Bahasa Melayu Kontekstual

SIRI TEKS PROFESIONAL IPG PELANGI
Professional

BAHASA MELAYU
KONTEKSTUAL

Dr. KHAIRUDDIN MOHAMAD

Biodata Penulis

Dr. Khairuddin bin Mohamad merupakan Ketua Unit Pembangunan Akademik di Jabatan
Kecemerlangan Akademik, Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar, Seremban,
Negeri Sembilan. Pada masa yang sama, beliau turut mengajar beberapa kursus pedagogi
Bahasa Melayu dan penyelidikan di Jabatan Pengajian Melayu di institut yang sama.

Beliau memperoleh Sijil Perguruan daripada Institut Pendidikan Sultan Idris
(IPSI) Tanjong Malim, sebelum melanjutkan pengajian peringkat Bacelor Pendidikan
(Pengajaran Bahasa Malaysia Sebagai Bahasa Pertama) dan Master Sastera (Bahasa
Melayu) di Universiti Putra Malaysia, seterusnya memperoleh Ijazah Doktor Falsafah
(Pemikiran Kritis dalam Pendidikan Bahasa Melayu) daripada Universiti Kebangsaan
Malaysia pada tahun 2007.

Beliau berpengalaman sebagai guru akademik selama 17 tahun di beberapa buah
sekolah menengah di Selangor dan Negeri Sembilan. Beliau berpengalaman sebagai
pensyarah selama lebih 14 tahun di Institut Pendidikan Guru, dan telah menghasilkan
sebanyak 24 buah buku akademik dalam bidang pedagogi Bahasa Melayu bersama-
sama empat penerbit buku tempatan. Dua daripada buku tulisan beliau telah memenangi
‘Jualan Buku Terbanyak’ sempena Pesta Buku IPGM 2017 dan tempat ketiga ‘Jualan
Buku Tertinggi Kategori Pensyarah’ sempena Persidangan Penyelidikan dan Inovasi
Pendidikan Kebangsaan dan Pesta Buku IPGM 2019.

Selain menulis buku, beliau juga terlibat dalam pembentangan kertas di seminar
penyelidikan peringkat dalam dan luar negara serta aktif menghasilkan beberapa inovasi
PdP. Beliau juga banyak terlibat sebagai fasilitator kursus CPD untuk guru-guru Bahasa
Melayu dan penceramah jemputan kursus NBOS anjuran beberapa jabatan kerajaan dan
swasta.

273



Rujukan

275

276

277

278

Pengenalan

Syukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan limpah kurnia-Nya, buku Bahasa
Melayu Kontekstual ini berjaya diterbitkan mengikut perancangan. Buku ini
ditulis berdasarkan profoma kursus GBM1103 Bahasa Melayu Kontekstual
yang ditawarkan kepada siswa-siswi guru yang mengikuti Program Persediaan
Ijazah Sarjana Muda Perguruan di Institut Pendidikan Guru Malaysia. Selain
siswa-siswi guru, buku ini juga sesuai dijadikan rujukan oleh para pelajar
dan pensyarah di institut pengajian tinggi awam, institut pengajian tinggi
swasta, serta Kolej Universiti kerana memuatkan kupasan tentang komunikasi
lisan dan bertulis yang dilihat dari pelbagai sudut pandangan. Buku ini juga
sesuai digunakan oleh guru-guru dan penjawat awam untuk menambahkan
pengetahuan dalam komunikasi berkesan.

Mengandungi lima bab, setiap bab dihuraikan dengan menggunakan
bahasa yang mudah difahami serta berkonsepkan mesra pembaca. Turut
dimuatkan ialah soalan-soalan berserta jawapan untuk ulang kaji dan penilaian
kendiri. Bab 1 menjelaskan takrif dan fungsi komunikasi, bidang-bidang
yang terdapat dalam komunikasi, elemen penting, serta ciri-ciri komunikasi
yang berkesan. Semua subtajuk ini penting bagi menjelaskan konsep sebenar
komunikasi sebelum kupasan secara terperinci dalam bab-bab berikutnya. Bab
2 menerangkan takrif dan fungsi komunikasi bertulis, ciri-ciri komunikasi
bertulis, serta format menulis beberapa dokumen seperti surat rasmi, memo,
minit mesyuarat, berita, rencana, dan teks pengacaraan majlis untuk rujukan
dan panduan pembaca. Bab 3 menerangkan definisi dan jenis-jenis pengucapan
awam seperti ucapan, pengumuman, taklimat, pidato, debat, forum, dan
pengacaraan majlis. Turut dijelaskan, ciri-ciri, tujuan menyampaikan ucapan
dan debat, serta format menulis ucapan, pengumuman, dan pidato. Bab 4 pula
menerangkan definisi laras bahasa, ciri-ciri dan beberapa jenis laras bahasa
yang perlu diketahui, manakala bab terakhir menerangkan konsep pengurusan
majlis-majlis rasmi, kepentingan memahami peranan jawatankuasa, urusan
jemputan rasmi dan pengurusan tetamu kehormat, memahami susunan atur
cara majlis, serta memahami bidang protokol dan etiket sosial.

Diharapkan buku ini dapat memenuhi kehendak dan hasrat para pembaca
yang selama ini tercari-cari buku panduan dan rujukan yang sesuai untuk
mendalami bidang komunikasi berkesan.

Dr. Khairuddin Mohamad

iii



Senarai Rajah

Rajah 1.1 Fungsi komunikasi dalam masyarakat 7
Rajah 1.2 Empat tahap memproses maklumat semasa komunikasi intrapersonal 12
Rajah 1.3 Jenis kumpulan dalam komunikasi kumpulan kecil 17
Rajah 2.1 Jenis-jenis surat rasmi 43
Rajah 2.2 Contoh kepala surat ketua jabatan atau agensi 49
Rajah 2.3 Contoh kepala surat oleh agensi di bawah kerajaan negeri 50
Rajah 2.4 Contoh kepala surat rasmi persendirian 51
Rajah 2.5 Contoh kepala surat oleh badan berkanun, pasukan keselamatan, dan
pihak berkuasa tempatan 51
Rajah 2.6 Tiga contoh kepala surat rasmi yang betul untuk sekolah 52
Rajah 2.7 Tiga contoh kepala surat bahagian dan unit di Kementerian
Pendidikan Malaysia 52
Rajah 2.8 Contoh ulasan pengetua di ruangan “Melalui” 55
Rajah 2.9 Cara menulis tajuk atau perkara surat yang panjang 56
Rajah 2.10 Contoh tandatangan bercirikan keselamatan 58
Rajah 2.11 Ruang tandatangan pengarah dan nama jawatan 59
Rajah 2.12 Contoh surat rasmi yang ditulis dalam dua halaman atau lebih 62
Rajah 2.13 Contoh surat rasmi yang ditulis dalam satu halaman 63
Rajah 2.14 Jenis memo 68
Rajah 2.15 Memo bentuk borang secara helaian 69
Rajah 2.16 Memo bentuk borang yang diinovasi dalam bentuk cap mudah 70
Rajah 2.17 Fungsi memo mengikut keperluan 72
Rajah 2.18 Contoh memo 73
Rajah 2.19 Contoh senarai kehadiran 84
Rajah 2.20 Contoh perbincangan dan laporan 86
Rajah 2.21 Contoh penamat minit mesyuarat 87
Rajah 2.22 Tiga peringkat penulisan berita 91
Rajah 2.23 Tajuk berita atau kepala berita 92
Rajah 2.24 Elemen pembukaan berita 94
Rajah 2.25 Contoh berita akhbar 96
Rajah 2.26 Lapan jenis rencana di Malaysia 97
Rajah 2.27 Format rencana 101
Rajah 2.28 Contoh rencana 103
Rajah 3.1 Jenis-jenis ucapan 124
Rajah 3.2 Ciri-ciri pengacara majlis yang baik 169
Rajah 4.1 Pendapat sarjana tempatan tentang laras bahasa 177
Rajah 4.2 Proses pembinaan ciri keperihalan 178
Rajah 4.3 Ciri-ciri linguistik 181
Rajah 4.4 Contoh pelan automatif 203
Rajah 5.1 Contoh pelan susun atur Majlis Anugerah Cemerlang Jabatan
Perdana Menteri 218
Rajah 5.2 Contoh carta perbatuan Majlis Penyampaian Anugerah Perkhidmatan
Cemerlang oleh Menteri Besar Negeri Sembilan 231
Rajah 5.3 Susunan tempat duduk tetamu di atas pentas 244
Rajah 5.4 Susunan keutamaan bendera negeri-negeri di Malaysia 254
Rajah 5.5 Contoh susunan potret rasmi yang salah 258

v

Senarai Gambar

Gambar 1.1 Peribahasa Melayu “Seperti ayam dengan itik” 2

Gambar 1.2 Pemahaman yang berbeza menyebabkan komunikasi gagal 3

Gambar 1.3 Tafsiran mesej yang sama membolehkan komunikasi berkesan
berlaku 4

Gambar 1.4 Interaksi berkualiti dan berkesan melibatkan proses 5
menghantar dan menerima mesej yang sama

Gambar 1.5 Komunikasi melibatkan empat proses utama 6

Gambar 1.6 Fungsi memberitahu 7

Gambar 1.7 Contoh sesi komunikasi di sekolah 8

Gambar 1.8 Iklan ubat gigi 9

Gambar 1.9 Contoh iklan filem animasi 10

Gambar 1.10 Komunikasi intrapersonal 12

Gambar 1.11 Komunikasi kumpulan kecil 16

Gambar 1.12 Contoh media cetak popular, Berita Harian 20

Gambar 1.13 Televisyen dan radio contoh media elektronik 21

Gambar 1.14 Alamat tapak web atau URL, pembekal internet popular di
dunia 22

Gambar 1.15 Penyampai perlu faham akan perkara yang disampaikan 24

Gambar 1.16 Mesej verbal yang difahami penerima 26

Gambar 1.17 Mesej non-verbal yang sukar difahami 26

Gambar 1.18 Gangguan mental 29

Gambar 1.19 Pelbagai simbol mimik muka 33

Gambar 1.20 Penyanyi tersohor negara juga bersikap terbuka semasa
berbicara 34

Gambar 1.21 Anggota polis lalu lintas bersiap sedia menjalankan tugas 36

Gambar 1.22 Menggunakan isyarat jari sebagai tanda marah 36

Gambar 1.23 Mimik muka yang menggambarkan kesakitan 37

Gambar 1.24 Jengkal tapak tangan dijadikan ukuran 37

Gambar 1.25 Mengenyit mata mungkin simbol tidak bersetuju 38

Gambar 1.26 Isyarat jari di bibir menandakan senyap 39

Gambar 2.1 Contoh tajuk berita yang sensasi 92

Gambar 2.2 Contoh pembukaan berita (bulatan) 93

Gambar 2.3 Berfikir untuk mencari idea baharu 106

Gambar 3.1 Ucapan spontan oleh guru yang bertugas 124

vi

Gambar 3.2 Ucapan guru besar 125

Gambar 3.3 Pengumuman menggunakan van bergerak 133

Gambar 3.4 Juruhebah radio sedang menyampaikan pengumuman 134
lisan

Gambar 3.5 Contoh kain rentang pengumuman bertulis 135

Gambar 3.6 Penggunaan gegantung sebagai alat untuk pengumuman
bertulis 135

Gambar 3.7 Contoh pengumuman bertulis yang lengkap 140

Gambar 3.8 Contoh pengumuman bertulis tentang penutupan sekolah

disebabkan oleh wabak Covid-19 140

Gambar 3.9 Sidang media Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia 142

