PROSEDUR SURAT MENYURAT PADA BAGIAN TATA USAHA PUSAT PELAYANAN KESEHATAN

Keterangan Pengisian :

a. Tanggal Surat
Ditulis sesuai pembuatan surat atau permintaan dari yang
mengeluarkan surat. Contohnya : surat permohonan
penawaran harga.

b. Nomor/Kode Surat
Ditulis berdasarkan buku kode surat dan disesuaikan dengan
klasifikasi surat.

c. Kepada/Ditujukan
Ditulis berdasarkan badan hukum/perorangan yang dituju.

d. Keterangan
Diisi hal-hal yang tidak tercakup dalam kolom lain seperti surat
dikirim dengan email atau via pesan elektronik, tidak ada
lampiran atau lampiran tidak lengkap.

3. Memberi Nomor Klasifikasi Surat
Dalam memberikan nomor sesuai klasifikasi surat, pusat pelayanan
kesehatan hewan dan peternakan memiliki buku khusus yang
dinamakan buku kode surat yang berisi tentang semua kode-kode
surat sesuai dengan klasifikasi suratnya.

52

Lembar Pengantar

Index : No. Surat/Kode :

Dari : Lampiran :
Disimpan
Kepada :

Perihal/Isi Ringkas :

Tgl. Masuk : Tgl. Surat :

Pengolah Diteruskan

Penerima : Pengirim :

Tabel 4.1 Lembar Pengantar
Sumber : Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan

Keterangan Pengisian :

a. No Surat/Kode Surat
Nomor surat atau kode surat diisi sesuai dengan jenis
suratnya dan mengikuti buku kode surat yang sudah
ditetapkan pada pusat pelayanan kesehatan hewan dan
peternakan.

b. Dari
Diisi sesuai dengan nama instansi atau nama perusahaan
yang mengirim surat tersebut.

c. Kepada
Diisi sesuai dengan tujuan surat kepada siapa surat ditujukan.

d. Perihal/Isi Ringkas
Perihal atau isi ringkas surat diisi dengan kesimpulan isi dari
surat tersebut mencakup perihal tentang apa lalu, disimpulkan
menjadi isi ringkas surat.

54

e. Tanggal Surat
Tanggal surat disi sesuai dengan keterangan tanggal yang
ada pada surat.

f. Pengolah
Pengolah diisi oleh bagian tata usaha untuk diteruskan dan
disimpan.

g. Penerima dan Pengirim
Penerima dan pengirim diisi sesuai dengan siapa nama
penerima surat tersebut dan nama pengirim untuk membalas
surat tersebut.

5. Memeriksa Surat
Surat tersebut diperiksa oleh kasubbag tata usaha apakah surat
sudah sesuai atau masih ada kesalahan, apabila ada kesalahan
dalam isi surat atau bagian-bagian surat, kasubbag tata usaha
memerintahkan pejabat pelaksana untuk mengubah kesalahan
tersebut menjadi apa yang sudah diperintahkan dan apabila dalam
isi surat tidak ada kesalahan kasubbag tata usaha memerintahkan
pejabat pelaksana untuk mengekspedisi dan mendokumentasikan
surat tersebut.

6. Mengekspedisi kepada tujuan surat
Setelah surat diperiksa oleh kasubbag tata usaha dan
memerintahkan pejabat pelaksana untuk mengekspedisi dan
mendokumentasikan, pejabat pelaksana mengirimkan atau
mengekspedisi surat dengan melampirkan lembar pengantar yang
di tanda tangan oleh pengirim surat dan penerima surat.

55

4.1.5 Flowchart Prosedur Surat Tugas

PELAKSANA

PEJABAT KEPALA SATUAN KASUBBAG KEPALA UNIT

PELAKSANA PELAKSANA TATA USAHA

Menghimpun Memberikan
Data Perintah

Mengolah Data TIDAK

Memeriksa
Surat

YA

Mengetik Surat

Mengkoreksi TIDAK
Surat
Memvalidasi
YA Surat

TIDAK

Menaklik Draft

YA

Mendistribusikan
Surat

Dokumentasikan
Surat

Gambar 4.15 Flowchart Prosedur Surat Tugas
Sumber : Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan Dan Peternakan

58

2. Menghimpun Data
Menghimpun data kebutuhan surat tugas, tentang surat tugas
tersebut memuat perihal tentang apa, ditujukan kepada siapa dan
apa isinya.

