิ ลั เพ่อื การจ้างงาน เฟส 2

● Step 3 : สำหรบั เลือกรายชอ่ื ผู้รบั เอามาจากไหน เรามีตวั อย่างทง้ั Word และ Excel อย่แู ลว้
ก็ใหไ้ ปท่ีปมุ่ Browse แลว้ ไปเลอื กไฟลท์ ต่ี ้องการ ในตอนน้ีเราจะใช้ Word ก่อนนะครบั
เม่ือเลือกไฟล์แล้ว จะมขี อ้ มลู แยกเป็นคอลมั นไ์ วใ้ หเ้ รียบรอ้ ย

123

โครงการพฒั นาทกั ษะดจิ ทิ ัลเพือ่ การจา้ งงาน เฟส 2

● Step 4 : เราต้องเลอื กคอลมั นต์ ่างๆ เอามารวมในจดหมายน้ี โดยให้เลอื กที่ More item
จะมหี นา้ ต่างใหเ้ ลือกข้อมูล เราก็กดเลือกคอลัมน์ทต่ี ้องการ แลว้ กดปุ่ม insert
โดยเอาเคอรเ์ ซอรไ์ ปวางไวท้ บี่ รรทัดท่ีต้องการเอาขอ้ มลู ไปวางไว้

● Step 5 : เป็นแคก่ าร Preview วา่ ข้อมูลท่ีมาปรากฎหนา้ ตาจะออกมาเปน็ รูปแบบไหน
เราสามารถปรบั แตง่ ฟอนต์ รปู แบบขอ้ ความในตรงนไ้ี ดด้ ้วยเช่นกัน

124

โครงการพัฒนาทกั ษะดิจิทลั เพื่อการจา้ งงาน เฟส 2

● Step 6 : เป็นขน้ั ตอนการส่ังพมิ พ์ ถ้าเรามีผรู้ ับ 50 คน หากกด Print จะออกมาทีเดยี ว 50 แผน่
ในกรณจี ะสัง่ พมิ พ์ออกมาเป็นไฟล์ใหม่ โดยจะเลอื กที่ ตัวเลือกท่ี 2 Edit individual letter

จากน้ันกจ็ ะมหี นา้ ต่างถามวา่ เลอื กท้งั หมดหรือไม่ ถา้ ต้องการเลือกทั้งหมดก็ให้กดที่ All

125

โครงการพฒั นาทักษะดิจิทลั เพอ่ื การจา้ งงาน เฟส 2

เราจะได้ไฟล์ใหม่ข้นึ มาที่ช่ือ Letter ท่มี ีหน้าท้ังหมด 50 แผ่น ซึง่ ตรงกับจำนวนของผูร้ บั ท้ัง 50 คน
สุดท้ายเรากบ็ ันทกึ ไฟล์นี้สำหรับพิมพเ์ อกสาร

ถ้าตน้ ฉบับข้อมลู เปน็ Excel ก็ไปท่ี Step 3 แล้วเลือกไฟล์ Excel ซง่ึ จะแตกต่างจะ Word อยู่นิดเดยี ว
ตรงที่ถามว่าจะใช้ Sheet ไหน ในตัวอย่างเลือก Thai จากนั้นก็จะปรากฎหน้าต่างเหมือนตอนที่เลือกจาก
Word ทุกขัน้ ตอน

การทำจดหมายเวยี นกไ็ มย่ าก ถ้าเรารหู้ ลักการ หรอื จะไปประยุกต์กับแบบฟอรม์ สัญญาต่างๆ กไ็ ดค้ รับ
สวัสดคี รับ