Gambar 3.10 Pidato 146

Gambar 3.11 Berdebat mencari kebenaran, bukan kelemahan 154

Gambar 3.12 Bangunan Parlimen 155

Gambar 3.13 Forum panel 159

Gambar 3.14 Forum perbahasan isu pendidikan 160

Gambar 3.15 Forum kuliah di universiti 161

Gambar 4.1 Profesor Emeritus Dato’ Dr. Asmah Hj Omar 176

Gambar 4.2 Profesor Emeritus Datuk Dr. Nik Safiah Karim 176

Gambar 4.3 Laras bahasa mengikut situasi persekitaran 180

Gambar 4.4 Pertandingan badminton Piala Thomas 182

Gambar 4.5 Pertunjukan drama pentas 183

Gambar 4.6 Laras bahasa pasar dituturkan oleh golongan nelayan 187

Gambar 4.7 Contoh ungkapan dalam laras bahasa iklan 191

Gambar 4.8 Kitab “Al-Sirat al-Mustaqim” karangan Syeikh Nur-al-Din

al-Raniri, tahun 1044H (1634 M) 200

Gambar 4.9 Sekumpulan arkitek binaan sedang berbincang menggunakan

laras bahasa teknikal 201

Gambar 5.1 Contoh latar pentas sambutan Jubli Intan 220

Gambar 5.2 Unit janakuasa bergerak milik TNB yang boleh disewa 221

Gambar 5.3 Alat walkie-talkie memudahkan tugas pengurus pentas 222

Gambar 5.4 Bahagian hadapan contoh kad undangan kerajaan 224
Malaysia

Gambar 5.5 Contoh lain bagi kad untuk tetamu penting 224

Gambar 5.6 Pakaian istiadat No. 1 Dress 226

Gambar 5.7 Pakaian istiadat malam Mess Kit 226

Gambar 5.8 Pakaian istiadat (wanita) No. 1 Dress 227

vii

Gambar 5.9 Pakaian istiadat malam (wanita) Mess Kit 227

Gambar 5.10 Contoh pakaian rasmi penjawat awam yang lain, yang sesuai

untuk ke majlis rasmi 227

Gambar 5.11 Semua kerusi di dalam dewan utama juga perlu dilabelkan

dengan nama tetamu jemputan 228

Gambar 5.12 Suasana pendaftaran suatu kursus kepimpinan pelajar 229

Gambar 5.13 Persembahan pantomim “Darah Merah di Bukit Kepong” perlu

mempunyai atur cara persembahan 235

Gambar 5.14 Cadangan peranggu meja untuk meja tetamu kehormat 245

Gambar 5.15 Penggunaan sepanduk untuk tujuan publisiti cukup 245
berkesan

Gambar 5.16 Contoh kad media untuk petugas yang membuat liputan 246

viii

Kandungan

Pengenalan   iii
Senarai Rajah   v
Senarai Gambar   vi

Bab 1 Kemahiran Komunikasi   1

1.0 Pendahuluan    1

1.1 Takrif dan Fungsi Komunikasi     4

1.2 Bidang-bidang Komunikasi    11

1.3 Elemen-elemen Komunikasi    23

1.4 Ciri-ciri Komunikasi yang Berkesan 29

Soalan Tutorial    40

Latihan    40

Bab 2 Bahasa dalam Komunikasi    41

2.0 Pendahuluan 41

2.1 Surat Rasmi 42

2.2 Memo 66

2.3 Laporan 74

2.4 Minit Mesyuarat 81

2.5 Berita    88

2.6 Rencana    96

2.7 Teks Ucapan    103

2.8 Skrip Pengacaraan Majlis    109

Soalan Tutorial    121

Latihan    121



Bab 3 Pengucapan Awam    122

3.0 Pendahuluan    122

3.1 Ucapan    123

3.2 Pengumuman    131

3.3 Taklimat    141

3.4 Pidato    145

3.5 Debat    154

3.6 Forum    158

3.7 Pengacaraan Majlis    164

ix

Soalan Tutorial    173
Latihan    173

Bab 4 Laras Bahasa 175

4.0 Pendahuluan 175

4.1 Definisi Laras Bahasa 176

4.2 Ciri-ciri Laras Bahasa 178

4.3 Kepentingan Laras Bahasa 185

4.4 Jenis-jenis Laras Bahasa 187

Soalan Tutorial    212

Latihan    212

Bab 5 Pengurusan Majlis dan Atur Cara 213
5.0 Pendahuluan 213
5.1 Jenis-jenis Majlis Kerajaan 214
5.2 Penyediaan Pentadbiran Majlis 215
5.3 Elemen Penting Protokol 251
5.4 Etiket Sosial 258
Soalan Tutorial    266
Latihan    266

Jawapan 267

Biodata Penulis 273

Rujukan 275

x

2 BAHASA DALAM
KOMUNIKASI

Hasil Pembelajaran

Setelah mempelajari bab ini, pelajar memperoleh pengetahuan tentang:
 Takrif dan fungsi komunikasi bertulis
 Ciri-ciri komunikasi bertulis

TEKS SURAT RASMI MEMO
PENGACARAAN
KOMUNIKASI MINIT
MAJLIS BERTULIS MESYUARAT

RENCANA

BERITA

2.0 Pendahuluan

Komunikasi secara bertulis merupakan satu daripada jenis-jenis komunikasi
yang berkesan, dan wajar diketahui pelajar. Komunikasi jenis ini paling
banyak digunakan dalam organisasi, bertujuan untuk memberi maklumat,
pemberitahuan, atau menyebarkan berita penting kepada kakitangan.
Secara umum, komunikasi bertulis boleh ditakrifkan sebagai suatu proses
menyampaikan dan menerima pelbagai idea dan maklumat daripada satu
pihak kepada satu pihak lain.

41

2  Bahasa dalam Komunikasi

Beberapa ulasan telah diberikan oleh sarjana tempatan. Menurut
Abdullah Hassan dan Ainon Mohd. (2007), gaya komunikasi yang utama
dalam pengurusan ialah perkataan bertulis. Syarat utama dalam menulis
ialah semua tulisan hendaklah ringkas dan mudah serta baik perkataannya,
ayatnya, serta ideanya. Menurut Sulaiman Masri (1997) pula, komunikasi
bertulis melengkapi seseorang dengan suatu ingatan yang luas, kekal, dan
umum. Maklumat akan dapat disimpan secara berterusan dan memberi
pemahaman yang lebih tepat dan meluas. Dalam menyampaikan mesej,
penghantar mesej perlu mempunyai pengetahuan tatabahasa dan mahir
menggunakan perkataan untuk menghasilkan penulisan yang lengkap. Oleh
itu, aspek-aspek bahasa yang digunakan mestilah mudah difahami oleh
pembaca dan bahasa penghantar yang digunakan mampu mengemukakan
setiap makna tanpa menimbulkan kekeliruan. Selain itu, komunikasi bertulis
yang berkesan ditentukan oleh kepekaan penghantar mesej terhadap tujuan
penghantaran mesej, maklumat yang ingin disampaikan, penyusunan mesej
yang sistematik dan jelas, serta penggunaan bahasa dan format penulisan
yang sesuai.

Rumusannya, komunikasi bertulis merupakan cara penyampaian
maklumat oleh penyampai kepada penerima secara bertulis dengan
menggunakan laras dan ragam bahasa yang betul. Dalam keadaan yang
tertentu, komunikasi bertulis ini akan menjadi bahan rekod sebagai landasan
bagi sesuatu tindakan itu diambil. Jenis komunikasi bertulis yang akan
dibincangkan dalam bab ini ialah surat rasmi, memo, minit mesyuarat,
berita, rencana, dan teks pengacaraan majlis.

2.1 Surat Rasmi

Surat-menyurat merupakan satu daripada saluran penting yang digunakan
dalam perhubungan. Sesuatu perhubungan dibuat dengan sebab dan
tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan yang diharapkan, surat ini perlu
mempunyai persediaan yang lengkap, susunan yang kemas, bahasa yang
baik dan menarik, kandungan yang ringkas, tepat lagi jitu, serta mengarah
kepada perkara yang dikehendaki. Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2013
dan Surat Pekeliling Bil. 5 Tahun 2007 boleh dijadikan rujukan dalam
memahami surat rasmi dengan lebih lanjut.

2.1.1 Definisi surat rasmi

Menurut Samsudin Wahab (2008), surat rasmi ialah alat komunikasi bertulis
yang ditujukan kepada individu atau organisasi. Surat rasmi biasanya ditulis
kepada individu yang berada di luar organisasi. Menurut Hasnah Mohd.

42

2  Bahasa dalam Komunikasi

Saleh, Normah Mohamad, dan Isnariah Idris (2014), surat rasmi merupakan
surat yang ditulis untuk urusan rasmi seperti permohonan, pemberitahuan,
notis, dan lain-lain, bersifat formal atau rasmi, dan tidak menyentuh perkara
peribadi, serta melibatkan urusan dengan jabatan kerajaan, badan berkanun,
institusi pendidikan, syarikat swasta, perniagaan, dan sebagainya. Penulis
dan penerima surat terdiri daripada orang perseorangan atas nama sesebuah
jabatan, institusi, dan syarikat.

Khairuddin Mohamad (2018) mengatakan bahawa surat rasmi merupakan
satu daripada saluran penting yang digunakan dalam perhubungan atas sebab
dan tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan yang diharapkan, kandungan
surat perlu mempunyai persediaan yang lengkap, susunan yang kemas,
bahasa yang baik dan menarik, isi yang ringkas dan tepat, serta mengarah
kepada perkara dan tujuan yang dikehendaki. Khairuddin Mohamad,
Maridah Alias, dan Faiziah Hj. Shamsudin (2016) pula menjelaskan surat
kiriman rasmi sebagai surat yang ditulis dalam urusan rasmi, boleh ditulis
atas nama peribadi, pejabat, atau syarikat, mesti bersifat formal, dan tidak
boleh ditulis atas perkara yang bersifat peribadi.

Rumusannya, surat rasmi merupakan alat komunikasi yang digunakan
untuk berhubung antara satu sama lain secara formal dan terkawal, bagi
menjalankan pelbagai fungsi pengurusan dan pentadbiran.

2.1.2 Jenis surat rasmi

Surat rasmi boleh dibahagikan kepada sepuluh jenis, berdasarkan tujuan
surat tersebut ditulis dan dihantar kepada kumpulan sasarannya.

Jemputan

Makluman Pelantikan

Pemberitahuan Jenis Aduan
Perjanjian Surat Bantahan
Rasmi

Permohonan Rayuan

Pekeliling

Rajah 2.1 Jenis-jenis surat rasmi

43

2  Bahasa dalam Komunikasi

1. Surat jemputan
Surat jemputan merupakan surat yang digunakan untuk menjemput,

mengundang, atau mengajak orang perseorangan, sama ada tetamu
biasa atau tetamu kehormat (VIP), ke sesuatu majlis rasmi atau tidak
rasmi. Bahasa yang digunakan ialah jenis bahasa memujuk dan
perlu mengandungi beberapa maklumat penting seperti tarikh, masa,
tempat, dan tetamu kehormat yang akan hadir. Turut dilampirkan
bersama-sama ialah atur cara dan pelan ke lokasi majlis berkenaan.
Contohnya, surat jemputan daripada Pengarah Institut Pendidikan
Guru Kampus Raja Melewar kepada Yang Amat Berhormat Menteri
Besar Negeri Sembilan sebagai tetamu kehormat dan perasmi Sambutan
Gerakan Dekad Bahasa Kebangsaan peringkat Negeri Sembilan anjuran
Dewan Bahasa dan Pustaka Wilayah Tengah, di Balai Kerapatan
Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar. Dalam surat jemputan
tersebut perlu dinyatakan bahawa Yang Amat Berhormat Menteri Besar
selaku tetamu kehormat VVIP akan dijemput untuk menyampaikan
ucapan, seterusnya merasmikan penutupan majlis berkenaan. Yang
Amat Berhormat Menteri Besar juga akan menyampaikan hadiah dan
cenderamata kepada panel hakim dan para peserta yang berjaya dalam
pertandingan yang dianjurkan.

