PROSEDUR SURAT MENYURAT PADA BAGIAN TATA USAHA PUSAT PELAYANAN KESEHATAN

PROSEDUR SURAT MENYURAT PADA BAGIAN
TATA USAHA PUSAT PELAYANAN KESEHATAN

HEWAN DAN PETERNAKAN BAMBU APUS
JAKARTA

HALAMAN JUDUL
TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Program
Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta

Oleh:
Clariza Ridya Alvionita

180111060027

JURUSAN ADMINISTRASI
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK LP3I JAKARTA
TAHUN 2021

i

ABSTRAK

PROSEDUR SURAT MENYURAT PADA BAGIAN TATA USAHA
PUSAT PELAYANAN KESEHATAN HEWAN DAN PETERNAKAN

BAMBU APUS JAKARTA
Clariza Ridya Alvionita

([email protected])

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui prosedur surat menyurat pada
bagian tata usaha Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan
Bambu Apus Jakarta, tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kendala
dan solusi alternatif dalam pemecahan masalah. Teknik pengumpulan data
melalui observasi, yaitu mengamati langsung objek yang diteliti. Adapun
kendala yang terjadi dalam prosedur surat menyurat pada bagian tata
usaha Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan Bambu Apus
Jakarta ketika menangani penerimaan surat masuk, dan dalam surat
tersebut isi ringkasnya merupakan surat yang harus cepat dibalas dengan
surat balasan, sehingga jangka waktu surat masuk dan surat balasan terlalu
dekat. Solusi yang dilakukan adalah menyelesaikan surat yang paling cepat
jangka waktunya agar semua surat dapat di proses sesuai dengan waktu
yang diminta.

Kata kunci: Prosedur, Surat Menyurat, Surat Masuk, Surat Keluar, Surat
Tugas

v

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
atas segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir (TA) ini tepat pada waktunya.

Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa
mahasiswa tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan Tugas
Akhir (TA) sebagai salah satu persyaratan penyelesaian pendidikan
Politeknik LP3I Jakarta Program D3. Untuk itu penulis melakukan observasi
dari bulan Januari - Maret 2021 di Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan
Peternakan Bambu Apus kemudian menyusun laporan hasil pengamatan
tersebut dalam bentuk TA ini di bawah bimbingan Febriyanti, S.Pd., M.M.

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua
pihak yang telah terlibat dalam mendorong dan membantu penulis dalam
pelaksanaan penyusunan pelaporan Tugas Akhir, khususnya kepada :

1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Akhwanul Akmal, S.P., M.Si.
2. Wakil Direktur Bidang Akademik, Dra. Euis Winarti, M.M.
3. Wakil Direktur Bidang Non Akademik, Teddy Setiady, M.Kom.
4. Wakil Direktur Bidang Pemasaran, Rini Mardikawanty, S.Kom., M.A.
5. Ketua Jurusan Administrasi, Mutjabah Fatururrahman, M.M.
6. Kepala Bagian Pembelajaran & Laboratorium, Dedi Miswar, S.E.
7. Kepala Bagian Bahasa, Utep Sobarli, M.Pd
8. Kepala Bagian Agama Subly Abbas, M.E.Sy
9. Dosen Pembimbing Tugas Akhir, Febriyanti, S.Pd., M.M. yang

bersedia membimbing penulis dalam menyusun tugas akhir di
tengah kesibukannya
10. Kepada Kepala Unit Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan
Peternakan Ibu Renova Ida Siahaan

vii

11. Kepada seluruh Dosen Politeknik LP3I Jakarta Kampus Pondok
Gede yang telah mengajarkan penulis pengetahuan tentang ilmu
dan bisnis.

12. Kepada Orang tua dan keluarga tercinta yang telah memberikan
dukungan moril maupun spiritual beserta do’anya.

13. Teman-teman yang selalu memberikan dukungan dan bantuannya.
14. Semua pihak yang selalu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini yang

tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Untuk semua bimbingan petunjuk dan dorongan yang telah diberikan
penulis mengucapkan banyak terima kasih. Semoga semua kebaikan
Bapak/Ibu mendapat balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat
bagi kita semua, khususnya bagi perusahaan dan mahasiswa Politeknik
LP3I Jakarta.

Jakarta, 01 Mei 2021
Penulis

Clariza Ridya Alvionita

viii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL..................................................................................... i
PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR ............................................... ii
PENGESAHAN UJIAN TUGAS AKHIR ................................................... iii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR............................... iv
ABSTRAK................................................................................................... v
SURAT KETERANGAN INSTANSI.......................................................... vi
KATA PENGANTAR ............................................................................... vii
DAFTAR ISI ..............................................................................................ix
DAFTAR TABEL ...................................................................................... xi
DAFTAR GAMBAR ................................................................................. xii
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. xiii

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................... 1
1.2 Alasan Pemilihan Objek.................................................................... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan ......................................................... 3
1.4 Rumusan Masalah............................................................................ 5
1.5 Batasan Masalah .............................................................................. 5
1.6 Metodologi Penelitian ....................................................................... 6
1.7 Sistematika Penulisan ...................................................................... 8

BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Prosedur....................................................................... 10
2.2 Surat Menyurat ............................................................................... 11
2.2.1 Pengertian Surat ...................................................................... 11
2.2.2 Pengertian Surat Menyurat....................................................... 12
2.2.3 Fungsi Surat ............................................................................. 13
2.2.4 Jenis-Jenis Surat ...................................................................... 14

ix

2.2.5 Prinsip Prinsip Surat ................................................................. 18
2.3 Penanganan Surat Menyurat.......................................................... 19

2.3.1 Penanganan Surat Masuk ........................................................ 19
2.3.2 Penanganan Surat Keluar ........................................................ 20
2.3.3 Penanganan Surat Tugas......................................................... 21

BAB III PROFIL INSTANSI
3.1 Sejarah Singkat Perkembangan Instansi........................................ 22
3.2 Visi dan Misi Instansi ...................................................................... 23
3.3 Bidang Usaha Instansi.................................................................... 24
3.4 Struktur Organisasi Instansi............................................................ 26
3.5 Deskripsi Kerja................................................................................ 27

BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Prosedur Surat Menyurat pada Bagian Tata Usaha Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan ............................. 38
4.2 Kendala pada saat menangani surat menyurat ............................. 65
4.3 Solusi-solusi atas kendala dalam menangani surat menyurat ....... 67

BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ..................................................................................... 69
5.2 Saran .............................................................................................. 70

DAFTAR PUSTAKA
BIODATA PENULIS
LAMPIRAN

x

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Lembar Pengantar ................................................................... 54

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan
Dan Peternakan.................................................................. 26

Gambar 4.1 Flowchart Prosedur Surat Masuk ........................................ 39
Gambar 4.2 Surat Pemakaian Fasilitas RPH .......................................... 41
Gambar 4.3 Surat Keputusan ................................................................. 42
Gambar 4.4 Surat Pemberitahuan Data Uji Laboratorium ...................... 46
Gambar 4.5 Surat Pemberitahuan Undangan Kaji Ulang Manajemen.... 47
Gambar 4.6 Surat Pemberitahuan Sterillisasi Kucing Lokal.................... 48
Gambar 4.7 Pencatatan Lembar Disposisi ........................................... 506
Gambar 4.8 Urutan Nomor Surat Masuk .............................................. 517
Gambar 4.9 Lembar Disposisi................................................................. 48
Gambar 4.10 Flowchart Prosedur Surat Keluar ..................................... 560
Gambar 4.11 Buku Agenda Surat Keluar............................................... 571
Gambar 4.12 Buku Kode Surat Sesuai Klasifikasi Surat........................ 583
Gambar 4.13 Box Atau Kardus Arsip Surat ........................................... 596
Gambar 4.14 Lemari Arsip ..................................................................... 607
Gambar 4.15 Flowchart Prosedur Surat Tugas........................................ 62
Gambar 4.16 Surat Tugas Internal............................................................59
Gambar 4.17 Surat Tugas Eksternal.........................................................60
Gambar 4.18 Surat Yang Sudah Di Paraf.................................................62
Gambar 4.19 Surat Yang Sudah Di Validasi.............................................63