3. Mengolah Data
Mengolah data sebagai bahan surat tugas dan melaporkan
kepada kepala satuan pelaksana. Apabila kepala satuan
pelaksana sudah menyetujui data-data tersebut, kepala satuan
pelaksana akan memerintahkan pejabat pelaksana untuk
mengetik konsep surat.

4. Memeriksa Surat
Memeriksa dan mengonsep surat tugas, dan memerintahkan
jabatan pelaksana untuk mengetik surat tugas.

5. Mengetik Surat
Pejabat pelaksana mengetik konsep surat dan melaporkan
kepada kepala satuan pelaksana untuk mengkoreksi surat.

6. Mengkoreksi Surat
Kepala satuan pelasksana mengkoreksi surat setelah pejabat
pelaksana menngetik surat dan melaporkan kepada Kasubbag
tata usaha.

7. Menaklik Draft
Kasubbag tata usaha memberikan paraf pada surat tugas jika
sudah menyetujui, apabila belum menyetujuinya dikembalikan ke
kepala satuan pelaksananya untuk diperbaiki lalu melaporkan ke
kepala pusat atau kepala unit apabila sudah menyetujui semua.

61

9. Mendistribusikan Surat
Semua surat dari pimpinan di distribusikan ke kasubbag tata
usaha, lalu dari kasubbag tata usaha diinformasikan kepada yang
bersangkutan.

10. Dokumentasikan Surat
Mendokumentasikan surat dengan cara memfoto suratnya, di
gandakan, atau diarsipkan bisa juga memakai softcopy dan
hardcopy. Tujuan adanya mendokumentasikan surat adalah
menjalankan instruksi yang harus dilakukan dari kepala pusat
kemudian akan diarsipkan.
Pengarsipan dengan hardcopy yaitu surat-surat yang bulannya
sama dikumpulkan lalu, dijadikan satu dimasukkan ke dalam box
atau kardus arsip surat kemudian, disimpan dalam gudang arsip.
Pengarsipan dengan softcopy yaitu surat-surat yang sesuai
dengan klasifikasi suratnya disimpan pada komputer berupa
softfile pada folder yang sudah dibuat.

64

4.2 Kendala pada saat menangani surat menyurat
Adapun kendala-kendala yang timbul dan harus dihadapi dalam
menangani surat menyurat hanya pada surat masuk, surat keluar dan
surat dinas Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan antara
lain adalah :

4.2.1 Kendala dalam Menangani Surat Masuk
1. Jangka waktu surat masuk terlalu dekat dengan surat balasan,
ketika menangani penerimaan surat masuk, dan dalam surat
tersebut isi ringkasnya merupakan surat yang harus cepat
dibalas dengan surat balasan, sehingga jangka waktu surat
masuk dan surat balasan terlalu dekat. Contohnya adalah
laporan keuangan. Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan
Peternakan tidak sembarangan mengirimkan laporan
keuangan begitu saja, harus meminta data dari BPKD atau
Dinas yang bersangkutan dalam laporan keungan.

2. Sistem pencatatan surat masuk masih menggunakan sistem
manual yaitu menggunakan microsoft excel. Akan tetapi, dinas
diskominfotik sudah mensosialisasikan untuk menggunakan E-
Office hanya saja belum diterapkan dan masih dalam tahap
percobaan.

65

4.2.2 Kendala dalam Menangani Surat Keluar
1. Kurangnya sumber daya manusia yang mengelola surat dan
surat hanya dikelola oleh satu orang saja.
2. Proses pengekspedisian surat masih menggunakan kurir atau
driver kantor.