2. Surat pelantikan
Surat pelantikan merupakan surat yang memaklumkan perihal

pemilihan dan pemberitahuan tentang status seseorang yang dipilih ke
jawatan lain disebabkan kenaikan gred, pangkat, dan sebagainya. Surat
jenis ini banyak digunakan oleh pihak Suruhanjaya Perkhidmatan
Awam Malaysia dan agensi seumpamanya untuk memaklumkan
perihal beberapa pelantikan pegawai ke jawatan baharu di peringkat
kebangsaan, negeri, daerah, sekolah, pejabat kerajaan, dan sebagainya.
Surat jenis ini bersifat sehala kerana tidak memerlukan penerima
surat untuk membalasnya. Dalam surat berkenaan terkandung ucapan
tahniah, nama jawatan baharu, gred, lokasi penempatan, dan lain-lain.
Contohnya, surat pelantikan guru novis sebagai Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan atau PPP Siswazah DG41 oleh Suruhanjaya Perkhidmatan
Pendidikan Malaysia.

3. Surat aduan
Surat aduan merupakan surat yang digunakan untuk memaklumkan

pihak tertentu tentang wujudnya kepincangan dan ketidakadilan sosial
perkhidmatan kakitangan dan pegawai sesebuah agensi kerajaan dan
swasta bagi salah laku seperti rasuah, salah guna kuasa, pengubahan
wang haram, dan lain-lain lagi. Surat jenis ini juga boleh digunakan

44

2  Bahasa dalam Komunikasi

untuk membuat aduan tentang kecacatan atau kerosakan barang-
barang yang dibeli melalui platform “atas talian” kepada pihak syarikat
yang terlibat. Contohnya, surat aduan kepada syarikat kurier tentang
barangan yang diposkan didapati pecah, rosak, atau lewat sampai.

4. Surat bantahan
Surat bantahan digunakan untuk menzahirkan perasaan tidak puas

hati, bantahan, atau tidak bersetuju penulis terhadap sesuatu perkara,
contohnya pelantikan seseorang yang dipercayai terlibat dalam kes
salah laku, jenayah, dan sebagainya. Penggunaan bahasa surat bantahan
lazimnya tegas, tepat, dan ringkas, serta terkandung maklumat kes
bagi rujukan awal pihak yang menerima. Contoh surat bantahan,
surat daripada penduduk sebuah taman perumahan yang membantah
pembinaan bonggol jalan yang banyak di jalan utama berhadapan
dengan bangunan Majlis Perbandaran Jempol, Negeri Sembilan.

5. Surat rayuan
Surat jenis ini menggunakan bahasa memujuk dan merayu supaya

permohonan untuk mendapatkan sesuatu barangan atau perkhidmatan,
mendapat perhatian dan pertimbangan sewajarnya daripada pihak yang
berkenaan. Walaupun bertujuan memujuk, bahasa yang digunakan
masih tertakluk kepada format surat rasmi, iaitu isi kandungannya
tidak meleret-leret dan tidak panjang lebar. Contoh surat rayuan ialah
surat daripada seorang guru wanita yang memohon untuk bertukar
sekolah kerana mengikut suami setelah berkahwin.

6. Surat pekeliling
Surat pekeliling merupakan suatu “warta kerajaan” yang dikeluarkan

oleh kementerian-kementerian, yang diedarkan dari semasa ke semasa.
Fungsi surat seperti ini lebih kepada suatu arahan dan garis panduan
dalam melaksanakan sesuatu tugasan dalam perkhidmatan, serta
menjadi punca kuasa yang mesti dipatuhi oleh setiap individu bergelar
penjawat awam. Surat pekeliling dikeluarkan berlandaskan empat
tujuan utama, iaitu:
(a) Suatu peringatan dan tindakan awal atau langkah keselamatan.
(b) Langkah kawalan dan pencegahan salah guna atau untuk tujuan

penjimatan.
(c) Suatu arahan dan garis panduan dalam melaksanakan tugasan dan

perkhidmatan.
(d) Sebagai peraturan dan perlindungan semasa bertugas.

Contoh surat pekeliling ialah Surat Pekeliling Ikhtisas Kementerian
Pendidikan Malaysia bilangan 4/75 tentang Nyanyian Lagu Kebangsaan.

45

2  Bahasa dalam Komunikasi

7. Surat permohonan
Surat permohonan merupakan surat yang terkandung dalamnya hajat,

niat, atau hasrat untuk meminta sesuatu perkara daripada pihak yang
berkuasa, individu berpengaruh, badan-badan kebajikan, organisasi,
syarikat, atau institusi kewangan, dan sebagainya. Sebelum menulis
surat permohonan, beberapa perkara perlu diberikan penekanan seperti
maklumat diri pemohon dan tujuan permohonan dikemukakan. Hal
ini penting bagi tujuan semakan dan pertimbangan oleh jawatankuasa
yang dilantik oleh syarikat atau agensi berkenaan. Surat juga perlu
ditulis secara ringkas, tepat dan mudah difahami. Untuk memudahkan
pihak yang menerima surat memberikan persetujuan dan menjawab
surat berkenaan, maklumat tentang tarikh akhir memberi jawapan serta
nombor telefon atau faksimili perlu dinyatakan dalam surat tersebut.
Contoh surat permohonan ialah surat untuk mendapatkan bantuan
persekolahan anak, surat memohon kebenaran untuk cuti belajar, surat
untuk berkolaboratif, surat memohon biasiswa dan bantuan kewangan,
surat permohonan tajaan hadiah atau kain rentang, dan lain-lain lagi.

8. Surat perjanjian
Surat jenis ini merupakan surat yang menyatakan persetujuan secara

bertulis antara dua pihak tentang keperluan mereka mematuhi perkara
yang telah dipersetujui bersama-sama sebelumnya. Terdapat dua jenis
surat perjanjian, iaitu surat perjanjian yang perlu ditandatangani di
hadapan saksi seperti pesuruhjaya sumpah, majistret, dan sebagainya,
dan yang satu lagi, tidak perlu sedemikian. Antara tujuan surat
perjanjian dibuat adalah:
(a) Mewujudkan keyakinan tinggi kepada individu terlibat.
(b) Mengetahui dengan jelas had sempadan terhadap barangan dan

perkhidmatan.
(c) Mengetahui tempoh masa yang menjadi had jaminan penggantian

akibat kerosakan semasa penghantaran.

Contoh surat perjanjian ialah surat perjanjian jual beli kenderaan atau
rumah kediaman.

9. Surat pemberitahuan
Surat rasmi jenis ini lazimnya dikeluarkan oleh syarikat-syarikat utiliti

yang ada kaitan dengan kemudahan awam. Tujuannya adalah untuk
menyampaikan pengumuman, contohnya tentang perubahan laluan
bas awam dan teksi sempena sambutan bulan kemerdekaan peringkat
kebangsaan, atau memaklumkan tentang gangguan bekalan elektrik,
air, atau telefon disebabkan kejadian banjir dan sebagainya. Contoh
surat pemberitahuan ialah surat tentang catuan air oleh Syarikat Air

46

2  Bahasa dalam Komunikasi

Negeri Sembilan supaya orang ramai bersiap sedia, surat daripada
Tenaga Nasional Berhad tentang gangguan bekalan elektrik di beberapa
kawasan, atau langkah pihak Majlis Bandaraya Seremban menutup
sementara beberapa jalan utama di bandar Seremban sempena
sambutan bulan kemerdekaan.

10. Surat makluman
Surat makluman bermaksud surat rasmi yang dihantar kepada pelbagai

pihak dan orang perseorangan untuk memaklumkan apa-apa juga
perkara, cerita, isu, dan masalah yang sedang, akan, dan telah berlaku.
Contoh surat makluman antaranya surat yang diterima oleh guru-
guru di sekolah daripada ibu bapa murid untuk memaklumkan
ketidakhadiran anak mereka disebabkan sakit, mengikut ibu bapa ke
luar negara, atau menyertai perkhemahan pengakap. Surat rasmi jenis
ini perlu disertakan dengan lampiran seperti sijil cuti sakit, salinan
tiket kapal terbang, atau senarai nama murid yang terlibat dalam
perkhemahan pengakap.

Ada beberapa jenis lagi surat rasmi yang kurang popular tetapi masih
digunakan dalam urusan rasmi agensi kerajaan. Antaranya, surat penghargaan,
surat iringan, surat tunjuk sebab, surat tawaran, dan sebagainya. Penulisan
surat-surat ini juga tertakluk kepada format penulisan surat rasmi yang
perlu dipatuhi. Perlu diingat bahawa semua jenis surat rasmi hendaklah
menggunakan format surat rasmi yang sama. Bezanya cuma pada bahagian
isi surat, iaitu pernyataan tujuan dan maklumat yang perlu disertakan
dalam surat berkenaan. Jadilah seorang penulis surat rasmi yang menulis
menggunakan format yang betul kerana kesilapan format boleh menjejaskan
imej organisasi.

2.1.3 Tujuan Surat Rasmi

Penting bagi kita mengetahui secara mendalam tentang tujuan sebenar
sesuatu surat rasmi ditulis. Dengan memahami tujuannya, surat rasmi yang
ditulis akan berfokus dan mencapai objektif yang diharapkan. Terdapat
beberapa tujuan surat rasmi:
1. Sebagai alat komunikasi bertulis yang formal antara agensi kerajaan

dengan agensi kerajaan, agensi kerajaan dengan agensi swasta, agensi
swasta dengan agensi swasta, agensi kerajaan atau agensi swasta dengan
orang ramai, atau orang ramai dengan agensi kerajaan atau agensi
swasta.
2. Sebagai medium yang menggambarkan pendirian atau sikap sesebuah
agensi atau organisasi terhadap orang ramai.

47

2  Bahasa dalam Komunikasi

3. Boleh dijadikan sebagai dokumen atau bahan rujukan penting dalam
sesuatu perkara.

4. Dianggap sebagai duta sesebuah organisasi yang membawa imej
organisasi tersebut.

2.1.4 Format Surat Rasmi

48

2  Bahasa dalam Komunikasi

Penulisan surat rasmi memerlukan penulisnya mematuhi format yang
telah ditetapkan agar lebih bersistematik dan jelas maksud yang hendak
disampaikan. Penulisan surat rasmi yang betul juga penting kepada semua
kerana kewujudannya boleh dijadikan sebagai bahan bukti yang sah di sisi
undang-undang sekiranya timbul perkara di luar jangkaan dalam sesebuah
organisasi atau agensi terlibat.

Di bawah ini diterangkan secara terperinci format surat rasmi berserta
huraian untuk rujukan anda dalam menulis surat rasmi dengan betul dan
terbaik. Hal ini perlu supaya anda tidak menjadi salah seorang kakitangan
yang menjejaskan imej organisasi anda sendiri kerana menulis surat rasmi
tanpa mengikut format yang betul.

1. Nama dan alamat pengirim
Pastikan nama dan alamat pengirim ditulis dengan betul tanpa

sebarang kesalahan ejaan. Nama dan alamat perlu ditulis di sudut
atas sebelah kiri surat. Setiap perkataan mesti dimulakan dengan
huruf besar. Namun, bagi kebanyakan syarikat dan agensi kerajaan,
penggunaan kepala surat (letter head) secara bercetak, yang memaparkan
logo syarikat atau agensi, alamat lengkap, serta kemudahan komunikasi
seperti nombor telefon dan faksimili, e-mel, dan URL laman web,
boleh digunakan untuk memudahkan tugas, malah dapat mengelakkan
kesilapan daripada berulang. Berikut merupakan contoh susun letak
logo jabatan dan lambang kerajaan Malaysia yang betul pada bahagian
atas kepala surat.