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Lembar Wawancara
Lampiran 2 Proses Pengarsipan Surat
Lampiran 3 Ruangan Bagian Tata Usaha
Lampiran 4 Gudang Box atau Kardus Arsip
Lampiran 5 Map Pengarsipan Surat

xiii

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan Teknologi saat ini berkembang dengan sangat pesat.
Segala aspek kehidupan terpengaruh dengan adanya perkembangan
teknologi tersebut. Semakin berkembangnya Teknologi akan
mempermudah segala aktivitas kehidupan manusia. Salah satunya
adalah proses pengurusan surat menyurat yang dilakukan pada Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan di bagian Tata Usaha.
Tata Usaha mempunyai peranan penting salah satunya adalah
menyediakan informasi bagi pemimpin suatu instansi. Dengan
informasi tersebut pemimpin akan mempertimbangkan segala
keputusannya dengan tepat. Tata Usaha mempunyai tugas untuk
menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim dan menyimpan
dokumen-dokumen penting.

Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan adalah suatu
Instansi Pemerintahan yang bergerak di bidang Dinas Ketahanan
Pangan, Kelautan dan Pertanian. Salah satunya adalah pelayanan
kesehatan masyarakat veteriner yaitu adalah segala urusan yang
berhubungan dengan hewan dan produk hewan yang secara langsung
atau tidak langsung mempengaruhi kesehatan manusia.

Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan berusaha
mengembangkan kemampuan teknologi dalam proses pengurusan
surat menyurat di bagian tata usaha. Surat menyurat merupakan
kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi
penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian
dan pengiriman surat. Salah satunya adalah proses pengurusan surat

1

masuk dan surat keluar. Dibutuhkan pengelolaan pengurusan surat
masuk dan surat keluar untuk mengantisipasi masalah pada arus
komunikasi dan informasi.

Surat masuk ditujukan kepada kepala bagian staff bagian tertentu dan
untuk surat keluar ditujukan kepada perusahaan atau instansi lain.
Dalam mewujudkan kelancaran proses pengurusan surat menyurat
pada bagian tata usaha harus tersedia lingkungan kerja yang tepat yaitu
lingkungan kerja yang manajemennya baik. Contohnya adalah terbuka
dan menerima gagasan dari para karyawannya.

Sama halnya yang dilakukan oleh Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan
dan Peternakan diharapkan dapat mewujudkan kualitas lingkungan
kerja yang sehat dalam rangka menciptakan pekerja yang produktif dan
mencegah timbulnya kecelakaan dalam bekerja. Menyesuaikan
prosedur kerja yang sudah ditetapkan Instansi Pemerintah. Prosedur
kerja merupakan rangkaian tata kerja yang saling berhubungan
sehingga menunjukkan adanya suatu tahapan yang harus dikerjakan
dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan.

Berdasarkan uraian diatas maka saya memutuskan judul tugas akhir
saya adalah Prosedur Surat Menyurat Pada Bagian Tata Usaha
Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

2

1.2 Alasan Pemilihan Objek
Adapun alasan penulis dalam pemilihan objek ini adalah :
Karena proses pengurusan surat menyurat pada bagian tata usaha
sangat penting yang berguna untuk melakukan hubungan atau
komunikasi antara pihak satu dengan pihak lain dengan cara saling
mengirim surat. Apabila surat tidak mendapatkan balasan atau
tanggapan maka bisa dikatakan itu bukan kegiatan surat menyurat.
Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi tertulis
yang banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui surat
memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk
berkomunikasi.

Karena adanya kemudahan-kemudahan yang bisa didapat seperti
diperbolehkan mengambil data pada Pusat Pelayanan Kesehatan
Hewan dan Peternakan. Serta ingin mengetahui juga bagaimana
proses pengurusan surat menyurat di bagian tata usaha pada Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan sehingga juga akan
bermanfaat sebagai bahan pembelajaran.

1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan
Adapun penelitian yang diwujudkan dalam tugas akhir ini mempunyai
tujuan dan manfaat penulisan sebagai berikut :

1.3.1 Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui bagaimana proses pengurusan surat
menyurat di bagian tata usaha pada Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan.
2. Untuk mengetahui berbagai macam kendala proses
pengurusan surat menyurat di bagian tata usaha pada Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

3

3. Untuk memberikan solusi atas kendala dalam proses
pengurusan surat menyurat di bagian tata usaha pada Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

1.3.2 Manfaat Penulisan
1. Bagi Penulis
Menambah pengalaman di bidang pengurusan surat
menyurat pada bagian tata usaha dan menjadi wadah untuk
mengaplikasikan atas pelajaran yang sudah didapat di
kampus sebelumnya. Hasil penulisan ini juga diharapkan
dapat membantu pembekalan keterampilan dan wawasan
untuk mempersiapkan diri mengenai kondisi yang terdapat
pada dunia nyata, selain itu penulis juga dapat memberikan
informasi atau wawasan penulis mengenai proses
pengurusan surat menyurat di bagian tata usaha pada Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

2. Bagi Instansi
Laporan ini dapat dijadikan sebagai masukan atau bahan
perbandingan atas proses yang telah dilaksanakan dan
dapat juga dijadikan bahan masukan dalam permasalahan
yang dibahas untuk membantu meningkatkan proses
pengurusan surat menyurat di bagian tata usaha pada Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

4

3. Bagi Dunia Pendidikan
Laporan ini bisa dijadikan sebagai tambahan informasi dan
sumber bagi pihak yang berkompeten terhadap masalah-
masalah yang dibahas. Serta dapat memberikan saran yang
berguna bagi dunia pendidikan dan sekaligus sebagai bahan
perbandingan dari laporan sejenis yang pernah dibuat
sebelumnya.

1.4 Rumusan Masalah
Berdasarkan dari uraian latar belakang masalah yang telah dipaparkan
diatas maka dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana prosedur surat menyurat di bagian tata usaha pada
Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan?

2. Apa saja kendala dalam prosedur surat menyurat di bagian tata
usaha pada Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan?

3. Bagaimana solusi menghadapi kendala dalam prosedur surat
menyurat di bagian tata usaha pada Pusat Pelayanan Kesehatan
Hewan dan Peternakan?

1.5 Batasan Masalah
Agar penelitian lebih terarah dan tidak menyimpang dari perumusan
masalah yang ada, maka penulis membatasi batasan masalah hanya
pada prosedur surat menyurat yaitu surat masuk, surat keluar dan surat
tugas di bagian tata usaha Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan
Peternakan.

5

1.6 Metodologi Penelitian
Menurut Kris H. Timotius (2017:4) bahwa :
“Metodologi penelitian merupakan pendekatan sistematis untuk
keseluruhan kegiatan penelitian. Dalam metodologi penelitian
dipelajari bagaimana proses dan tahapan suatu kegiatan
penelitian.”