4.2.3 Kendala dalam Menangani Surat Tugas
1. Surat tugas ada yang bersifat terencana dan ada juga yang
bersifat belum terencana atau yang sifatnya mendadak. Ketika
mendapatkan surat tugas yang sifatnya mendadak waktunya
terlalu dekat dengan waktu pelaksanaannya. Sehingga,
pekerjaan lainnya ditunda untuk menghimpun dan mengolah
data yang ada dalam surat tugas.
2. Nama pegawai atau nama PJLP yang ada dalam surat tugas
sedang dimasa cuti.
3. Waktu pelaksanaan tugas diundur atau mengalami perubahan
jadwal secara mendadak. Sedangkan surat sudah dalam
proses pengetikan.

66

4.3 Solusi-solusi atas kendala dalam menangani surat menyurat
Dalam setiap kendala atau masalah pasti mempunyai solusi atau jalan
keluarnya, berikut ini adalah solusi atas kendala yang dihadapi dalam
menangani surat menyurat hanya pada surat masuk, surat keluar dan
surat tugas Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan antara
lain adalah :

4.3.1 Solusi dalam Menangani Surat Masuk
1. Menyelesaikan surat yang paling cepat jangka waktunya agar
semua surat dapat di proses sesuai dengan waktu yang
diminta.
2. Sebaiknya IT program membuatkan aplikasi khusus untuk
menginput data surat masuk maupun surat keluar sambil
menunggu e-office dari dinas yang sudah disosialisasikan dan
masih pada tahap percobaan.

4.3.2 Solusi dalam Menangani Surat Keluar
1. Menambah sumber daya manusia yang mengurus
pengadministrasian bisa dengan pegawai ASN (aparatur sipil
negara) atau tenaga kontrak.
2. Berawal dari adanya pandemi pusat pelayanan kesehatan
hewan dan peternakan sudah tidak lagi mengekspedisi
menggunakan driver instansi atau kurir akan tetapi, bisa
menggunakan email ke alamat email instansi.

67

4.3.3 Solusi dalam Menangani Surat Tugas
1. Berkomunikasi dengan pihak yang bersangkutan untuk
segera menghimpun data yang diperlukan di dalam surat
tugas.
2. Pimpinan memberikan perintah pada pegawai yang akan
menggantikan penugasan.
3. Berkomunikasi kepada pihak yang terkait untuk memastikan
perubahan data tersebut.

68

BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan di Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan, maka penulis dapat mengambil
kesimpulan :
1. Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan Dan Peternakan memiliki alur
prosedur surat menyurat yang memudahkan pejabat pelaksana
dalam memproses surat menyurat, dengan terkoordinirnya alur
prosedur surat menyurat mengurangi terjadinya resiko kesalahan
dalam informasi antar bagian.
2. Sistem pengarsipan pada Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan Dan
Peternakan adalah menggunakan sistem pengarsipan hardcopy dan
pengarsipan softcopy.
3. Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan Dan Peternakan memiliki
produk olahan hewan seperti produk olahan susu dan produk olahan
daging yang belum diketahui oleh masyarakat umum.

69

5.2 Saran
Berdasarkan kendala-kendala yang terdapat di Pusat Pelayanan
Kesehatan Hewan dan Peternakan, Adapun saran yang dapat penulis
ajukan adalah sebagai berikut :
1. Sebaiknya Pusat Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan
mengelola surat sesuai dengan prosedur surat menyurat yang
sudah ada, sehingga akan sangat membantu pejabat pelaksana
dalam melakukan kegiatan surat menyurat terutama pada jangka
waktu yang diberikan.
2. Sebaiknya dalam pengarsipan semua dokumen tersimpan rapi
didalam lemari arsip sesuai dengan jenis dokumennya dan tidak
meletakkan surat di sembarang tempat.
3. Sebaiknya mengadakan kegiatan promosi untuk
mengembangkan produk olahan yang terdapat pada Pusat
Pelayanan Kesehatan Hewan dan Peternakan.

70