Rajah 2.2 Contoh kepala surat ketua jabatan atau agensi
49

2  Bahasa dalam Komunikasi

Berdasarkan rajah tersebut didapati ada tiga cara menulis kepala surat
oleh organisasi di bawah kerajaan Malaysia.
(a) Surat ketua jabatan atau ketua agensi Persekutuan Malaysia seperti
ketua pengarah atau ketua setiausaha dibenarkan menggunakan
kepala surat sendiri atas nama jawatan masing-masing.
(b) Nama dalam kepala surat bagi semua surat yang hendak dihantar
ke luar negara perlu diterjemahkan ke dalam bahasa Inggeris di
bawahnya untuk rujukan pihak berkuasa pos di negara berkenaan.
Dengan perkataan lain, ditulis dalam dwibahasa.
(c) Semua surat untuk edaran dalam negara pula perlu menggunakan
kepala surat biasa, dalam bahasa Melayu sepenuhnya. Bagi kepala
surat atas urusan kerajaan negeri, ada tiga cara menulis kepala surat
yang lazim kita temui.

Rajah 2.3 Contoh kepala surat oleh agensi di bawah kerajaan negeri

Contoh 1 menunjukkan kepala surat yang digunakan oleh Pejabat
Setiausaha Kerajaan Johor yang mengandungi dua lambang,
iaitu kiri dan kanan kepala surat berkenaan. Lambang sebelah
kiri merupakan jata negeri Johor manakala logo sebelah kanan
merupakan logo Muafakat Johor. Logo Muafakat Johor merupakan
inisiatif kerajaan Johor untuk meningkatkan persefahaman rakyat
negeri berkenaan. Justeru, penggunaannya tidaklah diwajibkan
dalam kepala surat rasmi.

Contoh 2 dan contoh 3 pula menunjukkan kepala surat yang
menggunakan jata Negeri Sembilan. Jika dibuat perbandingan

50

2  Bahasa dalam Komunikasi

antara contoh 2 dengan 3, didapati contoh 3 mengandungi dua
logo, iaitu jata Negeri Sembilan di sebelah kiri dan logo Perbadanan
Kemajuan Negeri, Negeri Sembilan (PKNNS) di sebelah kanan
kerana PKNNS merupakan anak syarikat kerajaan Negeri Sembilan.
Contoh 3 sesuai diaplikasi dalam penulisan mana-mana surat rasmi
oleh agensi-agensi kerajaan negeri.

Bagi surat yang ditulis oleh orang perseorangan atas urusan rasmi,
nama penuh berserta alamat lengkap hendaklah ditulis di ruangan
atas surat rasmi. Penggunaan logo persendirian, gambar foto
penulis surat, dan sebagainya tidak perlu disertakan. Lihat contoh
di bawah.

Sharifah Aminah Syed Hussein No. Tel. : 06-76540001
905, Jalan Warisan Puteri A50
Vila Suria, Bandar Warisan Puteri
70400 Seremban
Negeri Sembilan.

Rajah 2.4 Contoh kepala surat rasmi persendirian

Satu lagi perkara penting yang perlu diketahui ialah cara membina
kepala surat rasmi untuk agensi-agensi kategori badan berkanun,
pasukan keselamatan, dan pihak berkuasa tempatan. Ketiga-tiga
agensi ini tidak perlu meletakkan lambangnya bersama-samanya
jata Malaysia dan jata negeri di bahagian kepala surat. Sebaliknya,
penggunaan lambang masing-masing bagi ketiga-tiga agensi
berkenaan sudah memadai dan mantap.


Rajah 2.5 Contoh kepala surat oleh badan berkanun, pasukan
keselamatan, dan pihak berkuasa tempatan

51

2  Bahasa dalam Komunikasi

Contoh 1 di atas menunjukkan kepala surat Lembaga Tabung Haji
(TH), contoh 2, kepala surat Polis Diraja Malaysia (PDRM), dan
contoh 3, kepala surat Majlis Perbandaran Seremban (MPS).

Ada beberapa buah sekolah dan institusi di bawah Kementerian
Pendidikan Malaysia yang dikenal pasti telah melakukan kesilapan
pada bahagian kepala surat agensi mereka. Mengikut peraturan
terkini oleh Kementerian Pendidikan Malaysia, reka bentuk kepala
surat bagi sekolah-sekolah di bawah kementerian ini adalah seperti
berikut:

Logo
Sekolah

Jata
Negara

Nama Sekolah
dan Nombor

Telekomunikasi

Rajah 2.6 Tiga contoh kepala surat rasmi yang betul untuk sekolah

Reka bentuk kepala surat Jabatan Pendidikan Negeri dan unit di
Kementerian Pendidikan Malaysia, Jabatan Pendidikan Negeri, dan
Pejabat Pendidikan Daerah adalah seperti ketetapan berikut:

Bahagian
Teknologi
Pendidikan

Jabatan
Pendidikan

Negeri
Selangor

Pejabat
Pendidikan

Daerah

Rajah 2.7 Tiga contoh kepala surat bahagian dan unit di Kementerian Pendidikan
Malaysia

52

2  Bahasa dalam Komunikasi

Kepala surat yang ditunjukkan di atas merupakan perkara penting
dalam penulisan surat rasmi. Kewujudannya di bahagian paling atas
bermakna bahagian ini amat penting, dan merupakan imej kepada
organisasi berkenaan. Mulia pada pandangan masyarakat. Justeru,
elakkan daripada menggunakan kepala surat yang mengandungi
maklumat yang salah, lama, dan tidak kemas kini. Alasan pihak
pengurusan bahawa ini untuk menghabiskan stok kepala surat
yang lama dan mengelakkan pembaziran, tidak wajar diterima.

Kepala surat boleh dihasilkan sendiri dan tidak perlu dicetak dalam
jumlah yang banyak kerana dikhuatiri akan ada perubahan demi
perubahan yang menyebabkan berlakunya pembaziran. Walaupun
perubahan reka bentuk kepala surat boleh berlaku sepanjang tahun,
namun sebagai kakitangan kerajaan, kita perlu akur dan bersedia
membuat perubahan. Ada empat perkara penting yang perlu ada
dalam reka letak kepala surat, iaitu jata Malaysia, alamat surat-
menyurat, nombor telefon, dan lain-lain lagi, serta satu garisan
melintang dari kiri ke kanan.

2. Nombor telefon dan maklumat telekomunikasi
Lazimnya maklumat telekomunikasi telah sedia tercatat bersama-sama

nama dan alamat di bahagian kepala surat jabatan, contohnya nombor
telefon pejabat, nombor faksimili, dan laman web. Jika surat rasmi
yang ditulis adalah atas urusan peribadi, maklumat tentang nombor
telefon bimbit pengirim yang boleh dihubungi boleh ditaip sahaja di
bahagian kepala surat.

3. Garisan panjang melintang
“Garisan panjang melintang” merupakan satu garisan lurus yang

menganjur dari kiri ke kanan dalam jarak langkau sebaris selepas
alamat pengirim. Pastikan garisan itu tidak terputus-putus, dan lurus.
Ada tiga tujuan garisan ini dibuat pada bahagian kepala surat:
(a) Memisahkan alamat pengirim dengan alamat penerima untuk

mengelakkan kekeliruan.
(b) Membezakan bahagian yang bercetak secara kekal dalam surat

berkenaan dengan bahagian yang baharu ditulis, terutamanya
bahagian maklumat penerima dan isu surat.
(c) Mewujudkan keseragaman susun letak logo dan alamat bagi semua
surat rasmi yang dihantar sebagai identiti kepada organisasi
berkenaan.

4. Nama dan alamat penerima
Nama dan alamat penerima hendaklah ditulis di sebelah kiri di bawah

53

2  Bahasa dalam Komunikasi

garisan melintang. Perlu diingat bahawa nama dan alamat ini mesti
lengkap. Pastikan juga kedua-dua maklumat ini ditulis selepas nombor
rujukan dan tarikh surat yang sedia tertulis di sebelah kanan surat.
Jarak antara garisan melintang dengan nama dan alamat penerima ini
ialah langkau sebaris. Tiada tanda koma (,) pada setiap hujung alamat.

5. Tarikh
Tarikh surat hendaklah ditulis di sebelah kanan surat selepas nombor

rujukan di bawah garisan melintang. Seperti kata nama khas yang
lain, nama bulan ditulis dalam huruf besar di awal perkataan sahaja,
sama ada menggunakan singkatannya, atau nama penuh. Contohnya,
“25 Januari 2020”, atau “25 Jan. 2020”. Tarikh mengikut kalendar
Hijrah boleh disertakan di bahagian bawah, jika penggunaannya telah
menjadi amalan dalam organisasi.

6. Nombor rujukan surat
Nombor rujukan surat merupakan bilangan turutan surat yang diterima

atau dihantar berdasarkan fail tertentu yang ada dalam sesebuah
organisasi. Nombor rujukan ditulis selari dengan tarikh, iaitu di sebelah
kanan atas surat selepas garisan panjang. Ada dua jenis nombor rujukan
surat, iaitu “Ruj. Kami” dan “Ruj. Tuan”. Jika surat yang anda tulis itu
merupakan surat balasan maka “Ruj. Tuan” digunakan untuk merakam
semula nombor surat yang diterima. Jika bukan surat balasan, maka
“Ruj. Kami” digunakan. Tujuannya, memudahkan penerima mencari
surat asal yang dihantar untuk dijadikan rujukan jika perlu. “Ruj.
Tuan” juga boleh ditulis dalam bentuk ayat pada perenggan pertama
surat, di bawah tajuk surat. Contohnya, “Surat tuan bilangan (11)
dalam JPM Jld.11/2011/IPGKRM bertarikh 24 Februari 2020 dirujuk”.

7. Melalui
Surat rasmi individu perlu ditulis “Melalui” yang akan disokong oleh

pihak atasan individu berkenaan. Contohnya, surat rasmi seorang
guru akan disokong oleh guru besar atau pengetua tempat guru itu
bertugas, sebelum dihantar kepada Jabatan Pendidikan Negeri dan
pihak lain yang berkaitan. Tujuannya supaya guru besar dan pengetua
mengetahui hal anak buah mereka, dan sebagai suatu cara untuk
mengawal surat keluar oleh individu supaya tidak berleluasa. Contoh
surat lain ialah surat iringan pinjaman kenderaan dan komputer,
surat mohon pindah, surat tunjuk sebab, dan sebagainya. Satu lagi
surat yang sering ditulis “Melalui” ialah surat arahan berpindah, surat
menghadiri kursus, surat kelulusan kenaikan pangkat, dan lain-lain
lagi, yang dihantar oleh Jabatan Pendidikan Negeri kepada guru-guru,

54

2  Bahasa dalam Komunikasi

atau daripada rektor Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) kepada
para pensyarah di Institut Pendidikan Guru Kampus (IPGK). Tujuannya
supaya arahan menghadiri kursus, berpindah, dan sebagainya dipatuhi
dan berada dalam pengetahuan guru besar, pengetua, dan pengarah
masing-masing. Contohnya:

Pengarah Pendidikan
Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan
Jalan Dato’ Hamzah
70000 Seremban
(u.p: Unit Kewangan)

Melalui Permohonan ini disokong
Pengetua
SMK Bandar Baru Serting HJH. KHADIJAH HAMZAH
72120 Bandar Seri Jempol PENGETUA
Negeri Sembilan.
SMK BANDAR BARU SERTING
NEGERI SEMBILAN

Rajah 2.8 Contoh ulasan pengetua di ruangan “Melalui”

8. Panggilan hormat penerima
Panggilan ini ditulis di bawah alamat penerima dalam jarak langkau

sebaris. Pastikan anda menulis gelaran yang betul mengikut status
penerima seperti Tan Sri, Datuk Seri Utama, Datuk, Datin, dan
sebagainya. Kesilapan menulis panggilan hormat dalam surat boleh
menyebabkan penerima berkecil hati. Contoh panggilan hormat adalah
seperti “YAB Dato’ Seri Hj. Aminuddin Harun” atau “Yang Berhormat
Datuk”. Jika penerima surat berkenaan tidak memiliki sebarang gelaran
kurniaan negara atau negeri, memadai menulis panggilan “Tuan”
sahaja. Bagaimanapun, jika anda benar-benar pasti penerima surat
seorang perempuan, maka panggilan “Puan” hendaklah digunakan
menggantikan “Tuan”.