Menurut Saryono (2010) dalam Nurdin, Ismail dan Sri Hartati (2019:
75) bahwa :

“Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang digunakan untuk
menyelidiki, menemukan, menggambarkan dan menjelaskan
kualitas atau keistimewaan dari pengaruh sosial yang tidak bisa
dijelaskan, diukur atau digambarkan melalui pendekatan
kuantitatif.”

Dalam penulisan tugas akhir ini dibutuhkan data-data kajian yang
berhubungan dengan permasalahan yang bersumber dari :

1.6.1 Studi Kepustakaan (Library Research)
Menurut Wahyudin Darmalaksana (2020: 25) bahwa :
“Penelitian ini merupakan jenis kualitatif dengan
menerapkan studi pustaka. Penelitian dilaksanakan
dengan menghimpun sumber-sumber kepustakaan, baik
primer maupun sekunder. Setelah terhimpun, sumber-
sumber kepustakaan dikategorikan sesuai pertanyaan-
pertanyaan penelitian. Setelah di kategorisasi, peneliti
melakukan pengambilan data dari sumber pustaka. Data-
data tersebut ditampilkan sebagai temuan penelitian. Data
yang telah ditampilkan kemudian diabstraksikan yang
bertujuan untuk menampilkan fakta. Lalu, fakta tersebut
diinterpretasi untuk menghasilkan informasi atau
pengetahuan. Pada tahap interpretasi digunakan metode,
atau analisis, atau pendekatan misalnya sosiologis”.

6

1.6.2 Studi Lapangan (Field Research)
Menurut Wahyudin Darmalaksana (2020: 26) bahwa :
“Penelitian ini merupakan jenis kualitatif dengan
menerapkan studi pustaka dan studi lapangan. Penelitian
dilaksanakan dengan menghimpun sumber-sumber
kepustakaan, baik primer maupun sekunder, setelah
terhimpun, sumber-sumber kepustakaan dikategorikan
sesuai pertanyaan-pertanyaan penelitian. Setelah
dikategorisasi, peneliti melakukan pengambilan data dari
sumber pustaka”.

Pada umumnya studi lapangan terdiri dari 2 (dua) teknik yaitu :

1. Pengamatan (Observation)
Menurut Cresswell (2012: 213) dalam Haryono, Cosmas
Gatot (2020: 78) bahwa : “Pengamatan adalah sebuah proses
pengumpulan informasi langsung tanpa ujung yang dilakukan
dengan mengamati orang dan tempat di sebuah situs
penelitian.”

2. Wawancara (Interview)
Menurut Mulyana (2006: 120) dalam Kalimah, Siti (2017: 62)
bahwa :
“Wawancara adalah bentuk komunikasi antara dua
orang yang melibatkan seseorang yang ingin
memperoleh informasi dari seorang lainnya dengan
mengajukan pernyataan, berdasarkan tujuan tertentu.”

3. Dokumentasi
Menurut Gottschalk (1986) dalam Haryono, Cosmas Gatot
(2020: 90) bahwa: “Dokumentasi adalah setiap proses
pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik
itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.”

7

1.7 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan tugas akhir ini agar penyusunan mudah dipahami
maka sistematika penulisan terbagi menjadi pembahasan dan
penganalisaannya diklasifikasikan secara sistematis kedalam 5 (lima)
bab, yaitu :

BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini dikemukakan tentang latar belakang masalah,
alasan pemilihan objek, tujuan dan manfaat penelitian, rumusan
masalah, batasan masalah, metodologi penelitian dan
sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Dalam bab ini membahas mengenai konsep dasar yang
berhubungan dengan apa yang akan dibahas antara lain, definisi
proses, definisi pengurusan, definisi surat, definisi surat
menyurat, definisi bagian, definisi tata usaha. Definisi tersebut
menurut para ahli yang bersumber dari beberapa buku terbitan 5
(lima) tahun terakhir di luar kamus dan internet.

BAB III PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini diuraikan tentang segala sesuatu yang berkaitan
dengan sejarah singkat perusahaan atau instansi, visi dan misi
perusahaan atau instansi, bidang usaha perusahaan atau
instansi, struktur organisasi perusahaan atau instansi dan
deskripsi kerja.

8

BAB IV PEMBAHASAN
Pada bab ini dilakukan kajian terhadap materi tentang apa yang
disajikan, kendala apa saja yang muncul dan bagaimana solusi
perusahaan atau instansi tersebut dalam menghadapi kendala
tersebut.

BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran-saran yang
mungkin berguna bagi perusahaan sebagai masukan dalam
mengambil keputusan.

9

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Prosedur
Pengertian Prosedur menurut berbagai sumber didefinisikan antara
lain:

Menurut Ali (2000: 325) dalam Semil, Nurmah (2018: 117) bahwa:
“Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu
pekerjaan”

Menurut Komarrudin (1992: 836-837) dalam Semil, Nurmah (2018: 117)
bahwa :

“Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari
kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-
prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan
utama dari suatu organisasi”
Menurut Masya (1994: 74) dalam Semil, Nurmah (2018: 117) bahwa :
“Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling
berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan
tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang
dilaksanakan berulang-ulang.”

Dari beberapa pengertian mengenai prosedur tersebut, maka penulis
dapat menarik kesimpulkan bahwa yang dimaksud dengan prosedur
adalah suatu susunan proses atau tata cara yang teratur dan saling
berhubungan untuk menjalankan pekerjaan serta memudahkan
kegiatan utama dari suatu organisasi yang dapat dilakukan secara
berulang-ulang.

10

2.2 Surat Menyurat
2.2.1 Pengertian Surat
Ada beberapa definisi surat menurut para ahli antara lain :

Menurut Ramelan (2005: 5) dalam CHR. Jimmy L. Gaol (2015:
206) bahwa :

“Surat merupakan sarana tertulis untuk menyampaikan
pesan, meskipun tidak semua pesan tertulis bisa disebut
surat, namun pesan yang disampaikan secara verbal jelas
tidak bisa disebut sebagai surat. karena perkembangan
teknologi , kita dapat mengenal voice mail. voice mail
adalah pesan yang disampaikan melalui telepon dan
diterima dengan alat perekam.”
Menurut John A. Carey (2002: 1) dalam CHR. Jimmy L. Gaol
(2015: 206) bahwa :

“Letters are long lasting, tangibel evidence of information you
communicate to others.

“Surat adalah bukti kekal yang nyata mengenai informasi yang
anda komunikasikan dengan orang lain.”

Menurut Dan Saiman (2002) dalam CHR. Jimmy L. Gaol (2015:
206) bahwa :

“Mengemukakan bahwa surat adalah komunikasi tertulis
yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak
lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan
menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas,
dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat
sasaran.”
Maka penulis menarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan
surat adalah sebagai bukti dan sebagai informasi tertulis untuk
menyampaikan pesan kepada orang lain.