126

โครงการพฒั นาทกั ษะดิจิทลั เพอ่ื การจ้างงาน เฟส 2

การพมิ พเ์ อกสาร

สวัสดีครับวิดีโอชุดนี้ จะแนะนำรายละเอียดของการสั่งพิมพ์เอกสารนะครับ ซึ่งในหน้าต่างของการ
สั่งพิมพ์เนีย่ มีอะไรให้เรากำหนดบ้าง ก็คือ ก่อนพิมพ์จะมีมุมมองให้เห็นภาพของการพรีวิวดูภาพรวมก่อนว่า
ภาพที่ออกมาเป็นยังไงนะครับเสร็จแล้วก็ในหน้าต่างของการพิมพ์ หรือเครื่องพิมพ์เรามีการต่อ Printer
หลายๆครับก็สามารถเลือกสั่งพิมพ์ได้นะครับ และการกำหนดหน้าแบบต่อเนื่อง หมายความว่า เราต้องการ
แบบหน้าต่อเนื่อง ตั้งแต่หน้า 1 ถึงหน้า 10 แล้วก็ไปเว้น หน้าต้องพิมพ์เป็นเครื่องหมายอะไร ในการระบุ
แบบประเภทเวน้ หน้า หรือหน้าตอ่ เน่ือง และลักษณะการพิมพแ์ บบเรียงชุด หรือเรียงหน้า เช่น เวลาที่คุณไป
งานนะครับ ตามที่เขามีการเปิดประชุมวิชาการ อะไรสักอย่างหนึ่ง มีการแจกโบชัวร์ แต่เขาอาจจะไม่ได้เยบ็
ให้เราเป็นแผ่น เป็นแผ่นพับ อะไรขนาดนั้นเองว่า สนใจหน้าไหนเขาก็เรียงไว้เป็นหน้าๆ แต่ถ้าเราอยากได้
เป็นแบบชดุ หนา้ 1 ถึง 10 เลยส่งั ปร้ินออกมาเปน็ 1 ชดุ หมายความวา่ เขาเรยี งใหเ้ ลยครับ แต่บางคน บางแหง่
เขาก็จะเรียงแต่งหน้าให้สนใจเรื่องนี้อยู่หน้านี้ เป็นกลุ่มของหน้ากองไว้ เป็นหน้าน่าสนใจ เฉพาะหน้า
กห็ ยิบเฉพาะกองนัน้ ทค่ี อยส่ังปร้ิน ปร้นิ แบบเรียงเปน็ ชุดมาเหมอื นจะเปน็ เล่ม 1 เลม่ 1 ชุด หรือหน้า 2 พิมพ์
100 ชดุ 1ก็ตง้ั เป็นกองไวบ้ นโต๊ะนะครบั

สุดท้ายครับคุณบอกว่าคุณอยากต้องการประหยัดกระดาษอยากให้มีการสั่งพิมพ์สองหน้าในไฟล์
ออกมาเปน็ กระดาษ 1 แผ่น

127

โครงการพัฒนาทักษะดิจทิ ลั เพอ่ื การจา้ งงาน เฟส 2

ไปดวู ธิ ีการและพวกรายละเอียดนะครับเดย๋ี วผมขอตวั อยา่ งไฟล์ตัวน้ีนะครับเด๋ยี วผมทำเอกสารไว้เรียบ
ร้อยแล้ว จากนั้นไปที่เมนู File→ Print แล้วคุณเห็นภาพ Preview ก็เลื่อนไปดูภาพ Preview ดูภาพ
อะไรก่อนครับ โดยจะแสดงให้เราเห็นทีละ 2 หน้าอันนี้ก็ขึ้นอยู่กับเรานะครับแต่ถ้าเราซูมให้มันใหญ่ขึ้นมา
ก็เหน็ แค่ทีละหน้า กข็ ยับข้ึนอยกู่ บั เรานะเราจะซมู กี่เปอร์เซ็นตน์ ะครับถ้าซูมเล็กๆ หน่อยก็จะเห็นทีละ 2 หน้า
น่คี ือ มุมมองกอ่ นพมิ พเ์ ล่อื นไปน่คี อื หนา้ 3 ก็ได้ 4 ก็วา่ ไปนะครบั

ถัดมาอยากจะปร้ินออกมากช่ี ดุ ละ่ ครบั เอกสารชดุ นี้คณุ ตอ้ งการก่ชี ุดน้ีมที ัง้ หมด 12 หน้า
ถ้าเราต้องปร้ิน แค่ 1 ชุด

128

โครงการพัฒนาทักษะดิจิทลั เพื่อการจ้างงาน เฟส 2

จากนัน้ ก็มาเลอื กเคร่อื งปริน้ หากมีการตอ่ เยอะก็สามารถเลอื กเครื่องปร้นิ อะไร โดยธรรมชาตแิ ลว้
ถา้ เราเคยปรนิ้ ไปบ้างแลว้ เนย่ี มนั จะเป็นเคร่ืองปริ้นชื่อเดิมมาให้เรา

ถัดมา Print All Pages แปลวา่ ทกุ หนา้ เลย หรือจะเลือก print current Page แปลวา่
หนา้ เอกสารท่ีอยตู่ อนนเี้ ฉพาะหน้าน้ัน