9. Perkara atau tajuk surat
Perkara surat ditulis selepas panggilan kehormat dalam jarak langkau

sebaris. Perkataan ditulis dalam huruf besar dan tebal, dan tidak perlu
digariskan. Bagi yang masih menggunakan mesin taip manual atau
elektrik, perkataan ditulis dalam huruf kecil, kemudian digariskan di
bawahnya. Bilangan perkataan dalam perkara atau tajuk surat tidak
boleh terlalu panjang, memadai dengan menulis tajuk yang boleh
difahami maksudnya, iaitu antara 10 hingga 12 patah perkataan.

55

2  Bahasa dalam Komunikasi

Perlu diingat bahawa nama khas, walaupun panjang, dikira sebagai
satu patah perkataan. Tanda noktah atau titik tidak diletakkan pada
penghujung ayat. Perkataan “Perkara:” atau kependekannya “Per:” juga
tidak perlu disertakan di bahagian awal tajuk.

Bagaimanakah caranya jika anda terpaksa menulis tajuk yang panjang?
Caranya adalah dengan meletakkan tajuk berkenaan dalam dua baris,
kemudian digariskan di bawahnya, seperti yang ditunjukkan di bawah:

Cara 1:
MEMOHON MELAWAT MUZIUM ADAT PERPATIH AKIPG

Cara 2:
Lawatan Sambil Belajar ke Muzium Adat Perpatih AKIPG

Cara 3:
MOHON KEBENARAN UNTUK MENGADAKAN LAWATAN SAMBIL BELAJAR KE
AKADEMIK KECEMERLANGAN IPG KAMPUS RAJA MELEWAR

Bagi tajuk surat yang panjang dan ditulis
dalam dua baris, garisan perlu dibuat hingga
ke tepi kanan walaupun tiada perkataan lain.

Rajah 2.9 Cara menulis tajuk atau perkara surat yang panjang

10. Perenggan pembukaan surat
“Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa...” atau “Dengan hormatnya

saya merujuk perkara di atas bahawa...” sering digunakan untuk
memulakan surat rasmi, dan ditulis pada perenggan pertama tanpa
meletakkan nombor. Ayat ini ditulis bersama-sama dengan tujuan
atau sebab anda menulis surat kepada penerima. Contohnya, “Dengan
hormatnya dimaklumkan bahawa Unit PPISMP Bahasa Melayu Ambilan
Jun 2020 Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar berhasrat
untuk mengadakan lawatan sambil belajar ke Dewan Bahasa dan
Pustaka Kuala Lumpur seperti ketetapan berikut:”. Permulaan ayat
bagi perenggan pembukaan surat perlu ditulis dari bahagian tepi kiri
surat. Lazimnya, ayat-ayat di bahagian perenggan awal ini bertujuan
menarik minat pembaca untuk terus membaca dan memberi perhatian
sewajarnya. Penulis perlu berhati-hati ketika menggunakan perkataan
“sukacita” atau “dukacita” pada ayat pertama kerana kesilapan
penggunaannya dikhuatiri boleh mengundang perasaan kecewa,
hampa, atau kesal penerima surat tersebut.

56

2  Bahasa dalam Komunikasi

11. Perenggan isi kandungan
Perenggan kedua dan seterusnya perlu dinomborkan. Dalam perenggan

ini, anda boleh memulakan ayat dengan menyatakan tujuan surat
dihantar, nama program berkaitan, sasaran, objektif penganjuran,
atur cara, dan lain-lain lagi. Namun begitu, maklumat yang hendak
ditulis perlu dihadkan isinya, ringkas, dan padat. Maklumat lain perlu
dinyatakan dalam bentuk lampiran sahaja. Sebaik-baiknya, penulisan
surat rasmi mengandungi satu perenggan pembukaan, tiga perenggan
isi yang pelbagai, dan satu perenggan penutup.

12. Pegawai bertanggungjawab
Meletakkan nama seorang pegawai yang bertanggungjawab pada

perenggan akhir surat kini dianggap suatu keperluan. Hal ini kerana
penanda tangan seperti guru besar, pengetua, pengarah, dan lain-lain
lagi besar kemungkinan tidak dapat mengingat semua surat yang
ditandatanganinya dan dihantar. Justeru, amalan meletakkan nama
pegawai berserta nombor untuk dihubungi boleh mengelakkan keadaan
seperti ini berlaku, di samping mempercepat tindakan atau proses surat
berkenaan.

Sebagai contoh, “Bagi sebarang pertanyaan lanjut, sila hubungi Tuan
Hj. Jalalluddin bin Ibrahim di talian 012-7658264 atau 06-7654000
sambungan 1098 pada waktu pejabat.” Tujuan kenyataan ini ditulis
supaya penerima surat tidak terus menelefon atau menghubungi
pegawai yang menandatangani surat kerana berkemungkinan mereka
kekurangan maklumat atau lupa akan butiran yang diperlukan. Hal ini
amat memudahkan jika dapat diaplikasikan dalam surat rasmi.

13. Lampiran
Lampiran penting bagi surat rasmi. Lampiran merujuk kepada helaian

kertas tambahan yang disertakan bersama-sama surat, contohnya jadual
latihan, atur cara majlis penutupan rasmi, kertas kerja projek, panduan
menghadiri kursus, senarai nama jawatankuasa, dan sebagainya.
Caranya mudah. Anda hanya perlu menamakan lampiran berkenaan
Lampiran 1, Lampiran 2, dan seterusnya. Pada perenggan akhir
sebelum menamatkan surat, anda perlu meletakkan tanda kurungan
(...) pada hujung perenggan akhir itu. Simbol ini menandakan bahawa
ada lampiran yang disertakan bersama-sama surat. Bilangan titik
menandakan bilangan halaman yang disertakan sebagai lampiran.

14. Perenggan penutup
Perenggan penutup ditulis dari tepi surat, sama seperti perenggan

pembukaan, dan tidak perlu dinomborkan. Lazimnya, perenggan ini

57

2  Bahasa dalam Komunikasi

ditandai dengan ungkapan seperti “Sekian sahaja untuk makluman
dan tindakan pihak tuan. Kerjasama pihak tuan amat diharapkan dan
terlebih dahulu diucapkan terima kasih.”

15. Penulisan slogan atau moto
Menulis slogan atau cogan kata negara “Berkhidmat untuk Negara”

di bahagian bawah adalah digalakkan. Slogan dan cogan kata ini
merupakan bukti bahawa sebagai penjawat awam, kita sentiasa taat
kepada negara Malaysia. Slogan dan cogan kata lain juga boleh ditulis
bersama-sama dengan cogan kata utama, contohnya cogan kata atau
moto syarikat atau institusi, dalam saiz huruf yang lebih kecil daripada
cogan kata utama. Contohnya:

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

“CINTAI BAHASA KITA” cogan kata atau moto syarikat atau institusi.

Begini cara menulisnya dan huruf perlulah

lebih kecil daripada cogan kata utama.

Surat rasmi peribadi bagaimanapun tidak perlu disertakan dengan
slogan atau cogan kata.

16. Pengakuan tanggungjawab
Guru besar, pengetua, atau pengarah hendaklah menggunakan

pengakuan yang seragam, iaitu “Saya yang menjalankan amanah”.
Namun begitu, jika surat tersebut bersifat peribadi maka pengakuan
pengirim “Yang benar” memadai bagi tujuan pengakuan pengirim.

17. Tandatangan pengirim
Tandatangan pengirim merujuk kepada tandatangan guru-guru penolong

kanan, guru besar, atau pengetua di sekolah, manakala pengarah, ketua
pengarah, atau ketua setiausaha pada peringkat yang lebih tinggi.
Sebaik-baiknya, tandatangan mempunyai ciri-ciri keselamatan yang
sukar ditiru dan perlu diturunkan menggunakan pen berdakwat hitam
dan basah, dengan sebahagian tandatangan tersebut bertindan dengan
nama dan jawatan yang tercatat di bawahnya untuk mengelakkan
pemalsuan tandatangan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab.

Rajah 2.10 Contoh tandatangan bercirikan keselamatan
58

2  Bahasa dalam Komunikasi

18. Nama penuh dan jawatan pengirim surat
Nama penulis dan jawatan hendaklah ditulis di bahagian bawah kiri

surat. Lihat Rajah 2.11. Perhatikan bahawa tiada penggunaan tanda
koma (,) di hujung setiap baris. Justeru, anda hendaklah berhati-hati
semasa menulis bahagian ini. Pastikan nama penuh ditulis dengan
huruf besar dan tebal. Jika pengirim merupakan pemegang gelaran
kurniaan negara, akademik, agama, dan sebagainya, tuliskan gelaran
itu dalam kurungan bersama-sama nama penuh pengirim, contohnya
nama Tan Sri Prof. Dr. Hj. Ismail bin Dato’ Mohd. Jan. Meletakkan
gelaran pangkat pada nama pengirim yang mempunyai gelaran yang
banyak amat perlu sebagai suatu pengiktirafan dan perhormatan,
termasuklah gelaran Haji dan Hajah. Susun letak bahagian akhir surat
adalah seperti di bawah.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Tandatangan
Saya yang menjalankan amanah, pengarah di
sini.
(Dr. MAZLAN BIN ARIS)
Pengarah Tidak perlu
Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar diletakkan
Seremban. garisan
di tempat
tandatangan.

Rajah 2.11 Ruang tandatangan pengarah dan nama jawatan

19. Salinan kepada
Penggunaan perkataan “salinan kepada” atau kependekannya s.k.

dalam surat rasmi bermaksud penghantaran salinan surat yang sama
kepada individu dan pihak berkepentingan untuk disimpan dalam fail
berkaitan. Tujuannya, sebagai rujukan jika diperlukan, atau arahan
yang sama untuk individu lain yang terlibat. Cara menulisnya adalah
dengan melangkau dua baris selepas ruang tandatangan pengirim,
sebelum menaip singkatan s.k. untuk pihak-pihak atau fail tertentu.
Taipkan nama dan alamat penuh pegawai yang hendak diberi salinan
surat tersebut. Nama dan alamat ini boleh dinomborkan jika penerima
yang hendak diberi salinan melebihi dua orang.

20. Initial
Initial bermaksud tandatangan ringkas pengarang surat, penyemak,

dan jurutaip, yang menaip huruf ringkas sebagai pengenalan diri.
Hal ini penting bagi tujuan pengesanan individu atau pihak yang
bertanggungjawab sekiranya berlaku kesilapan yang memerlukan

59

2  Bahasa dalam Komunikasi

pembetulan, atau lebih serius lagi, terdapat kemungkinan, contohnya,
sebahagian frasa dalam ayat boleh menggugat ketenteraman negara, atau
jurutaip bertindak melampau dan berpotensi menjejaskan perpaduan
kaum. Dengan adanya tandatangan ringkas, ketiga-tiga individu boleh
dipanggil untuk menjelaskan keadaan jika hal ini berlaku.
Cara menulis tandatangan ringkas ini adalah mudah, iaitu dengan
mencatatkan nota kaki yang berupa kod-kod tertentu di akhir surat,
yang menjelaskan penyemak surat, pendraf surat, dan penulis atau
orang yang menaip surat tersebut.
Contohnya: KM/ji/mz
Maksudnya:
KM – surat ini telah disemak oleh Kamal Bahrin Mohamad
ji – surat ini didraf atau dikarang oleh Jalalludin Ibrahim
mz – surat telah ditaip oleh Maniseh Zakaria
Jika penulis surat merupakan orang yang sama disebabkan surat
berstatus sulit, maka tandatangan ringkasnya ialah KM/km/km, iaitu
KM pertama untuk peranan sebagai penyemak dan penandatangan
surat, km kedua untuk tugas mendraf asal, manakala km ketiga sebagai
orang yang menaip surat berkenaan. Nama fail tidak perlu ditulis
bersama-sama tandatangan ringkas kerana nombor rujukan telah
dicatatkan di bahagian atas surat.