11

2.2.2 Pengertian Surat Menyurat
Ada beberapa definisi surat menyurat menurut para ahli antara lain :
Menurut CHR. Jimmy L. Gaol (2015: 205) bahwa :
“Surat menyurat adalah penyampaian maksud melalui surat dari
suatu pihak kepada pihak lain atas nama perseorangan (pribadi)
dan atau atas nama jabatan dalam suatu organisasi dan kegiatan
saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi”.
Menurut Mariati Rahman (2017: 7) bahwa :
“Surat menyurat adalah rangkaian aktivitas yang berkenaan
dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari
penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi
hingga sampai kepada pihak yang dituju”.
Menurut Tuwuh Adhistyo Wijoyo (2020: 30) bahwa : “Surat menyurat
merupakan kegiatan yang menunjang bagi terlaksananya tugas-tugas
pokok organisasi dan instansi pemerintahan”.
Maka penulis menarik kesimpulan bahwa surat menyurat merupakan
suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus menerus
antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Kegiatan surat menyurat biasanya dilakukan oleh para sekretaris.

12

2.2.3 Fungsi Surat
Berikut ini adalah fungsi surat sebagai berikut :
1. Alat Bukti Tertulis
Adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila
terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau
pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat Pengingat atau Arsip
Berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau dokumentasi
yang telah lama.
3. Bukti Historis
Sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu
organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta Organisasi
Surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi
intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman
Surat juga merupakan pedoman dalam melaksanakan suatu
kegiatan atau tindakan dan dalam pelaksanaan pekerjaan.
6. Keterangan
Sebagai surat keterangan dokter, resep dan surat lamaran.

13

2.2.4 Jenis-Jenis Surat
Adapun jenis-jenis surat sebagai berikut :
1. Menurut Wujudnya
Ditinjau dari wujudnya, surat dapat dibedakan menjadi beberapa
jenis, antara lain :
a. Kartu Pos
Kartu pos merupakan surat yang ditulis pada secarik kartu yang
dapat diposkan. Kartu pos biasanya berukuran 10x15 cm.
b. Warkat Pos
Warkat pos merupakan surat tertutup yang ditulis pada sehelai
kertas cetakan yang dapat dilipat menjadi amplop. Warkat pos
digunakan untuk menyampaikan informasi yang cukup panjang
dalam sehelai kertas.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul merupakan surat yang isi pesannya dibuat
pada kertas-kertas terpisah.
d. Memorandum dan Nota
Memorandum dan nota merupakan surat yang digunakan untuk
keperluan intern suatu instansi. Berguna untuk memberi atau
meminta informasi serta petunjuk antara pejabat kantor.
e. Telegram
Telegram merupakan tanda berita yang tercetak dari jarak jauh
dengan sarana pesawat telegam dalam waktu tertentu. Pesan
telegram relatif singkat.

14

2. Menurut Tujuannya
Ditinjau dari tujuannya, surat dapat dibedakan menjadi beberapa
jenis, antara lain sebagai berikut :
a. Surat Pemberitahuan
Surat yang isinya memuat pemberitahuan kepada seluruh
anggota dalam suatu lingkungan bagian dari suatu instansi atau
perusahaan.
b. Surat Perintah
Surat yang dikeluarkan oleh suatu pihak yang kedudukannya
lebih tinggi kepada pihak yang berada dibawahnya untuk
melakukan sesuatu.
c. Surat Permintaan
Surat yang dikirim oleh instansi atau perusahaan yang isinya
memuat permintaan rincian informasi secara lengkap
mengenai suatu produk atau jasa yang ditawarkan kepadanya.
d. Surat Peringatan
Surat yang bertujuan mengingatkan kesalahan karyawan atau
pegawai pada suatu instansi atau perusahaan.
e. Surat Panggilan
Surat yang isinya memuat suatu panggilan kepada seseorang
baik secara pribadi maupun ikatan dinas.
f. Surat Susulan
Surat penegasan atas surat yang pertama atau adanya suatu
perubahan dalam surat pertama.
g. Surat Keputusan
Surat yang isinya memuat keputusan atau dasar pertimbangan
yang digunakan untuk mengambil sebuah keputusan.
h. Surat Laporan
Surat yang isinya memuat laporan kerja untuk diberitahukan
kepada pihak lain.

15

i. Surat Perjanjian
Surat kesepakan antara dua pihak atau lebih untuk melakukan
sesuatu serta tidak melakukan sesuatu sesuai kesepakatan
diantara mereka.

j. Surat Penawaran
Surat jual yang dikirimkan kepada calon pembeli yang
mengirimkan atau tidak mengirimkan surat permintaan
penawaran.

3. Menurut Sifat Isi dan Asalnya
Ditinjau dari sifat isi dan asalnya, surat dapat dibedakan menjadi
beberapa jenis, antara lain sebagai berikut :
a. Surat Dinas
Surat yang digunakan oleh suatu instansi untuk kepentingan
tugas dinas.
b. Surat Niaga atau Bisnis
Surat yang kegunaannya pada kalangan lembaga-lembaga
usaha.
c. Surat Pribadi
Surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain secara
pribadi.
d. Surat Sosial
Surat yang isinya masalah sosial dan dibuat oleh lembaga-
lembaga sosial.

16

4. Menurut Jumlah Penerima
Ditinjau dari jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan menjadi
beberapa jenis, antara lain sebagai berikut :
a. Surat Biasa
Surat yang dikirim kepada satu orang atau satu petugas
lembaga.
b. Surat Edaran
Surat yang dikirim kepada orang banyak atau banyak lembaga,
bahkan dapat ditujukan kepada khalayak umum.
c. Surat Pengumuman
Surat yang dibuat atau ditulis dengan maksud ditujukan kepada
sekelompok orang atau sejumlah lembaga yang namanya sulit
ditulis satu per satu.

5. Menurut Keamanan Isinya
Ditinjau dari keamanan isinya, surat dapat dibedakan menjadi
beberapa jenis, antara lain sebagai berikut :
a. Surat sangat rahasia
Surat yang kerahasiaannya harus dijaga ekstra ketat karena isi
dan alamat yang dituju tidak boleh diketahui orang lain.
b. Surat Rahasia
Surat yang isinya tidak dimaksudkan untuk diketahui oleh
orang-orang di luar pihak-pihak yang saling berkontak surat
atau pihak-pihak yang berkepentingan.
c. Surat Biasa
Surat yang berisi hal-hal yang biasa atau tidak menyangkut hal
yang perlu dirahasiakan.

17

6. Menurut Jangkauannya
Ditinjau dari jangkauannya, surat dapat dibedakan menjadi
beberapa jenis, antara lain sebagai berikut :
a. Surat Intern
Surat yang berasal dari dalam suatu instansi itu sendiri dan
ditujukan kepada bidang yang bersangkutan.
b. Surat Ekstern
Surat yang berasal dari luar suatu instansi, misalnya surat yang
masuk melalui pos.

2.2.5 Prinsip Prinsip Surat
Ada empat prinsip yang akan memungkinkan dalam menulis sepucuk
surat agar memberikan kesan yang baik dan pada waktu bersamaan
menyampaikan arti yang sebenarnya mengenai apa yang ingin
dikatakan, keempat prinsip tersebut meliputi :
1. Keringkasan
Bahwa surat harus pendek, walaupun beberapa surat yang panjang
akan tetapi masih mungkin menggunakan jumlah kata yang sedikit-
dikitnya untuk menyatakan arti yang penulis ingin sampaikan.
2. Kejelasan
Tidak boleh ada dua arti kata.
3. Kesederhanaan
Dalam pembuatan surat kata-kata yang sederhana akan
memberikan arti yang lebih jelas dari pada menggunakan kata-kata
yang panjang dan sulit.

18

4. Kesopanan
Pembuatan surat dengan penyusunan kalimat yang bijaksana,
suatu pendekatan yang menyenangkan dan penulisan yang lancar
membentuk nada surat.