129

โครงการพฒั นาทักษะดิจิทัลเพ่ือการจา้ งงาน เฟส 2

สำหรับ CustomePrint เป็นการเลือกหน้าที่ต้องการปริ้นท์ครับ มีตัวอย่างให้ดูอยู่แล้วครับ
ถ้าเราบอกว่าเราจะปริ้นตั้งแต่หน้า 1-6 ต่อเนื่องถึงหน้า 6 แล้วก็พิมพ์เครื่องหมายลบหรือว่า Dash คั่น
แสดงความเป็นการบอกช่วง 1-6 ถ้าเราบอกว่า ให้ปร้นิ ต่อท่ีหนา้ ท่ี 10 ก็ใช้ comma ค่นั

130

โครงการพัฒนาทักษะดิจทิ ัลเพ่อื การจา้ งงาน เฟส 2
Print One Sided คือ 1 แผ่นต่อ 1 หน้า แต่ถ้าเครื่องพิมพ์เรารองรับการพิมพ์แบบ 2 หน้า
หรือหน้าหลัง ก็ให้เลือกเป็น Manually Print on Both Sides ทั้ง 2 ด้านของกระดาษ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ
เครอื่ งปรน้ิ ทว์ า่ รองรบั หรือไมน่ ะครับ

ที่ผมพูดไปก่อนหน้านี้แล้วครับปริ้นแบบเรียงชุด หรือปริ้นแบบเรียงหน้า ตัวอย่างนี้มีเป็นรูปแบบ
หนังสือมี 12 หน้า ถ้าผมเลือกแบบ Collated ก่อนนะครับก็คอื การปริ้นแบบเรียงชุดก็คอื โดยปริ้นหน้า 1-12
ถ้าคณุ สง่ั Copy เอาไว้ 5 ชดุ 1-12 ทลี ะชดุ จนครบ 5 ชุด

131

โครงการพัฒนาทักษะดจิ ทิ ัลเพ่ือการจา้ งงาน เฟส 2

ถ้าเราเลือกแบบ Uncollated จะเหมาะกับแผ่นพับ ถ้าอันนี้เป็นโบว์ชัวร์ผมสั่ง Copy 5 ชุด
มันก็จะออกมา5 ชุดนะครับถ้าผมเลือกเป็นแบบเรียงหน้ามันก็จะออกมาเป็นหน้า 1 จำนวน 5 ใบ
แล้วก็ปริ้นหน้า 2 อีก 5 ใบ คอื ปรนิ้ ในจบทลี ะหน้า ไปเรอื่ ยๆ จนครบ 12 หนา้

เปิดการตั้งค่ากระดาษในวีดีโอก่อนหน้าไปแล้วนะครับให้คุณเลือกตั้งกระดาษเป็น A4 เป็นแนว
เวลาปรนิ้ ออกมาจะเปน็ แนวต้ัง แนวนอนกว่ากันไป

สุดท้ายครับ เป็นแบบ Mirror นะครับ มีหน้าที่เคยสอนไปก่อนหน้านี้นะครับ เรื่องของการจัดตั้งค่า
หน้ากระดาษทีม่ นั เหมาะกับเวลาท่คี ุณจะตอ้ งให้ดา้ นที่จะต้องเยบ็ เพื่อเขา้ แฟ้ม หรือเพอ่ื ทำสันปก หรอื เพอื่ เจาะ
อะไรก็วา่ ไป ให้ด้านระยะห่างขอบมาอยูด่ า้ นเดียวกนั พอเวลาจอดแล้วมนั จะได้ไมก่ ินเน้ือของข้อความ

132

โครงการพฒั นาทกั ษะดจิ ทิ ัลเพอื่ การจ้างงาน เฟส 2

การสั่งพิมพแ์ บบ หลายหน้าในกระดาษแผ่นเดียว ก็เลือกตามจำนวนทีต้องการพิมพ์ลงในกระดาษได้
เพื่อประหยัดกระดาษนั่นเอง ถ้ายิ่งมากก็ยิ่งตัวเล็กลง ในหน้าต่างปริ้นก็ไม่มีอะไรมาก แค่ ต้องรู้ว่าตั้งค่า
การพมิ พอ์ ยา่ งไรเทา่ นั้น สวัสดีครับ