60

2  Bahasa dalam Komunikasi

2.1.5 Contoh Surat Rasmi yang Lengkap

Berikut merupakan dua cara menulis surat rasmi mengikut bilangan halaman.
CONTOH A – Surat rasmi yang ditulis dengan dua halaman atau lebih.

SEK. KEB. TAMAN PANCHOR JAYA

Taman Panchor Jaya No: Tel/Faks: 06-6794089

70400 Seremban

Negeri Sembilan

Ruj. Kami : SKTPJ/19/Jld.22/1 bil (01)
Tarikh : 25 Oktober 2020

Pengarah
Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar
Jalan Sikamat
70400 Seremban.

Melalui:
Pengawai Pendidikan Daerah
Pejabat Pendidikan Daerah Seremban Utara
Bandar Warisan Puteri
70400 Seremban.

Tuan,

LAWATAN SAMBIL BELAJAR KE MINI MUZIUM PENDIDIKAN ADAT PERPATIH

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa, Persatuan Bahasa dan Budaya Melayu sekolah ini
berhasrat untuk mengadakan lawatan sambil belajar ke Mini Muzium Adat Perpatih, Institut
Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar, seperti ketetapan berikut:

i. Tarikh : 4 November 2021 (Khamis)
ii. Masa : 9.00 - 11.00 pagi
iii. Peserta : 25 orang pelajar dan 2 orang guru

2. Untuk maklman tuan, program ini bertujuan memberikan pendedahan kepada mereka yang
terlibat tentang kepentingan memahami budaya, di samping melihat secara dekat beberapa bahan
sejarah yang ada di dalam muzuim berkenaan.

3. Bersama-sama ini disertakan senarai nama dan nombor kad pengenalan murid-murid dan
guru yang terlibat serta atur cara lawatan untuk makluman pihak tuan.

.../2

Catatkan bilangan halaman seterusnya di sini.
Pada masa yang sama, ini menandakan ada
halaman ke-2 yang perlu dibaca.

61

2  Bahasa dalam Komunikasi

–2– Tulis bilangan halaman ke-2.

4. Sebarang pertanyaan berhubung lawatan ini mohon hubungi penyelaras lawatan, iaitu
Pn. Nurfatin Nabihah binti Baharom di talian 012-7659824 atau 06-6794089 pada waktu pejabat.

Kerjasama pihak tuan amat diharap dan terlebih dahulu diucapkan terima kasih.

Sekian. Bawa perenggan penutup surat ke halaman

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” ke-2 untuk mengelakkan penyalahgunaan

“RAJIN USAHA DAN TAWAKAL” kepala surat.

Saya yang menjalankan amanah,

(HJH. NUR SALWANA BINTI RUSSELI)
Guru Besar
Sekolah Kebangsaan Taman Panchor Jaya
Taman Panchor Jaya
Seremban.

s.k : 1. Pejabat Pendidikan Daerah Seremban Utara
Bandar Warisan Puteri
70400 Seremban.
(u.p: Ketua Unit Lawatan Sekolah)

2. Guru Penolong Kanan HEM – En. Amirul Haizat bin Shahrom

NSR/aa/ba

Rajah 2.12 Contoh surat rasmi yang ditulis dalam dua halaman atau lebih

Ada beberapa perkara penting yang perlu diberi perhatian semasa
menulis surat rasmi yang panjang, yang menggunakan dua helai kertas atau
lebih.
1. Pastikan hanya halaman pertama menggunakan kepala surat rasmi

manakala halaman kedua dan seterusnya tanpa kepala surat rasmi.
2. Sebaik-baiknya, kepala surat dicetak pada kertas berwarna untuk

mengelakkan pemalsuan.
3. Catatkan nombor halaman kedua pada helaian pertama (.../2) untuk

menandakan bahawa ada sambungan surat pada halaman tersebut.
4. Bawa perenggan akhir surat, iaitu perenggan penutup ke halaman

kedua untuk mengelakkan penyalahgunaan kepala surat.
5. Surat rasmi yang baik dan berkesan tidak memerlukan surat tersebut

ditulis dengan panjang lebar. Memadai dengan satu halaman sahaja
sementara butiran lain ditulis sebagai lampiran.

62

2  Bahasa dalam Komunikasi

CONTOH B – Surat rasmi yang ditulis dengan satu halaman.

SEK. KEB. TAMAN PANCHOR JAYA

Taman Panchor Jaya No: Tel/Faks: 06-6794089

70400 Seremban

Negeri Sembilan

Ruj. Kami : SKTPJ/19/Jld.22/1 bil (01)

Tarikh : 25 Oktober 2020

Pengarah
Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar
Jalan Sikamat
70400 Seremban.

Melalui:
Pengawai Pendidikan Daerah
Pejabat Pendidikan Daerah Seremban Utara
Bandar Warisan Puteri
70400 Seremban.

Tuan,
LAWATAN SAMBIL BELAJAR KE MINI MUZIUM PENDIDIKAN ADAT PERPATIH

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa, Persatuan Bahasa dan Budaya Melayu sekolah ini berhasrat untuk
mengadakan lawatan sambil belajar ke Mini Muzium Adat Perpatih, Institut Pendidikan Guru Kampus Raja
Melewar, seperti ketetapan berikut:
i. Tarikh : 4 November 2021 (Khamis)
ii. Masa : 9.00 - 11.00 pagi
iii. Peserta : 25 orang pelajar dan 2 orang guru

2. Untuk maklman tuan, program ini bertujuan memberikan pendedahan kepada mereka yang terlibat tentang
kepentingan memahami budaya, di samping melihat secara dekat beberapa bahan sejarah yang ada di dalam
muzuim berkenaan.

3. Bersama-sama ini disertakan senarai nama dan nombor kad pengenalan murid-murid dan guru yang
terlibat serta atur cara lawatan untuk makluman pihak tuan.

4. Sebarang pertanyaan berhubung lawatan ini mohon hubungi penyelaras lawatan, iaitu Pn. Nurfatin Nabihah
binti Baharom di talian 012-7659824 atau 06-6794089 pada waktu pejabat.

Kerjasama pihak tuan amat diharap dan terlebih dahulu diucapkan terima kasih.
Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“RAJIN USAHA DAN TAWAKAL”

Saya yang menjalankan amanah,


(HJH. NUR SALWANA BINTI RUSSELI)
Guru Besar
Sekolah Kebangsaan Taman Panchor Jaya
Taman Panchor Jaya
Seremban
s.k : 1. Pejabat Pendidikan Daerah Seremban Utara
Bandar Warisan Puteri
70400 Seremban,
(u.p: Ketua Unit Lawatan Sekolah)
2. Guru Penolong Kanan HEM – En. Amirul Haizat bin Shahrom

NSR/ai/jms

Rajah 2.13 Contoh surat rasmi yang ditulis dalam satu halaman

63

2  Bahasa dalam Komunikasi

2.1.6 Penggunaan Bahasa Melayu yang betul dalam Surat Rasmi

Banyak dalam kalangan pelajar institusi pengajian tinggi, siswa guru di
IPGK, dan guru-guru novis kurang faham dan tidak mahir tentang format
menulis surat rasmi dan memo. Jika ada pun pengetahuan tersebut, hanya
30 peratus sahaja, iaitu daripada pengalaman mereka semasa menduduki
peperiksaan Sijil Pelajaran Malaysia dahulu. Berdasarkan pemerhatian yang
dijalankan penulis, didapati bahawa mereka menghadapi kesukaran dalam
memilih dan memulakan ayat yang sesuai untuk setiap bahagian format
surat rasmi dan memo yang hendak ditulis.

Sehubungan itu, di bawah ini disenaraikan beberapa frasa cadangan
yang boleh dimasukkan ke dalam surat rasmi dan memo supaya penulisan
menjadi lebih mantap dan bermutu. Perlu diingat bahawa penggunaan
frasa bahasa Melayu yang betul adalah penting bagi setiap bahagian dalam
format menulis surat rasmi dan memo, supaya dapat dijadikan panduan dan
rujukan jika sesuai dan berkaitan. Penanda rujukan ini juga sesuai diguna
pakai untuk menghasilkan memo yang berkesan.

1. Penanda rujukan
(a) Perkara di atas adalah dirujuk.
(Catatan: Ada dalam kalangan pengurus atau pentadbir sekolah yang
tidak gemar menggunakan frasa ini di bahagian awal surat rasmi,
justeru, penggunaannya boleh diabaikan).
(b) Merujuk perkara yang tersebut di atas...
(c) Sehubungan dengan permohonan tuan bertarikh...
(d) Dengan hormatnya saya diarah merujuk...
(e) Dengan hormatnya izinkan saya merujuk...

2. Penanda penyertaan
(a) Bersama-sama ini saya sertakan...
(b) Bersama-sama ini saya lampirkan...
(c) Bersama-sama ini dilampirkan...

3. Penanda makluman
(a) Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa...
(b) Dimaklumkan bahawa...
(c) Seperti yang tuan sedia maklum...

4. Penanda sebab-musabab
(a) Oleh sebab tarikh asal jatuh pada hari Ahad, maka...
(b) Atas kesilapan yang tidak disengajakan itu, kami memohon...
(c) Berhubung dengan kesilapan penggunaan logo rasmi, pihak jabatan
memohon...

64

2  Bahasa dalam Komunikasi

5. Penanda perintah
(a) Tuan dikehendaki mengarahkan kakitangan di bawah seliaan
tuan...
(b) Dengan ini, tuan diarahkan mengambil cuti selama setahun...
(c) Tuan diminta mengemukakan sebab atau bukti ketidakhadiran...

6. Penanda maklumat
(a) Untuk pengetahuan tuan, tujuan surat ini ...
(b) Bagi melancarkan program itu nanti, pihak kami...
(c) Bagi tujuan tersebut...

7. Penanda perwakilan
(a) Bagi pihak sekolah ini, saya memohon agar...
(b) Saya bagi pihak rakan-rakan kerja, mencadangkan..
(c) Saya bagi pihak pengurusan institut ini merakamkan...

8. Penanda pendapat
(a) Saya berpendapat bahawa...
(b) Pada pandangan kami, perkara ini elok...
(c) Dalam hal ini, kami berpendapat bahawa...

9. Penanda sambungan
(a) Lanjutan daripada surat saya yang bertarikh...
(b) Sebagai susulan daripada perbincangan..
(c) Merujuk perbualan telefon antara...

10. Penanda sikap (positif/negatif)
(a) Pihak kami mengucapkan penghargaan...
(b) Atas kerjasama tuan, kami dahului dengan ucapan...
(c) Kami keberatan untuk menerima cadangan tuan...

11. Penanda jangkaan
(a) Kami amat berbesar hati sekiranya pihak tuan...
(b) Segala kerjasama pihak tuan kami dahului dengan ucapan...
(c) Kami amat berharap agar...