2.3 Penanganan Surat Menyurat

2.3.1 Penanganan Surat Masuk
1. Menerima surat
Semua surat masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu
bagian atau petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu
persatu apakah alamatnya benar atau tidak. Untuk menghindari
kesalahan alamat dalam pengiriman surat.
2. Menyortir surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-
surat yang diterima dari kantor atau instansi lain ke dalam
kelompok atau surat penting yang kebanyakan berupa surat-
surat dinas pemerintahan.
3. Mencatat surat
Mencatat surat dilakukan dengan menggunakan buku agenda.
Agenda berfungsi sebagai pencatat surat, sedangkan
pencatatan surat berarti mencatat surat sesuai dengan jenis
surat masuk.
4. Pengarahan surat
Surat yang sudah diagendakan kemudian dilampiri lembar
disposisi, setelah itu surat masuk berikut lembar disposisi
diserahkan kepada pimpinan untuk memperoleh tanggapan
atas isi surat dengan menegaskan pada lembar disposisi
tersebut berupa instruksi atau informasi yang tertera pada surat
masuk tersebut.

19

5. Penyimpanan surat
Surat yang telah didistribusikan kepada pihak-pihak yang
berkepentingan, selanjutnya harus disimpan karena bila
sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat ditemukan dan
dibaca kembali.

2.3.2 Penanganan Surat Keluar
Menurut Sovia Rosalin (2017: 100) bahwa :
“Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan dalam rangka
berkomunikasi dengan pihak internal maupun eksternal
oleh perusahaan untuk dikirimkan ke perusahaan lain,
bagian lain maupun kepada perseorangan”.
1. Membuat Konsep Surat
pembuatan konsep surat sebaiknya dilakukan dengan baik,
penyusunan konsep surat disusun secara lengkap sesuai
dengan aturan penyusunan surat disertai bagian-bagian surat
yang disusun dengan lengkap, termasuk juga bentuk suratnya.
2. Penandatanganan oleh kepala bagian tertinggi
Setelah selesai pengetikan konsep surat dan sudah melalui
proses penyuntingan surat makan penandatanganan surat
dapat dilakukan oleh kepala bagian.
3. Pencatatan Surat
Pencatat surat mencatatnya dalam buku verbal yaitu buku
untuk mencatat surat yang dikirim atau dikeluarkan pada
pengurusan surat.

20

4. Pengiriman dan Penyimpanan
Tahap pengiriman surat merupakan bagian dari kegiatan
ekspedisi. Ekspedisi adalah kegiatan di bidang tata usaha yang
bertugas menyampaikan atau mengirimkan surat-surat. Semua
surat yang diantarkan dicatat pada sebuah buku yang
dinamakan buku ekspedisi. Buku ekspedisi selain digunakan
untuk mencatat surat-surat yang akan diantarkan juga
berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan surat karena
dilengkapi dengan kolom tanda tangan penerima.

2.3.3 Penanganan Surat Tugas
Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang
berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya
yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan tugas dan fungsi. Surat tugas dibuat dan ditandatangani
oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup
tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

1. Distribusi dan Tembusan :
a. Surat tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.
b. Tembusan surat tugas disampaikan kepada
Pejabat/Instansi yang terkait.

2. Hal yang harus diperhatikan :

a. Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
b. Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang

ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari
Kolom Nomor Urut, Nama, Pangkat, NIP, Jabatan, dan
Keterangan.
c. Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat
selesai dilaksanakan.

21

BAB III
PROFIL INSTANSI

3.1 Sejarah Singkat Perkembangan Instansi
Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan yang beralamat di
Jalan Raya Bambu Apus Cipayung, Bambu Apus, Jakarta Timur. Nama
Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan bermula dari
sebuah nama instansi yaitu Balai Teknologi Pengembangan
Peternakan yang memiliki 3 (tiga) Satlak (satuan pelaksana) pada
tahun 2001-2014 yaitu Balai Peternakan Perikanan, Laboratorium
Kesmavet, Teknologi Peternakan. Balai Teknologi Pengembangan
Produksi Peternakan merupakan Unit Pengembangangan Teknologi
dibawah Dinas peternakan, perikanan, dan kelautan Provinsi DKI
Jakarta di bidang Teknologi Pengembangan Produksi Peternakan.

Pada tahun 2015 semua satlak (satuan pelaksana) digabungkan
menjadi satu dan berubah nama menjadi UPT (unit pelaksana teknis)
pusat pelayanan kesehatan hewan teknologi peternakan dan pengujian
mutu hasil peternakan, lalu terjadi penambahan satlak pada tahun 2016
dengan nama rumah potong hewan (RPH)

Berdasarkan PERGUB no. 313 tahun 2016 terjadi perubahan nama
instansi menjadi Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan
lalu pada tahun 2017 terjadi perubahan nama instansi menjadi BLUD
(badan layanan umum daerah) Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan
dan Peternakan dalam penetapan ini dapat disingkat menjadi
PUSYANKESWANNAK.

22

3.2 Visi dan Misi Instansi

3.2.1 Visi Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan
Terwujudnya pelayanan kesehatan hewan, kesehatan
masyarakat veteriner dan agribisnis peternakan yang kuat,
menghasilkan bahan pangan asal hewan yang aman, utuh dan
halal guna mewujudkan ketahanan pangan jakarta.

3.2.2 Misi Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan
1. Mengutamakan kualitas pelayanan dan produk yang
dihasilkan.
2. Mengembangkan inovasi-inovasi baik dalam produk maupun
pelayanan dengan tetap pada koridor meningkatkan
kesejahteraan masyarakat.
3. Mengembangkan agribisnis peternakan untuk menjamin
ketersediaan daging di jakarta.
4. Meningkatkan kompetensi SDM yang profesional dalam
bidang kesehatan hewan, kesehatan masyarakat veteriner dan
agribisnis peternakan.
5. Meningkatkan pencegahan dan penanggulangan zoonosis
dengan mengikut sertakan peran masyarakat dan instansi
terkait.
6. Meningkatkan promosi dan pemasaran jasa dan produk
peternakan.
7. Meningkatkan pengelolaan rumah pemotongan hewan untuk
menghasilkan bahan pangan asal hewan yang aman, sehat,
utuh dan halal.

23

3.3 Bidang Usaha Instansi
Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan merupakan unit
pelaksana Teknis Dinas Ketahanan Pangan, Kelautan dan Pertanian
yang melakukan pelayanan publik. Berikut ini adalah bidang usaha
pada Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan, yaitu :

1. Kesehatan Hewan
Kesehatan Hewan adalah segala urusan yang berkaitan dengan
perawatan hewan, pengobatan hewan, pelayanan kesehatan
hewan, pengendalian dan penanggulangan penyakit hewan, penolak
penyakit, medik reproduksi, medik konservasi, obat hewan, dan
peralatan kesehatan hewan serta keamanan pakan.

2. Laboratorium Kesehatan Masyarakat Veteriner
Adapun didirikannya UPT Laboratorium Kesehatan Masyarakat
Veteriner adalah sebagai berikut :
a. Melayani permintaan pengujian bahan asal hewan dari customer
(pelanggan).
b. Melakukan monitoring dan surveilans terhadap tingkat cemaran
mikroba, residu antibiotika, formalin, boraks, dan lain-lain.
c. Melakukan monitoring terhadap pemalsuan/pencampuran produk
hewan dengan bahan yang tidak halal seperti daging babi/dan dari
daging bangkai atau ayam tiren.
d. Mengembangkan kemampuan laboratorium untuk melaksanakan
jenis pengembangan lainnya yang menjadi kebutuhan
masyarakat dimasa yang akan datang.
e. Mengembangkan inovasi pelayanan yang akan bermanfaat bagi
masyarakat terkait pengujian yang dilakukan Laboratorium
Kesehatan Masyarakat Veteriner (kesmavet).