133

โครงการพฒั นาทกั ษะดจิ ทิ ัลเพ่ือการจ้างงาน เฟส 2

ตรวจทานงานเอกสาร

เร่อื งของการตรวจทานงานเอกสารนะครบั กค็ อื หลักการของการมาตรวจคำผิดคำถกู แลว้ กต็ รวจสอบ
ไวยกรณ์เอกสารเป็นภาษาอังกฤษ ใช้คำที่ไม่ถูกหลักการของเขาก็คือธุรการไวยากรณ์ Grammar โดยปกติ
Microsoft Word จะต้งั คา่ การตรวจเช็คไว้ให้เรยี บร้อยแล้ว เวลาเราพิมพ์คำผิดก็จะมีเสน้ ใต้สีแดง แต่ถ้าพิมพ์
ผดิ หลักไวยกรณ์ หรือ Grammar ก็จะขน้ึ มาเป็นเสน้ สนี ้ำเงิน ถ้าคุณทำไปแลว้ รสู้ ึกว่า ขอ้ ความนี้มนั นา่ จะผดิ นะ
ไมแ่ น่ใจว่า พมิ พผ์ ดิ หรือเปล่า แต่ไมเ่ หน็ มนั ขึน้ ตัวแดงจะให้คณุ ไปตรวจเช็คท่ี Microsoft Word จะมีการต้ังค่า
อัตโนมัติไว้ให้เราหรอื เปล่า แล้วมีตัวช่วยให้เราเปลี่ยนคำผิดเป็นคำถูกไหม ถ้ามันไม่ขึ้นตัวช่วย แปลว่าอาจจะ
ลืมติก๊ หรือว่าจะมใี ครไปต๊กิ ออกท่ีการตง้ั คา่ นะครับ

ส่วนต่อมาที่จะพดู ถึงก็คอื เม่ือเราทำงานเสรจ็ แลว้ เนีย่ เราไม่อยากให้มีใครเข้ามาแกก้ ็สามารถเข้ากันได้
2 ลักษณะคือ การป้องกันแบบเบื้องต้นครับ เป็นการบอกว่ามันเป็น Final แล้วเขาก็จะไม่ให้คุณ ไปเผลอ
ไปไฮไลท์ ไปลบอะไรอย่างนี้นะครบั เบื้องต้นนะครับ ถ้าเขาอยากแก้ไขเดี๋ยวมันก็จะมีปุ่มให้เราได้ ถ้าเราบอก
ไมใ่ ห้เขาเลยไมใ่ ห้แกไ้ ขอะไรเลยก็ป้องกนั ด้วยการกำหนดรหสั รหัสไว้แตเ่ ขาไมร่ ู้รหัสก็ไมส่ ามารถเข้าได้

134

โครงการพฒั นาทักษะดิจิทัลเพ่ือการจ้างงาน เฟส 2

วิธีการดูเรื่องของการตั้งค่าไวยกรณ์ และสะกดคำผิดก่อนนะครับ เอกสารตัวอย่างครับชุดนี้ครับ
ผมแกล้งพิมพ์ทำผิดไว้ ชื่อว่า Data Redundanc ซึ่งไม่มีเส้นสีแดงแสดงว่า เป็นคำผิดเลย
ตัวโปรแกรมไม่ได้ต้งั ไวห้ รอื เปลา่

วธิ ีการไปดูทแ่ี ทบ็ File→Option แล้วไปท่ีเมนทู ่ีช่อื ว่า Proofing แล้วมาดตู วั เลือก 2 ตัวเลอื ก
ที่ต้องเปดิ ใช้งาน นั่นก็คือ Check spelling as you type และ Mark grammar error as you type ครบั

135

โครงการพฒั นาทักษะดจิ ทิ ลั เพื่อการจ้างงาน เฟส 2

เมื่อติ๊กเลือกเรียบร้อยแล้ว สังเกตว่าจะมีเส้นสีแดงขึ้นมาให้ผม กับคำผิดนะครับ เรียบร้อยแล้ว
นะครับจะมีตัวเส้นแดงขึ้นมาให้ผมเลยครับเป็นภาษาไทยครับเลยไม่ได้เช็ค Grammar โดยจะเช็คแค่
คำผิดเทา่ นัน้

ถ้าเราต้องการปรับแก้เป็นคำถกู ไหม ถ้าต้องการ คุณก็คลกิ ขวาที่คำนก้ี ไ็ ดค้ รบั มันจะมตี ัวเลอื กมาให้
เลยครบั แลว้ ก็มีให้เลือกเลยครบั ในเมนู Spelling แลว้ จะมีตวั เลอื กมาให้ นีค่ อื หลักการของ Spelling

136

โครงการพัฒนาทักษะดิจทิ ลั เพื่อการจ้างงาน เฟส 2

ทน่ี ่ีมาดู Grammar ครับ ผมอาจจะมกี ารเคาวรรคพกั เกนิ 2 เคาะนะครับ หลกั การ Grammar
จะตรวจจับเลยครับวา่ เพราะว่า 2 เคาะ เป็นการผิดหลกั การพยากรณ์