12. Penanda penghargaan
(a) Atas kerjasama tuan, kami dahului...
(b) Kami terlebih dahulu mengucapkan terima kasih atas kerjasama
yang diberikan.
(c) Atas kerjasama dan keprihatinan tuan...

13. Penanda penamat
(a) Sekian dimaklumkan.
(b) Sekian, terima kasih.
(c) Sekian untuk makluman dan tindakan pihak tuan.

65

2  Bahasa dalam Komunikasi

14. Penanda harapan
(a) Harap maklum...
(b) Harap dapatlah kiranya tuan...
(c) Menjadi harapan kami sekiranya...
(d) Besarlah harapan kami jika...
(e) Sudilah kiranya...

15. Penanda nasihat
(a) Tuan dinasihati untuk menjelaskan...
(b) Pihak tuan diingatkan untuk terus...

16. Penanda permohonan
(a) Tuan dipohon untuk melaporkan diri...
(b) Mohon kerjasama pihak tuan...
(c) Untuk maklumat lanjut, sila hubungi urus setia di talian...
(d) Sebarang pertanyaan, sila telefon 03-34560000 dan bercakap
dengan...
(e) Bersama-sama ini disertakan jadual untuk rujukan...

17. Penanda penegasan
(a) Rekod kami menunjukkan bahawa tuan telah...
(b) Sehubungan dengan itu, tuan dikehendaki...
(c) Tuan diwajibkan hadir ke...

Kesimpulannya, surat rasmi merupakan surat yang ditulis untuk apa-
apa urusan rasmi, iaitu yang berhubung dengan urusan pejabat, contohnya
pejabat kerajaan, badan berkanun, syarikat perniagaan, dan tempat
pengajian, serta dalam urusan pekerjaan dan urusan persekolahan. Surat
rasmi boleh ditulis oleh seseorang atas nama peribadinya atau atas nama
organisasi ataupun syarikat. Yang menjadi sasaran surat rasmi merupakan
orang perseorangan serta organisasi atau syarikat. Hal ini bermakna, surat
rasmi mesti bersifat formal dan tidak ditulis atas perkara-perkara yang
bersifat peribadi.

2.2 Memo

Perkataan “memo” merupakan kependekan daripada perkataan
“memorandum” yang bermaksud suatu nota ringkas untuk mengingatkan
sesuatu perkara kepada seseorang. Secara umumnya, memo merupakan
dokumen bertulis yang ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa
dalam organisasi, mengandungi suatu arahan ringkas dan padat dengan
maksud tertentu, untuk makluman atau tindakan. Dalam konteks yang

66

2  Bahasa dalam Komunikasi

sempit, banyak dalam kalangan kita cepat berprasangka buruk terhadap
rakan sekerja apabila mereka menerima memo daripada majikan. Mereka
dikatakan menerima hukuman atau tindakan tatatertib kerana kononnya
telah melakukan kesalahan besar dalam organisasi. Sebenarnya perkara
tersebut tidak benar. Fungsi memo bukan sekadar menyampaikan keputusan
tentang salah laku kakitangan, tetapi lebih daripada itu, termasuk urusan
harian yang menggembirakan seperti kenaikan pangkat atau kenaikan gaji.
Jika demikian, apakah itu memo?

2.2.1 Definisi Memo

Nuraini Yusoff (1991) mentakrifkan memo sebagai suatu nota untuk
mengingatkan penerimanya akan sesuatu perkara, dan biasanya diguna
pakai oleh organisasi tertentu. Memo dikeluarkan oleh ketua bahagian
kepada individu yang setaraf atau kepada orang-orang yang berada di bawah
pengurusannya. Sulaiman Masri dan Ahmad Khair Mohd. Nor (2005) pula
berpendapat bahawa memo diperlukan bagi organisasi yang mempunyai
beberapa jabatan, yang setiap satu mempunyai beberapa bahagian dan
unit. Memo diperlukan khusus untuk keberkesanan komunikasi dalaman
di peringkat organisasi sahaja, dan tidak digunakan untuk menyampaikan
maklumat kepada orang lain di luar organisasi.

Hal ini ditekankan dalam takrif yang diberikan oleh Hasnah Mohd. Saleh,
Normah Mohamad, dan Isnariah Idris (2014) yang mendefinisikan memo
sebagai alat komunikasi bertulis dalam organisasi untuk berhubung secara
rasmi. Memo dari segi bentuknya tidaklah terlalu formal, dan berperanan
seperti surat tetapi lebih ringkas. Parveen Sharma (2014) pula menekankan
enam ciri asas yang perlu ada dalam memo, iaitu mempunyai maklumat
yang penting dan mencukupi, penulis memo tidak wajar menganggap
semua pembaca mesej memahami mesej yang hendak disampaikan, mesej
jelas dan khusus, mudah difahami, dihuraikan dengan mudah, dan tidak
mengandungi elemen emosi. Richard N. (2019) mentakrifkan memo sebagai
suatu mesej atau rekod pendek yang digunakan bagi tujuan komunikasi
dalaman dalam sesuatu urusan.

Kesimpulannya, memo merupakan suatu dokumen bertulis yang
digunakan dalam organisasi untuk berhubung secara rasmi dan dikeluarkan
oleh ketua jabatan kepada pegawai di bawah tanggungannya tetang pelbagai
urusan peringkat dalaman. Dari segi kelebihannya pula, memo masih sesuai
untuk menyampaikan sesuatu mesej penting dengan tepat dan cepat kepada
penerima yang banyak.

67

2  Bahasa dalam Komunikasi

2.2.2 Tujuan Memo

Sebagaimana surat rasmi, memo juga mempunyai tujuan tertentu yang
juga perlu diketahui supaya memo yang dihasilkan berkualiti dan berkesan.
Berikut merupakan tujuan memo dihasilkan, iaitu:
1. Menyampaikan maklumat dalaman organisasi.
2. Mengumumkan suatu perubahan dasar organisasi.
3. Menjelaskan prosedur baharu tentang sesuatu perkara.
4. Membuat permohonan sesuatu perkara dalam bahagian organisasi.
5. Memberi nasihat dalam membuat sesuatu keputusan.
6. Sebagai laporan ringkas tentang status atau apa-apa yang sedang

berlaku pada ketika itu.

2.2.3 Jenis-jenis Memo

Terdapat dua jenis memo yang popular dan diguna pakai secara meluas
oleh pihak pengurusan sesebuah organisasi di negara ini. Pertama, memo
berbentuk borang dan kedua, memo terbuka.

JENIS MEMO

Bentuk Borang Bentuk Terbuka

Slip Memo Rubber stamp Memo Antara Memo Dalaman
atau Cap Getah Unit/Jabatan

Rajah 2.14 Jenis memo

1. Memo bentuk borang
Memo bentuk borang mengandungi senarai arahan dan senarai semak

yang telah tersedia. Pengguna hanya perlu menandakan mana-mana
arahan yang tercatat dalam borang sebelum menurunkan tandatangan
rasmi. Reka bentuknya kelihatan agak ringkas dan mudah berbanding
dengan memo bentuk terbuka.

Terdapat beberapa kelebihan jika menggunakan memo jenis ini.
Pertama, semua maklumat telah sedia tercatat dalam borang berkenaan.
Pihak pengurusan hanya perlu menandakan maklumat yang berkaitan
di ruang yang disediakan dengan menggunakan pen. Di samping itu,
disediakan juga ruang untuk catatan tambahan jika perlu. Pengguna
boleh mengisi ruang tersebut, dan menurunkan tandatangan berserta
tarikh di bahagian bawah memo.

68

2  Bahasa dalam Komunikasi

Ada dua cara memo bentuk borang ini ditadbirkan. Pertama,
menggunakan helaian kertas berwarna berukuran kira-kira 10 × 15
sentimeter, manakala kedua, menggunakan cap getah atau rubber stamp
yang ditempah khas. Jika menggunakan cara pertama, memo tadi
akan diklipkan bersama-sama surat asal sebelum diserahkan kepada
penerima untuk tindakan selanjutnya.

MEMO

Kepada :
Jabatan / Unit:
Daripada :

Untuk kelulusan (  ) Sila uruskan (  )

Untuk makluman (  ) Sila bercakap (  )

Untuk pandangan (  ) Sila taip (  )

Untuk difailkan (  ) Sila cetak (  )

Catatan :
Tandatangan :
Tarikh :

Rajah 2.15 Memo bentuk borang secara helaian

Cara kedua lebih mudah apabila memo bentuk borang seperti dalam
rajah di atas, dipermudahkan penggunaannya dan tersedia dalam bentuk
cap getah. Sebelum ditandatangani oleh pegawai atau pengguna yang
diberi tanggungjawab menjaga organisasi, kerani bahagian pentadbiran
atau setiausaha pejabat akan terlebih dahulu menurunkan cap memo
pada mana-mana ruang kosong dalam surat asal yang dialamatkan
kepada pengarah. Kaedah ini sesuai digunakan untuk semua jenis
“surat masuk” yang berstatus “Melalui ketua jabatan”, apabila khidmat
seseorang pegawai itu diperlukan dalam sebarang tugas rasmi di luar
organisasi. Dalam situasi ini, ketua jabatan berkenaan akan mengetahui
pergerakan staf atau pegawai di bawah tanggungjawabnya pada satu-
satu masa.

69

2  Bahasa dalam Komunikasi

Rajah 2.16 Memo bentuk borang yang diinovasikan dalam bentuk cap mudah
2. Memo bentuk terbuka
Konsep memo terbuka hampir menyamai surat rasmi, cuma lebih

ringkas dan padat. Tujuannya, sebagai saluran perhubungan alternatif
selain surat rasmi, dan digunakan antara jabatan dan unit dalam
organisasi yang sama. Reka bentuk dan cara persembahan memo jenis
ini tidak ditetapkan secara khusus tetapi matlamatnya adalah untuk
memudahkan urusan.
Dari segi fungsi, memo jenis ini hampir sama dengan fungsi surat
kiriman rasmi biasa tetapi lebih ringkas. Justeru, ayat dan format
yang digunakan 70 peratus menyamai kandungan surat kiriman rasmi.
Fungsi setiap memo ini bergantung kepada penggunaannya, iaitu rasmi
atau tidak rasmi.
Jika dipersetujui oleh pihak pengurusan organisasi, penggunaan kertas
memo mengikut warna tertentu boleh diaplikasikan. Di peringkat
sekolah atau pejabat pendidikan, penggunaan warna untuk memo
tidak begitu ditekankan disebabkan bilangan jabatan atau unit yang
kecil. Secara keseluruhan, ada dua jenis memo bentuk terbuka yang
sesuai dan sering digunakan di sekolah-sekolah dan institut pendidikan
guru, iaitu “Memo antara Unit/Jabatan” dan “Memo Dalaman”.

70

2  Bahasa dalam Komunikasi

Namun begitu, bagi organisasi yang lebih besar seperti kementerian,
terdapat satu lagi memo yang digunakan, dikenal sebagai “Memo
antara Bahagian”. Fungsi dan formatnya sama seperti memo yang lain.

(a) Memo antara Unit/Jabatan – bermaksud memo perhubungan yang
digunakan antara unit atau jabatan dalam sesebuah organisasi.

Contoh pertama, Jabatan Kerja Raya (JKR) Negeri Sembilan
mengandungi tidak kurang daripada sepuluh unit dan cawangan
di bawah pentadbiran Jurutera JKR negeri seperti Unit Jalan, Unit
Elektrik, Unit Komunikasi Korporat, Unit Tentera, dan sebagainya.
Untuk memaklumkan keperluan setiap unit menghantar empat
orang kakitangan bagi mengikuti latihan kawat kaki sempena
Perayaan Ulang Tahun Kemerdekaan 2021 peringkat Negeri
Sembilan, Jurutera JKR Negeri Sembilan mengambil langkah bijak
dengan menyebarluaskan pengumuman berkenaan melalui “Memo
antara Unit/Jabatan” kepada semua ketua unit dan cawangan.
Memo jenis ini perlu ditandatangani oleh Jurutera JKR sendiri atau
mereka yang memangku tugas jurutera.