24

3. Usaha dan Promosi Peternakan
Usaha dan Promosi Peternakan adalah strategi yang dilakukan
dengan menyusun dan melaksanakan rencana strategis, rencana
kerja, rencana bisnis anggaran pusat pelayanan kesehatan hewan
dan peternakan (PUSYANKESWANNAK).

4. Pengelolaan Rumah Potong Hewan
Rumah Potong Hewan adalah suatu bangunan atau kompleks
bangunan dengan desain yang digunakan sebagai tempat
pemotongan hewan untuk menghasilkan daging bagi konsumsi
masyarakat umum.

25

3.4 Struktur Organisasi Instansi
Berikut ini adalah struktur organisasi yang terdapat di Pusat Pelayanan

Kesehatan Hewan dan Peternakan :

STRUKTUR ORGANISASI
PUSAT PELAYANAN KESEHATAN HEWAN DAN PETERNAKAN

Kepala Pusat

Drh. Renova Ida Siahaan, M.Si

Kepala Satuan
Pengawas Internal

Ir. Rachmad Manendar, M.Si

Ka. Satuan Pelaksana Kepala Sub Bagian Kepala Sub Bagian Ka. Satuan Pelaksana
Laboratorium Kesmavet Tata Usaha Keuangan Rumah Potong Hewan

Drh. Arianto Nugroho Cisilia Prilestari Siti Nurfalah K, SPKP Drh. Nubertus Danang, S.H

Ka. Satuan Pelaksana Ka. Satuan Pelaksana
Usaha dan Promosi PUSKESWAN
Peternakan Drh. Ramzi
Anton, S.Pt, M.Si

Sub Kelompok
Jabatan Fungsional

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan
dan Peternakan

Sumber : Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan

26

3.5 Deskripsi Kerja
Berdasarkan gambar struktur diatas maka dapat diuraikan mengenai
tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing jabatan sesuai
dengan keahliannya sebagai berikut :

1. Kepala Pusat

a. Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi
Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

b. Mengoordinasikan pelaksanaan tugas Subbagian, Satuan
Pelaksana, Satuan Pengawas Internal dan Subkelompok Jabatan
Fungsional.

c. Melaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan SKPD/UKPD
dan/atau Instansi Pemerintah/swasta dalam rangka pelaksanaan
tugas dan fungsi Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan
Peternakan.

d. Melaporkan dan mempertanggung-jawabkan pelaksanaan tugas
dan fungsi Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

2. Kepala Satuan Pengawas Internal

a. Menyusunan petunjuk teknis pengawasan internal.
b. Menyusunan program kerja pengawasan internal.
c. Melaksanakan kegiatan pengawasan internal.
d. Mengelola dan melaporkan hasil pengawasan internal.
e. Menyusun dan menyampaikan rekomendasi tindak lanjut dari

hasil pengawasan internal yang dilakukan.
f. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan rekomendasi tindak

lanjut hasil pengawasan internal yang dilakukan.
g. Melaksanakan kegiatan pengawasan internal yang diperintahkan

Kepala Pusat.
h. Melaksanakan koordinasi dan memeriksa/mengawasi eksternal

atau aparat pemeriksa internal pemerintah.

27

i. Melaporkan dan mempertanggung-jawabkan pelaksanaan tugas
dan fungsi Satuan Pengawas Internal.

3. Kepala Sub Bagian Tata Usaha

a. Menyusun bahan rencana strategis, rencana kerja dan anggaran
dan rencana bisnis anggaran Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan
dan Peternakan sesuai dengan lingkup tugasnya.

b. Melaksanakan rencana strategis, dokumen pelaksanaan dan
anggaran dan rencana bisnis Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan
dan Peternakan sesuai dengan lingkup tugasnya.

c. Menyusun bahan pedoman, standar dan prosedur Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

d. Melaksanakan kegiatan kerumahtanggaan, surat menyurat dan
kearsipan Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

e. Melaksanakan pengelolaan kepegawaian dan kinerja Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

f. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan prasarana dan
sarana kerja Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

g. Melaksanakan pengelolaan kegiatan dan pengaturan acara Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewah dan Peternakan.

h. Memelihara keamanan, ketertiban, keindahan dan kebersihan
kantor Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

i. Menyusun standar ketersediaan, prosedur penyediaan,
pemeliharaan kelaikan dan perawatan prasarana dan sarana
kantor Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

j. Menyusun bahan analisa jabatan dan analisa beban kerja Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

k. Menghimpun, menganalisis dan mengajukan kebutuhan
inventaris peralatan/perlengkapan kantor Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan.

28

l. Menerima, menyimpan dan mendistribusikan perlengkapan/
peralatan/inventaris kantor Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan
dan Peternakan.

m.Mengelola kearsipan, data dan informasi Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan.

n. Melaksanakan koordinasi pendataan dan penghapusan barang
Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

o. Mengoordinasikan penyusunan formula pemberian imbalan/
jasa/layanan kepada pegawai/karyawan Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan.

p. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas
Subbagian Tata Usaha.

4. Kepala Sub Bagian Keuangan

a. Menyusun bahan rencana strategis dan rencana kerja dan
anggaran/rencana bisnis Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan
Peternakan sesuai dengan lingkup tugasnya.

b. Melaksanakan kegiatan rencana strategis dan dokumen
pelaksanaan anggaran/rencana bisnis Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan sesuai dengan lingkup
tugasnya.

c. Mengoordinasikan penyusunan rencana strategis, rencana kerja
dan anggaran dan rencana bisnis anggaran Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan sesuai dengan lingkup
tugasnya.

d. Melaksanakan monitoring, pengendalian dan evaluasi
pelaksanaan dokumen pelaksanaan anggaran dan rencana bisnis
anggaran Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

e. Menerima dan meneliti kelengkapan dokumen serta memproses
Surat Permintaan Pembayaran (SPP).

29

f. Menerima dan meneliti kelengkapan dan memproses pengajuan
Surat Perintah Membayar (SPM).

g. Menerima, mencatat, membukukan dan melaporkan penerimaan
dan pengelolaan keuangan Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan
dan Peternakan.

h. Menghimpun dan menyusun bahan pertanggungjawaban
keuangan.

i. Menghimpun bahan dan mengoordinasikan penyusunan laporan
keuangan, kinerja, kegiatan dan akutitabilitas Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan.

j. Melakukan analisis dan evaluasi nilai dan manfaat aset Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

k. Mengoordinasikan, memberikan bimbingan dan konsultasi teknis
kepada Bendahara Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan
Peternakan.

l. Menyusun perhitungan besaran tarif layanan kesehatan hewan
dan peternakan.

m.Melaksanakan pengkajian.potensi pelayanan dan melaksanakan
evaluasi pendapatan pelayanan.

n. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas
Subbagian Keuangan.

5. KA Satuan Pelaksana Laboratorium Kesmavet

a. Menyusun bahan rencana strategis, rencana kerja dan anggaran
serta rencana bisnis anggaran Pusat Pelayanan Kesehatan
Hewan dan Peternakan sesuai dengan lingkup tugasnya.

b. Melaksanakan rencana strategis, dokumen pelaksanaan
anggaran dan rencana bisnis anggaran Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan sesuai dengan lingkup
tugasnya.