จะมีตัวช่วยแจ้งโดยคลิกที่เส้นสีฟ้า จะแจ้งบอกเลยว่า ผิดอะไร และที่ถูกต้องแก้ไขอย่างไร ถ้าใคร
ต้องการศึกษา Grammar หรือ Spelling เวลาคุณอาจจะมีการร่างจดหมายเป็นภาษาอังกฤษพิมพ์จดหมาย
พิมพป์ ระโยคภาษาอังกฤษก็ชว่ ยได้มาก

ต่อมาถ้าเอกสารชุดนี้ผมทำเสร็จเรียบร้อย แต่ไม่อยากให้ใครแก้ไขได้ จะมีการป้องกันแบบระดับ
เบ้อื งตน้ ครับ มนั คอื การป้องกันเพอ่ื มาสก์เฉยๆ เอกสารชุดนเี้ พอื่ แจ้งวา่ เปน็ Final แล้ว

137

โครงการพัฒนาทกั ษะดิจทิ ลั เพ่อื การจ้างงาน เฟส 2

วิธีการมาสก์แบบเบื้องต้น ไปที่ File → info จากนั้นมาที่คำสั่ง protect Document แล้วเลือก
คำสั่งลา่ งสุดคอื Mark as Final เป็นการหมายเหตวุ ่า น่คี ือสดุ ท้ายแล้ว เป็นการแจง้ ผู้เปดิ เอกสาร

138

โครงการพฒั นาทักษะดจิ ทิ ัลเพื่อการจ้างงาน เฟส 2
ทีนีก้ ลบั มาเปดิ เอกสารครับ ถ้าเกดิ มเี อกสารสง่ มาถงึ คุณแล้ว แลว้ มขี ้อความบนหัวว่า Mark as Final
ไมต่ อ้ งไปแกอ้ ะไร ถ้าเกิดไปลบข้อความกไ็ ม่สามารถลบ หรอื แก้ไขได้เลย
หากต้องการแก้ไข จะมีปุ่ม Edit anyway ให้สามารถแก้ไขได้ อย่างที่บอกว่าที่นี่คือ การป้องกัน
เบื้องต้น แต่ถ้าต้องการป้องกันให้ซ้บซ้อนมากกว่านี้ ไม่ให้แก้ไขเลยทั้งตั้งใจ หรือไม่ตั้งใจ ก็จะใช้เทคนิค
การปอ้ งกันด้วยรหสั ผา่ น ถ้าไม่ร้รู หัสเข้าไปแกไ้ ขไม่ได้

วิธีการมาที่แท็บ Review ปุ่มด้านขวามือหน่อยนะครับชื่อว่า Restrict Editing มันจะเปิดหน้าต่าง
ขึ้นมาให้เราครับ สิ่งที่ต้องสนใจตอนนี้เลยครับมาดูที่ Step ที่ 2 คือการป้องกันการแก้ไข ผมจะอนุญาต
ในสิง่ ที่ผมไม่มอี ยใู่ นเอกสารชุดนีก้ ็คือผมไมม่ ีแบบฟอร์ม โดยผมอนญุ าตให้คุณ Fill ข้อมูล

139

โครงการพัฒนาทักษะดิจทิ ัลเพ่ือการจ้างงาน เฟส 2

จากนั้นก็ต้องใส่รหัสป้องกันเข้าไปโดยกดที่ Start Enforcing Protection ตั้งรหัสผ่านทั้ง 2 ช่อง
ให้ตรงกันนะครับ ถึงจะให้ผ่าน ที่สำคัญห้ามลืมรหัสผ่านนะครับ หลักการตั้งรหัสให้ดูซ้บซ้อนหน่อย OK
เสร็จเรียบร้อย วันดีคืนดีมีเพื่อนเปิดไฟล์ขึ้นมาครับ เรียบร้อยแล้ว คลิกหลังคำว่า ความหมาย เคอร์เซอร์
จะกระโดดหนี เมอ่ื มีการไฮไลท์ไมไ่ ด้ นีก่ ค็ อื การป้องกนั แบบ Filling in form ครบั

แต่บางคนบอกว่าเขารู้ทัน เลือกไปที่ Restrict editing แล้วกดปุ่ม Stop Protection แต่ก็ต้องติด
รหัสผ่านอยู่ดี ถ้ารหัสผ่านไม่ถูกต้องก็ไม่สามารถแก้ไขได้ นั่นคือการป้องกัน จบแล้วสำหรับวิดีโอชุดนี้
สวัสดีครับ

140