Contoh kedua, umum mengetahui bahawa ketua pentadbiran di
Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar ialah pengarahnya.
Terdapat 14 jabatan akademik dan enam buah unit yang bernaung
di bawah pentadbiran institut ini. Justeru, jenis memo yang
patut digunakan ialah “Memo antara Unit/Jabatan” dan prosedur
penggunaannya sama seperti contoh di atas dengan ditandatangani
oleh pengarah.

(b) Memo Dalaman – bermaksud memo perhubungan yang digunakan
pada peringkat dalam jabatan atau unit, iaitu daripada ketua jabatan
atau unit kepada pegawai dan staf di bawah pentadbirannya. Reka
bentuknya dan pemilihan ayat menyamai “Memo antara Unit/
Jabatan” cuma memo ini ditandatangani oleh ketua jabatan unit
berkenaan.

Contoh pertama, dalam konteks di sekolah, Memo Dalaman boleh
digunakan oleh guru-guru yang memegang jawatan ketua bidang
dan ketua panatia mata pelajaran contohnya, untuk memaklumkan
kepada guru-guru lain tentang mesyuarat peringkat bidang atau
panatia, jamuan perpisahan, lawatan sambil belajar, dan lain-lain
lagi. Memo jenis ini disediakan untuk edaran dalam kalangan
guru-guru yang terlibat sahaja dan perlu ditandatangani oleh ketua
bidang atau ketua panatia. Bagaimanapun, jika memo berkenaan
melibatkan guru panatia lain maka memo antara unit atau jabatan

71

2  Bahasa dalam Komunikasi

hendaklah digunakan dan ditandatangani oleh pengetua atau guru
besar.
Rajah di bawah menjelaskan fungsi kedua-dua memo dengan lebih
lanjut.

Menggunakan Memo
Antara Unit / Jabatan

PENGARAH

Ketua Jabatan Ketua Jabatan Ketua Jabatan
Sains Sosial Pengajian Melayu Ilmu Pendidikan

Menggunakan Memo Dalaman

Pensyarah Jabatan Pensyarah Jabatan Pensyarah Jabatan
Sains Sosial Pengajian Melayu Ilmu Pendidikan

Rajah 2.17 Fungsi memo mengikut keperluan

2.2.4 Ciri-ciri Memo

1. Maklumat isu secara khusus dan berfokus
Setiap memo sebaik-baiknya hanya mengandungi satu isu untuk

disampaikan. Jika ada keperluan untuk menulis dua isu maka kedua-
dua isu hendaklah dipisahkan kepada perenggan yang berasingan. Hal
ini penting supaya pembaca lebih fokus dan tidak keliru.

2. Kandungan maklumat yang hendak disampaikan perlu jelas
Memo hendaklah ditulis secara ringkas, iaitu mendahulukan isi-isi

penting dan diikuti dengan isi-isi berstatus sokongan. Di bahagian awal
memo perlu dinyatakan dengan jelas maklumat tentang “daripada”
atau “kepada” serta “salinan kepada” dan “nombor rujukan fail” untuk
rujukan pada masa hadapan.

3. Isi ringkas, tepat, dan padat
Penulisan memo yang paling baik adalah dalam satu halaman sahaja.

Justeru, isi dalam memo perlu tertumpu kepada apa-apa yang hendak
disampaikan. Bahasa yang digunakan harus ringkas, padat dan jelas,

72

2  Bahasa dalam Komunikasi

serta bernada lembut dan berdiplomasi, terutamanya bagi maksud
memberikan arahan. Selain itu, isi memo hendaklah tidak menimbulkan
sikap negatif kepada orang yang membacanya dan tidak menimbulkan
prasangka, selain tidak berbentuk teguran yang negatif.

4. Memo perlu lengkap dengan maklumat
Walaupun memo menekankan cara penulisan yang ringkas dan padat,

ini tidak bermakna peraturan berbahasa yang betul boleh diabaikan
sehingga maksud ayat menjadi “tergantung” atau banyak kesalahan
ejaan dikenal pasti.

5. Perlu ada nombor rujukan, tarikh, perkara, tandatangan, dan
maklumat lain

Sertakan maklumat seperti nombor rujukan, tarikh, perkara,
tandatangan, dan sebagainya untuk tujuan rekod.

6. Mengaplikasikan ciri surat rasmi dalam penulisan memo dibolehkan
Walaupun kaedah penulisan memo tidak terikat dengan sebarang

bentuk khusus dalam surat rasmi, namun tidak menjadi kesalahan jika
penulis ingin berbuat demikian, asalkan sesuai dan diterima ramai.

2.2.5 Contoh Memo

INSTITUT PENDIDIKAN GURU Nyatakan sama ada Memo
KAMPUS RAJA MELEWAR antara Bahagian, Memo
antara Jabatan/Unit,
JALAN SIKAMAT, 70400 SEREMBAN atau Memo Dalaman.
NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS

MEMO ANTARA JABATAN/UNIT

Kepada : Anggota Kumpulan Pelaksana (Seperti Lampiran)
Melalui : Ketua Unit Khidmat Pengurusan
Daripada : Pengarah
Rujukan : IPGKRM 700-1/17 (82)
Tarikh : 8 JUN 2021
Perkara : BENGKEL MENULIS SURAT RASMI DAN MEMO

Tuan/Puan,

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa, Jabatan Kecemerlangan Akademik akan menganjurkan
program yang tersebut di atas seperti ketetapan berikut:

Tarikh : 11 JUN 2021 (Jumaat)
Masa : 08.30 hingga 11.30 pagi
Tempat : Balai Sidang

2. Sehubungan itu tuan/puan telah dipilih sebagai peserta dan diwajibkan untuk mengikuti bengkel
berkenaan.

3. Sila bawa bersama-sama komputer riba dan penyambung wayar. Sebarang pertanyaan sila
hubungi penyelaras bengkel Dr. Khairuddin bin Mohamad di talian 012-3769124.

Kerjasama tuan/puan untuk hadir didahului dengan ucapan terima kasih. Nyatakan nama yang
Sekian. dipertanggungjawabkan
serta nombor telefon
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” untuk dihubungi.

Saya yang menjalankan amanah,

(Dr. MAZLAN BIN ARIS) Hanya nama penuh
ditulis di sini.

Rajah 2.18 Contoh memo
73

2  Bahasa dalam Komunikasi

Kesimpulannya, penggunaan memo secara rasmi hanya untuk edaran
ke bahagian, seksyen, atau unit agensi yang sama, iaitu di dalam bangunan
atau kompleks agensi yang sama. Memo tidak boleh digunakan untuk
“edaran ke luar pagar organisasi” dan cawangan-cawangannya yang lain.
Edaran tentang makluman, arahan, dan tindakan keluar ke cawangan lain
hendaklah menggunakan surat rasmi dengan kepala surat organisasi. 

2.3 Laporan

Umumnya, laporan merupakan penulisan yang penting dan sering
digunakan dalam kehidupan harian oleh golongan profesional seperti
penyelidik, pentadbir, perunding, wartawan, dan pengurus syarikat. Laporan
dibuat sebelum memulakan sesuatu projek, untuk mengesan masalah yang
timbul dan mengambil langkah mengatasinya, untuk menentukan strategi
pemasaran barangan dan perkhidmatan bagi menilai penerimaan pelanggan,
untuk menentukan strategi pemasaran, atau untuk menilai kejayaan sesuatu
rancangan yang dijalankan. Penulisan laporan berbeza daripada beberapa
bentuk penulisan lain, dan biasanya bergantung kepada tujuan atau perkara
yang hendak dilaporkan.

2.3.1 Definisi laporan

Kamus Dewan Edisi Keempat (2010) mendefinisikan laporan sebagai sesuatu
yang dilaporkan dan maklumat tentang sesuatu kedudukan seperti masalah
yang dihadapi dan dilaporkan. Samsudin Wahab (2008) pula mentakrifkan
laporan sebagai dokumen yang mengandungi maklumat tentang apa-
apa yang telah berlaku dan tujuan utamanya adalah untuk menyediakan
maklumat, sementara Ab. Rahman Ab. Rashid dan Yap Kim Fatt (1998)
mentakrifkan laporan sebagai sesuatu kenyataan formal hasil daripada
suatu penyelidikan, atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal
yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan yang
diarahkan untuk menyampaikannya.

Ellis dan Hopkins (1985) mentakrifkan laporan sebagai dokumen yang
digunakan untuk menyampaikan maklumat khusus kepada pembaca khusus.
Maklumat tersebut boleh disampaikan secara sistematik dan objektif, dengan
menitikberatkan ketepatan dan kepadatannya.

Kesimpulannya, laporan merupakan suatu dokumen bertulis yang
disediakan untuk memberikan maklumat, melaporkan penemuan, dan
mengemukakan idea dan cadangan serta syor tentang sesuatu perkara
kepada pihak yang memerlukannya.

74

2  Bahasa dalam Komunikasi

2.3.2 Jenis laporan

Ada dua jenis laporan, iaitu laporan secara umum dan laporan secara khusus.

1. Laporan secara umum
Laporan secara umum boleh dibahagikan kepada empat jenis utama,

iaitu pemerian, penyelesaian masalah, penilaian, dan analisis.
(a) Pemerian
Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran tentang sesuatu

hal atau objek, atau seseorang supaya pembaca dapat mentafsirkan
apa-apa yang digambarkan itu dengan jelas. Laporan pemerian
tidak bersifat khayalan atau fiksyen seperti penulisan berbentuk
naratif, tetapi penulisannya memerlukan gambaran yang jelas dan
lengkap tentang sesuatu aspek tanpa memasukkan emosi penulis.
Selain itu, penulisan laporan ini juga memerlukan fakta-fakta yang
tepat, foto, grafik, pengolahan bahasa yang mudah, dan perlu
berdasarkan pemerhatian rapi penulisnya terhadap sesuatu laporan.
Contoh laporan pemerian ialah laporan polis tentang peristiwa
rompakan, kecurian, pembunuhan, kebakaran, persidangan, dan
sebagainya. Laporan jenis ini perlu ditulis dengan jelas supaya
dapat menggambarkan perkara yang dilaporkan secara objektif dan
realistik. Penulisannya juga memerlukan penyusunan yang rapi
dan khusus supaya tidak berlaku pengulangan fakta serta tidak
menimbulkan kekeliruan atau kekaburan, untuk membolehkan
pembaca mengikuti dan mentafsirkan setiap perincian dalam
laporan tersebut dengan mudah. Laporan jenis ini memerlukan
format tertentu yang boleh menjadi dasar atau asas penulisannya.
Tegasnya, perlu ada perincian tentang perkara yang hendak
dilaporkan.
(b) Penyelesaian masalah
Tujuannya, sebagai suatu strategi untuk mencari suatu rancangan
yang dapat digunakan untuk menyelesaikan sesuatu masalah,
contohnya masalah-masalah yang dihadapi oleh sesebuah institusi
pendidikan. Laporan jenis ini memerlukan daya fikir yang kreatif
dan kritis serta penaakulan yang mendalam kerana jika tidak,
masalah tidak akan dapat diselesaikan dan strategi yang berkesan
untuk mencapai matlamatnya tidak akan dapat disediakan.
Contohnya, sebuah sekolah menengah menghadapi masalah
kemerosotan disiplin dan akademik pelajar yang begitu ketara.
Jika sekolah berkenaan ingin mengatasi masalahnya secara objektif,
suatu laporan khas diperlukan. Laporan itu perlu memperincikan
butiran tentang punca-punca yang menyebabkan merosotnya

75