30

c. Menyusun bahan pedoman, standar dan prosedur teknis Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan sesuai dengan
lingkup tugasnya.

d. Melaksanakan bimbingan teknis dan pelatihan pelayanan
kesehatan masyarakat veteriner dan pengujian mutu hasil
peternakan.

e. Mengembangkan teknologi pengujian mutu hasil peternakan.
f. Melaksanakan kegiatan proses penerbitan Sertifikat Hasil Uji

Laboratorium.
g. Melaksanakan uji banding dan profisiensi kegiatan sistem mutu.
h. Melaksanakan pengendalian dan monitoring secara laboratoris

(Surveilans) penyakit hewan dan produk hewan.
i. Melaksanakan pemeliharaan, perawatan, kalibrasi dan sterilisasi

barang inventaris Laboratorium.
j. Melaksanakan pelayanan bimbingan, pelatihan dan penelitian

bagi masyarakat dan pelajar/mahasiswa.
k. Melaksanakan pemeriksaan secara laboratoris terhadap. produk

hewan.
l. Melaksanakan pengendalian dan monitoring secara laboratoris

(surveilans) produk hewan.
m.Melaksanakan pemeriksaan sanitasi dan higienis sarana

penyimpanan, pengangkutan dan penjualan produk hewan secara
mikrobiologi dan biomolekuler.
n. Melaksanakan penelusuran terhadap sumber pencemaran
mikroba dan residu antibiotika.
o. Melaksanakan pelayanan pengujian laboratoris terhadap
pemalsuan dan campuran produk hewan dan produk pangan yang
dicurigai berasal dari hewan mati/bangkai secara fisik dan kimiawi.
p. Melaksanakan pemusnahan limbah cair dan limbah padat
laboratorium kesehatan masyarakat veteriner.

31

q. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas
Satuan Pelaksana Kesehatan Masyarakat Veteriner.

6. KA Satuan Pelaksana Usaha Promosi Dan Peternakan

a. Menyusun bahan rencana strategis, rencana kerja dan anggaran
serta rencana bisnis anggaran Pusat Pelayanan Kesehatan
Hewan dan Peternakan sesuai dengan lingkup tugasnya.

b. Melaksanakan rencana strategis, dokumen pelaksanaan
anggaran dan rencana bisnis anggaran Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan sesuai dengan lingkup
tugasnya.

c. Menyusun bahan pedoman, standar dan prosedur teknis Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan sesuai dengan
lingkup tugasnya.

d. Menyiapkan bahan dan melakukan koordinasi pelaksanaan
kegiatan penetapan kawasan pengembangan pengolahan dan
pemasaran jasa dan produk Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan
dan Peternakan.

e. Menyiapkan bahan dan melakukan koordinasi pelaksanaan
promosi dan pemasaran jasa dan produk Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan.

f. Menyiapkan bahan dan melakukan koordinasi pelaksanaari
pemantauan dan pengawasan hasil jasa dan produk usaha
peternakan dan kesehatan hewan, peredaran serta harga produk
ternak dan produk olahan hasil ternak.

g. Menyiapkan bahan dan melakukan pelaksanaan kegiatan
kernitraan usaha di bidang pelayanan kesehatan hewan dan
peternakan dengan badan swasta ataupun lembaga pemerintah
dalam maupun luar negeri.

32

h. Menyiapkan bahan dan melakukan koordinasi terhadap
pemantauan dan pengawasan pemanfaatan modal dan
pembiayaan usaha pelayanan kesehatan hewan dan peternakan.

i. Menghimpun, mengolah, memelihara, menyampaikan,
mengembangkan dan memanfaatkan data informasi Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

j. Menyusun standar prosedur informasi teknologi, pelayanan,
publikasi dan kehumasan Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan
dan Peternakan.

k. Mengelola teknologi informasi Pusat Pelayanan Kesehatan
Hewan dan Peternakan.

l. Melaksanakan percontohan dan aplikasi teknologi peternakan di
taman ternak Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan
Peternakan.

m.Melaksanakan promosi kegiatan/usaha/jasa layanan Pusat
Pelayanan Kesehatan dan Peternakan.

n. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan hewan/ternak
percontohan di taman ternak Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan
dan Peternakan.

o. Melaksanakan pemeliharaan kebun hijauan makanan ternak di
taman ternak Pusat Pelayanan Kesehatan dan Peternakan.

p. Melaksanakan kegiatan agribisnis peternakan dari tingkat hulu,
usaha ternak, hilir dan jasa layanan pendukung.

q. Melaksanakan bimbingan keterampilan dan aplikasi teknologi
produksi peternakan, teknologi pengolahan hasil dan limbah
peternakan bagi masyarakat.

r. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan prasarana dan
sarana kaji terap, aplikasi dan percontohan teknologi produksi
peternakan.

33

s. Melaksanakan pengelolaan limbah cair dan limbah padat usaha
petemakan dan Pengolahan Produk Hewan di Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan.

t. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas
Satuan Pelaksana Usaha dan Promosi Peternakan.

7. KA Satuan Pelaksana Pusat Kesehatan Hewan

a. Menyusun bahan rencana strategis, rencana kerja dan anggaran
serta rencana bisnis anggaran Pusat Pelayanan Kesehatan
Hewan dan Peternakan sesuai dengan lingkup tugasnya.

b. Melaksanakan rencana strategis, dolcumen pelaksanaan
anggaran dan rencana bisnis anggaran Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan sesuai dengan lingkup
tugasnya.

c. Menyusun bahan pedoman, standar dan prosedur teknis Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan sesuai dengan
lingkup tugasnya.

d. Melaksanakan eliminasi hewan yang berbahaya bagi kesehatan,
kehidupan manusia dan hewan serta pemusnahan bangkai
hewan.

e. Melaksanakan bimbingan teknis dan pelatihan pelayanan
kesehatan hewan.

f. Mengembangkan teknologi pemeriksaan kesehatan hewan.
g. Melaksanakan pelayanan kesehatan hewan, taman ternak dan

tempat pengguna jasa, berupa pemeriksaan klinis, pencegahan
dan penyembuhan penyakit hewan termasuk rawat inap.
h. Melaksanakan pelayanan Inseminasi Buatan, pemeriksaan
kebuntingan dan penanganan penyakit reproduksi ternak pada
sapi perah dan kambing/domba.
i. Melaksanakan pelayanan observasi terhadap hewan yang diduga
terkena penyakit rabies di rumah observasi rabies.

34

j. Melaksanakan kegiatan proses penerbitan Surat Keterangan
k. Kesehatan Hewan.
l. Melaksanakan pelayanan penitipan dan penampungan hewan

rentan rabies.
m.Melaksanakan penyaluran/adopsi Hewan rentan rabies yang .

sehat kepada masyarakat yang membutuhkannya.
n. Melaksanakan Nekropsi hewan.
o. Melaksanakan Penyidikan Penyakit Hewan.
p. Melaksanakan pengendalian dan monitoring secara laboratoris

(surveilans) penyakit hewan.
q. Melaksanakan pemetaan penyakit hewan menular.
r. Melaksanakan pemeliharaan, perawatan, kalibrasi dan sterilisasi

barang inventaris Laboratorium di Pusat Pelayanan Kesehatan
Hewan dan Peternakan.
s. Melaksanakan pelayanan bimbingan, pelatihan dan penelitian
bagi masyarakat dan pelajar/mahasiswa.
t. Melaksanakan pemeriksaan diagnosa terhadap bahan/ spesimen
hewan.
u. Melaksanakan pemusnahan limbah cair dan limbah padat di Pusat
Pelayanan Kesehatan, Hewan dan Peternakan.
v. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas
Satuan Pelaksana Kesehatan Hewan.

8. KA Satuan Pelaksana Rumah Potong Hewan

a. Menyusun bahan rencana strategis, rencana kerja dan anggaran
serta rencana bisnis anggaran Unit Pengelola Rumah Potong
Hewan sesuai dengan Iingkup tugasnya.

b. Melaksanakan rencana strategis, dokumen pelaksanaan
anggaran dan rencana bisnis anggaran Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan sesuai dengan lingkup
tugasnya.

35

c. Menyusun bahan pedoman, standar dan prosedur teknis Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan sesuai dengan
lingkup tugasnya.

d. Melaksanakan pelayanan pemeriksaan Antemortem dan
Postmortem di Rumah Potong Hewan.

e. Melaksanakan penerapan pemotongan hewan sesuai syariat
Islam dan kaidah kesejahteraan hewan (animal welfare) untuk
Ruminansia besar, Ruminansia kecil dan unggas sedangkan
untuk hewan babi sesuai kaidah kesejahteraan hewan (animal
welfare).

f. Melaksanakan penerapan higiene dan sanitasi pada proses
pemotongan hewan.

g. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pemotongan
hewan betina produktif.

h. Melaksanakan kegiatan penanganan daging di Rumah Potong
Hewan.

i. Melaksanakan pemeriksaan, pemeliharaan dan perawatan
sarana prasarana dan mekanikal elektrikal.

j. Menghimpun, menganalisis dan mengajukan kebutuhan
penyediaan, pemeliharaan serta perawatan prasarana dari sarana
kerja pada Rumah Potong Hewan.

k. Melaksanakan penyediaan kebutuhan sarana dan prasarana
Rumah Potong Hewan.

l. Melaksanakan pengelolaan, pemeliharaan, kalibrasi dan
perawatan prasarana dan sarana Rumah Potong Hewan.

m.Melaksanakan kaji terap teknologi pengolahan danpemanfaatan
Iimbah Rumah Potong Hewan.

n. Melaksanakan pengelolaan limbah cair dan, padat Rumah Potong
Hewan.

36

o. Melaksanakan pemeriksaan, pengendalian dan pengawasan
fungsi sarana dan prasarana Rumah Potong Hewan serta Iimbah
cair dan limbah padat Rumah Potong Hewan.

p. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas
Satuan Pelaksana Rumah Potong Hewan.

9. Sub Kelompok Jabatan Fungsional
a. Mengembangkan profesi/ keahlian/ kompetensi pejabat
fungsional, dibentuk Subkelompok Jabatan Fungsional Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan sebagai bagian
dari Kelompok Jabatan Fungsional Dinas Ketahanan Pangan,
Kelautan dan Pertanian.
b. Mengatur jabatan fungsional Dinas Ketahanan Pangan, Kelautan
dan Pertanian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.

37

BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Prosedur Surat Menyurat pada Bagian Tata Usaha Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan
Prosedur surat menyurat yang dilakukan pada bagian tata usaha Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan memiliki banyak
rangkaian aktivitas dan dilaksanakan oleh beberapa bagian staff atau
yang dimaksud dengan Pejabat Pelaksana untuk menunjang dalam
kegiatan surat menyurat agar mengantisipasi masalah pada arus
komunikasi dan informasi pada instansi.
Pengurusan surat dalam instansi mempunyai fungsi yaitu, sebagai
sarana untuk mempermudah penelusuran arsip, sebagai bukti catatan
kantor dan sebagai sarana untuk mempermudah pengambilan
keputusan oleh pihak yang berwenang dalam pengambilan keputusan.
Adapun jenis surat di dalam bagian tata usaha pusat pelayanan
kesehatan hewan dan peternakan contohnya adalah surat masuk,
surat keluar dan surat tugas. surat masuk dan surat keluar memiliki
awal aktivitas yang sama yaitu dengan mencatat keterangan-
keterangan yang terdapat dalam surat.
Surat tugas adalah surat keterangan penugasan kepada seseorang
atau beberapa staff untuk melakukan suatu pekerjaan, kunjungan
ataupun untuk mengurus kegiatan tertentu dan diperintahkan oleh
pejabat pelaksana atau pemimpin instansi.

38

4.1.2 Penjelasan Flowchart Prosedur Surat Masuk

Penulis menekankan bahwa dalam penulisan tugas akhir ini hanya
dibatasi pada klasifikasi surat pribadi, surat dinas dan surat instansi.
Berdasarkan pengamatan dan pengumpulan data maka prosedur
surat menyurat pada bagian tata usaha pusat pelayanan kesehatan
hewan dan peternakan dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Menerima Surat Masuk

Setiap surat yang diterima melalui email yang beralamatkan ke

alamat email pusat pelayanan kesehatan hewan dan peternakan

yaitu [email protected] atau

[email protected], setelah surat masuk diterima

membuat lembar disposisi diserahkan ke kepala pusat atau

pimpinan untuk di periksa dan didisposisikan siapa yang berhak

menerima surat tersebut atau informasi tersebut.

Semua surat masuk yang diterima harus segera diproses dan tidak
boleh membiarkan surat sampai menumpuk di atas meja kantor.
Demikian pula dengan surat-surat yang sifatnya segera, karena
surat penting dan harus segera mendapat pengarahan sehingga
informasi yang diberikan dapat langsung ditangani.

2. Mengklasifikasikan Surat
Mengklasifikasikan surat masuk adalah kegiatan memisahkan dan
mengelompokkan surat-surat menurut jenis atau golongannya dan
klasifikasi surat. Klasifikasi surat masuk pada bagian tata usaha
pusat pelayanan kesehatan hewan dan peternakan dapat
dikelompokkan menjadi 3, yaitu :

40

4. Memberi Nomor Surat Masuk
Sistemnya menggunakan Microsoft Excel jadi sesuai dengan
urutan nomor surat yang sudah masuk.

Gambar 4.8 Urutan Nomor Surat Masuk
Sumber : Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan

5. Melampirkan Lembar Disposisi
Setelah lembar disposisi sudah diisi dengan informasi ringkas
surat, Lembar disposisi di berikan ke kepala pusat atau
pimpinan instansi lalu, pimpinan memeriksa dan mengarahkan
surat tersebut.

47

7. Mendistribusikan Surat
Semua surat dari pimpinan di distribusikan ke kasubbag tata
usaha, lalu dari kasubbag tata usaha diinformasikan kepada
yang bersangkutan.

8. Dokumentasi Surat
Mendokumentasikan surat dengan cara memfoto suratnya, di
gandakan, atau diarsipkan bisa juga memakai softcopy dan
hardcopy. Tujuan adanya mendokumentasikan surat adalah
menjalankan instruksi yang harus dilakukan dari kepala pusat
kemudian akan diarsipkan.
Pengarsipan dengan hardcopy yaitu surat-surat yang bulannya
sama dikumpulkan lalu, dijadikan satu dimasukkan ke dalam
box atau kardus arsip surat kemudian, disimpan dalam gudang
arsip. Pengarsipan dengan softcopy yaitu surat-surat yang
sesuai dengan klasifikasi suratnya disimpan pada komputer
berupa softfile pada folder yang sudah dibuat.

49